rumah manual Dalam bentuk dokumen sampel elektronik. Dokumen sumber

Dalam bentuk dokumen sampel elektronik. Dokumen sumber

Hari ini dokumen elektronik Sebaliknya, itu dengan berani membobol kehidupan kita, saat ini hampir semua perusahaan menggunakan dokumen elektronik, menggunakan email, deklarasi elektronik, terutama untuk perpajakan PPN, deklarasi wajib ditetapkan oleh undang-undang. Seseorang telah pindah dan menggunakannya di Kehidupan sehari-hari sistem manajemen dokumen elektronik dan menerjemahkan semua pelaporan dan dokumen utama ke dalam bentuk elektronik.

Konsep manajemen dokumen elektronik dan keuntungan dari manajemen dokumen elektronik

Manajemen dokumen elektronik adalah cara bekerja dengan dokumen. Fitur manajemen dokumen elektronik adalah bahwa dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik. Dokumen semacam itu, yang ditandatangani dengan EDS, sama nilainya dengan dokumen kertas.

Manajemen dokumen elektronik memiliki pro dan kontra.

meja
Pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik	Kekurangan manajemen dokumen elektronik
Kemampuan untuk menemukan dokumen dengan cepat; Adanya struktur aliran dokumen yang terpusat; penyimpanan dokumen secara sistematis dalam arsip elektronik; Kemudahan pendaftaran dan persetujuan dokumen; Kemampuan untuk menandatangani dan mengirim dokumen melalui saluran komunikasi elektronik, yang menghemat waktu; Kemungkinan menyusun dokumen serupa; Melakukan audit elektronik	Kebutuhan untuk membeli tanda tangan digital elektronik; Ketidakmungkinan penggunaan jika pihak lawan tidak menggunakan manajemen dokumen elektronik; Biaya tambahan untuk pengelolaan dokumen elektronik; Kurangnya format aliran dokumen terpadu; Ketidakpercayaan beberapa pengguna terhadap dokumen elektronik

Pada saat yang sama, sirkulasi dokumen elektronik semakin berkembang. Dan ada prasyarat untuk ini.

Pertama, pengelolaan dokumen elektronik diatur dalam undang-undang perpajakan. Misalnya, saat menyampaikan laporan premi asuransi atau pajak penghasilan pribadi, harus disampaikan kepada: dalam format elektronik jika perusahaan memiliki lebih dari 25 karyawan. Untuk menyampaikan laporan dalam bentuk elektronik, perlu menyampaikan pernyataan dalam bentuk elektronik. Selain itu, penjelasan, jika pelaporan disampaikan dalam bentuk elektronik, pada 2017 juga perlu diberikan dalam bentuk dokumen elektronik.

Kedua, manajemen dokumen elektronik diadopsi dalam akuntansi. Menurut Undang-Undang No. 402-FZ "Tentang Akuntansi", dokumen akuntansi utama dibuat di atas kertas dan (atau) dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.
Ketiga, di tahun 2017, pengelolaan dokumen elektronik akan semakin berkembang dalam proses hukum. Dengan demikian, banyak yang terbiasa dengan fakta bahwa keputusan pengadilan dipublikasikan secara elektronik di Internet. Menurut Pasal 4 Kode Prosedur Arbitrase Federasi Rusia, pernyataan klaim, pernyataan, keluhan, presentasi, dan dokumen lainnya dapat diajukan ke pengadilan di atas kertas atau dalam bentuk elektronik, termasuk dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang Federasi Rusia dengan mengisi formulir yang dipasang di situs resmi pengadilan di jaringan informasi dan telekomunikasi "Internet". Ketentuan serupa telah ditetapkan dalam bagian acara perdata.

Keempat, teknologi elektronik telah menjadi bagian dari kehidupan kita dalam hal penggunaan manajemen dokumen elektronik dalam dokumen tender, melakukan lelang elektronik. Menurut pasal Undang-undang Federal tertanggal 05.04.2013 No. 44-FZ (sebagaimana diubah pada 03.07.2016) "Pada sistem kontrak di bidang pengadaan barang, pekerjaan, jasa untuk memenuhi kebutuhan negara bagian dan kota "lelang dalam bentuk elektronik (lelang elektronik) adalah lelang di mana informasi tentang pengadaan dikomunikasikan oleh pelanggan kepada jumlah yang tidak terbatas orang dengan menempatkan pemberitahuan lelang semacam itu dan dokumentasi dalam sistem informasi terpadu tentangnya, persyaratan terpadu dan persyaratan tambahan dikenakan pada peserta pengadaan, penyelenggaraan lelang semacam itu disediakan di situs elektronik oleh operatornya.

Alasan kelima dikaitkan dengan fakta bahwa saat ini banyak perusahaan beroperasi di wilayah yang berbeda, dengan kota yang berbeda, oleh karena itu, untuk mengatur bisnis yang efektif perlu untuk mempercepat alur kerja dan menyederhanakan hubungan antara para pihak. Dalam hal ini, secara intuitif, banyak perusahaan memperkenalkan manajemen dokumen elektronik.

Bagaimana cara masuk ke manajemen dokumen elektronik?

Pada tahap pertama, perlu untuk membuat keputusan mendasar tentang pengenalan manajemen dokumen elektronik. Keputusan seperti itu diformalkan dengan perintah untuk perusahaan. Beberapa perusahaan mengembangkan tindakan lokal khusus yang mengatur alur kerja dan persetujuan dokumen di dalam perusahaan, fitur tersebut termasuk persetujuan dokumen antar departemen, pengendalian, penandatanganan oleh manajemen dan penyimpanan dokumen arsip.

Pada tahap kedua, Anda harus memilih tanda tangan mana yang akan digunakan perusahaan saat memproses dokumen.

Tanda tangan elektronik sederhana adalah tanda tangan elektronik yang, melalui penggunaan kode, kata sandi, atau cara lain, menegaskan fakta pembentukan. tanda tangan elektronik orang tertentu.

Tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat adalah tanda tangan elektronik yang:

diperoleh sebagai hasil transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci tanda tangan elektronik;
memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik;
memungkinkan Anda untuk mendeteksi fakta membuat perubahan pada dokumen elektronik setelah saat penandatanganannya;
dibuat menggunakan sarana tanda tangan elektronik.

