Apakah mungkin untuk menulis surat. Cara menyelesaikan surat bisnis: contoh dalam bahasa Rusia dan Inggris

Selama beberapa dekade terakhir, korespondensi bisnis melalui email telah mendapatkan popularitas besar dan telah menjadi salah satu metode utama komunikasi bisnis. Saat ini sulit untuk menemukan orang seperti itu yang tidak akan menggunakan email dalam praktik komunikasi antarpribadi. Meskipun demikian, banyak orang saat ini mengajukan pertanyaan: agar semua aturan dipatuhi? Bagaimana membentuk dengan penerima dengan bantuan surat yang kompeten kesan yang baik tentang pengirimnya?

Artikel ini menjelaskan aturan korespondensi bisnis di surel, A saran praktis disajikan dalam artikel akan membantu Anda mempelajari yang benar komunikasi bisnis saat menulis email.

Banyak orang memulai hari mereka dengan memeriksa kotak surat mereka untuk pesan baru. Namun, sayangnya, terlepas dari prevalensi metode pertukaran informasi ini, banyak yang tidak tahu cara menggunakan bahasa korespondensi bisnis dengan benar, salah mengira email sebagai cara komunikasi informal.

Karena kecepatan pengiriman, ini menyederhanakan pertukaran penting dokumen resmi, formulir, pernyataan, tetapi bahkan di sini orang membuat kesalahan saat mengirim surat. Sering terjadi saat kompilasi surel ketika bertukar file apa pun, penerima, untuk alasan apa pun, tidak membuat sketsa yang menyertainya dan tidak memasukkan topik, yang dapat mempersulit pekerjaan penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab pertanyaan: bagaimana cara mengirim email dan mematuhi semua aturan komunikasi tertulis bisnis melalui email?

Saat menulis email, semua bidang yang disediakan harus diisi

Aturan email bisnis mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua kolom yang disediakan dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Sebuah subjek harus dijelaskan yang secara singkat menggambarkan esensi dari surat yang dikirim. Sangat sering nasib surat yang dikirim dan kecepatan penyelesaian masalah yang dinyatakan di dalamnya tergantung pada topik yang dijelaskan dengan benar. Email bisnis harus dimulai dengan salam - penghormatan sederhana kepada penerima ini sangat penting dalam korespondensi. Salam harus diikuti oleh teks, yang disebut "badan surat", dan pada akhirnya tanda tangan dibiarkan, misalnya, "Hormat kami, Brisov Petr Ivanovich."

Salam dalam korespondensi bisnis

Pada titik ini, ada baiknya juga memusatkan perhatian Anda, karena sikap hormat sangat penting dalam aspek apa pun. komunikasi bisnis... Ungkapan sapaan yang optimal adalah "Selamat siang" atau "Halo". Melakukan korespondensi bisnis melalui email membatasi penggunaan frasa "Selamat malam" atau " Selamat pagi”, Karena si penerima bisa membaca surat itu lebih lama dari yang diterimanya. Juga tidak benar menggunakan ungkapan umum yang digunakan dalam salam.

Setelah kata atau frasa salam, Anda harus menghubungi penerima dengan nama dan patronimik, dan jika nama itu tidak diketahui oleh pengirim, Anda dapat melewati momen ini. Kemudian Anda dapat melanjutkan untuk menetapkan tujuan surat itu.

File terlampir dalam korespondensi email bisnis

Jika tujuan utama surat tidak hanya narasi tertulis dan penyajian esensi masalah, tetapi juga pengiriman file, maka lebih baik melampirkan objek yang akan dikirim terlebih dahulu. Sering terjadi bahwa banyak pengirim, karena kurang perhatian, setelah mencantumkan inti masalah di badan surat, lupa melampirkan lampiran yang diperlukan. Kelalaian tersebut dapat berdampak negatif terhadap reputasi bisnis pengirim surat bisnis.

Alamat email harus dapat dikenali dan ringkas

Aturan email bisnis mewajibkan pengirim untuk memiliki nama email yang dapat dikenali, yang harus berisi informasi yang benar tentang nama pengirim. Itu tidak terlalu singkat dan terlihat bodoh surat resmi dan banding ketika ekspresi atau kata-kata informal ditunjukkan dalam alamat email, misalnya, alamat email "limon_petya". Itu terlihat sangat tidak bermartabat untuk orang dewasa. Untuk korespondensi bisnis, yang terbaik adalah membuat email terpisah dan mengikuti etiket email bisnis.

Menggunakan fungsi Balas (Respon) cepat untuk membalas email yang diterima sebelumnya

Fungsi Balas atau Respons (disingkat Re :) membantu pengguna cara cepat membalas pesan yang dikirim sebelumnya dari pengirim. Fungsi ini juga memiliki kemampuan universal untuk membaca korespondensi sebelumnya dengan lawan bicara tentang topik tertentu. Tetapi aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim untuk mengganti nama subjek surat bisnis jika inti pembicaraan berubah selama korespondensi.

