Практические приемы самоменеджмента. Определение, цели и функции самоменеджмента
Кроме того, очень часто встречается такая ошибка, как недооценка правильного, регулярного питания. Можно вспомнить, что в некоторых восточных странах процесс принятия пищи – целый ритуал. И завтрак занимает в дневном рационе наиважнейшее место. В нашей стране же зачастую завтрак пропускается, в результате чего продуктивность работы в течение дня неуклонно снижается, не говоря уж о том, что неумение организовать процесс правильного и полноценного питания ведет в дальнейшем к проблемам со здоровьем.
Далее, перейдем к одному из самых ярких показателей самоменеджмента – самомотивации. Изучение мотивации – не просто модная тема. В настоящее время руководитель предоставляет работу - сотрудник должен ее выполнять, и заинтересованностью в надлежащем выполнении своих обязанностей со стороны подчиненного руководитель не озадачен. Сейчас от людей требуется предприимчивость, быстрота мысли, гибкость, и именно самомотивация становится инструментом успеха.
Мотивы же можно перечислять до бесконечности, их очень много:
Человеку это интересно;
В этом состоит его самовыражение;
Для человека это ступенька роста;
Так работник приобретает новый опыт и т. д.
Но мотивация и стимулирование – это разные понятия. Именно мотивация – это создание у работников внутренних побуждений к труду (заинтересованность в труде, потребность в трудовой активности, переживание чувства удовлетворенности от работы). Стимулирование представляет собой побуждение работников к активной деятельности с помощью внешних факторов (материальное и моральное стимулирование).
Существует множество различных теорий мотивации, изучая которые, менеджер использует соответствующие средства побуждения к трудовой деятельности, исходя из потребностей людей. Сомнительно, что эти интересные концепции находят применение в российской практике. И есть ли смысл в исследовании различных высших и низших потребностей, анализе и сопоставлении теорий, способах применения их в рабочей обстановке, если они относятся именно к мотивации, а не к стимулированию? Мотивация как таковая имеет слабое развитие в российском менталитете. Именно удовлетворение материальных потребностей чаще всего выдвигается на первый план при выборе работы, при планировании будущей профессии. Для молодежи также имеет место быть престиж организации, в которой они намерены работать, обретение нужных связей, получение опыта работы. И говорить о заинтересованности в труде, удовлетворении от работы, по-видимому, говорить не приходится. Удовлетворенность диктуется материальным благополучием, для кого-то – дальнейшим продвижением по службе.
Следует сказать, что многие люди недооценивают значимость рабочей атмосферы. Большинство из них вначале готовы работать в условиях, где царят недоброжелательность, нездоровая конкуренция, где каждый сам за себя, где каждый заботится только о самом себе и готов на то, чтобы, образно говоря, идти по головам ради карьеры, либо подставить другого человека во имя денег и поощрения начальства. Все это кажется несерьезным на фоне грядущей солидной зарплаты. Однако проходит не так много времени, и человек сбегает из такого коллектива. Ведь нельзя не принимать во внимание эмоции и чувства человека, нельзя ими пренебрегать.
В общем, российский самоменеджмент нуждается в развитии, формировании мотивации, в определении четких жизненных и рабочих целей, которые играют роль в качественной трудовой деятельности. Нужно учиться самомотивированию, нужно учиться целеполаганию в работе. Не последнюю роль должна играть самореализация в профессиональном плане. Но в силу того, что достаточно большое количество русских не стремится найти ту работу, которая стала бы для них любимой, зачастую не имеет возможностей для ее поиска, самореализация не является одной из главных ценностей. Редкостью для русского работника является удовлетворенность работой и в моральном, и в материальном плане.
В настоящий момент времени большие затраты и проблемы связаны с использованием труда наемных работников, поэтому самоменеджмент предполагает умелое распоряжение людскими ресурсами со стороны руководителя. В наших компаниях, фирмах, учреждениях такое умение ограничено лишь поголовным сокращением работников и перекладыванием функций уволенных сотрудников на специалистов, не имеющих достаточного опыта в выполнении заданной работы. Причем нередки случаи, когда новым обязанностям людей не обучают в надлежащем порядке, что сказывается на качестве общей работы организации. Поэтому в современных условиях человеку необходимо быть быстро обучаемым, приходится учиться ускоренной адаптации в новых рабочих условиях, а также быть специалистом широкого профиля.
На Западе человек, попадая из рабочей обстановки в домашнюю, все рабочие проблемы оставляет за дверьми своей организации. Российским менеджерам стоит использовать на практике такое поведение, следует разграничить домашние и рабочие проблемы, требующие решения.
Самоменеджмент предполагает адаптацию к изменениям. В Японии человек ежегодно изучает различные нововведения, совершенствует свои навыки и знания с отрывом от работы в течение 1-3 месяцев. Причем обучение идет за счет средств организации, то есть здесь мы имеем дело с вложением в человека как в ресурс производства. В нашей стране не так часто встречаются сообщения о приеме на работу, где предусмотрено бесплатное обучение нового сотрудника. Поэтому человеку следует мотивировать себя на постоянное изучение новейших технологий, методик и т.д.
3.3 Практические приемы самоменеджмента
Рассматривая и анализируя теоретические основы самоменеджмента, следует признать, что теоретическая база неотделима от практической, ни в коем случае не стоит умалять практические приемы и методы. В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Остановимся на некоторых, наиболее известных из них.
Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов – это рефрейминг. Рефрейминг – это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с водой наполовину заполненным, пессимист же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной – позитивная (стремление) или негативная (избегание), – вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.
Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:
Позитивное переформулирование сообщений: «Мы даем Вам дополнительный проект, чтобы Вы могли проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту» (вместо: «Вы получаете дополнительную нагрузку за те же деньги»);
Выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»: «Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок»;
Постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: «Наш отдел загружен гораздо меньше, чем бухгалтерия», «Вы сейчас делаете эту работу быстрее, чем три месяца назад»;
Использование контрастов со словом «или»: «Лучше, если я пообещаю Вам необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?»
Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.
Практика показывает, что люди, которые регулярно используют его, значительно более удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.