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat adalah tanda tangan elektronik yang memenuhi semua ciri tanda tangan elektronik tanpa pengecualian dan ciri tambahan sebagai berikut:

kunci verifikasi tanda tangan elektronik ditentukan dalam sertifikat yang memenuhi syarat;
untuk membuat dan memverifikasi tanda tangan elektronik, sarana tanda tangan elektronik digunakan yang memiliki konfirmasi kepatuhan terhadap persyaratan (Pasal 5 Undang-Undang Federal tertanggal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana diubah pada 30.12.2015) "Pada tanda tangan elektronik. " Namun, dalam banyak kasus, dokumen diperlukan untuk tujuan keamanan, itu adalah tanda tangan yang memenuhi syarat.

Tahap ketiga akan menjadi pilihan pusat sertifikasi khusus. untuk memilih perusahaan yang berspesialisasi dalam manajemen dokumen elektronik, penting untuk mengevaluasi kenyamanan bekerja dengan perusahaan tertentu. Penting untuk menetapkan biaya layanan yang diberikan, kemungkinan fungsi tambahan, serta layanan untuk manajemen dokumen elektronik, juga penting untuk menetapkan tanggung jawab apa yang dipikul oleh perusahaan pusat sertifikasi jika terjadi kegagalan teknis dan masalah dalam dokumen. pengelolaan.

Pada tahap keempat, perlu untuk menyediakan dokumen untuk menyimpulkan kesepakatan.

Tahap kelima adalah kesimpulan dari kesepakatan dengan pusat sertifikasi. Menurut pasal 2 Undang-Undang Federal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana diubah pada 30.12.2015) "Pada tanda tangan elektronik", pusat sertifikasi adalah badan hukum, pengusaha perorangan baik instansi pemerintah atau instansi pemerintah lokal melakukan fungsi membuat dan menerbitkan sertifikat kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik, serta fungsi lainnya.

Tahap keenam adalah pengenalan manajemen dokumen elektronik di perusahaan, organisasi pertukaran dokumen elektronik tertentu. Faktur dibuat dalam bentuk elektronik dengan kesepakatan bersama para pihak dalam transaksi dan jika mereka kompatibel sarana teknis dan kemampuan untuk menerima dan memproses faktur tersebut sesuai dengan format yang disetujui.

Apa isi perjanjian dengan pusat sertifikasi?

Saat membuat kontrak dengan pusat sertifikasi, Anda harus memperhatikan status resmi pusat sertifikasi. Akreditasi pusat sertifikasi dilakukan dengan syarat, khususnya, memenuhi persyaratan ketersediaan jaminan finansial atas tanggung jawab atas kerugian yang ditimbulkan kepada pihak ketiga karena kepercayaan mereka terhadap informasi yang ditentukan dalam sertifikat verifikasi tanda tangan elektronik. kunci yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi tersebut, atau informasi yang terkandung dalam daftar sertifikat , yang dikelola oleh pusat sertifikasi tersebut, dalam jumlah setidaknya 1,5 juta rubel.

Saat membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi, penting untuk memperhatikan subjek perjanjian. Menurut pasal 432 KUH Perdata Federasi Rusia, ini adalah kondisi yang wajib untuk kontrak jenis ini. Kontrak dianggap selesai jika para pihak, dalam bentuk yang diperlukan dalam kasus yang sesuai, telah mencapai kesepakatan tentang semua persyaratan penting kontrak. Artinya, penting untuk menguraikan subjek perjanjian sejelas mungkin.

Subyek perjanjian mengikuti dari Undang-Undang "Tentang Tanda Tangan Elektronik".

Pusat Verifikasi:

membuat sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik dan menerbitkan sertifikat tersebut;
menetapkan masa berlaku sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik;
membatalkan sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi ini;
menerbitkan alat tanda tangan elektronik atas permintaan pemohon;
menyimpan daftar sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik yang diterbitkan dan dibatalkan oleh pusat sertifikasi ini;
menetapkan prosedur untuk memelihara daftar sertifikat;
menghasilkan kunci tanda tangan elektronik dan kunci verifikasi tanda tangan elektronik atas permintaan pemohon;
memeriksa keunikan kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik dalam daftar sertifikat;
memverifikasi tanda tangan elektronik atas permintaan dari peserta dalam interaksi elektronik;
melakukan kegiatan lain yang berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik.

Tanggung jawab pusat sertifikasi terjadi dalam kasus-kasus berikut:

tidak terpenuhinya atau tidak terpenuhinya kewajiban yang timbul dari kontrak penyediaan layanan oleh pusat sertifikasi;
non-pemenuhan atau pemenuhan tugas yang tidak tepat (klausul 3 pasal 13 Undang-Undang Federal tertanggal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana diubah pada 30.12.2015) "Pada tanda tangan elektronik").

Sebagai kondisi tambahan perjanjian dengan pusat sertifikasi dapat memberikan asuransi.

Bagaimana mengatur aliran dokumen elektronik di dalam perusahaan?

Di dalam perusahaan, manajemen dokumen elektronik harus diatur seperti jarum jam. Bagaimanapun, penting bahwa manajemen dokumen elektronik melibatkan pemindaian dokumen, penandatanganan dengan tanda tangan digital elektronik. Dan ini berarti bahwa diperlukan seorang spesialis yang bertanggung jawab atas salinan pindaian elektronik, dan spesialis perangkat lunak memungkinkan Anda untuk menandatangani dokumen.

Penyusunan, pelaksanaan dan persetujuan rancangan dokumen elektronik dilakukan sesuai dengan: aturan umum pekerjaan kantor yang dibuat sehubungan dengan dokumen serupa di atas kertas. Dokumen elektronik harus memiliki semua persyaratan yang ditetapkan untuk dokumen serupa di atas kertas, kecuali cap meterai, karena meterai bukan persyaratan wajib. Di dalam perusahaan, metode konfirmasi tindakan dengan dokumen elektronik dapat digunakan, di mana tanda tangan digital elektronik tidak digunakan. Misalnya, tanpa tanda tangan digital elektronik, dokumen dapat diserahkan untuk dikontrol.

