Pembuatan sistem manajemen dokumen elektronik. Apa yang perlu Anda ketahui tentang pertukaran dokumen elektronik

Beberapa tahun yang lalu, sistem manajemen dokumen elektronik disebut-sebut sebagai masa depan yang cerah. Saat ini mereka sudah aktif digunakan di perusahaan swasta dan publik. Tetapi yang paling penting adalah bahwa permintaan untuk EDMS terus meningkat. manajemen dokumen elektronik dan cara kerjanya, perhatikan contoh sistem yang beroperasi di Federasi Rusia.

Prasyarat

Untuk lebih memahami bagaimana fungsi program EDMS, Anda perlu mempertimbangkan konsep dan tugas dasar. Faktor kunci adalah faktor yang menentukan pilihan sistem tertentu.

Jika organisasi dapat berfungsi dalam kondisi manajemen informal, maka tidak perlu ada sirkulasi dokumen. Dengan munculnya proses bisnis, ada kebutuhan untuk mengelola mekanisme menggunakan dokumentasi yang efisien. Jika Anda tidak berurusan dengan sekuritas pada waktu yang tepat, mereka akan mulai menumpuk dan hilang.

Sebagai alternatif media kertas, skema penyimpanan file khusus digunakan di server. Tapi itu juga tidak bekerja lama. Dengan pertumbuhan volume perusahaan, kebutuhan akan penyimpanan dan sinkronisasi informasi semakin meningkat.

Muncul dilema: apakah menggunakan media kertas bekas atau EDMS untuk menyimpan informasi. Apa yang begitu penting sehingga Anda bisa melewati sistem elektronik? Meningkatkan efisiensi organisasi.

Efek ekonomi

Efisiensi kerja dapat ditingkatkan dengan dua cara: mengurangi biaya atau meningkatkan hasil. Dokumen EDMS memungkinkan Anda mencapai dua tujuan sekaligus. Artinya, penerapan sistem memungkinkan organisasi untuk membelanjakan lebih sedikit, tetapi menghasilkan lebih banyak.

Pengurangan biaya dilakukan dengan cara mengurangi biaya kertas, membuang waktu, mempercepat pertukaran informasi, mengubah budaya perusahaan.

Untuk menilai keefektifan program EDMS, Anda perlu menghitung biaya waktu kerja untuk dokumen. Perusahaan konsultan memperkirakan bahwa operasi semacam itu memakan 20% waktu kerja. Dalam sistem birokrasi Rusia, ini membutuhkan lebih banyak waktu - 60% dari waktu. Pengenalan EDMS akan mengurangi biaya ini setidaknya 10 kali lipat.

Pekerjaan kantor dan alur dokumen

Kedua istilah itu terkait. Dokumen adalah istilah untuk seperangkat aturan formal untuk bekerja dengan dokumen. Beberapa sistem EDMS dapat disesuaikan untuk aturan kerja kantor, tetapi ada juga sistem yang menjadi dasar pekerjaan kantor sudah dibentuk.

Dokumen adalah unit penyimpanan informasi di EDMS. Alur dokumen dihasilkan dari berbagai sumber: sistem lain, aplikasi, email, tetapi yang terpenting - dari media kertas yang dipindai. Oleh karena itu, pemindai dan peralatan lainnya merupakan bagian integral dari EDMS. Sistem menyimpan semua dokumen, memelihara sejarahnya, memastikan pergerakan di seluruh organisasi, dan melakukan proses bisnis dengannya.

Di dasar seperti itu ada keputusan, instruksi dan perintah EDMS. Melalui mereka, organisasi dikelola. Semua dokumen dilengkapi dengan "bantuan". Kumpulan bidang di formulir bergantung pada jenis dokumen. B disimpan sebagai database dari setiap bidang kartu tersebut.

Fungsi dan tugas EDMS

Program manajemen dokumen dirancang untuk menyelesaikan tugas-tugas berikut:

• sistematisasi pekerjaan dengan dokumen.
• pembuatan dokumen dengan templat, penyimpanan pendaftarannya;
• otomatisasi akuntansi;
• klasifikasi dokumen.

Mari kita pertimbangkan lebih detail fungsi EDMS. Program alur kerja digunakan untuk:

• membuat kartu.
• pembentukan teks dokumen;
• menyimpan data dalam format pdf atau ms word;
• manajemen hak akses pengguna;
• membuat rute;
• kontrol aliran dokumen;
• mengirim pemberitahuan, pengingat;
• menyimpan jurnal, buku referensi, pengklasifikasi;
• pembentukan pesanan;
• mencari dan menandatangani dokumen;
• menghasilkan laporan.

Fungsi seluruh sistem meliputi:

• pekerjaan jarak jauh dengan dokumen;
• menggunakan DBMS untuk menyimpan data;
• bekerja secara simultan dengan EDMS;
• memberikan keamanan melalui sertifikat, barcode dan personalisasi.

Keuntungan dan kerugian

Beralih ke EDMS memiliki lebih banyak keuntungan daripada kerugian. Namun, proyek yang tidak terorganisir dengan benar dapat menghancurkan semua manfaat otomatisasi. Tujuan dari penerapan ERMS harus dapat dicapai. Manfaatnya antara lain:

• penyimpanan informasi terstruktur terpusat;
• pendekatan yang sama untuk pembentukan dan pemrosesan dokumen;
• menggunakan template;
• cari;
• audit akses.

Kekurangannya termasuk biaya di muka yang tinggi dan pelatihan pengguna yang cermat.

Proses pemrosesan dokumen

Dalam EDMS, manajemen dokumen elektronik melewati sejumlah tahapan, di mana properti tertentu ditetapkan ke dokumen. Pemrosesan dilakukan secara manual dan otomatis. Dalam kasus kedua, berikut ini ditetapkan:

• kondisi untuk transisi antar tahapan;
• membagi rute;
• siklus pemrosesan;
• meluncurkan subproses, timer, prosedur pemrosesan;
• peran pengguna ditetapkan.

Jenis perawatan:

• Pembuatan dokumen.
• Mengedit.
• Mengganti nama.
• Bergerak.
• Kelestarian.
• Pengindeksan.
• Pemindahan.

Biaya EDS

Alur dokumen tidak dapat berfungsi sepenuhnya tanpa lisensi, server, konfigurasi lengkap, dan pelatihan semua pengguna. Masing-masing elemen ini mahal. Selain itu, orang tidak boleh melupakan integrasi EDMS dengan sistem lain, memperbarui database dan perangkat lunak, berkonsultasi dengan layanan dukungan teknis dan biaya pemeliharaan lainnya.

