Apa itu portal informasi perusahaan. Tujuan dan definisi portal perusahaan

Intranet, jaringan informasi dan komunikasi internal, memberikan peluang unik untuk bekerja dengan personel. Ini adalah alat yang efektif untuk membentuk budaya perusahaan, menyiarkan standar perusahaan, mengelola arus informasi dan proses bisnis. Artikel ini menyajikan pengalaman nyata membuat portal perusahaan di perusahaan induk besar.

Mengapa kita membutuhkan portal perusahaan

Perusahaan tempat saya bekerja setahun yang lalu adalah sebuah struktur dengan jaringan cabang di sejumlah wilayah negara, serta anak perusahaan (termasuk di luar negeri). Organisasi ini masih muda, dengan budaya perusahaan yang berkembang secara dinamis, tradisi yang muncul, dan proses bisnis yang membutuhkan sistematisasi.

Baik untuk perusahaan yang jumlah stafnya sedikit. Saya pindah dari kantor ke kantor, mengumpulkan semua orang di pesta perusahaan, berjabat tangan dengan semua orang dan menyelesaikan semua masalah dalam komunikasi informal. Dan bila Anda memiliki lebih dari seratus karyawan? Benar, Anda tidak bisa menjabat tangan semua orang ... Itulah mengapa salah satu prioritas dalam pekerjaan saya adalah pengembangan komunikasi internal perusahaan yang efektif. Tentu saja, tujuannya adalah agar arus informasi dan proses pengembangan budaya perusahaan dapat dikelola, untuk menyiarkan standar dan prinsip kegiatan yang seragam, untuk meningkatkan tingkat kepuasan karyawan terhadap pekerjaan, dan untuk mengembangkan prinsip-prinsip kemitraan sosial antara karyawan dan administrasi. Jadi, sebagai salah satu alat untuk implementasi tugas-tugas ini, kami memutuskan untuk menggunakan portal perusahaan.

Menurut rencana, basis pengguna portal seharusnya ... komunikasi, dan semua proses lain dapat didasarkan pada ini. Anda mungkin terkejut, karena biasanya sebagian besar perusahaan mulai membentuk "lingkungan virtual" perusahaan hanya dari proses bisnis. Tetapi jika pada tahap pertama, misalnya, alur kerja atau sistem pelaporan diperkenalkan melalui portal, maka sebagian besar karyawan akan menganggap ini sebagai "kewajiban" dan "peningkatan volume transaksi". (Bukan kebetulan bahwa pengenalan semua jenis "sistem kontrol otomatis" - sistem manajemen personalia otomatis - begitu sulit.) Jika Anda pertama kali menawarkan analogi jaringan sosial kepada orang-orang, yang penggunaannya didorong dalam segala hal, maka prosesnya akan berjalan sangat berbeda.

Komunikasi itu sendiri - baik bisnis maupun informal - sangat penting bagi manusia. Ini adalah kepentingan kami untuk membuat komunikasi ini terstruktur dan aman. Lagi pula, jika karyawan menutupi kurangnya komunikasi dengan "obrolan" tentang topik bisnis di situs web Odnoklassniki (dan kami tidak dapat melarang mereka mengunjungi jejaring sosial di luar jam kerja), maka ini adalah risiko besar kebocoran informasi komersial.

Anda tidak bisa menyelamatkan

Yakin akan pentingnya memperkenalkan portal perusahaan, sebelum mendatangi manajemen dengan proposal untuk mendanai proyek, kami memutuskan untuk menganalisis opsi yang ditawarkan pasar kepada kami. Ternyata ada tiga orang. Yang pertama adalah mengundang pengembang web untuk membangun shell yang dapat diterima dari awal; kemudian menyewa beberapa programmer untuk membuat bagian baru dari portal. Dalam hal ini, istilah untuk mengembangkan situs internal tidaklah pendek. Selain itu, peningkatan gaji, terutama selama krisis, merupakan upaya yang meragukan.

Opsi kedua adalah membeli platform di mana fondasi tertentu telah diletakkan untuk membuat portal perusahaan. Dalam praktik saya di salah satu organisasi, saya sudah harus menghadapi keputusan serupa: mereka memasang platform, manajemen memerlukan pelaporan melalui sumber daya ini, tetapi tidak populer karena tidak berorientasi sosial.

Ya, platform ini akan berfungsi (misalnya, dalam hal interaksi dengan berbagai aplikasi perkantoran), tetapi harus bekerja keras untuk menjadi portal perusahaan dengan "wajah manusia". Spesialis akan dibutuhkan - "profesional sempit", dan mereka akan terbakar di siang hari ... Mereka sendiri memahami hal ini, dan perusahaan dipaksa untuk membayar lebih. Biaya penerapan solusi semacam itu bisa sekitar 1,3 juta rubel.

Opsi ketiga adalah membeli solusi portal siap pakai berdasarkan jenis konstruktor dengan antarmuka intuitif yang memungkinkan Anda mengelola portal perusahaan tanpa pengetahuan khusus tentang pemrograman dan tata letak html. Pasang sendiri "konstruktor" ini (atau dengan bantuan dukungan teknis dari pemasok), integrasikan pengguna dan secara bertahap isi dan modernisasi solusi ini sesuai dengan ide dan kebutuhan Anda. Biaya biaya usaha seperti itu dari 35 ribu rubel. dan bergantung pada jumlah pengguna sumber daya.

Kami melakukan persis seperti ini - kami memilih solusi portal siap pakai yang dikembangkan berdasarkan teknologi web dari pemasok yang telah membuktikan dirinya di bidang ini.