Следующая практическая составляющая самоменеджмента – это навыки решения проблем. «Problem solver» (в переводе с английского – «решающий проблемы») – это понятие, означающее человека, который из многих различных вариантов действий выбирает именно тот, который приводит к успешному решению стоящей перед ним задачи. К сожалению, некоторые люди предпочитают создавать видимость действий, избегать проблемы или конфликтов; в критической ситуации они начинают паниковать или перекладывать ответственность на других. Но из любой тупиковой ситуации всегда можно найти выход. Склонность человека к самостоятельному, активному и ответственному решению проблем – одно из важнейших качеств, необходимых в бизнесе, которое позволяет руководителю в высокой степени оказывать доверие подчиненному. Это cвойство личности дополнительно мотивирует самого сотрудника благодаря самостоятельности при достижении результата. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия:
Делегировать подчиненным полномочия и ответственность и контролировать их дальнейшую деятельность;
Привить работникам необходимые навыки решения сложных и конфликтных ситуаций;
Ежедневный процесс разрешения различных ситуаций можно представить как круг самоменеджмента. В нем преобладает пять основных функций: постановка целей, планирование, составление распорядка дня, а также самоконтроль и корректировка целей. Каждому человеку, а в особенности будущему менеджеру, крайне важно уметь даже в момент полной загруженности с помощью последовательного планирования времени и использования научных методов самоорганизации труда эффективнее осуществлять свою деятельность, ежедневно выделяя время не только для руководящей деятельности, но и для досуга.
Самоменеджмент - это развитие менеджера в профессиональной деятельности как личности. Самоменеджмент содержит в себе понятие использования проверенных принципов для эффективной организации рабочего процесса. К главным целям самоменеджмента относятся:
Соотношение максимально полезного использования времени и возможности менеджера;
Сознательный контроль и управление течением жизни;
Преодоление трудностей в жизни и работе.
При каждодневном решении разного рода задач менеджер выполняет различные функции, их можно представить как круг самоменеджмента:
1) постановка целей;
2) планирование;
3) составление распорядка дня;
4) самоконтроль;
5) корректировка целей.
Первая функция - постановка целей. Менеджер как управленческий работник должен грамотно определять их. Цели - это взгляд в будущее, ориентация на то, что должно быть выполнено и достигнуто. Из этого следует, что цель формулирует конечный результат. Она определяет, на чем необходимо заострить внимание и сфокусировать все силы. При этом важно понимать, что цели менеджера должны соответствовать следующим требованиям:
Реальность;
Гибкость;
Измеримость, ориентированность во времени;
Конкретность;
Совместимость;
Приемлемость для соответствующих объектов.
Сам процесс постановки целей распределяется на фазы:
1. Определение желаемых целей и сопоставление их во времени согласно следующим критериям:
Долгосрочные цели (профессиональные, личные);
Среднесрочные цели (5 лет);
Краткосрочные цели (1 год).
При этом выделяются профессиональные цели, увеличивающие рабочую мотивацию, и стремление к достижению.
2. Оценка личных ресурсов.
Для этого необходимо провести так называемый SWOT-анализ личности менеджера, в котором необходимо:
Определить сильные стороны;
Выделить недостатки, для этого необходимо перечислить прошлые неудачи и причины, из-за которых они произошли, подумать, как устранить эти недостатки;
Назвать благоприятные факторы, сопутствующие карьере;
Указать неблагоприятные факторы, угрозы.
При этом следует определить, на что ориентироваться и с чем считаться в первое время, к примеру - с ближайшим окружением (семья, начальство, друзья).
3. Проведение анализа «цель - средства». В нём имеющиеся и реальные ресурсы (финансовые, личные, временные) считаются неотъемлемой частью в достижении этих целей. Необходимо выбрать 3-4 наиболее важные цели и соотнести к ним имеющиеся ресурсы для достижения, затем определить недостающие средства и приступить к их приобретению. Также при старте работы необходимо учесть факторы как способствующие достижению цели, так и препятствующие этому. Для карьерных целей важно указать необходимую степень квалификации и культурный уровень и поставить реальные практические задачи, например, приобретение недостающего опыта.
4. Формулировка конкретных целей. На данном этапе нужно учитывать, что каждая цель имеет смысл только в том случае, когда установлены сроки и определены желаемые результаты. Далее необходимо перепроверить их со стороны реальности достижения. Чем больше мы ставим перед собой задач, тем больше нам придется корректировать и изменять прежнюю жизнь и максимально активизировать свою деятельность. Необходимо из долгосрочных целей выделить краткосрочные, которые в будущем станут первой ступенькой к глобальным целям.
Следует учитывать, что постановка целей - это постоянный процесс. Необходимо периодически корректировать, дополнять и изменять план действий. Из этого следует, что постановка целей включает в себя три элемента:
Нахождение цели;
Ситуационный анализ;
Формулировка целей.
Следующая функция самоменеджмента - это планирование личного времени менеджера. Максимальный критерий в использовании времени -употребить имеющееся время для плодотворной деятельности, минимальный - достичь поставленных целей с наименьшей тратой времени.
Выделим следующие основные правила планирования личного времени менеджера:
Использовать 70-80 % времени на следование плану, остальное оставить для непредвиденных проблем;
Производить реалистичное планирование;
Преимущественно отмечать результаты, а не действия;
Отличать важное от неотложного;
Уметь поручать некоторую работу другим;
В течение всего времени корректировать план;
Выделять большие непрерывные периоды времени для решения крупных задач;
Планировать с учетом альтернативы и выбирать лучший вариант;
Выстраивать дела с учетом приоритетов;
Резервировать время для самосовершенствования (повышение квалификации);
Согласовывать планы с ближайшим окружением;
На первый лан необходимо ставить невыполненные в прошлом периоде задачи;
Определять точные сроки;
Обеспечивать гибкость планов;
Все планы составлять в письменной форме и документировать расход времени;
Использовать специальные инструменты для планирования времени.
В системе общего планирования сам процесс планирования основывается на долгосрочных глобальных целях, которые в свою очередь включают в себя оперативные. Планы реализуемы в том случае, когда выделяется свободное время для решения непредвиденных или дополнительных задач. Можно сделать вывод, что планирование - это последовательное распределение общей цели на частные задачи с целью разложить их во времени. Планы должны составляться в письменном виде, так как задачи, которые мы держим в голове, быстро отсеиваются, а их написание позволяет разгрузить память и прибавляет самомотивации.
Реализация записанных планов идет следующим шагом. Грамотная и рациональная организация труда при учете постоянной нехватки времени ведет за собой расставление приоритетов в выполнении дел. Из этого следует, что список дел менеджера различается по следующим признакам:
По значению;
По количеству времени, потраченному на выполнение;
По количеству участников;
По затрате эмоциональных ресурсов;
По характеру и т.д.
