Deskripsi proses bisnis: berjuang untuk kesederhanaan. Tugas menggambarkan proses bisnis menggunakan diagram blok MS Visio proses berinteraksi di visio

Diagram proses adalah visualisasi dari segala jenis proses bertahap. Biasanya dibuat sebagai diagram alur dengan bentuk yang mewakili langkah-langkah dalam proses, panah terhubung yang menunjukkan langkah berikutnya.

Visio berisi banyak templat diagram proses, tetapi semuanya bisa ditempatkan ke dalam salah satu dari dua kategori:

Diagram Proses Tujuan Umum

Jika Anda menginginkan diagram proses dan tidak memiliki metodologi tertentu yang ingin Anda langgan, salah satu dari tiga templat berikut harus diterapkan secara tidak benar:

Diagram blok sederhana

Diagram blok fungsional

Diagram alur kerja

Untuk menemukan template ini:

Buka tab Mengajukan.

Klik tombol tersebut Membuat.

Silahkan pilih Diagram blok.

Diagram blok sederhana

Template diagram alur sederhana berguna untuk berbagai macam proses bisnis, di mana semua tindakan yang diperlukan dapat direpresentasikan menggunakan bentuk geometris sederhana.

Diagram blok fungsional

Diagram blok lintas fungsional sama seperti diagram blok sederhana, tetapi dengan elemen struktur tambahan: wadah yang disebut "jalur" mewakili orang atau departemen yang bertanggung jawab atas semua tindakan yang diperlukan. Sebenarnya, diagram blok lintas fungsi menggunakan template stensil bentuk satu set menggunakan template diagram alir sederhana; Perbedaan utama: ada beberapa trek yang ditambahkan ke halaman dengan.

Diagram alur kerja

Diagram alur kerja - diagram grafis tujuan umum. Ini berisi bentuk untuk banyak departemen, objek, dan aktivitas bisnis umum. Ini dapat digunakan sebagai pengganti diagram alur sederhana untuk menampilkan dengan cara yang lebih representatif bagaimana proses melewati berbagai tahapan.

Diagram proses untuk metodologi tertentu

Diagram proses berbasis metodologi memiliki struktur tambahan daripada diagram tujuan umum dan dapat menyampaikan informasi yang lebih detail. Mereka sering menggunakan simbol yang memiliki arti tertentu atau persyaratan bahwa jenis data tertentu menyertai bentuk tertentu untuk menerapkan proses sepenuhnya. Aturan atau regulasi ini biasanya dijelaskan dengan nama formal dalam spesifikasi, yang sebagian besar tersedia di Internet.

Untuk menemukan template ini:

Buka tab Mengajukan.

Klik tombol tersebut Membuat.

Klik tombol tersebut diagram blok atau bisnis.

Berikut adalah beberapa templat yang disertakan dengan Visio untuk mendukung diagram proses metodologi:

Diagram Notasi Pemodelan Proses Bisnis

Pohon kesalahan

Skema IDEF0

• Skema Six Sigma

  Skema manajemen kualitas

Diagram BPMN

Anda dapat membuat diagram alur Notasi Pemodelan Proses Bisnis (BPMN) yang sesuai dengan standar BPMN 1.2.

Pohon kesalahan

Menggunakan pohon kesalahan untuk mendokumentasikan proses bisnis, termasuk proses Six Sigma dan ISO 9000.

Skema IDEF0

Buat diagram hierarki untuk manajemen konfigurasi model, analisis kebutuhan dan manfaat, definisi persyaratan, dan model perbaikan berkelanjutan menggunakan model diagram proses IDEF0.

Skema ITIL

Alur kerja Microsoft SharePoint

Buat alur kerja diagram beranotasi untuk SharePoint 2010 di Visio dan ekspor konfigurasinya ke SharePoint Designer.

Skema SDL

Skema berorientasi objek untuk sistem dan jaringan komunikasi dan telekomunikasi menggunakan bahasa deskripsi dan spesifikasi.

Skema Six Sigma

Gunakan template ini untuk membuat diagram alir Six Sigma atau diagram rumah kualitas.

Skema manajemen kualitas

Buat diagram manajemen kualitas secara keseluruhan, termasuk diagram alir kausal dan fungsional top-down untuk desain ulang proses bisnis dan peningkatan berkelanjutan.

Diagram aliran nilai

Gambarkan materi dan informasi dalam proses manufaktur yang ramping menggunakan diagram aliran nilai.

Pekerjaan Laboratorium No.1

Desain organisasi

Pembenaran teoretis

Proses bisnis adalah sekumpulan aktivitas yang saling terkait dan stabil (dengan kata lain, urutan aktivitas), yang, menurut teknologi tertentu, mengubah input menjadi output yang berharga bagi konsumen.