Implementasi EDMS

Pelaksanaan proyek bisa memakan waktu beberapa bulan. Prosesnya bergantung pada jumlah proses dokumentasi dan kemampuan keuangan, organisasi, dan sumber daya. Implementasinya dilakukan sesuai dengan algoritma berikut:

• pembentukan kelompok kerja, penentuan pemimpin;
• definisi tujuan dan sasaran;
• verifikasi proses dokumentasi yang ada;
• pengembangan spesifikasi teknis;
• pilihan EDMS;
• kesimpulan kesepakatan untuk pelaksanaan EDMS;
• pengembangan dan persetujuan peraturan kerja;
• memeriksa isi awal direktori;
• pengujian pendahuluan EDMS;
• pelatihan staf untuk bekerja;
• uji pelaksanaan EDMS;
• analisis hasil tes;
• koreksi kesalahan;
• implementasi penuh EDMS.

Kesalahan injeksi

Perhatian khusus harus diberikan pada proses-proses yang membutuhkan dokumen kertas. Kesalahan utama adalah menggandakan dokumen kertas dengan dokumen elektronik. Ini membuat pekerjaan menjadi lebih sulit dan menciptakan sikap negatif terhadap otomatisasi. Tidak ada yang membayar ekstra untuk melakukan pekerjaan ganda. Diperlukan untuk membangun proses otomasi tanpa duplikasi. Kesalahan kedua adalah kurangnya pelatihan. Paling sering, proses baru dianggap sebagai permusuhan. Oleh karena itu, perlu dijelaskan kepada karyawan mengapa EDMS diperkenalkan, sehingga mereka secara sadar mendekati proses pembelajaran.

Teknologi penyimpanan dokumen

Dalam EDMS, aliran dokumen elektronik terdiri dari atribut, yang menjadi dasar untuk melakukan pencarian, klasifikasi, pengelompokan, dan pembuatan laporan. Terkadang dokumen dibuat dari templat, terkadang - dengan mentransfer data dari database. Atribut disimpan dalam tabel. File itu sendiri ditempatkan di folder penyimpanan, informasi darinya ditempatkan di direktori DBMS. Hanya pengguna sistem EDMS yang memiliki akses ke data.

Apa itu pemindaian streaming?

Pemrosesan aliran dokumen dengan penempatan sampel berikutnya ke dalam arsip dilakukan menggunakan pemindai. Dalam proses pemindaian, dimungkinkan untuk secara otomatis membuat kode batang pada dokumen dan mendaftarkannya dalam database dengan arah selanjutnya di sepanjang rute tertentu.

Pengenalan teks optik

Sistem manajemen dokumen elektronik EDMS ini mengubah gambar elektronik dari dokumen dalam format foto atau jpeg ke dalam format teks. Dalam hal ini, perangkat lunak khusus digunakan dalam bentuk aplikasi yang berdiri sendiri atau ESCOM.BPM yang terintegrasi dalam EDMS. Apa itu ESCOM.BPM? Ini adalah program untuk mengenali dokumen yang diketik dalam font berbeda. Perlu dicatat, bagaimanapun, bahwa aplikasi yang berdiri sendiri memiliki lebih banyak fitur dan bahkan mengenali teks tulisan tangan.

Pengkodean batang

Teknologi ini menyediakan serangkaian prosedur untuk membuat dan menerapkan kode batang grafik ke dokumen. Barcode unik dibuat melalui server sistem. Ini juga menyediakan identifikasi dokumen, pencarian cepatnya di database dan distribusi di lokasi penyimpanan. Saat mendaftarkan dokumen, barcode yang sesuai dengan pengenal kartu elektronik dicetak pada label. Itu terpaku pada versi kertas dokumen.

EDS

Memungkinkan Anda memverifikasi kebenaran dokumen dan ketetapan data. Penandatanganan dilakukan dengan menggunakan penyedia kriptografi dan kunci perangkat lunak - sertifikat. Yang terakhir adalah file dalam format khusus yang dibuat ulang di pusat lisensi. Untuk memastikan keamanan informasi, sertifikat harus disimpan di kartu pintar atau kunci I-Token. Mereka dilindungi oleh PIN. Jika salah memasukkan PIN beberapa kali, sertifikat akan secara otomatis diblokir.

Pencarian teks lengkap dan atribut

Pencarian atribut dilakukan melalui formulir khusus untuk beberapa nilai dari bidang kartu. Misalnya, kriteria "Counterparty" mencari data di kolom "Penerima" atau "Pengirim". Dalam hal ini, sistem membandingkan kriteria yang dimasukkan dengan data di dalam kartu dan memasukkan ke dalam hasil kartu-kartu tersebut yang cocok ditemukan. Pencarian dilakukan dengan mempertimbangkan kecocokan persis atau parsial.

Pencarian teks lengkap dilakukan sesuai dengan data dalam dokumen itu sendiri, termasuk bentuk kata melalui alat DBMS bawaan, seperti MS SQL SERVER, ORACLE. Untuk pencarian lengkap, file harus dimasukkan ke dalam database dalam format dokumen (doc), tabel (xls), presentasi, pesan.

29.05.18 71 255 13

Dokumen dapat ditandatangani di atas kertas atau secara elektronik. Di atas kertas untuk waktu yang lama, secara elektronik - tidak jelas bagaimana.

Pavel Ovchinnikov

12 tahun bekerja dengan dokumen elektronik

Tapi di sini saya telah membuat dokumen elektronik selama dua belas tahun dan saya akan memberi tahu Anda: ini adalah sensasi yang luar biasa. Izinkan saya memberi tahu Anda bagaimana semuanya bekerja, dengan contoh.

Singkat

Untuk mulai memelihara manajemen dokumen elektronik, Anda memerlukan:

1. Yakinkan rekanan untuk mulai bertukar dokumen elektronik.
2. Beli sertifikat tanda tangan elektronik.
3. Tentukan metode pengiriman dokumen: melalui layanan khusus atau tanpa itu.

Siapa yang butuh dokumen elektronik

Terlepas dari kenyamanan dan modernitas, hanya sedikit orang yang melakukan pengelolaan dokumen elektronik. Jika seorang wirausahawan dengan perpajakan yang disederhanakan menandatangani beberapa kontrak setahun, mungkin tidak terlalu menakutkan baginya untuk mengirim dokumen cetak beberapa kali. Tetapi ada beberapa kasus ketika manajemen dokumen elektronik sangat berguna.

Perusahaan besar dokumen elektronik membantu mengurangi biaya jika volume korespondensi eksternal melebihi beberapa ratus dokumen per bulan. Bagi mereka, pengiriman sekuritas berpengaruh langsung pada kecepatan transaksi. Biaya peredaran dokumen bisa mencapai ratusan ribu rubel per tahun, dan risiko yang terkait dengan kerugian, kesalahan, dan denda dari otoritas pajak semakin meningkatkan biaya.

