Pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik. Apa yang perlu Anda ketahui tentang pertukaran dokumen elektronik
Beberapa tahun yang lalu, sistem manajemen dokumen elektronik dibicarakan sebagai masa depan yang cerah. Hari ini mereka sudah aktif digunakan secara pribadi dan perusahaan negara. Namun yang terpenting adalah permintaan EDMS terus meningkat. manajemen dokumen elektronik dan cara kerjanya, kami akan mempertimbangkan contoh sistem yang beroperasi di Federasi Rusia.
Prasyarat
Untuk lebih memahami bagaimana fungsi program EDMS, perlu untuk meninjau konsep dasar dan tugas. Kuncinya adalah faktor-faktor di mana pilihan sistem tertentu bergantung.
Jika organisasi dapat berfungsi dalam kondisi manajemen informal, maka manajemen dokumen tidak diperlukan. Dengan munculnya proses bisnis, ada kebutuhan untuk mengelola mekanisme dengan bantuan dokumentasi yang teratur. Jika Anda tidak menangani kertas tepat waktu, maka mereka akan mulai menumpuk dan hilang.
Sebagai alternatif media kertas, skema khusus untuk menyimpan file di server digunakan. Tapi itu tidak bekerja lama juga. Dengan pertumbuhan volume perusahaan, kebutuhan akan penyimpanan dan sinkronisasi informasi meningkat.
Dilema muncul: apakah akan menggunakan media kertas bekas atau EDMS untuk menyimpan informasi. Apa yang sangat penting Anda bisa mendapatkan berkat sistem elektronik? Meningkatkan efisiensi organisasi.
Efek ekonomis
Efisiensi dapat ditingkatkan dengan dua cara: mengurangi biaya atau meningkatkan hasil. Dokumen EDMS memungkinkan Anda mencapai dua tujuan sekaligus. Artinya, penerapan sistem memungkinkan organisasi untuk membelanjakan lebih sedikit, tetapi menghasilkan lebih banyak.
Pengurangan biaya dilakukan dengan mengurangi biaya kertas, membuang waktu, mempercepat proses pertukaran informasi, mengubah budaya perusahaan.
Untuk mengevaluasi efisiensi yang disediakan program EDMS, Anda perlu menghitung waktu yang dihabiskan untuk dokumen. Diperkirakan perusahaan konsultan, operasi tersebut mengambil 20% dari waktu kerja. Dalam sistem birokrasi Rusia, ini bahkan membutuhkan lebih banyak - 60% dari waktu. Pengenalan EDMS akan mengurangi biaya ini setidaknya 10 kali lipat.
Pekerjaan kantor dan alur dokumen
Kedua istilah ini saling terkait. Penyimpanan catatan adalah istilah yang mengacu pada seperangkat aturan formal untuk bekerja dengan dokumen. Beberapa sistem EDMS dapat disesuaikan dengan aturan pekerjaan kantor, tetapi ada juga sistem yang menjadi dasar pekerjaan kantor yang sudah terbentuk.
Dokumen adalah unit penyimpanan informasi dalam EDMS. Alur dokumen terbentuk dari berbagai sumber: sistem lain, aplikasi, email, tetapi yang terpenting - dari media kertas yang dipindai. Oleh karena itu, pemindai dan peralatan lainnya merupakan bagian integral dari EDMS. Sistem menyimpan semua dokumen, memelihara riwayatnya, memastikan pergerakan melalui organisasi, dan melakukan proses bisnis dengan dokumen tersebut.
Dalam database seperti itu ada keputusan, instruksi dan perintah dari SED. Melalui mereka, organisasi dikelola. Setiap dokumen dilengkapi dengan "bantuan". Kumpulan bidang dalam formulir tergantung pada jenis dokumen. B disimpan sebagai database setiap bidang kartu tersebut.
Fungsi dan tugas EDMS
Program manajemen dokumen dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:
- sistematisasi pekerjaan dengan dokumen.
- pembuatan dokumen sesuai dengan templat, pendaftaran dan penyimpanannya;
- otomatisasi akuntansi;
- klasifikasi dokumen.
Mari kita pertimbangkan secara lebih rinci fungsi SED. Program alur kerja digunakan untuk:
- membuat kartu.
- pembentukan teks dokumen;
- menyimpan data dalam format pdf atau ms word;
- manajemen hak akses pengguna;
- membuat rute;
- manajemen aliran dokumen;
- mengirim pemberitahuan, pengingat;
- menyimpan jurnal, direktori, pengklasifikasi;
- pembentukan instruksi;
- pencarian dan penandatanganan dokumen;
- menghasilkan laporan.
Fungsi sistem secara umum meliputi:
- pekerjaan jarak jauh dengan dokumen;
- penggunaan DBMS untuk penyimpanan data;
- pekerjaan simultan dengan EDMS;
- keamanan melalui sertifikat, barcode dan personalisasi.
Keuntungan dan kerugian
Beralih ke EDMS memiliki lebih banyak keuntungan daripada kerugian. Namun, proyek yang tidak terorganisir dengan baik dapat menghancurkan semua manfaat otomatisasi. Tujuan penerapan EDMS harus dapat dicapai. Manfaatnya antara lain:
- penyimpanan informasi terstruktur terpusat;
- pendekatan yang sama untuk pembentukan dan pemrosesan dokumen;
- penggunaan template;
- Mencari;
- akses audit.
Kerugiannya termasuk biaya awal yang tinggi dan pelatihan pengguna yang ketat.
Proses pemrosesan dokumen
Dalam EDMS, manajemen dokumen elektronik melewati serangkaian tahapan, di mana properti tertentu ditugaskan ke dokumen. Pemrosesan dilakukan secara manual dan otomatis. Dalam kasus kedua, atur:
- kondisi transisi antar tahap;
- pemisahan rute;
- siklus pemrosesan;
- meluncurkan subproses, pengatur waktu, prosedur pemrosesan;
- peran pengguna ditetapkan.
Jenis pemrosesan:
- Buat dokumen.
- Mengedit.
- Ganti nama.
- Bergerak.
- Kelestarian.
- Pengindeksan.
- Pemindahan.
biaya EDMS
Alur dokumen tidak dapat sepenuhnya berfungsi tanpa lisensi, server, konfigurasi penuh, dan pelatihan semua pengguna. Masing-masing elemen ini membutuhkan pengeluaran kas yang besar. Selain itu, kita tidak boleh melupakan integrasi EDMS dengan sistem lain, memperbarui basis data dan perangkat lunak, konsultasi dukungan teknis, dan biaya pemeliharaan lainnya.
