Apalah arti sebuah nama? Profesi "sekretaris" Profesi terkait asisten sekretaris.

Isi pekerjaan. Referensi sekretaris - seorang karyawan yang bertanggung jawab atas dokumentasi dan urusan terkini seseorang atau lembaga, konsultan dalam masalah tertentu. Melakukan fungsi teknis dan pekerjaan organisasi atas nama manajer. Penerapan metode rasional dalam bekerja dengan pengunjung dan dokumen berkontribusi pada penyelesaian tugas utama organisasi yang berhasil dan cepat. Asisten sekretaris menjalin hubungan antara manajer dan karyawan, mendelegasikan tugas kepada pelaku, dan memantau pelaksanaannya. Berpartisipasi dalam persiapan dan pelayanan berbagai pertemuan, sesi, konferensi. Mengatur dan mengatur penerimaan pengunjung. Memiliki pemahaman yang baik tentang struktur lembaga dan fungsi pegawai yang bertanggung jawab, ia “menyaring” permohonan manajer, menyampaikannya kepada pejabat yang berkompeten dalam hal ini. Melakukan percakapan telepon.

Bekerja dengan dokumentasi - menganalisis surat dan dokumen, mensistematisasikannya berdasarkan kepentingannya. Menyiapkan pesan informasi dan abstrak tentang masalah yang ditugaskan. Menyusun rancangan pesanan, tanggapan terhadap surat dan permintaan. Membuat catatan singkat rapat, menyimpan notulensi, indeks kartu alamat organisasi dan orang-orang yang melakukan korespondensi atau negosiasi.

Aktif menggunakan sarana teknis dalam pekerjaannya - komputer, peralatan kantor, komunikasi, rekaman audio, dll.

Kondisi kerja. Di berbagai institusi, pekerjaan asisten sekretaris mungkin memiliki kekhasan tersendiri. Pekerjaan tersebut mungkin tidak teratur dan melibatkan perjalanan bisnis. Pengetahuan khusus di bidang tertentu mungkin diperlukan (misalnya pengetahuan proses, pengetahuan teknis, dll.).

Pekerjaan asisten sekretaris berlangsung di lingkungan informasi dan komunikasi yang sangat kaya. Pada siang hari, ia harus berhubungan dengan banyak orang, sambil memantau dan mengatur berbagai arus informasi. Asisten sekretaris harus fleksibel dan beradaptasi dengan baik terhadap perubahan kondisi.

Area penggunaan. Asisten sekretaris bekerja di semua organisasi dan lembaga yang kurang lebih besar yang menerima pengunjung dan memiliki aliran dokumen.

Fokus profesional yang dominan adalah bekerja dengan orang dan dokumen.

Tipe kepribadian profesional - sosial, investigatif, konvensional.

Minat dominan ada pada bahasa dan sastra Rusia (pengetahuan sempurna tentang ejaan, tanda baca, gaya bahasa); pada psikologi komunikasi, etika; untuk pekerjaan kantor, steno, mengetik; untuk bekerja dengan sarana teknis.

Minat terkait - estetika, hukum, ekonomi, bahasa asing, pengetahuan khusus.

Kualitas yang diperlukan: kemampuan bergaul dengan orang lain, kemampuan bersosialisasi, niat baik, stabilitas emosional, pengendalian diri; kualitas bisnis: tanggung jawab, organisasi, memori kerja yang baik, kemampuan berkonsentrasi dan mendistribusikan perhatian, koordinasi tangan-mata yang baik. Asisten sekretaris harus mempunyai budaya umum yang tinggi dan berbicara dengan benar. Pengetahuan tentang bahasa asing diinginkan (dalam beberapa kasus diperlukan).

Tidak dapat diterima: sifat mudah marah, kasar, mudah tersinggung, kecenderungan sering berubah suasana hati.

Pembatasan medis. Kegiatan ini dikontraindikasikan untuk orang yang menderita penyakit kardiovaskular, penyakit organ dalam (hati, kelenjar tiroid, dll.), penyakit mental, gangguan sistem saraf yang bermanifestasi dalam sifat mudah tersinggung; serta orang-orang dengan cacat bicara dan cacat fisik yang nyata.

Profesi terkait: administrator, asisten, sekretaris, manajer kantor, juru tulis, penerima perintah, panitera, sekretaris pengadilan, asisten manajer.

Profesi asisten sekretaris sangat diminati di pasar tenaga kerja di St. Petersburg dan wilayah Leningrad.

Prospek pertumbuhan profesional - pelatihan lanjutan, pendidikan lanjutan di perguruan tinggi dan sekolah teknik dalam spesialisasi "Ilmu Manajemen Perkantoran dan Kearsipan", "Administrasi Negara Bagian dan Kota", pendidikan lanjutan di lembaga pendidikan tinggi dalam spesialisasi "Manajemen Dokumen dan Dukungan Dokumentasi Manajemen ”, “Manajemen Organisasi, Manajemen Personalia", "Hubungan Masyarakat", "Administrasi Negara Bagian dan Kota". Pertumbuhan administratif.

