rumah Produksi Inspeksi terjadwal adalah daftar dari apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan. Apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan dan atas dasar apa? Bagaimana inspeksi GIT tidak terjadwal dilakukan

Inspeksi terjadwal adalah daftar dari apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan. Apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan dan atas dasar apa? Bagaimana inspeksi GIT tidak terjadwal dilakukan

Majikan diharuskan untuk mematuhi undang-undang ketenagakerjaan. Negara memeriksa dari waktu ke waktu bagaimana kewajiban ini dipenuhi. Dalam praktiknya, jika sebuah perusahaan dalam bentuk kepemilikan apa pun memiliki setidaknya satu orang di stafnya, pengawas ketenagakerjaan akan datang ke sana: terencana, dan terkadang tidak terencana.

Apa yang diperiksa ahli pengawasan ketenagakerjaan? Tujuan utama inspeksi adalah untuk memantau kepatuhan pengusaha dan pejabat terhadap peraturan ketenagakerjaan. Prosedur dan standar pengendalian ini diatur di tingkat legislatif. Secara khusus, artikel dari bab 57 dari Kode Perburuhan dikhususkan untuk ini.

Tindakan legislatif yang mengontrol pelaksanaan norma-norma hukum ketenagakerjaan:

Undang-Undang Federal No. 294 tanggal 26.12.2008 ditujukan untuk melindungi badan hukum dan pengusaha perorangan selama inspeksi. Ini mengatur tata cara pengawasan negara, mengatur waktu, dan berisi informasi penting lainnya bagi pengusaha.
Keputusan Pemerintah Nomor 875 Tahun 01.09.2012 menyetujui Peraturan Pengawasan Negara di Bidang UU Ketenagakerjaan.

Alasan untuk kontrol

Kegiatan pengawasan terbagi dalam dua kategori utama: berencana dan tidak direncanakan... Yang pertama bersifat preventif dan hanya bergantung pada peraturan yang ditetapkan oleh undang-undang. Yang terakhir ditujukan untuk mengidentifikasi pelanggaran khusus dan bergantung pada tindakan pemberi kerja atau lamaran. individu.

GIT menjadwalkan kunjungan

Dasar untuk inspeksi terjadwal dari Layanan Inspeksi Negara adalah kebutuhan hukum untuk pengawasan negara atas pelaksanaan undang-undang ketenagakerjaan. Pengendalian dilakukan secara berkala, tergantung pada kategori risiko yang diberikan kepada perusahaan. Pendekatan ini ditetapkan oleh Undang-Undang Federal No. 294 dan paragraf 17-24 dari Peraturan tentang pengawasan tenaga kerja.

Seberapa sering dan untuk periode berapa pengawas ketenagakerjaan secara teratur memeriksa:

Setiap 2 tahun sekali - perusahaan dari kategori risiko tinggi.
Setiap 3 tahun sekali - organisasi yang telah diberi kategori risiko signifikan.
Setiap 5 tahun sekali - perusahaan dengan risiko menengah.
1 kali dalam 6 tahun - perusahaan dari kategori dengan risiko sedang.

Badan hukum di segmen berisiko rendah tidak tunduk pada inspeksi terjadwal.

Cek tak terjadwal

Alasan inspeksi tidak terjadwal dijelaskan dalam pasal 360 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Diantara mereka:

Menghubungi Inspektorat Negara untuk Keluhan Ketenagakerjaan. Misalnya, alasannya mungkin karena keterlambatan upah atau jika levelnya di bawah upah minimum, pengabaian kondisi perlindungan tenaga kerja, pendaftaran hubungan kerja yang salah, dll.
Akhir periode yang ditetapkan oleh pemeriksaan sebelumnya untuk memperbaiki kekurangan yang teridentifikasi.
Inisiatif Pemerintah, Presiden atau Kejaksaan. Dalam kasus ini, kepala inspeksi mengeluarkan perintah yang sesuai.

Apa yang diperiksa GIT: prosedurnya

Secara skematis, regulasi dalam melakukan kegiatan pengawasan dapat tercermin sebagai berikut:

Waspada... Peringatan tentang inspeksi terjadwal harus tiba di perusahaan setidaknya 3 hari sebelum kunjungan inspektur. Selama waktu ini, Anda memiliki hak untuk meminta rincian inspeksi yang akan datang: badan mana yang mengirimkan komisi, peraturan untuk inspeksi pengawasan ketenagakerjaan, untuk periode apa mereka memeriksa, dalam urutan apa dan tindakan apa yang diberikan. Jika cek tidak dijadwalkan, maka undang-undang tidak mewajibkan GIT untuk memberi tahu. Pemeriksaan dapat dimulai pada saat yang sama ketika inspektur datang ke perusahaan. Namun dalam praktiknya, mereka sering diberi tahu sehari sebelumnya.

Verifikasi dokumen... Sejak 2018, verifikasi dilakukan dalam format kuesioner. Kekuasaan dan hak pengawas tidak berubah, tetapi aturan tindakan mereka menjadi lebih terstruktur: hasil kontrol dimasukkan ke dalam daftar periksa yang disusun berdasarkan topik (misalnya, dalam topik "Kontrak kerja", pengawasan ketenagakerjaan memeriksa keberadaan kontrak, kebenaran drafnya, ketepatan waktu penandatanganan).

Institute of Professional Personnel Officer telah merekam beberapa video tentang bekerja dengan daftar periksa. Tonton pengantar dan video lainnya.

Kami akan berbicara secara rinci tentang dokumen apa saja yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan.

Menyusun tindakan dengan hasil... Kadang-kadang dikompilasi di perusahaan, tetapi paling sering Anda perlu pergi ke GIT untuk itu.

Membuat resep... Item ini dilakukan jika ada pelanggaran. Dokumen itu berisi deskripsi pelanggaran, saya berikan komisinya, tautan ke undang-undang, tenggat waktu untuk penghapusan. Di akhir semester, akan ada pemeriksaan lagi.

Apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan selama inspeksi terjadwal

Tidak ada daftar tetap dokumen yang harus diminta oleh inspeksi. Daftar tindakan yang harus Anda tunjukkan atas permintaan inspektur meliputi:

Kontrak kerja.
File pribadi dan kartu pribadi.
Buku ketenagakerjaan dan register akuntansi mereka.
Lembar waktu.
Jadwal kerja dan jadwal liburan.
Slip gaji dan lembar akuntansi.
PVTR dan beberapa aksi lokal lainnya.
Register pengenalan dengan LNA, kepegawaian dan dokumen akuntansi.

Apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan selama inspeksi yang tidak terjadwal

Inspeksi tidak terjadwal bersifat tematik. Artinya, GIT menerima sinyal tentang pelanggaran tertentu dan melakukan penyelidikan tentang topik ini. Misalnya, seorang karyawan mengeluh bahwa pemberi kerja tidak membayar pada hari kerja terakhir atau tidak memberikan buku kerja.

Jika pemeriksaan bertema, inspektur dibatasi pada cakupan permintaan. Artinya, dalam contoh di atas, dia tidak berhak memeriksa kepatuhan terhadap standar perlindungan tenaga kerja atau meminta dokumen yang terkait dengan karyawan lain.

Kasus khusus adalah apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan atas keluhan seorang karyawan yang ingin namanya tetap tidak diketahui oleh pemberi kerja. Hak ini diberikan kepada pekerja oleh Pasal 358 Kode Perburuhan Federasi Rusia. Dalam situasi ini, pengawas, untuk menjaga penyamaran pelamar di depan perusahaan, dapat meminta dokumen dari beberapa karyawan.

Bagaimana cara memeriksa pendaftaran pengaduan dengan pengawas ketenagakerjaan? Majikan tidak dapat melakukan ini: dia hanya dapat memiliki perintah yang diberikan oleh inspektur. Namun pelamar dapat melacak status lamarannya melalui area Pribadi di situs onlininspeckia.rf.

Apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan: batas otoritas

Ruang lingkup wewenang inspektur tergantung pada jenis dan pokok bahasan inspeksi. Seperti yang telah disebutkan, tidak ada daftar universal dokumen yang akan diperiksa, tetapi ada 3 batasan utama.