Esensi teknis

Saya tidak akan membebani kolega saya dengan terminologi dan detail teknis. Saya hanya akan mengatakan bahwa "web-konstruktor" yang kami beli terdiri dari elemen yang dikenal oleh semua pengguna Internet - seperti penelusuran, tag, blog, layanan sosial, dll. Ini adalah alat yang sederhana dan familier untuk hampir semua orang, dan bagaimanapun juga, tidak akan ada yang pernah Tidak mengajari saya cara bekerja dengan jaringan pencarian atau jejaring sosial. Jadi ternyata prinsip yang sama dapat dengan mudah ditransfer ke lingkungan perusahaan, membantu bekerja dengan informasi - untuk mengumpulkannya, menerbitkannya, mencari, menggunakannya.

Secara umum, teknologi yang digunakan di Internet sekarang secara aktif menembus bidang manajemen personalia dan manajemen pengetahuan perusahaan. Omong-omong, di Barat arah ini bahkan telah menerima nama terpisah - Enterprise 2.0.

Pembenaran ekonomi

1. Menghemat waktu kerja:
   • biaya untuk menemukan informasi yang Anda butuhkan pada saat tertentu akan berkurang;
   • hilangnya informasi perusahaan diminimalkan;
   • proses bisnis perusahaan akan dipercepat secara signifikan;
   • masalah dengan komunikasi antar karyawan akan hilang;
   • staf baru akan beradaptasi lebih cepat.
2. Optimalisasi proses bisnis:
   • karyawan akan bekerja sama pada dokumen menggunakan sistem aliran dokumen;
   • perusahaan akan sangat menghemat kecepatan operasi;
   • komunikasi horizontal antar departemen akan menjadi jauh lebih efisien;
   • kebutuhan untuk perjalanan bisnis diminimalkan dengan struktur perusahaan yang tersebar secara geografis.
3. Meningkatkan kualitas keputusan manajemen:
   • dalam kelompok kerja dimungkinkan untuk membahas dan menyesuaikan rencana bersama;
   • hasil kerja karyawan dan departemen akan mendapatkan transparansi;
   • karyawan akan dapat menemukan solusi untuk masalah bisnis yang khas dalam basis pengetahuan perusahaan.
4. Meningkatkan efisiensi karyawan:
   • staf akan mengetahui apa yang terjadi di perusahaan dan divisi;
   • pengalaman kerja akan terakumulasi dalam basis pengetahuan perusahaan;
   • pengetahuan akan digunakan berulang kali dan ditransfer di dalam perusahaan;
   • kelompok kerja akan dapat bekerja sama dalam proyek dan dokumen;
   • personel akan terus dilatih dan menjalani pelatihan ulang profesional.
5. Memastikan kontrol dan pengelolaan:
   • proses kerja semua divisi perusahaan menjadi transparan;
   • korespondensi internal karyawan akan terkendali;
   • akses internet bisa dibatasi;
   • sistem pesan internal di portal akan menggantikan ICQ dan pesan instan lainnya;
   • pekerjaan dan ketidakhadiran karyawan dapat dikontrol;
   • umpan balik dari staf akan menjadi lebih cepat dan lebih efisien.
6. Efisiensi bisnis:
   • kualitas kerja dan layanan pelanggan perusahaan akan meningkat;
   • daya saing perusahaan di pasar akan meningkat;
   • citra perusahaan akan meningkat di mata karyawan, pelanggan, mitra, dan investor.

Sebagai sekutu dalam penerapan portal perusahaan di perusahaan, kami menarik pengembang produk yang dibeli, serta metode penghitungan efisiensi mereka.

Rekan-rekan kami beralasan seperti ini: portal perusahaan adalah solusi untuk menghemat sumber daya, untuk meningkatkan produktivitas karyawan. Bagaimana penghematan bisa diukur? Uang, tentu saja. Uang yang dihemat adalah uang yang diperoleh. Jika kita berbicara tentang pekerjaan karyawan, maka uang adalah waktu mereka. Ketika orang menghabiskan lebih sedikit waktu untuk mencari informasi yang mereka butuhkan untuk bekerja dan lebih banyak waktu untuk pekerjaan itu sendiri, perusahaan menang. Ketika setiap karyawan, dengan menggunakan kapabilitas portal, menghemat setidaknya 5 menit waktu sehari ... Hitung sendiri berapa biaya waktu kerja 5 menit, tergantung pada daftar gaji.

Bandingkan berapa biaya untuk menerapkan portal perusahaan dengan efek menghemat hanya 5 menit waktu kerja untuk semua karyawan per tahun dan Anda akan dapat menghitung profitabilitas dari penerapan solusi ini. Ini, tentu saja, bersifat kasuistis, tetapi Anda perlu berbicara dengan para pemimpin dan ekonom dalam bahasa fakta dan angka.

Di persimpangan profesi

Seberapa banyak manajer SDM perlu memahami masalah teknis? Jawaban saya adalah: itu perlu, setidaknya secara dangkal. Ini akan membantu untuk melewati kemungkinan hambatan baik dari layanan TI Anda sendiri maupun dari penyedia. Kita harus melawan "perdukunan" mereka. Bayangkan: seorang spesialis datang, "beats a tambourine", mengucapkan frasa yang lebih mengingatkan pada mantera dalam bahasa yang tidak dapat dipahami oleh petugas personalia, dan menuntut uang yang layak untuk ini berdasarkan prinsip - "tidak dapat dipahami berarti pandai, dan karenanya mahal."

Tidak, sayangku, semua cerdik itu sederhana. Penyedia yang menghargai diri sendiri sangat transparan. Selain itu, pengembang yang kompeten mencoba untuk menyederhanakan tugas untuk pengguna di masa mendatang sebanyak mungkin, dan terutama perusahaan profesional bahkan membuat laboratorium virtual yang memungkinkan mereka untuk "menyentuh" \u200b\u200bproduk mereka. Tapi kita perlu mengerti apa yang harus "disentuh", bukan?

Poin penting lainnya adalah sistem pembaruan. Jika Anda membeli produk dan diberi tahu bahwa segera setelah integrasi semua perbaikan dan pembaruan akan dibayarkan, maka lebih baik menolak produk semacam itu. Ini jelas akan memerlukan pengeluaran tambahan dan ketidakpuasan manajemen. Penyedia yang andal menyediakan pembaruan gratis untuk periode tertentu - biasanya satu tahun.

