Penerapan sistem manajemen dokumen. Penerapan manajemen dokumen elektronik di perusahaan
Badan Federal untuk Pendidikan
GOU VPO "Universitas Kemanusiaan Negeri Nizhnevartovsk"
Fakultas Ilmu Budaya
Jurusan Manajemen
Departemen Dokumentasi dan Sejarah Umum
pengenalan manajemen dokumen elektronik
di perusahaan modern
(Pekerjaan kursus)
Mahasiswa tahun IV
departemen siang hari
Curiy Natalia Romanovna
pengawas
L.A. Yakubova,
dosen senior,
calon Ilmu Sejarah
Nizhnevartovsk
Pengantar ... ................................................ .................................................. ...... 3
Bab 1. Kerangka regulasi pelaksanaan pengelolaan dokumen elektronik ………………………………………………………………… ..7
Bab 2. Tahapan Pelaksanaan Pengelolaan Dokumen Elektronik… .. …………… .18
Bab 3. Evaluasi efektivitas pelaksanaan elektronik
arus dokumen ……………………………………………………….… ..28
Kesimpulan ………………………………………………………………………… 40
Daftar sumber dan literatur yang digunakan …………………………… ... 45
pengantar
Dalam organisasi modern, terdapat pertukaran informasi yang luas: dengan mitra bisnis, badan pemerintah, dengan divisi teritorialnya. Sebagian besar informasi dikirimkan dalam bentuk dokumen kertas. Dalam beberapa tahun terakhir, terjadi peningkatan volume informasi yang signifikan melalui saluran elektronik, termasuk dokumen elektronik.
Topik kerja kursus ini relevan, pertama-tama, oleh fakta bahwa bahkan alur kerja (kertas) tradisional tidak terpikirkan tanpa otomatisasi dan penggunaan dokumen elektronik. Tugas utama hari ini adalah transisi dari bentuk diskrit pengelolaan dokumen elektronik ke teknologi informasi yang holistik, terintegrasi, dan berkelanjutan.
Ketika kita berbicara tentang dokumen elektronik, perlu selalu diingat bahwa dokumen ini melewati semua tahapan siklus hidupnya dalam bentuk digital elektronik. Dengan kata lain, kami membuat dokumen semacam itu, mengirimkannya dalam ruang dan waktu, menyimpan atau menghancurkan hanya dalam bentuk digital.
Meskipun tingkat perkembangan teknologi informasi yang tinggi, dokumen elektronik masih sedikit digunakan dalam pengelolaan. Selain alasan umum (teknis, teknologi, dll.), Penggunaan dokumentasi elektronik yang tidak mencukupi di Rusia diperburuk oleh sejumlah faktor yang menimbulkan hambatan bagi pengenalan luas dan penggunaan dokumen elektronik secara efektif dalam organisasi.
Faktor negatif tersebut meliputi:
kerangka hukum regulasi yang tidak sempurna yang tidak selalu memperhitungkan kemampuan teknologi informasi modern;
perkembangan teknologi informasi yang tidak memadai di bidang manajemen;
keengganan banyak organisasi untuk menerapkan teknologi manajemen yang efektif;
kurangnya infrastruktur informasi yang tidak terpisahkan di negara ini dan dukungan informasi yang efektif untuk pasar barang dan jasa;
tingkat pelatihan yang tidak memadai dalam penggunaan teknologi informasi.
Namun demikian, proses informatisasi secara aktif berlangsung di semua tingkat manajemen, banyak kegiatan yang ditujukan untuk pengembangan teknologi informasi sedang dilaksanakan atau direncanakan untuk diterapkan dalam kerangka program federal, regional dan departemen.
Tujuan dari kerja kursus ini adalah untuk mempelajari implementasi manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern.
Untuk mencapai tujuan ini, diusulkan untuk menyelesaikan sejumlah tugas:
Mempelajari kerangka peraturan untuk penerapan manajemen dokumen elektronik;
Mempertimbangkan tahapan pelaksanaan pengelolaan dokumen elektronik;
Menganalisis penilaian efektivitas pengelolaan dokumen elektronik.
Topik ini belum sepenuhnya dianalisis dalam literatur.
Rekan peneliti dari lembaga pendidikan prasekolah VNIIDAD T.R. Beloy mempertimbangkan masalah organisasi dalam merancang sistem pendidikan prasekolah otomatis, tahapan dan tahapan pembuatan ASDOU, persyaratan utama kerangka acuan untuk desain pembangkit listrik tenaga nuklir dan untuk dokumentasi penerimaan pembangkit listrik tenaga nuklir.
YM Kukarina mencirikan secara rinci kerangka peraturan yang mempengaruhi pembentukan konsep "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik". Penulis memeriksa dokumen peraturan dan metodologi pertama pada dokumen elektronik, GOSTs 1994 tentang tanda tangan digital elektronik, dokumen elektronik dalam tindakan legislatif dan Undang-Undang Federal tentang Tanda Tangan Digital Elektronik.
P. Moskovaya mengungkapkan keuntungan dari manajemen dokumen elektronik. Penulis A.V. Bad'ina mencatat kekhasan otomatisasi aliran dokumen perusahaan Rusia, menunjukkan cara paling khas untuk menerapkan proses ini dan prospek pengembangan pasar EDMS.
V.E. Balasanyan menekankan kebutuhan organisasi dalam otomatisasi pekerjaan dengan dokumen dan memeriksa persyaratan untuk sistem otomasi proses kantor.
Penulis S.L. Kuznetsov membahas pengembangan sistem registrasi dokumen otomatis. Sejumlah masalah yang terkait dengan penerapan lembaga pendidikan prasekolah otomatis teridentifikasi. Perhatian diarahkan pada partisipasi wajib lembaga pendidikan prasekolah dalam penerapan teknologi komputer, pentingnya spesifikasi teknis dan pengembangan undang-undang nasional dan peraturan-metodologis tentang otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah.
ES Istomina menganalisis tanda tangan digital elektronik sebagai persyaratan dokumen elektronik, dasar-dasar dan prinsip penggunaan EDS dalam sistem manajemen dokumen elektronik. Dan juga dipertimbangkan masalah yang timbul dari penggunaan tanda tangan digital dan cara mengatasinya.
Informasi tentang sistem manajemen dokumen elektronik sangat rinci dan dapat diakses di situs Sistem Pendukung Keputusan, yang sering diperbarui, artikel menarik dan berguna tentang sistem manajemen dokumen elektronik diterbitkan. Perlu juga dicatat situs perusahaan Cognitive Technologies, yang merupakan otoritas yang diakui dalam pengembangan teknologi komputer modern, profesionalisme yang tinggi diakui di seluruh dunia.
Selain itu, masalah yang terkait dengan manajemen dokumen elektronik diangkat oleh sejumlah dokumen peraturan.
Undang-undang Federal No. 1-FZ tanggal 10 Januari 2002 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" memungkinkan di tingkat legislatif untuk mendefinisikan konsep-konsep dasar seperti "dokumen elektronik" dan "tanda tangan digital elektronik", memberi mereka kekuatan hukum yang sesuai, serta untuk menentukan poin-poin umum penerapan dalam prakteknya, teknologi yang dipilih dari penandatanganan dokumen elektronik.
Klausul 3 dari Pasal 11 Undang-Undang Federal No. 149-FZ tanggal 27 Juli 2006 "Tentang Informasi, Teknologi Informasi, dan Perlindungan Informasi" menyatakan bahwa pesan elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik dikenali sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan.
Rekomendasi metodologis untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal yang dikembangkan sesuai dengan paragraf 4 Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 Juni 2009 No. 477 "Dengan persetujuan Aturan kerja kantor di badan eksekutif federal" menetapkan prosedur untuk membuat, menerima, memproses, menyimpan dan penggunaan dokumen elektronik dalam konteks sistem manajemen dokumen elektronik departemen, serta prosedur pengiriman, penerimaan, dan pendaftaran pesan elektronik.
Dorongan tambahan untuk pengembangan teknologi informasi dan konversi dokumentasi menjadi bentuk elektronik di negara kita diberikan oleh program target federal "Electronic Russia for 2002-2010".
Dengan demikian, kami dapat menyimpulkan bahwa penulis berbagai artikel mempertimbangkan banyak aspek masalah pengenalan manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Beberapa dari mereka fokus pada masalah yang muncul pada setiap tahap pengenalan ED, yang lain menekankan betapa pentingnya menentukan dengan benar sistem manajemen dokumen elektronik yang akan dibutuhkan oleh organisasi.
Bab 1. Kerangka regulasi untuk implementasi
manajemen dokumen elektronik
Saat ini banyak organisasi, baik komersial maupun negara, menghadapi tantangan untuk berpindah dari manajemen dokumen kertas ke elektronik. Pengenalan manajemen dokumen elektronik memungkinkan untuk meningkatkan kontrol atas pergerakan dan pelaksanaan dokumen, secara signifikan menyederhanakan dan mempercepat akses ke informasi dan, sebagai hasilnya, meningkatkan efisiensi manajemen. Ini penting untuk bisnis dan tidak kalah pentingnya bagi negara.
Program Target Federal "Rusia Elektronik" (2002-2010) telah disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia No. 65 tanggal 28 Januari 2002.
Ini dirancang untuk membentuk kerangka peraturan di bidang teknologi informasi, pengembangan infrastruktur informasi dan telekomunikasi, kondisi untuk menghubungkan berbagai kelompok pengguna untuk membuka sistem informasi (termasuk melalui Internet), serta untuk memastikan interaksi yang efektif antara otoritas publik dan pemerintah daerah dengan warga negara dan badan usaha berdasarkan pengenalan teknologi informasi secara luas. 1
Apa kerangka peraturan saat ini untuk penggunaan dokumen elektronik (selanjutnya disebut ED)?
Kami sering mendengar bahwa itu tidak ada sama sekali. Namun, ini tidak benar. Pertama, semua standar untuk manajemen dokumen harus diterapkan pada ED. Kedua, terdapat keseluruhan kompleks dokumen hukum yang bersifat organisasional, instruktif, metodologis, yang dapat diandalkan saat bekerja dengan dokumen elektronik.
Penggunaan dokumen elektronik dilakukan, pertama-tama, sesuai dengan Undang-Undang Federal 20.02.95 No. 24-FZ "Tentang Informasi, Informasi, dan Perlindungan Informasi" dan Undang-Undang Federasi Rusia 23.09.92 No. 3523-1 "Tentang Perlindungan Hukum Program untuk Komputer Elektronik dan database "(sebagaimana telah diubah pada 12.24.02).
Peraturan hukum pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik melibatkan penggunaan dokumen elektronik dalam kerangka hukum, serta memastikan signifikansi hukumnya (prosedur untuk mensertifikasi mereka - komposisi dan metode penerapan rincian) dan perlindungan dari distorsi dalam proses pertukaran elektronik. Selain itu, aturan untuk pembuatan dan penggunaan dokumen asli, duplikat dan salinan dokumen-dokumen ini, persyaratan untuk transfer, akses, penyimpanan, dll. Tunduk pada regulasi regulasi.
Fungsi dokumen elektronik diatur tidak hanya oleh undang-undang federal, tetapi juga oleh peraturan industri dan dokumen teknis Standar Negara Rusia.
Kompleks standar negara "Teknologi informasi" mengatur banyak masalah dalam membuat sistem otomatis, melindungi informasi dan menggunakan tanda tangan digital elektronik (GOST R 34.10-2001, GOST R 34.11-94, dll.).
Dokumen peraturan Rosarkhiv di seluruh industri terutama mengatur masalah penyimpanan arsip dokumen elektronik.
Jadi, Aturan Dasar untuk Arsip Organisasi (Moskow: VNIIDAD - Rosarkhiv, 2002), disetujui oleh keputusan Kolegium Rosarkhiv tertanggal 06.02.02, menetapkan prosedur pengarsipan organisasi dengan dokumen elektronik dan standar untuk mendokumentasikan operasi yang dilakukan dengan dokumen elektronik saat mentransfer ke penyimpanan dan masuk proses penyimpanan. Peraturan tersebut disertai dengan bentuk dokumen seperti kartu pendaftaran unit pembukuan ULN, tindakan migrasi dan penulisan ulang ULN, catatan penerimaan dan pembuangan ULN, catatan migrasi dan penulisan ulang ULN.
Sayangnya, meskipun Aturan ini bersifat rekomendasikan eksperimental, yang, tentu saja, mencegah penerapannya secara luas.
Meskipun demikian, pusat cabang untuk informasi ilmiah dan teknis VNIIDAD mendistribusikan sekitar 6.000 eksemplar atas permintaan konsumen. Tentu aturannya. Ini membuktikan minat yang signifikan dari para spesialis dalam metodologi terpadu untuk mengatur pekerjaan kantor di berbagai organisasi.
Sebagian besar, masalah pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik diselesaikan oleh masing-masing departemen dan organisasi secara independen. Ada peraturan otoritas federal, terutama mereka yang tertarik pada transfer informasi terdokumentasi yang cepat dan akurat, yang menetapkan kemungkinan kasus penggunaan dokumen elektronik. Ini adalah tindakan otoritas keuangan, pajak, layanan bea cukai, dll.
Misalnya, Federal Securities Commission (FCSM) Rusia telah menyetujui: Peraturan yang menetapkan urutan tindakan untuk organisasi yang mengirimkan dokumen elektronik ke FCSM, dan Persyaratan sementara untuk media magnetis dan format teks dari beberapa dokumen di media magnetis.
Saat ini, di badan eksekutif federal, Instruksi untuk Pekerjaan Kantor adalah tindakan normatif utama yang mengatur pekerjaan dengan dokumen di media tradisional dan menentukan persyaratan teknologi untuk mengatur pekerjaan kantor dan aliran dokumen menggunakan sistem otomatis.
Sesuai dengan klausul 4 dari Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 15 Juni 2009 No. 477 "Tentang Persetujuan Aturan untuk Pekerjaan Kantor di Badan Eksekutif Federal", Rekomendasi Metodologis telah dikembangkan untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal (selanjutnya - Rekomendasi Metodologis). Mereka menetapkan persyaratan umum untuk berfungsinya layanan dokumentasi manajemen, mendokumentasikan kegiatan manajemen dan mengatur pekerjaan dengan dokumen di badan eksekutif federal. Yang menarik saat bekerja dengan dokumen elektronik adalah bagian 3.6 dari Rekomendasi Metodologis "Fitur bekerja dengan dokumen elektronik" 2. Ini menetapkan prosedur untuk membuat, menerima, memproses, menyimpan, dan menggunakan dokumen elektronik dalam kondisi menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik departemen, serta prosedur untuk mengirim, menerima, dan mendaftarkan pesan elektronik.