Apa yang tidak bisa dilakukan inspektur: 3 pembatasan

Periksa lebih dari yang disediakan kuesioner.
Memerlukan dokumen atau informasi yang tidak relevan dengan subjek audit.
Sita dokumen asli.

Jika ada pelanggaran, tanggung jawab administratif dapat diterapkan tidak hanya kepada pengelola, tetapi juga kepada pelaksana yang bertanggung jawab eselon atas. Misalnya, kepala akuntan. Tetapi pegawai biasa tidak dapat dimintai pertanggungjawaban berdasarkan hasil pemeriksaan dari Inspektorat Negara.

Bagaimana mempersiapkan: instruksi

Setelah belajar kerangka kerja legislatif, peraturan untuk melakukan inspeksi dan apa yang diperiksa GIT tentang perlindungan tenaga kerja, Anda akan lebih siap untuk inspeksi terjadwal dan tidak terjadwal. Untuk bantuan tambahan, kami juga akan memberikan semacam daftar "tusukan" teratas dalam hal urusan personalia.

Daftar teratas kesalahan pemberi kerja selama verifikasi

Belum semua karyawan menandatangani kontrak kerja (TD). Jika tidak ada tanda tangan karyawan pada kontrak juga dianggap belum selesai.
Parameter yang dibutuhkan tidak ditentukan di TD. Misalnya, kondisi kerja atau upah.
Tidak ada LNA wajib. Misalnya, aturan jadwal kerja internal. Atau mereka ada, tetapi tidak ada bukti bahwa karyawan mengenalnya sebelum menandatangani TD.
Jadwal liburan sudah terlambat (kurang dari 14 hari sebelum dimulainya tahun kalender).
Liburan satu atau lebih karyawan dipecah secara tidak benar: semua bagian kurang dari 14 hari.
Gaji dibayarkan lebih jarang setiap 15 hari tanpa persetujuan tertulis dari karyawan. Tonton video kami tentang mempersiapkan audit SDM.

Cek selalu menjadi beban tambahan bagi kepala departemen perusahaan, akuntansi dan personalia. Kunjungan inspektur GIT tidak terkecuali. Kursus dari Institute of Professional Personnel Officer akan membantu mempersiapkan, mengurangi stres dan konsekuensi yang tidak diinginkan. Tonton video tentang mempersiapkan audit SDM atau

Selama pemeriksaan terjadwal pengawas ketenagakerjaan diharuskan untuk memverifikasi keakuratan dan ketepatan waktu kepatuhan pemberi kerja terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Selama inspeksi di tempat inspektur negara akan menganalisis kegiatan organisasi yang dikendalikan.

Untuk memverifikasi legalitas tindakan yang diambil oleh pemberi kerja dan keputusan yang diambil, pegawai negeri perlu menganalisis dokumen yang disiapkan untuk pengawasan ketenagakerjaan oleh kepala perusahaan.
Pengawas Ketenagakerjaan mendasarkan kegiatannya pada prinsip-prinsip berikut:

penghormatan, ketaatan dan perlindungan hak-hak sipil;
independensi dan transparansi audit;
legalitas dan objektivitas keputusan yang dibuat berdasarkan hasil kajian pemberi kerja.

Dalam rangka mempersiapkan dan melaksanakan langkah-langkah pengendalian di tahun 2018, pejabat pengawasan ketenagakerjaan ditujukan untuk melakukan tugas-tugas seperti:

pencegahan dan identifikasi fakta penyimpangan dari standar ketenagakerjaan atau aturan keselamatan kerja;
memberi tahu pengusaha dan pekerja tentang metode modern kepatuhan terhadap regulasi yang berlaku;
pemberitahuan kepada badan-badan negara yang berwenang tentang penemuan fakta pelaksanaan tindakan ilegal (tindakan atau kelambanan), penyalahgunaan hak atau pengambilan keputusan yang tidak sesuai dengan instruksi undang-undang ketenagakerjaan.

Dokumen yang diperlukan untuk verifikasi

Legislator mendelegasikan kepada pengawas ketenagakerjaan hak untuk:

meminta dari pemberi kerja dan studi gratis atas dokumentasi, informasi, atau penjelasan apa pun yang diperlukan untuk studi objek yang dikendalikan paling lengkap dan komprehensif;
penyitaan untuk analisis sampel zat dan bahan yang diolah atau digunakan oleh pekerja produksi;
mengirim permintaan resmi ke pemberi kerja dengan permintaan untuk memberikan dokumen tertentu. Setelah menerima permintaan tertulis seperti itu, kepala sekolah harus memberikan salinan dokumen yang diperlukan kepada pegawai negeri, disahkan oleh stempel perusahaan, serta tanda tangan pribadi dari kepala atau pejabat organisasi yang diberi wewenang olehnya.

Undang-undang ketenagakerjaan tidak mengizinkan pengawas pemerintah untuk meninggalkan permintaan dokumen atau menyita sampel yang tidak terkait dengan audit yang sedang dilakukan. Selain itu, karyawan pengawasan ketenagakerjaan tidak berhak menarik salinan asli dokumen apa pun dari organisasi.

Dokumen apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan selama inspeksi terjadwal

Untuk mempelajari fasilitas secara komprehensif, inspektur yang berwenang perlu menganalisis:

dokumen konstituen organisasi (piagam atau anggaran dasar);
dokumen tentang pengusaha perorangan atau informasi tentang peserta badan hukum;
ekstrak dari Daftar Badan Hukum Negara Bersatu;
lokal peraturandisetujui oleh manajemen perusahaan;
secara resmi bertindak dalam organisasi deskripsi pekerjaan, peraturan ketenagakerjaan internal, serta kepegawaian;
isi kontrak kerja individu dan kolektif yang dibuat dengan karyawan dan pimpinan perusahaan;
tindakan atas prosedur untuk memproses data pribadi karyawan;
peraturan tentang organisasi kerja tentang perlindungan tenaga kerja, peraturan tentang layanan perlindungan tenaga kerja;
jadwal liburan yang disetujui oleh kepala diperlukan sesuai dengan Art. 123 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia;
ketentuan tentang remunerasi (pasal 129 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia) dan perhitungan pembayaran insentif (pasal 135 dari Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia);
formulir slip gaji dan jadwal kerja shift;
kartu pribadi karyawan, dibuat sesuai dengan standar yang berlaku;
buku kerja dan jurnal pergerakan buku kerja;
log waktu kerja;
skema pengelolaan produksi dan kegiatan ekonomi;
catatan pengantar dan pengarahan kerja, program untuk melakukan pengarahan di tempat kerja, instruksi tentang perlindungan tenaga kerja;
pesanan tentang prosedur untuk lulus magang, perintah untuk masuk ke pekerjaan independen;
tindakan komisioning bangunan dan struktur, tindakan penerimaan mekanisme produksi;
kartu akuntansi pribadi untuk mengeluarkan dana perlindungan individu, beli dokumen pakaian khusus dan sepatu;
protokol sertifikasi tentang perlindungan tenaga kerja, sertifikat penyelesaian pelatihan aturan keselamatan aktivitas kerja;
dokumen tentang perjalanan pemeriksaan medis.

Periode apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan selama inspeksi terjadwal

Menurut instruksi hukum, inspeksi majikan yang dijadwalkan, yang dilakukan oleh karyawan pengawasan ketenagakerjaan, harus dilakukan tidak lebih dari 1 kali dalam 3 tahun.

Tahun berapa pengawas ketenagakerjaan biasanya memeriksa?

Paling sering, informasi diperiksa selama 3 tahun terakhir. Inspektur meminta catatan pemeriksaan dari perwakilan pemberi kerja. Dokumen ini memungkinkan Anda untuk melacak frekuensi aktivitas kontrol. Di majalah tersebut, lembaga penegak hukum ketenagakerjaan mencatat:

nama tubuh kontrol;
tanggal mulai dan akhir pemeriksaan;
tugas dan subjek, dasar hukum untuk penyelenggaraan kegiatan pengendalian;
daftar pelanggaran yang terungkap dan instruksi yang dikeluarkan.

