Практические приемы самоменеджмента. Принцип инертного развития

Круг самоменеджмента

Круг правил

Во внешнем круге обозначены пять правил:

• 1 - постановка целей (анализ и формирование личных целей);
• 2 - планирование (разработка планов и альтернативных вариантов своей деятельности);
• 3 - принятие решений (принятие решений по предстоящим делам);
• 4 - реализация и организация (составление распорядка дня и организация личного трудового процесса для осуществления поставленных задач);
• 5 - контроль (самоконтроль и контроль итогов (в случае необходимости - корректировка целей)).

Во внутреннем круге размещена функция 6 - информация и коммуникация (поиск и обмен информацией, осуществление коммуникационных связей, необходимое на всех фазах процесса самоменеджмента).

Основные методики, применяемые в самоменеджементе

Рассматривая и анализируя теоретические основы самоменеджмента, следует признать, что теоретическая база неотделима от практической, ни в коем случае не стоит умалять практические приемы и методы. В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Остановимся на некоторых, наиболее известных из них.

Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов - это рефрейминг. Рефрейминг - это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с водой наполовину заполненным, пессимист же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной - позитивная (стремление) или негативная (избегание), - вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.

Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:

• - позитивное переформулирование сообщений: «Мы даем Вам дополнительный проект, чтобы Вы могли проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту» (вместо: «Вы получаете дополнительную нагрузку за те же деньги»);
• - выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»: «Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок»;
• - постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: «Наш отдел загружен гораздо меньше, чем бухгалтерия», «Вы сейчас делаете эту работу быстрее, чем три месяца назад»;
• - использование контрастов со словом «или»: «Лучше, если я пообещаю Вам необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?»

Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.

Практика показывает, что люди, которые регулярно используют его, значительно более удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.

Следующая практическая составляющая самоменеджмента - это навыки решения проблем. «Problem solver» (в переводе с английского - «решающий проблемы») - это понятие, означающее человека, который из многих различных вариантов действий выбирает именно тот, который приводит к успешному решению стоящей перед ним задачи. К сожалению, некоторые люди предпочитают создавать видимость действий, избегать проблемы или конфликтов; в критической ситуации они начинают паниковать или перекладывать ответственность на других. Но из любой тупиковой ситуации всегда можно найти выход. Склонность человека к самостоятельному, активному и ответственному решению проблем - одно из важнейших качеств, необходимых в бизнесе, которое позволяет руководителю в высокой степени оказывать доверие подчиненному. Это cвойство личности дополнительно мотивирует самого сотрудника благодаря самостоятельности при достижении результата. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия:

• - делегировать подчиненным полномочия и ответственность и контролировать их дальнейшую деятельность;
• - привить работникам необходимые навыки решения сложных и конфликтных ситуаций;
• - зная мотивы каждого сотрудника, «привязать» самостоятельное решение возникающих проблем к одному или нескольким из них. Например, для человека стимулом является похвала, следовательно, руководителю нужно одобрять действия сотрудника больше всего именно тогда, когда он берет на себя инициативу в решении проблемы. Если мотиватор - результат, то желательно связывать его достижение с поиском выхода из сложной ситуации; если интерес-то показать, насколько занимателен и вариативен путь выхода из конфликтов и принятия решений для преодоления проблем;
• - предоставить алгоритм действий: при возникновении сложной ситуации сообщить о ней руководителю, предложить варианты выхода из нее, проанализировать вероятность успеха каждого из них и только после этого узнать мнение руководителя. Такой подход приучает сотрудников к самостоятельности и формированию чувства ответственности за результат своих действий. Кроме того, он дает им абсолютно необходимый в бизнесе навык - решать проблемы, а не избегать их.

При решении тяжелых ситуаций главной установкой, руководством к действию, должна быть «обращенность к будущему». Нет смысла задаваться вопросом, касающимся прошлого: «Кто виноват?»; гораздо важнее и продуктивнее спрашивать себя: «Что делать?». Одна из типичных ошибок людей, находящихся в сложном положении, - длительный анализ прошлого. Однако оно необратимо и при «зависании» в нем у человека возникает ощущение безысходности, невозможности реально что-то изменить в лучшую сторону. Прошлое должно интересовать ровно настолько, насколько оно может повлиять на будущее: важно не искать причину неправильных действий сотрудника и осуждать его за это, а все усилия направлять на анализ и улучшение ситуации, на формирование таких обстоятельств, при которых не возникнет оснований для плохого поступка и повторение ошибки будет невозможным.

Далее очень важный момент - как справляться с негативной информацией? Большинство из нас каждый день сталкиваются с негативом, сложностями, нерешенными проблемами. Как успешно справляться со всем этим потоком, избегая стресса? Есть несколько правил и приемов, которые позволяют повысить собственную мотивацию и эффективность.

• 1) В любой негативной ситуации находить как минимум три позитивных последствия для себя. Если недостаток мешает человеку достигать успехов, то, признавая его в себе, нужно искать возможности максимально нейтрализовать его. Например, если основной вид деятельности не требует от некоммуникабельного человека обязательной общительности (как в сфере продаж), то можно вести переписку по электронной почте, сводя к минимуму личное взаимодействие.
• 2) Развивать свои достоинства, а недостатки нейтрализовать, т.е. стараться моделировать ситуацию таким образом, чтобы они в ней не были значимы. Есть общепринятые представления о достоинствах и недостатках. Например, интроверты считаются некоммуникабельными, и если такой человек воспринимает это качество как «изъян», то нужно проанализировать, так ли необходимы ему навыки общения или он прекрасно справляется с работой и без них. Если же он может добиваться успеха при имеющемся у него наборе способностей, то нет смысла сожалеть о своем «несовершенстве». Другими словами, недостатки - это не те качества, которые принято считать таковыми, а только те, которые реально мешают человеку. Для развития достоинств, напротив, необходимо частое выстраивание ситуаций, в которых положительные качества проявляются особенно ярко и наглядно.
• 3) Определить круг людей, мнение которых важно для человека (референтную группу). Помня о том, что никто не может обидеть нас без нашего на то согласия, важно научиться не реагировать на негативное мнение о нас людей незнакомых, неуважаемых нами или имеющих к нам предвзятое отношение. К примеру, если человек расстроился из-за неприятного комментария незнакомца на улице в отношении своего внешнего вида, то ему необходимо работать над самомотивацией и четким определением референтной группы. Неразумно болезненно реагировать и обижаться на людей, оценка которых никак не влияет на нашу жизнь. Если же человек чувствует отрицательное отношение к себе того, кто входит в его референтную группу, возможно, он находится под воздействием манипулятора и не факт, что дальнейшее общение с ним пойдет на пользу.
• 4) Положительно настроиться, приступая к решению сложной задачи. Есть мнение о том, что мысли материальны, мы можем сами программировать себя на удачу или невезение. К примеру, успешный в продажах сотрудник рассуждает так: «Я могу предложить клиенту то, что даст ему возможность получить выгоду для себя (заработать, улучшить качество жизни и т.д.)». Слабый продавец думает так: «Приходиться отвлекать человека от дел, надоедать ему, пытаться заставить его купить то, что ему не особенно и нужно». Собираясь на переговоры к конфликтному клиенту, успешный человек говорит себе: «Я все равно перетяну его на свою сторону!». Сотрудник, программирующий себя на неудачу, боится («Он опять будет недоволен, начнет мне хамить»), жалеет себя, выискивает у клиента серьезные недостатки («Ему еще развиваться и развиваться!»). Таков ход мыслей негативно и позитивно настроенных людей. Необходимо постоянно контролировать себя, поддерживать положительный настрой.
• 5) Моделировать успешное будущее. Один из важнейших факторов удачи в жизни и карьере - определение имеющихся ресурсов. Это означает не самообман, а честную оценку реальных внутренних и внешних возможностей для достижения успеха задуманного. Те же, кто практикуют противоположный подход - обосновывают невозможность достижения целей, - обычно становятся неудачниками. Поэтому, только детально оценив имеющиеся средства для решения задач, можно просчитывать риски, а также стараться нейтрализовать их.

Самоменеджмент - это организация руководителем своей собственной деятельности; последовательное и целенаправленное использование эффективных методов работы в повседневной практике, с оптимальным использованием своих ресурсов для достижения своих же целей.