Jika Anda ingin mengatur alur kerja dengan rekanan Anda, maka Anda harus menyertakan ketentuan yang relevan dalam kontrak dengan rekanan.

Dokumen dibuat dan ditandatangani secara elektronik. Sarana tanda tangan digital elektronik yang digunakan harus disertifikasi dalam ketertiban yang ditetapkan.

Cara termudah adalah mengatur aliran dokumen elektronik dengan otoritas, misalnya, dengan layanan pajak. untuk ini, Anda juga perlu mendapatkan tanda tangan elektronik dan membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi. Paling sering, wajib pajak menyerahkan deklarasi, penjelasan, faktur kepada otoritas pajak. Sebagai " masukan»Dokumen dibuat oleh otoritas pajak sesuai dengan Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 15 April 2015 No. -7-2 / [dilindungi email]"Atas persetujuan Prosedur pengiriman dokumen yang digunakan otoritas pajak ketika menjalankan kekuasaan mereka dalam suatu hubungan, diatur oleh undang-undang tentang pajak dan biaya, dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dan membatalkan ketentuan tertentu dari perintah Layanan Pajak Federal tertanggal 17.02.2011 No. -7-2 / [dilindungi email]».

Dokumen-dokumen ini meliputi:

persyaratan klarifikasi;
pemberitahuan perusahaan asing yang dikendalikan;
pemberitahuan pemanggilan Wajib Pajak (Wajib Pajak, Agen Pajak);
pemberitahuan pajak;
keputusan tentang penangguhan transaksi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
keputusan untuk membatalkan penangguhan transaksi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
keputusan untuk melakukan pemeriksaan pajak di tempat;
dokumen lainnya.

Jadi, jika kita berbicara tentang dokumen elektronik internal perusahaan, maka peredarannya akan diatur oleh undang-undang lokal internal, jika kita berbicara tentang hubungan dengan kontraktor, maka hubungan tersebut diatur oleh para pihak, dan jika aliran dokumen diatur dengan otoritas, maka pihak berwenang akan bertindak sesuai dengan prosedur alur kerja elektronik yang diadopsi untuk perusahaan tertentu.

Bagaimana mengatur penyimpanan dokumen elektronik?

Tindakan normatif utama yang mengatur penyimpanan dokumen elektronik adalah Aturan untuk organisasi penyimpanan, akuisisi, akuntansi dan penggunaan dokumen dari dana arsip Federasi Rusia dan dokumen arsip lainnya di pihak berwenang. kekuasaan negara, otoritas dan organisasi lokal (disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia No. 526 tanggal 31 Maret 2015, selanjutnya disebut Aturan). Dokumen ini menetapkan aturan untuk menyimpan dokumen elektronik untuk pertama kalinya.

Bagaimana Anda perlu menyimpan dokumen?

Pertama, perlu untuk menyiapkan daftar kasus untuk organisasi tertentu. Nomenklatur kasus akan berbeda tergantung pada perusahaan dan bidang kegiatan.

Nomenklatur kasus digunakan untuk mengelompokkan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus, mensistematisasikan dan mencatat kasus, menentukan persyaratan penyimpanannya dan mencari dokumen. Nomenklatur kasus adalah dasar untuk menyusun inventaris kasus penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun), serta untuk akuntansi kasus penyimpanan sementara (termasuk hingga 10 tahun).

Kedua, perlu untuk membentuk kasus. untuk itu perlu dilakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen yang akan disimpan dalam bentuk elektronik. Biarkan kami mengingatkan Anda bahwa ada periode penyimpanan standar untuk masing-masing dokumen. Sebagai contoh, dokumen akuntansi disimpan selama 5 tahun, dan pajak - selama 4 tahun.

Ketiga, perlu untuk memeriksa bahwa data disimpan secara elektronik dalam nomenklatur kasus. Misalnya, "Waktu dan jadwal kehadiran. Dokumen elektronik".

Keempat, Anda perlu mengarsipkan dokumen.

Sebelum Anda dapat menyimpan file elektronik, Anda perlu:
- bongkar dari sistem elektronik(jika dokumen dibuat dalam produk perangkat lunak khusus);
- melindungi dari kemungkinan perubahan dengan menyimpan dalam format yang sesuai;
- menulis ke media penyimpanan.

Format yang diterima secara umum untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik adalah PDF / A. Itu harus dibedakan dari PDF biasa, dengan setiap pembaruan yang ada kemungkinan baru untuk bekerja dengan file. PDF / A adalah untuk sesuatu yang lain: ini adalah format untuk penyimpanan arsip jangka panjang dari dokumen elektronik.

Langkah kelima adalah kompilasi persediaan. Inventaris mencakup semua file elektronik yang telah dihasilkan sehubungan dengan dokumen elektronik. Namun, alih-alih jumlah lembar, yang ditunjukkan saat membentuk kasing di atas kertas, volume dokumen elektronik ditunjukkan.

Format inventaris mungkin terlihat seperti ini:

Nama posisi kepala unit struktural
	Tanda tangan	Dekripsi
Tanggal penandatanganan

SEPAKAT Judul pekerjaan kepala lembaga pendidikan prasekolah
	Tanda tangan	Dekripsi
Tanggal penandatanganan

Pengelola arsip (penanggung jawab arsip)
	Tanda tangan	Dekripsi
Tanggal penandatanganan

Secara umum, jauh lebih nyaman untuk menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik, karena tidak perlu mencari dokumen kertas di seluruh ruangan di masa depan saat mencari dokumen. Juga lebih mudah untuk memberikan dokumen dalam bentuk elektronik atas permintaan pajak, Dana Pensiun, dan pemeriksa lainnya.

Dalam beberapa kasus, perlu untuk menghancurkan dokumen. Misalnya, mereka disimpan untuk waktu yang lama catatan kantor, periode penyimpanan telah kedaluwarsa dan perlu untuk menghancurkannya. Dalam hal ini dilakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen tersebut. Pemeriksaan semacam itu dapat dilakukan oleh komisi khusus. Berdasarkan hasil pemeriksaan dibuat undang-undang tentang pembagian surat pemusnahan. Bentuk tindakan tersebut dikembangkan oleh perusahaan secara mandiri. Dan atas dasar tindakan itu, disk atau media lain dihancurkan begitu saja.