Sekretaris adalah pekerja kantoran proaktif yang diserahi berbagai tanggung jawab: menjawab panggilan telepon, mencatat surat menyurat, menyelenggarakan rapat, melaksanakan pekerjaan kantor, serta melaksanakan segala instruksi manajer dan mengambil keputusan mandiri sesuai kompetensinya.

Tujuan pekerjaan sekretaris adalah untuk memastikan kegiatan manajemen dan administrasi perusahaan yang efektif.

Konsep “sekretaris” menyembunyikan orang-orang dari berbagai profesi:

• Sekretaris Penerimaan– menerima dan mendistribusikan panggilan telepon, menyapa pengunjung dan melaksanakan instruksi kecil untuk pengelola. Posisi tersebut tidak memerlukan pendidikan khusus. Terkadang karyawan seperti itu ditugasi membeli air atau alat tulis. Dari segi prestise, tempat ini berada di level terbawah dalam jenjang karir.
• Asisten Sekretaris- Ini adalah posisi yang cukup bertanggung jawab dan dalam banyak hal mirip dengan pekerjaan seorang manajer kantor. Diperlukan untuk menyiapkan solusi desain, mengedit dokumen, dan menyusun teks untuk pidato bos di berbagai acara. Kendali atas pekerjaan pegawai lain juga ada pada asisten sekretaris. Suatu profesi dapat diperoleh setelah belajar di sekolah khusus, pusat pelatihan atau setelah lulus dari lembaga pendidikan menengah khusus.
• Asisten Manajer - menduduki posisi asisten dianggap terhormat. Petugas tidak hanya harus menjalin hubungan saling percaya dengan manajer, tetapi juga memiliki ketahanan terhadap stres dan kepercayaan diri. Seorang spesialis tingkat ini perlu memecahkan masalah organisasi dan administrasi serta mengatur pekerjaan staf.

Selain bidang utama kegiatan kerja sekretaris yang tercantum di atas, ada tambahan nama profesi ini yang memiliki beberapa ciri.

• Jadi, sekretaris teknis Anda harus bisa mengetik 145 karakter per menit tanpa melihat keyboard, menggunakan sepuluh jari sekaligus. Orang seperti itu harus membawa pekerjaannya dengan peralatan kantor dan terlibat dalam layanan telepon ke otomatisasi.
• Untuk sekretaris-penerjemah Selain fungsi dasar, penting untuk memiliki penguasaan bahasa asing secara profesional untuk berpartisipasi dalam negosiasi dengan mitra bisnis asing.
• Bertanggung jawab staf mencakup sistematisasi dokumentasi institusi, serta pengerjaan arsip, pendaftaran korespondensi, dan pemrosesan faktur.
• Masalah administrasi dan ekonomi menjadi tanggung jawabnya sekretaris kantor. Selain melakukan korespondensi bisnis, perlu dilakukan pemesanan tiket dan hotel, bertemu tamu dan rekanan, serta melaksanakan perintah dari pengelola.
• Posisi dengan spesifikasi pekerjaan yang sedikit tidak biasa untuk profesi ini - pegawai pengadilan. Tempat kerja spesialis tersebut adalah pengadilan. Pegawai memeriksa kehadiran orang yang dipanggil pada sidang pengadilan, membuat berita acara sidang, mencetak akta peradilan, dan melaksanakan segala perintah hakim.

Sejarah profesi sekretaris

Jika kita membuka tabir sejarah dan mencari jawaban atas pertanyaan: dari mana asal profesi “sekretaris”, maka kemungkinan besar jalan tersebut akan membawa kita ke juru tulis dan penulis sejarah. Orang-orang ini melakukan korespondensi, mencatat perintah dan keputusan raja, dan mencatat peristiwa dalam urutan kronologis.

Sulit juga bagi negarawan dan politisi untuk bertahan hidup tanpa asisten . Di Rusia, posisi sekretaris diperkenalkan oleh Peter I pada tahun 1720, yang memberikan tuntutan tinggi pada profesi tersebut. Pekerjaan sekretaris dipercayakan kepada orang-orang yang memiliki pengetahuan tentang hukum, pendidikan dan penguasaan segala seluk-beluk profesinya.

Sejak tahun 1840, para pemimpin banyak perusahaan mulai menunjuk seorang sekretaris pribadi sebagai asisten mereka. Namun, orang yang tidak memiliki keahlian khusus tidak dipekerjakan untuk posisi ini. Maka, kursus kesekretariatan mulai dibuka. Menariknya, mereka pertama kali muncul di Kharkov, dan di AS hanya sebelas tahun kemudian.

Kemajuan ilmu pengetahuan dan teknologi telah berkembang pesat: mesin cetak karbon dan mesin tik sudah ketinggalan zaman, menyediakan komputer modern, faks, dan peralatan kantor lainnya untuk tempat kerja sekretaris saat ini.

Hari libur profesional "sekretaris" biasanya dirayakan pada hari Rabu terakhir dalam minggu penuh bulan April.

