Manajemen dokumen elektronik untuk usaha kecil. NauDoc adalah sistem manajemen dokumen elektronik gratis untuk usaha kecil dan menengah

EDMS adalah salah satu bidang TI yang paling misterius dan termitologi. Sektor ini telah ditumbuhi mitos sejak awal. Tentu saja, beberapa di antaranya sudah ketinggalan zaman dan kehilangan relevansinya, tetapi industri baru dan tren TI menambahkan kesalahpahaman ke pasar. Saatnya untuk menghilangkan prasangka yang paling relevan.

1. EDMS adalah otomatisasi kantor, dokumen masuk / keluar dan administrasi

Terlepas dari kenyataan bahwa sistem manajemen dokumen elektronik telah lama mengakar di pasar Rusia, sudut pandang ini cukup umum.

Faktanya, setiap orang memiliki manajemen dokumen elektronik. Segera setelah Anda membuat file di Word dan mengirimkannya melalui email atau menerima file melalui surat, aliran dokumen elektronik telah terjadi.

“Kantor tersebut hanya salah satu bentuk penyelenggaraan EDF yang paling sesuai dengan praktik domestik bekerja dengan dokumen kertas,” jelasnya. Sergey Kuryanov, Direktur Pemasaran Strategis, DocsVision. Formulir ini menyiratkan akuntansi terpusat total dari semua dokumen resmi, serta pengendalian proses pelaksanaan instruksi yang dikeluarkan oleh manajemen.

Namun, isi perusahaan tidak terbatas pada dokumen resmi; dokumen tidak resmi dibuat dan diedarkan sebelum mereka dan dalam proses persiapannya. Dan aliran mereka jauh lebih kompleks dan lebih banyak lagi.

EDMS ini harus menyelesaikan masalah pengelolaan semua dokumen elektronik tanpa kecuali - baik resmi maupun tidak resmi - Sergey Kuryanov

“Kita hidup di dunia informasi, dan hampir 100% informasi ada dalam bentuk dokumen elektronik. EDMS yang sebenarnya seharusnya bisa menyelesaikan masalah pengelolaan semua dokumen elektronik tanpa terkecuali - baik yang resmi maupun tidak resmi," kata Sergey Kuryanov. Akan lebih tepat, menurutnya, tidak menghasilkan sistem terpisah untuk setiap jenis dokumen, tetapi menuntut dari EDMS-nya sendiri solusi komprehensif untuk masalah tersebut.

2. EDMS dengan sendirinya akan menyelamatkan perusahaan dari kekacauan internal

Ini adalah salah satu mitos yang mengakar. Faktanya, EDMS tidak menyelesaikan masalah kekacauan organisasi, jika perusahaan sudah memilikinya.

“Jika sistem yang diterapkan di perusahaan tidak ada pemahaman tentang interaksi internal, proses bisnis dan bidang tanggung jawab, maka penerapan sistem hanya akan memperburuk masalah tersebut,” jelasnya. Ivan Tarkhanov, Kepala Manajemen Dokumen Elektronik di Cognitive Technologies. Pengambil keputusan implementasi harus jelas tentang tujuan apa yang mereka kejar dengan proyek ini.

Jika sistem diterapkan di perusahaan yang tidak memiliki pemahaman tentang interaksi internal, proses bisnis, dan area tanggung jawab, maka penerapan sistem hanya akan memperburuk masalah ini - Ivan Tarkhanov

3. Jika aliran dokumen elektronik, maka efektif.

Mitos ini mencapai puncaknya beberapa tahun yang lalu. Sekarang, sebagian besar pelanggan sudah memahami bahwa ini bukanlah masalahnya, tetapi banyak yang terus percaya pada khayalan ini.

“Alur dokumen elektronik juga bisa jadi tidak efektif, semua tergantung seberapa efektif proses bisnis itu sendiri dibangun, bukan teknis pelaksanaannya,” ujarnya. Sergey Plaunov, Kepala BPM dan ECM di CROC.

"Anda harus menjawab sendiri pertanyaan-pertanyaan: apakah rekayasa ulang dilakukan, memahami praktik terbaik yang ada di perusahaan, memperhitungkan dan menyatukan prosedur yang penting bagi perusahaan secara keseluruhan," jelasnya. Ilya Konstantinov, Departemen Sistem Korporat, Ahli Teknis di Desain Digital. Penting juga siapa dan dalam mode apa yang menggunakan sistem, apakah manajemen bekerja di EDMS atau semua yang diperlukan dilakukan oleh asisten. Ini semua adalah nuansa, tetapi, menurut Konstantinov, mereka mengikuti dari tujuan pelanggan implementasi.

Jadi, jika rekayasa ulang dan pengoptimalan proses bisnis aliran dokumen diatur waktunya untuk transisi ke aliran dokumen elektronik, maka, menurut Sergei Plaunov, Anda dapat segera menerapkannya dalam bentuk yang paling efektif.

Jika Anda melakukan rekayasa ulang waktu dan optimalisasi proses bisnis alur kerja dengan transisi ke aliran dokumen elektronik, maka Anda dapat segera menerapkannya dalam bentuk yang paling efektif - Sergey Plaunov

4. Pilihan terbaik - solusi dari pemimpin pasar

Mitos ini ada di permukaan dan, karena kesederhanaan dan kejelasannya, menangkap pikiran pelanggan, menentukan sebelumnya atau setidaknya secara serius memengaruhi pilihan mereka. Namun kenyataannya, tidak semuanya sesederhana itu.

"Sistem, puncak popularitas mereka saat ini, menaklukkan pasar di tahun-tahun sebelumnya, ketika keunggulan teknologi dan lainnya yang melekat di dalamnya paling diminati," katanya Alexander Nazarov, Kepala Penjualan di Haulmont. Sekarang kebutuhan pasar berubah, dan solusi yang dikembangkan 4-5 tahun yang lalu menjadi semakin relevan.

Sistem, puncak popularitas mereka saat ini, menaklukkan pasar di tahun-tahun terakhir, ketika keunggulan teknologi dan lainnya yang melekat di dalamnya paling diminati - Alexander Nazarov

Sistem dengan implementasi yang lebih sedikit daripada yang dimiliki oleh para pemimpin, menurut Nazarov, bisa jauh lebih progresif, lebih maju secara teknologi, mereka didasarkan pada teknologi modern dan akan relevan setidaknya 5-7 tahun setelah implementasi. Pada saat yang sama, periode kehadiran mereka di pasar, dan akibatnya, pengalaman dalam pelaksanaan proyek bisa lebih dari cukup untuk pelaksanaan proyek dalam skala apapun.

5. Sistem buatan Barat lebih fungsional dan fleksibel

Mitos ini memiliki dasar yang nyata. Secara historis, sistem Rusia lebih rendah daripada solusi ECM Barat, tetapi lebih fokus pada proses yang diperlukan secara khusus oleh perusahaan Rusia, yang dari sudut pandang organisasi manajemen memiliki kekhususan tertentu.

"Selama dekade terakhir perkembangan pasar EDMS, pabrikan dalam negeri yang paling matang telah menerapkan platform otomasi yang kuat dan fleksibel yang tidak kalah dengan sistem Barat," jelasnya. Vladimir Andreev, Presiden Doksvision. Pada saat yang sama, menurutnya, mereka memiliki keunggulan tertentu, karena berisi modul dan aplikasi siap pakai yang ditujukan untuk mengotomatiskan proses dengan spesifikasi domestik, belum lagi biaya perangkat lunak dan ketersediaan layanan.

Selama beberapa dekade terakhir perkembangan pasar EDMS, pabrikan domestik paling matang telah menerapkan platform otomasi yang kuat dan fleksibel yang tidak kalah dengan sistem Barat - Vladimir Andreev

6. EDMS hanya untuk organisasi dengan regulasi yang jelas dan proses bisnis yang dijelaskan

Memang, jika organisasi berantakan, ada sedikit pengertian dari EDMS yang berfungsi. Tetapi sama sekali tidak perlu semuanya benar dan jelas.

“Belakangan ini semakin banyak perusahaan yang menggunakan metodologi manajemen yang fleksibel yang menggunakan manajemen kasus adaptif,” kata Ivan Tarkhanov. EDMS, menurutnya, juga beradaptasi dengan tren ini dan mengubah konfigurasi klasik serta aturan kerjanya.