Sebagai kesimpulan, perlu dicatat bahwa, tentu saja, masa depan adalah milik dokumen elektronik. Namun, penting untuk mengatur aliran dokumen elektronik dengan benar. Banyak perusahaan dihadapkan pada masalah organisasi aliran dokumen yang salah, ketika hanya satu yang terhubung ke aliran dokumen elektronik. tempat kerja di departemen atau bahkan departemen, ketika lebih dari setengah dari dokumen masih dalam bentuk kertas. Oleh karena itu, semua masalah yang terkait dengan pengelolaan dokumen elektronik harus diselesaikan "di darat" pada tahap implementasi sistem.

Nama dokumen:
Nomor dokumen:	606
Jenis dokumen:
Tubuh tuan rumah:	pemerintah RF
Status:	akting
Diterbitkan:
Tanggal adopsi:	29 Juni 2016
Tanggal berlaku:	12 Juli 2016
Tanggal Revisi:	20 November 2018

Tentang prosedur pengiriman, dengan menggunakan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat, dan tentang penggunaan ...

PEMERINTAH FEDERASI RUSIA

RESOLUSI

Tentang prosedur pengiriman, penggunaan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat dan memenuhi syarat, dan tentang penggunaan negara federal sistem Informasi"Satu portal layanan (fungsi) negara bagian dan kota" untuk mengajukan aplikasi, penjelasan, tantangan, dan keluhan

Dokumen dengan perubahan yang dibuat:
(Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 07.12.2017, N 0001201712070005);
(Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 23.11.2018, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________

Sesuai dengan Hukum Federal "Tentang Proses Penegakan", Pemerintah Federasi Rusia

memutuskan:

1. Menyetujui Peraturan terlampir untuk mengirim, dengan menggunakan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat dan memenuhi syarat, yang dengannya orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan dianggap diberitahu.

2. Layanan Jurusita Federal dan Kementerian Pengembangan Digital, Komunikasi, dan Media Massa Federasi Rusia akan menyediakan orang-orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum melalui sistem informasi negara federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" setelah lulus pendaftaran prosedur dalam sistem informasi negara bagian federal "Sistem identifikasi dan otentikasi terpadu dalam infrastruktur yang menyediakan interaksi teknologi informasi dari sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dalam bentuk elektronik":
(Paragraf sebagaimana diubah dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia pada 20 November 2018 N 1391, mulai berlaku pada 1 Desember 2018.

kemungkinan pengiriman dalam bentuk dokumen elektronik petisi, penjelasan, tantangan dan pengaduan sesuai dengan;

akses ke informasi (termasuk konten, tanggal dan waktu posting) tentang pemberitahuan, mosi, penjelasan, keberatan, keluhan, serta tentang banding yang diatur oleh Aturan yang disetujui oleh resolusi ini;

kemampuan untuk menyalin (menyimpan) informasi tertentu ke media yang dapat dipindahkan dalam format yang dapat dibaca mesin.

Perdana Menteri
Federasi Rusia
D. Medvedev

Aturan untuk mengirim, menggunakan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik berkualifikasi yang diperkuat, yang dengannya orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan dianggap diberitahu.

1. Pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik berkualifikasi yang diperkuat, diatur dalam paragraf 4 bagian 2 Pasal 29 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan" (selanjutnya disebut sebagai pemberitahuan), dapat dikirim ke orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum hanya jika memenuhi ketentuan berikut:

a) orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan terdaftar dalam sistem informasi negara bagian federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" (selanjutnya disebut sebagai portal tunggal) menggunakan sistem informasi negara bagian "Sistem terpadu identifikasi dan otentikasi dalam infrastruktur yang menyediakan informasi -interaksi teknologi sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dalam bentuk elektronik "(selanjutnya - sistem identifikasi dan otentikasi terpadu);

b) orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan yang diterapkan pada operator portal tunggal dengan pernyataan tentang kemungkinan mengiriminya pemberitahuan signifikan secara hukum dalam bentuk elektronik dari otoritas negara.

2. Layanan Jurusita Federal memastikan penempatan pemberitahuan, yang isinya sesuai dengan persyaratan Pasal 25 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan", di satu portal di akun pribadi seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum ( selanjutnya - Area Pribadi).

3. Pemberitahuan dianggap telah disampaikan sejak orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum memasuki akun pribadi menggunakan sistem terpadu identifikasi dan otentikasi. Pemberitahuan tentang fakta pengiriman diteruskan ke Layanan Jurusita Federal untuk juru sita untuk membuat keputusan tentang proses penegakan hukum.

4. Seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum memiliki hak untuk mengajukan permohonan kepada operator portal tunggal dengan aplikasi untuk berhenti mengiriminya pemberitahuan signifikan secara hukum dalam bentuk elektronik dari otoritas negara.

Tanggal di mana operator portal terpadu berhenti membuat pemberitahuan tentang fakta pengiriman yang diatur dalam paragraf 3 Aturan ini, adalah tanggal ketika aplikasi tersebut diposting di akun pribadi atau ketika dikirim ke operator unified portal dengan surat tercatat.

Orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan memiliki hak untuk mendaftar kembali ke operator portal tunggal dengan aplikasi yang ditentukan dalam sub-paragraf "b" dari paragraf 1 Aturan ini.

5. Seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan dapat menggunakan akun pribadi untuk mengirim, sebagai tanggapan atas pemberitahuan yang diterima, petisi, penjelasan, tantangan, dan keluhan dalam bentuk dokumen elektronik sesuai dengan Pasal 50 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan ". Penyerahan dokumen-dokumen ini dilakukan melalui infrastruktur yang memastikan informasi dan interaksi teknologi dari sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dan pelaksanaan negara bagian dan kota. fungsi kota dalam bentuk elektronik (selanjutnya disebut infrastruktur interaksi). Tidak adanya kemungkinan ini pada saat pengiriman dokumen elektronik yang sesuai karena kesalahan teknis dalam infrastruktur interaksi dapat menjadi dasar untuk pemulihan dan perpanjangan tenggat waktu sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sesuai dengan dan 20 Undang-Undang Federal. "Pada Proses Penegakan".

