Apakah mungkin menulis surat. Cara menyelesaikan surat bisnis: contoh dalam bahasa Rusia dan Inggris

Selama beberapa dekade terakhir, korespondensi bisnis melalui email telah mendapatkan popularitas besar dan telah menjadi salah satu cara utama komunikasi bisnis. Saat ini sulit untuk menemukan seseorang yang tidak akan menggunakan email dalam praktik komunikasi antarpribadi. Meskipun demikian, banyak hari ini bertanya-tanya: sehingga semua aturan dipatuhi? Bagaimana cara menggunakan surat yang kompeten untuk membuat penerima mendapat kesan yang baik tentang pengirim?

Artikel ini menjelaskan aturan korespondensi bisnis melalui email, dan tips praktis yang disajikan dalam artikel ini akan membantu Anda mempelajari cara yang benar. komunikasi bisnis saat menulis email.

Banyak yang memulai hari mereka dengan memeriksa kotak pesan untuk pesan baru. Namun, sayangnya, terlepas dari prevalensi metode pertukaran informasi ini, banyak yang tidak tahu bagaimana menggunakan bahasa korespondensi bisnis dengan benar, menerima email sebagai cara komunikasi informal.

Berkat kecepatan pengiriman mempermudah pertukaran yang penting dokumen resmi, formulir, pernyataan, tetapi di sini orang membuat kesalahan saat mengirim surat. Seringkali terjadi ketika kompilasi surel Saat bertukar file apa pun, yang dituju karena alasan tertentu tidak menulis esai sampul dan tidak memasukkan topik, yang dapat menyulitkan pekerjaan penerima. Tujuan artikel ini adalah untuk menjawab pertanyaan: bagaimana mengirim surat melalui email dan mematuhi semua aturan komunikasi tertulis bisnis melalui email?

Saat menulis email, semua bidang yang disediakan harus diisi.

Aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim surat untuk mengisi semua bidang yang disediakan dalam email, seperti alamat dan nama penerima dan pengirim surat. Pastikan untuk menjelaskan topik, yang menjelaskan secara singkat esensi surat yang dikirim. Sangat sering nasib surat yang dikirim dan kecepatan penyelesaian masalah yang dijelaskan di dalamnya tergantung pada topik yang dijelaskan dengan benar. Email bisnis harus dimulai dengan pesan sambutan - ini adalah ungkapan sederhana penghormatan terhadap penerima yang sangat penting dalam korespondensi. Setelah sambutan, teks yang disebut "badan surat" harus mengikuti, dan pada akhirnya tanda tangan dibiarkan, misalnya, "Hormat, Brisov Pyotr Ivanovich."

Salam dalam korespondensi bisnis

Pada titik ini, Anda harus lebih memfokuskan perhatian Anda, karena sikap hormat sangat penting dalam segala aspek komunikasi bisnis. Frasa sambutan terbaik adalah "Selamat siang" atau "Halo." Melakukan korespondensi bisnis melalui email membatasi pengirim dalam penggunaan frasa "Selamat malam" atau " Selamat pagi", Sebagai penerima dapat membaca surat lebih lambat dari pada tanda terima. Juga tidak benar untuk menggunakan ungkapan sehari-hari yang digunakan dalam salam

Setelah kata atau frasa salam, Anda harus menghubungi penerima dengan nama dan patronimik, dan jika nama tersebut tidak diketahui pengirim, Anda dapat melewati titik ini. Setelah Anda dapat melanjutkan ke pernyataan tujuan surat itu.

File Terlampir di Email Bisnis

Jika tujuan utama surat itu bukan hanya narasi tertulis dan pernyataan esensi masalah, tetapi juga pengiriman file, maka lebih baik untuk melampirkan objek yang diteruskan di tempat pertama. Sering terjadi bahwa banyak pengirim, karena kurang perhatian, setelah menyatakan inti masalah dalam teks surat itu, lupa melampirkan lampiran yang diperlukan. Kelalaian tersebut dapat mempengaruhi reputasi bisnis pengirim surat bisnis.

Alamat email harus dapat dikenali dan ringkas

Aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim untuk memiliki nama elektronik yang dapat dikenali, yang harus berisi informasi sebenarnya tentang nama pengirim. Surat dan banding resmi terlihat sangat singkat dan konyol ketika ekspresi atau kata-kata tidak resmi ditunjukkan dalam alamat email, misalnya, alamat email limon_petya. Terlihat sangat solid untuk orang dewasa. Untuk korespondensi bisnis, lebih baik membuat email terpisah dan mengamati etiket korespondensi bisnis melalui email.

Menggunakan fungsi Balas Cepat (Respons) untuk membalas surat yang diterima sebelumnya

Fungsi Balas atau Respons (dalam bentuk disingkat seperti Re :) membantu pengguna dengan cepat menanggapi pesan yang sebelumnya dikirim dari pengirim. Fungsi ini juga memiliki kemampuan universal untuk membaca korespondensi sebelumnya dengan lawan bicara pada topik yang diberikan. Tetapi aturan korespondensi bisnis melalui email mewajibkan pengirim untuk mengganti nama subjek dari surat bisnis, jika selama korespondensi esensi diskusi diubah.