Keuntungan dan kerugian

Profesi ini tidak diragukan lagi memiliki keunggulan dalam:

• kemungkinan dalam beberapa kasus menggabungkan studi dan pekerjaan;
• kurangnya aktivitas fisik;
• kondisi kerja yang nyaman di ruangan yang hangat;
• keterampilan komunikasi yang berguna dan perolehan koneksi yang menguntungkan;
• Anda selalu dapat menggunakan mesin fotokopi untuk keperluan pribadi.

Kekurangan:

• kebutuhan selalu terlihat oleh atasan;
• Anda harus tampil sempurna setiap hari, karena reputasi suatu perusahaan sering kali dinilai dari penampilan karyawannya;
• keseragaman dan rutinitas kerja (di lembaga kecil);
• di beberapa perusahaan sulit untuk menyadari diri sendiri;
• jadwal kerja yang tidak teratur.

Persyaratan profesi sekretaris

Seorang calon untuk profesi ini pertama-tama harus:

• memiliki pendidikan menengah atau tinggi;
• memiliki komputer pribadi dan dapat bekerja dengan paket perangkat lunak Microsoft Office;
• mengetahui dasar-dasar pekerjaan kantor;
• mempunyai pengetahuan dasar di bidang kegiatan sekretaris;
• mengetahui prosedur standar kantor;
• jika perlu, berbicara bahasa Inggris.

Tanggung jawab sekretaris

Manajer perusahaan kecil menginginkan seorang sekretaris:

• meninjau korespondensi;
• menyortir dan mencatat surat masuk dan keluar;
• menjawab panggilan telepon;
• memastikan berfungsinya kantor (memesan air);
• berkomunikasi dengan klien;
• mengawasi pelaksanaan berbagai tugas.

Di perusahaan yang lebih bereputasi, tanggung jawab sekretaris mungkin lebih luas. Petugas diminta untuk:

• mengatur resepsi atau pertemuan;
• merencanakan jam kerja manajer;
• pembelian alat tulis dan lain-lain;
• memesan hotel atau tiket pesawat untuk atasan atau karyawan Anda;
• membuat risalah rapat;
• mempersiapkan negosiasi dengan mitra bisnis.

Sekretaris wajib melakukan pekerjaan kantor.

Tanggung jawab Sekretaris

Di beberapa perusahaan, jabatan sekretaris tidak harus memikul tanggung jawab apa pun, di perusahaan lain ia dibebani tanggung jawab materiil dan disiplin, selain beban kerja yang diembannya.

Apabila sekretaris kehilangan dokumen penting, maka bukan ahlinya yang akan dimintai pertanggungjawaban administratif, melainkan badan hukum, yaitu. perusahaan.

Sekretaris dapat menjadi orang yang bertanggung jawab secara finansial dan memantau ketersediaan aset material dasar yang ada di kantor yang dikuasainya: furnitur, peralatan kantor, dan lain-lain.

wewenang sekretaris

Manajer wajib memberikan semua informasi yang diperlukan agar sekretaris dapat mengatasi tugasnya. Hal ini juga berlaku untuk data rahasia.

Sekretaris dapat berdiskusi dengan manajer pertanyaan tentang visinya, bagaimana dia dapat meningkatkan pekerjaannya dan kinerja organisasi.

Dia berhak:

• meminta dokumentasi yang diperlukan dari karyawan perusahaan untuk memenuhi poin-poin deskripsi pekerjaan mereka;
• mengharuskan manajer untuk mengambil tindakan untuk memastikan keamanan dokumentasi dan aset material;
• menyelesaikan masalah produksi sesuai kompetensinya.

Ciri-ciri profesi

Jabatan sekretaris merupakan suatu keistimewaan bagi perempuan. Pemimpin merekalah yang ingin melihat mereka sebagai asisten mereka. Hal ini dijelaskan oleh kemampuan perempuan untuk menunjukkan fleksibilitas, mencegah agresi atasan, dan memahami suasana hati serta karakternya. Separuh adil akan mampu membuat kantor bisnis nyaman dan mengesankan mitra.

Namun, seorang pria bisa melamar posisi asisten manajer dengan mendapatkan pekerjaan di sebuah perusahaan besar.

Keterampilan dan kemampuan profesional seorang sekretaris

Untuk bekerja sebagai sekretaris, penting:

• akrab dengan komputer pribadi;
• memiliki budaya komunikasi;
• dapat menemukan pendekatan terhadap pengunjung;
• menunjukkan keakuratan dan ketepatan waktu.

Beberapa perusahaan memandang seseorang yang memiliki pengetahuan bahasa asing sebagai sekretaris.

Kualitas pribadi seorang sekretaris

Jika kita bertanya kepada para pemimpin berbagai perusahaan ciri-ciri karakter apa yang harus dimiliki sekretaris pribadi mereka, maka kita dapat berasumsi bahwa jawaban mereka pasti:

• keterampilan komunikasi dan tanggung jawab,
• ketepatan waktu dan organisasi,
• toleransi dan ketahanan terhadap stres.

Selain itu, mereka memperhatikan penampilan yang rapi, ucapan yang indah, dan daya ingat yang baik.