* * * Sedangkan untuk petugas personalia, maka untuk periode memperkenalkan portal perusahaan lebih baik baginya untuk melupakan kehidupan yang tenang (jika dia punya). Proses ini membutuhkan kesabaran, minat pada inovasi, kreativitas, dan kemauan untuk bekerja lembur. Omong-omong, sebagai gantinya Anda bisa memperoleh keterampilan baru yang berguna dan membangkitkan minat dalam pekerjaan.

Sekarang mari kita bicara tentang "penjejalan" dari jaringan perusahaan.

Baik untuk perusahaan yang jumlah karyawannya kecil. Saya pindah dari kantor ke kantor, mengumpulkan semua orang di pesta perusahaan, berjabat tangan dengan semua orang dan menyelesaikan semua masalah dalam komunikasi informal. Dan kapan jumlah karyawan melebihi seratus? Dan bukan rahasia lagi bagi siapa pun bahwa, selain untuk memenuhi tugas pekerjaan, komunikasi sangat penting bagi orang - baik informal maupun bisnis. Dan di situlah Intranet masuk.

Bagian dan fungsi portal perusahaan dapat digabungkan secara kondisional ke dalam blok berikut:

1. Pengenalan perusahaan:
   • informasi umum tentang perusahaan, sejarah, tujuan, nilai-nilai dan budaya perusahaan;
   • feed berita resmi (pesanan, pesanan, aturan);
   • kalender acara perusahaan;
   • laporan foto dan video tentang kegiatan perusahaan;
   • umpan berita industri penting;
   • lowongan internal perusahaan;
   • kontak dan detail untuk akses cepat.
2. Representasi karyawan perusahaan:
   • direktori terpadu dari karyawan perusahaan;
   • pencarian cepat untuk informasi tentang seorang karyawan (menurut abjad, struktur, parameter);
   • kartu karyawan yang dapat disesuaikan (foto, kontak, area aktivitas);
   • kontak cepat dengan seorang karyawan (obrolan web, email);
   • kontrol kehadiran seorang karyawan di portal;
   • informasi tentang ketidakhadiran karyawan, kalender absen;
   • daftar karyawan baru dan perubahan personel, Dewan Kehormatan, ulang tahun;
   • akun pribadi seorang karyawan dengan kemampuan tingkat lanjut (dokumen pribadi, materi foto dan video, blog, kalender pribadi, dll.).
3. Manajemen informasi perusahaan:
   • perpustakaan dokumen kantor dengan akses bersama dan kemampuan untuk bekerja melalui browser dan penjelajah;
   • bekerja dengan dokumen portal menggunakan Microsoft Office;
   • sistem manajemen dokumen untuk bahan portal;
   • kontrol versi dokumen portal;
   • diferensiasi akses ke dokumen;
   • pengelolaan materi multimedia (foto, video).
4. Pencarian perusahaan:
   • pencarian teks lengkap di semua informasi yang diposting di portal dalam bahasa Rusia dan Inggris;
   • cari berdasarkan tag dan tag cloud;
   • dukungan untuk morfologi Rusia dan Inggris;
   • pengindeksan instan dari dokumen yang diperbarui dan baru;
   • akuntansi untuk hak akses karyawan saat menampilkan hasil pencarian;
   • bahasa kueri penelusuran diperpanjang;
   • pencarian federasi: pengiriman berbagai jenis hasil pencarian per kueri (berita, karyawan, dokumen, dll.).
5. Kerja tim dan media sosial:
   • pembuatan kelompok kerja atau proyek untuk diskusi bersama dan solusi tugas produksi dan non-produksi;
   • menggunakan prinsip jaringan sosial dalam mengatur kolaborasi;
   • konfigurasi fleksibel dari fungsionalitas grup dan hak akses kepada mereka untuk berbagai grup karyawan;
   • kalender acara untuk grup dan anggotanya;
   • mengatur pertemuan kelompok;
   • diskusi masalah bisnis (forum, web messenger);
   • tugas dan tugas untuk anggota kelompok, perencanaan, pengendalian pelaksanaan;
   • laporan pelaksanaan tugas dari anggota kelompok;
   • pustaka dokumen untuk grup, kontrol versi dan perubahan, bekerja dengan pustaka dokumen grup melalui Windows Explorer dan aplikasi kantor;
   • bahan fotografi kelompok.
6. Proses bisnis:
   • aliran dokumen konten di portal;
   • formulir web yang dapat disesuaikan (membuat permintaan elektronik dengan bidang yang diperlukan), menugaskan karyawan yang bertanggung jawab untuk memproses;
   • otomatisasi aplikasi layanan dalam sistem Help Desk, kontrol jalannya aplikasi;
   • organisasi kelompok kerja (proyek) dengan menetapkan tugas dan memantau pelaksanaannya;
   • penyelenggaraan rapat, distribusi undangan dan mekanisme konfirmasi, laporan rapat;
   • memesan ruang rapat (dan ruang lainnya).
7. Komunikasi antar perusahaan:
   • pertukaran pesan instan dalam portal (analog dari ICQ);
   • kalender acara dari berbagai tingkat dengan kemungkinan integrasi timbal balik;
   • rapat / peringatan;
   • forum tematik terbuka dan tertutup;
   • galeri foto pribadi dan publik;
   • jajak pendapat dan kuesioner karyawan;
   • fitur interaktif: polling, laporan, RSS feed eksternal di portal;
   • sistem otomatis untuk menerima dan memproses permintaan dengan kemampuan untuk melihat status.
8. Pelatihan dan pengujian karyawan:
   • pembuatan kursus pelatihan dalam jumlah yang tidak terbatas;
   • pertanyaan setelah pelajaran, tes ujian diri;
   • log pengujian personel, dengan mempertimbangkan poin yang dicetak oleh pengguna saat lulus tes, daftar upaya;
   • penentuan hasil secara otomatis;
   • sistem distribusi hak akses yang fleksibel ke kursus pelatihan.