Berdasarkan Rekomendasi Metodologis, badan federal mengembangkan instruksi departemen mereka sendiri dan dokumen peraturan dan metodologi lainnya yang mengatur proses dukungan dokumenter manajemen (POU). Aplikasi mereka akan berkontribusi pada penciptaan kerangka metodologis terpadu untuk pelaksanaan pekerjaan kantor di badan eksekutif federal.
Kepentingan khusus melekat pada kerangka peraturan dan metodologi pada tahap implementasi lembaga pendidikan prasekolah otomatis (ASDOU). Penetapan prosedur yang jelas untuk menggunakan sistem otomatis dan aturan untuk bekerja dengan informasi adalah salah satu faktor utama yang memastikan keberhasilan penerapan sistem pendidikan prasekolah otomatis dan penggunaan penuhnya.
Dokumen organisasi dan metodologi yang digunakan dalam pelaksanaan ASDOU meliputi rekomendasi:
tentang organisasi implementasi dan penggunaan sistem;
tentang prosedur untuk menginstal situs klien;
tentang optimalisasi teknologi aliran dokumen;
pengklasifikasi tipikal.
Misalnya, Bank Rusia memiliki Peraturan yang menentukan:
jenis operasi yang dilakukan oleh masing-masing kelompok karyawan;
kekuasaan administrator;
organisasi kontrol atas tindakan pengguna, prosedur untuk menetapkan fungsi akses pengguna ke sistem otomatis;
aturan pengisian bidang informasi;
prosedur untuk memastikan integritas informasi dari sistem.
Oleh karena itu, kita dapat menyimpulkan: semakin banyak skala besar dan sistem otomasi multifungsi dari lembaga pendidikan prasekolah diperkenalkan, semakin dekat masalah dukungan regulasi dan metodologi dari fungsinya dipelajari.
Peraturan lokal dan dokumen metodologi apa yang harus ada dalam organisasi untuk memberikan dasar hukum pengelolaan dokumen elektronik? Mari kita buat daftar mereka di mana pembuatan dan penggunaan dokumen elektronik harus tercermin:
perintah dari manajemen organisasi tentang pengembangan dan penerapan sistem informasi dalam operasi, dalam kerangka arus dokumen elektronik harus dilakukan, dengan daftar tugas dan fungsi sistem ini;
perintah manajemen organisasi tentang pengenalan manajemen dokumen elektronik, dengan definisi kewenangan pejabat dan indikasi jenis dokumen elektronik apa dan dalam kondisi apa yang harus diterima oleh karyawan untuk pertimbangan dan pelaksanaan;
daftar dokumen yang ditandatangani dan digunakan dalam bentuk elektronik, termasuk secara eksklusif dalam bentuk elektronik;
nomenklatur urusan organisasi;
peraturan tentang tatanan internal organisasi;
regulasi tentang perlindungan data pribadi karyawan;
instruksi untuk pekerjaan kantor organisasi;
album bentuk dokumen elektronik, dengan penyajian bentuk layar dan formulir pada saat dicetak di atas kertas;
peraturan tentang divisi struktural organisasi;
uraian tugas karyawan;
manual pengguna sistem informasi.
Namun, ada juga pembatasan distribusi bentuk dokumen elektronik. Selain itu, untuk aliran dokumen eksternal jauh lebih ketat daripada internal. Pembatasan ini terkait dengan persyaratan untuk pendaftaran dan penyimpanan dokumen dan mungkin tidak segera muncul, tetapi dalam proses administrasi atau peradilan dalam situasi konflik di bidang bisnis, manajemen, pelayanan dan hubungan kerja.
Pada umumnya, organisasi non-pemerintah mana pun dapat secara mandiri memasukkan persyaratannya sendiri untuk dokumen, terutama yang bersifat internal. Otoritas dan organisasi negara dalam hal ini sangat dibatasi oleh peraturan otoritas yang lebih tinggi. Tetapi bahkan perusahaan swasta dan perusahaan harus mempertimbangkan beberapa poin penting yang terkait dengan pendokumentasian aktivitas dan hubungan mereka dengan mitra.
Pertama-tama, pembatasan formulir elektronik dikaitkan dengan kebutuhan untuk mengautentikasi dokumen. Persyaratan utama dari sebagian besar dokumen adalah tanda tangan dari orang yang berwenang, yang kadang-kadang harus disertifikasi oleh stempel organisasi. Hanya jika tersedia dokumen tersebut dapat dianggap asli. Ini adalah kendala yang hampir tidak dapat diatasi karena hanya menyimpan dalam bentuk elektronik beberapa jenis dokumen keluar dan masuk, meskipun ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik (EDS).
Teknologi analog elektronik dari tanda tangan tulisan tangan telah berkembang sejak tahun 70-an abad terakhir, namun, verifikasi keaslian tanda tangan elektronik telah dan tetap menjadi prosedur yang rumit dan mahal. Hukum RF "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" 3 tidak banyak menyederhanakannya. Penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS) untuk mengkonfirmasi kekuatan hukum dokumen ketika bekerja dengan informasi dalam bentuk elektronik diperbolehkan Art. 5 Undang-Undang Federal "Tentang Informasi, Informatisasi dan Perlindungan Informasi".
Dalam seni. 160 dari Kode Sipil Federasi Rusia juga mengacu pada "penggunaan reproduksi faksimili dari suatu tanda tangan dengan cara menyalin mekanis atau lainnya, tanda tangan digital elektronik atau analog lain dari tanda tangan tulisan tangan". Penggunaan "diperbolehkan dalam kasus dan dengan cara yang ditentukan oleh hukum, tindakan hukum lainnya atau dengan persetujuan para pihak."
Teknologi untuk membubuhkan (prosedur untuk membuat dan menggunakan) EDS diatur oleh Undang-Undang Federal No. 1-FZ dari 10.01.02 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik". Namun mekanisme pelaksanaan ketentuan undang-undang tersebut belum di debug, sehingga dalam praktiknya hal ini menimbulkan kesulitan besar dalam penerapan EDS. Selain itu, EDS akan menjadi "kesenangan yang mahal" bagi banyak orang, termasuk organisasi non-pemerintah untuk waktu yang lama. Tetapi yang utama adalah bahwa EDS adalah persyaratan dokumen elektronik yang berumur pendek. Dari sudut pandang hukum, prosedural dan teknologi, verifikasi keaslian EDS dapat menjadi prosedur bermasalah, jika benar-benar nyata, 5-10 tahun setelah penandatanganan. Keaslian dokumen dengan EDS penyimpanan jangka panjang dapat dipertanyakan atau disangkal di pengadilan.
Saat ini, tidak ada hukum yang melarang penandatanganan dokumen elektronik jangka panjang menggunakan EDS tanpa sekaligus membuat duplikat di atas kertas. Namun, dengan adanya dokumen tersebut, situasi konflik dengan organisasi eksternal tidak dapat dihindari. Mereka dapat memperoleh izin baik dalam perintah pengadilan atau dalam peraturan hukum khusus. Ada kemungkinan bahwa keputusan akan berpihak pada memastikan untuk membuat duplikat kertas (atau salinan bersertifikat khusus) dari dokumen elektronik dengan EDS penyimpanan jangka panjang. Dalam hal ini, seluruh rangkaian dokumen elektronik yang terkumpul saat ini harus diterjemahkan ke dalam kertas. Oleh karena itu, pimpinan organisasi perlu menimbang baik-baik pro dan kontra sebelum memesan penyimpanan dokumen penting masuk dan keluar hanya dalam bentuk elektronik.
Sedangkan untuk dokumen elektronik dengan masa penyimpanan yang singkat, prosedur otentikasi menggunakan EDS sudah mapan (misalnya di sektor perbankan) dan tidak memerlukan duplikasi tambahan dokumen di atas kertas.
Hambatan formal lain untuk transisi ke pekerjaan kantor tanpa kertas adalah persyaratan beberapa undang-undang untuk membuat dokumen pada formulir kertas khusus (biasanya dengan lambang atau lambang). Persyaratan ini berlaku untuk jenis undang-undang, dokumen keuangan, dokumen kepegawaian, dokumen yang diaktakan, dll. Namun, untuk sebagian besar dokumen organisasi non-negara tidak ada persyaratan yang ketat tersebut. Tindakan regulasi lokal cukup untuk memperkenalkan bentuk presentasi eksternal dokumen elektronik, terutama yang bersifat internal. Juga, dengan keputusan manajemen organisasi, beberapa jenis dokumentasi yang masuk (misalnya, salinan dokumen administrasi dan peraturan organisasi yang lebih tinggi, informasi dan surat bisnis) dapat diterima untuk pertimbangan dan pelaksanaan hanya dalam bentuk elektronik.
Ada sejumlah dokumen, yang isinya tidak perlu disertifikasi dengan tanda tangan atau dibuat pada formulir yang telah ditetapkan secara khusus. Kita berbicara tentang dokumen yang bersifat informasi dan referensi: kartu registrasi dan kontrol, log registrasi, dll. Paling sering, bentuk dan komposisi detailnya disetujui di organisasi itu sendiri atas perintah manajemen. Sudah banyak organisasi yang telah sepenuhnya meninggalkan bentuk kertas untuk memelihara dokumen-dokumen ini, memiliki berbagai sistem informasi dokumenter dan database.
Dokumentasi SDM membutuhkan pertimbangan khusus. Artikel-artikel dalam Kode Ketenagakerjaan tentang dokumen dalam bentuk elektronik sangat kabur sehingga memungkinkan interpretasi yang berlawanan langsung. Misalnya, klausul 6 Seni. 86 Pedoman ini mengasumsikan bahwa "ketika membuat keputusan yang memengaruhi kepentingan karyawan, pemberi kerja tidak berhak mengandalkan data pribadi karyawan yang diperoleh semata-mata sebagai hasil dari pemrosesan otomatis atau tanda terima elektronik mereka." Ketentuan ini dapat diartikan sebagai batasan yang signifikan dalam pembuatan dokumentasi kepegawaian secara eksklusif dalam bentuk elektronik, karena sebagian besar dokumen ini, dengan satu atau lain cara, dapat digunakan "ketika membuat keputusan yang mempengaruhi kepentingan karyawan". Pada saat yang sama, dokumen yang memformalkan pengambilan keputusan (pesanan pada personalia dan rekening pribadi karyawan) dapat dibuat dan disimpan hanya dalam bentuk elektronik.
Dalam interpretasi lain dari pasal Kode Ketenagakerjaan ini, disebutkan bahwa pasal tersebut sama sekali tidak menyebutkan tentang dokumen, terutama tentang perlunya membuat dokumentasi kepegawaian di atas dasar kertas. Dan karena dokumen kepegawaian beredar dalam kerangka sirkulasi dokumen internal, maka menurut beberapa ahli hukum, tidak ada yang melarang menyimpannya secara eksklusif dalam bentuk elektronik, sebagai bagian dari sistem informasi dan database organisasi. Hal utama adalah bahwa organisasi dapat setiap saat membuktikan keandalan dan ketetapan dokumen elektroniknya.
Pada prinsipnya, interpretasi dari ketentuan hukum berlaku untuk semua jenis dokumen internal organisasi. Jika dokumen tersebut termasuk dalam database yang dikelola dengan aman, dan jika ada jaminan yang dapat diandalkan tentang keabadian dokumen elektronik, maka pengadilan mana pun akan menerima kutipan dari database ini (di atas kertas) sebagai bukti tertulis dan bukti forensik. Seluruh masalah hanya terletak pada organisasi yang benar dari manajemen dokumen elektronik internal. 4
Dengan demikian, kerangka peraturan modern untuk dukungan dokumenter kegiatan manajemen berada dalam keadaan tidak teratur. Secara obyektif, situasi ini dijelaskan oleh keadaan berikut.
Bab 2. Tahapan pelaksanaan pengelolaan dokumen elektronik
Aktivitas perusahaan (manajemen, produksi, ekonomi) terkait erat dengan pemrosesan dan penyimpanan dokumen dalam jumlah besar: manajemen, pelaporan, informatif, dll. Dalam kondisi modern, pengelolaan perusahaan yang efektif menjadi tidak mungkin tanpa pengelolaan aliran dokumen yang efektif. Untuk alasan ini, penggunaan sistem manajemen dokumen elektronik (selanjutnya disebut EDMS) di perusahaan memiliki relevansi khusus, yang secara signifikan dapat mengurangi waktu dan biaya keuangan perusahaan dalam organisasi proses bisnis dan penyimpanan arsip dokumen, serta mengembangkan dan dengan mudah menerapkan langkah-langkah untuk mengoptimalkannya.
Sistem manajemen dokumen elektronik dapat menjadi alat manajemen yang efektif untuk setiap perusahaan menengah atau besar, jika pelaksanaannya dilakukan sebagai tindakan yang kompleks, terdiri dari langkah-langkah organisasi, administratif dan teknis yang ditujukan terutama untuk mengoptimalkan dan meningkatkan transparansi proses bisnis yang ada.
Pertama-tama, saya ingin mencatat alasan mengapa otomasi peredaran dokumen harus dilakukan. Pertama, informasi harus diproses secepat dan seefisien mungkin, terkadang arus informasi tidak kalah pentingnya dengan arus material. Kedua, kehilangan informasi atau membawanya ke tangan yang salah bisa sangat merugikan. Anda juga harus menyoroti sejumlah masalah umum untuk organisasi-organisasi di mana pekerjaan dengan dokumen dilakukan dengan cara tradisional:
dokumen hilang;
banyak dokumen yang terkumpul, tujuan dan sumbernya tidak jelas;
dokumen dan informasi yang terkandung di dalamnya jatuh ke tangan yang salah;
banyak waktu kerja dihabiskan untuk mencari dokumen yang diinginkan dan membentuk kumpulan dokumen tematik;
beberapa salinan dari dokumen yang sama dibuat - banyak uang dihabiskan untuk kertas dan menyalin dokumen;
banyak waktu dihabiskan untuk persiapan dan persetujuan dokumen.
Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memungkinkan Anda menyelesaikan semua masalah ini, serta:
memastikan pekerjaan terkoordinasi dengan baik dari semua departemen;
akan menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen, meningkatkan efisiensinya;
akan meningkatkan produktivitas karyawan dengan mengurangi waktu untuk membuat, memproses, dan mencari dokumen;
akan meningkatkan efisiensi akses informasi;
akan memungkinkan untuk membedakan hak akses karyawan ke informasi.
Saat menerapkan, ada baiknya memutuskan sistem manajemen dokumen elektronik. Ada berbagai kelas sistem:
otomatisasi kantor dan sistem manajemen dokumen
sistem manajemen alur kerja
sistem untuk mengatur dan mengelola arsip dokumen
sistem manajemen dokumen elektronik
Setiap sistem memecahkan kelas masalah tertentu. Jadi, seseorang seharusnya tidak mengharapkan perutean alur kerja yang lengkap dari sistem otomasi kantor.