Sebelum mengirim surat bisnis, pengoreksian harus dilakukan untuk kesalahan pengejaan dan tanda baca.

E-mail menyederhanakan pertukaran informasi, tetapi selama korespondensi bisnis, jangan mengabaikan aturan bahasa Rusia, karena kesalahan yang ceroboh dapat memengaruhi otoritas pengirim. Sebelum mengirim surat, Anda harus meninjau teks beberapa kali dan hati-hati memeriksanya apakah ada kesalahan kantor dan tanda baca. Banyak klien email memiliki fungsi pemeriksa ejaan, jadi Anda harus memperhatikan kata-kata yang digarisbawahi dengan garis merah. Jika Anda ragu tentang ejaan yang benar, Anda harus menghubungi Internet untuk bantuan atau memeriksa ejaan menggunakan kamus ejaan.

Bidang penerima harus diisi terakhir

Untuk menghindari pengiriman surat yang belum selesai atau belum diedit, alamat penerima surat bisnis harus dimasukkan pada saat terakhir sebelum mengirim. Aturan ini juga termasuk dalam dasar-dasar komunikasi email bisnis. Kebetulan saat mengisi bidang penerima, email dapat menawarkan daftar penerima yang sebelumnya digunakan, di sini Anda juga harus memperhatikan sehingga Anda tidak salah mengirim surat bisnis ke penerima pihak ketiga.

Menyusun surat bisnis

Aturan untuk penataan teks berlaku tidak hanya untuk media kertas, tetapi juga untuk aturan korespondensi bisnis melalui email. Tidak selalu nyaman bagi penerima untuk membaca sejumlah besar teks pada layar monitor. Untuk menyederhanakan hal ini, Anda harus memecah teks menjadi paragraf kecil yang terbentuk secara logis dan menghindari kalimat yang rumit dalam menulis teks surat bisnis. Panjang optimal satu kalimat dalam surat bisnis tidak boleh lebih dari lima belas kata.

Esensi dari surat bisnis harus ditetapkan berdasarkan kemampuannya

Selain topik yang ditentukan dari surat bisnis, penerima juga harus tertarik dengan kalimat pertama dan kedua dari teks utama yang dirumuskan dengan jelas. Tugas pengirim adalah untuk menyatakan pada awal surat esensi dari masalah atau pertanyaan yang menjadi alamat penerima. Kalimat pertama harus menunjukkan tujuan pengiriman surat bisnis. Contoh: "Kami memberi tahu Anda bahwa ketentuan kewajiban berdasarkan kontrak No. 45 tanggal 2 Januari 2017" Mengenai Pasokan Bahan Massal "akan segera berakhir. Untuk memperbarui kontrak, Anda harus mengirimkan paket dokumen berulang-ulang. " Berkat tujuan yang ditentukan, penerima memiliki kesempatan untuk mempelajari ide utama surat bisnis. Jika teks surat terlalu besar, lebih baik menggunakan fungsi lampiran objek sebagai lampiran dalam bentuk dokumen teks, tetapi pada saat yang sama meninggalkan esai sampul yang mencakup surat bisnis dengan bidang teks. Contoh: “Kami mengirim Anda untuk meninjau salinan elektronik surat perusahaan“ Mak-Stroy ”. Kami meminta Anda untuk memberi tahu keputusan Anda tentang perpanjangan kontrak No. 45 tanggal 2 Januari 2017 "Mengenai Pasokan Bahan Massal" dengan batas waktu yang tercantum dalam surat itu. "

Setiap email bisnis harus dijawab.

Ada contoh negatif korespondensi bisnis di mana penerima mengabaikan surat bisnis karena alasan apa pun. Kadang-kadang benar-benar ada kasus ketika jawaban tidak dapat diberikan karena situasi tertentu, misalnya, istilah untuk menyelesaikan masalah mungkin memakan waktu beberapa hari atau penerima sedang berpikir dan tidak dapat langsung menjawab pertanyaan. Dalam hal ini, komentar singkat harus diberikan pada subjek ini, misalnya, “Halo, Pyotr Ivanovich. Saya menerima surat Anda, tetapi hari ini saya merasa sulit untuk menjawab, karena saya harus berkonsultasi dengan manajemen yang lebih tinggi. Saya akan melaporkan masalah Anda kepada CEO perusahaan kami dan saya akan memberikan tanggapan resmi pada akhir minggu ini. Dengan Hormat, Manajer Penjualan Ivan G. Belov. "

Perlu diingat bahwa jika jawabannya tidak diberikan dalam waktu tiga hari kerja, maka fakta diamnya penerima surat bisnis dapat dinilai sebagai mengabaikan dan menolak untuk berkomunikasi dengan pengirim.