Biasanya, setiap karyawan tidak memerlukan semua ini sekaligus, oleh karena itu portal perusahaan kami berisi fungsi penyesuaian yang fleksibel - setiap pengguna dapat membuat desktopnya sendiri hanya dengan menyeret atau menyembunyikan blok informasi.

Jika perusahaan memiliki struktur yang terintegrasi secara vertikal, maka di portal Anda dapat membuat bagian untuk struktur organisasi atasan dan bawahan dan membatasi akses setiap struktur ke bagian portal. Anda dapat menemukan sistem pelaporan di portal, memperbaiki waktu dan kualitas pelaporan. Petugas personalia yang mengajukan gagasan semacam itu tidak akan menerima harga.

Agar portal berfungsi normal, perlu dilakukan tindakan untuk memastikan keamanan dan perlindungan saluran akses ke sumber informasi ini. Jika HR tidak memperkirakan hal ini, maka mereka akan mendapat tentangan dari layanan keamanan, dan jika tidak ada, maka mereka berisiko merugikan perusahaan mereka. Oleh karena itu, jika penyedia eksternal terlibat dalam pelaksanaan proyek ini, untuk menerima dukungan teknis jarak jauh, bersamaan dengan penandatanganan kontrak, Anda harus menandatangani perjanjian atau komitmen untuk tidak mengungkapkan data pribadi dan informasi yang diposting di portal Anda.

Setelah persetujuan proyek ini, alokasi dana dan akuisisi semua komponen yang diperlukan, kami memasang sumber daya ini di server, dan pekerjaan selanjutnya dibagi menjadi beberapa tahap.

Pada tahap pertama, struktur selesai yang diusulkan oleh pengembang dimodernisasi oleh kami menggunakan konstruktor yang dibangun ke dalam sistem dan diisi dengan konten. Setelah itu, pengguna dari organisasi induk diintegrasikan ke dalam sistem portal.

Pada tahap selanjutnya, portal perusahaan bekerja dalam mode pengujian. Selama uji coba operasional, fungsi portal disesuaikan dengan kebutuhan divisi struktural perusahaan dalam mengoptimalkan proses bisnis. Dengan partisipasi seorang spesialis TI, portal ini dilengkapi dengan peluang dan solusi baru.

Tahap ketiga menghubungkan pengguna jarak jauh dari kantor cabang. Oleh karena itu, kami ingin secara bertahap membentuk pada semua karyawan persepsi holistik tentang proses bisnis yang sedang berlangsung dan meningkatkan rasa keterlibatan setiap karyawan dalam tugas yang dilaksanakan oleh perusahaan.

Bahkan, kini sedang dibuat virtual office perusahaan, dimana karyawan bisa mendapatkan dari mana saja dan kapan saja.

Apakah Anda selalu terlambat? Kami akan tunjukkan! ..

Jika seseorang berpikir bahwa itu cukup untuk mendapatkan peralatan, menerapkan sistem halaman, fungsi dan layanan di atasnya dan semuanya akan berbalik, berbalik, semua orang akan menjadi pemilik alat yang bahagia dari departemen SDM, maka dia salah.

Selain berbagai masalah teknis, kesulitan yang terkait dengan perubahan budaya internal perusahaan juga dimungkinkan. Seperti inovasi lainnya, portal membutuhkan adaptasi dari persepsi karyawan dengan penggunaan kemampuannya di tempat kerja. Setiap orang lebih terbiasa bekerja "seperti sebelumnya", dan akan membutuhkan waktu bagi semakin banyak karyawan untuk memahami manfaat dari sistem yang diterapkan.

Karena proses perubahan budaya perusahaan merupakan hal yang agak panjang, bahkan saat ini kami berusaha menggunakan segala bentuk dan metode untuk “menanamkan” portal tersebut ke dalam kehidupan perusahaan. Kami menghindari metode "di luar kendali", tetapi melengkapi sumber daya ini dengan layanan yang nyaman dan secara bertahap mengintegrasikan penggunaan portal ke dalam aturan dan regulasi. Misalnya, belum lama ini kami mengirim pesan dari portal ke semua karyawan: “Apakah Anda selalu terlambat? Kami akan tunjukkan! .. ". Laporan mencatat lonjakan kunjungan. Karyawan bergegas untuk melihat - apakah tindakan hukuman diberlakukan karena terlambat bekerja? Mengikuti tautan tersebut, mereka menemukan berita bahwa layanan baru telah ditambahkan ke portal perusahaan - rute transportasi kota, yang akan menunjukkan kepada mereka cara pergi dari titik A ke titik B dengan lebih cepat.

Kami sampai pada kesimpulan (tidak peduli betapa kami membenci kami) bahwa karyawan akan lebih bersedia untuk pergi ke portal perusahaan untuk mempelajari menu di kantin daripada "presentasi tugas-tugas strategis yang diekstrapolasi dengan latar belakang konvergensi basis ekonomi, dan analisis fokus cluster dari simbol eksistensial ekonomi modern" , mis. Karyawan adalah orang, dan orang menginginkan pengakuan. Oleh karena itu, kami mengadakan kesempatan untuk memberi tahu mereka yang menginginkan tentang hobi mereka, memberikan kesempatan kepada semua orang untuk mengungkapkan “opini resmi” mereka tentang sejumlah masalah, dan memasang Dewan Kehormatan dengan foto-foto.

Secara bertahap, bersama dengan semua atribut eksternal ini, portal diisi dengan komponen yang jauh lebih penting untuk pengembangan bisnis. Mitra kami sudah tertarik dengan solusi ini - mereka menarik kami untuk bertukar pengalaman untuk memperkenalkan alat yang sama.

