rumah Produksi Implementasi sistem manajemen dokumen. Implementasi manajemen dokumen elektronik di perusahaan

Implementasi sistem manajemen dokumen. Implementasi manajemen dokumen elektronik di perusahaan

Badan Federal untuk Pendidikan

GOU VPO "Universitas Kemanusiaan Negeri Nizhnevartovsk"

Fakultas Ilmu Budaya

Departemen Manajemen

Departemen Dokumentasi dan Sejarah Umum

pengenalan manajemen dokumen elektronik

di perusahaan modern

(Kerja kursus)

mahasiswa tahun IV

departemen siang hari

Curiy Natalia Romanovna

pengawas

LA Yakubova,

Dosen senior,

Kandidat Ilmu Sejarah

Nizhnevartovsk

Pengantar ... .............................................. .. ................................................................ .. ...... 3

Bab 1. Kerangka Peraturan Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Elektronik ……………………………………………………………… ..7

Bab 2. Tahapan Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Elektronik …………… .18

Bab 3. Evaluasi Efektivitas Penyelenggaraan Elektronik

alur dokumen ……………………………………………….… ..28

Kesimpulan ……………………………………………………………………… 40

Daftar sumber dan literatur yang digunakan ………………………… ... 45

pengantar

Dalam organisasi modern, ada pertukaran informasi yang luas: dengan mitra bisnis, otoritas kekuasaan negara, dengan pembagian wilayah mereka. Sebagian besar informasi ditransmisikan dalam bentuk dokumen kertas. Dalam beberapa tahun terakhir, telah terjadi peningkatan yang signifikan dalam jumlah informasi yang melewati saluran elektronik, di termasuk dan dokumen elektronik.

Topik pekerjaan kursus ini relevan, pertama-tama, oleh fakta bahwa bahkan alur kerja tradisional (kertas) tidak terpikirkan tanpa otomatisasi dan penggunaan dokumen elektronik. Tugas utama saat ini adalah transisi dari bentuk diskrit pengelolaan dokumen elektronik ke teknologi informasi yang holistik, terintegrasi, dan berkelanjutan.

Ketika kita berbicara tentang dokumen elektronik, selalu perlu diingat bahwa dokumen ini melewati semua tahap siklus hidupnya dalam bentuk digital elektronik. Dengan kata lain, kami membuat dokumen tersebut, mengirimkannya dalam ruang dan waktu, menyimpan atau menghancurkan hanya dalam bentuk digital.

Meskipun laju perkembangannya tinggi teknologi Informasi, dokumen elektronik masih sedikit digunakan dalam pengelolaan. Selain alasan umum (teknis, teknologi, dll.), kurangnya penggunaan dokumentasi elektronik di Rusia diperburuk oleh sejumlah faktor yang menciptakan hambatan untuk pengenalan luas dan penggunaan efektif dokumen elektronik dalam organisasi.

Faktor negatif tersebut antara lain:

kerangka hukum peraturan yang tidak sempurna, yang tidak selalu memperhitungkan kemampuan teknologi informasi modern;

belum berkembangnya teknologi informasi di bidang manajemen;

tidak tersedianya banyak organisasi untuk digunakan teknologi yang efisien pengelolaan;

kurangnya infrastruktur informasi yang integral di negara ini dan efektif dukungan informasi pasar barang dan jasa;

kurangnya pelatihan dalam penggunaan teknologi informasi.

Namun demikian, proses informatisasi sedang berlangsung secara aktif di semua tingkat manajemen, banyak kegiatan yang ditujukan untuk pengembangan teknologi informasi sedang dilaksanakan atau direncanakan untuk diimplementasikan dalam kerangka program federal, regional dan departemen.

Tujuan dari kerja kursus ini adalah untuk mempelajari penerapan manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern.

Untuk mencapai tujuan ini, diusulkan untuk menyelesaikan sejumlah tugas:

Mengeksplorasi kerangka peraturan pengenalan manajemen dokumen elektronik;

Mempertimbangkan tahapan pelaksanaan pengelolaan dokumen elektronik;

Menganalisis penilaian efektivitas pengelolaan dokumen elektronik.

Topik ini belum sepenuhnya dianalisis dalam literatur.

Rekan peneliti dari lembaga pendidikan prasekolah VNIIDAD TR Beloy mempertimbangkan masalah organisasi dalam merancang sistem pendidikan prasekolah otomatis, tahapan dan tahapan pembuatan ASDOU, persyaratan utama untuk kerangka acuan untuk desain pembangkit listrik tenaga nuklir dan untuk dokumentasi penerimaan untuk pembangkit listrik tenaga nuklir.

YM Kukarina mencirikan secara rinci kerangka peraturan yang mempengaruhi pembentukan konsep "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik". Penulis memeriksa dokumen peraturan dan metodologis pertama pada dokumen elektronik, GOST 1994 tentang tanda tangan digital elektronik, dokumen elektronik dalam tindakan legislatif dan Undang-Undang Federal tentang Tanda Tangan Digital Elektronik.

P. Moskovaya mengungkapkan keunggulan manajemen dokumen elektronik. Penulis A.V. Bad'ina mencatat fitur otomatisasi aliran dokumen perusahaan Rusia, menunjukkan cara paling umum untuk menerapkan proses ini dan prospek pengembangan pasar EDMS.

V.E. Balasanyan menekankan kebutuhan organisasi dalam otomatisasi pekerjaan dengan dokumen dan memeriksa persyaratan untuk sistem otomatisasi proses kantor.

Penulis S.L. Kuznetsov membahas pengembangan sistem pendaftaran dokumen otomatis. Sejumlah masalah yang terkait dengan penerapan lembaga pendidikan prasekolah otomatis telah diidentifikasi. Perhatian tertuju pada partisipasi wajib lembaga pendidikan prasekolah dalam penerapan teknologi komputer, nilainya kerangka acuan dan pengembangan tindakan legislatif dan regulasi-metodologis nasional tentang otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah.

ES Istomina menganalisis tanda tangan digital elektronik sebagai persyaratan dokumen elektronik, dasar dan prinsip penggunaan EDS dalam sistem manajemen dokumen elektronik. Dan juga mempertimbangkan masalah yang timbul dari penggunaan tanda tangan digital dan cara mengatasinya.

Informasi yang sangat rinci dan dapat diakses tentang sistem manajemen dokumen elektronik disajikan di situs web perusahaan Sistem Pendukung Keputusan, yang sering diperbarui, artikel menarik dan bermanfaat tentang sistem manajemen dokumen elektronik diterbitkan. Perlu juga dicatat situs perusahaan Cognitive Technologies, yang merupakan otoritas yang diakui dalam pengembangan teknologi komputer modern, profesionalismenya yang tinggi diakui di seluruh dunia.

Selain itu, isu terkait pengelolaan dokumen elektronik disinggung oleh sejumlah dokumen regulasi.

Undang-Undang Federal No. 1-FZ tertanggal 10 Januari 2002 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" memungkinkan di tingkat legislatif untuk mendefinisikan konsep dasar seperti "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik", memberi mereka kekuatan hukum yang sesuai, serta untuk menentukan poin-poin umum penerapan dalam praktik, teknologi penandatanganan dokumen elektronik yang dipilih.

Klausul 3 Pasal 11 Undang-Undang Federal No. 149-FZ 27 Juli 2006 "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi" menyatakan bahwa pesan elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan.

Pedoman tentang pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal yang dikembangkan sesuai dengan paragraf 4 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tertanggal 15 Juni 2009 No. 477 "Atas persetujuan Aturan untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal" menetapkan tata cara pembuatan, penerimaan, pengolahan, penyimpanan, dan penggunaan dokumen elektronik dalam rangka penggunaan sistem pengelolaan dokumen elektronik departemen, serta tata cara pengiriman, penerimaan, dan pendaftaran pesan elektronik.

Dorongan tambahan untuk pengembangan teknologi informasi dan konversi dokumentasi menjadi bentuk elektronik di negara kita diberikan oleh program target federal "Rusia Elektronik untuk 2002-2010".

Dengan demikian, kita dapat menyimpulkan bahwa penulis berbagai artikel mempertimbangkan banyak aspek masalah pengenalan manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Beberapa dari mereka menekankan masalah yang muncul pada setiap tahap terpisah dari pengenalan dokumen elektronik, yang lain menekankan betapa pentingnya menentukan dengan benar sistem manajemen dokumen elektronik yang benar yang akan dibutuhkan organisasi.

Bab 1. Kerangka regulasi untuk implementasi

manajemen dokumen elektronik

Saat ini banyak organisasi, baik komersial maupun negara, menghadapi tantangan untuk beralih dari manajemen kertas ke manajemen dokumen elektronik. Pengenalan manajemen dokumen elektronik memungkinkan untuk meningkatkan kontrol atas pergerakan dan pelaksanaan dokumen, secara signifikan menyederhanakan dan mempercepat akses ke informasi dan, sebagai hasilnya, meningkatkan efisiensi manajemen. Ini penting untuk bisnis dan tidak kalah pentingnya untuk negara.

Program Target Federal "Rusia Elektronik" (2002-2010) disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 65 tanggal 28 Januari 2002.

Ini dirancang untuk membentuk kerangka peraturan di bidang teknologi informasi, pengembangan infrastruktur informasi dan telekomunikasi, kondisi untuk menghubungkan berbagai kelompok pengguna untuk membuka sistem informasi (termasuk melalui Internet), serta untuk memastikan interaksi publik yang efektif. otoritas dan pemerintah daerah dengan warga dan badan usaha atas dasar pengenalan luas teknologi informasi. 1

Apa kerangka peraturan saat ini untuk penggunaan dokumen elektronik (selanjutnya disebut ED)?

Kita sering mendengar bahwa itu tidak ada sama sekali. Namun, ini tidak benar. Pertama, semua standar pengelolaan dokumen juga harus diterapkan pada UGD. Kedua, ada seluruh kompleks dokumen hukum yang bersifat organisasional, instruktif, metodologis, yang dapat Anda andalkan saat bekerja dengan dokumen elektronik.

Penggunaan dokumen elektronik dilakukan, pertama-tama, sesuai dengan hukum federal tanggal 20.02.95 No. 24-FZ "Tentang informasi, informatisasi dan perlindungan informasi" dan Hukum Federasi Rusia tanggal 23.09.92 No. 3523-1 "Tentang perlindungan hukum program untuk komputer elektronik dan database" (sebagai diubah pada 24.12.02) ...

Regulasi hukum pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik melibatkan penggunaan dokumen elektronik dalam kerangka hukum, serta memastikan signifikansi hukumnya (prosedur untuk mengesahkannya - komposisi dan metode penerapan detail) dan perlindungan dari distorsi dalam proses pertukaran elektronik. Juga, aturan untuk pembuatan dan penggunaan dokumen asli, duplikat, dan salinan dokumen-dokumen ini, persyaratan untuk transfer, akses, penyimpanan, dll. tunduk pada peraturan peraturan.

Fungsi dokumen elektronik diatur tidak hanya oleh undang-undang federal, tetapi juga oleh peraturan industri dan dokumen teknis Standar Negara Rusia.

Kompleks standar negara "Teknologi informasi" mengatur banyak masalah dalam menciptakan sistem otomatis, melindungi informasi dan menggunakan tanda tangan digital elektronik (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, dll.).

Dokumen peraturan Rosarkhiv di seluruh industri terutama mengatur masalah penyimpanan arsip dokumen elektronik.

Jadi, Aturan Dasar untuk Arsip Organisasi (M .: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), disetujui oleh keputusan kolegium Rosarkhiv 06.02.02, menetapkan prosedur untuk arsip organisasi dengan dokumen elektronik dan standar untuk mendokumentasikan operasi yang dilakukan dengan dokumen elektronik saat mentransfer ke penyimpanan dan dalam proses penyimpanan. Peraturan tersebut disertai dengan bentuk-bentuk dokumen seperti kartu registrasi unit pembukuan ULN, akta migrasi dan penulisan ulang ULN, catatan penerimaan dan pengeluaran ULN, catatan migrasi dan penulisan ulang ULN. .

Sayangnya, sementara Aturan ini bersifat rekomendasi eksperimental, yang tentu saja mencegah penerapannya secara luas.

Meskipun demikian, pusat cabang untuk informasi ilmiah dan teknis VNIIDAD mendistribusikan sekitar 6.000 eksemplar atas permintaan konsumen. Dari aturan. Ini membuktikan minat yang signifikan dari para spesialis dalam metodologi terpadu untuk mengatur pekerjaan kantor di berbagai organisasi.

Sebagian besar, masalah pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik diselesaikan oleh masing-masing departemen dan organisasi secara independen. Ada peraturan otoritas federal, terutama mereka yang tertarik dengan transmisi informasi terdokumentasi yang cepat dan akurat, yang menetapkan kemungkinan kasus penggunaan dokumen elektronik. Ini adalah tindakan otoritas keuangan, pajak, layanan bea cukai, dll.

Misalnya, Komisi Sekuritas Federal (FCSM) Rusia telah menyetujui: Peraturan yang menetapkan urutan tindakan untuk organisasi yang mengirimkan dokumen elektronik ke FCSM, dan Persyaratan sementara untuk media magnetik dan format teks beberapa dokumen pada media magnetik.

Saat ini, di badan eksekutif federal, Instruksi tentang pekerjaan kantor adalah tindakan normatif utama yang mengatur pekerjaan dengan dokumen di media tradisional dan menentukan persyaratan teknologi untuk mengatur pekerjaan kantor dan aliran dokumen menggunakan sistem otomatis.

Sesuai dengan klausul 4 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 Juni 2009 No. 477 "Tentang Persetujuan Aturan untuk Pekerjaan Kantor di Badan Eksekutif Federal", Rekomendasi Metodologi telah dikembangkan untuk pengembangan instruksi untuk kantor bekerja di badan eksekutif federal (selanjutnya disebut sebagai Rekomendasi Metodis). Mereka mengatur Persyaratan Umum untuk memfungsikan layanan dokumentasi manajemen, mendokumentasikan kegiatan manajemen dan organisasi kerja dengan dokumen di badan eksekutif federal. Yang menarik ketika bekerja dengan dokumen elektronik adalah bagian 3.6 dari Rekomendasi Metodologi "Fitur bekerja dengan dokumen elektronik" 2. Ini menetapkan prosedur untuk membuat, menerima, memproses, menyimpan, dan menggunakan dokumen elektronik dalam kondisi menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik departemen, serta prosedur untuk mengirim, menerima, dan mendaftarkan pesan elektronik.