Baru-baru ini, semakin banyak perusahaan yang menggunakan metodologi manajemen yang fleksibel menggunakan manajemen kasus adaptif - Ivan Tarkhanov

7. Segera setelah penerapan sistem, Anda dapat mulai menggunakannya secara aktif

Karena sifat objek otomasi - proses tata kelola perusahaan - implementasi EDMS tidak dapat dianggap sebagai proyek biasa yang berakhir dengan operasi industri. Setiap proses manajemen adalah entitas yang terus berubah. Selain itu, pada awal implementasi EDMS, pihak penerima kurang memahami kemungkinan nyata dari sistem potensial tersebut.

"Dalam praktiknya, implementasi EDMS adalah rantai proyek yang saling terkait baik untuk pengembangan berbagai proses otomatis dan untuk perluasan konten fungsional dan modernisasi proses," kata Vladimir Andreev. Itulah mengapa persyaratan khusus diberlakukan pada toolkit EDMS, sejauh mungkin, penyesuaian aplikasi yang sudah diterapkan dan otomatisasi cepat dari proses yang semakin banyak.

Dalam praktiknya, implementasi EDMS adalah rantai proyek yang saling terkait baik untuk pengembangan berbagai proses otomatis dan untuk perluasan konten fungsional dan modernisasi proses - Vladimir Andreev

8. Saat melaksanakan EDMS tidak ada yang disyaratkan dari pelanggan, semuanya akan dikerjakan oleh kontraktor

Khayalan ini terutama terjadi pada perusahaan kecil, serta bagi mereka yang tidak menyukai informatisasi dan jarang melaksanakan proyek semacam itu. Padahal, pengenalan EDMS hampir selalu merupakan perubahan dalam pekerjaan internal dan rutinitas perusahaan.

"Jika tim tidak siap untuk ini dan tidak ada motivasi yang kuat untuk berubah, maka efeknya akan berlawanan atau nol," kata Ivan Tarkhanov. Apalagi, saat ini menurutnya ada kecenderungan untuk berubah sejak pelanggan menjadi lebih berpengalaman.

9. Bisnis kecil tidak membutuhkan EDMS yang bagus

Mitos tersebut cukup jelas dan terkait dengan kesalahpahaman umum bahwa perusahaan kecil membutuhkan MS Office dan 1C.

Memang, jika perusahaan mempekerjakan 10 orang, Anda dapat mengatur pendaftaran dan akuntansi dokumen di Excel, menyimpan gambar dokumen di cloud, dan mengarahkannya ke Outlook.

"Organisasi kecil mungkin menemukan solusi awan yang sesuai. Ini adalah Google Apps dan Microsoft Office 365," kata Sergey Kuryanov.

"Ini mungkin sistem yang baik dan dapat dimengerti untuk tim ini dalam kondisi yang diberikan," jelas Ilya Konstantinov. Pertanyaannya adalah, tugas apa yang dilakukan oleh bisnis kecil dan TI untuk diri mereka sendiri?

"Itu semua tergantung apa yang dianggap usaha kecil. Jika kita mengecualikan usaha mikro dari definisi ini, di mana proses peredaran dokumennya cukup spesifik, maka ada manfaat dari EDMS untuk usaha kecil," kata Dmitry Shushkin, direktur proyek perusahaan di ABBYY Rusia. Tentu saja, karena skalanya, efek penggunaan EDMS untuk bisnis kecil akan kurang terlihat dibandingkan untuk bisnis menengah atau besar.

Tentu saja fungsi-fungsi seperti pencatatan korespondensi yang masuk, pengendalian pelaksanaan order, otomasi prosedur persetujuan dokumen terlalu merepotkan dan tidak perlu untuk usaha kecil, karena hal-hal seperti itu lebih mudah dan cepat bagi sekelompok kecil orang untuk berdiskusi hanya dengan duduk di meja yang sama, jelasnya. Sergey Plaunov. Pada saat yang sama, cara membentuk lingkungan informasi kerja di mana Anda dapat menyusun informasi secara kualitatif, mencari dan menyediakan akses cepat ke sana, membentuk templat dokumen, mendiskusikannya, dll., Dapat sangat sesuai bahkan dalam kasus bisnis kecil.

“Jika seorang wirausahawan berencana untuk berkembang, maka perlu dipikirkan tentang pengembangan dan debugging komunikasi internal, proses bisnis,” jelas Ilya Konstantinov. Dan cepat atau lambat pertanyaan memilih platform manajemen dokumen akan menjadi relevan.

10. EDMS seluler berbahaya

Pada kenyataannya, EDMS seluler tidak lebih berbahaya daripada aplikasi perusahaan lainnya dengan akses seluler.

"Ancaman tidak ada di EDMS seluler, tetapi dalam implementasi stasiun kerja seluler tertentu, dengan tidak adanya atau salahnya penerapan kebijakan keamanan oleh personel TI pelanggan," jelas Sergey Kuryanov.

Ancaman tidak ada di EDMS seluler, tetapi dalam implementasi stasiun kerja seluler tertentu, jika tidak ada atau salah penerapan kebijakan keamanan oleh staf TI pelanggan, - Sergey Kuryanov

"Banyak hal di sini tergantung pada kebijakan perusahaan, teknologi yang digunakan dan pendekatan untuk memastikan keamanan informasi - baik tindakan organisasi maupun teknis harus dilakukan," kata Sergei Plaunov. Dengan memperhatikan masalah ini dengan penggunaan sarana modern, itu aman. Dan, menurut Plaunov, itu vital dalam realitas modern.

"Saat ini, vendor EDMS sedang menyelesaikan masalah keamanan akses ke data perusahaan. Untuk beberapa platform, ada produk perangkat lunak terpisah yang menyediakan akses seluler aman ke EDMS," jelas Ilya Konstantinov. Berbagai metode akses, kata dia, membutuhkan tindakan pengamanan yang kompleks. Dan tugas ini diselesaikan oleh layanan TI tidak begitu banyak dalam konteks EDMS, tetapi dalam konteks seluruh lanskap TI perusahaan.

"Juga, jawaban atas mitos ini adalah fakta bahwa perusahaan besar, termasuk perusahaan keuangan dan negara, memiliki akses seluler ke EDMS dan digunakan di tingkat manajemen tertinggi," kata Ilya Konstantinov.

Di perusahaan besar, termasuk perusahaan keuangan dan negara, akses seluler ke EDMS tersedia dan digunakan di tingkat manajemen tertinggi - Ilya Konstantinov

11. Tidak ada dasar hukum untuk pelaksanaan EDS

Padahal, kerangka hukum pengenalan tanda tangan digital sudah sepenuhnya siap.

"Sekarang tidak ada yang menghentikan perusahaan untuk beralih ke aliran dokumen tanpa kertas dengan dokumen apa pun, kecuali untuk daftar kecil yang disepakati (personel dan jenis pekerjaan kantor khusus lainnya)," jelas Sergey Kuryanov. Masalahnya seringkali bukan karena tidak ada undang-undang dan peraturan, tetapi perusahaan belum mengembangkan dokumen peraturan internal yang melegitimasi penggunaan tanda tangan digital, dan oleh karena itu tidak dapat beralih ke aliran dokumen tanpa kertas.

Ini, menurut Kuryanov, seperti masalah "mil terakhir" di Internet kabel - ketika ada saluran tulang punggung dan infrastruktur perutean, tetapi tidak ada sambungan komputer rumah ke infrastruktur ini.

"Lagi pula, tidak ada yang akan memanggil penyedia untuk Anda dan tidak akan mengatur koneksi dan rute di dalam apartemen," jelasnya.

12.EMS terlalu lama untuk diterapkan

Pernyataan ini dulunya sangat benar, tetapi saat ini hanya mitos belaka.

“Memang lima tahun lalu, lama dan sulit menerapkan EDMS dengan cara, rupa, dan regulasi alur kerja kertas. SED ", - kata Alexander Nazarov. Dan jika Anda memperhitungkan waktu untuk survei pra-proyek, penyiapan sistem yang lama dan integrasinya ke dalam infrastruktur TI organisasi, waktu untuk menginstal aplikasi untuk setiap pengguna dan faktor lainnya, maka penerapan EDMS benar-benar membutuhkan banyak waktu dan sumber daya. Tapi sekarang situasinya berbeda.

"Platform EDMS modern berisi banyak alat untuk implementasi yang dipercepat, dari sekumpulan aplikasi yang siap digunakan hingga alat yang memungkinkan Anda meningkatkan fungsionalitas secara bertahap dari yang sederhana hingga yang kompleks," jelas Sergey Kuryanov. Jadi, Anda dapat memulai dengan cepat dan murah dan mengembangkan, jika perlu, ke tingkat mana pun.

