Memainkan peran utama pada tahap perencanaan struktural. Perencanaan personalia

Sebelum mulai berbicara langsung tentang pengembangan dan perencanaan proyek, ada baiknya Anda memahami terlebih dahulu pemahaman Anda tentang perencanaan. Inti dari perencanaan adalah untuk menetapkan tujuan dan menentukan bagaimana mencapainya dengan membuat seperangkat kegiatan dan tindakan yang diperlukan untuk implementasi, menggunakan metode dan cara pelaksanaan kegiatan dan tindakan, menghubungkan sumber daya yang diperlukan untuk melakukan dan menyetujui fungsi yang dilakukan oleh peserta proyek. Dengan pertanyaan perencanaan, kami akan memulai pelajaran pertama (kami akan segera membuat reservasi kecil: ada banyak informasi tentang pengembangan dan perencanaan proyek, jadi kami akan menyajikannya dalam bentuk terkonsentrasi, membahas secara detail hanya pada yang paling poin penting).

Perencanaan proyek

Pekerjaan menyusun rencana mencakup semua tahapan pembuatan dan implementasi proyek. Ini dimulai dengan pengembangan konsep proyek oleh kepala (manajer proyek), dilanjutkan dengan pilihan keputusan strategis, pengembangan detail, penyelesaian kontrak dan pelaksanaan pekerjaan, dan diakhiri dengan penyelesaian proyek.

Pada tahap perencanaan, parameter utama proyek ditetapkan. Ini termasuk:

• Durasi setiap elemen yang dikendalikan dari proyek
• Kebutuhan sumber daya (keuangan, logistik dan tenaga kerja)
• Waktu pengiriman untuk peralatan, komponen, bahan, bahan mentah, dll.
• Istilah dan volume organisasi yang menarik (konstruksi, desain, dll.)

Setiap proses dan prosedur perencanaan proyek harus memastikan bahwa proyek dilaksanakan tepat waktu dan sesuai dengan semua persyaratan, termasuk biaya, standar dan kualitas. Selain itu, dalam proyek yang terorganisir dengan baik, badan yang terpisah harus bertanggung jawab atas kinerja setiap fungsi dan pencapaian setiap tujuan: untuk misi proyek - manajer proyek, untuk tujuan pribadi - orang yang bertanggung jawab, dll. Untuk inilah lazimnya mengembangkan matriks tanggung jawab yang mendefinisikan fungsionalitas para pelaku dan mengkonkretkan kompleksitas pekerjaan mereka.

Semakin tinggi level badan pengatur, semakin umum ia membuat keputusan tentang manajemen unit level yang lebih rendah. Saat level hierarki meningkat, interval waktu antara pengaturan tugas, pemantauan implementasinya, dll. Dalam interval ini, unit bawahan harus bekerja secara independen dan terlepas dari rekan mereka. Operasi mandiri mereka didukung oleh cadangan sumber daya yang juga perlu direncanakan.

Tujuan utama perencanaan - Ini adalah konstruksi model pelaksanaan proyek, yang diperlukan untuk mengkoordinasikan tindakan orang-orang yang terlibat dalam proyek. Berkat model ini, urutan ditetapkan menurut pekerjaan mana yang akan dilakukan, dll.

Pada tahap pertama perencanaan proyek, rencana awal dikembangkan yang berfungsi sebagai dasar penganggaran proyek, menentukan kebutuhan sumber daya, mengatur dukungan proyek, dll. Perencanaan selalu mendahului kendali dan dianggap sebagai dasar penerapannya, karena memungkinkan Anda membandingkan indikator yang direncanakan dan yang sebenarnya.

Perencanaan adalah proses yang paling penting untuk sebuah proyek, karena hasil tergantung padanya. Ruang lingkup dan detail perencanaan bergantung pada kegunaan informasi yang dapat diperoleh selama proses implementasi dan ditentukan oleh maksud proyek itu sendiri. Proses perencanaan tidak dapat sepenuhnya otomatis, karena itu memiliki banyak parameter variabel. Plus, itu bisa dipengaruhi oleh faktor acak.

Selain semuanya, perencanaan proyek terdiri dari sejumlah proses utama dan tambahan.

Proses utama (selalu ada):

• Merencanakan, mendokumentasikan dan mendeskripsikan ruang lingkup proyek
• Menentukan tahapan utama proyek dan memecahnya menjadi komponen yang lebih kecil
• Menganggarkan dan memperkirakan biaya sumber daya yang dibutuhkan untuk proyek tersebut
• Definisi dan kompilasi rencana langkah demi langkah tindakan yang mendukung proyek
• Penentuan urutan pekerjaan
• Penentuan ketergantungan teknologi dan batasan kerja
• Estimasi durasi kerja, biaya tenaga kerja, dan sumber daya lain yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan individu
• Perencanaan sumber daya (menentukan jenis sumber daya untuk pekerjaan proyek dan volumenya)
• Menentukan waktu kerja, dengan sumber daya yang terbatas
• Pembentukan anggaran dan biaya penghubung sesuai dengan perkiraan untuk jenis pekerjaan tertentu
• Pengembangan rencana proyek
• Kumpulan hasil proses perencanaan lainnya dan penyusunannya menjadi satu dokumen

Proses pendukung (hadir sesuai kebutuhan):

• Merencanakan dan menetapkan standar kualitas dan mengidentifikasi cara untuk mencapainya
• Perencanaan organisasi, termasuk definisi dan distribusi fungsi, tanggung jawab, dan norma subordinasi
• Pemilihan orang yang diperlukan untuk implementasi proyek dan pembangunan tim
• Membangun kebutuhan komunikasi dan informasi anggota proyek
• Identifikasi, penilaian dan dokumentasi risiko proyek (penentuan faktor ketidakpastian dan tingkat pengaruhnya terhadap proyek, penentuan skenario yang menguntungkan dan tidak menguntungkan untuk pelaksanaan proyek)
• Perencanaan logistik (apa, kapan, di mana, dan bagaimana cara mendapatkan dan menyampaikan)

Rencana (jaringan dan jadwal) yang mewakili hasil perencanaan pada akhirnya harus dibangun ke dalam struktur piramidal yang mencakup semua informasi yang diperlukan, dibedakan berdasarkan tingkatan, istilah, dll. Perencanaan proyek dan sistematisasi rencana dibangun sesuai dengan prinsip " umpan balik»Itu memberikan perbandingan reguler antara informasi yang direncanakan dan aktual dan membuat pekerjaan lebih efisien, relevan dan fleksibel.

Prinsip perencanaan proyek

Keputusan dan tindakan yang diambil di bidang perencanaan proyek didasarkan pada beberapa prinsip penting:

• Prinsip tujuan. Dinyatakan dalam fakta bahwa proyek ditujukan untuk mencapai tujuan akhir pemrakarsa proyek (orang, sekelompok orang, organisasi, dll.)
• Prinsip konsistensi. Ini mengasumsikan bahwa proyek dikelola sebagai satu kesatuan dengan karakteristik pembentukan dan pengembangannya sendiri, tetapi pada saat yang sama dapat dibagi menjadi subsistem dengan studi selanjutnya, karena mereka semua saling berhubungan dan mempengaruhi satu sama lain dan keseluruhan proyek. Ini memungkinkan Anda untuk menemukan dan membuat koneksi yang berguna subsistem dan hubungan efektifnya, untuk memberikan penilaian kualitatif dan kuantitatif dari proses implementasi keseluruhan proyek dan elemen individualnya.
• Prinsip kompleksitas. Menurutnya, fenomena dianggap dengan mempertimbangkan ketergantungan dan hubungannya, metode dan bentuk manajemen yang berbeda diterapkan, seluruh rangkaian tujuan manajemen proyek di berbagai tingkatan dan dalam tautan yang berbeda dipertimbangkan, elemen individu dihubungkan satu sama lain dan berkorelasi dengan tujuan utama proyek.
• Prinsip keamanan. Berarti semua kegiatan yang direncanakan oleh proyek harus dilengkapi dengan semua sumber daya yang diperlukan untuk pelaksanaannya.
• Prinsip prioritas. Mengatakan bahwa ketika mengembangkan proyek dan pelaksanaannya, perhatian utama harus diberikan pada tugas-tugas utama karena konsep umum pengembangan strategis.
• Prinsip keamanan ekonomi dari kegiatan yang direncanakan. Keamanan ekonomi harus dihitung, dengan mengambil dasar kemungkinan terjadinya kerugian dan kerugian sebagai akibat dari kegagalan pelaksanaan acara yang direncanakan oleh proyek. Tidak ada inovasi dalam pekerjaan yang dapat menghilangkan risiko, itulah sebabnya dalam praktik pengembangan dan perencanaan proyek seseorang tidak boleh menghindari risiko, tetapi dengan sengaja mengambil risiko yang dibenarkan untuk menguranginya ke tingkat semaksimal mungkin.