Bahkan jika sekarang Anda menandatangani satu tindakan setiap enam bulan, ini tidak berarti bahwa bisnis Anda tidak akan berkembang. Anda mungkin memiliki mitra besar yang bekerja dengan dokumen elektronik, dan mereka akan menuntut hal yang sama dari Anda.

sebagai contoh

Toko online secara teratur mengakumulasi piutang puluhan juta karena mereka sekali lagi membuat kesalahan dalam faktur: barang ada di truk, tidak bisa dibawa ke gudang. Hari-hari berlalu sementara mereka menunggu kurir dengan dokumen yang telah dikoreksi tiba dari pemasok. Kami telah memperkenalkan dokumen elektronik, dan sekarang semua koreksi dalam dokumen membutuhkan waktu kurang dari satu jam.

Dan di perusahaan catu daya besar, selama audit pajak lapangan, setiap tahun pengawas menemukan pelanggaran dan kesalahan dalam dokumen. Cek denda mencapai 120.000 rubel setahun. Departemen keuangan memasukkan uang ini ke dalam anggaran terlebih dahulu sebagai biaya overhead. Kami telah memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, dan sekarang program, bukan orang, mengontrol kebenaran dokumen. Tidak ada lagi kesalahan.

Apa itu dokumen elektronik

Dokumen elektronik adalah dok biasa atau file PDF yang dapat dibuat dan dibaca di editor apa pun. Penting untuk ditandatangani dengan tanda tangan elektronik khusus dan dikirim dengan cara khusus.

Agar partner, pengacara, atau hakim tidak ragu bahwa Anda yang menandatangani dokumen elektronik dan tidak ada yang mengubahnya, spesialis keamanan digital membuat tanda tangan elektronik. Ini seperti sidik jari yang ditumpangkan pada sekumpulan bit dan byte unik dalam dokumen Anda. Secara kasar, saat menandatangani sesuatu dengan tanda tangan elektronik, Anda berkata: "Saya mengonfirmasi keaslian kumpulan bit ini."

Tanda tangan elektronik dilampirkan pada dokumen apa pun, setelah itu dianggap ditandatangani. Dokumen dapat dibaca tanpa tanda tangan. Ini hanya menjamin bahwa ini adalah dokumen yang sama yang tidak berubah dalam bentuk yang dikirimkan kepada Anda. Jika Anda mengubah sesuatu dalam dokumen dan menyimpannya, kumpulan bitnya akan berubah - tanda tangan tidak valid.

sebagai contoh

Kedua perusahaan tersebut memutuskan untuk menandatangani kontrak elektronik. Kami membuat kontrak, menyetujui persyaratan. Sekarang satu perusahaan menandatangani kontrak dengan tanda tangannya dan mengirimkannya ke yang lain. Dia membuka kontrak dan memutuskan untuk memperbaiki sesuatu secara diam-diam, misalnya, jumlah denda. Koreksi. Menyelamatkan. Kirimkan dulu. Dia terlihat - ups! - tanda tangan asli pada perjanjian ini rusak. Artinya ada sesuatu yang sudah diperbaiki, penjahat. Lalu mereka pergi untuk memukul wajah, mungkin.

Di mana mendapatkan tanda tangan elektronik

Tanda tangan elektronik dibeli di pusat sertifikasi khusus. Anda hanya perlu mencari pusat yang nyaman di kota Anda. Yang utama adalah itu termasuk dalam daftar pusat terakreditasi Kementerian Komunikasi Federasi Rusia.

Semua hal yang sama dapat dilakukan langsung di kantor pusat sertifikasi: cukup datang dengan semua dokumen dan isi aplikasi. Tetapi dalam kasus ini, Anda harus menunggu pembayaran non-tunai dilakukan - ini bisa memakan waktu beberapa jam. Tidak mungkin membayar sertifikat untuk perusahaan secara tunai, sama seperti tidak mungkin menerimanya dari jarak jauh.

Cara kerja tanda tangan elektronik

Kekuatan hukum dari tanda tangan elektronik dijelaskan dalam hukum federal "Pada Tanda Tangan Elektronik".

Hukum mendefinisikan jenis tanda tangan: sederhana, tidak memenuhi syarat dan berkualitas. Anda dapat menandatangani salah satunya, tetapi dengan reservasi: memenuhi syarat - untuk pajak, penawaran, dan dalam beberapa kasus untuk pengadilan; sederhana dan tidak terampil - untuk yang lainnya.

Tanda tangan sederhana atau tidak berkualifikasi

Pilihan yang terjangkau dan murah, tetapi dengan penggunaan terbatas. Tanda tangan yang tidak memenuhi syarat berisi algoritme kriptografi tetapi tidak diverifikasi oleh otoritas sertifikasi mana pun. Yang sederhana hanyalah kombinasi dari nama pengguna dan kata sandi, akun di situs web layanan publik atau alamat email rekanan.

Tanda tangan tersebut cocok jika Anda tidak berpartisipasi dalam lelang elektronik, tidak bertukar data primer elektronik, dan tidak mengirimkan laporan pajak. Tanda tangan sederhana dapat digunakan untuk kontrak, faktur, dan tindakan, tetapi Anda harus menandatangani perjanjian terpisah dengan rekanan dan mencatat persetujuan para pihak untuk mempercayai tanda tangan tersebut.

Jika Anda memiliki lusinan kontraktor dan dokumen yang berbeda, skema tersebut tidak akan berhasil. Anda harus menandatangani dokumen seperti itu dengan semua orang, dan seiring waktu proses ini akan melambat, bukan mempercepat pekerjaan. Maka lebih baik untuk memikirkan sertifikat tanda tangan elektronik lainnya.

Untuk menggunakan tanda tangan elektronik sederhana, Anda perlu mencetak dan menandatangani versi kertas perjanjian atau menyertakan klausul khusus dalam kontrak dengan rekanan - ini adalah persyaratan hukum.

Tanda tangan yang memenuhi syarat

Tanda tangan ini cocok untuk faktur dan pajak. Secara hukum, faktur elektronik hanya dapat ditandatangani dengan tanda tangan ini. Ada sertifikat yang memenuhi syarat dari 1000 RUR, Anda hanya dapat membelinya di pusat sertifikasi yang merupakan bagian dari zona kepercayaan FTS.

Setiap tahun, Sertifikat Tanda Tangan yang Memenuhi Syarat perlu diperbarui, yang menambah kekhawatiran: Anda perlu melacak masa berlaku dan memesan penerbitan ulang tepat waktu.

Untuk bekerja dengan tanda tangan yang memenuhi syarat, Anda perlu menginstal program khusus - sarana perlindungan informasi kriptografi. Program membubuhkan tanda tangan elektronik ke dokumen dan memverifikasi tanda tangan peserta pertukaran lainnya.