Implementasi EDMS
Pelaksanaan proyek mungkin memakan waktu beberapa bulan. Prosesnya bergantung pada jumlah proses dokumentasi dan pada kemampuan keuangan, organisasi, dan sumber daya. Implementasi dilakukan sesuai dengan algoritma berikut:
- pembentukan kelompok kerja, penentuan pemimpin;
- definisi tujuan dan sasaran;
- verifikasi proses dokumentasi yang ada;
- pengembangan spesifikasi teknis;
- pilihan EDMS;
- kesimpulan kontrak untuk pelaksanaan EDMS;
- pengembangan dan persetujuan peraturan kerja;
- memeriksa konten awal direktori;
- pengujian awal EDMS;
- pelatihan staf;
- uji implementasi EDMS;
- analisis hasil tes;
- koreksi kesalahan;
- implementasi penuh dari SED.
Kesalahan implementasi
Perhatian khusus harus diberikan pada proses-proses yang memerlukan dokumen kertas. Kesalahan utama adalah duplikasi dokumen kertas dengan dokumen elektronik. Ini memperumit pekerjaan dan menyebabkan sikap negatif terhadap otomatisasi. Tidak ada yang membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan ganda. Hal ini diperlukan untuk membangun proses otomatisasi tanpa duplikasi. Kesalahan kedua adalah ketidaksiapan personel. Paling sering, proses baru dirasakan dengan permusuhan. Oleh karena itu, perlu dijelaskan kepada karyawan mengapa EDMS diperkenalkan sama sekali, sehingga mereka secara sadar mendekati proses pembelajaran.
Teknologi Penyimpanan Dokumen
Dalam EDMS, manajemen dokumen elektronik terdiri dari atribut, atas dasar pencarian, klasifikasi, pengelompokan, dan pelaporan. Terkadang dokumen dibuat sesuai dengan templat, terkadang - dengan mentransfer data dari database. Atribut disimpan dalam tabel. File itu sendiri ditempatkan di folder penyimpanan, informasi darinya ditempatkan di direktori DBMS. Akses ke data hanya tersedia untuk pengguna sistem EDMS.
Apa itu pemindaian sebaris?
Pemrosesan dokumen secara in-line dengan penempatan sampel berikutnya dalam arsip dilakukan menggunakan pemindai. Selama proses pemindaian, dimungkinkan untuk secara otomatis membuat kode batang pada dokumen dan mendaftarkannya ke dalam database dengan arah selanjutnya di sepanjang rute yang ditentukan.
OCR
Sistem elektronik ini sistem manajemen dokumen mengonversi gambar elektronik dokumen dalam format foto atau jpeg ke format teks. Dalam hal ini digunakan software khusus berupa aplikasi stand-alone atau ESCOM.BPM yang terintegrasi ke dalam EDMS. Apa itu ESCOM.BPM? Ini adalah program untuk mengenali dokumen yang diketik dengan font yang berbeda. Namun, perlu dicatat bahwa aplikasi mandiri memiliki lebih banyak fitur dan bahkan mengenali teks tulisan tangan.
kode batang
Teknologi ini menyediakan serangkaian prosedur untuk membuat dan menerapkan barcode grafis ke dokumen. Barcode unik dihasilkan melalui server sistem. Ini juga menyediakan identifikasi dokumen, pencarian cepat dalam database dan distribusi di lokasi penyimpanan. Saat mendaftarkan dokumen, kode batang yang sesuai dengan pengenal kartu elektronik dicetak pada label. Itu terpaku pada versi kertas dokumen.
EDS
Memungkinkan Anda memverifikasi kebenaran dokumen dan kekekalan data. Penandatanganan dilakukan dengan bantuan penyedia kriptografi dan kunci perangkat lunak - sertifikat. Yang terakhir adalah file dalam format khusus, yang dibuat ulang di pusat penerbitan lisensi. Untuk memastikan keamanan informasi, Anda harus menyimpan sertifikat pada kartu pintar atau kunci I-Token. Mereka dilindungi oleh PIN. Jika PIN yang dimasukkan salah beberapa kali, sertifikat akan diblokir secara otomatis.
Pencarian teks dan atribut lengkap
Pencarian atribut dilakukan melalui formulir khusus untuk beberapa nilai dari bidang kartu. Misalnya, kriteria "Akun" mencari data di bidang "Penerima" atau "Pengirim". Pada saat yang sama, sistem membandingkan kriteria yang dimasukkan dengan data dalam kartu dan memasukkan hasil kartu yang cocok. Pencarian dilakukan dengan mempertimbangkan kecocokan tepat atau sebagian.
Pencarian teks lengkap dilakukan sesuai dengan data dalam dokumen itu sendiri, termasuk bentuk kata melalui alat DBMS bawaan, seperti MS SQL SERVER, ORACLE. Untuk pencarian lengkap, file harus dimasukkan ke dalam database dalam format dokumen (doc), tabel (xls), presentasi, pesan.
29.05.18 71 255 13
Dokumen dapat ditandatangani di atas kertas atau elektronik. Di atas kertas untuk waktu yang lama, secara elektronik - tidak jelas caranya.
Pavel Ovchinnikov
12 tahun bekerja dengan dokumen elektronik
Tapi di sini saya telah berurusan dengan dokumen elektronik selama dua belas tahun dan saya akan memberitahu Anda: ini adalah sensasi yang luar biasa. Biarkan saya memberi tahu Anda cara kerjanya, dengan contoh.
Secara singkat
Untuk mulai melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan:
- Meyakinkan pihak lawan untuk mulai bertukar dokumen elektronik.
- Beli sertifikat tanda tangan elektronik.
- Tentukan metode pengiriman dokumen: melalui layanan khusus atau tanpa itu.
Siapa yang membutuhkan dokumen elektronik
Terlepas dari kemudahan dan modernitas, hanya sedikit yang melakukan pengelolaan dokumen elektronik. Jika seorang pengusaha perpajakan yang disederhanakan menyelesaikan beberapa kontrak setahun, ia mungkin tidak terlalu takut untuk mengirim dokumen cetak beberapa kali. Tetapi ada beberapa kasus ketika manajemen dokumen elektronik sangat berguna.