Selain prinsip yang telah kami sebutkan, penting juga untuk mempertimbangkan konsistensi tugas dan kepentingan semua orang yang terlibat dalam pengembangan dan pelaksanaan proyek dan ketepatan waktu untuk mencapai tujuan yang ditetapkan dalam kerangka waktu yang ditentukan.

Dengan mempertimbangkan kekhasan perencanaan proyek dan prinsip-prinsip di atas, Anda dapat melanjutkan ke masalah berikutnya yang sama pentingnya - pemisahan pekerjaan desain menjadi komponen.

Struktur rincian kerja, matriks tanggung jawab, item biaya

Struktur rincian kerja (WPP) adalah struktur hierarki dari rincian sekuensial proyek menjadi subproyek dan kumpulan pekerjaan terperinci di berbagai tingkat. CPP adalah alat utama untuk membuat sistem manajemen proyek yang memungkinkan Anda menyelesaikan berbagai masalah organisasi, mendistribusikan tanggung jawab, memperkirakan biaya, membuat sistem pelaporan, memelihara pengumpulan data kemajuan pekerjaan, dan menampilkan hasilnya. Selain itu, dengan menggunakan CPP, lebih mudah untuk mengoordinasikan rencana proyek dengan kebutuhan pelanggan.

Bagi seorang manajer proyek, CPP sama pentingnya karena memungkinkan:

• Tentukan paket pekerjaan dan pekerjaan untuk mencapai tujuan menengah
• Sadarilah apakah semua tujuan proyek akan tercapai
• Buat struktur pelaporan yang sesuai
• Tentukan pencapaian untuk kemajuan proyek
• Bagikan tanggung jawab di antara para pemain
• Memberi anggota tim pemahaman objektif tentang semua tujuan dan sasaran proyek

Kompleks (paket) pekerjaan sesuai, sebagai suatu peraturan, dengan tingkat rincian CPP yang lebih rendah dan mencakup pekerjaan terperinci, yang pada gilirannya dapat terdiri dari langkah-langkah. Pekerjaan dan langkah terperinci bukanlah elemen dari CPP.

CPP dapat dikembangkan dari atas ke bawah (dari utama ke khusus) dan dari bawah ke atas (dari tertentu ke utama), atau menggunakan kedua pendekatan tersebut. Informasi untuk pengembangan CPP dapat diidentifikasi dengan menggunakan. SRP akhir harus memperhitungkan semua tujuan proyek dan prasyarat untuk pelaksanaannya.

Rincian CPP tergantung pada konten proyek, pengalaman dan keterampilan tim, sistem manajemen, prinsip distribusi tanggung jawab, sistem pelaporan, dll. Untuk membuat CPP, sering digunakan spesifikasi fungsional dan teknis dengan persyaratan umum untuk pekerjaan.

Karena struktur hierarki proyek, berdasarkan CPP, dimungkinkan untuk menggunakan prosedur pengumpulan dan pemrosesan data tentang kemajuan pekerjaan proyek sesuai dengan tonggak, paket pekerjaan, dll. Ini juga memungkinkan Anda untuk meringkas informasi tentang istilah, sumber daya, biaya dan jadwal.

Penyusunan CPP dapat dibangun dengan alasan berikut:

• Tahapan lingkaran kehidupan proyek
• Fitur: struktur organisasi
• Komponen hasil (barang, jasa, dll) yang diperoleh setelah pelaksanaan proyek
• Unsur-unsur fungsional atau proses organisasi yang melaksanakan proyek
• Lokasi geografis (jika proyek didistribusikan secara spasial)

Dalam praktiknya, CPP gabungan hampir selalu digunakan, dibuat menggunakan beberapa basis, dan CPP harus mencakup semua aktivitas proyek, termasuk pekerjaan dan langkah-langkah terperinci.

Salah satu tahapan terpenting dalam membangun CPP adalah menganalisis kelengkapannya, jadi jika ada pekerjaan dalam proyek yang dikendalikan tidak hanya oleh manajer proyek, tetapi juga oleh pelanggan, mereka juga harus dimasukkan dalam CPP - ini akan memastikan kelengkapan struktur.

Dengan memperhatikan informasi mengenai rencana kegiatan proyek, maka CPP dibagi menurut kriteria dan karakteristik proyek. Kerusakan terjadi sampai semua pekerjaan dan elemen penting dari proyek disorot sehingga memungkinkan untuk merencanakannya, menentukan anggaran mereka, menyusun jadwal dan rencana tindakan untuk mengendalikannya. Untuk menyederhanakan dan mengotomatiskan CPP, semua elemennya perlu diberi pengenal yang sesuai dengan nomor level. Pengidentifikasi harus mencerminkan kriteria rincian pekerjaan.

Sama pentingnya untuk menghindari sejumlah kesalahan saat menyusun proyek, yaitu, Anda tidak dapat:

• Lewati tahap penataan dan lanjutkan mencari solusi untuk masalah saat ini
• Gunakan hanya unit organisasi, fase atau fungsi dalam proses penataan, bukan produk akhir atau sumber daya terapan
• Lupakan bahwa SRP harus mencakup seluruh proyek, menghilangkan fase awal dan akhir proyek dan pekerjaan masing-masing departemen
• Ulangi elemen struktur
• Lupa mengintegrasikan struktur proyek dengan sistem persiapan dokumentasi proyek dan sistem pelaporan keuangan
• Detail struktur yang berlebihan atau tidak memadai
• Buat struktur sehingga tidak tunduk pada pemrosesan komputer (semua elemen atau level rencana harus dikodekan dengan tepat)
• Abaikan produk akhir yang "tidak berwujud", seperti layanan, layanan, dll.

СРР - adalah dasar bagi pemahaman anggota tim tentang esensi dan ketergantungan pekerjaan desain, yang memastikan pekerjaan terkoordinasi dan terkoordinasi berikutnya dari semua departemen.

Matriks tanggung jawab di atas dan skema struktural Implementing Organization (CCO) adalah dua alat untuk membantu manajer proyek membangun tim yang selaras dengan tujuan dan sasaran proyek. Penggunaan MTR dan CPP dalam penyusunan matriks tanggung jawab terlihat jelas pada gambar berikut:

Susunan dan rencana pekerjaan desain sangat mempengaruhi bentuk struktur organisasi yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan proyek.

Matriks tanggung jawab memungkinkan Anda untuk memastikan dan menyetujui struktur tanggung jawab anggota tim (departemen) untuk kinerja pekerjaan. Intinya, ini adalah bentuk penggambaran pembagian tanggung jawab untuk melaksanakan pekerjaan desain, yang menunjukkan peran anggota tim dan / atau departemen. Satu sumbu dari matriks tanggung jawab menampilkan daftar paket pekerjaan untuk CPP, dan yang lainnya - daftar pelaku yang bertanggung jawab atas pelaksanaannya.

Elemen matriks adalah kode jenis pekerjaan dari daftar yang telah disusun sebelumnya (Anda juga dapat memasukkan biaya pekerjaan ke dalam matriks). Cakupan tanggung jawab ditentukan oleh spesifikasi proyek dan organisasinya, tetapi disarankan untuk menggunakan serangkaian kecil kegiatan yang mudah dipahami dan dijelaskan. Di bawah ini adalah contoh matriks tanggung jawab:

Matriks tanggung jawab dapat menampilkan jenis tanggung jawab manajer dan peran orang-orang yang membantu dalam pelaksanaan proyek, tetapi tidak berpartisipasi secara langsung di dalamnya. Jika matriks dirancang dengan benar, ini akan menjadi alat yang sangat baik untuk memastikan pelaksanaan pekerjaan yang efektif dan dukungan yang sukses dari sumber daya internal dan eksternal.