Dalam persiapan surat tanggapan harus menjawab semua pertanyaan yang diajukan

Jika surat yang dikirim ke penerima bersifat interogatif, maka ketika menyusun surat, Anda harus memberikan jawaban atas pertanyaan dalam urutan yang ada dalam teks yang diterima dari surat bisnis. Jika pertanyaan telah diajukan, pengirim berharap untuk menerima jawaban spesifik. Saat menulis surat, jawabannya tidak boleh diberi nomor, Anda hanya perlu menyatakan pikirannya secara berurutan. Untuk menjawab semua pertanyaan yang diajukan, pertama-tama Anda perlu membaca ulang surat bisnis yang diterima beberapa kali, dan jika ada terlalu banyak pertanyaan, lebih baik untuk menulisnya secara terpisah agar tidak ketinggalan. Jika tidak mungkin untuk menjawab beberapa pertanyaan yang diajukan, ada baiknya menunjukkan bahwa pada saat ini, untuk beberapa alasan, jawabannya tidak dapat diberikan.

Jangan menyalahgunakan singkatan, desain emosional dan huruf kapital

Ada contoh negatif korespondensi bisnis ketika pengirim mencairkannya menggunakan tanda-tanda informal dalam bentuk senyum. Penggunaannya populer saat berkomunikasi jaringan sosialNamun, aturan korespondensi bisnis tidak menyambut manifestasi emosi seperti itu, karena penerima mungkin tidak tahu arti sebenarnya dan mengambilnya untuk serangkaian kesalahan tanda baca yang tidak dapat dipahami.

Anda juga harus menolak untuk menulis teks dalam huruf kapital. Di Internet, serangkaian kata yang ditulis dengan huruf kapital disebut "frase mencolok" dan lebih sering frase seperti itu membawa warna negatif. Saat membaca surat bisnis elektronik, penerima mungkin menganggap font semacam itu negatif, yang akan memengaruhi persepsi makna. Jika Anda perlu menekankan pentingnya momen dalam surat bisnis, lebih baik menggunakan frasa pengantar, misalnya, "Harap dicatat bahwa Anda perlu memberikan paket dokumen untuk memperpanjang kontrak selambat-lambatnya 02/10/2017" atau "Harap dicatat bahwa untuk perpanjangan kontrak harus diserahkan sebelum 02/10/2017. "

Jangan mentransfer informasi sensitif melalui email

Untuk mentransfer informasi pribadi atau rahasia, lebih baik menolak kotak surat elektronik, karena ada ancaman intersepsi informasi oleh penjahat cyber untuk digunakan untuk keuntungan pribadi mereka. Informasi tersebut dapat mencakup: nomor telepon, kata sandi dari kartu bank, rekening bank pribadi, dll. Penting untuk diingat bahwa informasi tersebut disimpan di server agen surat dan dapat dicuri jika diretas.

Tanda tangan pengirim harus di akhir surat.

Seperti disebutkan sebelumnya, setiap surat yang dikirim harus mengandung tanda tangan tertentu. Seringkali, pengembang kotak surat memperkenalkan fungsi blok tanda tangan, di mana Anda dapat memasukkan data Anda pada posisi, nama, dan nomor telepon kontak. Selanjutnya, blok ini akan secara otomatis ditampilkan di akhir setiap huruf, yang akan mempermudah pengetikan. Penting untuk menandatangani pesan dengan benar sehingga penerima dapat menghubungi pengirim dengan benar ketika membalas surat itu. Contoh tanda tangan mungkin terlihat seperti ini: "Salam, Petrov Nikolay Aleksandrovich, +79810000000".

Menarik kesimpulan, dapat dicatat bahwa untuk memahami bagaimana melakukan korespondensi bisnis melalui email, Anda tidak perlu mempelajari dasar-dasar tambahan dan kompleks. Anda hanya perlu mematuhi aturan etiket dasar dan mematuhi norma-norma bahasa Rusia.

Teman-teman yang terkasih, hari ini saya memutuskan untuk menulis tentang yang menyakitkan - tentang bagaimana menulis surat 😉. Saya pikir banyak ahli di berbagai bidang menerima banyak surat setiap hari dengan pertanyaan dan permintaan bantuan.

Hamba Anda yang rendah hati tidak terkecuali 🙂. Jumlah surat dengan pertanyaan dan permintaan bantuan rata-rata 40-50 per hari dan terkadang melebihi kemampuan fisik saya untuk menjawabnya.

Bagian penting dari korespondensi terdiri dari surat-surat di mana pertanyaan dan uraian masalah tidak dirumuskan dengan benar, yang membutuhkan surat klarifikasi tambahan, yang membutuhkan waktu ekstra baik dari pengirim maupun penerima.

Dalam posting ini saya ingin berbicara tentang cara menulis surat yang benar dengan pertanyaan kepada spesialis sehingga mendapatkan informasi yang Anda butuhkan memerlukan waktu minimum dan tidak memerlukan korespondensi yang tidak perlu.

Aturan utama, menurut pendapat saya, adalah bahwa dalam sebuah surat sangat penting untuk memperjelas bahwa Anda menghargai waktu penerima. Semuanya harus dirumuskan secara singkat dan jelas.

1. Salam

Saya percaya bahwa surat apa pun harus selalu dimulai dengan salam. "Halo", "Halo", "Selamat siang" - menulis kata-kata ini tidak sulit dan membutuhkan waktu beberapa detik. Saya pribadi tidak suka surat yang tidak ada salam. Tidak ada yang dihargai begitu mahal atau semurah kesopanan.