Setelah berkomunikasi dengan sekretaris perusahaan, pengunjung harus merasa yakin bahwa mereka akan membantunya menyelesaikan masalahnya.

Karier

Posisi sekretaris diselimuti mitos tentang kesulitan yang terkait dengan peningkatan jenjang karier. Hal ini sebagian benar. Tapi ini hanya sebagian - semuanya tergantung pribadi masing-masing orang.

Beberapa orang menunjukkan sisi terbaiknya setelah 1-2 tahun dan dengan percaya diri maju menuju banyak prospek, sementara bagi yang lain posisi sekretaris ternyata banyak.

Karyawan yang cerdas dan proaktif dapat menemukan posisi yang lebih terhormat di perusahaan yang sama, misalnya menjadi asisten manajer, dan kemudian menjadi manajer atau bahkan direktur.

Tempat bekerja sebagai sekretaris

Dibutuhkan sekretaris:

• berbagai organisasi dan perusahaan;
• pengadilan, pengacara dan notaris.

Seorang sekretaris dibutuhkan baik di perusahaan besar maupun di perusahaan usaha kecil.

Berapa penghasilan seorang sekretaris?

Tidak mungkin menyebutkan jumlah tetap jika kita berbicara tentang gaji bulanan rata-rata orang yang memegang posisi sekretaris.

Instansi pemerintah tidak memanjakan pegawainya dengan gaji tinggi dan membayar mereka sekitar $300. Namun, jika Anda bekerja di perusahaan asing yang besar, Anda dapat meningkatkan penghasilan Anda hingga $1.000.

Pendidikan

Saat melamar lowongan sebagai asisten manajer, orang-orang dengan pendidikan tinggi atau sertifikat kelulusan dari pusat pelatihan khusus untuk sekretaris dipertimbangkan. Terkadang pelatihan dapat diselesaikan di perusahaan yang setuju untuk mempekerjakan Anda.

Anda dapat bekerja sebagai sekretaris tanpa pendidikan tinggi, tetapi perusahaan terkemuka ingin melihat di tim mereka spesialis bersertifikat dengan pengetahuan tentang pekerjaan kantor, etika komunikasi bisnis, psikologi, tulisan cepat dan membaca cepat, kemampuan untuk bekerja di 1C dan terampil menangani kantor peralatan.

Alexander Yurievich

Direktur agen perekrutan

Jika Anda senang membuat jadwal, mengatur waktu, dan membantu orang lain, karier sebagai sekretaris mungkin cocok untuk Anda.

Tuntutan

Pembayaran

Kompetisi

Penghalang masuk

Prospek

Cerita

Profesi “sekretaris” sudah muncul sejak lama. Layanan pertama sebagai juru tulis mulai digunakan oleh para bangsawan Romawi kuno. Dia disebut sekretaris. Tugas pria itu adalah:

• Memberikan nasehat kepada pemiliknya.
• Rahasiakan semua yang dia ketahui.

Belakangan, orang-orang Eropa mengapresiasi apa yang dikemukakan oleh para bangsawan Roma dan memperkenalkan posisi sekretaris.

Pada masa Peter I, setelah perjalanan Tsar Rusia ke Eropa, diputuskan untuk membuka sebuah institut “sekretaris” di Rusia. Jajaran sekretarisnya bervariasi.

Persyaratan untuk petugas Rusia pertama:

Catherine II menjalankan profesi sekretaris dengan lebih serius: dia meningkatkan dan memperketat kriteria untuk memilih karyawan dalam profesi ini:

• Sekretarisnya tidak boleh hanya satu, tetapi beberapa.
• Kesombongan dan kecerdikan menjadi syarat utama bagi pemilik profesi ini.

Setelah pena dan tinta menghilang, mesin tik muncul. Profesi sekretaris telah meningkat. Sekarang perempuan sudah mulai terlibat di dalamnya, namun saat ini sekretaris laki-laki sudah jarang.

Keterangan

Sekretaris bukan hanya pegawai perusahaan, tapi juga wajahnya. Penuh perhatian, cerdas, menarik, menarik - semua kualitas ini berhubungan dengan seseorang yang bekerja sebagai sekretaris.

Sementara pemberi kerja memutuskan masalah-masalah utama pengembangan perusahaan, sekretaris terlibat dalam memastikan kegiatan manajemen dan administrasi. Keberhasilan kerja perusahaan tergantung pada profesionalisme sekretarisnya.

Spesialisasi apa yang harus dipelajari?

Di beberapa lembaga pendidikan, ketika mengajar siswa spesialisasi utama mereka, mereka mengadakan kursus tambahan dalam manajemen perkantoran.

Spesialisasi yang bisa Anda gunakan untuk menjadi sekretaris:

• Pengelolaan.
• Bisnis asuransi.
• Analisis dan audit akuntansi.
• Bisnis bea cukai.

Tempat belajar

Tergantung pada jenjang pendidikan yang Anda minati, profesi sekretaris dapat diperoleh di berbagai lembaga pendidikan:

• Pendidikan khusus menengah - di sekolah teknik.
• Kejuruan menengah - di sekolah kejuruan.
• Pendidikan tinggi - di institut.