Berdasarkan Rekomendasi Metodologi, badan federal mengembangkan instruksi departemen mereka sendiri dan dokumen peraturan dan metodologis lainnya yang mengatur proses dukungan dokumenter manajemen (POU). Aplikasi mereka akan berkontribusi pada penciptaan dasar metodologis terpadu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor di badan eksekutif federal.

Kepentingan khusus melekat pada kerangka peraturan dan metodologis pada tahap implementasi lembaga pendidikan prasekolah otomatis (ASDOU). Penetapan prosedur yang jelas untuk menggunakan sistem otomatis dan aturan untuk bekerja dengan informasi adalah salah satu faktor utama yang memastikan keberhasilan penerapan sistem pendidikan prasekolah otomatis dan penggunaannya sepenuhnya.

Dokumen organisasi dan metodologi yang digunakan dalam implementasi ASDOU meliputi rekomendasi:

tentang organisasi penerapan dan penggunaan sistem;

tentang prosedur untuk menginstal situs klien;

mengoptimalkan teknologi aliran dokumen;

pengklasifikasi khas.

Misalnya, Bank Rusia memiliki Peraturan yang menentukan:

jenis operasi yang dilakukan oleh setiap kelompok karyawan;

kekuasaan administrator;

organisasi kontrol atas tindakan pengguna, prosedur untuk menetapkan fungsi akses ke sistem otomatis kepada pengguna;

aturan pengisian kolom informasi;

prosedur untuk memastikan integritas informasi dari sistem.

Oleh karena itu, kita dapat menyimpulkan: semakin banyak sistem otomasi skala besar dan multifungsi dari lembaga pendidikan prasekolah diperkenalkan, semakin dekat masalah dukungan regulasi dan metodologis dari fungsi mereka dipelajari.

Peraturan lokal dan dokumen metodologi apa yang harus ada dalam organisasi untuk memastikan? dasar Hukum manajemen dokumen elektronik? Mari kita daftar mereka, yang harus mencerminkan pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik:

perintah manajemen organisasi tentang pengembangan dan adopsi sistem informasi yang beroperasi, dalam kerangka di mana aliran dokumen elektronik harus dilakukan, dengan daftar tugas dan fungsi sistem ini;

perintah manajemen organisasi tentang pengenalan manajemen dokumen elektronik, dengan definisi wewenang pejabat dan indikasi jenis dokumen elektronik apa dan dalam kondisi apa yang harus diterima oleh karyawan untuk dipertimbangkan dan dieksekusi;

daftar dokumen yang dibuat dan digunakan dalam bentuk elektronik, termasuk secara eksklusif dalam bentuk elektronik;

nomenklatur urusan organisasi;

peraturan tentang tata tertib internal organisasi;

pengaturan tentang perlindungan data pribadi karyawan;

instruksi untuk pekerjaan kantor organisasi;

album formulir dokumen elektronik, dengan presentasi formulir layar dan formulir ketika dicetak di atas kertas;

peraturan tentang divisi struktural organisasi;

deskripsi pekerjaan karyawan;

panduan pengguna sistem informasi.

Namun, ada juga pembatasan distribusi bentuk elektronik dokumen yang ada. Selain itu, untuk aliran dokumen eksternal, mereka jauh lebih ketat daripada internal. Pembatasan ini terkait dengan persyaratan untuk pendaftaran dan penyimpanan dokumen dan mungkin tidak segera muncul, tetapi dalam proses administrasi atau peradilan dalam situasi konflik di bidang bisnis, manajemen, layanan, dan hubungan perburuhan.

Pada umumnya, organisasi non-pemerintah mana pun dapat secara mandiri memperkenalkan persyaratannya sendiri untuk dokumen, terutama yang bersifat internal. Kewenangan dan organisasi negara dalam hal ini sangat dibatasi oleh peraturan dari otoritas yang lebih tinggi. Tetapi bahkan perusahaan swasta dan perusahaan harus mempertimbangkan beberapa poin penting terkait dengan pendokumentasian kegiatan dan hubungan mereka dengan mitra.

Pertama-tama, pembatasan formulir elektronik dikaitkan dengan kebutuhan untuk mengotentikasi dokumen. Persyaratan utama dari sebagian besar dokumen adalah tanda tangan tulisan tangan dari orang yang berwenang, yang, apalagi, kadang-kadang harus disertifikasi oleh stempel organisasi. Hanya jika tersedia, dokumen tersebut dapat dianggap asli. Ini adalah hambatan yang hampir tidak dapat diatasi untuk menyimpan secara eksklusif di dalam format elektronik beberapa jenis dokumen keluar dan masuk, meskipun ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik (EDS).

Teknologi analog elektronik dari tanda tangan tulisan tangan telah berkembang sejak tahun 70-an abad terakhir, namun verifikasi keaslian tanda tangan elektronik telah dan tetap merupakan prosedur yang kompleks dan mahal. Undang-Undang RF "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" 3 tidak terlalu menyederhanakannya. Penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS) untuk mengkonfirmasi kekuatan hukum dokumen saat bekerja dengan informasi dalam bentuk elektronik diperbolehkan Art. 5 Undang-Undang Federal "Tentang Informasi, Informatisasi, dan Perlindungan Informasi".

Dalam seni. 160 dari KUH Perdata Federasi Rusia juga mengacu pada "penggunaan faksimili reproduksi tanda tangan dengan cara menyalin mekanis atau lainnya, tanda tangan digital elektronik atau analog lain dari tanda tangan tulisan tangan". Penggunaan "diperbolehkan dalam kasus dan dengan cara yang ditentukan oleh hukum, tindakan hukum lainnya atau dengan persetujuan para pihak."

Teknologi untuk membubuhkan (prosedur untuk membuat dan menggunakan) EDS diatur oleh Undang-Undang Federal No. 1-FZ 10.01.02 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik". Namun, mekanisme pelaksanaan ketentuan undang-undang tersebut belum didebug, sehingga dalam praktiknya hal ini menimbulkan kesulitan besar dalam penerapan EDS. Selain itu, EDS masih lama akan menjadi "kesenangan mahal" bagi banyak orang, termasuk organisasi non-pemerintah. Tetapi yang utama adalah bahwa EDS adalah persyaratan dokumen elektronik yang berumur pendek. Dari sudut pandang hukum, prosedural dan teknologi, verifikasi keaslian EDS dapat menjadi prosedur yang bermasalah, jika tidak nyata, 5-10 tahun setelah penandatanganan. Keaslian dokumen dengan EDS penyimpanan jangka panjang dapat dipertanyakan atau ditolak di pengadilan.

Saat ini, tidak ada perbuatan hukum yang melarang penandatanganan dokumen elektronik jangka panjang menggunakan EDS tanpa sekaligus membuat duplikatnya di atas kertas. Namun, dengan adanya dokumen semacam itu situasi konflik dengan organisasi eksternal tidak dapat dihindari. Mereka dapat memperoleh izin baik dalam perintah pengadilan atau dalam hukum khusus peraturan... Ada kemungkinan bahwa keputusan tersebut akan mendukung pembuatan duplikat kertas (atau salinan bersertifikat khusus) dari dokumen elektronik dengan EDS penyimpanan jangka panjang. Dalam hal ini, seluruh susunan dokumen elektronik yang terakumulasi pada saat ini harus diterjemahkan ke dalam kertas. Oleh karena itu, pimpinan organisasi perlu mempertimbangkan baik-baik pro dan kontra sebelum memesan penyimpanan dokumen penting yang masuk dan keluar hanya dalam bentuk elektronik.

Sedangkan untuk dokumen elektronik dengan jangka waktu penyimpanan yang pendek, prosedur autentikasinya menggunakan EDS sudah mapan (misalnya di bidang perbankan) dan tidak memerlukan duplikasi dokumen tambahan di atas kertas.

Hambatan formal lain untuk transisi ke pekerjaan kantor tanpa kertas adalah persyaratan beberapa undang-undang untuk membuat dokumen pada formulir kertas khusus (biasanya dengan lambang atau lambang). Persyaratan ini berlaku untuk beberapa jenis undang-undang, dokumen keuangan, dokumen kepegawaian, dokumen notaris, dll. Namun, untuk sebagian besar dokumen organisasi non-milik negara, persyaratan ketat seperti itu tidak ada. Tindakan pengaturan lokal sudah cukup untuk memperkenalkan bentuk presentasi eksternal dokumen elektronik, terutama yang bersifat internal. Juga, dengan keputusan manajemen organisasi, beberapa jenis dokumentasi yang masuk (misalnya, salinan dokumen administrasi dan peraturan organisasi yang lebih tinggi, informasi dan surat bisnis) dapat diterima untuk dipertimbangkan dan dieksekusi hanya dalam bentuk elektronik.

Ada sejumlah dokumen, yang isinya tidak perlu disertifikasi dengan tanda tangan atau dibuat pada formulir yang ditetapkan secara khusus. Kita berbicara tentang dokumen yang bersifat informasi dan referensi: kartu registrasi dan kontrol, log registrasi, dll. Paling sering, bentuk dan komposisi perinciannya disetujui di organisasi itu sendiri atas perintah manajemen. Sudah sekarang, banyak organisasi telah sepenuhnya meninggalkan bentuk kertas untuk memelihara dokumen-dokumen ini, memiliki berbagai sistem informasi dokumenter dan database.

Dokumentasi SDM layak mendapat pertimbangan khusus. Pasal-pasal Kode Perburuhan tentang dokumen dalam bentuk elektronik sangat kabur sehingga memungkinkan interpretasi yang berlawanan secara langsung. Misalnya, ayat 6 Seni. 86 dari Kode mengasumsikan bahwa "ketika membuat keputusan yang mempengaruhi kepentingan karyawan, pemberi kerja tidak berhak untuk mengandalkan data pribadi karyawan yang diperoleh semata-mata sebagai hasil dari pemrosesan otomatis atau tanda terima elektronik mereka." Ketentuan ini dapat diartikan sebagai batasan yang signifikan ketika membuat dokumentasi kepegawaian secara eksklusif dalam bentuk elektronik, karena sebagian besar dokumen ini, dengan satu atau lain cara, dapat digunakan "ketika membuat keputusan yang mempengaruhi kepentingan karyawan." Pada saat yang sama, dokumen yang memformalkan pengambilan keputusan (pesanan pada personel dan akun pribadi karyawan) dapat dibuat dan disimpan hanya dalam bentuk elektronik.

Dalam interpretasi lain dari artikel yang ditentukan kode tenaga kerja dicatat bahwa itu tidak mengatakan tentang dokumen sama sekali, terutama tentang perlunya membuat dokumentasi personel yang harus di atas kertas. Dan karena dokumen kepegawaian beredar dalam kerangka alur kerja internal, maka, menurut beberapa ahli hukum, tidak ada yang melarang menyimpannya secara eksklusif dalam bentuk elektronik, sebagai bagian dari sistem informasi dan database organisasi. Hal utama adalah bahwa organisasi dapat kapan saja membuktikan keandalan dan ketidakvariasian dokumen elektroniknya.

Pada prinsipnya, interpretasi yang dicatat dari ketentuan hukum berlaku untuk semua jenis dokumen internal organisasi. Jika mereka termasuk dalam database yang dikelola dengan aman, dan jika ada jaminan yang dapat diandalkan dari ketidakbervariasian dokumen elektronik, maka pengadilan mana pun akan menerima ekstrak dari database ini (di atas kertas) sebagai bukti tertulis dan bukti forensik. Seluruh masalah hanya terletak pada organisasi yang benar dari manajemen dokumen elektronik internal. 4

Dengan demikian, kerangka peraturan modern untuk dukungan dokumenter dari kegiatan manajemen berada dalam keadaan tidak teratur. Secara obyektif, situasi ini dijelaskan oleh keadaan berikut.

Bab 2. Tahapan Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Elektronik

Kegiatan perusahaan (manajemen, produksi, ekonomi) terkait erat dengan pemrosesan dan penyimpanan sejumlah besar dokumen: manajemen, pelaporan, informatif, dll. Dalam kondisi modern, manajemen perusahaan yang efektif menjadi tidak mungkin tanpa manajemen aliran dokumen yang efektif. Untuk alasan ini, penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (selanjutnya disebut EDMS) di perusahaan memiliki relevansi khusus, yang secara signifikan dapat mengurangi waktu dan biaya keuangan suatu perusahaan dalam organisasi proses bisnis dan penyimpanan arsip dokumen, serta mengembangkan dan dengan mudah menerapkan langkah-langkah untuk mengoptimalkannya.

Sistem manajemen dokumen elektronik dapat menjadi alat manajemen yang efektif untuk perusahaan menengah atau besar mana pun jika implementasinya dilakukan sebagai tindakan kompleks yang terdiri dari tindakan organisasi, administratif, dan teknis yang ditujukan terutama untuk mengoptimalkan dan meningkatkan transparansi proses bisnis yang ada.

Pertama-tama, saya ingin mencatat alasan mengapa otomatisasi aliran dokumen harus dilakukan. Pertama, informasi harus diproses secepat dan seefisien mungkin, terkadang arus informasi tidak kalah pentingnya dengan arus material. Kedua, kehilangan informasi atau memasukkannya ke tangan yang salah bisa sangat mahal. Anda juga harus menyorot nomor masalah umum, untuk organisasi yang bekerja dengan dokumen dilakukan dengan cara tradisional:

dokumen hilang;

banyak dokumen yang menumpuk, tujuan dan sumbernya tidak jelas;

dokumen dan informasi yang terkandung di dalamnya jatuh ke tangan yang salah;

banyak waktu kerja dihabiskan untuk mencari dokumen yang diinginkan dan membentuk kumpulan dokumen tematik;

beberapa salinan dokumen yang sama dibuat - banyak uang dihabiskan untuk kertas dan menyalin dokumen;

banyak waktu dihabiskan untuk persiapan dan persetujuan dokumen.

Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk menyelesaikan semua masalah ini, serta:

memastikan pekerjaan yang terkoordinasi dengan baik dari semua departemen;

menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen, meningkatkan efisiensinya;

akan meningkatkan produktivitas karyawan dengan mengurangi waktu untuk membuat, memproses, dan mencari dokumen;

akan meningkatkan efisiensi akses informasi;

akan memungkinkan untuk membedakan hak akses karyawan ke informasi.

Saat menerapkan, ada baiknya memutuskan sistem manajemen dokumen elektronik. Ada berbagai kelas sistem:

otomatisasi kantor dan sistem manajemen dokumen

sistem manajemen alur kerja

sistem untuk mengatur dan mengelola arsip dokumen

sistem manajemen dokumen elektronik

Setiap sistem memecahkan kelas masalah tertentu. Jadi, orang seharusnya tidak mengharapkan perutean alur kerja yang lengkap dari sistem otomatisasi kantor.