Самоменеджмент или самоуправление - это личное управление самим собой. Эффективное самоуправление связано как с человеческой природой, так и с организацией, социальным управлением. Целью самоменеджмента может считаться самоусовершенствование, в особенности развитие способности к самоконтролю для управления жизненными ситуациями.

Эффективный самоконтроль - это ключевой момент в процессе самоменеджмента, обеспечивающий возможность самореализации.

Если у менеджера постоянно возникают проблемы (концепция Э.Берн и Т. Харис), то это верный признак отсутствия самоменеджмента. Основные проблемы самоменеджмента выражаются в следующем:

• 1. чрезмерная ответственность в связи с большим количеством обязательств, возникающая из-за неумения говорить «нет» и приводящая к утрате контроля над ситуацией;
• 2. отсутствие полной самореализации из-за ежедневной рутинной работы, работы, не входящей в круг обязанностей менеджера (чужой работы), нежелание изменить ситуацию;
• 3. неорганизованность (неумение управлять собой, контролировать время);
• 4. стресс (нарушение сроков выполнения заданий, невыполнение дополнительных заданий, постоянная раздражительность и вспыльчивость, отсутствие энтузиазма в работе);
• 5. ошибочные решения (перекладывание вины на обстоятельства и окружающих, как нежелание признать свою вину); не решение проблем; злоупотребление алкоголем, как способ уйти от надоевшей реальности и др.;
• 6. дезориентация относительно цели (отсутствие цели в жизни и стремления к успеху), выполнение работы, не приносящей удовольствия и другие виды самообмана.

Выделяют следующие ключевые навыки менеджера, основанные на самоменеджменте (табл.18.1-1).

Таблица 18.1-1

Ключевые навыки и потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента по М.Вудкок и Д.Френсис

Ключевые навыки самоменеджмента	Потенциальные ограничения эффективного самоменеджмента
1. Способность управлять собой (управлять временем, умениями, энергией, справляться со стрессами)	1. Неумение управлять собой
2. Разумные личные ценности, ясные или адекватные современные реальности	2. Размытые личные ценности (не хватает твердых оснований для суждений и следующих за ними действий, неготовность к нововведениям)
3. Четкие личные цели (ясность в вопросах личной и деловой жизни, реалистичные жизненные цели)	3. Смутные личные цели, приводящие к недооценке реальных альтернатив при совершении выбора
4. Постоянный личностный рост (восприимчивость к инновациям и возможностям)	4. Остановленное саморазвитие, отсутствие «роста над собой», что приводит к превращению деловой жизни в рутину
5. Навыки решать проблемы (наличие компетенций в выработке стратегий для решения современных проблем)	5. Недостаток творческого подхода, отсутствие креативного мышления
6. Высокая способность влиять на окружающих для обеспечения их поддержки, участия и влияния при принятии креативных, творческих решений	6. Неумение влиять на людей (взаимодействие требует настойчивости, гибкости, умения выражать себя и слушать других, если этого нет, то менеджер начинает обвинять других, конфликтовать и успех покидает его)
7. Современные знания о подходах к менеджменту.	См. выше п.4.

На уровне ежедневной практики способность к самоменеджменту представляет собой умение менеджера обеспечить и поддерживать:

• 1. физическое здоровье, что зависит от отсутствия вредных привычек;
• 2. энергичность и жизнестойкость;
• 3. спокойный и сбалансированный подход к работе, личной жизни и др.;
• 4. способность справляться со стрессом;
• 5. эффективное использование времени.

К основным принципам самоменеджмента относятся: самопроизвольность; «погруженность» системы; направленность самоорганизации; ресурсная поддержка; концептоемкость; виртуальность; дополнительность самоменеджмента.

Самопроизвольность . Принцип является основополагающим и обеспечивающим появление эффекта в условиях управляемых систем. Учет этого принципа требует определенности в поведении менеджеров и обеспечивает благоприятные возможности для реализации на практике функций самоуправления.

«Погруженность» системы . Эффект самоорганизации, саморазвития возникает лишь в так называемых «погруженных» системах в свою внешнюю среду и зависит от состояния необходимых ресурсов и характеристики соответствующих отношений и в части доступа к ним. Кроме того, может быть ограничено число состояний по формированию любых систем следующими конечными результатами: для завершения работы; для «дома»; для личной жизни. Погруженность так же обеспечивает возможность возникновения эффекта самоорганизации.

Направленность самоорганизации . Принцип не гарантирует устойчивость самоформирующихся процессов, т.к. развивает параллельность: на работу; на себя (дом, семья, личная жизнь).

Ресурсная поддержка . При реализации этого принципа следует учесть несколько моментов: во-первых, самоменеджмент создавая конкретную горизонтальную систему должен дать ей самоопределиться, т.е. менеджер обязан стать на время наблюдателем; во-вторых, конкретная система решает проблемы обеспечения себя ресурсами и услугами; в-третьих, практическая система, реализовав свои внутренние задачи, способна закончить конкретную работу, не заботясь о конечных результатах.

Концептоемкость . Данный принцип представляет набор следующих положений: обязательное наличие гибкости; ассоциативность композиционного построения; сохранение иерархического вмешательства; самоуправляемость систем.

Виртуальность . Создание на основе самоорганизации новых объектов самоменеджмента.

Дополнительность самоменеджмента проявляется в развитии демократичности управления и в реализации принципа самоорганизации.

Таким образом, общесистемные аспекты самоменеджмента заключаются в обосновании феномена самоорганизации как нового качества при децентрализованном управлении, и особенно при самоуправлении.

Время имеет особое значение в бизнесе. Разумное применение временного ресурса в бизнес-процессах – это самоменеджмент. Хорошие результаты в любом деле определяются не только материально-экономическими условиями, но также и умением правильно распределить имеющийся в вашем распоряжении временной ресурс.

Какова роль самоменеджмента в жизни руководителя

Самоменеджмент – это система методов, которая позволяет разумно пользоваться временем (часто эту систему называют при помощи кальки с английского тайм-менеджментом). Самоменеджмент помогает добиться оптимальных результатов, затрачивая минимум усилий.

Методы самоменеджмента очень эффективны, так как позволяют экономить ресурсы.

Лучшая статья месяца

Маршалл Голдсмит, лучший бизнес-тренер по версии Forbes, раскрыл методику, которая помогла топ-менеджерам Ford, Walmart и Pfizer подняться по карьерной лестнице. Вы можете бесплатно сохранить консультацию, которая стоит 5 тыс. долл.

В статье есть бонус: образец письма-инструкции для сотрудников, которое должен написать каждый руководитель, чтобы повысить производительность труда.

Владея техникой самоменеджмента, вы можете справляться с работой с минимальными затратами, более разумно подходить к организации рабочих процессов, добиться более высоких результатов, снизить загруженность и перенапряжение от работы, свести к минимуму спешку, стрессы. Ален Маккензи, настоящий профессионал в области самоменеджмента, говорил: «Нет ничего более легкого, чем быть занятым. И нет ничего более трудного, чем быть результативным».

Основная задача самоменеджмента – максимальное использование всех ресурсов при минимальных затратах. Самоменеджмент руководителя означает следование проверенной системе методов в ежедневной работе с целью более рационального использования временного ресурса.

Цель самоменеджмента руководителя заключается в использовании всех своих возможностей по максимуму, сознательном управлении ходом своей жизни и умении преодолевать обстоятельства, влияющие на качество личной жизни и работы.

Мнение эксперта

Самоменеджмент как способ достичь поставленных целей

Радислав Гандапас ,

самый известный в России специалист по лидерству

Есть самые разные методы, в том числе и приемы самоменеджмента, для того чтобы подчиненные выполняли свои обязанности более эффективно. Каким же образом мотивировать себя и других, если отсутствуют силы и желание? Какое бы направление ни было у вашего бизнеса, вы неизбежно столкнетесь с проблемами подобного рода.

Людям с самыми разными характерами и личностными особенностями важны такие понятия, как самодисциплина, контроль над своим поведением, мотивация в работе. Всему этому можно научиться, занимаясь самоменеджментом.

Понятие самоменеджмента подразумевает целенаправленное и систематичное использование оптимальных методов решения функциональных задач, позволяющих выполнить необходимый объем работы, наиболее эффективно и наилучшим образом используя имеющиеся ресурсы.