Одним из самых важных критериев для менеджера является важность предстоящих дел, этот признак варьирует дела от одного к другому. Самой распространенной ошибкой является выполнение как можно большего количества дел за короткое время или же, наоборот, трата большого количества времени на дела, не имеющие большой значимости. В результате чего к концу рабочего дня важные дела могут остаться либо совсем не выполненными, либо выполненными не до конца. Необходимо расставлять приоритеты, последовательно и рационально выполнять поставленные задачи. В этом может быть полезен принцип Паретто. Именно этот принцип говорит нам о «соотношении 80/20». Применение данной закономерности в работе руководящего менеджера подразумевает, что в процессе работы за 20 % расходуемого времени (затраты) достигается 80 % результатов (выпуск). Остальные 80 % затраченного времени приносят лишь 20 % общего итога.
Исходя из проведенного анализа, можно отметить, что самоменеджмент - актуальное и перспективное направление как в теоретическом так и практическом менеджменте. Это направление сформировано на основе роста потребностей общества и призвано повысить уровень эффективности деятельности самого человека, благодаря достижению его личных и профессиональных целей. Самоменеджмент с точки зрения практики - это способ организации жизни, многоуровневый процесс самодеятельности, который представляет собой развитие качеств менеджера и накопления знаний.
Основываясь на всех вышеперечисленных принципах, можно утверждать, что постулаты самоменеджмента являются очень полезными в применении не только для менеджера, но и для обычного человека. С целью увеличения эффективности использования своего времени, более рационального подхода к распределению труда необходимо придерживаться основных правил. Самоменеджмент систематизирует планы, позволяет активировать все неиспользованные возможности и быстрее достигать поставленных целей.
2. Развитие самоменеджмента специалистов в современных организациях, на примере ООО «Инженерный центр»
Похожая информация.
«Сознательно управляйте своим временем,
и ваш жизненный путь сложится успешно».
Лотар Зайверт
Управление рабочим временем есть не что иное, как умение грамотно планировать свой рабочий график и не менее важное умение - точно следовать намеченному расписанию. Делается все это с целью повышения производительности, а, следовательно - достижения наивысших результатов.
Что же включает в себя «стратегия управления временем»?
- Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, . Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
- Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
- Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей - личных и общих. Личные цели - это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию. - Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.
Определение «самоменеджмента»
Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют - самоменеджмент - это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.
Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.
Функции и методы самоменеджмента
Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция - информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать - ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.
Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.
- Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
- Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента - ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
- Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
- Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
- Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
- Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.
Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.
Рекомендации по повышению эффективности персонального менеджмента
- Не забывать и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.
- Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.
- Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.
Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.
План.
1. Понятие самоменеджмента и его основные функции.
2. Управление карьерой.
3. Организация личного труда.
1. Чтобы эффективно управлять людьми, менеджер в первую очередь должен овладеть наукой и искусством управления самим собой. Самоменеджмент (персональный ме-неджмент) помогает руководителю: рационально организовывать свой труд и труд своих подчиненных; реализовывать профессио-нальные и жизненные цели; избегать стрессовых ситуаций; повышать работоспособность; получать удовлетворение от вы-полняемой работы.
Разумная самоорганизация дает менеджеру следующие преимущества:
- выполнение работ с меньшими затратами;
- лучшая организация личного труда;
- меньшая загруженность работой;
- меньше ошибок при выполнении своих функций;
- удовольствие от работы, большая мотивация труда;
- меньше спешки и стресса;
- рост квалификации;
- лучшие результаты труда;
- достижение профессиональных и жизненных целей крат-чайшим путем.
Существуют разные точки зрения на понятие самоменедж-мента. Довольно распространена узкая трактовка самоменедж-мента как индивидуальной технологии использования рабочего времени. Л. Зайверт, например, дает такое определение: «Самоменеджмент - это последовательное и целенаправленное использование испытанных практических методов работы в повседневной деятельности, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать свое время».
В большинстве источников самоменеджмент определяют как самоуправление, процесс самодеятельности, возвышения лич-ности.
Эффективное самоуправление объективно связано как с че-ловеческой природой (биоритмы , генетическая программа), так и с организацией (вещей, людей, идей, отношений), социальным управлением.
Самоменеджмент - это наука и искусство по:
Эффективному использованию базовых ресурсов личности (та-ких как время, активность, платежеспособность, образованность);
Управлению процессами жизнедеятельности личности (труд ме-неджера, использование свободного времени, карьера);
Управлению результатами деятельности менеджера (уровень квалификации, личные качества, имидж).
Основная цель персонального менеджмента состоит в том, чтобы наилучшим образом использовать собственные возмож-ности, сознательно управлять течением своей жизни (уметь само-определяться), преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде ряда различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности.
Подобный процесс самоменеджмента может быть представлен как своего рода «Круг правил», наглядно демонстрирующий связи между отдельными функциями самоменеджмента.
Во внешнем круге обозначены следующие шесть функций;
1. Постановка цели.
2. Анализ и формирование личных целей.
3. Планирование. Разработка планов и альтернативных вари-антов своей деятельности.
4. Принятие решений. Принятие решений по предстоящим делам.
5.Реализация и организация. Составление распорядка дня и
организация личного трудового процесса в целях реализации
поставленных задач.
6. Самоконтроль и контроль итогов (в случае необ-ходимости — корректировка целей). Во внутреннем круге распо-ложена дополняющая функция (информация и коммуникации).Вокруг этой функции в известной мере «вращаются» осталь-ные функции, поскольку коммуникации как обмен информаци-ей необходимы во всех фазах процесса самоменеджмента.
Отдельные функции не следуют строго одна за другой, как это представлено в данной модели, а многообразно переплетаются.
Определенные рабочие приемы и методы управления собой, своим временем, карьерой, имиджем составляют технику само-менеджмента, которая представлена в таблице 1.
Систему персонального менеджмента можно представить в виде модели требований к качествам менеджера, способного уп-равлять самим собой (табл. 2). Данная модель показывает, что искусство управлять собой складывается из основных блоков личных качеств:
- приверженность к систем-ному подходу;
- умение це-нить и эффективно использовать время;
- умение сосредото-читься на главном;
- умение все делать по порядку;
- уме-ние не упускать из виду мелочи;
- умение анализировать затра-ты времени
Таблица 1.
Техника самоменеджмента.
| Функции самоменеджмента | Рабочие приемы, методы | Достигаемый результат |
| 1.Постановка це-лей | Определение целей, ситу-ационный анализ, целе-вые стратегии и методы достижения успеха, фор-мулирование цели. | Мотивация. Устранение слабых сто-рон. Распознавание преиму-ществ. Концентрация усилий на узких местах, фиксация сроков и ближайших ша-гов. |
| 2. Планирование | Годовое планирование. Месячное планирование. Декадное планирование. Планирование дня. Принципы временного менеджмента. Метод «Альпы ». Менеджмент с помощью дневника времени | Подготовка к реализации цели. Оптимальное распределе-ние и использование вре-мени. Сокращение сроков ис-пользования |
| 3. Принятие реше-ний | Установка приоритетов. Принцип Парето (соот-ношение 80:20), АБВ-анализ. Принцип Эйзенхауэра . Делегирование дел. | Приводящая к успеху ор-ганизация труда. Перво-очередное решение жиз-ненно важных проблем. Упорядочение дел по их важности, избавление от «тирании» неотложности, продуктивность трудовых затрат. |
Таблица 2.