Setiap produsen sistem mengatakan bahwa produk mereka adalah yang paling fungsional, paling nyaman, dan paling efektif. Sering terjadi seperti ini - pelanggan datang dengan masalah yang sangat spesifik, setelah mendengarkan pabrikan berbicara tentang sistemnya, yang akan menyelesaikan ini dan semua masalah lainnya. Akibatnya, pelanggan menghabiskan uang (seringkali banyak) untuk implementasi sistem otomasi dan tidak mendapatkan apa yang diinginkannya. Dengan semua ini, produk perangkat lunak bisa sangat bagus, tetapi pada awalnya ditujukan untuk memecahkan masalah dari kelas yang berbeda.

1) putuskan - selesaikan masalah seperti apa yang ingin Anda percayakan pada sistem otomasi. Jika tidak ada spesialis pada staf organisasi yang dapat secara mandiri menentukan kelas sistem yang diinginkan, maka lebih baik mencari bantuan dari konsultan. Sebagai permulaan, Anda dapat melihat ulasan yang diterbitkan di pers khusus dan di beberapa situs di Internet.

2) setelah menentukan sistem kelas mana yang perlu Anda cari, pelajari, jika mungkin, semua proposal, pilih sistem tidak hanya dengan fungsionalitas yang Anda butuhkan, tetapi juga yang dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menambahkan fitur baru.

3) hubungi teknisi. Kemampuan sistem sangat ditentukan oleh platform perangkat lunak dan perangkat keras di mana sistem akan dioperasikan.

4) pilih sistem yang mudah dikonfigurasi, diperluas, dan diskalakan (yaitu, memberikan perlindungan investasi), mudah digunakan, memiliki antarmuka pengguna yang ergonomis.

5) memeriksa sistem dalam tindakan. Mungkin, pabrikan memiliki versi demo atau opsi pengiriman dengan lisensi evaluasi - instal sistem Anda sendiri dan uji tindakan sebelum Anda membeli. Omong-omong, beberapa produsen melakukan secara gratis selama periode evaluasi. dukungan teknis.

6) tidak perlu segera membeli sistem mahal yang kuat. Proses mengotomatisasi organisasi dapat terjadi secara bertahap - pada awalnya, Anda dapat menerapkan sistem sederhana, yang dapat dikembangkan lebih lanjut dengan menskalakan dan menambahkan kemampuan baru.

Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem tergantung pada banyak faktor. Mari kita daftar yang utama:

Kelas sistem. Penerapan sistem otomatisasi kantor, yang terdiri dari satu ruang kerja sekretaris, akan memakan waktu seminggu, di mana sekretaris akan dilatih untuk bekerja dengan sistem tersebut. Implementasi sistem kelas ERP dapat memakan waktu satu tahun penuh, dan tidak perlu jumlah stasiun kerja otomatis yang besar.

Skala sistem yang diterapkan. Jangka waktu implementasi sistem, tentu saja, tergantung pada jumlah AWP dan server di mana sistem akan dioperasikan - pengguna harus dilatih, perangkat lunak harus diinstal dan dikonfigurasi di semua komputer dan server pribadi.

Penyesuaian sistem. Adaptasi sistem sesuai dengan kebutuhan pelanggan (kadang-kadang istilah "kustomisasi" digunakan) dimungkinkan dalam dua cara - dengan mengatur dan mengubah kode program. Jika sistem beradaptasi dengan mengubah pengaturan, proses adaptasi lebih cepat.

Proses implementasi terdiri dari beberapa tahap. Langkah-langkah utamanya adalah sebagai berikut:

Survei organisasi struktur perusahaan, identifikasi proses bisnis utama, alur kerja, dan deskripsi formal tentang alur dokumen.

Menyusun nomenklatur dokumen, membentuk buku referensi dan pengklasifikasi, menyusun instruksi.

Adaptasi sistem berdasarkan informasi yang diperoleh pada tahap survei.

Instalasi dan konfigurasi perangkat lunak, dan operasi percobaan.

Konfigurasi akhir sistem, dengan mempertimbangkan kekurangan yang diidentifikasi selama operasi uji coba.

Pelatihan personel organisasi.

Beberapa tahapan ini dapat berjalan secara paralel. Perhatian khusus harus diberikan pada proses pelatihan personel; Anda tidak boleh menghemat uang untuk itu, karena dalam kasus personel yang tidak siap, bahkan sistem yang paling sempurna, idealnya cocok untuk organisasi Anda, tidak akan efektif.

Bergantung pada faktor-faktor yang tercantum di atas, penerapan sistem dapat memakan waktu dari satu hingga dua minggu hingga enam bulan. Implementasi sistem manajemen sumber daya perusahaan dapat memakan waktu satu tahun atau lebih.

Mempertimbangkan secara lebih rinci masalah mengatur otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah, poin-poin berikut harus disorot:

Membuat keputusan tentang otomatisasi sistem lembaga pendidikan prasekolah dalam organisasi.

Itu dibuat atas perintah kepala organisasi, yang menunjukkan unit struktural (resmi) yang bertanggung jawab atas otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah, waktu kerja, tanggal kontrol menengah ditentukan, dll.

Perintah tersebut disertai dengan rencana aksi untuk otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah. Rencana tersebut harus menunjukkan tanggal mulai dan berakhir untuk setiap kegiatan.

Melakukan kompetisi terbuka antara pengembang AS DOI (atau melakukan riset pasar pengembang AS DOI, penelitian dapat dilakukan baik secara mandiri maupun dengan kesepakatan oleh perusahaan riset independen - dapat berupa lembaga penelitian khusus, perusahaan konsultasi dll) untuk menentukan organisasi - pengembang sistem. 5

Pengembangan spesifikasi teknis untuk desain AS DOI (dilakukan oleh organisasi pengembang dengan partisipasi organisasi - pelanggan AS DOU). Saat mengadakan kompetisi terbuka, rancangan spesifikasi teknis diajukan oleh organisasi-pesaing saat mengajukan permohonan keikutsertaan dalam kompetisi.

Koordinasi kerangka acuan untuk desain lembaga pendidikan prasekolah AU. Jika perlu - koordinasi spesifikasi teknis dengan otoritas pengawasan negara bagian dan organisasi terkait lainnya. Jangka waktu untuk menyetujui kerangka acuan di setiap organisasi tidak boleh lebih dari 15 hari. 6

Kesimpulan perjanjian antara pelanggan dan pengembang untuk desain lembaga pendidikan prasekolah AS.

Desain AS DOU. Tahapan dan tahapan pembuatan PLTN, serta konten pekerjaan, ditetapkan oleh “GOST 34.601-90 Teknologi informasi. Set standar untuk sistem otomatis. Sistem otomatis. Tahapan penciptaan”.

Implementasi eksperimental AS DOU dalam organisasi.

Peningkatan AS DOE dengan adanya komentar dan keinginan dari pelanggan (dilakukan oleh pengembang).

Penerimaan AS DOU ke dalam operasi.

Mengoperasikan AS DOU.

Melaksanakan kegiatan melatih karyawan organisasi untuk bekerja dengan AS DOI yang diperkenalkan. Organisasi pelatihan dilakukan oleh departemen personalia. Pelatihan dapat dilakukan oleh spesialis unit struktural organisasi pelanggan yang bertanggung jawab atas otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah, atau, berdasarkan kontrak, oleh perwakilan organisasi - pengembang lembaga pendidikan prasekolah. Daftar Karyawan yang perlu menjalani pelatihan diwakili oleh kepala divisi struktural (sesuai dengan Deskripsi pekerjaan) dan disetujui oleh pimpinan organisasi. Proses pelatihan tentu diakhiri dengan sertifikasi.

Masalah dan tugas utama yang memerlukan perhatian khusus dan paling penting dalam penerapan sistem otomasi adalah:

Kemungkinan kebutuhan untuk mengubah struktur organisasi perusahaan. Pengenalan sistem manajemen dokumen baru yang jelas lebih efisien harus mengarah pada perubahan struktur kantor, dan mungkin lebih banyak perubahan global jika sistem yang diperkenalkan menyangkut otomatisasi seluruh sistem manajemen perusahaan.

Kebutuhan untuk mengubah teknologi bekerja dengan informasi, dan prinsip-prinsip pencatatan. Perawatan harus diambil untuk memastikan bahwa tidak ada gangguan dalam aliran yang diperlukan untuk manajemen dan normal proses produksi informasi. Situasi seperti itu dimungkinkan jika beberapa tautan informasi tidak diformalkan dan tidak termasuk dalam bidang pandang pengembang.

Peningkatan sementara beban kerja pada karyawan selama implementasi sistem. Jelas, pada tahap implementasi tertentu, akan ada semacam paralelisasi operasi tenaga kerja disebabkan oleh kebutuhan untuk menggabungkan yang lama dan cara baru memproses informasi. Selain itu, selain pekerjaan utama, karyawan akan membutuhkan upaya untuk menguasai teknologi baru yang volumenya tergantung pada skala perubahan dan kompleksitas modul perangkat lunak dan perangkat keras itu sendiri.

Pilihan opsi implementasi: sendiri, melalui pembentukan unit khusus atau dengan melibatkan perusahaan pengembang. Ada pro dan kontra di kedua opsi dan solusi optimal dipilih berdasarkan kasus per kasus, tetapi jika ada pilihan, ada juga masalah. Sebuah studi analitis yang sangat serius dari masalah ini diperlukan.

Perlawanan karyawan perusahaan, atau yang disebut "faktor manusia". Ini muncul secara praktis selama setiap perubahan dalam organisasi sebagai fenomena psikologis. Selain itu, ini adalah semacam reaksi staf terhadap semua masalah di atas. Ini adalah masalah yang agak serius, karena ada sangat sedikit cara di perusahaan Rusia modern untuk menilai secara kuantitatif dan kualitatif tingkat resistensi dan, sebagai akibatnya, tidak ada begitu banyak metode kerja untuk mengatasinya. Biasanya masalah ini dapat dikaitkan dengan tiga alasan:

kesulitan belajar perangkat lunak,

proses pelatihan personel yang kurang berkembang dengan baik,

kurangnya pemahaman yang memadai tentang bagaimana aliran informasi bisnis diatur dalam organisasi sebelum implementasi perangkat lunak.

Faktor kepemimpinan (paling penting). Dengan manifestasi lemah dari faktor ini, sistem hanya diterapkan pada beberapa divisi atau hanya pada beberapa level. Dalam kasus terburuk, itu tidak akan diterapkan sama sekali.

Ada juga faktor obyektif, mereka harus diperhitungkan pada tahap perencanaan implementasi, jika tidak di masa depan mereka dapat menjadi tidak dapat diatasi. Ini termasuk:

Perubahan struktural dalam organisasi. Salah satu faktor yang sulit untuk diatasi adalah perubahan struktural yang konstan dalam organisasi dan, sebagai akibatnya, formalisasi proses bisnis yang lemah.

Kurangnya alur kerja. Masalah serius adalah bahwa jika sebuah organisasi besar tidak memiliki alur kerja yang diformalkan sama sekali, maka banyak masalah terus-menerus muncul di dalamnya, dan manajemen tidak selalu memahami bahwa sumbernya justru tidak adanya skema bisnis yang diformalkan. Akibatnya, manajer bahkan tidak memikirkan pengenalan manajemen dokumen elektronik.

Tugas bermasalah dari awal implementasi:

Memberikan kekuatan hukum terhadap suatu dokumen elektronik. Semakin jauh, semakin sering masalah ini dapat diselesaikan sebagai masalah organisasi dan teknis biasa.

Interaksi dengan dunia luar. Secara khusus, ini menyangkut pertukaran dokumen dengan struktur paralel di organisasi atau departemen terkait, yang dengannya ada pekerjaan "dekat". Paling sering, informasi dari mereka datang di atas kertas.

Migrasi dokumen yang ada. Tahap migrasi dokumen yang ada dari kertas ke bentuk elektronik mungkin salah satu yang paling berbahaya. Jika tidak direncanakan dengan hati-hati, maka Anda dapat mengalami masalah yang dapat meniadakan semua pekerjaan sebelumnya dan menggagalkan seluruh proyek.

Proses penerapan sistem manajemen dokumen otomatis akan lebih efektif memungkinkan diagnostik pra-proyek wajib yang lebih efisien dari keadaan pekerjaan kantor, arus informasi, dan subsistem komunikasi dalam suatu organisasi. Dapat bermanfaat bahkan jika keputusan otomatisasi pada akhirnya tidak dibuat.

Untuk mencegah resistensi personel, yang, seperti yang kita lihat, merupakan masalah serius, perlu mempelajari budaya perusahaan dengan cermat dan bagaimana pengaruhnya terhadap distribusi pekerjaan, arah dan dinamika arus informasi.

Selain itu, pengawasan terhadap prosedur pelaksanaan harus dilakukan tidak hanya di tingkat kepala departemen TI, tetapi juga di tingkat manajemen senior, sehingga prioritas tinggi transformasi dinyatakan dengan jelas dan bersifat sistemik, mempengaruhi sebagai berbagai proses produksi dan organisasi mungkin.

Dengan demikian, tahapan pengenalan manajemen dokumen elektronik yang ada disertai dengan sejumlah masalah, yang, pada gilirannya, tidak dapat diselesaikan, tetapi, sebaliknya, sejumlah literatur menyoroti rekomendasi khusus yang memungkinkan untuk mengotomatisasi pekerjaan kantor. kompeten dan dengan kerugian minimal. Terlepas dari kesulitan yang ada, manajemen dokumen elektronik menemukan penggunaan yang semakin luas justru karena efeknya diukur bukan dengan penghematan sumber daya secara langsung, tetapi dengan peningkatan kualitas kerja organisasi. Untuk perusahaan komersial ini adalah faktor kelangsungan hidup, untuk departemen dan lembaga pemerintah ini adalah kesempatan untuk lebih efektif memecahkan masalah negara, untuk mewujudkan kemungkinan interaksi operasional dengan berbagai mata pelajaran dan antar departemen.

Bab 3. Evaluasi Efektivitas Penyelenggaraan Elektronik

alur kerja

Otomatisasi pengelolaan dokumen elektronik merupakan langkah penting dalam meningkatkan daya saing setiap perusahaan. Penerapan EDMS memungkinkan perusahaan untuk secara signifikan menyederhanakan masalah yang terkait dengan pencarian, akses dan penyimpanan dokumen, dan sebagai hasilnya untuk menghindari banyak masalah yang muncul dalam proses pengelolaan dokumen. Evaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik merupakan aspek yang paling sulit untuk diformalkan. Pertama-tama, karena sistem ini, di satu sisi, bukanlah kebutuhan ekstrem yang dirasakan (seperti, misalnya, sistem perdagangan untuk supermarket atau database untuk register penduduk), dan di sisi lain, memerlukan biaya tertentu untuk pelaksanaan dan pemeliharaan.