Владение методами самоменеджмента позволяет быстро и качественно достигать поставленных целей, а именно:

• осознать, чего конкретно вы намерены добиться;
• сформулировать определенный образ вашего успеха;
• использовать метод «больших скачков»;
• обрести устойчивую веру в то, что вы способны добиться успеха;
• сконцентрировать все свое внимание на четко сформулированных целях, которые должны привести вас к желаемому результату;
• сохранять уверенность и мотивацию в случае неудач, трудностей и проблем, оставаться убежденным и иметь стимул к дальнейшему движению в направлении успеха.

Самоменеджмент руководителя базируется на способности действовать самостоятельно и умении управлять собой. Все это обусловлено особенностями человеческой природы, социального управления и организации.

Сущность самоменеджмента имеет своей целью временное обеспечение отношений для осуществления «помощи без зависимости» либо «взаимопомощи в условиях взаимозависимости».

Зачем руководитель должен тратить время на самоменеджмент

Самоменеджмент появился и стал развиваться по той причине, что не все люди способны сориентироваться в своем рабочем графике и оптимально организовать пространство для работы. Следствие плохой организации труда – невозможность достижения поставленных целей и результатов.

Факторы, которые могут препятствовать достижению результатов и которые требуют от руководителя применения самоменеджмента:

• неумение оптимально распоряжаться временными и физическими ресурсами;
• неспособность определить главные направления развития в бизнесе, в жизни, неумение сформулировать свои цели;
• прекращение саморазвития на каком-либо этапе самообразования, как следствие, отставание от современного темпа развития бизнеса;
• неспособность принимать управленческие решения;
• предпочтение прагматичным способам решения проблем вместо творческих;
• недостаток коммуникативных навыков, неспособность оказывать воздействие на других людей;
• отсутствие образования в сфере управления бизнесом;
• некомпетентный подход к руководству подчиненными и неэффективная организация их труда;
• недостаточное внимание не только личному развитию и образованию, но и обучению персонала;
• несформированность умения создавать результативно работающую команду (в том числе и осуществлять подбор кадров, распределение рабочих мест).

Также необходимо подчеркнуть то, что самоменеджмент руководителя нужен не только управляющему для достижения успеха в своей карьере, но это также необходимое условие для эффективной деятельности всей компании.

Успех организации невозможен без талантливого и профессионального лидера, способного управлять как своим временем и личными ресурсами, так и большим предприятием.

Умелое применение самоменеджмента помогает как лицам, отвечающим за руководство компанией, так и людям, работающим в иных сферах деятельности. Позитивные качества самоменеджмента очевидны:

• снижение временных и физических усилий на выполнение рабочих задач;
• эффективная организация работы, улучшение результатов;
• более высокая удовлетворенность от выполненных задач;
• повышение мотивации к работе у руководителя и его подчиненных;
• снижение рабочих нагрузок;
• повышение уровня компетентности подчиненных и руководителя;
• возможность найти наикратчайший путь к достижению поставленных целей (как личного, так и профессионального плана);
• внедрение в бизнес-деятельность эффективных способов трудовой деятельности, что позволяет добиваться лучших результатов, чем при использовании прежних методов работы;
• снижение количества ситуаций перенапряжения и стресса (вплоть до полного их отсутствия), возникающих вследствие страха не справиться с функциональными задачами в поставленные сроки.

Улучшения качества работы в результате применения самоменеджмента наблюдаются как в личной деятельности руководителя, так и в общих результатах компании.

Развеиваем мифы про самоменеджмент

Миф 1. « Самоменеджмент необходим только руководителям. Вот стану начальником, научусь»

Этого не случится, если вы не поменяете свои убеждения. Главная цель самоменеджмента – научиться по максимуму использовать те возможности, которые у вас есть: взять контроль над своей жизнью, справляться с трудностями, достигать желаемых результатов, повышать качество своей жизни.

Из этого следует, что самоменеджмент будет полезен не только в бизнесе, не только руководителю или работнику компании, но и любому человеку. Если вы научитесь управлять собой и своей жизнью, вы сможете добиваться желаемых результатов и жить полноценной жизнью, не упуская ничего важного.

Самоменеджмент является отличным инструментом для каждого, кто желает добиться успеха в жизни, вне зависимости от того, какое социальное положение он занимает. Но именно для руководителей овладение техникой самоменеджмента приобретает особое значение. Ведь от их деятельности напрямую зависит успех и развитие организации в целом.

Нередко понятие самоменеджмента интерпретируют как беспрекословное следование определенному распорядку, который необходимо разработать, продумать, сформировать. Многие оправдывают свое нежелание обрести четкость тем, что не хотят быть ограниченными рамками.

В особенности, если речь идет об удаленной работе, фрилансе. Такие люди не видят огромной пользы, которую может принести самоменеджмент. Однако важно понимать, что сущность самоменеджмента – это далеко не только распределение своего времени и составление расписания.

Самоменеджмент – это комплексное понятие, включающее в себя умение управления собой и своим временем, умение взять на себя контроль над процессами. Самоменеджмент учит тому, как быть организованным, а это означает быть хорошо подготовленным к любой ситуации.

Самоменеджмент способен научить быть собранным, сохранять контроль над тем, что происходит с вами, быть подготовленным к самым разным проявлениям жизни, как приятным, так и нежелательным. Овладеть самоменеджментом – это значит не зависеть от внешних и внутренних проявлений или обстоятельств, уметь с ними работать и обращать в свою пользу.

Миф 2. « Самоменеджмент нужно использовать, только когда это необходимо: при ведении сложного проекта или работе в авральном режиме. В другое время он мне не нужен»

Данное высказывание не может соответствовать действительности хотя бы потому, что овладение новыми навыками поначалу всегда провоцирует некоторое снижение активности. По этой причине не стоит экспериментировать с незнакомыми методами работы во время сложного проекта. В самом идеальном случае самоменеджмент становится образом жизни человека.

Однако это получается далеко не у всех. Действительно, самоменеджмент отлично применим в качестве инструмента для срочного решения какого-либо вопроса или проблемы. Но если самоменеджмент настолько эффективно работает, почему бы не использовать его постоянно?

Ко всему прочему нужно понимать, что самоменеджмент является навыком, которому нужно обучаться, он не приобретается за короткое время. Можно сравнить овладение самоменеджментом с изучением иностранного языка: вы либо знаете язык, либо нет. Вы не заговорите автоматически само собой на иностранном языке просто от того, что встретите иностранца.

Другое сходство в освоении самоменеджмента и иностранного языка заключается в том, что язык без практики очень быстро теряется, точно так же и навык самоменеджмента: если не использовать его на практике, через какое-то время он забудется и пропадет.

Миф 3. « Самоменеджменту невозможно научиться»

Вспомните фразу из кинофильма «Служебный роман»: «Даже зайца можно научить курить, а уж для разумного человека тем более нет ничего невозможного». Самоменеджмент годится для самостоятельного изучения, специалисты уверены в этом.

Существуют и курсы по самоменеджменту. Такая форма обучения подойдет для корпоративного формата, чтобы избежать искусственного разделения работников.

Однако литература по самоменеджменту, как теоретическая, так и практическая, совершенно точно поможет вам освоить основы самоменеджмента. В книгах по теории самоменеджмента вы найдете стандарты и техники. Они посвящены практике, а именно истории и биографии известных личностей, которым удалось достичь успехов в жизни во многом благодаря искусному самоменеджменту.

Не забывайте о том, что управление собой – это сугубо личный аспект. Среди множества советов важно отобрать именно те, которые будут соответствовать ему и его индивидуальным характеристикам.

Только тогда техника самоменеджмента станет эффективной. Овладеть в совершенстве самоменеджментом способна только сильная и волевая личность.

Миф 4. «Я просто не могу себя заставить быть более организованным»

В этом случае речь идет о том, что человек не хочет заставить себя быть более организованным и откладывает вопрос о работе над собой на потом. Когда же жизненная ситуация поставит человека в определенные условия, тогда и вопрос о невозможности этой деятельности отпадет сам собой.

Сильным толчком к развитию может стать, например, увольнение из-за некачественной работы или ее невыполнения согласно установленным срокам. Конечно же, лучше этого не дожидаться. Разумнее самому пытаться мотивировать себя на начало работы по улучшению качества своей жизни. Самоменеджмент является отличным инструментом для этого.