Anda dapat memilih program berbayar ("CryptoPro CSP") atau gratis ("Vipnet CSP"). Secara fungsional, keduanya hampir sama, tetapi dengan yang gratis mungkin ada masalah kompatibilitas. Keduanya bekerja di Windows dan Mac. Biaya yang dibayarkan sekitar 1000 RUR, pembayaran tahunan untuk sertifikat tanda tangan elektronik sekitar 1000 RUR.

Beberapa orang menggunakan tanda tangan elektronik berbasis cloud, yang tidak memerlukan penginstalan program perlindungan kriptografi. Tanda tangan cloud disimpan di layanan pertukaran, dan setiap kali Anda menandatangani dokumen, Anda menerima SMS yang mengonfirmasi tindakan tersebut di ponsel Anda. Sertifikat semacam itu lebih murah dan lebih nyaman digunakan, tetapi kurang aman dibandingkan program keamanan kripto.

Mengapa Anda membutuhkan operator aliran dokumen

Dokumen elektronik yang ditandatangani dapat dikirim melalui email biasa, tetapi ini tidak aman. Jika surat diretas, dokumen akan berakhir di tangan para penyusup. Karenanya, misalnya, kantor pajak hanya menerima deklarasi melalui layanan khusus. Melalui layanan yang sama, Anda harus menukar faktur elektronik, jika tidak, Anda melanggar perintah Kementerian Keuangan Rusia. Layanan semacam itu disebut operator aliran dokumen.

Untuk pengguna sederhana, ini adalah email yang dipompa. Bekerja melalui browser, ada folder dengan masuk dan keluar, direktori alamat, pencarian built-in, editor dokumen. Di dalam - layanan penuh dengan saluran komunikasi dan enkripsi yang aman, yang menjamin keamanan transmisi dokumen.

Bahkan tidak perlu membuat kesepakatan dengan penyelenggara pengelolaan dokumen elektronik. Cukup daftar, unduh sertifikat tanda tangan elektronik dan bayar tarif faktur. Kekhawatiran lainnya diambil oleh operator: memberi tahu Layanan Pajak Federal bahwa Anda telah bergabung dengan bursa, memantau format, dan menjamin kepatuhan dengan undang-undang Federasi Rusia.

Ada beberapa lusin layanan serupa di Rusia. Dalam hal harga, fungsionalitas, keandalan, dan kecepatan, keduanya hampir sama. Merupakan kebiasaan untuk memilih operator sesuai dengan kualitas layanan: seberapa cepat dukungan teknis bekerja, apakah operator siap membantu menghubungkan kontraktor, peluang apa yang dia tawarkan dan apakah dia memiliki konsultan analitik yang akan membantu Anda menerapkan layanan ke dalam pekerjaan.

Rekan Anda juga harus terhubung ke operator. Dia dapat memilih milik Anda atau yang lain - kemudian pertukaran akan melalui roaming, seperti dalam koneksi seluler.

Berapa biaya dokumen elektronik

Bekerja melalui operator, Anda hanya membayar untuk dokumen yang ditandatangani oleh kedua belah pihak. Rata-rata, biaya pengiriman dokumen sekitar 6-8 R, dan semua dokumen masuk gratis.

Biasanya, pemula membeli paket minimal 300 dokumen, yang berakhir dengan sangat cepat. Kemudian Anda harus membeli paket berikutnya. Lebih menguntungkan untuk membeli paket tahunan tanpa batas atau menyetujui kondisi individu.

Beralih ke dokumen elektronik bermanfaat jika Anda mengirim 100 atau lebih dokumen per bulan atau setidaknya 1000 dokumen per tahun. Kemudian Anda akan memotong biaya kertas dan pengiriman hampir 5 kali lipat.

Berapa biaya alur kerja

1000 dokumen kertas

Setiap perusahaan cepat atau lambat berpikir untuk mengoptimalkan dan meningkatkan efisiensi proses bisnis, yang dapat dibangun dengan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS).

EDMS memungkinkan penyelesaian masalah otomatisasi pekerjaan dengan dokumen perusahaan dari berbagai skala dan bidang aktivitas, termasuk yang terdistribusi secara geografis. Sistem perangkat lunak kelas ini memastikan pengorganisasian aliran dokumen perusahaan yang signifikan secara hukum, memelihara arsip dokumen, mengotomatiskan pekerjaan kantor (mendaftarkan korespondensi masuk dan keluar, memindai dokumen dan berkomunikasi dengan pelaku dalam bentuk elektronik), memantau disiplin eksekutif, menyetujui kontrak dan pembayaran, mengoordinasikan dan memantau pelaksanaan secara organisasi - dokumen administrasi, pemrosesan dan penyimpanan dokumentasi akuntansi utama, serta otomatisasi proses yang dikhususkan untuk berbagai bidang bisnis. Selain itu, fitur EDMS paling modern adalah dukungan untuk perangkat seluler dan kemampuan untuk berintegrasi dengan platform informasi perusahaan yang ada.

Ada berbagai macam sistem manajemen dokumen elektronik di pasar Rusia, dan untuk memudahkan perusahaan membuat pilihan, kami telah menyusun pilihan solusi tersebut. Semuanya secara eksklusif produksi dalam negeri; mereka mematuhi persyaratan legislatif dan peraturan dan metodologi di bidang manajemen dokumen, baik dalam kerangka peraturan Rusia dan standar internasional, serta persyaratan keamanan TI. Secara terpisah, perlu dicatat bahwa hampir semua produk yang tercantum di bawah ini termasuk dalam daftar perangkat lunak dalam negeri dan direkomendasikan untuk digunakan di departemen pemerintah dan organisasi Federasi Rusia, serta di perusahaan yang melaksanakan proyek dalam kerangka program substitusi impor perangkat lunak.