Pertama-tama, tugas utama implementasi EDMS adalah:

manajemen aliran dokumen yang efektif di perusahaan;

penyimpanan dokumen terpusat;

meningkatkan kontrol atas pelaksanaan pekerjaan pada dokumen;

meningkatkan produktivitas karyawan;

memfasilitasi akses ke informasi untuk membuat keputusan manajemen;

keamanan informasi perusahaan.

Manfaat apa yang diperoleh perusahaan dari otomatisasi alur kerja?

Penerapan EDMS perusahaan memberi organisasi dua jenis manfaat: taktis dan strategis.

1. Keuntungan taktis dari penerapan EDMS terutama terkait dengan penghematan biaya. Mereka cukup mudah untuk diidentifikasi dan diukur. Manfaat moneter dapat dihitung dengan menghitung berapa banyak lemari arsip fisik yang dapat dilepas, berapa banyak ruang lantai yang harus dibebaskan, berapa banyak server yang sering menyimpan banyak salinan dokumen yang sama dapat dibebaskan.

Jadi, otomatisasi manajemen dokumen elektronik memberi organisasi keuntungan taktis berikut:

Pembebasan ruang fisik

Mengurangi biaya salinan

Mengurangi biaya penyampaian informasi dalam bentuk kertas

Mengurangi biaya sumber daya: orang dan peralatan

Mengurangi biaya kertas

Peningkatan produktivitas: penyelesaian pekerjaan lebih cepat, peningkatan total beban kerja, peningkatan penanganan data/catatan (dokumen yang mengikat secara hukum), kemampuan untuk melakukan jenis pekerjaan baru atau melakukan pekerjaan secara berbeda

2. Manfaat strategis dari penerapan ERMS termasuk manfaat yang terkait dengan perbaikan dalam proses bisnis utama. Dan ini karena peningkatan omset atau keuntungan, jika kita berbicara tentang struktur komersial, atau dengan peningkatan dalam pekerjaan, pengambilan keputusan, layanan, jika kita berbicara tentang, misalnya, otoritas publik. Berdasarkan sifatnya, manfaat ini lebih sulit diukur.

Jadi, pengenalan manajemen dokumen elektronik memberikan keuntungan strategis sebagai berikut:

Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada dokumen (yang tidak mungkin dilakukan dengan pekerjaan kantor kertas);

Percepatan yang signifikan dari pencarian dan pemilihan dokumen (dengan berbagai atribut);

Meningkatkan keamanan informasi karena bekerja di EDMS dengan tidak terdaftar tempat kerja tidak mungkin, dan setiap pengguna EDMS diberikan kewenangannya sendiri untuk mengakses informasi;

Meningkatkan keamanan dokumen dan kenyamanan penyimpanannya, karena disimpan secara elektronik di server;

Peningkatan kontrol atas eksekusi dokumen.

Hasil utama dari otomatisasi alur kerja adalah menertibkan pekerjaan dengan dokumen, mengoptimalkan proses bisnis secara signifikan, mengurangi waktu untuk membuat keputusan manajerial, dan meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Setelah penerapan EDMS, manajemen perusahaan menerima alat manajemen yang efektif yang diperlukan untuk pengembangan bisnis dalam kondisi modern. 7

Jika sistem dipilih dengan benar dan proses implementasi berhasil, maka dengan mengurangi waktu yang dihabiskan untuk melakukan operasi rutin dalam bekerja dengan dokumen, karyawan organisasi dapat lebih efektif menggunakan waktu kerja dan melakukan lebih banyak pekerjaan. Sistem yang kompleks memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan aktivitas masing-masing departemen dan seluruh organisasi secara keseluruhan. Banyak sistem menyediakan informasi analitis yang digunakan untuk membuat banyak keputusan manajemen yang penting.

Ada manfaat lain yang sama pentingnya yang akan diberikan oleh sistem otomasi. Manfaat ini tidak selalu terbukti, tetapi, tentu saja, juga mempengaruhi efisiensi organisasi secara keseluruhan - tingkat pelatihan profesional personel meningkat, ambisi karyawan tumbuh, budaya menggunakan teknologi informasi modern ditanamkan .

Adapun sistem otomatis, efek EDMS dibagi menjadi dua bagian: efek langsung dari penerapan sistem, terkait dengan penghematan bahan, jam kerja karyawan, dll., dan efek tidak langsung terkait dengan manfaat bagi berfungsinya organisasi, yang memberikan EDMS (transparansi manajemen, kontrol pelaksanaan disiplin, kemungkinan mengumpulkan pengetahuan, dll.).

Pengaruh tipe kedua umumnya sangat sulit diperkirakan. Kesulitan ini bukan terletak pada kenyataan bahwa tidak mungkin untuk menilainya, tetapi pada kenyataan bahwa penilaian akan selalu menjadi ahli, dan penilaian semacam itu dapat dengan mudah dipertanyakan. Pada kenyataannya, efek ini secara signifikan melebihi penghematan langsung dari pengenalan EDMS dalam bentuk kertas yang tidak terpakai atau penurunan biaya tenaga kerja8.

Kami akan mencoba menawarkan skema untuk menghitung efektivitas penerapan EDMS.

Untuk memulainya, mari kita berikan contoh skema perhitungan biaya. Misalkan Anda memiliki organisasi dengan N karyawan. Pertama, mari kita hitung semua biaya penerapan sistem. Mari kita memperkenalkan beberapa asumsi dan notasi, dan melakukan perhitungan paling sederhana.

Biaya L satu lisensi perangkat lunak. Biasanya, angka ini berkisar dari $ 150 hingga $ 800 per tempat kerja dan sangat tergantung pada jumlah lisensi yang dibeli, yaitu, pada jumlah tempat kerja di EDMS.

Biaya H peralatan tambahan yang diperlukan untuk pelaksanaan EDMS (komputer, printer, scanner, dll). Nilai yang dalam banyak kasus hampir sebanding dengan N. Proporsionalitas tersebut diamati jika pembelian peralatan khusus yang mahal, misalnya, pemindai industri atau perpustakaan robot besar untuk arsip elektronik, tidak diperlukan. Rasio aspek jelas tergantung pada tingkat peralatan saat ini. Biarkan sebelum mulai bekerja per karyawan dalam kondisi modern ada sekitar $ 1.500 untuk peralatan (diambil biaya peralatan di kisaran harga menengah). Rasio underfitting bisa dari 10 hingga 40%, untuk sebagian besar organisasi, angka ini hampir tidak lebih tinggi.

Biaya pengerjaan implementasi sistem V. Nilai ini tidak sebanding dengan ukuran organisasi, tetapi tentu saja dalam ketergantungan tertentu padanya. Biaya implementasi sangat tergantung pada bagaimana implementasi akan diselenggarakan, oleh kekuatan siapa itu akan dilakukan, dalam berapa banyak tahapan. Untuk memperkenalkan beberapa kepastian, kita dapat mengasumsikan bahwa biaya implementasi sama dengan nilai berikut:

V = M * W + M * W * F (N), di mana:

M adalah jumlah orang-bulan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan implementasi (biasanya 4 sampai 6 orang-bulan),

W adalah biaya rata-rata 1 bulan kerja (termasuk pekerjaan mengembangkan persyaratan, membuat proyek implementasi, menyelesaikan perangkat lunak, menginstal dan pelatihan). Istilah kedua, tergantung pada fungsi F - karakteristik ukuran organisasi, berfungsi sebagai "koreksi" yang memungkinkan Anda memperhitungkan biaya komplikasi masalah karena ukuran organisasi.

Item pengeluaran lain yang perlu diperhitungkan adalah biaya administrasi dan pemeliharaan sistem. Mereka dapat berjumlah 15-20% dari biaya sistem per tahun.

Kami telah memperhitungkan hampir semua biaya utama penerapan sistem. Sekarang mari kita beralih ke "sisi pendapatan".

Mari kita mulai dengan menilai penghematan biaya langsung. Biarkan itu hanya mencakup biaya kertas yang dihemat dengan menerapkan sistem seperti itu dan biaya waktu karyawan yang dihemat. Ini adalah biaya tetap, jadi kami akan menghitung biaya per bulan untuk kemudian memperkirakan periode pengembalian. Biaya ini bervariasi secara signifikan tergantung pada jenis kegiatan organisasi, dan perhitungannya akan secara signifikan menjadi apriori dari perkiraan rata-rata.

Biaya maksimum kertas yang dikonsumsi per bulan dapat dihitung berdasarkan kemampuan satu karyawan untuk membaca dan mengasimilasi sejumlah halaman dokumen per bulan. Berdasarkan percobaan sederhana, Anda dapat mengetahui bahwa selama hari kerja, satu karyawan rata-rata dapat membaca tidak lebih dari 100 lembar dokumen yang diketik. Di sisi lain, volume minimum halaman yang dibaca oleh satu karyawan selama hari kerja tidak boleh kurang dari satu dokumen lengkap, yaitu 4-5 halaman, jika tidak, karyawan ini tidak bekerja dengan dokumen, yang berarti dia tidak kepentingan dari sudut pandang implementasi SED. Spreadnya besar, jadi untuk perhitungan praktis lebih baik mendapatkan data pembelian kertas tulis dari departemen akuntansi Anda. Tetapi untuk skema kasar kami (terutama karena faktor ini jelas tidak akan signifikan dalam keseluruhan keseimbangan pendapatan dan pengeluaran), mari kita asumsikan bahwa satu karyawan dari sebuah organisasi rata-rata memiliki 25 halaman per hari.

Jika P adalah biaya satu lembar kertas dengan informasi tercetak (mesin fotokopi, pencetakan), maka biaya bulanan kertas adalah 21 * 25 * P * N.

Nilai waktu yang dihemat bahkan lebih sulit untuk dinilai. Pertama-tama, itu terdiri dari faktor-faktor berikut.

Hemat tenaga dengan menggunakan kembali dokumen yang ada.

Menghemat waktu untuk menemukan dokumen yang diperlukan dengan mengatur penyimpanan dokumen dan sarana pencarian informasi yang efektif.

Percepatan semua proses bisnis karena otomatisasi, formalisasi, dan kontrol disiplin kinerja.

Mari kita coba menerjemahkan faktor-faktor ini ke dalam perkiraan yang spesifik. Mari kita membuat penilaian ahli.

Karena setiap organisasi terus-menerus terlibat dalam menyelesaikan tugas yang sangat mirip satu sama lain, jelas bahwa kemungkinan menggunakan kembali dokumen yang ada sangat nyata. Jika untuk beberapa jenis dokumen (kontrak, surat, undangan) penggunaan kembali seperti itu merupakan praktik yang mapan di sebagian besar tempat, maka untuk dokumen jenis penawaran komersial, tinjauan analitis, draft awal atau bahkan hanya korespondensi, sayangnya persentase penggunaan kembali dalam banyak kasus adalah nol. Mari kita asumsikan bahwa selalu ada prototipe untuk hampir semua dokumen dalam organisasi yang cukup lama. Paling sering, dimungkinkan untuk "mengambil" dari 20 hingga 30% prototipe (bukan dari volume teks, tetapi sesuai dengan biaya tenaga kerja untuk pembuatan), sisanya adalah kekhususan kasus individu, yang membutuhkan pemikiran dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, kami akan melanjutkan dari tingkat penggunaan kembali 25%. Jika kita berasumsi bahwa setiap karyawan menghabiskan sekitar 30% dari waktu kerjanya untuk membuat dokumen baru (parameter ini belum diukur di mana pun, tetapi, menurut pendapat penulis, cukup dekat dengan kebenaran), maka total penghematan waktu karyawan akan menjadi sekitar 7,5% dari waktu penuh mereka.

Penghematan waktu untuk mencari dokumen telah diukur dengan cukup baik oleh para penganut penerapan EDMS. Untuk tujuan periklanan, angka disebut hingga 30% dari waktu kerja karyawan. Pada kenyataannya, tentu saja, angka ini lebih sedikit, dan kemungkinan besar berada di kisaran 5-10%. Mari kita ambil 5% untuk kepastian. Dengan demikian, total penghematan tenaga kerja untuk kedua faktor ini akan menjadi sekitar 12%.

Percepatan proses bisnis adalah manfaat paling nyata dari penerapan EDMS. Sulit untuk menilai secara apriori, tetapi mari kita coba membuat semacam penilaian. Dengan alur kerja kertas, surat biasanya dikirim ke karyawan oleh kantor dua kali sehari. Jadi, tergantung pada daftar persetujuan, dokumen dapat melalui proses dari tiga hari hingga satu bulan atau lebih. Setiap penundaan dalam eksekusi hanya memperpanjang periode ini. Kontrol keterlambatan dalam eksekusi untuk dokumen individu tidak mungkin, dan kontrol komprehensif dari disiplin eksekutif seorang karyawan diperumit oleh kurangnya transparansi dalam kegiatannya. Saat menerapkan EDMS, dokumen ditransfer ke instance berikutnya segera setelah eksekusi. Jika ada penundaan oleh salah satu pemain, Anda dapat melihat waktu tunda dan pemuatan pemain dengan karya lain, dan karenanya, Anda dapat mengambil tindakan. Dengan mempertimbangkan hal ini, dokumen yang biasanya dieksekusi setidaknya tiga hari, dapat dieksekusi dalam satu atau dua hari, dan waktu untuk eksekusi dokumen yang melalui persetujuan dan kesepakatan multi-tahap dapat dikurangi beberapa kali. Untuk pengeluaran per karyawan S, penghematannya bisa sebesar (0,1+0,3)* S* n... Tetapi ini hanya dapat diverifikasi dalam praktik. Dengan kata lain, ini adalah penghematan 10-30% dalam waktu kerja.

kami akan mencoba menerapkan angka-angka yang ditunjukkan untuk kondisi beberapa perusahaan. Semua angka yang diberikan di bawah ini sewenang-wenang dan dalam kehidupan nyata dapat berbeda beberapa kali, tetapi untuk sejumlah besar kasus tipikal nyata, perkiraannya bisa sangat dekat.

Misalkan kita sedang mempertimbangkan sebuah organisasi yang mempekerjakan 50 pejabat dari berbagai tingkatan. Mari kita perkirakan dulu biaya implementasinya.