"Waktu implementasi EDMS bergantung pada kompleksitas proses bisnis alur kerja itu sendiri, kebutuhan untuk mengoptimalkannya, jumlah peningkatan dan penyesuaian solusi ini atau itu, jumlah pengguna dan sistem terintegrasi dalam organisasi, dll.," Kata Sergey Plaunov. Jika menyangkut puluhan ribu pengguna dan banyak sistem terintegrasi, maka 2 - 3 tahun adalah periode yang cukup normal. Bisnis menengah, menurut Plaunov, bisa mendapatkan EDMS industri rata-rata dalam enam bulan.

Bisnis menengah bisa mendapatkan EDMS industri rata-rata dalam enam bulan - Sergey Plaunov

"Kecepatan implementasi EDMS tergantung luasnya tugas," kata Dmitry Shushkin. Agar tidak menunggu efeknya selama beberapa tahun, Anda perlu melakukan implementasi secara bertahap. Prioritas tugas yang benar, menurut Shushkin, akan membantu mendapatkan hasil yang nyata setelah tahap pertama implementasi.

Prioritas tugas yang benar, menurut Shushkin, akan membantu mendapatkan hasil yang nyata setelah tahap pertama implementasi - Dmitry Shushkin

Sektor usaha menengah dan kecil, yang memperoleh momentum bahkan sebelum krisis, meskipun semuanya tetap tumbuh paling cepat dan paling menjanjikan dalam perekonomian domestik. Tentu saja, selama periode pengembangan aktif layanan elektronik dan transisi ke e-government, perusahaan UKM, seperti kolega mereka yang lebih besar, merasa jauh lebih percaya diri dan nyaman untuk "mengetahui" tentang penggunaan solusi TI modern. Ada lebih dari cukup proposal yang relevan di pasar TI, termasuk dari pengembang sistem manajemen dokumen elektronik. Namun, dalam krisis dan penghematan anggaran dan sumber daya tenaga kerja, pertanyaan tentang kelayakan penerapan EDMS di perusahaan kecil masih muncul. Apa yang harus diperhitungkan saat menyelesaikannya?

EDMS adalah dokumentasi cerdas

Mari kita mulai dengan fakta yang tidak dapat disangkal: mendokumentasikan pekerjaan Anda lebih dari sekadar tanggung jawab organisasi mana pun, terlepas dari ukuran atau kepemilikannya. Seringkali, dokumen yang ditulis dengan baik, dilaksanakan, disimpan dengan rapi memainkan peran penting baik dalam mencapai kesuksesan perusahaan di pasar dan, dalam beberapa kasus, dalam kelangsungan hidupnya. Selain itu, dokumentasi yang kompeten dengan sendirinya dapat menjadi mekanisme untuk meningkatkan kualitas proses bisnis. Dan dalam solusi TI apa literasi ini awalnya dimasukkan? Tentu saja, dalam sistem manajemen dokumen elektronik. EDMSlah yang tidak hanya dapat membuat, mengatur, mengirim, menerima, dan menyimpan dokumen, tetapi juga mengajarkan cara melakukannya dengan indah, benar, dan rasional.

EDMS adalah biaya yang efektif

Perusahaan yang berhasil dan kompetitif di pasar saat ini adalah mereka yang menggunakan semua cadangan untuk meningkatkan efisiensi aktivitas mereka dan mengurangi biaya yang tidak efektif. Ini juga berlaku untuk bisnis kecil dan menengah! Otomatisasi alur kerja memungkinkan Anda untuk menghilangkan kesalahan dalam bisnis seperti kurangnya kontrol yang tepat dan disiplin eksekutif, alat untuk kerja tim dan manajemen pengetahuan, tenggat waktu yang terlewat untuk tugas dan proyek, "non-transparansi" tentang apa yang terjadi di perusahaan, menghabiskan waktu kerja yang tidak perlu untuk menyetujui dokumen, mengirim surat, pencarian informasi, pengolahan data. Bahkan perusahaan terkecil pun tidak kebal dari mereka. Tetapi bahkan perusahaan induk terbesar pun mampu mengatasinya - termasuk dengan bantuan EDMS.

EDMS adalah interaksi cepat dengan mitra

Kebetulan perusahaan kecil, memperkenalkan EDMS, melakukannya "demi citra": "pesaing sudah memiliki EDMS, biarlah bersama kami." Dan jika tidak selalu bijaksana untuk menghabiskan energi untuk menjadi tandingan pesaing, maka ada baiknya menjaga mitra dan rekanan. Untuk sebagian besar perusahaan, tidak termasuk perusahaan kecil dan menengah, penting untuk mengatur manajemen interaksi dengan pelanggan, mitra, dan organisasi lain yang bekerja secara aktif dengan perusahaan, yaitu untuk menetapkan aliran dokumen eksternal. Dan dalam hal ini, peluncuran EDMS yang sama dengan mitra utama, atau solusi yang kompatibel, sangat memudahkan proses komunikasi. Waktu kurir dengan folder dokumen kertas di portofolionya telah berakhir!

EDMS adalah interaksi yang nyaman dengan pemerintahan elektronik

Pihak berwenang saat ini sedang memperhatikan usaha kecil dan menengah. Secara khusus, Kementerian Pembangunan Ekonomi terus mengembangkan sistem pelayanan publik atas dasar prinsip “satu jendela” berdasarkan IFC sesuai program terkait tahun 2016-2018. Penekanan khusus ditempatkan pada pembentukan MFC, yang difokuskan pada penyediaan layanan publik untuk subjek usaha kecil dan menengah: misalnya, direncanakan untuk mengembangkan layanan informasi khusus yang memastikan interaksi Perusahaan Federal untuk Pengembangan Usaha Kecil dan Menengah JSC dan MFC dalam bentuk elektronik. Di banyak EDMS, seperti yang Anda ketahui, terdapat mekanisme interaksi dengan layanan elektronik. Ini berarti bahwa siapa pun yang memiliki EDMS memiliki alat yang lebih nyaman untuk memelihara kontak tidak hanya dengan kolega di pasar, tetapi juga dengan regulator.

Apa yang harus diperhatikan saat memilih EDMS untuk UKM?

Sebagian besar analis setuju bahwa, pada umumnya, hanya ada dua parameter utama yang harus dipertimbangkan saat memilih EDMS untuk UKM. Dan pertama-tama, tentu saja, ini adalah masalah harga, dan perlu memperhitungkan tidak hanya harga lisensi, tetapi juga biaya kepemilikan.

Kedua, mudah untuk menginstal, mengkonfigurasi dan mengatur. Tentu saja, jika pengguna adalah perusahaan yang beroperasi di pasar TI dan seluruhnya terdiri dari bison TI yang berkualifikasi tinggi, maka faktor ini tidak relevan. Dalam kasus yang sama, ketika layanan TI diwakili oleh satu atau dua administrator, memparafrasekan pernyataan terkenal, kita dapat mengatakan bahwa "kesederhanaan adalah kunci kesehatan!" Apalagi kesehatan tidak hanya sistem IT, tapi juga sistem syaraf pengguna. Tidak mengherankan jika statistik juga mengkonfirmasi: terutama sering permintaan untuk "EDMS sederhana" diamati di antara pelanggan dari sektor UKM.

Apakah ada kehidupan tanpa SED?

Ya, tetapi kualitasnya jauh lebih rendah daripada kualitas pengguna EDMS yang dipilih dengan benar dan berhasil diterapkan. Secara umum, beberapa tahun yang lalu ada pendapat bahwa perusahaan kecil sama sekali tidak membutuhkan EDMS - MS Office sudah cukup. Itu terjadi hingga hari ini, meskipun tidak terlalu sering - kelebihan di atas, secara umum, bukan rahasia bagi siapa pun.

Namun, bukan rahasia lagi bahwa di perusahaan kecil, karena skalanya yang kecil, efek penggunaan EDMS tidak akan sejelas di kolega besar. Dan, pada prinsipnya, jika hanya ada beberapa lusin karyawan dalam suatu organisasi, pendaftaran dan akuntansi dokumen dapat dengan mudah disesuaikan di Excel, gambar dokumen yang disimpan di awan - misalnya, di Google Apps atau Microsoft Office 365, dan dialihkan ke Outlook. Ya, adalah mungkin untuk bertahan hidup dan dengan cara ini - namun, dengan biaya mengotomatiskan dasar-dasar dasar, pekerjaan kantor.