2. Alamat berdasarkan nama

Di semua halaman situs blog di mana ada formulir umpan balik (misalnya, halaman ""), saya selalu menulis "Nama saya Michael", jadi saya tidak melihat masalah, agar tidak membahas surat dengan nama. Tanpa sadar, siapa pun suka dipanggil dengan nama.

Dan meskipun saya suka "Mike" lebih dari "Michael" 😉, banding dengan nama apa pun akan turun 🙂.

3. Pertama google pertanyaan Anda

Berapa kali dalam korespondensi saya harus memberikan tautan ke materi yang saya temukan, cukup dengan mengetik pertanyaan yang diajukan kepada saya di mesin pencari! Aku bahkan tidak punya cukup jari di tangan dan kakiku 😉!

Serius, saya dengan tulus menyarankan Anda untuk pertama google pertanyaan yang Anda minati dalam berbagai versi (termasuk bahasa Inggris, Anda dapat menerjemahkannya melalui Google Translator) dan meluangkan waktu untuk mempelajari materi yang ditemukan.

Dalam kebanyakan kasus, Anda dapat dengan mudah menemukan jawaban atas pertanyaan Anda di mesin pencari atau forum (banyak orang datang ke sana untuk berkomunikasi, mendiskusikan masalah khusus pada berbagai topik dan menjawab pertanyaan). Mengapa membuang waktu orang lain, padahal dalam banyak kasus Anda sendiri dapat dengan mudah menemukan semua yang Anda butuhkan?

🔥 Ngomong-ngomong! Saya memberikan kursus berbayar untuk mempromosikan situs SEO berbahasa Inggris Shaolin. Jika tertarik, Anda bisa mengirimkan aplikasi di situs webnya seoshaolin.com.

Saya berharap Anda berhasil meningkatkan traffic ke situs Anda!

Makanan penutup untuk hari ini - sebuah video tentang bagaimana seorang pria menarik dirinya ke atas pada bilah horizontal dengan satu jari. Saya juga ingin jadi 🙂:

Korespondensi elektronik selalu dan tetap menjadi mode komunikasi utama dalam dunia bisnis. Surat yang ditulis dengan benar berarti setengah dari kesuksesan. Tetapi surat-surat semacam itu tidak dapat menyusun semuanya. Terkadang, membaca surat dengan proposal bisnis, menjadi tidak sepenuhnya jelas apa sebenarnya yang ingin Anda tawarkan, manfaat apa yang akan Anda dapatkan dari ini dan mengapa Anda menghabiskan waktu membaca dan memahami surat ini.

Kemampuan menulis surat yang benar dan meyakinkan disertai dengan latihan. Dan itu baik ketika mereka berbagi pengalaman, sehingga memungkinkan orang lain untuk tidak menginjak penggaruk yang sama. Jeffrey James, penulis Business to Business Selling: Power Words and Strategies From the Top Sales Experts, menawarkan sistem penulisan pesan sederhana 6 langkah yang meyakinkan.

Shutterstock Hak Cipta

1. Selalu jelas tentang apa yang akan Anda tulis

Tujuan utama surat itu adalah membuat penerima membuat keputusan tertentu. Karena itu, sebelum Anda mulai menulis surat, tanyakan pada diri Anda lagi tentang apa sebenarnya yang Anda inginkan dari penerima? Keputusan apa yang harus ia buat setelah membaca surat Anda?

Dalam hal ini, ketidakpastian adalah musuh bebuyutan Anda. Semakin jelas tujuan Anda, semakin meyakinkan surat Anda.

2. Mulai surat dengan pendapat Anda

Kesimpulan Anda adalah pernyataan dari keputusan yang harus dibuat penerima berdasarkan konten surat Anda.

Di sekolah, kami diajarkan untuk selalu memulai dengan perkenalan. Dalam hal kompilasi surat yang meyakinkan, pernyataan ini tidak benar. Dalam dunia bisnis, semua orang terlalu sibuk untuk mengevaluasi kemampuan sastra Anda. Karena itu, Anda harus segera turun ke bisnis.

Misalnya, Anda ingin mendapatkan izin dari atasan Anda untuk memasang gym di salah satu tempat perusahaan Anda.

Salah:

"Jim,
Seperti yang Anda ketahui, absensi saat ini adalah masalah utama, yang memiliki dampak keuangan yang agak kuat pada perusahaan kami dan perusahaan lain di industri kami ... bla bla bla ... Karena itu, kita harus mempertimbangkan mengalokasikan uang pengaturan gym di kantor utama perusahaan kami. "

Baik:

"Jim,
Saya ingin Anda menyetujui pemasangan gym di kantor kami. "

3. Bagilah argumen Anda menjadi beberapa paragraf yang mudah dicerna

Agar argumen yang mendukung ide Anda mudah dibaca dan dipahami, bagilah menjadi beberapa paragraf.