Orang-orang yang bertanggung jawab atas pelaksanaan pekerjaan diangkat bahkan selama perencanaan proyek, karena Anda perlu memiliki gagasan tentang sumber daya yang tersedia sebelum mengambil tindakan untuk mengimplementasikan rencana. Setelah mengidentifikasi sumber daya, Anda perlu menentukan bagaimana mereka dapat diperoleh; khususnya, ini berlaku untuk sumber daya tenaga kerja.

Penunjukan karyawan dilakukan secara bertahap - pertama, kelompok kerja dibentuk, dan kemudian tim proyek, sejak saat itu kelompok kerja inilah yang akan menjadi tulang punggung tim masa depan. Komposisi kelompok kerja ditentukan oleh tugas dan tujuan proyek. Grup ini hampir selalu terdiri dari manajer, influencer, dan staf inti.

Kelompok kerja mengambil bagian dalam inisiasi dan perencanaan proyek. Pada tahap ini, masih tidak mungkin untuk menentukan sumber daya, karena hanya ada informasi umum tentang proyek, dan data yang lebih rinci akan diperoleh setelah pekerjaan rinci dan pembuatan SRP. Penunjukan akhir para pelaku dan definisi fungsinya hanya akan dilakukan setelah pengembangan akhir dan persetujuan rencana.

Untuk menetapkan orang yang bertanggung jawab dengan benar, perlu diketahui beberapa jenis sumber daya yang dapat digunakan:

• Sumber daya tenaga kerja
• Sumber keuangan
• Peralatan
• Peralatan teknis
• Teknologi dan informasi
• Pemasok dan bahan

Terlepas dari kenyataan bahwa pelaku tidak selalu memiliki semua pengungkit manajemen dan penggunaan sumber daya, pengetahuan tentang tujuh jenis sumber daya sangat menyederhanakan proses penggambaran proyek dan memutuskan distribusi tanggung jawab, karena, seperti yang telah disebutkan, paket kerja harus dilengkapi dengan semua yang diperlukan untuk pelaksanaannya. ... Untuk melakukan ini, penting untuk menjawab dua pertanyaan:

• Sumber daya spesifik apa yang diperlukan untuk pelaksanaan semua pekerjaan pada proyek (daftar persyaratan dapat diperoleh dengan menggunakan jadwal kerja dan CPP)?
• Kebutuhan apa saja yang sudah ada?

Setelah pertanyaan-pertanyaan ini dijawab, alokasi tanggung jawab akhir dapat dibuat.

Di sini kita harus mengatakan tentang alat tambahan untuk merencanakan pekerjaan proyek - struktur item biaya. Jangan bingung dengan akun pembukuan. menurut artikel yang termasuk di dalamnya, ada klasifikasi dan kumpulan informasi manajemen dokumenter yang belum dikonfirmasi yang diperlukan untuk adopsi keputusan manajemen (artinya tidak ada dokumentasi yang mengonfirmasi biaya sebenarnya, tetapi ada data awal tentang sumber daya yang digunakan, pekerjaan yang dilakukan, dll.).

Item Baris adalah alat manajemen yang digunakan untuk mengumpulkan data tentang biaya aktual pekerjaan yang dilakukan dan kemudian membandingkannya dengan biaya yang direncanakan. Artikel yang sama berlaku untuk perencanaan dan pengendalian waktu dan biaya, sejak itu termasuk informasi tentang pekerjaan yang ditugaskan berdasarkan CPP. Di bawah ini Anda dapat melihat contoh pembentukan item biaya berdasarkan paket pekerjaan yang menjadi tanggung jawab departemen tertentu (berdasarkan CPP):

Item baris dapat menyertakan data untuk berbagai paket pekerjaan berdasarkan berbagai alasan, seperti:

• Orang yang bertanggung jawab
• Struktur akun
• Tenggat waktu
• Konten pekerjaan

Meringkas semua hal di atas tentang item biaya, tetap hanya untuk dicatat bahwa mereka berkontribusi pada pembentukan dan pemantauan anggaran proyek, pelaksanaan arus manajemen akunting dan penilaian kemungkinan biaya setelah akhir pekerjaan desain.

Sekarang kita dapat melanjutkan untuk mempertimbangkan paling banyak metode yang efektif perencanaan proyek untuk memastikan implementasi tepat waktu dari proyek secara keseluruhan dan tahapan individualnya.

Perencanaan jaringan proyek

Metode perencanaan jaringan proyek atau, sebagaimana mereka juga disebut, diagram jaringan (grafik jaringan, diagram PERT) adalah tampilan grafis dari pekerjaan desain dan ketergantungan di antara mereka. Konsep "jaringan" di sini mengacu pada berbagai pekerjaan dan titik kontrol proyek dengan ketergantungan yang mapan di antara mereka.

Diagram jaringan menampilkan model jaringan sebagai grafik dengan serangkaian simpul yang sesuai dengan aktivitas, dan garis yang menghubungkannya menunjukkan hubungan antara aktivitas tersebut. Grafik, sering disebut sebagai diagram urutan-prioritas atau jaringan kerja teratas, dianggap sebagai representasi jaringan yang paling umum. Di bawah ini Anda dapat melihat contoh fragmen dari grafik seperti itu:

Ada juga jenis diagram jaringan yang disebut jaringan node-event, tetapi dalam kerja praktis itu tidak terlalu sering digunakan. Dalam hal ini, karya tampak seperti garis yang menghubungkan dua peristiwa (node \u200b\u200bpada grafik) yang merepresentasikan awal dan akhir karya tertentu. Sebuah contoh yang baik diagram seperti itu adalah diagram PERT - ini dia:

Diagram jaringan sering kali disalahartikan dengan diagram alur, tetapi ini tidak sepenuhnya benar. Perbedaan antara diagram jaringan adalah diagram hanya menampilkan dependensi logis dari aktivitas, sedangkan diagram blok menunjukkan input, output, dan proses. Juga, tidak ada siklus berulang (loop) dalam diagram.

Metode perencanaan jaringan adalah metode yang bertujuan untuk meminimalkan durasi proyek. Mereka didasarkan pada Metode Jalur Kritis (Metode Jalur Kritis) dan PERT (Teknik Tinjauan Evaluasi Program).

Jalur kritis dipahami sebagai jalur terpanjang dalam jaringan, dan pekerjaan pada jalur ini disebut kritis. Durasi minimum pekerjaan desain tergantung pada durasi jalur kritis. Durasi keseluruhan proyek dapat dikurangi dengan mengurangi pekerjaan kritis. Dengan demikian, keterlambatan pelaksanaan pekerjaan menyebabkan peningkatan durasi proyek.

Dengan menggunakan metode jalur kritis, Anda dapat menghitung perkiraan jadwal untuk paket pekerjaan berdasarkan pada struktur jaringan logis dan perkiraan durasi pekerjaan yang akan diselesaikan secara terpisah, dan juga menetapkan jalur kritis keseluruhan untuk proyek tersebut.

Ada juga konsep cadangan penuh (reserve) waktu. Ini adalah perbedaan antara tanggal mulai atau selesai terlambat dan awal. Esensi manajerial dari cadangan waktu adalah bahwa ada peluang untuk menyelesaikan kendala keuangan, sumber daya atau teknologi, dan manajer proyek dapat menangguhkan pekerjaan selama jangka waktu yang tersedia di cadangan, tanpa takut akan berdampak negatif pada tenggat waktu penyelesaian proyek. Cadangan waktu untuk pekerjaan kritis adalah nol.

Bagan garis horizontal, di mana tugas desain diwakili oleh interval waktu dengan parameter waktu tertentu (mulai, berakhir, penundaan, dll.) disebut bagan Gantt, dan ini juga merupakan bagian integral dari perencanaan jaringan. Berikut contohnya:

Untuk perencanaan yang efektif, akan lebih mudah menggunakan bagan PERT, grafik jaringan, dan bagan Gantt. Perencanaan jaringan yang sama menyiratkan deskripsi semua pekerjaan proyek dalam bentuk serangkaian pekerjaan dengan hubungan spesifik di antara mereka. Untuk menghitung dan menganalisis diagram jaringan, satu set operasi jaringan yang disebut prosedur metode jalur kritis biasanya digunakan.

Model jaringan sedang dikembangkan secara bertahap:

• Daftar karya desain ditentukan
• Parameter pekerjaan diperkirakan
• Ketergantungan antar pekerjaan dibuat

Daftar Pekerjaan harus ditentukan untuk menjelaskan semua kegiatan proyek termasuk semua rincian. Pekerjaan adalah elemen utama model jaringan... Paket kerja menentukan aktivitas yang harus dilakukan untuk mencapai hasil proyek. Hasil biasanya disorot dengan breakpoint.

