Системы автоматизации управления предприятием. Руководителю предприятия
ЛЕКЦИЯ 13
ПОДХОДЫ К АВТОМАТИЗАЦИИ УПРАВЛЕНИЯ ПРЕДПРИЯТИЕМ
Кусочная (хаотичная) автоматизация
Хаотичная автоматизация является одним из наиболее неэффективных видов инвестирования средств в развитие предприятия. Под хаотичностью процесса в данном разделе понимается отсутствие стратегического плана. Как правило, при таком подходе процесс внедрения информационных технологий определяется сиюминутными локальными задачами, а не реальными потребностями бизнеса. В качестве критериев принятия решений в этих случаях могут выступать: уровень знаний и предпочтений лиц, принимающих решения, возможность купить сейчас с эксклюзивной скидкой какую-либо технику или ПО и т. д. Как правило, в результате предприятие в лучшем случае получает разрозненные прикладные системы, стоимость интеграции которых в ряде случаев может быть сравнима с общей стоимостью комплексного решения. В худшем случае создаются незаконченные фрагменты информационной инфраструктуры и прикладных систем, которые не могут применяться в практической деятельности предприятия. При этом предприятие несет дополнительные затраты на дублирование функций, которые должна была выполнять информационная система, и обслуживание созданных незаконченных прикладных систем.
Одна из причин такого подхода может заключаться в неправильном понимании своей роли и функций отдела информационных технологий (отдела АСУ, вычислительной техники - название может быть любым).
Автоматизация по участкам
Автоматизация по участкам подразумевает процесс автоматизации отдельных производственных или управленческих подразделений предприятия, объединенных по функциональному признаку. Например, участок упаковки и маркировки, бухгалтерия и т. д. Подобный путь автоматизации выбирается в следующих случаях:
Инвестиционные ресурсы предприятия недостаточны для решения задачи автоматизации в полном объеме;
Существуют участки, где применение автоматизированных систем дает значительный экономический эффект, например за счет сокращения персонала;
Технология производства или иные условия не позволяют обходиться без использования автоматизированных систем. Наиболее часто такой подход применяется для автоматизации производственных участков. Основное средство автоматизации - специализированные АСУТП. Применение принципа автоматизации предприятия по участкам для ряда предприятий единственно возможный способ повысить экономические показатели в условиях ограниченных инвестиционных ресурсов. Чтобы автоматизация по участкам была эффективна, необходимы стратегический и оперативный планы автоматизации. При этом стратегический план автоматизации, если выбрана стратегия автоматизации по участкам, должен периодически, не реже раза в год, пересматриваться. При ревизиях стратегического плана целесообразно особенное внимание уделить вопросам преемственности комплекса стандартов на информационные технологии, поддерживаемые на предприятии.
Автоматизация по направлениям
Автоматизация по направлениям подразумевает автоматизацию отдельных направлений деятельности предприятия, таких, как производство, сбыт, управление финансами. Подход, связанный с автоматизацией по направлениям, часто применяется при использовании систем класса MRPII, ERP, когда конечной целью работ является полная автоматизация предприятия.
От автоматизации по участкам этот подход отличается следующим. Автоматизация по направлениям деятельности предполагает участие в этом процессе всех организационных подразделений, функционирование которых связано с автоматизируемым направлением. Обычно любое направление деятельности охватывает практически все подразделения предприятия. Например, процесс снабжения. В этом процессе принимают участие все подразделения от производственных (в части формирования планов закупки сырья, комплектующих и оборудования) до управленческих (канцтовары, мебель) и непосредственно сам отдел снабжения и транспортные службы. Поэтому подход, связанный с автоматизацией по направлениям, в принципе нельзя рассматривать как локальный. Его реализация связана с созданием как минимум телекоммуникационной инфраструктуры предприятия. В большинстве случаев автоматизация по направлениям связана с реинжинирингом бизнес-процессов и требует создания модели всего предприятия.
Все сказанное выше относительно повышения эффективности при использовании подхода автоматизации по участкам остается в силе и в рассматриваемом случае. Ревизия стратегического плана автоматизации должна производиться после окончания автоматизации какого-либо направления и оценки полученных результатов.
Полная автоматизация управления предприятием
АСУП как система состоит из большого количества элементов различных уровней и различного назначения. К ним относятся подсистемы, модули, блоки управления, задачи, управленческие процедуры, функции, операции и т. п. Базовые системы типа ERP, как правило, представляют собой иерархические структуры, состоящие в итоге из элементарных управленческих процедур, предназначенных для включения в АСУП.
Интеграция предполагает такое объединение и согласование управленческих функций и процедур, чтобы в ходе процесса управления предприятием обеспечивалась оптимизация его поведения.
Интеграция проявляется во всех без исключения функциональных и обеспечивающих подсистемах.
В подсистеме технического обеспечения - это локальные вычислительные сети и обеспечение связи предприятия с внешней средой через глобальные сети. В подсистеме информационного обеспечения - это ведение баз данных под управлением СУБД. Интеграция математического обеспечения проявляется прежде всего в согласовании входов и выходов математических моделей, комплексировании различных моделей (например, прогнозирования и планирования), целостности и непротиворечивости системы математических моделей. Интеграция программного обеспечения проявляется в том, что оно строится в виде сложного и вместе с тем гибкого программного комплекса, позволяющего выполнять программы в требуемой последовательности и в требуемых сочетаниях. Интегрированные АСУП, построенные на основе одной базовой системы ERP, выводят предприятие на новый уровень интеграции организационного обеспечения благодаря унификации пользовательского интерфейса. Особенно ощутим этот эффект в больших АСУП, где новая система приходит на смену сотням старых локальных систем. Практическим результатом перехода к новой системе становится единый для всего предприятия стандарт на способы взаимодействия пользователей с системой.
Но главное, ради чего создаются на предприятиях автоматизированные системы, - это функциональная интеграция.
Системы управления предприятием (ERP), автоматизации производства (САМ), автоматизации проектирования продукции и технологических процессов (CAD) объединяются в интегрированное компьютерное производство (CIM), схематично изображенное на рис. 25.
CIM (Интегрированное компьютерное производство )
Рис. 25
Единая компьютерная система позволяет обеспечить взаимную прозрачность систем. Например, уже на стадии проектирования можно моделировать возможное влияние конструкторских и технологических решений на ход производства.
Система ERP объединяется с объектами и системами, находящимися вне предприятия (рис. 26).
Рис. 26
Таким образом, комплексная автоматизация управления способствует преодолению барьеров между различными службами управления. Одним из проявлений этого процесса является использование в разных службах одних и тех же функций, требуемых для подготовки различных управленческих решений. Например, проверка уровня запасов на складе выполняется как при поступлении внешнего заказа, так и при формировании производственного заказа или заказа на приобретение.
Интеграция между подсистемами - это первый шаг к интеграции внутри ERP. Она выражается в обмене данными между подсистемами ERP. Нередко эти данные инициируют события и процессы в других подсистемах. Схема интеграции подсистем показана на рис. 27.
Рис. 27
Гибкость при реализации конкретных структур управления порождает новые моменты в интеграции функций базовой системы, поскольку состав функций, включаемых в подсистемы конкретной АСУП, может не полностью совпадать с функциональным наполнением подсистем базовой системы. Это положение иллюстрируется рис. 28.
Рис. 28
A, B, C – подсистемы базовой системы;
АСУП строится с ориентацией на управление производственным процессом как единым целым, а не на автоматизацию деятельности отдельных подразделений, занимающихся управлением. При этом возможно несовпадение функционального наполнения подсистем АСУП и функциональных обязанностей в подразделениях (рис. 29).
Рис. 29
A, B, C – подсистемы, входящие в организационную структуру;
A 1 , B 1 , C 1 – подсистемы реальной АСУП
Интеграция в одном решении информации о нескольких разнородных ресурсах проявляется, как правило, на верхних уровнях планирования. При этом выбор состава ресурсов остается за управленцем (рис. 30).
Рис. 30
Рис. 31
Интеграция управления всеми стадиями жизненного цикла изделия (рис. 31) заключается в том, что управление отдельными стадиями меняется на управление циклом в целом.
Интеграция управления всеми фазами производства проявляется в обеспечении непрерывности управления всеми фазами (рис. 32).
Интеграция функций управления в виде структур, включающих функции планирования, учета, контроля, регулирования, анализа, обеспечивает взаимосвязь и непрерывность принятия решений в ходе управления.
Рис. 32
Интеграция управления между всеми процессами преобразования ресурсов в продукцию (рис 33) заключается в том, что все процессы управляемы и обеспечена непрерывность управления ими.
Рис. 33
Эти структуры объединяются между собой по вертикали в более сложные взаимосвязанные иерархические структуры. Интеграция между ними обеспечивается путем согласования функций, входов, выходов и частоты решения задач управления. Например, задача планирования на более глубоком уровне является по существу задачей регулирования для верхнего уровня. В таком же соотношении могут находиться и периоды планирования и регулирования двух примыкающих уровней.
Перечисленные способы интеграции являются основой формирования сложных функциональных структур, состоящих из большого количества связанных между собой функций управления. Разрывы интеграционных связей, выпадение необходимых функциональностей или их слабая реализация снижают эффективность управления, поскольку создают в ней «узкие места», «тупики», приводят к решению задач на основе неточной и/или неполной информации, снижают качество решения и т. п. Поэтому при проектировании и эксплуатации системы вопросам интеграции должно уделяться первостепенное внимание.
Резюмируя вышесказанное, можно отметить следующие особенности комплексного подхода к автоматизации управления предприятием:
Повышенная экономическая эффективность этого подхода по сравнению с другими (по участкам и направлениям);
Чрезвычайно высокие требования к качеству управления процессом внедрения системы.
В состав представляемой оперативной информации в обязательном порядке должна включаться информация о возникших по мере реализации плана проблемах.
Анализ результатов и принятие решений подразумевает наличие процедуры анализа результатов, опираясь на который производится ревизия плана или внесении изменений в ход процесса. Процедура может носить как периодический характер так и инициироваться при наступлении каких-либо событий: превышение бюджета, отставание от сроков.
Стратегический план (стратегия автоматизации )
Цели
Понятие стратегии автоматизации включает в себя базовые принципы, используемые при автоматизации предприятия . В ее состав входят следующие компоненты:
цели: области деятельности предприятия и последовательность, в которой они будут автоматизированы;
способ автоматизации: по участкам, направлениям, комплексная автоматизация;
долгосрочная техническая политика - комплекс внутренних стандартов, поддерживаемых на предприятии: типы стандартов на оборудование и ПО, перечень поставщиков и производителей базовых аппаратно-программных средств, на использование продукции которых ориентировано предприятие, перечень продуктов и линий продуктов, которые используются или которые предполагается использовать в области автоматизации;
ограничения: финансовые, временные и т. д.;
Условия, при наступлении которых производится ревизия плана;
Анализ результатов выполнения плана;
Процедура управления изменениями плана. Стратегия автоматизации в первую очередь должна соответствовать приоритетам и стратегии (задачам) бизнеса предприятия. В понятие стратегии также должны входить пути достижения этого соответствия. Стратегический план автоматизации должен составляться с учетом следующих факторов:
Средний период между сменой технологий основного производства;
Среднее время жизни выпускаемых предприятием продуктов и их модификаций;
Анонсированные долгосрочные планы поставщиков технических решений в плане их развития: снижение доли нестандартизованных компонентов на всех уровнях (интерфейсы, контроллеры, операционная система и т. д.), расширение типов совместимых платформ; создание средств конвертации данных системы архивирования; интеграция со смежными системами;
Срок амортизации используемых систем;
Стратегический план развития предприятия, включая планы слияния и разделения, изменение численности и номенклатуры выпускаемой продукции;
Планируемые изменения функций персонала.
Вышесказанное означает, что автоматизация это один из способов достижения стратегических бизнес-целей, а не процесс, развивающийся по своим внутренним законам. Во главе стратегии авто матизации должна лежать стратегия бизнеса предприятия: миссия предприятия, направления и модель бизнеса. Таким образом, стратегия автоматизации представляет собой план, согласованный по срокам и целям со стратегией организации.
Второй важной особенностью является степень соответствия приоритетов автоматизации и стратегии бизнеса, а именно - целям, которые должны быть достигнуты:
Снижение стоимости продукции;
Увеличение количества или ассортимента;
Сокращение цикла: разработка новых товаров и услуг - выход на рынок;
Переход от производства на склад к производству под конкретного заказчика с учетом индивидуальных требований и т. д.
Стратегические цели бизнеса с учетом ограничений (финансовых временных и технологических) конвертируются в стратегический план автоматизации предприятия.
Известно немало примеров, когда внедрение тех или иных информационных технологий на предприятии не приносило ожидаемого эффекта. В большинстве случаев это обусловлено тем, что при формировании стратегии автоматизации игнорировался стратегический план развития самого предприятия. В результате реализовывались либо слишком амбициозные проекты, которые поглощали большое количество средств и не соответствовали потребностям бизнеса, либо, наоборот, создавались системы, не способные обслужить текущие потребности.
Не представляя себе, чего и как хочет достичь организация в перспективе, невозможно реально оценить и потребности в информационных технологиях. А отсутствие критериев выбора той или иной стратегии автоматизации приводит к необъективной оценке результатов автоматизации и, как следствие, к необоснованным потерям от этой самой автоматизации.
Причем потери здесь могут быть самого разного рода: от простого разочарования рядовых сотрудников и руководящего звена в информационной системе до прямых финансовых потерь, вызванных излишними инвестициями в информационные технологии, потерей конкурентного преимущества или уходом некоторых ключевых сотрудников.
Автоматизация предприятия является инвестиционной деятельностью. Из-за ряда объективных причин, о чем будет сказано ниже, к этой деятельности не всегда применимы подходы, используемые при оценке эффективности инвестиций.
В этих условиях особую актуальность приобретают вопросы сохранения вложенных средств в информационные технологии. Сегодня в литературе все чаще встречается словосочетание «защита инвестиций». Применительно к информационным технологиям оно означает деятельность, направленную на сохранение инвестиций в создание и развитие информационных систем.
Потеря инвестиций происходит в том случае, когда информационная система перестает быть эффективной, т. е. удовлетворять потребностям бизнеса. В этом случае система не позволяет:
Эффективно решать поставленную задачу при требуемом уровне рентабельности эксплуатации вычислительных средств;
Обеспечивать возможность своего развития.
Исходя из вышесказанного, мероприятия по сохранению инвестиций должны быть направлены на обеспечение требуемой рентабельности эксплуатации информационной системы и возможности ее развития с учетом произведенных затрат. Низкая отдача от использования информационной системы при высоких затратах на ее эксплуатацию, а также неспособность фирмы изменить это положение говорит о нецелесообразности сохранения этих инвестиций, т. е. систему лучше в дальнейшем не использовать.
Для того чтобы определить комплекс мер по защите инвестиций, отдельно выделяются затраты на создание и развитие системы, которую необходимо защищать.
Ограничения
К основным ограничениям, которые необходимо учитывать при выборе стратегии автоматизации, относятся следующие:
финансовые,
временные,
связанные с влиянием человеческого фактора,
технические.
Финансовые ограничения определяются величиной инвестиций, которые предприятие способно сделать в развитие автоматизации. Этот тип ограничений универсален, так как остальные три вида могут быть частично конвертированы в финансовые.
Временные ограничения обычно связаны со следующими факторами:
Сменой технологий основного производства,
Рыночной стратегией предприятия,
Государственным регулированием экономики. К ограничениям, связанным с влиянием человеческого фактора, относятся следующие:
Корпоративная культура - отношение персонала к автоматизации;
Особенности рынка труда;
Трудовое законодательство, регулирующее процессы увольнения персонала, высвобождающегося в результате автоматизации.
Корпоративная культура - это в первую очередь отношение персонала к автоматизации, привычка работать по стандартизированным процедурам и исполнительская дисциплина. Значительная часть информации вводится в информационную систему вручную в процессе производственной деятельности. Поэтому чрезвычайно важно соблюдение регламентов работ, особенно в части ввода информации. Игнорирование такого фактора, как корпоративная культура, приводило к тому, что надежды на автоматизированную систему, из которой можно легко получить всю необходимую в работе любого сотрудника информацию, сменялись пониманием суровой необходимости создания новых процедур работы, значительного увеличения нагрузки на персонал в первое время, необходимости обучения и, в конечном итоге, возвращения к старым, проверенным способам работы с калькулятором и листом бумаги.
Особенности рынка труда могут повлиять негативно, если существуют трудности с наймом персонала требуемого профиля и квалификации.
Технические ограничения связаны с реальными возможностями предприятия: отсутствие помещений для размещения вычислительной техники, ограничения по использованию определенного вида оборудования и т. п.
Технологии
При выборе стратегии автоматизации существенную роль играет состояние технологий. Если необходимой системы нет на рынке, тогда возможные решения ограничиваются следующими:
Интеграция нескольких существующих систем;
Разработка уникальной системы для предприятия;
Откладывание решения о начале работ по автоматизации в ожидании появления требуемой системы.
Проблемы
Типичные проблемы, которые возникают при разработке стратегии автоматизации, как правило, связаны со следующими факторами:
состояние рынка информационных технологий;
определение эффективности инвестиций в информационные технологии;
необходимость реорганизации деятельности предприятия при внедрении информационных технологий.
Состояние рынка информационных технологий
Интенсивное развитие компьютерных технологий является результатом стремления производителей удовлетворить потребности рынка в информационных технологиях. Наличие устойчивого спроса служит привлекательным фактором для появления все новых поставщиков информационных систем. Развитие конкуренции заставляет производителей принимать дополнительные меры по поддержанию спроса на достаточном уровне. Производители не только постоянно обновляют и совершенствуют свою продукцию, но и при этом стараются сформировать «ажиотажную» модель рынка: когда изделие, выводимое на рынок, после стадии ажиотажного спроса не переходит в стадию устойчивого спроса, а заменяется другой моделью с более привлекательными характеристиками. Все эти факторы приводят к быстрому моральному старению выпускаемой продукции, появлению на рынке «сырых» изделий и, как следствие, возрастанию финансовых рисков у потребителя и увеличению затрат на модернизацию вычислительной техники.