Dan, tentu saja, selalu ada yang ingin menghemat uang dengan menggunakan software yang tidak berlisensi. Dan di sini, seiring dengan pertumbuhan tabungan, bahaya kerentanan informasi juga meningkat. Statistik menunjukkan bahwa hampir setengah dari usaha kecil dan menengah tidak mengambil langkah-langkah dasar untuk melindungi sumber daya informasi mereka, dan UKMlah yang menjadi target termudah untuk mata-mata informasi. Ini juga mengingatkan bahwa serangan virus yang ditujukan pada komputer bisnis kecil dapat menonaktifkannya selama beberapa hari. Bahwa pertumbuhan perusahaan yang sudah kecil, tentu saja, tidak menguntungkan.

Persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dokumen elektronik:

• Penyimpanan yang aman dan pengambilan dokumentasi yang mudah.
• Dukungan dan implementasi tugas klerikal.
• Kontrol tepat waktu atas eksekusi dokumen dan peruteannya.
• Pembuatan laporan analitis.
• Jaminan keamanan informasi.

EDMS modern juga memiliki fungsi untuk berinteraksi dengan klien, memproses permintaan mereka, dan alat tambahan berguna yang memungkinkan Anda menyelesaikan banyak masalah yang diterapkan.

Jenis sistem manajemen dokumen elektronik

Ada berbagai jenis klasifikasi sistem manajemen dokumen elektronik, tetapi klasifikasi yang paling indikatif adalah pembagian EDMS menurut fungsionalitas judul. Setiap EDMS diposisikan oleh pengembangnya sebagaimana dimaksudkan terutama untuk melakukan jenis tugas tertentu. Ini tidak berarti bahwa itu tidak menyediakan teknologi tambahan yang melekat pada kebanyakan "saudara". Hanya saja seperangkat alat bantu dari masing-masing sistem pengelolaan dokumen elektronik memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Dalam klasifikasi berdasarkan fungsionalitas judul, kekuatan EDMS diperhitungkan.

Jadi, tampilannya seperti ini:

• EDMS dirancang untuk membuat dan bekerja dengan dokumentasi elektronik, serta analog digital dokumen kertas.
• Sistem akuntansi yang mengotomatiskan pendaftaran acara dan dokumen sepanjang siklus hidupnya (lemari arsip elektronik).
• EDMS, tugas utamanya adalah mengotomatiskan pekerjaan dengan penyimpanan besar informasi perusahaan.
• Sistem untuk mengelola arsip elektronik dengan dokumentasi.
• EDMS, yang fungsinya berspesialisasi dalam mengekstraksi informasi yang diperlukan dari arsip dan sumber elektronik lainnya.
• Sistem yang mengelola proses perusahaan, pemrosesan dokumen dan aktivitas organisasi karyawan yang terlibat dalam bekerja dengan dokumen bisnis.
• Informasi EDMS yang mengontrol perangkat untuk penyimpanan data.

Ada juga klasifikasi pendek EDMS menurut negara asalnya, hanya digunakan di Rusia. Menurutnya, sistem manajemen dokumen elektronik di negara kita dibagi lagi menjadi domestik, impor, dan Rusia, yang dikembangkan di platform luar negeri Lotus / Domino. Ulasan kami hanya berisi contoh dua EDMS asing - EMC Documentum dan Lotus Domino.Doc. Semua SED lainnya memiliki "kewarganegaraan" Rusia.

TOP-10 sistem manajemen dokumen elektronik

Kami mengevaluasi sistem manajemen dokumen elektronik, dengan fokus pada perbandingan lima parameter, yang menentukan saat memilih EDMS untuk mengotomatiskan sirkulasi dokumen di suatu perusahaan. Skalanya sepuluh poin.

Sebuah tempat	Program / Layanan	Harga	Mudah untuk dipelajari	Kegunaan	Akuntansi undang-undang Rusia	Teknis dukung	Skor keseluruhan
1	Bisnis	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arsipkan	9	7	10	10	9	9
2-4	PerusahaanMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Efrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIREKTUR	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Catatan: penilaian akhir sistem dalam tabel tidak berpura-pura menjadi objektivitas seratus persen dan mencerminkan pendapat penulis berdasarkan analisis mendalam tentang topik ini. Tinjauan sistem manajemen dokumen elektronik ini dilakukan hanya di antara produk perangkat lunak berkualitas tinggi yang dapat Anda pilih dengan aman untuk digunakan dalam berbagai jenis bisnis.

BISNIS

Sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah pemimpin yang diakui di segmennya di seluruh ruang pasca-Soviet. Di dalamnya, baik kepemilikan dan perusahaan terbesar serta usaha kecil berhasil menjalankan alur dokumen dan pekerjaan kantor. Sehubungan dengan sistem ini, maka tepat untuk menerapkan tautologi: "BISNIS" tahu bisnisnya. Memang, perangkat lunak ini sangat ideal untuk otomatisasi dan alur kerja kantor yang mendalam.

pro

• Kemampuan untuk melacak semua tahapan pergerakan dokumen elektronik apa pun.
• Kesederhanaan dan kemudahan dalam membuat proyek dokumentasi.
• Debugging keseluruhan dan fungsionalitas sistem.

Minus

• Kelemahan "tegang" termasuk antarmuka yang agak kuno dan kesulitan tertentu dalam penguasaan.

Berapa?

Harga lisensi untuk menggunakan sistem DELO dalam satu tempat kerja (DBMS - Oracle) tergantung pada jumlah total kursi yang direncanakan dan bervariasi dari 11.000 rubel (201-500 rubel / m) hingga 13.400 rubel (1-5 rubel / m). Jika organisasi menggunakan DBMS Microsoft SQL Server, maka lisensi untuk satu tempat kerja akan dikenakan biaya masing-masing 7200 hingga 9500 rubel.

Logika

Program "SED Logic" hingga 2012 disebut "Boss-Referent" dan merupakan salah satu sistem manajemen dokumen elektronik Rusia yang paling populer, pesaing serius bagi SED "Delo". Perubahan nama tidak memengaruhi kualitas produk perangkat lunak ini, dan tetap menjadi sistem yang andal dan fungsional untuk mengelola pekerjaan kantor di perusahaan dari semua jenis dan ukuran.

pro

• Kemampuan untuk membangun rute multi-level yang kompleks untuk persetujuan dokumen.
• Tingkat perlindungan data pengguna yang tinggi.
• Kemudahan relatif untuk menguasai komponen utama sistem.
• Proses pemrosesan dokumentasi yang fleksibel dan dapat dimodifikasi.

Minus

• Diferensiasi hak akses yang tidak nyaman jika terjadi pergantian staf yang serius.
• Bukan pekerjaan dukungan teknis yang paling teliti.
• Antarmuka kuno.

Berapa?

Biaya satu lisensi untuk menggunakan program ini tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung dengannya. Jika jumlahnya tidak melebihi 49 orang, maka harganya akan menjadi 5.900 untuk setiap pekerjaan; dari 50 hingga 199 pekerja yang terhubung - 5.200 rubel; dan jika ada lebih dari 200 pekerjaan, maka harga satu lisensi akan menjadi minimum - 4900 rubel.

Efrat

Sistem manajemen dokumen elektronik ini telah dikembangkan sesuai dengan persyaratan standar mutu ISO 9000 dan GOST Rusia di bidang pekerjaan kantor. “EVFRAT” berbeda dari “kolega di toko” dengan adanya banyak pengembangan perangkat lunak uniknya sendiri yang tidak dapat ditemukan dalam EDMS yang bersaing. Secara teknologi murni, sistem ini adalah salah satu yang paling "canggih" di pasar EDMS Rusia modern.

pro

• Set pengiriman sistem ini mencakup DBMS "Nika" yang tertanam, yang secara otomatis membebaskan organisasi pengguna dari pembelian perangkat lunak tambahan.
• Antarmuka yang ramah dengan desain yang menyenangkan dan berkesan.
• Mekanisme peran bawaan untuk mengelola hak akses.

Minus

• Kecepatan cukup lambat, terutama pada komputer yang lemah.
• Gangguan berkala dan dukungan teknis yang lamban.

Berapa?

Lisensi standar dengan pemasangan sistem pada server organisasi sendiri dikenai biaya dari 5200 hingga 7300 rubel per tempat kerja, lebih banyak pengguna - harga lebih rendah. Namun, ada juga opsi untuk menempatkan komponen server pada peralatan pabrikan. Dalam hal ini, sistem biaya berlangganan diterapkan - empat tarif, seharga 10.000 hingga 95.000 rubel per bulan.