Tanggung jawab:

• Pendaftaran dokumen masuk dan keluar.
• Melayani pengelola dan pengunjungnya.
• Membuat rencana kerja untuk manajer.
• Menerima panggilan telepon dan email yang diterima oleh manajer.
• Memesan semua barang yang diperlukan untuk memastikan operasi perusahaan yang berkualitas tinggi (alat tulis dan lainnya).

Cocok untuk siapa?

Seorang calon sekretaris harus memiliki sifat-sifat sebagai berikut:

1. Resistensi stres. Pelamar untuk posisi ini harus memiliki pengendalian diri dan pengendalian diri.
2. Keinginan untuk memperoleh pengetahuan dan keterampilan baru. Sekretaris yang baik harus menguasai bahasa asing, mampu melakukan korespondensi bisnis, menyusun dan mendaftarkan berbagai dokumentasi.
3. Kesiapsiagaan menghadapi jadwal kerja yang tidak teratur dan masalah yang tidak terduga (situasi darurat).
4. Kemampuan untuk merencanakan hari Anda dengan benar dan efisien. Dalam kebanyakan kasus, menyusun rencana kerja untuk seorang manajer adalah salah satu tugas sekretaris.
5. Kemampuan berkomunikasi. Sekretaris harus mampu melakukan percakapan yang santun dan tanggap terhadap seluruh pengunjung perusahaan.

Gaji

Rata-rata, seorang sekretaris menerima 25.000 rubel untuk pekerjaannya. Banyak orang mulai membangun “tangga” karirnya dengan profesi ini. Mereka yang ingin bekerja sebagai sekretaris tanpa pengalaman dapat mengharapkan menerima gaji kecil - 10.000 - 15.000 rubel. Namun di saat yang sama, mereka harus bisa leluasa bekerja di PC dan mengetahui dasar-dasar pekerjaan kantor.

Seorang juru tulis dengan pengalaman setidaknya satu tahun memiliki gaji 20.000 rubel.

Karyawan yang berbicara bahasa Inggris dan berpengalaman dihargai. Gaji mereka bisa mencapai 25.000 rubel atau lebih.

Cara mendapatkan pekerjaan

Pertama, Anda perlu mengirimkan resume Anda ke perusahaan tempat Anda ingin bekerja. Setelah itu mereka akan menelepon Anda dan mengundang Anda untuk wawancara.

1. Ketika Anda telah menerima undangan, kunjungi kembali situs web perusahaan dan pelajari semua informasi yang diperlukan:

• Bidang kegiatan.
• Misi perusahaan.
• Tujuan organisasi.

2. Membaca materi tentang profesi sekretaris. Seringkali saat wawancara mereka ditanya tentang apa sebenarnya yang membuat Anda tertarik pada profesi pilihan Anda, apa yang dimaksud dengan pekerjaan kantor, jenis alur dokumen?

3. Aturan berpakaian saat melamar pekerjaan. Yang terbaik adalah datang ke wawancara dengan gaya formal.

Biasanya wawancara berlangsung dalam bentuk wawancara (tanya jawab). Pewawancara akan mengajukan pertanyaan dan Anda akan menjawab.

1. Anda harus bersikap percaya diri selama wawancara.
2. Anda tidak bisa menipu. Jika Anda diminta memiliki pengetahuan yang baik tentang program komputer, tetapi Anda kurang begitu paham, lebih baik langsung mengakuinya, tetapi tambahkan bahwa Anda mudah mempelajarinya.
3. Mereka akan bertanya tentang kekurangannya, menceritakannya, menganggapnya sebagai kelebihan. Misalnya, Anda suka membantu, terkadang karena itu Anda harus lembur di tempat kerja, yang berdampak negatif pada hubungan keluarga Anda.
4. Kalau ditanya ciri-ciri bos sebelumnya, jangan menyebut kekurangannya. Lebih baik dikatakan bahwa dia adalah seorang profesional di bidangnya, tegas namun adil.
5. Selama wawancara, Anda dapat menanyakan informasi yang Anda minati, dan tidak hanya menjawab pertanyaan.

Pertanyaan tentang gaji akan sesuai jika situs web perusahaan tidak mencantumkan biaya pekerjaan untuk posisi yang Anda minati.

6. Di akhir wawancara Anda akan diminta mengisi kuesioner.

7. Setelah wawancara selesai, Anda akan diminta menunggu beberapa hari. Selama ini, layanan keamanan majikan akan memeriksa informasi tentang calon karyawan. Jika semuanya beres, mereka akan menelepon Anda dan mengundang Anda untuk datang bekerja.