Где же отыскать мотивацию? Попробуйте в самом начале задать себе вопрос: «Нравится ли мне та работа, которую я выполняю?». Если на него вы отвечаете негативно, то никакая мотивация не найдется. Однако, можно попробовать поискать «точку опоры». Вспомните, что вам очень нравится делать или когда-то очень хорошо получалось. Один из способов построения себя заключается в развитии «любимых» компетенций.

Есть и другой вариант: вы знаете, чем хотели бы заниматься, но не умеете этого делать. В этой ситуации вам необходимо вернуться на начальные позиции и начинать с нуля. Более эффективно было бы остаться на прежнем месте, но попробовать отыскать ресурсы для переориентации. Для этого составьте план вашей рабочей недели таким способом, чтобы выделить как минимум 10 свободных часов для работы над собой. Методы самоменеджмента отлично помогут вам в этом.

Самоменеджмент – это спутник не только бизнеса, но и просто жизни: он содействует в поиске времени для самого себя. В этом случае ваши желания и мечты станут отличной самомотивацией: заниматься любимым делом, путешествовать, больше времени проводить с друзьями.

Даже желание сделать дорогой подарок своим родителям, о котором они давно мечтают, может стать отличным фактором мотивации. Именно для этого вам нужно будет освоить методы самоменеджмента и самомотивации, которые позволят вам управлять собой, что и приведет вас к намеченной цели.

Какие различают функции самоменджемента, позволяющие эффективно решать задачи

1. Постановка целей

Постановка целей в самоменеджменте очень важна. Разобраться со своими целями помогут SWOT-анализ, умение корректно их формулировать и выбирать подходящие стратегии поведения. Данные методы самоменеджмента помогут выявить слабые места и определить, какие действия устранят их.

1. Планирование

Следующие инструменты самоменеджмента помогут вам в планировании:

• составление планов на год, месяц и день вперед,
• разработка стратегических и оперативных планов,
• внедрение временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина «Дневники времени»,
• ежедневное планирование согласно методу «Альпы».

Все эти техники самоменеджмента – отличные помощники в том, чтобы научиться эффективно использовать свое время. Применение этих инструментов самоменеджмента позволит вам высвободить до нескольких часов каждый день.

1. Принятие решений

В этом случае действенную помощь окажут закон Парето, метод Эйзенхауэра, определение приоритетов и делегирование полномочий, АТВ-анализ. Посредством данных техник самоменеджмента вы сможете избежать дедлайнов и решать самые главные задачи вовремя и без стресса.

1. Организация и реализация

Для внедрения этих аспектов самоменеджмента изучаются биоритмы, и выстраивается график продуктивности. Так выявляются самые производительные часы для работы, которые учитываются при составлении расписания на каждый день. Таким образом, вы учитесь рационально пользоваться временным ресурсом, что позволяет добиваться наилучших результатов.

1. Контроль

Данный аспект самоменеджмента позволяет сравнивать запланированный объем работ с фактическим итоговым результатом. Такой контроль будет способствовать более эффективному и быстрому решению рабочих задач, что и является главной целью самоменеджмента.

1. Коммуникации и информация

При совершенствовании этих аспектов самоменеджмента будут эффективны:

• использование памяток,
• профессиональное ведение переговоров,
• быстрое ориентирование в информационном поле,
• нахождение нужных данных,
• разумное применение современных средств коммуникации.

Основные принципы самоменеджента

Принцип 1. Самопроизвольность

Этот принцип самоменеджмента является одним из базовых и обеспечивающих эффект в условиях управления системами. Он позволяет учесть большое количество скрытых возможностей, чтобы передать им существенную часть функций, в том числе и самоменеджмент.

Для контроля работы данного принципа важную роль играет конкретность в деятельности менеджеров, управляющего звена и рядовых работников-исполнителей рабочих задач. Благодаря внедрению этого принципа в бизнес-процессы обеспечивается практическая реализация функции самоуправления.

Принцип 2. Погруженность системы

Это последовательный принцип в процессе самоменеджмента. Эффект самоорганизации зависит от состояния нужных ресурсов, характера взаимодействия между должностными лицами компании. С другой стороны, также имеет место быть и спонтанное ограничение конкретно описанными результатами количества состояний при создании различных систем:

а) до завершения работы (для себя);

б) для социума;

в) для теневого сектора рынка.

Через эффект «погруженности» обеспечивается эффективная самоорганизация.

Принцип 3. Направленность самоорганизации

Данный принцип самоменеджмента нельзя отнести к гарантирующим принципам устойчивости самоорганизующегося процесса с параллельным развитием себя, социума и теневого сектора рынка.

Принцип 4. Искусственное начало

Руководителям важно уметь искусственно «создавать» ситуации, при которых «погруженные» в систему смогут какой-то отрезок времени обеспечивать для себя все необходимые ресурсы и условия, чтобы «тормозить» эффект самоуничтожения.

Принцип 5. Ресурсная поддержка

Данный принцип позволяет успешно завершать рабочие процессы, не заботясь о достижении конечных результатов.

Принцип 6. Сочетание скачкообразных и эволюционных процессов

В результате структурных изменений значение самоменеджмента снижается до минимума. Как правило, случается спонтанная реализация скачков и системных трансформаций каналов управления. Часто это происходит параллельно.

Принцип 7. Параллельность

Этот принцип самоменеджмента подразумевает одновременное развитие аспектов самоприватизации и самоорганизации наряду с актуальными процессами, происходящими в системах.

Принцип 8. Концептоемкость

Этот принцип самоменеджмента глобален и включает в себя некоторые подпринципы:

• обязательная гибкость;
• ассоциативность в композиционном построении;
• полупрозрачные границы между конкретными рынками и регионами;
• учет предыдущих подпринципов;
• горизонтальное ассоциативное построение в качестве основы временной устойчивости;
• самоуправляемость систем;
• сохранение иерархического вмешательства центральных органов.

Принцип 9. Виртуальность

На основе самоорганизации возникают новые составляющие самоменеджмента – нечеткие множества временных отношений сторон.

Принцип 10. Двойственность самоуправления

Этот принцип самоменеджмента проявляется на практике в том, что различные функции управления процессами начинают перемешиваться:

• власть предпринимателя,
• функциональная власть,
• административный ресурс менеджеров,
• скрытое влияние самоменеджмента.

Принцип 11. Дополнительность самоменеджмента

При внедрении самоменеджмента повышается демократичность управления, что способствует развитию самоорганизации.

Принцип 12. Дигитальность

Один из самых важных современных инструментов самоменеджмента в решении задач по управлению.

Какие правила планирования предусматривает самоменеджмент

Реализация планирования способствует эффективному и бережному пользованию временным ресурсом, что является основной целью самоменеджмента. Планирование придает менеджерам больше уверенности в своих силах и укрепляет веру в достижение намеченных результатов.

Специалистами по самоменеджменту доказано, что ежедневное 10-минутное планирование экономит 2 часа рабочего времени менеджера в реальной практике.

Правила планирования в самоменеджменте:

1. Планируя свой рабочий день, ориентироваться на соотношение 60/40: на решение рабочих задач выделять 60 % рабочего времени, оставшиеся 40 % сберегать на экстренные и непредвиденные ситуации.
2. Периодически осуществлять анализ видов работ и затраченного на них времени.
3. Охватывать все поле задач единым планом действий, составлять перечень всех необходимых задач и дел, классифицировать их на долгосрочные и краткосрочные.
4. Придерживаться реалистичного подхода к планированию: объективно оценивать собственные возможности и имеющиеся ресурсы для выполнения намеченного объема работы в соответствии с поставленными сроками.
5. Если случаются непредвиденные потери времени, стараться сразу же компенсировать их.
6. Заниматься письменным составлением временных планов, что позволит визуально определить объем работ и будет мотивировать на активные действия.
7. Если какие-либо задачи не были выполнены и не потеряли при этом своей важности, они переносятся в планирование на следующий период.
8. Создавать временной лимит на каждое задание, исходя из того, сколько времени на решение оно требует.

5 этапов планирования самоменеджмента

Как правило, самоменеджмент предусматривает 5 этапов , по которым производится планирование.

