rumah Rencana bisnis Timesheet - formulir dan formulir untuk mengisi lembar waktu. Timesheet - formulir absensi dan formulir Contoh absen tahun

Timesheet - formulir dan formulir untuk mengisi lembar waktu. Timesheet - formulir absensi dan formulir Contoh absen tahun

Setiap perusahaan tahu bahwa membayar pajak tepat waktu sama pentingnya dengan membayar gaji. Kalender pajak akan mengingatkan Anda kapan dan pajak apa yang harus dibayar.

Kalender produksi Apakah asisten penting dalam pekerjaan seorang akuntan! Informasi yang diberikan pada kalender produksi akan membantu Anda terhindar dari kesalahan dalam perhitungan upah, memudahkan dalam perhitungan jam kerja, cuti sakit atau liburan.

Kalender untuk 2019 akan menunjukkan hari libur, menceritakan tentang pengalihan akhir pekan dan hari libur di tahun berjalan.

Di satu halaman, dirancang dalam bentuk kalender dengan komentar, kami mencoba mengumpulkan semua informasi dasar yang dibutuhkan dalam pekerjaan Anda setiap hari!

Kalender produksi ini telah disiapkan berdasarkan Resolusi P.pemerintah Federasi Rusia 1 Oktober 2018 No. 1163 " "

Babak pertama

	JANUARI					FEBRUARI					MARET
Sen		7	14	21	28		4	11	18	25		4	11	18	25
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		5	12	19	26
Mengawinkan	2	9	16	23	30		6	13	20	27		6	13	20	27
Th	3	10	17	24	31		7	14	21	28		7*	14	21	28
Jum	4	11	18	25		1	8	15	22*		1	8	15	22	29
Duduk	5	12	19	26		2	9	16	23		2	9	16	23	30
Matahari	6	13	20	27		3	10	17	24		3	10	17	24	31

	januari	februari	maret	Saya seperempat.
Jumlah hari
Kalender	31	28	31	90
Pekerja	17	20	20	57
Akhir pekan, hari libur	14	8	11	33
Jam kerja (dalam jam)
40 jam. seminggu	136	159	159	454
36 jam. seminggu	122,4	143	143	408,4
24 jam. seminggu	81,6	95	95	271,6

Kuartal kedua

	APRIL					MUNGKIN					JUNI
Sen	1	8	15	22	29		6	13	20	27		3	10	17	24
W	2	9	16	23	30*		7	14	21	28		4	11*	18	25
Mengawinkan	3	10	17	24		1	8*	15	22	29		5	12	19	26
Th	4	11	18	25		2	9	16	23	30		6	13	20	27
Jum	5	12	19	26		3	10	17	24	31		7	14	21	28
Duduk	6	13	20	27		4	11	18	25		1	8	15	22	29
Matahari	7	14	21	28		5	12	19	26		2	9	16	23	30

	april	mungkin	juni	Kuartal II.	1 p / g
Jumlah hari
Kalender	30	31	30	91	181
Pekerja	22	18	19	59	116
Akhir pekan, hari libur	8	13	11	32	65
Jam kerja (dalam jam)
40 jam. seminggu	175	143	151	469	923
36 jam. seminggu	157,4	128,6	135,8	421,8	830,2
24 jam. seminggu	104,6	85,4	90,2	280,2	551,8

Kuartal ketiga

	JULI					AGUSTUS					SEPTEMBER
Sen	1	8	15	22	29		5	12	19	26		2	9	16	23/30
W	2	9	16	23	30		6	13	20	27		3	10	17	24
Mengawinkan	3	10	17	24	31		7	14	21	28		4	11	18	25
Th	4	11	18	25		1	8	15	22	29		5	12	19	26
Jum	5	12	19	26		2	9	16	23	30		6	13	20	27
Duduk	6	13	20	27		3	10	17	24	31		7	14	21	28
Matahari	7	14	21	28		4	11	18	25		1	8	15	22	29

	juli	agustus	september	Kuartal III.
Jumlah hari
Kalender	31	31	30	92
Pekerja	23	22	21	66
Akhir pekan, hari libur	8	9	9	26
Jam kerja (dalam jam)
40 jam. seminggu	184	176	168	528
36 jam. seminggu	165,6	158,4	151,2	475,2
24 jam. seminggu	110,4	105,6	100,8	316,8

Kuarter keempat

	OKTOBER					NOVEMBER					DESEMBER
Sen		7	14	21	28		4	11	18	25		2	9	16	23/30
W	1	8	15	22	29		5	12	19	26		3	10	17	24/31*
Mengawinkan	2	9	16	23	30		6	13	20	27		4	11	18	25
Th	3	10	17	24	31		7	14	21	28		5	12	19	26
Jum	4	11	18	25		1	8	15	22	29		6	13	20	27
Duduk	5	12	19	26		2	9	16	23	30		7	14	21	28
Matahari	6	13	20	27		3	10	17	24		1	8	15	22	29

	oktober	november	desember	Kuartal IV.	2nd p / g	2019 g.
Jumlah hari
Kalender	31	30	31	92	184	365
Pekerja	23	20	22	65	131	247
Akhir pekan, hari libur	8	10	9	27	53	118
Jam kerja (dalam jam)
40 jam. seminggu	184	160	175	519	1047	1970
36 jam. seminggu	165,6	144	157,4	467	942,2	1772,4
24 jam. seminggu	110,4	96	104,6	311	627,8	1179,6

* Hari-hari sebelum hari libur dimana waktu kerja dikurangi satu jam.

