Pasar dunia sistem manajemen dokumen elektronik. Analisis keadaan pasar EDMS global saat ini - NT1300: Sistem manajemen dokumen elektronik - Informatika Bisnis

Perkembangan peradaban manusia disertai dengan peningkatan yang luar biasa dalam volume informasi yang dibuat, diproses, dan disimpan. Misalnya, menurut majalah ASAP, sekitar 6 miliar dokumen baru muncul setiap tahun di dunia. Menurut Delphi Consulting Group, saat ini, lebih dari 1 miliar halaman dokumen dibuat setiap hari di Amerika Serikat saja, dan lebih dari 1,3 triliun sudah disimpan dalam arsip. berbagai dokumen.

Perlu dicatat bahwa arus informasi perusahaan sangat beragam dalam hal sumber dan bentuk penyajiannya. Namun, mereka dapat diklasifikasikan secara kondisional menurut bentuk penyimpanan: dokumen elektronik dan kertas. Diperkirakan saat ini hanya sekitar 30% dari seluruh informasi perusahaan yang disimpan dalam bentuk elektronik (baik terstruktur dalam database maupun tidak terstruktur). Semua informasi lain (sekitar 70%) disimpan di atas kertas, menciptakan kesulitan yang cukup besar untuk menemukannya. Namun demikian, rasio ini secara bertahap berubah mendukung bentuk penyimpanan elektronik (khususnya, melalui pengembangan sistem arsip elektronik). Menurut Delphi Consulting Group, volume email perusahaan informasi teks dua kali lipat setiap 3 tahun. Menurut ramalan majalah yang sama ASAP, pada tahun 2004 hanya sekitar 30% informasi perusahaan akan tetap dalam bentuk kertas, dan 70% informasi akan disimpan dalam bentuk elektronik. Memang tidak mungkin suatu hari nanti semua dokumen hanya menjadi elektronik, tetapi tidak diragukan lagi bahwa penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik akan menang di masa depan.

Angka dan data yang mengesankan ini hanya mengatakan bahwa untuk perusahaan atau organisasi mana pun, masalah pengoptimalan aliran dokumen dan kontrol atas pemrosesan informasi adalah sangat penting. Pernyataan ini dapat dikonfirmasi oleh data berikut. Menurut Siemens Business Services, seorang manajer menghabiskan hingga 80% dari waktu kerjanya bekerja dengan informasi, hingga 30% dari waktu kerja karyawan dihabiskan untuk membuat, mencari, menyetujui dan mengirim dokumen, setiap dokumen internal disalin, rata-rata , hingga 20 kali dan hingga 15% dokumen perusahaan hilang tanpa dapat dipulihkan (pada saat yang sama, menurut majalah ASAP, rata-rata karyawan menghabiskan hingga 150 jam waktu kerjanya setiap tahun untuk mencari informasi yang hilang). Ada juga perkiraan bahwa Anda harus menghabiskan hingga 40% untuk bekerja dengan dokumen. sumber daya tenaga kerja dan hingga 15% dari pendapatan perusahaan.

Itu sebabnya efisiensi manajemen perusahaan dan organisasi tidak masuk giliran terakhir tergantung pada solusi yang tepat dari masalah pembentukan dokumen elektronik yang cepat dan berkualitas tinggi, kontrol pelaksanaannya, serta organisasi penyimpanan, pencarian, dan penggunaannya yang dipikirkan dengan matang. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen elektronik yang efektif telah mendorong terciptanya sistem manajemen dokumen elektronik(SED) yang dikhususkan untuk artikel ini. Tujuan utama artikel ini adalah untuk memberi pembaca Jet Info retrospeksi tentang keadaan pasar EDMS global saat ini, prospek pengembangannya, serta sejumlah besar contoh penggunaan EDMS di dunia. Anda dapat mempelajari lebih lanjut tentang semua masalah yang terkait dengan EDMS menggunakan sejumlah besar sumber daya Web khusus (baik Rusia dan Inggris), misalnya, www.document.ru, www.docflow.ru, situs web pengembang EDMS, dll. .

Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik

Tujuan EDMS

Menurut analis industri, manajemen dokumen elektronik meliputi: pembuatan dokumen, pemrosesan, transmisi, penyimpanan, keluaran informasi yang beredar dalam organisasi atau perusahaan, berdasarkan penggunaan jaringan komputer. Di bawah manajemen manajemen dokumen elektronik, dalam kasus umum, adalah kebiasaan untuk memahami organisasi pergerakan dokumen antar departemen suatu perusahaan atau organisasi, kelompok pengguna atau pengguna individu. Pada saat yang sama, perpindahan dokumen tidak berarti gerakan fisiknya, tetapi transfer hak untuk penggunaannya dengan pemberitahuan kepada pengguna tertentu dan kontrol atas pelaksanaannya.

IDC mendefinisikan konsep ERMS sebagai berikut (mengacu pada: Sistem Manajemen Dokumen Elektronik EDMS): “EDMS menyediakan proses pembuatan, pengelolaan akses, dan pendistribusian dokumen dalam jumlah besar di jaringan komputer, dan juga menyediakan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi. Seringkali dokumen-dokumen ini disimpan dalam repositori khusus atau dalam hierarki sistem file. Jenis file yang umumnya didukung oleh ERMS meliputi: dokumen teks, gambar, spreadsheet, data audio, data video, dan dokumen Web. Fitur EDMS umum termasuk pembuatan dokumen, kontrol akses, konversi data, dan keamanan data.”

Tujuan utama EDMS adalah mengatur penyimpanan dokumen elektronik, serta bekerja dengannya.(khususnya, pencarian mereka berdasarkan atribut dan konten). EDMS harus secara otomatis melacak perubahan dokumen, tenggat waktu eksekusi dokumen, pergerakan dokumen, dan juga mengontrol semua versi dan sub-versinya. EDMS yang komprehensif harus mencakup seluruh siklus pekerjaan kantor suatu perusahaan atau organisasi, mulai dari menetapkan tugas membuat dokumen hingga menulisnya ke arsip, menyediakan penyimpanan dokumen terpusat dalam format apa pun, termasuk dokumen komposit yang kompleks. EDMS harus menggabungkan aliran dokumen yang berbeda dari perusahaan yang terpencil secara teritorial ke dalam sistem tunggal. Mereka harus menyediakan manajemen yang fleksibel dokumen baik dengan bantuan definisi kaku dari rute lalu lintas, dan dengan perutean dokumen gratis. EDMS harus menerapkan batasan ketat akses pengguna ke berbagai dokumen tergantung pada kompetensi, posisi, dan wewenang yang diberikan kepada mereka. Selain itu, EDMS harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan sistem kerja kantor perusahaan yang ada, serta terintegrasi dengan sistem perusahaan yang ada.

Pengguna utama EDMS adalah organisasi pemerintah besar, perusahaan, bank, perusahaan besar perusahaan industri dan semua struktur lain yang aktivitasnya disertai dengan sejumlah besar dokumen yang dibuat, diproses, dan disimpan.

Properti utama EDMS

keterbukaan

Semua EDMS dibangun secara modular, dan API-nya terbuka. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan fitur baru ke EDMS atau meningkatkan yang sudah ada. Saat ini, pengembangan aplikasi yang terintegrasi dengan EDMS telah menjadi tampilan terpisah bisnis di industri perangkat lunak industri, dan banyak perusahaan pihak ketiga siap menawarkan layanan mereka di segmen pasar ini. Kemampuan untuk secara relatif mudah menambah banyak modul dari pihak ketiga ke EDMS sangat memperluas fungsionalitasnya. Misalnya, modul untuk input dokumen dari pemindai, komunikasi dengan surel, dengan program penerusan faks, dll.

Tingkat integrasi yang tinggi dengan perangkat lunak aplikasi

Fitur utama dari EDMS adalah tingkat tinggi integrasi mereka dengan berbagai aplikasi perangkat lunak melalui penggunaan teknologi Otomasi OLE, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI dan lain-lain Dan langsung saat bekerja dengan dokumen, tidak perlu menggunakan utilitas EDMS sama sekali. Pengguna hanya berurusan dengan program aplikasi biasa: pada saat instalasi bagian klien dari EDMS, program aplikasi dilengkapi dengan fungsi dan item menu baru. Misalnya, pengguna pengolah kata MS Word, membuka file, segera melihat perpustakaan dan folder dengan dokumen EDMS (dari mana dia memilih dokumen yang dia butuhkan). Ketika Anda menyimpan dokumen, itu secara otomatis ditempatkan di database EDMS. Hal yang sama berlaku untuk kantor lain dan program khusus.