Умение управлять собой.
| Основные блоки качеств (первый уровень) | Содержание критерия | Первичные качества (второй уровень) | |
| 1. Самодисципли-на | Умение держать себя в руках, уп-равлять своим по-ведением | 1. Обязательность, способность держать слово. 2. Пунктуаль-ность, точность исполнения. 3. Собранность, умение не раз-брасываться. 4. Наличие чувства ответственности. 5. Умение от-казываться от удовольствий ради главного | |
| 2. Знание техники личной работы | Знание правил и приемов личной работы и умение ими пользоваться | 1. Организация рабочего места. 2.Умение работать с информа-цией. 3. Умение составлять до-кументы. 4. Умение говорить по телефону. 5. Умение слу-шать. 6. Умение планировать свои дела. 7. Знание методов рационализации личного труда. 8. Умение пользоваться современной организационной и вы-числительной техникой. 9. Уме-ние менять занятия. 10. Знание технологии коммуникаций. 11. Умение делегировать пол-номочия. 12. Умение подгото-виться к служебной команди-ровке. | |
| 3.Эмоционально-волевой потен-циал | Способность уп-равлять своей во-лей | 1. Волевые качества. 2. Тру-долюбие. 3. Упорство в работе. 4. Целеустремленность. 5. Ре-шительность.6. Напористость. 7. Умение заинтересовать, мо-тивировать себя. 8. Оптимизм и жизнерадостность. 9. Увле-ченность работой. 10. Предан-ность работе и коллективу.11. Семейное благополучие. 12. Уверенность в самом себе.13. Психологическая подготов-ка к работе. | |
| 4. Способность де-лать себя здоро-вым | Хорошее состоя-ние здоровья, ги-гиена умственного труда | 1.Физические нагрузки. 2. Питание. 3. Сон. 4. Дыха-ние. 5.Водные процедуры. 6. Закаливание. 7. Борьба с шумом. 8.Тренированность нервной системы. 9. Умение расслабиться. 10. Отказ от вредных привычек. 11. Режи-мы труда и отдыха | |
| 5. Способность формулировать и реализовывать жизненные цели | Умение формули-ровать и добивать-ся реализации жизненных целей | 1. Способность познать самого себя. 2. Умение формулировать свои жизненные цели. 3. Умение принимать решения. 4. Умение планировать карьеру. 5. Умение найти и получить хорошую рабо-ту. 6. Умение адаптироваться в коллективе. | |
| 6. Личный само-контроль | Способность контролировать процессы и ре-зультаты своей деятельности | 1. Контроль процессов. 2. Контроль результатов. 3. Контроль дня. 4. Умение формировать и контролировать свой имидж. | |
2. Карьера — это субъективно осознанные суж-дения работника о своем трудовом будущем, ожидаемые пути са-мовыражения и удовлетворения трудом, это поступательное дви-жение по служебной лестнице, улучшение навыков, способнос-тей, квалификационных возможностей и размеров вознагражде-ния, связанных с деятельностью работника. Жизнь человека вне работы также имеет значительное влияние на карьеру.
Сделать карьеру — значит добиться престижного положения в обществе, больших полномочий, более высокого статуса, власти, денег. При этом имеется в виду престижность с точки зрения об-щественного мнения. Успешная карьера не делает сама по себе человека счастли-вым. Но еще меньше шансов у неудачника почувствовать себя счастливым, поэтому успех всегда желателен, особенно в тех сфе-рах, которые являются ключевыми. Однако очень важно какой ценой это достигается. Чья-то сломанная жизнь — это слишком высокая цена успеха.
Какие люди делают карьеру? Какие люди ус-пешны в достижении карьерных целей? Во-первых, те, кто их ставит!
Значение постановки целей определяется тем, что люди, точ-но знающие, что делать, самоопределяются, самоутверждаются намного быстрее и являются наиболее преуспевающими.
Над людьми, не имеющими четких личных целей, обычно господствуют требования момента.
Выдающийся менеджер Ли Якокка отмечал: «Чтобы преус-петь в бизнесе, как, впрочем, и почти во всем другом, самое глав-ное — сосредоточиться и рационально пользоваться своим време-нем. А чтобы целесообразно использовать свое время, необходи-мо твердо осознать, что именно главное в вашей работе, а затем отдать себя целиком осуществлению этого главного».
Если вы хотите сделать карьеру, следует осознать, что реализа-ция ваших намерений потребует от вас полной отдачи, отказа от чего-либо привычного для вас и напряжения всех духовных и фи-зических сил, возможно, в течение продолжительного времени.
Одного желания для работы с полной самоотдачей ма-ло, необходимо дать четкие ответы на такие вопросы, как:
Каких целей необходимо достичь?
Согласуются ли они между собой?
Существует ли так называемая высшая цель и определенные промежуточные цели на пути к главной?
Что необходимо сделать для этого (силь-ные стороны) и над чем еще надо работать (слабые стороны)-
Подобный анализ личных качеств является предпосылкой для планирования дальнейших шагов и мер по достижению це-лей. Очень важно правильно оценивать себя, в чем могут помочь специальные системы тестирования, которые дают возможность разобраться в своих достоинствах и недостатках.
Таблица 3.
Мои способности
В процессе анализа (необходимые для достижения желаемых целей средства (личные, финансовые, временные ресурсы) сравниваются с реальной ситуацией. Например, выбрать пять важнейших целей и определить необходимые для этих целей средства (табл. 3). Проверить, чего еще вы должны достичь или к чему приступить, чтобы ближе подойти к соответствую-щей цели, указать необходимую для достижения целей квали-фикацию и поставить конкретные реальные практические цели по приобретению опыта и способностей, которых вам еще не хватает.
В совокупности целей каждого человека обнаруживаются це-ли главные и промежуточные, подчиненные главным, но без ко-торых нельзя достичь конечной цели. К одним целям человек проявляет чрезвычайный интерес и готов пожертвовать самым дорогим для их достижения; другие же цели его мало волнуют и не затрагивают его эмоциональной сферы. Такая система сопод-чиненных целей называется деревом целей.
Французский социолог Б. Гурней выделяет четыре типа лич-ных целей человека, вступившего в управленческую организа-цию.
1. Стремление к безопасности, к исключению угроз риска для себя лично.