Majikan harus menyimpan catatan jam kerja untuk setiap karyawan. Fakta ini dijabarkan dalam pasal 91, bagian 4 dari Kode Perburuhan Federasi Rusia. Di artikel ini, Anda dapat mengunduh dan membiasakan diri dengan formulir absen 2016, serta contoh pengisian absen ini.

22.08.2016

Diketahui bahwa absen harus dipertahankan dalam bentuk berikut:

T-12 - formulir yang digunakan dalam URV, serta perhitungan upah.
T-13 - kartu laporan URV.

Di halaman ini, Anda bisa menemukan rapor URV 2016. untuk unduh gratis:

Kartu laporan URV untuk 2016 (Sampel)

Formulir No. T-13:

Formulir No. T-12:

Aturan pengisian rapor URV tahun 2016.

Perlu dicatat segera bahwa formulir T-12 / T-13 digunakan dengan memperhitungkan waktu yang sebenarnya digunakan / tidak dikerjakan oleh masing-masing karyawan perusahaan / organisasi secara terpisah. Hal ini diperlukan untuk melakukan kontrol atas hal-hal berikut ini oleh karyawan pada rezim waktu kerja yang ditetapkan secara umum (RW), untuk menginformasikan tentang jam kerja, menghitung upah, dan menyusun laporan statistik tentang tenaga kerja. Jika ada pemeliharaan ERM yang terpisah, serta pembayaran dengan personel terkait remunerasi, maka dimungkinkan untuk menggunakan bagian 1, yang disebut "Akuntansi jam kerja" dari formulir absen No. T-12, sebagai dokumen independen (mengisi bagian 2 berjudul "Penggajian tenaga kerja "tidak dibutuhkan di sini). Adapun formulir No. T-13, maka harus digunakan dalam kasus URV.

Kartu laporan URV pada tahun 2016 perlu untuk membuat hanya satu salinan oleh seseorang yang memiliki kekuatan yang diperlukan untuk ini. Selanjutnya, ini mengacu pada tanda tangan kepala unit struktural, kepada karyawan bagian personalia, pergi ke departemen akuntansi.

Catatan di rapor mengenai alasan ketidakhadiran di tempat kerja, bekerja dengan sistem RV yang tidak lengkap / melebihi batas waktu atas permintaan karyawan / pemberi kerja, pengurangan durasi RF dan sejenisnya harus dibuat sesuai dengan dokumen yang telah disusun. Dokumen-dokumen tersebut adalah:

Sertifikat kecacatan.
Pertanyaan tentang kinerja negara / tugas / pekerjaan umum.
Peringatan waktu henti tertulis.
Aplikasi tentang pekerjaan paruh waktu.
Persetujuan tertulis dari karyawan untuk bekerja lembur hanya dalam kasus yang telah ditetapkan oleh undang-undang dan sejenisnya.

Untuk mencerminkan pengeluaran harian RV untuk bulan tersebut relatif terhadap setiap karyawan secara terpisah, ada baris yang ditentukan secara khusus di kartu laporan:

Dalam formulir No. T-12 - di sini kolom 4, kolom 6 - dua baris.
Pada formulir No. T-13 - disini kolom 4 - empat baris (untuk tiap setengah bulan - 2 baris), begitu juga kolom 15, kolom 16.

Pada formulir No. T-12 dan No. T-13 yaitu pada kolom 4,6 garis atas digunakan untuk dapat menandai lambang (kode) biaya RV, dan yang lebih rendah digunakan untuk mencatat tentang lama bekerja / tidak dikerjakan. waktu (menit, jam) menurut kode pengeluaran khusus untuk tanggal tertentu. Jika ada kebutuhan untuk menambah jumlah kolom untuk menambahkan rincian tambahan untuk jam kerja, ini cukup dapat diterima. Misalnya, perlu diperhatikan waktu mulai dan berakhir pekerjaan dalam kondisi yang berbeda dari yang berlaku umum.

Dalam proses pengisian kolom 5,7 pada lembar waktu formulir No. T-12, jumlah hari kerja harus dicantumkan di baris atas, dan jumlah jam yang telah dikerjakan oleh setiap karyawan secara terpisah untuk periode akuntansi di baris bawah.

