Memorandum absensi sampel karyawan. Cara menulis memo untuk absensi dengan benar - contoh

Memo adalah dokumen penting yang dengannya hukuman dijatuhkan pada karyawan tertentu dengan adanya fakta pelanggaran disiplin kerja. Cara menyusun makalah ini akan dibahas secara rinci di bawah ini.

Pembaca yang budiman! Artikel tersebut berbicara tentang cara-cara khas untuk memecahkan masalah hukum, tetapi setiap kasus bersifat individual. Jika Anda ingin tahu caranya selesaikan masalah Anda dengan tepat- hubungi konsultan:

APLIKASI DAN PANGGILAN DITERIMA 24/7 dan TANPA HARI.

Ini cepat dan GRATIS!

Apa yang dikatakan hukum?

Menurut pasal nomor 81 Kode Tenaga Kerja RF, khususnya bagian ke-6, satu pelanggaran berat oleh seorang karyawan atas tugasnya menyebabkan pemecatan.

Sebagai suatu pelanggaran, dapat dipahami bahwa ketidakhadiran seorang karyawan di tempat kerja tanpa memberikan alasan yang sah kepada majikan.

Tidak ada kata-kata yang jelas tentang yang terakhir dalam undang-undang.

Dalam keadaan yang berbeda, alasan yang baik mungkin:

• penyakit karyawan atau anggota keluarganya (akan dikonfirmasi);
• keadaan yang berkaitan dengan transportasi;
• fitur cuaca (jika kita berbicara tentang kekhususan profesi tertentu);
• force majeure (misalnya, kecelakaan).

Keadaan kedua adalah tingkat keparahan pelanggaran, yang disebutkan dalam bagian 5 pasal 192 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Jika karyawan tidak hadir sebelum jam empat, ini tidak dianggap absensi. Hukuman yang dapat diterapkan dalam hal ini adalah sanksi disiplin (teguran atau teguran).

Apa dokumen ini?

Catatan laporan (layanan) tentang ketidakhadiran adalah dokumen informasi yang memberi tahu manajemen senior tentang ketidakhadiran seorang karyawan di tempat kerja sepanjang hari atau beberapa jam (lebih dari 4).

Berfungsi sebagai dasar untuk pemecatan seorang karyawan atau membawanya ke tanggung jawab disipliner.

Kapan diperlukan?

Laporan ketidakhadiran ditulis jika seorang karyawan tidak masuk kerja selama lebih dari 4 jam tanpa peringatan tentang alasan yang baik.

Sangat penting untuk memiliki dokumen ini jika terjadi kerugian perusahaan terkait dengan ketidakhadiran seorang karyawan. Hanya atas dasar itu Anda dapat menyusun, pemecatan atau penyitaan.

Terkadang, hukuman bisa berupa peringatan informal atau ekspresi ketidakpuasan dari pihak berwenang. Hal ini relevan jika pelanggaran dilakukan untuk pertama kalinya.

Apakah itu diperlukan?

Itu semua tergantung pada bentuk organisasi dan peraturan internalnya. Tidak praktis untuk melakukan dokumen seperti itu di pengusaha perorangan dan LLC kecil, karena lingkaran karyawan sangat sempit dan direksi sendiri yang mengontrol dan menangani para pekerja.

Lebih banyak lagi organisasi besar dokumen ini adalah dasar untuk pemecatan dan pengenaan hukuman lain pada karyawan karena ketidakhadirannya.

Bagaimana nota absensi karyawan tahun 2019-2017 disusun?

Saat menyusun memo, penting untuk mempertimbangkan bidang dokumen seperti:

• nama lengkap unit kerja;
• nama perusahaan;
• Nama lengkap orang yang menjadi sasaran pengaduan;
• Nama lengkap pengirim dan posisinya;
• nama dokumen;
• Tanggal persiapan;
• nomor keluar (harus terdaftar pada sekretaris);
• tanda tangan dan nama lengkap kepala bagian.

Judul dimulai dengan kata-kata "Tentang pelanggaran" atau "Tentang". Dalam teks dokumen, sejak awal, bersama dengan fakta, ia menceritakan tentang ketidakhadiran pejabat di tempat kerja, dan kemudian menetapkan permintaan untuk penerapan tindakan sehubungan dengan karyawan.

Bentuk dan struktur dokumen

Memo itu ditulis dengan gaya bisnis yang ketat.