Sebelum mengirim surat bisnis, koreksi kesalahan ejaan dan tanda baca

E-mail menyederhanakan pertukaran informasi, tetapi dalam korespondensi bisnis, Anda tidak boleh mengabaikan aturan bahasa Rusia, karena kesalahan yang dilakukan secara sembarangan dapat memengaruhi kredibilitas pengirim. Sebelum mengirim surat, Anda harus meninjau teks beberapa kali dan hati-hati memeriksa kesalahan offografik dan tanda baca. Banyak klien email memiliki fitur pemeriksa ejaan, jadi Anda harus memperhatikan kata-kata yang digarisbawahi dengan garis merah. Jika Anda ragu tentang ejaan yang benar, maka Anda harus mencari bantuan di Internet atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.

Bidang tujuan harus diselesaikan terakhir

Untuk menghindari pengiriman surat yang belum selesai atau belum diedit, alamat penerima surat bisnis harus dimasukkan pada saat-saat terakhir sebelum mengirim. Aturan ini juga merupakan bagian dari dasar-dasar korespondensi email bisnis. Kebetulan ketika mengisi bidang penerima, email mungkin menawarkan daftar penerima yang digunakan sebelumnya, di sini Anda juga harus memusatkan perhatian agar tidak salah mengirim yang dikompilasi surat Bisnis kepada penerima pihak ketiga.

Menyusun surat bisnis

Aturan penataan teks tidak hanya berlaku untuk media kertas, tetapi juga aturan untuk korespondensi bisnis melalui email. Tidak selalu nyaman bagi penerima untuk membaca teks surat dalam volume besar di layar monitor. Untuk menyederhanakan poin ini, Anda harus memecah teks menjadi paragraf kecil yang dibentuk secara logis dan menghindari kalimat yang rumit dalam menulis teks surat bisnis. Panjang optimal satu kalimat dalam surat bisnis tidak boleh lebih dari lima belas kata.

Inti dari surat bisnis harus dinyatakan pada manfaat

Selain subjek surat bisnis yang ditentukan, penerima juga harus tertarik dengan kalimat pertama dan kedua yang dirumuskan dengan jelas dari teks utama. Tugas pengirim adalah menyatakan di awal surat inti dari masalah atau pertanyaan yang ditujukan kepada penerima. Kalimat pertama harus menunjukkan tujuan pengiriman surat bisnis. Contoh: “Kami memberi tahu Anda bahwa persyaratan kewajiban berdasarkan kontrak No. 45 tanggal 01/02/2017“ Tentang pasokan bahan curah ”akan segera berakhir. Untuk memperbarui kontrak, Anda harus mengirimkan paket dokumen berulang. " Berkat tujuan yang ditentukan, penerima memiliki kesempatan untuk mempelajari ide utama surat bisnis. Jika teks surat terlalu besar, maka lebih baik menggunakan fungsi melampirkan objek sebagai lampiran dalam bentuk dokumen teks, tetapi pada saat yang sama dengan bidang teks Anda harus meninggalkan sketsa yang menyertainya. yang menerangi surat bisnis. Contoh: “Kami mengirimi Anda salinan elektronik surat dari Mak-Stroy LLC untuk ditinjau. Kami mohon kepada Bapak/Ibu untuk menginformasikan kepada kami mengenai keputusan perpanjangan kontrak No. 45 tanggal 02.01.2017 “Tentang penyediaan bahan curah” sebelum batas waktu yang ditentukan dalam surat.”

Setiap email bisnis harus dijawab

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika penerima mengabaikan surat bisnis karena alasan tertentu. Kadang-kadang memang ada kasus ketika jawaban tidak dapat diberikan karena situasi tertentu, misalnya, waktu untuk menyelesaikan masalah dapat memakan waktu beberapa hari atau penerima sedang berpikir dan tidak dapat segera menjawab pertanyaan. Dalam hal ini, komentar singkat harus diberikan tentang masalah ini, misalnya, “Halo, Petr Ivanovich. Saya menerima surat Anda, tetapi hari ini saya merasa sulit untuk menjawabnya, karena saya harus berkonsultasi dengan manajemen yang lebih tinggi. Saya akan melaporkan masalah Anda ke CEO perusahaan kami dan akan memberikan jawaban resmi pada akhir minggu. Hormat kami, manajer departemen penjualan Belov Ivan Gennadievich ".

Perlu diingat bahwa jika jawaban tidak diberikan dalam waktu tiga hari kerja, maka fakta diamnya penerima surat bisnis dapat dinilai sebagai pengabaian dan penolakan untuk berkomunikasi dengan pengirim.