Setiap produsen sistem mengatakan produk mereka adalah yang paling fungsional, paling nyaman, dan paling efektif. Ini sering terjadi seperti ini - pelanggan datang dengan masalah yang sangat spesifik, setelah mendengarkan yang pabrikan berbicara tentang sistemnya, yang akan menyelesaikan ini dan semua masalah lainnya. Akibatnya, pelanggan menghabiskan uang (sering kali banyak) untuk penerapan sistem otomasi dan tidak mendapatkan apa yang diinginkannya. Dengan semua ini, produk perangkat lunak bisa sangat bagus, tetapi pada awalnya ditujukan untuk memecahkan masalah di kelas yang berbeda.
1) memutuskan - memecahkan masalah jenis apa yang ingin Anda percayakan pada sistem otomasi. Jika staf organisasi tidak memiliki spesialis yang dapat secara mandiri menentukan kelas dari sistem yang diinginkan, maka lebih baik mencari bantuan dari konsultan. Sebagai permulaan, Anda dapat melihat ulasan yang dipublikasikan di pers khusus dan di beberapa situs di Internet.
2) setelah menentukan sistem kelas mana yang perlu Anda cari, pelajari, jika memungkinkan, semua proposal, pilih sistem tidak hanya dengan fungsionalitas yang Anda butuhkan, tetapi juga sistem yang dapat diperluas lebih lanjut dengan menambahkan fitur baru.
3) hubungi teknisi. Kapabilitas sistem sangat ditentukan oleh platform perangkat lunak dan perangkat keras tempat sistem akan dioperasikan.
4) pilih sistem yang mudah dikonfigurasi, diperluas, dan diskalakan (yaitu memberikan perlindungan investasi), mudah digunakan, memiliki antarmuka pengguna yang ergonomis.
5) periksa sistem dalam tindakan. Mungkin, pabrikan memiliki versi demo atau opsi pengiriman dengan lisensi evaluasi - instal sistem Anda sendiri dan uji coba sebelum Anda membeli. Omong-omong, beberapa produsen memberikan dukungan teknis gratis selama periode evaluasi.
6) tidak perlu segera membeli sistem mahal yang kuat. Proses mengotomatiskan organisasi dapat berlangsung secara bertahap - awalnya Anda dapat menerapkan sistem sederhana, yang dapat dikembangkan lebih lanjut dengan penskalaan dan penambahan kemampuan baru.
Waktu yang dibutuhkan untuk mengimplementasikan sistem tergantung pada banyak faktor. Mari daftar yang utama:
Kelas sistem. Penerapan sistem otomasi kantor, yang terdiri dari satu stasiun kerja sekretaris, akan memakan waktu seminggu, di mana sekretaris akan dilatih untuk bekerja dengan sistem tersebut. Pengenalan sistem kelas ERP mungkin memakan waktu satu tahun penuh, dan jumlah workstation tidak perlu banyak.
Skala sistem yang diterapkan. Jangka waktu implementasi sistem, tentu saja, bergantung pada jumlah AWP dan server tempat sistem akan dioperasikan - pengguna harus dilatih, perangkat lunak harus diinstal dan dikonfigurasi di semua komputer dan server pribadi.
Sistem dapat disesuaikan. Adaptasi sistem sesuai dengan kebutuhan pelanggan (terkadang istilah "kustomisasi" digunakan) dimungkinkan dalam dua cara - dengan mengatur dan mengubah kode program. Jika sistem beradaptasi dengan mengubah pengaturan, proses adaptasi menjadi lebih cepat.
Proses implementasi terdiri dari beberapa tahapan. Tahapan utamanya adalah sebagai berikut:
Survei struktur organisasi perusahaan, identifikasi proses bisnis utama, alur kerja, dan deskripsi formal aliran dokumen.
Menyusun nomenklatur dokumen, membentuk buku referensi dan pengklasifikasi, menyusun instruksi.
Adaptasi sistem berdasarkan informasi yang diperoleh pada tahap survei.
Instalasi dan konfigurasi perangkat lunak, dan operasi uji coba.
Penyetelan akhir sistem, dengan mempertimbangkan kekurangan yang teridentifikasi selama operasi uji coba.
Pelatihan personel organisasi.
Beberapa tahapan ini bisa berjalan secara paralel. Perhatian khusus harus diberikan pada proses pelatihan personel, Anda tidak boleh menghemat uang untuk itu, karena dalam kasus personel yang tidak siap, bahkan sistem yang paling sempurna, yang cocok untuk organisasi Anda, tidak akan efektif.
Bergantung pada faktor-faktor yang tercantum di atas, penerapan sistem dapat memakan waktu dari satu hingga dua minggu hingga enam bulan. Penerapan sistem manajemen sumber daya perusahaan dapat memakan waktu satu tahun atau lebih.
Mempertimbangkan lebih detail masalah pengorganisasian otomasi lembaga pendidikan prasekolah, poin-poin berikut harus disorot:
Membuat keputusan tentang otomatisasi sistem institusi pendidikan prasekolah dalam organisasi.
Ini disusun atas perintah kepala organisasi, yang menunjukkan unit struktural (pejabat) yang bertanggung jawab untuk mengotomatiskan lembaga pendidikan prasekolah, waktu pekerjaan, tanggal kontrol perantara ditentukan, dll.
Perintah tersebut disertai dengan rencana tindakan otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah. Rencana seperti itu harus menunjukkan tanggal mulai dan akhir untuk setiap kegiatan.
Melakukan kompetisi terbuka antar pengembang AS DOI (atau melakukan riset pasar pengembang AS DOI, studi dapat dilakukan baik secara mandiri maupun atas kesepakatan perusahaan riset independen - ini bisa berupa lembaga riset khusus, perusahaan konsultan, dll.) Dengan tujuan definisi organisasi - pengembang sistem. lima
Pengembangan spesifikasi teknis untuk desain AS DOI (dilakukan oleh organisasi pengembangan dengan partisipasi organisasi - pelanggan AS DOI). Saat menyelenggarakan kompetisi terbuka, draft spesifikasi teknis diajukan oleh organisasi-pesaing saat melamar keikutsertaan dalam kompetisi tersebut.
Koordinasi kerangka acuan untuk desain pembangkit listrik. Jika perlu - koordinasi spesifikasi teknis dengan otoritas pengawasan negara dan organisasi lain yang berkepentingan. Jangka waktu menyetujui kerangka acuan di setiap organisasi tidak boleh melebihi 15 hari. 6
Kesimpulan kesepakatan antara pelanggan dan pengembang untuk desain lembaga pendidikan prasekolah AS.
Desain AS DOU. Tahapan dan tahapan pembuatan NPP, serta konten pekerjaan, ditetapkan oleh "Teknologi Informasi GOST 34.601-90. Set standar untuk sistem otomatis. Sistem otomatis. Tahapan penciptaan ".
Implementasi eksperimental AS DOU dalam organisasi.
Peningkatan AS DOE dengan adanya komentar dan keinginan dari pelanggan (dilakukan oleh pengembang).
Penerimaan AS DOU ke dalam operasi.
Menjalankan AS DOU.
Melaksanakan kegiatan untuk melatih karyawan organisasi agar dapat bekerja dengan diperkenalkan AS DOI. Organisasi pelatihan dilakukan oleh departemen personalia. Pelatihan dapat dilakukan oleh spesialis dari unit struktural organisasi pelanggan yang bertanggung jawab atas otomatisasi lembaga pendidikan prasekolah, atau, berdasarkan kontrak, oleh perwakilan organisasi - pengembang lembaga pendidikan prasekolah. Daftar karyawan yang perlu menjalani pelatihan disampaikan oleh kepala divisi struktural (sesuai dengan uraian tugas) dan disetujui oleh pimpinan organisasi. Proses pelatihan harus diakhiri dengan sertifikasi.
Masalah dan tugas utama yang memerlukan perhatian khusus dan yang paling penting dalam implementasi sistem otomasi adalah:
Kemungkinan perlu mengubah struktur organisasi perusahaan. Pengenalan sistem alur kerja baru yang jelas lebih efisien harus mengarah pada perubahan dalam struktur kantor, dan kemungkinan perubahan yang lebih global jika sistem yang diperkenalkan menyangkut otomatisasi dari seluruh sistem manajemen perusahaan.
Kebutuhan untuk mengubah teknologi bekerja dengan informasi, dan prinsip-prinsip pencatatan. Harus dipastikan bahwa selama transisi ke sistem baru tidak ada gangguan dalam aliran informasi yang diperlukan untuk manajemen dan proses produksi normal. Situasi ini dimungkinkan jika beberapa tautan informasi tidak diformalkan dan tidak termasuk dalam bidang pandang pengembang.
Peningkatan sementara beban kerja pada karyawan selama penerapan sistem. Jelas, pada tahap implementasi tertentu, semacam paralelisasi operasi tenaga kerja akan terjadi, yang disebabkan oleh kebutuhan untuk menggabungkan metode pengolahan informasi lama dan baru. Selain itu, selain pekerjaan utama, karyawan juga membutuhkan upaya untuk menguasai teknologi baru yang volumenya bergantung pada skala perubahan dan kompleksitas modul perangkat lunak dan perangkat keras itu sendiri.
Pilihan opsi implementasi: sendiri, melalui pembuatan unit khusus atau dengan melibatkan perusahaan pengembang. Kedua opsi memiliki pro dan kontra, dan solusi optimal dipilih dalam setiap kasus tertentu, tetapi jika ada pilihan, ada juga masalah. Diperlukan studi analitik yang sangat serius tentang masalah ini.
Resistensi karyawan perusahaan, atau yang disebut "faktor manusia". Ini muncul secara praktis selama setiap perubahan dalam organisasi sebagai fenomena psikologis. Selain itu, ini adalah semacam reaksi staf terhadap semua masalah di atas. Ini adalah masalah yang agak serius, karena hanya ada sedikit cara di perusahaan Rusia modern untuk menilai secara kuantitatif dan kualitatif tingkat resistensi dan, sebagai konsekuensinya, tidak banyak metode yang dapat digunakan untuk mengatasinya. Biasanya masalah ini dapat dikaitkan dengan tiga alasan:
kesulitan belajar perangkat lunak
proses pelatihan staf yang tidak berkembang dengan baik,
kurangnya pemahaman yang memadai tentang bagaimana aliran informasi bisnis dalam organisasi diatur sebelum implementasi perangkat lunak.
Faktor kepemimpinan (paling penting). Dengan manifestasi yang lemah dari faktor ini, sistem diimplementasikan hanya pada beberapa divisi atau hanya pada beberapa level. Dalam kasus terburuk, itu tidak akan diterapkan sama sekali.
Ada juga faktor-faktor obyektif yang harus diperhitungkan pada tahap perencanaan implementasi, jika tidak, faktor-faktor tersebut dapat menjadi tidak dapat diatasi di masa depan. Ini termasuk:
Perubahan struktural dalam organisasi. Salah satu faktor yang sulit diatasi adalah perubahan struktural yang konstan dalam organisasi dan, akibatnya, formalisasi proses bisnis yang lemah.
Kurangnya alur kerja. Masalah serius adalah jika sebuah organisasi besar tidak memiliki alur kerja formal sama sekali, maka banyak masalah terus-menerus muncul di dalamnya, dan manajemen tidak selalu memahami bahwa sumber mereka justru tidak adanya skema bisnis yang diformalkan. Akibatnya, pengelola bahkan tidak memikirkan pengenalan manajemen dokumen elektronik.
Tugas bermasalah untuk memulai implementasi:
Memberi kekuatan hukum terhadap dokumen elektronik. Lebih jauh, semakin sering masalah ini dapat diselesaikan sebagai masalah organisasi dan teknis biasa.
Interaksi dengan dunia luar. Secara khusus, ini menyangkut pertukaran dokumen dengan struktur paralel di organisasi atau departemen terkait, yang dengannya ada pekerjaan "dekat". Paling sering, informasi dari mereka muncul di atas kertas.
Migrasi dokumen yang ada. Tahap migrasi dokumen yang ada dari kertas ke bentuk elektronik mungkin salah satu yang paling berbahaya. Jika tidak direncanakan dengan hati-hati, Anda dapat mengalami masalah yang dapat meniadakan semua pekerjaan sebelumnya dan membuat keseluruhan proyek gagal.
Proses penerapan sistem manajemen dokumen otomatis akan lebih efektif memungkinkan diagnostik praproyek wajib yang lebih efisien dari keadaan kerja kantor, arus informasi, dan subsistem komunikasi dalam suatu organisasi. Dapat bermanfaat bahkan jika keputusan untuk mengotomatisasi pada akhirnya tidak dibuat.
Untuk mencegah perlawanan dari personel, yang, seperti yang kita lihat, merupakan masalah serius, budaya perusahaan perusahaan perlu dipelajari secara cermat dan bagaimana hal itu mempengaruhi distribusi pekerjaan, arah dan dinamika arus informasi.
Selain itu, pengawasan prosedur implementasi harus dilakukan tidak hanya di tingkat kepala departemen TI, tetapi juga di tingkat manajemen senior, sehingga prioritas tinggi transformasi diekspresikan dengan jelas dan sistemik, yang mempengaruhi seluas mungkin proses produksi dan organisasi.
Dengan demikian, tahapan pengenalan manajemen dokumen elektronik yang ada disertai dengan sejumlah masalah, yang, pada gilirannya, tidak terpecahkan, tetapi, sebaliknya, sejumlah literatur menyoroti rekomendasi khusus yang memungkinkan untuk mengotomatiskan pekerjaan kantor secara kompeten dan dengan kerugian minimal. Terlepas dari kesulitan yang ada, aliran dokumen elektronik semakin banyak digunakan justru karena pengaruhnya diukur bukan dengan penghematan sumber daya secara langsung, tetapi dengan meningkatkan kualitas kerja organisasi. Untuk perusahaan komersial, ini adalah faktor kelangsungan hidup, untuk departemen dan lembaga pemerintah, ini adalah kesempatan untuk memecahkan masalah pemerintah secara lebih efektif, untuk mewujudkan kemungkinan interaksi operasional dengan berbagai mata pelajaran dan antar departemen.
Bab 3. Evaluasi efektivitas pelaksanaan elektronik
alur kerja
Otomasi pengelolaan dokumen elektronik merupakan langkah penting dalam meningkatkan daya saing perusahaan mana pun. Penerapan EDMS memungkinkan perusahaan untuk secara signifikan menyederhanakan masalah yang terkait dengan pencarian, akses dan penyimpanan dokumen, dan sebagai hasilnya untuk menghindari banyak masalah yang muncul dalam proses pengelolaan dokumen. Evaluasi efektivitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik merupakan aspek yang paling sulit untuk diformalkan. Pertama-tama, karena sistem ini, di satu sisi, bukanlah kebutuhan yang secara sadar mendesak (seperti, misalnya, sistem perdagangan untuk supermarket atau database untuk registrasi populasi), dan di sisi lain, memerlukan biaya tertentu untuk pelaksanaan dan pemeliharaan.