Makalah ini ditujukan kepada kepala eksekutif, yang harus ditunjukkan di sudut kanan atas. Penting juga untuk memberikan informasi tentang unit di mana pelanggaran terjadi, dan data tentang orang yang membuat dokumen (ibid di header). Anda memerlukan tanggal pendaftaran dan nomor terdaftar - mereka ditetapkan di bagian atas halaman.

Di tengah dokumen ada teks yang menjelaskan peristiwa absensi. Pada akhirnya, permintaan untuk pemulihan, pemecatan atau pengurangan hukuman (jika kesalahan dilakukan untuk pertama kalinya) ditunjukkan.

Aturan kompilasi

Sebelum menyusun makalah, penting untuk meminta karyawan menjelaskan alasan pelanggaran dan dokumen pendukung apa pun.

Ketika muncul pertanyaan tentang bagaimana menulis dokumen ini, penting untuk diingat bahwa fakta-fakta berikut harus ada di badan surat:

• tanggal pelanggaran disiplin;
• inisial lengkap karyawan yang tidak hadir;
• waktu dan jam ketidakhadiran (akurat hingga menit);
• alasan ketidakhadiran yang diketahui;
• akibat yang ternyata merupakan akibat dari pelanggaran disiplin;
• permintaan untuk kemungkinan hukuman seorang karyawan.

Dengan siapa mendaftar?

Laporan ditandatangani langsung oleh kepala departemen tempat pekerja bolos bekerja, dan dikirim ke kepala manajemen.

Di mana itu terdaftar?

Memo tersebut ditransfer antara perwakilan dari satu perusahaan. Dalam beberapa kasus, dikirim ke cabang lain (jika manajemen senior berada di sana).

Dokumen didaftarkan ke sekretaris Direktur Jenderal sebagai internal.

Bergantung pada aturan organisasi tertentu, itu juga dapat didaftarkan di tempat kompilasi.

Syarat pendaftaran

Memo tersebut dibuat segera setelah karyawan tersebut tidak hadir.

Dalam beberapa kasus, disarankan untuk memperbaiki pass terlebih dahulu di rapor dan membuat laporan, ketika beberapa hari terlewatkan, menunjukkan semua tanggal di atas kertas dengan akurat.

Dalam hal pemecatan, karyawan diberikan waktu untuk memberikan bukti alasan yang baik setelah absen sebelum mengajukan laporan pelanggaran.

Untuk melakukan ini, Anda perlu menyiapkan dokumen di menulis dan memberikannya pada tanda bolos. Atau Anda dapat mengirim surat ke alamatnya dengan permintaan untuk menjelaskan alasannya.

Ketidakhadiran seorang karyawan di tempat kerjanya untuk waktu yang lama adalah pelanggaran disiplin. Undang-undang mengatur pemecatan karyawan karena ketidakhadiran sebagai hukuman. Tetapi pertama-tama, perlu untuk mengidentifikasi ketidakhadiran seperti itu. Itu harus dibuat oleh dokumen seperti memorandum tentang ketidakhadiran karyawan dari tempat kerja, yang dibuat oleh kepala departemen tempat orang yang tidak hadir itu bekerja.

Memo kepada karyawan yang tidak masuk kerja adalah dokumen tertulis yang memberi tahu manajemen tentang kesalahan yang dilakukan oleh orang ini. Atas dasar itu, formulir seperti itu dibuat sebagai tindakan atas ketidakhadiran seorang karyawan di tempat kerja.

Selanjutnya, setelah mempelajari kedua dokumen ini, manajemen badan usaha dapat memutuskan kontrak kerja dengan karyawan untuk pelanggaran disiplin- absensi.

Tanggung jawab untuk pendaftarannya terletak pada kepala, yang mengepalai departemen tempat karyawan yang tidak hadir itu bekerja. Itu juga dapat dibuat oleh spesialis personalia.

Dalam hal ketika dokumen ini dibuat, yang terbaik adalah membuatnya segera pada saat pelanggaran terdeteksi.

Perhatian! Peran laporan dalam prosedur pemutusan hubungan kerja dengan seorang karyawan tidak boleh diremehkan, karena dokumen inilah yang mencerminkan kebutuhan untuk membuat tindakan atas ketidakhadiran seorang karyawan, dan kemudian pesanan itu sendiri. Itu harus diselesaikan ketika tidak mungkin untuk menghubungi karyawan yang tidak hadir, atau dia tidak memberikan penjelasan yang masuk akal melalui telepon.

Undang-undang tidak mengatur kewajiban untuk mengeluarkan laporan untuk karyawan yang tidak hadir. Dalam usaha kecil bahkan mungkin tidak dikompilasi, karena manajemen secara mandiri memiliki kemampuan untuk mengontrol aktivitas tenaga kerja setiap pekerja.