Sebelum mengembangkan model jaringan, Anda perlu memastikan bahwa level CPP yang lebih rendah mencakup semua pekerjaan yang menjamin pencapaian tujuan proyek swasta. Model jaringan adalah hasil dari menentukan ketergantungan antara aktivitas dan menambahkan acara dan aktivitas yang mengikat. Dalam bentuknya yang paling umum, pendekatan yang disajikan didasarkan pada asumsi bahwa setiap pekerjaan dirancang untuk membantu mencapai tujuan tertentu. Menghubungkan pekerjaan tidak harus selalu ditujukan untuk mencapai hasil material, karena tujuan mereka mungkin untuk menyelenggarakan acara, dll.

Tugas utama manajer proyek adalah menilai parameter pekerjaan. Untuk ini, peserta proyek lain mungkin terlibat, bertanggung jawab atas pelaksanaan tugas individu proyek. Estimasi durasi pekerjaan dan kebutuhannya sumber keuangan dan sumber daya dengan cara yang paling langsung memengaruhi relevansi rencana dan jadwal sumber daya dan biaya, yang dibuat setelah menganalisis model jaringan. Penilaian ini harus dilakukan untuk setiap pekerjaan. Kemudian, atas dasar itu, level CPP digeneralisasikan dan dibentuk dalam rencana proyek.

Agar tahapan proyek individu dan keseluruhan proyek secara keseluruhan dapat dilaksanakan tepat waktu, juga perlu untuk merencanakan proyek sesuai dengan parameter waktu. Mari pertimbangkan masalah ini lebih detail.

Perencanaan proyek berdasarkan waktu

Parameter waktu harus dipahami di sini sebagai periode waktu di mana pekerjaan dan paket pekerjaan direncanakan untuk diselesaikan, serta titik kendali proses pelaksanaan proyek. Waktu adalah faktor terpenting yang mempengaruhi keefektifan implementasi seluruh rencana.

Waktu pelaksanaan elemen proyek dan keseluruhan proyek selalu direncanakan sebelumnya, dan, tentu saja, diinginkan untuk meminimalkannya. Tetapi minimisasi waktu dibatasi oleh tiga parameter: kemampuan teknis, persyaratan teknologi, dan kualitas pekerjaan. Semua ini harus diperhitungkan saat merencanakan.

Perencanaan waktu adalah elemen kunci dari manajemen proyek, yang mencakup beberapa komponen. Komponen-komponen tersebut adalah:

• Konsep Manajemen Proyek Waktu
• Penjadwalan proyek
• Memantau kemajuan pekerjaan desain
• Analisis dan penyelesaian kemajuan pekerjaan
• Tutup manajemen proyek

Seringkali sulit untuk menyelesaikan proyek sebelum tenggat waktu. Alasannya adalah pemahaman yang tidak jelas tentang apa sebenarnya yang perlu dikelola, dan sebagian besar masalah muncul bahkan pada tahap perencanaan.

Keterlambatan pengiriman, kurangnya sumber daya, dll. Dapat menjadi penyebab ketidaksesuaian dengan jadwal. Jika ruang lingkup dan bidang subjek proyek tidak ditentukan dengan benar, maka Anda harus melakukan penyesuaian pada pekerjaan dan jadwal.

Ketika seorang manajer berurusan dengan proyek berulang yang khas, akan lebih mudah untuk secara akurat menentukan waktu dan urutan tindakan, meskipun dalam praktiknya proyek jarang diulang.

Jika kita berbicara tentang alasan kerugian sementara dalam proyek tersebut, maka ini termasuk:

• Kualitas dan manajemen biaya yang tidak memadai
• Kurangnya rencana darurat untuk biaya tak terduga
• Distribusi risiko yang buruk di antara peserta proyek
• Kurangnya struktur dalam sistem komunikasi
• Sistem pelaporan proyek yang sulit

Dan komponen penting lainnya dari manajemen waktu proyek adalah manajemen sumber daya waktu pribadi. Ini relevan untuk setiap pemain dan peserta proyek, tetapi lebih penting untuk pemimpin, karena dia bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, yang berarti bahwa dia perlu mengatur untuk melakukan banyak hal.

Untuk meningkatkan manajemen waktu pribadi, diinginkan untuk menggunakan apa yang disebut formulir. Formulir tersebut adalah daftar pekerjaan yang harus diselesaikan, yang menunjukkan pelaksana dan tenggat waktu. Pekerjaan paling prioritas harus ditransfer ke blok waktu dari kalender perencanaan. Kalender perencanaan mungkin terlihat seperti ini:

Acara tak terjadwal atau pekerjaan dengan prioritas lebih rendah dapat ditambahkan ke blok waktu kosong. Jika jumlah pekerjaan lebih dari jumlah waktu, pekerjaan dapat dijadwalkan beberapa hari sebelumnya. Tapi ini tidak boleh disalahgunakan, jika tidak mungkin ada penundaan dalam pelaksanaan tugas prioritas tinggi. Dan mengingat fakta bahwa di hari-hari berikutnya prioritas pekerjaan dengan prioritas rendah dapat meningkat, semua tugas harus diselesaikan tepat waktu.

Karena Anda perlu menetapkan prioritas secara kompeten dan bertindak sesuai dengan itu. Manajer proyek tidak boleh terganggu oleh tugas-tugas sekunder dan tidak jelas dan ragu-ragu untuk membuat keputusan penting. Dia juga harus bisa mendelegasikan otoritas.

Dan hal terakhir yang akan kita fokuskan pada pelajaran pertama adalah beberapa masalah organisasi.

Organisasi pekerjaan pada perencanaan proyek

Perencanaan proyek adalah proses pembentukan keputusan yang menentukan urutan pekerjaan dan kegiatan desain. Ini memainkan peran sentral dalam manajemen proyek, mewakili awal pengorganisasian dari proses implementasi proyek.

Perencanaan proyek mencakup beberapa tahapan:

• Menetapkan tujuan dan sasaran
• Perhitungan sumber daya
• Membuat jadwal selama bekerja
• Optimalisasi jadwal kerja
• Organisasi pelaksanaan pekerjaan
• Makhluk rencana kalender peningkatan intensitas tenaga kerja
• Memantau kemajuan pekerjaan
• Penyesuaian kemajuan pekerjaan

Rencana pelaksanaan proyek adalah rencana komprehensif yang berisi sistem tugas dan tujuan yang komprehensif, pekerjaan rinci, tindakan dan tindakan untuk mencapai tujuan utama proyek. Penekanan harus ditempatkan pada persiapan rencana implementasi untuk menghindari kesalahan khas, seperti:

• Menetapkan tujuan yang salah
• Penggunaan informasi yang tidak lengkap
• Mengabaikan pengalaman masa lalu
• Mengabaikan masalah ketersediaan sumber daya
• Kurangnya fokus pada koordinasi peserta proyek
• Mengabaikan motivasi pemain
• Perhatian yang berlebihan untuk merinci rencana
• Merencanakan demi rencana dan mengabaikan kendali mengikuti rencana

Meskipun terdapat sejumlah besar kesalahan dan kekhususannya, dengan mempertimbangkan semua elemen perencanaan yang kami beri tahukan kepada Anda, membantu untuk melewatinya. Penting untuk diingat bahwa perencanaan proyek adalah urutan tugas yang sistematis, yang tujuannya adalah untuk mencapai hasil utama - pelaksanaan proyek. Dan mengingat bahwa rencana tersebut selalu berisi instruksi untuk tindakan dan tindakan itu sendiri, itu dapat dianggap sebagai standar atau tolok ukur yang akan digunakan untuk membandingkan indikator aktual. Jika, sebagai hasil dari perbandingan tersebut, ditemukan ketidaksesuaian, perlu dilakukan tindakan untuk menyesuaikan rencana.

Pada pelajaran kedua kita akan berbicara tentang elemen lain dari manajemen proyek yang penting bagi seorang pemimpin - manajemen tim. Masalah-masalah seperti komposisi peserta proyek, fungsi manajer proyek, kekhasan pembentukan dan pengembangan tim proyek, karakteristik dan komposisi tim, penyelesaian konflik dan sejumlah hal lainnya akan dipertimbangkan.