Lembar waktu mencerminkan biaya RV. Anda juga dapat menggunakan metode registrasi absensi terus menerus / absensi untuk pekerjaan, registrasi hanya penyimpangan (kedatangan terlambat, absensi, lembur, dll.). Mencerminkan ketidakhadiran di tempat kerja, jika catatan mereka disimpan berdasarkan hari (liburan, hari-hari cacat sementara, perjalanan bisnis, liburan karena pelatihan, waktu untuk melakukan tugas negara / umum, dll.), Di kartu laporan di baris atas di kolom yang sesuai, hanya kode legenda, dan di bagian bawah - biarkan kosong.

Saat menyusun lembar waktu sesuai dengan Formulir No. T-12, di bagian 2, disediakan untuk satu jenis pembayaran untuk semua karyawan, serta akun yang sesuai, kolom dari 18 hingga 22 harus diisi, dan kolom dari 18 hingga 34 harus diisi untuk setiap karyawan secara terpisah.

Formulir No. T-13, yang disebut "Kartu Laporan URV" digunakan dalam proses otomatis pemrosesan data akuntansi.

Menyusun rapor sesuai formulir No. T-13:

Jika kredensial dicatat, yang diperlukan untuk menghitung gaji hanya untuk satu jenis pembayaran dan akun terkait yang umum untuk karyawan yang termasuk dalam absen, maka perlu untuk mengisi rincian "kode jenis pembayaran", serta "rekening yang sesuai" di atas tabel yang memiliki kolom dari 7 sampai 9 dan kolom 9 (di sini Anda tidak perlu mengisi kolom 7, 8).
Jika data akuntansi sedang direkam, yang diperlukan untuk menghitung gaji untuk beberapa jenis pembayaran dan akun yang sesuai, maka kolom 7 sampai 9. Kolom tambahan dengan nomor kolom serupa disediakan untuk mengisi data terkait menurut jenis pembayaran, jika jumlahnya lebih dari empat.

Formulir absensi sesuai dengan Formulir No. T-13 yang sebagian diisi, dapat diproduksi dengan menggunakan sarana teknologi komputer yang sesuai. Persyaratan ini termasuk.

Bentuk timesheet berupa T-12 dan T-13

Timesheet adalah dokumen kepegawaian yang mencerminkan ada / tidaknya karyawan di tempat kerjanya. Jika karyawan tidak masuk kerja, alasan kegagalan muncul ditunjukkan. Selain itu, absen mencatat jumlah hari dan jam kerja per bulan.

Untuk tujuan ini, formulir T-12 atau T-13 digunakan. Yang terakhir akan dianggap sebagai sampel.

Pendapat ahli

Maria Bogdanova

Lebih dari 6 tahun pengalaman Spesialisasi: hukum kontrak, hukum ketenagakerjaan, hukum jaminan sosial, hukum kekayaan intelektual, prosedur sipil, perlindungan hak-hak anak di bawah umur, psikologi hukum

Kewajiban majikan untuk mencatat waktu bahkan diabadikan di tingkat legislatif - dalam pasal 91 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia "Konsep waktu kerja". Pada tahun 2019, sama seperti sebelumnya, dimungkinkan untuk menggunakan 2 cara: menyusun dokumen Anda sendiri berdasarkan sampel yang tersedia atau menggunakan formulir terpadu, yang disetujui oleh keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia 01/05/2004 No.1. Untuk lembaga negara bagian anggaran (kota), ada formulir kartu laporan, disetujui atas perintah Kementerian Keuangan Rusia tanggal 03.30.2015 No. 52n.

Pada tahun 2019, umur simpan kalender lembar waktu tidak akan berubah, itu akan menjadi 5 tahun untuk perusahaan dan perusahaan biasa dan sebanyak 75 tahun untuk industri yang berlokasi di Utara Jauh atau berpotensi membawa peningkatan bahaya (perusahaan berat, berbahaya dan lainnya).

Tidak disarankan untuk menutup lembar waktu lebih cepat dari jadwal beberapa hari sebelum akhir bulan penagihan. Meski ini cukup sering terjadi. Misalnya, timesheet ditandatangani pada tanggal 27 dan semua karyawan diberi hari kerja dari nomor 27 hingga 30 (31). Akibatnya, jika seorang karyawan jatuh sakit, mengambil cuti dengan biaya sendiri, dan lain-lain, maka ia akan mendapat gaji "ekstra". Dalam hal ini, itu harus ditahan dari akrual bulan depan sebagai uang muka yang belum diterima yang dibayarkan kepada karyawan terhadap gaji (bagian 2 dari pasal 137 Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia).

Mengisi formulir T-13

Timesheet dapat diisi dengan 2 cara:

Tandai semua yang hadir dan tidak hadir setiap hari (dibahas di bawah)

Untuk menandai hanya ketidakhadiran, kedatangan terlambat dan "pelanggaran" lainnya pada hari kerja

Di bagian atas formulir, kami mencantumkan nama organisasi atau pengusaha individu, nomor dokumen, dan tanggal pembuatannya.

Kolom "Kode untuk OKPO".Kode OKPO ditunjukkan sesuai dengan data di notifikasi dari Rosstat.