1C: Arsipkan

Ini adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dan tentunya paling serbaguna untuk suatu perusahaan. "1C: Archive" menyediakan penyimpanan dokumen bisnis yang andal dan, yang paling penting, terpusat dalam berbagai format, dengan akses ke sana oleh personel berwenang yang dapat mengedit file.

pro

• Algoritme yang di-debug untuk menemukan data yang diperlukan dengan cepat.
• Kemampuan untuk menyimpan dokumen jenis apa pun - dari teks dan grafik hingga file audio dan video.
• Opsi skalabilitas terluas yang memungkinkan Anda berhasil menggunakan perangkat lunak ini di perusahaan besar dan kecil.
• Keunggulan utama 1C: Archive, yang membedakan program ini dari kompetitornya, adalah kombinasi optimal dari harga produk dan kemampuan fungsinya.
• Dukungan untuk integrasi dengan aplikasi eksternal.

Minus

• Mengkonsumsi banyak sumber daya sistem.
• Peningkatan kompleksitas pembelajaran, bahkan untuk pengguna berpengalaman.

Berapa?

Harga "perakitan" program ini bervariasi dari 12.000 hingga 57.000 rubel, dan jumlah pertama harus dibayar secara eksklusif untuk peningkatan versi 1C: Arsip sebelumnya.

DIREKTUR

EDMS DIRECTUM yang sederhana dan fungsional akan menjadi solusi terbaik untuk usaha kecil dan menengah. Berkat sistem ini, manajemen dokumen elektronik dapat berhasil digabungkan dengan alur kerja kertas tradisional, sehingga nanti "tanpa kesulitan" sepenuhnya mentransfer organisasi untuk bekerja di DIRECTUM. Teknologi Alur Kerja tingkat lanjut menyediakan otomatisasi alur kerja kantor yang efisien.

pro

• Ketersediaan perangkat lunak khusus yang menyederhanakan pencarian dan identifikasi dokumentasi secara maksimal.
• Banyak peluang untuk modifikasi diri pada sistem untuk tugas-tugas tertentu.
• Kemungkinan integrasi yang diperluas dengan program lain.

Minus

• Sistem ini difokuskan pada staf manajemen perusahaan - lebih sulit bagi pegawai biasa untuk bekerja di dalamnya.
• Kebijakan penetapan harga yang agak membingungkan dan tidak transparan.

Berapa?

Lisensi untuk menggunakan EDMS ini dibeli secara terpisah dan sebagai bagian dari penawaran paket. CAL dasar termurah berharga 7.800 rubel. Biaya paket lisensi mulai dari 148.200 rubel (dasar untuk 20 karyawan) dan naik menjadi 2.010.000 rubel (untuk 200 karyawan).

OPTIMA-WorkFlow

Sistem pengelolaan dokumen elektronik ini merupakan petani menengah yang kuat di segmennya. Itu dalam perkembangan konstan dan sejauh ini tidak dapat bersaing secara setara dengan mastodon yang diakui pasar. Namun, OPTIMA-WorkFlow memiliki sejumlah "trik rahasia" - teknologi unik yang membedakannya dari latar belakang umum.

pro

• Pelaksanaan fungsi input serial dari jenis dokumen yang sama dan informasi pendaftarannya.
• Memindai dengan program antivirus.
• Pengindeksan opsional untuk dokumen biasa dan terenkripsi.
• Antarmuka pengguna multibahasa.

Minus

• Kekurangan dari fungsionalitas khas yang secara permanen dihilangkan oleh pembaruan yang akan datang.

Berapa?

Solusi khas berdasarkan platform ini berharga dari 55.000 hingga 75.000 rubel.

EMC Documentum

Platform untuk mengotomatiskan proses alur kerja ini dikembangkan oleh pemimpin dunia dalam industri TI, EMC. Fungsionalitas yang kuat ditambah dengan konfigurasi alat individu yang fleksibel menjadikan EMC Documentum EDMS asing terbaik yang tersedia di pasar Rusia.

pro

• Tingkat kemudahan pengelolaan dokumen desain yang tinggi.
• Penerapan mekanisme check-in / check-out yang memungkinkan Anda mengelola distribusi hak akses.
• Adanya fungsi yang memungkinkan Anda untuk menerapkan prosedur persetujuan di beberapa tingkatan.
• Dukungan untuk pemindaian dan perangkat pengenalan dokumen.

Minus

• Bekerja hanya dengan browser Internet Explorer.
• Kurangnya dokumentasi teknis dan praktis yang tersedia untuk umum pada sistem.
• Sering "rem" dan lambat saat beban sistem tinggi.

Berapa?

Tidak ada harga tetap untuk menggunakan platform ini. Biaya implementasinya dibahas secara individual dengan setiap pelanggan.

LanDocs

Dikembangkan pada tahun 1997 oleh perusahaan domestik "LANIT", platform untuk mengotomatiskan pengelolaan dokumen ini tetap diminati oleh banyak perusahaan dan institusi hingga hari ini. LanDocs memungkinkan Anda membangun pekerjaan kantor dan lingkungan alur kerja yang nyaman, menyediakan semua kategori pengguna dengan seperangkat alat yang diperlukan untuk mengelolanya.

pro

• Ketersediaan alat perlindungan kriptografi terintegrasi.
• Kemampuan untuk menyertakan karyawan dari cabang jarak jauh dalam proses alur kerja.
• Ketersediaan fungsi pemindaian batch dokumen kertas.

Minus

• Ini adalah masalah kinerja yang cukup umum.
• Peluang lemah untuk memperluas fungsionalitas.
• Kesulitan dalam menguasai sistem dari awal.

Berapa?

Harga lisensi server berkisar antara 30.000 hingga 216.000 rubel. Lisensi pengguna dapat dibeli dengan harga mulai dari 5.600 hingga 8.400 rubel.

PerusahaanMedia

CompanyMedia adalah serangkaian solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatiskan proses bisnis, alur kerja, dan pekerjaan kantor. EDMS ini berbeda dari pesaing dalam hal fleksibilitas pengaturan yang tak tertandingi dan adanya modul independen yang dapat dipasang secara terpisah.

pro

• Kemungkinan pengoperasian sistem yang berhasil di perusahaan dengan struktur perusahaan yang kompleks dan struktur teritorial.
• Keandalan sistem yang belum pernah terjadi sebelumnya, yang memungkinkannya berfungsi secara aktif sepanjang waktu, 365 hari setahun.
• Dukungan otomatis untuk bekerja dengan beberapa jenis tempat kerja.
• Diferensiasi hak akses, sesuai dengan struktur hierarki organisasi.

Minus

• Antarmuka web memiliki dukungan terbatas untuk beberapa browser, khususnya FireFox.
• Fokus sistem ini terutama pada bisnis menengah dan besar.

Berapa?

Harga akhir perangkat lunak ini terdiri dari banyak komponen, termasuk pelatihan staf, pemasangan modul tambahan, dan pengalihan hak untuk menggunakan sistem. Batas atas dari jumlah total adalah 99.000 rubel. Modul tematik termurah harganya 4000 rubel.

Lotus Domino.Doc

EDMS ini adalah aplikasi untuk platform Notes / Domino yang terkenal, yang memiliki sistem keamanan data tingkat tinggi. Juga Lotus Domino.Doc memiliki arsip elektronik canggih yang memungkinkan Anda menerapkan penyimpanan besar dokumen perusahaan.

pro

• Ketersediaan sistem replikasi unik yang dirancang untuk mengatasi masalah manajemen aliran dokumen secara komprehensif dalam lingkungan terdistribusi.
• Kemampuan untuk mencari dokumen di bagian terpisah dari penyimpanan informasi.
• Direktori LDAP berskala ke tingkat perusahaan.

Minus

• Kerugian dari sistem ini terutama berasal dari asalnya yang barat - ada pertanyaan tertentu tentang antarmuka dan penerapan beberapa fungsi.

Berapa?

Biaya lisensi pengguna dan server dihitung secara individual di situs web platform.

Akhirnya

Meringkas baris tertentu dalam tinjauan, saya ingin mencatat nuansa penting: pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik dalam bisnis Anda sama sekali tidak menjamin peningkatan instan dalam profitabilitasnya, dan, dalam beberapa kasus, dapat merugikan. Jika organisasi Anda berfungsi dengan sukses dan menghasilkan keuntungan, bekerja tanpa EDMS, pikirkan ribuan kali sebelum memutuskan untuk menerapkannya. Tidak perlu mengejar "mode progresif" dan menginstal sistem ini tanpa kebutuhan serius untuk itu. Namun, dengan ekspansi bisnis dan beban kerja karyawan yang tinggi, sistem manajemen dokumen elektronik dapat menjadi semacam garis hidup yang akan membantu perusahaan untuk keluar dari pusaran dokumen.