Namun, dalam praktiknya, dokumen ini hampir selalu dibuat, terutama ketika ketidakhadiran seseorang berlangsung lebih dari empat jam berturut-turut atau sehari penuh, dan administrasi organisasi akan memecatnya karena ini.

Laporan tersebut tidak hanya berisi informasi tentang pelanggaran, tetapi juga termasuk rekomendasi dari atasan langsung karyawan tersebut tentang tindakan hukuman. Ini penting karena manajemen senior mungkin tidak mengetahui karyawan yang melakukan kesalahan. Berdasarkan dokumen ini, administrasi dapat menerima solusi yang benar saat menentukan ukuran pengaruh pada karyawan.

Peran dokumen meningkat jika perusahaan berencana untuk menarik karyawan yang melanggar untuk tanggung jawab materi... Laporan tersebut juga akan menjadi salah satu dokumen yang membuktikan fakta pelanggaran tersebut.

Penting! Jika manajemen perusahaan berencana untuk memutuskan kontrak kerja dengan karyawan tunggakan yang telah melakukan absensi, maka satu memo tidak cukup. Ini hanya dokumen informasi.

Bentuk utama yang mencatat fakta pelanggaran di suatu perusahaan adalah tindakan tentang ketidakhadiran seorang pekerja di tempat kerjanya, yang dibuat oleh komisi.

Unduh contoh memo

Unduh dalam format Word.

Cara menulis memo tentang ketidakhadiran karyawan di tempat kerja

Dokumen diisi dalam bentuk apa pun menggunakan aturan surat Bisnis... Sejumlah persyaratan harus ada dalam laporan. Anda dapat mengisinya dengan tangan atau menggunakan komputer.

Di bagian atas dokumen di sebelah kanan, nama posisi kepala perusahaan, namanya, serta data pribadi direktur dalam kasus datif ditunjukkan. Di bawah ini Anda harus mencerminkan posisi, nama departemen tempat pengirim memorandum bekerja, nama lengkapnya, ditulis dalam kasus genitive.

Pastikan untuk menunjukkan nama dokumen di bawah ini. Di sini Anda juga dapat meletakkan nomor pendaftaran dan tanggal kompilasi.

Pada baris berikutnya, diinginkan untuk direfleksikan dalam bentuk judul Ringkasan dokumen. Misalnya, "Tentang tidak masuk kerja."

Selanjutnya, dalam bentuk naratif, informasi tentang kejadian tersebut harus direfleksikan. Pastikan untuk menyebutkan di bagian ini tanggal dan waktu, durasi ketidakhadiran, posisi, nama departemen struktural, serta data pribadi karyawan yang tidak muncul untuk bekerja.

Ini kemudian harus mencantumkan langkah-langkah yang diambil oleh penyusun dokumen ini untuk mengetahui apa yang terjadi pada pekerja yang tidak hadir. Misalnya, upaya yang dilakukan untuk menghubungi karyawan melalui telepon atau komunikasi lainnya, dll.

Kemudian hasil dari tindakan yang diambil untuk mengklarifikasi alasan ketidakhadiran karyawan ini untuk bekerja tercermin. Di sini tercatat apakah ia mendapat penjelasan tentang alasan tidak masuk kerja, apakah ia memiliki dokumen pendukung, dll.

Penting! Jika tidak mungkin untuk menghubungi orang seperti itu, maka ini harus tercermin dalam memorandum.

Disarankan untuk mencerminkan dalam laporan konsekuensi dari ketidakhadiran karyawan, terutama jika entitas ekonomi mengalami kerugian material.

Setelah mundur sedikit ruang, penyusun memo membubuhkan tanda tangan di dokumen, dengan dekripsi posisinya dan data pribadinya.

Memorandum Absensi- Ini adalah dokumen informasi dan referensi yang menginformasikan tentang fakta bahwa seorang karyawan tidak hadir di tempat kerjanya selama seluruh hari kerja atau sebagian besar darinya dan berisi permintaan untuk membawa karyawan ini ke tanggung jawab disipliner.

Cara menulis memo tentang pembolosan

Saat menulis memo tentang ketidakhadiran, pertimbangkan detail berikut:

• nama unit struktural;
• Judul dokumen - ;
• tanggal dan nomor keluar;
• data penerima - posisi, nama keluarga, dan inisial orang yang dituju dokumen tersebut;
• menuju ke teks - "Tentang ...", "Tentang ...";
• teks memo - pertama, informasi tentang fakta ketidakhadiran karyawan dari tempat kerja ditunjukkan, kemudian permintaan khusus dinyatakan;
• tanda tangan - posisi penulis dokumen, tanda tangan pribadinya, nama keluarga dan inisialnya.