Mari kita asumsikan bahwa biaya lisensi perangkat lunak per tempat kerja untuk volume tertentu L = 300 dolar.Biaya perangkat lunak akan menjadi 15.000 dolar.

Katakanlah Anda perlu memperbaiki peralatan sebesar 20%. Biaya peralatan tambahan dalam hal ini kira-kira

H = 0,2 * $ 1.500 * 50 = $ 15.000

Misalkan sebuah organisasi memiliki staf sendiri yang mampu mengorganisir implementasi sistem, dan hanya perlu mendatangkan konsultan untuk memecahkan masalah yang paling sulit. Lingkup kerja yang khas pada implementasi sistem informasi kelas ini, seperti yang telah kami katakan, adalah sekitar lima bulan-orang. Dari jumlah tersebut, sekitar dua orang-bulan adalah pekerjaan konsultan, yang lebih mahal. Mari kita tambahkan dua orang-bulan lagi, dengan mempertimbangkan jumlah karyawan yang cukup besar dalam organisasi. Biaya rata-rata staf lembaga itu sendiri adalah sekitar $400 per bulan. Biaya konsultan, tergantung pada kondisi penyediaan layanan, adalah dari $ 2.000 hingga $ 6.000 per bulan. Untuk kepastian, mari kita asumsikan bahwa itu sama dengan $ 5.000. Total, kita memperoleh perkiraan biaya pelaksanaan pekerjaan: sekitar $ 12.000.

Jadi, total biaya penerapan sistem seperti itu, dengan organisasi proses yang wajar, dapat mencapai $ 42.000. Biaya pemeliharaan akan berjumlah sekitar $ 16.000 lebih selama dua tahun. Kami mendapatkan $ 58.000 dalam pengeluaran selama dua tahun.

Sekarang mari kita perkirakan dampak ekonomi langsung dari implementasi tersebut.

Untuk menentukan biaya reproduksi dokumen, mari kita asumsikan bahwa satu lembar yang dicetak di organisasi berharga sekitar $ 0,02. Kemudian organisasi menghabiskan sekitar $ 525 per bulan di atas kertas (lihat rumus di atas).

Perkiraan penghematan tenaga kerja yang paling pesimistis, menurut asumsi kami, adalah sekitar 20%. Berdasarkan biaya bulanan rata-rata per karyawan di departemen biasa sebesar $ 400, kita dapat mengasumsikan bahwa penerapan EDMS menghemat 50 orang * $ 400 * 0,2 = $ 4.000 per bulan.

Dengan total implementasi dan biaya operasional sebesar $58,000 selama dua tahun

Payback period untuk EDMS akan kurang dari dua tahun.

Ini adalah indikator yang cukup bagus.

Tentu saja, perhitungan di atas adalah arbitrer. Pertama, biaya penerapan EDMS dapat menjadi beberapa kali lebih tinggi, tergantung pada bentuk implementasi yang dipilih dan seberapa besar perbedaan kebutuhan organisasi dengan kemampuan yang sudah termasuk dalam sistem. Kedua, efektivitas implementasi mungkin tidak begitu jelas, meskipun, menurut penulis, penghematan 20% dalam upaya adalah nilai yang dapat dicapai untuk organisasi yang terus-menerus bekerja dengan dokumen. Harus diingat bahwa jika volume pekerjaan dengan dokumen dalam suatu organisasi tidak cukup untuk berbicara tentang penghematan sumber daya yang signifikan, maka persyaratan untuk sistem akan jauh lebih sederhana, yang berarti bahwa biaya implementasi, modernisasi peralatan, dll jauh lebih rendah.

Dengan demikian, pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan efek ekonomi yang signifikan, tetapi penilaian kuantitatifnya merupakan proses yang sulit, karena banyak faktor yang harus diperhitungkan. Efek ekonomi sangat ditentukan oleh pilihan sistem dan proses implementasi yang tepat.

Menyimpulkan alasan kami, saya ingin sekali lagi menarik perhatian manajer perusahaan, karyawan layanan dokumentasi manajemen, dan spesialis lainnya ke poin-poin berikut:

hari ini pengenalan sistem otomasi diperlukan;

sistem otomatisasi aliran dokumen memberikan manfaat nyata dan efek ekonomi nyata;

sangat penting untuk memilih sistem yang tepat dan Anda tidak boleh berhemat pada proses implementasi;

biaya suatu sistem ditentukan terutama oleh milik kelas tertentu.

durasi proses implementasi tergantung pada kompleksitas sistem dan dapat berkisar dari satu minggu hingga satu tahun atau lebih. sembilan

Kesimpulan

Kerangka peraturan modern untuk dukungan dokumenter dari kegiatan manajemen berada dalam keadaan tidak teratur. Secara obyektif, situasi ini dijelaskan oleh keadaan berikut.

Munculnya berbagai bentuk kepemilikan membuat tidak mungkin untuk memperluas ke semua organisasi persyaratan untuk dokumen yang secara tradisional dibentuk oleh badan arsip negara. Dengan demikian, "Aturan dasar untuk arsip organisasi" yang dikembangkan, "Rekomendasi metodologis untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal", serta "Aturan untuk persiapan tindakan hukum normatif badan eksekutif federal dan negara bagian mereka. pendaftaran" hanya berlaku untuk dokumentasi organisasi negara. Memantau kepatuhan terhadap aturan dukungan dokumenter untuk kegiatan manajemen organisasi non-pemerintah bukanlah tanggung jawab badan federal mana pun.

Kegiatan komersial yang dikembangkan secara luas untuk desain dan implementasi sistem manajemen kantor otomatis (alur dokumen, dokumentasi manajemen, dll.) mengarah pada pemisahan yang lebih besar dari sistem dokumenter dan ketidakcocokannya.

Dalam beberapa kasus, sistem kantor berbantuan komputer mendukung praktik yang tidak sempurna (irasional) dalam bekerja dengan dokumen, atau menetapkan urutannya sendiri, tanpa memperhatikan persyaratan pekerjaan kantor kertas tradisional. Tidak ada satu pun badan negara di Federasi Rusia yang mengoordinasikan dan tidak mengontrol otomatisasi dokumentasi manajemen. Hari ini:

tidak ada undang-undang yang benar-benar menyetarakan hak atas kertas dan dokumen elektronik;

tidak ada peraturan perundang-undangan tentang penerjemahan dokumen kertas ke media lain dengan hak untuk memusnahkan aslinya.

Peraturan perundang-undangan di bidang pengelolaan dokumen elektronik sedang dalam tahap pengembangan. Salah satu manifestasi dari kurangnya perhatian negara terhadap implementasi EDMS adalah minat yang lemah dalam pengembangan kerangka kerja legislatif dan peraturan yang memungkinkan penggunaan dokumen elektronik dan teknologi modern secara lebih luas.

Tahapan pengenalan manajemen dokumen elektronik yang ada disertai dengan sejumlah masalah, yang, pada gilirannya, tidak dapat diselesaikan, tetapi, sebaliknya, sejumlah literatur menyoroti rekomendasi khusus yang memungkinkan untuk mengotomatisasi pekerjaan kantor secara kompeten dan dengan kerugian minimal. Terlepas dari kesulitan yang ada, manajemen dokumen elektronik menemukan penggunaan yang semakin luas justru karena efeknya diukur bukan dengan penghematan sumber daya secara langsung, tetapi dengan peningkatan kualitas kerja organisasi. Untuk perusahaan komersial ini adalah faktor kelangsungan hidup, untuk departemen dan lembaga pemerintah ini adalah kesempatan untuk lebih efektif memecahkan masalah negara, untuk mewujudkan kemungkinan interaksi operasional dengan berbagai mata pelajaran dan antar departemen.

Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan efek ekonomi yang signifikan, tetapi penilaian kuantitatifnya merupakan proses yang sulit, karena banyak faktor yang harus diperhitungkan. Efek ekonomi sangat ditentukan oleh pilihan sistem dan proses implementasi yang tepat.

sistem manajemen dokumen elektronik elektronik aliran dokumen ...

Dengan menjamurnya komputer, 100% dokumen dibuat secara elektronik. Namun demikian, lebih dari setengahnya masih dicetak untuk ditinjau dan disetujui.

Adapun pertukaran dokumen dan penandatanganan kontrak antara badan usaha, kertas hampir selalu digunakan di sini.

Ada tiga cara untuk mengirimkan:

Melalui Sistem Pengiriman Pesan Terjamin ke akun pribadi pembayar pajak;
Pada pembawa magnetik dengan EDS
Melalui program "Terminal Wajib Pajak" di kantor-kantor pemeriksaan pajak.

Meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya adalah tujuan yang dihadapi setiap perusahaan yang berencana untuk tetap berbisnis selama bertahun-tahun yang akan datang. Dan itu dapat dicapai dengan pengenalan manajemen dokumen elektronik, terutama seperti yang diatur dalam undang-undang Rusia.

Pada saat yang sama, penting untuk memperhatikan dokumen-dokumen yang harus dicetak dalam bentuk kertas sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan untuk memastikan aliran kertas dan dokumen elektronik tidak saling menduplikasi, karena dalam hal ini tidak ada yang bisa disimpan.

Jika semuanya diatur dengan benar, maka manajemen dokumen elektronik adalah kunci efisiensi perusahaan modern.

Perlu dicatat bahwa pengenalan EDMS bukanlah obat mujarab untuk semua masalah perusahaan. Tujuan utama penerapannya adalah untuk meningkatkan efisiensi alur kerja suatu perusahaan atau organisasi, dan, oleh karena itu, sampai batas tertentu, dan efisiensi pekerjaan mereka secara keseluruhan. Ada juga yang berpendapat bahwa tujuan utama penerapan EDMS adalah untuk menciptakan lingkungan yang efektif bagi pengelolaan dan berfungsinya suatu perusahaan atau organisasi.

Sebelum memilih EDMS, sangat penting untuk merumuskan daftar tugas yang akan membantu menyelesaikan implementasinya. Selain itu, Anda perlu mengembangkan rencana organisasi terperinci untuk implementasinya. Pengiriman dan implementasi EDMS harus dilakukan oleh perusahaan eksternal, yang memikul tanggung jawab hukum penuh kepada perusahaan untuk keberhasilan proyek implementasi. Pilihan perusahaan pemasok dan pelaksanaan EDMS harus didekati dengan sangat hati-hati, karena setelah penandatanganan kontrak, pembayaran dana apa pun dan awal penerapan EDMS dengan perusahaan ini, tidak akan mudah untuk diakhiri. hubungan jika perusahaan tidak sepenuhnya memenuhi kualitas pekerjaannya. Bahkan, jika Anda memilih kontraktor yang salah, uang, waktu, dan saraf akan terbuang percuma. Tentu saja, ketika memilih EDMS, perlu mempelajari dengan cermat semua penawaran di pasar, dan pastikan untuk mengadakan tender. Juga sangat penting untuk mempertimbangkan apakah penyedia EDMS memiliki pengalaman implementasi yang sukses dan bagaimana hal itu sesuai dengan spesifikasi perusahaan atau organisasi.

Pada gilirannya, ketika memperkenalkan EDMS, seseorang harus menghadapi masalah utama berikut, yang solusinya bergantung pada keberhasilan seluruh proyek implementasi:

- dalam banyak kasus, kebutuhan untuk reorganisasi skala besar perusahaan;
- formalisasi proses bisnis yang lemah dan tidak adanya standar perusahaan;
- EDMS harus diterapkan dan digunakan di seluruh perusahaan (di mana pun informasi dibuat, dikoreksi, dan disimpan), jika tidak, keberhasilan penerapannya akan minimal (jika ada);
- adanya penolakan tertentu terhadap pengenalan EDMS dari karyawan perusahaan ("penolakan terhadap perubahan"), sering kali disebabkan oleh keengganan "transparansi" kegiatan mereka;
- kurangnya tingkat pelatihan yang diperlukan di antara karyawan perusahaan (termasuk kepala tingkat bawah, menengah dan atas) untuk bekerja dengan EDMS.

Implementasi EDMS harus dilakukan secara bertahap, dimulai dengan tautan terpenting dalam alur kerja (dijelaskan dengan baik dan dapat dipahami), otomatisasi yang dengan cepat akan mendapatkan efek positif. Dalam proses pengenalan EDMS, perlu untuk memastikan kemampuan untuk bekerja dengan teknologi baru dan lama, agar tidak mengganggu kegiatan sehari-hari perusahaan. Peran yang sangat penting dimainkan oleh dukungan nyata dari manajemen perusahaan dari proyek implementasi (yang disebut "faktor orang pertama"). Dengan tidak adanya dukungan seperti itu (misalnya, bahkan dalam organisasi untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan selama survei perusahaan), paling-paling, sistem hanya akan diterapkan di divisi tertentu dari perusahaan (orang hampir tidak dapat mengharapkan ada yang nyata pengembalian investasi dari ini).

Sebagai aturan, penerapan EDMS di suatu perusahaan mencakup tahapan utama berikut:

- analisis menyeluruh tentang proses bisnis perusahaan, keadaan peralatan dan teknologi yang digunakan;
- pengembangan model informasi dan fungsional suatu perusahaan, rekayasa ulang proses bisnisnya;
- analisis kemungkinan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk implementasi EDMS;
- pemilihan dan pengiriman perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk pelaksanaan EDMS;
- pengiriman dan pemasangan EDMS;
- adaptasi dan penyesuaian EDMS;
- transfer dan konversi data dari sistem lama;
- melatih administrator sistem dan pengguna untuk bekerja dengan EDMS;
- persiapan kasus uji, program dan metodologi pengujian, pengujian penuh EDMS;
- pengembangan desain, perangkat lunak, dokumentasi teknis dan pengguna;
- penyelesaian pelaksanaan EDMS, menjadikannya beroperasi secara komersial;
- dukungan EDMS.

Tujuan dari bagian praktis adalah transisi perusahaan ke sistem manajemen dokumen elektronik, yang untuk itu perlu menyelesaikan tugas-tugas berikut.

Pertama, model organisasi diperlukan; itu disajikan pada Gambar. 2.1

EDMS DocsVision akan diambil sebagai contoh. Dengan biaya lisensi produk yang rendah, ia telah memantapkan dirinya sebagai sistem dengan fungsionalitas yang baik. Anda perlu membongkar arsitektur EDMS ini dan membuat pengaturan yang diperlukan, serta mengidentifikasi kelebihan dan kekurangannya saat diimplementasikan dalam suatu organisasi.

Struktur dokumen elektronik

Dokumen di "DocsVision" terdiri dari kartu dokumen dan kemungkinan sumber data eksternal untuknya. Kartu dokumen berisi satu set detail standar dan beberapa detail tambahan. Sumber data eksternal adalah satu atau beberapa tabel atribut tambahan. Contoh khas dari dokumen semacam itu adalah faktur.