Этап	Выполняемые действия
Составление заданий	Важно фиксировать на бумаге или электронном носителе все намерения, запланированные на следующий день. Это могут быть невыполненные задания из предыдущего дня, периодически возникающие проблемы, дедлайны, вопросы из месячных и недельных планов. Все эти задачи важно проанализировать по приоритетности, по долгосрочности/краткосрочности, по возможности/невозможности решения более эффективным и оптимальным методом.
Оценка длительности дел	На каждое конкретное задание выделяется ориентировочное время, за которое его необходимо решить. При сложении времени для всех заданий получаем примерное совокупное время, необходимое для выполнения дневного объема работ.
Резервирование времени	Выделяем 5 часов рабочего дня - на план 60 %.
Возможность сокращения и делегирования	Производим повторную проверку всех указанных сроков для заданий, там, где возможно, снижаем временные затраты до минимума. Каждое задание изучаем на предмет рационализации.
Контроль и перенос несделанного	Если каждый вечер уделять 20 минут планированию следующего дня, затем снижать это время до пяти минут, это уже будет работать на сокращение рабочего времени, а позже вы сможете осуществлять планирование по дороге на работу и с работы. Это будет происходить на подсознательном уровне: оценка и анализ имеющихся задач и возможные варианты их решений.

Одним из эффективных и популярных инструментов планирования в самоменеджменте является органайзер или по-другому «дневник времени». В органайзере находятся разные формы для ведения планов на год, месяц, неделю или день. План дня составляется каждый раз на специально предназначенной для этого странице.

В органайзере удобно переносить невыполненные задачи на следующие периоды. По окончании периода использованные страницы органайзера брошюруют и отправляют в архив на хранение. Новые страницы заполняются датами важных событий и действий: дни платежей, уходы в отпуск, дни рождения и т. д.

Органайзер помогает ничего не забыть, не упустить даже самое мелкое дело. Существует специальный раздел для внесения важных предстоящих мероприятий: сроков проведения, расписания транспорта (самолетов, поездов). Кроме того, есть страницы планирования личных дел, место для записи ценных идей. Общая часть органайзера снабжена удобными отделениями для хранения визиток, фотографий, платежных карт, денег.

Пользуясь органайзером, менеджер способен эффективно распланировать свой день, неделю, месяц, год. Умелая работа с органайзером и правильное использование его возможностей позволяют высвобождать за счет экономии примерно час рабочего времени.

19 привычек, которые повлияют на развитие самоменеджмента

1. Ставьте цели на каждый день. Постановка целей на каждый день своей жизни – одно из золотых правил самоменеджмента.
2. Слоны и лягушки. Поделите все свои дела на три группы: быстрые, средние и крупные (дела-слоны). Быстрые задачи - это те, которые решаются не более чем за полчаса. Средние дела требуют для своего решения до нескольких часов. Крупные дела - это глобальные задачи, рассчитанные на более долгий период времени. В работе с крупными делами важно уметь разбивать их на более мелкие задачи и правильно распределять время на их исполнение. Таким образом, крупные дела решаются постепенно, шаг за шагом, день за днем. Важно понимать, какой шаг вам предстоит сделать завтра.
3. Ранняя пташка. Ранние подъемы невероятно удлиняют день и ваши возможности по решению задач. Подъем за несколько часов до 8 утра позволит сделать очень много важных дел еще до фактического начала рабочего дня.
4. Темп. В процессе решения задач старайтесь наращивать скорость своей работы.
5. Не стоит распыляться. Приступайте к очередному делу, только если вы завершили предыдущее. Концентрируйте все свое внимание на актуальном для вас задании, не распыляйте его на посторонние объекты.
6. Чтение книг. Полезным будет чтение книг по темам, которые вам интересны. Выберите несколько книг, на каждую выделите не менее 15 минут, после прочтения запишите свои идеи и впечатления. Читайте во время перерывов, а также при ожидании метро, автобуса и т.д. Это время хорошо подойдет для знакомства с прессой, чтения журналов и книг.
7. 10-минутный отдых. Отдых - это залог эффективного труда. Продуктивность труда повышается, если после каждого часа работы делать 10-минутные паузы.
8. Решение мелких дел оптом. Самоменеджмент советует объединять маленькие задачи в крупные блоки, если это возможно, решать их совокупно, не затрачивая на это более трех часов. К примеру, выберите из своего списка дел три крупные задачи и определите временной лимит, необходимый для их выполнения. Дайте обещание кому-либо из ваших коллег о выполнении определенного дела в конкретные сроки.
9. Не забывайте благодарить. Выражение благодарности за помощь и поддержку в выполнении вашей работы - важная составляющая успеха.
10. Храбрый поступок. Если в списке ваших задач есть такие, которые вас пугают, приступайте к ним в самую первую очередь. Это придаст вам уверенности в своих силах и позволит более спокойно относиться к решению остальных дел.
11. Быстрота. Научитесь принимать решения быстро, с минимальными затратами времени на телефонные разговоры (лучше вообще отключить телефон на какое-либо время) и проверку почты (достаточно контролировать свою почту два раза за день).
12. Отказ. Научитесь говорить нет, если кто-то претендует на ваше рабочее время.
13. Моделирование. Отыщите людей, которые уже добились того, о чем вы только мечтаете. Общение с такими людьми ускорит ваше личное движение к намеченной цели, так как от них вы узнаете об эффективных инструментах и, возможно, новых методах достижения результатов.
14. Призы. В самоменеджменте важна самомотивация. Устраивайте себе награждения и поощрения за выполненные задачи и личные достижения.
15. Сроки. Определяйте для себя конкретные временные рамки, следуйте им, выполняя шаги и задачи, приближающие вас к успеху.
16. Обещание . Делитесь своими намерениями с друзьями и родными.
17. Крупное дело. Выделите для себя одно масштабное дело, которое имеет для вас и вашего бизнеса приоритетное значение. Освободите для работы над ним целый день. Если же задача перед вами очень крупная, то разбейте ее на несколько этапов, определив для себя круг более мелких дел и конкретных шагов.
18. Откажитесь от телевидения. Обратите внимание на то, сколько времени пожирают ненужные телепрограммы и новости. Специалисты по самоменеджменту рекомендуют отказаться от телевизора в вашей жизни.
19. Резонанс. Поработайте над визуализацией момента, когда вы уже добились того, к чему стремитесь. Увидьте себя, достигшего своего успеха и намеченных планов.

Занимаясь самоменеджментом, важно различать 2 вида мотивации: мотивацию достижения успеха и мотивацию избегания неудачи. Если вы научитесь видеть разницу, то сможете приблизиться к управлению своим поведением и быстрее внедрить самоменеджмент в свою жизнь.

Мотивация избегания неудач заключается в психологии поведения человека с общим лозунгом «Как бы чего не вышло». Такое поведение основано на страхах, чувстве опасности со стороны внешнего мира. Часто во имя безопасности предпочтение отдается пассивным формам поведения, нежели активным действиям.

Мотивация достижения успеха - это противоположная модель поведения. Такой мотивацией руководствуются люди, настроенные на успех, верящие в свои силы и оптимистично настроенные ко всему новому.

Как правило, личности с такой жизненной позицией принимают более смелые решения, пробуют новые возможности, стремятся получить новый опыт и даже негативный опыт считают полезным и умеют вынести из него важные уроки. В жизни каждого человека присутствуют обе модели поведения и мотивации, выбор которых обусловлен потребностями самого человека.

Пример построения диаграммы самоменеджмента

Техники самоменеджмента, позволяющие увеличить вашу эффективность

Техника 1. «Цель-средство-результат-пустое»

Данная техника самоменеджмента поможет навести порядок в сфере ваших жизненных действий, она предлагает распределить их по категориям: «цель», «средство», «результат», «пустое».

Регулярное использование этой техники самоменеджмента будет способствовать развитию вашей целеустремленности, собранности, организованности. Вы сможете более ясно увидеть причинно-следственные связи в событиях вашей жизни, лучше настроиться на достижение важных для вас целей.

Для выполнения этой техники самоменеджмента вам понадобится чистая бумага формата А4. Поверните лист бумаги горизонтально, создайте таблицу из 4-х столбцов с названиями: «Цель», «Средство», «Результат», «Пустое». Столбец «Цель» предназначен для наиболее важных и значимых событий или явлений в вашей жизни, которых вы желаете добиться.

Цель должна иметь четкую формулировку. Хорошо, если вы сможете включить в описание ваших целей числа или конкретные даты, признаки, факторы, сроки.

Графа «Средство» – для перечисления инструментов достижения ваших целей. Если средство не относится ни к одной из ваших целей, то не следует вносить его в таблицу. К примеру, если ваша цель – достижение материального благосостояния, то инструментом для достижения данной цели может быть «получение образования» или «улучшение продуктивности собственного труда».