6. Untuk menentukan kemungkinan pengiriman pemberitahuan kepada seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum, Layanan Jurusita Federal meminta informasi dari operator portal tunggal tentang kemungkinan pengiriman pemberitahuan yang signifikan secara hukum dalam bentuk elektronik kepada orang yang ditentukan dari otoritas negara.

7. Jika orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum adalah otoritas negara, badan pemerintahan sendiri lokal, badan hukum lain atau pengusaha perorangan dan orang tersebut memiliki kemampuan teknis untuk berinteraksi dengan Layanan Federal juru sita melalui infrastruktur interaksi, pemberitahuan dapat dikirim ke orang tersebut melalui infrastruktur interaksi.

8. Pemberitahuan juga dapat dikirimkan kepada orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum dengan cara terdaftar melalui pos dikirim dalam bentuk dokumen elektronik sesuai dengan ketentuan penyelenggaraan jasa pos. Dalam hal ini, orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan dianggap telah diberitahu sejak saat surat tercatat dikirimkan kepadanya.
(Item ini juga termasuk mulai 15 Desember 2017 dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 5 Desember 2017 N 1473)

Revisi dokumen dengan mempertimbangkan
perubahan dan tambahan disiapkan
JSC "Kodex"

Tentang prosedur untuk mengirim, menggunakan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat dan memenuhi syarat, dan tentang penggunaan sistem informasi negara bagian "Portal terpadu negara bagian dan kota" layanan (fungsi)" untuk pengajuan aplikasi, penjelasan, penolakan dan keluhan (sebagaimana diubah pada 20 November 2018)

Nama dokumen:	Tentang prosedur untuk mengirim, menggunakan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat dan memenuhi syarat, dan tentang penggunaan sistem informasi negara federal "Portal terpadu negara bagian dan kota" layanan (fungsi)" untuk pengajuan aplikasi, penjelasan, penolakan dan keluhan (sebagaimana diubah pada 20 November 2018)
Nomor dokumen:	606
Jenis dokumen:	Resolusi Pemerintah Federasi Rusia
Tubuh tuan rumah:	pemerintah RF
Status:	akting
Diterbitkan:	Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 04.07.2016, N 0001201607040054 Legislasi yang Dikumpulkan dari Federasi Rusia, N 28, 11-11-2016, Pasal 4732
Tanggal adopsi:	29 Juni 2016
Tanggal berlaku:	12 Juli 2016
Tanggal Revisi:	20 November 2018

Pertanyaan 5. Klasifikasi dokumen

Klasifikasi dokumen- distribusi dokumen ke dalam kelompok (jenis) berdasarkan tanda-tanda isi, bentuk persiapan, dll untuk mengatur dan meningkatkan efisiensi kerja dengan mereka.

Klasifikasi memungkinkan Anda untuk mengembangkan metode tertentu untuk bekerja dengan setiap kelompok dokumen, memperbaikinya dalam instruksi, mengatur dokumen dalam pekerjaan kantor. 2. Secara konvensional, dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berikut: dengan cara dokumentasi: tulisan tangan; elektronik;

Grafis;

film, foto, soundtrack;

berdasarkan area penggunaan: organisasi dan administrasi; keuangan dan akuntansi; ilmiah dan teknis; sesuai dengan pekerjaan; pelaporan dan statistik;

di tempat kompilasi:

Masuk (diterima oleh organisasi);

Keluar (dikirim dari organisasi);

Internal (disusun dan digunakan di dalam organisasi itu sendiri);

dengan cap pembatasan akses:

terbuka (tidak terklasifikasi);

dengan cap pembatasan akses. Dokumen dapat memiliki stempel berikut::

"Untuk penggunaan resmi" (informasi resmi yang ditujukan hanya untuk karyawan dari organisasi atau industri tertentu); "Rahasia", "Rahasia", "Kepentingan khusus" (informasi yang mengandung rahasia negara); "Rahasia" (informasi, akses yang dibatasi oleh undang-undang Federasi Rusia);

"Rahasia komersial" (informasi yang memiliki nilai komersial karena tidak diketahui oleh pihak ketiga, di mana tidak ada akses bebas berdasarkan hukum dan sehubungan dengan itu pemilik informasi tersebut telah memperkenalkan rezim perlindungan);

menurut asal:

resmi (layanan) (mempengaruhi kepentingan organisasi, dibuat oleh hukum atau orang alami, diterbitkan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan); pribadi (mengenai kepentingan orang tertentu dan bersifat nominal);

pada ini signifikansi konyol:

asli atau asli (salinan pertama atau tunggal dokumen resmi, ditandatangani secara pribadi oleh penulis);

salinan (dokumen yang sepenuhnya mereproduksi informasi dari dokumen asli dan semua isinya) tanda-tanda luar atau bagian darinya yang tidak mengikat secara hukum);

salinan resmi (salinan dokumen yang, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, perincian yang diperlukan ditempel, memberi mereka kekuatan hukum);

duplikat (duplikat salinan dari dokumen asli yang mengikat secara hukum);

dalam bentuk presentasi:

individu (yang isinya disajikan dalam bentuk bebas);

stensil (ketika struktur, bagian dari dokumen, frasa standar disiapkan terlebih dahulu, dan bagian lainnya diisi saat menyusun, misalnya, sertifikat dari tempat kerja);

khas (dibuat untuk mendokumentasikan situasi standar, misalnya, perjalanan bisnis, dan digunakan di semua organisasi);

berdasarkan umur simpan:

penyimpanan permanen;

penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun); penyimpanan sementara (hingga 10 tahun).

1 . Dokumen elektronik- dokumen di mana informasi disajikan dalam bentuk elektronik, dengan persyaratan yang diperlukan untuk pengakuannya sebagai sah.