Pertama-tama, tugas utama implementasi EDMS adalah:
manajemen efektif arus dokumen di perusahaan;
penyimpanan dokumen terpusat;
meningkatkan kendali atas pelaksanaan pekerjaan pada dokumen;
meningkatkan produktivitas karyawan;
memfasilitasi akses ke informasi untuk membuat keputusan manajemen;
keamanan informasi perusahaan.
Manfaat apa yang didapat perusahaan dari otomatisasi alur kerja?
Penerapan EDMS perusahaan memberi organisasi dua jenis manfaat: taktis dan strategis.
1. Keuntungan taktis dari penerapan EDMS terutama terkait dengan penghematan biaya. Mereka cukup mudah untuk diidentifikasi dan diukur. Manfaat moneter dapat dihitung dengan menghitung berapa banyak lemari arsip fisik yang dapat dihapus, berapa banyak ruang lantai yang harus dikosongkan, berapa banyak server yang harus dikosongkan yang sering menyimpan banyak salinan dari dokumen yang sama.
Jadi, otomatisasi manajemen dokumen elektronik memberi organisasi keuntungan taktis berikut:
Pembebasan ruang fisik
Mengurangi biaya salin
Mengurangi biaya pengiriman informasi dalam bentuk kertas
Mengurangi biaya sumber daya: orang dan peralatan
Mengurangi biaya kertas
Peningkatan produktivitas: penyelesaian pekerjaan yang lebih cepat, peningkatan beban kerja total, penanganan data / catatan yang lebih baik (dokumen yang mengikat secara hukum), kemampuan untuk melakukan jenis pekerjaan baru atau melakukan pekerjaan secara berbeda
2. Manfaat strategis dari penerapan ERMS termasuk manfaat yang terkait dengan perbaikan dalam proses bisnis utama. Dan ini karena peningkatan omset atau keuntungan, jika kita berbicara tentang struktur komersial, atau dengan peningkatan dalam pekerjaan, pengambilan keputusan, layanan, jika kita berbicara tentang, misalnya, otoritas publik. Berdasarkan sifatnya, manfaat ini lebih sulit diukur.
Jadi, pengenalan manajemen dokumen elektronik memberikan keuntungan strategis sebagai berikut:
Munculnya kemungkinan kerja kolektif pada dokumen (yang tidak mungkin dengan pekerjaan kantor kertas);
Akselerasi yang signifikan dalam pencarian dan pemilihan dokumen (dengan berbagai atribut);
Meningkatkan keamanan informasi karena fakta bahwa pekerjaan di EDMS dari workstation yang tidak terdaftar tidak mungkin dilakukan, dan setiap pengguna EDMS diberikan kewenangannya sendiri untuk mengakses informasi;
Meningkatkan keamanan dokumen dan kenyamanan penyimpanannya, karena disimpan secara elektronik di server;
Kontrol yang lebih baik atas eksekusi dokumen.
Hasil utama dari otomatisasi alur kerja adalah menertibkan pekerjaan dengan dokumen, optimalisasi proses bisnis yang signifikan, mengurangi waktu untuk membuat keputusan manajerial, dan meningkatkan efisiensi organisasi secara keseluruhan. Setelah penerapan EDMS, manajemen perusahaan menerima alat manajemen efektif yang diperlukan untuk pengembangan bisnis dalam kondisi modern. 7
Jika sistem dipilih dengan benar dan proses implementasi berhasil, maka dengan mengurangi waktu untuk melakukan operasi rutin dalam bekerja dengan dokumen, karyawan organisasi dapat menggunakan waktu kerja mereka secara lebih efektif dan melakukan lebih banyak pekerjaan. Sistem yang kompleks memungkinkan Anda untuk mengoptimalkan aktivitas masing-masing departemen dan seluruh organisasi secara keseluruhan. Banyak sistem menyediakan informasi analitik yang digunakan untuk membuat banyak keputusan manajemen penting.
Ada manfaat lain yang sama pentingnya yang akan diberikan oleh sistem otomasi. Manfaat ini tidak selalu terbukti, tetapi tentu saja juga mempengaruhi efisiensi organisasi secara keseluruhan - tingkat pelatihan profesional personel meningkat, ambisi karyawan tumbuh, budaya penggunaan teknologi informasi modern ditanamkan.
Sedangkan untuk setiap sistem otomatis, efek EDMS dibagi menjadi dua bagian: efek langsung dari penerapan sistem, terkait dengan penghematan material, jam kerja karyawan, dll., Dan efek tidak langsung terkait dengan manfaat bagi berfungsinya organisasi, yang memberikan EDMS (transparansi manajemen, kontrol pelaksanaan disiplin, kemampuan mengumpulkan pengetahuan, dll.).
Pengaruh tipe kedua umumnya sangat sulit diperkirakan. Kesulitan ini tidak terletak pada kenyataan bahwa tidak mungkin untuk menilainya, tetapi pada kenyataan bahwa penilaian tersebut akan selalu ahli, dan penilaian semacam itu dapat dengan mudah dipertanyakan. Pada kenyataannya, efek ini secara signifikan melebihi penghematan langsung dari penerapan EDMS dalam bentuk kertas yang tidak terpakai atau pengurangan biaya tenaga kerja 8.
Kami akan mencoba menawarkan skema untuk menghitung efektivitas pelaksanaan EDMS.
Pertama, mari kita beri contoh skema perhitungan biaya. Misalkan Anda memiliki organisasi dengan karyawan N. Pertama, mari kita hitung semua biaya penerapan sistem. Mari kita perkenalkan beberapa asumsi dan notasi dan melakukan perhitungan paling sederhana.
Biaya L dari satu lisensi perangkat lunak. Biasanya, angka ini berkisar dari $ 150 hingga $ 800 per tempat kerja dan sangat bergantung pada jumlah lisensi yang dibeli, yaitu, jumlah tempat kerja di EDMS.
Biaya H dari peralatan tambahan yang dibutuhkan untuk implementasi EDMS (komputer, printer, scanner, dll). Nilai yang dalam banyak kasus hampir sebanding dengan N. Proporsionalitas tersebut diamati jika pembelian peralatan khusus yang mahal, misalnya, pemindai industri atau perpustakaan robotik besar untuk arsip elektronik, tidak diperlukan. Rasio aspek jelas tergantung pada level peralatan saat ini. Misalkan sebelum dimulainya pekerjaan per karyawan dalam kondisi modern, ada sekitar $ 1.500 untuk peralatan (diambil biaya peralatan di kisaran harga menengah). Rasio underfitting bisa dari 10 sampai 40%, untuk kebanyakan organisasi angka ini hampir tidak lebih tinggi.
Biaya kerja pada implementasi sistem V. Nilai ini tidak sebanding dengan ukuran organisasi, tetapi, tentu saja, berada dalam ketergantungan tertentu padanya. Biaya implementasi sangat tergantung pada bagaimana implementasi akan diatur, oleh kekuatan siapa itu akan dilakukan, dalam berapa tahapan. Untuk memperkenalkan beberapa kepastian, kita dapat mengasumsikan bahwa biaya implementasi sama dengan nilai berikut:
V \u003d M * W + M * W * F (N), di mana:
M adalah jumlah orang-bulan yang dibutuhkan untuk melaksanakan pekerjaan implementasi (biasanya 4 hingga 6 orang-bulan),
W adalah biaya rata-rata untuk 1 bulan kerja (termasuk pekerjaan pada studi persyaratan, pembuatan proyek implementasi, penyempurnaan perangkat lunak, pemasangan dan pelatihan). Istilah kedua, tergantung pada F - fungsi karakteristik ukuran organisasi, berfungsi sebagai "koreksi" yang memungkinkan Anda untuk memperhitungkan komplikasi biaya tugas karena ukuran organisasi.
Item pengeluaran lain yang perlu diperhitungkan adalah biaya administrasi dan pemeliharaan sistem. Mereka dapat mencapai 15-20% dari biaya sistem per tahun.
Kami telah memperhitungkan hampir semua biaya utama penerapan sistem Sekarang mari kita beralih ke "sisi pendapatan".
Mari kita mulai dengan menilai penghematan biaya langsung. Biarkan itu hanya mencakup biaya kertas yang dihemat dengan menerapkan sistem seperti itu dan biaya waktu karyawan yang dihemat. Ini adalah biaya tetap, jadi kami akan menghitung biaya per bulan untuk kemudian memperkirakan waktu pengembalian modal. Biaya-biaya ini sangat bervariasi tergantung pada jenis kegiatan organisasi, dan perhitungannya akan secara signifikan bersifat apriori dari perkiraan rata-rata.
Biaya maksimum kertas yang dikonsumsi per bulan dapat dihitung berdasarkan kemampuan satu karyawan untuk membaca dan mengasimilasi sejumlah halaman dokumen per bulan. Berdasarkan percobaan sederhana, Anda dapat mengetahui bahwa selama hari kerja, rata-rata satu karyawan mampu membaca tidak lebih dari 100 lembar dokumen yang diketik. Sebaliknya, minimum volume halaman yang dibaca oleh seorang karyawan dalam satu hari kerja tidak boleh kurang dari satu dokumen lengkap, yaitu 4-5 halaman, jika tidak, karyawan tersebut tidak bekerja dengan dokumen, yang berarti ia tidak tertarik dari segi implementasi. SED. Spreadnya besar, jadi untuk perhitungan praktis lebih baik mendapatkan data pembelian kertas tulis dari departemen akuntansi Anda. Tetapi untuk skema kasar kami (terutama karena faktor ini jelas tidak akan signifikan dalam keseluruhan neraca pendapatan dan pengeluaran), mari kita asumsikan bahwa satu karyawan dari sebuah organisasi rata-rata memiliki 25 halaman per hari.
Jika P adalah biaya satu lembar kertas dengan informasi tercetak (mesin fotokopi, percetakan), maka biaya bulanan kertas adalah 21 * 25 * P * N.
Nilai waktu yang dihemat bahkan lebih sulit untuk dinilai. Pertama-tama, ini terdiri dari faktor-faktor berikut.
Hemat usaha dengan menggunakan kembali dokumen yang ada.
Menghemat waktu untuk mencari dokumen yang diperlukan dengan mengatur penyimpanan dokumen dan cara efektif mencari informasi.
Akselerasi semua proses bisnis karena otomatisasi, formalisasi, dan kontrol disiplin kinerja.
Mari kita coba menerjemahkan faktor-faktor ini menjadi perkiraan tertentu. Mari kita membuat penilaian ahli.
Karena setiap organisasi secara konstan terlibat dalam memecahkan masalah yang sangat mirip satu sama lain, jelas bahwa kemungkinan untuk menggunakan kembali dokumen yang ada sangatlah nyata. Jika untuk beberapa jenis dokumen (kontrak, surat, undangan) penggunaan kembali seperti itu adalah praktik yang mapan di banyak tempat, maka untuk dokumen seperti proposal komersial, tinjauan analitis, draf awal atau bahkan hanya korespondensi, sayangnya, persentase penggunaan kembali dalam banyak kasus nol. ... Mari kita asumsikan bahwa selalu ada prototipe untuk hampir semua dokumen dalam organisasi yang sudah berdiri sejak lama. Paling sering, akan mungkin untuk "mengambil" dari 20 hingga 30% dari prototipe (bukan dari volume teks, tetapi menurut biaya tenaga kerja untuk penciptaan), sisanya adalah kekhususan kasus individu, yang membutuhkan pemikiran dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, kami akan melanjutkan dari tingkat penggunaan kembali 25%. Jika kita mengasumsikan bahwa setiap karyawan menghabiskan sekitar 30% dari waktu kerja mereka untuk membuat dokumen baru (parameter ini belum diukur di mana pun, tetapi menurut pendapat penulis, cukup dekat dengan kebenaran), maka total penghematan waktu karyawan akan menjadi sekitar 7,5% dari mereka. waktu penuh.
Penghematan waktu untuk mencari dokumen telah diukur dengan cukup baik oleh penganut implementasi EDMS. Untuk tujuan periklanan, angka dipanggil hingga 30% dari waktu kerja karyawan. Kenyataannya tentu saja angka ini lebih kecil, dan kemungkinan besar berada pada kisaran 5-10%. Mari kita ambil 5% untuk kepastian. Jadi, total penghematan tenaga kerja untuk kedua faktor ini akan menjadi sekitar 12%.
Percepatan proses bisnis adalah manfaat yang paling jelas dari penerapan EDMS. Sulit untuk menilai apriori, tapi mari kita coba membuat semacam penilaian. Dengan dokumen kertas, surat biasanya dikirim ke karyawan oleh kantor dua kali sehari. Jadi, bergantung pada daftar persetujuan, dokumen dapat melalui contoh dari tiga hari hingga satu bulan atau lebih. Setiap penundaan dalam eksekusi hanya meningkatkan periode ini. Mengontrol penundaan dalam pelaksanaan untuk dokumen individu tidak mungkin, dan kontrol komprehensif dari disiplin eksekutif dari seorang karyawan diperumit oleh kurangnya transparansi dalam aktivitasnya. Saat menerapkan EDMS, dokumen ditransfer ke instance berikutnya segera setelah eksekusi. Jika ada penundaan oleh salah satu artis, Anda dapat melihat waktu tunda dan pemuatan artis dengan karya lain, dan karenanya Anda dapat mengambil tindakan. Memperhatikan hal ini, dokumen yang biasanya dieksekusi minimal tiga hari, dapat dieksekusi dalam satu atau dua hari, dan waktu eksekusi dokumen yang melalui persetujuan dan persetujuan multi-tahap dapat dikurangi beberapa kali. Untuk pengeluaran per karyawan S, tabungan bisa berjumlah (0,1+0,3)* S* N... Tetapi ini hanya dapat diverifikasi dalam praktiknya. Dengan kata lain, ini adalah penghematan 10-30% lainnya dalam waktu kerja.
kami akan mencoba menerapkan angka-angka ini pada kondisi beberapa perusahaan. Semua angka yang diberikan di bawah ini bersyarat dan dalam kehidupan nyata dapat berbeda beberapa kali, tetapi untuk sejumlah besar kasus tipikal nyata, perkiraannya bisa sangat dekat.
Misalkan kita sedang mempertimbangkan sebuah organisasi yang mempekerjakan 50 pejabat dari berbagai tingkatan. Mari kita perkirakan dulu biaya implementasinya.
Mari kita asumsikan bahwa biaya lisensi perangkat lunak per tempat kerja untuk volume tertentu L \u003d 300. Biaya perangkat lunak adalah 15.000 dolar.