Untuk menyelesaikan berbagai masalah bisnis, diperlukan gambaran proses secara detail dan visual. Artinya, membangun model mereka. Model dimaksudkan untuk penjelasan rinci tentang operasi yang dilakukan secara berurutan dalam waktu menggunakan teknologi tertentu.

Gambar 1.1 - Model "proses"

Ada berbagai kemungkinan untuk deskripsi proses secara grafis, tabel, dan tekstual. Mari kita lihat cara membuat diagram grafis dari proses bisnis menggunakan perangkat lunak Microsoft Visio. Pertama-tama, perlu dikatakan bahwa Visio tidak disertakan dalam rangkaian Microsoft Office standar.

Instruksi metodis untuk melakukan pekerjaan:

Kami meluncurkan program menggunakan tombol "Start" atau melalui pintasan di desktop.

Gambar 1.2 - Jendela utama MS Visio 2010

Gambar 1.3 - Jendela utama MS Visio 2003

Hal pertama yang akan kita lihat setelah memulai program adalah jendela yang menawarkan untuk memilih jenis konstruksi grafis yang kita butuhkan dari kategori yang diusulkan. Untuk tujuan kami, kami memilih kategori "Proses Bisnis". Di sini kita akan melihat varian berbeda dari skema yang digunakan untuk menggambarkan proses dan diagram alir. Misalnya aliran data atau pekerjaan; sirkuit lintas fungsi.

Dari opsi yang diusulkan untuk menjelaskan proses dalam menu, pilih opsi Diagram EPC.

File baru juga dapat dibuat dalam mode run dengan file lain dibuka melalui menu utama. Pilih File - Baru - Proses Bisnis - dan jenis yang kita butuhkan - Diagram ePC.
Menu di sebelah kiri berisi objek yang akan kita gunakan saat membangun diagram proses.

- Acara

- Fungsi

- Artis

Dan operator logika: dan, eksklusif atau, non-eksklusif atau.

Gambar 1.4 - Objek untuk membangun diagram proses

Menggunakan alat perangkat lunak Microsoft Visio nyaman, sederhana dan mudah digunakan untuk membuat diagram grafis dari proses bisnis.

Dalam latihan berikutnya, kami akan merinci aturan untuk membangun sirkuit dalam apa yang disebut notasi epC - yaitu, bahasa pemodelan grafis.

Latihan 1. Aturan untuk membangun diagram proses dalam notasi epC

Kami berada di suite Visio dan melihat tampilan proses bisnis yang disebut Rantai Proses yang Digerakkan Peristiwa - atau EPC. Skema jenis ini nyaman, mudah dibaca, dan saat ini aktif digunakan dalam praktik. Mari kita analisis secara rinci bagaimana membangun diagram proses dengan benar. Kami akan menggunakan objek yang terletak di menu di sebelah kiri.

Untuk melakukan ini, klik kanan pada menu, pilih "format", "Isi" - dan ubah warna menjadi lebih cerah. Juga di properti objek, Anda dapat mengubah arsiran, jenis dan ketebalan garis kontur, bayangan.

Mereka dapat diambil dari kotak alat di sebelah kiri atau dari panel kontrol. Jika perlu, Anda juga dapat menyesuaikan propertinya. Paling sering, garis komunikasi antar objek ditunjukkan dengan garis hitam dan titik-titik. Anda dapat memperbesar panah untuk visibilitas yang lebih baik.

Mari kita coba membangun rantai tindakan tertentu. Untuk menghindari pengaturan properti objek setiap kali, kami akan menggunakan fungsi salin. Untuk melakukan ini, pilih objek dengan tombol kanan mouse, tekan "copy" dan kemudian "paste". Objek yang tidak perlu dapat dihapus dengan menggunakan tombol pada toolbar atau dengan menekan tombol Delete pada keyboard.

Dalam praktiknya, setiap pekerjaan dilakukan oleh beberapa orang, seorang pelaku. Untuk menunjuk artis, pilih objek. Misalnya oval berwarna kuning. Dan kami menempatkannya di sebelah kanan Fungsi, tidak lupa untuk menunjukkan unit organisasi. Ini bisa berupa departemen, grup, departemen, atau hanya posisi pelaksana. Kami menghubungkan objek kami dengan orang lain melalui jalur komunikasi. Dalam kasus ini, garisnya harus lurus - tidak ada panah awal atau akhir.

Pilihan

1. Pemesanan tiket.

2. Beli melalui toko online.

3. Membeli apartemen.

4. Pinjaman bank.

5. Menghubungkan TV kabel.

6. Penyewaan ruang ritel.

7. Pengangkatan ke dokter.

8. Pemeliharaan.

9. Hotel.

10. Perusahaan asuransi.

11. Perpustakaan.

12. Kursus penyegaran.

13. Angkutan barang.

14. Penyewaan mobil.

15. Investasi dana gratis.

2. Menggunakan varian perusahaan yang disajikan di tugas pertama, buat bagan organisasi di halaman baru:

- menyimpan dan menampilkan informasi tentang karyawan, departemen, divisi dalam bagan organisasi;

- sesuaikan tampilan bagan organisasi.