Uji pengetahuan Anda

Jika Anda ingin menguji pengetahuan Anda tentang topik pelajaran ini, Anda dapat mengikuti tes singkat yang terdiri dari beberapa pertanyaan. Dalam setiap pertanyaan, hanya 1 pilihan yang benar. Setelah Anda memilih salah satu opsi, sistem secara otomatis melanjutkan ke pertanyaan berikutnya. Poin yang Anda terima dipengaruhi oleh kebenaran jawaban Anda dan waktu yang dihabiskan untuk berlalu. Harap dicatat bahwa pertanyaannya berbeda setiap kali, dan opsinya beragam.

Perencanaan struktural

Tujuan utama dari perencanaan struktural adalah untuk mendeskripsikan komposisi dan hubungan operasi teknologi yang perlu dilakukan untuk melaksanakan proyek.

Selain itu, pada langkah ini, diperlukan untuk menentukan (atau setidaknya perkiraan awal) durasi pekerjaan.

Hasil dari perencanaan struktural adalah jaringan proyek.

Jadwal jaringan terdiri dari dua jenis elemen - pekerjaan dan acara - dan memungkinkan Anda untuk memvisualisasikan struktur proyek dalam hal pekerjaan yang termasuk di dalamnya.

Dengan kata lain, diagram jaringan menampilkan hubungan antara aktivitas dalam proyek dan urutan pelaksanaannya.

Untuk mengotomatiskan pekerjaan pengguna menggunakan metode PERT, program QSB dikembangkan, yang memungkinkan Anda untuk menentukan:

Perkiraan waktu untuk menyelesaikan pekerjaan dan proyek

Kemungkinan proyek selesai dalam waktu tertentu

Variasi waktu pelaksanaan pekerjaan, proyek

Jalur kritis dalam melakukan pekerjaan, proyek

Mudah untuk memasukkan dan mengoreksi data

Menulis atau membaca data tugas dari floppy disk

Setelah menganalisis tugas dalam program, Anda dapat memilih mode tampilan untuk pekerjaan mulai awal (ES), mulai terlambat (LS), selesai awal (EF), dan selesai akhir (LF). Program ini akan menampilkan hingga 10 jalur kritis dari diagram jaringan jika proyek memiliki jumlah yang cukup besar. Anda juga dapat menganalisis kapabilitas proyek.

Daftar pekerjaan dan karakteristik waktu pelaksanaannya (dalam hari) ditunjukkan pada Tabel 4.2:

Tabel 4.2. Daftar karya dan karakteristik pelaksanaannya

		Pekerjaan sebelumnya	Waktu yang optimis	Waktu yang paling mungkin	Waktu mistik pesy
	Pengembangan spesifikasi teknis
	Studi bidang subjek
	Pengembangan metode untuk memecahkan masalah. Pilihan bahasa pemrograman.
	Membangun model fungsional
	Membangun model infologis
	Membuat antarmuka program
	Pengembangan modul utama program
	Menguji dan men-debug seluruh program secara keseluruhan
	Drafting dokumentasi teknis
	Pengiriman proyek

Itu diperlukan untuk mendefinisikan:

1. Apakah jalur kritis itu dari proyek ini?

2. Berapa lama waktu tunggu proyek yang diharapkan?

3. Seberapa besar kemungkinan proyek akan selesai dalam 30 hari?

Untuk menjawab pertanyaan yang diajukan, kami akan menganalisis metode PERT dalam program QSB secara bertahap dan menganalisis hasil yang diperoleh.

Langkah pertama dari solusi. Mari buat diagram jaringan yang menunjukkan struktur pekerjaan saat membuat perusahaan Internet:

Langkah kedua dari solusi. Menggunakan informasi yang ditentukan dalam kondisi tersebut, kami memasukkan data ke dalam program QSB, kami mendapatkan:

perusahaan internet manajemen perencanaan

Langkah ke-3 dari solusi. Setelah memasukkan data, program menghasilkan tabel dengan hasil akhir.

Langkah keempat dari solusi. Mari tentukan jalur kritis, lead time proyek, dan varians lead time proyek.

Pekerjaan-pekerjaan yang cadangan waktunya berubah menjadi nol sangatlah penting. Untuk menghitung durasinya, cukup tambahkan durasi karya kritis yang membentuknya. Pengembangan perusahaan Internet tidak dapat diselesaikan lebih awal dari 27 hari. Varians waktu pelaksanaan proyek adalah 4,375.

Pekerjaan-pekerjaan yang tidak kritis dan, karenanya, memiliki cadangan waktu dapat digeser sepanjang sumbu waktu dalam cadangan yang tersedia. Cara menggunakan peluang ini tergantung pada kondisi pelaksanaan dan kendala yang ada untuk suatu proyek tertentu. Misalnya, jika ada kekurangan sumber daya atau pemain, waktu cadangan dapat digunakan untuk meratakan beban mereka. Atau, selama waktu cadangan, pelaksana dapat dilibatkan untuk melakukan pekerjaan kritis.

Langkah ke-5 solusi. Mari kita tentukan kemungkinan proyek selesai dalam 30 hari.

Oleh karena itu dicari probabilitas bahwa waktu T pelaksanaan proyek memenuhi kondisi T? 30, yaitu probabilitas bahwa proyek akan selesai dalam 30 hari dengan perkiraan waktu penyelesaian 27,66 hari adalah 0,8677.

Untuk membawa probabilitas pelaksanaan proyek sedekat mungkin dengan 1, diputuskan untuk menambah durasi proyek menjadi 36 hari, kemudian probabilitas penyelesaian proyek \u003d 0,9981.

Untuk menghancurkan waktu pelaksanaan proyek, Anda dapat melibatkan seorang analis bisnis untuk mengembangkan dokumentasi teknis, karena dua spesialis secara teoritis dapat mengembangkan perusahaan Internet lebih cepat daripada sendirian, sehingga memastikan pengurangan waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan. Namun, tugas yang terkait dengan penugasan dan alokasi sumber daya diselesaikan pada tahap berikutnya dari perencanaan jaringan - pada tahap pembuatan jadwal.

Penjadwalan

Jadwal dibangun di atasberdasarkan apa yang disebut bagan Gantt.

Sebagian besar manajer proyek yang dipelajari menggunakan MS Project sebagai alat perencanaan karena popularitasnya yang tinggi, kompatibilitas dengan aplikasi lain, dan antarmuka kantor standar. Hal ini juga dapat dijelaskan oleh kumpulan tugas yang relatif terbatas yang diselesaikan dalam kerangka perencanaan dan manajemen proyek, yang tidak memerlukan penggunaan sistem profesional yang kompleks, seperti Perencana Proyek Primavera atau Profesional Rencana Terbuka.

Di antara kelebihan paket, perlu diperhatikan juga alat pelaporan yang cukup nyaman dan fleksibel. Jenis laporan dasar dapat dipilih dari template (Galeri Laporan). Kemampuan untuk secara bersamaan memiliki hingga enam rencana untuk setiap proyek meningkatkan efisiensi analisis. Pada saat yang sama, Proyek MS menyediakan seperangkat alat minimal untuk perencanaan dan pengelolaan sumber daya. Fitur Proyek tambahan juga mencakup impor / ekspor data dalam format ASCII, CSV, Excel, Lotus 1-2-3, dBASE dan FoxPro, perekam makro, Visual Basic.

Untuk proyek perusahaan Internet, grafik Gantt dibangun di Proyek MS. (Grafik 4.1.)

Diagram menyoroti tindakan yang dilakukan menggunakan komputer, yang memungkinkan Anda menentukan durasi kerja yang sebenarnya. Berdasarkan diagram Gantt, durasi kerja programmer adalah: T \u003d 36 hari.

Perencanaan struktural mencakup beberapa tahap: membagi proyek menjadi satu set pekerjaan individu, yang kinerjanya diperlukan untuk pelaksanaan proyek; membangun diagram jaringan yang menggambarkan urutan pekerjaan; penilaian karakteristik waktu kerja dan analisis jadwal jaringan.