1. "Dialog". Pengembang: Perusahaan Kesatuan Negara "Krymtechnologii" (dengan dukungan dari Kementerian Kebijakan Dalam Negeri, Informasi dan Komunikasi Republik Krimea).
2. Sistem manajemen dokumen elektronik perusahaan CSED 3.0. Pengembang: Wilayah CROC.
3. Sistem manajemen dokumen elektronik "SED-Sirius". Pengembang: Pusat Teknologi Informasi dan Sistem Otoritas Eksekutif (CITiS).
4. Sistem otomasi proses untuk organisasi konstruksi jalan "Epyura" (dibangun atas dasar platform "1C: Enterprise"). Pengembang: Armen Rafikovich Arakelyan.
5. EDMS "Dokumen Sinkopa". Pengembang: Perusahaan Kuban-Inform-Holding-Yug.
6. Paket perangkat lunak "Sistem modular terbuka manajemen dokumen elektronik dan kontrol pelaksanaan pesanan" (SEDKP). Pengembang: FGAU GNII ITT "Informika".
7. Sistem pengelolaan dokumen elektronik Directum. Pengembang: Perusahaan Directum.
8. Produk perangkat lunak "STEC - Manajemen Dokumen". Pengembang: JSC STC STEK.
9. "Platform Merah Manajemen Dokumen". Pengembang: Perusahaan Red Soft.
10. Sistem "Birokrat". Pengembang: LLC "Birokrat"
11. Sistem informasi "Pekerjaan kantor elektronik dan manajemen dokumen". Pengembang: Perusahaan Breeze Plus.
12. Sistem "Komita Courier JE". Pengembang: Perusahaan Saham Gabungan Komita.
13. Modul "Alur dokumen" (disediakan sebagai bagian dari "Kompas" sistem ERP). Pengembang: Perusahaan kompas.
14. EDMS WSS Docs (berdasarkan platform Microsoft SharePoint). Pengembang: Perusahaan Konsultasi WSS.
15. Sistem otomatis pekerjaan kantor rahasia AS SDP. Pengembang: LLC "Pusat Teknologi Baru" Impulse ".
16. Sistem otomasi aliran dokumen organisasi dan administrasi (pekerjaan kantor) perusahaan "Lotsman: ORD". Pengembang: ASKON-Design Systems LLC.
17. EOS untuk sistem SharePoint (berdasarkan platform Microsoft SharePoint). Pengembang: Sistem Kantor Elektronik (EOS).
18. Sistem informasi EtaxReport. Pengembang: Perusahaan Sistem Bisnis Elektronik.
19. SED "Aurora: Alur dokumen". Pengembang: Aurora Digital Group LLC.
20. Sistem manajemen dokumen elektronik Comsoft Docs. Pengembang: Komsoft JSC.
21. Sistem EDMS Comindware (dibangun atas dasar Platform Aplikasi Bisnis Comindware). Pengembang: Comindware.
22. Sistem Dokumen Ekspres. Pengembang: Electronic Express LLC.
23. Codex: Paket perangkat lunak Manajemen Dokumen. Pengembang: Konsorsium Kodeks.
24. Sistem otomatis "Gosekspertiza". Pengembang: Ecomash info LLC.
25. Mengamankan sistem manajemen dokumen elektronik "Stack-Trust". Pengembang: Grup tumpukan perusahaan.
26. EDMS OPTIMA-WorkFlow. Pengembang: Grup perusahaan Optima.
27. EDMS LanDocs. Pengembang: Grup perusahaan Lanit.
28. Kompleks perangkat lunak "Aliran dokumen". Pengembang: "Pusat Komputasi Riset Utama" Perusahaan Negara Federal dari Kantor Presiden Federasi Rusia (FGUP "GlavNIVTs").
29. Solusi SEDO. Pengembang: ID - Management Technologies LLC.
30. Sistem manajemen dokumen elektronik "Praktika" untuk organisasi pemerintah dan bisnis. Pengembang: Perusahaan Sistem Manajemen Dokumen.
31. EDMS DoXLogic. Pengembang: Perusahaan BFT.
32. Sistem Alpha Dock. Pengembang: Alfa Doc.
33. Sistem luar. Pengembang: SKB Kontur.
34. Sistem manajemen dokumen elektronik yang dilindungi

Bukan rahasia lagi bahwa keberhasilan menjalankan bisnis apa pun terutama bergantung pada cara kerja mekanisme pengorganisasian dokumentasi. Lagi pula, bekerja dengan dokumen, meski tidak menyenangkan, merupakan tautan penting dalam manajemen perusahaan.

Selain itu, dokumentasi harus ditangani tepat waktu, jika tidak maka dokumentasi akan mulai menumpuk dan hilang. Untuk menghindari kemungkinan kerugian, sistem manajemen dokumen elektronik diperkenalkan.

Pada artikel ini kami akan memberi tahu Anda: Apa itu EDMS? Jenis, kelebihan dan kekurangan apa yang dimilikinya?

Dengan perkembangan Internet, waktu folder tebal dan arsip berdebu adalah masa lalu. Sekarang proses bekerja dengan dokumen sepenuhnya otomatis. Makalah yang diperlukan dapat ditemukan dalam satu klik, dan pengarsipan dilakukan tanpa campur tangan manusia sama sekali. EDMS membuka peluang seperti itu bagi perusahaan.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah perangkat lunak khusus, berkat dokumen yang diproses dalam bentuk elektronik. Dengan kata lain, berkat EDMS, dimungkinkan untuk mentransfer dokumen antar karyawan, mengeluarkan tugas individu, pengarsipan, dll.

Tentunya banyak organisasi yang tahu bagaimana membuat dokumen elektronik, menyimpan dan mentransfernya. Namun, format elektronik sederhana tidak akan memiliki pengaruh hukum. Agar kertas elektronik bertambah berat, penting untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini, dokumen harus disegel dengan tanda tangan elektronik khusus.

Oleh karena itu, EDMS dapat dibagi menjadi dua jenis:

1. Alur dokumen dalam perusahaan antar karyawan;
2. Alur dokumen antara berbagai perusahaan dan organisasi melalui saluran komunikasi khusus.

Untuk menggunakan EDMS dalam organisasi, Anda memerlukan perangkat lunak khusus. Biasanya program semacam itu disebut platform EDF. Selain itu, perangkat keras tambahan diperlukan untuk kelancaran perangkat lunak tersebut. Misalnya, server, saluran jaringan, dll.

Operator manajemen dokumen elektronik akan diperlukan jika Anda perlu bekerja dengan kertas antara dua perusahaan yang berbeda. Operator seperti itu akan menjadi penolong yang baik. Lagipula, dia tahu cara menyampaikan pesan, memeriksa dalam format apa dokumen yang dikirim, memerlukan dan mengontrol pembubuhan tanda tangan elektronik, menyimpan dan mengarsipkan kertas sendiri, dll.

Jadi, EDMS adalah "sistem peredaran darah" dari keseluruhan bisnis. Ini menghemat banyak waktu, dan tidak diragukan lagi memiliki efek positif pada pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Tetapi apakah selalu ada keuntungan dari jenis pemrosesan informasi ini? Dan apakah EDMS mampu merusak bisnis? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda perlu mempertimbangkan aspek positif dan negatif dari pengelolaan dokumen elektronik.

Pro dan kontra dari EDF

Seperti proses EDF lainnya, ini memiliki pro dan kontra. Parameter utama disajikan pada tabel di bawah ini.