Salah

“Menurut laporan pemerintah baru-baru ini, kelompok aktivitas fisik sangat penting walaupun hanya sedikit perusahaan yang menunjukkan komitmen mereka terhadap insentif karyawan tersebut. Banyak perusahaan mendefinisikan kelompok seperti itu sebagai aset yang undervalued, tetapi mereka tidak memiliki rencana untuk memperkenalkan kelompok-kelompok semacam itu di industri ini, meskipun kebugaran terkait erat dengan kesuksesan perusahaan dan pribadi. "Saya percaya bahwa jika kita tidak memperkenalkan kelompok fisik seperti itu di perusahaan kita, kita akan tetap jauh di belakang pesaing."

Baik

“Gym di kantor akan memungkinkan:
- mengurangi ketidakhadiran
- meningkatkan produktivitas secara keseluruhan ”

4. Dukung setiap argumen dengan bukti.

Jika Anda menulis surat yang terdiri dari argumen berkelanjutan, itu dapat dianggap sebagai pendapat pribadi yang solid dan tidak lebih. Untuk setiap argumen, bukti diperlukan. Kalau tidak, bagaimana memahami bahwa itu benar-benar berfungsi?

Salah

“Gym di kantor akan menjadi keputusan yang tepat, karena orang lebih suka pergi bekerja daripada tinggal di rumah. Ini juga akan membantu mengurangi insiden keseluruhan di kantor. "

Baik

“Mengurangi jumlah absensi. Menurut survei yang dilakukan oleh National Institute of Health di antara 1.000 perusahaan yang memiliki pusat kebugaran di kantor mereka, absensi di perusahaan-perusahaan ini adalah 20% lebih rendah daripada di perusahaan yang tidak memiliki peralatan seperti itu. ”

5. Ulangi kesimpulan Anda sebagai ajakan untuk bertindak

Di akhir surat, ulangi kesimpulan Anda yang dinyatakan di awal sekali lagi. Hanya sekarang sebagai seruan untuk tindakan nyata. Dengan demikian, Anda membawa penerima ke kesimpulan tertentu yang harus ia ambil setelah membaca surat Anda. Banding ini harus sederhana dan spesifik.

Salah

"Kami akan sangat berterima kasih jika Anda mendukung proyek ini."

Baik

"Jika Anda menjawab surat ini di afirmatif, saya akan segera memulai prosesnya."

6. Tunjukkan manfaat di baris subjek surat itu

Baris subjek dalam surat itu hampir merupakan bagian terpenting. Karena dia harus menantikan subjek utama surat itu dan menyelaraskan penerima dengan cara yang Anda butuhkan. Dan itulah mengapa Anda harus mengisinya terakhir, setelah Anda menulis semua argumen dan bukti yang mendukung kesimpulan utama Anda.

Idealnya, subjek surat harus menyelesaikan dua masalah penting: itu harus menarik minat penerima sehingga ia membuka dan membaca surat itu; dan itu harus berisi kesimpulan yang ingin Anda sampaikan kepada penerima.

Dalam kebanyakan kasus, cara terbaik untuk melakukan kedua tugas sekaligus adalah dengan menulis tentang manfaat yang dapat diperoleh sebagai hasil dari membuat keputusan yang Anda inginkan.

Salah

"Dampaknya pada kesehatan karyawan dari program untuk peralatan gym di kantor"

Baik

“Bagaimana kita bisa mengurangi jumlah absensi karyawan”

Pendapat Anda menarik. Bagaimana Anda bereaksi terhadap kedua opsi dan aturan apa yang Anda ikuti saat menulis surat-surat seperti itu?

Pikirkan tentang seberapa formal surat itu seharusnya. Ini ditentukan oleh hubungan dengan penerima surat. Misalnya:

• Jika Anda menulis kepada pejabat, calon atasan, atasan, atau orang lain yang memiliki hubungan profesional dan bisnis murni, maka surat itu harus formal.
• Jika Anda menulis kepada atasan, kolega, kerabat Anda saat ini dan seseorang yang tidak Anda kenal dengan baik, maka gaya penulisan semi formal dapat diterima.

Pikirkan tentang bagaimana Anda mengirim surat, melalui email atau di atas kertas. Ini juga mempengaruhi tingkat formalitas surat itu.

• Surat yang paling formal harus diketik di komputer, dicetak dan dikirim melalui pos, kecuali, tentu saja, ketika kasing cepat atau ketika penerima lebih suka email.
• Untuk surat informal, email atau surat tulisan tangan juga cocok.
• Dalam hal surat semi formal, Anda perlu menelepon. Jika selama percakapan Anda memutuskan bahwa korespondensi harus dilakukan melalui email - ya, karena itu. Jika Anda tidak yakin tentang ini - tulis surat biasa.

Gunakan formulir tercetak atau tulis alamat Anda di bagian atas halaman (untuk huruf formal). Jika Anda menulis surat bisnis dan perusahaan memiliki formulir pracetak sendiri, gunakan itu. Jika tidak ada formulir, tetapi Anda ingin surat itu terlihat lebih solid, buat sendiri formulir itu di editor teks. Jika tidak, Anda cukup menulis alamat rumah lengkap di bagian atas halaman dengan rata kiri. Urutan ejaan alamat bervariasi dari satu negara ke negara, jadi pertimbangkan latar belakang budaya penerima.