Kolom "Periode pelaporan". Kami menunjukkan periode waktu pembuatan dokumen (biasanya sebulan).

Kolom 2 dan 3. Nama lengkap, posisi, dan nomor personel karyawan.

Kolom 4. Semua kehadiran dan non-kehadiran dicatat. Setiap hari kalender sesuai dengan sel terpisah, terdiri dari dua sel. Sel atas menunjukkan kode huruf, dan sel bawah menunjukkan jumlah jam kerja untuk hari itu, atau sel ini dapat dibiarkan kosong, asalkan waktu kerja dicatat dalam hari.

Semua penunjukan kode (alfabet dan numerik) ditunjukkan pada formulir T-12, kode berikut ini yang paling umum digunakan:

Saya adalah hari yang bekerja penuh

B - hari libur atau hari libur

K - perjalanan bisnis

B - cacat sementara (cuti sakit)

OT - liburan berbayar dasar

Kolom 5. Sel bagian atas menunjukkan jumlah hari kerja untuk setiap paruh bulan. Di bagian bawah - jumlah jam kerja untuk periode yang sama.

Kolom 6. Data untuk sebulan penuh ditunjukkan: kotak atas adalah jumlah hari kerja, kotak bawah adalah jumlah jam kerja.

Kolom 7-9. Informasi untuk menghitung gaji ditunjukkan. Jika satu jenis remunerasi digunakan untuk semua karyawan, maka di header tabel kita menemukan dua kolom: "Kode jenis pembayaran" dan "Rekening yang sesuai" - dan mengisinya dengan data yang sesuai.

Dalam kasus ini, kolom 7 dan 8 bawah tetap kosong. Hanya kolom 9 yang diisi. Dan jika beberapa jenis remunerasi digunakan, maka kami mengisi kolom 7,8,9, dan kami tidak menyentuh kolom di bagian atas tabel.

Kotak 7 (jika diperlukan). Kode jenis pembayaran. Daftar lengkap kode tersedia. Sampel menggunakan: 2000 - pembayaran tugas tenaga kerja (gaji) dan 2012 - pembayaran liburan

Kotak 8. Akun yang sesuai ditunjukkan sesuai dengan bagan akuntansi akun.

Kolom 9. Jumlah hari dan jam kerja per bulan sesuai dengan jenis pembayaran ini.

Kotak 10, 11, 12, 13. Menunjukkan data tentang alasan ketidakhadiran dan keterlambatan karyawan (kode dan jumlah hari, jam ketidakhadiran karyawan di tempat kerja).

- Gambar 1 (klik untuk memperbesar) -

Lembar waktu dirancang untuk memasukkan informasi tentang waktu sebenarnya bekerja oleh karyawan organisasi. Saya harus mengatakan bahwa lembar waktu tidak sepenuhnya wajib - pada prinsipnya, dapat sewenang-wenang, yaitu setiap perusahaan bebas menggunakan lembar waktunya sendiri ketika kebutuhan seperti itu muncul. Namun, formulir telah dikembangkan dan direkomendasikan untuk digunakan oleh RF Goskomstat dan lebih disukai.

File

Siapa yang mengisi absen

Formulir tersebut diisi baik oleh karyawan bagian personalia, atau oleh kepala unit struktural, atau oleh pencatat waktu yang disewa khusus untuk fungsi ini. Atas dasar informasi yang dimasukkan ke dalamnya, spesialis departemen akuntansi menagih karyawan organisasi dengan gaji dan pembayaran lainnya. Faktanya, absen adalah salah satu dokumen akuntansi terpenting. Dan jika perusahaan kecil dapat hidup tanpanya, maka perusahaan besar harus menyimpan catatan waktu tersebut.

Bergantung pada sistem pencatatan personel yang diadopsi di perusahaan, lembar waktu dapat dibuat satu untuk semua karyawan organisasi, atau disimpan secara terpisah di setiap divisi.

Timesheet adalah dokumen biasa, yaitu setiap bulan Anda perlu membuat salinan baru, sehingga nomor seri absen akan sama dengan nomor seri bulan pembuatannya. Periode timesheet mencakup semua hari dalam sebulan.

Anda dapat mengisi absen baik secara elektronik maupun tertulis. Namun, setelah memasukkan semua informasi yang diperlukan, itu masih harus dicetak untuk tanda tangan penanggung jawab.

Formulir T-13. Fitur formulir

Mari kita mulai dengan formulir T-13, yang sekarang lebih sering digunakan untuk menyimpan kartu absen.

Formulir T-13 terpadu atau lembar waktu elektronik sudah dikenal baik oleh karyawan departemen personalia. Ini bukan satu-satunya, tetapi yang pasti cara paling umum untuk melacak jam kerja. Jika Anda membuat catatan secara manual, Anda harus menggunakan Formulir T-12.