• Budaya perusahaan

Kata kunci:

1 -1

Portal informasi perusahaan (Portal Informasi Perusahaan, EIP) - Juga dikenal sebagai portal perusahaan. Sistem informasi otomatis yang menyediakan layanan yang diperlukan karyawan secara seragam. Portal perusahaan memiliki akses terbatas untuk karyawan dan (jika diinginkan oleh perusahaan itu sendiri) akses gratis untuk semua orang. Bagaimanapun, sistem EIP menyediakan akses aman ke satu sumber daya (paling sering melalui antarmuka web), dan secara umum portal perusahaan adalah sarana untuk mengumpulkan dan mempersonalisasi informasi.

Definisi pertama dari istilah tersebut secara jelas berbicara tentang tujuan portal pertama: “Portal Informasi Perusahaan (EIP) adalah aplikasi yang memungkinkan perusahaan untuk mengungkapkan informasi yang disimpan di dalam dan di luar organisasi, dan menyediakan setiap pengguna dengan satu titik akses ke tujuan yang dimaksud. informasi yang diperlukan untuk membuat keputusan manajemen yang terinformasi ”(Christopher C. Shilakes dan Julie Tylman,“ Portal Informasi Perusahaan ”, November 1998).

Portal periode pertama digunakan sebagai alat untuk mempublikasikan informasi dari manajemen kepada karyawan perusahaan. Mereka adalah situs dengan informasi tentang perusahaan, di salah satu halamannya terdapat forum internal sederhana yang dapat diatur. Di portal seseorang bisa mendapatkan informasi tentang perubahan organisasi terbaru di perusahaan, membaca berita. Selain itu, portal berfungsi sebagai tempat penyimpanan file sederhana.

Dengan perkembangan teknologi, fungsi portal semakin berkembang. Mulai tahun 2000, karyawan perusahaan mulai menggunakan portal untuk mencari informasi yang diperlukan, untuk mendapatkan jawaban atas pertanyaan mereka. Teknologi portal telah dikembangkan untuk menyusun dan mengklasifikasikan data, meningkatkan kecepatan dan efisiensi dalam menemukan informasi yang diperlukan, serta menyediakan format yang diperlukan untuk menyajikan hasil. Pada periode ini portal perusahaan mulai berfungsi sebagai basis pengetahuan di berbagai bidang studi yang terkait dengan aktivitas perusahaan.

Definisi Gartner

EIP: Seleksi dan Implementasi

Produsen dan solusi portal perusahaan

Pabrikan	Nama Produk	Teknologi	Lisensi	API Portal	Russified
Apache Software Foundation (ASF)	Jetspeed 2.1.3	J2EE	Lisensi Apache v2.0	JSR-168	Tidak diketahui
ATG	Portal ATG	J2EE	sebuah iklan	JSR-168	Tidak diketahui
Backbase	Portal kaya	RIA, J2EE, .NET	sebuah iklan	Arsitektur Berorientasi Web	Tidak diketahui
Broadvision	Broadvision Portal 8.0	J2EE	sebuah iklan	Tidak diketahui	Tidak diketahui
eXo Platform SAS	eXo Portal 2.5.0 Memperbarui	J2EE	Lisensi Publik Umum Affero	JSR-286	Tidak diketahui
Kasihan	Fasih Enterprise Portal 2.0	J2EE	sebuah iklan	JSR-286	Tidak diketahui
IBM	Server Portal WebSphere 6.1	J2EE	sebuah iklan	JSR-286	Iya

Banyak perusahaan besar memiliki sendiri portal perusahaan... Ini tidak berarti situs web resmi yang dibuat untuk berkomunikasi dengan klien dan mitra, tetapi situs web internal perusahaan yang ditujukan khusus untuk karyawannya. Apakah itu kemewahan atau kebutuhan nyata?

Untuk memulainya, portal perusahaan bukanlah situs web, meskipun terlihat seperti itu. Fungsi portal perusahaan lebih luas daripada fungsi situs web pada umumnya... Portal semacam itu adalah antarmuka web yang menggabungkan fungsi sumber informasi, jaringan sosial, dan penyimpanan dokumen dan file lainnya. Biasanya, portal perusahaan hanya dapat diakses di jaringan internal organisasi (intranet) - seseorang "dari luar" tidak akan memasukinya.

Mengapa perusahaan membutuhkan portal perusahaan? Pertama dia menyediakan komunikasi antara berbagai departemen dan divisi perusahaan, mengurangi waktu untuk mentransfer informasi penting. Hal ini terutama berlaku untuk bank dan organisasi lain yang memiliki banyak divisi (di kota yang sama atau di kota yang berbeda). Alih-alih memberi tahu setiap cabang tentang inovasi, Anda dapat memposting informasi di portal perusahaan sehingga semua orang menerimanya tepat waktu.

Kedua, portal perusahaan memastikan komunikasi yang efektif dari karyawan... Ini sangat penting saat mengerjakan proyek bersama. Seperti pada kasus sebelumnya, setiap karyawan dapat mengirimkan informasi yang diperlukan kepada penerima secepat mungkin. Staf memiliki akses mudah ke data yang mereka butuhkan. Selain itu, jaringan sosial yang terintegrasi ke dalam portal menutupi kurangnya komunikasi antar karyawan - lebih baik membiarkan mereka berkomunikasi di portal tentang masalah pekerjaan daripada duduk di Odnoklassniki.

Ketiga, portal perusahaan memfasilitasi aliran dokumen dan pelaporan... Hosting file bersama memungkinkan Anda untuk mengunggah dokumen yang diperlukan langsung ke portal. Ini membuatnya lebih mudah untuk menulis dokumen bersama. Plus, mencadangkan materi pekerjaan Anda tidak ada salahnya.