Saat menulis surat tanggapan, Anda harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan

Jika surat yang dikirim kepada penerima bersifat interogatif, maka saat membuat surat, Anda harus menjawab pertanyaan sesuai urutan yang ada dalam teks surat bisnis yang diterima. Jika pertanyaan telah diajukan, pengirim berharap untuk menerima jawaban spesifik untuk mereka. Saat menulis surat, jawabannya tidak boleh diberi nomor, Anda hanya perlu menyatakan pikiran secara berurutan. Untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan, pertama-tama Anda perlu membaca kembali surat bisnis yang diterima beberapa kali, dan jika ada terlalu banyak pertanyaan, lebih baik menuliskannya secara terpisah agar tidak terlewatkan. Jika tidak mungkin untuk memberikan jawaban atas beberapa pertanyaan yang diajukan, perlu ditunjukkan bahwa saat ini, untuk beberapa alasan, jawabannya tidak dapat diberikan.

Jangan terlalu sering menggunakan singkatan, emoji, dan huruf kapital

Ada contoh negatif korespondensi bisnis, ketika pengirim mencairkannya menggunakan tanda-tanda informal dalam bentuk emotikon. Penggunaannya populer saat berkomunikasi di jaringan sosial Namun, aturan korespondensi bisnis tidak menyambut tampilan emosi seperti itu, karena penerima mungkin tidak mengetahui arti sebenarnya dan menganggapnya sebagai serangkaian kesalahan tanda baca yang tidak dia pahami.

Anda juga harus menolak untuk menulis teks dengan huruf kapital. Di Internet, sekumpulan kata yang ditulis dengan huruf kapital disebut "frasa mencolok" dan lebih sering frasa tersebut membawa konotasi negatif. Penerima, saat membaca email bisnis, mungkin menganggap font semacam itu secara negatif, yang akan berdampak buruk pada persepsi makna. Jika Anda perlu menekankan pentingnya momen dalam sebuah surat bisnis, lebih baik menggunakan frasa pengantar, misalnya, "Perlu diketahui bahwa Anda perlu menyediakan paket dokumen untuk perpanjangan kontrak paling lambat 10/02/2017. " atau "Harap diperhatikan bahwa dokumen untuk perpanjangan kontrak harus diserahkan selambat-lambatnya 10.02.2017 ”.

Tidak perlu mentransfer informasi sensitif melalui email

Untuk mentransfer informasi pribadi atau rahasia, lebih baik menolak kotak email, karena ada ancaman penyadapan informasi oleh penjahat dunia maya untuk tujuan tentara bayaran mereka sendiri. Informasi ini dapat mencakup: nomor telepon, kata sandi dari kartu bank, rekening bank pribadi, dll. Penting untuk diingat bahwa informasi disimpan di server agen surat dan dapat dicuri jika terjadi peretasan.

Di akhir surat harus ditandatangani oleh pengirim

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap surat yang dikirim harus berisi tanda tangan tertentu. Seringkali, pengembang kotak surat memperkenalkan fitur blok tanda tangan, di mana Anda dapat memasukkan judul, nama, dan nomor telepon kontak Anda. Selanjutnya, blok ini akan secara otomatis ditampilkan di akhir setiap huruf, yang akan menyederhanakan pengetikan. Penting untuk menyusun tanda tangan dengan benar sehingga penerima memiliki kesempatan untuk menghubungi pengirim dengan benar saat membalas surat itu. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: "Hormat kami, Nikolay Alexandrovich Petrov, +79810000000".

Menarik kesimpulan, dapat dicatat bahwa untuk memahami cara melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda tidak perlu menguasai dasar-dasar tambahan dan rumit. Seseorang hanya perlu mematuhi aturan dasar etiket dan mematuhi norma-norma bahasa Rusia.

Teman-teman yang terkasih, hari ini saya memutuskan untuk menulis tentang hal yang menyakitkan - cara menulis surat . Saya pikir banyak spesialis di berbagai bidang menerima banyak surat setiap hari dengan pertanyaan dan permintaan bantuan.

Anda benar-benar tidak terkecuali . Jumlah surat dengan pertanyaan dan permintaan bantuan rata-rata 40-50 per hari dan terkadang melebihi kemampuan fisik saya untuk menjawabnya.

Bagian penting dari korespondensi terdiri dari surat-surat di mana pertanyaan dan deskripsi masalah tidak dirumuskan dengan benar, itulah sebabnya mereka memerlukan surat klarifikasi tambahan, yang membutuhkan waktu ekstra untuk pengirim dan penerima.

Dalam posting ini, saya ingin berbicara tentang cara menulis surat dengan pertanyaan dengan benar kepada spesialis sehingga mendapatkan informasi yang Anda butuhkan membutuhkan waktu minimum dan tidak memerlukan korespondensi yang tidak perlu.

Aturan utamanya, menurut saya, adalah sangat penting dalam surat untuk memperjelas bahwa Anda menghargai waktu penerima. Semuanya harus singkat dan jelas.

1. Salam

Saya percaya bahwa surat apa pun harus dimulai dengan salam. "Halo", "Halo", "Selamat siang" - mudah untuk menulis kata-kata ini dan butuh beberapa detik. Saya pribadi tidak suka surat yang tidak mengandung sapaan. Tidak ada yang lebih berharga atau datang semurah kesopanan.