Contoh memo tentang ketidakhadiran

CATATAN EKSEKUTIF
04.10.2013 № 5

Absen dari tempat kerja

Saya ingin memberi tahu Anda bahwa hari ini, 10/04/2013, manajer pengadaan Ivan Vasilyevich Makarov tidak hadir di tempat kerjanya sepanjang hari kerja dari pukul 9:00 hingga 18:00.

Tidak ada informasi yang mengkonfirmasi keabsahan alasan ketidakhadiran Makarov I.The., Apakah tidak tersedia.

Saya meminta Anda untuk mempertimbangkan masalah pengenaan Makarov I.V. tindakan disiplin.

Pendaftaran memo tentang ketidakhadiran dilakukan pada lembar A4.

Buka dokumen di galeri:

Teks dokumen:

Direktur departemen produksi OOO "Klyuch" PN Shumelkin LAPORAN 08.09.2011 N 145 Minsk Tentang ketidakhadiran seorang karyawan di tempat kerja Master Departemen produksi A.V. Kopeiko 09/08/2011 tidak masuk kerja. Alasan kegagalan untuk muncul tidak diketahui. Absen Kopeiko A.The. dikonfirmasi oleh data laporan untuk 09/08/2011, yang dihasilkan berdasarkan informasi dari modul "Waktu dan Kehadiran" dari sistem kontrol akses elektronik ke wilayah Klyuch LLC (menggunakan kartu elektronik dalam bentuk plastik kartu akses), yang mencatat pergerakan pekerja di seluruh wilayah Klyuch LLC dengan mempertimbangkan waktu kerja oleh setiap karyawan. Untuk bekerja Kopeiko A.V. tidak menelepon, pada panggilan telepon Saya tidak menjawab telepon rumah dan ponsel saya. Saya meminta Anda untuk mempertimbangkan masalah menarik master A.V. Kopeiko. untuk tanggung jawab disipliner atas ketidakhadiran jika tidak ada alasan yang sah untuk tidak masuk kerja. Kepala departemen produksi Tanda tangan I. I. Petrov

Lampiran ke dokumen:

• (Pembaca adobe)

Dokumen apa lagi yang ada:

Apa lagi yang harus diunduh pada topik "Catatan":

Memo adalah salah satu jenis memo, yang dibuat secara tertulis dan memiliki aplikasi yang luas dalam manajemen dan hukum divisi struktural... Dokumen menyediakan interaksi langsung antara objek yang diatur.

Tujuan utama dari dokumen ini adalah:

• Permintaan informasi;
• Memberikan daftar tindakan;
• dokumen pendamping;
• Pemberitahuan.

Itu diisi atas nama kepala tentang pelanggaran ketertiban internal organisasi oleh salah satu karyawan. Dokumen tersebut mencakup informasi tentang pelaku, jenis pelanggaran, serta langkah-langkah untuk mengatasi masalah ini.

Bagaimana cara menulis memo bolos?

Untuk memulainya, perlu untuk menunjukkan bahwa catatan itu dibuat atas nama direktur, menunjukkan nama organisasi, nama lengkap direktur. Anda juga harus mengatur tanggal dan tempat pembuatan dokumen. Berikutnya adalah bagian utama dari teks, yang menetapkan informasi tentang siapa dan kapan mereka melewatkannya waktu kerja, menunjukkan nama dan posisi bolos. Waktu yang tepat dari ketidakhadiran dari tempat kerja juga ditetapkan. Di akhir dokumen, Anda harus menulis data pencetus dan menandatangani.

Dengan cara yang sama, Anda dapat mengatur memo v dalam format elektronik, sampel akan mirip dengan yang tertulis.

Bisakah saya dipecat karena absen tanpa memo?

Untuk memberhentikan bolos, dasar pembuktian diperlukan secara lengkap, karena jika setidaknya satu dokumen wajib tidak diperoleh, prosedur pemutusan kontrak kerja tidak mungkin dilakukan.

Tidak mungkin memecat seorang karyawan tanpa tindakan yang tepat yang mengkonfirmasi fakta ketidakhadiran. Jika tidak, ia dapat mengajukan ke pengadilan, di mana ia memiliki hak untuk menantang hukuman disiplin yang dijatuhkan padanya. Oleh karena itu, untuk menghindari kasus seperti itu, perlu untuk mengumpulkan dan menyiapkan dokumen sejak awal, ketika bolos mulai melanggar jadwal internal organisasi.