Такая ситуация приводит к появлению у потребителя определенных проблем. Например, процесс отслеживания и анализа всех новинок, способных оказать влияние на эффективность предприятия, представляется весьма затруднительным. При времени морального устаревания изделия 12-18 месяцев (а в некоторых отраслях информационных технологий анонсирование новых продуктов происходит ежеквартально) времени на оценку продукта остается слишком мало. Как правило, минимальный срок получения достоверных данных по эффективности решения - 2 месяца. Ситуация часто усугубляется тем, что новая версия продукта оказывается не полностью совместимой с предыдущей.
Определение эффективности инвестиций в информационные технологии
При внедрении на предприятии новых решений нужно решить точно, какой из имеющихся вариантов принесет наибольшую пользу. Любое вложение в ИТ есть инвестиция, поэтому необходимо сравнивать относительную ценность нескольких потенциальных инвестиций, и, естественно, изыскивается способ измерить ценность каждой, чтобы установить, которая из них имеет больше привлекательных свойств по сравнению с другими.
Проведенные исследования показали, что при правильном использовании компьютерные технологии в состоянии резко повысить эффективность бизнеса. Тем не менее любой, даже самый эффективный бизнес испытывает постоянную потребность в ресурсах, а количество последних ограничено. Соответственно, ресурсы предприятия должны быть потрачены там, где они создадут максимальный прирост ресурсов (максимальную прибыль) с максимальной скоростью. Так как ИТ наряду с другими расходными категориями конкурируют за получение ресурсов, измерение и контроль ценности ИТ весьма важны.
Финансовые директора стремятся выразить эффективность ИТ средствами, к которым они привыкли, - цифрами. К сожалению, расчет обычно используемых на практике коэффициентов эффективности инвестиций типа ROI (Return on investment) для проектов, связанных с автоматизацией предприятия, даже в развитых странах с высокой культурой планирования вызывает значительные трудности. Сложность эта объясняется следующими причинами. С одной стороны, трудности вызывает определение статей расходов и их количественная оценка, с другой - оценка влияния автоматизированной системы на такие показатели, как производительность, снижение операционных расходов, качество и себестоимость. За рубежом проблема оценки эффективности в настоящее время, когда накоплен опыт использования информационных технологий, решается частично методом аналогий и частично с помощью анализа накопленных данных.
В России широкое внедрение и использование автоматизированных систем началось в 90-е годы. При этом в начальный период основное внимание уделялось созданию телекоммуникационной инфраструктуры. Типичный побудительный мотив внедрения автоматизированных систем - отсутствие у руководителей достоверной информации о состоянии предприятия. Дать количественную оценку потерь от отсутствия такой информации чрезвычайно сложно. Принятие решения о внедрении системы происходит на основе качественных критериев типа: предприятие задыхается от недостатка информации о..., найти какие-либо данные невозможно. Об оценке сопутствующих внедрению системы эффектов - повышение технологической и трудовой дисциплины, сокращение резервных запасов сырья - речь не идет. Поэтому в настоящее время единственно возможный путь определения эффективности инвестиций в информационные технологии для российских предприятий заключается в получении ответа на следующий вопрос: можно ли ценой выделенных на автоматизацию средств достичь заданных целей, которые формулируются не в виде коэффициента возвратности инвестиций, а в терминах, характеризующих параметры автоматизируемых процессов. Например, получать данные о запасах готовой продукции на складе в течение заданного времени, составлять квартальный баланс в течение недели и т. д.
Реорганизация деятельности предприятий
Для большинства современных предприятий, поставивших перед собой задачу внедрения АСУП, необходим и предваряющий автоматизацию этап - реорганизация, включающая наведение порядка в их деятельности, создание рациональных технологий и бизнес-процессов.
Понятие «реорганизация деятельности» часто отождествляют с другими процессами, происходящими на предприятии. На самом деле реорганизация существенно отличается даже от тех процессов, с которыми она имеет некоторую общность исходных понятий.
Во-первых, реорганизация - это не то же, что автоматизация . Автоматизировать существующие процессы - «это все равно, что асфальтировать дорожки, по которым коровы ходят на пастбище», это просто возможность более эффективно делать неправильные вещи.
Не следует путать реорганизацию с так называемым информационным перепроектированием, означающим перестройку устаревших информационных систем с использованием более современной технологии. В результате информационного перепроектирования часто возникают только сложные компьютеризованные системы, автоматизирующие устаревшие процессы.
Реорганизация - это не сокращение размеров предприятия, означающее снижение выпуска продукции для того, чтобы удовлетворить сегодняшние пониженные требования рынка. Такое сокращение позволяет достигнуть меньшей производительности с меньшими затратами, тогда как реорганизация в истинном значении этого слова служит, наоборот, достижению большей производительности с меньшими затратами.
Также реорганизация не означает изменение оргштатной структуры предприятия, хотя этот процесс действительно может отразиться на этой структуре. Основные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия, являются результатом неверной структуры бизнес-процесса, а не предприятия. Пытаться совместить новую оргштатную структуру со старым процессом - это все равно, что «переливать прокисшее вино в новые бутылки».
Спектр существующих подходов к реорганизации предприятия варьируется от мягких постепенных методов улучшения его деятельности, основанных в значительной степени на соображениях здравого смысла, до жестких, регламентирующих его коренную ломку и декларирующих принцип «отбрось все старое и начни заново».
Одним из наиболее известных подходов к реорганизации является методика планирования бизнес-систем BSP (Business Systems Planning ) фирмы IBM, разработанная в середине 70-х годов Мартином (Martin). Методика BSP определяется как «подход, помогающий предприятию определить план создания информационных систем, удовлетворяющих его ближайшие и перспективные информационные потребности». Главная ее идея заключается в том, что информация является одним из основных ресурсов и должна планироваться в масштабах всего предприятия, а информационная система должна проектироваться независимо от текущего состояния и структуры предприятия. Анализ и реорганизация деятельности предприятия производятся на основе ряда матриц (данные - процессы, руководители - процессы, информационные системы - руководители, информационные системы - процессы, информационные системы - файлы данных) и с учетом выявленных при обследовании проблем, основные изменения осуществляются с целью ориентации предприятия на спроектированную информационную систему.
Подход CPI (Continuous Process Improvement ) и его японский аналог TQM (Total Quality Management) успешно применялись при реорганизации предприятий еще в середине века. Самый впечатляющий результат его применения - подъем японской послевоенной промышленности и доведение качества японских товаров до современного, самого высокого уровня. Этот подход продолжает активно использоваться и в настоящее время, о чем свидетельствует, например, возрастающий объем применения стандартов серии ISO 9000, фактически поддерживающих CPI.
В основе подхода лежит очевидная концепция управления качеством выпускаемой продукции. Качество должно быть направлено на удовлетворение текущих и будущих потребностей потребителя как самого важного звена производственной линии. Достижение соответствующего уровня качества требует постоянного совершенствования производственных процессов. Для решения этой задачи Демингом было предложено 14 принципов, в совокупности составляющих теорию управления и применимых для предприятий любого типа и масштаба. Безусловно, этих принципов недостаточно для полного решения стоящих перед современными предприятиями проблем, тем не менее, они являются основой трансформации промышленности Японии и США. Отметим, что данный подход характеризуется ориентацией на требования рынка и потребителя и применим в условиях, когда существует достаточная стабильность производства и желание сохранить кадры.
Требования СММ (Capability Maturity Model) разработаны институтом SEI (Software Engineering Institute) для предприятий, стремящихся к осуществлению качественного процесса разработки и сопровождения программного обеспечения, и являются примером применения подхода CPI для конкретной отрасли промышленности.
СММ описывает характеристики совершенства (качества) процессов разработки и сопровождения ПО (ПО-процессов), а также критерии перехода от плохо управляемым к хорошо управляемым ПО-процессам в терминах уровней совершенства модели. СММ применяется для:
Улучшения ПО-процессов, когда предприятие планирует, разрабатывает и реализует их изменения;
Оценки ПО-процессов, когда определяется состояние текущих ПО-процессов предприятия и приоритетные процессы, а также осуществляется организационная поддержка их улучшения;
Оценки возможностей ПО при квалификации партнеров, осуществляющих заказную разработку ПО или управляющих состоянием существующих ПО-процессов.
Фактически СММ является комплексом требований к ключевым элементам эффективного ПО-процесса и способам его эволюционного улучшения. СММ поддерживает этапы планирования, инжиниринга, управления разработкой и сопровождением ПО, что улучшает возможности предприятия в достижении целей по стоимости, функциональности и качеству производимого ПО.
В начале 90-х годов сформировался новый революционный подход к реорганизации - реинжиниринг бизнес-процессов BPR (Business Process Reengineering ). Его авторы Хаммер (Hammer) и Чампи (Champy) определяют BPR как «фундаментальное переосмысление и радикальное перепланирование бизнес-процессов предприятий, имеющее целью резкое улучшение показателей их деятельности, таких, как затраты, качество и скорость обслуживания». Революционность данного подхода заключается в отказе от традиционных правил и предположений по ведению бизнеса, многие из которых оказываются устаревшими, ошибочными или просто неподходящими для конкретной ситуации (тем не менее они изначально заложены в большинство процессов), бизнес проектируется заново с чистого листа.
BPR начинается с того, что отбрасываются все предположения и все данности. Например, вопрос «Как наиболее эффективно проверить кредитоспособность клиента?» предполагает, что такая проверка необходима. Во многих случаях, однако, затраты на проверку кредитоспособности могут превысить потери, связанные с неуплатой долгов, которых эта проверка помогает избежать. То есть при перепроектировании сначала определяется, что должно делать предприятие, а затем, как оно должно это делать. BPR не принимает ничего как данность. Он игнорирует то, что есть, и концентрируется на том, что должно быть.
При BPR резко (в разы и на порядки) увеличиваются производственные показатели. Если, например, предприятие ставит задачу на 10% повысить производительность и улучшить качество обслуживания клиентов, то это предприятие не нуждается в BPR. Незначительные улучшения достигаются путем настройки; для того чтобы добиться резких улучшений, необходимо все старое заменить новым.
BPR ориентируется на процессы, а не на задачи, рабочие места, персонал. Под бизнес-процессом понимается совокупность действий, получающая на входе данные различных типов и продуцирующая результат, имеющий ценность для потребителя. Например, процесс выполнения заказа на входе получает заказ и выдает в качестве результата заказанные товары, т. е. доставка заказанных товаров потребителю и есть та ценность, которую создает процесс. Современные предприятия сосредотачиваются как правило на отдельных задачах, составляющих этот процесс: оформление заказа, получение товаров на складе и т. п., и имеют тенденцию терять из виду главную цель - доставку товаров в руки заказчика. Отдельные задачи, составляющие данный процесс, безусловно важны, но для заказчика ни одна из них не будет иметь значения, если весь процесс в целом не работает - т. е. не производит доставки товаров.
Очевидно, что по мере дальнейшего развития технологий будет происходить отказ от все большего количества правил, по которым организован бизнес. Правила, которые представляются непогрешимыми сегодня, могут устареть менее чем за год. Из этого следует, что использование возможностей изменения бизнес-процесса, заложенных в новых технологиях, это постоянная деятельность, а не одноразовая кампания. Следование новейшим технологиям и нахождение способов их применения на предприятии должно происходить непрерывно, так же, как исследования, разработки, маркетинг. Более того, предприятия должны сделать применение новых технологий одним из своих основных занятий, если они хотят идти в ногу со временем. Те, кто лучше сможет разглядеть и оценить возможности, скрытые в новой технологии, получат постоянное, растущее преимущество над конкурентами.
Одним из побудительных мотивов реорганизации деятельности предприятия может служить его желание сертифицироваться по стандарту ISO 9000. Стандарт на качество проектирования, разработки, изготовления и послепродажного обслуживания ISO 9000 определяет базовый набор мероприятий по контролю качества и представляет собой схему функционирования бизнес-процессов предприятия, обеспечивающую высокое качество его работы. В то же время ISO 9000 не является стандартом качества собственно для производимых предприятием товаров/услуг. Схема покрывает все этапы выпуска товаров/услуг, включая закупку сырья и материалов, проектирование, создание и доставку товаров, обслуживание клиентов, обучение персонала и т. п.
ISO 9000 (на самом деле представляющий собой серию стандартов 9000, 9001, 9002, 9003, 9004, наиболее полным из которых является ISO 9001, специфицирующий модель обеспечения качества на всех этапах жизненного цикла товара/услуги) регламентирует два ключевых момента: наличие и документирование соответствующего бизнес-процесса, а также измеряемость его качества.
Сертификация предприятия по стандарту ISO 9000 включает следующие три этапа:
Применение стандартов на предприятии, заключающееся в разработке и вводе в действие ряда мер (процессов), предписываемых стандартами;
Проведение собственно сертификации аккредитованными ISO органами;
Периодические (2 раза в год) проверки предприятия на предмет следования стандартам.
Следует отметить, что сертификация по ISO 9000 является добровольным делом каждого предприятия. Основной побудительной причиной сертификации является то, что многие зарубежные компании требуют наличия сертификата у своих поставщиков (например, для поставщиков NASA и Министерства обороны США это является обязательным условием). Более того, наличие сертификата может оказаться обязательным условием участия предприятия в международных тендерах, госзаказах, а также получения льготных кредитов и страховок.
При реорганизации деятельности предприятий важен выбор метода оценки существующего положения дел и перспективных предложений, наибольшее распространение получили:
метод динамического функционального анализа на основе сетей Петри различного вида;
метод функционально-стоимостного анализа ABC ( Activity Based
Costing ).
Каждый из этих методов (и соответствующих поддерживающих инструментальных средств) регламентирует следующие основные этапы выполнения оценок:
Построение статической функциональной модели (с использованием SADT или DFD-нотации);
Расширение статической модели соответственно поведенческими или стоимостными характеристиками ее объектов;
Сбор и ввод в модель необходимой фактической информации;
«исполнение» модели и получение соответствующих оценок. С использованием динамической модели, основанной на сетях Петри, можно описать и проанализировать:
Механизмы взаимодействия процессов (последовательность, параллелизм, альтернатива);
Временные отношения между выполняемыми процессами (одновременность, наложение, поглощение, одинаковое время запуска/завершения и т. п.);
Абсолютное время (длительность процесса, время запуска, зависимости от времени выполнения процесса и др.);
Управление исключительными ситуациями, определяемое нарушениями.
Построенные динамические модели позволяют осуществлять следующие операции: статический анализ деятельности предприятия (компоненты сети, иерархия сети, соответствие типов), динамический анализ деятельности для конкретного маркирования сети, имитационное моделирование деятельности с построением соответствующих графиков.
ABC ( Activity Based Costing) - метод определения себестоимости и других характеристик товаров и услуг на базе функций и ресурсов, задействованных во всех видах деятельности предприятия (производстве, маркетинге, обслуживании клиентов, оказании услуг, технической поддержке и т. п.). Он был разработан как «операционно-ориентированная» альтернатива традиционным подходам, основанным на использовании прямых затрат труда и материалов как базы для расчета накладных расходов. ABC-метод рассматривает деятельность предприятия как множество последовательно выполняемых процессов/функций (в том числе и косвенных, имеющих большой удельный вес в себестоимости), распределяя при этом накладные расходы в соответствии с детальными расчетами использования ресурсов, подробными моделями процессов и их влиянием на себестоимость.
Определение себестоимости производится в два этапа:
1) определение затрат на выполнение функций на основе необходимых для этого ресурсов, включающих прямые затраты материалов и труда, косвенные затраты труда и накладные расходы;
2) определение затрат на стоимостные объекты (товары, услуги, обслуживание клиентов) на основе используемых ими функций.
Следует отметить, что ABC-модель обеспечивает лишь получение важной для бизнес-процесса информации, содержащей стоимостную картину деятельности и характеризующей ее эффективность и прибыльность товаров (услуг). Для дальнейшего ее анализа и основанного на нем управления предприятием применяется методика АВМ (Activity Based Management), регламентирующая средства и способы управления с целью совершенствования бизнес-процессов и повышения прибыльности. Фактически АВМ представляет собой комплекс методов анализа ABC-модели для реорганизации бизнес-процессов с целью повышения производительности, снижения стоимости и улучшения качества:
Стратегический анализ, облегчающий выбор наилучшей стратегии и определение наиболее прибыльного пути достижения стратегических целей (включая ценообразование, определение ассортимента товаров и услуг, анализ прибыльности клиентов, изучение конкурентов, определение компромисса между собственным производством деталей и получением их от поставщика);
Стоимостной анализ, облегчающий поиск возможностей снижения стоимости, а также обеспечивающий прогнозирование результатов модификаций и моделирование последствий конкретного решения;
Определение целевой стоимости, помогающее планировать выпуск товаров и оказание услуг с заданной стоимостью;
Исчисление стоимости исходя из жизненного цикла, определяющее совокупные затраты на выпуск товара для облегчения оценки его стоимости и прибыльности (при планировании на период такая оценка не может быть сделана). К ключевым моментам реорганизации деятельности предприятия следует отнести убеждение руководства предприятия в необходимости изменений и привлечение его на свою сторону, выбор и ранжирование нуждающихся в реорганизации бизнес-процессов, реорганизация оргструктуры предприятия.
При обсуждении необходимости реорганизации следует обсудить с руководством предприятия следующие моменты:
1) основные проблемы предприятия и пути их решения, требующие изменений, а также способы управления этими изменениями;
2) недостатки традиционного функционального подхода к управлению предприятием (узкий взгляд и ограниченный интерес, конкуренция с другими функциональными подразделениями, сложные пути обмена информацией) и преодоление их при ориентации на бизнес-процессы;
3) потенциальные выгоды от проведения реорганизации;
4) этапы и сроки проведения реорганизации, требуемые для этого ресурсы;
5) необходимость создания совместной рабочей группы, подчиняющейся непосредственно руководству предприятия, наделение ее соответствующими полномочиями.