2. Memanggil dengan nama

Di semua halaman blog, situs di mana ada formulir masukan(misalnya, halaman ""), saya selalu menulis "Nama saya Michael", jadi saya tidak melihat masalah dalam tidak menangani huruf dengan nama. Secara tidak sadar, setiap orang senang dipanggil dengan nama.

Dan meskipun saya lebih menyukai "Mike" daripada "Michael" , panggilan dengan nama apa pun akan berhasil .

3. Google pertanyaan Anda terlebih dahulu

Berapa kali dalam korespondensi saya harus memberikan tautan ke materi yang saya temukan hanya dengan mengetikkan pertanyaan yang diajukan kepada saya di mesin pencari! Saya bahkan tidak punya cukup jari di tangan dan kaki saya !

Serius, saya dengan tulus menyarankan Anda untuk terlebih dahulu google pertanyaan yang Anda minati pilihan yang berbeda(termasuk dalam bahasa Inggris, Anda dapat menerjemahkan melalui Google Translate) dan meluangkan waktu untuk mempelajari materi yang ditemukan.

Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan Anda di mesin pencari atau di forum (banyak orang datang ke sana untuk berkomunikasi, mendiskusikan masalah spesifik tentang berbagai topik dan menjawab pertanyaan). Mengapa membuang waktu orang lain ketika dalam banyak kasus Anda sendiri dapat dengan mudah menemukan semua yang Anda butuhkan?

🔥 Ngomong-ngomong! Saya memberikan kursus berbayar tentang Promosi Situs Web Bahasa Inggris Shaolin SEO. Jika Anda tertarik, Anda dapat mendaftar di situs webnya seoshaolin.com.

Saya berharap Anda berhasil meningkatkan lalu lintas ke situs Anda!

Makanan penutup untuk hari ini - video tentang bagaimana seorang pria menarik dirinya ke atas palang horizontal dengan satu jari. aku juga mau :

E-mail selalu dan tetap menjadi mode komunikasi utama dalam dunia bisnis. Surat yang ditulis dengan baik sudah berarti setengah dari kesuksesan. Tetapi tidak semua dari mereka tahu cara menulis surat seperti itu. Terkadang, membaca surat dengan proposal bisnis, menjadi tidak sepenuhnya jelas apa sebenarnya yang ingin mereka tawarkan kepada Anda, manfaat apa yang akan Anda dapatkan dari ini dan mengapa Anda menghabiskan waktu Anda untuk membaca dan memahami surat ini.

Kemampuan untuk menulis surat yang benar dan persuasif datang dengan latihan. Dan itu bagus ketika akumulasi pengalaman dibagikan, sehingga memungkinkan orang lain untuk tidak menginjak penggaruk yang sama. Jeffrey James, penulis Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the World's Top Sales Experts, menawarkan sistem 6 langkah sederhana untuk menulis surat persuasif.

Hak Cipta Shutterstock

1. Selalu jelas tentang apa yang akan Anda tulis

Tujuan utama surat adalah untuk membuat penerima membuat keputusan tertentu. Jadi sebelum Anda mulai menulis surat Anda, tanyakan pada diri Anda lagi apa sebenarnya yang Anda inginkan dari si penerima? Keputusan apa yang harus dia buat setelah membaca surat Anda?

V pada kasus ini, ketidakpastian adalah musuh bebuyutan Anda. Semakin jelas tujuan Anda, semakin meyakinkan surat Anda.

2. Mulailah surat dengan kesimpulan Anda

Kesimpulan Anda adalah pernyataan keputusan yang harus dibuat penerima berdasarkan isi surat Anda.

Di sekolah kita diajarkan untuk selalu memulai dengan perkenalan. Dalam hal menulis surat yang meyakinkan, pernyataan ini tidak benar. Dalam dunia bisnis, semua orang terlalu sibuk untuk menilai kemampuan sastra Anda. Karena itu, Anda harus segera turun ke bisnis.

Misalnya, Anda ingin mendapatkan izin dari atasan Anda untuk memasang gym di salah satu tempat perusahaan Anda.

Tidak benar:

"Jim,
Seperti yang Anda ketahui, ketidakhadiran saat ini merupakan masalah utama yang memiliki dampak keuangan yang cukup kuat baik pada perusahaan kami maupun perusahaan lain di industri kami ... bla bla bla ... Jadi kami harus mempertimbangkan mengalokasikan uang untuk melengkapi gym di kantor pusat dari perusahaan kami."

Benar:

"Jim,
Saya ingin Anda menyetujui pemasangan gym di kantor kami."

3. Bagilah argumen Anda menjadi beberapa paragraf yang mudah dicerna

Untuk membuat argumen yang mendukung ide Anda mudah dibaca dan dipahami, bagilah menjadi beberapa paragraf.