) NauDoc - untuk meningkatkan secara kualitatif proses kerja dengan dokumen manajer dan spesialis subjek dari semua tingkatan, untuk mengurangi waktu pekerjaan rutin dengan dokumen, dengan kata lain, otomatisasi aliran dokumen di perusahaan

NAUDOC adalah produk perangkat lunak untuk otomatisasi kantor, alur kerja, dan proses bisnis, yang dikembangkan oleh NAUMEN. NAUDOC memungkinkan Anda untuk mengelola proses pemrosesan dokumen dan memantau disiplin kinerja, menerima informasi lengkap tentang kemajuan pelaksanaan tugas.

Sistem manajemen dokumen elektronik NauDoc secara optimal cocok untuk otomasi manajemen dokumen usaha kecil dan menengah, perusahaan manajemen, organisasi desain, divisi struktur holding, serta untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus otomatisasi sirkulasi dokumen yang menghadapi divisi perusahaan besar (memastikan bekerja dengan dokumen peraturan sesuai dengan Persyaratan ISO 9001: 2000, interaksi antara karyawan dan layanan personalia, dll.).

Menggunakan NAUDOC, dimungkinkan untuk mengatur satu repositori dokumen dengan diferensiasi hak akses berdasarkan peran, yang memungkinkan karyawan untuk mengakses dokumen kapan saja dan dengan cepat menemukan semua informasi yang mereka butuhkan, terlepas dari keberadaan pemilik dokumen di tempat kerja. Log memungkinkan Anda untuk mendaftarkan kertas masuk, internal dan keluar, melacak pergerakan salinan kertas dokumen dalam perusahaan.

Ketersediaan kontrol disiplin kinerja NAUDOC memungkinkan penugasan tugas kepada karyawan dalam sistem, memantau kinerja mereka, melacak tenggat waktu, mengirim dokumen untuk disetujui dan mengirimkan makalah yang disetujui untuk ditinjau oleh pengguna lain dari sistem. Mengonfigurasi siklus hidup untuk kategori dokumen memungkinkan Anda untuk menentukan rute umum dari pergerakan dokumen, mengkonfigurasi perutean otomatis dan penetapan tugas.

Semua tindakan dengan dokumen dan tugas dilakukan melalui antarmuka web, menghubungkan ke sistem dari mana saja di dunia, sehingga menciptakan ruang informasi tunggal untuk organisasi, termasuk cabang jarak jauh dan pekerja lapangan.

Keuntungan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik NauDoc:

Penyederhanaan prosedur persetujuan dokumen oleh pejabat

• Setelah dokumen dibuat, karyawan mengirimkannya untuk persetujuan ke lingkaran orang tertentu sesuai dengan prosedur persetujuan dokumen yang diadopsi oleh organisasi.
• Saat bekerja bersama, semua tindakan dilakukan pada satu salinan dokumen. Pengguna NauDoc yang menyetujui dokumen mendapatkan akses ke dokumen tersebut dalam proses.
• Di setiap tahap, laporan persetujuan dapat dibuat (menunjukkan nama dan posisi orang yang berwenang dan waktu yang tepat dari persetujuan dokumen).

Kemungkinan pendaftaran dokumen elektronik dan kertas dalam sistem

• Pendaftaran dokumen di log pendaftaran terjadi secara otomatis pada tahap pekerjaan tertentu dengan dokumen tersebut.
• Untuk dokumen kertas, kartu elektronik khusus dibuat dalam sistem; salinan dokumen yang dipindai dapat dilampirkan ke kartu.

Percepatan pencarian dokumen berdasarkan detail dan konten

• Sistem NauDoc akan memberi Anda kemampuan untuk segera menemukan semua dokumen untuk persyaratan tertentu (misalnya, nomor registrasi atau deskripsi singkat).

Penyederhanaan pekerjaan dengan dokumen organisasi dan administrasi

• Pengguna membuat dokumen dalam sistem NauDoc, sesuai dengan template yang telah ditentukan. Untuk membuat dokumen, perlu untuk mengubah nilai-nilai detail dalam kartu registrasinya, mereka akan secara otomatis dimasukkan ke dalam teks dokumen. Jika perlu, Anda dapat mengizinkan pengguna untuk mengubah teks template.
• Setelah dokumen dibuat, karyawan mengirimkannya untuk bekerja ke lingkaran orang tertentu sesuai dengan prosedur yang diterapkan di organisasi.
• Sistem "mengetahui" prosedur untuk persetujuan: ia mengontrol tenggat waktu yang dijadwalkan di setiap tahapan, memberi tahu orang yang bertanggung jawab, sistem juga mengirimkan pemberitahuan tentang perpindahan dokumen dari tahap ke tahap.
• Pendaftaran dokumen di log pendaftaran terjadi secara otomatis pada tahap pekerjaan tertentu dengan dokumen tersebut. Dalam hal ini, dokumen diberi nomor pendaftaran dan tanggal pendaftaran ditetapkan.

Manajemen proses

• Sistem NauDoc memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses produksi atau manajemen perusahaan. Memungkinkan Anda untuk menyoroti tahapan, orang yang bertanggung jawab, tenggat waktu. Hal ini memungkinkan Anda untuk membuat laporan pada tahap di mana masing-masing contoh proses berada, menemukan kemacetan dan orang yang bertanggung jawab karena tenggat waktu yang terlewat, dan membuat proses sebelum membuat perubahan.

Penyederhanaan pekerjaan dengan korespondensi masuk dan keluar

• NauDoc dapat dikonfigurasi sebagai klien email, memberikan kemampuan untuk bekerja dengan dokumen masuk dan keluar, seperti dokumen biasa dalam sistem.
• Saat memproses korespondensi yang masuk, sekretaris menerima surat, mendaftarkan surat di Log Korespondensi Masuk, dokumen tersebut secara otomatis diberi nomor registrasi. Setelah persiapan, dokumen tersebut dikirim ke kepala untuk diselesaikan, sesuai dengan urutan yang diadopsi dalam organisasi. Setelah dipertimbangkan, dokumen tersebut dikirim untuk ditinjau atau dieksekusi ke karyawan organisasi.
• Saat memproses korespondensi keluar, karyawan membuat surat sesuai dengan templat yang diterima di organisasi, mengirimkannya untuk persetujuan kepada kepala, sesuai dengan prosedur yang diadopsi di organisasi. Setelah persetujuan dokumen, secara otomatis dikirim ke sekretaris. Sekretaris mencatat surat itu di Register dan mengirimkannya melalui email. Dalam hal ini, semua dokumen disimpan dalam sistem dan tersedia untuk pencarian.

Pembuatan portal web perusahaan dan sumber daya Internet perusahaan

• NAUDOC memungkinkan Anda membuat situs internet dan intranet dan mengelola penempatan konten (fungsi ENGINE). Konten dapat berupa kertas, grafik, dan objek NAUDOC lainnya.
• Pengembangan dan pengeditan halaman sumber daya yang nyaman di editor WISYWIG bawaan, kontrol versi.
• Mengelola publikasi berita, kuesioner dan voting.
• Kemampuan pengembangan bawaan dan desain ulang halaman sumber daya.
• Kontrol akses terpusat di bagian sumber daya, kemampuan untuk mengoordinasikan dokumen sebelum dipublikasikan di sumber daya web.

Fitur teknologi sistem

• Antarmuka web 100% memungkinkan Anda untuk terhubung ke sistem dari mana saja di dunia, menciptakan satu ruang informasi untuk organisasi, cabang jarak jauhnya, dan pekerja lapangan.
• sistem ini dibangun dengan pemindaian ABBYY FINEREADER Scripting Edition dan perangkat lunak OCR;
• sistem memungkinkan otentikasi dan otorisasi orang dalam layanan direktori eksternal, misalnya LDAP atau Microsoft Active Directory;
• sistem memiliki modul untuk bekerja dengan tanda tangan digital elektronik () dan memiliki kemampuan untuk mengoperasikan EDS penyedia kripto mana pun yang mendukung antarmuka Microsoft CRYPTOAPI.

Sistem manajemen dokumen elektronik NauDoc secara optimal cocok untuk otomatisasi manajemen dokumen bisnis kecil dan menengah, perusahaan manajemen, organisasi desain, divisi struktur holding, serta untuk menyelesaikan tugas-tugas khusus otomatisasi sirkulasi dokumen yang menghadapi divisi perusahaan besar (memastikan bekerja dengan dokumen peraturan sesuai dengan Persyaratan ISO 9001: 2000, interaksi antara karyawan dan layanan personalia, dll.

Sistem manajemen dokumen elektronik NauDoc dirancang untuk kenyamanan kerja hingga 50 pengguna yang dapat membuat hingga 5.000 dokumen per tahun. Ini adalah batasan teknologi dari platform perangkat lunak Zope tempat produk dikembangkan.