Portal perusahaan juga dapat digunakan untuk melatih dan menyesuaikan personel baru, memperkuat hubungan horizontal antar departemen, dan mengurangi kebutuhan perjalanan bisnis. Proses kerja di organisasi akan menjadi lebih transparan... Hal ini diperlukan baik bagi karyawan (kesadaran akan kekhususan aktivitas perusahaan merupakan komponen penting dari motivasi) dan manajemen (lebih mudah untuk mengontrol proses kerja karyawan).

Tentu saja, portal perusahaan memiliki kekurangan. Pengembangan, penyesuaian dan dukungan serta administrasi portal harus dilakukan oleh spesialis berkualifikasi yang perlu dibayar. Selain itu, waktu dan uang yang dihabiskan untuk melatih karyawan menggunakan portal.

Mungkin juga kebocoran data perusahaan kepada pesaing dalam kasus peretasan portal. Kadang-kadang pesaing bahkan tidak harus menggunakan jasa seorang hacker - hanya satu karyawan yang tidak bermoral yang siap untuk "membocorkan" informasi internal kepada pesaing dengan bayaran tertentu sudah cukup. Jadi, sangat penting untuk memastikan keamanan maksimum portal - dan ini, sekali lagi, adalah biaya.

Ada beberapa pendekatan untuk membuat portal perusahaan. Bisa dipesan pengembangan portal dari awal, maka itu akan memenuhi kebutuhan pribadi Anda sebanyak mungkin. Tetapi pengembangan seperti itu tidak murah, membutuhkan banyak waktu, ditambah lagi Anda harus membayar pengembang untuk dukungan berkelanjutan. Bisa beli platform yang sudah jadi, yang harus dimodifikasi agar sesuai dengan kebutuhan Anda - tetapi untuk ini, kemungkinan besar, Anda memerlukan spesialis yang sangat terspesialisasi.

Karena itu, kebanyakan perusahaan lebih suka beli solusi siap pakai berdasarkan sistem manajemen konten (CMS)... Sistem semacam itu memiliki antarmuka yang intuitif, sehingga setelah instalasi dan konfigurasi sistem oleh spesialis, hampir semua karyawan dapat mengelola portal perusahaan. Dia tidak membutuhkan pengetahuan tentang pemrograman atau tata letak HTML. Tetapi ini tidak berarti bahwa portal dapat dibiarkan tanpa dukungan teknis - hanya akan mengurangi biaya dalam kasus ini.

Portal perusahaan adalah sistem komunikasi intracorporate yang efektifyang memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan proses bisnis di perusahaan besar dengan banyak karyawan, departemen, dan cabang. Tetapi jika Anda memiliki perusahaan kecil, yang seluruh stafnya berlokasi di dua kantor, portal seperti itu tidak mungkin berguna bagi Anda - permainan tidak akan sepadan dengan lilinnya.

Portal perusahaan adalah sistem otomatis untuk mengelola sumber daya informasi internal suatu organisasi, serta untuk pekerjaan kolektif pada proyek, tugas, dokumen, dan komunikasi antara karyawan dan klien perusahaan.

Portal perusahaan dapat diinstal di server perusahaan dan di cloud. Karena portal perusahaan adalah satu sumber daya untuk mengumpulkan dan bekerja dengan informasi, itu dapat dengan aman disebut jaringan sosial perusahaan internal dengan semua rangkaian fungsi yang melekat.

Fungsi utama portal perusahaan

Portal perusahaan telah tersebar luas karena rangkaian fungsinya yang kaya mencakup hampir semua area yang diperlukan untuk kolaborasi antara karyawan suatu organisasi. Pertama-tama, ini adalah:

• Komunikasi internal dan eksternal

Portal memungkinkan kami untuk mempercepat proses komunikasi antara karyawan dan pelanggan berkat pengirim pesan instan dan alat lain yang kami kenal dari jejaring sosial yang akrab bagi kami. Seperti live feed, alert, dll. Kemampuan untuk membuat berbagai obrolan bisnis untuk lini bisnis atau proyek mempercepat proses komunikasi dan membuat keputusan yang diperlukan. Banyak portal memungkinkan Anda melakukan panggilan telepon ke kolega yang tidak online. Juga, portal perusahaan modern memungkinkan komunikasi dalam kelompok kerja dan dengan klien perusahaan tentang proyek yang sedang berlangsung dan memecahkan masalah saat ini.

• Tugas dan manajemen proyek

Tugas dan proyek merupakan bagian integral dari alur kerja organisasi mana pun. Di portal perusahaan, sebagai aturan, ada berbagai alat yang nyaman untuk bekerja dengannya. Mulai dari pengaturan tugas, pengelolaan tanggal kalender, mekanisme pendelegasian, checklist, template siap pakai, diakhiri dengan berbagai konstruktor dan filter. Semua ini memungkinkan Anda untuk mengontrol pelaksanaan tugas yang diberikan tepat waktu dan mengevaluasi pekerjaan karyawan, menerima laporan yang relevan dari mereka.

• Berkolaborasi pada dokumen

Fungsionalitas dari banyak portal perusahaan membuatnya sangat nyaman untuk bekerja dengan dokumen. Buat, edit, simpan, sesuaikan tingkat akses ke dokumen, dll. Pada saat yang sama, sangat sering, untuk bekerja dengan dokumen, Anda tidak perlu mengunduhnya ke komputer Anda, dan setelah selesai, unggah kembali versi yang diperbarui. Layanan online pihak ketiga seperti Google Docs dan MS Office memungkinkan Anda untuk bekerja dengan dokumen secara langsung di portal. Portal perusahaan memungkinkan Anda berbagi dokumen dengan kolega dengan mudah, membuat tautan eksternal ke dokumen, baik untuk diakses oleh kolega dan klien.