Одной из первоочередных задач созданной рабочей группы является выбор нуждающихся в реорганизации бизнес-процессов. Ранжирование и выбор процессов для реорганизации могут быть осуществлены на основании следующих критериев:
Важность процесса для осуществления общей стратегии предприятия,
Жизнеспособность процесса,
Ожидания клиентов (как внешних, так и внутренних) по отношению к процессу,
Возможности достижения процессом желаемых результатов. В результате оценки все процессы ранжируются следующим образом:
Стратегически наиболее важные, но неэффективные в текущий момент;
Менее важные;
Минимально влияющие на работу предприятия или уже хорошо работающие.
Наиболее болезненные моменты любой реорганизации связаны с ломкой существующей оргштатной структуры предприятия и следующими за ней перемещениями, перераспределениями функций и даже увольнениями персонала. Тем не менее при переходе от функциональной структуры предприятия к процессно-ориентированной такая ломка представляется единственно возможным решением. Попытки создания кроссфункциональных групп из сотрудников различных подразделений, затрагиваемых бизнес-процессом, приводят, как правило, к ряду проблем (неопределенный статус группы, двойное подчинение сотрудников и т. п.), разрешение которых требует изменения рабочих условий.
Для моделирования бизнес-процессов кроме традиционных диаграмм, упомянутых выше, применяются и специально разработанные для этой цели нотации, а именно:
Карты Харрингтона (Harrington), демонстрирующие лишь структуру бизнес-процесса,
Карты процесса, базирующиеся на стандарте ANSI.
Карты Харрингтона BFD (Block Flow Diagrams) являются простейшим и наиболее распространенным типом потоковых карт (схем). Они легко читаемы, поскольку содержат лишь два типа объектов: активности, моделирующие функции и детализируемые с помощью BFD нижнего уровня, и управляющие потоки, организующие последовательность выполнения активностей на рассматриваемом уровне. Фактически BFD позволяет формализовать лишь следующие знания о бизнес-процессах: Состоит из, Является частью, Следует за, Предшествует.
Результаты эволюции BFD воплотились в стандарт ANSI, в соответствии с которым карта процесса определяется как «схематичное или табличное представление последовательности всех относящихся к делу действий или событий - операций, транспортировок, инспекций, хранений, задержек и т. п., происходящих в ходе выполнения процесса или процедуры.
Критерии эффективности стратегии
Критерии для выбора стратегии автоматизации предприятия предполагают, что их использование позволяет:
выбрать наиболее эффективную стратегию,
определить, насколько эффективно выполняется процесс автоматизации .
Под эффективностью обычно понимается мера того, насколько хорошо задача автоматизации конкретного предприятия выполняется по сравнению с некоторым эталоном. Из-за огромного количества типов предприятий и производств, а также разнообразия внешних условий, в которых они работают, создать универсальные критерии, которые позволяют в количественной форме определить эффективность того или иного выбора, невозможно. Более того, невозможно определить и эталонные образцы, на основе которых могли бы быть созданы стандарты, сравнение с которыми показывало бы, насколько эффективно выполняется процесс. На практике каждое предприятие решает этот вопрос самостоятельно, используя, если возможно, сравнение с аналогами. В качестве критериев выступают ожидания лиц, принимающих решения, и, соответственно, мера различий реальных показателей и ожидаемых:
Время и затраты на внедрение;
Экономический эффект от внедренных систем;
Влияние системы на условия труда или конкурентоспособность предприятия;
Цели бизнеса,
Ограничения,
Технологии,
Проблемы.
Как любое управленческое решение, стратегия автоматизации является компромиссом между желаемыми целями и имеющимися возможностями. Зачастую у руководителей предприятий возникает вопрос, имеет ли смысл заниматься стратегическим планированием и тратить на него деньги и время. Проблема усугубляется тем, что обсуждение технологических аспектов требует специальных знаний, в то время как лица, принимающие решения, исполнительные, финансовые директора, как правило, ими не владеют. Ответ однозначный - стоит. Практически все крупные и средние, а подчас и малые зарубежные предприятия и корпорации имеют свою стратегию, которую они небезуспешно реализуют, в частности в России, на совместных или собственных предприятиях. В среднем затраты на разработку стратегии автоматизации с привлечением достаточно квалифицированных российских консультантов могут составить несколько тысяч долларов. Это примерно равно стоимости нескольких персональных компьютеров. Непроизводительные затраты или не окупившие себя инвестиции практически для любого предприятия с численностью персонала свыше 10 человек могут составить такую сумму. Сколько компьютеров практически простаивают на предприятиях, выполняя роль украшения, игрушки или печатной машинки? Каковы потери от невозможности конвертировать информацию в нужные форматы? Сколько сотрудников занимается подсчетами на калькуляторах и составляет всяческие отчеты, вручную «вколачивая» их потом в компьютер из-за того, что бизнес-процесс имеет в принципе неавтоматизируемую структуру? Одна из причин этого - отсутствие стратегии автоматизации.
Оперативное планирование и внедрение автоматизированных систем
Оперативный план внедрения информационных технологий или автоматизированной системы является по существу проектом, который реализуется на предприятии. Поэтому целесообразно для планирования и оперативного управления этим процессом использовать методы управления проектами. Все методы управления проектами базируются на следующих базовых принципах:
Согласование целей проекта со всеми заинтересованными сторонами;
Тщательный подбор команды проекта. Управляющий проектом должен иметь все полномочия для работ по проекту, а члены команды должны знать, перед кем они отчитываются;
Распределение ответственности между руководителями отдельных направлений;
Планирование основных совещаний и их целей;
Четкий контроль хода выполнения проекта;
Регулярная проверка управляющим проектом выполнения сметы и выдача предупреждений в случае опасности перерасхода средств;
Отклонение нецелесообразных изменений проекта при сохранении необходимой гибкости;
Открытое обсуждение проблем участниками проекта;
Безотлагательное решение проблем сегодня, так как завтра
могут возникнуть новые проблемы.
Основными процессами управления проектами в соответствии с требованиями международной ассоциации PMI (Project manager institute) являются: инициация проекта, планирование проекта, исполнение проекта, управление изменениями,
завершение проекта.
При инициации проекта выполняются следующие работы: определяются потребности проекта, дается анализ целесообразности проекта, составляется описание результатов проекта (продуктов или услуг), определяются обязанности и ответственности управления, составляется первоначальное описание проекта, назначается менеджер проекта.
В процессе планирования проекта осуществляются планирование целей, декомпозиция целей, определение операций проекта, определение взаимосвязей операций, планирование ресурсов, оценка длительности операций, стоимостные оценки проекта, составление расписания работ, планирование взаимодействия, планирование качества, планирование организации, планирование управления рисками, планирование контрактов, разработка плана проекта.
В процессе исполнения проекта обеспечиваются исполнение плана проекта, подтверждение целей, подтверждение качества, развитие команды проекта, распределение информации, выбор поставщиков, управление контрактами.
В процессе управления изменениями обеспечиваются общий контроль изменений, управление изменениями целей, сроков, стоимости, управление качеством, отчетность о выполнении, управление рисками.
На этапе завершения проекта осуществляются административное завершение проекта, закрытие контрактов.
Для любой компании выбор уровня автоматизации управления, на который она должна выйти к концу проекта, – одно из наиболее важных решений, от правильности которого зависит, станет ли именно для неё применение информационных технологий (и особенно ERP-систем) прорывом на новый уровень эффективности или же не принесет ощутимой пользы. При этом для конкретной организации оптимальный уровень автоматизации управления меняется во времени , отражая рост уровня менеджмента, типичный для отрасли и региона уровень автоматизации, а также смену поколений сотрудников и управленцев и стремление организации научиться быстро и безболезненно меняться, перестать бояться и избегать перемен. Чтобы найти этот оптимальный уровень, организации нужно серьезно продумать несколько тем. Их мы и рассмотрим ниже.
Автоматизация управленческой деятельности и создание ИТ-систем управления крупными организациями – основная специализация нашей компании. И всё же, полностью осознавая ценность и потенциал автоматизации, я считаю, что не стоит совсем отказываться от ручного управления в компании, полагая, что идеальная система управления в любом случае – автоматизированная. На личном опыте могу сказать, что все-таки система управления меняется вместе с ростом и развитием организации. И когда система управления соответствует потребностям организации, а коммуникации между подразделениями выстроены, ручное управление требуется только в критических ситуациях. При соблюдении этих условий многие бизнес-процессы можно переводить на автоматизированное управление с наименьшими рисками.
Этот подход мы применяем и по отношению к своему предприятию. На сегодняшний день автоматизация процессов позволила нам:
- Повысить рентабельность проектов. Средний показатель по компании вырос с 15% до 25%, за счет прозрачного управления себестоимостью проекта. В нашей системе ведется оперативное планирование задач и учет времени по выполненным задачам, проводится оперативный план-фактный анализ трудозатрат по проекту.
- Улучшить корпоративную культуру. Повысилась вовлеченность сотрудников и удовлетворенность работой, лояльность к компании и дисциплина за счет получения объективной информации, на основании которой формируются решения по улучшению системы мотивации и адаптации сотрудников.
- Сделать значительно более оперативным сбор информации и сократить трудозатраты на ее обработку. Если раньше информация хранилась разрозненно, то есть в разных системах, и на ее сбор требовался минимум 1 день, то после автоматизации сбор информации сократился до 1 часа, за счет того, что выполнена интеграция со всеми информационными системами компании, и все данные автоматически попадают в единую базу, причем этот процесс контролируется на всех этапах.
Опыт наших клиентов и нас самих показывает: когда автоматизация охватывает все ключевые процессы управления, повышается и качество управленческих решений топ-менеджеров предприятия. В первую очередь, за счет того, что руководители постоянно получают оперативную, детальную и достоверную информацию.
С чего начать
В отношении внедрения ERP-решений очень распространен совет начинать со второстепенных участков, где ошибки не создают каких-либо рисков. Я считаю этот подход пустой тратой времени, ведь не будут же руководители организации неделю за неделей и месяц за месяцем увлеченно заниматься третьестепенными задачами и ничего не значащими участками работ! Напротив, в первую очередь необходимо автоматизировать именно процессы, имеющие высокое влияние на стратегическое развитие компании. Например, наша компания развивается достаточно быстро, постоянно растет объем и масштаб проектов, появляются проекты по новым направлениям, включая новые ИТ-решения и программные продукты. Соответственно, нам постоянно нужны высококвалифицированные и компетентные специалисты разного профиля (консультанты, бизнес-аналитики, эксперты по платформе 1С, разработчики ПО и др.). Поэтому для нас (и других компаний со сходными проблемами роста) один из первых процессов для автоматизации – это управление персоналом .
Автоматизация процессов внутри компании – это ответственный сложный проект, требующий:
- Согласованного бюджета
- Утвержденных сроков
- Компетентных специалистов
- Четко выстроенныхбизнес-процессов
- Определения ответственных за каждый этап
- Выявления рутинных и наиболее трудоемких операций, автоматизировав которые, можно заметно сократить ручной труд и связанные с ним сложности (отклонения от регламентов, ошибки, трудности масштабирования и др.)
- Понимания, каких результатов мы ожидаем от автоматизации этих бизнес-процессов, т. е. каков предполагаемый эффект изменений, можно ли его измерить
В проектную команду должны быть выделены специалисты, квалификация которых отвечает уровню решаемых задач. Чтобы работа не казалась людям слишком простой и неинтересной, но чтобы намеченные результаты были гарантированно получены. Отмечу также, что прежде чем приступать к конкретным изменениям, повышающим уровень автоматизации управления на предприятии, необходимо подготовить детальный план-график работ с указанием сроков и ответственных , сформировать четкое техническое задание – с учетом требований всех заинтересованных сторон.
Особенности автоматизации управления
В нашей компании управление персоналом выходит далеко за рамки расчета заработной платы и ведения кадрового учета. Так, нам очень важны функции работы с кадрами, помогающие лучше планировать изменения и сглаживать реакцию на них, а также выравнивать эффективность управления различными видами деятельности предприятия в целом.
В управлении персоналом многие задачи тесно взаимосвязаны. Поэтому я считаю, что в этой сфере комплексная автоматизация гораздо более рациональна, чем автоматизация каких-то отдельных функций . Первый вариант позволяет получить максимальные синергические эффекты.
На сегодняшний день, достигнутый уровень автоматизации существенно помогает в рекрутинге и позволяет решать чрезвычайно сложные задачи по работе с кадровым составом компании (формирование кадрового резерва, обучение персонала, анализ и оценка работы персонала, адаптация новых сотрудников, разработка систем мотивации персонала). При этом на решение большинства кадровых вопросов теперь требуется гораздо меньше времени (в частности из-за того, что из системы можно очень оперативно получить данные по каждому сотруднику). Длительность выполнения большинства перечисленных операций снизилась по крайней мере в 2 раза (при одновременном улучшении их результатов). Такого эффекта можно ожидать и в эффективных проектах, выполняемых для внешних заказчиков.
Важный пример таких данных – аналитические отчеты, дающие полную картину практического опыта и компетенций сотрудника. На основе этих сведений мы всегда можем выполнить наиболее результативную рокировку ресурсов с целью получения более эффективных проектных групп и получения более высоких результатов в проектах. Кроме того, внедрение системы ключевых показателей эффективности (KPI) позволяет объективно оценивать работу каждого сотрудника и по результатам совершенствовать систему мотивации и разрабатывать программу обучения.
Как адаптировать персонал к новому стилю работы
Начинать строить новую систему управления с качественного разъяснения сотрудникам происходящих изменений. Как именно это лучше сделать, зависит от традиций конкретной организации. Например, можно провести демонстрацию нового функционала информационной системы или отдельных программ. Такая демонстрация будет эффективнее, если в нее войдут общая презентация и живые видеоролики, делающие обучение более понятным и занимательным. Нельзя забывать и о разработке подробных инструкций, к которым сотрудники смогут обращаться при решении конкретных производственных задач.
Нашей компании эти задачи решать проще, т. к. она сертифицирована по системе менеджмента качества ISO 9001:2015, требующей, чтобы все процессы были четко регламентированы. Регламентация процесса позволяет сотруднику ясно понимать, как выстроен автоматизированный процесс, какие требования необходимо выполнять, чтобы данный процесс был результативным.
Приобретенные сотрудниками знания необходимо регулярно контролировать и мониторить – одним из таких инструментов является внутренний аудит, который проводится выделенным специалистом. В ходе таких аудитов фиксируются все выявленные несоответствия, как по работе самой системы, так и по нарушениям требований сотрудниками. По совокупности этих данных система создает отчеты, позволяющие проводить детальный анализ и вырабатывать корректирующие мероприятия. Отчет включает такие параметры как: ответственный (сотрудник допустивший нарушение), период, нарушенный критерий (например, конкретное требование регламента), область нарушения (тот бизнес-процесс или задача, в рамках которого допущено нарушение), причины нарушения, статус устранения нарушения (закрыто/не закрыто).
Преимущества автоматизации
Корректно и максимально полно автоматизированный процесс управления, конечно же, удобен руководству и топ-менеджерам компании, т.к. позволяет:
- Экономить массу времени на принятие управленческих решений по организационным, кадровым или финансовым вопросам. Как пример, в нашей компании значительно сокращается время на получение информации по освоению и финансированию проекта, что в свою очередь позволяет лучше управлять финансовыми и трудовыми ресурсами организации.
- Получить целый набор инструментов (например, оперативные аналитические отчеты, объективные данные по персоналу, доступ к карточке сотрудника, информацию для взвешенных кадровых решений), полезных как при высоком уровне автоматизации, так и в ситуации ручного управления.
- Более полно и контролируемо раскрыть потенциал каждого сотрудника, ускорить развитие его профессиональных качеств, а также повысить производительность труда персонала.
- Снизить расходы компании (финансовые и ресурсные) за счет сокращения времени на выполнение трудоемких операций.
- Самим сотрудникам иметь возможность получать от неё прозрачную информацию о своем развитии (система грейдов). В будущем это будет функция личного кабинета сотрудника.
Наш опыт показывает: постоянно повышающийся уровень автоматизации и технологичности в компании реально стимулирует и мотивирует сотрудников к личностному развитию.
Как выбрать поставщика решения
Сегодня на отечественном ИТ-рынке представлено множество российских и зарубежных программных продуктов. Среди таких продуктов есть как «коробочные» и «локальные» решения, так и ERP-системы. «Коробочные» решения, конечно же, обладают более низкой стоимостью и короткими сроками внедрения. Но при этом функциональные возможности, включая интеграцию с остальными бизнес-системами в компании, сильно ограничены.
Системы автоматизации управления
В начале проекта мы рассмотрели наиболее популярные (на этот момент) системы в области автоматизации управления персоналом:
- «БОСС-Кадровик» (подсистема HRMS)
- MySAP HR
- прикладное решение «зарплата и управления персоналом»
- ERP-системы
Первые две программы позволяют автоматизировать «локальные» задачи. Но за счет реализации с помощью интернет-технологий, эти системы не требуют после установки дальнейшей поддержки. В данных системах эффективно реализованы возможности для выполнения учетных и управленческих задач. MySAP HR – это интегрированное решение для управления человеческими ресурсами, ориентированное на крупные корпорации, для которых актуальны задачи управления мобильным и распределенным по всей стране персоналом. Прикладное решение «Зарплата и управление персоналом» ориентировано на средние и крупные предприятия и предназначено для автоматизации системы управления персоналом, кадрового учета и расчета заработной платы. В ERP-системах же не только присутствуют HR-модули (модули управления персоналом), но это еще и целый комплекс интегрированных программных инструментов для создания единой базы данных, благодаря которым обеспечивается автоматизация процессов планирования, учета, контроля и анализа всех ключевых аспектов деятельности организации. И, конечно же, данный HR-модуль логично устанавливать в компаниях, где ERP-системы являются корпоративным стандартом.
У конкурирующих продуктов почти всегда есть свои плюсы и минусы, что затрудняет выбор. Чтобы снизить вероятность ошибки, необходимо как можно четче прояснить несколько моментов:
- позволит ли продукт в полном объеме реализовать те задачи и процессына которых базируется основная деятельность компании
- насколько система будет проста в использовании
- легко ли будет интегрировать новый программный продукт с другими элементами информационной системы компании
Последнее обстоятельство становится всё более важным и может стать решающим доводом в пользу того или иного продукта.