Inspeksi oleh pengawasan ketenagakerjaan di perusahaan kecil

Tujuan pemeriksaan usaha kecil adalah untuk menemukan pelanggaran hak tenaga kerja para karyawan. Jika diminta, inspektur memperkenalkan manajer dengan peraturan administratif inspeksi. Kemudian pejabat melakukan tindakan kontrol dan menginformasikan kepada kepala organisasi tentang hasil pemeriksaan.

Jika inspektur negara mengidentifikasi penyimpangan dari hukum saat ini, dia:

mengeluarkan perintah kepada perwakilan badan hukum untuk menghilangkan pelanggaran yang teridentifikasi dalam jangka waktu tertentu, serta untuk mengambil tindakan untuk mencegah cedera di antara karyawan;
memantau pelaksanaan instruksi yang dikeluarkan.

Kegiatan organisasi yang beroperasi di wilayah Rusia harus mematuhi persyaratan Kode Tenaga Kerja... Ini termasuk penghormatan terhadap hak-hak karyawan, pengaturan tempat kerja yang tepat, dan kondisi kerja yang dapat diterima.

Pemimpin yang tidak bermoral harus dimintai pertanggungjawaban. Ini membutuhkan mendeteksi pelanggaran dalam organisasiyang diperiksa oleh pengawasan ketenagakerjaan.

Pembaca yang terhormat! Artikel kami membahas cara-cara umum untuk menyelesaikan masalah hukum, tetapi setiap kasus unik.

Jika kamu ingin tahu bagaimana memecahkan masalah Anda dengan tepat - hubungi melalui konsultan online di sebelah kanan atau hubungi konsultasi gratis:

Aspek legislatif dari kegiatan Rostrud

Yayasan

Alasan untuk inspeksi tidak terjadwal ditetapkan oleh Pasal 360 Kode Perburuhan Federasi Rusia:

Tentang keluhan karyawan tentang ketidaktaatan pada hak-hak tenaga kerjanya;
Inspeksi mungkin menyerang kembali... Ini terjadi jika, selama pemeriksaan sebelumnya, ditemukan pelanggaran serius;
Jika pemeriksaan mendapat informasi yang ada ancaman bagi kehidupan dan kesehatan warga yang bekerja di sana;
Saat mendaftar permintaan verifikasi kondisi kerja dari seorang karyawan perusahaan;
Berdasarkan perintah jaksa, Pemerintah atau Presiden negara.

Undang-undang Federal No. 294 memberikan dasar untuk inspeksi sesuai dengan rencana tersebut. Mereka ditahan tiga tahun setelah:

Pendaftaran negara perusahaan;
Melakukan pemeriksaan terakhir;
Pemberian informasi kepada pengusaha bahwa ia sudah mulai menjalankan aktivitasnya.

Prosedur

Biasanya, prosedur ini menimbulkan ketakutan pada majikan. Sebenarnya, cukup memahami apa yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan selama inspeksi terjadwal, apa yang dilakukannya di perusahaan, dan persiapkan terlebih dahulu untuk kunjungan tersebut.Paket dokumen siap pakai untuk verifikasi secara signifikan akan mempercepat proses.

Manajer perusahaan tempat audit direncanakan harus diperingatkan sebanyak mungkin. satu hari sebelum awal sebenarnya... Tanggung jawab ini diberikan kepada orang yang berwenang dari Rostrud.

Manajer perlu mengetahui dokumen apa saja yang diperiksa oleh pengawas ketenagakerjaan saat memeriksa.

Petugas inspeksi, menurut hukum, berhak menuntut dokumen apa pun, yang menyangkut aktivitas perusahaan.

Daftar dokumen yang akan diperiksa:

Pertama-tama, perhatian diberikan kontrak kerja dengan karyawan. Aturan pendaftaran mereka diabadikan dalam pasal 57 Kode Perburuhan Federasi Rusia.
Akan diuji buku kerja, serta mencatatnya.
Dokumen tentang tanggung jawab material ... Buat daftar materi orang yang bertanggung jawab ditetapkan oleh keputusan Menteri Tenaga Kerja No.85.
Makalah yang berhubungan dengan imbalan kerja upah .
Tabel, yang menurutnya pelacakan waktu para karyawan.
Jadwalkan menurut karyawan mana pergi berlibur.
Piagam organisasi.
jadwal kerja.
Sertifikatmengkonfirmasikan pendaftaran negara.
Jika pemeriksaan disebabkan oleh keadaan darurat dalam produksi, dokumen dengan informasi tentang penyediaan karyawan tidak akan diabaikan kondisi kerja yang aman.
Dokumen terkait dengan kategori karyawan yang rentan secara sosial - orang cacat, wanita hamil dan anak di bawah umur.

Jika pelanggaran semacam ini terdeteksi, pemberi kerja akan menghadapi tanggung jawab yang serius.

Tonton video tentang apa yang diperiksa inspektorat terlebih dahulu:

Kekuatan inspektur

Membuat tindakan

Setelah pemeriksaan dianggap selesai, tindakan dengan hasil harus dibuat (Pasal 4 Undang-Undang Federal No. 294). Harus ada indikasi data pribadi pengawas, tanggal pemeriksaan, atas dasar apa dilakukan, serta hasilnya.

Dokumen dibuat dalam dua salinan, salah satunya harus diserahkan kepada pimpinan organisasi dengan tanda tangan pribadi. Dengan menandatangani dokumen tersebut, pimpinan perusahaan tidak kehilangan hak untuk menggugat hasil pemeriksaan tersebut.

Juga sebuah perintah dibuat atas nama pemberi kerja dengan persyaratan untuk menghapus pelanggaran ketenagakerjaan... Selain itu, hukuman dapat dikenakan.

Penemuan ketidakkonsistenan dalam kegiatan organisasi memberikan inspektur hak untuk memulai kasus administratif, yang akan menjadi dasar untuk menjatuhkan hukuman.

Hasil menarik

Jika pemberi kerja menganggap perlu untuk menantang hasil pemeriksaan, dia dapat melakukannya, dengan menghubungi otoritas yang lebih tinggi... Keputusan komisi tidak perlu digugat. Dalam kasus ini, bandingnya menjadi mungkin hanya di pengadilan.

Selama persidangan, dasar pemeriksaan dan legalitasnya akan dipertimbangkan. DAN, jika inspektorat bertindak bertentangan dengan hukum, putusannya tentang perusahaan ini dapat dinyatakan ilegal.

Tantangan hanya bisa dilakukan dalam 15 hari setelah menandatangani tindakan verifikasi.

Hukuman

Atas dasar protokol dengan pelanggaran yang terungkap, keputusan dibuat tentang hukuman apa yang harus dijatuhkan oleh majikan yang tidak bermoral. Paling sering, itu wajib membayar denda... Tetapi ini tidak berarti sama sekali bahwa jika denda dibayarkan, maka tidak perlu menghilangkan kekurangan yang diungkapkan komisi.

Jika tiba-tiba ada beberapa pelanggaran, manajemen perusahaan akan didenda pada setiap hitungan.

Bergantung pada tingkat keparahan pelanggaran, jumlah denda berbeda, masing-masing ukurannya bisa mencapai 500 ribu rubel... Misalnya, menurut pasal 143 KUHP, jika karena keamanan karyawan yang tidak memadai, salah satu dari mereka menderita, majikan harus membayar 200 ribu rubel.

Pelanggaran hak-hak wanita hamil atau ibu dari anak kecil, khususnya pemecatannya, diancam dengan denda sebesar 200 ribu rubel. (Pasal 145 KUHP Federasi Rusia).