Dokumen elektronik harus mematuhi hal-hal berikut: persyaratan:

dibuat, diproses, disimpan, dikirim dan diterima menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras;

ditampilkan (direproduksi) dalam bentuk yang dapat dipahami oleh persepsi.

Dokumen elektronik mungkin direproduksi dalam bentuk dan bentuk, dimengerti: pada tampilan layar; di kertas;

objek material lain yang dapat dipisahkan dari media mesin dalam bentuk yang dapat diakses untuk inspeksi visual. Saat menggunakan dokumen elektronik, tidak diharuskan untuk memberikan salinannya di atas kertas, kecuali untuk kasus-kasus yang ditentukan oleh tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia atau dengan persetujuan para pihak. Keuntunganpenggunaan dokumen elektronik:

kumpulan dokumen komputer diminimalkan dengan menggunakan sampel siap pakai yang terkandung dalam memori PC; pemrosesan dokumen elektronik oleh komputer (misalnya, pesanan barang) jauh lebih cepat daripada pemrosesan dokumen kertas;

pengumpulan, sistematisasi dan pencarian dokumen atau informasi dari dokumen dipercepat dan disederhanakan; dengan menggunakan Surel transfer dokumen yang cepat ke jarak berapa pun dilakukan; penyimpanan dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk menyimpan sejumlah besar informasi di media kecil dan karenanya tidak memerlukan area yang luas untuk arsip; volume operasi teknis rutin dengan dokumen berkurang, waktu dibebaskan untuk menyelesaikan tugas-tugas manajemen yang berarti;

jumlah kehilangan dokumen, yang lokasinya tidak diketahui, berkurang;

menjadi mungkin untuk menggunakan informasi yang diterima untuk menyiapkan dokumen lain (laporan, ringkasan, tinjauan, dll.), sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas dokumen yang sedang disiapkan.

Persetujuan draft dokumen elektronik memiliki berikut ini Manfaat:

membaca dokumen di layar PC tanpa mengeluarkan kertas; dilakukan koreksi terhadap draft dokumen;

Untuk kekurangannyadokumen elektronik dapat dikaitkan: kerapuhan penyimpanan dibandingkan dengan dokumen kertas;

kebutuhan akan sarana teknis untuk membaca; kemungkinan membuat perubahan yang tidak sah (tanpa adanya tanda tangan digital elektronik (EDS) atau cara perlindungan lainnya).

3. Manajemen dokumen elektronik- proses pemindahan, pemrosesan, penyimpanan, dan pertukaran dokumen elektronik. Peserta dalam pertukaran dokumen elektronik - fisik dan badan hukum, otoritas pemerintah Federasi Rusia, badan pemerintah daerah yang terlibat dalam pertukaran dokumen elektronik.

Pengirim dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik yang membuat dokumen elektronik, menandatanganinya dengan EDS-nya dan mengirimkannya ke alamat penerima secara langsung atau melalui perantara informasi.

Penerima dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik, yang alamatnya diterima dokumen elektronik.

Perantara dalam pertukaran dokumen elektronik (information intermediary)- badan hukum atau pengusaha perorangan yang melakukan pelayanan yang berkaitan dengan pertukaran dokumen elektronik antara pengirim dan penerima dokumen elektronik.

Saat bertukar dokumen elektronik, sarana perlindungan informasi harus digunakan sesuai dengan persyaratan tindakan hukum pengaturan Federasi Rusia.

Dokumen elektronik harus diverifikasi untuk memastikan keasliannya melalui verifikasi EDS. Konfirmasi keaslian dokumen elektronik dilakukan oleh penerima dokumen elektronik dengan menggunakan alat verifikasi EDS yang diberikan kepadanya oleh pengirim atau distributor alat verifikasi EDS. Keaslian dokumen elektronik Dianggap dikonfirmasi jika, sebagai akibat dari pemenuhan oleh penerima dokumen elektronik prosedur yang disediakan melalui verifikasi tanda tangan digital, ketidakvariasian semua rinciannya ditetapkan. Manajemen dokumen elektronikdiatur peraturan :

negara;

lintas industri;

khusus industri;

lokal (perusahaan).

Regulasi hukum di bidang peredaran dokumen elektronik diarahkan:

untuk menerapkan kesatuan kebijakan publik di bidang peredaran dokumen elektronik;

memastikan keamanan dan perlindungan informasi selama pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, transmisi, dan penerimaannya;

menjamin hak dan kepentingan yang sah dari pengguna dokumen elektronik;

dukungan hukum untuk teknologi pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, pengiriman, dan penerimaan dokumen elektronik. Bekerja dengan dokumen elektronik yang dikirim melalui email dilakukan demikian pula bekerja dengan dokumen kertas. Oleh karena itu, manajemen dokumen elektronik disebut juga pekerjaan kantor otomatis. Setiap pelanggan dalam email diberi kotak surat individual, yang diberi kode pengguna, dan pertukaran pesan elektronik dilakukan melalui kotak surat ini.

Pengirim dokumen elektronik membuat file pesan, menentukan nama, tanggal, waktu pengiriman, dan memulai program pengiriman email.

Dokumen elektronik dikirim ke alamat penerima sesuai dengan instruksi milis.

Penerima menerima dokumen di layar PC, yang, jika perlu, dapat ditransfer ke kertas. Menggunakan PC, dokumen elektronik didaftarkan.

Manajer, setelah menerima dokumen elektronik, menempatkan resolusi di atasnya, dan dokumen tersebut dikirim ke PC ke pemain (pemain) melalui jaringan internal.

Proses Eksekusi Dokumen Elektronik serupa pelaksanaan dokumen kertas. Peredaran dokumen elektronik terus berkembang, terutama sehubungan dengan perkembangan perdagangan internet. Periode penyimpanan untuk dokumen elektronik sama, seperti kertas (misalnya, pemberitahuan bank dan persyaratan transfer - 5 tahun). Menyimpan file untuk periode seperti itu dapat menyebabkan kehilangannya, oleh karena itu disarankan untuk membuat arsip khusus dokumen elektronik di CD-ROM.