Keuntungan

kerugian

Memerintah. Sistem secara otomatis memberikan nomor ke dokumen, yang menghilangkan semua jenis kesalahan Pelacakan. Setiap saat Anda dapat mengetahui siapa yang mengerjakan dokumen tersebut Keamanan. Karyawan tidak akan bisa kehilangan atau merusak dokumen elektronik tersebut Pemulihan. Dokumen yang dihapus dapat dikembalikan kapan saja Pelestarian sumber daya sementara... Bentuk elektronik dokumen tersebut sampai ke setiap karyawan dalam hitungan detik, terlepas dari lokasinya. Nyaman untuk bekerja. Jika perlu, karyawan dapat mengubah versi asli dokumen tersebut. EDF memungkinkan untuk memulihkan masing-masing. Selain itu, Anda dapat melacak nama-nama spesialis yang mengerjakan kertas tersebut. Ketersediaan . Sistem EDI bekerja 24/7. Selain itu, saat menghubungkannya melalui Internet, seorang karyawan dapat mengerjakan dokumentasi kapan saja, bahkan saat dia di rumah sakit atau sedang berlibur. Perencanaan. Sistem ini memungkinkan seorang spesialis untuk merencanakan jalannya pekerjaan dengan kertas. Anda dapat mengatur tanggal, waktu pelaksanaan, serta urutannya. Dan pada waktu yang tepat, program itu sendiri akan mendorong karyawan tentang perlunya melakukan pekerjaannya. Pencarian yang nyaman. Program ini dirancang sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk menemukan dokumen yang dibutuhkan tidak hanya berdasarkan nama, tetapi juga kata kunci. Menghemat kertas. Tidak perlu mencetak dokumentasi, menggabungkannya ke dalam folder, dan membuat inventaris. Semua informasi disimpan dalam bentuk elektronik, dan setiap saat dokumen yang diperlukan dapat ditampilkan di atas kertas.

Pembelanjaan uang... Pembuatan EDF akan membutuhkan biaya finansial tertentu. Uang dibutuhkan untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Besarnya biaya akan tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung. Rata-rata, jumlah ini sekitar 100.000 rubel (*). Untuk segera menggunakan EDMS - ini tidak akan berhasil... Setelah akuisisi, penginstalan, implementasi, dan debugging program membutuhkan banyak waktu, serta keterampilan khusus. Latihan... Untuk menggunakan ERMS dengan benar, semua karyawan yang terlibat harus menjalani pelatihan khusus. Keamanan... Demi keamanan informasi, pimpinan perusahaan harus memberikan perhatian khusus pada keamanan. Yakni, mengeluarkan tanda tangan elektronik, menentukan karyawan yang mana, dan akses apa yang akan dimiliki, serta perlu melindungi program dari penetrasi dari luar. Anda akan membutuhkan administrator EDMS... Staf organisasi harus memiliki orang yang akan dapat menyelesaikan tugas-tugas saat ini bekerja di EDMS. Yakni, untuk men-debug server, membantu pengguna, memantau fungsi sistem. Membutuhkan pencadangan terus menerus... Untuk menjaga informasi, pengguna harus menyimpan catatan setiap saat. Dalam beberapa kasus, diperlukan adanya dokumen elektronik dan kertas... Jika, misalnya, partner tidak memiliki EDMS yang diinstal, maka saat bekerja dengannya, dokumentasi harus dalam bentuk elektronik dan kertas.

Biaya sebenarnya dari pengelolaan dokumen elektronik untuk bisnis kecil

(*) Jika perusahaan kecil dan pemilik bisnis (atau pemilik tunggal) akan menandatangani dokumen secara pribadi, maka biayanya akan minimal. Mereka terdiri dari membeli tanda tangan digital elektronik - 1.500 rubel dan akses ke layanan manajemen dokumen elektronik - mulai 100 rubel.

Untuk volume kecil, editor kami merekomendasikan layanan Kontur.Diadok. Jika Anda memilih tarif " Universal“Maka biayanya hanya 9 rubel untuk dokumen yang dikirim. Jika kita membandingkan dengan pengiriman dokumen asli melalui pos, maka mengirim satu surat terdaftar di wilayah tersebut akan setidaknya 50 rubel. Perbedaannya jelas:

Sistem ini memberi semua pengguna baru 50 transfer bonus selamat datang dari dokumen elektronik.

Seperti terlihat dari tabel tersebut, selain aspek positif, SED juga memiliki aspek negatif. Pada dasarnya, mereka bergantung pada biaya material, yang ternyata tidak sedikit.

Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang signifikan tidak hanya untuk menginstal perangkat lunak dan membeli peralatan yang diperlukan, tetapi juga harus mempekerjakan seorang karyawan, yang tanpanya keahlian khusus sistem manajemen dokumen elektronik tidak akan berfungsi. Karyawan seperti itu juga perlu membayar gaji. Dan ini adalah item pengeluaran lainnya.

Tetapi jangan lupa bahwa upaya yang dikeluarkan akan membuahkan hasil di masa depan, dan perusahaan yang bekerja dengan EDMS hanya akan mendapatkan keuntungan. Bagaimanapun, mereka akan menghemat tidak hanya waktu pemrosesan informasi, tetapi juga secara signifikan mengurangi biaya pembayaran layanan, misalnya, untuk seorang arsiparis. Plus, di samping yang lainnya, arsip elektronik tidak memerlukan tempat tambahan, pembelian perlengkapan kantor tambahan, dan poin lainnya.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen elektronik?

Biasanya, ini adalah sistem manajemen dokumen elektronik (EDM), di mana Anda dapat membuat, mengirim, menerima, dan menandatangani dokumen elektronik. Mereka sama saja dengan kertas dengan tanda tangan tulisan tangan. Untuk melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik.

Antarmuka biasanya terdiri dari 2-3 tab, termasuk rekanan (mitra dan klien Anda yang berpartisipasi dalam EDF) dan tab utama - Dokumen. Di tab ini, di bagian Kotak Masuk dan Kotak Keluar, dokumen yang Anda kirim dan terima akan disimpan.

Jenis EDF

Tidak diragukan lagi, ketika memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, organisasi sangat menekankan pada efisiensi. Sulit untuk mengatakan jenis EDI mana yang paling efektif untuk organisasi tertentu. Itu semua tergantung pada arah perusahaan dan proses bisnisnya.

Namun, terdapat kualifikasi EDF umum dalam hal fungsionalitas, teknologi kontrol, komponen penyusun, dll. Dalam hal ini, jenis utama EDMS dapat dibedakan:

• Sistem perkantoran... Jenis ini ditujukan untuk pelaksanaan pekerjaan kantor bisnis. Selain itu, pekerjaan dilakukan sesuai dengan semua aturan yang diterima dengan kontrol vertikal, yaitu. dari atasan menjadi bawahan;
• Arsip elektronik... Tujuan utama dari sistem semacam itu adalah untuk mengatur penyimpanan dokumentasi. Antara lain, program ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan kertas yang dibutuhkan. Namun, transfer dokumentasi dalam sistem seperti itu tidak mungkin dilakukan;
• Sistem alur kerja... Jenis sistem ini tersebar luas di kalangan pengguna karena fakta bahwa tugas utamanya adalah mengatur dan mengotomatiskan proses bisnis. Mudah untuk melakukan bisnis dengan perangkat lunak semacam itu, dan alur kerja hanyalah alasan keberadaan momen kerja;
• Sistem ECM... Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan hal baru ke dalam sistem manajemen organisasi. Dengan bantuan sistem yang kompleks, dimungkinkan untuk mengelola: dokumen, tanda tangan, alur kerja, pengetahuan karyawan, dll. Jenis EDM ini akan jauh lebih mahal, karena menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut kepada pengguna.