Pasal 145 KUHP Federasi Rusia. Penolakan yang tidak beralasan untuk mempekerjakan atau pemecatan yang tidak beralasan dari wanita hamil atau wanita dengan anak di bawah usia tiga tahun.
Penolakan yang tidak dapat dibenarkan untuk mempekerjakan atau pemecatan yang tidak dapat dibenarkan atas seorang wanita atas dasar kehamilannya, serta penolakan yang tidak dapat dibenarkan untuk mempekerjakan atau pemecatan yang tidak dapat dibenarkan dari pekerjaan seorang wanita dengan anak-anak di bawah usia tiga tahun, karena alasan ini - dihukum dengan denda hingga dua ratus ribu rubel atau dalam jumlah gaji atau pendapatan lain dari terpidana untuk jangka waktu sampai delapan belas bulan, atau pekerjaan wajib hingga tiga ratus enam puluh jam.

Jika pemberi kerja belum memperbaiki pelanggaran dalam aktivitas perusahaan, dan pemeriksaan kedua mengkonfirmasi hal ini, denda untuk badan hukum akan bervariasi. dari 300.000 hingga 500.000 rubel.

Agar tidak menebak-nebak apa organisasi Anda akan didenda oleh inspeksi, simpan dokumen dengan rapi dan jangan melanggar hak-hak pekerja.

Untuk audit administrasi SDM dan membawa dokumen ke dalam kondisi yang tepat sebelum kedatangan GIT, perlu untuk menyiapkan informasi tentang jenis kegiatan organisasi, jumlah staf, periode yang diperlukan untuk memulihkan dokumen atau melakukan audit dengan dikeluarkannya rekomendasi.
Pada artikel di bawah ini, kami akan merinci persyaratan pengawasan ketenagakerjaan.

PETUNJUK untuk administrasi SDM

Administrasi SDM dilakukan oleh departemen SDM Organisasi sesuai dengan instruksi ini. Tanggung jawab untuk memelihara manajemen catatan personalia, kepatuhan terhadap aturan kerja yang ditetapkan, tenggat waktu dan keamanan dokumen personalia ditugaskan kepada kepala departemen personalia.

Sebelum memeriksa catatan personalia oleh pengawas ketenagakerjaan, perlu dilakukan pemeriksaan:

Mempekerjakan karyawan baru;
Transfer dalam Organisasi;
Pemberhentian karyawan;
Memberikan liburan;
Organisasi kerja dengan buku kerja;
Insentif dan tindakan disipliner;
Penerbitan sertifikat dan salinan dokumen kepada karyawan;
Penggunaan dan penyimpanan data pribadi karyawan;
Prosedur untuk mentransfer dokumen ke penyimpanan arsip;
Ketersediaan penilaian khusus tentang kondisi kerja tempat kerja.

1. Mempekerjakan karyawan baru

Audit catatan SDM memeriksa kepatuhan terhadap aturan pendaftaran karyawan.

Saat melamar pekerjaan, seorang warga negara harus hadir, dan seorang karyawan dari departemen personalia harus meminta dokumen berikut darinya:

Untuk orang yang baru pertama kali melamar kerja, departemen personalia membuat buku kerja, dan departemen akuntansi - sertifikat asuransi pensiun negara.

Jika kandidat tidak memiliki buku kerja (kehilangan, kerusakan, atau alasan lain), atas permintaan tertulis dari orang ini, seorang karyawan dari departemen personalia membuatkan buku kerja baru untuknya.

Seorang karyawan departemen personalia yang bertanggung jawab atas dokumen untuk menyewa pekerjaan harus:

periksa semua dokumen yang dibutuhkan untuk membuat kontrak kerja;
membiasakan kandidat dengan tanda tangan dengan peraturan lokal yang berlaku di Organisasi sebelum menandatangani kontrak kerja, termasuk uraian pekerjaan;
menyiapkan draf kontrak kerja dalam dua rangkap sesuai dengan template yang disetujui oleh Organisasi;
menyiapkan draf pesanan ketenagakerjaan dalam bentuk terpadu No. T-1 (T-1a);
mentransfer kontrak kerja dan perintah penerimaan untuk ditandatangani kepada direktur umum atau orang yang diberi wewenang olehnya.

Setelah dokumen dibuat oleh Organisasi, seorang karyawan dari departemen personalia harus:

menandatangani kontrak kerja dengan orang yang dipekerjakan;
menerbitkan satu salinan kontrak kerja kepada karyawan tersebut. Karyawan tersebut mengonfirmasi penerimaan salinan kontrak kerja dengan menandatangani salinan kontrak organisasi;
membiasakan karyawan dengan tanda tangan dengan pesanan kerja (dalam waktu tiga hari sejak tanggal mulai bekerja yang sebenarnya);
mengisi kartu pribadi sesuai dengan formulir terpadu No. T-2 dan biasakan dengan semua entri di bawah tanda tangan;
mengisi buku kerja pegawai yang telah bekerja di Organisasi lebih dari lima hari;
daftarkan buku kerja karyawan di buku penyimpanan buku kerja dan sisipkan di dalamnya.

Kartu pribadi disusun berdasarkan urutan abjad.

2. Pemindahan karyawan dalam Organisasi

Terjemahan karyawan Organisasi hanya diperbolehkan dengan persetujuan tertulis mereka, kecuali dalam kasus di mana disediakan oleh hukum Federasi Rusia.

Saat memindahkan karyawan, karyawan departemen personalia berkewajiban:

mendapatkan persetujuan karyawan untuk transfer dengan mengeluarkan pemberitahuan transfer (jika transfer dilakukan oleh pemberi kerja);
menerima aplikasi transfer yang ditandatangani oleh manajer unit strukturaldari mana karyawan dipindahkan, kepala unit struktural tempat karyawan tersebut dipindahkan, dan direktur Jenderal atau oleh orang yang diberi wewenang olehnya (saat mentransfer atas inisiatif karyawan);
membuat draf perjanjian tambahan kontrak kerja dalam dua rangkap;
membuat draft order transfer sesuai dengan formulir terpadu No. T-5 (T-5a);
menyerahkan untuk ditandatangani draft perjanjian tambahan dan perintah kepada Direktur Jenderal atau orang yang diberi kuasa olehnya;
menandatangani perjanjian tambahan dengan karyawan tersebut dan memberinya satu salinan perjanjian. Periksa apakah karyawan tersebut, setelah menerima salinan perjanjian tambahan, membubuhkan tanda tangannya pada salinan perjanjian Organisasi;
untuk membiasakan karyawan dengan perintah transfer terhadap tanda tangan.

Jika mutasi tersebut bersifat permanen, maka pegawai departemen SDM tersebut wajib:

membuat catatan mutasi di buku kerja karyawan dan di kartu pribadi (formulir No. T-2) (paling lambat seminggu);
biasakan karyawan dengan catatan ini di bawah tanda tangan di kartu pribadi.

3. Pemberhentian pekerja

Audit catatan SDM memeriksa kepatuhan dengan persyaratan UU Ketenagakerjaan tentang pemecatan dengan alasan yang diatur oleh UU Ketenagakerjaan. Kepatuhan dengan tenggat waktu yang ditetapkan untuk peringatan tertulis tentang pemecatan yang akan datang. Pengakhiran pemberitahuan penghentian dimulai sehari setelah pemberitahuan.

Surat pengunduran diri adalah bentuk peringatan tertulis dari pemberi kerja tentang pemutusan kontrak kerja atas inisiatif karyawan. Pernyataan tersebut ditulis dengan tangan, ditujukan kepada CEO, teks tersebut menyatakan permintaan pemberhentian, alasan dan tanggal pemberhentian. Dokumen tersebut harus berisi tanggal aplikasi.

Setelah menerima surat pengunduran diri, seorang karyawan bagian personalia wajib memeriksa kebenaran surat pengunduran diri (detail, tanggal pemberhentian dan penulisan aplikasi), adanya tanda tangan yang diperlukan pada aplikasi.

Pemberhentian karyawan (pemutusan kontrak kerja) didokumentasikan dalam bentuk terpadu No. T-8 "Order (order) pemutusan kontrak kerja dengan karyawan."