Karier

Kebanyakan orang mengira sekretaris tidak punya karier. Pekerjaan seorang sekretaris bervariasi dan terbagi dalam beberapa tingkatan:

• Resepsionis adalah level paling bawah. Karyawan ini tidak terlibat dalam kegiatan manajemen, paling sering tugasnya adalah memberikan nasihat melalui panggilan telepon dan mengatur pertemuan dengan klien.
• Asisten sekretaris adalah profesi yang pangkatnya sedikit lebih tinggi. Tanggung jawab utama mungkin terkait dengan aktivitas manajer kantor (misalnya, penunjang kehidupan perusahaan). Pengetahuan tentang bahasa asing memainkan peran utama: terjemahan, kehadiran dalam negosiasi dengan rekan asing sebagai penerjemah.
• Asisten manajer (asisten) merupakan anak tangga tertinggi dalam jenjang karir sekretaris. Posisi ini menuntut petugas untuk memiliki kepercayaan terhadap manajer, ketahanan terhadap stres, dan kepercayaan diri. Posisi tersebut juga melibatkan penyelesaian masalah organisasi dan administrasi.

Prospek

Seperti dijelaskan di atas, sekretaris bukanlah profesi yang buntu. Para pekerja kantoran ini memiliki banyak hal yang harus diperjuangkan. Jika posisinya meningkat, maka gajinya akan menyenangkan Anda dengan pertumbuhannya. Satu-satunya persyaratan untuk kemajuan di sebagian besar organisasi adalah gelar sarjana.

Berusahalah untuk mencapai tujuan hidup Anda dan karier Anda sebagai sekretaris akan lepas landas.

24 April adalah Hari Sekretaris Internasional. Liburan ini pertama kali dirayakan di Amerika Serikat pada tahun 1952 berkat upaya humas New York Harry Klemfuss. Dalam versi yang lebih luas, ini adalah hari libur bagi semua pekerja administrasi - manajer kantor, stenografer, asisten eksekutif, dll. Menurut statistik, sekretaris termasuk di antara lima profesi yang paling banyak diminati dan populer di dunia.

Sekretaris populer disebut “filter”, ini mencerminkan esensi pekerjaan mereka. Tugas klasik seorang sekretaris adalah menerima telepon, menemui pengunjung, mengerjakan dokumen, membuat teh dan kopi. Tergantung pada sekretarisnya, ia memfilter dan mendistribusikan kembali aliran yang sesuai (orang, surat, panggilan, dll.).

Jenis-jenis sekretaris

Seorang sekretaris selalu merupakan asisten di kantor, departemen, atau atasan. Oleh karena itu, ada banyak jenis sekretaris tergantung pada ruang lingkup kegiatannya. Seringkali fungsi sekretaris yang berbeda-beda begitu campur aduk sehingga sulit untuk mengidentifikasi tipe karyawan tertentu. Namun sebenarnya ada dua bidang utama pekerjaan ini: sekretaris resepsionis dan asisten sekretaris. Sisanya hanyalah turunan dari mereka.

Sekretaris Penerimaan (resepsionis) adalah pegawai administrasi kantor. Ia menemui pengunjung, menawari mereka teh/kopi (jika hal ini merupakan kebiasaan di perusahaan), bertanggung jawab atas panggilan yang diterima melalui telepon umum organisasi, bekerja dengan kurir, dan mendistribusikan korespondensi. Kini beberapa fungsi sekretaris di telepon telah diambil alih oleh robot penjawab, yang mengarahkan panggilan klien ke spesialis yang sesuai dengan memilihnya dari menu telepon. Resepsionis adalah orang yang pertama kali menyapa Anda saat memasuki kantor. Di beberapa perusahaan, resepsionis mungkin mempunyai tanggung jawab tambahan berupa memastikan berfungsinya kantor (memesan air, alat tulis), memesan tiket dan mengeluarkan visa bagi karyawan.

Asisten Sekretaris adalah sekretaris manajer. Belakangan ini, di pasar kerja, posisi ini lebih sering disebut “asisten eksekutif” atau “asisten eksekutif”. Jika sekretaris resepsionis melakukan pekerjaan administratif untuk seluruh kantor, maka asisten sekretaris hanya membantu manajernya. Tanggung jawabnya meliputi menemui pengunjung di ruang tunggu bos, menyiapkan teh dan kopi, menangani korespondensi, dan menjawab panggilan. Asisten sekretaris memiliki jadwal bos. Tergantung pada ukuran dan struktur organisasi, tugas sekretaris dapat bervariasi dari sekadar menjadi penyaring di pintu masuk area resepsionis hingga menjadi asisten pribadi manajer. Bagaimanapun, tingkat tanggung jawab asisten sekretaris jauh lebih tinggi daripada tanggung jawab resepsionis. Selain itu, karena sifat pekerjaannya, pengulas sering kali memiliki informasi rahasia. Terkadang asisten manajer juga menangani hal-hal yang berkaitan dengan keluarga dan hubungan pribadi bos.

Kekhususan profesi

Profesi sekretaris biasanya diasosiasikan dengan orang yang menyapa Anda dengan senyuman. Memang, sebagian besar posisi ini ditempati oleh perempuan, karena kemampuannya menahan pekerjaan yang monoton, bersikap sopan dan suka membantu. Selain itu, pekerjaan sekretaris selalu menjadi permainan sampingan, yang tidak dapat diterima oleh kebanyakan pria. Seseorang harus memahami bahwa dia akan selalu berada dalam bayang-bayang, dan kemenangan akan jatuh ke tangan pemimpin. Namun, semakin banyak manajer yang ingin melihat pria sebagai asisten pribadi yang dapat menjadi mitra bisnis yang unggul dan kolega yang dapat diandalkan.