Memo tentang pemecatan seorang karyawan karena ketidakhadiran

Dokumen tersebut harus berisi sejumlah poin yang diperlukan yang mengkonfirmasi pelanggaran oleh karyawan. Ketika pelanggaran dicatat, tindakan dibuat dan saksi terlibat, dan kemudian memo ditulis langsung ke kepala organisasi. Setelah menyusun undang-undang tentang melewatkan jam kerja oleh seorang karyawan, Anda harus mencari tahu apa alasan kegagalan untuk muncul di tempat kerja, serta pembolos diharuskan memberikan catatan penjelasan dan dokumen yang akan membenarkan ketidakhadirannya.

Jika ada bukti ketidakhadiran, perintah dibuat untuk memberhentikan karyawan dari organisasi. Selanjutnya, Anda perlu membiasakan bolos dengan pesanan yang dikeluarkan, membuat perhitungan penggajian dan mengeluarkan buku kerja dengan pengenalan alasan pemecatan di sana. Jika karyawan tersebut tidak muncul di tempat kerja, Anda harus mengiriminya pemberitahuan bahwa ia harus datang untuk menerima perhitungan dan tenaga kerja.

Alasan hukum untuk pembolosan

Ketidakhadiran untuk alasan yang baik tidak dianggap sebagai pelanggaran, karena ada alasan yang baik untuk itu.

Alasan yang baik meliputi:

• Sakit, serta konfirmasi terdokumentasi dari dokter;
• Sehubungan dengan berjalannya pemeriksaan kesehatan;
• Penyakit anak, akibatnya absensi dilakukan;
• Jika karyawan memiliki cuti sakit, ia dapat hadir di tempat kerjanya, tetapi cuti sakit tidak disetujui oleh majikannya;
• Situasi tak terduga yang terkait dengan pekerjaan darurat di apartemen;
• Ketidakhadiran karena litigasi sebagai penggugat;
• Karena ketidaktahuan karyawan tentang pergi bekerja di pihak manajer;
• Dalam kasus penangkapan upah selama lebih dari dua minggu.

Jika alasan ketidakhadiran karyawan dari tempat kerjanya tidak sah, hukuman akan menyusul, hingga dan termasuk pemecatan.

Contoh memo tentang ketidakhadiran seorang karyawan

Terlepas dari kenyataan bahwa formulir untuk mengisi memo itu gratis, masih ada kebutuhan untuk memasukkan detail tertentu dalam teks dokumen.

Pertama, penerima, nama perusahaan, kepada siapa dan dari siapa tindakan itu dikirim ditunjukkan. Di bawah ini adalah judul, tanggal pembuatannya, dan nomor pribadi catatan tersebut. Teks dokumen menjelaskan pelanggaran dan alasannya, dan juga menunjukkan permintaan tindakan disipliner untuk pekerjaan yang hilang. Itu diakhiri dengan indikasi posisi orang konstituen, tanda tangan, serta penguraiannya.

Contoh menyusun pesanan untuk membatalkan perjalanan bisnis

Mengirim karyawan dalam perjalanan bisnis disertai dengan persiapan dokumentasi yang relevan. Urutan tindakan yang ditentukan olehnya dan sementara ...

Cara memindahkan karyawan ke posisi lain atas inisiatif karyawan dan majikan

Seorang karyawan organisasi dapat meminta direktur untuk memindahkannya ke posisi lain berdasarkan berbagai keadaan. ...

Jenis kewajiban karyawan

Kewajiban setiap pekerja adalah bertanggung jawab atas harta benda majikan. Harta tersebut dapat dititipkan kepada seorang pegawai atau ...

Aturan untuk membuat surat kuasa untuk menerima pensiun

Seseorang dapat mengeluarkan dokumen ini jika kesehatannya tidak memungkinkannya untuk secara pribadi menerima ...

Apa aturan untuk mengenakan dan menghapus sanksi disipliner pada karyawan?

Dalam kasus pelanggaran jadwal kerja oleh seorang karyawan, majikan berhak untuk menerapkan hukuman kepadanya dalam bentuk ...

Bagaimana cara membuat laporan absensi karyawan?

Tindakan ketidakhadiran karyawan adalah dokumen yang dengannya seorang karyawan dapat dibawa ke tindakan disipliner. ...