Teks perintah pemberhentian menunjukkan tanggal pemberhentian, nama belakang, nama depan, patronimik karyawan, nomor personel, posisi (profesi) dan unit struktural, nomor dan tanggal kontrak kerja. Tanggal pemecatan adalah persyaratan yang diperlukan dari pesanan, karena hari pemecatan seorang karyawan dalam semua kasus adalah hari terakhir pekerjaannya.

Saat memberhentikan seorang karyawan karena salah satu alasan pemecatan, seorang karyawan departemen SDM berkewajiban:

membuat draf perintah pemberhentian dalam formulir No. T-8;
mentransfer draf perintah tanda tangan kepada Direktur Jenderal atau orang yang diberi wewenang olehnya;
membiasakan karyawan dengan pesanan tanda tangan;
atas permintaan karyawan, keluarkan salinan resmi dari dokumen yang terkait dengan pekerjaannya.

Pada hari kerja terakhir karyawan:

membuat catatan pemberhentian dalam buku kerja karyawan dan kartu pribadi dalam formulir No. T-2 dan membiasakan karyawan tersebut dengan tanda tangan;
berikan karyawan buku kerjanya. Karyawan tersebut mengkonfirmasi penerimaan buku kerja dengan menandatangani buku kerja dan sisipannya.

Jika pada hari pemberhentian tidak mungkin untuk mengeluarkan buku kerja kepada karyawan karena ketidakhadirannya atau penolakannya untuk menerima buku kerja di tangannya, seorang karyawan dari departemen personalia mengirimkan pemberitahuan ke alamat (atau alamat) karyawan yang diberhentikan tentang perlunya muncul untuk buku kerja atau memberikan persetujuan tertulis untuk mengirimkannya melalui surat. Sejak hari pemberitahuan dikirim, perwakilan pemberi kerja (pemberi kerja) dibebaskan dari tanggung jawab atas keterlambatan penerbitan buku kerja.

4. Pemberian hari libur kepada karyawan

Cuti tahunan diberikan sesuai dengan jadwal liburan yang disetujui oleh Organisasi. Jadwal liburan untuk tahun berikutnya dibuat oleh departemen personalia pada minggu pertama bulan Desember tahun berjalan, dengan mempertimbangkan pendapat karyawan tentang kesatuan, dan disetujui selambat-lambatnya 14 hari kalender sebelum dimulainya tahun baru. Seorang karyawan departemen personalia berkewajiban untuk membiasakan karyawan dengan jadwal liburan yang disetujui dengan tanda tangan.

Seorang karyawan dari departemen personalia tidak lebih dari dua minggu sebelum dimulainya liburan memberi tahu karyawan tersebut, dengan tanda tangan, tentang liburan yang akan datang.

Dengan persetujuan majikan, karyawan bisa menunda tanggal liburan. Untuk melakukan ini, ia menulis pernyataan terkait, yang ditandatangani oleh atasan langsung karyawan dan direktur umum atau orang yang diberi wewenang olehnya. Saat mengirimkan aplikasi semacam itu ke departemen personalia, seorang karyawan dari departemen personalia wajib memeriksa aplikasi untuk ketersediaan informasi untuk menyusun pesanan.

Saat mendaftarkan cuti tidak dibayar, karyawan tersebut menulis pernyataan, yang ditandatangani oleh manajer langsung dan direktur umum atau orang yang diberi wewenang olehnya.

Saat memberikan cuti kepada seorang karyawan, karyawan bagian personalia berkewajiban:

mengeluarkan perintah untuk memberikan cuti bagi yang bersatu (T-6a);
membiasakan diri dengan pesanan berlibur di bawah tanda tangan;
masukkan informasi tentang liburan di kartu pribadi karyawan.

5. Organisasi kerja dengan buku kerja

Buku kerja dibuat dan dipelihara lebih lanjut sesuai ketat dengan "Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja dan menyediakannya kepada majikan." Aturan tersebut disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 16 April 2003 No. 225, dan "Instruksi pengisian buku kerja", disetujui oleh Resolusi Kementerian Tenaga Kerja Rusia No. 69 tanggal 10 Oktober 2003.

Tanggung jawab untuk memelihara, menyimpan, mencatat, dan menerbitkan buku kerja dipikul oleh orang yang diberi wewenang khusus yang ditunjuk atas perintah (perintah) pemberi kerja.

Tanggung jawabnya meliputi:

membuat entri di buku kerja di ditetapkan oleh hukum istilah;
menyimpan buku catatan pergerakan buku kerja dan sisipannya;
mendaftarkan (menunjukkan seri dan nomor) dalam buku akuntansi pergerakan buku kerja dan menyisipkan kepada mereka semua buku kerja karyawan Organisasi, yang disewa, serta buku kerja dan sisipannya, yang dikeluarkan untuk pekerja yang baru pertama kali masuk kerja;
kontrol atas penandatanganan buku kerja ketika seorang karyawan dipecat dan menerima buku kerja di tangannya.

Formulir buku kerja yang rusak saat mengisi dapat dirusak dengan cara yang ditentukan oleh paragraf 42 dari "Aturan untuk memelihara dan menyimpan buku kerja, membuat formulir buku kerja, dan menyediakannya kepada majikan."

Memeriksa penyelesaian buku kerja

6. Insentif dan tindakan disipliner

Imbalan untuk kesuksesan dalam pekerjaan dan tanggung jawab atas pelanggaran disipliner
ditentukan oleh Peraturan Ketenagakerjaan.

Pembayaran upah dilakukan oleh Majikan setidaknya setiap setengah bulan pada hari yang ditetapkan oleh peraturan ketenagakerjaan internal, kesepakatan bersama, perjanjian kerja.

Urutan (order) atas dorongan karyawan Organisasi disusun dalam bentuk terpadu No. T-11. Pemberi kerja mendorong karyawan yang dengan setia menjalankan tugas ketenagakerjaannya (mengumumkan rasa terima kasih, mengeluarkan hadiah, memberikan hadiah yang berharga, sertifikat kehormatan, dll.). Untuk layanan tenaga kerja khusus untuk Perhimpunan dan negara, karyawan Organisasi dapat dinominasikan untuk penghargaan negara.

Dasar untuk mengeluarkan pesanan semacam itu adalah sebuah memorandum. Seorang karyawan dari departemen personalia, atas dasar catatan dan resolusi dari direktur umum, menyiapkan perintah penyemangat. Perintah itu harus berisi indikasi jenis dorongan (terima kasih, hadiah berharga, sertifikat kehormatan, hadiah, dll.).

Urutan asli promosi tetap disimpan di departemen personalia. Atas dasar itu, informasi tentang insentif dimasukkan ke dalam buku kerja, kartu pribadi sesuai formulir No. T-2 karyawan.

Untuk melakukan pelanggaran disiplin, yaitu, kegagalan untuk melakukan atau kinerja yang tidak tepat karena kesalahan karyawan yang ditugaskan kepadanya tanggung jawab pekerjaan, pemberi kerja berhak menerapkan jenis sanksi disipliner berikut:
- komentar;
- teguran;
- pemecatan atas dasar yang sesuai.

Sebelum penerapan hukuman, karyawan harus meminta penjelasan penulisan... Dalam kasus penolakan karyawan untuk memberikan penjelasan seperti itu, tindakan yang sesuai akan dibuat. Catatan penjelasan menjelaskan alasan apa yang terjadi - pelanggaran disiplin kerja, kegagalan untuk menyelesaikan tugas apa pun, dll. Penjelasan
catatan itu ditulis dengan tangannya sendiri, dalam satu salinan.

Memo pelanggaran disiplin ketenagakerjaan dibuat oleh kepala unit struktural Organisasi berdasarkan catatan penjelasan karyawan. Pimpinan unit struktural menyampaikan penjelasan dan memorandum tersebut kepada Direktur Jenderal atau orang yang diberi kuasa olehnya untuk dipertimbangkan dan diselesaikan. Keputusan tersebut dituangkan dalam memorandum dan harus memuat keputusan tentang jenis sanksi disipliner.