2. Стремление к повышению жизненного уровня. Для пони-мания этой цели следует иметь в виду, что удовлетворенность ра-ботников своей заработной платой зависит не только от абсолют-ной величины вознаграждения, но и от соотносительной величи-ны заработной платы их коллег.
3. Стремление к власти. Эта цель распадается на ряд взаимо-связанных подцелей: стремление к расширению круга своих пол-номочий, к достижению автономии, к продвижению вверх по служебной лестнице.
4. Стремление повысить и укрепить престиж. Эта цель разби-вается на две подцели: укрепление личного престижа и престижа самой организации.
Важным условием достижения карьерных целей является их правильная постановка. Личные цели должны отвечать следую-щим требованиям:
Человек чувствует себя лично заинтересованным в их дости-жении.
Возможно успешное продвижение к ним малыми шагами.
Установлены временные пределы.
Четко установлен конкретный конечный результат.
Наряду с общими целями важно ставить перед собой и крат-косрочные подцели и добиваться промежуточных успехов. Окру-жающая нас действительность и мы сами постоянно меняемся, поэтому цели необходимо систематически анализировать и при необходимости пересматривать, искать наилучшие из имеющих-ся возможностей.
Ошибки в выборе карьеры и ее планировании могут привести к серьезным отрицательным последствиям.
При постановке карьерных целей (как, впрочем, и других) нельзя переоценивать свои возможности, нужно учитывать свои личные качества и природные данные.
Классификация индивидуальных признаков, имеющих зна-чение при определении карьеры, такова:
1. Черты характера (уверенность в себе, общительность, спо-собность к самоутверждению, уравновешенность, реализм).
2. Профессиональные склонности (в 1988 г. в международном классификаторе профессий их было 9333, в нашей стране — око-ло 7000). По методу академика Е.А. Климова все виды професси-ональной деятельности делятся на пять основных групп: 1-я — профессии типа «человек — природа»; 2-я — профессии типа «че-ловек — техника»; 3-я — профессии типа «человек — знаковая сис-тема»; 4-я — профессии типа «человек — художественный образ»; 5-я — профессии типа «человек— человек». Многие профессии представляют собой комбинацию различных видов деятельности.
3. Способности и опыт.
4. Происхождение.
Делая карьеру в условиях рынка труда, вы поступаете как соз-датель и продавец собственной рабочей силы. Поэтому нужно ис-пользовать методы и приемы маркетинга (самомаркетинга) в по-иске работы.
В первые дни на новой работе следует воспользоваться изве-стным принципом менеджмента — «залечь на дно», для чего: сохраняйте спокойствие; выслушивайте все, что вам говорят; сами говорите как можно меньше.
1. Учитесь слушать. Быть хорошим слушателем — не простое искусство. Понимая подтекст и намеки, вы сможете лучше и быстрее разобраться в ситуации на новом месте.
2. Разберитесь в неформальной структуре.
3. Не откладывайте работу на потом.
4. Осуществляйте контроль выполненного.
Для того чтобы успешно закрепиться на новой работе, необходимым условием является добро-совестное и профессионально грамотное выполнение своих должностных обязанностей. Но если вы хотите, чтобы ваша работа стала очередной ступенькой в восхождении по лестнице карьеры, то просто хорошей работы может оказаться недостаточно. Необходимо, чтобы вас заметили и выделили среди других коллег.
Общие факторы, способствующие востребованности чело-века:
Очень важно правильно оценивать себя;
Для человека, собирающегося сделать успешную карьеру, се-годня необходимы основы владения офисной техникой, в первую очередь компьютерной;
Полезно, а порой просто необходимо знание иностранных языков, умение водить машину, что зачастую прямо указывается в требованиях к кандидату на престижную должность. А знания в области бизнеса и права необходимы каждому руководителю и предпринимателю.
Человек, стремящийся сделать карьеру, может продвигаться по иерархической лестнице почти безгранично. Чем выше поднимаешься, тем больше требуется усилий. Любая остановка - путь вниз.
Все основные приемы и методы решений в области карьеры, актуальные на любом ее этапе, становятся все изощреннее и тоньше. Например, для преуспевающего банкира дорогой и эле-гантный, но в меру консервативный костюм — это уже не просто пожелание, а обязательная часть профессионального этикета. Вежливость и соблюдение этикета — долг каждого воспитанного человека, но для дипломатов и государственных деятелей высше-го ранга — это еще и ответственность.
3. Чтобы правильно выполнять свои функции и достичь своих целей, руководитель должен правильно планиро-вать и организовывать труд. Планирование представляет собой проект процессов труда на предстоящий временной период.
Чем бы конкретно руководитель ни занимался, круг его обя-занностей гораздо шире узких профессиональных рамок. Сотни дел мелких, важных, незначительных, сиюминутных, срочных постоянно находятся в поле его зрения. Что же повышает эффек-тивность труда, превращает поток хаотических операций и дел в более или менее стройную систему? Таких важнейших составля-ющих четыре:
1. Планирование. Это основа любой производственной деятельности. Оно включает в себя целый набор операций и действий, а именно: различного рода исследования, анализ результатов, тестирова-ние, сопоставление, консультации, разработка самого плана и доведение его до исполнителей.
2. Реализация плана. Именно на этой стадии принимаются решения. Все конкрет-ные задачи разбиваются на две категории. Первая - это задачи индивидуального уровня, решение которых сопряжено с личной свободой руководителя. Вторая - это задачи, выполнение кото-рых сопряжено с рядом операций и привлечением других людей. Их решение дает важный общий конечный результат с их нарас-тающей сложностью. В любом случае задачи в каждой из катего-рий так или иначе переплетаются друг с другом и взаимосвязаны с планированием.
3. Мониторинг и контроль. Любая работа должна проверяться как в отношении исполни-тельности, так и с точки зрения получения оптимальных резуль-татов. Проверка может быть самой простой или очень сложной, сопряженной со множеством дополнительных операций.
4. Взаимодействие с другими людьми. На коммуникации руководители тратят от 50 до 90% времени, ведь руководителю необходимо реализовать свою роль в межлич-ностных отношениях, участвовать в принятии решений и выпол-нять управленческие функции планирования, организации, мо-тивации, координации, регулирования и контроля.
Общий практический опыт свидетельствует о том, что увели-чение затрат времени на планирование приводит к сокращению времени на использование и, в конечном счете, к экономии вре-мени в целом.
Экономия времени - требует времени «Правило Тейлора».
Руководитель обязан уметь анализировать свое рабочее вре-мя, составлять план личной работы, при этом необходимо учиты-вать все выполняемые им работы, уметь расположить их в поряд-ке важности.