Lampiran 1

Memeriksa kebenaran diagram

TP1 Pelaksanaan kontrak secara legal

Aturan 1:Diagram fungsi EPC harus dimulai dengan setidaknya satu peristiwa awal (peristiwa awal dapat mengikuti antarmuka proses) dan diakhiri dengan setidaknya satu peristiwa akhir (peristiwa akhir dapat mendahului antarmuka proses).

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 2:Saat proses berlangsung, acara dan fungsi harus bergantian (acara dan fungsi dapat dihubungkan melalui pernyataan).

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 3:Acara dan fungsi harus berisi satu komunikasi masuk dan keluar, yang mencerminkan kemajuan proses.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 4:Tautan tanpa nama tidak boleh ada dalam diagram.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 5:Peristiwa tunggal tidak boleh diikuti oleh operator "ATAU" atau "XOR".

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 6:Setiap operator gabungan harus memiliki setidaknya dua tautan masuk dan hanya satu tautan keluar, operator cabang hanya boleh memiliki satu tautan masuk dan setidaknya dua tautan keluar. Agen tidak dapat memiliki beberapa koneksi masuk dan keluar secara bersamaan.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 7:Operator hanya dapat menggabungkan atau mencabangkan elemen dengan tipe yang sama. Tidak mungkin untuk menggabungkan atau mencabangkan fungsi dan acara pada saat yang bersamaan.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 8:Untuk setiap fungsi, hubungan "kinerja" harus dibuat dengan setidaknya satu dan paling banyak tiga entitas.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Aturan 9:Dalam diagram, kejadian yang sama seharusnya hanya muncul sekali.

Tidak ada kesalahan yang ditemukan.

Pekerjaan Laboratorium No.1

Tugas mendeskripsikan proses bisnis menggunakan MS Visio.

Perangkat lunak Visio sering digunakan untuk membuat diagram proses bisnis. Pada intinya, ini bukanlah fasilitas CASE. Meskipun demikian, untuk pemodelan yang paling sederhana, Visio cukup nyaman. Ini memungkinkan Anda untuk membuat diagram proses secara visual.

Produk perangkat lunak ini awalnya dikembangkan dan diterbitkan oleh Visio Corporation. Kemudian, diakuisisi oleh Microsoft dan disertakan dalam rangkaian aplikasi kantor Microsoft Visio. Hingga saat ini, versi terbaru dari produk perangkat lunak ini adalah Microsoft Visio 2013.

Untuk menggambar diagram di Visio menggunakan grafik vektor, yang memungkinkan Anda menskalakan gambar tanpa kehilangan kualitas. Selain itu, Microsoft Visio memiliki kemampuan ekstensif untuk desain grafik diagram dan diagram proses. Properti ini menjadikan Visio alat yang baik untuk menggambar proses bisnis. Tentu saja, Anda tidak dapat menganggapnya sebagai alat pemodelan yang lengkap.

Versi baru Visio memungkinkan Anda membuat diagram proses berdasarkan standar pemodelan BPMN 2.0 (Model dan Notasi Proses Bisnis) dan memeriksa kebenaran diagram ini secara visual. Selain itu, versi baru Visio memiliki kemampuan untuk membuat diagram berdasarkan standar pemodelan UML 2.4.

Microsoft Visio 2013 hadir dalam dua rasa - Microsoft Visio Standard dan Microsoft Visio Professional. Perbedaan antara opsi-opsi ini terutama terletak pada komposisi diagram. Versi Profesional menyediakan lebih banyak jenis diagram dan kemungkinan presentasi mereka.

Fitur Visio

Keuntungan utama Visio dibandingkan alat CASE adalah:

• kemudahan membuat diagram... Tidak diperlukan pelatihan khusus untuk mengembangkan diagram proses. Menggambar diagram dan diagram proses dilakukan dengan menggunakan antarmuka yang sederhana dan intuitif;
• ketersediaan diagram sampel... Microsoft Visio menyertakan sejumlah besar diagram sampel yang berbeda untuk menyederhanakan dan mempercepat proses pembuatan diagram proses bisnis;
• menghubungkan diagram proses dengan data dari aplikasi kantor... Karena Visio adalah bagian dari rangkaian Microsoft Office, kemudian diagram proses dapat ditautkan ke dokumen dan data dari Word, Excel, PowerPoint, Access, dan Project;
• menggunakan notasi standar... Untuk membuat diagram proses yang digunakan dalam berbagai

Saya sering ditanya apa yang harus dibaca tentang proses bisnis?
Salah satu situs terbaik di Internet adalah www.klubok.net. Saya sendiri "tumbuh" di forum dan artikel di situs ini. Banyak artikel tidak kehilangan relevansinya sekarang. Saya sarankan untuk mulai belajar darinya.