Tidak benar

“Kelompok aktivitas fisik sangat penting, menurut laporan pemerintah yang baru-baru ini dirilis, meskipun beberapa perusahaan telah menunjukkan komitmen mereka terhadap penghargaan karyawan semacam itu. Banyak perusahaan mendefinisikan kelompok seperti itu sebagai aset yang dinilai terlalu rendah, tetapi mereka tidak memiliki rencana untuk memperkenalkan kelompok tersebut ke dalam industri, meskipun kebugaran terkait erat dengan kesuksesan perusahaan dan pribadi. Saya percaya bahwa jika kami tidak memperkenalkan kelompok fisik seperti itu di perusahaan kami, kami akan tertinggal jauh dari kompetisi."

Benar

“Gym di kantor akan memungkinkan:
- mengurangi ketidakhadiran
- meningkatkan produktivitas secara keseluruhan"

4. Dukung setiap argumen dengan bukti

Jika Anda menulis surat yang terdiri dari argumen yang kuat, itu mungkin dianggap sebagai pendapat pribadi yang solid dan tidak lebih. Setiap argumen membutuhkan bukti. Bagaimana lagi untuk memahami bahwa itu benar-benar berfungsi?

Tidak benar

“Gym di kantor akan keputusan yang tepat karena orang lebih suka pergi bekerja daripada tinggal di rumah. Ini juga akan membantu mengurangi insiden penyakit secara keseluruhan di kantor.”

Benar

“Mengurangi angka absensi. Menurut survei oleh National Institutes of Health dari 1.000 perusahaan yang memiliki gym di kantor mereka, tingkat ketidakhadiran di perusahaan-perusahaan ini 20% lebih rendah daripada di perusahaan-perusahaan yang tidak memiliki peralatan seperti itu.

5. Ulangi kesimpulan Anda sebagai ajakan untuk bertindak

Di akhir surat, ulangi kesimpulan Anda lagi, yang dinyatakan di awal. Hanya sekarang sebagai panggilan untuk tindakan nyata. Jadi, Anda membawa penerima ke kesimpulan tertentu, yang harus dia buat setelah membaca surat Anda. Panggilan ini harus sederhana dan spesifik.

Tidak benar

"Kami akan sangat berterima kasih jika Anda mendukung proyek ini."

Benar

"Jika Anda menjawab setuju dengan surat ini, saya akan segera memulai prosesnya."

6. Sertakan manfaat di baris subjek email

Baris subjek dalam email hampir merupakan bagian terpenting. Karena dia harus mengantisipasi subjek utama surat dan menyetel penerima sesuai keinginan Anda. Dan itulah mengapa Anda harus mengisinya terakhir setelah Anda menulis semua argumen dan bukti yang mendukung kesimpulan utama Anda.

Idealnya, baris subjek surat harus menyelesaikan dua masalah penting: harus menarik minat penerima sehingga dia membuka dan membaca surat itu; dan itu harus berisi kesimpulan yang ingin Anda sampaikan kepada penerima.

Dalam kebanyakan kasus, cara terbaik untuk menyelesaikan kedua tugas sekaligus adalah dengan menulis tentang manfaat yang akan diperoleh dari membuat keputusan yang Anda inginkan.

Tidak benar

"Dampak pada kesehatan karyawan dari program peralatan pusat kebugaran di kantor"

Benar

"Bagaimana kita bisa mengurangi ketidakhadiran karyawan"

Pendapat Anda menarik. Bagaimana reaksi Anda terhadap kedua opsi tersebut, dan aturan apa yang Anda ikuti saat menulis surat semacam itu?

Pikirkan tentang seberapa formal surat itu. Hal ini ditentukan oleh hubungan dengan penerima surat. Sebagai contoh:

• Jika Anda menulis surat kepada pejabat, calon majikan, penyelia, atau orang lain yang memiliki hubungan profesional dan bisnis murni dengan Anda, maka surat tersebut harus formal.
• Jika Anda menulis untuk atasan, kolega, kerabat, atau seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, katakanlah gaya penulisan semi-formal.

Pikirkan tentang bagaimana Anda akan mengirim surat itu, melalui email atau di atas kertas. Hal ini juga mempengaruhi tingkat formalitas surat.

• Surat-surat yang paling formal harus diketik di komputer, dicetak dan dikirim melalui pos, kecuali dalam kasus-kasus itu, tentu saja, ketika mendesak atau ketika penerima lebih suka e-mail.
• Untuk surat informal, email atau surat tulisan tangan juga boleh.
• Dalam hal surat semi-formal, Anda perlu melakukannya panggilan telepon... Jika selama percakapan Anda memutuskan bahwa korespondensi harus dilakukan melalui email - yah, itu sebabnya. Jika Anda tidak yakin tentang hal ini, tulislah surat biasa.

Gunakan kop surat atau tulis alamat Anda di bagian atas halaman (untuk surat resmi). Jika Anda menulis surat bisnis dan perusahaan memiliki kop surat sendiri, gunakanlah. Jika tidak ada formulir, tetapi Anda ingin surat itu terlihat lebih solid, buatlah formulir itu sendiri di editor teks. Jika tidak, Anda cukup menulis alamat rumah lengkap Anda di bagian atas halaman, dengan rata kiri. Urutan penulisan alamat di negara lain berbeda-beda, jadi pertimbangkan latar belakang budaya penerimanya.