Pada penyimpanan dokumen elektronik dalam arsip elektronik harus dipastikan:

perlindungan dokumen elektronik dari akses dan distorsi yang tidak sah;

kemampuan untuk memberi pihak yang berkepentingan akses ke dokumen elektronik yang disimpan dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang peraturan;

kemampuan untuk mengkonfirmasi keaslian dokumen elektronik selama seluruh periode penyimpanannya;

kemampuan untuk menyajikan dokumen elektronik yang tersimpan dalam bentuk hard copy.

Di masa depan, pengembangan manajemen dokumen elektronik difokuskan pada penggunaan dokumen elektronik secara maksimal, yang menyiratkan perubahan dalam tradisi pekerjaan kantor domestik yang ada dan ditinggalkannya pembawa informasi kertas secara bertahap.

Tidak selalu mudah untuk menghubungkan pekerjaan kantor tradisional dengan manajemen dokumen elektronik. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan jawaban atas lima pertanyaan paling populer tentang dokumen elektronik. Kami akan memberi tahu Anda apa itu dokumen elektronik, kapan dapat dan harus ditransfer ke kertas, bagaimana membuat pertukaran dokumen elektronik signifikan secara hukum, bagaimana menerbitkan dokumen elektronik sebagai lampiran pada surat kertas, dan bagaimana menyimpan dokumen elektronik .

PERTANYAAN 1: APA ITU DOKUMEN ELEKTRONIK?

Sebuah dokumen elektronik menyimpan keseluruhannya lingkaran kehidupan- dari penciptaan hingga penghancuran - dalam bentuk elektronik. Dokumen elektronik tercetak - seperti dokumen kertas pindaian - hanyalah salinan dari aslinya.

Dalam beberapa tahun terakhir, teori dan praktik pekerjaan kantor telah berusaha untuk "menjalin pertemanan" dokumen elektronik dan kertas untuk mengikuti arus dokumen yang cepat meninggalkan ruang online dan pada saat yang sama mempertahankan signifikansi hukumnya. Misalnya, ada beberapa varian email, di mana hanya satu yang merupakan dokumen elektronik asli:

surat yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik adalah dokumen elektronik yang nyata;
pesan yang dikirim melalui email bukanlah dokumen, tetapi dapat, asalkan para peserta komunikasi telah menyetujui hal ini;
Salinan surat yang dipindai di atas kertas bukanlah dokumen elektronik, tetapi jika pengirim dan penerima telah sepakat bahwa pertukaran salinan tersebut mengikat secara hukum, maka salinan yang dikirim melalui email dapat disamakan dengan email. . Kami akan berbicara lebih banyak tentang ini dalam jawaban untuk pertanyaan ketiga.

PERTANYAAN 2: MEDIA APA UNTUK MENGGUNAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik baik online maupun di atas kertas. Tentu saja, lebih mudah dan lebih cepat untuk bertukar dokumen elektronik menggunakan email atau sistem manajemen dokumen elektronik (selanjutnya - EDMS), tetapi ini tidak selalu memungkinkan. Hasilnya adalah salinan kertas dari dokumen elektronik.

Mencetak surel untuk mengerjakannya, Anda bisa, tetapi jangan lupa: jika Anda bertukar surat dengan penerima di platform elektronik, maka jawaban surat ini harus elektronik. Selain itu: seorang warga negara dapat meminta untuk mengiriminya tanggapan atas permohonannya melalui email.

Aturan internal organisasi dapat menetapkan bahwa dokumen tertentu hanya ada dalam bentuk elektronik. Sebagai aturan, catatan layanan adalah yang pertama ditampilkan di ruang online. Karyawan menukarnya dalam EDMS, layanan cloud, atau melalui email.

Namun, ada norma yang mengatur pencetakan dokumen elektronik untuk menempatkannya dalam file di atas kertas.

PERTANYAAN 3: BAGAIMANA CARA MEMPERTAHANKAN ALIRAN DOKUMEN YANG SIGNIFIKAN SECARA HUKUM MENGGUNAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik (selanjutnya disebut EDS). Pada saat yang sama, hanya EDS berkualifikasi yang diperkuat, yaitu, terdaftar di pusat sertifikasi yang diakreditasi oleh Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Rusia, yang merupakan analog mutlak dari yang ditulis tangan. Ini dapat digunakan saat berkomunikasi dengan badan pemerintah... Organisasi dapat berkomunikasi satu sama lain menggunakan dokumen yang ditandatangani oleh semua jenis EDS: peningkatan kualifikasi, peningkatan tanpa pengecualian, atau sederhana. Jenis tanda tangan digital apa yang akan digunakan harus ditentukan dalam perjanjian.

Bagian dari perjanjian penggunaan tanda tangan elektronik oleh para pihak diberikan dalam Contoh 1.

Jika diinginkan, para pihak dapat menetapkan dalam perjanjian bahwa pesan di klien email dan pengirim pesan, pesan sms mengikat secara hukum.

PERTANYAAN 4: BAGAIMANA MELANGKAH DOKUMEN ELEKTRONIK PADA SURAT KERTAS?

Paket dokumen dikirim dari organisasi dengan surat pengantar. Dokumen elektronik tidak terkecuali. Namun terkadang Anda perlu mengirim surat lamaran dengan beberapa kertas dan beberapa lampiran elektronik. Dalam hal ini, Anda harus terlebih dahulu menyiapkan aplikasi elektronik: membakarnya ke CD atau kartu flash. Kemudian tulis surat lamaran. V terakhir masukkan sisipan ke dalam amplop dengan disk atau flash drive.

Alat peraga utama sampul surat- variabel 19 "Catatan aplikasi".

Berikut adalah contoh surat lamaran (Contoh 2) dan sampul disk (Contoh 3).

PERTANYAAN 5: BAGAIMANA CARA MENYIMPAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Prinsip utama penyimpanan dokumen elektronik adalah tidak ada diskriminasi oleh media! Aturan pengarsipan sama untuk file kertas dan elektronik. Namun, ada beberapa kekhasan untuk menyimpan dokumen elektronik. Mereka ditentukan dalam Aturan untuk mengatur penyimpanan, akuisisi, akuntansi, dan penggunaan dokumen dari Dana Arsip Federasi Rusia dan dokumen lain di badan pemerintah, pemerintah daerah, dan organisasi (selanjutnya - Aturan 2015).