Perlu dicatat bahwa setiap jenis EDMS menjadi yang terbesar dari yang sebelumnya, dan memberikan lebih banyak peluang kepada pengguna. Namun, untuk menghargai manfaat penuh dari pengelolaan dokumen elektronik, Anda perlu membuat pilihan yang tepat.

Bagaimana memilih EDMS yang tepat

Seperti yang telah disebutkan, pilihan EDMS adalah proses kompleks yang membutuhkan perhatian khusus. Antara lain, manajemen perusahaan perlu mempertimbangkan sejumlah besar faktor penentu, seperti arah perusahaan, staf, dll.

Misalnya, untuk organisasi komersial, adalah benar untuk menetapkan EDMS baik antar karyawan maupun antar mitra. Hanya dengan cara ini perusahaan dapat memperoleh manfaat ekonomi yang diperlukan.

Sebaiknya lembaga negara lebih fokus pada kekhususan pekerjaannya, dan lebih memperhatikan pembuatan arsip elektronik. Dan juga diperlukan untuk melatih karyawan untuk bekerja dengan mereka.

Saat memilih satu atau beberapa EDMS, penting untuk mempertimbangkan apakah sistem memenuhi persyaratan yang disebutkan. Ini termasuk:

• Kelengkapan fungsionalitas;
• Kenyamanan penggunaan;
• Seberapa cepat sistem ini dimasukkan ke dalam alur kerja;
• Adanya pengaturan, dan harus fleksibel;
• Apakah sistem memiliki kemampuan untuk memperluas fungsionalitas;
• Apakah mungkin untuk menyesuaikan EDMS dengan perangkat lunak perusahaan yang ada;
• Kemudahan adaptasi;
• Ketersediaan dukungan teknis. Penting bahwa bantuan semacam itu memiliki tingkat yang tinggi;
• Reputasi pabrikan, dll.

Dengan mempertimbangkan fakta ini, pengguna harus mematuhi tindakan berikut:

1. Jelajahi fungsionalitasnya. Penting untuk memberi perhatian khusus pada bab "Peluang". Penting bagi pabrikan untuk secara spesifik menunjukkan daftar tugas yang dilakukan oleh program. Jika tidak ada yang spesifik, maka sistem EDMS seperti itu layak ditinggalkan;
2. Ketersediaan presentasi tematik. Penting bahwa program berisi materi demo, dengan demikian menjelaskan kepada pengguna bagaimana menggunakan fungsionalitas tersebut;
3. Periksa tangkapan layar. Jadi manajer akan dapat memastikan apakah fungsionalitasnya benar-benar sederhana, dan apakah itu memiliki persyaratan yang disebutkan;
4. Pastikan untuk mempelajari review dari pengguna yang sebenarnya. Pilihan terbaik adalah menonton video di YouTube;
5. Banyak produsen menawarkan uji coba gratis kepada para eksekutif. Sehingga pengguna dapat memahami apakah produk yang dipilih sesuai atau tidak;
6. Mengenai harga pokok barang, jelas bahwa hal ini mengkhawatirkan pembeli. Sulit untuk menentukan berapa biaya sebenarnya dari EDMS, tetapi ada baiknya mempelajari apa yang membuat angka ini atau itu. Oleh karena itu, studi rinci tentang daftar harga akan membantu pembeli untuk menghindari pengeluaran dan pengeluaran yang tidak terduga.

Perlu diingat bahwa hanya spesialis yang akan membantu membuat pilihan yang tepat. Oleh karena itu, pemilihan dan pemasangan EDMS harus dilakukan hanya di bawah perhatian orang yang memiliki keterampilan khusus.

Karena biayanya yang tinggi, tidak semua organisasi di negara kita bekerja dengan EDMS. Saat ini, sejauh ini hanya perusahaan besar yang mengerjakan dokumen dalam bentuk elektronik. Tetapi semuanya berubah, dan kemungkinan dalam waktu dekat kebutuhan untuk bekerja dengan bantuan EDMS akan dihargai, dan banyak perusahaan akan mampu melakukan bisnis elektronik. Artinya, mereka akan menjadi yang paling efektif dan sukses!

Pembaca yang terhormat! Karena fakta bahwa saat mengumpulkan bahan untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIV yang disajikan dalam tinjauan dinilai salah, editor, atas kebijaksanaan mereka, menyesuaikan diagram agar lebih akurat mencerminkan fungsionalitas produk ini. Diagram yang direvisi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materinya sudah sangat usang dan tidak dapat menjadi dasar untuk menilai fungsionalitas versi modern dari sistem ini atau hubungan di antara mereka.

Dalam organisasi modern, sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen yang sangat diperlukan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, perusahaan komersial dan perusahaan industri meningkatkan efisiensi kegiatan mereka, dan di lembaga negara, berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, masalah manajemen internal, interaksi antardepartemen dan interaksi dengan penduduk diselesaikan. Singkatan yang diterima secara umum adalah SED, meskipun SAD (sistem otomasi kantor), SEDO (sistem aliran dokumen elektronik) dan SADO (sistem otomatisasi aliran dokumen) juga digunakan bersamaan dengannya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, kontrol akses dan distribusi dokumen elektronik di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatiskan pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu sistem mulai mencakup tugas yang lebih luas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen tentang aktivitas personel, dll.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana komponen penting bekerja dengan dokumen elektronik: mengelola interaksi pelanggan, memproses permintaan warga, mengotomatiskan pekerjaan departemen layanan, mengatur alur kerja proyek, dll. Faktanya, sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI dalam negeri yang paling berkembang secara dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam total pasar perangkat lunak di Rusia, segmen ini menunjukkan ketahanan yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Secara numerik, volume pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, sekitar 220-250 juta dolar.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dengan skala dan spesifikasi yang berbeda. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek pengenalan teknologi manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar kestabilan pasar EDMS, yang, bahkan selama krisis, mendapat dorongan yang signifikan untuk pembangunan. Pengelolaan dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep "electronic government", yang pelaksanaannya harus berkontribusi pada penghapusan hambatan birokrasi dalam interaksi negara, kependudukan dan bisnis, serta mengurangi korupsi. Sebagai ciri dari pelaksanaan proyek di otoritas publik dan lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi dari sistem manajemen dokumen elektronik yang aman.