Tetapi jika kita berbicara tentang buku, maka dengan yakin saya dapat mengatakan bahwa buku terbaik tentang proses bisnis adalah buku yang ditulis oleh Repin dan Eliferov: "Proses bisnis sebuah perusahaan. Konstruksi, analisis, regulasi."

Deskripsi proses bisnis: berjuang untuk kesederhanaan.

Artikel ini membahas masalah pemilihan notasi untuk mendeskripsikan proses dengan tujuan regulasi selanjutnya. Notasi Work Flow yang sering digunakan dibandingkan satu sama lain, seperti: "Simple flowchart" di MS Visio, "Procedure" Business Studio, notasi ARIS eEPC, dan lainnya.

Saat membandingkan notasi, fokus utamanya adalah membuat diagram proses yang sederhana dan dapat dipahami untuk karyawan organisasi.

Untuk analis bisnis perusahaan, tesis yang dibahas dalam artikel adalah alasan serius untuk memikirkan tentang seberapa efektif pendekatan mereka terhadap pengembangan diagram grafis proses organisasi.

pengantar

Salah satu tujuan terpenting dari pembentukan diagram grafis proses adalah penggunaannya selanjutnya dalam dokumen peraturan organisasi. Biasanya, skema ini digunakan oleh karyawan yang tidak terlatih dalam notasi kompleks, tidak memiliki keterampilan analisis sistem, dll. Kesederhanaan dan kejelasan skema sangat penting bagi mereka. Diagram yang rumit dan berbelit-belit yang berisi banyak konvensi berbeda kurang dipahami oleh manusia, sehingga sulit digunakan dalam praktiknya. Oleh karena itu, untuk tujuan praktis, penting untuk memilih dengan benar dan menggunakan notasi (metodologi) untuk mendeskripsikan proses. Apa kriteria untuk memilih notasi ini? Bagaimana Anda membandingkan notasi yang berbeda satu sama lain? Mari kita lihat beberapa notasi populer dan coba menjawab pertanyaan-pertanyaan ini.

Perbandingan notasi

Sebagai perbandingan, dipilih notasi deskripsi proses berikut:

1. "Diagram blok sederhana" (dengan menampilkan pergerakan dokumen, menggunakan blok "Keputusan");
2. "Diagram blok sederhana" (tanpa menampilkan pergerakan dokumen, tanpa menggunakan blok "Keputusan");
3. "Prosedur" dari sistem Business Studio (salah satu opsi presentasi yang memungkinkan);
4. ARIS eEPC.

Proses yang sederhana dan intuitif dipilih sebagai kasus uji. Hasil deskripsi proses ini ditunjukkan pada Gambar. 1-4.

Angka: 1. Diagram proses dalam notasi "Bagan alir sederhana" di MS Visio (dengan pergerakan dokumen, menggunakan blok "Solusi").

Diagram pada Gambar. 1. Urutan operasi proses dalam waktu ditunjukkan dengan panah tebal, dan pergerakan dokumen - dengan panah putus-putus tipis. Blok solusi digunakan dengan cara klasik. Mereka menampilkan informasi (pertanyaan) di mana jalannya proses selanjutnya "bergantung". Pendekatan penggunaan "berlian" ini sangat umum. Tetapi pada kenyataannya, seluruh logika pengambilan keputusan dan pembentukan keluaran (dokumen) tertentu harus terkandung dalam operasi proses tersebut. Jika dipikir-pikir, nilai (arti) dari menggambar "berlian" ini tidak jelas. Apakah objek ini: operasi proses, peristiwa? Tampaknya tidak satu pun yang lain. Mereka lebih merupakan operator pengambilan keputusan dalam kondisi apapun. Tapi kami sedang mengembangkan diagram proses untuk orang-orang, dan tidak menulis program komputer dalam bahasa khusus. Dalam program komputer, "berlian" akan menjadi operasi lengkap untuk membandingkan kondisi, dll. Tetapi pada diagram proses, Anda perlu menunjukkan objek nyata - proses yang dilakukan oleh orang, dokumen, sistem informasi, dll. Pikirkan apakah benar untuk menampilkan "berlian" secara terpisah dari operasi proses dalam diagram? Sebagai gantinya, Anda dapat:

a) mendeskripsikan logika pengambilan keputusan dalam bentuk urutan operasi pada diagram proses yang sedang dipertimbangkan;
b) mendeskripsikan logika dalam bentuk diagram langkah-langkah dari sub-proses terkait, bergerak ke tingkat di bawah;
c) mendeskripsikan logika dalam teks (dalam atribut teks operasi) dan kemudian menampilkannya dalam jadwal eksekusi proses.