Еще один важнейший фактор, влияющий на выбор программного продукта, – это опыт компании в реализации его сложных «внедрений», наличие в штате компетентных сотрудников (имеющих сертификаты, подтверждающие квалификацию по необходимым направлениям).
Как и при реализации любого крупного проекта, к автоматизации внутри компании необходимо подходить с большой ответственностью. Все-таки такой проект всегда служит достижению стратегических целей компании, и здесь нельзя опираться только на «хотелки» пользователей. Чтобы избежать множества тяжелых ошибок при старте и в ходе автоматизации, нужно:
- Не пожалеть сил на разработку методической базы внедрения – корпуса формализованных взаимоувязанных методик.
- Написать подробное техническое здание, содержащее конкретные требования к процессам автоматизации. А при создании плана-графика выполнения работ должны учитываться как внутренние, так и внешние риски, иначе трудно будет соблюсти сроки и бюджет проекта.
- Подобрать мотивированную проектную команду, квалификация которой соответствует сложности и характеру решаемых задач.
Заключение
Отмечу, что критерии и рекомендации, о которых я говорила выше, мы используем, создавая системы управления предприятием как для наших клиентов, так и для своей компании. Именно так мы пришли к решению внедрить у себя полнофункциональную ERP-систему. Выполнив этот проект и проведя интеграцию с существующими бизнес-системами в компании, мы получили возможность постоянно видеть общую картину процессов отдельных подразделений и всей компании . И легко можем спуститься на любой нужный уровень детализации. На этой основе уже не так трудно было перейти к управлению на основе объективных данных (DDM, или data-driven management), а также начать экспериментировать в области автоматизации и роботизации управленческих решений.
Нашу компанию это привело к более согласованному и оперативному принятию управленческих решений и управлению компанией в целом. Приобретенный опыт позволил значительно повысить эффективность внутреннего ERP-решения и найти границы, за которыми эти методы становятся рискованными или даже опасными. А эти знания мы перенесли в проекты для наших клиентов, создавая решения, где инновационность сочетается с разумным консерватизмом.
Институт менеджмента в строительстве и управления проектом
Кафедра управления строительством
Специальность «Менеджмент» – 061100
Специализация управление проектом
Отделение вечернее
Курсовой проект
По дисциплине: Информационные технологии управления
На тему: “Корпорация “ПАРУС”. Автоматизация управления предприятием”
Исполнитель:
Москва 2000
Автоматизация в управлении предприятием.......................................... 3
Проблемы управления предприятием.................................................. 3
Корпорация «ПАРУС».......................................................................... 4
Базовые принципы построения Системы................................................ 6
Архитектурные решения при работе с базами данных....................... 6
Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость...... 7
Документооборот................................................................................ 11
Защита данных..................................................................................... 11
Некоторые программные продукты и решения................................... 12
Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1................................................................................................................. 14
Управление финансами........................................................................ 16
Мультивалютность............................................................................ 18
Многовариантность учета................................................................ 18
Учет по подразделениям балансовой единицы............................... 19
Финансовое планирование............................................................... 19
Оперативное планирование.............................................................. 22
Бухгалтерский учет.............................................................................. 22
Объекты учета и учетные регистры модуля.................................... 26
Журнал учета хозяйственных операций.......................................... 27
Обработка и обобщение информации............................................. 29
Оборотные ведомости....................................................................... 29
Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета....... 30
Отчеты............................................................................................... 31
Консолидация...................................................................................... 31
Логистика............................................................................................. 34
Закупки, склад, реализация.............................................................. 36
Функции приложений логистики...................................................... 38
Управление персоналом...................................................................... 41
Администрирование Системы............................................................. 44
Нужна ли автоматизация?................................................................... 45
Список использованной литературы:.................................................... 48
Автоматизация в управлении предприятием
Проблемы управления предприятием
В условиях рыночной экономики основой успешной деятельности любого предприятия (организации, фирмы и т.п.) является обеспечение требуемого уровня рентабельности его хозяйственной деятельности. Не менее важно поддержание платежеспособности фирмы, планирование и контроль связанного с этим фактором движения денежных средств.
Остановимся подробнее на проблемах крупных компаний (корпораций, холдингов), для которых характерна сложная структура, связанная с многопрофильностью подразделений, их территориальной распределенностью и различием в производственном потенциале. Как правило, это такие проблемы, как:
Отсутствие организационного единства среди подразделений предприятия, в частности, одинакового понимания сущности бизнес-процессов, единой методологии бухгалтерского учета, унификации нормативно-справочной информации.
Трудности планирования деятельности по всем горизонтам (долгосрочного, текущего, оперативного) на всех уровнях управленческой вертикали, доведения до каждого из подразделений конкретных задач, контроля над текущим исполнением и анализа выполнения этих задач.
Недостаточная оперативность (актуальность) данных о финансово-хозяйственной деятельности подразделений, филиалов и корпорации в целом.
Высокая трудоемкость сбора и обобщения (консолидации) данных территориально-распределенных участков, в частности, бухгалтерий, каждая из которых ведет свои, "неполные" с точки зрения корпорации, балансы; большое количество ошибок в подобных данных, их разнородность и несогласованность.
Отсутствие оперативной и достоверной информации о взаиморасчетах (взаимозачетах) с внешними поставщиками и потребителями, а также - филиалами предприятия, и, как следствие, трудность управления дебиторской - кредиторской задолженностью. Решение этой проблемы значительно усложняется при изменении статуса контрагента (например, при покупке корпорацией фирмы, которая ранее была внешним контрагентом).
В условиях переходного периода и экономического кризиса все перечисленные выше проблемы усугубляются, а также появляются новые, связанные с такими факторами, как инфляция и неплатежи; высокая доля денежных суррогатов и сложных взаимозачетов в общем объеме финансовых потоков; широкая распространенность натурального обмена (бартера); частое изменение законодательства, в частности, налогового.
Это далеко не все проблемы управления предприятием, но указанных здесь - вполне достаточно для понимания актуальности и сложности их решения.
Корпорация «ПАРУС»
Компания “ПАРУС” была зарегистрирована в декабре 1990 года. С тех пор из небольшой фирмы “ПАРУС” вырос в разветвленную структуру с региональными отделениями и представительствами по всей России и СНГ. СЕГОДНЯ ПАРУС - ЭТО КОРПОРАЦИЯ.
Корпорация ПАРУС включает в себя помимо головного (московского) офиса, Центр Информационных Технологий, занимающийся разработкой программных продуктов, Учебный центр и 29 региональных отделений с общим числом сотрудников более 1200 человек, осуществляющих поддержку пользователей в регионах по всему перечню услуг. При этом более половины сотрудников занимаются непосредственным обслуживанием клиентов (обучением, внедрением программных продуктов, поставкой и ремонтом техники и пр.).
Начав с программных продуктов для автоматизации бухгалтерского учета, сегодня ПАРУС предлагает полный спектр программных продуктов для комплексной автоматизации деятельности предприятий, в том числе и специализированные решения для различных отраслей.
В числе программных продуктов ПАРУСА - системы автоматизации бухгалтерского и кадрового учета, консолидация отчетности и анализа финансово-хозяйственной деятельности, системы автоматизации для крупных предприятий.
Комплексный подход к автоматизации позволяет реализовывать проекты как поэтапно, так и предлагать готовые решения “под ключ”, обеспечивая эффективное управление, планирование и анализ деятельности предприятий.
С самого начала, стратегией фирмы было предоставление клиентам полного спектра услуг. Это позволяет гарантировать успех автоматизации, обеспечить максимум эффективности от внедрения технологий за счет предлагаемых проектных решений и, в конечном итоге, гарантирует высокую стабильность бизнеса.
Среди услуг фирмы:
Разработка проектов автоматизации;
Установка и настройка проектов автоматизации;
Обучение пользователей;
Поставка компьютеров, оргтехники и монтаж сетей;
Гарантийное и послегарантийное обслуживание;
Консалтинг по управлению, финансам и персоналу и аудит;
Консультационное сопровождение;
Поддержка пользователей в регионах по всему перечню услуг.
Базовые принципы построения Системы
Современные крупные информационные системы немыслимы без использования локальных вычислительных сетей (ЛВС). Информация в такой системе всегда хранится на сервере, а её обработка может быть распределена между сервером и рабочими станциями разными способами.
Архитектурные решения при работе с базами данных
Архитектура "файл-сервер" предусматривает концентрацию обработки на рабочих станциях. Основным преимуществом этого варианта является простота и относительная дешевизна. Подобное решение приемлемо, пока число пользователей, одновременно работающих с базой данных, не превышает 5-10 человек. При увеличении количества пользователей система может "захлебнуться" из-за перегруженности ЛВС большими потоками необработанной информации.
Важнейшим параметром крупной информационной системы является быстродействие при значительном количестве пользователей, а также надежность, масштабируемость и безопасность. Всё это обеспечивает архитектура "клиент-сервер". Такая архитектура позволяет оптимально распределить работу между клиентскими и серверной частями системы: теперь приложение, работающее на рабочей станции, не читает записи базы данных "напрямую", а посылает запросы на сервер, где они принимаются и последовательно отрабатываются специальными программами. В результате на рабочую станцию поступают только обработанные данные, что радикально сокращает информационные потоки в ЛВС.
Сервер, как правило, - самый мощный и самый надежный компьютер. Он обязательно подключается через источник бесперебойного питания, в нем предусматриваются системы двойного или даже тройного дублирования. В особо ответственных случаях можно подключить вместе несколько серверов так, что при выходе из строя одного из них в работу автоматически включится "дублер". Таким образом, при концентрации обработки данных на сервере надежность системы в целом ограничивается только материальными средствами, которые заказчики готовы вложить в техническое оснащение.
Решение по автоматизации учета и управления в корпоративных структурах предполагает распределенную обработку данных, организацию параллельных вычислений, глубокое разграничение уровней доступа, возможность выбора различных операционных систем и серверных платформ. Именно поэтому ПАРУС выбрал для управления базами данных, ядра Системы, продукт корпорации Огасlе. Принципы, заложенные в Огас1е-технологию, в полной мере соответствуют задаче построения сложных корпоративных проектов.
Для предприятий мелкого и среднего бизнеса Корпорация ПАРУС предлагает решения на базе архитектуры "файл-сервер" с использованием СУБД Мicrosoft FохРго. Если бизнес не велик, подобное решение оптимально. В перспективе, по достижении определенного уровня развития предприятия, можно перейти на Огас1е - ведь решения ПАРУСА на различных платформах составляют единую линию программных продуктов.
Модульность, масштабируемость, интегрируемость, открытость
Разумеется, Система ПАРУС является модульной. Многие ее компоненты успешно функционируют автономно. Конечно, это более или менее эффективно только для некрупных фирм. Для крупных предприятий целесообразнее приобретать сразу пакет модулей. В любом случае, можно начинать с минимальных комплектаций, добавляя отдельные компоненты Системы по мере надобности и оптимально по финансовым возможностям.
Заказав проектное или специальное решение, можно получить модифицированный под собственные нужды "коробочный" или совершенно новый модуль, который информационно и функционально стыкуется с остальными модулями Системы. Если необходимо использовать программные продукты других фирм, то можно наладить их взаимодействие с Системой ПАРУС. Во многих случаях такое взаимодействие уже реализовано (например, модуля "Магазин" с программами для работы с кассовыми аппаратами и пластиковыми картами).
Корпоративные системы управления создаются не на один день и должны обладать возможностью легко видоизменяться и адаптироваться к любым структурным изменениям компании и экономическим ситуациям. Поэтому их наделяют возможностью масштабироваться, т.е. обладать способностью к наращиванию количества рабочих мест, без снижения эффективности работы Системы.
Масштабируемость решений ПАРУСА базируется:
На многоплатформенности технологий, что предполагает оптимальный подбор используемого программного обеспечения в зависимости от конкретной ситуации и допускает наряду с достижением целей построения корпоративной системы управления, применение на отдельных автоматизируемых участках относительно дешевых и легко сопровождаемых решений на СУБД FoxPro или Btrieve, сопрягаемых с информационным ядром Системы, реализованном на СУБД Oracle;
На принципе построения продуктов ПАРУСа в единую преемственную линию. Так, начав с относительно простой и дешевой Системы 7-й версии, использующей СУБД FoxPro, можно впоследствии перейти на более мощную версию 8 на базе Oracle.
Microsoft Word, Microsoft Excel... Эти программы широко известны среди пользователей персональных компьютеров. Фактически они стали международным стандартом текстового процессора и электронных таблиц. Разработчики ПАРУСа решили всемерно интегрировать Систему с Microsoft Office (в который входят Word и Excel). А потому, когда пользователь будет печатать подготовленные в Системе документы, строить графики по отчетам, проводить массовый ввод информации через электронные таблицы, он сможет в полной мере использовать самые разнообразные возможности этих программ.
Система располагает средствами подготовки отчетов практически любого вида. Разумеется, в состав Системы входят все обычно необходимые отчеты. Но можно добавить к ним любые, "под Ваши собственные запросы". В качестве инструментального средства для подготовки шаблонов подобных отчетов был выбран генератор отчетов Crystal Reports Professional фирмы Seagate Software – лидер в своем классе. Этот программный продукт отличает:
Быстрая разработка шаблонов отчетов благодаря широкому использованию экспертов (проводников) – специальных средств, облегчающих создание шаблонов отчетов в интерактивном режиме. Простая организация среды разработки, ясный интерфейс пользователя.
Мощные средства обработки. Обширная библиотека встроенных функций для проведения расчетов, в том числе специализированные функции статистического и финансового анализа.
Уникальные средства разностороннего представления данных (например, динамическое форматирование отчета в зависимости от информации). Возможности включения диаграмм разных типов для наглядного представления информации. Возможность получить отчеты презентационного качества.
Разнообразие способов распространения отчетов: по электронной почте; экспорт в HTML для публикации на Web-сервере; экспорт в популярные форматы данных: Excel, Lotus 1-2-3, Microsoft Word, WordPerfect, ODBC, ASCII.
Для обмена информацией между территориально-удаленными рабочими местами может быть использована электронная почта, поддерживающая интерфейс MAPI (например, Microsoft Exchange).
Система интегрируема с любыми приложениями на уровне информационного сопровождения записи (минимальной информационной порции), зарегистрированной в базе данных. Существует возможность связать с записью Системы любой файл, а затем оперативно вызвать для этой записи то приложение, которое связано общими установками Windows для связанного файла с одновременной загрузкой данных этого файла для их просмотра или коррекции.
Открытость Системы ПАРУС обеспечивается следующими факторами:
Вместе с Системой поставляется описание структур баз данных. Это позволяет использовать эти данные, например, для построения самых разнообразных отчетов при помощи генератора отчетов Seagate Crystal Reports при работе с Системой, а также в среде самого генератора (то есть без использования приложения Системы).
При необходимости, в поставку Системы могут входить информационные модели IDEF и даже исходные тексты программного продукта. Эти меры призваны облегчить специалистам предприятия развитие и адаптацию Системы своими силами.
Современные технологии (возможность использования открытых API-интерфейсов) позволяет сегодня интегрировать продукты Корпорации ПАРУС с теми, что созданы силами специалистов АСУ предприятия. Так, вместе с Системой могут поставляться описания API-интерфейсов.
Документооборот
Документооборот в Системе основан на следующих принципах:
По отношению к зарегистрированному в Системе документу может быть предпринят ряд действий, которые составляют этапы документооборота. Результатом выполнения одного такого этапа может быть модификация данных самого документа, снабжение его дополнительной информацией, регистрация других документов и объектов учета Системы (например, хозяйственных операций бухгалтерского учета).
Однажды выполненный этап документооборота можно отменить, то есть удалить из базы данных все следы его выполнения, в частности, снять с самого документа отметку о выполнении этапа.
Возможность выполнения и отмены каждого этапа можно поставить в зависимость от состояния других этапов (выполнен или нет) для этого же документа. Право выполнять этап может предоставляться ограниченному кругу пользователей.
Для каждого документа Система ведет "Журнал документооборота", куда автоматически записывает всю историю: кто, когда и с какими особенностями проводил этапы. Для каждого документа можно оперативно просмотреть список "родительских" и "дочерних" документов.
Помимо этого, учитывая возросшую потребность заказчиков в организации единого документооборота предприятия (как административно-хозяйственного, так и финансового), специалисты Корпорации изучают возможность сопряжения систем управления документооборотом, таких как Novell GroupWise Work-Flow, Work-Route и Системой ПАРУС.
Защита данных
В такой ответственной сфере, как финансово-хозяйственная деятельность, велика опасность как злоупотреблений, так и неумышленной порчи данных неумелыми действиями сотрудника фирмы. И эта опасность особенно актуальна, когда в одной компьютерной сети с одной базой данных одновременно работает много людей. Поэтому в Системе ПАРУС большое внимание уделено вопросу разграничения прав пользователей. Каждому сотруднику могут быть назначены индивидуальные права доступа как к разделам информации, так и к функциям Системы.
Так, оператор, занимающийся вводом первичных документов, не сможет, например, получить доступ к обобщенной информации о деятельности фирмы; сотрудники одного подразделения будут работать только со своими документами, не имея доступа к документам других подразделений, и т.д. И только администратор Системы может делать все, в том числе распределять права между пользователями и отслеживать действия, произведенные ими.
Некоторые программные продукты и решения
ПАРУС всегда славился добротными, качественными, устойчивыми бухгалтерскими программами, которые и сегодня с успехом используют тысячи различных предприятий. Этой осенью Корпорация порадовала и нынешних клиентов, и потенциальных заказчиков выходом целого семейства новых программных продуктов (ПП), основанных на современных платформах (в т. ч. Oracle) и ориентированных на управление бухгалтерским учетом и финансами. Это семейство вышло в широкую продажу в конце 1998 г. под общим названием «Парус XXI-й век».
Новые программные продукты разработаны в среде Windows и располагают широчайшим спектром настроек для различных отраслей, в которых наиболее часто используются ПП «Парус» (торговля, строительство, СМИ, сфера услуг и пр.).
Новые продукты ПАРУСА, созданные для рынка бухгалтерских систем, помимо простоты и надежности, обладают еще одним важным свойством - масштабируемостью, которая позволяет использовать одну и ту же систему для учета как в малом бизнесе, так и на крупном предприятии.