Perusahaan besar dokumen elektronik membantu mengurangi biaya jika volume korespondensi eksternal melebihi beberapa ratus dokumen per bulan. Bagi mereka, pengiriman surat berharga secara langsung mempengaruhi kecepatan transaksi. Biaya aliran dokumen dapat mencapai ratusan ribu rubel per tahun, dan risiko yang terkait dengan kerugian, kesalahan, dan denda dari otoritas pajak meningkatkan biaya lebih banyak lagi.
Bahkan jika sekarang Anda menandatangani satu undang-undang setiap enam bulan, ini tidak berarti bahwa bisnis Anda tidak akan berkembang. Anda mungkin memiliki mitra besar yang bekerja dengan dokumen elektronik, dan mereka akan meminta hal yang sama dari Anda.
Sebagai contoh
Toko online secara teratur mengumpulkan piutang senilai puluhan juta karena fakta bahwa faktur sekali lagi membuat kesalahan: barang ada di truk, tidak bisa dibawa ke gudang. Sementara mereka menunggu kurir dengan dokumen yang dikoreksi tiba dari pemasok, berhari-hari berlalu. Kami memperkenalkan dokumen elektronik, dan sekarang semua penyesuaian dalam dokumen membutuhkan waktu kurang dari satu jam.
Dan di perusahaan ritel energi besar, selama audit pajak lapangan, inspektur setiap tahun menemukan pelanggaran dan kesalahan dalam dokumen. Cek denda mencapai 120.000 rubel per tahun. Itu sampai pada titik di mana Departemen Keuangan menempatkan uang ini dalam anggaran di muka sebagai biaya overhead. Mereka memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, dan sekarang kebenaran dokumen dikendalikan oleh program, bukan orang. Tidak ada lagi kesalahan.
Apa itu dokumen elektronik?
Dokumen elektronik adalah file doc atau pdf biasa yang dapat dibuat dan dibaca di editor mana pun. Penting untuk ditandatangani dengan tanda tangan elektronik khusus dan dikirim dengan cara khusus.
Agar mitra, pengacara, atau hakim tidak ragu bahwa Andalah yang menandatangani dokumen elektronik dan tidak ada yang mengubahnya, spesialis keamanan digital datang dengan tanda tangan elektronik. Ini seperti sidik jari yang ditumpangkan pada kumpulan bit dan byte unik dalam dokumen Anda. Secara kasar, dengan menandatangani sesuatu dengan tanda tangan elektronik, Anda mengatakan: "Saya mengkonfirmasi keaslian kumpulan bit ini."
Tanda tangan elektronik dilampirkan pada dokumen apa pun, setelah itu dianggap ditandatangani. Dokumen dapat dibaca tanpa tanda tangan. Ini hanya menjamin bahwa Anda memiliki dokumen yang tidak berubah yang sama di depan Anda, dalam bentuk yang dikirimkan kepada Anda. Jika Anda mengubah sesuatu dalam dokumen dan menyimpannya, set bitnya akan berubah - tanda tangan tidak valid.
Sebagai contoh
Kedua perusahaan memutuskan untuk menandatangani kontrak elektronik. Kami membuat kontrak dan menyetujui persyaratannya. Sekarang satu perusahaan menandatangani kontrak dengan tanda tangannya dan mengirimkannya ke perusahaan lain. Dia membuka kontrak dan memutuskan untuk diam-diam memperbaiki sesuatu, misalnya, jumlah denda. Mengoreksi. Menghemat. Kirim dulu. Dia terlihat - ups! - tanda tangan asli pada kontrak ini rusak. Jadi ada yang sudah diperbaiki, penjahat. Kemudian mereka pergi untuk memukul wajah, mungkin.
Di mana mendapatkan tanda tangan elektronik?
Tanda tangan elektronik dibeli di pusat sertifikasi khusus. Cukup dengan menemukan pusat yang nyaman di kota Anda. Hal utama adalah bahwa itu dimasukkan dalam daftar pusat terakreditasi Kementerian Komunikasi Federasi Rusia.
Semua hal yang sama dapat dilakukan langsung di kantor pusat sertifikasi: cukup datang dengan semua dokumen dan isi aplikasi. Tetapi dalam kasus ini, Anda harus menunggu pembayaran tanpa uang tunai dilakukan - ini bisa memakan waktu beberapa jam. Tidak mungkin membayar sertifikat untuk perusahaan secara tunai, sama seperti tidak mungkin menerimanya dari jarak jauh.
Bagaimana cara kerja tanda tangan elektronik?
Kekuatan hukum tanda tangan elektronik dijelaskan dalam undang-undang federal "Tentang Tanda Tangan Elektronik".
Undang-undang mendefinisikan jenis tanda tangan: sederhana, tanpa pengecualian dan berkualitas. Anda dapat menandatangani dokumen dengan salah satu dari mereka, tetapi dengan reservasi: memenuhi syarat - untuk pajak, penawaran, dan dalam beberapa kasus untuk pengadilan; sederhana dan tidak terampil - untuk yang lainnya.
Tanda tangan sederhana atau tanpa pengecualian
Pilihan yang terjangkau dan murah, tetapi dengan aplikasi terbatas. Tanda tangan yang tidak memenuhi syarat berisi algoritme kriptografi, tetapi tidak diverifikasi oleh otoritas sertifikasi mana pun. Yang sederhana hanyalah kombinasi nama pengguna dan kata sandi, akun di situs web layanan publik atau alamat email rekanan.
Tanda tangan tersebut cocok jika Anda tidak berpartisipasi dalam lelang elektronik, tidak bertukar dokumen utama elektronik, dan tidak mengirimkan pengembalian pajak. Tanda tangan sederhana dapat digunakan untuk kontrak, faktur, dan tindakan, tetapi Anda harus menandatangani perjanjian terpisah dengan pihak lawan dan mencatat persetujuan para pihak untuk mempercayai tanda tangan tersebut.
Jika Anda memiliki lusinan rekanan dan dokumen berbeda, skema tidak akan berfungsi. Anda harus menandatangani dokumen seperti itu dengan semua orang, dan seiring waktu proses ini akan melambat, bukan mempercepat pekerjaan. Maka lebih baik memikirkan sertifikat tanda tangan elektronik lainnya.