Графа «Результат» – для важных явлений, которые не выступают ни целями, ни средствами.

Остальное относится к столбцу «Пустое». Здесь может оказаться все что угодно:

• пустое общение со знакомыми,
• просмотр спортивных трансляций,
• бессмысленное времяпрепровождение в интернете, п
• огружение в политические дискуссии или интерес к лженауке.

Техника 2. «Иерархия планов»

Данная техника самоменеджмента отличается технологичностью, однако требует кропотливого подхода к исполнению. Она будет полезна всем тем, кто:

• живет полноценной, активной и наполненной событиями, планами и намерениями жизнью,
• склонен планировать рабочую и жизненную деятельность на будущее, как близкое, так и далекое,
• часто составляет целые цепочки задач («когда я выполню это, я начну то, после чего можно будет подготовиться к следующему...»).

Для того чтобы внедрить эту технику самоменеджмента в жизнь, необходимо определиться с промежутками периодов, на которые вы будете составлять планы. К примеру, 10 лет, 1 год, 1 месяц, 1 день. Или другое деление: 25 лет, 5 лет, 1 год, 1 квартал, 1 месяц, 1 декада, 1 день. Выбор зависит только от вас, от ваших индивидуальных устремлений и предпочтений.

Допустим, что вам подходит второе деление. Это значит, что вам нужно продумать план на 25 лет вперед, затем на 5 лет и т. д. Постарайтесь фиксировать свои планы на бумаге, это будет надежнее, чем в цифровом варианте.

Сам процесс планирования происходит следующим образом. Во-первых, нужно определить самую долгосрочную цель (согласно нашему примеру на 25 лет вперед). К примеру, цель может звучать так: «Овладеть в совершенстве английским языком».

Следующий шаг – распределить меньшие цели по пятилетним периодам: в первые пять лет освоить грамматический строй английского языка, усвоить 5000 слов, за вторые пять лет расширить словарный запас до 10000 слов, в третью пятилетку отправиться в Англию или США на долгосрочное (не менее 1 года) пребывание.

Может случиться так, что не получится точно описать цели на следующий пятилетний период, это можно сделать и позже. Самое важное заключается в том, что у вас есть твердая вера в то, что планирование текущих пяти лет действительно приближает вас к вашей главной цели.

По аналогии с планированием на 25 лет вы можете составить планы на другие периоды: на год, на месяц и т.д. На самом мелком уровне - планировании на один день – цель может звучать так: «Выучить английские числительные от нуля до ста».

Техника 3. «Никогда не повторяться»

Данная техника самоменеджмента отлично подходит людям, у которых все дни однообразны и похожи, то есть состоят из рутины одних и тех же дел.

Для реализации этой техники самоменеджмента необходим блокнот, в который нужно вносить все задачи, которыми вы занимаетесь, с одним условием: ни одно из названий этих дел не должно упоминаться дважды.

Если даже речь идет о таком простом действии, как сон, то и его нужно описывать каждый раз по-новому: радостный сон, печальный сон, необычный сон. Не так важно, что радостный сон будет в реальности почти неотличим от печального сна, имеет значение то, что вы прилагаете усилия для разного описания одного и то же действия.

Техника 4. «План на день»

С первого взгляда может показаться, что план на день - это слишком просто, чтобы называться техникой самоменеджмента. Многие люди делают это на своей работе: в начале каждого дня определяют для себя список важных дел, задач и вопросов, которые необходимо решить.

Есть мелкие задачи, решающиеся быстро, есть крупные, которые требуют поэтапного решения. Если план на день выполнен без проблем, то оставшееся время можно посвятить отдыху. Это уже само по себе будет являться одним из положительных влияний самоменеджмента на вашу жизнь.

Техника 5. «Случайное»

Каждый из нас хотя бы раз оказывался в ситуации «Буриданова осла», который в мысленном эксперименте философов умер голодной смертью из-за того, что не смог выбрать из двух одинаковых охапок сена подходящую для себя. В ситуации, когда трудно сделать выбор, можно попробовать довериться случаю.

Напишите на отдельных листках бумаги задачи, которые нужно выполнить в предстоящий вам рабочий день, затем в случайном порядке, как жребий, вытягивайте их. Важно дать себе слово перед началом процесса, что вне зависимости от того, что выпадет, это и будет план на день.

Вместо листков бумаги можно использовать старые игральные карты. Названия дел пишутся на каждой карте, колода тасуется, выбирается случайная карта, которая и определит для вас занятие дня.

Как определить, эффективен ли ваш самоменеджмент

Для того чтобы научиться управлению собой и своей жизнью, то есть освоить самоменеджмент, стоит ответить самому себе на вопрос о том, к чему вы стремитесь. В чем ваша цель? Поразмыслите о том, чем наполнена ваша жизнь в данный момент, какие цели стоят перед вами. Подобные размышления помогут почувствовать себя увереннее и не сомневаться в том, что сделанный вами выбор правильный.

Если вы хотите провести действительно эффективный самоменеджмент, то постарайтесь дать объективную оценку вашему настоящему положению, сформулируйте требования и ожидания, которые возлагаются на вас в личном и профессиональном плане.

Исходя из актуальной ситуации, составьте список тех дел, которыми сейчас наполнена ваша жизнь. Сделайте анализ этого списка, выделив все, что связано с работой:

• работа, от которой вы получаете удовольствие;
• работа, о которой вы мечтаете;
• работа, заниматься которой вы не хотите.

После такого анализа вам станет легче объективно увидеть свое положение и осознать, что оставить в своей жизни как есть, а что подвергнуть изменениям, и как лучше это сделать.

Для того чтобы самоменеджмент оказался эффективным, важно разобраться с собственными устремлениями и сделать верный выбор касательно направления ваших действий. Необходимо не только определиться с выбором, но и оценить то, какие дела занимают ваше время на данный момент, происходит ли это по вашей воле, или вы вынуждены заниматься этим, потому что так надо.

Организованные люди, владеющие самоменеджментом, умеют решать поставленные перед ними задачи, без труда принимают изменения и быстро привыкают к ним, всегда находятся в курсе происходящего.

Не взваливайте на себя чересчур много дел, так вы не будете чувствовать постоянной перегруженности. Если вы знаете свои границы и говорите о них окружающим, вы сигнализируете им, что относитесь к себе с уважением и цените себя. Таким образом, вы сможете начать делать именно то, что вам по душе, а не только то, что надо другим.

Постарайтесь определить, эффективны ли ваши действия на работе, ответьте на следующие вопросы:

• Способны ли вы объективно оценить происходящее с вами/ситуацию, в которой вы оказались?
• Присутствует ли у вас четкое понимание своих обязанностей?
• Есть ли у вас список ваших личных целей?
• Знаете ли вы четко, чем вы готовы продолжать заниматься, а что хотелось бы исключить из своей жизни?
• Есть ли у вас стремление каждый день учиться новому, повышать уровень образования, самосовершенствоваться?
• Вы можете с легкостью принимать перемены? Адаптироваться к ним?
• Высока ли ваша организованность настолько, что вы в любой момент времени способны найти нужную вам вещь?
• Является ли ваша работа эффективной?

Вы достигнете намеченных результатов, если сможете научиться:

• давать критическую оценку актуальной ситуации;
• понимать, какие именно требуются изменения;
• чувствовать вектор направления движения;
• составлять список целей, которых вы хотели бы добиться;
• сконцентрировать все свои усилия и внимание на процессе достижения желаемых результатов и без отклонений идти по выбранному пути;
• провести четкие границы для определения своих обязанностей;
• расширять кругозор и доводить владение навыками до совершенства;
• уметь организовать себя и свою работу так, чтобы всегда исполнять все задачи согласно поставленным срокам;
• быть уверенным в себе и своих силах.

Мнение эксперта

Как повысить эффективность самоменеджмента с помощью автоматизации планирования

Максим Глазов ,

руководитель методического направления, «1С: Бухучет и торговля», Москва

Наша компания ввела автоматизацию планирования после того, как мы провели анализ существующих приложений. Мы рассматривали несколько современных систем управления рабочим временем, в том числе Outlook и другие аналогичные программы для организации самоменеджмента и внедрения тайм-менеджмента.

По результатам этих исследований нам стало ясно, что для нас не существует готового варианта.