Katakanlah Anda perlu melakukan retrofit peralatan sebesar 20%. Biaya peralatan tambahan dalam kasus ini kira-kira
T \u003d 0,2 * $ 1,500 * 50 \u003d $ 15,000
Misalkan sebuah organisasi memiliki stafnya sendiri yang mampu mengorganisir penerapan sistem, dan hanya perlu membawa konsultan untuk memecahkan masalah yang paling sulit. Cakupan pekerjaan yang khas pada implementasi sistem informasi kelas ini, seperti yang telah kami katakan, adalah sekitar lima bulan kerja. Dari jumlah tersebut, sekitar dua orang-bulan merupakan pekerjaan konsultan, yang lebih mahal. Mari tambahkan dua orang-bulan lagi, dengan mempertimbangkan jumlah karyawan yang cukup besar di organisasi. Biaya rata-rata staf biro iklan sendiri adalah sekitar $ 400 per bulan. Biaya konsultan, tergantung pada kondisi penyediaan layanan, adalah dari $ 2.000 hingga $ 6.000 per bulan. Untuk kepastiannya, mari kita asumsikan bahwa itu sama dengan $ 5.000. Total, kami memperoleh perkiraan biaya pelaksanaan pekerjaan: sekitar $ 12.000.
Dengan demikian, total biaya penerapan sistem semacam itu, dengan pengorganisasian proses yang wajar, dapat berjumlah $ 42.000. Biaya dukungan akan menjadi sekitar $ 16.000 lebih selama dua tahun. Kami mendapatkan $ 58.000 dalam biaya selama dua tahun.
Sekarang mari kita perkirakan efek ekonomi langsung dari implementasi.
Untuk menentukan biaya menggandakan dokumen, asumsikan bahwa satu lembar yang dicetak di organisasi berharga sekitar $ 0,02. Kemudian organisasi menghabiskan sekitar $ 525 per bulan di atas kertas (lihat rumus di atas).
Perkiraan penghematan tenaga kerja yang paling pesimis, menurut asumsi kami, adalah sekitar 20%. Berdasarkan biaya bulanan rata-rata per karyawan di departemen tipikal $ 400, dapat diasumsikan bahwa penerapan EDMS menghemat 50 orang * $ 400 * 0,2 \u003d $ 4.000 per bulan.
Dengan total biaya implementasi dan operasi $ 58.000 selama dua tahun
Jangka waktu pengembalian untuk EDMS kurang dari dua tahun.
Ini adalah indikator yang cukup bagus.
Tentu saja kalkulasi di atas sembarangan. Pertama, biaya penerapan EDMS dapat menjadi beberapa kali lebih tinggi, tergantung pada bentuk penerapan yang dipilih, dan seberapa jauh persyaratan organisasi berbeda dari kemampuan yang sudah termasuk dalam sistem. Kedua, efektivitas implementasi mungkin tidak begitu jelas, meskipun menurut penulis, penghematan 20% dalam upaya merupakan nilai yang dapat dicapai untuk organisasi yang terus-menerus bekerja dengan dokumen. Perlu diingat bahwa jika volume pekerjaan dengan dokumen dalam suatu organisasi tidak cukup untuk berbicara tentang penghematan sumber daya yang begitu signifikan, maka persyaratan untuk sistem akan jauh lebih sederhana, yang berarti biaya implementasi, modernisasi peralatan, dll. jauh lebih rendah.
Dengan demikian, pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan pengaruh ekonomi yang signifikan, tetapi penilaian kuantitatifnya merupakan proses yang sulit, karena banyak faktor yang harus diperhitungkan. Efek ekonomi sangat ditentukan oleh pilihan yang benar dari sistem dan proses implementasi.
Menyimpulkan alasan kami, saya ingin sekali lagi menarik perhatian para kepala perusahaan, karyawan layanan dokumentasi manajemen dan spesialis lainnya ke poin-poin berikut:
hari ini pengenalan sistem otomasi diperlukan;
sistem otomatisasi aliran dokumen memberikan manfaat nyata dan efek ekonomi nyata;
sangat penting untuk memilih sistem yang tepat dan Anda tidak boleh menghemat proses implementasi;
biaya suatu sistem ditentukan terutama oleh miliknya kelas tertentu.
durasi proses implementasi tergantung pada kompleksitas sistem dan dapat berkisar dari satu minggu hingga satu tahun atau lebih. sembilan
Kesimpulan
Kerangka peraturan modern untuk dukungan dokumenter kegiatan manajemen berada dalam keadaan tidak teratur. Secara obyektif, situasi ini dijelaskan oleh keadaan berikut.
Munculnya berbagai bentuk kepemilikan membuat tidak mungkin untuk memperluas ke semua organisasi persyaratan dokumen, yang biasanya dibentuk oleh badan arsip negara. Dengan demikian, "Aturan dasar untuk pengoperasian arsip organisasi" yang dikembangkan, "Rekomendasi metodologis untuk pengembangan instruksi untuk pekerjaan kantor di badan eksekutif federal", serta "Aturan untuk persiapan tindakan hukum normatif badan eksekutif federal dan pendaftaran negara bagian" hanya berlaku untuk dokumentasi organisasi negara bagian. Pemantauan kepatuhan terhadap aturan dukungan dokumenter untuk kegiatan manajemen organisasi non-pemerintah bukanlah tanggung jawab badan federal mana pun.
Aktivitas komersial yang dikembangkan secara luas untuk desain dan implementasi sistem manajemen kantor otomatis (aliran dokumen, dokumentasi manajemen, dll.) Mengarah pada pemisahan yang lebih besar dari sistem dokumenter dan ketidakcocokannya.
Dalam beberapa kasus, sistem kantor berbantuan komputer mendukung praktik bekerja dengan dokumen yang tidak sempurna (irasional), atau menetapkan urutannya sendiri, tanpa memperhatikan persyaratan pekerjaan kantor kertas tradisional. Tidak ada satu badan negara pun di Federasi Rusia yang berkoordinasi dan tidak mengontrol otomatisasi dokumentasi manajemen. Hari ini:
tidak ada undang-undang yang benar-benar menyamakan kertas dan dokumen elektronik;
tidak ada peraturan perundang-undangan tentang penerjemahan dokumen kertas ke media lain dengan hak untuk memusnahkan aslinya.
Peraturan perundang-undangan di bidang manajemen dokumen elektronik sedang dalam tahap pengembangan. Salah satu manifestasi dari kurangnya perhatian negara terhadap implementasi EDMS adalah lemahnya minat dalam pengembangan kerangka legislatif dan regulasi yang memungkinkan penggunaan dokumen elektronik dan teknologi modern secara lebih luas.
Tahapan implementasi manajemen dokumen elektronik yang ada disertai dengan sejumlah masalah, yang, pada gilirannya, tidak terpecahkan, tetapi, sebaliknya, sejumlah literatur menyoroti rekomendasi khusus yang memungkinkan untuk mengotomatiskan pekerjaan kantor secara kompeten dan dengan kerugian minimal. Terlepas dari kesulitan yang ada, manajemen dokumen elektronik menemukan penggunaan yang semakin luas justru karena efeknya diukur bukan dengan penghematan sumber daya secara langsung, tetapi dengan meningkatkan kualitas kerja organisasi. Untuk perusahaan komersial, ini adalah faktor kelangsungan hidup, untuk departemen dan lembaga pemerintah, ini adalah kesempatan untuk memecahkan masalah pemerintah secara lebih efektif, untuk mewujudkan kemungkinan interaksi operasional dengan berbagai mata pelajaran dan antar departemen.
Pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik memberikan pengaruh ekonomi yang signifikan, namun penilaian kuantitatifnya merupakan proses yang sulit, karena banyak faktor yang harus diperhitungkan. Efek ekonomi sangat ditentukan oleh pilihan yang benar dari sistem dan proses implementasi.
sistem manajemen dokumen elektronik elektronik aliran dokumen ...
Dengan perkembangan komputer, 100% dokumen dibuat secara elektronik. Namun demikian, lebih dari setengahnya masih dicetak untuk ditinjau dan disetujui.
Sedangkan untuk pertukaran dokumen dan penandatanganan perjanjian antar badan usaha, kertas hampir selalu digunakan disini.
Ada tiga cara untuk mengirimkan:
- Melalui Sistem Pengiriman Pesan yang Dijamin di akun pribadi wajib pajak;
- Pada pembawa magnet dengan EDS
- Melalui program "Terminal wajib pajak" di kantor inspeksi pajak.
Meningkatkan efisiensi operasional dan mengurangi biaya adalah tujuan yang dihadapi setiap perusahaan yang berencana untuk tetap menjalankan bisnis selama bertahun-tahun yang akan datang. Dan itu dapat dicapai dengan pengenalan manajemen dokumen elektronik, terutama seperti yang diatur dalam undang-undang Rusia.
Pada saat yang sama, penting juga untuk memperhatikan dokumen-dokumen yang harus dicetak dalam bentuk kertas sesuai dengan peraturan perundang-undangan serta memastikan bahwa arus dokumen kertas dan elektronik tidak saling duplikat, karena dalam hal ini tidak ada yang dapat diselamatkan.
Jika semuanya diatur dengan benar, maka manajemen dokumen elektronik adalah kunci efisiensi perusahaan modern.
Perlu dicatat bahwa pengenalan EDMS bukanlah obat mujarab untuk semua masalah perusahaan. Tujuan utama penerapannya adalah untuk meningkatkan efisiensi alur kerja suatu perusahaan atau organisasi, dan, oleh karena itu, sampai batas tertentu, dan efisiensi pekerjaan mereka secara keseluruhan. Ada juga pendapat bahwa tujuan utama penerapan EDMS adalah untuk menciptakan lingkungan yang efektif untuk pengelolaan dan fungsi perusahaan atau organisasi.
Sebelum memilih EDMS, sangat penting untuk merumuskan daftar tugas yang akan membantu menyelesaikan implementasinya. Selain itu, rencana organisasi yang terperinci untuk implementasinya perlu dikembangkan. Penyampaian dan implementasi EDMS harus dilakukan oleh perusahaan eksternal yang memikul tanggung jawab hukum penuh kepada perusahaan untuk keberhasilan proyek implementasi. Pilihan perusahaan pemasok dan penerapan EDMS harus didekati dengan sangat hati-hati, karena setelah penandatanganan kontrak, pembayaran dana apa pun, dan memulai pelaksanaan EDMS dengan perusahaan ini, tidak akan mudah untuk memutuskan hubungan jika perusahaan tidak sepenuhnya memenuhi kualitas pekerjaannya. Padahal, jika salah memilih kontraktor, uang, waktu dan saraf akan terbuang percuma. Tentunya saat memilih EDMS, perlu mempelajari dengan cermat semua penawaran yang ada di pasaran, dan pastikan untuk mengadakan tender. Juga sangat penting untuk mempertimbangkan apakah penyedia EDMS memiliki pengalaman implementasi yang sukses dan bagaimana hal itu sesuai dengan spesifikasi perusahaan atau organisasi.
Pada gilirannya, ketika menerapkan EDMS, seseorang harus menghadapi masalah utama berikut, yang solusinya bergantung pada keberhasilan seluruh proyek implementasi:
- - dalam banyak kasus, kebutuhan untuk reorganisasi skala besar dari perusahaan;
- - formalisasi proses bisnis yang lemah dan tidak adanya standar perusahaan;
- - EDMS harus diimplementasikan dan digunakan di seluruh perusahaan (di mana pun informasi dibuat, diperbaiki dan disimpan), jika tidak, keberhasilan penerapannya akan minimal (jika ada);
- - adanya penolakan tertentu terhadap pengenalan EDMS dari karyawan perusahaan ("resistensi terhadap perubahan"), yang sering kali disebabkan oleh keengganan "transparansi" dari aktivitas mereka;
- - kurangnya tingkat pelatihan yang diperlukan di antara karyawan perusahaan (termasuk kepala tingkat bawah, menengah dan atas) untuk bekerja dengan EDMS.
Implementasi EDMS harus dilakukan secara bertahap, dimulai dengan tautan terpenting dalam alur kerja (dijelaskan dengan baik dan dapat dipahami), yang otomatisasi akan segera mendapatkan efek positif. Dalam proses pengenalan EDMS, perlu dipastikan kemampuan untuk bekerja dengan teknologi baru dan lama agar tidak mengganggu aktivitas sehari-hari perusahaan. Peran yang sangat penting dimainkan oleh dukungan nyata dari manajemen perusahaan dari proyek implementasi (yang disebut "faktor orang pertama"). Dengan tidak adanya dukungan semacam itu (misalnya, bahkan dalam organisasi untuk memperoleh semua informasi yang diperlukan selama survei perusahaan), paling banter, sistem hanya akan diterapkan di divisi tertentu dari perusahaan (seseorang hampir tidak dapat mengharapkan pengembalian investasi yang nyata dari ini).
Sebagai aturan, penerapan EDMS di perusahaan mencakup tahapan utama berikut:
- - analisis menyeluruh dari proses bisnis perusahaan, keadaan peralatan dan teknologi yang digunakan;
- - pengembangan model informasi dan fungsional suatu perusahaan, rekayasa ulang proses bisnisnya;
- - analisis dari kemungkinan konfigurasi perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk implementasi EDMS;
- - pemilihan dan pengiriman perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan untuk implementasi EDMS;
- - pengiriman dan pemasangan EDMS;
- - adaptasi dan penyesuaian EDMS;
- - transfer dan konversi data dari sistem lama;
- - melatih administrator sistem dan pengguna untuk bekerja dengan EDMS;
- - persiapan kasus uji, program dan metodologi uji, pengujian penuh EDMS;
- - pengembangan desain, perangkat lunak, dokumentasi teknis dan pengguna;
- - penyelesaian implementasi EDMS, menjadikannya operasi komersial;
- - dukungan EDMS.
Tujuan dari bagian praktis adalah transisi perusahaan ke sistem manajemen dokumen elektronik, yang perlu untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut.
Pertama, diperlukan model organisasi, yang disajikan pada Gambar. 2.1
DocsVision EDMS akan diambil sebagai contoh. Dengan biaya rendah untuk lisensi produk, ia telah memantapkan dirinya sebagai sistem dengan fungsionalitas yang baik. Anda perlu membongkar arsitektur EDMS ini dan membuat pengaturan yang diperlukan, serta mengidentifikasi kelebihan dan kekurangannya saat menerapkannya ke dalam organisasi.
Struktur dokumen elektronik
Dokumen di "DocsVision" terdiri dari kartu dokumen dan kemungkinan sumber data eksternal untuk itu. Kartu dokumen berisi satu set detail standar dan beberapa detail tambahan. Sumber data eksternal adalah satu atau beberapa tabel atribut tambahan. Contoh khas dari dokumen semacam itu adalah faktur.