Pengembangan proyek paket perangkat lunak"Jumlah pekerjaan Judul pekerjaan Durasi 1 Mulai pelaksanaan proyek 0 2 Pernyataan masalah 10 3 Pengembangan antarmuka 5 4 Pengembangan modul pengolahan data 7 5 Pengembangan struktur database 6 6 Pengisian database 8 7 Debugging paket perangkat lunak 5 8 Pengujian dan perbaikan kesalahan 10 9 Penyusunan dokumentasi program 5 10 Penyelesaian proyek 0

Pekerjaan Proyek Penting dan Jalur Kritisnya Pekerjaan kritis adalah pekerjaan yang penundaan mulainya akan menunda tanggal penyelesaian proyek secara keseluruhan. Pekerjaan semacam itu tidak memiliki cadangan waktu. Pekerjaan non-kritis memiliki margin waktu tertentu, dan dalam margin ini, permulaannya mungkin tertunda. Jalur kritis adalah jalur dari awal hingga akhir jaringan, hanya melewati aktivitas kritis. Total durasi pekerjaan di jalur kritis menentukan waktu pelaksanaan proyek minimum.

Menemukan jalur kritis bermuara pada menemukan pekerjaan kritis dan dilakukan dalam dua langkah: Menghitung waktu mulai awal untuk setiap pekerjaan dalam proyek. Nilai ini menunjukkan waktu sebelum pekerjaan tidak dapat dimulai. Hitung waktu mulai terlambat untuk setiap pekerjaan dalam proyek. Nilai ini menunjukkan waktu setelah pekerjaan tidak dapat dimulai tanpa menambah durasi keseluruhan proyek. Karya kritis memiliki arti yang sama tentang waktu mulai awal dan akhir.

Ringkasan tabel waktu kerja Pekerjaan 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Waktu mulai awal 0 0 10 16 24 29 29 39 Waktu mulai terlambat 12 17 10 16 24 29 34 39 Cadangan waktu 0 0 2 1 0 0 5 0

Analisis Jaringan Untuk pekerjaan kritis, kelonggaran adalah nol. Oleh karena itu, upaya manajer proyek harus difokuskan terutama untuk memastikan penyelesaian pekerjaan ini tepat waktu.

Analisis jadwal jaringan Untuk pekerjaan non-kritis, cadangan waktu lebih besar dari nol, yang memberikan manajer kesempatan untuk melakukan manuver waktu mulai mereka dan sumber daya yang mereka gunakan: Penundaan dalam memulai pekerjaan dengan jumlah yang tidak melebihi waktu cadangan, dan sumber daya yang diperlukan untuk pekerjaan diarahkan untuk melakukan pekerjaan di jalur kritis. Ini dapat mengurangi durasi pekerjaan kritis dan proyek secara keseluruhan; Kurangnya pekerjaan non-kritis dengan sumber daya. Akibatnya, durasinya meningkat dalam cadangan waktu, dan sumber daya yang dilepaskan digunakan untuk melakukan pekerjaan kritis, yang juga akan menyebabkan penurunan durasinya dan keseluruhan proyek.

Fungsi bersama dari komponen-komponen ini memastikan kemajuan pengembangan dan implementasi rencana. Isi dari proses ini dalam versi yang diperluas - sebagai perencanaan strategis - mencakup beberapa tahapan utama:

1. mendefinisikan misi organisasi;
2. perumusan tujuan utama organisasi, mewujudkan misi yang dipilih;
3. analisis lingkungan eksternal;
4. survei manajemen kekuatan internal dan kelemahan organisasi ("diagnostik intra-organisasi");
5. studi tentang alternatif strategis (termasuk perumusan sistem asumsi perencanaan);
6. pilihan strategi;
7. implementasi strategi (termasuk pengembangan sarana utama implementasinya yaitu taktik, kebijakan, prosedur dan aturan tindakan untuk mengimplementasikan strategi);
8. pengendalian dan evaluasi selanjutnya atas efektivitas implementasi strategi.

Setelah misi organisasi ditetapkan dan tujuan utamanya dirumuskan, yang pertama dari dua tahap "diagnostik" (3 dan 4) dilaksanakan - tahap analisis dan penilaian lingkungan eksternal organisasi. Itu menyelesaikan tiga tugas utama. Pertama, ciri-ciri lingkungan eksternal tersebut diidentifikasi dan dikarakterisasi, yang memerlukan pengembangan strategi baru yang berfungsi atau modifikasi dari strategi yang sudah digunakan pada saat ini. Kedua, itu mengidentifikasi dan menyelidiki faktor eksternal rencana negatif yang mengancam implementasi strategi atau yang menjadi sumber kesulitan. Ketiga, faktor eksternal yang bersifat positif juga ditentukan, yang dapat berkontribusi pada implementasi strategi yang dirumuskan.

Saat menganalisis lingkungan eksternal, seseorang harus dipandu oleh posisi yang menurutnya terbagi menjadi lingkungan tindakan langsung dan lingkungan tindakan tidak langsung. Semua faktor utama yang menyusunnya dilambangkan dengan konsep variabel perencanaan kunci. Mereka harus diberi prioritas tertinggi pada tahap ini. Dalam perjalanan strategis, yaitu perspektif, perencanaan jangka panjang, prioritas diberikan kepada faktor lingkungan global dari dampak "tidak langsung". Semua kemungkinan ancaman dan peluang yang perlu dipertimbangkan pada tahap ini biasanya dikelompokkan ke dalam tujuh bidang utama: ekonomi, politik, pasar, teknologi, faktor internasional, faktor persaingan, dan faktor sosial. Enam faktor pertama jelas menurut definisi, dan yang terakhir membutuhkan klarifikasi. Ini menunjukkan sistem yang terus berubah dan dominan saat ini dalam masyarakat opini sosial, sikap, sikap, stereotip. Misalnya, sikap negatif yang terus-menerus berkembang saat ini di antara sebagian besar penduduk negara kita terhadap kewirausahaan merupakan sumber masalah besar bagi pengembangan usaha kecil. Setelah menganalisis faktor-faktor dari kelompok-kelompok ini, sebuah dokumen kerja dibuat - "daftar bahaya dan peluang eksternal". Ini memungkinkan untuk melakukan penilaian komparatif mereka dan untuk mendiagnosis prospek pengembangan strategi tertentu.

Tahap selanjutnya - survei manajemen - ditujukan untuk menentukan cadangan internal dan karakteristik organisasi yang memfasilitasi atau menghambat penerapan peluang yang diberikannya lingkungan luar... Ini mendefinisikan sumber daya organisasi untuk melawan karakteristik negatif ("ancaman") dari lingkungan. Tahap ini membutuhkan diagnosa di lima bidang utama: pemasaran, keuangan dan penelitian teknologi, penilaian sumber daya manusia, penilaian keadaan budaya organisasi dan citra publiknya. Ada hubungan transisi yang menghubungkan tahap diagnostik dengan tahap berikutnya - tahap mempelajari alternatif strategis. Ini adalah perumusan dari sistem asumsi perencanaan (lihat Gambar 13). Faktanya adalah diagnostik yang efektif pada saat yang sama merupakan prognostik: tidak cukup hanya menyatakan keadaan saat ini, perlu untuk menilai tren perubahan di lingkungan eksternal dan internal organisasi, yang dilakukan dalam sistem asumsi perencanaan. Sistem ini menjadi dasar dari proses tersebut analisis perbandingan kemungkinan strategi yang berfungsi.

Ada empat jenis utama alternatif strategis, masing-masing dengan sejumlah opsi. Ini adalah strategi pertumbuhan terbatas, pertumbuhan, pengurangan, serta strategi pembangunan gabungan. Strategi pertumbuhan terbatas dicirikan dengan penetapan "target kinerja" yang disesuaikan dengan proyeksi perubahan keadaan. Ini tipikal untuk sektor bisnis yang matang dengan teknologi canggih dan mewakili jalur pengembangan yang paling mudah dan nyaman (dan paling tidak berisiko).

Strategi pertumbuhan mensyaratkan pilihan instalasi untuk tingkat produksi yang berlebih secara signifikan dibandingkan yang dicapai pada periode sebelumnya. Dia adalah orang kedua yang paling sering dipilih; digunakan terutama di industri baru, non-tradisional dan paling berkembang secara dinamis. Ini ditandai dengan risiko yang lebih besar daripada yang pertama, tetapi pada saat yang sama - dan peluang potensial yang besar. Strategi pengurangan adalah yang paling jarang dipilih oleh manajer; ia biasanya digunakan sebagai pemulihan paksa dalam kondisi eksternal dan internal yang tidak menguntungkan (karena itu disebut juga strategi "pilihan terakhir"). Semua variannya dicirikan oleh satu fitur umum: tingkat tujuan yang direncanakan lebih rendah daripada tingkat yang dicapai di masa lalu. Ini diterapkan dalam tiga cara utama:

• likuidasi;
• "Memotong kelebihan" (likuidasi sebagian divisi, cabang, bidang kegiatan tertentu);
• reduksi dan reorientasi.