Наиболее существенной отличительной чертой новых продуктов для крупных предприятий является наличие мощной системы управления финансами. Для крупных предприятий с большим числом операций важной характеристикой является устойчивость и надежность работы, которые обеспечиваются использованием СУБД Oracle. Кроме того, еще одной особенностью является то, что система может быть доукомплектована модулями складского учета, управления закупками и продажами, ведения договоров, ВЭД, которые объединены в контур оперативного управления.
Однако помимо традиционной активности на рынке бухгалтерских продуктов, ПАРУС продолжает большую работу в области комплексных систем управления на базе информационных технологий. Новая разработка получила название «Триумф». Создавая новый продукт, разработчики использовали подход, основанный на поддержке современных принципов менеджмента, рациональной организации бизнес-процессов, которые реально применяются в крупных и успешных торговых фирмах и в мировой торговой практике. Проделав такую огромную работу, ПАРУС имеет все основания для того, чтобы считать, что компанию, которая будет управлять своей деятельностью с помощью данной системы, ждет успех, процветание - словом, триумф.
Совершенствование существующей системы управления способно помочь снизить издержки, ускорить оборачиваемость финансов, повысить товарооборот, а в результате - увеличить рентабельность и прибыльность бизнеса. Все это возможно сделать с помощью нового программного продукта. На разработку этой системы было затрачено более 2 лет и около 3,6 миллионов долларов. И, судя по отзывам первых клиентов, она одинаково успешно функционирует как в крупнейших торговых компаниях (крупных оптовых операторах, торговых домах, сетях магазинов, торговых холдингах), так и в розничных магазинах небольшого и среднего размера. Авторы стремились поддержать в данном ПП весь цикл движения информации - от ее сбора, упорядочения, планирования до реализации товаров и анализа результатов деятельности по всем основным направлениям (управление финансами, закупками и продажами, персоналом, инвестициями и пр.). Функционал системы покрывает потребности всех структурных подразделений, традиционно входящих в торговые компании: коммерческие отделы, отделы закупок, подразделения по работе с розницей, оптовыми покупателями, финансами и инвестициями, бухгалтерские службы, автотранспорт, маркетинг и многое др.
За время своей работы Корпорация Парус накопила огромный практический опыт автоматизации предприятий самых разных отраслевых направленностей. Сейчас этот опыт вылился в целую гамму серийных программных продуктов, которые могут удовлетворить самых взыскательных пользователей.
Наиболее подробно стоит рассмотреть Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1.
Программный комплекс для автоматизации управления предприятием ПАРУС 8.1
Большинство факторов, мешающих процветанию предприятия, так или иначе связаны с проблемами в организации управления: это просчеты в планировании, ошибки управленческого и бухгалтерского учета, управления дебиторской-кредиторской задолженностью и ряд других. Решение таких проблем актуально всегда, но сейчас, в период экономического кризиса, задача оптимизации управления становится наиболее важной. И поэтому для предприятия может оказаться особенно эффективным сотрудничество с Корпорацией ПАРУС - фирмой, располагающей богатейшим опытом в области автоматизации и оптимизации процессов управления предприятием.
Корпорация ПАРУС давно завоевала авторитет и признание как поставщик высококачественного программного обеспечения для автоматизации процессов управления, прежде всего - в области финансово-экономической деятельности. За более чем восемь лет развития Система ПАРУС превратилась в мощный многофункциональный программный комплекс - уникальное орудие в руках профессионала.
Разработчики стремятся придать Системе широкие функциональные возможности, соответствующие потребностям реальных технологических процессов и учитывающие особенности различных отраслей. В основе Системы лежат такие основополагающие принципы, как использование средств эффективной обработки и защиты данных; обеспечение независимости от операционных сред и используемых компьютерных платформ, интеграция с другими приложениями, как широко распространенными и де-факто стандартными, так и специальными; модульный принцип построения программного комплекса для достижения этапности внедрения, оптимальности в комплектации и последующем его развитии в соответствии с растущими потребностями предприятия.
Применение перспективной архитектуры "клиент-сервер" на базе Oracle обеспечивает масштабируемость и безусловную надежность Системы.
Широкие возможности Системы позволяют Корпорации ПАРУС успешно сотрудничать с крупными компаниями, включая корпоративные структуры (холдинги). Но ПАРУС помнит и об интересах средних и мелких фирм.
В Системе ПАРУС имеется набор решений для:
Промышленных предприятий и производственных компаний;
Фирм оптовой и розничной торговли; компаний, предоставляющих различные услуги;
Организаций и учреждений, состоящих на государственном бюджете;
Страховых компаний.
Это может быть не только типовое ("коробочный продукт"), но и проектное (созданное на базе типового) или специальное (разработанное "на заказ") решение.
Мощные, надежные и удобные программы являются необходимым, но не единственным условием решения главной задачи: повышения эффективности управления. Поэтому Корпорация ПАРУС нацелена на долговременное сотрудничество для достижения конечного результата. Корпорация готова оказать самую разнообразную помощь в автоматизации управления компанией на всех этапах жизненного цикла Системы.
Управление финансами
Широкое признание финансового менеджмента в России составляет одно из главных содержаний нового этапа развития отечественной науки и практики управления финансами предприятия. Эта дисциплина призвана дать адекватные ответы на ряд актуальных вопросов:
Как рыночная среда определяет логику функционирования финансового механизма предприятия?
Как управлять финансами предприятия на основе этой логики? Каковы рыночные критерии принятия финансовых решений?
Как проводить и сочетать стратегию и тактику, долго- и краткосрочные аспекты жизнедеятельности предприятия?
Какие особенности управления финансами имеются при инфляционной среде?
Какие законные методы финансового маневрирования существуют для нейтрализации последствий кризиса? И т.п.
Финансовый менеджмент – это наука и практика управления финансами предприятия, направленного на достижение его стратегических и тактических целей. Последние же индивидуальны для каждого хозяйственного субъекта. Среди них стоит отметить, в качестве примера: поддержание безубыточности предприятия и требуемого уровня рентабельности его деятельности на основе планирования доходов и расходов, обеспечение платежеспособности предприятия на основе планирования движения денежных средств.
К функциям управления финансами относится, в частности, финансовый контроль на базе данных бухгалтерского учета. На многих предприятиях финансовый менеджмент принимает непосредственное участие и в работе бухгалтерии, например, по составлению внешней отчетности. Вообще говоря, взаимоотношения финансиста с бухгалтерией устанавливаются по-разному: одно дело, если в организационной структуре управления предприятием финансовый менеджмент подчинен бухгалтерии или существует самостоятельно, а другое – если он включает в себя бухгалтерию. Руководитель предприятия волен принимать ту или иную модель, но в любом случае к слову финансового менеджера стоит внимательно прислушаться при выборе учетной политики организации.
Исходя из сказанного выше, модуль "Бухгалтерский учет" структурно входит, наряду с модулями "Финансовое планирование" и "Консолидация" в ту составную часть Системы ПАРУС, которая автоматизирует управление финансами предприятия. В соответствии с принципом модульности Системы и стремлением Корпорации обеспечить самые разнообразные запросы пользователей, модуль бухгалтерского учета может функционировать совершенно автономно.
Ниже кратко описаны несколько общих принципов построения модулей управления финансами.
Мультивалютность
Нормативные акты Российской Федерации требуют вести учет имущества, обязательств и хозяйственных операций в рублях. Но учет в национальной валюте не всегда удобен и не вполне отражает реальное состояние дел. Можно ли, не нарушая закон, вести учет и планирование в нескольких валютах? С помощью Системы ПАРУС – можно! Число иностранных валют, одновременно используемых в расчетах, не ограничено, причем для каждой валюты можно указать два курса пересчета: официальный, например, устанавливаемый Центральным банком РФ, и специальный (называемый также документарным или "внутренним"), – этот курс может отличаться от официального. Система хранит не только текущие, но и все предшествующие курсы валют с момента начала эксплуатации.
Многовариантность учета
Закон есть закон - его необходимо соблюдать. Однако в некоторых случаях закон не вполне соответствует целям учета. Например, для поддержания товарного запаса при изменении цен необходимо привлекать дополнительные оборотные средства. Поэтому было бы правильно списывать товар по цене восстановления, исходя из суммы, необходимой для закупки следующей партии аналогичного товара. Однако по инструкциям прибыль от реализации товара положено определять как разность между суммой реализации и суммой закупки одной и той же партии товара. Другой пример: по закону только через определенный срок можно списывать в убытки безнадежные долги, даже если фирма-должник уже прекратила свою деятельность. А поэтому, формально планируя прибыль, фактически предприятие-кредитор уже обречено на убытки.
Для решения таких проблем Система ПАРУС позволяет параллельно с нормативным учетом вести управленческий учет. Для этого суммы, регистрируемые в приложении управления финансами, имеют два значения - "по бухгалтерской" и "по управленческой" оценкам. Для подготовки строго регламентированных отчетных документов можно пользоваться данными бухгалтерского учета, для принятия управленческих решений - управленческого учета. Многовариантность управления финансами выражается также возможностью использовать произвольные временные периоды для агрегирования данных.
Учет по подразделениям балансовой единицы
Для правильной организации работы предприятия бывает необходимо знать результаты деятельности каждого его подразделения, в том числе и тех, которые не образуют самостоятельной балансовой единицы. В модулях управления финансами предусмотрен механизм, когда для каждой суммы можно указать код подразделения балансовой единицы (ПБЕ). При обработке и обобщении данных, можно получить полную информацию как по всей фирме в целом, так и по группам или отдельным ПБЕ.
Финансовое планирование
Финансовый план – это комплекс плановых документов, в которых в денежной форме выражены изменения объемов и структуры активов предприятия и источников их формирования, финансовые результаты его деятельности и движение платежных средств. Финансовым планированием называется процесс определения показателей и формирования документов финансового плана.
Условия рыночной экономики, когда степень неопределенности характеристик внешней среды очень высока, ставят перед предприятием сложнейшие задачи по прогнозированию тех или иных изменений и своевременному реагированию на них, т.е. принятию соответствующих решений. Предприятие встает перед необходимостью более эффективного использования ресурсов, осуществления четкого контроля за показателями своего финансового состояния. Налаженное планирование, позволяющее создавать близкие по показателям к фактическим процессам плановые документы, должно служить базой для раскрытия неопределенности внешней среды. Целью финансового планирования является обеспечение руководителей финансовых служб и всего предприятия определенного рода информацией, необходимой для эффективного управления ресурсами предприятия.
Исходя их сказанного выше модуль "Финансовое планирование" реализован для автоматизации:
Текущего финансового планирования (обычно, на месяц или квартал);
Долгосрочного (стратегического) финансового планирования (на год или более);
Оперативного планирования и управления платежами для обеспечения текущей платежеспособности предприятия;
Контроля за возникновением и погашением обязательств предприятия;
Оперативного учета исполнения планов, в частности, плана движения денежных средств (бюджета финансов);
Анализа выполнения финансовых планов;
Для самых разнообразных периодов, с учетом центров ответственности, инструментов оплаты (расчетный счет, вексель, взаимозачет), приоритетов, источников финансирования, с привязкой к ответственным распорядителям, с идентификацией причин и виновников отклонений и др.
В окне "Планирование обязательств" можно провести изменения записей о платежах и отгрузках (например, исправление их сумм и дат). Часто для обеспечения платежеспособности необходимо, например, "отодвинуть" на более поздний срок даты собственных платежей предприятия, уменьшить их суммы (или разбить сумму платежа на несколько и распределить часть их них по более поздним датам) и т.п. - все это очень удобно сделать в окне "Планирование обязательств".
Контроль соблюдения лимитов (ограничений) обязательств сравнением утвержденных контрольных чисел (зарегистрированных в виде финансовых показателей) с обобщенными суммами отгрузок и платежей.
По данным раздела "Планирование обязательств" могут быть сформированы так называемые сводные финансовые показатели, являющиеся по существу обобщенной информацией по записям возникновения и погашения в разрезе самых различных характеристик, таких как:
Состояние (план/факт);
Элемент (направление) дохода и расхода;
Ответственный распорядитель;
Контрагенты; тип оплаты (аванс или по отгрузке);
Вид задолженности (дебиторская/кредиторская);
Подразделение, к которому относится обязательство;
Состояние задолженности (просроченная, текущая или будущая) и т.п.
Сводные финансовые показатели, точно так же, как и "обычные", могут использоваться для формирования таблиц планов, - таким образом, данные обязательств попадают в формируемые планы.
Оперативное планирование
Основным инструментом оперативного планирования и управления платежами в модуле является "Платежный календарь". Зарегистрированные в Системе платежи представлены здесь в виде календарного плана выплат и поступлений.
Выделенная строка соответствует текущей дате. Строки "выше текущей даты" формируются по фактическим платежам, а строки ниже – по плановым платежам. Значение дефицита выводится, если конечный остаток – отрицательный.
Здесь можно оптимизировать план (например, свести дефицит) путем добавления новых платежей и изменения старых (а именно, – их сумм, дат, инструментов оплаты и т.п.) Здесь же можно детализировать платежи и поступления, вызвав дневной план платежей.
В Системе реализована также возможность регистрации договоров, где фиксируются обязательства предприятия. По данным этих договоров могут быть зарегистрированы плановые отгрузки и платежи. Дополнительной возможностью является формирование заявки на платеж по плановому платежу; по такой заявке можно впоследствии сформировать автоматизированным образом фактический платеж.
Бухгалтерский учет
Сегодня представить бухгалтерский учет без огромных возможностей, предоставляемых современными информационными технологиями, практически невозможно. Поэтому роль разработчиков экономического программного обеспечения в процессе реализации программы реформирования достаточно высока как с точки зрения адаптации самого программного обеспечения, так и при обучении и поддержке пользователей. В процессе реформы российским бухгалтерам придется столкнуться с целым рядом проблем: это и большой объем методологических документов и разъяснении, и изменение привычных схем работы, и необходимость взглянуть на учет с управленческой, а не бухгалтерской точки зрения. В таких условиях для российских предприятий чрезвычайно важно в качестве партнера по автоматизации иметь фирму, программы которой построены методологически правильно, в полном соответствии с нормативными документами, и способную провести переобучение специалистов предприятия в свете новых потребностей ведения учета.
В соответствии с новыми национальными стандартами финансовой отчетности оперативно модифицируются бухгалтерские приложения Системы ПАРУС. Таким образом, для тысяч клиентов, работающих с этими программами, процесс перехода на новые формы отчетности будет осуществлен в ускоренные сроки. А одна из крупнейших в России (среди компаний-производителей программного обеспечения) региональная сеть Корпорации ПАРУС позволит переобучить специалистов по всей стране.
Прежде чем перейти к краткому описанию приложения "Бухгалтерский учет" стоит отметить, что оно может работать совершенно автономно (впрочем, как и большинство других приложений Системы).
"Бухгалтерский учет" - это приложение, построенное по проверенной временем и тысячами клиентов концепции работы автоматизированной бухгалтерии. Оно реализует все необходимые функции для эффективной и точной работы бухгалтерии, предоставления полной бухгалтерской отчетности, ведения учета для нужд управления предприятием и предоставления данных в вышестоящие организации для консолидированного учета.
Приложение "Бухгалтерский учет" поможет вести учет в национальной и иностранных валютах:
Основных средств и нематериальных активов;
Малоценных и быстроизнашивающихся предметов;
Товарно-материальных ценностей;
Расчетов с дебиторами и кредиторами;
Денежных средств на счетах;
Затрат на производство и других расходов;
И при этом:
Детализировать учет по счетам расширенного аналитического учета до пятого порядка, а также по ряду вспомогательных признаков, определяемых самим пользователем;
Детализировать учет по материально-ответственным лицам и подразделениям предприятия, не являющимся самостоятельными балансовыми единицами;
Использовать для оценки материальных ценностей методы "Учетные цены", "Средние цены", "Партионный учет", "Учет по дате поступления", а также вести учет по складам и связанным с ними материально-ответственным лицам;
Рассчитывать амортизационные отчисления и проводить переоценку основных средств;
Проводить переоценку валютных активов и пассивов;
периодически контролировать результаты учета при помощи оборотных ведомостей;
Создавать платежные документы;
Формировать книги покупок и продаж;
Готовить нормативную отчетную документацию, а также отчеты любой формы и содержания.
Внешние информационные связи приложения "Бухгалтерский учет" представлены на рисунке 1.
Рис. 1. «Внешние информационные связи приложения «Бухгалтерский учет»
Распоряжение на оплату представляет собой основание для подготовки банковского или кассового документа, который, в свою очередь, отрабатывается в журнале учета хозяйственных операций. Однако существует и другой вариант отработки, так как Система не требует обязательной электронной регистрации всех документов. Так, по "электронному" распоряжению об оплате может быть сформирован только "бумажный" документ. Тогда основанием для регистрации в Системе хозяйственной операции выступает само распоряжение об оплате.
Товарный отчет позволяет избежать регистрации в Системе отдельных документов по каждой хозяйственной операции. Например, в торговых залах магазина работа может вестись без выписки документов по каждой операции. В других случаях документы (счета, накладные и т.п.) выписываются, но не регистрируются сразу в Системе. После завершения рабочего дня (смены или иного периода) составляется товарный отчет, который регистрируется вручную или автоматизированно, например, в приложении логистики, а затем отрабатывается в учете при помощи бухгалтерского приложения Системы.
Входящее и исходящее авизо обеспечивают автоматизированный процесс передачи и отработки в учете данных о хозяйственных операциях внешних подразделений (филиалов) Вашей организации.
Финансовая выписка представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени, сделанную по определенным правилам и поступающую в другие приложения Системы ПАРУС. Таким образом, пользователь приложения (например, логистики) получает возможность отследить прохождение отработки своих документов в бухгалтерском учете и перенести информацию из финансовой выписки в специализированные учетные регистры (например, в журнал платежей).