Sanksi disiplin diterapkan selambat-lambatnya satu bulan sejak tanggal ditemukannya pelanggaran, tidak termasuk waktu sakit karyawan, masa tinggalnya saat liburan, serta waktu yang diperlukan untuk memperhitungkan pendapat badan perwakilan karyawan. Hukuman tidak dapat diterapkan lebih dari enam bulan sejak tanggal pelanggaran, dan berdasarkan hasil audit atau audit keuangan dan aktivitas ekonomi - selambat-lambatnya dua tahun sejak tanggal komisinya.

Hanya satu hukuman disiplin yang dapat diterapkan untuk setiap pelanggaran.

Perintah untuk menjatuhkan sanksi disiplin dibuat:

pada formulir pemesanan personil, jika hukumannya berupa ucapan atau teguran;
atas formulir pemesanan dalam formulir No. T-8, jika sanksi pemberhentian dengan alasan yang sesuai.

Perintah tersebut dibuat berdasarkan sebuah memorandum, pegawai penjelas dan keputusan dari Direktur Jenderal atau orang yang diberi kuasa olehnya.

Perintah untuk menjatuhkan sanksi disiplin dengan indikasi alasan publikasinya harus diumumkan kepada karyawan yang dikenai sanksi, ditandatangani dalam waktu tiga hari kerja sejak tanggal penerbitannya. Jika karyawan tersebut menolak untuk menandatangani pesanan, tindakan yang sesuai akan dibuat.

Pesanan asli tetap disimpan di departemen personalia.

7. Penerbitan sertifikat dan salinan dokumen kepada karyawan

Seorang karyawan dari departemen personalia yang bertanggung jawab atas catatan personalia, dalam waktu tiga hari setelah karyawan tersebut mengajukan aplikasi untuk penerbitan dokumen terkait dengan aktivitas kerjanya, harus memberikan kepada karyawan tersebut:

sertifikat dari tempat kerja (atas permintaan karyawan, sertifikat tersebut berisi informasi tentangpapan dan informasi lain yang diperlukan);
salinan resmi dari buku kerja atau kutipan darinya;
salinan resmi pesanan yang berkaitan dengan aktivitas kerja karyawan (saat masuk, mutasi, pemecatan, liburan);
ekstrak dari pesanan, dll.

Sertifikat dan pernyataan dibuat di atas kop surat organisasi. Ditandatangani oleh CEO atau orang berwenang lainnya.

Salinan dokumen disertifikasi dengan membubuhkan pada setiap lembar tulisan "Benar" dan detail berikut:

posisi orang yang mengesahkan salinan;
tanda tangan pribadi;
decoding tanda tangan (inisial, nama keluarga);
tanggal sertifikasi;
stempel departemen SDM.

Salinan buku kerja disertifikasi oleh karyawan departemen personalia. Untuk mengonfirmasi fakta pekerjaan karyawan di Organisasi, pada salinan buku kerja setelah catatan akhir, karyawan departemen personalia menunjukkan: "Bekerja hingga saat ini." Setelah entri ini, salinan buku kerja disertifikasi dengan cara umum sesuai dengan klausul 7.3 dari Instruksi.

8. Penggunaan dan penyimpanan data pribadi karyawan

Data pribadi karyawan - informasi yang diperlukan oleh pemberi kerja sehubungan dengan hubungan kerja dan tentang karyawan tertentu.

Saat memproses data pribadi seorang karyawan Organisasi, yaitu, menerima, menyimpan, mentransfer, atau penggunaan data pribadi lainnya, karyawan departemen personalia berkewajiban untuk mematuhi persyaratan yang ditetapkan oleh undang-undang ketenagakerjaan dan Peraturan tentang bekerja dengan data pribadi karyawan.

Pelajari lebih lanjut tentang memvalidasi penyimpanan data

Kartu pribadi karyawan, pesanan personel, sertifikat yang mencerminkan informasi sosio-demografis tentang karyawan dan pekerjaannya di masa lalu, dokumen lain yang berisi data pribadi karyawan dan informasi yang berkaitan langsung dengan karyawan disimpan di loker yang ditunjuk secara khusus.

Buku tenaga kerja disimpan di brankas tahan api.

9. Prosedur untuk mentransfer dokumen ke penyimpanan arsip

Prosedur umum penyusunan catatan SDM untuk penyimpanan arsip, termasuk pembentukan dan pelaksanaan perkara, pemeriksaan nilai dokumen, penyusunan daftar perkara penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun) dan pemindahan perkara ke arsip, diatur dengan Instruksi Manajemen Arsip
Organisasi.

Setelah berakhirnya jangka waktu kebutuhan, dokumen catatan personel dipindahkan ke penyimpanan arsip dengan cara yang ditentukan atau dialokasikan untuk dimusnahkan. Pemilihan dokumen untuk disimpan atau dimusnahkan dilakukan dengan melihat nilai dokumen tersebut.

Pekerjaan pada Organisasi dan pemeriksaan nilai catatan SDM dilakukan oleh komisi ahli tetap dari Organisasi.

10. Tersedianya penilaian khusus tentang kondisi kerja di tempat kerja.

Semua tempat kerja yang tersedia di organisasi tunduk pada penilaian khusus terhadap kondisi kerja tempat kerja menurut kondisi kerja. Untuk setiap tempat kerja peta penilaian khusus tentang kondisi kerja di tempat kerja dalam hal kondisi kerja harus dibuat. www.ceut.ru

Pemberi kerja, berdasarkan hasil penilaian, dapat membawa pekerjaan sesuai dengan persyaratan GOST dan peraturan perundang-undangan lainnya, untuk membebaskan dirinya dari membayar kontribusi tambahan kepada Dana Pensiun.

Hasil penelitian dapat digunakan untuk memberikan jaminan dan kompensasi kepada pekerja, meningkatkan tingkat perlindungan hak-hak pekerja, memberikan mereka APD, VHC, MO, penilaian risiko di tempat kerja.
Penilaian khusus terhadap kondisi kerja harus dilakukan setidaknya setiap lima tahun sekali. Dokumen tentang penilaian khusus kondisi kerja tempat kerja disimpan di organisasi selama 45 tahun.

Lampiran 1. Dokumen personalia, yang pengurusannya wajib:

Buku ketenagakerjaan;
Buku akuntansi untuk pergerakan buku kerja dan sisipannya;
Kontrak kerja;
Deskripsi pekerjaan;
Meja kepegawaian;
Pesanan untuk aktivitas utama;
Perintah untuk personel (masuk, transfer, pemberhentian);
Aplikasi karyawan untuk pemecatan atas inisiatif mereka sendiri, liburan;
Aplikasi karyawan untuk pemberian liburan tanpa menabung gaji dan pesanan untuk penyediaan liburan tersebut;
Peraturan ketenagakerjaan internal;
Peraturan tentang remunerasi;
Peraturan bonus;
Peraturan tentang data pribadi karyawan;
Jadwal liburan;
Jadwal shift;
Perintah liburan;
Kartu pribadi karyawan T-2;
Lembar waktu;
Peraturan tentang remunerasi tenaga kerja (tentang bonus, bonus, remunerasi tahun ini);
Perjanjian tanggung jawab penuh (jika tanggung jawab disebutkan dalam deskripsi pekerjaan);
Dokumen perlindungan tenaga kerja, termasuk informasi tentang pemeriksaan kesehatan;
Log inspeksi.

Verifikasi kebenaran pemeliharaan dokumen kepegawaian dilakukan oleh pengawasan ketenagakerjaan negara. Instruksi "Bagaimana mempersiapkan kedatangan inspektorat ketenagakerjaan" ini dikembangkan oleh auditor Pusat Pendidikan untuk Keselamatan Kerja, berdasarkan persyaratan dari Inspektorat Tenaga Kerja Negara
Perhatikan ketersediaan dokumen perlindungan tenaga kerja dan dokumen pelatihan.