Мы серьезно заинтересовались техникой Дэвида Аллена, издателя теории GTD, который считал, что «устройство автоматической коробки передач сложнее, чем ручной». Другими словами, для того чтобы процесс сделать проще, необходимо использовать более сложную и развитую систему. В нашей компании созрела потребность в системе, которая объединяла бы в себе принципы Аллена и тайм-менеджмента.

По Аллену, опытному специалисту в области самоменеджмента, управление базируется на обязательной записи всех дел и задач, чтобы их можно было структурировать и распределять по приоритетам. Благодаря тому, что дела и задачи фиксируются, удается стать свободным от множества вопросов и перенаправить свою энергию на то, что на самом деле актуально на данный момент.

Для того чтобы осуществить внедрение идей самоменеджмента от Дэвида Аллена, была создана специальная информационная база, которая позволяет фиксировать задачи и управлять ими как сверху (от руководства), так и снизу (от коллектива).

Мы не стали внедрять в компанию принцип строгого распределения по времени всех рабочих задач и вопросов. Практика показывает, что даже при наличии времени в каждом дне решение поставленных задач может не произойти легко и быстро и всегда в оговоренные заранее с заказчиком сроки.

Система, которой мы пользуемся на предприятии, называется «БИТ: управление делами». Она помогает решать серьезные задачи, не упуская из виду и более легкие, простые, менее важные. Благодаря этой системе ни одно дело не выпадет из поля нашего внимания и будет выполнено в самое подходящее для этого время.

Если нам необходимо расставить приоритеты, мы пользуемся системой Эйзенхауэра. На общем комплексном рабочем столе видны все задачи, что очень удобно в управлении расписанием дня. Есть и специальная маркировка, а именно 4 условных квадрата: «важные и срочные», «важные и не срочные», «не важные и срочные», «не важные и не срочные».

После того, как мы распределили текущие задачи в соответствии с названиями квадратов, система подсказывает нам приоритетно важные дела, требующие разрешения в данный момент, что помогает нам экономить время, усилия, ресурсы, избегать ненужных затрат сил и стрессов. Система также фиксирует дату постановки задачи и имя того, кто несет ответственность за ее выполнение. Если необходимо, можно указывать дела без привязки к ответственному исполнителю.

1. Кейт Кинан «Самоменеджмент», 2006 г.

Каждый из нас мечтает о сознательном управлении своей жизнью, умении с успехом справляться с любыми трудностями и проблемами как на работе, так и в личной жизни, что и является основами самоменеджмента. Книга Кейта Кинана «Самоменеджмент» поможет вам в выборе жизненных целей, в принятии эффективных решений, в оптимальном использовании своих преимуществ, поддержании работоспособности и умении общаться с окружающими.

1. Алан Лакейн «Искусство успевать», 1996 г.

Эта книга о самоменеджменте предназначена всем, кто мечтает сделать свою жизнь увлекательной, наполненной творчеством и счастьем. Автор книги Алан Лакейн разбирает проблемы современного мира, связанные с ними болезни людей, а также описывает способы, как можно не только избавиться от проблем, но и добиться успехов в жизни.

Описанные рецепты просты и будут понятны каждому. Покупая эту книгу, вы обретаете верного помощника в решении дел и проблем повседневной жизни и делаете еще один верный шаг на пути к освоению методов самоменеджмента.

1. С. Р. Кови «Семь навыков высокоэффективных людей. Самоорганизация, лидерство, раскрытие потенциала», 2012 г.

Известные семь навыков Стивена Кови – это универсальные ориентиры, которые смогут помочь вам в любой жизненной ситуации. Что же касается мира бизнеса, то здесь возникают порой более высокие требования в плане эффективности. Стивен Кови решил создать программу повышения эффективности, направленную специально на деловых людей.

Данная книга станет незаменимым спутником на пути к успеху для многих менеджеров, мечтающих стать профессиональными руководителями и внедрить самоменеджмент в свою деятельность.

1. Л. Зайверт «Ваше время – в Ваших руках», 1995 г.

Одним из самых ценных и дефицитных ресурсов в жизни человека является время. Это отлично знают те, кто стремится быть независимым и самостоятельным, используя при этом рационально и оптимально временной ресурс.

Данная книга содержит в себе современную технику самоменеджмента, советы и рекомендации для оптимизации своей работы, по планированию рабочего времени, расстановке приоритетов в рабочих вопросах. Книга рекомендована большому кругу читателей, а также широкому спектру деловых людей.

1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса», 2015 г.

Известный специалист в области самоменеджмента Дэвид Аллен пишет о том, как привести дела в порядок, но не только об этом. В его книге вы найдете описание методики по улучшению качества жизни и работы, над созданием которой он работал на протяжении двадцати лет своей жизни. В России эта книга завоевала любовь и признание менеджеров еще до того, как была переведена на русский язык.

Рекомендации и советы, содержащиеся в этой книге, будут полезны как давним поклонникам методики GTD (Getting Things Done) и тем, кто интересуется самоменеджментом, так и тем, кто только еще желает познакомиться с методами Дэвида Аллена.

Выступление Дмитрия Потапенко об основах управления личным временем:

Информация об экспертах

Максим Глазов – руководитель методического направления, «1С: Бухучет и торговля», Москва. «1С: Бухучет и торговля» (БИТ) – официальный партнер фирмы «1С» с 1997 года, является сегодня крупнейшей сетью среди фирм-франчайзи «1С».

Радислав Гандапас – самый титулованный бизнес-тренер России, единственный в стране трижды был признан лучшим в профессии по результатам года. Автор 8 книг и 13 фильмов по лидерству и ораторскому искусству.

В настоящее время существует множество всевозможных методик, тестов, рекомендаций по саморазвитию и совершенствованию навыков, умений, развитию необходимых менеджеру качеств. Я остановлюсь на таких как:

Во-первых, самоменеджмент предполагает развитие у человека самомотивации. И один из приемов - это рефрейминг. Рефрейминг - это специальный прием, который позволяет увидеть ситуацию, факт, действие под иным, непривычным для человека углом зрения. В классическом примере оптимист видит стакан с водой наполовину заполненным, пессимист же считает его наполовину пустым. Зная, какая установка для сотрудника является приоритетной - позитивная (стремление) или негативная (избегание), - вполне возможно частично спрогнозировать его действия в той или иной ситуации. Руководители с помощью специальных приемов могут влиять на формирование положительного восприятия действительности у подчиненных, развивать у них умение видеть другую сторону событий.

Рефрейминг может строиться по нескольким принципам:

• - позитивное переформулирование сообщений: «Мы даем Вам дополнительный проект, чтобы Вы могли проявить себя и доказать свою способность к дальнейшему росту» (вместо: «Вы получаете дополнительную нагрузку за те же деньги»);
• - выявление преимуществ любой ситуации или каждого качества человека, использование в формулировках слова «зато»: «Он медлителен, зато тщательно все проверяет и не допускает ошибок»;
• - постановка факта или ситуации в выгодный для сравнения ряд: «Наш отдел загружен гораздо меньше, чем бухгалтерия», «Вы сейчас делаете эту работу быстрее, чем три месяца назад»;
• - использование контрастов со словом «или»: «Лучше, если я пообещаю Вам необходимые средства, или скажу о реальных ресурсах, которые могу гарантировать?»

Использование рефрейминга ни в коем случае не подразумевает обмана: все факты, характеризующие иную сторону события, явления или качества человека, обязательно должны соответствовать действительности. Желательно, чтобы руководители, рекомендуя этот прием сотрудникам, показывали также его преимущества для самомотивации.

Практика показывает, что люди, которые регулярно используют его, значительно более удовлетворены и счастливы, причем не только на работе, но и в личной жизни.

Следующая практическая составляющая самоменеджмента - это навыки решения проблем. Склонность человека к самостоятельному, активному и ответственному решению проблем - одно из важнейших качеств, необходимых в бизнесе, которое позволяет руководителю в высокой степени оказывать доверие подчиненному. Чтобы сформировать успешную модель поведения, руководитель в процессе управления и мотивации может предпринять следующие действия:

• - делегировать подчиненным полномочия и ответственность и контролировать их дальнейшую деятельность;
• - привить работникам необходимые навыки решения сложных и конфликтных ситуаций;
• - зная мотивы каждого сотрудника, «привязать» самостоятельное решение возникающих проблем к одному или нескольким из них. Например, для человека стимулом является похвала, следовательно, руководителю нужно одобрять действия сотрудника больше всего именно тогда, когда он берет на себя инициативу в решении проблемы.