Объекты учета и учетные регистры модуля
Объектами бухгалтерского учета являются имущество предприятия, его обязательства и информация об их движении
Данные в денежном выражении об остатках имущества и об обязательствах предприятия хранятся в Системе в регистре "Остатки средств по счетам". Информация в этом регистре хранится отдельно для каждого синтетического счета бухгалтерского учета, аналитического счета, подразделения балансовой единицы, а также по каждой валюте. Также в Системе имеются регистры "Остатки материальных ценностей", "Дебиторская/кредиторская задолженность" и "Инвентарная картотека". В этих регистрах ведется учет остатков: товарно-материальных ценностей, обязательств по отношению к дебиторам/кредиторам, основных средств. Однако эти регистры вторичны по отношению к регистру остатков средств по счетам и позволяют детализировать хранящуюся в нем информацию.
Остатки на начало первого с момента начала эксплуатации Системы учетного периода вводятся в Систему вручную. Остатки на конец очередного периода рассчитываются автоматизированно при его закрытии по данным об остатках на начало периода и об оборотах средств, материальных ценностей и обязательств. Затем эти остатки переносятся на начало следующего учетного периода.
Информация о движении средств, материальных ценностей и обязательств с дебиторами/кредиторами накапливается в регистре, который называется «Журнал учета хозяйственных операций».
Журнал учета хозяйственных операций
Каждый факт хозяйственной жизни отражается соответствующим документом. А потому процесс заполнения журнала учета хозяйственных операций сводится к переносу данных из этого документа в журнал. Назовем этот процесс отработкой документа в журнале учета. Поскольку отработка документа в журнале учета хозяйственных операций автоматически приводит к отражению его данных на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности, в рамках Системы понятия "отработка в журнале учета хозяйственных операций" и "отработка в бухгалтерском учете" фактически совпадают.
Если документ был сформирован или зарегистрирован в каком-либо разделе Системы, его отработка в значительной мере автоматизирована. На основании такого документа по предварительно заданному правилу формируется запись в журнале учета хозяйственных операций.
Если документ не был зарегистрирован в Системе и имеется только на бумаге, хозяйственная операция формируется вручную. Система предлагает различные способы для облегчения этого процесса. Например, можно воспользоваться специально подготовленным образцом или выбрать в качестве образца ранее зарегистрированную подобную хозяйственную операцию. Можно отработать документ в учете, не выходя из соответствующего раздела; как альтернативный вариант, данные можно поставить в буфер на отработку, а затем, работая непосредственно с журналом учета хозяйственных операций, провести отработку данных в учете из этого буфера.
Регистрируемая в журнале учета хозяйственная операция состоит из заголовка, включающего ее общие характеристики, и спецификации, состоящей из неограниченного количества бухгалтерских проводок, каждая из которых описывает движение средств с одного счета на другой.
На рисунке 2 приведены только основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции, регистрируемой в Системе. На самом деле их значительно больше, например, для проводки - более сорока! Разумеется, в простейших случаях можно формировать только несколько необходимых параметров.
Дебетуемый и кредитуемый счета можно дополнять аналитическими счетами (признаками) до пятого порядка и кодом подразделения балансовой единицы, к которому относится проводка.
Дополнительные характеристики – это набор определяемых пользователями признаков, по которым Система может отбирать проводки для отчетов и оборотных ведомостей. Эти признаки не связаны с бухгалтерскими счетами, а потому их можно использовать для получения любых срезов информации.
Наименование и количество материальных ценностей, перемещение которых отражаются проводкой, задаются только в проводках по счетам, назначенным в плане счетов для материального учета. Сумма проводки задается по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке. Если сумма указана в иностранной валюте, дополнительно приводится эквивалентная сумма в национальной валюте, также по "бухгалтерской" и по "управленческой" оценке.
Рис. 2. “Основные параметры заголовка и проводки хозяйственной операции ”
Обработка и обобщение информации
Сбор и регистрация информации - это только одна из сторон бухгалтерского учета. Другая его сторона - обобщение информации, представление ее в форме, пригодной для отчета перед налоговыми органами, учредителями, акционерами или вышестоящей организацией, а также для анализа и принятия управленческих решений.
Оборотные ведомости
Оборотные ведомости используются в приложении как средство оперативного контроля финансового состояния предприятия, а также как удобный инструмент для поиска и исправления ошибок в бухгалтерском учете. Такая ведомость формируется за любой период времени между двумя произвольными датами.
Не выходя из оборотной ведомости, можно получить полный список хозяйственных операций, на основании которых сформировано та или иная строка ведомости, исправить любую из этих хозяйственных операций или сформировать новую хозяйственную операцию для исправления обнаруженной в учете ошибки.
В ведомости движения средств по счетам для каждого синтетического счета (отдельно для каждого подразделения балансовой единицы и вида валюты) отражаются обороты по дебету и кредиту, входящие и исходящие остатки как по бухгалтерской, так и по управленческой оценкам.
В ведомостях по аналитическим счетам, по корреспондирующим счетам и по дополнительным признакам эти обороты детализируются. Для оборотной ведомости по корреспондирующим счетам возможна группировка счетов по дебету или по кредиту, учет всех аналитических счетов или только определенных порядков, составление ведомости в разрезе определенных счетов, валют, подразделений балансовой единицы или специальных признаков и т.п.
И наконец, в ведомости по движению материальных ценностей отражаются остатки и обороты по счетам материального учета в разрезе материально-ответственных лиц и наименований товарно-материальных ценностей.
Распределение остатков и оборотов по счету на другие счета
На практике нередко бывает нужно отнести остатки или обороты по одному счету на несколько других счетов. Либо разнести единовременно понесенные затраты по разным месяцам. Либо и то, и другое. Например, стоимость коммунальных или арендных платежей можно распределить между подразделениями фирмы, а крупные расходы на участие в ежегодной выставке разнести по месяцам и направлениям деятельности.
Чтобы выполнить подобную операцию, достаточно задать правила распределения (счета формируемых проводок, коэффициенты распределения и разноска по месяцам), и по команде пользователя Система автоматически сформирует одну или несколько хозяйственных операций.
Отчеты
Приложение "Бухгалтерский учет" позволяет формировать большое количество разнообразных отчетов. Прежде всего, речь идет о стандартных документах, которые обязана готовить бухгалтерия любого предприятия: баланс предприятия, оборотный баланс, главная книга, кассовая книга, ведомости аналитического учета (журналы-ордера) и т.д.
Если подобных отчетов недостаточно, то можно сформировать отчеты любого вида и содержания, используя Microsoft Excel или Seagate Cristal Reports, с которыми интегрируется Система.
Консолидация
Приложение "Консолидация" служит для накопления и анализа данных о финансово-хозяйственной деятельности структурных единиц предприятия, которые могут являться юридическими лицами или входить в предприятие на правах филиалов. Источником данных для приложения консолидированного учета являются данные бухгалтерского учета структурных единиц, подготовленные с помощью приложения "Бухгалтерский учет" Системы ПАРУС.
Данные передаются в виде ордеров. В бухгалтерском приложении формируется исходящий ордер: он представляет собой выборку из журнала учета хозяйственных операций за некоторый период времени. Приложение консолидации, установленное в головной организации, принимает этот ордер как входящий.
Перечислим основные способы обмена ордерами между указанными выше приложениями Системы.
Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены на компьютерах, соединенных локальной вычислительной сетью, и оба приложения используют общую базу данных, то можно воспользоваться наиболее быстрым и удобным способом передачи при помощи специальной команды в разделе "Исходящие ордера" бухгалтерского приложения. Если затем войти в раздел "Входящие ордера" приложения консолидации, то там сразу появится запись о полученном ордере. Именно первый вариант передачи ордеров наиболее удобен в головной организации, где ведется самостоятельный бухгалтерский учет и консолидация бухгалтерского учета.
Если приложения консолидации и бухгалтерского учета установлены, но полностью изолированных друг от друга компьютерах, то надо применить стандартное средство Системы: файловый экспорт/импорт. При этом промежуточным "хранилищем" информации надо задавать съемный магнитный носитель, например, дискету. Отметим, что при помощи файлового экспорта/ импорта можно быстро передать ордера между приложениями, установленными на компьютерах, которые соединены ЛВС, но не используют общую базу данных. При этом в качестве промежуточного "хранилища" информации можно указать общедоступный каталог жесткого диска сервера ЛВС.
В каждом ордере указано, от какой организации он поступил. Более того, при дальнейшей обработке всегда сохраняется информация, указывающая организацию - источник информации. Поэтому консолидированную информацию можно получить для каждой организации (филиале) раздельно, по произвольным группам и обобщенную для всех организаций.
Приложение "Консолидация" (см. рис. 3) организовано аналогично приложению "Бухгалтерский учет", что позволяет быстро освоить его пользователю, знакомому с бухгалтерским приложением, и обеспечивает сходные функции в части финансового учета:
Ведение консолидированных журналов хозяйственных операций, остатков средств по счетам и дебиторской-кредиторской задолженности.
Переоценка валютных активов и пассивов. Расчет остатков средств на счетах и остатков по взаиморасчетам с дебиторами/кредиторами, которые переносятся на начало следующего учетного периода.
Формирование консолидированных оборотных ведомостей по счетам, аналитическим счетам, корреспондирующим счетам, дополнительным признакам.
Формирование консолидированной главной книги и ведомостей аналитического учета предприятия.
Подготовка самых разнообразных консолидированных отчетных документов.
Приложение "Консолидация" обеспечивает также:
Взаимоисключение расчетов между филиалами компании;
Сверку данных на основании консолидированной главной книги и отчетности бухгалтерий отделений.
Современная система консолидации бухгалтерского учета должна обеспечивать гибкие средства согласования планов счетов отдельных организаций (филиалов) с планом счетов консолидации, которые, вообще говоря, могут попарно отличаться друг от друга. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию. Она обеспечивает такую согласованность при помощи механизма счетов соответствия, устанавливающего, в простейшем случае, для каждого счета консолидированного учета номер соответствующего счета для каждой организации.
Рис. 3. «Приложение «Консолидация»
Логистика
В последние годы в сфере товарного обращения ряда стран произошли существенные изменения, в хозяйственной практике стали использоваться новые методы и технологии доставки товаров, которые базируются на концепции логистики. Идеи интеграции снабженческо-производственно-распределительных систем, в которых бы увязывались функции снабжения материалами и сырьем, производства продукции, ее хранения и распределения, трансформировались в самостоятельное направление научных исследований и форму хозяйственной практики – логистику.
Основное направление в определении логистики связано с функциональным подходом к товародвижению, то есть управлением всеми физическими операциями, которые необходимо выполнять при доставке товаров от поставщика к потребителю.
Логистика – это планирование, управление и контроль поступающего на предприятие, обрабатываемого там (если это производственное предприятие) и покидающего это предприятие потока материальной продукции (материалов, сырья и т.п.) и соответствующего ему информационного потока с целью оптимального, например, с точки зрения получения прибыли, ускорения движения материальных ресурсов и товаров внутри и вне предприятия. Важнейший аспект логистики – возможность влиять на стратегию и тактику работы предприятия и на создание новых конкурентных преимуществ для фирмы на рынке, то есть на ее конечные цели.
Логистика имеет несколько функциональных областей или, другими словами, имеется несколько видов логистики: закупочная, запасов и сбытовая. Соответственно в логистической цепи, то есть пути, по которому проходят товарный и информационный потоки от поставщика до потребителя, выделяются следующие главные звенья: закупка товаров, их хранение и реализация.
Факторами, обуславливающими бурное развитие логистики в настоящее время является:
Усложнение (а для России – установление и развитие в условиях кризиса) системы рыночных отношений и повышение требований к качественным характеристикам процесса распределения.
Создание гибких (перенастраиваемых) закупочно-сбытовых и производственных систем.
Унификация правил и норм по поставке товаров в национальных рамках и во внешнеэкономической деятельности.
Технический прогресс в средствах связи и автоматизации. И, как следствие, использование в управлении хозяйственной практикой предприятий электронно-вычислительной техники и экономических программных продуктов (систем).
Закупки, склад, реализация
В процессе управления закупками и реализацией товаров в Системе формируются два встречных информационных потока - о товарах и финансах. Каждый из этих потоков имеет плановую и фактическую составляющую. Система обеспечивает план-факт-контроль и анализ логистического потока.
Для оперативного контроля и анализа равнодействующей этих потоков по каждому контрагенту они сводятся вместе в лицевом счете. Важной функцией подобного счета является контроль получения/отпуска товаров, а также отправки/получения денежных средств в соответствии с установленными графиками поступления/отпуска товаров и платежей. Этот контроль осуществляется по трем группам сумм, совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом:
Суммы по графику - формируются на основании графиков поступления/отпуска товаров и платежей по лицевому счету. Эти суммы отражают заранее оговоренные и согласованные с контрагентом объемы и периоды поступления/отпуска товаров и осуществления платежей.
Плановые суммы - формируются на основании плановых товарных документов (распоряжений на отгрузку товаров, плановых приходных ордеров и т.п.) и плановых платежей, а фактические суммы - на основании фактических товарных документов (накладных на отпуск товаров, фактических приходных ордеров и т.п.) и фактических платежей.
Плановые и фактические суммы отражают оперативную информацию по лицевому счету об ожидаемых и совершенных поступлениях/отгрузках товаров, а также об ожидаемом и фактическом поступлении/ отправке денежных средств. На основании этих сумм автоматически формируются исходящий плановый и фактический остатки по лицевому счету, отрицательные значения которых указывают на плановую и фактическую задолженность контрагента по отношению к Вашей организации, а положительные - на задолженность организации контрагенту.
Лицевой счет содержит также сумму лимита кредита, которая предоставляется покупателю для оплаты закупок товаров. Если покупатель исчерпал сумму, внесенную для оплаты закупок (при этом исходящий остаток становится отрицательным), то он может закупать товары в счет лимита кредита. Превышение лимита кредита допускается, но при этом Система предупреждает о подобной ситуации.
Исходные данные лицевого счета формируются вручную или на основании этапа договора. Учет и контроль исполнения взаимных обязательств сторон, возникающих после заключения контрактов на покупку и продажу товаров, ведется при помощи договоров, каждый из которых содержит список этапов, которые, в свою очередь, характеризуются графиками поступления (отпуска) товаров и платежей. При регистрации этапа договора в Системе автоматически формируется лицевой счет контрагента. Кроме того, на основании этапа договора можно сформировать любой из документов, связанных с его исполнением: приходный ордер, счет на оплату, распоряжение на отгрузку потребителю, накладную на отпуск потребителю, плановый платеж и фактический платеж, приходную накладную и т.п.
В договоре автоматически формируются три группы сумм (аналогичных суммам лицевого счета), совокупность которых отражает полную картину состояния взаимных расчетов с контрагентом по данному договору.
Таким образом, функции регистрации, контроля и анализа логистического потока сконцентрированы в лицевом счете (для отдельного контрагента) и/или в договоре.
Функции приложений логистики
Все приложения логистики обеспечивают учет товаров по партиям с точностью до модификаций и упаковок.
Приложение "Закупки" обеспечивает учет (формирование):
Заявок на приобретение товаров от подразделений предприятия.
Планов закупки товаров и заказа работ на основании заявок подразделений.
Договоров с контрагентами, оперативное отслеживание выполнения договоров.
Приходных накладных, входящих счетов-фактур и актов о выполнении работ.
Приказов на принятие товарно-материальных ценностей (ТМЦ), приходных ордеров и актов рассогласования.
Финансовых и материальных транзакций по расчету с поставщиками в разрезе лицевых счетов и договоров.
Товарных отчетов о приобретении товаров и выполнении работ.
Отчетов о различных аспектах работы, связанных с закупками - сводных или в разрезах по товару, группе товаров, контрагенту, договорам, лицевым счетам, налоговым группам и т.п.: о закупках за период, баланс расчетов с контрагентами, о приходе товаров; а также о внесенных заявках, их утверждении и выполнении (в разрезах подразделений, товаров и т.п.), о планах закупок, их утверждении и выполнении (в разрезах направлений финансирования, подразделений, товаров и т. п.
Приложение "Склад" - это:
Автоматизация всех учетных операции по приходу и отпуску товаров.
Ведение единых карточек складского учета.
Учет приходных ордеров и актов недостачи.
Учет расходных накладных.
Учет накладных на внутреннее перемещение товара (между складами предприятия и внутри склада между материально-ответственными лицами).
Поддержка комплектов товаров и учет накладных на комплектование/разукомплектование товара.
Учет актов списания.
Формирование товарных отчетов на основании данных о перемещении товаров.
Учет инвентаризационных описей и генерация актов рассогласования.
Формирование отчетов о товарных запасах (по складам, по товарам, группам товаров, партиям, модификациям и т.п.).
Приложение "Реализация" - инструмент управления торговыми операциями для:
Ведения учета номенклатуры и цен реализации товаров и услуг. Цена реализации зависит от многих факторов, например: склада, вида оплаты (наличная, безналичная и пр.), вида отгрузки (самовывоз, транспортом продавца и пр.).
Перерасчета цен в прайс-листах.
Выписки счетов на оплату товаров и услуг с учетом скидок, наценок и налогов и контроль их оплаты.
Контроля количества свободного товара при выписке счета с учетом ранее выписанных счетов и накладных.
Резервирования и снятия товара с резерва.
Формирования накладных на отпуск товара на основании счетов.
Формирования исходящих счетов-фактур для покупателей.
Ведения учета расчетов с покупателями в разрезе лицевых счетов в журналах финансовых и материальных транзакций.
Формирования товарных отчетов о реализации услуг.
Формирования отчетов о деятельности, связанной с реализацией, - в разрезе контрагентов, потребителей и т.п.: о реализации товаров и услуг, потребителям или в подразделения; о возврате товаров - сводный, от потребителей, из подразделений; о прибыли и рентабельности и другие.
Приложения логистики обеспечивают также:
Прогнозирование объема закупок и продаж;
Учет накладных расходов при движении товара;
Проведение взаимозачетов между поставщиками и потребителями товаров;
Анализ товарооборота.
Все приложения логистики обеспечивают многовалютный учет.
В рамках логистики в Системе реализован персональный ситуационный центр, который служит средством анализа товарных потоков (в разрезе групп и партий товаров с возможностью детализации до каждого наименования товара) и предназначен для оценки текущего состояния компании. Для анализа используются первичные документы и агрегированные данные различных учетных регистров.