Jika dokumen memiliki dokumen bawahan, maka kartu terpisah yang sesuai dengan tipenya akan dibuat untuk setiap dokumen bawahan. Indeks dokumen induk ditunjukkan di kartu dokumen bawahan. Saat melihat kartu dari dokumen induk, sistem menampilkan daftar semua dokumen bawahan dengan hyperlink ke kartu dokumen ini.
Gambar 3.2 - Model dokumen elektronik
Menyesuaikan instalasi sistem. Untuk instalasi "DocsVision" dialokasikan alamat IP terpisah (biasanya ini adalah alamat komputer ini di LAN perusahaan) - program instalasi akan meminta Anda untuk memasukkannya.
Anda tidak dapat mengalokasikan alamat IP terpisah agar DocsVision berfungsi, tetapi masukkan alamat IP 127.0.0.1 selama proses instalasi, dalam hal ini, DocsVision dapat dipanggil dari komputer tempat sistem diinstal, tetapi tidak dapat dipanggil dari komputer lain di jaringan. Alamat IP.
Nanti, jika ada kebutuhan untuk menghubungkan pengguna dari komputer lain ke DocsVision, Anda perlu menentukan alamat IP sebenarnya dari komputer host dalam sistem dalam konfigurasi situs web DocsVision, selain 127.0.0.1, agar memungkinkan pengguna dari komputer lain untuk memanggil DocsVision komputer dengan alamat IP asli.
Basis data dari versi "DocsVision" yang diinstal dari sistem berisi contoh dokumen yang lengkap, buku referensi, dan proses bisnis untuk mengenal pekerjaan sistem.
Setelah file pelatihan sementara tidak lagi diperlukan, maka perlu mengganti file database sistem yang berisi contoh dengan file yang sama dengan database kosong yang tidak berisi contoh tersebut - sehingga contoh yang terdapat dalam versi yang diinstal tidak mengganggu pekerjaan dengan dokumen asli dan buku referensi yang dimuat pertama kali.
Pembuatan bentuk dokumen yang kompleks. Selain itu, sistem manajemen dokumen elektronik dirancang untuk bekerja dengan bentuk dokumen yang kompleks. Dokumen yang kompleks dibuat untuk meningkatkan kerja aliran dokumen, mereka menyederhanakan pekerjaan masing-masing departemen organisasi dan manajemen umum aliran dokumen di perusahaan. Dokumen kompleks adalah dokumen yang memerlukan banyak detail untuk dimasukkan ke dalam sistem; secara otomatis menghitung beberapa detail berdasarkan nilai detail lainnya; membuat formulir yang dapat dicetak sewenang-wenang yang berisi detail dokumen.
Output dari dokumen yang dihasilkan di MS Word. Sistem DocsVision terintegrasi dengan MS Office, tetapi aplikasi yang paling banyak diminta adalah MS Word.
Untuk memastikan hasil yang benar dari dokumen yang dihasilkan di MS Word, perlu untuk memastikan bahwa tab yang ditentukan dalam dokumen di MS Word sesuai dengan bidang kartu dokumen standar dan bidang sumber data eksternal yang terkait dengan dokumen.
Untuk dokumen sederhana yang berisi tidak lebih dari satu sumber data eksternal, korespondensi semacam itu dipastikan tanpa menggunakan pengaturan program, hanya melalui nama penanda file MS Word, yang harus sesuai dengan detail standar kartu dokumen.
Menggunakan beberapa sumber data eksternal dalam dokumen, mengeluarkan ekspresi kalkulasi sewenang-wenang ke dokumen MS Word, dan menggunakan nama bookmark yang sewenang-wenang dalam dokumen MS Word memerlukan penggunaan pengaturan programatik.
Setiap tabel sumber data eksternal dan daftar dokumen bawahan harus sesuai dengan tabel terpisah dalam dokumen MS Word.
Jika koneksi dengan MS Word tidak dikonfigurasi, maka sistem akan menghasilkan kesalahan saat mengeluarkan dokumen tersebut.
Perhitungan efektivitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik. Pertama, mari kita hitung semua biaya penerapan sistem. Mari kita perkenalkan beberapa asumsi dan notasi dan melakukan perhitungan paling sederhana.
Biaya satu lisensi perangkat lunak. Lisensi EDMS ini adalah $ 184 per pengguna, dan sebagian besar bergantung pada jumlah lisensi yang dibeli, yaitu, pada jumlah pekerjaan di EDMS. Dalam kasus kami, jumlah pekerjaan adalah 38. Jadi, biaya implementasinya adalah: pertama, mari kita ubah dolar menjadi rubel, hari ini kurs dolar adalah 31,30 rubel, kemudian kami mengalikan biaya satu lisensi dengan jumlah tenaga administrasi 5759,2 * 38 \u003d RUB 218.849,6
Biaya peralatan tambahan yang diperlukan untuk mengimplementasikan EDMS (komputer, printer, pemindai, dll.). Jumlahnya, dalam banyak kasus, hampir sebanding dengan jumlah pekerjaan.
CJSC "Syrkombinat Tikhoretskiy" memiliki semua peralatan yang diperlukan untuk implementasi EDMS, jadi tidak akan ada biaya tambahan, yang sangat penting untuk implementasi.
Biaya pengerjaan implementasi sistem. Nilai ini tidak sebanding dengan ukuran organisasi, tetapi tentu saja berada dalam ketergantungan tertentu padanya. Biaya implementasi sangat tergantung pada bagaimana implementasi akan diatur, oleh kekuatan siapa itu akan dilakukan, dalam berapa tahapan.
Perusahaan memiliki staf sendiri yang mampu mengorganisir penerapan sistem, dan hanya perlu melibatkan konsultan untuk menyelesaikan masalah yang paling kompleks. Cakupan pekerjaan yang khas pada implementasi sistem informasi kelas ini biasanya sekitar 5 orang. Dari jumlah tersebut, sekitar 2 orang adalah pekerjaan konsultan, yang lebih mahal, dua lagi, mengingat jumlah karyawan yang cukup banyak di organisasi. Biaya rata-rata staf agensi sendiri adalah sekitar 15.000 rubel. per bulan. Biaya konsultan, tergantung pada kondisi penyediaan layanan, adalah 50.000 hingga 150.000 rubel. per bulan. Untuk lebih jelasnya, anggaplah itu sama dengan 100.000 rubel. Secara total, kami mendapatkan perkiraan biaya pekerjaan implementasi:
X \u003d a * b + c * d, (1)
dimana X adalah biaya pelaksanaan pekerjaan;
a adalah jumlah anggota staf;
b - gaji bulanan staf;
c adalah jumlah personel yang dipekerjakan;
d - gaji personel yang dipekerjakan
5 * 15.000 + 2 * 100.000 \u003d 275.000 rubel.
Dengan demikian, total biaya untuk memperkenalkan sistem semacam itu dengan organisasi proses yang wajar dapat berupa:
X \u003d a + b + c, (2)
dimana X adalah total biaya implementasi;
a adalah biaya implementasi;
b - biaya personel;
c - biaya pengawalan.
218.849,6 +275.000+ 200.000 \u003d 693.849,6 rubel. Biaya dukungan akan menjadi sekitar 200.000 rubel lebih. Perlu dicatat bahwa untuk organisasi sebesar itu, angka ini cukup kecil.
Evaluasi efek. Mari kita mulai dengan menilai penghematan biaya langsung. Biarkan itu hanya mencakup biaya kertas yang dihemat dengan menerapkan sistem seperti itu dan biaya waktu karyawan yang dihemat. Ini adalah biaya tetap, jadi kami akan menghitung biaya per bulan untuk kemudian memperkirakan waktu pengembalian modal.
Biaya maksimum kertas yang dikonsumsi per bulan dapat dihitung berdasarkan kemampuan satu karyawan untuk membaca dan mengasimilasi jumlah halaman dokumen per bulan. Berdasarkan percobaan, dapat diketahui bahwa selama hari kerja rata-rata satu karyawan mampu membaca tidak lebih dari 100 lembar ketikan. Sebaliknya, minimum volume halaman yang dibaca karyawan selama hari kerja tidak boleh kurang dari 4-5 halaman, sebaliknya karyawan tersebut tidak bekerja dengan dokumen, yang berarti ia tidak tertarik dari sudut pandang pelaksanaan EDMS. Sebarannya besar, tetapi untuk skema kasar, asumsikan bahwa ada 30 halaman per hari per karyawan di organisasi rata-rata.
Jika P adalah biaya selembar kertas dengan informasi tercetak (mesin fotokopi, percetakan), maka pengeluaran bulanan untuk kertas adalah:
X \u003d a * b * c, (3)
dimana X adalah biaya bulanan kertas;
a - jumlah hari kerja per bulan;
b - konsumsi lembar per hari;
c - biaya satu lembar (sekitar 0,5).
21 * 30 * c. Misalkan satu lembar yang dicetak dalam organisasi harganya sekitar 0,5 rubel. Kemudian:
Biaya kertas \u003d 21 * 30 * 0,5 * 38 \u003d 11.970 rubel. per bulan.
Nilai waktu yang dihemat lebih sulit untuk dinilai. Pertama-tama, ini terdiri dari faktor-faktor berikut:
Hemat usaha dengan menggunakan kembali dokumen yang ada.
Menghemat waktu untuk mencari dokumen yang diperlukan dengan mengatur penyimpanan dokumen dan cara efektif mencari informasi.
Akselerasi semua proses bisnis karena otomatisasi, formalisasi, dan kontrol disiplin kinerja.
Mari kita coba menerjemahkan faktor-faktor ini menjadi perkiraan tertentu.
Karena setiap organisasi secara konstan terlibat dalam memecahkan masalah yang sangat mirip satu sama lain, jelas bahwa kemungkinan untuk menggunakan kembali dokumen yang ada sangatlah nyata. Jika untuk beberapa jenis dokumen (kontrak, surat, undangan), penggunaan kembali seperti itu adalah praktik yang mapan di banyak tempat, maka untuk dokumen seperti proposal komersial, tinjauan analitis, draf awal atau bahkan korespondensi saja, sayangnya, persentase penggunaan kembali dalam banyak kasus nol. ...
Berdasarkan fakta bahwa hampir semua dokumen dalam organisasi yang cukup lama memiliki prototipe. Paling sering, akan mungkin untuk "mengambil" dari 20 hingga 30% dari prototipe (bukan dari volume teks, tetapi menurut biaya tenaga kerja untuk penciptaan), sisanya adalah kekhususan kasus individu, yang membutuhkan pemikiran dan pengambilan keputusan. Oleh karena itu, kami akan melanjutkan dari tingkat penggunaan kembali 25%. Jika kita berasumsi bahwa setiap karyawan menghabiskan sekitar 30% dari waktu kerja mereka untuk membuat dokumen baru (parameter ini belum diukur di mana pun, tetapi menurut saya, ini cukup mendekati kebenaran), maka total penghematan waktu karyawan akan menjadi sekitar 7,5% (0 , 25 * 0,30) dari total waktu kerja mereka.
Menghemat waktu mencari dokumen. Untuk tujuan periklanan, angka dipanggil hingga 30% dari waktu kerja karyawan. Kenyataannya tentu saja angka ini lebih kecil, dan kemungkinan besar berada pada kisaran 5-10%. Untuk kepastian, mari kita ambil 5,5%. Dengan demikian, total penghematan waktu kerja untuk kedua faktor ini akan menjadi sekitar 13% (7,5% + 5,5%).
Percepatan proses bisnis adalah manfaat yang paling nyata dari penerapan EDMS. Dengan dokumen kertas, surat biasanya dikirim ke karyawan oleh kantor dua kali sehari. Jadi, bergantung pada daftar persetujuan, dokumen dapat melalui contoh dari tiga hari hingga satu bulan atau lebih. Setiap penundaan dalam eksekusi hanya meningkatkan periode ini. Mengontrol penundaan dalam pelaksanaan untuk dokumen individu tidak mungkin, dan kontrol komprehensif dari disiplin eksekutif dari seorang karyawan diperumit oleh kurangnya transparansi dalam aktivitasnya. Saat menerapkan EDMS, dokumen ditransfer ke instance berikutnya segera setelah eksekusi. Jika ada penundaan oleh salah satu artis, Anda dapat melihat waktu tunda dan pemuatan artis dengan karya lain, dan karenanya Anda dapat mengambil tindakan. Memperhatikan hal ini, dokumen yang biasanya dieksekusi minimal tiga hari, dapat dieksekusi dalam satu atau dua hari, dan waktu eksekusi dokumen yang melalui persetujuan dan persetujuan multi-tahap dapat dikurangi beberapa kali. Dengan kata lain, ini adalah penghematan 10-30% lainnya dalam waktu kerja.
Dengan demikian, perkiraan penghematan tenaga kerja yang paling pesimis adalah sekitar 20%.
Dalam perhitungan di atas, seseorang dapat dengan mudah mengidentifikasi kekurangannya. Pertama, biaya penerapan EDMS dapat menjadi beberapa kali lebih tinggi, tergantung pada bentuk penerapan yang dipilih, dan seberapa jauh persyaratan organisasi berbeda dari kemampuan yang sudah termasuk dalam sistem. Kedua, efektivitas implementasi mungkin tidak begitu jelas, meskipun penghematan 20% dalam upaya merupakan nilai yang dapat dicapai untuk organisasi yang terus-menerus bekerja dengan dokumen.
Masalah implementasi EDMS. Salah satu kesalahan umum yang dibuat selama transisi ke pengelolaan dokumen elektronik adalah penjelasannya yang tidak memadai, yang pada gilirannya menyebabkan pengoperasian sistem yang tidak efektif. Seringkali pihak manajemen perusahaan menganggap masalah pengorganisasian alur kerja menjadi tidak penting, tidak perlu mendapat perhatian khusus, namun pada akhirnya “hal-hal kecil” inilah yang menjadi penentu dalam meningkatkan efisiensi proses bisnis perusahaan. Kurangnya minat manajemen dalam proyek dapat menyebabkan fakta bahwa implementasi dapat ditunda untuk waktu yang sangat lama.
Kendala umum lainnya adalah cara membangun sistem manajemen dokumen elektronik. Menurut para ahli, pengembangan independen EDMS skala korporat oleh departemen TI akan membuat organisasi mengalami proses perbaikan yang panjang dan, sebagai tambahan, membuat seluruh proyek bergantung pada pengembang sistem.
Beberapa kesulitan lagi mungkin terjadi pada tahap implementasi selanjutnya dari sistem manajemen dokumen elektronik. Diantaranya adalah elaborasi yang tidak memadai dari dokumen internal perusahaan yang mengatur proses aliran dokumen dalam organisasi dan kurangnya perhatian dari pihak manajemen terhadap isu-isu pelatihan pengguna akhir.