Perlu juga dicatat bahwa di EDMS yang paling umum, integrasi dengan sistem ERP paling terkenal diimplementasikan (khususnya, dengan SAP R / 3, Aplikasi Oracle, dll.). Ini adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi yang merupakan salah satu sifat karakteristik EDMS. Berkat dia, EDMS dapat bertindak sebagai penghubung antara berbagai aplikasi perusahaan, sehingga menjadi dasar untuk mengatur pekerjaan kantor di suatu perusahaan. Beberapa analis industri bahkan percaya bahwa EDMS mungkin menjadi dasar sistem informasi perusahaan dari suatu perusahaan atau organisasi (ada pendapat lain).

Fitur penyimpanan dokumen

EDMS bekerja terutama berdasarkan arsitektur terdistribusi dan menggunakan berbagai kombinasi teknologi untuk mengumpulkan, mengindeks, menyimpan, mencari, dan melihat dokumen elektronik. Sebagian besar EDMS menerapkan sistem penyimpanan dokumen hierarkis (menurut prinsip "kabinet/rak/folder"). Setiap dokumen ditempatkan di folder, yang, pada gilirannya, terletak di rak, dll. Jumlah level bersarang saat menyimpan dokumen tidak terbatas. Dokumen yang sama dapat dimasukkan ke dalam beberapa folder dan rak melalui penggunaan mekanisme tautan (dalam hal ini, dokumen asli tetap tidak berubah dan disimpan di lokasi yang ditentukan oleh administrator EDMS). Sejumlah EDMS menerapkan kemampuan penyimpanan yang lebih kuat dengan mengatur tautan antar dokumen (tautan ini dapat diatur dan diedit secara grafis).

Setiap dokumen dalam EDMS memiliki serangkaian atribut tertentu (misalnya, namanya, penulis dokumen, waktu pembuatannya, dll.). Himpunan atribut dapat berubah dari satu jenis dokumen ke yang lain (dalam batas-batas satu jenis dokumen tetap tidak berubah). Dalam EDMS, atribut dokumen disimpan dalam database relasional. Untuk setiap jenis dokumen, templat kartu dibuat menggunakan alat visual, di mana nama atribut dokumen disajikan dalam bentuk grafik yang dapat dipahami. Saat dokumen dimasukkan ke dalam EDMS, template yang diperlukan diambil dan kartu diisi (nilai atribut dimasukkan). Setelah selesai, kartu ditautkan ke dokumen itu sendiri.

Dalam kebanyakan kasus, bagian server EDMS terdiri dari komponen logis berikut (yang dapat ditempatkan di satu atau beberapa server):

• Toko atribut dokumen (kartu);
• penyimpanan dokumen;
• Layanan pengindeksan teks lengkap.

Penyimpanan dokumen biasanya dipahami sebagai penyimpanan konten dokumen. Penyimpanan atribut dan penyimpanan dokumen sering digabungkan dengan nama umum "arsip dokumen". Untuk menyimpan atribut di sebagian besar EDMS, Oracle, Sybase, MS SQL Server dan Informix DBMS digunakan, yang menyediakan pencarian dokumen berdasarkan atribut.

Untuk menyimpan konten dokumen yang sebenarnya di sebagian besar EDMS, server file MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, dll digunakan. Dalam hal ini, kombinasi lingkungan jaringan yang heterogen juga dapat diterapkan. Misalnya, database dengan atribut dokumen mungkin menjalankan UNIX di jaringan TCP/IP, sedangkan dokumen itu sendiri mungkin disimpan di Novell NetWare OS di jaringan IPX/SPX. Perlu dicatat bahwa keuntungan besar EDMS adalah penyimpanan dokumen dalam format aslinya dan pengenalan otomatis banyak format file.

Baru-baru ini, menyimpan dokumen bersama dengan atribut dalam database menjadi semakin populer. Pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungannya adalah peningkatan yang signifikan dalam keamanan akses ke dokumen, dan kelemahan utama adalah efisiensi rendah bekerja dengan dokumen dengan sejumlah besar informasi yang disimpan. Pendekatan ini juga membutuhkan penggunaan server yang kuat dengan volume besar RAM dan harddisk. Selain itu, jika terjadi kegagalan database, akan sangat sulit untuk mengembalikan dokumen yang tersimpan di dalamnya. Itu juga perlu dilampirkan secara ketat ke DBMS tertentu.

Fitur perutean dokumen

Modul EDMS yang bertanggung jawab atas aliran dokumen biasanya disebut modul perutean dokumen. Dalam kasus umum, konsep perutean dokumen "bebas" dan "keras" digunakan. Dengan perutean "bebas", setiap pengguna yang berpartisipasi dalam alur kerja dapat, atas kebijakannya sendiri, mengubah rute yang ada untuk melewati dokumen (atau menetapkan rute baru). Dengan perutean "keras", rute untuk melewati dokumen diatur secara ketat, dan pengguna tidak memiliki hak untuk mengubahnya. Namun, dengan perutean "keras", operasi logis dapat diproses ketika rute berubah ketika beberapa kondisi yang telah ditentukan terpenuhi (misalnya, mengirim dokumen ke manajemen ketika pengguna tertentu melebihi otoritas resminya). Di sebagian besar EDMS, modul perutean disertakan dalam paket, di beberapa EDMS harus dibeli secara terpisah. Modul perutean yang berfungsi penuh dikembangkan dan dipasok oleh pihak ketiga.

Kontrol akses

EDMS menerapkan cara yang andal untuk membatasi kekuasaan dan kontrol atas akses ke dokumen. Dalam kebanyakan kasus, dengan bantuan mereka, jenis akses berikut ditentukan (kumpulan izin yang ditetapkan bergantung pada EDMS tertentu):

• Kontrol penuh atas dokumen;
• Hak untuk mengedit tetapi tidak memusnahkan dokumen;
• Hak untuk membuat versi baru dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
• Hak untuk membubuhi keterangan pada dokumen, tetapi tidak mengeditnya atau membuat versi baru;
• Hak untuk membaca dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
• Hak untuk mengakses kartu, tetapi bukan isi dokumen;
• Tidak adanya hak akses sama sekali ke dokumen (saat bekerja dengan EDMS, setiap tindakan pengguna dicatat, dan, dengan demikian, seluruh riwayat pekerjaannya dengan dokumen dapat dengan mudah dikontrol).

Pelacakan dokumen versi dan subversi

Ketika beberapa pengguna bekerja dengan dokumen sekaligus (terutama ketika perlu dikoordinasikan dalam berbagai kasus), fungsi EDMS yang sangat nyaman adalah penggunaan versi dan subversi dokumen. Mari kita asumsikan bahwa pelaku membuat versi pertama dokumen dan meneruskannya ke pengguna berikutnya untuk ditinjau. Pengguna kedua telah memodifikasi dokumen dan membuatnya berdasarkan itu versi baru. Kemudian dia meneruskan versi dokumennya ke instance berikutnya ke pengguna ketiga yang membuat versi ketiga. Nanti waktu tertentu, setelah membaca komentar dan koreksi, pelaksana pertama dokumen memutuskan untuk mengubah versi asli dan, atas dasar itu, membuat subversi dari versi pertama dokumen. Keunggulan EDMS adalah kemampuannya untuk secara otomatis melacak versi dan sub-versi dokumen (pengguna selalu dapat menentukan versi/sub-versi dokumen mana yang paling relevan dalam urutan atau waktu pembuatannya).

Utilitas untuk melihat dokumen dari berbagai format

Sebagian besar EDMS menyertakan utilitas untuk melihat dokumen (yang disebut pemirsa) yang memahami banyak lusinan format file. Dengan bantuan mereka, sangat nyaman untuk bekerja, khususnya, dengan file grafik(misalnya, dengan file gambar dalam sistem CAD). Selain set dasar utilitas tampilan (termasuk dalam setiap EDMS), utilitas tambahan dapat dibeli dari pihak ketiga yang terintegrasi dengan baik dengan EDMS.