• Perencanaan dan pencatatan jam kerja

Kinerja organisasi sangat bergantung pada disiplin kerja. Dengan bantuan portal perusahaan, Anda dapat melacak jam kerja karyawan. Mereka akan menandai awal dan akhir hari kerja, serta semua jenis istirahat, absen, perjalanan bisnis, dll. Semua informasi ini akan membantu Anda mengoptimalkan waktu yang dihabiskan untuk proyek dan tugas. Banyak portal berisi seperangkat alat rapat yang bagus. Distribusi massal undangan, penjadwalan rapat di kalender, serta memberi tahu semua peserta dan hasil serta tugas rapat.

• CRM:Pelanggan dan penjualan

Banyak portal perusahaan menawarkan fungsionalitas CRM yang memungkinkan Anda memelihara database kontak pelanggan dan mitra yang bekerja dengan Anda. Kemampuan untuk merekam semua panggilan dan surat tidak akan memungkinkan Anda melewatkan momen terpenting, dan saluran penjualan akan membantu Anda melacak keefektifan departemen penjualan.

• SDM:Manajemen Personalia

Portal perusahaan memudahkan untuk mewakili dan mengelola struktur perusahaan. Semua informasi penting tentang karyawan, seperti nomor kontak, nomor ekstensi, email, dan sebagainya, akan selalu tersedia. Mudah untuk melihat siapa yang sedang bekerja, siapa yang tidak hadir, siapa yang sedang dalam perjalanan bisnis dan siapa yang untuk sementara menggantikan siapa, dan siapa yang berulang tahun.

• Otomatisasi proses bisnis

Tidak ada yang bisa mempercepat pekerjaan perusahaan dan tidak menghemat waktu, karena dilakukan oleh proses bisnis otomatis. Portal perusahaan menawarkan untuk mengotomatiskan proses bisnis utama perusahaan. Operasi rutin seperti perjalanan bisnis, liburan, persetujuan dan pembayaran tagihan dapat diselesaikan berkali-kali lebih cepat.

Siapa yang membutuhkan portal perusahaan dan mengapa?

Portal perusahaan, pertama-tama, merupakan alat yang sangat nyaman bagi perusahaan dengan banyak karyawan atau struktur cabang yang jauh. Saat orang tidak berada di kantor yang sama atau karena sifat pekerjaannya, mereka sering berpindah-pindah. Portal perusahaan dapat berfungsi sebagai tempat kerja seluler bagi mereka. Tetapi untuk perusahaan dengan staf tetap dan satu lokasi, portal perusahaan akan sangat berguna karena alasan berikut:

1. Menghemat waktu kerja

Temukan dan proses informasi yang Anda butuhkan dengan lebih cepat. Berkomunikasi lebih efektif dengan rekan kerja dan mempercepat penyelesaian tugas.

1. Meningkatkan kinerja karyawan

Dengan bantuan portal perusahaan, setiap orang akan selalu sadar akan apa yang perlu mereka lakukan dan dalam kerangka waktu apa. Kelompok kerja akan memungkinkan untuk melakukan ini dengan lebih efisien, dan semua pengetahuan yang terkumpul akan diakumulasikan dan ditransfer di dalam perusahaan.

1. Sederhanakan proses bisnis

Biarkan dokumen dan informasi Anda benar-benar beredar di sekitar organisasi Anda, dan tidak menjelajah dari satu kantor ke kantor lainnya.

1. Dapatkan kendali dan pengelolaan

Anda selalu dapat mengetahui siapa, di mana, apa yang sedang dikerjakan, dan untuk berapa lama. Umpan balik dari karyawan akan menjadi lebih cepat dan lebih efisien.

1. Meningkatkan kualitas keputusan manajemen dan efisiensi bisnis

Melaporkan fakta penyelesaian tugas, dan analisis beban kerja karyawan akan membantu Anda membuat keputusan yang lebih baik. Hasilnya, kualitas kerja perusahaan dan daya saingnya akan meningkat.

Seleksi dan implementasi portal perusahaan

Saat ini, mungkin ada tiga opsi untuk dipilih:

1. Membeli solusi kotak yang sudah jadi
2. Portal perusahaan sebagai solusi cloud
3. Pengembangan portal dari awal (solusi khusus)

Masing-masing opsi memiliki kelebihan dan kekurangannya sendiri, sehingga keputusan akhir bergantung pada ukuran organisasi, tugas, dan tujuan implementasinya.

Mencari alat untuk membantu tim Anda bekerja secara efektif?

Kirim permintaan untuk konsultasi gratis

Namamu*
Nomor telepon Anda*
Nama Perusahaan*
Bidang kegiatan * --- Teknologi informasi Layanan perbankan dan keuangan Layanan rumah tangga, perbaikan (layanan) Peralatan Komputer Hewan Peliharaan Konsultasi Internet Kecantikan, kesehatan Furnitur, perlengkapan Organisasi nirlaba Pendidikan Katering publik Manufaktur Hiburan, rekreasi, olahraga Pertanian Media massa Asuransi Konstruksi Telekomunikasi dan komunikasi Perdagangan Layanan transportasi dan pengiriman Pariwisata Layanan Bisnis Layanan Hukum Lainnya
Posisi kamu*

Segala sesuatu

Tujuan dan definisi Portal Perusahaan

Artikel "Sejarah portal perusahaan dan definisi sejarah" memberikan sejumlah definisi yang berbeda dari portal perusahaan. Tetapi untuk penyajian materi yang sistematis tentang topik portal, perlu untuk mengikuti hanya satu definisi

Karena jumlah definisi yang besar, begitu pula jumlah varietas portal perusahaan yang diketahui. Kami mencatat dua jenis klasifikasi yang terkenal.