Tentukan tanggal. Jika Anda sudah menulis alamatnya, mundur dua baris dan tulis tanggalnya. Jika alamatnya belum ditulis, tulis tanggalnya terlebih dahulu, selaraskan ke kiri.

• Tuliskan tanggal lengkapnya. Ingatlah bahwa, misalnya, "1 Januari 2012" terlihat jauh lebih formal daripada 1/1/2012.
• Jika Anda mengirim surat non-formal melalui email, maka tanggal tidak diperlukan, itu akan ditunjukkan dalam data email itu sendiri.

Tulis nama, posisi, dan alamat orang yang Anda tulis surat (untuk surat formal). Tinggalkan dua baris setelah tanggal dan tuliskan nama lengkap dan posisi penerima surat. Pada baris kedua tuliskan nama organisasi (jika diketahui). Pada baris ketiga, tuliskan jalan, pada keempat - kota, wilayah dan kode pos.

• Namun, dalam hal email ini tidak perlu.
• Dalam hal semua surat tulisan tangan non ~ dan semi formal juga. Cukup nama dan alamat penerima di amplop.
• Jika surat Anda adalah permintaan, tetapi Anda tidak mengirimkannya ke orang tertentu, tetapi hanya ke alamat organisasi, maka cukup tulis nama organisasi dan alamatnya.

Mulailah dengan salam. Jenis salam, sekali lagi, ditentukan oleh jenis hubungan yang Anda miliki dengan penerima surat, serta, pada kenyataannya, formalitas surat itu. Berikut ini beberapa opsi:

• Jika Anda menulis surat resmi kepada penerima yang tidak dikenal, Anda dapat mulai dengan kata-kata "Untuk semua pihak yang berkepentingan", diikuti oleh titik dua setelah "orang".
• Jika penerima masih belum diketahui, tetapi Anda yakin itu adalah dia, maka ada lebih banyak opsi. “Bapak-bapak Yang Terhormat”, “Para Ibu yang Terhormat”, “Hadirin sekalian”. Namun, berhati-hatilah dengan salam semacam itu - Anda tidak ingin menyinggung siapa pun, bukan?
• Jika Anda menulis surat resmi dan Anda tahu dengan siapa Anda menulisnya, Anda dapat mulai dengan kata "Dear #th". Namun, jika menurut Anda ini entah bagaimana tidak terlalu praktis, maka Anda dapat menggunakan kata "Dear #th".
• Jika Anda menulis surat semi formal, maka opsi seperti "Halo" atau "Terhormat" akan berguna.
• Jika surat itu sama sekali tidak formal, maka ada lebih banyak opsi. Di sini dan "halo", di sini dan "hebat", di sini dan "halo" dan seterusnya.

Masukkan nama penerima setelah salam.

• Dalam surat resmi, gunakan yang disebut gelar kehormatan (Tn., Ny.) atau posisi / jabatan, kemudian tulis nama penerima.
• Jika surat itu semi formal, maka Anda harus memutuskan apakah akan menghubungi penerima dengan nama atau tidak. Paling aman, jika Anda tidak yakin, harus dilakukan dengan judul kesopanan.
• Dalam hal surat informal, pada gilirannya, diasumsikan bahwa Anda dapat menghubungi penerima dengan nama. Kecuali, tentu saja, surat kepada saudara yang lebih tua dari Anda. Maka Anda harus menulis sesuatu seperti, misalnya, "Halo, nenek #" atau "Halo, paman #".

Mulai surat itu sendiri. Tarik kembali dua baris dari salam atau mulai saja teks dari baris baru jika Anda menulis dengan tangan.

• Jika Anda menulis surat pribadi, Anda akan mulai dengan pertanyaan tentang bisnis, kesehatan, dan semua itu.
• Jika Anda menulis surat bisnis, maka langsung ke intinya. Waktu adalah uang, dan Anda tidak ingin menghabiskan waktu pada penerima, bukan?

Pikirkan tentang apa yang perlu Anda tulis. Tujuan utama surat itu adalah komunikasi, komunikasi, pertukaran informasi. Karena itu, tanyakan pada diri Anda informasi apa yang harus dipelajari oleh penerima dari surat itu, apa yang perlu diberitahukan kepadanya. Tentang harga baru tentang produk? Tentang apa yang Anda lewatkan tentang dia? Terima kasih atas hadiah ulang tahunmu? Apa pun topiknya, ingatlah tugas menulis: berbagi informasi.

• Ingatlah bahwa Anda dapat menulis tidak tentang semuanya. Surat yang ditulis, misalnya, dalam kemarahan bukanlah surat yang layak dikirim. Jika surat itu sudah ditulis, tetapi Anda ragu untuk mengirimnya atau tidak, maka lebih baik untuk menyisihkannya selama beberapa hari. Anda mungkin masih punya waktu untuk berubah pikiran dan melihat situasi yang baru.