Cek badan pemerintah perusahaan dari berbagai bentuk kepemilikan untuk kepatuhan aktivitas mereka dengan undang-undang ketenagakerjaan diabadikan dalam undang-undang Federasi Rusia di bidang pengawasan. Untuk tindakan serupa struktur negara ada alasan, peraturan, dan prosedur yang sesuai. Tujuan utama Inspeksi pengawasan ketenagakerjaan adalah kontrol atas kepatuhan pejabat, pengusaha dan organisasi terhadap norma dan persyaratan undang-undang ketenagakerjaan (Pasal 353 dan 356 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Pengawas ketenagakerjaan (divisi teritorial Rostrud) melakukan inspeksi organisasi Kode Tenaga Kerja RF, Hukum federal No. 294 "Tentang perlindungan hak badan hukum dan pengusaha perorangan dalam pelaksanaan kontrol negara bagian dan kota ", Resolusi Pemerintah Federasi Rusia No. 875, yang mengabadikan Peraturan tentang pengawasan di bidang undang-undang ketenagakerjaan dan tindakan regulasi lainnya. Di tingkat regional dan lokal, ada juga hukum yang mengatur inspeksi tersebut.

Pengawasan pengawasan ketenagakerjaan adalah masa yang sulit dalam kehidupan perusahaan mana pun, beban fisik dan mental yang sangat besar pada layanan manajemen, keuangan dan personalia.

Oleh karena itu, sangat penting untuk mengetahui ciri-ciri peristiwa tersebut, dan mempersiapkannya terlebih dahulu.

Alasan melakukan inspeksi

Pemeriksaan yang dilakukan oleh pengawas ketenagakerjaan negara bagian dalam organisasi dapat dilakukan terencana dan tidak terencana (yang, pada gilirannya, dibagi lagi menjadi dokumenter dan offsite). Prosedur implementasi revisi secara tegas ditentukan oleh hukum. Untuk mulai memeriksa tindakan pada opsi pertama dan kedua, diperlukan alasan (alasan, kasus).

Pemeriksaan terjadwal mungkin untuk organisasi mana pun dan dilakukan setiap tiga tahun sekali.

Untuk implementasinya, bahkan satu alasan, dari yang disebut dengan UU No. 294-FZ:

tiga tahun telah berlalu sejak itu pendaftaran negara majikan;
jangka waktu tiga tahun telah berlalu sejak selesainya pemeriksaan terjadwal terakhir;
majikan benar-benar melaksanakan tugasnya aktivitas kewirausahaan dalam waktu tiga tahun (sejak tanggal penyerahan pemberitahuan khusus kepada badan yang berwenang).

Daftar alasan ini ditutup, yaitu, para pengawas tidak berhak menyebutkan alasan lain untuk melaksanakan inspeksi yang direncanakan sesuai dengan undang-undang ketenagakerjaan.

Untuk inspeksi tidak terjadwal alasan tertentu diperlukan, biasanya datang dari karyawan perusahaan dan menandakan berbagai jenis pelanggaran (bagian 7 dari pasal 360 Kode Perburuhan Federasi Rusia):

seruan karyawan kepada pengawas ketenagakerjaan tentang pelanggaran hak-hak ketenagakerjaannya oleh majikan;
menerima permintaan revisi kondisi kerja di tempat kerja dari karyawan organisasi mana pun;
menerima aplikasi dari individu, organisasi, pengusaha, otoritas kekuasaan negara, Media massa tentang kasus pelanggaran hukum ketenagakerjaan. Tindakan ini harus menjadi ancaman bagi kehidupan dan kesehatan karyawan;
berakhirnya jangka waktu pemberi kerja untuk memperbaiki pelanggaran seperti yang diperintahkan oleh pengawasan ketenagakerjaan;
penerbitan perintah (instruksi) dari kepala subdivisi pengawasan ketenagakerjaan negara tentang pelaksanaan inspeksi tak terjadwal atas permintaan jaksa, instruksi dari Presiden atau Pemerintah.

Informasi yang berguna bagi manajer tentang prosedur ini

Banding anonim pengawasan ketenagakerjaan, serta badan negara bagian lainnya, tidak dipertimbangkan. Di Federasi Rusia, aturan ini diabadikan di tingkat legislatif. Dalam aplikasi karyawan ke pengawasan ketenagakerjaan, data dasarnya harus ditunjukkan: nama lengkap, alamat dan nomor telepon.

Jika keluhan yang diajukan oleh seorang karyawan terhadap majikan, yang terakhir, sebagai suatu peraturan, ingin memiliki informasi atas nama siapa pelanggaran tersebut diumumkan. Namun, seorang karyawan dapat merahasiakan data tentang dirinya (pastikan untuk menyebutkan ini dalam aplikasi), kemudian pengawas harus bertindak sangat rahasia (Pasal 358 Kode Perburuhan Federasi Rusia).

Undang-undang tidak mengatur tentang wajib pemberitahuan majikan tentang melakukan inspeksi tidak terjadwal. Jika peringatan tentang tanggal mulai inspeksi tidak dapat mempengaruhi kualitas inspeksi secara keseluruhan, maka pengawas ketenagakerjaan dapat memberikan peringatan kepada pemberi kerja selambat-lambatnya sehari sebelum inspektur tiba di perusahaan, yang paling sering terjadi dalam praktiknya.

Jika tidak ada verifikasi yang komprehensif tetapi tematik kepatuhan dengan persyaratan perundang-undangan di bidang ketenagakerjaan, maka pengawas dalam tindakannya. tidak memiliki hak untuk melampaui masalah yang ditentukan, membutuhkan informasi di luar subjek audit. Jadi, jika subjek auditnya adalah dokumen perlindungan ketenagakerjaan, maka pengawas tidak bisa menangani masalah kegiatan layanan personalia.

Selama audit inspektur pengawasan ketenagakerjaan negara, selain memeriksa dokumen yang diperlukan, dapat memeriksa semua tempat perusahaan, mengajukan pertanyaan kepada staf, meminta informasi yang hilang dari karyawan yang bertanggung jawab.

Kapan mengidentifikasi pelanggaran Tanggung jawab administratif (denda) dapat dibebankan tidak hanya pada pimpinan organisasi, tetapi juga pada masing-masing karyawannya, misalnya kepala departemen personalia, akuntan. Namun, pegawai biasa tidak bisa didenda.

Jika Anda belum mendaftarkan organisasi, maka termudah lakukan dengan pelayanan onlineyang akan membantu Anda menghasilkan semua dokumen yang diperlukan secara gratis: Jika Anda sudah memiliki organisasi, dan Anda berpikir tentang cara memfasilitasi dan mengotomatiskan akuntansi dan pelaporan, maka layanan online berikut ini akan membantu, yang akan sepenuhnya menggantikan akuntan di perusahaan Anda dan menghemat banyak uang dan waktu. Semua laporan dibuat secara otomatis, ditandatangani tanda tangan elektronik dan dikirim secara online secara otomatis. Ini sangat ideal untuk pengusaha perorangan atau LLC di USN, UTII, PSN, TS, OSNO.
Semuanya terjadi dalam beberapa klik, tanpa antrian dan stres. Cobalah dan Anda akan terkejutbetapa mudahnya menjadi!

Dokumentasi untuk diaudit dengan inspeksi

Tidak ada komposisi dan urutan dokumen yang disetujui secara resmi yang harus diperiksa oleh inspeksi. Tidak peduli jenis inspeksi apa yang dilakukan dalam organisasi - terencana atau tidak terjadwal, pengawasan ketenagakerjaan berhak meminta dokumen apapunmengenai kegiatan organisasi di dunia kerja. Apalagi jika menyangkut audit yang kompleks. Dokumen asli untuk pemeriksaan dan konfirmasi bahwa para pekerja sudah mengenalnya (daftar di majalah) disajikan. Diijinkan untuk membuat salinan dan kutipan dari dokumen asli yang diterima.