Timesheet adalah alat umum untuk melacak kehadiran karyawan. Formulir T-13 memungkinkan Anda mencatat secara rinci alasan tidak muncul kerja, termasuk liburan siswa selama sesi, pelatihan lanjutan, dan beberapa jenis cuti cacat. Jangka waktu pengisian dokumen mungkin kurang dari 31 hari.

T-13 yang diselesaikan adalah dasar untuk menghitung gaji.

Format pengisian absen di T-13

Tidak seperti tabel arbitrer dengan konten serupa, T-13 berisi data tentang perusahaan, termasuk bentuk kepemilikan dan OKPO. Nomor dokumen dibubuhkan sesuai dengan persyaratan internal untuk memelihara lembar waktu.

Nama departemen juga ditunjukkan di bagian atas. Harus diingat bahwa kepala departemen ini (meskipun mengisi absensi bukan tanggung jawabnya) harus menandatangani formulir yang telah diisi.

Urutan karyawan ditentukan oleh keputusan penanggung jawab. Pengurutan yang paling umum adalah menurut abjad, seperti dalam contoh kita, tetapi opsi untuk mengatur berdasarkan nomor personel dimungkinkan (kolom 3).

Di kolom 4 kami memberi tanda berdasarkan hari:

saya - (kehadiran) hari kerja,
DI - libur,
DARI - liburan,
RP - kehadiran pada hari libur (kerja off),
UNTUK - perjalanan bisnis,
PC - pelatihan,
Memiliki - cuti belajar dengan panggilan dari lembaga pendidikan,
B - cuti sakit dengan cuti sakit,
T - cuti sakit tidak dibayar tanpa cuti sakit.

Di bawah tanda saya mencantumkan jumlah jam kerja hari itu. Di kolom 5, kami meringkas jumlah I di baris dan jumlah jam. Kami mendapatkan 4 nilai untuk 2 setengah bulan. Di kolom 6, kami meringkas nilai-nilai dan mendapatkan angka akhir untuk pekerjaan untuk bulan tersebut.

Jumlah jam untuk C, OT, K, B dan kasus lainnya tidak disebutkan di kolom keempat. Ada kolom 10-13 untuk ini.

Akuntansi untuk cuti sakit, liburan atau ketidakhadiran lainnya

Kode penunjukan bisa berbeda (misalnya, numerik). Format pengisian khusus tidak ditentukan oleh hukum.

Penunjukan X menunjukkan bahwa kami tidak memperhitungkan hari ini: demi kenyamanan, bulan dibagi menjadi dua baris dengan nilai yang tidak sama. Untuk bulan dengan 30 hari (misalnya, November, kolomnya akan terlihat seperti ini (untuk kenyamanan, angka 31 "tidak ada" disorot dengan warna merah):

T-13 untuk November

Secara analogi, T-13 diisi untuk kunjungan di bulan Februari.

Kolom 7-9 menunjukkan kode pembayaran, jumlah hari dan jenis tagihan. Contoh kami menggunakan kode:

2000 - Hari kerja biasa,
2300 - cuti sakit (tunjangan cacat),
2012 - liburan.

Solusi alternatif

Beberapa perusahaan menyetujui versi lembar waktu yang sedikit disederhanakan tanpa menjelaskan alasan kelalaian. Kolom 4 hanya menunjukkan 2 kode:

saya - hari kerja,
H. - hari tidak bekerja.

Metode ini bisa merepotkan karena tidak mencatat cuti sakit.

Kasus khusus

Bagaimana cara menyelesaikan T-13 untuk staf yang menghadiri konferensi dan acara pelatihan lainnya?

Tergantung pada posisi perusahaan. Hari-hari ini dapat dihitung sebagai pekerja (I), atau mereka dapat dihitung sebagai pelatihan lanjutan (PC). Tingkat pembayaran juga dapat bervariasi.

Bisakah kode saya memiliki nilai lebih dari 8 jam?

Iya. Mungkin jika ada pesanan khusus untuk jam kerja yang diperpanjang. Jam lembur dapat ditandai dengan C.

Apa perbedaan antara timesheets T-12 dan T-13?

Yang pertama adalah formulir absensi manual. Yang kedua secara elektronik. Banyak departemen akuntansi kini telah beralih ke T-13, karena dapat dikumpulkan secara otomatis menggunakan program khusus.

Formulir T-12

Pertama-tama, seperti dalam dokumen catatan kepegawaian lainnya, Anda harus terlebih dahulu memasukkan detail organisasi di lembar waktu: nama lengkapnya dengan kode OKPO (Anda harus mengambilnya dari dokumen pendaftaran), status organisasi dan hukum (IP, LLC, CJSC, OJSC), serta unit struktural (departemen) tempat lembar waktu ini dipertahankan (jika perlu).

Kemudian Anda perlu memasukkan di kolom yang sesuai nomor dokumen untuk aliran dokumen internal, dan juga menunjukkan periode pelaporan yang diperhitungkan dalam lembar waktu ini.