Dokumen elektronik, sebelum dikirim untuk disimpan, diturunkan dari program di mana dokumen itu dibuat dan disimpan dalam format yang tidak dapat dimodifikasi: Aturan 2015 merekomendasikan PDF / A, tetapi organisasi harus membeli perangkat lunak untuk bekerja dengannya. Format optimal untuk menyimpan dokumen elektronik yang sesuai dengan banyak organisasi adalah PDF.

File elektronik direkam pada pembawa elektronik terpisah. Pilihan terbaik adalah CD tulis sekali. Aturan 2015 mengharuskan Anda untuk merekam file elektronik pada dua disk: satu salinan adalah salinan kerja, yang kedua adalah yang utama. Ini hanya berlaku untuk kasus periode penyimpanan permanen dan jangka panjang (lebih dari 10 tahun). Jika file tersebut memiliki masa penyimpanan lima tahun, maka file tersebut tidak dapat ditransfer ke arsip, cukup dengan menyimpannya dalam format yang tidak dapat diubah. Jika kasing seperti itu masih perlu ditransfer ke penyimpanan, maka itu akan cukup untuk menulisnya ke satu disk.

Untuk setiap kasus, penutup dibuat (Contoh 4).

File elektronik pada disk ditransfer ke arsip sesuai dengan prosedur yang diadopsi dalam organisasi.

RINGKASAN

Dokumen elektronik dari penciptaan hingga pemusnahan ada dalam bentuk elektronik.
Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik dalam media apa pun.
Organisasi menetapkan aturan untuk pertukaran dokumen elektronik dalam perjanjian satu sama lain.
Dokumen elektronik dapat dilampirkan ke surat kertas. Aplikasi dibuat sesuai dengan GOST R 7.0.97. Sistem standar informasi, kepustakawanan, dan penerbitan. Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk kertas kerja.
Dokumen elektronik ditransfer ke arsip organisasi dalam CD, dibuat sesuai dengan Aturan 2015.

Dalam praktiknya, penandatanganan dokumen dengan tanda tangan elektronik telah memasuki peredaran dengan kuat. Tetapi dalam hal ini, pertanyaan terus-menerus muncul apakah tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan. Kami menjawabnya berdasarkan norma undang-undang saat ini tentang tanda tangan digital.

Apa yang dikatakan hukum?

Kondisi utama untuk mengenali dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas dijabarkan dalam Seni. 6 Undang-Undang Federal 06.04.2011 No. 63-FZ "Tentang Tanda Tangan Elektronik" (selanjutnya - Undang-Undang No. 63-FZ).

Pendekatan hukum terhadap penggunaan tanda tangan elektronik dalam dokumen elektronik adalah sebagai berikut.

Situasi

Larutan

memenuhi syarat tanda tangan elektronik

Itu diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan. Ini dapat digunakan dalam hubungan hukum apa pun sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.

Pengecualian: jika hukum federal atau tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka menetapkan persyaratan untuk perlunya menyusun dokumen khusus di kertas.

Informasi dalam bentuk elektronik ditandatangani sederhana tanda tangan elektronik atau tidak memenuhi syarat tanda tangan elektronik

Itu diakui sebagai dokumen elektronik, setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, dalam kasus yang ditetapkan oleh:

hukum federal;
tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka;
kesepakatan antara peserta interaksi elektronik (misalnya, dalam kaitannya dengan akuntansi utama).

tidak memenuhi syarat EDS, setara dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan diri sendiri, harus menyediakan prosedur untuk memverifikasi tanda tangan elektronik.

Tindakan hukum pengaturan dan perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik yang menetapkan kasus pengakuan dokumen elektronik yang ditandatangani sederhana EDS, setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan diri sendiri, harus memenuhi persyaratan Seni. 9 UU No.63-FZ.

Ada apa dengan segelnya?

Terkadang, sesuai dengan undang-undang federal, peraturan yang diadopsi sesuai dengannya, atau kebiasaan bisnis, sebuah dokumen harus disertifikasi dengan segel. Kemudian dokumen elektronik yang ditandatangani dengan EDS yang disempurnakan dan diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tangan sendiri diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan dan stempel bersertifikat.

Selain itu, undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengannya, atau perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik dapat mengatur: tambahan persyaratan untuk dokumen elektronik untuk mengenalinya sebagai setara dengan kertas, segel bersertifikat. Sistem tanda tangan elektronik dokumen yang beroperasi di perusahaan harus mempertimbangkan prinsip ini.

Jika beberapa penandatangan

Kadang-kadang undang-undang federal yang diadopsi sesuai dengan mereka, tindakan hukum pengaturan menetapkan bahwa suatu dokumen harus ditandatangani oleh beberapa orang.

Ini berarti bahwa dokumen elektronik harus ditandatangani oleh orang (pejabat resmi dari badan / organisasi) yang membuat dokumen ini dengan jenis tanda tangan yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen elektronik yang dihasilkan dengan tanda tangan elektronik. .

Ini adalah salah satu syarat untuk pengakuan dokumen elektronik.

Jika paket dokumen

Menurut undang-undang, beberapa dokumen elektronik terkait (satu paket dokumen elektronik) dapat ditandatangani dengan satu tanda tangan elektronik.

Kemudian setiap dokumen elektronik yang termasuk dalam paket ini dianggap ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dari jenis yang dengannya paket itu sendiri ditandatangani.

Pengecualian adalah kasus ketika orang yang menandatanganinya termasuk dokumen elektronik dalam paket dokumen elektronik:

dibuat oleh orang lain (badan, organisasi);
ditandatangani oleh mereka dengan jenis tanda tangan elektronik, yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen tersebut.

Dalam kasus ini, dokumen elektronik yang termasuk dalam paket dianggap sebagai orang yang ditandatangani, mulanya yang membuat dokumen elektronik semacam itu, berdasarkan jenis EDS yang digunakan untuk menandatangani dokumen ini saat dibuat. Dalam hal ini, tidak masalah jenis tanda tangan elektronik apa yang ditandatangani oleh paket dokumen elektronik.