Mari kita rumuskan metode "plus" dan "minus" di atas (Gbr. 1) dalam menggunakan "belah ketupat".

"Diagram blok sederhana" di MS Visio (dengan pergerakan dokumen, menggunakan blok "Keputusan")
"Pro"	"Minus"
Tampilan visual dari "logika" pemilihan output tertentu dari proses. Memfokuskan perhatian pemain pada titik keputusan / percabangan proses tergantung pada kondisinya.	Penghapusan logika pengambilan keputusan "di luar" operasi proses (salah dari sudut pandang proses dekomposisi formal). Tidak nyaman untuk mendokumentasikan proses (Anda harus menduplikasi "berlian" dengan teks saat membuat deskripsi teks dari operasi tersebut). Diagram proses menjadi informasi yang kelebihan beban. "Berlian" sering digunakan terlalu formal, tanpa kebutuhan nyata.

Dalam gambar. 2. menunjukkan contoh dari proses yang sama, hanya dijelaskan tanpa menggunakan kotak dan dokumen "Keputusan". Mudah untuk memeriksa bahwa dalam diagram ini terdapat 24 elemen grafis yang lebih sedikit daripada diagram pada Gambar. 1. Gambar diagram. 2. terlihat jauh lebih sederhana. Tidak menyilaukan dari elemen grafis, tetapi dari sudut pandang konten informasi, skema ini cukup dimengerti dan dapat diakses oleh pengguna akhir. Jika untuk setiap operasi proses kami menjelaskan persyaratan untuk pelaksanaannya dalam teks, maka dengan menggabungkan bentuk presentasi tabel dan grafis, kami dapat cukup menggambarkan urutan pelaksanaan proses untuk karyawan perusahaan.

Angka: 2. Diagram proses dalam notasi “Simple flowchart” di MS Visio (tanpa perpindahan dokumen, tanpa menggunakan blok “Solution”).

"Plus" dan "minus" dari representasi grafis dari proses dalam bentuk yang ditunjukkan pada Gambar. 2. ditampilkan di bawah.

Secara umum, menggunakan diagram dalam format yang mirip dengan yang ditunjukkan pada Gambar. 2 nyaman bagi pengembang dan karyawan yang mengerjakan skema ini.

Dalam gambar. 3. diagram proses disajikan, dibentuk dalam notasi "Prosedur" dari lingkungan pemodelan Business Studio. Skema ini memiliki beberapa fitur. Pertama, blok "Keputusan" tidak digunakan dengan cara standar - bukan sebagai elemen grafis untuk menampilkan pertanyaan dan percabangan, tetapi sebagai operasi penuh dari proses yang terkait dengan pengambilan keputusan. Di Business Studio, "berlian" memiliki hampir semua atribut dari proses yang lengkap, tetapi tidak dapat diuraikan (mungkin pengembang sistem pada akhirnya akan memungkinkannya). Menggunakan "berlian" (bukan segi empat) membuat diagram lebih jelas. Pada saat yang sama, informasi teks apa pun dapat dimasukkan ke dalam atribut "berlian": deskripsi, awal, akhir, persyaratan tenggat waktu, dll.

Fitur kedua dari diagram proses yang ditunjukkan pada Gambar. 3. adalah penerapan panah. Anda dapat menggunakan panah berkepala tunggal, panah prioritas, untuk menampilkan urutan operasi. Anda dapat menggunakan panah berkepala dua untuk menunjukkan pergerakan dokumen. Namun di Business Studio Anda hanya dapat menggunakan satu jenis panah - panah "diutamakan". Pada saat yang sama, jumlah dokumen yang diperlukan, yang ditentukan dalam buku referensi objek kegiatan, dapat dilampirkan ke panah bernama. Pendekatan ini memungkinkan:

• secara signifikan mengurangi jumlah elemen grafik dalam diagram proses, dan pada saat yang sama:
• membawa informasi yang diperlukan tentang dokumen masuk dan keluar ke dalam peraturan proses.

Jadi, tanpa mengacaukan diagram dengan elemen yang tidak perlu, kami tetap dapat mendeskripsikan proses secara lengkap dan mengunggah semua informasi yang diperlukan ke dalam peraturan.

"Plus" dan "minus" dari representasi grafis dari proses dalam bentuk yang ditunjukkan pada Gambar. 3. ditampilkan di bawah ini.

Angka: 3. "Prosedur" sistem Business Studio (varian dengan penggunaan non-tradisional dari blok "Keputusan").

Dalam kasus Business Studio, notasi Prosedur dapat digunakan dengan cara yang sedikit berbeda. Penulis artikel condong ke pendekatan yang disajikan pada Gambar. 3.