При решении тяжелых ситуаций главной установкой, руководством к действию, должна быть «обращенность к будущему». Нет смысла задаваться вопросом, касающимся прошлого: «Кто виноват?»; гораздо важнее и продуктивнее спрашивать себя: «Что делать?». Одна из типичных ошибок людей, находящихся в сложном положении, - длительный анализ прошлого. Прошлое должно интересовать ровно настолько, насколько оно может повлиять на будущее: важно не искать причину неправильных действий сотрудника и осуждать его за это, а все усилия направлять на анализ и улучшение ситуации, на формирование таких обстоятельств, при которых не возникнет оснований для плохого поступка и повторение ошибки будет невозможным.

Далее очень важный момент - как справляться с негативной информацией? Большинство из нас каждый день сталкиваются с негативом, сложностями, нерешенными проблемами. Как успешно справляться со всем этим потоком, избегая стресса? Есть несколько правил и приемов, которые позволяют повысить собственную мотивацию и эффективность.

• 1) В любой негативной ситуации находить как минимум три позитивных последствия для себя. Если недостаток мешает человеку достигать успехов, то, признавая его в себе, нужно искать возможности максимально нейтрализовать его. Например, если основной вид деятельности не требует от некоммуникабельного человека обязательной общительности (как в сфере продаж), то можно вести переписку по электронной почте, сводя к минимуму личное взаимодействие.
• 2) Развивать свои достоинства, а недостатки нейтрализовать, т.е. стараться моделировать ситуацию таким образом, чтобы они в ней не были значимы. Есть общепринятые представления о достоинствах и недостатках. Недостатки - это не те качества, которые принято считать таковыми, а только те, которые реально мешают человеку. Для развития достоинств, напротив, необходимо частое выстраивание ситуаций, в которых положительные качества проявляются особенно ярко и наглядно.
• 3) Определить круг людей, мнение которых важно для человека (референтную группу). К примеру, если человек расстроился из-за неприятного комментария незнакомца на улице в отношении своего внешнего вида, то ему необходимо работать над самомотивацией и четким определением референтной группы. Неразумно болезненно реагировать и обижаться на людей, оценка которых никак не влияет на нашу жизнь. Если же человек чувствует отрицательное отношение к себе того, кто входит в его референтную группу, возможно, он находится под воздействием манипулятора и не факт, что дальнейшее общение с ним пойдет на пользу.
• 4) Положительно настроиться, приступая к решению сложной задачи. Есть мнение о том, что мысли материальны, мы можем сами программировать себя на удачу или невезение. К примеру, успешный в продажах сотрудник рассуждает так: «Я могу предложить клиенту то, что даст ему возможность получить выгоду для себя (заработать, улучшить качество жизни и т. д.)». Слабый продавец думает так: «Приходиться отвлекать человека от дел, надоедать ему, пытаться заставить его купить то, что ему не особенно и нужно». Необходимо постоянно контролировать себя, поддерживать положительный настрой.
• 5) Моделировать успешное будущее. Один из важнейших факторов удачи в жизни и карьере - определение имеющихся ресурсов. Это означает не самообман, а честную оценку реальных внутренних и внешних возможностей для достижения успеха задуманного.

Рассматривая и анализируя теоретические основы самоменеджмента, следует признать, что теоретическая база неотделима от практической, ни в коем случае не стоит умалять практические приемы и методы.

«Сознательно управляйте своим временем,
и ваш жизненный путь сложится успешно».
Лотар Зайверт

Управление рабочим временем есть не что иное, как умение грамотно планировать свой рабочий график и не менее важное умение - точно следовать намеченному расписанию. Делается все это с целью повышения производительности, а, следовательно - достижения наивысших результатов.

Что же включает в себя «стратегия управления временем»?

1. Прежде всего, это анализ, позволяющий определить, . Для его проведения можно использовать тестирования, наблюдения, мониторинг и изучение собранного материала.
2. Составление плана, которому предшествует четкая постановка задачи.
3. Реализация плана. Данный этап преследует решение двух типов целей - личных и общих. Личные цели - это те задачи и обязанности, которые предстоит выполнить самостоятельно и для решения которых не требуется помощь со стороны. Например, написать заявление или составить отчет о проделанной лично вами работе.
   К общим относят цели, достижение которых требует постороннего вмешательства. К примеру, подготовка корпоративного вечера, ведь кроме вас в ней будут задействованы и другие. Но, главное, осознавать, что и те, и другие цели тесно связаны между собой и важно правильно сочетать их реализацию.
4. Контроль, аудит, оперативное реагирование и своевременное внесение поправок и дополнений. Заметьте, основная задача не только получить хороший результат, но и затратить при этом минимум времени. А потому ранее намеченные планы должны время от времени пересматриваться и корректироваться, дабы приносить максимальную отдачу.

Определение «самоменеджмента»

Лотар Зайверт – один из лучших европейских экспертов по тайм-менеджменту и руководитель немецкого института «Time Management and Life Leadership» считает, что персональный менеджмент или, как его еще называют - самоменеджмент - это ежедневное применение проверенных методов и приемов, повышающих эффективность, на личной практике.

Его главная задача состоит в том, чтобы научиться максимально использовать свой потенциал и осознанно направлять жизнь в нужное русло.

Функции и методы самоменеджмента

Персональный менеджмент выполняет ряд функций. Вместе эти 5 основных функций составляют «круг правил», который включает: постановку цели, планирование, принятие решений, реализацию планов и контроль. В центре этого круга есть еще одна функция - информация и коммуникации. Но не стоит их разграничивать - ведь все они довольно тесно связаны между собой и часто пересекаются в процессе реализации.

Для достижения целей самоменеджмент использует много различных приемов. Большинство из них нам с вами хорошо знакомы. Давайте рассмотрим самые популярные из них, попытаемся понять, какие функции персонального менеджмента они помогают реализовать, и какие преимущества мы получаем от их использования.

• Постановка целей. Достичь выполнения данной функции можно благодаря применению таких методов самоменеджмента, как: грамотная формулировка цели, SWOT-анализ, выбор стратегической линии поведения. Использование этих приемов позволяет видеть слабые места и недостатки и сосредоточиваться на их устранении.
• Планирование. Эффективному выполнению данной функции сопутствует применение следующих приемов самоменеджмента - ежедневного, месячного и годового планирования, составления оперативных и стратегических планов, использование принципов временного менеджмента и системы управления временем Бенджамина Франклина, ведения «Дневников времени» и составления «плана дня» с помощью метода «Альпы». Все это помогает не только правильно перераспределить рабочее время, но и экономить от нескольких минут до нескольких часов ежедневно.
• Принятие решений. Воплощение этой функции требует применения таких методов, как: делегирование полномочий, расстановка приоритетов, правило 80/20 (закон Парето), метод Эйзенхауэра и АБВ-анализ. Все они нацелены на первоочередное решение наиболее важных задач и позволяют избегать дедлайнов.
• Реализация и организация. Для выполнения этой функции принято исследовать свои биоритмы и составлять график продуктивности с целью выявления наиболее эффективного времени для работы, а потом, в соответствии с ними, составлять планы на день. Это позволяет добиться лучших результатов за счет правильного перераспределения времени.
• Контроль. Данная функция требует, как контроля за процессом выполнения, так и контроля конечных результатов. Она позволяет сравнивать намеченное с тем, что выходит в итоге. Со временем это приводит к более четкому выполнению поставленных задач.
• Информация и коммуникации. На этапе реализации этой функции применяются такие методы, как: использование памяток, грамотное ведение переговоров, рациональное использование средств коммуникаций и оптимально-быстрый поиск требуемой информации.

Прежде чем выбрать методы и приемы, наиболее подходящие вам, следует провести тщательный анализ рабочего дня и определить, на что именно расходуется ваше время.

Рекомендации по повышению эффективности персонального менеджмента

• Не забывать и передавать часть работы на выполнение сотрудникам и коллегам.
• Самые трудные и важные дела планировать на первую половину дня и приступать к более легким и приятным только после их успешного завершения.
• Накидывать 20-30% времени на случай возникновения форс-мажорных обстоятельств или появления срочных дел.

Использование стратегии управления временем и освоение навыков персонального менеджмента поможет правильно организовать свой рабочий день и тем самым заметно улучшить результаты вашего труда.