Anotasi dokumen

Saat mengatur kerja kelompok pada dokumen, kemampuan untuk membubuhi keterangan pada dokumen biasanya sangat berguna. Karena dalam beberapa kasus pengguna kehilangan hak untuk membuat perubahan apa pun pada dokumen dalam proses persetujuannya, mereka dapat memanfaatkan kesempatan untuk membuat anotasi. Di sebagian besar EDMS, anotasi diimplementasikan dengan menyertakan atribut untuk anotasi di kartu dokumen dan mentransfer hak untuk mengedit bidang kartu tersebut kepada pengguna. Tetapi solusi seperti itu tidak selalu dapat diterima (terutama saat membuat anotasi pada dokumen grafik). Dalam hal ini, di beberapa EDMS ada yang disebut fungsi "pensil merah", yang dengannya Anda dapat secara grafis menunjukkan kekurangan pada gambar itu sendiri. Perangkat lunak yang mengimplementasikan fungsi "pensil merah" banyak ditawarkan oleh pihak ketiga.

Dukungan untuk berbagai program klien

Kebanyakan klien EDMS dapat berupa PC yang menjalankan MS Windows, Windows NT. Beberapa EDMS juga menggunakan platform UNIX dan Macintosh. Selain itu, semua EDMS modern memungkinkan Anda bekerja dengan dokumen melalui navigator Web standar. Karena browser Web dapat di-host di berbagai platform klien, ini mempermudah pemecahan masalah mendukung ERMS di lingkungan jaringan yang heterogen. Saat menggunakan teknologi Internet, EDMS memiliki satu lagi komponen server yang bertanggung jawab untuk mengakses dokumen melalui navigator Web.

Klasifikasi umum EDMS

konsep ECM

Masalah klasifikasi EDMS cukup rumit karena perkembangan yang cepat pasar untuk sistem ini. Apalagi sejak tahun 2001, konsep “Manajemen Konten Perusahaan (ECM)”, bukan manajemen dokumen elektronik (menurut "Forrester TechRankings"). Ketentuan ECM muncul dengan tangan ringan dari asosiasi perdagangan AIIM Internasional dan mencakup semua sistem manajemen informasi perusahaan.

Pada saat yang sama, jika Forrester Research mendefinisikan ECM sebagai pendekatan terpadu untuk mengelola dokumen dan konten Web, maka untuk perusahaan konsultasi Doculabs Enterprise Content Management ECM adalah "kategori yang menggabungkan kemampuan sistem manajemen dokumen perusahaan dan sistem manajemen konten dengan kemampuan untuk mengelola siklus hidup penuh konten perusahaan (karena jumlah jenis konten terus bertambah)" .

Dari perspektif analis industri, konsep ECM menawarkan banyak keuntungan bisnis. Sistem ECM yang mengintegrasikan semua konten dan teknologi berorientasi proses dalam suatu perusahaan menyediakan infrastruktur umum untuk mengelola aliran dokumennya, meminimalkan kebutuhan untuk menyebarkan dan mendukung berbagai teknologi untuk mengimplementasikan berbagai fungsi bisnis. Inti dari pendekatan ini (juga disebut infrastruktur) adalah bahwa konten perusahaan tidak boleh hanya dimiliki oleh satu aplikasi atau sistem. Itu harus tersedia untuk banyak aplikasi dan didistribusikan secara bebas di antara mereka. Properti penting dari infrastruktur ECM (yang mencakup aplikasi yang sesuai dari sebagian besar vendor di industri) adalah kemerdekaan dari satu toko konten universal. Infrastruktur ECM mengintegrasikan banyak penyimpanan data khusus (atau warisan) (bahkan dari vendor yang bersaing), termasuk, tetapi tidak terbatas pada, penyimpanan dokumen produk elektronik, email, penyimpanan konten Web, sistem file, dan bahkan DBMS. Dengan demikian, Infrastruktur ECM menyediakan lapisan integrasi (atau virtualisasi) umum untuk setiap repositori data(memungkinkan mereka untuk ditanyai dari mana saja di seluruh perusahaan), sehingga meminimalkan kebutuhan untuk mengintegrasikan sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem manajemen konten dari beberapa vendor. Selain itu, dengan menggunakan infrastruktur ECM, layanan manajemen konten perusahaan seperti personalisasi, kontrol akses, manajemen izin pengguna, dll. diimplementasikan (yang menyederhanakan administrasi dan pemeliharaan sistem ECM).

Kemampuan sistem ECM dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama:

Fitur manajemen konten umum, yang mengacu pada kemampuan untuk mengelola berbagai objek elektronik (gambar, dokumen kantor, grafik, gambar, konten Web, email, video, audio, dan multimedia). Sistem ECM menyediakan repositori untuk semua jenis objek elektronik ini dengan berbagai layanan perpustakaan (pembuatan profil konten, fungsi check-in/check-out, kontrol versi, riwayat revisi, keamanan akses dokumen, dll.), serta kemampuan untuk mengelola objek data di seluruh lingkaran kehidupan.

Fungsi kontrol proses, yang mengacu pada kemampuan untuk mengotomatisasi dan mengelola proses bisnis dan alur kerja.

Integrasi dengan sistem ECM lainnya, menyiratkan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem ECM dengan sistem ERP eksternal, aplikasi kantor, repositori konten, dan EDMS lainnya. Integrasi dapat dilakukan dengan menggunakan berbagai pendekatan, termasuk penggunaan antarmuka berorientasi objek (seperti EJB), konektor, API, teknologi integrasi aplikasi perusahaan EAI (Integrasi Aplikasi Perusahaan) dan sebagainya.

Perlu dicatat bahwa ECM hanya ada sebagai konsep sejauh ini, dan Infrastruktur ECM hari ini sebagian besar hanya melihat prospek pengembangan pasar EDMS. Misalnya, beberapa vendor industri berbicara banyak tentang manajemen konten, tetapi mereka hanya memfokuskan sistem mereka pada pengelolaan konten Web atau dokumen kantor. Mereka juga tidak memiliki visi yang jelas tentang cara membuat infrastruktur ECM terbuka yang mengintegrasikan repositori khusus di seluruh perusahaan. Menurut analis di Doculabs (yang mempelajari solusi dari pengembang EDMS terkemuka), meskipun vendor menyadari pentingnya konsep ECM, mereka masih jauh dari menerapkannya sepenuhnya dalam sistem mereka.

Klasifikasi EDMS

Menurut analis IDC, saat ini ada jenis utama EDMS berikut (pada saat yang sama, beberapa EDMS dapat secara bersamaan dimiliki oleh beberapa jenis, karena mereka memiliki fungsi yang sesuai untuk mereka):

EDMS berfokus pada proses bisnis (business-process EDM). Mereka berada di jantung konsep ECM. Sistem jenis ini (EDMS) dirancang untuk aplikasi vertikal dan horizontal tertentu (terkadang mereka juga memiliki aplikasi industri). Sistem EDMS menyediakan siklus hidup dokumen yang lengkap, termasuk pencitraan, catatan dan manajemen alur kerja, manajemen konten, dan banyak lagi.Sistem EDMS menyediakan penyimpanan dan pengambilan dokumen 2-D dalam format asli (gambar, file CAD, spreadsheet, dll.) dengan kemungkinan mengelompokkannya ke dalam folder. Ada pendapat dari beberapa analis industri bahwa (tergantung pada skema pengindeksan dan aplikasi yang digunakan) pendekatan berorientasi dokumen ini dapat menyediakan hingga 80% fungsionalitas sistem PDM di sejumlah sistem EDMS dengan biaya implementasi yang lebih rendah. Pengembang EDMS yang paling terkenal adalah Documentum (sistem Documentum), FileNet (sistem Panagon dan Watermark), Hummingbird (sistem PC DOCS), dan lain-lain kegiatannya pada implementasi di EDMS dari fungsi-fungsi seperti manajemen template, manajemen presentasi dinamis dan penerbitan konten Web. Perlu dicatat bahwa meskipun hampir semua sistem EDMS menyediakan tingkat implementasi repositori dan layanan perpustakaan yang baik untuk mengelola konten elektronik (misalnya, gambar dan dokumen kantor), masing-masing adalah yang terkuat di bidangnya. Misalnya, dalam sistem dari perusahaan Open Text dan iManage, manajemen dokumen kantor berkembang paling baik. Pada gilirannya, sistem dari Tower Technology, FileNet, IBM, dan Identitech sangat kuat dalam mengelola citra produk bervolume besar.