Dalam gambar. Gambar 4 menunjukkan diagram proses yang sedang dipertimbangkan, yang dikembangkan dalam notasi ARIS eEPC. Perhatikan bahwa beberapa operasi proses tidak sesuai dengan diagram. Diagram tidak lengkap dari proses sederhana ini, dieksekusi dalam notasi ARIS eEPC, berisi empat pernyataan logika dan delapan kejadian! Orang yang membaca diagram harus mampu menafsirkan semua operator logika ini dengan benar. Tanpa pelatihan khusus dan beberapa keterampilan dalam membaca diagram semacam itu, seorang karyawan biasa tidak mungkin dapat memahami logika proses yang dimaksud tanpa deskripsi teks terperinci atau bantuan analis bisnis yang berkualifikasi.

Perhatikan bahwa diagram proses dalam notasi ARIS eEPC membutuhkan lebih banyak ruang daripada diagram yang ditunjukkan pada Gambar. 1-3. Kompleksitas pembentukan skema semacam itu juga jauh lebih tinggi.

Diagram proses dalam notasi ARIS eEPC (dibangun di Business Studio)
"Pro"	"Minus"
Saat membentuk skema, logika proses yang ketat dan formal diamati. Semua peristiwa yang terjadi selama proses didefinisikan dengan jelas.	Kompleksitas persepsi. Kerja keras yang signifikan dari pembentukan skema. Karyawan harus memiliki keterampilan dan pengalaman khusus dalam menafsirkan skema tersebut. Redundansi informasi. Menggunakan terlalu banyak ruang, yang tidak nyaman untuk dokumentasi.

Secara umum, jika Anda tidak akan membeli SAP R / 3, maka pilihan dan penggunaan notasi ARIS eEPC bukanlah, dari sudut pandang penulis artikel, solusi optimal. Perlu diperhatikan notasi untuk mendeskripsikan proses yang lebih visual dan intuitif bagi pelaksana. Namun, bagi beberapa orang, notasi ARIS eEPC mungkin tampak lebih intuitif dan mudah dipahami. Sampai batas tertentu, ini masalah selera.

Angka: 4. Diagram proses dalam notasi ARIS eEPC (built in Business Studio).

Deskripsi proses untuk tujuan otomatisasi selanjutnya

Menarik untuk melihat diagram proses yang dipertimbangkan jika dijelaskan dalam notasi BPMN 2.0. Notasi ini dimaksudkan untuk menjelaskan proses "yang dapat dijalankan", yaitu proses yang didukung oleh sistem BPM.

Pendapat Anda tentang penggunaan BPMN 2.0. dibagikan oleh A.A. Belaychuk - Direktur Umum Konsol Bisnis:

Dalam gambar. Gambar 5 menggambarkan proses yang sama dalam notasi BPMN. Seperti yang bisa kita lihat, gambar ini mirip dengan Gambar 1: dalam notasi BPMN, tugas diwakili oleh persegi panjang, garpu - berlian, data - dengan ikon yang mirip dengan dokumen. Aliran kontrol adalah garis padat, aliran data putus-putus. Perlu diingat bahwa diagram ini hanya menggunakan sebagian kecil dari notasi BPMN: hanya satu jenis garpu dari 5 yang tersedia di palet, satu jenis tugas dari 8. Selain palet yang lebih luas, notasi ini adalah dibedakan oleh kemampuan untuk memodelkan tidak hanya alur kerja yang terisolasi, tetapi juga beberapa proses yang saling berkomunikasi melalui pesan atau data. Selain itu, notasi ini lebih ketat: tidak hanya mendefinisikan ikon, tetapi juga aturan yang dapat menggabungkannya satu sama lain. Kebutuhan akan aturan tersebut ditentukan oleh fakta bahwa notasi BPMN difokuskan tidak hanya pada fakta bahwa ia akan dibaca oleh orang-orang, tetapi juga pada eksekusi langsung oleh software khusus - "mesin" dari sistem BPM. Pada saat yang sama, seperti yang ditunjukkan contoh ini, saat menggunakan subset terbatas dari palet BPMN, ternyata tidak lebih rumit dari diagram alur biasa. Nah, bagi yang ingin menguasai BPMN secara profesional, kami merekomendasikan pelatihan khusus www.bpmntraining.ru.

Angka: 5. Diagram proses dalam notasi BPMN 2.0.

Praktek hidup

Dalam gambar. Gambar 6 menunjukkan fragmen diagram proses yang dikembangkan oleh analis bisnis dari perusahaan yang sangat spesifik dalam notasi yang mereka temukan. Skema ini dibuat menggunakan prinsip-prinsip "Diagram blok sederhana" - blok "Solusi" digunakan dalam versi klasiknya. Selain itu, diagram berisi banyak ketentuan lain yang tidak digunakan dengan cara yang sangat standar.