Organisasi besar dalam merencanakan aktivitasnya, sebagai suatu peraturan, menggunakan strategi gabungan yang mencakup kombinasi dari ketiga alternatif strategis. Pada saat yang sama, divisi individu berkembang sesuai dengan skenario yang berbeda: pertumbuhan beberapa berdekatan dengan pertumbuhan terbatas yang lain dan pengurangan yang lain. Selain itu, pengurangan beberapa unit dapat digunakan sebagai alat pertumbuhan yang diperlukan untuk unit lain - dengan mengarahkan kembali dan memusatkan dana organisasi pada unit tersebut.

Tiga tahap selanjutnya dari keseluruhan proses perencanaan strategis - pemilihan strategi, implementasi strategi dan penilaian efektivitasnya dalam banyak hal mirip dengan tiga fungsi manajemen lainnya: pengambilan keputusan, pengorganisasian pelaksanaan, evaluasi dan pengendalian. Oleh karena itu, isi tahapan ini dipertimbangkan saat mengkarakterisasi fungsi yang sesuai.

Perencanaan struktural

Perencanaan struktural meliputi beberapa tahapan:

1. Pembagian proyek menjadi satu set pekerjaan individu, yang kinerjanya diperlukan untuk pelaksanaan proyek;

2. pembangunan diagram jaringan yang menjelaskan urutan pekerjaan;

3. penilaian karakteristik waktu pekerjaan dan analisis jadwal jaringan.

Jadwal jaringan memainkan peran utama pada tahap perencanaan struktural.

Jadwal jaringan Adalah grafik berarah, di mana simpul menunjukkan pekerjaan proyek, dan busur adalah hubungan sementara dari pekerjaan tersebut.

Jadwal jaringan harus memenuhi berikut ini properti.

1. Setiap pekerjaan sesuai dengan satu dan hanya satu simpul. Tidak ada pekerjaan yang dapat ditampilkan dua kali di jaringan. Namun, pekerjaan apa pun dapat dipecah menjadi beberapa pekerjaan terpisah, masing-masing akan sesuai dengan bagian atas grafik yang terpisah.

2. Tidak ada pekerjaan yang dapat dimulai sebelum semua pekerjaan segera sebelum pekerjaan itu selesai. Artinya, jika busur memasuki titik puncak, maka pekerjaan dapat dimulai hanya setelah akhir dari semua pekerjaan dari mana busur ini keluar.

3. Tidak ada pekerjaan yang segera mengikuti beberapa pekerjaan yang dapat dimulai sampai saat itu berakhir. Dengan kata lain, jika beberapa busur keluar dari pekerjaan, maka tidak ada pekerjaan yang menyertakan busur ini yang dapat dimulai sebelum pekerjaan ini berakhir.

4. Awal dan akhir proyek ditandai dengan pekerjaan dengan durasi nol. Pekerjaan semacam itu disebut tonggak sejarah dan menunjukkan awal atau akhir tahapan terpenting dari proyek.

Contoh... Sebagai contoh, pertimbangkan proyek "Pengembangan paket perangkat lunak". Misalkan proyek terdiri dari kegiatan, karakteristiknya ditunjukkan pada Tabel 1.

Tabel 1.

Diagram jaringan untuk proyek ini ditunjukkan pada Gambar 1. Di atasnya simpul-simpul yang sesuai dengan karya biasa dilingkari dengan garis tipis, dan garis tebal dilingkari tonggak proyek.

Angka: 1.Jaringan proyek

Jadwal jaringan memungkinkan Anda menemukan pekerjaan kritis proyek dan jalur kritisnya dengan nilai durasi pekerjaan yang ditentukan.

Kritis adalah pekerjaan yang penundaan mulainya akan menunda tanggal penyelesaian proyek secara keseluruhan. Pekerjaan semacam itu tidak memiliki cadangan waktu. Pekerjaan non-kritis memiliki margin waktu tertentu, dan dalam margin ini, permulaannya mungkin tertunda.

Jalur kritis Adalah jalur dari simpul awal ke simpul akhir jaringan, hanya melewati pekerjaan kritis. Total durasi pekerjaan di jalur kritis menentukan waktu pelaksanaan proyek minimum.

Menemukan jalur kritis direduksi menjadi menemukan pekerjaan kritis dan dilakukan dalam dua tahap.

1. Perhitungan waktu mulai lebih awal setiap pekerjaan proyek. Nilai ini menunjukkan waktu sebelum pekerjaan tidak dapat dimulai.

2. Perhitungan waktu mulai terlambat setiap pekerjaan proyek. Nilai ini menunjukkan waktu setelah pekerjaan tidak dapat dimulai tanpa menambah durasi keseluruhan proyek.

Karya kritis memiliki arti yang sama tentang waktu mulai awal dan akhir.

Mari tentukan - waktu pelaksanaan pekerjaan, - waktu mulai bekerja lebih awal, - waktu mulai kerja yang terlambat. Kemudian

dimana himpunan pekerjaan mendahului pekerjaan. Waktu mulai awal proyek diasumsikan nol.

Karena pekerjaan terakhir sebuah proyek adalah tonggak berdurasi nol, waktu mulai awalnya bertepatan dengan durasi keseluruhan proyek. Mari kita tentukan nilai ini. Sekarang dianggap sebagai waktu mulai terlambat dari pekerjaan terakhir, dan untuk pekerjaan lain, waktu mulai terlambat dihitung dengan rumus:

Ada banyak karya di sini, segera setelah karya tersebut.

Secara skematis, perhitungan waktu mulai awal dan akhir masing-masing ditunjukkan pada Gambar. 2 dan 3.

Angka: 2.Skema untuk menghitung waktu mulai lebih awal

Angka: 3.Skema untuk menghitung waktu mulai terlambat

Contoh... Mari kita temukan pekerjaan kritis dan jalur kritis untuk proyek "Pengembangan paket perangkat lunak", diagram jaringan yang ditunjukkan pada Gambar. 1, dan durasi pekerjaan dihitung dalam beberapa hari dan diberikan pada Tabel 1.

Pertama, kami menghitung waktu mulai lebih awal untuk setiap pekerjaan. Perhitungan dimulai dari awal dan diakhiri dengan pekerjaan akhir proyek. Proses dan hasil perhitungan ditunjukkan pada Gambar 4.

Hasil dari tahap pertama, selain waktu awal pengerjaan, adalah total durasi proyek .

Pada tahap selanjutnya, kami menghitung waktu mulai kerja yang terlambat. Perhitungan dimulai dari yang terakhir dan diakhiri pada pekerjaan pertama dalam proyek. Proses dan hasil perhitungannya ditunjukkan pada Gambar 5.

Angka: 4.Menghitung waktu mulai lebih awal

Angka: lima.Menghitung waktu mulai terlambat

Hasil penghitungan ringkasan ditunjukkan pada Tabel 2. Karya-karya kritis disorot di dalamnya. Jalur kritis diperoleh dengan menghubungkan pekerjaan kritis di jaringan. Ini ditunjukkan dengan panah putus-putus pada Gambar 6.

Meja 2.

Angka: 6.Proyek jalur kritis

Setelah menghitung nilai dan untuk setiap pekerjaan, file memesan waktu :

Nilai ini menunjukkan seberapa banyak Anda dapat menunda dimulainya pekerjaan tanpa menambah durasi keseluruhan proyek.

Untuk pekerjaan kritis, cadangan waktunya nol. Oleh karena itu, upaya manajer proyek harus difokuskan terutama untuk memastikan penyelesaian pekerjaan ini tepat waktu.

Untuk pekerjaan non-kritis, waktu cadangan lebih besar dari nol, yang memberi manajer kesempatan untuk melakukan manuver waktu awal dan sumber daya yang mereka gunakan. Opsi semacam itu dimungkinkan.