Efek pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik otomatis terdiri dari dua bagian utama:
Kelompok efek pertama meliputi:
- 1) penghematan biaya (karena penggunaan teknologi yang lebih murah untuk memproses dokumen dalam bentuk elektronik): untuk bahan habis pakai (kertas), untuk peralatan (peralatan fotokopi, dll.), Untuk penyampaian informasi dalam bentuk kertas; penyimpanan dokumen kertas (termasuk pelepasan fisik ruang);
- 2) menghemat waktu staf:
- - pemrosesan data secara manual dan kinerja fungsi layanan (transmisi, penyalinan, dll.);
- - untuk bagian dokumen;
- - untuk mencari dokumen yang diperlukan; untuk menggunakan kembali dokumen.
Kelompok efek kedua (terhitung) meliputi:
- 1) percepatan pengesahan dokumen dan penyediaan layanan dikaitkan dengan ketepatan waktu dan efisiensi pengambilan keputusan dalam kasus-kasus di mana situasinya bergantung pada informasi yang terkandung dalam dokumen. Proses kerja kolektif dengan dokumen (koordinasi dan persetujuan, dll.) Dipercepat secara signifikan;
- 2) optimalisasi proses bisnis yang terkait dengan alur kerja, meningkatkan transparansi, dan meningkatkan kontrol atas semua arus dan proses informasi dalam organisasi. Teknologi modern memungkinkan untuk memantau secara terpusat kemajuan seluruh proses bekerja dengan dokumen, memantau disiplin kinerja, mensistematisasikan dan menganalisis hasil kontrol dan dengan demikian mengidentifikasi masalah dan mengambil tindakan untuk meningkatkan sistem manajemen;
- 3) meningkatkan kualitas pekerjaan dengan informasi, kemampuan untuk melakukan jenis atau metode baru dalam melakukan pekerjaan. Dengan diperkenalkannya sistem manajemen dokumen elektronik, bidang aplikasi informasi dokumen yang lebih luas menjadi tersedia bagi pengguna, permintaan data yang mempengaruhi pengambilan keputusan meningkat, yang, pada gilirannya, mengarah pada peningkatan kerja organisasi;
- 4) pembentukan ruang informasi tunggal pada skala organisasi terdistribusi. Sistem manajemen dokumen modern harus memecahkan masalah keterpencilan geografis orang (misalnya, karyawan cabang atau anak perusahaan) dan memastikan kemungkinan kerja bersama mereka dalam satu infrastruktur;
- 5) pengembangan budaya perusahaan, yang didorong oleh penggunaan teknologi modern untuk kerja kolektif karyawan dan peluang informasi dan komunikasi yang mereka sediakan.
Studi tentang konsep "sistem manajemen dokumen elektronik" akan membantu membedakan, tergantung pada karakteristik dan metode penyelesaian masalah pekerjaan kantor, "sistem dokumentasi elektronik", "sistem manajemen dokumen elektronik", "sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan".
Analisis sistem otomatis yang dilakukan dalam pekerjaan memungkinkan untuk merumuskan kriteria utama untuk memilih sistem otomatis paling efektif yang akan menyelesaikan sebagian besar tugas pekerjaan kantor. Kriteria tersebut meliputi: kriteria fungsionalitas sistem, kemungkinan pengaturan pribadi, keserbagunaan karakteristik teknis, kemudahan implementasi, kriteria kebijakan harga sistem, kriteria keamanan dan kemudahan penggunaan.
Efisiensi implementasi EDMS di perusahaan simulasi dihitung. Begitu
dengan demikian, waktu pengembalian modal sistem, bahkan dengan prakiraan pesimistis, tidak akan melebihi dua tahun.
Pengenalan EDMS di perusahaan akan membantu memecahkan masalah pekerjaan kantor yang sebelumnya diidentifikasi dalam klausul 2.4 ..
Standar nasional untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan GOST R 7.0.8-2013 memberikan definisi pada istilah "aliran dokumen" dan "aliran dokumen elektronik". Alur dokumen - pergerakan dokumen dalam sebuah organisasi dari saat dibuat atau diterima hingga penyelesaian eksekusi atau pengiriman. Sirkulasi dokumen elektronik - sirkulasi dokumen menggunakan sistem informasi otomatis (electronic document management system).
Mari kita pertimbangkan subjek tinjauan dari sudut pandang pelanggan fungsional, yang harapannya dari penerapan sistem informasi, termasuk EDMS, seringkali tidak sesuai dengan hasil. Ini terjadi karena kesalahan yang cukup umum, meramalkan dan memahami alasan yang akan memungkinkan kita untuk menetapkan tujuan yang dapat dicapai dan mengatur implementasi dan operasi sistem selanjutnya seefisien mungkin.
Kami berhasil mengklasifikasikan serangkaian kesulitan dan hambatan yang muncul dalam praktik kami dalam memperkenalkan dan mengembangkan sistem informasi, dan sekarang kami dapat berbicara tentang lima kesalahpahaman utama.
Kesalahpahaman # 1: SED menyelamatkan dari kekacauan
Inti dari kesalahpahaman yang paling umum adalah bahwa sistem manajemen dokumen otomatis seharusnya menyingkirkan kekacauan dokumenter yang terjadi di dalam organisasi.
Intinya, bagaimanapun, tugas dari setiap proses informatisasi adalah mengotomatiskan peraturan yang diusulkan. Oleh karena itu, dengan tidak adanya proses alur dokumen yang diatur dalam organisasi, EDMS tidak akan dapat membantu - hal itu hanya akan mengungkap kelemahan dalam regulasi, tetapi regulasi itu sendiri tidak akan menciptakan.
Contoh yang mencolok adalah pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik terpadu di salah satu pelanggan utama (sudah pada tahap pertama, sistem seharusnya mencakup lebih dari tiga puluh organisasi dan, karenanya, hampir seribu pekerjaan). Pada pertemuan pembukaan tersebut, diajukan pertanyaan tentang regulasi yang disetujui untuk pekerjaan kantor. Mengingat bahwa ini adalah struktur negara, tanggapan yang diharapkan bertepatan dengan reaksi: "Ya, tentu saja, mereka!" - dan sepuluh menit kemudian tumpukan folder yang mengesankan dengan beberapa ratus lembar tumbuh di atas meja. Proyek tersebut dijanjikan akan berjalan dengan mudah dan sukses. Tapi ... Setelah memeriksa secara rinci semua makalah yang disajikan, kami menemukan apa pun - deskripsi dari lusinan jenis dokumen, waktu persetujuan mereka dan aturan pendaftaran (indentasi, logo, font, interval, banding ke koresponden, dll.), Tetapi tidak ada cara untuk menyampaikan dokumen, atau rute peraturan tersebut tidak memuat persetujuan atau siklus hidup mereka. Kecuali jika Anda memperhitungkan frasa ajaib: "Manajer menjadwalkan dokumen untuk dieksekusi tergantung pada isinya" - yang mungkin berbunyi seperti ini: "Selanjutnya, dokumen ditandatangani sesuai dengan kompetensi."
Pada rapat berikutnya, pelanggan fungsional ternyata tidak memiliki dokumen lain yang mengatur pekerjaan kantor. Pelanggan mulai menunjukkan ketidakpuasan setelah dia diminta, sebelum dimulainya implementasi, untuk tetap menjadwalkan rute pergerakan berbagai jenis dokumen, menunjukkan tenggat waktu dan parameter peraturan lainnya.
Sebagai hasilnya, memiliki otoritas yang cukup dan dukungan dari manajemen senior dalam proyek, kami membuat keputusan: di zona percontohan (dua organisasi, pekerjaan kantor internal, interaksi antarlembaga) kami menerapkan "sebagaimana adanya", yaitu mengotomatiskan hanya peraturan yang disajikan.
Dua bulan kerja - dan proyek ini dimasukkan ke dalam operasi uji coba. Dua minggu lagi, dan pertama-tama kami mendengar gumaman, lalu jeritan dan suara berisik: "Apa sistem ini ?! Tidak ada yang berhasil !!! Kami akan membawamu sekarang ... ". Diharapkan ... Tapi kami mengambil posisi yang sulit: "Tolong tunjukkan bahwa peraturan yang disajikan belum dilaksanakan," dan tentu saja tidak ada posisi seperti itu.
Akibatnya, manajemen organisasi menginstruksikan perwakilan pelanggan yang bertanggung jawab dengan partisipasi pelaksana (yaitu, kami) untuk mengembangkan dan menyetujui peraturan kerja kantor dalam waktu satu bulan, termasuk rute pergerakan semua jenis dokumen utama. Sebulan kemudian, peraturan disetujui, dua lagi - semua rute dikonfigurasi, diuji, dan beberapa bahkan dioptimalkan, dan sistem diterima untuk replikasi di bagian lain.
Tahap pertama dalam replikasi di setiap fasilitas adalah mengadaptasi peraturan standar kerja kantor: menambahkan jenis dokumen unik dan rutenya, menyesuaikan waktu pemrosesan, dll. Dan baru setelah itu penerapan langsung sistem dimulai.
Jadi, otomatisasi chaos hanya mengarah pada peningkatan kecepatan putaran dari chaos tersebut. EDMS harus dilaksanakan dan dioperasikan dengan adanya peraturan kerja kantor yang diperbarui secara berkala. Dengan regulasi semacam itu, pelanggan fungsional sering memahami aturan pembentukan nomenklatur kasus dan penyusunan dokumen kertas. Tetapi untuk mengotomatiskan pekerjaan ini, sistem manajemen dokumen elektronik yang lengkap tidak diperlukan, karena dalam hal ini EDMS berubah menjadi tugas registri sederhana untuk mendaftarkan dokumen dan korespondensi yang masuk dan keluar.
Kesalahpahaman # 2: EDMS akan menyederhanakan dokumen
Kesalahpahaman ini sebagian besar didasarkan pada yang sebelumnya. Pada saat yang sama, berbicara tentang penyederhanaan pekerjaan kantor, pengguna pertama-tama mengharapkan penurunan beban produksi. Harapan yang paling naif diterjemahkan ke dalam upaya oleh anggota biasa EDMS untuk mengalihkan semua pekerjaannya ke sistem informasi dan, tentu saja, menjadi debu.
Kesalahpahaman juga terletak pada kenyataan bahwa saat mengotomatiskan alur kerja, lebih banyak karyawan yang terlibat dalam pekerjaan simultan pada dokumen. Dimasukkannya setiap karyawan baru dalam dokumen membutuhkan pembuatan salinan kertas. Jika dokumennya besar atau penyalinannya dilarang, maka pengerjaannya berjalan berurutan, dan tidak paralel. Dalam versi elektronik, aliran informasi yang jauh lebih besar melewati karyawan, lebih banyak tugas paralel yang ditetapkan, dan ini membutuhkan tingkat organisasi spesialis yang tinggi.
Selain itu, salah satu tugas utama pengenalan EDMS dalam suatu organisasi adalah membangun sistem kendali untuk melakukan disiplin. Jika kita kembali ke tugas menyederhanakan pekerjaan kantor, maka kita membutuhkan kemampuan untuk mencari berbagai dokumen dengan cepat dan efisien. Ini berarti bahwa dengan bantuan EDMS, analisis alur kerja harus meningkat secara signifikan - jumlah tanda, penanda, dan "tanda" lain yang menandai dokumen dalam sistem akan meningkat. Kedua tugas - kontrol dan analititas - mengarah pada fakta bahwa lebih banyak data harus dimasukkan ke dalam EDMS daripada sebelumnya. Namun, di masa mendatang, biaya ini akan terbayar ratusan kali lipat dalam tugas pencarian dan pemrosesan dokumen elektronik.
Kesalahpahaman # 3: Itu tidak akan mempengaruhi saya
Hampir semua kategori pengguna pelanggan fungsional termasuk dalam kekeliruan ini - dari karyawan biasa hingga manajer. Selain itu, opsi di sini ditentukan oleh status pengguna, ada atau tidaknya bawahan, dan kesiapan moralnya untuk bekerja di sistem perusahaan.
Seringkali, semua karyawan organisasi percaya bahwa EDMS ditujukan khusus untuk sekretaris dan kantor. Dan ketika harus menerapkan sistem di tempat kerja mereka, mereka mulai kesal karena mereka dipaksa untuk melakukan pekerjaan (kesekretariatan) orang lain. “Mengapa saya harus memposting dokumen ke sistem? Ini bukan tugasku. Tugasku adalah menulis laporan, dan membiarkan sekretaris memasukkannya ke dalam EDMS! " Tetapi bagaimanapun juga, penulis dokumenlah yang memahami isinya, dapat menentukan kepada siapa itu harus tersedia dan siapa yang tidak boleh, dialah yang dapat melengkapi kartu yang menyertai dengan semua fitur yang diperlukan yang selanjutnya akan memudahkan untuk menemukan dokumen, dll.
Melibatkan karyawan organisasi di EDMS meningkatkan beban kerja mereka (terutama pada tahap pertama bekerja dengan sistem), menambahkan fungsi baru, membuat pekerjaan mereka lebih transparan, yang dalam beberapa kasus menyebabkan resistensi aktif, terutama ditujukan kepada profesional TI yang mengimplementasikan sistem, seperti sumber masalah, dan terkadang diekspresikan dalam sabotase langsung dari proses implementasi.
Kepemimpinan yang berpandangan pendek dapat mendikte pelaksana dari ketinggian status mereka: biarkan bawahan bekerja di EDMS! Tetapi bertentangan dengan kepercayaan populer, manajer di semua tingkatan harus menjadi peserta penuh dalam EDMS. Dalam perusahaan besar, cetakan lengkap dokumen untuk manajemen (untuk tujuan meninjau, memaksakan resolusi, persetujuan, dll.) Dapat mengurangi beban pada orang tertentu yang berpangkat tinggi, tetapi akan memerlukan penggunaan sumber daya perusahaan yang tidak rasional - waktu karyawan, peralatan kantor, kertas, dan bahan habis pakai lainnya. Hal ini terutama terlihat dengan interaksi elektronik aktif organisasi dengan dunia luar, karena sehubungan dengan transisi ke interaksi tersebut, volume halaman demi halaman dari dokumen yang dikirim bertambah. Format elektronik mengasumsikan pemeriksaan dokumen yang nyaman di layar komputer dan tidak mengharuskan pengguna untuk menyelamatkan ekonomi itu, yang berada di garis depan saat menyiapkan dokumen untuk transmisi dalam bentuk kertas. Tentu saja, fungsionalitas EDMS untuk manajemen puncak harus berbeda secara signifikan dari fungsionalitas yang ditujukan untuk karyawan biasa di organisasi.
Jadi, dalam pelaksanaan ekstensif EDMS, itu mencakup hampir semua personel, yang pasti mengubah tingkat kematangan pengguna individu dan organisasi secara keseluruhan, ideologi pemikiran perusahaan diubah dari kertas menjadi elektronik - dari perangkat rak ke perangkat lunak. Pada saat yang sama, EDMS harus memiliki fungsionalitas yang memenuhi kebutuhan setiap kategori pengguna.