Saat membentuk sirkuit pada Gambar. 6, analis bisnis jelas "berjuang" untuk kejelasan dan kejelasan maksimum untuk rata-rata pengguna. Mereka berusaha meminimalkan, atau bahkan menghilangkan, komentar tekstual pada diagram proses. Para performer cukup mencetak diagram format A3, ketika membacanya, langsung menjadi jelas: apa yang harus dilakukan, bagaimana, dokumen apa yang digunakan, dll.

Skema yang dipertimbangkan, tentu saja, bukanlah contoh kesederhanaan dan kejelasan. Tetapi itu dibentuk untuk menyampaikan informasi yang berguna secara maksimal bagi para pelaksana proses.

temuan

Jadi, jelas bahwa saat menjelaskan proses, Anda perlu mengupayakan kesederhanaan dan kejelasan bagi karyawan.
Penggunaan notasi yang kompleks dan diformalkan saat mendeskripsikan proses mengarah ke:

• kesulitan dalam menggunakan (menafsirkan) skema oleh karyawan biasa;
• ketidakmungkinan (kesulitan) pengorganisasian pekerjaan untuk mendeskripsikan proses oleh karyawan departemen yang belum menjalani pelatihan khusus;
• peningkatan yang signifikan dalam biaya tenaga kerja para analis bisnis untuk pembentukan skema;
• kesulitan tambahan dalam mendokumentasikan skema (volume besar, dll.);

Oleh karena itu, Anda tidak boleh mengacaukan diagram proses dengan berbagai elemen grafik. Tetapi jika Anda menggunakannya, maka lebih baik mereka membawa informasi yang berguna kepada karyawan, dan bukan hanya sebagai konsekuensi dari penerapan formal notasi pemodelan.

V.V. Repin, Ph.D., Associate Professor, Direktur Eksekutif BPM Consulting Group LLC, Kepala. Departemen Manajemen Proses Bisnis, NOU VPO "IEF" Synergy ", pendiri portal www.FineXpert.ru

Prinsip sederhana inilah yang ingin saya sampaikan kepada para pemimpin bisnis yang, karena terpesona oleh presentasi produk perangkat lunak yang indah, sering lupa bahwa seringkali daftar periksa sederhana lebih baik daripada 10 halaman peraturan.

Pelajaran ini menjelaskan cara membuat sederhana (diagram top-down, diagram pelacakan data, diagram perencanaan proses, dll.) Dan diagram blok fungsional (memetakan hubungan antara proses bisnis dan departemen).

Diagram blok sederhana

Gunakan templat Bagan Alir Sederhana untuk merancang bagan alir, bagan top-down, bagan pelacakan data, bagan perencanaan proses, dan bagan prakiraan struktural. Templat berisi bentuk, konektor, dan tautan yang diperlukan.

Latihan 1

Angka: 3.3.Diagram blok sederhana (langkah 3)

8. Masukkan teks ke dalam bentuk diagram alur (lihat Gambar 3.4). Untuk memasukkan teks dalam bentuk, ikuti langkah-langkah berikut:

9. Pada tab rumah dalam kelompok Layanan Pilih alat Pointer.

• Klik bentuk tempat Anda ingin memasukkan teks.
• Ketik teks yang Anda inginkan.

catatan:

1. Untuk memperbesar bentuk, tekan pintasan keyboard + dan klik kiri pada bentuk sampai Anda mencapai skala yang diinginkan.
2. Untuk memperkecil bentuk, tekan pintasan keyboard + dan klik kanan bentuk hingga Anda mencapai skala yang diinginkan.

Angka: 3.4.Diagram blok sederhana (langkah 4)

Bentuk penomoran dalam diagram alur

Visio dapat memberi nomor pada bentuk dalam diagram alur. Untuk menentukan opsi penomoran, pada tab Melihat dalam kelompok Makro klik tombolnya Pengaya dan pilih di grup Solusi Visio tambahan perintah Bentuk penomoran... Di jendela yang terbuka Bentuk penomoran tentukan parameter penomoran yang diperlukan dan klik tombol baik.

Tugas 2

1. Tambahkan penomoran otomatis dari semua bentuk ke diagram alur yang disiapkan pada tugas 1 (lihat Gambar 3.6).

   Untuk ini:

   • Di tab Melihat dalam kelompok Makro klik tombol kombo Pengaya, pilih grup Solusi Visio tambahan, dan di dalamnya perintah Bentuk penomoran.
   • Di jendela yang terbuka Bentuk penomoran tentukan parameter
     • di tab Biasa:
       • Operasi - Penomoran otomatis;
       • Terapkan ke - Semua Bentuk;
       • Mulai - 1;
       • Interval - 1;
       • Pilih kotak centang Lanjutkan bentuk penomoran saat Anda menyeret pada halaman.
     • Di tab Selain itu:
       • Tempatkan nomor - Di depan teks bentuk;
       • Urutan penomoran adalah dari kiri ke kanan, dari atas ke bawah;
       • Centang kotaknya Kecualikan garis penghubung.
     • Klik tombol tersebut baik.
2. Simpan diagram alir.