Untuk menggunakan tanda tangan elektronik sederhana, Anda perlu mencetak dan menandatangani versi kertas dari perjanjian atau memasukkan klausul khusus dalam kontrak dengan pihak lawan - ini adalah persyaratan hukum.
Tanda tangan yang memenuhi syarat
Tanda tangan ini cocok untuk faktur dan pajak. Secara hukum, faktur elektronik hanya dapat ditandatangani dengan tanda tangan tersebut. Sertifikat yang memenuhi syarat berharga mulai dari 1000 R, Anda dapat membelinya hanya di pusat sertifikasi yang merupakan bagian dari zona kepercayaan FTS.
Setiap tahun, sertifikat Tanda Tangan yang Memenuhi Syarat perlu diperbarui, yang menambah kekhawatiran: Anda perlu memantau periode validitas dan memesan penerbitan ulang tepat waktu.
Untuk bekerja dengan tanda tangan yang memenuhi syarat, Anda perlu menginstal program khusus - sarana perlindungan informasi kriptografi. Program menempelkan tanda tangan elektronik ke dokumen dan memeriksa tanda tangan peserta lain dalam pertukaran.
Anda dapat memilih program berbayar ("Cryptopro DSP") atau gratis ("Vipnet DSP"). Secara fungsional, mereka hampir sama, tetapi mungkin ada masalah kompatibilitas dengan yang gratis. Keduanya bekerja pada Windows dan Mac. Yang dibayar biayanya sekitar 1000 R, pembayaran tahunan untuk sertifikat tanda tangan elektronik adalah sekitar 1000 R.
Beberapa menggunakan tanda tangan elektronik berbasis cloud, di mana Anda tidak perlu menginstal program proteksi kripto. Tanda tangan cloud disimpan di layanan pertukaran, dan setiap kali Anda menandatangani dokumen, Anda menerima SMS yang mengonfirmasi tindakan di ponsel Anda. Sertifikat semacam itu lebih murah dan lebih nyaman digunakan, tetapi kurang aman daripada program perlindungan kriptografi.
Mengapa Anda Membutuhkan Pengolah Dokumen?
Dokumen elektronik yang ditandatangani dapat dikirim melalui email biasa, tetapi ini tidak aman. Jika surat diretas, dokumen akan berada di tangan penyerang. Oleh karena itu, misalnya, kantor pajak hanya menerima deklarasi melalui layanan khusus. Melalui layanan yang sama, Anda harus menukar faktur elektronik, jika tidak, Anda akan melanggar perintah Kementerian Keuangan Rusia. Layanan semacam itu disebut operator aliran dokumen.
Untuk pengguna sederhana, ini adalah pemompaan Surel. Bekerja melalui browser, ada folder dengan masuk dan keluar, direktori alamat, pencarian bawaan, editor dokumen. Di dalam - layanan yang sangat sarat dengan saluran komunikasi dan enkripsi yang aman, yang menjamin keamanan transmisi dokumen.
Bahkan tidak perlu membuat perjanjian dengan operator manajemen dokumen elektronik. Cukup daftar, unggah sertifikat tanda tangan elektronik, dan bayar tagihannya. Operator mengurus sisanya: memberi tahu Layanan Pajak Federal bahwa Anda telah bergabung dengan bursa, memantau format dan menjamin kepatuhan terhadap undang-undang Federasi Rusia.
Ada beberapa lusin layanan semacam itu di Rusia. Dari segi harga, fungsionalitas, keandalan, dan kecepatan, keduanya hampir sama. Merupakan kebiasaan untuk memilih operator berdasarkan kualitas layanan: seberapa cepat dukungan teknis bekerja, apakah operator siap membantu menghubungkan rekanan, peluang apa yang ia tawarkan, dan apakah ia memiliki konsultan analis yang akan membantu Anda menerapkan layanan ke dalam pekerjaan.
Rekanan Anda juga harus terhubung ke operator. Dia dapat memilih milik Anda atau yang lain - maka pertukaran akan melalui roaming, seperti pada komunikasi seluler.
Berapa biaya dokumen elektronik?
Bekerja melalui operator, Anda hanya membayar untuk dokumen yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Rata-rata, biaya pengiriman dokumen sekitar 6-8 R, dan semua yang masuk gratis.
Biasanya pemula membeli paket minimal 300 dokumen, yang berakhir sangat cepat. Maka Anda perlu membeli paket berikutnya. Lebih menguntungkan untuk membeli paket tahunan tanpa batas atau menyetujui kondisi individu.
Beralih ke dokumen elektronik menguntungkan jika Anda mengirim 100 atau lebih dokumen per bulan atau setidaknya 1000 dokumen per tahun. Maka Anda akan mengurangi biaya kertas dan pengiriman hampir 5 kali lipat.
Berapa biaya dokumen?
1000 dokumen kertas
Setiap perusahaan cepat atau lambat berpikir untuk mengoptimalkan dan meningkatkan efisiensi proses bisnis, yang dapat dikoordinasikan dengan bantuan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).
EDMS memungkinkan pemecahan masalah mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen perusahaan dari berbagai ukuran dan bidang kegiatan, termasuk yang didistribusikan secara geografis. Kompleks perangkat lunak kelas ini memastikan organisasi aliran dokumen perusahaan yang signifikan secara hukum, memelihara arsip dokumen, mengotomatisasi pekerjaan kantor (pendaftaran korespondensi masuk dan keluar, memindai dokumen dan membawanya ke pelaksana di dalam format elektronik), kontrol disiplin kinerja, koordinasi kontrak dan pembayaran, koordinasi dan kontrol atas pelaksanaan dokumen organisasi dan administrasi, pemrosesan dan penyimpanan dokumentasi akuntansi utama, serta otomatisasi proses khusus untuk berbagai bidang bisnis. Selain itu, fitur EDMS paling modern adalah dukungan untuk perangkat seluler dan kemampuan untuk berintegrasi dengan platform informasi perusahaan yang ada.
pada pasar Rusia ada berbagai macam sistem manajemen dokumen elektronik, dan untuk memudahkan perusahaan membuat pilihan, kami telah menyusun pilihan solusi tersebut. Semuanya - secara eksklusif produksi dalam negeri, mematuhi persyaratan legislatif dan peraturan di bidang manajemen dokumen sebagai orang Rusia kerangka peraturan dan standar internasional, serta persyaratan keamanan TI. Secara terpisah, perlu dicatat bahwa hampir semua produk yang tercantum di bawah ini termasuk dalam daftar perangkat lunak domestik dan direkomendasikan untuk digunakan di departemen dan organisasi pemerintah Federasi Rusia, serta di perusahaan yang mengimplementasikan proyek di bawah program substitusi impor perangkat lunak. .