Sekretaris adalah wajah kantor, dan banyak perusahaan menginginkan wajah ini cantik. Oleh karena itu, data eksternal dan usia muda merupakan karakteristik penting dalam bekerja. Kebetulan wanita dengan usia terhormat, terkenal karena kualitas bisnisnya, bekerja sebagai sekretaris. Namun ini adalah kasus khusus, yang umumnya terjadi pada manajer dan sekretaris yang telah lama bekerja bersama. Pekerjaan juga membutuhkan keramahan, keterbukaan, keramahan, kehalusan dan budaya komunikasi. Sekretaris harus berperilaku sedemikian rupa sehingga klien merasa bahwa perusahaan akan melakukan segalanya untuk menyelesaikan masalahnya. Secara profesi, sekretaris berkomunikasi dengan berbagai macam orang dan harus tetap sopan dalam situasi apapun. Jika Anda pemalu, sulit melakukan kontak, tersenyum pada orang asing, maka pekerjaan ini jelas bukan untuk Anda. Seorang sekretaris antara lain perlu memiliki pengendalian diri dan kestabilan emosi, serta kemampuan untuk tetap tenang dan tenang. Di antara kualitas bisnis, organisasi, perhatian, disiplin, ingatan dan pendengaran yang baik, diksi yang jelas, melek huruf, dan terkadang pengetahuan bahasa asing adalah penting.

Saat bersiap-siap, bersiaplah untuk jam kerja yang panjang dan seringnya lembur. Jika Anda seorang sekretaris kantor (resepsionis), maka Anda datang lebih dulu dan pulang terakhir. Jika Anda seorang asisten eksekutif, jadwal Anda sepenuhnya bergantung pada jadwal atasan Anda, yang sering kali melebihi hari kerja normal.

Sekretaris Pendidikan

Untuk bekerja sebagai sekretaris, dalam banyak kasus, Anda tidak perlu memiliki pendidikan tinggi, cukup menyelesaikan kursus khusus. Banyak perusahaan menawarkan pelatihan di tempat. Namun ijazah universitas akan memberi Anda keuntungan yang baik saat melamar pekerjaan. Ada baiknya juga jika Anda memahami bidang di mana perusahaan tersebut beroperasi.

Sekretaris harus percaya diri dalam menggunakan PC dan peralatan kantor, mampu menangani dokumen, dan membuat risalah rapat. Ciri-ciri yang juga diperlukan adalah kemampuan melek huruf, komunikasi lisan dan tulisan yang baik, pengetahuan etiket dan tingkat budaya umum yang tinggi.

Tempat bekerja

Setiap perusahaan memiliki sekretaris dalam satu atau lain bentuk. Pasar kerja ke arah ini penuh dengan tawaran. Bersiaplah untuk kenyataan bahwa di perusahaan kecil fungsi sekretaris akan dicampur dengan beberapa pekerjaan lain, dan Anda harus menggabungkan semua aktivitas ini. Dalam organisasi besar, biasanya, tugas sekretaris dijabarkan dengan cukup jelas.

Gaji sekretaris

Karena pekerjaan sekretaris tidak memerlukan pengetahuan dan keterampilan khusus, Anda tidak dapat mengandalkan gaji yang tinggi. Gaji rata-rata seorang resepsionis di Moskow adalah 29.000 rubel, di wilayah tersebut - 24.000 rubel. Asisten sekretaris memiliki tingkat tanggung jawab yang lebih tinggi dan, karenanya, menerima lebih banyak. Angka rata-rata untuk Moskow adalah 37.000 rubel, untuk wilayah Moskow – 31.000 rubel. Sebagai perbandingan, misalnya, di Samara 21.000 rubel (resepsionis) dan 20.000 rubel (referensi), di Yekaterinburg masing-masing 19.000 dan 22.000 rubel.

Karir sekretaris

Tidak banyak prospek dalam berkarir sebagai sekretaris. Anda dapat mengembangkan sejalan dengan kedua jenis pekerja ini. Seorang resepsionis dapat berkembang menjadi manajer kantor, memperluas fungsi administratifnya di kantor. Asisten sekretaris dapat menjadi asisten pribadi manajer. Kebetulan seorang asisten manajer memiliki ambisi dan tujuan tertentu untuk menggantikan bosnya. Bagaimanapun, Anda tidak boleh membicarakan rencana Anda dan menjelaskan kepada semua orang bahwa Anda tidak akan tinggal lama di sini. Jika Anda tidak dapat menerima kenyataan bahwa kepribadian Anda masih dalam bayang-bayang, lebih baik tidak mengambil pekerjaan sekretaris, tetapi mencari sesuatu yang Anda sukai.

Karir sekretaris biasanya bukan merupakan tujuan pengembangan profesional seseorang dan berfungsi sebagai jabatan sementara di suatu bidang atau perusahaan tertentu. Dengan satu atau lain cara, sekretaris harus mempelajari nuansa kegiatan perusahaan, jadi pilihlah bidang yang Anda minati.