Планируя, необходимо ответить на вопросы:
а) что достигнуто?
б) чего необходимо достичь?
в) как этого добиться?
Первый вопрос требует оценки ситуации, второй — предпола-гает постановку целей, третий вопрос требует плана действий во времени.
Чтобы избежать излишних затрат времени, можно составлять ежедневный временной план, который поможет отслеживать, на что тратится основное время. Проанализировав временной план, можно определить дела, на которые можно потратить меньшее количество времени, и те, заниматься которыми просто не стоит. Необходимо составлять временной план на весь день, а не только на рабочее время. Составив такой список, необходимо пе-ресмотреть и по-новому спланировать очередность дел.
Нерационально спланированный рабочий день имеет следу-ющие признаки:
Неизвестно, на что расходуется время;
Неизвестно, сколько времени требуется для выполнения тех или иных дел;
Неизвестно, какие факторы мотивируют или ограничивают работоспособность.
Если руководитель намерен всерьез подойти к планированию личной работы, то целесообразно придерживаться системы, ко-торая выполняется в следующей последовательности:
Анализ бюджета времени;
Определение содержания планируемых дел;
Определение времени, необходимого для выполнения этих дел;
Сопоставление необходимых затрат времени на планируе-мые дела с вашим личным бюджетом времени и своими личными возможностями;
Составление списка основных дел на год;
Составление тематического списка дел на месяц;
Составление плана действий на неделю;
Запись текущих дел и составление рабочих планов на день.
По истечении соответствующего планового периода посред-ством сравнения «план-факт» определяются результаты периода, которые могут учитываться для корректировки планов на после-дующий период.
Заблаговременно составленные планы работы руководителя дисциплинируют его труд и исключают невыполнение важных мероприятий. Без плана рабочий день руководителя обычно за-полняется текущими делами и не остается времени на решение перспективных вопросов, повышение своей квалификации, реа-лизацию духовных интересов и отдых.
Чем эффективней распределено рабочее время, тем больше времени останется для личных и профессиональных интересов. Планирование ежедневной работы, средне- и долгосрочных действий и результатов означает также выигрыш во времени, дос-тижение успехов и большую уверенность в себе. Чтобы успевать больше в меньшее время, требуется всего две вещи: организован-ность и самодисциплина.
После того, как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти дан-ные. Прежде всего оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом плани-руемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень пла-нируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое со-поставление для проверки можно продолжить и узнать, насколь-ко реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды. При составлении плана на день наряду с обычными момента-ми необходимо учитывать расположение временных зон, чтобы например, планирование второстепенных работ не попало во временные зоны «первого класса», т. е. в зоны, наименее всего подверженные помехам.
Руководитель должен самостоятельно ежедневно, завершая очередной день, проверять, выполнен ли план этого дня, состав-лять новый план, подготавливаясь к наступающему рабочему дню.
Реальный рабочий план на день состоит из определенных временных блоков, заполненных А делами, исполнению которых не должны помешать никто и ничто. То, что не предусмотрено, а значит, не запланировано, но все-таки неизбежно наваливается на руководителя, следует вмещать в те временные блоки, в кото-рых запланировано выполнение Б и В дел. Тогда уже эти Б и прежде всего В дела руководитель может и не выполнять.
Никому не позволяйте прервать А занятие. Если руководи-тель добился успеха, и притом большого, его никто не станет спрашивать, почему он не выполнил те или иные Б и В дела. Его будут уважать, ценить и не захотят потерять.
Если руководитель выполнил некоторые дела Б и В, но едва приступил к выполнению А дел, вследствие чего обнаружатся лишь незначительные успехи, никто не похвалит его за выполне-ние Б и В дел. Его будут ценить не слишком высоко.
Сколько часов в день можно запланировать для выполнения той или иной работы? Это зависит от плановой работы. Если распорядок дня в основном «свободен» от различных неожидан-ностей, руководитель спокойно может выделить 6 часов. Если неожиданности не только не исключены, но и даже возможны, следует ограничиться 3 или 4 часами.
Те, кто полагает, что его распорядок дня вообще не допускает такого планирования, может прибегнуть к планированию «кли-ном». Начинать планирование следует с одного часа в день. Это может позволить себе каждый. Когда в этом появится опыт, мож-но перейти и к 2 часам и т.д.
Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оста-вались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визиро-вания документов, непредусмотренных работ и даже отдыха.
Для облегчения работы по планированию и распределению времени целесообразно пользоваться определенными техничес-кими средствами.
Более удобны для записи формы в виде календаря-еженедель-ника, т. е. перекидного безотрывного календаря в виде удобного блокнота. Его можно брать с собой на совещания, в командиров-ки. Еженедельник дает возможность планирования рабочей недели и каждого дня, контроля за выполнением записанных ме-роприятий, анализа израсходованного времени. Каждое дело на-носится на сетку часов соответственно сроку его выполнения.
Помимо обычных записных книжек и блокнотов, где дела располагаются без всякой системы, можно рекомендовать специ-альную форму, представляющую собой лист плотной бумаги, разграфленный в соответствии с основными направлениями ра-боты. Записи на листе делаются карандашом, а после выполне-ния стираются или аккуратно зачеркиваются. Такая форма дает наглядную картину всех текущих дел, и из нее легко делать вы-борку при составлении дневного плана.
Для составления ежедневного плана с использованием мето-да «Альпы» требуется в среднем не более 10 минут. Метод вклю-чает пять стадий:
1. Составление заданий.
2. Оценка длительности акций.
3. Резервирование времени (в соотношении 60: 40).
4. Принятие решений по приоритетам и перепоручению.
5. Контроль (учет несделанного).
Ниже приводятся основные доводы в пользу данного метода.
1. Лучший настрой на предстоящий рабочий день.
2. Четкое представление о задачах дня.
3. Преодоление забывчивости.
4. Концентрация на наиболее существенном.
5. Уменьшение объема «бумажной работы».
6. Достижение целей дня.
7. Выделение более важных и менее важных дел.
8. Принятие решений об установлении приоритетов и о пере-поручении.
9. Сокращение помех и нежелательных перерывов.
10. Уменьшение стрессов и нервного напряжения.
11. Ощущение успеха в конце рабочего дня.
12. Повышение удовлетворенности и мотивации.
13.Рост личных результатов.
14.Выигрыш во времени за счет методичной организации труда.
При успешном использовании техники планирования време-ни и методов научной организации труда можно ежедневно экономить от 10 до 20% рабочего времени.
Для большего рационализирования пла-на, наряду с буквенными сокращениями для обозначения важнейших элементов можно использовать другие сокращения и графические символы, так называемую бюрографию.