Masukkan tanggal. Jika Anda sudah menulis alamatnya, buat indentasi dua baris dan tuliskan tanggalnya. Jika alamat belum ditulis, tulis tanggalnya terlebih dahulu, ratakan ke kiri.

• Tulis tanggal lengkapnya. Ingatlah bahwa, misalnya, “1 Januari 2012” terlihat jauh lebih formal daripada 1/1/2012.
• Jika Anda mengirimkan surat nonformal melalui email, maka tanggal tidak diperlukan, akan tertera pada data email itu sendiri.

Tulis nama, gelar, dan alamat orang yang Anda kirimi surat (untuk surat resmi). Indentasi dua baris setelah tanggal dan tuliskan nama lengkap dan gelar penerima. Pada baris kedua, tuliskan nama organisasi (jika diketahui). Pada baris ketiga, tuliskan jalan, dan pada baris keempat, kota, wilayah, dan kode pos.

• Namun, dalam kasus email, ini tidak perlu.
• Dalam hal semua surat tulisan tangan non ~ dan semi-formal juga. Nama dan alamat penerima pada amplop sudah cukup.
• Jika surat Anda adalah permintaan, tetapi Anda tidak mengirimkannya kepada orang tertentu, tetapi hanya ke alamat organisasi, maka tulis saja nama organisasi dan alamatnya.

Mulailah dengan salam. Jenis sapaan, sekali lagi, ditentukan oleh hubungan Anda dengan penerima surat, dan juga formalitas surat. Berikut adalah beberapa opsi yang memungkinkan:

• Jika Anda menulis surat resmi kepada penerima yang tidak dikenal, maka Anda dapat mulai dengan kata-kata "Untuk informasi semua pihak yang berkepentingan", dengan titik dua setelah "orang".
• Jika penerima masih belum diketahui, tetapi Anda yakin itu dia, maka sudah ada lebih banyak opsi. Bapak-bapak Yang Terhormat, Ibu-ibu dan Bapak-bapak Yang Terhormat. Namun, hati-hati dengan salam seperti itu - Anda tidak ingin menyinggung siapa pun, bukan?
• Jika Anda menulis surat resmi dan Anda tahu kepada siapa Anda menulisnya, Anda bisa memulainya dengan kata “# Yang Terhormat”. Namun, jika menurut Anda ini terlalu tidak profesional, maka Anda dapat menggunakan kata "# Yang Terhormat".
• Jika Anda menulis surat semi-formal, opsi seperti "Halo" atau "Yang Terhormat" bisa digunakan.
• Jika surat itu sama sekali tidak formal, maka ada lebih banyak pilihan. Di sini dan "halo", di sini dan "hebat", di sini dan "halo" dan seterusnya.

Masukkan nama penerima setelah salam.

• Dalam surat resmi, gunakan yang disebut. gelar kehormatan (Bapak, Ibu) atau gelar/pangkat, kemudian tuliskan nama penerimanya.
• Jika suratnya semi formal, maka Anda harus memutuskan apakah akan menyapa penerima dengan nama atau tidak. Hal paling aman untuk dilakukan jika Anda tidak yakin adalah bertahan dengan gelar kehormatan.
• Dalam kasus surat informal, pada gilirannya, diasumsikan bahwa Anda dapat merujuk ke penerima dengan nama. Kecuali, tentu saja, untuk surat kepada kerabat yang lebih tua dari Anda. Kemudian Anda harus menulis sesuatu seperti, misalnya, "Halo, nenek #" atau "Halo, paman #".

Mulai surat itu sendiri. Pisahkan dua baris dari salam, atau cukup mulai dengan baris baru jika menulis dengan tangan.

• Jika Anda menulis surat pribadi yang akan Anda mulai dengan menanyakan tentang bisnis, kesehatan, dan sebagainya, ada banyak pilihan, dari formal hingga tidak terlalu banyak, jadi tentukan pilihan Anda.
• Jika Anda menulis surat bisnis, langsung saja ke intinya. Waktu adalah uang, dan Anda tidak ingin membuang waktu penerima, bukan?

Pikirkan tentang apa yang harus ditulis. Tujuan utama surat adalah komunikasi, komunikasi, pertukaran informasi. Karena itu, tanyakan pada diri Anda - informasi apa yang harus diketahui penerima dari surat itu, apa yang harus dia ceritakan kepadanya. Tentang harga barang baru? Bahwa kamu merindukannya? Terima kasih atas hadiah ulang tahunmu? Apapun topiknya, ingatlah tujuan surat itu: berbagi informasi.

• Ingat kamu bisa menulis bukan tentang semuanya. Surat yang ditulis dalam kemarahan, misalnya, bukanlah surat yang layak dikirim. Jika surat itu sudah ditulis, tetapi Anda ragu untuk mengirimnya atau tidak, lebih baik Anda menyisihkannya selama beberapa hari. Mungkin Anda masih punya waktu untuk berubah pikiran dan melihat situasi dengan cara baru.