Tentang pengembang EDMS

Memilih solusi dari kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai opsi: solusi kotak, solusi berdasarkan platform atau pengembangan khusus. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi siap pakai, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform atas dasar solusi desain dan pengembangan khusus yang diterapkan. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pangsa pengembang Rusia adalah sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk pelaksanaan EDMS. Salah satu penjelasannya adalah di Rusia, kekhususan pengerjaan dokumen masih kuat, berdasarkan tradisi manajemen domestik.

Perlu dicatat bahwa sejumlah pemasok mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi), dianggap sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi dokumen.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Berdasarkan bahan ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen konten perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, alur kerja dianggap sebagai salah satu tugas untuk memastikan pekerjaan dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini terutama didukung oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan akan teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: pengelolaan dokumen, pengelolaan gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, pengelolaan alur kerja, dan kerja kolektif dengan dokumen. Pada dasarnya, teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan penjabaran yang lebih dalam dari masalah konten web dan manajemen konten multimedia.

Inisiatif pemerintah seputar "Dokumen Elektronik"

Pada tahun 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai diimplementasikan di Rusia terkait penyelenggaraan interaksi elektronik resmi antara negara, penduduk dan dunia usaha, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke dalam berbagai aspek kehidupan bernegara dan masyarakat. Ini termasuk persetujuan daftar layanan publik yang diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan tentang sistem pengelolaan dokumen antardepartemen, yang merupakan langkah penting pertama menuju implementasi konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk diperhatikan bahwa persoalan dasar hukum sebuah dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh undang-undang dan peraturan tentang penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi informasi. Ternyata aturan dan tata cara pengerjaan dokumen sudah ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, namun status hukum dokumen elektronik belum ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

Standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Mengembangkan produk perangkat lunak dan melaksanakan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, pada tingkat tertentu, dipandu oleh peraturan dan dokumen hukum berikut:

• GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui oleh keputusan Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
• Undang-Undang Federal No. 1-FZ tanggal 10 Januari 2002 "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana telah diubah pada tanggal 8 November 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dari dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh resolusi Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
• Resolusi Pemerintah Federasi Rusia tanggal 22 September 2009 No. 754 "Pada persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antar departemen";
• Undang-undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi dan Perlindungan Informasi".

Saat melaksanakan proyek untuk implementasi EDMS, dalam hal bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-undang Federal tanggal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan tanggal 27 Desember 2009 N 363-FZ "Tentang Amandemen Artikel 19 dan 25 dari Undang-Undang Federal "Tentang Data Pribadi".

Karena GOST bersifat rekomendatif, pengembang memasukkan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka, sehingga berdasarkan sistem dimungkinkan, tergantung pada pelanggan, untuk mengimplementasikan berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus memberikan pendekatan yang berbeda dan, terkadang, berlawanan dengan otomatisasi dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum merupakan masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan seringkali bahkan tidak dapat fokus pada praktik industri (pendekatan ini telah terbukti dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan regulasi untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam grup perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa jelas bekerja dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen puncak siap untuk bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan dalam pekerjaan mereka? Dan meskipun secara umum kompleks tugas manajemen dokumen elektronik cukup jelas, metode penerapannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu syarat utama pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dalam harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi spesifikasi apa pun).

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Ulasan ini mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Manajemen dokumen (1C), Boss-referent (BOSS-Referent, IT Group), BISNIS (EOS), EVFRAT (Teknologi Kognitif), MOTIV (Motif). Kami sengaja tidak menyertakan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini kami tidak dapat berbicara tentang fungsionalitas dan kemampuan replikasi tertentu. Untuk mempersiapkan tinjauan, informasi dari sumber terbuka digunakan: materi informasi dan versi demo produk perangkat lunak. Tampilan yang disajikan pada EDMS merupakan upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk memecahkan masalah mendesak dalam mengatur manajemen dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

• pendaftaran dan pemasukan dokumen;
• bekerja dengan dokumen;
• manajemen dan kontrol alur kerja;
• pencarian dan analisis informasi;
• informasi keamanan;
• dukungan untuk alur kerja kertas;
• alat kustomisasi standar.

Karakteristik umum sistem disajikan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem sama, dan hanya spesifikasi rinci dari beberapa tugas dasar aliran dokumen dan kekhasan implementasinya yang memungkinkan kita untuk membandingkan berbagai solusi. Perlu dicatat bahwa ada praktik implementasi yang cukup besar untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatiskan alur kerja mereka. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang menempati posisi terdepan di pasar, maka perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kapabilitas dasar dalam satu bentuk atau lainnya telah diterapkan sebelumnya. Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah pengelolaan berbagai jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis, dan penguraian konten dokumen. Namun sejauh ini fungsi seperti itu tidak wajib untuk EDMS, dan yang terpenting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, digunakan sebutan berikut:

• "+" - peluang telah diterapkan;
• "+/−" - peluang tersedia dalam fungsi terbatas atau perangkat lunak tambahan diperlukan;
• "-" - peluang belum diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Angka: 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Angka: 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Angka: 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Angka: 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan analisis informasi

Angka: 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Angka: 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Angka: 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8. Alat konfigurasi standar

Angka: 8. Alat kustomisasi standar

Tabel 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Angka: 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Untuk penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio harga / fungsionalitas yang jelas bagi semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Periode implementasi", karena ini sangat bergantung tidak hanya pada alat penyesuaian yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Di bawah ini adalah posisi sistem dalam hal "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna).

Diagram 1. EDMS "Harga / fungsi optimal" (20 pengguna)

Angka: 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. EDMS "Harga / fungsionalitas optimal" (100 pengguna)

Angka: 11. EDMS "Harga / fungsionalitas optimal" (100 pengguna)

Diagram ini dibangun berdasarkan prinsip "kuadran ajaib Gartner", di mana sistem yang terletak di kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria "harga / fungsionalitas optimal". Pada diagram kuadran II dan IV, ada sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk studi ini memungkinkan kami untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata dalam manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Kelompok pemimpin, baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2), termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EVFRAT. Sistem lainnya terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran I diagram untuk SED untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh oleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Manajemen Dokumen, Referensi Bos, BISNIS, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen, tetapi merupakan proposal khusus yang berfokus pada penyelesaian hanya kelas tertentu dari tugas manajemen dokumen elektronik. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Semoga review ini bermanfaat bagi Anda saat memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan memperkenalkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, memperoleh pengalaman dan praktik berharga bekerja dalam kondisi baru - dalam kondisi sirkulasi dokumen elektronik.

P. S. Untuk persiapan tinjauan, hanya materi yang tersedia untuk umum dari situs web resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel dipublikasikan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan Sistem Informasi Industri, informasi tentang solusinya tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara mendetail dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.