Например, для пометки тех или иных действий, можно при-менять следующие символы:
Т Срочно.
Важно.
Выяснить.
Задача выполнена.
О Перенос на более поздний срок.
х Невыполнимое или само собой разрешившееся дело.
Поскольку для планов дня в обычных календарях-памятках места не хватает, а отдельные листки имеют тот недостаток, что теряется общий обзор, рекомендуется регулярно и последова-тельно работать со специальным дневником времени. Он может быть пригоден для дневных и прочих планов времени. При помо-щи бюрографии вы сможете повысить эффективное использова-ние дневника времени.
Дневник времени представляет собой личную рабочую карто-теку, в которой сшиты отдельные листы и которая, благодаря ра-циональному подразделению, должна быть удобна своей нагляд-ностью. Дневник времени является одновременно настольным календарем, записной книжкой, личным дневником, инструмен-том планирования, списком адресов, справочником, картотекой идей и инструментом контроля.
Это постоянный спутник «письменная память», которая всегда и всюду под рукой. Дневник времени представля-ет собой, кроме того, практическую составную часть последова-тельной системы планирования времени, а именно рабочий на-копитель всех планов дня, формуляров и листков, используемых в повседневной практике.
Существуют и другие формы планирования времени.
Надо выбирать то средство планирования времени, которое наиболее подходит. Часто поступают так: берут что-то наиболее приемлемое, но в него вносят дополнения с учетом своих проблем.
В последнее время персональный компьютер взял на себя часть обязанностей дневника и стал стремительно вытеснять его с письменного стола руководителя. Компьютерные системы ор-ганизации труда позволяют решать следующие задачи:
. «календарное планирование» мероприятий на год, квартал, месяц, неделю, день с контролем достижения результатов;
. «документооборот» — автоматизированное изготовление, запись, поиск и печать входной и выходной информации, причем поиск информации организован по целой совокупности рекви-зитов (название, дата, фамилия, предприятие и т.д.);
. «справочник», содержащий адреса и телефоны юридичес-ких и физических лиц с возможностью их автоматизированного поиска;
. «калькулятор», обеспечивающий арифметические и лога-рифмические действия в процессе работы.
При этом сохраняются изменения на диске, информация пе-чатается не принтере и защищается паролем.
Подробнее см.: 1-7, 9-12, 14-18, 23.
Заключение
«Теория управления», как дисциплина включает в себя: анализ наиболее важных типичных форм управленческих отношений (взаимодействие управляющих и управляемых); определение основных тенденций развития управленческих процессов; построение наиболее вероятных направлений и сценариев развития управленческой деятельности; формулирование научно-обоснованных рекомендаций по совершенствованию системы управления - в сфере государственного и муниципального управления, а также деятельности органов государственной власти.
Поэтому знание системы базовых понятий и категорий настоящего учебного курса, изучение теорий управления связанных с деятельностью органов государственной и муниципальной власти, приобретают особое значение в условиях, происходящих в нашей стране государственно-политических преобразований.
Введение…………………………………………………………………………2
I Самоменеджмент………………………………………………………………3
Определение, цели, функции самоменеджмента………………………….3
Сущность самоменеджмента………………………………………………..5
Принципы самоменеджмента……………………………………………….11
II Практическая часть………………………………………………………….16
2.1 Трудовая деятельность руководителя(особенности, содержание)………16
2.2 Анализ организации труда руководителя………………………………….18
Заключение ……………………………………………………………………..23
Приложение ……………………………………………………………………24
Список литературы………………………………………………………………25
Введение
На протяжении всей жизни человеческого общества были те, кто руководит и те, кем руководят. Но люди до начала 20 века мало придавали значения самому понятию управление. Руководители (приказчики, распорядители и другие) управляли, опираясь на интуицию. В то время не задумывались над этим серьезно. С начала 20 века управление начинает выделяться в самостоятельную науку и продолжает развиваться в настоящее время. На протяжении развития этой науки основное внимание уделялось тому, как руководитель должен руководить, чтобы организация работала эффективно. Но, к сожалению, мало внимания уделялось тому, как организовать работу самого руководителя.
Современное развитие общества показывает, что успешная деятельность организации во многом зависит от умелого и грамотного руководства. Самоменеджмент прежде всего это самоорганизация, умение управлять собой, руководить процессом управления в самом широком смысле слова - во времени, в пространстве, общении, деловом мире. Руководитель должен так уметь свой труд, чтобы эффективность была максимальной.
Цель работы заключается в исследовании самоменеджемента как способа повышения эффективности работы руководителя.
Для достижения данной цели необходимо поставить ряд задач:
1. Дать понятие самоменеджмента;
2. Определить цели и функции самоменеджмента;
3. Изучить трудовую деятельность руководителя;
4. Проанализировать принципы самоменеджемента;
5. Сделать необходимые выводы.
I Самоменеджмент
Определение, цели, функции самоменеджмента
Самоменеджмент представляет собой последовательное и целенаправленное использование испытанных методов работы в повседневной практике, для того чтобы оптимально и со смыслом использовать своё время.
Основная цель самоменеджмента состоит в том, чтобы максимально использовать собственные возможности, сознательно управлять течением своей жизни (самоопределяться) и преодолевать внешние обстоятельства как на работе, так и в личной жизни.
Каждому человеку вообще и в особенности тому, кто готовит себя к работе организатора-менеджера или уже является таковым, в первую очередь, необходимо уметь превратить ситуацию, для которой типична неупорядоченность действий, обусловленная внешними обстоятельствами, в ситуацию направленных и выполнимых задач. Даже тогда, когда на вас со всех сторон сваливаются разные задания и работа прямо-таки захлестывает, можно благодаря последовательному планированию времени и использованию методов научной организации труда лучше осуществлять свою деятельность, каждый день выделяя резерв времени (в том числе и для досуга) для действительно руководящих функций.
Многие менеджеры слишком ориентированы на процесс деятельности, а не на его результаты. При таком подходе они предпочитают:
Правильно делать дела вместо того, чтобы делать правильные дела;
Решать проблемы вместо того, чтобы создать творческие альтернативы;
Выполнить долг вместо того, чтобы добиваться результатов;
Уменьшать затраты вместо того, чтобы повышать прибыль.
Л.Зайверт дает практические рекомендации для тех, кто хочет улучшить свое непосредственное исполнение функций руководителя, меньше засиживаясь на работе, эффективнее выполняя возложенные задачи с меньшими затратами времени, предупреждая стрессы, повышая квалификацию. Он предлагает контролировать то, чего всем нам часто не хватает – время – путем составления планов работы, где каждому виду деятельности нужно уделять место, указав временный интервал, то есть определив, какую долю свободного времени, с помощью которого можно научиться контролировать себя и контролировать исполнение каждодневных задач.