Kesalahpahaman # 4: lebih sedikit kertas
Tidak, tidak akan! Tampaknya pernyataan ini bertentangan dengan tesis yang disajikan di atas. Tetapi jika manajemen menetapkan minimalisasi alur kerja kertas atau penolakan sepenuhnya sebagai tujuan utama implementasi EDMS, proyek tersebut akan gagal. Faktanya adalah bahwa dalam satu setengah tahun pertama, pengguna harus terbiasa bekerja sepenuhnya dengan dokumen di layar komputer. Harus dipahami bahwa secara tradisional karyawan bekerja dengan salinan kertas. Setelah menerima dokumen kertas di pintu masuk, mereka membacanya, mengedit, membuat catatan. Seluruh budaya bekerja dengan dokumen dalam organisasi berasal dari bekerja dengan kertas. Dan tidak akan mudah untuk menghilangkan kebiasaan ini secara instan.
Di hampir semua implementasi, proses membiasakan bekerja dengan dokumen elektronik melewati tahap "kertas" - mencetak dokumen, mengerjakannya, dan mendaftarkan hasil pekerjaan ini di EDMS. Pada tahap inilah konsumsi kertas dalam organisasi hampir dua kali lipat! Sebagai aturan, pada akhir tahun pertama pengoperasian EDMS, volume konsumsi kertas kembali ke "dasar" dan hanya setelah itu volume konsumsi kertas mulai berkurang. Namun demikian, itu jarang menurun lebih dari 15-20% dari tingkat "dasar".
Kesalahpahaman # 5: semua EDMS adalah sama
Baik pelanggan informatika maupun fungsional harus memutuskan pilihan alat tertentu dengan hati-hati. Penetapan sasaran yang kompeten dan perumusan persyaratan fungsional akan memungkinkan Anda memilih solusi yang dapat secara fleksibel disesuaikan dengan spesifikasi organisasi, sementara karyawan tidak harus menyesuaikan dengan fungsinya. Penting untuk mengecualikan pengguna yang ceroboh "Kami akan melakukan cara kerja program" - sehingga tanggung jawab atas hasil aktivitas kami tidak dialihkan ke EDMS dengan mengacu pada batasan fungsional dan teknis produk perangkat lunak.
Fungsionalitas yang mencakup tugas kantor dan panitera, yang mendukung pendaftaran dokumen dan korespondensi yang masuk dan keluar, benar-benar hadir di setiap solusi yang terkait dengan kategori EDMS.
Mari pertimbangkan beberapa aspek utama yang perlu mendapat perhatian khusus ketika memilih sistem manajemen dokumen elektronik.
- Ketersediaan alat untuk memantau disiplin kinerja. Ini adalah masalah utama dalam memilih EDMS. Jika sistem idealnya mendukung semua proses kerja kantor dalam organisasi, tetapi tidak dapat menampilkan semua dokumen yang "macet" dengan cepat, tidak mencerminkan titik lemah, tidak menandakan pendekatan tenggat waktu untuk dokumen, tidak "mengeluh kepada bos" bahwa Anda seharusnya telah menjalankan dokumen untuk waktu yang lama ; pada akhirnya, jika dia tidak memberi Anda laporan operasional tentang pelaku yang ceroboh, tentang dokumen yang kadaluwarsa dan "hilang", harga EDMS tersebut menjadi tidak berharga. Biasanya mereka berkata tentang sistem seperti itu: “Dia seperti anjing bersama kami. Cerdas, mengerti segalanya. Hanya dia yang tidak bisa berkata apa-apa ”.
- Subsistem manajemen proses bisnis bawaan untuk menyesuaikan perutean jenis dokumen. Setiap organisasi adalah organisme hidup. Dan semakin cepat sistem pendukung, yang tentu saja dimiliki oleh SED, dapat bereaksi terhadap perubahan dalam proses organisme ini, akan semakin efektif. Pastikan subsistem berfungsi dan cukup fleksibel.
- Dalam hal fungsionalitas sistem:
- tempat kerja kepala. Sebagai aturan, dalam sistem yang diusulkan, fungsionalitas karyawan biasa dikembangkan dengan baik, tetapi alat seperti yang diperlukan untuk manajer puncak seperti alat untuk menulis dokumen dengan cepat, memantau pelaksanaannya, dll., Secara praktis tidak ada, yang menyebabkan masalah dalam pekerjaan manajer dengan sistem;
- klien seluler lengkap. Jika organisasi memiliki banyak karyawan yang menghabiskan sebagian besar waktu kerja mereka bukan di tempat-tempat stasioner (sedang dalam perjalanan bisnis, mengadakan rapat di luar kantor, dll.), Maka kehadiran klien offline seluler yang lengkap dapat menjadi faktor yang sangat penting saat memilih solusi;
- penerapan prinsip alur kerja. Cara termudah untuk mendeskripsikannya dengan kalimat: "Tempat kerja dipimpin oleh karyawan, bukan sebaliknya." Dengan kata lain, karyawan tidak perlu mencari sistem untuk pekerjaan yang luar biasa. Mereka sendiri "berbaris" di tempat kerjanya, dengan mempertimbangkan prioritas yang mendesak dan penting;
- ketersediaan dan fungsionalitas tanda tangan elektronik. Bahkan sedikit lebih dalam: jika sebuah organisasi seharusnya menolak sepenuhnya dokumen kertas dalam pekerjaan kantor internal, maka muncul pertanyaan tentang penerapan aliran dokumen elektronik yang signifikan secara hukum;
- versi dokumen. Jika, dalam kerangka kerja kantor di suatu organisasi, diasumsikan, misalnya, analisis berbagai versi dokumen yang muncul selama bekerja dengannya (versi kontrak, peraturan, proposal komersial, dll.), Maka Anda perlu memastikan bahwa fitur ini didukung oleh fungsionalitas dasar dari solusi yang dipilih;
- bekerja dengan dokumen rahasia dan rahasia lainnya. Ini adalah masalah yang sangat penting yang dapat menimbulkan banyak masalah jika Anda tidak memperhatikannya terlebih dahulu. Kurangnya enkripsi data dalam database, diferensiasi ketat hak akses, sertifikat yang diperlukan. Biaya penerapan fungsionalitas ini pada solusi yang tidak disesuaikan untuk hal ini dapat melebihi biaya penerapan itu sendiri;
- kerja bersama dengan dokumen. Jika organisasi memiliki budaya kerja simultan dari beberapa karyawan dengan satu dokumen, perlu dipastikan bahwa fungsionalitas yang sesuai tersedia dalam sistem;
- pengganti fungsional. Fungsi ini biasanya diingat ketika karyawan kunci pergi berlibur dan ... dokumen terus mengalir kepadanya, tetapi tetap tidak terpenuhi;
- tugas kelompok fungsional. Di beberapa organisasi, pengangkatan dokumen kelompok diterima - misalnya, "Ke departemen akuntansi", "Ke departemen umum". Selanjutnya, karyawan bekerja sesuai dengan peraturan internal, misalnya, memproses dokumen dalam urutan prioritas penerimaan mereka - setelah menyelesaikan pekerjaan dengan satu dokumen, mereka mengambil yang berikutnya dari antrian untuk dieksekusi. Fungsi ini jarang ada di EDMS, jadi jika pertanyaan seperti itu relevan, Anda juga harus memperhatikannya.
- Mengenai ergonomi, harus dikatakan bahwa karyawan terbiasa dengan sistem apa pun, bahkan yang paling tidak nyaman sekalipun. Seperti yang ditunjukkan oleh praktik kami, enam bulan setelah penerapan sistem apa pun, pengguna dapat mengeluh tentang apa pun: solusinya lambat, tidak berfungsi, tidak tahu cara mencari, tidak berfungsi sebagaimana mestinya, tetapi dia tidak lagi mengeluh tentang antarmuka, karena dia sudah terbiasa. Tetapi ini tidak berarti bahwa masalah ini tidak perlu diperhatikan:
- kenyamanan, konsistensi, dan kejelasan antarmuka. Pertama-tama, perlu diingat bahwa cantik bukan berarti nyaman. Kenyamanan adalah ketika semua yang Anda butuhkan ada di tangan dan tidak ada yang berlebihan, tombol-tombol berada di tempat yang Anda harapkan, mereka melakukan persis apa yang tertulis di atasnya, logika pengaturan elemen di layar sesuai dengan logika pengguna, bukan pemrogram;
- bekerja tanpa klik "ekstra". Item ini sangat penting. Ketenangan pikiran, dan karenanya kesehatan dan produktivitas karyawan, bergantung padanya. Pastikan untuk memeriksa berapa banyak klik yang perlu Anda lakukan untuk melakukan operasi yang paling sering dalam sistem - cat dokumen, daftarkan, terapkan resolusi. Jika Anda menghitung lebih dari sepuluh - pikirkanlah;
- kebutuhan untuk menggunakan alat eksternal saat bekerja dengan dokumen. Ini juga merupakan masalah penting yang sering diabaikan, dan kemudian menjadi miring. Banyak operasi yang dapat dilakukan di jendela EDMS tanpa mengunggah dokumen yang dilampirkan ke kartu ke editor eksternal. Lagipula, mengunggah dokumen - mengunggahnya melalui jaringan, membuka editor - untuk pengguna, terutama yang bekerja di tempat kerja jarak jauh, dapat memakan waktu lebih dari satu menit. Pastikan Anda puas dengan solusi yang diusulkan dalam aspek ini.
- Dalam hal arsitektur solusi:
- terpusat atau terdesentralisasi. Ini adalah pertanyaan terpenting. Tidak hanya keberhasilan implementasi sistem yang bergantung padanya, tetapi juga durasi hidupnya, setelah berapa tahun harus diganti. Jelas bahwa ada kriteria umum - jumlah peserta sistem yang tersebar secara geografis, lebar saluran komunikasi dengan mereka, ketersediaan kapasitas server di pusat dan di titik-titik terpencil. Namun frasa: "Jangan khawatir, kami akan menghubungkan mereka" atau "Ya, mereka hanya membutuhkan browser" seharusnya membuat Anda bertanya-tanya seberapa baik pengembang memahami skala proyek;
- ketersediaan alat sinkronisasi. Pertanyaan kunci jika Anda telah memilih solusi desentralisasi. Selain itu, kita berbicara tidak hanya tentang sinkronisasi teknis, tetapi juga tentang sinkronisasi proses bisnis, aturan untuk memelihara buku referensi dan alat organisasi, metodologi dan teknologi lainnya;
- kinerja sistem. Tidak peduli seberapa yakin Anda bahwa "semuanya berjalan bersama kami", tuntutlah hasil uji beban sistem. Lakukan kunjungan referensi ke pelanggan yang telah menerapkan sistem dengan parameter yang serupa dengan Anda selama satu atau dua tahun. Faktanya adalah bahwa masalah kinerja biasanya muncul dengan sendirinya setelah satu atau dua tahun pengoperasian sistem penuh. Ketika sudah diisi dengan dokumen, dan sekarang Anda tidak punya pilihan lain selain menggunakan apa yang Anda miliki, mengganti "kruk" - hapus dokumen lama, bagikan database, dll;
- persyaratan untuk dukungan teknis dari komponen server. Tidaklah berlebihan untuk memprediksi kapasitas apa yang akan dibutuhkan untuk fungsi normal sistem dalam tiga atau lima tahun, ketika database melebihi seratus gigabyte, dan basis dokumen akan menarik puluhan terabyte. Bagaimanapun, penulisan kode sistem yang efektiflah yang tidak akan membuat Anda bangkrut pada peralatan;
- dukungan teknis workstation. Biaya masalah ini dapat diperkirakan sepuluh hingga dua puluh juta rubel untuk setiap seribu pengguna potensial. Dan jika Anda akan bekerja di EDMS dengan dokumen "bermaterai", maka jangan lupa untuk memperkirakan biaya sarana perlindungan;
- sistem operasi untuk klien. Mengingat "serangan" substitusi impor yang semakin aktif, masalah ini menjadi semakin mendesak;
- integrasi dengan sistem informasi eksternal. Mempertimbangkan bahwa dengan implementasi yang tepat, EDMS akan menjadi "sistem peredaran darah" dari organisasi, agenda akan mencakup masalah integrasi dengan sistem back-office lainnya - akuntansi, ERP, CRM, dll. Dan ketersediaan alat integrasi merupakan parameter yang diperlukan dalam kasus ini;
- total biaya kepemilikan sistem (TCO - Total Cost of Ownership). Sebenarnya, ini adalah pertanyaan terakhir dalam sub-bagian ini. Menjawabnya, jangan lupa untuk menambahkan biaya pemeliharaan tahunan, biaya lisensi untuk perluasan dan kemungkinan pembayaran lainnya (perizinan sistem manajemen basis data, saluran komunikasi ke departemen jarak jauh), yang akan membentuk sistem TCO.
Tentu saja, rangkaian properti yang terdaftar tidak lengkap. Gambaran umum solusi spesifik di pasar EDMS adalah topik untuk artikel terpisah. Dengan mempertimbangkan arah substitusi impor, maka akan dikhususkan secara eksklusif untuk pembangunan dalam negeri.
Saat memilih solusi, seseorang juga harus mengevaluasi pemasoknya (pengembang) berdasarkan karakteristik berikut: beban maksimum yang mungkin (dengan volume tugas, dengan jumlah organisasi yang dilayani dan pengguna yang bekerja secara bersamaan, dengan volume database, dll.), Rencana perusahaan untuk pengembangan produk, peran EDMS dalam bisnis pengembang (apakah aktivitas ini merupakan salah satu area utama yang menjadi spesialisasi perusahaan), adanya regulasi EDMS yang telah dikonfigurasi sebelumnya, dukungan metodologis untuk implementasi sistem.
Jadi, sistem manajemen dokumen elektronik berbeda satu sama lain, dan terkadang secara signifikan. Sebelum memilih produk tertentu, Anda perlu menguraikan tujuan dan prioritas implementasi, mengevaluasi skala akhirnya, dan juga menentukan kumpulan fungsi sistem yang paling dituntut dan terutama penting untuk memfasilitasi pekerjaan sehari-hari di EDMS manajemen dan spesialis.
Tujuan sebenarnya dari implementasi EDMS
Menurut pendapat kami, tujuan utama dari penerapan sistem manajemen dokumen elektronik harus dibangun sebagai berikut (dalam urutan prioritasnya).
- Penciptaan sistem kontrol untuk disiplin eksekutif dan meningkatkan transparansi pekerjaan kantor.
- Otomatisasi dan optimalisasi proses bisnis organisasi.
- Membangun penyimpanan dokumen elektronik perusahaan.
Sebagai kesimpulan, saya ingin mengutip kata-kata negarawan luar biasa Abraham Lincoln: tujuan yang ditetapkan dengan benar adalah setengah dari kesuksesan!