EDMS Perusahaan (enterprise-centric EDM). Sistem jenis ini menyediakan infrastruktur perusahaan (tersedia untuk semua pengguna perusahaan) untuk membuat dokumen, berkolaborasi, dan menerbitkannya. Fungsi dasar EDMS perusahaan mirip dengan fungsi EDMS yang berfokus pada proses bisnis. Sebagai aturan, EDMS perusahaan tidak terfokus pada penggunaan hanya dalam industri tertentu atau pada pemecahan masalah yang sempit. Mereka sedang diimplementasikan sebagai teknologi di seluruh perusahaan. Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Teks Terbuka (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Konteks), iManage, dll. terlibat dalam pengembangan dan promosi EDMS perusahaan. Misalnya, Teks Terbuka Sistem Livelink menyediakan pekerjaan kolektif pada dokumen proyek untuk pengguna eksternal dan internal, diskusi online, perencanaan terdistribusi dan perutean dokumen, dll.

Sistem manajemen konten. Sistem jenis ini menyediakan pembuatan konten, akses dan manajemen konten, pengiriman konten (hingga tingkat bagian dokumen dan objek untuk digunakan kembali dan kompilasi berikutnya). Ketersediaan informasi tidak dalam bentuk dokumen, tetapi dalam bentuk objek yang lebih kecil memudahkan proses pertukaran informasi antar aplikasi. Manajemen konten web memerlukan kemampuan untuk mengelola berbagai objek konten yang dapat disertakan dalam presentasi Web (misalnya, halaman HTML dan grafik Web). Selain itu, manajemen konten Web memerlukan kemampuan untuk membuat template presentasi yang menyajikan konten dinamis dan mempersonalisasikannya (berdasarkan preferensi pengguna, profil, dll.). Sistem manajemen konten dari Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette, dan lainnya dikenal di pasar dunia. FileNet, Tower, dan Identitech juga menawarkan tingkat manajemen konten Web tertentu. Pada gilirannya, IBM mengimplementasikan fungsi manajemen konten web berdasarkan solusi dari Jalinan dan Pasar Terbuka (melalui kemitraan dengan mereka), dan Tower telah mengintegrasikan perangkat lunak manajemen dokumen elektroniknya dengan solusi manajemen konten web Stellent. .

Sistem manajemen informasi ”portal. Sistem tersebut menyediakan agregasi informasi, manajemen informasi dan pengirimannya melalui Internet/intranet/ekstranet. Dengan bantuan mereka, kemampuan untuk mengumpulkan (dan menerapkan) pengalaman dalam lingkungan perusahaan terdistribusi diwujudkan berdasarkan penggunaan aturan bisnis, konteks dan metadata. Portal juga menyediakan akses melalui browser Web standar ke sejumlah aplikasi e-commerce (biasanya melalui antarmuka sistem ERP). Contoh portal adalah sistem Excalibur, Oracle Context, PC DOCS/Fulcrum, Verity, Lotus (Domino/Notes, K-Station).

Sistem manajemen gambar/gambar (sistem pencitraan). Dengan bantuan mereka, informasi yang dipindai dari media kertas diubah menjadi bentuk elektronik (biasanya dalam format TIFF). Teknologi ini mendasari digitalisasi informasi dari semua dokumen kertas dan mikrofilm warisan. Fungsi dasar sistem pencitraan standar mencakup pemindaian, penyimpanan, berbagai kemampuan pencarian gambar, dan banyak lagi.

Sistem manajemen alur kerja. Sistem jenis ini dirancang untuk menyediakan perutean alur kerja jenis apa pun (menentukan jalur perutean file) dalam proses bisnis terstruktur dan tidak terstruktur perusahaan. Mereka digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan pengendalian proses bisnis perusahaan. Sistem alur kerja biasanya dibeli sebagai bagian dari solusi (misalnya sistem EDMS atau PDM). Di sini kami dapat menyebutkan pengembang seperti Lotus (Sistem Domino / Notes dan Domino Workflow), Jetform, FileNet, Action Technologies, Staffware, dll. Tingkat manajemen alur kerja yang baik juga disediakan dalam solusi mereka oleh FileNet, IBM (melalui integrasi dengan MQ perangkat lunak Seri Alur Kerja), Identitech, Tower (melalui integrasi dengan perangkat lunak Plexus dan Staffware), Gauss (melalui integrasi dengan perangkat lunak Staffware), dll.

Klasifikasi EDMS yang diusulkan oleh IDC dapat ditambahkan serta sistem manajemen arsip elektronik perusahaan. Segmen pasar perangkat lunak manajemen catatan perusahaan berusia sekitar 5 tahun. Catatan perusahaan tetap dalam waktu dan tidak berubah. Mereka adalah bukti transaksi bisnis, berbagai hak dan kewajiban, dll. Pengguna perusahaan harus menentukan sendiri konten apa yang harus dibuat catatan perusahaan (keputusan seperti itu memerlukan penilaian kebutuhan bisnis mereka di masa depan). Solusi perusahaan yang memerlukan retensi konten mencakup sistem bisnis utama, termasuk ERP dan sistem akuntansi, sistem surat (seperti MS Exchange), sistem manajemen pelaporan dan keluaran, sistem e-niaga, perangkat lunak kolaborasi (sistem manajemen proyek, konferensi online, dll.) . Contoh sistem manajemen arsip termasuk perangkat lunak menangkap oleh Tower Software iRIMS dari OpenText dan Terutama dari TrueArc.

banyak fungsi penting tidak ada manajemen catatan di EDMS sebelumnya (misalnya, fungsi klasifikasi). Metode untuk menghapus catatan dan indeks secara fisik di akhir siklus hidupnya (jika perlu) juga tidak diterapkan. Menurut Grup Gartner, pengguna korporat perlu memperluas situs Web mereka dengan fitur sistem manajemen arsip. Sejumlah pengembang sistem manajemen konten Web untuk mendukung catatan situs Web telah memperluas fungsionalitasnya dengan bantuan sistem manajemen catatan. Pekerjaan ke arah ini menjadi sangat terlihat pada tahun 2002. Misalnya, Stellent mengintegrasikan perangkat lunak manajemen kontennya dengan sistem manajemen arsip Foremost dari TrueArc (perlu dicatat bahwa mengintegrasikan perangkat lunak manajemen arsip dengan EDMS sangat sulit, karena perlu untuk memecahkan masalah duplikasi fungsi dan repositori). Dengan integrasi ini, menjadi mungkin untuk mengambil "snapshots" dari situs Web dan mengelolanya seperti catatan. Fitur-fitur menarik juga diimplementasikan, seperti merekam layar yang ditemui selama transaksi online (misalnya, dalam perangkat lunak WebCapture dari Tower Technology). Open Text mengakuisisi PS Software (pengembang sistem manajemen arsip) dan membangun perangkat lunak iRIMS sebagai modul dalam perangkat lunak LiveLink-nya. Documentum, IBM, dan Interwoven (di antara vendor manajemen konten lainnya, di antara vendor perangkat lunak manajemen konten lainnya) juga melengkapi perangkat lunak manajemen konten mereka dengan fungsionalitas sistem manajemen arsip.

Banyak pengguna perusahaan ingin mengumpulkan data dari berbagai aplikasi yang berjalan di lingkungan yang heterogen dan menghasilkan laporan secara elektronik. Kemungkinan ini sangat penting bagi perusahaan yang menggunakan sistem ERP (yang selalu mengumpulkan dan menyimpan banyak informasi, tetapi tidak selalu memiliki kemampuan untuk menghasilkan semua laporan yang diperlukan dengan cara yang fleksibel).