- "Dialog". Pengembang: Krymtekhnologii BUMN (didukung oleh Kementerian kebijakan domestik, informasi dan komunikasi Republik Krimea).
- Sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan KSED 3.0. Pengembang: "Wilayah CROC".
- Sistem manajemen dokumen elektronik "SED-Sirius". Pengembang: Pusat Teknologi Informasi dan Sistem Otoritas Eksekutif (CITiS).
- Sistem otomasi proses untuk organisasi konstruksi jalan "Epyura" (dibangun berdasarkan platform "1C: Enterprise"). Pengembang: Arakelyan Armen Rafikovich.
- EDMS "Sinkop-dokumen". Pengembang: Perusahaan Kuban-Inform-Holding-Selatan.
- Kompleks perangkat lunak "Sistem modular terbuka manajemen dokumen elektronik dan kontrol pelaksanaan instruksi" (SEDKP). Pengembang: FGAU GNII ITT "Informika".
- Sistem manajemen dokumen elektronik Directum. Pengembang: Perusahaan Directum.
- Produk perangkat lunak "STEK - Manajemen Dokumen". Pengembang: JSC "NTC STEK".
- "Platform Alur Kerja Merah". Pengembang: Perusahaan Red Soft.
- Sistem "Birokrat". Pengembang: Birokrat LLC
- Sistem informasi "Pekerjaan kantor elektronik dan aliran dokumen". Pengembang: Perusahaan Breeze Plus.
- Sistem Comita Courier JE. Pengembang: perusahaan saham gabungan"Komita".
- Modul "Manajemen Dokumen" (disediakan sebagai bagian dari "Kompas" sistem ERP). Pengembang: Perusahaan kompas.
- EDMS WSS Docs (dibuat di platform Microsoft SharePoint). Pengembang: Perusahaan Konsultan AMPL.
- Sistem otomatis pekerjaan kantor rahasia AS SDP. Pengembang: Pusat Teknologi Baru "Impuls" LLC.
- Sistem otomatisasi untuk alur kerja organisasi dan administrasi (pekerjaan kantor) perusahaan "Pilot: ORD". Pengembang: ASCON-Design Systems LLC.
- EOS untuk SharePoint (dibangun di platform Microsoft SharePoint). Pengembang: perusahaan Electronic Office Systems (EOS).
- Sistem informasi EtaxReport. Pengembang: Perusahaan Sistem Bisnis Elektronik.
- EDMS "Aurora: Manajemen Dokumen". Pengembang: Avrora Digital Group LLC.
- Sistem manajemen dokumen elektronik Comsoft Docs. Pengembang: JSC "Comsoft".
- Sistem EDMS Comindware (dibangun di Platform Aplikasi Bisnis Comindware). Pengembang: Perusahaan Comindware.
- Sistem "Dokumen Ekspres". Pengembang: Electronic Express LLC.
- Kompleks perangkat lunak "Kode: Aliran dokumen". Pengembang: Konsorsium Kode.
- Sistem otomatis "Gosexpertiza". Pengembang: Info Ecomash LLC.
- Sistem manajemen dokumen elektronik yang aman "Stack-Trust". Pengembang: Stack Group of Companies.
- EDMS OPTIMA-Alur Kerja. Pengembang: Grup perusahaan Optima.
- SED LanDocs. Pengembang: Grup perusahaan Lanit.
- Paket perangkat lunak "Manajemen dokumen". Pengembang: Perusahaan Kesatuan Negara Federal "Pusat Komputasi Penelitian Utama" dari Kantor Presiden Federasi Rusia(FGUP "GlavNIVTs").
- solusi SEDO. Pengembang: ID - Teknologi Manajemen LLC.
- Sistem manajemen dokumen elektronik untuk organisasi pemerintah dan "Praktek" bisnis. Pengembang: Perusahaan Sistem Manajemen Dokumen.
- EDMS DoXLogik. Pengembang: Perusahaan BFT.
- Sistem Alfa Doc. Pengembang: Alpha Doc.
- Sistem eksternal. Pengembang: SKB Kontur.
- Sistem manajemen dokumen elektronik yang aman
Bukan rahasia lagi bahwa keberhasilan pelaksanaan bisnis apa pun terutama bergantung pada bagaimana mekanisme perampingan dokumentasi bekerja. Bagaimanapun, bekerja dengan dokumen, meskipun tidak membawa kesenangan, merupakan mata rantai penting dalam manajemen perusahaan.
Selain itu, dokumentasi harus ditangani tepat waktu, jika tidak maka akan mulai menumpuk dan hilang. Untuk menghindari kemungkinan kerugian, sistem manajemen dokumen elektronik diperkenalkan.
Pada artikel ini kami akan menjelaskan: Apa itu EDMS? Apa saja jenis, kelebihan dan kekurangannya?
Dengan perkembangan Internet, waktu folder tebal dan arsip berdebu adalah sesuatu dari masa lalu. Sekarang proses bekerja dengan dokumen sepenuhnya otomatis. Makalah yang diperlukan dapat ditemukan dalam satu klik, dan pengarsipan dilakukan tanpa campur tangan manusia sama sekali. EDMS membuka peluang tersebut untuk perusahaan.
Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah perangkat lunak khusus di mana dokumen diproses secara elektronik. Dengan kata lain, berkat EDMS, dimungkinkan untuk mentransfer dokumen antar karyawan, mengeluarkan tugas individu, arsip, dll.
Tentunya banyak organisasi yang mampu membuat dokumen elektronik, menyimpan dan mentransfernya. Namun, hanya format elektronik tidak akan mempunyai akibat hukum. Agar kertas elektronik bertambah berat, penting untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. PADA kasus ini dokumen harus disegel dengan tanda tangan elektronik khusus.
Oleh karena itu, SED dapat dibagi menjadi dua jenis:
- Aliran dokumen di dalam perusahaan antar karyawan;
- Aliran dokumen antara berbagai perusahaan dan organisasi melalui saluran komunikasi khusus.
Untuk menggunakan EDMS dalam organisasi memerlukan perangkat lunak khusus. Biasanya program seperti itu disebut platform EDI. Selain itu, untuk kelancaran pengoperasian perangkat lunak tersebut, Anda perlu peralatan opsional. Misalnya server, saluran jaringan, dan sebagainya.