Kode numerik dan alfabet di lembar waktu

Bagian dari kartu absen ini mencakup kode alfabet dan numerik yang digunakan untuk mengisi informasi yang diperlukan tentang karyawan, serta dekripsi mereka. Mereka harus dimasukkan di bagian utama lembar waktu untuk secara singkat dan jelas mencerminkan jumlah waktu yang sebenarnya dihabiskan oleh satu atau lain karyawan di tempat kerja, serta alasan ketidakhadirannya dari pekerjaan. Jika spesialis dari departemen personalia memiliki kebutuhan untuk memasukkan beberapa kode tambahan dalam bentuk lembar waktu ini, mereka dapat dikembangkan secara mandiri dan dimasukkan ke dalam tabel ini.

Pelacakan waktu di T-12

Bagian ini dalam rapor adalah yang utama - di situlah waktu kerja dicatat. Pertama, Anda perlu memasukkan nomor seri karyawan di kolom pertama bagian ini, lalu, di bagian kedua - nama lengkapnya (sebaiknya nama lengkap dan patronimik agar tidak ada kebingungan dan kesalahan). Di kolom ketiga, Anda perlu memasukkan nomor personel karyawan yang ditugaskan kepadanya selama bekerja (nomor individu dan tidak pernah berulang).

Ada dua baris untuk setiap karyawan di kartu laporan - baris berisi informasi terenkripsi tentang ada atau tidaknya tempat kerja pada setiap hari kalender setiap bulan. Selain itu, perlu segera menunjukkan alasan tidak hadir di tempat kerja, jika ada.

Alasannya ditunjukkan di baris atas di seberang nama lengkap karyawan, dan di baris bawah - jumlah jam kerja yang sebenarnya, dan jika karyawan tersebut tidak muncul di tempat kerja, sel bawah dapat dikosongkan.

Langkah selanjutnya adalah menghitung jumlah total jam dan hari yang benar-benar bekerja selama periode dua minggu, dan di akhir tabel, hasil perhitungan untuk bulan tersebut.

Pada saat yang sama, Anda harus memantau dengan cermat bahwa jumlah hari kalender dalam satu bulan bertepatan dengan jumlah pekerjaan, hari libur dan hari libur yang ditunjukkan untuk setiap karyawan.

Harus dikatakan bahwa kadang-kadang orang yang bertanggung jawab untuk mengisi lembar waktu memasukkan hanya informasi yang berhubungan dengan hari-hari ketika karyawan tidak masuk kerja. Namun, opsi ini dapat menyebabkan kesalahan personalia dan akuntansi, jadi tidak disarankan untuk menggunakannya.

Tanggal dan tanda tangan penanggung jawab

Setelah lembar waktu selesai, karyawan yang bertanggung jawab untuk itu harus menunjukkan posisinya, serta membubuhkan tanda tangannya di sel yang sesuai dengan decoding wajib. Lembar waktu juga harus disetujui oleh kepala unit struktural atau direktur perusahaan - juga dengan indikasi posisi dan tanda tangan dengan dekripsi. Hal terakhir yang harus dimasukkan adalah tanggal lembar waktu diisi.

Undang-undang ketenagakerjaan mewajibkan pemberi kerja untuk melacak waktu kerja karyawan. Perusahaan, terlepas dari status hukumnya, dan pengusaha perorangan harus memperhitungkan jam kerja. Khusus untuk ini, Goskomstat telah mengembangkan dan menyetujui Bentuk Timesheet N T-12 dan N T-13.

Berikut adalah instruksi pengisian yang akan membantu Anda merefleksikan data dengan benar dan menggunakan absen untuk kepentingan perusahaan.

Untuk apa timesheet itu?

Lembar waktu, yang disetujui oleh keputusan Komite Statistik Negara 01/05/2004 No. 1, membantu layanan personalia dan akuntansi perusahaan:

Mempertimbangkan waktu bekerja atau tidak bekerja oleh karyawan; Memantau kepatuhan dengan jadwal waktu kerja (kehadiran, ketidakhadiran, keterlambatan); Memiliki informasi resmi tentang waktu kerja setiap karyawan untuk menghitung gaji atau menyusun laporan statistik.

Dia akan membantu akuntan untuk mengkonfirmasi legalitas gaji dan kompensasi akrual atau non-akrual kepada setiap karyawan. Petugas personalia - untuk melacak jumlah pemilih dan, jika perlu, membenarkan hukuman yang dijatuhkan pada karyawan.

Lembar waktu mengacu pada bentuk dokumen yang dikeluarkan untuk karyawan pada saat pemberhentian bersama dengan buku kerja atas permintaannya (Pasal 84.1 dari Kode Pajak Federasi Rusia).

Perlu dicatat bahwa bentuk terpadu dari tabel N T-12 dan N T-13 dari 1 Januari 2013 tidak diperlukan untuk digunakan. Namun, majikan diwajibkan untuk menyimpan catatan (bagian 4 dari pasal 91 dari Kode Tenaga Kerja Federasi Rusia). Organisasi dan pengusaha individu dapat menggunakan metode lain untuk mengontrol waktu yang dihabiskan oleh karyawan di tempat kerja mereka. Namun nyatanya, format formulir yang dikembangkan oleh Panitia Statistik Negara ini cukup nyaman dan terus digunakan di mana-mana.

Siapa yang mengelola timesheet di organisasi

Menurut Petunjuk Penggunaan dan Pengisian Formulir Dokumen Akuntansi Utama:

lembar waktu untuk 2016 disusun dan dipelihara oleh orang yang berwenang, dokumen ditandatangani oleh kepala departemen dan karyawan bagian personalia, setelah itu dipindahkan ke departemen akuntansi.

Seperti yang bisa kita lihat, aturan tidak menetapkan posisi karyawan yang menyimpan absen. Manajemen berhak menunjuk siapa pun untuk melaksanakan tugas ini. Untuk ini, perintah dikeluarkan yang menunjukkan posisi dan nama penanggung jawab. Jika perintah penunjukan karyawan tersebut tidak dikeluarkan, maka kewajiban untuk menyimpan catatan harus dijabarkan dalam kontrak kerja. Jika tidak, adalah ilegal meminta karyawan untuk menyimpan catatan. Dalam organisasi besar, karyawan seperti itu ditunjuk di setiap departemen. Dia mengisi formulir dalam waktu satu bulan, memberikannya kepada kepala departemen untuk ditandatangani, yang kemudian, setelah memeriksa data, menyerahkan formulir tersebut ke petugas personalia. Seorang karyawan dari departemen personalia memverifikasi informasi tersebut, mengisi dokumen yang diperlukan untuk pekerjaannya berdasarkan informasi tersebut, menandatangani lembar waktu dan memberikannya kepada akuntan.

Di perusahaan kecil, rantai panjang seperti itu tidak diikuti - lembar waktu disimpan oleh pekerja personalia, dan kemudian segera dipindahkan ke departemen akuntansi.

Apa perbedaan antara bentuk N T-12 dan N T-13 dari Timesheet

Dua bentuk topik yang disetujui berbeda, salah satunya (T-13) digunakan di institusi dan perusahaan di mana pintu putar khusus dipasang - sistem otomatis yang mengontrol kehadiran karyawan. Dan formulir T-12 dianggap universal dan berisi, sebagai tambahan, Bagian 2 tambahan. Formulir ini dapat mencerminkan pembayaran gaji kepada karyawan. Tetapi jika perusahaan melakukan penyelesaian dengan personel sebagai jenis akuntansi terpisah, bagian 2 tetap kosong.

Ada dua cara untuk mengisi lembar waktu:

pengisian padat - setiap hari semua kehadiran dan ketidakhadiran dicatat; diisi dengan penyimpangan - hanya kedatangan terlambat, tidak muncul yang dicatat.

Sebagai contoh, kami akan memberikan instruksi pengisian formulir T-13 dengan metode pengisian kontinu.

Langkah 1 - nama organisasi dan unit struktural

Di bagian atas, masukkan nama perusahaan (nama lengkap IP) dan nama unit struktural. Ini bisa berupa departemen penjualan, departemen pemasaran, departemen produksi, dll.

Langkah 2 - Kode OKPO

OKPO adalah pengklasifikasi semua perusahaan dan organisasi Rusia. Berisi dalam database Rosstat, terdiri dari:

8 digit untuk badan hukum; 10 digit untuk pengusaha individu.

Langkah 3 - nomor dokumen dan tanggal persiapan

Nomor dokumen ditetapkan secara berurutan. Tanggal kompilasi biasanya merupakan hari terakhir bulan laporan.

Langkah 4 - periode pelaporan

Lembar waktu diserahkan untuk bulan tersebut - periode dari hari pertama hingga terakhir bulan Agustus dalam kasus kami.

Langkah 5 - informasi karyawan

Baris terpisah diisi untuk setiap karyawan departemen.

Nomor seri di rapor. Nama belakang dan posisi karyawan.

Nomor personel diberikan untuk setiap karyawan dan digunakan di semua dokumen akuntansi internal. Itu disimpan oleh karyawan selama seluruh periode kerja di organisasi, dan tidak dipindahkan ke orang lain selama beberapa tahun setelah pemecatan.

Langkah 6 - informasi tentang kehadiran dan jumlah jam

Simbol yang disingkat digunakan untuk mengisi informasi tentang kehadiran dan ketidakhadiran karyawan. Anda akan menemukan daftar mereka di akhir artikel di paragraf terpisah. Dalam contoh kami, untuk karyawan Petrov A.A. 4 singkatan digunakan:

I - kehadiran (dalam hal kehadiran, jumlah jam kerja dicatat di sel bawah); Di akhir pekan; K - perjalanan bisnis; OT - liburan.

Langkah 7 - jumlah hari dan jam untuk bulan tersebut

Kolom 5 menunjukkan jumlah hari dan jam kerja untuk setiap setengah bulan.

Kolom 6 - jumlah hari dan jam per bulan.

Langkah 8 - informasi penggajian

Kode jenis upah mendefinisikan jenis pembayaran tunai tertentu, yang dienkripsi dalam angka. Untuk daftar lengkap kode, lihat akhir artikel. Contoh yang digunakan:

2000 - gaji (upah); 2012 - gaji liburan.

Akun yang sesuai - akun akuntansi di mana biaya untuk jenis remunerasi tertentu dihapuskan. Dalam kasus kami, akun untuk menghapus gaji, pembayaran perjalanan, dan pembayaran liburan adalah sama.

Kolom 9 menunjukkan jumlah hari atau jam kerja untuk setiap jenis gaji. Dalam kasus kami, sel atas berisi hari-hari kehadiran dan perjalanan bisnis, dan bagian bawah - hari-hari berlibur.

Jika salah satu jenis remunerasi (gaji) berlaku untuk semua karyawan selama sebulan, maka kode jenis pembayaran dan nomor rekening yang tertulis di bagian atas, kolom 7 dan 8 dikosongkan yang hanya mencantumkan hari atau jam kerja di kolom 9. Seperti ini:

Langkah 9 - informasi tentang alasan dan waktu tidak hadir

Kolom 10-12 berisi kode alasan ketidakhadiran dan jumlah jam absen. Dalam contoh kami, karyawan tersebut tidak hadir selama 13 hari:

3 hari sehubungan dengan perjalanan bisnis; 10 hari libur.

Langkah 10 - tanda tangan dari orang yang bertanggung jawab

Rapor ditandatangani pada akhir bulan:

karyawan yang bertanggung jawab atas pemeliharaan; kepala Departemen; pekerja personalia.

Cara menandai liburan di lembar waktu

Sebelum Anda menandai liburan di lembar waktu, penting untuk mengetahui poin-poin berikut:

jenis liburan apa yang harus diletakkan; periode liburan - dari hari apa karyawan beristirahat; dengan metode apa lembar waktu diisi - padat atau hanya penyimpangan yang dicatat.

Jenis cuti yang berbeda ditunjukkan dalam rapor dengan singkatan sebagai berikut:

liburan berbayar lainnya

pembayaran tambahan

administrasi (tanpa menyimpan gaji)

mendidik dengan menyimpan RFP

pelatihan di tempat kerja (hari yang dipersingkat)

pendidikan tanpa menabung gaji

untuk kehamilan dan persalinan

untuk merawat anak sampai usia 3 tahun

tanpa menabung gaji dalam kasus yang ditentukan oleh hukum

tambahan tanpa menabung gaji

Saat menggunakan kedua metode pengisian lembar waktu tersebut, simbol liburan ditempelkan untuk setiap hari karyawan tersebut absen. Hanya saja bila menggunakan metode kontinu, sisa hari diisi dengan absensi (kode bersyarat "I"), dan saat memperhitungkan penyimpangan, tetap kosong.

Sebutan dan kode lain dalam rapor

Berikut adalah huruf-huruf yang digunakan dalam absen dalam bentuk tabel.

Kehadiran di tempat kerja:

pekerjaan siang hari

di malam hari

bekerja pada akhir pekan dan hari libur

lembur

secara rotasi

Perjalanan bisnis dan pengembangan profesional:

perjalanan bisnis

melanjutkan pendidikan di tempat kerja

pelatihan lanjutan dengan pemisahan dari pekerjaan di area lain

Absen dari tempat kerja:

ketidakmampuan sementara untuk bekerja (cuti sakit) dengan pembayaran manfaat

ketidakmampuan sementara untuk bekerja tanpa pembayaran tunjangan

jam kerja yang lebih pendek dalam kasus yang ditentukan oleh hukum

ketidakhadiran paksa dalam kasus penangguhan ilegal (pemecatan)

tidak muncul sehubungan dengan pelaksanaan tugas negara (publik)

ketidakhadiran tanpa alasan yang kuat

paruh waktu

akhir pekan dan hari libur

hari libur tambahan

hari libur tambahan yang belum dibayar

menyerang

alasan yang tidak jelas untuk tidak muncul

downtime karena kesalahan majikan

waktu henti karena alasan di luar kendali siapa pun

downtime karena kesalahan karyawan

penangguhan dari pekerjaan (dibayar)

penghapusan tanpa pelestarian gaji

penangguhan pekerjaan saat gaji tertunda

Kami hanya akan memberi kode digital dasar dari jenis upah (Daftar lengkap di Order of the Federal Tax Service of Russia tanggal 13.10.2006 N SAE-3-04 / [email dilindungi] ):

pembayaran tenaga kerja (gaji, remunerasi)

pembayaran di bawah kontrak hukum perdata

gaji liburan

tunjangan rumah sakit

pembayaran dalam bentuk barang

bantuan keuangan setelah pemecatan dan pensiun

bunga deposito

Lembar waktu sampel selesai

Unduh contoh lengkap lembar waktu T-13 dalam xls

Unduh

Unduh lembar waktu Format T-13