Itulah mengapa disebut sistem manajemen keluaran (OMS), tujuan utamanya adalah menghasilkan dokumen keluaran. Dalam beberapa sistem OMS, kemungkinan pengarsipan dan penyimpanan jangka panjang dari laporan dan dokumen keluaran juga diimplementasikan. Dalam hal ini, banyak sistem OMS diklasifikasikan oleh Grup Gartner sebagai: sistem pengarsipan dan pengambilan dokumen terintegrasi (IDARS "sistem arsip dan pengambilan dokumen terintegrasi)". Namun alasan utama Popularitas sistem OMS masih merupakan ceruk pasar yang mereka tempati - pembuatan dokumen dan laporan dalam sistem informasi perusahaan dan organisasi yang dibangun menggunakan sistem ERP. Menurut analis Gartner Group, salah satu kelemahan sistem ERP modern adalah manajemen yang buruk dari pembuatan dokumen keluaran (pengembang sistem ERP lebih fokus pada peningkatan fungsionalitas modul utama perangkat lunak mereka daripada pada masalah "kecil" dari memastikan pembuatan laporan keluaran yang menurut mereka tidak baik prospek pasar). Kurangnya sistem ERP ini menjadi faktor utama munculnya dan perkembangan pesat pasar untuk sistem OMS. Sejumlah sistem OMS hanya bertanggung jawab atas distribusi dan pengiriman dokumen keluaran (dalam bentuk elektronik" dalam format HTML, XML dan PDF). Sangat sering, sistem OMS terintegrasi dengan paket perangkat lunak pemindaian dokumen dan gambar. Fitur yang berguna dari beberapa sistem OMS adalah interaksi dengan sistem perusahaan lama.

Mungkin juga dicatat modul khusus untuk mengelola dokumen elektronik tertanam dalam sistem ERP (SAP R/3, Baan, dll.). Namun, kemampuan modul ini sangat terbatas, karena hampir tidak mungkin untuk membuat sistem ERP yang universal dan berfungsi penuh.

Manfaat menggunakan EDMS

Menurut Forrester Research, 38% dari perusahaan Fortune 500 percaya bahwa membeli EDMS modern sangat penting untuk keberhasilan bisnis mereka. Sesuai dengan pendapat para analis industri (ada cukup banyak pendapat seperti itu yang berbeda pada titik-titik tertentu satu sama lain), manfaat bagi pengguna korporat saat menerapkan EDMS cukup beragam. Misalnya, menurut Layanan Bisnis Siemens, saat menggunakan EDMS:

• Produktivitas staf meningkat 20-25%;
• Biaya penyimpanan arsip dokumen elektronik lebih murah 80% dibandingkan biaya penyimpanan arsip kertas.

Juga diterima secara umum bahwa manfaat taktis dan strategis diperoleh saat menerapkan EDMS. Manfaat taktis ditentukan oleh pengurangan biaya dalam pelaksanaan EDMS yang terkait dengan: membebaskan ruang fisik untuk menyimpan dokumen; mengurangi biaya penyalinan dan pengiriman dokumen dalam bentuk kertas; pengurangan biaya personel dan peralatan, dll. K strategis termasuk manfaat yang terkait dengan peningkatan efisiensi perusahaan atau organisasi. Manfaat ini meliputi:

• Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada d

Situasi politik dengan pengenaan sanksi dan perkembangan makroekonomi yang tidak stabil di daerah memperlambat pertumbuhan pesat dalam pengembangan sistem manajemen dokumen elektronik yang diamati dalam beberapa tahun terakhir. Data analitik di pasar perangkat lunak yang ada memungkinkan untuk mengidentifikasi pesaing utama EDMS / ECM dan menunjukkan tren positif yang stabil dalam pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik di semua sektor ekonomi. Sistem ECM mengacu pada pengelolaan konten informasi perusahaan - ini adalah pengelolaan dokumen elektronik dan jenis dokumentasi lainnya (kamus, buku referensi, dokumen peraturan, dll.), serta penyimpanan, pemrosesan, dan pengirimannya ke seluruh perusahaan. . Perusahaan bergerak menuju penskalaan dan perluasan fungsionalitas, menyesuaikan sistem untuk kebutuhan spesifik. Penyesuaian EDMS sesuai dengan kebutuhan konsumen memungkinkan Anda untuk menambahkan fungsionalitas atau menonaktifkan fungsionalitas yang tidak diklaim, memberikan fleksibilitas dan mobilitas. Perlambatan perkembangan sistem EDMS/ECM terkait dengan substitusi impor software (SW). Produsen perangkat lunak dalam negeri diharuskan untuk memastikan tingkat kepatuhan perangkat lunak dengan persyaratan internasional dari spesifikasi Eropa MOREG-2. Situasi ekonomi saat ini memaksa pengembang perangkat lunak untuk menemukan peluang baru untuk menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi kerja.

Stabilitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik dijamin oleh kebutuhan untuk berfungsinya sistem di industri seperti keuangan, perdagangan, energi, teknik, telekomunikasi, pemerintahan dan pemerintah kota, interaksi antardepartemen, pemerintah. Perkembangan pasar Rusia dari sistem manajemen dokumen elektronik tidak kalah dengan tren umum dalam perkembangan pasar EDMS/ECM global. Pasar global untuk sistem ECM tumbuh sebesar 8,6% menjadi $5,1 miliar, pada akhir 2017 diperkirakan peningkatan yang sebanding. Pasar ECM tumbuh paling cepat di Eropa Timur, Timur Tengah dan Afrika, dengan penurunan permintaan yang moderat di Eropa Barat. Menurut perusahaan internasional IDC, pasar global untuk sistem ECM pada akhir tahun 2013 adalah $5,8 miliar, yang merupakan peningkatan sebesar 8,7%.

Di Eropa, pertumbuhan diamati hanya 2-3%. Menurut Forrest Wave 2013, vendor sistem ECM yang paling populer adalah IBM, OpenText, ECM, HP, Oracle. Prakiraan pertumbuhan pasar sistem ECM global diharapkan pada tahun 2017. Dinamika pasar sistem ECM/ECM Rusia, menurut penelitian Tadviser, menunjukkan peningkatan, yaitu 20-35% dibandingkan tahun sebelumnya. Pemasok sistem EDMS/ECM yang diminta aktif pasar Rusia adalah: logika bisnis; docvision; EOS; direktrum; 1C dan lain-lain. Menurut tinjauan analitis perusahaan TAdviser, pasar sistem manajemen dokumen elektronik pada 2013. menunjukkan lonjakan permintaan dan tumbuh sebesar 20% secara total, mencapai 30,72 miliar rubel. Pada 2017, itu akan meningkat sebesar 1,7% dalam persentase. Data untuk Analisis statistik biaya penerapan sistem manajemen dokumen elektronik disediakan oleh integrator terkemuka: 1C, Business Logic, Krok. Proyek terbesar penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di sektor publik disajikan pada Tabel 5. menunjukkan cakupan jumlah pengguna dalam sistem. Tabel 8 menunjukkan wilayah Federasi Rusia dalam urutan penurunan jumlah pengguna, karena jumlah stasiun kerja memungkinkan untuk menilai signifikansi dan skala implementasi proyek sistem manajemen dokumen elektronik di sektor publik.

Tabel 8

Proyek implementasi terbesar SED di sektor publik

Geografi implementasi proyek sistem EDMS / ECM mencakup relevansi: Moskow, St. Petersburg, Yekaterinburg, Samara, Novosibirsk, menurut distrik - Distrik Federal Tengah, Siberia, Barat Laut, Volga, Ural, Timur Jauh, Selatan, Kaukasia Utara, Krimea .

EDMS modern, pertama-tama, adalah fungsi baru, proses baru, konsumen baru. Contoh proses khusus berdasarkan sistem Docsvision disajikan pada Tabel 9.

Proses khusus untuk berbagai sektor ekonomi

Tabel 9

Proses Khusus	industri
Manajemen eksekusi program, kontrol kemajuan	negara
proyek, pendaftaran permohonan warga, dll.	kontrol
Pengelolaan surat kuasa, pekerjaan klaim,	negara
manajemen rapat, dll.	kontrol
Mengelola faktur dan faktur
Manajemen proses koneksi daya	energi
Manajemen akun penyimpanan pengguna
Pengelolaan berkas pribadi pengguna, proses kontrol mata uang, proses penerbitan pinjaman	perbankan
Manajemen dokumentasi desain, proses pembentukan rencana proyek, persiapan perkiraan	konstruksi

Kelas baru tugas sistem manajemen dokumen elektronik disajikan pada Tabel 7 untuk kelas pengguna baru.

Kelas baru tugas EDMS

Tabel 10

Kelas pengguna baru memiliki kemampuan untuk menganalisis dokumentasi, memiliki akses ke sistem manajemen dokumen elektronik, saat menggunakan cara modern akses: dari tinjauan beragam dokumentasi di portal hingga tampilan individu dokumen komunikasi online. Kelas pengguna baru meliputi: juru tulis, manajemen puncak, pemilik proses, kontraktor, analis, kelompok kerja, pelaksana akhir. Metode untuk menerapkan alur kerja modern yang lengkap direduksi menjadi mencakup fungsi populer baru, kelas pengguna baru, dan menyelesaikan kelas tugas baru dari sistem manajemen dokumen elektronik.

Persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dokumen elektronik:

• Penyimpanan yang andal dan pencarian dokumentasi yang mudah.
• Dukungan dan kinerja tugas-tugas klerikal.
• Kontrol tepat waktu atas pelaksanaan dokumen dan peruteannya.
• Pembuatan laporan analitis.
• Keamanan informasi keamanan.

EDMS modern juga memiliki fungsi untuk berinteraksi dengan pelanggan, memproses permintaan mereka, dan tambahan alat yang berguna memungkinkan untuk memecahkan banyak masalah yang diterapkan.

Jenis sistem manajemen dokumen elektronik

Ada berbagai jenis klasifikasi sistem manajemen dokumen elektronik, tetapi klasifikasi yang paling indikatif adalah pembagian EDMS berdasarkan fungsionalitas judul. Setiap EDMS diposisikan oleh pengembangnya sebagai dirancang terutama untuk melakukan jenis tugas tertentu. Ini tidak berarti bahwa itu tidak menyediakan teknologi tambahan apa pun yang melekat pada sebagian besar "saudara". Hanya seperangkat alat dari setiap sistem manajemen dokumen elektronik memiliki kekuatan dan kelemahannya sendiri. Dalam klasifikasi menurut judul fungsional, hanya diperhitungkan kekuatan SEDov.

Jadi, terlihat seperti ini:

• EDMS dirancang untuk membuat dan bekerja dengan dokumentasi elektronik, serta analog digital dari dokumen kertas.
• Sistem akuntansi yang mengotomatiskan pendaftaran peristiwa dan dokumen sepanjang siklus hidupnya (lemari arsip elektronik).
• EDMS, tugas utamanya adalah mengotomatiskan pekerjaan dengan repositori informasi perusahaan besar.
• Sistem pengelolaan arsip elektronik dengan dokumentasi.
• EDMS, yang fungsinya khusus dalam mengekstraksi informasi yang perlu dari arsip dan sumber elektronik lainnya.
• Sistem yang mengelola proses perusahaan, pemrosesan dokumen, dan aktivitas karyawan organisasi yang terlibat dalam bekerja dengan dokumen bisnis.
• EDMS informasi yang mengelola perangkat penyimpanan data.

Ada juga klasifikasi singkat SED berdasarkan negara asal, hanya digunakan di Rusia. Menurutnya, sistem manajemen dokumen elektronik di negara kita dibagi menjadi domestik, impor, dan Rusia, yang dikembangkan di platform Lotus / Domino asing. Ulasan kami mencakup contoh hanya dua EDMS asing - EMC Documentum dan Lotus Domino.Doc. Semua EDMS lainnya memiliki "kewarganegaraan" Rusia.

Sistem manajemen dokumen elektronik TOP-10

Kami mengevaluasi sistem manajemen dokumen elektronik, dengan fokus pada perbandingan lima parameter yang menentukan saat memilih EDMS untuk mengotomatisasi manajemen dokumen di perusahaan. Skalanya sepuluh poin.

Tempat	Program/layanan	Harga	Kemudahan belajar	Kegunaan	Akuntansi untuk undang-undang Rusia	Teknis mendukung	Skor keseluruhan
1	Kasus	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arsip	9	7	10	10	9	9
2-4	PerusahaanMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	Dokumen EMC	–	9	10	8	8	8,8
4-6	logika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Efrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIREKTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-Alur Kerja	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Catatan: penilaian akhir sistem dalam tabel tidak mengklaim 100% objektif dan mencerminkan pendapat penulis, berdasarkan analisis mendalam tentang topik ini. Tinjauan sistem manajemen dokumen elektronik ini dibuat hanya di antara produk perangkat lunak berkualitas tinggi yang dapat dipilih dengan aman untuk digunakan dalam berbagai jenis bisnis.

KASUS

Sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah pemimpin yang diakui di segmennya di seluruh ruang pasca-Soviet. Baik holding terbesar maupun korporasi dan usaha kecil berhasil melakukan sirkulasi dokumen dan pekerjaan kantor di dalamnya. Berkaitan dengan sistem ini, sudah sepatutnya menerapkan tautologi: "DELO" mengetahui urusannya. Memang, perangkat lunak ini sangat ideal untuk otomatisasi mendalam pekerjaan kantor dan alur kerja.

pro

• Kemampuan untuk melacak semua tahapan gerakan apa pun dokumen elektronik.
• Kesederhanaan dan kemudahan dalam membuat proyek dokumentasi.
• Debug umum dan fungsionalitas sistem.

minus

• Minus "membentang" termasuk antarmuka yang agak kuno dan kesulitan tertentu dalam penguasaan.

Berapa harganya?

Harga lisensi untuk menggunakan sistem "DELO" dalam satu tempat kerja (DBMS - Oracle) tergantung pada jumlah total yang direncanakan dari tempat-tempat ini dan bervariasi dari 11.000 rubel (201-500 r / m) hingga 13.400 rubel (1-5 r /m). Jika organisasi menggunakan Microsoft SQL Server DBMS, maka lisensi untuk satu tempat kerja akan menelan biaya masing-masing dari 7200 hingga 9500 rubel.

logika

Program Logic SED disebut Boss-Referent hingga 2012 dan merupakan salah satu yang paling populer sistem Rusia manajemen dokumen elektronik, pesaing serius EDMS Delo. Perubahan nama tidak mempengaruhi kualitas produk perangkat lunak ini, dan masih dapat diandalkan dan sistem fungsional untuk manajemen kantor di perusahaan dari semua jenis dan ukuran.

pro

• Kemampuan untuk membangun rute multi-level yang kompleks untuk persetujuan dokumen.
• Tingkat perlindungan data pengguna yang tinggi.
• Kemudahan relatif dalam menguasai komponen utama sistem.
• Proses pemrosesan dokumen yang fleksibel dan dapat disesuaikan.

minus

• Diferensiasi hak akses yang tidak nyaman dengan pergantian staf yang serius.
• Bukan pekerjaan dukungan teknis yang paling teliti.
• Antarmuka kuno.

Berapa harganya?

Biaya satu lisensi untuk menggunakan program ini tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung dengannya. Jika jumlah mereka tidak melebihi 49 orang, maka harganya menjadi 5.900 untuk setiap tempat kerja; dari 50 hingga 199 pekerja yang terhubung - 5.200 rubel; dan jika ada lebih dari 200 pekerjaan, maka harga satu lisensi akan minimal - 4900 rubel.

Efrat

Sistem manajemen dokumen elektronik ini dikembangkan sepenuhnya sesuai dengan persyaratan standar kualitas ISO 9000 dan GOST Rusia di bidang pekerjaan kantor. Dari "koleganya" "EUFRATS" berbeda dengan adanya banyak pengembangan perangkat lunak uniknya sendiri yang tidak dapat ditemukan di EDMS yang bersaing. Secara teknologi murni, sistem ini adalah salah satu yang paling "maju" di pasar EDMS Rusia modern.

pro

• Paket pengiriman sistem ini mencakup Nika DBMS built-in, yang secara otomatis membebaskan organisasi pengguna dari pembelian perangkat lunak tambahan.
• Antarmuka yang ramah dengan desain yang mudah diingat.
• Mekanisme peran bawaan untuk mengelola hak akses.

minus

• Kecepatan cukup lambat, terutama pada komputer yang lemah.
• Kegagalan berkala dalam pekerjaan dan dukungan teknis yang lambat.

Berapa harganya?

Lisensi standar dengan pemasangan sistem pada server organisasi sendiri berharga 5200 hingga 7300 rubel per workstation, lebih banyak pengguna - harganya lebih rendah. Namun, ada juga opsi untuk menempatkan komponen server pada peralatan pabrikan. Dalam hal ini, sistem biaya berlangganan diterapkan - empat tarif, dengan biaya 10.000 hingga 95.000 rubel per bulan.