Angka: 3.6.Diagram blok sederhana (langkah 6)

Memodifikasi diagram alur

Menambahkan bentuk di antara dua bentuk lainnya

Untuk menambahkan bentuk baru di antara dua bentuk diagram alur lainnya, seret bentuk baru ke konektor yang menghubungkan bentuk yang disisipkan baru. Visio menyisipkan bentuk baru di antara yang sudah ada dan secara otomatis memperluas diagram alur.

Menghapus bentuk

Untuk menghapus bentuk dari diagram alur, pilih bentuk dan klik di keyboard.

Penomoran ulang bentuk

Untuk menomori ulang bentuk diagram alur, ikuti langkah-langkah berikut:

1. Di tab Melihat dalam kelompok Makro klik tombolnya Pengaya dan pilih di grup Solusi Visio tambahanperintah Bentuk penomoran.
2. Di jendela yang terbuka Bentuk penomoran di tab Biasa pilih tombol radio Nomor ulang dalam urutan yang sama, tunjukkan nomor awal untuk penomoran dan klik baik.

Tugas 3

1. Ubah diagram alur yang disiapkan di Tugas 2:
   • Hapus bentuknya Dokumen (Kirim aplikasi).
   • Di antara angka-angka itu Keputusan (Aplikasi dijalankan dengan benar) dan Dokumen (Ajukan penolakan) tempatkan gambarnya Proses (Teruskan ke Asisten Pameran Dagang).
   • Tambahkan bentuk Proses (Hubungi peserta untuk pembayaran) di bawah gambar Dokumen (kirim faktur).
   • Beri nomor ulang bentuk diagram alur dalam urutan yang sama, dimulai dengan nomor awal - 1.
2. Simpan diagram alir.

Angka: 3.7.Diagram blok sederhana (langkah 7)

Ubah posisi bentuk yang terhubung

Setelah sambungan bentuk diagram alur dibuat, Anda dapat sepenuhnya memposisikan ulang dan membangun kembali sambungan. Untuk melakukan ini, di tab Pembuat dalam kelompok Tata Letak klik tombol kombo Ubah tata letak halaman dan pilih tata letak yang Anda inginkan.

Jika Anda mengubah tata letak diagram alur, mungkin tidak muat di halaman dokumen. Dalam kasus ini, ubah ukuran halaman (tab Pembuat, Grup Pengaturan halaman, Ukuran tombol kombo) atau orientasinya (tab Pembuat, Grup Pengaturan halaman, tombol kombo Orientasi).

Tugas 4

Diagram blok fungsional

Tujuan dari layout Diagram blok fungsional

Tata Letak Diagram blok fungsional dimaksudkan untuk menampilkan hubungan antara proses bisnis dan unit organisasi atau fungsional, seperti departemen yang bertanggung jawab untuk melaksanakan langkah-langkah dalam proses tersebut.

Jalur di diagram alur mewakili unit fungsional seperti departemen, pekerjaan, atau beberapa fungsi lainnya. Setiap bentuk yang merepresentasikan langkah dalam suatu proses terletak di jalur unit fungsional yang bertanggung jawab atas langkah tersebut.

Penugasan 5

Tambah, pindahkan, hapus trek

Untuk menambahkan melacak dalam diagram blok fungsional, lakukan salah satu dari berikut ini:

• Klik kanan trek yang ada dalam diagram dan pilih item Masukkan "Track" sebelumnya atau Masukkan "Track" setelahnya.
• Gerakkan mouse Anda ke sudut salah satu trek. Klik panah biru yang muncul Sisipkan bentuk Path.
• Di tab Diagram blok fungsional dalam kelompok Tempel tekan tombolnya Jalur... Trek akan ditambahkan setelah trek yang dipilih, atau di ujung jalur jika tidak ada trek yang dipilih.
• Dari sekumpulan elemen Bentuk diagram blok fungsional seret jalur ke lokasi yang diinginkan pada batas jalur.

Untuk pemindahan trek:

1. Klik judul trek yang ingin Anda pindahkan untuk memilihnya. Penunjuk mouse berubah menjadi ikon bergerak.
2. Seret trek ke lokasi yang diinginkan.

Bentuk di trek akan ikut bergerak. Untuk memeriksa apakah bentuk ada di trek atau hanya di atasnya, pilih bentuk. Jika bentuknya berupa lajur maka lajur tersebut berubah menjadi kuning-jingga. Jika bentuk tidak berada di jalur, tetapi perlu ditempatkan di sana, gerakkan sedikit dan jalur akan menentukannya.

Untuk menghapus trek:

1. Klik label trek yang ingin Anda hapus.
2. Tekan tombolnya di keyboard.

Catatan. Menghapus trek juga menghapus semua bentuk di dalamnya.