Periksa surat Anda. Sebelum mengirim surat, bacalah beberapa kali dan pastikan tidak ada kesalahan. Jika Anda mau, biarkan orang lain memeriksa surat itu, atau gunakan modul pemeriksaan tata bahasa di editor teks. Yah, tentu saja, perbaiki semua kesalahan.

Lengkapi surat dengan benar. Dengan cara ini, Anda akan dapat mengucapkan selamat tinggal kepada penerima surat dengan sopan. Pisahkan dua baris dari paragraf terakhir dan tulis ekspresi sopan yang sesuai untuk mengakhiri surat.

• Untuk surat resmi, opsi seperti "Salam" atau "Semoga sukses" cocok.
• Untuk surat semi-formal, versi yang lebih pendek dari formula kesopanan formal baik-baik saja.
• Untuk surat tidak resmi, rumus sopan santun seperti “Dengan cinta”, “Milikmu”, dan seterusnya dapat digunakan.
• Jika mau, Anda dapat menggunakan formula sopan santun kuno dalam surat resmi (atau jika Anda menulis surat kepada teman dekat yang dapat menghargai). Untuk melakukan ini, rekatkan rumus di kalimat terakhir. Kemudian, indentasi dua baris, tulis sesuatu seperti "Hormat milikmu / milikmu / milikmu / milikmu". Di sinilah Anda bisa sedikit kreatif dan membuat akhir yang benar-benar unik untuk surat Anda.

Apakah Anda yakin bahwa di antara ratusan email yang dilihat penerima, email Anda benar-benar menonjol? Profesional pengembangan karir dan pemasar berbicara tentang cara menunjukkan subjek email dengan benar sehingga penerima akan membukanya dan meresponsnya tepat waktu.

1. Selalu sertakan baris subjek

Mengabaikan bidang subjek adalah salah satu kesalahan terbesar yang dilakukan pengirim dalam mengharapkan untuk menerima tanggapan yang tepat waktu. Baris subjek surat biasanya memberi tahu penerima isi pesan dan memaksanya untuk membuat keputusan - untuk membuka atau tidak membuka surat itu. Pesan email dengan bidang subjek kosong kemungkinan akan segera dihapus karena mengganggu penerima karena mereka perlu membuka email untuk mengetahui isinya.

2. Pertama, tentukan subjek surat, lalu mulailah menulis pesan Anda

Banyak orang merasa bahwa baris subjek adalah perhatian sekunder setelah menulis. Namun, Amanda Augustine, konsultan karir di The Ladders, menekankan bahwa baris subjek adalah prioritas bagi penulis. Pertama, itu adalah topik yang menentukan nada pesan, dan, kedua, tidak memungkinkan untuk terganggu oleh topik lain.

3. Singkat

Sedangkan ketika Anda membuka kotak masuk dengan surat masuk di monitor komputer, Anda dapat melihat 60 karakter di baris subjek, di smartphone Anda hanya dapat melihat 25-30 karakter. Jadi sesuaikan baris subjek Anda menjadi 6-8 kata. Ini akan lebih dari cukup.

4. Cantumkan yang paling penting di awal baris subjek.

Dmitry Leonov, wakil presiden SaneBox, mengatakan bahwa sekitar 50% email dilihat dari ponsel... Pertimbangkan ini, dan tulis hal yang paling penting di awal baris subjek. Jika tidak, dalam 50% kasus, bagian penting dari pesan mungkin terpotong oleh perangkat seluler dan tidak dibaca oleh penerima.

5. Hindari kata-kata yang tidak perlu

Jangan mengacaukan baris subjek dengan frasa yang tidak perlu seperti "Selamat siang", "Senang bertemu Anda", "Terima kasih" dan seterusnya. Pertama, mereka tidak berarti apa-apa bagi penerimanya. Kedua, Anda dapat menggunakannya dengan aman dalam surat itu sendiri, yang bahkan akan lebih logis.

6. Jelas dan spesifik dalam baris subjek.

Baris subjek surat harus menunjukkan dengan tepat tentang apa surat itu. akan ada pidato... Pada pokok surat itulah penerima harus memprioritaskan dan memutuskan kapan tepatnya ia perlu menjawabnya. Misalnya, pesan di baris subjek "Apakah Anda punya sekarang? waktu senggang untuk menyelesaikan pertanyaan saya? "sangat kabur, karena tidak memberikan pemahaman kepada penerima tentang apa yang sebenarnya mereka inginkan darinya, dan memaksanya untuk membuka surat itu. Oleh karena itu, jika Anda mengirim resume, maka di baris subjek merasa bebas untuk menulis nama Anda dan nama lowongan yang Anda lamar.jika Anda ingin mengajukan pertanyaan tentang proyek saat ini kepada rekan atau mitra Anda, maka pada subjek menunjukkan nama proyek tertentu.

7. Jadikan tema sederhana dan ajakan bertindak

Tip ini sangat berguna bagi pemasar dan mereka yang mengirim email pemasaran. Kip Bodnar, wakil presiden Hub Spot, merekomendasikan untuk menulis baris subjek yang mendorong penerima untuk mengambil tindakan dan membuat mereka tertarik.