Dari catatan praktis, faktor-faktor berikut dapat dibedakan:

• Keandalan sistem yang tinggi. Selama 4 tahun beroperasi, tidak ada satupun kegagalan.
• Tingkat keamanan sistem yang tinggi terhadap serangan peretas
• Fungsionalitas bagus untuk sistem gratis, tetapi sangat langka untuk sistem berbayar
• Beban server tinggi bahkan dengan database kecil. Optimasi utas yang buruk kemungkinan besar akan disalahkan. Karenanya kerja lambat dengan dokumen.
• Ketidaknyamanan memasukkan data ke dalam database.
• Kegunaan seperti itu tidak ada , tampaknya programmer menulis sistem untuk diri mereka sendiri, dan bukan untuk dijual.
• Kesan tentang ketidaklengkapan sistem.
• Dukungan teknis dan informasional yang buruk (lambat) di forum, bahkan untuk klien yang membayar
• Dalam versi gratis, mulai dari sejumlah tugas yang terkumpul - pencarian memberikan jawaban yang salah.
• Dalam versi berbayar, mulai dari sejumlah akumulasi tugas - pencarian mulai membuat kesalahan saat memilih area pencarian, mencari dokumen di tempat yang salah, tidak memahami kondisi pencarian logis standar.
• Kode sistem terbuka, tetapi tidak mungkin untuk mengubah apapun secara manual.

Peron: Windows, Linux / Unix, Solaris, FreeBSD

NAUDOC tersedia dalam 2 edisi: NAUDOC Free dan NAUDOC Enterprise

Tinggalkan Komentar Anda!

Bukan rahasia lagi bahwa keberhasilan menjalankan bisnis apa pun terutama bergantung pada cara kerja mekanisme pengorganisasian dokumentasi. Lagi pula, bekerja dengan dokumen, meski tidak menyenangkan, merupakan tautan penting dalam manajemen perusahaan.

Selain itu, dokumentasi harus ditangani tepat waktu, jika tidak maka dokumentasi akan mulai menumpuk dan hilang. Untuk menghindari kemungkinan kerugian, sistem manajemen dokumen elektronik diperkenalkan.

Pada artikel ini kami akan memberi tahu Anda: Apa itu EDMS? Jenis, kelebihan dan kekurangan apa yang dimilikinya?

Dengan perkembangan Internet, waktu folder tebal dan arsip berdebu adalah masa lalu. Sekarang proses bekerja dengan dokumen sepenuhnya otomatis. Makalah yang diperlukan dapat ditemukan dalam satu klik, dan pengarsipan dilakukan tanpa campur tangan manusia sama sekali. EDMS membuka peluang seperti itu bagi perusahaan.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah perangkat lunak khusus, berkat dokumen yang diproses dalam bentuk elektronik. Dengan kata lain, berkat EDMS, dimungkinkan untuk mentransfer dokumen antar karyawan, mengeluarkan tugas individu, pengarsipan, dll.

Tentunya banyak organisasi yang tahu bagaimana membuat dokumen elektronik, menyimpan dan mentransfernya. Namun, format elektronik sederhana tidak akan memiliki pengaruh hukum. Agar kertas elektronik bertambah berat, penting untuk ditandatangani oleh kedua belah pihak. Dalam hal ini, dokumen harus disegel dengan tanda tangan elektronik khusus.

Oleh karena itu, EDMS dapat dibagi menjadi dua jenis:

1. Alur dokumen dalam perusahaan antar karyawan;
2. Alur dokumen antara berbagai perusahaan dan organisasi melalui saluran komunikasi khusus.

Untuk menggunakan EDMS dalam organisasi, Anda memerlukan perangkat lunak khusus. Biasanya program semacam itu disebut platform EDF. Selain itu, perangkat keras tambahan diperlukan untuk kelancaran perangkat lunak tersebut. Misalnya, server, saluran jaringan, dll.

Operator manajemen dokumen elektronik akan diperlukan jika Anda perlu bekerja dengan kertas antara dua perusahaan yang berbeda. Operator seperti itu akan menjadi penolong yang baik. Bagaimanapun, dia tahu bagaimana cara menyampaikan pesan, memeriksa format di mana dokumen dikirim, memerlukan dan mengontrol pembubuhan tanda tangan elektronik, menyimpan dan arsip kertas sendiri, dll.

Jadi, EDMS adalah "sistem peredaran darah" dari keseluruhan bisnis. Ini menghemat banyak waktu, dan tidak diragukan lagi memiliki efek positif pada pekerjaan organisasi secara keseluruhan. Tetapi apakah selalu ada keuntungan dari jenis pemrosesan informasi ini? Dan apakah EDMS mampu merusak bisnis? Untuk menjawab pertanyaan tersebut, Anda perlu mempertimbangkan aspek positif dan negatif dari pengelolaan dokumen elektronik.

Pro dan kontra dari EDF

Seperti proses EDF lainnya, ini memiliki pro dan kontra. Parameter utama disajikan pada tabel di bawah ini.

Keuntungan

kerugian

Memerintah. Sistem secara otomatis memberikan nomor ke dokumen, yang menghilangkan semua jenis kesalahan Pelacakan. Setiap saat Anda dapat mengetahui siapa yang mengerjakan dokumen tersebut Keamanan. Karyawan tidak akan bisa kehilangan atau merusak dokumen elektronik tersebut Pemulihan. Dokumen yang dihapus dapat dikembalikan kapan saja Pelestarian sumber daya sementara... Bentuk elektronik dokumen tersebut sampai ke setiap karyawan dalam hitungan detik, terlepas dari lokasinya. Nyaman untuk bekerja. Jika perlu, karyawan dapat mengubah versi asli dokumen tersebut. EDF memungkinkan untuk memulihkan masing-masing. Selain itu, Anda dapat melacak nama-nama spesialis yang mengerjakan kertas tersebut. Ketersediaan . Sistem EDI bekerja 24/7. Selain itu, saat menghubungkannya melalui Internet, karyawan dapat bekerja dengan dokumentasi kapan saja, bahkan saat dia di rumah sakit atau sedang berlibur. Perencanaan. Sistem ini memungkinkan seorang spesialis untuk merencanakan jalannya pekerjaan dengan kertas. Anda dapat mengatur tanggal, waktu pelaksanaan, serta urutannya. Dan pada waktu yang tepat, program itu sendiri akan mendorong karyawan tentang perlunya melakukan pekerjaannya. Pencarian yang nyaman. Program ini dirancang sedemikian rupa sehingga memungkinkan untuk menemukan dokumen yang diperlukan tidak hanya berdasarkan nama, tetapi juga kata kunci. Menghemat kertas. Tidak perlu mencetak dokumentasi, menggabungkannya ke dalam folder, dan membuat inventaris. Semua informasi disimpan dalam bentuk elektronik, dan setiap saat dokumen yang diperlukan dapat ditampilkan di atas kertas.

Pembelanjaan uang... Pembuatan EDF akan membutuhkan biaya finansial tertentu. Uang dibutuhkan untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Besarnya biaya akan tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung. Rata-rata, jumlah ini sekitar 100.000 rubel (*). Menggunakan EDMS segera - itu tidak akan berhasil... Setelah akuisisi, instalasi, implementasi, dan debugging program membutuhkan banyak waktu, serta keahlian khusus. Latihan... Untuk menggunakan ERMS dengan benar, semua karyawan yang terlibat harus menjalani pelatihan khusus. Keamanan... Demi keamanan informasi, pimpinan perusahaan harus memberikan perhatian khusus pada keamanan. Yakni, mengeluarkan tanda tangan elektronik, menentukan karyawan mana, dan akses apa yang akan dimiliki, serta perlu melindungi program dari penetrasi dari luar. Anda akan membutuhkan administrator EDMS... Staf organisasi harus memiliki orang yang akan dapat menyelesaikan tugas-tugas saat ini bekerja di EDMS. Yakni, untuk men-debug server, membantu pengguna, memantau fungsi sistem. Membutuhkan pencadangan terus menerus... Untuk menjaga informasi, pengguna harus menyimpan catatan setiap saat. Dalam beberapa kasus, diperlukan adanya dokumen elektronik dan kertas... Jika, misalnya, partner tidak memiliki EDMS yang diinstal, maka saat bekerja dengannya, dokumentasi harus dalam bentuk elektronik dan kertas.

Biaya riil pengelolaan dokumen elektronik untuk usaha kecil

(*) Jika perusahaannya kecil dan pemilik bisnis (atau pengusaha individu itu sendiri) akan menandatangani dokumen secara pribadi, maka biayanya akan minimal. Mereka terdiri dari membeli tanda tangan digital elektronik - 1.500 rubel dan akses ke layanan manajemen dokumen elektronik - mulai 100 rubel.