Operator manajemen dokumen elektronik akan diperlukan jika Anda perlu bekerja dengan kertas antara dua perusahaan yang berbeda. Operator seperti itu akan menjadi penolong yang baik. Lagi pula, dia tahu cara menyampaikan pesan, memeriksa format pengiriman dokumen, membutuhkan dan mengontrol pembubuhan tanda tangan elektronik, menyimpan dan mengarsipkan kertas sendiri, dll.
Dengan demikian, EDMS adalah "sistem peredaran darah" dari seluruh bisnis. Ini menghemat banyak waktu, dan, tentu saja, memiliki efek positif pada pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Tetapi apakah selalu ada manfaat untuk jenis pemrosesan informasi ini? Dan apakah EDMS mampu merugikan bisnis? Untuk menjawab pertanyaan-pertanyaan ini, kita perlu mempertimbangkan positif dan sisi negatif manajemen dokumen elektronik.
Pro dan kontra dari EDI
Seperti proses lainnya, EDI memiliki pro dan kontra. Parameter utama disajikan dalam tabel di bawah ini.
 Keuntungan |
 Kekurangan |
|---|---|
|
|
Biaya sebenarnya dari manajemen dokumen elektronik untuk usaha kecil
(*) Jika perusahaan kecil, dan pemilik bisnis (atau pengusaha perorangan itu sendiri) akan menandatangani dokumen secara pribadi, maka biayanya akan minimal. Mereka terdiri dari pembelian tanda tangan digital elektronik - 1.500 rubel dan akses ke layanan manajemen dokumen elektronik - dari 100 rubel.
Untuk volume kecil, editor kami merekomendasikan layanan Kontur.Diadoc. Jika Anda memilih tarif Universal“, maka biayanya hanya 9 rubel per dokumen yang dikirim. Dibandingkan dengan mengirim dokumen asli melalui surat, mengirim satu surat terdaftar di wilayah tersebut akan menelan biaya setidaknya 50 rubel. Perbedaannya jelas:
Sistem memberi semua pengguna baru 50 bonus transfer dokumen elektronik.
Seperti dapat dilihat dari tabel, selain aspek positif, SED juga memiliki aspek negatif. Pada dasarnya, mereka turun ke biaya material, yang, ternyata, mungkin tidak kecil.
Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang signifikan tidak hanya untuk instalasi perangkat lunak, dan beli Peralatan yang diperlukan, tetapi juga harus mempekerjakan seorang karyawan, yang tanpa keahlian khusus, sistem manajemen dokumen elektronik tidak akan berfungsi. Karyawan seperti itu juga perlu membayar gaji. Dan ini adalah item biaya lainnya.
Tetapi jangan lupa bahwa upaya yang dikeluarkan akan membuahkan hasil di masa depan, dan perusahaan yang bekerja dengan EDMS hanya akan mendapat manfaat. Bagaimanapun, mereka akan menghemat tidak hanya pada waktu pemrosesan informasi, tetapi juga secara signifikan akan mengurangi biaya membayar layanan, misalnya, seorang arsiparis. Selain yang lainnya, arsip elektronik tidak memerlukan tempat tambahan, pembelian alat tulis tambahan, dan poin lainnya.
Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen elektronik?
Sebagai aturan, ini adalah sistem manajemen dokumen elektronik (EDM), di mana Anda dapat membuat, mengirim, menerima, dan menandatangani dokumen elektronik. Mereka setara dengan kertas dengan tanda tangan tulisan tangan. Untuk melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik.
Antarmuka biasanya terdiri dari 2-3 tab, termasuk kontraktor (mitra dan klien Anda yang berpartisipasi dalam EDI) dan tab utama - Dokumen. Di tab ini, bagian Masuk dan Keluar akan berisi dokumen yang dikirim dan diterima oleh Anda.
Jenis EDI
Tidak diragukan lagi, ketika memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, organisasi sangat menekankan efisiensi. Sulit untuk mengatakan jenis EDI mana untuk organisasi tertentu yang paling efektif. Itu semua tergantung pada arah perusahaan dan pada proses bisnisnya.
Namun, ada kualifikasi umum EDI dalam hal fungsionalitas, teknologi kontrol, komponen penyusun, dll. Dalam hal ini, jenis utama SED dapat dibedakan:
- Sistem kantor. Jenis ini dimaksudkan untuk melakukan pekerjaan kantor perusahaan. Selain itu, pekerjaan dilakukan sesuai dengan semua aturan yang diterima dengan kontrol vertikal, mis. dari atasan ke bawahan;
- Arsip elektronik. Tujuan utama dari sistem semacam itu adalah organisasi kerja pada penyimpanan dokumentasi. Antara lain, program ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan kertas yang diperlukan. Namun, transfer dokumentasi dalam sistem seperti itu tidak akan mungkin;
- Sistem alur kerja. Jenis sistem ini tersebar luas di kalangan pengguna karena fakta bahwa tugas utamanya adalah organisasi dan otomatisasi proses bisnis. Sangat mudah untuk melakukan bisnis dengan perangkat lunak seperti itu, dan alur kerja hanyalah alasan untuk keberadaan momen kerja;
- sistem ECM. Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan hal baru ke dalam sistem manajemen organisasi. Dengan menggunakan sistem yang kompleks mungkin mengelola: dokumen, tanda tangan, alur kerja, pengetahuan karyawan, dan sebagainya. Tipe ini EDI akan jauh lebih mahal, karena menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut kepada pengguna.
Perlu dicatat bahwa setiap jenis EDMS menjadi lebih besar dari yang sebelumnya, dan memberikan lebih banyak peluang kepada pengguna. Namun, untuk menghargai manfaat penuh dari manajemen dokumen elektronik, Anda harus membuat pilihan yang tepat.
Bagaimana memilih SED yang tepat
Seperti yang telah disebutkan, pilihan EDMS adalah proses kompleks yang membutuhkan perhatian khusus. Antara lain, manajemen perusahaan perlu memperhitungkan sejumlah besar faktor penentu, seperti arah perusahaan, staf, dll.
Misalnya, akan tepat bagi organisasi komersial untuk memasang EDMS baik antar karyawan maupun antar mitra. Hanya dengan cara ini perusahaan akan dapat memperoleh manfaat ekonomi yang diperlukan.