Jika dokumen memiliki dokumen bawahan, maka kartu terpisah yang sesuai dengan jenisnya dibuat untuk setiap dokumen bawahan. Indeks dokumen induk ditunjukkan dalam kartu dokumen bawahan. Saat melihat kartu dokumen induk, sistem menampilkan daftar semua dokumen bawahan dengan hyperlink ke kartu dokumen ini.

Gambar 3.2 - Model dokumen elektronik

Menyesuaikan instalasi sistem. Untuk instalasi "DocsVision", alamat IP terpisah dialokasikan (biasanya ini adalah alamat komputer ini di perusahaan jaringan lokal) - penginstal akan meminta Anda untuk memasukkannya.

Dimungkinkan untuk tidak mengalokasikan alamat IP terpisah agar DocsVision berfungsi, tetapi untuk memasukkan alamat IP 127.0.0.1 selama proses instalasi, dalam hal ini, DocsVision dapat dipanggil dari komputer tempat sistem diinstal, tetapi tidak dapat dipanggil dari komputer lain di jaringan.Alamat IP.

Kemudian, jika diperlukan untuk menghubungkan pengguna dari komputer lain ke DocsVision, alamat IP sebenarnya dari komputer host harus ditentukan, selain 127.0.0.1, dalam konfigurasi situs web DocsVision di sistem, untuk memungkinkan pengguna dari komputer lain untuk memanggil komputer DocsVision dengan alamat IP asli.

Basis data versi "DocsVision" yang diinstal dari sistem berisi contoh lengkap dokumen, buku referensi, dan proses bisnis sehingga Anda dapat membiasakan diri dengan pekerjaan sistem.

Setelah file pelatihan sementara tidak diperlukan lagi, maka perlu mengganti file database sistem yang berisi contoh dengan file yang sama dengan database kosong yang tidak berisi contoh tersebut - sehingga contoh yang terdapat dalam versi yang diinstal tidak mengganggu bekerja dengan dokumen nyata dan buku referensi yang awalnya diunggah.

Pembuatan bentuk dokumen yang kompleks. Juga, sistem manajemen dokumen elektronik dirancang untuk bekerja dengan bentuk dokumen yang kompleks. Dokumen kompleks disusun untuk meningkatkan pekerjaan aliran dokumen, mereka menyederhanakan pekerjaan masing-masing departemen organisasi dan manajemen umum aliran dokumen di perusahaan. Dokumen kompleks adalah dokumen yang perlu memasukkan sejumlah besar detail ke dalam sistem; secara otomatis menghitung beberapa detail berdasarkan nilai detail lainnya; membuat formulir yang dapat dicetak sewenang-wenang yang berisi rincian dokumen.

Output dari dokumen yang dihasilkan dalam MS Word. Sistem DocsVision terintegrasi dengan MS Office, tetapi aplikasi yang paling diminati adalah MS Word.

Untuk memastikan output yang benar dari dokumen yang dihasilkan di MS Word, perlu untuk memastikan bahwa tab yang ditentukan dalam dokumen di MS Word sesuai dengan bidang kartu dokumen standar dan bidang sumber data eksternal yang terkait dengan dokumen.

Untuk dokumen sederhana yang berisi paling banyak satu sumber luar data, korespondensi semacam itu dipastikan tanpa menggunakan pengaturan program, hanya melalui nama-nama bookmark file MS Word, yang harus sesuai dengan detail standar kartu dokumen.

Menggunakan beberapa sumber data eksternal dalam dokumen, mengeluarkan ekspresi yang dihitung secara arbitrer ke dokumen MS Word dan menggunakan nama bookmark arbitrer dalam dokumen MS Word memerlukan penggunaan pengaturan terprogram.

Setiap tabel sumber data eksternal dan daftar dokumen bawahan harus sesuai dengan tabel yang terletak terpisah di dokumen MS Word.

Jika koneksi dengan MS Word tidak dikonfigurasi, maka sistem akan menghasilkan kesalahan saat mengeluarkan dokumen tersebut.

Perhitungan efektivitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik. Pertama, mari kita hitung semua biaya penerapan sistem. Mari kita memperkenalkan beberapa asumsi dan notasi, dan melakukan perhitungan paling sederhana.

Biaya satu lisensi perangkat lunak. Lisensi EDMS ini adalah $ 184 per pengguna, dan sebagian besar tergantung pada jumlah lisensi yang dibeli, yaitu, pada jumlah pekerjaan di EDMS. Dalam kasus kami, jumlah pekerjaan adalah 38. Dengan demikian, biaya implementasinya adalah: pertama, mari kita ubah dolar menjadi rubel, hari ini nilai tukar dolar adalah 31,30 rubel, kemudian kita kalikan biaya satu lisensi dengan jumlah administrasi personel 5759,2 * 38 = RUB 218,849,6

Biaya peralatan tambahan yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan EDMS (komputer, printer, scanner, dll). Jumlahnya, dalam banyak kasus, hampir sebanding dengan jumlah pekerjaan.

CJSC "Syrkombinat Tikhoretskiy" memiliki semua peralatan yang diperlukan untuk implementasi EDMS, sehingga tidak akan ada biaya tambahan, yang sangat penting selama implementasi.

Biaya pengerjaan implementasi sistem. Nilai ini tidak sebanding dengan ukuran organisasi, tetapi tentu saja dalam ketergantungan tertentu padanya. Biaya implementasi sangat tergantung pada bagaimana implementasi akan diselenggarakan, oleh kekuatan siapa itu akan dilakukan, dalam berapa banyak tahapan.

Perusahaan memiliki staf sendiri yang mampu mengatur implementasi sistem, dan hanya perlu melibatkan konsultan untuk memecahkan masalah yang paling sulit. Cakupan kerja tipikal implementasi sistem informasi kelas ini biasanya sekitar 5 orang. Dari jumlah tersebut, sekitar 2 pekerjaan manusia konsultan, yang lebih mahal, dua lagi, mengingat jumlah karyawan yang cukup besar dalam organisasi. Biaya rata-rata staf lembaga itu sendiri adalah sekitar 15.000 rubel. per bulan. Biaya konsultan, tergantung pada kondisi penyediaan layanan, adalah dari 50.000 hingga 150.000 rubel. per bulan. Untuk kepastian, mari kita asumsikan bahwa itu sama dengan 100.000 rubel. Secara total, kami mendapatkan perkiraan biaya pekerjaan implementasi:

X = a * b + c * d, (1)

dimana X adalah biaya pelaksanaan pekerjaan;

a adalah jumlah anggota staf;

b - gaji per bulan untuk staf tetap;

c - jumlah personel yang dipekerjakan;

d - gaji personel yang direkrut

5 * 15.000 + 2 * 100.000 = 275.000 rubel.

Dengan demikian, total biaya untuk memperkenalkan sistem seperti itu dengan organisasi proses yang wajar dapat menjadi:

X = a + b + c, (2)

dimana X adalah total biaya implementasi;

a adalah biaya pelaksanaan;

b - biaya personel;

c - biaya pendamping.

218.849,6 +275.000+ 200.000 = 693.849,6 rubel. Biaya dukungan akan menjadi sekitar 200.000 rubel lebih. Perlu dicatat bahwa untuk organisasi sebesar itu, angka ini cukup kecil.

Evaluasi efeknya. Mari kita mulai dengan menilai penghematan biaya langsung. Biarkan itu hanya mencakup biaya kertas yang dihemat dengan menerapkan sistem seperti itu dan biaya waktu karyawan yang dihemat. Ini adalah biaya tetap, jadi kami akan menghitung biaya per bulan untuk kemudian memperkirakan periode pengembalian.

Biaya maksimum kertas yang dikonsumsi per bulan dapat dihitung berdasarkan kemampuan satu karyawan untuk membaca dan mengasimilasi jumlah halaman dokumen per bulan. Berdasarkan percobaan dapat diketahui bahwa dalam satu hari kerja rata-rata seorang karyawan mampu membaca tidak lebih dari 100 lembar yang diketik. Di sisi lain, volume minimum halaman yang dibaca seorang karyawan selama hari kerja tidak boleh kurang dari 4-5 halaman, jika tidak, karyawan ini tidak bekerja dengan dokumen, yang berarti bahwa dia tidak tertarik dari sudut pandang karyawan. pelaksanaan EDMS. Penyebarannya besar, tetapi untuk skema kasar, asumsikan bahwa ada 30 halaman per hari per karyawan di rata-rata organisasi.

Jika P adalah biaya satu lembar kertas dengan informasi tercetak (mesin fotokopi, pencetakan), maka biaya bulanan untuk kertas adalah:

X = a * b * c, (3)

di mana X adalah biaya bulanan kertas;

a - jumlah hari kerja per bulan;

b adalah konsumsi lembaran per hari;

c - biaya satu lembar (sekitar 0,5).

21 * 30 * c. Misalkan satu lembar yang dicetak dalam organisasi berharga sekitar 0,5 rubel. Kemudian:

Biaya kertas = 21 * 30 * 0,5 * 38 = 11.970 rubel. per bulan.

Nilai waktu yang dihemat lebih sulit untuk dinilai. Pertama-tama, itu terdiri dari faktor-faktor berikut:

Hemat tenaga dengan menggunakan kembali dokumen yang ada.

Menghemat waktu untuk menemukan dokumen yang diperlukan dengan mengatur penyimpanan dokumen dan sarana pencarian informasi yang efektif.

Percepatan semua proses bisnis karena otomatisasi, formalisasi, dan kontrol disiplin kinerja.

Mari kita coba menerjemahkan faktor-faktor ini ke dalam perkiraan yang spesifik.

Berasal dari fakta bahwa untuk hampir semua dokumen dalam organisasi yang cukup lama ada prototipe. Paling sering, dimungkinkan untuk "mengambil" dari 20 hingga 30% prototipe (bukan dari volume teks, tetapi dalam hal biaya tenaga kerja untuk pembuatan), sisanya adalah spesifikasi kasus individu, yang membutuhkan pemikiran dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, kami akan melanjutkan dari tingkat penggunaan kembali 25%. Jika kita berasumsi bahwa setiap karyawan menghabiskan sekitar 30% dari waktu kerja mereka untuk membuat dokumen baru (parameter ini belum diukur di mana pun, tetapi, menurut saya, itu cukup dekat dengan kebenaran), maka total penghematan waktu karyawan akan menjadi sekitar 7,5% (0, 25 * 0,30) dari total waktu kerja mereka.

Menghemat waktu dalam mencari dokumen. Untuk tujuan periklanan, angka disebut hingga 30% dari waktu kerja karyawan. Pada kenyataannya, tentu saja, angka ini lebih sedikit, dan kemungkinan besar berada di kisaran 5-10%. Untuk kepastian, mari kita ambil 5,5%. Dengan demikian, total penghematan waktu kerja untuk kedua faktor ini akan menjadi sekitar 13% (7,5% + 5,5%).

Percepatan proses bisnis adalah manfaat paling nyata dari penerapan EDMS. Dengan alur kerja kertas, surat biasanya dikirim ke karyawan oleh kantor dua kali sehari. Jadi, tergantung pada daftar persetujuan, dokumen dapat melalui proses dari tiga hari hingga satu bulan atau lebih. Setiap penundaan dalam eksekusi hanya memperpanjang periode ini. Kontrol penundaan eksekusi untuk dokumen individual tidak mungkin, dan kontrol terintegrasi disiplin kinerja seorang karyawan diperumit oleh kurangnya transparansi dalam kegiatannya. Saat menerapkan EDMS, dokumen ditransfer ke instance berikutnya segera setelah eksekusi. Jika ada penundaan oleh salah satu pemain, Anda dapat melihat waktu tunda dan pemuatan pemain dengan karya lain, dan karenanya, Anda dapat mengambil tindakan. Dengan mempertimbangkan hal ini, dokumen yang biasanya dieksekusi setidaknya tiga hari, dapat dieksekusi dalam satu atau dua hari, dan waktu untuk eksekusi dokumen yang melalui persetujuan dan kesepakatan multi-tahap dapat dikurangi beberapa kali. Dengan kata lain, ini adalah penghematan 10-30% dalam waktu kerja.

Jadi, perkiraan paling pesimistis dari penghematan tenaga kerja adalah sekitar 20%.

Dalam perhitungan di atas, seseorang dapat dengan mudah mengidentifikasi kekurangannya. Pertama, biaya penerapan EDMS dapat menjadi beberapa kali lebih tinggi, tergantung pada bentuk implementasi yang dipilih dan seberapa besar perbedaan kebutuhan organisasi dengan kemampuan yang sudah termasuk dalam sistem. Kedua, efektivitas implementasi mungkin tidak begitu jelas, meskipun penghematan 20% dalam upaya cukup merupakan nilai yang dapat dicapai untuk organisasi yang terus-menerus bekerja dengan dokumen.

Masalah implementasi EDMS. Satu dari kesalahan tipikal, yang dilakukan selama transisi ke manajemen dokumen elektronik, adalah penjabarannya yang tidak memadai, yang pada gilirannya menyebabkan pengoperasian sistem yang tidak efektif. Sangat sering, manajemen perusahaan menganggap masalah pengorganisasian aliran dokumen tidak penting, tidak perlu mendapat perhatian khusus, tetapi pada akhirnya "hal-hal kecil" inilah yang menjadi penentu dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis perusahaan. Kurangnya minat manajemen dalam proyek dapat menyebabkan fakta bahwa implementasi dapat ditunda untuk waktu yang sangat lama.

Kendala umum lainnya adalah cara membangun sistem manajemen dokumen elektronik. Menurut para ahli, pengembangan independen dari EDMS skala korporat oleh departemen TI membuat organisasi sebelumnya mengalami proses revisi yang panjang dan, di samping itu, membuat seluruh proyek bergantung pada pengembang sistem.

Beberapa kesulitan lagi mungkin terjadi pada tahap selanjutnya dari penerapan sistem manajemen dokumen elektronik. Diantaranya adalah elaborasi yang tidak memadai dari dokumen internal perusahaan yang mengatur proses aliran dokumen dalam organisasi dan perhatian yang buruk dari pihak manajemen terhadap isu-isu pelatihan pengguna akhir.

Pengaruh pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik otomatis terdiri dari dua bagian utama:

Kelompok efek pertama meliputi:

1) penghematan biaya (karena penggunaan teknologi yang lebih murah untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik): untuk bahan habis pakai (kertas), untuk peralatan (peralatan fotokopi, dll.), untuk pengiriman informasi dalam bentuk kertas; penyimpanan dokumen kertas (termasuk pelepasan ruang secara fisik);
2) menghemat waktu kerja karyawan:
- - pemrosesan manual data dan kinerja fungsi layanan (transmisi, penyalinan, dll.);
- - untuk pengiriman dokumen;
- - untuk mencari dokumen yang diperlukan; untuk menggunakan kembali dokumen.