Untuk volume kecil, editor kami merekomendasikan layanan Kontur.Diadok. Jika Anda memilih tarif " Universal“Maka biayanya hanya 9 rubel untuk dokumen yang dikirim. Jika kita membandingkan dengan pengiriman dokumen asli melalui pos, maka mengirim satu surat terdaftar di wilayah tersebut akan setidaknya 50 rubel. Perbedaannya jelas:

Sistem ini memberi semua pengguna baru 50 transfer bonus selamat datang dari dokumen elektronik.

Seperti terlihat dari tabel tersebut, selain aspek positif, SED juga memiliki aspek negatif. Pada dasarnya, mereka bergantung pada biaya material, yang ternyata tidak sedikit.

Perusahaan akan mengeluarkan biaya yang signifikan tidak hanya untuk menginstal perangkat lunak dan membeli peralatan yang diperlukan, tetapi juga harus mempekerjakan seorang karyawan, yang tanpanya keahlian khusus sistem manajemen dokumen elektronik tidak akan berfungsi. Karyawan seperti itu juga perlu membayar gaji. Dan ini adalah item pengeluaran lainnya.

Tetapi jangan lupa bahwa upaya yang dikeluarkan akan membuahkan hasil di masa depan, dan perusahaan yang bekerja dengan EDMS hanya akan mendapatkan keuntungan. Bagaimanapun, mereka akan menghemat tidak hanya waktu pemrosesan informasi, tetapi juga secara signifikan mengurangi biaya pembayaran layanan, misalnya, untuk seorang arsiparis. Plus, selain yang lainnya, arsip elektronik tidak memerlukan bangunan tambahan, pembelian perlengkapan kantor tambahan, dan poin lainnya.

Apa yang dimaksud dengan sistem manajemen dokumen elektronik?

Biasanya, ini adalah sistem manajemen dokumen elektronik (EDM), di mana Anda dapat membuat, mengirim, menerima, dan menandatangani dokumen elektronik. Mereka sama saja dengan kertas dengan tanda tangan tulisan tangan. Untuk melakukan pengelolaan dokumen elektronik, Anda memerlukan sertifikat tanda tangan elektronik.

Antarmuka biasanya terdiri dari 2-3 tab, termasuk rekanan (mitra dan klien Anda yang berpartisipasi dalam EDF) dan tab utama - Dokumen. Tab ini, di bagian Masuk dan Keluar, akan berisi dokumen yang Anda kirim dan terima.

Jenis EDF

Tidak diragukan lagi, ketika memperkenalkan manajemen dokumen elektronik, organisasi sangat menekankan pada efisiensi. Sulit untuk mengatakan jenis EDI mana yang paling efektif untuk organisasi tertentu. Itu semua tergantung pada arah perusahaan dan proses bisnisnya.

Namun, terdapat kualifikasi EDF umum dalam hal fungsionalitas, teknologi kontrol, komponen penyusun, dll. Dalam hal ini, jenis utama EDMS dapat dibedakan:

• Sistem perkantoran... Jenis ini ditujukan untuk pelaksanaan pekerjaan kantor bisnis. Selain itu, pekerjaan dilakukan sesuai dengan semua aturan yang diterima dengan kontrol vertikal, yaitu. dari atasan menjadi bawahan;
• Arsip elektronik... Tujuan utama dari sistem semacam itu adalah untuk mengatur penyimpanan dokumentasi. Antara lain, program ini memungkinkan pengguna untuk dengan mudah menemukan kertas yang dibutuhkan. Namun, transfer dokumentasi dalam sistem seperti itu tidak mungkin dilakukan;
• Sistem alur kerja... Jenis sistem ini tersebar luas di kalangan pengguna karena fakta bahwa tugas utamanya adalah mengatur dan mengotomatiskan proses bisnis. Mudah untuk melakukan bisnis dengan perangkat lunak semacam itu, dan alur kerja hanyalah alasan keberadaan momen kerja;
• Sistem ECM... Perangkat lunak ini memungkinkan pengguna untuk memperkenalkan hal baru ke dalam sistem manajemen organisasi. Dengan bantuan sistem yang kompleks, dimungkinkan untuk mengelola: dokumen, tanda tangan, alur kerja, pengetahuan karyawan, dll. Jenis EDM ini akan jauh lebih mahal, karena menawarkan fungsionalitas tingkat lanjut kepada pengguna.

Perlu dicatat bahwa setiap jenis EDMS menjadi yang terbesar dari yang sebelumnya dan memberikan lebih banyak peluang kepada pengguna. Namun, untuk menghargai manfaat penuh dari pengelolaan dokumen elektronik, perlu dilakukan pilihan yang tepat.

Bagaimana memilih EDMS yang tepat

Seperti yang telah disebutkan, pilihan EDMS adalah proses kompleks yang membutuhkan perhatian khusus. Antara lain, manajemen perusahaan perlu memperhitungkan sejumlah besar faktor penentu, seperti arah perusahaan, staf, dll.

Misalnya, untuk organisasi komersial, akan tepat untuk membuat EDMS baik di antara karyawan maupun di antara mitra. Hanya dengan cara ini perusahaan dapat memperoleh manfaat ekonomi yang diperlukan.

Sebaiknya lembaga negara lebih fokus pada kekhususan pekerjaannya, dan lebih memperhatikan pembuatan arsip elektronik. Dan juga diperlukan untuk melatih karyawan untuk bekerja dengan mereka.

Saat memilih satu atau beberapa EDMS, penting untuk mempertimbangkan apakah sistem memenuhi persyaratan yang disebutkan. Ini termasuk:

• Kelengkapan fungsionalitas;
• Kenyamanan penggunaan;
• Seberapa cepat sistem ini dimasukkan ke dalam alur kerja;
• Adanya pengaturan, dan harus fleksibel;
• Apakah sistem memiliki kemampuan untuk memperluas fungsionalitas;
• Apakah mungkin untuk menyesuaikan EDMS dengan perangkat lunak perusahaan yang ada;
• Kemudahan adaptasi;
• Ketersediaan dukungan teknis. Penting bahwa bantuan semacam itu memiliki tingkat yang tinggi;
• Reputasi pabrikan, dll.

Dengan mempertimbangkan fakta ini, pengguna harus mematuhi tindakan berikut:

1. Jelajahi fungsionalitasnya. Penting untuk memberi perhatian khusus pada bab "Peluang". Penting bagi pabrikan untuk secara spesifik menunjukkan daftar tugas yang dilakukan oleh program. Jika tidak ada yang spesifik, maka sistem EDMS seperti itu layak ditinggalkan;
2. Ketersediaan presentasi tematik. Penting bahwa program berisi materi demo, dengan demikian menjelaskan kepada pengguna bagaimana menggunakan fungsionalitas tersebut;
3. Periksa tangkapan layar. Jadi manajer akan dapat memastikan apakah fungsionalitasnya benar-benar sederhana, dan apakah itu memiliki persyaratan yang disebutkan;
4. Pastikan untuk mempelajari review dari pengguna yang sebenarnya. Pilihan terbaik adalah menonton video di YouTube;
5. Banyak produsen menawarkan uji coba gratis kepada para eksekutif. Sehingga pengguna dapat memahami apakah produk yang dipilih sesuai atau tidak;
6. Mengenai harga pokok barang, jelas bahwa hal ini tidak bisa tidak mengkhawatirkan pembeli. Sulit untuk menentukan berapa biaya sebenarnya dari EDMS, tetapi ada baiknya mempelajari apa yang membuat angka ini atau itu. Oleh karena itu, studi rinci tentang daftar harga akan membantu pembeli untuk menghindari pengeluaran dan pengeluaran yang tidak terduga.

Perlu diingat bahwa hanya spesialis yang akan membantu membuat pilihan yang tepat. Oleh karena itu, pemilihan dan pemasangan EDMS harus dilakukan hanya di bawah perhatian orang yang memiliki keterampilan khusus.

Karena biayanya yang tinggi, tidak semua organisasi di negara kita bekerja dengan EDMS. Saat ini, sejauh ini hanya perusahaan besar yang mengerjakan dokumen dalam bentuk elektronik. Tetapi semuanya berubah, dan kemungkinan dalam waktu dekat kebutuhan untuk bekerja dengan bantuan EDMS akan dihargai, dan banyak perusahaan akan mampu melakukan bisnis elektronik. Ini berarti mereka akan menjadi yang paling efektif dan sukses!