Управление персоналом
Вся работа, связанная с персоналом, обеспечивается модулями (АРМ) "Учет персонала", "Табельный учет рабочего времени" и "Расчет заработной платы", которые по своим функциональным возможностям полностью удовлетворяют потребностям кадровой службы и планово-экономического отдела (в части управления персоналом) предприятия и его подразделений по расчету заработной платы.
Фундаментальным свойством этих модулей является обеспечение тесной связи процессов кадрового учета, учета труда и расчета заработной платы, которые находятся, как правило, в компетенции разных подразделений предприятия.
В модуле учтена отраслевая специфика хозрасчетных предприятий и бюджетных учреждений (медицина, образование, наука, культура и т.п.) по управлению кадрами.
В части учета персонала обеспечивается:
Учет штатного расписания – структурных подразделений и должностей. Каждая должность тарифицируется – составляется фонд заработной платы должности, содержащий оклад (по разряду ЕТС, месячный, почасовой) и надбавки.
Учет сведений о сотрудниках – в объеме, соответствующем типовой форме Т-2, а также дополнительных данных.
Учет сведений об исполнении сотрудниками должностей.
Сотрудник может исполнять должность как основной, временный, сверхштатный работник, внешний или внутренний совместитель. Формируется фонд заработной платы (фонд заработной платы должности корректируется в соответствии с индивидуальными особенностями сотрудника). Система проводит контроль соответствия фонда заработной платы исполнения сведениям о сотруднике и учетным данным исполняемой им должности.
Выполнение действий по кадровым перемещениям и изменениям в штатном расписании, формирование отчетности. В процессе повседневного учета выполняются: ввод в штатное расписание новых подразделений и должностей, прием на работу, увольнение и кадровые перемещения сотрудников: перевод на другую должность, совместительство, заместительство, совмещение профессий, исполнение обязанностей и т.д.
Формирование и учет приказов по сотрудникам и штатному расписанию.
Табельный учет использования рабочего времени подразумевает: раздельное ведение табелей учета рабочего времени по внутренним структурным подразделениям; автоматическое формирование табелей в соответствии с индивидуальным рабочим календарем сотрудника и основаниями для оплаты (больничными листами, отпусками и т.п.).
Модуль "Расчет заработной платы" обеспечивает расчеты:
Заработной платы по каждой исполняемой сотрудником должности.
Расчет может выполняться индивидуально или массово, включать произвольный набор выплат и удержаний, полагающихся сотруднику по исполняемой должности. Расчет ведется с учетом норм рабочего времени, заданных в графике работ исполняемой должности, и табеля учета рабочего времени. Данные из табеля можно фильтровать, отбирая их по классификационным признакам (ночные, сверхурочные и т.д.).
Окладов (почасовых и тарифных), надбавок (процентных и в виде увеличения разрядов ЕТС к окладу). При расчете используются тарификационные данные из фонда заработной платы исполняемой должности.
Авансов, доплат, премий, пособий на детей и т.п. с учетом индексации суммы на величину районного или иного коэффициента, определяющего особый характер местных условий.
Выплат из среднего заработка – отпусков, пособий по временной нетрудоспособности, по уходу за ребенком и т.п.
Удержаний по исполнительным листам и по кредиту, подоходного налога, пенсионных, профсоюзных и других взносов. Расчет ведется с учетом ранее рассчитанных по другим исполнениям выплат и удержаний. Подоходный налог может рассчитываться сразу в нескольких исполняемых должностях (или несколько раз, но с разной налогооблагаемой базой). Настройка позволяет установить правильное взаимодействие таких налогов. При расчете подоходного налога и пенсионного взноса можно отдельно учесть суммы, подлежащие льготному налогообложению (северные надбавки, районные коэффициенты и т.п.). Расчет алиментов выполняется с учетом районного коэффициента получателя.
А также "переходящих копеек" и "долга по округлению".
В ходе расчета заработной платы проводится учет перечислений в банк и депонентов.
При этом ведется учет карточек депонентов и перечислений, с возможностью отработки в бухгалтерском учете соответствующих хозяйственных операций и формирования платежных документов. Предусмотрен инструмент для анализа состояния расчетов по депонентам и перечислениям – оборотная ведомость.
В результате проведения расчета заработной платы формируются и могут быть распечатаны:
Расчетно-платежные и сводные ведомости, а также платежные документы на основе этих ведомостей.
Система показывает распределение проходящих по ведомости сумм по набору аналитических признаков "подразделение – категория персонала – вид исполнения", по фондам и статьям целевых расходов.
Ордера – произвольно настраиваемые своды проводок по оплате труда. Подобные ордера могут быть отработаны в бухгалтерском учете.
Лицевые счета (текущие и архивные) и расчетные листы; ведомости отпусков, больничных листов и пособий; отчетные формы и реестры.
Администрирование Системы
Система имеет набор специальных средств для общей настройки и сопровождения. Подобные функции осуществляются при помощи модуля "Администратор", который обеспечивает:
Логическое разбиение базы данных на независимые части;
Ведение списка пользователей Системы, разграничение прав доступа этих пользователей к ее ресурсам;
Оптимизацию работы Системы;
Общесистемный мониторинг;
А также выполнение других служебных функции.
Логическое разбиение базы данных позволяет "сымитировать" наличие нескольких независимых физических баз. Благодаря этой возможности Вы сможете попеременно работать с данными нескольких предприятий, находясь на одной рабочей станции, простым перезапуском сеансов работы без выхода из прикладного модуля, а для словарей с нормативо-справочной информацией – даже не выходя из раздела Системы! Информацию определенных словарей можно сделать общей сразу для нескольких организаций, что особенно удобно при консолидации данных.
Современная система, рассчитанная на одновременное использование сразу многими пользователями, не может обходиться без мощных средств разграничения прав доступа. Система ПАРУС в полной мере отвечает этому требованию, обеспечивая многоуровневое разграничение прав по доступу к:
Модулям,
Логическим частям базы данных,
Разделам Системы,
Функциям, которые можно выполнить в разделе (например, добавлению новой информации, ее исправлению или удалению),
Отдельным записям базы (например, по условию "запретить просмотр документов, сумма которых превышает заданную, или документов с особыми пометками).
Общая совокупность прав пользователя складывается из возможностей, связанных с определенными ролями, зарегистрированными в Системе, и отдельно присваиваемых индивидуальных прав. Применение концепции ролей позволяет проводить групповое изменение прав сразу всех пользователей, связанных с "исправляемыми" ролями.
Средства оптимизации позволяют увеличить производительность Системы в ходе ее эксплуатации при помощи специальных действий со статистиками, индексами и вторичными ключами таблиц базы данных – это значительно проще и надежнее сделать в модуле "Администратор", чем с использованием средств ORACLE.
Общесистемный мониторинг (аппарат отслеживания событий) дает возможность без снижения производительности работы выяснить, кто выполнил ту или иную операцию в Системе. Подобный мониторинг является эффективным средством для выявления пользователя, выполнившего некорректное действие.
Нужна ли автоматизация?
Использование информационных систем для управления предприятием делает любую компанию более конкурентоспособной за счет повышения ее управляемости и адаптируемости к изменениям рыночной конъюнктуры. Подобная автоматизация позволяет:
Повысить эффективность управления компанией за счет обеспечения руководителей и специалистов максимально полной, оперативной и достоверной информацией на основе единого банка данных.
Улучшить делопроизводство при помощи оптимизации и стандартизации документооборота, автоматизации наиболее трудоемких его процедур.
Снизить расходы на ведение дел за счет автоматизации процессов обработки информации, регламентации и упрощения доступа сотрудников компании к нужной информации. Изменить характер труда сотрудников, избавляя их от выполнения рутинной работы и давая возможность сосредоточиться на профессионально важных обязанностях.
Обеспечить надежный учет и контроль поступлений и расходования денежных средств на всех уровнях управления.
Руководителям среднего и нижнего звеньев анализировать деятельность своих подразделений и оперативно готовить сводные и аналитические отчеты для руководства и смежных отделов.
Повысить эффективность обмена данными между отдельными подразделениями, филиалами и центральным аппаратом.
Гарантировать полную безопасность и целостность данных на всех этапах обработки информации. И многое другое.
На основании опыта, накопленного Корпорацией ПАРУС, выработаны следующие принципы:
Автоматизация - не самоцель, а целенаправленная перманентная деятельность по рационализации и оптимизации организационно-штатной структуры предприятия и его бизнес-процессов, информационная поддержка связанных с этим мероприятий.
Система автоматизации не должна навязывать свои правила выполнения работ. Она призвана обеспечивать поддержку принятой на предприятии и отвечающей его нуждам технологии.
Автоматизация дает значительно больший эффект при комплексном подходе. Частичная автоматизация отдельных рабочих мест или функций способна решить лишь очередную "горящую" проблему. Однако при этом возникают и отрицательные эффекты: не снижаются, а порой даже увеличиваются трудоемкость и затраты на содержание персонала; не устраняется несогласованность работы подразделений.
Список использованной литературы:
1. http://www.parus.ru/main.htm
2. Финансовая газета № 35, 1999 г. - «Автоматизация и статистика», С. Золотова
3. ComputerWorld № 40, 1999 г. – «К оружию. Мощное средство в борьбе за выживание», М. Зырянов
4. PCWeek № 41, 1999 г. – «Богатым быть лучше...», Андрей Масалович
5. PCWeek № 40, 1999 г. – «Компании "Парус" и БИГ вооружают финансистов», Татьяна Богатова
Под автоматизацией производства понимают замену ручного труда машинным, будь то роботы, автоматические приборы или программное обеспечение. Автоматизация заключаются в том, что на линии производства рабочий процесс и некоторые его компоненты (операции) выполняются не людьми, а спецтехникой или информационными системами. Считавшееся новшеством XXI века, уже сегодня автоматизированное производство может полностью заменить человека на многих видах работ.
Автоматизация операций может включать автоматизацию одной операции или автоматизацию всего процесса производства. Автоматизированное оборудование может варьироваться от простых датчиков до автономных роботов и другого сложного оборудования.
Цели автоматизации производства
Повышение производительности и желание получить конкурентное преимущество, как правило, является основной причиной для старта проекта по автоматизации на многих предприятиях. Другие причины автоматизации могут быть обусловлены не «надеждами на будущее», а наличием конкретных причин – например, опасной рабочей средой или высокой стоимостью человеческого труда. Некоторые предприятия автоматизируют процессы с целью сократить время производства, увеличить гибкость производства, сократить затраты, устранить человеческие ошибки или восполнить нехватку рабочей силы. Решения, связанные с автоматизацией, обычно касаются некоторых или даже всех перечисленных экономических и социальных факторов.
При этом можно выделить общую цель автоматизации производства: заменить человеческий труд и оптимизировать работу*. В более широком смысле к целям автоматизации процессов условно относят:
- Сокращение персонала, обслуживающего производство;
- Увеличение выработки количества продукции;
- Расширение ассортимента продукции;
- Увеличение объемов производства в несколько раз;
- Повышение безопасности производства.
*Однако и тут есть некоторые нюансы: автоматизация на производстве может увеличить затраты на техническое обслуживание.
Для владельцев бизнеса оценка плюсов и минусов автоматизации может быть непростой задачей. Скорость, с которой внедряются технологии в сочетании с естественным сопротивлением изменениям, заставляет владельца бизнеса откладывать внедрение новых управленческих инструментов, хотя сами понимают, что, откладывая внедрение новых и более эффективных технологий, они теряют конкурентные преимущества.
Типы автоматизации
Хотя автоматизация может играть важную роль в повышении производительности и сокращении издержек в сфере услуг, автоматизация управления производством наиболее распространена в обрабатывающих отраслях. В последние годы в области производства используются следующие типы автоматизации:
- Информационные технологии (ИТ);
- Автоматизированное производство (CAM);
- Оборудование с числовым программным управлением (NC);
- Роботы;
- Гибкие производственные системы (FMS);
- Компьютерное интегрированное производство (CIM).
Информационные технологии (ИТ) охватывают широкий спектр компьютерных технологий, используемых для создания, хранения, извлечения и распространения информации. Именно за счет информационных технологий в настоящее время осуществляется большая часть автоматизаций, например, .
Автоматизированное производство (CAM) относится к использованию компьютеров в различных функциях планирования производства и контроля. В производственном процессе используются машины с числовым программным управлением, роботы и другие автоматизированные системы.
Машины с числовым управлением (NC) – это запрограммированные версии станков, которые последовательно выполняют операции. Для этой цели у машин могут быть свои компьютеры. Такие инструменты обычно называются компьютеризированными машинами с ЧПУ. В других случаях многие машины могут совместно использовать один и тот же компьютер. Они называются станками с прямым численным управлением.
Роботы – этот тип автоматизированного оборудования может выполнять различные операции, которые обычно обрабатываются человеком, выступающим в роли оператора. В производстве роботы используются для решения широкого круга задач, включая сборку, сварку, окраску, погрузку и разгрузку тяжелых или опасных материалов, осмотр и испытания, а также отделочные работы.
Гибкие производственные системы (FMS) представляют собой комплексные системы, которые могут включать в себя станки с числовым программным управлением, роботов и автоматизированные системы обработки материалов, то есть это полностью автоматизированные линии для полного цикла производства продукции.
Система компьютерного интегрирования (CIM) – это система, в которой многие производственные функции связаны через интегрированную компьютерную сеть и включают в себя планирование производства, контроль качества, автоматизированное производство, автоматизированное проектирование, закупку, маркетинг и другие функции.
Сегодня на рынке представлен большой выбор программных продуктов для осуществления автоматизации бизнес-процессов производства. Рассматривая информационные технологии автоматизированного производства на базе 1С, можно выделить следующие популярные программные продукты:
- 1C:Управление производственным предприятием 8;
- 1С:ERP Управление предприятием 2;
- Дополнительные модули в конфигурациях бухгалтерского учета;
- Специализированные решения для в части управления производством алкоголя, мясной и рыбной продукции, строительным производством и пр.
1C:Управление производственным предприятием 8
Комплексное прикладное решение, охватывающее основные контуры управления и учета на производственном предприятии, производственная подсистема которого позволяет полностью контролировать производственные процессы с момента передачи материалов в производство до выпуска готовой продукции. Основной функционал:
- Планирование производства (актуализация, детализация и корректировка планов по результатам завершенных периодов);
- Расчет себестоимости (план-фактный анализ себестоимости);
- Управление затратами;
- Отражение производственных операций в управленческом, бухгалтерском и налоговом учетах.
Бесплатная
консультация
эксперта
Наталия Сиворина
Консультант-аналитик 1С
Спасибо за Ваше обращение!
Специалист 1С свяжется с вами в течение 15 минут.
1С:ERP Управление предприятием 2
Подразумевает реализацию подсистемы управления производственными процессами компании на разных уровнях.
В системе автоматизация процессов планирования производства организована с помощью документов «Планы производства» и «Заказы на производство». Предусмотрен функционал по ведению учета услуг по переработке давальческого сырья, производства на стороне (силами сторонней организации), диагностика формирования графика производства, диспетчирование графика производства. Ведется список ресурсных спецификаций, маршрутных листов.
Для управления задачами и производственными процессами в системе предусмотрена возможность ведения следующей нормативно-справочной информации:
- Маршрутные карты;
- Бригады;
- Виды работ сотрудников;
- Структура рабочих центров;
- Разрешение на замену материалов;
- Параметры межоперационных переходов.
Функционал системы позволяет осуществлять учет трудозатрат и выработки сотрудников, выполняющих производственные наряды и общепроизводственные работы, а также учет выработки бригады с коэффициентами трудового участия (КТУ).
Хотелось бы отметить, что после внедрения систем автоматизации в компании встает вопрос поиска квалифицированных специалистов с должным уровнем знаний. То есть еще одной проблемой автоматизации можно считать поиск новых специалистов или повышение квалификации существующего персонала компании.
Перечень проблем использования программных продуктов можно дополнить возникновением угроз взлома системы, зависимостью от электроснабжения и уязвимостью в техническом плане. Однако все эти риски нивелируются большим количеством положительных эффектов от внедрения автоматизированных систем: снижение брака продукции, уменьшение стоимости продукта за счет сокращения трудоемкости работ, рост количества новых клиентов за счет роста качества продукции и ее удешевления.
Темпы, которые набрала автоматизация различных сфер бизнеса за последние 20 лет, можно назвать по-настоящему головокружительными. Вне зависимости от масштаба бизнеса собственники ориентируются на автоматизацию, и современный рынок предлагает им огромный выбор автоматизированных решений. В этих условиях ключом к успеху становится тщательный анализ и реализация управленческих схем, а не быстрое и необдуманное внедрение новых технологий. Автоматизация должна быть плановым, стратегическим шагом, базирующимся на реальных потребностях производственного предприятия, чтобы удовлетворить все нужды организации и принести максимальную пользу.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Размещено на http://www.allbest.ru/
МИНОБРНАУКИ РОССИИ
Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение
высшего профессионального образования
«Нижегородский государственный педагогический университет им. Козьмы
Отделение среднего профессионального образования
О Т Ч Е Т
по технологической практике
Выполнил студент: Токмина М.А. Группа: ПКС - 11
База практики: Кантауровское сельпо, магазин №43
Руководитель от организации: Толчкова Ю.М.
Руководитель от НГПУ: Балунова С.А.
Нижний Новгород 2013
Введение
1. Описание предприятия
2. . Задания практики от предприятия
3. Индивидуальное задание
3.1 Постановка задачи
3.2 Алгоритм решения задачи
Заключение
Источники информации
Приложение №1.Список файлов на компакт диске, штрих-код, этикетка
Введение
Технологическая практика проходила на базе Кантауровского сельпо, в магазине №43 с 25.11.2013 по 22.12.2013 г. Директором учреждения является Полетаева Галина Валерьевна. Руководителем практики от учреждения была Толчкова Юлия Михайловна, оператор персонального компьютера.
Место нахождения магазина № 43: 606473 Нижегородская область, Борский район, село Каликино, ул. Октябрьская, д.18.
Развитие экономических и социальных отношений, расширение сети и предприятий и увеличение их размеров, возникновение новых связей между предприятиями и отраслями, увеличение потоков и объемов информации - все это привело к резкому усложнению управленческих задач.