Periksa suratmu. Sebelum mengirim surat, bacalah beberapa kali dan pastikan tidak ada kesalahan. Jika Anda mau, biarkan orang lain memeriksa surat itu atau menggunakan modul pemeriksa tata bahasa di editor teks. Yah, tentu saja, perbaiki semua kesalahan.

Isi surat dengan benar. Dengan demikian, Anda bisa mengucapkan selamat tinggal kepada penerima surat dengan sopan. Tinggalkan dua baris dari paragraf terakhir dan tulislah ekspresi kesopanan yang cocok yang diakhiri dengan surat-surat.

• Untuk surat formal, opsi seperti "Salam" atau "Salam Terbaik" cocok.
• Untuk surat semi-formal, versi yang lebih pendek dari formula kesopanan formal cocok.
• Untuk surat-surat informal, formula kesopanan seperti "Dengan Cinta", "Milikmu," dan seterusnya akan berhasil.
• Jika mau, Anda dapat menggunakan formula kesopanan kuno dalam surat formal (atau jika Anda menulis surat kepada teman dekat yang bisa menghargainya). Untuk melakukan ini, masukkan formula dalam kalimat terakhir. Kemudian, mundur dari dua baris, tulis sesuatu seperti "Hormat saya / milikmu / milikmu / milikmu". Di sini Anda dapat menunjukkan sedikit kreativitas dan membuat akhir yang benar-benar unik untuk surat itu.

Apakah Anda yakin di antara ratusan surat yang dilihat penerima, surat Anda benar-benar menonjol? Spesialis pengembangan karier dan pemasar berbicara tentang cara mengidentifikasi subjek email dengan benar, sehingga penerima harus membukanya dan meresponsnya tepat waktu.

1. Selalu menunjukkan subjek surat itu

Mengabaikan baris subjek surat adalah kesalahan terbesar pengirim, yang mengharapkan untuk menerima tanggapan tepat waktu. Subjek surat itu, sebagai suatu peraturan, menunjukkan kepada penerima isi pesan dan membuatnya memutuskan apakah akan membuka atau tidak membuka surat itu. Pesan email dengan bidang subjek kosong kemungkinan akan segera dihapus, karena akan mengganggu penerima, karena ia harus membuka email untuk mencari tahu tentang apa itu.

2. Pertama-tama tunjukkan subjek surat itu, dan kemudian lanjutkan untuk menulis pesan

Banyak orang percaya bahwa subjek surat itu adalah masalah sekunder setelah menulisnya. Namun, Amanda Augustine, konsultan konseling karir di The Ladders, menekankan bahwa subjek surat itu adalah prioritas bagi penulis. Pertama, itu adalah topik yang mengatur nada untuk pesan, dan, kedua, itu tidak memungkinkan gangguan pada topik lain.

3. Bersikap singkat

Sedangkan ketika Anda membuka kotak dengan surat masuk pada monitor komputer, Anda dapat melihat 60 karakter di baris subjek, pada smartphone Anda hanya dapat melihat 25-30 karakter. Karena itu, paskan baris subjek dalam 6-8 kata. Itu akan lebih dari cukup.

4. Tunjukkan yang paling penting di awal baris subjek surat itu.

Dmitry Leonov, wakil presiden SaneBox, mengatakan bahwa sekitar 50% surat dilihat dari ponsel. Ingatlah hal ini dan tuliskan hal yang paling penting di awal baris subjek surat itu. Kalau tidak, dalam 50% kasus, bagian-bagian penting dari pesan dapat dengan mudah dipotong oleh perangkat seluler dan tidak dibaca oleh penerima.

5. Hindari kata-kata yang tidak perlu

Jangan membuang baris subjek dengan frasa yang tidak perlu seperti "Selamat siang", "Senang bertemu Anda", "Terima kasih" dan sebagainya. Pertama, mereka tidak ada artinya bagi penerima. Kedua, Anda dapat menggunakannya dengan aman dalam surat itu sendiri, yang bahkan akan lebih logis.

6. Jelas dan spesifik dalam baris subjek surat itu.

Subjek surat itu harus menunjukkan dengan tepat apa isi surat itu. Pada subjek surat itulah penerima harus memprioritaskan dan memutuskan kapan tepatnya ia perlu menjawabnya. Misalnya, pesan di baris subjek "Anda sudah memilikinya sekarang waktu senggang untuk menyelesaikan pertanyaan saya? "itu sangat kabur, karena tidak memberikan pemahaman kepada penerima tentang apa yang mereka inginkan darinya, dan membuatnya membuka surat itu. Karena itu, jika Anda mengirim resume, jangan ragu untuk menulis nama Anda dan lowongan yang Anda lamar dalam subjek. Dan jika Jika Anda ingin mengajukan pertanyaan tentang proyek saat ini kepada kolega atau mitra Anda, maka sebutkan nama proyek tertentu dalam subjek.

7. Jadikan tema sederhana dan ajakan bertindak

Tip ini akan sangat berguna bagi pemasar dan mereka yang mengirim surat pemasaran. Wakil Presiden Hub Spot, Kip Bodnar menyarankan untuk menulis baris subjek yang memanggil penerima untuk bertindak dan menarik minatnya.