Ежедневное решение разного рода задач и проблем можно представить в виде различных функций, которые находятся в определенной взаимозависимости между собой и, как правило, осуществляются в определенной последовательности. Процесс самоменеджмента в аспекте последовательности выполнения конкретных функций охватывает шесть фаз:
Постановка цели – анализ и формирование личных целей;
Планирование – разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности;
Принятие решений по конкретным делам;
Организация и реализация – составление распорядка дня и организация личного трудового процесса с целью реализации поставленных задач;
Контроль – самоконтроль и контроль итого (в случае необходимости – корректировка целей);
Сущность самоменеджмента
Для самоменеджмента более актуален промежуточный диссипативный порядок, соответствующий переходным процессам в экономике РФ, т.е. для социально-экономических систем, находящихся в переходных неравновесных состояниях методами самоменеджмента можно обеспечивать (или учитывать) именно промежуточный и временный, но порядок. Задача самоменеджмента здесь состоит не столько в минимизации хаоса (как раньше), сколько в оптимизации или поддержании.
Однозначный концептуальный от закрытых систем к открытым в самоменеджменте – фундаментально вынужденная, корректная задача, но при условии продолжающегося игнорирования фактора полупрозрачности границ всех оргсистем для диффузных неравновесных процессов ресурсообразования, т.е. для реализации самоорганизации.
Концептуализация диссипативных структур предполагает необратимость самопроизвольных процессов (в природе в первую очередь). При разрушении структур вблизи положения равновесия или с возникновением новых синергетических структур вдали от него вторые самоорганизуются в результате действия конкретных факторов.
Сущность самоменеджмента состоит в учете и применении задач, методов, особенностей и т.д. индивидуального самосовершенствования каждого менеджера (что хорошо известно) и в работе с «системами систем» как совершенно нового аспекта самоменеджмента вообще и независимого менеджера в частности, то сущность самоменеджмента проявляется в работе с феноменами, порожденными самодвижением систем: самоприватизацией ресурсов, их антикатострофическим ситемообразующим поведением (анастрофой) и самоорганизацией как результатом эмерджентного характера в форме самоприватизации и горизонтальной структуризации диссипатвиного временного характера и происхождения. Возникая самопроизвольно в устойчивых и неустойчивых ситуациях, системах, структурах и самоликвидируясь где-то в или в сходной с начальной устойчивости, они «не дают в руки самоменеджменту» видимых возможностей для управления, что принципиально его изменяет и даже может свести к нулю. Таким образом, сущность (смымсл) самоменджмента скрыта в фундаментальных закономерностях социума, биоса, управления в совокупности.
Самоменджмент является эффективным способом учета и реализации новых реальностей переходных процессов.
Самоменеджмент в своей сущности произошел явно из множества теорий и методик социального управления и несет многие их достоинства и недостатки.
До последнего времени его предметная область искусственно сужалась саморазвитием индивидов, занимающихся менеджментом в предположении абсолютной идентичности понятий управления и менеджмента даже в условиях переходных экономик. Однако работа в условиях рыночных инфраструктур и дальнейшее развитие демократизации и методов децентрализации, а также учет пермаментной полупрозрачности любых границ потребовали углубленного анализа причин и обстоятельств неэффективности многих методов командного управления, выявления методов для деятельности в условиях неопределенности и т.д. Иначе – учета сущности самоменеджмента.
Оказалось, что работа с равноправными клиентами, малым бизнесом, филиалами, мировыми рынками и др. отличается от командования в линейно - функциональных структур отраслевого плана.
Самоменеджмент по своей сущности представляет собой специфическую область деятельности феноменологического плана, которая всегда имеет место с пульсациями и неопределенностями человеческих ресурсонесущих отношений как системы систем.
Листок “дневных помех”
Наиболее целесообразно вести записи в процессе работы, т.к. делая это вечером, можно что-то упустить. Степень детализации записей должна быть такой, чтобы можно было судить о важности и необходимости каждого вида работ. Для получения наиболее объективной картины делать записи нужно в течение недели (или дольше, если необходимо). Если бизнес является сезонным, то подобный анализ необходимо проводить с учетом времени года. В листке… надо фиксировать не только внешние помехи, но и случаи, когда инициатором нарушения хода трудового дня был сам руководитель.
Сильные стороны использования рабочего времени нужно выделить и применять в повседневной работе. Для слабых же сторон нужно выработать стратегию по преодолению их. Прежде всего, каждую работу нужно проанализировать с помощью следующих вопросов:
Была ли работа необходима? (если более 10 % рабочего времени было потрачено не на необходимую работу, это говорит о проблемах с делегированием и определением приоритетов)
Были ли оправданы затраты времени? (если более 10% рабочего времени составляли дела, затраты времени на которые не оправданы, нужно проанализировать причины, по которым расход времени был слишком велик и постараться учитывать их в будущей работе)
Было ли целесообразно выполнение работы? (если более 10% рабочего времени пошло на задачи, выполнение которых было нецелесообразно, значит нужно уделить внимание планированию, организации, самореализации)
Был ли сознательно определен временной интервал для выполнения работы? (если более 10% рабочего времени было потрачено на задачи, временной интервал выполнения которых определялся спонтанно, значит, существуют проблемы с планированием рабочего времени).
Определив критические моменты, вредные привычки, наиболее частые ошибки рабочего стиля, так называемые поглотители времени, нужно определить их причины и выработать меры по их устранению, наиболее подходящие для данного бизнеса и конкретного руководителя.
Сильные стороны:
Сортировка почты (это рациональнее, чем сразу отвечать на все письма)
Не самые важные дела (ответ на письма) - в конце дня, когда на важные и требующие больших затрат времени дела не остается времени каждым делом менеджер занимался определенное время, не смешивая его с другими вся работа, проделанная в этот день, была необходима
Помехи, которые желательно если не ликвидировать, то свести к минимуму, отняли сравнительно мало времени
Слабые стороны:
Временной интервал для выполнения нескольких задач определялись спонтанно (если бы он был определен заранее, возможно, и подготовка документов, и совещание заняли меньше времени)
Непредвиденную задержку в дороге можно было использовать для подготовки отчета или составления плана на следующий день.
4. Реализация и организация
Предполагает составление распорядка дня и организация трудового процесса в целях достижения поставленных целей. Организация своего рабочего дня должна соответствовать основному принципу: “Работа должна подчиняться мне, а не наоборот”. Существует 23 правила, которые можно разделить на 3 группы: правила начала дня, основной части дня и конца дня.