1C: Arsip

Ini adalah salah satu program terbaik dan tentu saja paling serbaguna untuk manajemen dokumen perusahaan. 1C:Arsip menyediakan penyimpanan yang andal dan, yang paling penting, penyimpanan dokumentasi bisnis yang terpusat dari berbagai format, dengan akses ke sana oleh personel yang berwenang yang dapat mengedit file.

pro

• Algoritme yang di-debug untuk menemukan data yang diperlukan dengan cepat.
• Kemampuan untuk menyimpan dokumen jenis apa pun - dari teks dan grafik, hingga file audio dan video.
• Skalabilitas terluas yang memungkinkan Anda berhasil menggunakan perangkat lunak ini di perusahaan besar dan kecil.
• Keuntungan utama 1C:Arsip, yang membedakan program ini dari pesaing, adalah kombinasi optimal dari harga produk dan kemampuan fungsinya.
• Dukungan untuk integrasi dengan aplikasi eksternal.

minus

• Mengkonsumsi banyak sumber daya sistem.
• Peningkatan kesulitan penguasaan bahkan untuk pengguna berpengalaman.

Berapa harganya?

Harga "perakitan" program ini bervariasi dari 12.000 hingga 57.000 rubel, dan jumlah pertama harus dibayarkan secara eksklusif untuk memutakhirkan versi 1C: Arsip sebelumnya.

DIREKTUM

EDMS DIRECTUM yang sederhana dan fungsional akan menjadi solusi yang sangat baik untuk usaha kecil dan menengah. Berkat sistem ini, manajemen dokumen elektronik dapat berhasil digabungkan dengan alur kerja kertas tradisional untuk selanjutnya "tanpa rasa sakit" sepenuhnya mentransfer organisasi untuk bekerja di DIRECTUM. Teknologi Alur Kerja yang canggih menyediakan otomatisasi proses kerja kantor yang efisien.

pro

• Ketersediaan perangkat lunak khusus yang menyederhanakan pencarian dan identifikasi dokumentasi sebanyak mungkin.
• Banyak peluang untuk modifikasi independen dari sistem untuk tugas-tugas tertentu.
• Kemungkinan integrasi yang diperluas dengan program lain.

minus

• Orientasi sistem ke manajemen perusahaan - lebih sulit bagi pegawai biasa untuk bekerja di dalamnya.
• Kebijakan penetapan harga yang agak membingungkan dan tidak jelas.

Berapa harganya?

Lisensi untuk penggunaan EDMS ini dibeli baik secara individual maupun sebagai bagian dari penawaran paket. Lisensi klien dasar termurah berharga 7.800 rubel. Biaya paket lisensi mulai dari 148.200 rubel (dasar untuk 20 karyawan) dan naik hingga 2.010.000 rubel (untuk 200 karyawan).

OPTIMA-Alur Kerja

Sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah petani menengah yang kuat di segmennya. Itu terus berkembang dan sejauh ini tidak dapat bersaing secara setara dengan mastodon yang diakui pasar. Namun, OPTIMA-WorkFlow memiliki sejumlah "trik" - teknologi unik yang membuatnya menonjol dari keramaian.

pro

• Implementasi fungsi input serial dari jenis dokumen yang sama dan informasi pendaftarannya.
• Memindai dengan program antivirus.
• Pengindeksan dokumen reguler dan terenkripsi pilihan Anda.
• Antarmuka pengguna multibahasa.

minus

• Kekurangan fungsi khas yang dihilangkan secara permanen oleh pembaruan keluar.

Berapa harganya?

Solusi khas berdasarkan platform ini berharga dari 55.000 hingga 75.000 rubel.

Dokumen EMC

Platform untuk mengotomatisasi proses alur kerja ini dikembangkan oleh pemimpin dunia dalam industri TI, EMC. Fungsionalitas yang kuat ditambah dengan penyesuaian fleksibel dari masing-masing alat menjadikan EMC Documentum EDMS asing terbaik yang tersedia di pasar Rusia.

pro

• Tingkat kenyamanan yang tinggi dalam mengelola dokumen desain.
• Implementasi mekanisme check-in/check-out yang memungkinkan Anda mengelola distribusi hak akses.
• Kehadiran fungsi yang memungkinkan Anda untuk menerapkan prosedur persetujuan di beberapa level.
• Dukungan untuk pemindaian dan perangkat pengenalan dokumen.

minus

• Bekerja hanya dengan browser Internet Explorer.
• Kurangnya dokumentasi teknis dan praktis yang tersedia untuk umum pada sistem.
• Sering "rem" dan tertinggal dengan beban sistem yang tinggi.

Berapa harganya?

Tidak ada harga tetap untuk menggunakan platform ini. Biaya implementasinya dinegosiasikan secara individual dengan setiap pelanggan.

LanDocs

Dikembangkan pada tahun 1997 oleh perusahaan domestik LANIT, platform untuk mengotomatisasi manajemen dokumen ini tetap diminati oleh banyak perusahaan dan institusi hingga hari ini. LanDocs memungkinkan Anda membangun alur kerja dan lingkungan alur kerja yang nyaman, menyediakan semua kategori pengguna dengan seperangkat alat yang diperlukan untuk mengelolanya.

pro

• Ketersediaan alat perlindungan kriptografi terintegrasi.
• Kemampuan untuk menyertakan karyawan dari cabang jarak jauh dalam proses alur kerja.
• Adanya fungsi batch scanning kertas dokumentasi.

minus

• Masalah kinerja yang cukup umum.
• Peluang yang lemah untuk memperluas fungsionalitas.
• Kesulitan dalam menguasai sistem dari awal.

Berapa harganya?

Harga lisensi server bervariasi dari 30.000 hingga 216.000 rubel. Lisensi pengguna dapat dibeli dengan harga 5.600 hingga 8.400 rubel.

PerusahaanMedia

CompanyMedia adalah seluruh rangkaian solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatisasi proses bisnis, alur kerja, dan pekerjaan kantor. EDMS ini berbeda dari pesaing dalam fleksibilitas pengaturan yang tak tertandingi dan kehadiran modul independen yang dapat dipasang secara terpisah.

pro

• Kemungkinan keberhasilan pengoperasian sistem di perusahaan dengan struktur perusahaan dan struktur teritorial yang kompleks.
• Keandalan sistem yang belum pernah ada sebelumnya, yang memungkinkannya beroperasi secara aktif sepanjang waktu, 365 hari setahun.
• Dukungan otomatis untuk bekerja dengan beberapa jenis pekerjaan.
• Diferensiasi hak akses, sesuai dengan struktur hierarki organisasi.

minus

• Antarmuka web memiliki dukungan terbatas untuk beberapa browser, khususnya FireFox.
• Fokus dari sistem ini terutama pada bisnis menengah dan besar.

Berapa harganya?

Harga akhir perangkat lunak ini terdiri dari banyak komponen, termasuk pelatihan staf, pemasangan modul tambahan, dan pengalihan hak untuk menggunakan sistem. Batas atas dari jumlah total adalah 99.000 rubel. Modul tematik termurah akan berharga 4.000 rubel.

Lotus Domino.Doc

EDMS ini adalah aplikasi untuk platform Notes/Domino yang terkenal, yang memiliki sistem keamanan data tingkat tinggi. Lotus Domino.Doc juga memiliki arsip elektronik canggih yang memungkinkan Anda menerapkan gudang besar dokumentasi perusahaan.

pro

• Ketersediaan sistem replikasi unik yang dirancang untuk solusi lengkap tugas manajemen aliran dokumen dalam lingkungan terdistribusi.
• Kemungkinan mencari dokumen di bagian terpisah dari penyimpanan informasi.
• Direktori LDAP ditingkatkan ke tingkat perusahaan.

minus

• Kerugian dari sistem ini terutama berasal dari Barat - ada pertanyaan tertentu tentang antarmuka dan implementasi beberapa fungsi.

Berapa harganya?

Biaya lisensi pengguna dan server dihitung secara individual di situs web platform.

Pada akhirnya

Menyimpulkan baris tertentu di bawah ulasan, saya ingin mencatat nuansa penting: pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik ke dalam bisnis Anda sama sekali tidak menjamin peningkatan profitabilitas secara instan, dan, dalam beberapa kasus, hal itu dapat membahayakan. Jika organisasi Anda berhasil berfungsi dan menghasilkan keuntungan, bekerja tanpa EDMS, maka pikirkan seribu kali sebelum memutuskan untuk menerapkannya. Tidak perlu mengejar "mode progresif" dan menginstal sistem ini tanpa kebutuhan yang serius. Namun, dengan perluasan bisnis dan beban kerja karyawan yang tinggi, sistem manajemen dokumen elektronik dapat menjadi semacam penyelamat yang akan membantu perusahaan keluar dari pusaran dokumen.