Kelompok kedua efek (terhitung) meliputi:

1) percepatan perjalanan dokumen dan penyediaan layanan dikaitkan dengan ketepatan waktu dan efisiensi pengambilan keputusan dalam kasus di mana situasinya tergantung pada informasi yang terkandung dalam dokumen. Proses kerja kolektif dengan dokumen (koordinasi dan persetujuan, dll.) dipercepat secara signifikan;
2) optimalisasi proses bisnis yang terkait dengan aliran dokumen, meningkatkan transparansi, dan meningkatkan kontrol atas semua aliran dan proses informasi dalam organisasi. Teknologi modern memungkinkan untuk memantau secara terpusat kemajuan seluruh proses bekerja dengan dokumen, memantau disiplin kinerja, mensistematisasikan dan menganalisis hasil kontrol dan dengan demikian mengidentifikasi masalah dan mengambil langkah-langkah untuk meningkatkan sistem manajemen;
3) meningkatkan kualitas pekerjaan dengan informasi, kemampuan untuk melakukan jenis atau metode baru untuk melakukan pekerjaan. Dengan diperkenalkannya sistem manajemen dokumen elektronik, cakupan informasi dokumen yang lebih luas tersedia bagi pengguna, permintaan data yang memengaruhi pengambilan keputusan meningkat, yang, pada gilirannya, mengarah pada peningkatan kerja organisasi;
4) pembentukan ruang informasi tunggal pada skala organisasi terdistribusi. Sistem modern alur kerja harus memecahkan masalah keterpencilan geografis orang (misalnya, karyawan cabang atau anak perusahaan) dan memastikan kemungkinan kerja bersama mereka dalam kerangka infrastruktur tunggal;
5) pengembangan budaya perusahaan, dirangsang oleh penggunaan teknologi modern untuk kerja tim karyawan dan peluang informasi dan komunikasi yang mereka berikan.

Studi tentang konsep "sistem manajemen dokumen elektronik" akan membantu membedakan, tergantung pada karakteristik dan metode penyelesaian masalah pekerjaan kantor, "sistem dokumentasi elektronik", "sistem manajemen dokumen elektronik", "sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan".

Analisis sistem otomatis yang dilakukan dalam pekerjaan memungkinkan untuk merumuskan kriteria utama untuk memilih sistem otomatis yang paling efektif yang akan menyelesaikan sebagian besar tugas pekerjaan kantor. Kriteria ini meliputi: kriteria fungsionalitas sistem, kemungkinan pengaturan pribadi, keserbagunaan karakteristik teknis, kemudahan implementasi, kriteria kebijakan harga sistem, kriteria keamanan dan kemudahan penggunaan.

Efisiensi implementasi EDMS pada perusahaan yang disimulasikan telah dihitung. Jadi

Dengan demikian, periode pengembalian sistem, bahkan dengan perkiraan pesimistis, tidak akan melebihi dua tahun.

Pengenalan EDMS di perusahaan akan membantu menyelesaikan masalah pekerjaan kantor yang sebelumnya diidentifikasi dalam klausa 2.4 ..

Standar nasional untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan GOST R 7.0.8-2013 memberikan definisi untuk istilah "aliran dokumen" dan "alur dokumen elektronik". Alur dokumen adalah pergerakan dokumen dalam suatu organisasi dari saat dibuat atau diterima hingga penyelesaian eksekusi atau pengiriman. Peredaran dokumen elektronik – peredaran dokumen menggunakan sistem informasi otomatis (electronic document management system).

Mari kita pertimbangkan subjek tinjauan dari sudut pandang pelanggan fungsional, yang harapannya dari penerapan sistem informasi, termasuk EDMS, seringkali tidak sesuai dengan hasilnya. Ini terjadi karena kesalahan yang cukup umum, meramalkan dan memahami alasannya akan memungkinkan kami untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai dan mengatur implementasi dan pengoperasian sistem selanjutnya seefisien mungkin.

Kami berhasil mengklasifikasikan berbagai kesulitan dan hambatan yang muncul dalam praktik kami memperkenalkan dan mengembangkan sistem informasi, dan sekarang kami dapat berbicara tentang lima kesalahpahaman utama.

Kesalahpahaman # 1: SED menyelamatkan dari kekacauan

Kesalahpahaman yang paling umum adalah bahwa sistem otomatis alur kerja seharusnya menghilangkan kekacauan dokumenter yang terjadi di organisasi.

Intinya, bagaimanapun, tugas dari setiap proses informasi adalah untuk mengotomatisasi peraturan yang diusulkan. Oleh karena itu, dengan tidak adanya proses alur kerja yang diatur dalam organisasi, EDMS tidak akan dapat membantu - itu hanya akan mengungkapkan kelemahan dalam peraturan, tetapi tidak akan membuat peraturan itu sendiri.

Contoh utama adalah implementasinya sistem terpadu manajemen dokumen elektronik di salah satu pelanggan utama (sudah pada tahap pertama seharusnya mencakup lebih dari tiga puluh organisasi dan, karenanya, hampir seribu tempat kerja dalam sistem). Pada pertemuan pembukaan, pertanyaan diajukan tentang peraturan yang disetujui untuk pekerjaan kantor. Mengingat ini adalah struktur negara, respons yang diharapkan bertepatan dengan respons: "Ya, tentu saja!" - dan sepuluh menit kemudian, tumpukan folder yang mengesankan terdiri dari beberapa ratus lembar tumbuh di atas meja. Proyek ini dijanjikan akan mudah dan sukses. Tapi ... Setelah memeriksa secara rinci semua makalah yang disajikan, kami menemukan apa pun - deskripsi lusinan jenis dokumen, waktu persetujuan mereka dan aturan pelaksanaan (indentasi, logo, font, interval, banding ke koresponden, dll.), tetapi bukan cara menyampaikan dokumen, atau mengarahkan persetujuan mereka, atau siklus hidup peraturan tidak memuat. Kecuali Anda memperhitungkan frasa ajaib: "Manajer menjadwalkan dokumen untuk dieksekusi, tergantung pada isinya," - yang mungkin terdengar seperti ini: "Selanjutnya, dokumen ditandatangani sesuai dengan kompetensinya."

Pada pertemuan berikutnya, diketahui bahwa pelanggan fungsional sama sekali tidak memiliki dokumen lain yang mengatur pekerjaan kantor. Pelanggan mulai menunjukkan ketidakpuasan setelah dia diminta, sebelum dimulainya implementasi, untuk tetap menjadwalkan rute pergerakan berbagai jenis dokumen, yang menunjukkan tenggat waktu dan parameter peraturan lainnya.

Akibatnya, memiliki cukup otoritas dan dukungan dari manajemen senior dalam proyek, kami membuat keputusan: di zona percontohan (dua organisasi, pekerjaan kantor internal, interaksi antarlembaga) kami menerapkan "sebagaimana adanya", yaitu, hanya mengotomatisasi peraturan yang disajikan.

Dua bulan kerja - dan proyek ini dimasukkan ke dalam operasi percobaan. Dua minggu lagi, dan pada awalnya kami mendengar gumaman, dan kemudian jeritan dan suara: “Sistem apa ini?! Tidak ada yang berhasil!!! Kami akan membawa Anda sekarang ... ". Diharapkan ... Tapi kami mengambil posisi yang sulit: "Tolong tunjukkan bahwa peraturan yang disajikan belum dilaksanakan," dan tentu saja tidak ada posisi seperti itu.

Akibatnya, manajemen organisasi menginstruksikan perwakilan pelanggan yang bertanggung jawab dengan partisipasi pelaksana (yaitu, kami) untuk mengembangkan dan menyetujui peraturan kerja kantor dalam waktu satu bulan, termasuk rute pergerakan semua jenis utama dokumen. Sebulan kemudian, peraturan disetujui, setelah dua lainnya - semua rute dikonfigurasi, diuji dan beberapa bahkan dioptimalkan, dan sistem diterima untuk replikasi di bagian yang tersisa.

Tahap pertama dalam replikasi di setiap fasilitas adalah pekerjaan mengadaptasi peraturan kerja kantor standar: menambahkan jenis dokumen yang unik dan rutenya, menyesuaikan waktu pemrosesan, dll. Dan baru setelah itu implementasi langsung sistem dimulai.

Jadi, otomatisasi kekacauan hanya mengarah pada peningkatan kecepatan rotasi kekacauan ini. EDMS harus diterapkan dan dioperasikan dengan adanya peraturan kerja kantor yang diperbarui secara berkala. Dengan peraturan seperti itu, pelanggan fungsional sering memahami aturan untuk pembentukan nomenklatur kasus dan persiapan dokumen kertas. Tetapi untuk mengotomatisasi pekerjaan ini, sistem manajemen dokumen elektronik yang lengkap tidak diperlukan, karena dalam hal ini EDMS berubah menjadi tugas registri sederhana untuk mendaftarkan dokumen dan korespondensi yang masuk dan keluar.

Kesalahpahaman # 2: EDMS akan menyederhanakan dokumen

Kesalahpahaman ini sebagian besar didasarkan pada yang sebelumnya. Pada saat yang sama, berbicara tentang penyederhanaan pekerjaan kantor, pengguna pertama-tama mengharapkan penurunan beban produksi. Harapan yang paling naif diterjemahkan menjadi upaya oleh anggota biasa EDMS untuk mengalihkan semua pekerjaannya ke sistem informasi dan, tentu saja, menyebar menjadi debu.

Kesalahpahaman juga terletak pada kenyataan bahwa ketika mengotomatisasi alur kerja, lebih banyak karyawan yang terlibat dalam pekerjaan simultan pada dokumen. Pencantuman setiap karyawan baru dalam dokumen membutuhkan pembuatan salinan cetak. Jika dokumen memiliki volume besar atau penyalinannya dilarang, maka pengerjaannya dilakukan secara berurutan, dan tidak secara paralel. Dalam versi elektronik, arus informasi yang jauh lebih besar melewati karyawan, lebih banyak tugas paralel yang ditetapkan, dan ini membutuhkan tingkat tinggi pengorganisasian diri spesialis.

Selain itu, salah satu tugas utama memperkenalkan EDMS dalam suatu organisasi adalah membangun sistem kontrol untuk melakukan disiplin. Jika kita kembali ke tugas menyederhanakan pekerjaan kantor, maka diperlukan kemampuan untuk mencari berbagai dokumen dengan cepat dan efisien. Dan ini berarti bahwa dengan bantuan EDMS, analitik alur kerja akan meningkat secara signifikan - jumlah tanda, penanda, dan "bendera" lain yang menandai dokumen dalam sistem akan meningkat. Kedua tugas - kontrol dan analitik - mengarah pada fakta bahwa lebih banyak data yang harus dimasukkan ke dalam EDMS daripada sebelumnya. Namun, di masa depan, biaya ini akan terbayar seratus kali lipat dalam tugas mencari dan memproses dokumen elektronik.

Kesalahpahaman # 3: itu tidak akan mempengaruhi saya

Hampir semua kategori pengguna pelanggan fungsional termasuk dalam kesalahpahaman ini - dari karyawan biasa hingga manajer. Selain itu, opsi di sini ditentukan oleh status pengguna, ada atau tidak adanya bawahannya, kesiapan moralnya untuk bekerja di sistem perusahaan.

Seringkali, semua karyawan organisasi percaya bahwa ERMS ditujukan khusus untuk sekretaris dan kantor. Dan ketika harus menerapkan sistem di tempat kerja mereka, mereka mulai membenci bahwa mereka dipaksa untuk melakukan pekerjaan (sekretaris) orang lain. “Mengapa saya harus memposting dokumen ke sistem? Ini bukan tugas saya. Tugas saya menulis laporan, dan biarkan sekretaris memasukkannya ke EDMS!" Tetapi bagaimanapun juga, penulis dokumen yang memahami isinya, dapat menentukan kepada siapa dokumen itu harus tersedia dan siapa yang tidak, dialah yang dapat melengkapi kartu yang menyertainya dengan semua fitur yang diperlukan yang selanjutnya akan membuatnya mudah untuk menemukan dokumen, dll.

Keterlibatan karyawan organisasi dalam EDMS meningkatkan beban kerja mereka (terutama pada tahap pertama bekerja dengan sistem), menambahkan fungsi baru, membuat pekerjaan mereka lebih transparan, yang dalam beberapa kasus menyebabkan resistensi aktif, terutama ditujukan kepada profesional TI yang menerapkan sistem, sebagai sumber masalah, dan kadang-kadang dinyatakan dalam sabotase langsung dari proses implementasi.

Kepemimpinan yang picik dapat mendikte pelaksana dari ketinggian status mereka: biarkan bawahan bekerja di EDMS! Tetapi bertentangan dengan kepercayaan populer, manajer di semua tingkatan harus menjadi peserta penuh dalam EDMS. Dalam perusahaan besar, cetakan dokumen lengkap untuk manajemen (untuk tujuan meninjau, memaksakan resolusi, persetujuan, dll.) dapat mengurangi beban pada orang berpangkat tinggi tertentu, tetapi akan memerlukan penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak rasional - waktu karyawan, peralatan kantor, kertas dan bahan habis pakai lainnya. Ini terutama terlihat dengan interaksi elektronik aktif organisasi dengan dunia luar, karena sehubungan dengan transisi ke interaksi seperti itu, volume halaman demi halaman dari dokumen yang dikirim meningkat. Format elektronik mengasumsikan pemeriksaan dokumen yang nyaman di layar komputer dan tidak mengharuskan pengguna untuk menyimpan yang ada di garis depan saat menyiapkan dokumen untuk dikirim dalam bentuk kertas. Tentu saja, fungsionalitas EDMS untuk manajemen puncak harus berbeda secara signifikan dari fungsionalitas yang ditujukan untuk karyawan biasa dalam organisasi.

Jadi, dalam pelaksanaan ekstensif EDMS, itu mencakup hampir semua personel, yang pasti mengubah tingkat kedewasaan pengguna individu dan organisasi secara keseluruhan, ideologi pemikiran perusahaan sedang diubah dari kertas ke elektronik - dari rak ke perangkat lunak. Pada saat yang sama, EDMS harus memiliki fungsionalitas yang memenuhi kebutuhan setiap kategori pengguna.