8. Gunakan kata kunci untuk pencarian dan penyaringan lebih lanjut

Banyak profesional email memiliki folder tematik, dan mereka juga secara aktif menggunakan filter untuk mencari huruf tertentu. Karena itu, jika tidak ada tag seperti itu di baris subjek surat Anda, kemungkinan besar surat Anda tidak akan diperhatikan. Oleh karena itu, sangat penting untuk menggunakan kata kunci yang mencerminkan subjek surat agar di kemudian hari penerima dapat dengan mudah menemukannya melalui sistem pencarian.

9. Tunjukkan jika Anda membutuhkan jawaban

Ketika seseorang menerima surat, penting juga baginya untuk mengetahui apakah dia hanya perlu membacanya atau perlu dijawab. Jadi, kata Amanda Augustine, sertakan "Please answer" atau "Please read" di baris subjek. Anda juga dapat menggunakan ungkapan "Untuk informasi Anda". Ini digunakan untuk memberi tahu penerima bahwa pesan itu akan menarik baginya. Dalam bisnis surel menekankan bahwa pengirim ingin menginformasikan kepada penerima, tetapi pesan tersebut bukan merupakan perintah dan tidak mengharuskan penerima untuk melakukan tindakan yang berhubungan langsung dengan pesan tersebut.

10. Masukkan tenggat waktu di baris subjek

Jika Anda mengirim banyak informasi di badan surat, tetapi Anda perlu ditanggapi dalam jangka waktu tertentu, maka tunjukkan di baris subjek. Ini akan sangat meningkatkan kemungkinan membaca dan menanggapi pesan pada waktu yang tepat. Misalnya, Anda dapat menentukan, "Harap balas email ini sebelum hari Jumat akhir bisnis".

11. Jika seseorang mengirim Anda ke penerima ini, beri tahu kami

Jika kontak penerima diberikan kepada Anda oleh beberapa mitra, klien, kolega, maka tunjukkan namanya langsung di subjek, dan bukan di surat itu sendiri. Pertama, nama yang akrab akan menarik perhatian penerima. Kedua, itu akan memberi penerima gagasan tentang proyek atau masalah yang dapat Anda rujuk kepadanya.

12. Soroti apa yang ingin Anda tawarkan

Jika Anda mengirim surat dingin, Anda tidak tahu apakah tawaran Anda akan menarik minat penerima Anda. Karena itu, tunjukkan dalam subjek apa yang Anda tawarkan, dan juga beri tahu kami tentang bonus - diskon, penawaran khusus.

13. Masukkan nama penerima atau nama perusahaan

Anda harus tahu kepada siapa Anda mengirim surat itu. Dan penerima juga harus segera menyadari bahwa surat ini ditujukan khusus untuknya. Kip Bodnar mengklaim sebagai salah satu yang paling cara yang lebih baik acara ini adalah indikasi namanya atau nama perusahaan di baris subjek surat. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Vladimir, lihat angka-angka ini: penjualan perusahaan telah meningkat sebesar 25%."

14. Gunakan kata-kata yang membatasi waktu yang dibutuhkan untuk membalas email.

Jika Anda ingin menarik perhatian seseorang dan meyakinkan penerima untuk menjawab Anda, maka di baris subjek surat tunjukkan periode proposal Anda. Misalnya: "Pendaftaran diperlukan hari ini", "Jumlah tempat terbatas - cepatlah mendaftar untuk acara tersebut."

15. Jangan memulai kalimat di baris subjek yang diakhiri dengan huruf itu sendiri

Jika Anda mulai menulis pertanyaan atau kalimat apa pun di baris subjek surat, maka akhiri di sana, tanpa melanjutkan di surat itu sendiri. Ini mengganggu penerima, karena memaksanya untuk membuka surat itu dan melanjutkan membaca. Pikirkan, mungkin messenger atau bahkan panggilan lebih cocok untuk pertanyaan singkat?

16. Baca ulang pesan di baris subjek

Amanda Augustine merekomendasikan untuk membaca ulang baris subjek sebelum mengirimkan. Kenapa ini? Sangat sering, ketika pengirim mengirim sejumlah besar surat ke penerima yang berbeda, dia lupa untuk mengubah nama atau nama perusahaan di baris subjek. Ini dapat mengganggu penerima atau bahkan menyinggung. Karena itu, sebelum mengirim surat, baca ulang dan periksa ketidakkonsistenan.

17. Jangan menulis dalam huruf besar

Penggunaan kata-kata besar menarik perhatian, tetapi dalam arah yang salah. Hal ini membuat surat sulit dibaca dan membuat penerima khawatir pada tingkat bawah sadar. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan tanda hubung, titik dua, untuk menarik garis di antara kata-kata dan untuk menekankan sesuatu.

Terjemahan artikel disiapkan oleh Ekaterina Nikitina berdasarkan materi Business Insider