Pembaca yang budiman! Karena fakta bahwa ketika mengumpulkan materi untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIV yang disajikan dalam ulasan dinilai secara tidak benar, editor, atas kebijaksanaan mereka sendiri, mengoreksi diagram untuk mencerminkan fungsionalitas produk yang ditentukan secara lebih akurat. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materi tersebut sangat usang dan tidak dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi fungsionalitas versi modern. sistem yang ditentukan atau hubungan di antara mereka.

PADA organisasi modern sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen tak terpisahkan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, perusahaan komersial dan perusahaan industri meningkatkan efisiensi kegiatan mereka, dan di lembaga pemerintah, berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, tugas manajemen internal, interaksi antardepartemen, dan interaksi dengan penduduk diselesaikan. Singkatan yang diterima secara umum adalah EDMS, meskipun CAD (sistem otomatisasi alur kerja), EDMS (sistem manajemen dokumen elektronik) dan SADO (sistem manajemen dokumen) juga digunakan bersamanya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, pengelolaan akses, dan pendistribusian dokumen elektronik dalam jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatisasi tugas-tugas pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu mereka mulai mencakup lebih banyak dan lebih banyak lagi. jangkauan luas tugas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen di kegiatan personel dan sebagainya.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana bekerja dengan dokumen elektronik merupakan komponen penting: manajemen interaksi pelanggan, pemrosesan permohonan warga, otomatisasi pekerjaan bagian pelayanan, organisasi alur kerja proyek, dll. Sebenarnya, sistem manajemen dokumen elektronik adalah sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI domestik yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam volume pasar perangkat lunak secara keseluruhan di Rusia, segmen ini menunjukkan stabilitas yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Dalam hal numerik, volume pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, adalah sekitar 220-250 juta dolar.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dengan berbagai ukuran dan spesifikasi. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek untuk penerapan teknologi manajemen dokumen elektronik jatuh pada agensi pemerintahan. Pada saat yang sama, adalah penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar keberlanjutan pasar EDMS, yang bahkan di saat krisis menerima dorongan pembangunan yang signifikan. Manajemen dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "pemerintahan elektronik", yang implementasinya harus membantu menghilangkan hambatan birokrasi dalam interaksi antara negara, penduduk dan bisnis, serta mengurangi korupsi. Sebagai fitur implementasi proyek di badan kekuasaan negara dan lembaga-lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi dari sistem manajemen dokumen elektronik yang aman.

Tentang Pengembang EDMS

Memilih solusi kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai pilihan: solusi kotak, solusi berbasis platform atau pengembangan kustom. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi yang sudah jadi, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform atas dasar itu solusi desain dan perkembangan kustom. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pengembang Rusia menyumbang sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk implementasi EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen, berdasarkan tradisi manajemen domestik, masih kuat.

Perlu dicatat bahwa sejumlah vendor telah mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi). ), lebih dianggap sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem kelas ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Menurut ensiklopedia bebas (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen sumber informasi perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, manajemen dokumen dianggap sebagai salah satu tugas memastikan bekerja dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini didukung terutama oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi tersebut masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja (Alur kerja), kerja kolektif dengan dokumen . Pada dasarnya, teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan elaborasi yang lebih dalam tentang masalah pengelolaan konten web dan konten multimedia.

Inisiatif negara seputar "Dokumen Elektronik"

Pada 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diterapkan di Rusia terkait dengan organisasi interaksi elektronik resmi antara negara, populasi, dan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke berbagai aspek kehidupan bernegara dan publik. . Ini termasuk persetujuan daftar pelayanan publik diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan tentang sistem pengelolaan dokumen antar departemen, yang menjadi langkah penting pertama menuju implementasi konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk dicatat bahwa masalah dasar hukum dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur dengan peraturan perundang-undangan tentang penggunaan tanda tangan digital(EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi Informasi. Ternyata aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, tetapi undang-undangnya belum ditentukan status resmi dokumen elektronik.

standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Saat mengembangkan produk perangkat lunak dan mengimplementasikan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, hingga taraf tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:

• GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
• Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana diubah pada 8 November 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
• Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 22 September 2009 No. 754 "Tentang persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen";
• Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi".

Saat mengimplementasikan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan 27 Desember, 2009 N 363-FZ "Tentang Perubahan Pasal 19 dan 25 hukum federal"Tentang data pribadi".

Karena GOST bersifat penasihat, pengembang menyertakan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka sehingga, tergantung pada pelanggan, berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen dapat diimplementasikan berdasarkan sistem. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus menyediakan pendekatan yang berbeda dan terkadang berlawanan untuk otomatisasi aliran dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum adalah masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah membuktikan dirinya dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan peraturan untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam kelompok perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa baik pekerjaan dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen senior siap bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan di tempat kerja? Dan meskipun secara umum kompleks tugas pengelolaan dokumen elektronik cukup jelas, metode pelaksanaannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dalam hal harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun).

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Tinjauan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Manajemen Dokumen (1C), Referensi Bos (BOSS - Referensi, Grup IT) , DELO (EOS), EUFRATS (Teknologi Kognitif), MOTIF (Motif). Kami sengaja tidak memasukkan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini tidak mungkin untuk membicarakan fungsionalitas dan replikabilitas tertentu. Untuk menyiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan EDMS yang disajikan adalah upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk menyelesaikan tugas-tugas aktual dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

• pendaftaran dan pemasukan dokumen;
• bekerja dengan dokumen;
• manajemen dan kontrol alur kerja;
• pencarian dan analisis informasi;
• Informasi keamanan;
• dukungan untuk alur kerja kertas;
• pengaturan standar.

Karakteristik umum dari sistem ditempatkan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, fungsionalitas sistem adalah sama, dan hanya spesifikasi terperinci dari beberapa tugas utama alur kerja dan fitur implementasinya memungkinkan kami untuk membandingkan solusi yang berbeda. Perlu dicatat bahwa untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan, ada praktik implementasi yang cukup besar. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatisasi alur kerja. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang menempati posisi terdepan di pasar, perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kemampuan dasar dalam satu atau lain bentuk telah diterapkan sebelumnya. . Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah manajemen berbeda jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis dan analisis konten dokumen. Namun sejauh ini, fungsionalitas seperti itu untuk EDMS tidak wajib, dan yang paling penting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, sebutan berikut digunakan:

• "+" - peluang diterapkan;
• «+/−» - fitur ini tersedia dengan fungsionalitas terbatas atau perangkat lunak tambahan perlu dibeli;
• "−" - kemungkinan tidak diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Beras. 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Beras. 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Beras. 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Beras. 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan Analisis Informasi

Beras. 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Beras. 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Beras. 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8 Alat Standar pengaturan

Beras. 8. Alat pengaturan standar

Tabel 9. Ringkasan fungsionalitas ERMS

Beras. 9. Evaluasi Akhir Fungsi ERMS

Untuk melakukan penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio "harga / fungsionalitas" yang dapat dipahami oleh semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Waktu implementasi", karena sangat bergantung tidak hanya pada alat konfigurasi yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Posisi sistem dalam hal "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna) ditunjukkan di bawah ini.

Diagram 1. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Beras. 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. "Harga/fungsi optimal" EDMS (100 pengguna)

Beras. 11. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (100 pengguna)

Diagram ini dibangun sesuai dengan prinsip Gartner Magic Quadrant, di mana sistem yang terletak di Kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria “harga/fungsi optimal”. Pada diagram kuadran II dan IV terdapat sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk penelitian ini memungkinkan untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Kelompok pemimpin untuk proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2) termasuk sistem directum, DocsVision, MOTIF dan EUFRATS. Sistem yang tersisa terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran pertama diagram untuk EDMS untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, CASE, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen, tetapi proposal khusus difokuskan pada penyelesaian hanya kelas tertentu dari tugas manajemen dokumen elektronik. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Kami berharap gambaran umum yang disajikan akan berguna bagi Anda ketika memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan menerapkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi manajemen dokumen elektronik.

P.S. Untuk persiapan tinjauan, hanya bahan yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel diterbitkan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan Sistem Informasi Industri, informasi tentang solusi mereka tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara rinci dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.