Kesalahpahaman # 4: lebih sedikit kertas

Tidak, tidak akan! Tampaknya pernyataan ini bertentangan dengan tesis yang disajikan di atas. Tetapi jika manajemen menetapkan minimalisasi alur kerja kertas atau penolakan total sebagai tujuan utama penerapan EDMS, proyek akan gagal. Faktanya adalah bahwa dalam satu setengah tahun pertama, pengguna harus terbiasa bekerja sepenuhnya dengan dokumen di layar komputer. Harus dipahami bahwa secara tradisional karyawan bekerja dengan salinan kertas. Setelah menerima dokumen kertas di pintu masuk, mereka membacanya, membuat koreksi, membuat catatan. Seluruh budaya bekerja dengan dokumen dalam organisasi berasal dari bekerja dengan kertas. Dan tidak akan mudah untuk menghilangkan kebiasaan ini secara instan.

Di hampir semua implementasi, proses membiasakan bekerja dengan dokumen elektronik melewati tahap "kertas" - mencetak dokumen, mengerjakannya, dan mendaftarkan hasil pekerjaan ini di EDMS. Pada tahap inilah konsumsi kertas dalam organisasi hampir dua kali lipat! Sebagai aturan, pada akhir tahun pertama pengoperasian EDMS, volume konsumsi kertas kembali ke "dasar" dan hanya setelah itu mulai berkurang. Namun demikian, jarang berkurang lebih dari 15-20% dari level "dasar".

Kesalahpahaman # 5: semua EDMS sama

Baik pelanggan informatika dan fungsional harus memutuskan pilihan alat tertentu dengan perhatian khusus. Penetapan tujuan yang kompeten dan perumusan persyaratan fungsional akan memungkinkan Anda untuk memilih solusi yang dapat secara fleksibel disesuaikan dengan spesifikasi organisasi, sementara karyawan tidak harus menyesuaikan dengan fungsinya. Penting untuk mengecualikan pengguna yang lalai "Kami akan melakukan cara kerja program" - sehingga tanggung jawab atas hasil kegiatan kami tidak dialihkan ke EDMS dengan mengacu pada keterbatasan fungsional dan teknis produk perangkat lunak.

Fungsionalitas yang meliputi tugas-tugas kantor dan kepaniteraan, penunjang pendaftaran dokumen masuk dan keluar serta surat menyurat, memang hadir di setiap solusi yang termasuk dalam kategori EDMS.

Mari kita pertimbangkan beberapa aspek kunci yang perlu mendapat perhatian khusus ketika memilih sistem manajemen dokumen elektronik.

Ketersediaan alat untuk memantau disiplin kinerja. Ini adalah masalah utama dalam memilih EDMS. Jika sistem idealnya mendukung semua proses pekerjaan kantor dalam organisasi, tetapi tidak dapat menunjukkan semua dokumen "macet" dengan cepat, tidak mencerminkan titik lemah, tidak menandakan pendekatan tenggat waktu untuk dokumen, tidak "mengeluh kepada bos" bahwa Anda seharusnya menjalankan dokumen untuk waktu yang lama; pada akhirnya, jika dia tidak memberi Anda laporan operasional tentang pemain yang ceroboh, pada dokumen yang kedaluwarsa dan "hilang", harga EDMS semacam itu tidak berharga. Biasanya mereka mengatakan tentang sistem seperti itu: “Dia seperti anjing dengan kita. Pintar, mengerti segalanya. Hanya dia yang tidak bisa berkata apa-apa”.
Subsistem manajemen proses bisnis bawaan untuk menyesuaikan perutean jenis dokumen. Setiap organisasi adalah organisme hidup. Dan semakin cepat sistem pendukung, yang tentu saja termasuk SED, akan mampu merespons perubahan dalam proses organisme ini, semakin efektif itu. Anda perlu memastikan bahwa subsistem ini cukup fungsional dan fleksibel.
Dalam hal fungsionalitas sistem:
- tempat kerja kepala. Sebagai aturan, dalam sistem yang diusulkan, fungsionalitas karyawan biasa berkembang dengan baik, tetapi alat seperti itu yang diperlukan untuk manajer puncak sebagai alat untuk menulis dokumen dengan cepat, memantau pelaksanaannya, dll., Praktis tidak ada, yang menyebabkan masalah dalam pekerjaan. manajer dengan sistem;
- klien seluler lengkap. Jika organisasi memiliki banyak karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktu kerja mereka bukan di tempat yang tidak bergerak (sedang dalam perjalanan bisnis, mengadakan rapat di luar kantor, dll.), maka kehadiran klien offline seluler yang lengkap bisa menjadi sangat faktor penting ketika memilih solusi;
- penerapan prinsip alur kerja. Cara termudah untuk menggambarkannya dengan frasa: “ tempat kerja memimpin karyawan, dan bukan sebaliknya." Dengan kata lain, karyawan tidak perlu mencari sistem untuk backlog pekerjaan. Mereka sendiri "berbaris" di tempat kerjanya, dengan mempertimbangkan prioritas urgensi dan kepentingan;
- ketersediaan dan fungsionalitas tanda tangan elektronik. Bahkan sedikit lebih dalam: jika sebuah organisasi seharusnya sepenuhnya menolak dokumen kertas dalam pekerjaan internal kantor, maka muncul pertanyaan tentang penerapan aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum;
- pembuatan versi dokumen. Jika, dalam kerangka kerja kantor dalam suatu organisasi, diasumsikan, misalnya, analisis berbagai versi dokumen yang muncul selama bekerja dengan mereka (versi kontrak, peraturan, proposal komersial, dll.), maka Anda perlu memastikan bahwa diberi kesempatan didukung oleh fungsionalitas dasar dari solusi yang dipilih;
- bekerja dengan dokumen rahasia dan dokumen rahasia lainnya. Ini adalah masalah yang sangat penting yang bisa membuat Anda mendapat banyak masalah jika Anda tidak memperhatikannya pada awalnya. Kurangnya enkripsi data dalam database, diferensiasi ketat hak akses, sertifikat yang diperlukan. Biaya penerapan fungsi ini pada solusi yang tidak disesuaikan untuk ini dapat melebihi biaya implementasi itu sendiri;
- kerja sama dengan dokumen. Jika organisasi memiliki budaya kerja simultan dari beberapa karyawan dengan satu dokumen, perlu untuk memastikan bahwa fungsionalitas yang sesuai tersedia dalam sistem;
- pengganti fungsional. Fungsi ini biasanya diingat ketika seorang karyawan kunci pergi berlibur dan ... dokumen terus mengalir kepadanya, tetapi tetap tidak terpenuhi;
- penugasan kelompok fungsional. Di beberapa organisasi, penunjukan dokumen secara kelompok diterima - misalnya, "Ke departemen akuntansi", "Ke departemen umum". Selanjutnya, karyawan bekerja sesuai dengan peraturan internal, misalnya, memproses dokumen dalam urutan prioritas penerimaannya - setelah menyelesaikan pekerjaan dengan satu dokumen, mereka mengambil yang berikutnya dari antrian untuk dieksekusi. Fungsi ini jarang ada di EDMS, jadi jika pertanyaan seperti itu relevan, Anda juga harus memperhatikannya.
Adapun ergonomi, harus dikatakan bahwa karyawan terbiasa dengan sistem apa pun, bahkan yang paling tidak nyaman. Seperti yang ditunjukkan oleh praktik kami, enam bulan setelah penerapan sistem apa pun, pengguna dapat mengeluh tentang apa pun: solusinya lambat, tidak berfungsi, tidak tahu cara mencari, tidak berfungsi sebagaimana mestinya, tetapi dia tidak lagi mengeluh tentang antarmuka, karena dia sudah terbiasa. Tetapi ini tidak berarti bahwa masalah ini tidak perlu diperhatikan:
- kenyamanan, konsistensi dan kejelasan antarmuka. Pertama-tama, kita harus ingat bahwa cantik tidak berarti nyaman. Kenyamanan adalah ketika semua yang Anda butuhkan ada di tangan dan tidak ada yang berlebihan, tombol berada di tempat yang Anda harapkan, mereka melakukan persis apa yang tertulis di atasnya, logika pengaturan elemen di layar sesuai dengan logika pengguna, bukan pemrogram;
- bekerja tanpa klik "ekstra". Item ini sangat penting. Pada dialah ketenangan pikiran, dan karenanya kesehatan dan produktivitas karyawan, bergantung. Pastikan untuk memeriksa berapa banyak klik yang perlu Anda lakukan untuk melakukan operasi yang paling sering dalam sistem - cat dokumen, daftarkan, terapkan resolusi. Jika Anda telah menghitung lebih dari sepuluh - pikirkanlah;
- kebutuhan untuk menggunakan alat eksternal saat bekerja dengan dokumen. Ini juga merupakan masalah penting, yang sering diabaikan, dan kemudian berjalan ke samping. Banyak operasi dapat dilakukan di jendela EDMS tanpa mengunggah dokumen yang dilampirkan ke kartu ke editor eksternal. Lagi pula, mengunggah dokumen - mengunggahnya melalui jaringan, membuka editor - untuk pengguna, terutama mereka yang bekerja di tempat kerja jarak jauh, dapat memakan waktu lebih dari satu menit. Pastikan Anda puas dengan solusi yang diusulkan dalam aspek ini.
Dari sudut pandang arsitektur solusi:
- terpusat atau terdesentralisasi. Ini adalah pertanyaan yang paling penting. Tidak hanya keberhasilan implementasi sistem yang tergantung padanya, tetapi juga durasi hidupnya, setelah berapa tahun harus diganti. Jelas ada kriteria umum- jumlah peserta sistem yang terdistribusi secara geografis, lebar saluran komunikasi dengan mereka, ketersediaan fasilitas server di pusat dan di titik-titik terpencil. Tetapi frasa: "Jangan khawatir, kami akan menghubungkan mereka" atau "Yah, mereka hanya membutuhkan browser" akan membuat Anda bertanya-tanya seberapa baik pengembang memahami skala proyek;
- ketersediaan alat sinkronisasi. Pertanyaan kunci jika Anda memilih solusi terdesentralisasi. Selain itu, kita berbicara tidak hanya tentang sinkronisasi teknis, tetapi juga tentang sinkronisasi proses bisnis, aturan untuk memelihara buku referensi dan alat organisasi, metodologis dan teknologi lainnya;
- kinerja sistem. Tidak peduli seberapa yakin Anda bahwa "semuanya terbang bersama kami", menuntut hasil tes stres sistem. Lakukan kunjungan referensi ke pelanggan yang telah menerapkan sistem dengan parameter yang serupa dengan Anda selama satu atau dua tahun. Faktanya adalah bahwa masalah kinerja biasanya muncul dengan sendirinya setelah satu atau dua tahun pengoperasian sistem penuh. Ketika sudah diisi dengan dokumen, dan sekarang Anda tidak punya pilihan lain selain menggunakan apa yang Anda miliki, mengganti "kruk" - hapus dokumen lama, bagikan basis data, dll.;
- persyaratan untuk dukungan teknis komponen server. Tidak akan berlebihan untuk memprediksi kapasitas apa yang akan diperlukan untuk fungsi normal sistem dalam tiga atau lima tahun, ketika database melebihi seratus gigabyte, dan basis dokumen akan menarik puluhan terabyte. Bagaimanapun, penulisan kode sistem yang efektif tidak akan membuat Anda bangkrut pada perangkat keras;
- dukungan teknis stasiun kerja. Harga masalah ini dapat diperkirakan sepuluh hingga dua puluh juta rubel untuk setiap seribu pengguna potensial. Dan jika Anda akan bekerja di EDMS dengan dokumen "berstempel", maka jangan lupa untuk memperkirakan biaya alat perlindungan;
- OS untuk klien. Mengingat semakin aktifnya "serangan" substitusi impor, masalah ini menjadi semakin mendesak;
- integrasi dengan sistem informasi eksternal. Menimbang bahwa dengan penerapan EDMS yang benar akan menjadi "sistem sirkulasi" organisasi, agenda akan mencakup masalah mengintegrasikannya dengan sistem back-office lainnya - akuntansi, ERP, CRM, dll. Dan ketersediaan alat integrasi adalah parameter yang diperlukan dalam hal ini;
- total biaya kepemilikan sistem (TCO - Total Cost of Ownership). Sebenarnya, ini adalah pertanyaan terakhir dalam subbagian ini. Menjawabnya, jangan lupa untuk menambahkan ke biaya yang ditunjukkan sebelumnya, biaya pemeliharaan tahunan, biaya lisensi untuk ekspansi, dan pembayaran lain yang mungkin (lisensi sistem manajemen basis data, saluran komunikasi ke departemen jarak jauh), yang akan menjadi TCO dari sistem.

Tentu saja, kumpulan properti yang terdaftar tidak lengkap. Ikhtisar solusi spesifik di pasar EDMS adalah topik untuk artikel terpisah. Dengan mempertimbangkan kursus tentang substitusi impor, itu akan dikhususkan secara eksklusif untuk perkembangan dalam negeri.

Saat memilih solusi, Anda juga harus mengevaluasi pemasoknya (pengembang) berdasarkan karakteristik berikut: beban maksimum yang mungkin (dengan volume tugas, jumlah organisasi yang dilayani dan pengguna yang bekerja secara bersamaan, volume basis data, dll. .), rencana perusahaan untuk pengembangan produk, peran EDMS dalam bisnis pengembang (apakah kegiatan ini salah satu bidang utama di mana perusahaan berspesialisasi), adanya peraturan EDMS yang telah dikonfigurasi sebelumnya, dukungan metodologis untuk penerapan sistem .

Jadi, sistem manajemen dokumen elektronik berbeda satu sama lain, dan terkadang secara signifikan. Sebelum memilih produk tertentu, Anda perlu menguraikan tujuan dan prioritas implementasi, mengevaluasi skala akhirnya, dan juga menentukan rangkaian fungsi sistem yang paling menuntut dan terutama kritis untuk memfasilitasi pekerjaan sehari-hari manajemen dan spesialis di EDMS .

Tujuan sebenarnya dari implementasi EDMS

Menurut pendapat kami, tujuan utama memperkenalkan sistem manajemen dokumen elektronik harus disusun sebagai berikut (dalam urutan prioritas).

Penciptaan sistem kontrol untuk melakukan disiplin dan meningkatkan transparansi proses kerja kantor.
Otomatisasi dan optimalisasi proses bisnis organisasi.
Membangun penyimpanan dokumen elektronik perusahaan.

Sebagai kesimpulan, saya ingin mengutip kata-kata negarawan terkemuka Abraham Lincoln: tujuan yang ditetapkan dengan benar adalah setengah dari kesuksesan!