Seluruh larik dokumen yang diperiksa dapat dibagi menjadi tiga kelompok besar:

Dokumen SDM: dan Memorandum, kesepakatan bersama, dengan sisipan, kartu pribadi karyawan, berbagai uraian pekerjaan (misalnya, dll.) Dan, berbagai pesanan untuk personel (oh, tentang pemecatan, tentang transfer, tentang liburan, tentang insentif, tentang perjalanan bisnis, dll.), cuti sakit, dan pemberitahuan terkait, peraturan tentang upah dan bonus, jurnal dan buku akuntansi dan sosialisasi (buku untuk merekam pergerakan buku kerja dan sisipan, catatan untuk pengenalan dengan peraturan lokal, dll.).
Dokumen akuntansi: banyak dokumen yang berkaitan dengan gaji, slip gaji, rekening pribadi karyawan, dll.
Dokumen perlindungan tenaga kerja:, peraturan tentang data pribadi, instruksi terkait perlindungan tenaga kerja, peraturan tentang sertifikasi, dokumen tentang pelatihan dan pemeriksaan kesehatan warga negara, jurnal instruksi keselamatan, perintah (perintah) yang relevan dari pemberi kerja, dll.

Melakukan pemeriksaan di departemen akuntansi dan di departemen personalia

Departemen akuntansi dan departemen SDM - situs utama tindakan audit dari badan yang berwenang. Di tempat-tempat inilah di perusahaan itulah sebagian besar dokumentasi yang diperlukan terkonsentrasi.

Di departemen akuntansi, kepatuhan sistem pengupahan di perusahaan dengan undang-undang saat ini diperiksa, terungkap apakah hak ekonomi pekerja telah dilanggar. Para inspektur mungkin diminta untuk: slip gaji, slip gaji karyawan, rekening pribadi karyawan, meja kas, buku cek.

Pelanggaran yang sering di bidang pekerjaan ini mungkin ada:

mengabaikan pemberitahuan karyawan tentang upah menggunakan slip gaji;
eksekusi gaji yang salah;
kurangnya tanda tangan karyawan pada dokumen, kesalahan pada rekening pribadi karyawan, dll.

Subjek verifikasi di departemen personalia adalah: dokumen konstituen organisasi, kontrak kerja dan kolektif, buku kerja dan sisipannya, dokumen cuti dan pembayaran gaji, tindakan lokal organisasi, dokumen yang terkait dengan perlindungan tenaga kerja, perintah dan perintah pemberi kerja, pemberitahuan dan pemberitahuan, pernyataan dan sertifikat, jurnal dan buku akuntansi dengan tanda tangan karyawan yang memahami aturan dan acara.

Perintah personalia sedang dipelajari: pesanan untuk pekerjaan, transfer, liburan, pemecatan, perjalanan bisnis, insentif, dengan formulir, disetujui oleh Goskomstat RF dari 2004. Selain itu, auditor mungkin tertarik untuk memesan tindakan disipliner, tentang kerja lembur, ditangguhkan dari pekerjaan, pemindahan sementara karena kebutuhan produksi, dll.

Peraturan daerah harus memiliki bentuk dan isi yang sesuai dengan hukum, tidak boleh membiarkan kontradiksi dalam kaitannya satu sama lain, serta kontrak kerja dan meja kepegawaian (jadwal kerja berbeda, sistem pembayaran berbeda, dll.).

Pelanggaran dokumenter yang sering dalam layanan personalia:

Berdasarkan hasil pemeriksaan terjadwal tindakan khusus dibuat, dan jika ada pelanggaran, sesuai protokol... Pemberi kerja diberikan perintah untuk menghilangkan mereka dalam jangka waktu tertentu.

Jika hal ini tidak diikuti, maka tanggung jawab administratif akan diberlakukan sehubungan dengan kepala berdasarkan Kode Pelanggaran Administratif. Pengawasan perusahaan oleh pengawas ketenagakerjaan dapat diajukan banding ke kepala pengawas ketenagakerjaan Federasi Rusia, atau dengan mengajukan.

Periode inspeksi terjadwal

Pemeriksaan terjadwal otoritas pengawas di dunia kerja memeriksa periode tiga tahun kegiatan perusahaan. Pada saat yang sama, saat ini, di situs web Kantor Jaksa Agung Federasi Rusia, Anda dapat mengetahui tentang jadwal inspeksi organisasi yang dijadwalkan untuk tahun tertentu. Rencana seperti itu harus dipasang di situs hingga akhir tahun depan sebelum ujian.

Rostrud harus tiga hari sebelum memulai beri tahu organisasi tentang melakukan pemeriksaan terjadwal di wilayahnya. Pemeriksaan yang tidak termasuk dalam jadwal tahunan dilarang, hasilnya akan dibatalkan.

Padahal pemeriksaan terjadwal harus dilakukan tidak lebih dari sekali setiap tiga tahun, dari aturan ini ada pengecualian... Berkenaan dengan pendidikan, organisasi medis dan perusahaan lingkungan sosial kegiatan pemeriksaan dilakukan dua kali atau lebih dalam waktu tiga tahun.

Inspeksi tidak terjadwal dapat dilakukan kapan saja. Tanggal inspeksi dicatat dalam buku catatan tindakan pengendalian.

Oleh peraturan umum waktu pemeriksaan terjadwal tidak boleh lebih dari 20 hari kerja, untuk cabang total jangka waktu tidak lebih dari 60 hari kerja. Namun, jika kita berbicara tentang badan usaha kecil, maka untuk usaha kecil dan usaha mikro, periode ini masing-masing adalah 50 jam dan 15 jam. Pendirian ini tidak berlaku untuk inspeksi tidak terjadwal. Jika perlu, jangka waktu pemeriksaan terjadwal di tempat diperpanjang 20 hari kerja (tetapi tidak lebih), yang perlu diberitahukan kepada pemberi kerja 3 hari sebelumnya.

Bagaimana mempersiapkan ujian dengan benar

Pengawasan organisasi oleh pengawas ketenagakerjaan adalah acara berskala besar yang tidak mungkin dipersiapkan sekaligus. Oleh karena itu, disarankan untuk dilakukan secara berkala audit internal dokumentasi perusahaansehingga Anda sepenuhnya siap bahkan untuk audit yang tidak terjadwal.

Lebih baik menyusun dengan benar dokumen segera, "pada kenyataannya", tanpa menunda "untuk nanti", dan merapikannya secara berkala, periksa kepatuhan terhadap undang-undang ketenagakerjaan. Majikan harus memiliki semua dokumen ketenagakerjaan wajib yang tersedia dan dilaksanakan dengan benar.

Pertama-tama, spesialis pengawasan ketenagakerjaan memperhatikan ketersediaan dan pelaksanaan yang benar dari berbagai dokumen kepemilikan dalam organisasi. Semua pesanan standar dan pesanan harus disusun menurut formulir khusus; di bawah pernyataan dan tanda terima karyawan - tanda tangan mereka; majalah - memiliki sampul tebal, terikat dan, dengan penomoran halaman, menunjukkan total lembaran, tanda tangan penanggung jawab dan cap organisasi.

Juga, saat melakukan semua jenis pemeriksaan untuk menghindari denda, perhatian maksimal harus diberikan persiapan dokumen yang hilang... Ini sering kali merupakan peraturan lokal, yang sering diabaikan oleh perusahaan kecil. Tidak hanya kehadiran mereka yang diperiksa, tetapi juga struktur desain, ketaatan mereka dalam praktik.

Setiap pemberi kerja harus menyediakan lingkungan kerja yang aman bagi karyawannya. Mereka dijabarkan dalam dokumen perlindungan tenaga kerja, yang diperlukan di organisasi mana pun. Ini bisa berupa berbagai instruksi, dokumen yang mengkonfirmasikan bahwa para pekerja telah dilatih dalam perlindungan tenaga kerja. Dokumen semacam itu harus tersedia, terlepas dari ukuran organisasi dan jumlah karyawan yang dipekerjakan.

Untuk kenyamanan departemen HR, disarankan diletakkan secara terpisah daftar kategori pekerja khusus: anak di bawah umur, dipekerjakan dalam pekerjaan berbahaya, karyawan dengan perkembangan usia khusus, warga negara asing, dll. Dalam kasus inspeksi, pengawasan ketenagakerjaan memberikan perhatian yang lebih besar pada ketaatan pada hak-hak tenaga kerja mereka.

Untuk aturan dan kekhasan inspeksi oleh pengawasan ketenagakerjaan, lihat video ceramah berikut ini: