Электронный документооборот для малого бизнеса. NauDoc - бесплатная система электронного документооборота для малого и среднего бизнеса

СЭД - одна из самых загадочных и замифологизированных областей IT. Сектор стал обрастать мифами с момента его образования. Естественно, часть из них уже устарели и потеряли актуальность, но новые отраслевые и IT-тренды добавляют рынку заблуждений. Пришла пора развенчать самые актуальные из них.

1. СЭД - это автоматизация канцелярии, входящих/исходящих и распорядительных документов

Несмотря на то что системы электронного документооборота уже давно закрепились на российском рынке, такая точка зрения встречается достаточно часто.

По факту электронный документооборот есть у всех. Как только вы сделали файл в Word и отправили его по электронной почте или получили файл по почте - электронный документооборот уже случился.

"Канцелярия - это только одна из форм организации ЭДО, наилучшим образом отвечающая отечественной практике работы с бумажными документами", - пояснил Сергей Курьянов, директор по стратегическому маркетингу "ДоксВижн" . Эта форма подразумевает тотальный централизованный учет всех официальных документов, а также контроль процесса исполнения выданных по ним поручений руководства.

Однако официальными документами контент предприятия не исчерпывается, до них и в процессе их подготовки создаются и циркулируют неофициальные документы. И потоки их гораздо сложнее и больше.

Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными - Сергей Курьянов

"Мы живем в информационном мире, и почти 100% информации существует в форме электронных документов. Настоящая СЭД должна решать задачу управления всеми без исключения электронными документами - как официальными, так и неофициальными", - рассказал Сергей Курьянов. Правильнее, по его словам, не плодить отдельные системы для каждого вида документов, а требовать от собственной СЭД комплексного решения задачи.

2. СЭД сама по себе избавит компанию от внутреннего беспорядка

Это один из прочно укоренившихся мифов. На самом деле СЭД не решают проблем организационного бардака, если он уже есть в компании.

"Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы", - пояснил Иван Тарханов , руководитель направления электронного документооборота Cognitive Technologies. Лица, принимающие решения о внедрении, должны четко представлять, какие цели они преследуют этим проектом.

Если система внедряется в компании, в которой нет понимания внутреннего взаимодействия, бизнес-процессов и зон ответственности, то внедрение системы только усугубит эти проблемы - Иван Тарханов

3. Если документооборот электронный, значит он эффективный

Этот миф был на пике популярности несколько лет назад. Сейчас большинство заказчиков уже понимают, что это не так, но многие продолжают верить в это заблуждение.

"Электронный документооборот тоже может быть неэффективным, все зависит от того, насколько эффективно выстроен сам бизнес-процесс, а не от его технической реализации", - рассказал Сергей Плаунов , руководитель направления BPM и ECM компании КРОК.

"Следует ответить себе на вопросы: был ли проведен реинжиниринг, осмыслены существующие лучшие практики в компании, учтены и унифицированы процедуры, которые важны для компании в целом", - пояснил Илья Константинов , департамент корпоративных систем, технический эксперт Digital Design. Важно также, кто и в каком режиме пользуется системой, работает ли в СЭД руководство или все, что требуется, делают помощники. Это все нюансы, но, по словам Константинова, вытекают они из целей заказчика внедрения.

Так, если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то, по словам Сергея Плаунова, можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме.

Если к переходу на электронный документооборот приурочить реинжиниринг и оптимизацию бизнес-процесса документооборота, то можно сразу воплотить его в наиболее эффективной форме - Сергей Плаунов

4. Лучший выбор - решения лидеров рынка

Этот миф лежит на поверхности и за счет своей простоты и очевидности захватывает умы заказчиков, предопределяя или как минимум серьезно влияя на их выбор. Но на самом деле не все так просто.

"Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными", - рассказал Александр Назаров , руководитель отдела продаж компании Haulmont. Сейчас потребности рынка меняются, и все более актуальными становятся решения, разработанные 4 - 5 лет назад.

Системы, пик популярности которых приходится на сегодняшний день, завоевывали рынок в прошлые годы, когда заложенные в них технологические и другие преимущества были наиболее востребованными - Александр Назаров

Такие системы с меньшим, чем у лидеров, количеством внедрений, по словам Назарова, могут быть гораздо прогрессивнее, технологичнее, они основаны на современных технологиях и будут актуальны как минимум 5 - 7 лет после внедрения. При этом срок их присутствия на рынке, а следовательно, и опыт реализации проектов может быть более чем достаточным для реализации проектов любого масштаба.

5. Системы западного производства более функциональные и гибкие

Этот миф имеет под собой реальное основание. Исторически российские системы уступали западным ECМ-решениям, однако они были в большей степени ориентированы на процессы, требующиеся именно российским компаниям, которые с точки зрения организации управления имеют определенную специфику.

"За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам", - пояснил Владимир Андреев, президент "Доксвижн" . При этом, по его словам, они обладают определенными преимуществами, так как содержат готовые модули и приложения, ориентированные на автоматизацию процессов с отечественной спецификой, не говоря уже о стоимости ПО и доступности сервисов.

За прошедшие десятилетия развития рынка СЭД наиболее зрелые отечественные производители реализовали мощные и гибкие платформы автоматизации, не уступающие западным системам - Владимир Андреев

6. СЭД только для организаций с четкими регламентами и описанными бизнес-процессами

Действительно, если в организации бардак, толку от работающей СЭД мало. Но совсем не обязательно, чтобы все было правильно и четко.

"Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент", - рассказал Иван Тарханов. СЭД, по его словам, тоже приспосабливаются к этой тенденции и меняют свои классические конфигурации и правила работы.

Последнее время всё больше компаний, которые пользуются гибкими методологиями управления, применяют адаптивный кейс-менеджмент - Иван Тарханов

7. Сразу после внедрения системы можно начинать активно использовать ее

В силу природы объекта автоматизации - процессов корпоративного управления - внедрение СЭД не может восприниматься как обычный проект, заканчивающийся сдачей в промышленную эксплуатацию. Любые процессы управления - постоянно меняющаяся сущность. Кроме того, в начале внедрения СЭД принимающая сторона плохо представляет себе реальные возможности потенциальной системы.

"На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов", - рассказал Владимир Андреев. Именно поэтому к инструментарию СЭД предъявляются специфические требования, по возможности кастомизация уже внедренных приложений и быстрая автоматизация все новых и новых процессов.

На практике внедрение СЭД - это цепь взаимосвязанных проектов как по развитию номенклатуры автоматизированных процессов, так и по расширению их функционального наполнения и модернизации процессов - Владимир Андреев

8. При внедрении СЭД от заказчика ничего не требуется, все сделает исполнитель

Заблуждение в первую очередь характерно для небольших компаний, а также для тех, кто не увлекается информатизацией и нечасто проводит подобные проекты. На самом деле внедрение СЭД - это почти всегда изменение внутренней работы и распорядка компании.

"Если коллектив к этому не готов и нет мощнейшей мотивации на изменение, то эффект будет обратным или нулевым", - рассказал Иван Тарханов. При этом в последнее время, по его словам, тенденция к изменению есть, т.к. заказчики стали более опытными.

9. Малому бизнесу не нужна хорошая СЭД

Миф достаточно очевидный и связан с общим заблуждением о том, что небольшим компаниям достаточно MS Office и "1С".

Действительно, если в компании работает 10 человек, можно наладить регистрацию и учет документов в Excel, хранить образы документов в облаке, а маршрутизировать в Outlook.

"Небольшой организации может подойти облачное решение. Это и Google Apps, и Microsoft Office 365", - рассказал Сергей Курьянов.

"Это вполне может быть хорошая и понятная система для данной команды в данных условиях", - пояснил Илья Константинов. Вопрос в том, какие задачи ставит малый бизнес перед собой и IT?

"Все зависит от того, что считать малым бизнесом. Если из этого определения исключить микробизнес, где процесс документооборота довольно специфический, то польза от СЭД для малого бизнеса есть", - рассказал Дмитрий Шушкин, директор по корпоративным проектам ABBYY Россия. Конечно, из-за масштабов эффект от использования СЭД для малого бизнеса будет менее очевиден, чем для среднего или крупного.

"Конечно, такие функции, как регистрация входящей корреспонденции, контроль исполнения поручений, автоматизация процедур согласования документов, для малого бизнеса чересчур громоздки и не нужны, так как такие вещи небольшой группе людей проще и быстрее обсудить, просто сев за один стол", - пояснил Сергей Плаунов. В то же время средства формирования рабочей информационной среды, в которой можно качественно структурировать информацию, осуществлять поиск и обеспечивать к ней быстрый доступ, формировать шаблоны документов, обсуждать их и т.д., могут быть очень к месту даже в случае малого бизнеса.

"Если предприниматель планирует расти, то необходимо думать о развитии и отладке внутренних коммуникаций, бизнес-процессов", - пояснил Илья Константинов. И рано или поздно вопрос о выборе платформы документооборота станет актуальным.

10. Мобильные СЭД опасны

В реальности мобильные СЭД не более опасны, чем другие корпоративные приложения с мобильным доступом.

"Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика", - пояснил Сергей Курьянов.

Угроза не в мобильной СЭД, а в реализации конкретного мобильного АРМ, в отсутствии или неправильном применении политик безопасности IT-персоналом заказчика, - Сергей Курьянов

"Здесь многое зависит от политики компании, используемых технологий и подхода к обеспечению информационной безопасности - должны быть проработаны как организационные, так и технические меры", - рассказал Сергей Плаунов. При должном внимании к этому вопросу с применением современных средств это безопасно. И, по словам Плаунова, жизненно необходимо в современных реалиях.

"В настоящее время вендоры СЭД решают вопрос безопасности доступа к корпоративным данным. Для некоторых платформ существуют отдельные программные продукты, обеспечивающие защищенный мобильный доступ к СЭД", - пояснил Илья Константинов. Разнообразие способов доступа, по его словам, требует комплексных средств защиты. И эта задача решается IT-службами не столько в контексте СЭД, сколько в контексте всего IT-ландшафта компании.

"Также ответом на этот миф будет факт, что в крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента", - рассказал Илья Константинов.

В крупных корпорациях, в том числе финансовых и государственных, мобильный доступ к СЭД есть и используется на самых высоких уровнях менеджмента - Илья Константинов

11. Для внедрения ЭЦП нет законодательной базы

На самом деле законодательная база для внедрения ЭЦП полностью готова.

"Сейчас уже никто не мешает предприятиям переходить на безбумажный документооборот с любыми документами, кроме небольшого оговоренного перечня (кадровое и другие специальные виды делопроизводства)", - объяснил Сергей Курьянов. Проблема чаще не в том, что нет законов и подзаконных актов, а в том, что предприятие не разработало внутренние нормативные документы, легитимизирующие использование средств ЭЦП, и поэтому не может перейти на безбумажный документооборот.

Это, по словам Курьянова, как проблема "последней мили" в проводном интернете - когда есть и магистральные каналы, и инфраструктура маршрутизации, но нет подключения домашнего компьютера к этой инфраструктуре.

"Никто ведь за вас не вызовет провайдера и не организует у себя подключение и маршрутизацию внутри квартиры", - объясняет он.

12. СЭД слишком долго внедрять

Это утверждение когда-то было вполне справедливым, но на данный момент это полноценный миф.

"Действительно, пять лет назад внедрять СЭД по образу, подобию и регламентам бумажного документооборота было долго и сложно. Причиной тому были: неприятие новых стандартов работы пользователями, "тяжелые" десктопные интерфейсы СЭД, дублирование работы с электронными и бумажными документами, длительные обучения работе в СЭД", - рассказал Александр Назаров. А если учесть время на предпроектное обследование, долгие настройки системы и встраивание ее в ИТ-инфраструктуру организации, время на установку приложения для каждого пользователя и прочие факторы, то внедрение СЭД действительно отнимало много времени и ресурсов. Но сейчас ситуация иная.

"Современные платформы СЭД содержат много инструментов для ускоренного внедрения, от набора готовых к использованию приложений до инструментов, позволяющих постепенно наращивать функциональность от простого к сложному", - пояснил Сергей Курьянов. Так что начать можно достаточно быстро и недорого и развивать в случае необходимости до любого уровня.

"Сроки внедрения СЭД зависят от сложности самого бизнес-процесса документооборота, необходимости его оптимизации, объема доработок и кастомизации того или иного решения, количества пользователей и интегрируемых систем в организации и пр.", - рассказал Сергей Плаунов. Когда речь идет о десятках тысяч пользователей и о множестве интегрируемых систем, то 2 - 3 года - это вполне нормальный срок. Средний бизнес, по словам Плаунова, может получить промышленную СЭД в среднем через полгода.

Средний бизнес может получить промышленную СЭД в среднем через полгода - Сергей Плаунов

"Скорость внедрения СЭД зависит от широты постановки задачи", - рассказал Дмитрий Шушкин. Чтобы не ждать эффекта несколько лет, нужно делать реализацию поэтапно. Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения.

Правильная приоритизация задач, по словам Шушкина, поможет получить ощутимые результаты уже после первого этапа внедрения - Дмитрий Шушкин

Сектор среднего и малого бизнеса, набравший обороты еще до кризиса, несмотря ни на что остается самым быстрорастущим и перспективным в отечественной экономике. Конечно же, в период активного развития электронных сервисов и перехода к электронному государству компании сектора СМБ, как и их более крупные коллеги, гораздо увереннее и комфортнее чувствуют себя, будучи «в теме» по части применения современных ИТ-решений. Соответствующих предложений на ИТ-рынке более чем достаточно, в том числе у разработчиков систем электронного документооборота. Однако в условиях кризиса и экономии как бюджетов, так и трудовых ресурсов, вопрос о целесообразности развертывания СЭД в небольших компаниях все же возникает. Что же стоит учесть, решая его?

СЭД - это разумное документирование

Начнем с неоспоримого факта: документирование своей работы – это больше чем просто обязанность любой организации вне зависимости от ее размера и формы собственности. Нередко грамотно составленные, оформленные, аккуратно сохраненные документы играют важную роль как в достижении успеха компании на рынке, так и, в ряде случаев, – в ее выживании. Более того, грамотное документирование само по себе способно стать механизмом для повышения качества бизнес-процессов. А в каком ИТ-решении изначально заложена такая грамотность? Конечно же, в системе электронного документооборота. Именно СЭД может не только создавать, оформлять, отправлять, принимать и хранить документы, но и обучить тому, как делать это красиво, правильно, рационально.

СЭД – это эффективные расходы

Успешными и конкурентоспособными на современном рынке являются компании, которые используют все резервы для повышения эффективности своей деятельности и уменьшения неэффективных расходов. К компания малого и среднего бизнеса это также относится! Автоматизация документооборота позволяет устранить такие погрешности ведения бизнеса, как отсутствие должного контроля и исполнительской дисциплины, инструментов для коллективной работы и управления знаниями, срыв сроков выполнения заданий и проектов, «непрозрачность» происходящего в компании, излишние траты рабочего времени на согласование документов, пересылку писем, поиск информации, обработку данных. От них даже самая маленькая фирма не застрахована. Но даже самый крупный холдинг способен с ними справиться - в том числе, с помощью СЭД.

СЭД – это быстрое взаимодействие с партнерами

Случается, что небольшие компании, внедряя СЭД, делают это «ради имиджа»: «у конкурента СЭД уже есть, пусть будет и у нас». И если тратить силы на то, чтоб быть под стать конкурентам, не всегда разумно, то о партнерах и контрагентах позаботиться стоит. Для большинства компаний, не исключая малые и средние фирмы, важно правильно организовать управление взаимодействием с клиентами, партнерами и другими организациями, с которыми предприятие ведет активную работу, то есть, наладить внешний документооборот. И в этом ключе запуск той же СЭД, что и у ключевых контрагентов, либо совместимого решения, существенно облегчает процесс коммуникаций. Время курьеров с папками бумажных документов в портфелях прошло!

СЭД – это удобное взаимодействие с электронным правительством

Малому и среднему бизнесу власти в настоящее время уделяют достаточно пристальное внимание. В частности, Минэкономразвития продолжает развивать систему предоставления госуслуг по принципу «одного окна» на базе МФЦ согласно соответствующей программе на 2016-2018 годы. Особый акцент сделан на создание МФЦ, ориентированных на предоставление госуслуг субъектам СМБ: например, предусмотрена разработка специального информационного сервиса, обеспечивающего взаимодействие АО «Федеральная корпорация по развитию малого и среднего предпринимательства» и МФЦ в электронном виде. Во многих СЭД, как известно, заложены механизмы взаимодействия с электронными сервисами. А значит - у кого СЭД, у того и более удобный инструмент для поддержания контакта не только с коллегами по рынку, но и с регуляторами.

На что обратить внимание при выборе СЭД для СМБ?

Большинство аналитиков сходятся во мнении, что главных параметров, которые должны учитываться при выборе СЭД для СМБ, по большому счету всего два. И прежде всего, разумеется, это ценовой вопрос, причем учитывать надо не только цену лицензий, но и стоимость владения.

Во-вторых, это простота в установке, настройке и администрировании. Конечно, если пользователем будет компания, которая сама работает на рынке ИТ и сплошь состоит из высококвалифицированных ИТ-зубров, то этот фактор не актуален. В тех же случаях, когда ИТ-служба представлена одним-двумя администраторами, перефразируя известное утверждение, можно сказать, что «простота – залог здоровья!». Причем здоровья не только ИТ-системы, но и нервной системы пользователя. Не удивительно, что и статистика подтверждает: особенно часто запрос на «простую СЭД» наблюдается среди заказчиков из сектора СМБ.

Есть ли жизнь без СЭД?

Есть, но ее качество существенно ниже, чем у пользователей правильно выбранной и успешно внедренной СЭД. Вообще, еще несколько лет назад бытовало мнение, что небольшим компаниям СЭД не нужна вообще - достаточно MS Office. Оно и по сей день встречается, хотя уже и не столь часто – вышеперечисленные плюсы, в общем-то, не являются ни для кого секретом.

Однако, не секрет и то, что в малой компании из-за ее небольших масштабов эффект от использования СЭД будет не столь очевиден, как у крупного собрата. И что, в принципе, если в организации всего пара десятков сотрудников, регистрацию и учет документов вполне можно наладить в Excel, хранить образы документов в облаке - например, в Google Apps или Microsoft Office 365, а маршрутизировать в Outlook. Да, выжить и таким образом можно – правда, ценой автоматизации основы основ, делопроизводства.

Ну и, конечно же, всегда находятся желающие сэкономить за счет использования нелицензионного ПО. И здесь параллельно с ростом экономии растет и опасность информационной уязвимости. Статистика говорит о том, что почти половина малых и средних предприятий не предпринимают элементарных мер по защите своих информационных ресурсов, и что именно СМБ – наиболее легкая мишень для информационных шпионов. А также напоминает, что вирусная атака, направленная на вычислительные машины компании малого бизнеса, может вывести их из строя на несколько дней. Что росту и без того небольшого предприятия будет, разумеется, не на пользу.

Основные требования, которым должна соответствовать система электронного документооборота:

• Надежное хранение и удобный поиск документации.
• Поддержка и выполнение канцелярских задач.
• Своевременный контроль за исполнением документов и их маршрутизация.
• Создание аналитических отчетов.
• Обеспечение информационной безопасности.

Современные СЭД также имеют функции для взаимодействия с клиентами, обработки их обращений и дополнительные полезные инструменты, позволяющие решать множество прикладных задач.

Типы систем электронного документооборота

Существуют различные виды классификации систем электронного документооборота, однако самая показательная классификация представляет собой разделение СЭДов по титульному функционалу. Любая СЭД позиционируется своим разработчиком как предназначенная преимущественно для выполнения определенного типа задач. Это не значит, что в ней не предусмотрены какие-либо дополнительные технологии, присущие большинству «собратьев». Просто набор инструментов каждой системы электронного документооборота имеет свои сильные и слабые стороны. В классификации по титульному функционалу как раз и учитываются сильные стороны СЭДов.

Итак, выглядит она следующим образом:

• СЭДы, предназначенные для создания и работы с электронной документацией, а также цифровыми аналогами бумажных документов.
• Системы для учета, автоматизирующие регистрацию событий и документов на протяжении всего их жизненного цикла (электронные картотеки).
• СЭДы, основной задачей которых является автоматизация работы с большими хранилищами корпоративной информации.
• Системы, управляющие электронными архивами с документацией.
• СЭДы, функционал которых специализируется на извлечении нужной информации из архивов и других электронных источников.
• Системы, управляющие корпоративными процессами, обработкой документов и деятельностью сотрудников организации, которые привлекаются к работе с деловой документацией.
• Информационные СЭДы, управляющие устройствами для хранения данных.

Существует также краткая классификация СЭДов по стране происхождения, используемая только в России. Согласно ей, системы электронного документооборота в нашей стране подразделяются на отечественные, импортные и российские, разработанные на зарубежной платформе Lotus/Domino. В нашем обзоре фигурируют примеры только двух зарубежных СЭД – EMC Documentum и Lotus Domino.Doc. Все остальные СЭД имеют «гражданство» России.

ТОП-10 систем электронного документооборота

Оценку систем электронного документооборота мы проводили, ориентируясь на сравнение пяти параметров, которые являются определяющими при выборе СЭДа для автоматизации документооборота на предприятии. Шкала – десятибалльная.

Место	Программа/сервис	Цена	Простота освоения	Функциональность	Учет российского законодательства	Техническая поддержка	Общая оценка
1	Дело	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1С:Архив	9	7	10	10	9	9
2-4	CompanyMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Логика	9	10	9	10	6	8,8
4-6	ЕВФРАТ	9	10	9	10	6	8,8
7	DIRECTUM	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Примечание: итоговая оценка системы в таблице не претендует на стопроцентную объективность и отражает мнение автора, основанное на глубоком анализе данной темы. Этот обзор систем электронного документооборота сделан только среди качественных программных продуктов, которые смело можно выбрать для использования в различных видах бизнеса.

ДЕЛО

Эта система электронного документооборота является признанным лидером в своем сегменте на территории всего постсоветского пространства. В ней успешно осуществляют документооборот и делопроизводство как крупнейшие холдинги и корпорации, так и предприятия малого бизнеса. По отношению к этой системе уместно применить тавтологию: «ДЕЛО» знает свое дело. Действительно, данный софт идеально подходит для глубокой автоматизации делопроизводства и документооборота.

Плюсы

• Возможность отслеживания всех этапов перемещения любого электронного документа.
• Простота и удобство в создании проектов документации.
• Общая отлаженность и функциональность системы.

Минусы

• К «натянутым» минусам можно отнести несколько архаичный интерфейс и определенную сложность в освоении.

Сколько стоит?

Цена лицензии на использование системы «ДЕЛО» в рамках одного рабочего места (СУБД – Oracle) зависит от планируемого общего количества этих мест и варьируется в пределах от 11 000 рублей (201-500 р/м) до 13 400 рублей (1-5 р/м). Если в организации применяется СУБД Microsoft SQL Server, то лицензия за одно рабочее место обойдется от 7200 до 9500 рублей соответственно.

Логика

Программа «Логика СЭД» до 2012 года называлась «Босс-Референт» и была одной из популярнейших российских систем электронного документооборота, серьезным конкурентом СЭД «Дело». Смена названия никак не отразилась на качестве этого программного продукта, и он по-прежнему является надежной и функциональной системой для управления делопроизводством на предприятиях любого типа и размера.

Плюсы

• Возможность построения сложных многоуровневых маршрутов согласования документации.
• Высокая степень защиты данных пользователя.
• Относительная легкость освоения основных компонентов системы.
• Гибко настраиваемые и модифицируемые процессы обработки документации.

Минусы

• Неудобное разграничение прав доступа при серьезной текучке кадров.
• Не самая добросовестная работа технической поддержки.
• Архаичный интерфейс.

Сколько стоит?

Стоимость одной лицензии на использование данной программы зависит от количества сотрудников, подключенных к ней. Если их число не превышает 49 человек, то цена будет 5 900 за каждое рабочее место; от 50 до 199 подключенных работников – 5 200 рублей; а если рабочих мест более 200, то цена одной лицензии будет минимальной – 4900 рублей.

ЕВФРАТ

Данная система электронного документооборота разработана в полном соответствии с требованиями стандарта качества ISO 9000 и российских ГОСТов в области делопроизводства. От своих «коллег по цеху» «ЕВФРАТ» отличается наличием множества собственных уникальных программных разработок, которые нельзя встретить в конкурирующих СЭДах. Чисто технологически данная система является одной из самых «продвинутых» на современном российском рынке СЭДов.

Плюсы

• В комплект поставки этой системы входит встроенная СУБД «Ника», что автоматически освобождает организацию-пользователя от приобретения дополнительного программного обеспечения.
• Дружелюбный интерфейс, обладающий приятным запоминающимся дизайном.
• Встроенный механизм ролей для управления правами доступа.

Минусы

• Довольно медленная скорость работы, особенно на слабых компьютерах.
• Периодические сбои в работе и нерасторопная техподдержка.

Сколько стоит?

Стандартная лицензия с установкой системы на собственный сервер организации стоит от 5200 до 7300 рублей на одно рабочее место, больше пользователей – ниже цена. Однако имеется также вариант размещения серверной компоненты на оборудовании компании-производителя. В этом случае применяется система абонентской платы – четыре тарифа, стоимостью от 10 000 до 95 000 рублей в месяц.

1С:Архив

Это одна из лучших и уж точно самая универсальная программа для управления документооборотом предприятия. «1С:Архив» обеспечивает надежное и, что самое главное, централизованное хранение деловой документации различного формата, с обеспечением доступа к ней уполномоченного персонала, который может производить редактирование файлов.

Плюсы

• Отлаженный алгоритм быстрого поиска необходимых данных.
• Возможность хранения документов любых типов – от текстовых и графических, до аудио- и видеофайлов.
• Широчайшие возможности масштабирования, позволяющие успешно применять данный софт и на крупных, и на маленьких предприятиях.
• Главный плюс «1С:Архив», выделяющий эту программу на фоне конкурентов, – это оптимальное сочетание цены продукта и возможностей его функционала.
• Поддержка интеграции с внешними приложениями.

Минусы

• Потребление большого количества системных ресурсов.
• Повышенная сложность освоения даже для опытных пользователей.

Сколько стоит?

Цена «сборки» этой программы варьируется от 12 000 до 57 000 рублей, причем первую сумму придется отдать исключительно за апгрейд предыдущей версии «1С:Архив».

DIRECTUM

Простая и функциональная СЭД DIRECTUM станет отличным решением для предприятий малого и среднего бизнеса. Благодаря данной системе электронный документооборот можно успешно совмещать с традиционным бумажным, чтобы впоследствии «безболезненно» полностью перевести организацию на работу в DIRECTUM. Продвинутая технология Workflow обеспечивает эффективную автоматизацию процессов делопроизводства.

Плюсы

• Наличие специализированных программных инструментов, максимально упрощающих поиск и идентификацию документации.
• Широкие возможности для самостоятельной модификации системы под конкретные задачи.
• Расширенные возможности интеграции с другими программами.

Минусы

• Ориентированность системы на руководящий состав предприятия – простым делопроизводителям работать в ней труднее.
• Несколько запутанная и непрозрачная ценовая политика.

Сколько стоит?

Лицензии на использование данной СЭД приобретаются как по отдельности, так и в рамках пакетных предложений. Самая дешевая базовая клиентская лицензия стоит 7 800 рублей. Стоимость же пакетов лицензий начинается от 148 200 рублей (базовый на 20 сотрудников) и доходит до 2 010 000 рублей (на 200 работников).

OPTIMA-WorkFlow

Эта система электронного документооборота является крепким середняком в своем сегменте. Она находится в постоянном развитии и пока что не может на равных конкурировать с признанными мастодонтами рынка. Однако, OPTIMA-WorkFlow имеет ряд «козырей в рукаве» – уникальных технологий, которые выделяют ее на общем фоне.

Плюсы

• Реализация функции серийного ввода одинаковых видов документов и их регистрационной информации.
• Сканирование программой-антивирусом.
• Индексирование обычных и зашифрованных документов по выбору.
• Мультиязычный интерфейс пользователя.

Минусы

• Недостатки типовых функциональных возможностей, которые перманентно устраняются выходящими обновлениями.

Сколько стоит?

Типовые решения на базе данной платформы стоят от 55 000 до 75 000 рублей.

EMC Documentum

Данная платформа для автоматизации процессов документооборота разработана мировым лидером IT-индустрии, компанией EMC. Мощный функционал вкупе с гибкой настройкой отдельных инструментов делают EMC Documentum лучшей иностранной СЭД из доступных на российском рынке.

Плюсы

• Высокая степень удобства управления проектно-конструкторскими документами.
• Внедрение механизма check-in/check-out, позволяющего управлять распределением прав доступа.
• Наличие функции, позволяющей реализовывать процедуру согласования на нескольких уровнях.
• Поддержка устройств сканирования и распознавания документов.

Минусы

• Работа только с браузером Internet Explorer.
• Отсутствие в открытом доступе технической и практической документации по системе.
• Частые «тормоза» и лаги при высокой загруженности системы.

Сколько стоит?

Фиксированных цен на использование данной платформы нет. Стоимость ее внедрения обговаривается индивидуально с каждым заказчиком.

LanDocs

Разработанная в 1997 году отечественной компанией «ЛАНИТ» эта платформа для автоматизации ведения документооборота по сей день остается востребованной многими предприятиями и учреждениями. LanDocs позволяет выстроить комфортную среду делопроизводства и документооборота, предоставляя всем категориям пользователей необходимый набор инструментов для управления ею.

Плюсы

• Наличие интегрированных инструментов криптографической защиты.
• Возможность включения в процесс документооборота сотрудников из удаленных филиалов.
• Наличие функции пакетного сканирования бумажной документации.

Минусы

• Довольно часто возникающие проблемы с производительностью.
• Слабые возможности по расширению функционала.
• Сложность в освоении системы с нуля.

Сколько стоит?

Цена серверной лицензии варьируется от 30 000 до 216 000 рублей. Пользовательские же лицензии можно приобрести по цене от 5 600 до 8 400 рублей.

CompanyMedia

CompanyMedia – это целый набор программных решений, предназначенных для автоматизации бизнес-процессов, документооборота и делопроизводства. От конкурентов данная СЭД отличается непревзойденной гибкостью настроек и наличием независимых модулей, которые можно устанавливать по отдельности.

Плюсы

• Возможность успешной работы системы на предприятиях со сложной корпоративной структурой и территориальным устройством.
• Беспрецедентная надежность системы, которая позволяет ей активно функционировать круглые сутки, 365 дней в году.
• Автоматизированная поддержка работы с несколькими типами рабочих мест.
• Разграничение прав доступа, согласно иерархической структуре организации.

Минусы

• В веб-интерфейсе ограничена поддержка некоторых браузеров, в частности FireFox.
• Ориентированность системы преимущественно на средний и крупный бизнес.

Сколько стоит?

Конечная цена данного софта складывается из множества составляющих, включая обучение персонала, установку дополнительных модулей и передачу прав пользования системой. Верхний предел итоговой суммы – 99 000 рублей. Самый дешевый тематический модуль обойдется в 4000 рублей.

Lotus Domino.Doc

Данная СЭД является приложением к известной платформе Notes/Domino, обладающей высокоуровневой системой обеспечения безопасности данных. Также Lotus Domino.Doc имеет продвинутый электронный архив, который позволяет реализовать объемное хранилище корпоративной документации.

Плюсы

• Наличие уникальных систем репликации, предназначенных для комплексного решения задач по управлению потоками документов в распределенной среде.
• Возможность поиска документов по отдельным частям хранилища информации.
• Каталоги LDAP масштабируются вплоть до уровня корпораций.

Минусы

• Недостатки данной системы в основном вытекают из ее западного происхождения – имеются определенные вопросы к интерфейсу и реализации некоторых функций.

Сколько стоит?

Стоимость пользовательских и серверных лицензий рассчитывается индивидуально на сайте платформы.

В итоге

Подводя некую черту под обзором, хотелось бы отметить важный нюанс: внедрение системы электронного документооборота в ваш бизнес вовсе не гарантирует мгновенное повышение его доходности, а, в отдельных случаях, может и навредить. Если ваша организация успешно функционирует и приносит прибыль, работая без СЭДов, то тысячу раз подумайте, прежде чем решиться на их внедрение. Не нужно гнаться за «прогрессивной модой» и устанавливать данные системы без серьезной потребности в них. Однако при расширении бизнеса и высокой загруженности сотрудников система электронного документооборота может стать своеобразным спасательным кругом, который поможет компании выплыть из водоворота бумажной волокиты.

) NauDoc - качественно улучшить процесс работы с документами руководителей и предметных специалистов всех уровней, сократить время рутинной работы с документами, другими словами, автоматизация документооборота на предприятии

NAUDOC - программный продукт для автоматизации делопроизводства, документооборота и бизнес-процессов, разработанный фирмой NAUMEN. NAUDOC позволяет руководить процессами обработки документов и осуществлять контроль исполнительской дисциплины, получая исчерпывающую информацию о ходе исполнения заданий.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.).

Используя NAUDOC, есть возможность организовать единое хранилище документов с разграничением прав доступа на основании ролей, что позволяет сотрудникам в каждое время получить доступ к документам и в кратчайшие сроки отыскать всю нужную информацию независимо от присутствия на рабочем месте владельца документов. Журналы регистрации позволяют регистрировать входящие, внутренние и исходящие бумаги, отслеживая перемещение бумажных копий документов внутри предприятия.

Наличие у NAUDOC средств контроля исполнительской дисциплины позволяет назначать сотрудникам задания в системе, контролировать их исполнение, отслеживать сроки выполнения, направлять бумаги на согласование и рассылать согласованные бумаги для ознакомления иным пользователям системы. Настройка жизненного цикла для категорий документов позволяет указать типовые маршруты движенья документов, настроить их автоматическую маршрутизацию и назначение заданий.

Все действия с документами и заданиями выполяются посредством web-интерфейса, подключась к системе из любой точки мира, этим создавая единое информационное пространство организации, включая удаленные филиалы и мобильных работников.

Преимущества, которые предоставит использование системы электронного документооборота NauDoc:

Упрощение процедуры визирования документов должностными лицами

• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его на визирование определённому кругу лиц согласно порядку согласования документов, принятому в организации.
• При коллективной работе все действия выполняются над одним экземпляром документа. Пользователи NauDoc, согласующие документ, получают доступ к нему в процессе работы.
• На любом этапе может быть создан отчёт о согласовании (с указанием имени и должности визирующего лица и точного времени визирования документа).

Возможность регистрации электронных и бумажных документов в системе

• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом.
• Для бумажных документов в системе создается специальная электронная карточка, к карточке может быть присоединена отсканированная копия документа.

Ускорение поиска документов по реквизитам и содержанию

• Система NauDoc предоставит Вам возможность мгновенно найти все документы по определённому реквизиту (например, регистрационному номеру или краткому описанию).

Упрощение работы с организационно-распорядительными документами

• Пользователь создаёт документ в системе NauDoc, по заранее определённому шаблону. Для создания документа необходимо изменить в его регистрационной карточке значения реквизитов, они будут автоматически проставлены в текст документа. При необходимости, можно разрешить пользователю изменять текст шаблона.
• После того, как документ создан, сотрудник отправляет его в работу определённому кругу лиц согласно порядку, принятому в организации.
• Порядок согласования «знает» система: она контролирует регламентные сроки на этапах, уведомляет ответственных лиц, система также высылает уведомления о перемещении документа с этапа на этап.
• Регистрация документа в журнале регистрации происходит автоматически на определенном этапе работы с документом. При этом документу присваивается регистрационный номер и устанавливается дата регистрации.

Управление процессами

• Система NauDoc позволяет автоматизировать производственные или управленческие процессы компании. Позволяет выделить этапы, ответственных лиц, регламентные сроки. Это позволяет стоить отчеты по тому, на каком этапе находится каждый из экземпляров процесса, находить «узкие места» и ответственных лиц из-за которых происходит срыв контрольных сроков, сделать процесса перед внесением изменений.

Упрощение работы с входящей и исходящей корреспонденцией

• NauDoc может быть настроен как почтовый клиент, предоставляя возможность работы с входящей и исходящей документацией, как с обычными документами в системе.
• При обработке входящей корреспонденции, письма принимает секретарь, регистрирует письма в Журнале регистрации Входящей корреспонденции, документу автоматически присваивается регистрационный номер. После подготовки документ отправляется на резолюцию руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После рассмотрения документ отправляется на ознакомление или исполнение сотрудникам организации.
• При обработке исходящей корреспонденции, сотрудник создает письмо по шаблону принятому в организации, отправляет его на согласование руководителю, согласно порядку, принятому в организации. После согласования документа он автоматически отправляется секретарю. Секретарь регистрирует письмо в Журнале регистрации и отправляет его по электронной почте. При этом все документы сохраняются в системе и доступны для поиска.

Создание корпоративного веб-портала и интернет-ресурса компании

• NAUDOC позволяет создавать интернет- и интранет-сайты и руководить размещением контента (функционал ДВИЖОК). В качестве контента могут выступать бумаги, графические изображения и иные объекты NAUDOC.
• Удобная разработка и редактирование страниц ресурса во встроенном WISYWIG-редакторе, контроль версий.
• Управление публикацией вестей, анкет и голосований.
• Встроенные возможности разработки и перемены дизайна страниц ресурса.
• Централизованное управление доступом в разделах ресурса, возможность проведения согласования документов перед публикацией на веб-ресурсе.

Технологические особенности системы

• 100%-ный web-интерфейс позволяет подключаться к системе из любой точки мира, создавая единое информационное пространство для организации, ее удаленных филиалов и мобильных работников.
• система встроена с программным обеспечением для сканирования и распознавания текста ABBYY FINEREADER Scripting Edition;
• система позволяет проводить аутентификацию и авторизацию людей во внешних службах каталогов, к примеру LDAP или Microsoft Active Directory;
• в системе есть модуль работы с электронно-цифровой подписью () и заложена возможность эксплуатации ЭЦП любого криптопровайдера, поддерживающего интерфейс Microsoft CRYPTOAPI.

Система электронного документооборота NauDoc оптимальным образом подходит для автоматизации документооборота предприятий среднего и малого бизнеса, управляющих компаний, проектных организаций, подразделений холдинговых структур, а также для решения конкретных задач по автоматизации документооборота, встающих перед подразделениями больших компаний (обеспечение работы с нормативной документацией в соответствие с требованиями ISO 9001:2000, взаимодействие между сотрудниками и службой персонала и др.

Система электронного документооборота NauDoc предназначена для комфортной работы до 50 пользователей, которые могут создавать до 5 000 документов в год. Это технологические ограничения программной платформы Zope, на которой разработан продукт.

Из практических замечаний можно выделить следующие факторы:

• Высокая надежность системы. За 4 года эксплуатации не единого сбоя.
• Высокая степень защищенности системы от хакерских атак
• Неплохой функционал для бесплатной системы, но крайне скудный для платной
• Высокая нагрузка на сервер даже при небольшой базе данных. По всей видимости виновата плохая оптимизция потоков. Отсюда медленная работа с документами.
• Неудобство внесения данных в базу.
• Юзабилити как таковое отсутствует , такое впечатление что программисты писали систему для себя, а не на продажу .
• Впечатление недоработанности системы.
• Плохое (медленное) техническое и информационное сопровождение на форуме, даже для платных клиентов
• В бесплатной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск выдает неверные ответы.
• В платной версии, начиная с определенного количества накопленных заданий - поиск начинает ошибаться при выборе области поиска, ищет документы не там, не понимает стандартных логических условий поиска.
• Код системы открытый, но изменить вручную что-либо нереально.

Платформа : Windows, Linux/Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC есть в 2-х редакциях: NAUDOC Free и NAUDOC Enterprise

Оставьте свой комментарий!

Не секрет что успешное ведение любого бизнеса в первую очередь зависит от того, как работает механизм упорядочения документации. Ведь работа с бумажной волокитой хотя и не приносит удовольствия, но является важным звеном в управлении компанией.

К тому же документацией следует заниматься своевременно, иначе она начнет копиться и теряться. Для того чтобы избежать возможных потерь была введена система электронного документооборота.

В этой статье мы расскажем: Что такое СЭД? Какие она имеет виды, преимущества и недостатки?

С развитием интернета время толстых папок, и пыльных архивов ушло далеко в прошлое. Теперь процесс работы с документами полностью автоматизирован. Необходимые бумаги можно найти в один клик, а архивация производится вообще без участия человека. Такие возможности предприятиям открывает СЭД.

Система электронного документооборота (СЭД) – это специальное программное обеспечение, благодаря которому происходит обработка документов в электронном виде. Другими словами, благодаря СЭД возможна передача документов между сотрудниками, выдача индивидуальных задач, архивация и т.д.

Наверняка многие организации умеют создавать электронные документы, хранить и передавать их. Однако просто электронный формат не будет иметь никакой юридической силы. Для того чтобы электронная бумага обрела вес, важно чтобы она была подписана обеими сторонами. В данном случае, документы должны быть скреплены специальной электронной подписью.

Следовательно, СЭД можно разделить на два вида:

1. Документооборот внутри компании между сотрудниками;
2. Документооборот между различными предприятиями и организациями посредством специальных каналов связи.

Для использования СЭД внутри организации необходимо специальное программное обеспечение. Обычно такую программу называют – платформой ЭДО. Кроме того, для бесперебойной работы такого ПО потребуется дополнительное оборудование. Например, сервера, сетевые каналы и прочее.

Оператор электронного документооборота понадобится в том случае, если необходима работа с бумагами между двумя различными фирмами. Такой оператор станет хорошим помощником. Ведь он умеет доставлять сообщения, проверяет, в каком формате документы пересылаются, требует и контролирует проставление электронной подписи, хранит и архивирует бумаги самостоятельно и т.д.

Таким образом, СЭД – это «кровеносная система» всего бизнеса. Она в значительной степени экономит время, и, несомненно, положительно сказывается на работе организации в целом. Но всегда ли от такого вида обработки информации имеется польза? И способна ли СЭД нанести урон бизнесу? Чтобы ответить на эти вопросы нужно рассмотреть положительные и отрицательные стороны электронного документооборота.

Плюсы и минусы ЭДО

Как и любой другой процесс ЭДО имеет как плюсы, так и минусы. Основные параметры представлены в таблице ниже.

Достоинства

Недостатки

Упорядочивание . Система автоматически проставляет номера документам, что избавляет от всяческих ошибок Отслеживание . В любой момент можно узнать, кто работает с документом Сохранность . Сотрудник не сможет потерять или испортить электронный документ Восстановление . Удаленный документ можно в любой момент восстановить Сохранность временных ресурсов . Электронный вид документа попадает каждому сотруднику в считанные секунды несмотря от мест их нахождения. Удобно работать . При необходимости сотрудник может менять исходную версию документа. ЭДО дает возможность восстановить каждую из них. Кроме того можно отследить фамилии тех специалистов, которые работали над бумагой. Доступность . Система ЭДО работает в режиме 24/7. Более того при подключении к ней с помощью интернета, сотрудник может в любое время работать с документацией, даже если он находится в больнице, или в отпуске. Планирование . Система дает возможность специалисту запланировать ход работы с бумагами. Можно установить дату, время исполнения, а так же очередность. И в нужный момент программа сама подскажет сотруднику о необходимости выполнения его работы. Удобный поиск . Программа разработана таким образом, что она дает возможность найти необходимый документ не только по названию, но и по ключевому слову. Экономия бумаги . Нет никакой необходимости распечатывать документацию, сшивать ее в папки и делать опись. Вся информация хранится в электронном виде, и в любой момент нужный документ можно вывести на бумажный носитель.

Денежные затраты . Создание ЭДО потребует определенных финансовых затрат. Деньги нужны на ПО и оборудование. Величина затрат будет зависеть от количества подключенных сотрудников. В среднем эта сумма составить порядка 100 000 рублей (*). Сразу пользоваться СЭД — не получиться . После приобретения установка, внедрение и отладка программы занимает большое количество времени, а также специальных навыков. Обучение персонала . Для того чтобы правильно пользоваться СЭД все задействованные сотрудники должны пройти специальное обучение. Обеспечение безопасности . Для сохранности информации руководители компании должны уделить особое внимание безопасности. А именно выпустить электронную подпись, определить кто из сотрудников, и какой доступ к бумагам будет иметь, а так же потребуется защитить программу от проникновения из вне. Потребуется администратор СЭД . В штате организации должен быть человек, который будет способен решать текущие задачи по работе в СЭД. А именно отлаживать работу сервера, помогать пользователям, следить за функционированием системы. Требуется постоянное резервное копирование . В целях сохранности информации пользователи должны постоянно сохранять документы. В некоторых случаях требуется существование электронного и бумажного документа . Если, например, у партнера не установлена СЭД, то при работе с ним документация должна быть как в электронном, так и в бумажном виде.

Реальная стоимость ведения электронного документооборота для малого бизнеса

(*) Если фирма небольшая, и подписывать документы собирается лично владелец бизнеса (или сам ИП), то затраты будут минимальными. Они состоят из покупки электронной цифровой подписи — 1500 рублей и доступа к сервису электронного документооборота — от 100 рублей.

Для небольших объёмов наша редакция рекомендует сервис Контур.Диадок . Если выбрать тариф «Универсальный «, то затраты составят всего 9 рублей за отправленный документ. Если сравнивать с пересылкой оригиналов документов по почте, то здесь отправка одного заказного письма внутри области составит минимум 50 рублей. Разница очевидна:

Всем новым пользователям система даёт 50 приветственных бонусных пересылок электронных документов.

Как видно из таблицы, несмотря на положительные стороны, СЭД имеет и отрицательные моменты. В основном они сводятся к материальным затратам, которые как оказалось, могут быть не маленькими.

Компания понесет значительные затраты не только на установку программного обеспечения, и покупку нужного оборудования, но и должна принять в штат работника, без специальных навыков которого, система электронного документооборота просто не будет работать. Такому сотруднику тоже требуется платить зарплату. А это еще одна статья в расходах.

Но не стоит забывать, что затраченные усилия в дальнейшем окупятся, и фирмы, работающие с СЭД, только выиграют. Ведь они будут экономить не только на времени обработки информации, но и значительно сократят расходы на оплату услуг, например, архивариуса. Плюс ко всему прочему электронному архиву не требуется дополнительного помещения, покупки дополнительной канцелярии и прочих моментов.

Что представляет собой система электронного документооборота?

Как правило, это система электронного документооборота (ЭДО), в которой можно формировать, отправлять, получать и подписывать электронные документы. Они равносильны бумажным с собственноручной подписью. Чтобы вести электронный документооборот, нужен сертификат электронной подписи.

Интерфейс обычно состоит из 2-3 вкладок, среди которых контрагенты (ваши партнёры и клиенты участвующие в ЭДО) и основная вкладка — Документы . В данной вкладке в разделах Входящие и Исходящие будут содержаться отправленные вами и принятые документы.

Виды ЭДО

Несомненно, при внедрении электронного документооборота организации делают большой упор именно на эффективность. Сложно сказать какой вид ЭДО для определенной организации будет наиболее эффективен. Все зависит от направления деятельности предприятия и от его бизнес процессов.

Однако существует общая квалификация ЭДО по функциональности, технологии управления, составляющим компонентам и т.д. В связи с этим можно выделить основные виды СЭД:

• Система делопроизводства . Такой вид предназначен для ведения делопроизводства предприятия. Причем работа проводится по всем принятым правилам с вертикальным управлением, т.е. от начальника к подчиненному;
• Электронные архивы . Главная цель такой системы – это организация работы по хранению документации. Кроме прочего программа позволяет пользователю легко найти необходимую бумагу. Однако передача документации в такой системе будет невозможна;
• Workflow-системы . Такой вид системы широко распространен среди пользователей благодаря тому, что ее главная задача – это организация и автоматизация бизнес процессов. С таким ПО легко вести бизнес, а документооборот – это всего лишь повод для существования рабочих моментов;
• ЕСМ-системы . ПО позволяет пользователю внести новизну в систему управления организацией. С помощью комплексных систем, возможно, управлять: документами, подписями, потоками работ, знаниями сотрудников и прочее. Данный вид ЭДО будет значительно дороже, ведь он предлагает пользователю расширенный функционал.

Стоит отметить, что каждый вид СЭД становится наиболее масштабнее предыдущего, и дает больше возможностей пользователям. Однако для того чтобы оценить всю пользу электронного документооборота необходимо правильно сделать выбор.

Как правильно выбрать СЭД

Как уже отмечалось, выбор СЭД – это сложный процесс, который требует особого внимания. Кроме всего прочего руководству фирмы требуется учесть огромное количество решающих факторов, таких как направление деятельности предприятия, штат сотрудников, и т.д.

Например, для коммерческой организации будет правильно установить СЭД как между сотрудниками, так и между партнерами. Только так предприятие сможет получить необходимую экономическую выгоду.

Для государственного учреждения лучше сделать акцент на специфике его работы, и уделить большее внимание именно созданию электронных архивов. А так же требуется обучить сотрудников для работы с ними.

При выборе той или иной СЭД важно учитывать, отвечает ли система заявленным требованиям. К таковым относятся:

• Полнота функциональности;
• Удобство использования;
• С какой скоростью эта система внедрится в рабочий процесс;
• Наличие настроек, причем они должны быть гибкими;
• Имеется ли в системе возможность расширения функционала;
• Возможно, ли подогнать СЭД под существующее программное обеспечение предприятия;
• Легкость адаптации;
• Наличие технической поддержки. Важно чтобы такая помощь была на высоком уровне;
• Репутация производителя и т. д.

Принимая во внимание этот факт, пользователю следует придерживаться следующих действий:

1. Изучить функционал. Необходимо уделить особое внимание главе «Возможности». Важно чтобы производитель конкретно указал список выполняемых программой задач. Если конкретики нет, то стоит отказаться от такой системы СЭД;
2. Наличие тематических презентаций. Важно чтобы программа содержала демонстрационный материал, тем самым объясняла пользователю, как пользоваться функционалом;
3. Изучить скриншоты. Так руководитель сможет убедиться на самом деле ли, прост функционал, и обладает ли он заявленным требованиям;
4. Обязательно изучить отзывы реальных пользователей. Самый лучший вариант – это просмотр видеороликов на ютубе;
5. Многие производители предлагают руководителям бесплатные пробные версии. Так пользователь сможет понять подходит ли выбранный продукт или нет;
6. Что касается стоимости товара, то очевидно, что этот пункт не может не волновать покупателя. Сложно определить какой должна быть реальная стоимость СЭД, однако стоит изучить, с чего складывается та или иная цифра. Поэтому подробное изучение прейскуранта поможет покупателю избежать непредвиденных расходов и трат.

Стоит помнить, что сделать правильный выбор поможет только специалист. Поэтому выбор и установка СЭД должна проводиться только под пристальным вниманием человека, который владеет специальными навыками.

По причине дороговизны, далеко не все организации в нашей стране работают с СЭД. На сегодняшний момент пока только крупные фирмы делают обработку бумаг в электронном виде. Но все меняется, и вполне вероятно, что в ближайшее время по достоинству оценится необходимость работы с помощью СЭД, и многие фирмы смогут позволить себе вести электронный бизнес. А значит, станут наиболее эффективными и успешными!