1. Berdasarkan fungsi.

• EIP (Enterprise Information Portal) - Portal informasi perusahaan
  Memberikan akses yang dipersonalisasi ke sumber informasi internal dan eksternal perusahaan.
• EEP - (Enterprise Expertise Portals) - Portal pakar perusahaan , menyediakan koneksi ke pakar (komunikasi antar pengguna) berdasarkan pengetahuan (kemampuan) mereka
• EAP (Enterprise Application Portal) - Portal aplikasi perusahaan
  Sebuah portal yang menyediakan pengguna dengan berbagai aplikasi korporat perusahaan.
• ECP (Enterprise Collaboration Portal) - Portal kolaborasi perusahaan ... Portal yang menyediakan informasi dan aplikasi dan memungkinkan tim karyawan untuk bekerja sama.
• EKP (Enterprise Knowledge Portal) - Portal perusahaan untuk manajemen pengetahuan
  Portal terintegrasi yang dirancang untuk memastikan kerjasama tim dengan dukungan informasi yang maksimal dan akumulasi pengetahuan dalam bentuk informasi perusahaan.

Tiga jenis portal pertama dirancang untuk pekerjaan individu dan menyediakan pengguna dengan informasi yang dia butuhkan, aplikasi, pendapat ahli dari spesialis (yang dapat dia temukan dan yang dapat dihubungkan dengan pengguna menggunakan portal). Terkadang mereka semua bersatu di bawah nama umum "Portal Informasi Perusahaan".

Dua jenis portal kedua adalah portal kolaborasi (otomatisasi proses bisnis). Mereka memungkinkan Anda untuk melakukan siklus kerja tertentu sesuai dengan algoritma proses bisnis, secara otomatis mentransfer hasil antara sepanjang rantai ke pengguna lain, melacak dan mengoordinasikan kemajuan pekerjaan. Pada saat yang sama, pengguna memiliki dukungan informasi maksimum, dan perusahaan mengumpulkan informasi perusahaan, mengubahnya menjadi modalnya.

2. Dengan perjanjian.

• B2C (Bisnis-ke-Konsumen) -Sistem e-niaga otomatis, di mana badan hukum (perusahaan, organisasi) bertindak sebagai penjual, dan individu sebagai pembeli.
• B2B (Bisnis-ke-Bisnis) -Sistem e-niaga otomatis, di mana badan hukum (perusahaan, organisasi) bertindak sebagai subjek proses jual beli.
• B2E (Bisnis-ke-Karyawan) -Sistem perusahaan internal untuk mengatur pekerjaan personel perusahaan, struktur atau divisi individu.

Portal perusahaan B2C, B2B, B2E termasuk portal perusahaan EAP, EIP, EKP,namun, atas dasar yang terakhir ini, sistem lain yang sangat berbeda dapat dibangun.

Berdasarkan penjelasan di atas, portal perusahaan dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas utama berikut ini:

1. Pembuatan basis informasi perusahaan dengan sistem klasifikasi dan ekstraksi informasi.
2. Memberikan akses real-time yang dipersonalisasi (browser biasa yang tidak memerlukan perangkat lunak klien khusus) terpadu ke informasi dan aplikasi perusahaan untuk karyawan perusahaan, serta pelanggan resmi, pemasok, dan mitra perusahaan, di mana pun lokasinya.
3. Memberikan kerja tim secara real time untuk karyawan perusahaan, serta pelanggan resmi, pemasok, dan mitra perusahaan, di mana pun lokasinya.

Poin pertama memecahkan masalah memasukkan, menyimpan, dan mengambil informasi. Di banyak perusahaan, jumlah lemari dan folder dengan berbagai informasi yang tersebar di berbagai departemen melebihi batas ketika secara umum dimungkinkan untuk menemukan informasi yang diperlukan dalam waktu yang ditentukan (dan terletak di salah satu folder dari salah satu lemari di salah satu departemen). Dan lebih buruk lagi, ketika Anda dapat menemukan informasi usang yang tidak relevan, anggaplah itu relevan dan gunakan dalam membuat keputusan.

Poin kedua memecahkan masalah akses ke informasi, akses yang tidak bergantung pada wilayah dan waktu, tetapi sangat dipersonalisasi. Setiap pengguna hanya dapat melihat dan menerima informasi yang telah diberikan akses kepadanya.

Poin ketiga memecahkan masalah kolaborasi, tugas-tugas yang tidak dapat diselesaikan oleh sistem perusahaan tradisional tanpa menggunakan teknologi Internet, mis. tanpa menggunakan portal perusahaan. Portal perusahaan ini dapat digunakan sebagai subsistem terpisah dari sistem perusahaan, dan sebagai aplikasi yang berdiri sendiri.

Satu-satunya batasan portal perusahaan adalah ketersediaan akses Internet, tetapi Internet seluler dan Internet satelit secara praktis menghapus semua batasan teritorial. Selain itu, portal informasi perusahaan merupakan solusi lintas platform yang juga tidak bergantung pada peralatan dan aplikasi.

Definisi di atas dan masalah yang mengikutinya praktis tidak memiliki batasan. Memang, pada prinsipnya, berdasarkan peramban terpadu, Anda dapat membuat sistem informasi perusahaan untuk perusahaan dalam berbagai ukuran. Dan, mungkin, itu akan terjadi jika teknologi Internet muncul dua puluh tahun sebelumnya.

Berdasarkan semua definisi yang diketahui, jenis portal dan tugas yang diajukan kepadanya, kami akan memberikan definisi umum dan singkat berikut ini.

Portal perusahaan adalah web- portal perusahaan yang berisi informasi dan layanan perusahaan, dan menyediakan akses yang dipersonalisasi kepada mereka untuk karyawan perusahaan dan pengguna resmi lainnya.

Faktanya, definisi ini menetapkan hanya dua kriteria wajib yang dengannya aplikasi dapat diklasifikasikan sebagai portal perusahaan:

1. Web-antarmuka
2. Akses yang dipersonalisasi

Dalam semua hal lainnya, kebebasan penuh disediakan, yang menjelaskan variasi jenis dan skala portal perusahaan.

Selain artikel ini, Anda dapat melihat topik bagian saat ini:
6 artikel di bagian "Ensiklopedia"
di bagian "Artikel".
di bagian "Sejarah".
__________________