1. Penundaan dalam memulai pekerjaan dengan jumlah yang tidak melebihi waktu cadangan, dan sumber daya yang dibutuhkan untuk pekerjaan diarahkan untuk melakukan pekerjaan di jalur kritis. Ini dapat mengurangi durasi pekerjaan kritis dan proyek secara keseluruhan;

2. Underloading pekerjaan non-kritis dengan sumber daya. Akibatnya, durasinya meningkat dalam cadangan waktu, dan sumber daya yang dilepaskan digunakan untuk melakukan pekerjaan kritis, yang juga akan menyebabkan penurunan durasinya dan keseluruhan proyek.

Dalam contoh yang diberikan, pekerjaan proyek 3, 4 dan 9 memiliki cadangan waktu sesuai dengan tabel 2.

Penjadwalan

Pada tahap penjadwalan, dikembangkan jadwal kalender, yang disebut bagan Gantt... Diagram Gantt menampilkan parameter proyek berikut:

1. struktur pekerjaan, diperoleh berdasarkan jadwal jaringan;

2. komposisi sumber daya yang digunakan dan distribusinya di antara karya;

3. tanggal kalender di mana momen awal dan penyelesaian pekerjaan terikat.

Mari kita pertimbangkan pembangunan kalender menggunakan contoh proyek "Pengembangan paket perangkat lunak". Pertama-tama, Anda perlu memutuskan sumber daya yang akan digunakan oleh proyek ini. Misalkan hanya pelaku yang bertindak sebagai sumber daya, dan mereka didistribusikan di antara pekerjaan menurut tabel. 3.

Tabel 3.

No. Pekerjaan	Judul pekerjaan	Pelaksana
	Mulai dari implementasi proyek	-
	Rumusan masalah	Sutradara panggung
	Pengembangan antarmuka	Programmer 1
	Pengembangan modul pengolahan data	Programmer 1
	Desain struktur database	Programmer2
	Pembibitan database	Programmer2
	Debugging paket perangkat lunak	Programmer1 Programmer2
	Menguji dan memperbaiki bug	Programmer1 Programmer2 Direktur
	Persiapan dokumentasi perangkat lunak	Sutradara panggung
	Penyelesaian proyek	-

Mari pilih tanggal mulai proyek - 7 September 2009. (Senin). Hanya hari kerja yang diperhitungkan saat menyusun kalender. Semua hari Sabtu dan Minggu dianggap tidak bekerja, serta resmi liburan, yang terdekat adalah 4 November.

Grafik kalender (bagan Gantt) ditunjukkan pada Gbr. 7, di mana belah ketupat menunjukkan tonggak, garis padat - durasi pekerjaan, garis padat dengan panah - cadangan waktu untuk bekerja, garis putus-putus - hubungan antara akhir pekerjaan sebelumnya dan awal pekerjaan berikutnya.

Angka: 7. Jadwal proyek

Angka: 8. Grafik pemanfaatan sumber daya

Berdasarkan diagram Gantt, grafik pemanfaatan sumber daya... Grafik ini menunjukkan persentase pemanfaatan sumber daya kerja tertentu selama proyek. Absis menunjukkan interval waktu proyek, dan ordinat menunjukkan persentase total beban kerja pelaksana untuk semua tugas proyek yang dia lakukan saat ini.

Biasanya, pelaku sepenuhnya sibuk dengan menyelesaikan beberapa tugas dan setelah selesai beralih ke tugas berikutnya. Ini sesuai dengan pemuatan 100%. Namun, dalam beberapa kasus, dia dapat terlibat secara paralel dalam 2 tugas atau lebih, mengalokasikan sebagian waktu kerja untuk menyelesaikannya. Misalnya, dua tugas masing-masing 50%, yaitu setengah hari kerja per tugas. Dalam hal ini, jadwal pemanfaatan sumber daya memungkinkan untuk memantau total pekerjaan kontraktor dan untuk mengidentifikasi kemungkinan periode kelebihan beban, ketika lebih banyak pekerjaan yang direncanakan untuknya daripada yang dapat dilakukannya selama hari kerja. Ini dibuktikan dengan total beban kerja lebih dari 100%.

Contoh grafik pemanfaatan sumber daya dari proyek "Pengembangan paket perangkat lunak" ditunjukkan pada Gbr.8. Ini dibangun dengan asumsi bahwa setiap karyawan 100% sibuk dengan tugas yang direncanakan. Dapat dilihat dari grafik bahwa Direktur kelebihan beban dari 16 hingga 23 Oktober, karena dia diberi dua pekerjaan paralel selama periode ini. Area kemacetannya disorot pada grafik yang sesuai dengan menetas.

Manajemen operasional

Di atas panggung manajemen operasional pekerjaan sedang berlangsung pada proyek dan pemantauan terus menerus dari kemajuan pelaksanaannya. Betapapun bagusnya rencana awalnya, kehidupan pasti akan membuat penyesuaiannya sendiri terhadapnya. Oleh karena itu, tugas manajer adalah:

1. melacak jadwal kerja yang sebenarnya;

2. perbandingan jadwal aktual dengan yang direncanakan;

3. membuat keputusan untuk menghilangkan penyimpangan yang muncul dari rencana;

4. penjadwalan ulang proyek jika terjadi penyimpangan yang signifikan.

Dua tugas pertama diselesaikan menggunakan bagan Gantt. Di atasnya, sejajar dengan garis durasi pekerjaan, digambar garis yang menunjukkan persentase penyelesaian sebenarnya dari pekerjaan tersebut. Ini memudahkan untuk mendeteksi penyimpangan yang telah terjadi.

Metode menghilangkan penyimpangan tergantung pada ketersediaan manajer Sumber Daya... Untuk menyelesaikan pekerjaan yang tertinggal, Anda dapat menarik pekerja tambahan (sumber daya tambahan), atau menggunakan kelompok pekerja yang sama di lembur. Dalam kedua kasus tersebut, penghapusan penyimpangan harus dibayar dengan kenaikan biaya proyek (pembayaran yang tidak direncanakan untuk pekerja tambahan, sumber daya dan lembur).

Jika penyimpangan sedemikian rupa sehingga tidak dapat diperbaiki dengan menarik sumber daya tambahan dan lembur, atau peningkatan biaya proyek tidak dapat diterima, Anda perlu penjadwalan ulang proyek dan lakukan hal berikut:

1. Pekerjaan yang sudah selesai diberi nilai durasi nol;

2. untuk pekerjaan yang selesai sebagian, nilai durasi ditetapkan sesuai dengan jumlah pekerjaan yang tersisa;

3. perubahan struktural dilakukan pada jadwal jaringan untuk menghilangkan pekerjaan yang tidak perlu dan menambahkan pekerjaan lain yang sebelumnya tidak direncanakan;

4. menghitung ulang jalur kritis dan penjadwalan proyek.

Setelah pembuatan proyek yang disesuaikan, disetujui oleh manajemen dan pelaksanaannya serta manajemen operasional dimulai. Penyesuaian ini dapat dilakukan beberapa kali.

Kontrol pertanyaan

1. Tahapan apa yang termasuk dalam metodologi perencanaan struktural?

2. Apakah jadwal jaringan itu?

3. Properti apa yang dimiliki diagram jaringan?

4. Apakah pekerjaan kritis itu?

5. Apakah jalur kritis itu?

6. Apa tahapan untuk menemukan jalan kritis?

7. Bagaimana cara menghitung waktu mulai lebih awal?

8. Bagaimana penghitungan waktu mulai terlambat?

9. Bagaimana menemukan pekerjaan penting berdasarkan waktu mulai awal dan akhir?

10. Apa yang dimaksud dengan kelonggaran waktu kerja?

11. Bagaimana cadangan waktu kerja dapat digunakan?

12. Apa itu bagan Gantt?

13. Berikan contoh bagan Gantt.

14. Untuk apa jadwal pemanfaatan sumber daya?

15. Bagaimana sumber daya yang kelebihan beban dapat ditemukan sesuai dengan jadwal pemanfaatan sumber daya?

16. Berikan contoh jadwal pemanfaatan sumber daya.

17. Apa inti dari proses manajemen operasional?

18. Tindakan apa yang harus diambil ketika merencanakan ulang proyek dalam proses manajemen operasional?

Pekerjaan laboratorium 1.Menyusun dan menghitung jadwal jaringan

Pekerjaan laboratorium 2.Menyusun dan menghitung rencana kalender

Di akhir setiap topik, perlu dibuat kesimpulan dari pengetahuan praktis dan teoritis yang diperoleh sebagai hasil dari praktik.