Untuk lembaga negara sebaiknya fokus pada kekhususan pekerjaannya, dan lebih memperhatikan pembuatan arsip elektronik. Dan itu juga diperlukan untuk melatih karyawan untuk bekerja dengan mereka.
Saat memilih satu atau EDMS lainnya, penting untuk mempertimbangkan apakah sistem memenuhi persyaratan yang disebutkan. Ini termasuk:
- Kelengkapan fungsionalitas;
- Kemudahan penggunaan;
- Dengan kecepatan berapa sistem ini akan diperkenalkan ke dalam alur kerja;
- Kehadiran pengaturan, dan mereka harus fleksibel;
- Apakah sistem memiliki kemampuan untuk memperluas fungsionalitas;
- Apakah mungkin untuk menyesuaikan EDMS dengan perangkat lunak perusahaan yang ada;
- Kemudahan adaptasi;
- Ketersediaan dukungan teknis. Adalah penting bahwa bantuan semacam itu berada pada tingkat yang tinggi;
- Reputasi produsen, dll.
Dengan mempertimbangkan fakta ini, pengguna harus mematuhi tindakan berikut:
- Jelajahi fungsionalitas. Perhatian khusus harus diberikan pada bab "Peluang". Adalah penting bahwa pabrikan secara khusus menentukan daftar tugas yang dilakukan oleh program. Jika tidak ada spesifikasi, maka ada baiknya meninggalkan sistem EDMS seperti itu;
- Ketersediaan presentasi tematik. Penting bahwa program berisi materi demo, sehingga menjelaskan kepada pengguna cara menggunakan fungsionalitas;
- Studi screenshot. Jadi manajer akan dapat memastikan apakah fungsinya benar-benar sederhana, dan apakah ia memiliki persyaratan yang disebutkan;
- Pastikan untuk membaca ulasan dari pengguna nyata. Paling pilihan terbaik- sedang menonton video di YouTube;
- Banyak produsen menawarkan uji coba gratis kepada eksekutif. Sehingga pengguna akan dapat memahami apakah produk yang dipilih cocok atau tidak;
- Adapun biaya barang, jelas bahwa barang ini tidak bisa tidak menggairahkan pembeli. Sulit untuk menentukan berapa biaya sebenarnya dari EDMS, tetapi perlu ditelusuri apa yang ditambahkan oleh angka ini atau itu. Oleh karena itu, studi rinci tentang daftar harga akan membantu pembeli untuk menghindari biaya dan pengeluaran yang tidak terduga.
Perlu diingat apa yang harus dilakukan pilihan tepat hanya spesialis yang akan membantu. Oleh karena itu, pemilihan dan pemasangan EDMS harus dilakukan hanya di bawah perhatian orang yang memiliki keahlian khusus.
Karena biaya tinggi, tidak semua organisasi di negara kita bekerja dengan EDMS. Saat ini, hanya perusahaan besar yang melakukan pengolahan kertas dalam bentuk elektronik. Tetapi banyak hal berubah, dan kemungkinan dalam waktu dekat kebutuhan untuk bekerja dengan bantuan EDMS akan dihargai, dan banyak perusahaan akan mampu melakukan bisnis elektronik. Jadi, mereka akan menjadi yang paling efektif dan sukses!
Pembaca yang budiman! Karena fakta bahwa ketika mengumpulkan materi untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIF yang disajikan dalam ulasan dinilai secara tidak benar, editor, atas kebijaksanaan mereka sendiri, mengoreksi diagram untuk lebih akurat mencerminkan fungsionalitas produk yang ditentukan. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.
Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materi tersebut sangat usang dan tidak dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi fungsionalitas versi modern. sistem tertentu atau hubungan di antara mereka.
PADA organisasi modern sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen tak terpisahkan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, tingkatkan efisiensi perusahaan komersial dan perusahaan industri, dan di lembaga publik berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, tugas diselesaikan manajemen internal, interaksi antar departemen dan interaksi dengan penduduk. Singkatan yang diterima secara umum adalah EDMS, meskipun CAD (Sistem Otomasi Kantor), EDMS (Sistem Manajemen Dokumen Elektronik) dan SADO (Sistem Manajemen Dokumen) juga digunakan bersamanya.
Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, pengelolaan akses, dan pendistribusian dokumen elektronik dalam jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.
Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatisasi tugas-tugas pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu mereka mulai mencakup lebih banyak dan lebih banyak lagi. jangkauan luas tugas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen di kegiatan personel dan sebagainya.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana bekerja dengan dokumen elektronik merupakan komponen penting: manajemen interaksi pelanggan, pemrosesan permohonan warga, otomatisasi kerja bagian pelayanan, organisasi alur kerja proyek, dll. Sebenarnya, sistem manajemen dokumen elektronik adalah sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.
Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI domestik yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam volume pasar perangkat lunak secara keseluruhan di Rusia, segmen ini menunjukkan stabilitas yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Dalam hal numerik, volume pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, adalah sekitar 220-250 juta dolar.
Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dengan berbagai ukuran dan spesifikasi. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek untuk penerapan teknologi manajemen dokumen elektronik jatuh pada lembaga negara. Pada saat yang sama, adalah penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar keberlanjutan pasar EDMS, yang bahkan di saat krisis menerima dorongan pembangunan yang signifikan. Manajemen dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "pemerintahan elektronik", yang implementasinya harus membantu menghilangkan hambatan birokrasi dalam interaksi antara negara, penduduk dan bisnis, serta mengurangi korupsi. Sebagai fitur implementasi proyek di badan kekuasaan negara dan lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk informasi keamanan. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi dari sistem manajemen dokumen elektronik yang aman.
Tentang Pengembang EDMS
Memilih solusi kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai pilihan: solusi kotak, solusi berbasis platform atau pengembangan kustom. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi yang sudah jadi, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform atas dasar itu solusi desain dan perkembangan kustom. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pengembang Rusia menyumbang sekitar 95% total proyek untuk implementasi EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen, berdasarkan tradisi manajemen domestik, masih kuat.
Perlu dicatat bahwa sejumlah vendor telah mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi) , lebih mungkin dianggap sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.
Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem kelas ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.
Menurut ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen sumber informasi perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.