8. Gunakan kata kunci untuk mencari dan memfilter lebih lanjut.

Banyak profesional memiliki folder tematis dalam email, dan mereka juga secara aktif menggunakan filter untuk mencari surat-surat tertentu. Karena itu, jika tidak ada tanda seperti itu di baris subjek surat Anda, maka surat Anda kemungkinan besar tidak akan diperhatikan. Karena itu, sangat penting untuk menggunakan kata kunci yang mencerminkan subjek surat sehingga di masa depan penerima dapat dengan mudah menemukannya melalui sistem pencarian.

9. Tunjukkan jika Anda membutuhkan jawaban

Ketika seseorang menerima surat, penting baginya untuk mengetahui apakah dia hanya perlu membacanya atau apakah dia perlu dijawab. Oleh karena itu, kata Amanda Agustinus, tunjukkan dalam baris subjek surat "Harap jawab" atau "Silakan baca." Anda juga dapat menggunakan ungkapan "Untuk informasi Anda". Ini digunakan untuk memberi tahu penerima bahwa ia akan tertarik pada pesan tersebut. Dalam korespondensi elektronik bisnis, ia menekankan bahwa pengirim ingin memberi tahu penerima, tetapi pesan tersebut bukan pesanan dan tidak mengharuskan penerima untuk mengambil tindakan yang berhubungan langsung dengan pesan tersebut.

10. Tentukan tenggat waktu di baris subjek

Jika Anda mengirim banyak informasi di badan surat itu, tetapi Anda perlu menanggapinya dalam jangka waktu tertentu, maka tunjukkan di baris subjek. Ini akan secara signifikan meningkatkan peluang membaca dan menanggapi pesan dengan tepat waktu. Misalnya, Anda dapat mengindikasikan: "Silakan balas email ini pada akhir hari kerja pada hari Jumat."

11. Jika ada yang mengarahkan Anda ke penerima ini, beri tahu mereka

Jika kontak penerima diberikan kepada Anda oleh mitra, klien, kolega, maka sebutkan namanya secara langsung dalam subjek, dan bukan dalam surat itu sendiri. Pertama, nama yang dikenal akan menarik perhatian penerima. Kedua, itu akan memberi si penerima gagasan tentang proyek atau pertanyaan yang bisa Anda hubungi.

12. Sorot apa yang ingin Anda tawarkan

Jika Anda mengirim "surat dingin", Anda tidak tahu apakah penawaran Anda akan menarik minat penerima Anda. Karena itu, tunjukkan dalam topik apa yang Anda tawarkan, dan juga beri tahu kami tentang bonus - diskon, penawaran khusus.

13. Tentukan nama penerima atau nama perusahaan

Anda harus tahu kepada siapa Anda mengirim surat itu. Dan penerima juga harus segera mengenali bahwa surat ini ditujukan khusus untuknya. Kip Bodnar menyatakan bahwa salah satu cara terbaik untuk menunjukkan ini adalah dengan menunjukkan namanya atau nama perusahaan di baris subjek surat itu. Misalnya, Anda dapat menulis ini: "Vladimir, lihat angka-angka ini: penjualan perusahaan meningkat 25%."

14. Gunakan kata-kata untuk membatasi waktu respons terhadap surat

Jika Anda ingin menarik perhatian seseorang dan meyakinkan penerima untuk menjawab Anda, maka sebutkan dalam baris subjek surat itu jangka waktu penawaran Anda. Misalnya: "Registrasi diperlukan hari ini", "Jumlah kursi terbatas - cepatlah mendaftar untuk acara tersebut."

15. Jangan memulai kalimat dalam subjek surat, yang berakhir pada surat itu sendiri

Jika Anda mulai menulis pertanyaan atau kalimat apa pun di baris subjek surat itu, maka selesaikan di sana tanpa melanjutkan surat itu sendiri. Ini mengganggu penerima, karena memaksa dia untuk membuka surat itu dan melanjutkan membaca. Pikirkan, mungkin, untuk pertanyaan singkat, kurir atau bahkan panggilan lebih cocok?

16. Baca kembali pesan di baris subjek

Amanda Augustine menyarankan untuk membaca kembali subjek surat itu sebelum mengirim. Kenapa ini? Sangat sering, ketika pengirim mengirim seluruh "bundel" surat ke berbagai penerima, ia lupa untuk mengubah nama atau nama perusahaan di baris subjek. Ini dapat mengganggu penerima atau bahkan menyinggung. Karena itu, sebelum mengirim surat, baca kembali dan periksa ketidakkonsistenan.

17. Jangan menulis dalam huruf besar

Penggunaan kata-kata besar menarik perhatian, tetapi ke arah yang salah. Metode ini membuat surat itu sulit dibaca dan membuat penerima khawatir pada tingkat bawah sadar. Sebagai gantinya, Anda dapat menggunakan tanda hubung, tanda titik dua, untuk menarik garis antara kata-kata dan menekankan sesuatu.

Terjemahan artikel ini disiapkan oleh Ekaterina Nikitina berdasarkan bahan-bahan dari Business Insider