Усложнение задачи, решаемых в сфере управления, обусловило в свою очередь изменение характера процессов управления.
Применение вычислительных машин значительно повышает оперативность управления, но при этом предполагается активное участие человека в процессе управления. Именно он принимает окончательное решение на основе оценки различных расчетных вариантов, учитывая имеющиеся в его распоряжение дополнительные данные.
Технологическая практика является органической частью учебного процесса и имеет цель закрепить и углубить знания, полученные в процессе теоретической деятельности, приобщить студента к общественно-полезному труду и увязать полученные теоретические знания с реальными условиями производства.
Технологическая практика должна проводиться на базовых предприятиях (организациях) под руководством опытных специалистов.
Во время прохождения технологической практики студенты-практиканты работают по режиму, установленному для данного предприятия и подчиняются правилам внутреннего распорядка этой организации.
Цель технологической практики является изучение студентами реального предприятия и условий работы на нем, получение прикладных навыков в разработке и сопровождении программ, изучении информационных потоков и документооборота, способов хранения и обработки информации, сбор материалов для отчета и предварительный выбор вероятной темы дипломного проекта.
Кроме того, во время прохождения практики студенты-практиканты должны также принимать активное участие в общественной жизни предприятия.
1. Описание предприятия
1.1 Общие сведения о предприятии
Компания зарегистрирована 6 февраля 1995 года регистратором Инспекция МНС России по Борскому району Нижегородской области. Председатель правления организации - Полетаева Галина Валерьевна. Компания КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО находится по адресу 606472, НИЖЕГОРОДСКАЯ ОБЛАСТЬ, БОРСКИЙ РАЙОН, С КАНТАУРОВО, УЛ КООПЕРАТИВНАЯ Д 2, основным видом деятельности является «Розничная торговля в неспециализированных магазинах незамороженными продуктами, включая напитки, и табачными изделиями». Организация также осуществляет деятельность по следующим неосновным направлениям: «Розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями», «Аренда прочих машин и оборудования, не включенных в другие группировки», «Сдача внаем собственного недвижимого имущества». Основная отрасль компании - «Розничная торговля потребительской кооперации».
За предприятием закреплено 20 магазинов в праве собственности на отдельно стоящее нежилое здание, 2 из которых предназначены для продажи промышленных товаров, 2 магазина оснащены программным обеспечением, остальные магазины работают с кассовыми аппаратами, за предприятием закреплено складское помещение.
Весь коллектив предприятия имеет высшее или средне-профессиональное образование по своей специальности.
Так же данное предприятие занимается организацией курсов повышения квалификации.
Основная деятельность магазина №43 - розничная торговля в неспециализированных магазинах преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями. В магазине установлена автоматизированная система учета данных. Данный магазин относится к группе само обслуживающих.
За магазином №43 закреплено 4 продавца, оператор ПК, уборщица.
19 июля 2011 года КАНТАУРОВСКОЕ СЕЛЬПО заключила договор с компанией «1С-Рарус НН», где приобрели программные продукты «1С-Рарус:Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8», «1С:Бухгалтерию 8», а также необходимое торговое оборудование. В связи с этим в штат предприятия была введена новая должность оператор ПК.
На лицо в данной должности возложены обязанности:
· контроль за монтажом, эксплуатацией и обслуживанием средств
· охранно-пожарной сигнализации и системы видеонаблюдения магазина №43.
· администрирование локальной вычислительной сети учреждения;
· внедрение, настройка прикладного программного обеспечения;
· обеспечение компьютерной безопасности информационной системы;
На студента, проходящего технологическую практику на должности программиста были возложены обязанности:
· подержание вычислительной техники в работоспособном состоянии;
· установка, настройка и сопровождение операционных систем;
1.2 Виды программного обеспечения автоматизированных систем предприятия
Вся информация носит числовой или текстовый формат. Различные приказы, заявления, заявки на товар являются примером входной текстовой информации. На предприятие внедрена и функционирует информационная система «1С-Рарус: Торговый комплекс. Продовольственные товары, редакция 8».
Программное обеспечение позволяет не просто регистрировать все хозяйственные операции в магазинах, обмениваться необходимыми данными, но и контролировать процессы закупок товара, взаиморасчетов с поставщиками, оприходования товаров на складе, взаиморасчеты с покупателями и поставщиками.
Весь документооборот между офисом и магазином осуществляется по сети Интернет.
Вся техника на предприятии постоянно обновляется, эти обязанности закреплены за компанией «1С Рарус - НН». Сейчас на всем предприятии установлены современные производительные компьютеры на базе процессора Intel Core - i3 2630 QM. Оперативная память - 4 Гбайт, объем жесткого диска-180 Гбайт.
«Звезда» - топология с явно выделенным центром в виде концентратора (коммутатора) к которому подключаются рабочие компьютеры и сервер. Сервер управляет всей сетью, регистрирует пользователей ставит различные ограничения, наблюдает за каждым шагом пользователей. Сервер - это «царь и бог» всей сети. Но она может работать и без сервера соединяемая только одним коммутатором. В этом случае настройки производятся на каждом компьютере индивидуально. Это самая надежная сеть из всех существующих. Если по каким-то причинам один из компьютеров не пилингуется, то это никак не отразится на производительности всей сети. Есть и небольшой минус такой сети, по-моему, не совсем весомый. После развертывания всей сети, ее будет не просто дооснастить новыми рабочими местами.
2. Задания практики от предприятия
2.1 Анализ выполнения задания практики от предприятия
Данное задание заключалось :
1. в формирование списка поступающих товаров от поставителей
2. осуществлять списание товара
3. Отправлять заявки на товар на сервер
4. Печатать штрих-код на товар
5. Записывать ключевой код для кассового аппарата
Требуется создать простейшую систему складского учета для нескольких складов, которая позволит приходовать и отпускать продукты, а также формировать отчет по остаткам продуктов.
Объекты конфигурации:
1. Справочники
· Продукты (количество уровней: 1)
· Склады
2. Документы
· Приход (реквизиты шапки: Склад)
· Расход (реквизиты шапки: Склад)
реквизиты табличной части: (Материал, Количество)
3. Журнал документов
· Складские
4. Отчет
· Остатки продуктов
5. Документ
· Приход, расход
Экранную форму документа Приход сформировать автоматически.
Для данного задания мне потребовались, записанные в период лекции. Первым этапом мы знакомимся со всей базой данной магазина № 43 (рис.1)
(рис. 1)
Второй этап заключается в формирование накладной на поступление товара. Для этого я использовала специальные возможности программы, которая позволяет мне быстро и безошибочно заносить товар по его штрих-коду в базу данных (рис.2)
(рис. 2)
автоматизированный программа информационный документооборот
Третий этап заключается в составлении штрих-кода для кассового аппарата (рис. 3)
(рис. 3)
Для выполнения данного задания уходило примерно 20-30 минут на одного поставщика. Задание очень интересное, существуют некоторые затруднения в нахождение товара в основной базе данных. Перечисляя операции технологического процесса, хотелось бы несколько слов сказать об операции хранения информации. Еще совсем недавно информация хранилась на таких машинных носителях, как перфокарты, перфоленты, магнитные ленты, магнитные диски. С развитием ВТ изменились и носители информации. Уже дискета (гибкий магнитный диск), которая подвергалась постоянно изменениям как внешне, так и объемом записываемой информации, на сегодняшний день уже не может отвечать требованиям пользователей. Это касается не только технической надежности носителей информации, но и объема хранимой информации. Современные экономические информационные системы с мощными процессорами, оснащенными съемными винчестерами, сидиромами с лазерными дисками, обеспечивают более высокую скорость обработки информации и предоставляют пользователю работать с большими объемами данных, обеспечивая удобство в работе и надежность в сохранности информации.
Технология проектирования автоматизированной обработки экономической информации при решении любой экономической задачи подразделяется на 4 этапа:
· начальный;
· подготовительный;
· основной;
· заключительный.
Состав и структура операций каждого из этапов технологического процесса могут быть различными в зависимости от используемых средств ВТ, средств оргсвязи и требований к технологии преобразования информации. По своему назначению технологические операции бывают вспомогательными, основными и контрольными. Вторые составляют основу и относятся к операциям внутри машинной технологии обработки данных. Это операции упорядочения, корректировки, накопления и собственно обработки.
Упорядочение - произвольно расположенные данные размещаются в определенной последовательности значений ключевых слов.
Корректировка - процесс внесения изменений в уже сформированные файлы данных, позволяющий поддержать их в актуальном для обработки состоянии.
Накопление - процесс периодического добавления данных в существующие файлы с целью формирования исходных данных за определенный интервал времени.
Обработка - выполнение всех арифметических и логических операций по преобразованию исходной информации в результатную.
Существуют различные формы внутри машинной технологии обработки информации. Наиболее распространенными формами являются обработка данных в пакетном и диалоговом режимах.
Иногда автоматизированное решение задач должно согласовываться по времени с ходом управляемых процессов. Соответственно организация обработки информации для этих нужд получила название технологии обработки данных в режиме реального времени.
Важной характеристикой, определяющей область применения режима реального времени является скорость реакции системы управления на изменение состояний объекта управления.
В настоящее время прослеживается тенденция к максимальному приближению информационных и программных ресурсов к пользователю. ПЭВМ, работающие в сети, имеют существенное преимущество перед АРМ, работающими в режиме разделения времени. А, главное, средства интеллектуального интерфейса обеспечивают пользователя простыми и надежными способами решения своих профессиональных задач. Основной результат - это изменение интерфейса конечного пользователя с терминалом.
От метода "запоминай (состояние своих ресурсов) следующее:
· проектируй (необходимую последовательность действий в терминах команд)
· набирай (управляющий текст)" происходит переход к методу "смотри (на графическую модель состояния ресурсов)
· выбирай (необходимое действие из иерархического меню)".
Такой интерфейс поддерживается всеми средствами информационной технологии - составными частями базы знаний, включающей базу данных, прикладное программное обеспечение и опорной технологии, базирующейся на аппаратных средствах, системном и инструментальном программном обеспечении.
Возвращаясь к вопросу об этапах разработки технологических процессов, необходимо сказать, что на заключительном этапе производится контроль и выпуск результатных документов.
Все этапы разработки технологических процессов (предпроектная стадия, техническое проектирование, стадия рабочего проектирования, ввода в действие) документируются.
Документирование - оформление описания выбранных вариантов построения информационной технология с комментариями, обеспечивающими их использование в процессе эксплуатации системы.
Наличие документального обоснования позволяет проверить правильность варианта.
Этап проектирования программ оказывает влияние на стиль программирования, надежность, эффективность, отладку, тестирование и эксплуатационные свойства программ. Таким образом, это важнейшая часть любой программной разработки.
Небольшие программы не вызывают таких трудностей, как большие, так как с их составлением легко справится один человек. Но так невозможно организовать проектирование программ, которые так значительны по объему, что при их разработке одним человеком не обойдешься.
3. Индивидуальное задание
3.1 Постановка задачи
Программой практики по профилю специальности предусматривается необходимость выполнения студентом индивидуального задания, предложенного руководителем практики. Заданием может быть:
разработка программы;
создание моделей (чертежей, рисунков, схем) с использованием специализированного программного обеспечения;
создание Интернет-сайтов;
составление инструкции по работе с программным продуктом;
разработка или модификация баз данных.
Индивидуальное задание способствует углубленному изучению отдельных вопросов разработки и эксплуатации автоматизированных информационных систем, изучению теоретических разделов специальных дисциплин, развитию познавательной деятельности студента и навыков самостоятельной работы. Индивидуальное задание может содержать элементы научных исследований, которые определяются руководителем практики от вуза.
Материалом для индивидуальных заданий могут служить реальные производственные проблемные ситуации. Целесообразно, чтобы тематика индивидуального здания была актуальной и имела практическую значимость для предприятия, вуза.
Изучение предметной области темы задания на практику: изучение нормативной документации на существующую технологию обработки информации. Проработка документооборота задачи, правил составления (заполнения) первичных документов. Определение подразделений, участвующих в обработке информации по данной задаче, их функций, полномочий, разграничение ответственности.
Изучение постановки задачи. Определение аппаратной и программной конфигурации средств вычислительной техники на предприятии. Структура локальной сети предприятия. Проработка состава и структур баз данных, в которые заносится оперативная информация. Проработка состава и структур баз данных, в которых хранится нормативно-справочная информация. Изучение основных алгоритмов обработки информации в данной задаче. Доработка структур существующих баз данных, разработка структур новых баз данных (при необходимости) и разработка алгоритмов обработки информации для раздела задачи, предложенного для самостоятельной разработки. Разработка контрольного примера для данного раздела задачи.
Индивидуальным заданием является изучение пакета Illustrator и создание буклета про базу практики:
1. Техническое задание: изучение пакета иллюстратор, применение на практики, создание визитной карточки, применение знаний в Word для создания буклета.
2. Описание работы: описание структуры, описание поддерживаемых, список используемых шрифтов и других технических возможностей.
3.2 Алгоритм решения задачи
Алгоритм разработки буклета.
В настоящее время существует множество программ представляющие текстовые редакторы. Пакет Microsoft Office предназначен для создания документов и разработки общего дизайна и ориентирован на вывод готовых документов с высоким разрешением. Пакет позволяет создавать презентации и другие файлы произвольной формы, а затем масштабировать, вращать и деформировать их. Кроме того, Word содержит широкий спектр инструментов для работы с текстом и многостраничными документами. Алгоритм создания буклета:
Формирование требований;
Воплощение идей и исправление мелких недостатков;
Печать буклета.
Формирование требований
Буклет должн быть привлекательным, не иметь лишней информации, должны быть указаны заголовок, слоган компании, контактные данные.
Воплощение идей и исправление мелких недостатков
Согласно алгоритму создания буклета следующим шагом становится практическое воплощение в жизнь разработанных идей. Это может быть сделано не только текстовыми, но и графическими средствами. Однако не стоит забывать и об удобстве использования буклета, поэтому необходимо продумать не только внешнее оформление, но и структуру. Вполне возможно, что в процессе создания могут обнаружиться мелкие погрешности. Поэтому перед окончательным запуском буклетов в печать необходимо проверить, чтобы били устранены недочеты, которые могут вызвать негативную реакцию со стороны пользователя.
Заключение
В период прохождения технологической практики студент-практикант вела дневник, в котором ежедневно вносила записи о проделанной работе, план работы от руководителя практики.
Так же практикант закрепила полученные во время учебы теоретические навыки практическими. Познакомился с организацией, структурой и принципами функционирования предприятия. Развил коммуникативные навыки. Получил опыт работы в коллективе.
Во время прохождения практики показала себя, как способного и ответственного сотрудника. Вовремя справлялась с поставленными задачами. Индивидуальное задание, полученное на предприятии, было исполнено полностью и в срок.
Источники информации
Основная литература
1. Голицына О.А., Попов И.И. Основы алгоритмизации и программирования: Учебное пособие. М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. 432 с.
2. Дуванов А.А. Web-конструирование. HTML. СПб.: БХВ-Петербург,2003.
3. Инструкции предприятия по технике безопасности и пожарной безопасности.
4. Руководство пользователя программным продуктом 1С Рарус: Торговый комплекс (Продовольственные товары). Москва, 2007 год.
Дополнительные источники информации
5. Справочники и учебники по системам программирования, делопроизводству, бухгалтерскому учету, методологиям моделирования.
6. Шапошников И.В. Самоучитель HTML. СПб.: БХВ-Петербург, 2003. 288 с.
Электронные источники информации
7. http://www.nlr.ru/ - Российская национальная библиотека (РНБ).
8. http://www.rsl.ru/ - Российская государственная библиотека (РГБ).
Размещено на Allbest.ru
...Подобные документы
Проблемы информатизации процесса управления предприятием. Особенности информационных технологий на разных уровнях управления. Диагностический анализ и проектирование информационных потоков в системе стратегического планирования и управления предприятием.
дипломная работа , добавлен 13.06.2017
Сущность, значение, особенности и технология организации информационного обеспечения управления предприятием. Автоматизированные информационные системы и их роль в управлении. Анализ информационных потоков и системы документооборота на предприятии.
курсовая работа , добавлен 06.11.2014
Общая характеристика и основные функции CAD-систем. Характерные особенности современных автоматизированных систем управления предприятием. Принципы управления документами и организации документооборота. Свойства систем делопроизводства на предприятии.
презентация , добавлен 27.10.2013
Процесс внедрения различных информационных систем на предприятии. Автоматизация бизнес-процессов в документообороте. Показатели автоматизации предприятия. Непрерывность движения документа. Применение информационной системы электронного документооборота.
реферат , добавлен 26.06.2012
Анализ финансово-производственной деятельности предприятия и оценка его инновационного потенциала. Автоматизация производства, путем внедрения конфигурации "1С: Предприятие 8". Автоматизированный учет материалов с помощью маркиратора штрих-кода и сканера.
дипломная работа , добавлен 22.02.2015
Значение информационных технологий в управлении предприятием. Характеристика систем автоматизации управления предприятием. Организационная структура ООО "Четыре сезона". Краткий обзор существующих систем. Выбор и эксплуатация информационной системы.
курсовая работа , добавлен 11.01.2011
Рассмотрение управления предприятием как составной части менеджмента. Автоматизация кадровой работы и задачи управления персоналом на базе информационных технологий. Изучение и создание недостающих элементов документооборота ЗАО "Тихвинского КЛПХ".
дипломная работа , добавлен 14.01.2012
Сущность и значение электронного документооборота, его влияние на повышение эффективности в процессе управления предприятием. Определение параллельной или последовательной схемы обработки документов. Классификация программ электронного документооборота.
курсовая работа , добавлен 22.04.2014
Организационная структура Минского автомобильного завода. Программное обеспечение информационных технологий в системе управления предприятием, функциональные подсистемы. Классификация современных автоматизированных информационных систем управления.
контрольная работа , добавлен 11.11.2010
Теоретические и методологические основы оперативного управления информационными потоками. Сущность коммуникационного процесса на предприятии. Характеристика службы информационного обеспечения. Правила организации, схема движения и обработки документов.