Dalam kerangka konsep ECM, manajemen dokumen dianggap sebagai salah satu tugas untuk memastikan bekerja dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini didukung terutama oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja (Alur kerja), kerja kolektif dengan dokumen . Pada dasarnya, teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan elaborasi yang lebih dalam tentang masalah pengelolaan konten web dan konten multimedia.
Inisiatif negara seputar "Dokumen Elektronik"
Pada 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diterapkan di Rusia terkait dengan organisasi interaksi elektronik resmi antara negara, populasi, dan bisnis, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke berbagai aspek kehidupan bernegara dan publik. . Ini termasuk persetujuan daftar pelayanan publik diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan tentang sistem manajemen dokumen antar departemen, yang menjadi yang pertama langkah penting dalam perjalanan menuju implementasi konsep "pemerintahan elektronik".
Penting untuk dicatat bahwa masalah dasar hukum dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh peraturan perundang-undangan tentang penggunaan tanda tangan digital(EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi Informasi. Ternyata aturan dan prosedur untuk bekerja dengan dokumen ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, tetapi undang-undangnya belum ditentukan status resmi dokumen elektronik.
standar EDMS
Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Saat mengembangkan produk perangkat lunak dan mengimplementasikan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, pada tingkat tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:
- GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
- Undang-Undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana diubah pada 8 November 2007);
- GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh Keputusan Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
- Keputusan Pemerintah Federasi Rusia 22 September 2009 No. 754 "Tentang persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antardepartemen";
- Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi".
Saat mengimplementasikan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-Undang Federal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan 27 Desember, 2009 N 363-FZ "Tentang Perubahan Pasal 19 dan 25 hukum federal"Tentang data pribadi".
Karena GOST bersifat penasihat, pengembang menyertakan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka sehingga, tergantung pada pelanggan, berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen dapat diimplementasikan berdasarkan sistem. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus menyediakan pendekatan yang berbeda dan terkadang berlawanan untuk otomatisasi aliran dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum merupakan masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah membuktikan dirinya dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan peraturan untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam kelompok perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa baik pekerjaan dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen senior siap bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan di tempat kerja? Dan meskipun secara umum kompleks tugas pengelolaan dokumen elektronik cukup jelas, metode pelaksanaannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dari segi harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun) .
Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern
Tinjauan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Manajemen Dokumen (1C), Referensi Bos (BOSS - Referensi, Grup IT) , DELO (EOS), EUFRATS (Teknologi Kognitif), MOTIF (Motif). Kami sengaja tidak memasukkan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini tidak mungkin untuk berbicara tentang fungsionalitas dan replikabilitas tertentu. Untuk menyiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan EDMS yang disajikan adalah upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk menyelesaikan tugas-tugas aktual dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.
Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:
- pendaftaran dan pemasukan dokumen;
- bekerja dengan dokumen;
- manajemen dan kontrol alur kerja;
- pencarian dan analisis informasi;
- Informasi keamanan;
- dukungan untuk alur kerja kertas;
- pengaturan standar.
Karakteristik umum dari sistem ditempatkan dalam tabel terpisah.
Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem adalah sama, dan hanya spesifikasi terperinci dari beberapa tugas utama alur kerja dan fitur implementasinya yang memungkinkan untuk membandingkan solusi yang berbeda. Perlu dicatat bahwa untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan, ada praktik implementasi yang cukup besar. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatisasi alur kerja. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.
Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang menempati posisi terdepan di pasar, perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kemampuan dasar dalam satu atau lain bentuk telah diterapkan sebelumnya. . Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah manajemen berbeda jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis dan analisis konten dokumen. Namun sejauh ini, fungsionalitas seperti itu untuk EDMS tidak wajib, dan yang paling penting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.
Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, sebutan berikut digunakan:
- "+" - peluang diterapkan;
- «+/−» - fitur ini tersedia dengan fungsionalitas terbatas atau perangkat lunak tambahan perlu dibeli;
- "−" - kemungkinan tidak diterapkan.
Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer
Beras. 1. Karakteristik umum EDMS paling populer
Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen
Beras. 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen
Tabel 3. Bekerja dengan dokumen
Beras. 3. Bekerja dengan dokumen
Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja
Beras. 4. Manajemen dan kontrol alur kerja
Tabel 5. Pencarian dan Analisis Informasi
Beras. 5. Pencarian dan analisis informasi
Tabel 6. Keamanan informasi
Beras. 6. Keamanan informasi
Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas
Beras. 7. Dukungan untuk alur kerja kertas
Tabel 8 Alat Standar pengaturan
Beras. 8. Alat pengaturan standar
Tabel 9. Ringkasan fungsionalitas ERMS
Beras. 9. Evaluasi Akhir Fungsi ERMS
Untuk melakukan penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio "harga / fungsionalitas" yang dapat dipahami oleh semua orang. Kriteria penting ketiga - "Waktu implementasi" - kami tidak mempertimbangkan, karena sangat bergantung tidak hanya pada alat konfigurasi yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Posisi sistem dalam hal "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna) ditunjukkan di bawah ini.
Diagram 1. "Harga/fungsi optimal" EDMS (20 pengguna)
Beras. 10. EDMS "Harga / fungsionalitas optimal" (20 pengguna)
Diagram 2. "Harga/fungsi optimal" EDMS (100 pengguna)
Beras. 11. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (100 pengguna)
Diagram ini dibangun sesuai dengan prinsip Gartner Magic Quadrant, di mana sistem yang terletak di Kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria “harga/fungsi optimal”. Kuadran II dan IV dari diagram berisi sistem yang tidak memiliki: kartu skor seimbang harga dan fungsionalitas.
Kriteria yang dipilih untuk studi memungkinkan untuk mengevaluasi berbagai EDMS dalam hal kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata dari manajemen dokumen elektronik pada perusahaan modern. Kelompok pemimpin baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2) termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EUFRATS. Sistem yang tersisa terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran pertama diagram untuk EDMS untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Document Management, Boss Referent, CASE, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatisasi pekerjaan dengan dokumen, tetapi penawaran khusus berfokus pada penyelesaian hanya kelas tertentu dari tugas manajemen dokumen elektronik. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.
Kami berharap gambaran umum yang disajikan akan berguna bagi Anda ketika memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan menerapkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi manajemen dokumen elektronik.
P.S. Untuk persiapan tinjauan, hanya bahan yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel diterbitkan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan Sistem Informasi Industri, informasi tentang solusi mereka tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara rinci dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.