Sebagai hasil dari pekerjaan kesekretariatan, Anda dapat memperoleh keterampilan dan pengetahuan di bidang pekerjaan perusahaan. Ini bisa menjadi awal yang baik untuk karir sebagai spesialis atau manajer, karena sekretaris, tidak seperti orang lain, mengetahui dengan baik seluruh cara kerja perusahaannya.

Isi pekerjaan. Referensi sekretaris - seorang karyawan yang bertanggung jawab atas dokumentasi dan urusan terkini seseorang atau lembaga, konsultan dalam masalah tertentu. Melakukan fungsi teknis dan pekerjaan organisasi atas nama manajer. Penerapan metode rasional dalam bekerja dengan pengunjung dan dokumen berkontribusi pada penyelesaian tugas utama organisasi yang berhasil dan cepat. Asisten sekretaris menjalin hubungan antara manajer dan karyawan, mendelegasikan tugas kepada pelaku, dan memantau pelaksanaannya. Berpartisipasi dalam persiapan dan pelayanan berbagai pertemuan, sesi, konferensi. Mengatur dan mengatur penerimaan pengunjung. Memiliki pemahaman yang baik tentang struktur lembaga dan fungsi pegawai yang bertanggung jawab, ia “menyaring” permohonan manajer, menyampaikannya kepada pejabat yang berkompeten dalam hal ini. Melakukan percakapan telepon.

Bekerja dengan dokumentasi - menganalisis surat dan dokumen, mensistematisasikannya berdasarkan kepentingannya. Menyiapkan pesan informasi dan abstrak tentang masalah yang ditugaskan. Menyusun rancangan pesanan, tanggapan terhadap surat dan permintaan. Membuat catatan singkat rapat, menyimpan notulensi, indeks kartu alamat organisasi dan orang-orang yang melakukan korespondensi atau negosiasi.

Aktif menggunakan sarana teknis dalam pekerjaannya - komputer, peralatan kantor, komunikasi, rekaman audio, dll.

Kondisi kerja. Di berbagai institusi, pekerjaan asisten sekretaris mungkin memiliki kekhasan tersendiri. Pekerjaan tersebut mungkin tidak teratur dan melibatkan perjalanan bisnis. Pengetahuan khusus di bidang tertentu mungkin diperlukan (misalnya pengetahuan proses, pengetahuan teknis, dll.).

Pekerjaan asisten sekretaris berlangsung di lingkungan informasi dan komunikasi yang sangat kaya. Pada siang hari, ia harus berhubungan dengan banyak orang, sambil memantau dan mengatur berbagai arus informasi. Asisten sekretaris harus fleksibel dan beradaptasi dengan baik terhadap perubahan kondisi.

Area penggunaan. Asisten sekretaris bekerja di semua organisasi dan lembaga yang kurang lebih besar yang menerima pengunjung dan memiliki aliran dokumen.

Orientasi profesional yang dominan– untuk bekerja dengan orang dan dokumen.

Tipe kepribadian profesional– sosial, eksplorasi, konvensional.

Kepentingan yang dominan– pada bahasa dan sastra Rusia (pengetahuan sempurna tentang ejaan, tanda baca, gaya bahasa); pada psikologi komunikasi, etika; untuk pekerjaan kantor, steno, mengetik; untuk bekerja dengan sarana teknis.

Kepentingan terkait– untuk estetika, hukum, ekonomi, bahasa asing, pengetahuan khusus.

Kualitas yang dibutuhkan: kemampuan bergaul dengan orang lain, kemampuan bersosialisasi, niat baik, stabilitas emosi, pengendalian diri; kualitas bisnis: tanggung jawab, organisasi, memori kerja yang baik, kemampuan berkonsentrasi dan mendistribusikan perhatian, koordinasi tangan-mata yang baik. Asisten sekretaris harus mempunyai budaya umum yang tinggi dan berbicara dengan benar. Pengetahuan tentang bahasa asing diinginkan (dalam beberapa kasus diperlukan).

Tidak dapat diterima: sifat mudah marah, kasar, mudah tersinggung, kecenderungan sering berubah suasana hati.

Pembatasan medis. Kegiatan ini dikontraindikasikan untuk orang yang menderita penyakit kardiovaskular, penyakit organ dalam (hati, kelenjar tiroid, dll.), penyakit mental, gangguan sistem saraf yang bermanifestasi dalam sifat mudah tersinggung; serta orang-orang dengan cacat bicara dan cacat fisik yang nyata.

Profesi terkait: administrator, asisten, sekretaris, manajer kantor, juru tulis, pengambil perintah, panitera, sekretaris pengadilan, asisten manajer.

Profesi asisten sekretaris sangat diminati di pasar tenaga kerja di St. Petersburg dan wilayah Leningrad.

Prospek pertumbuhan profesional– pelatihan lanjutan, pendidikan lanjutan di perguruan tinggi dan sekolah teknik dalam spesialisasi “Manajemen kantor dan pengarsipan”, “Manajemen negara bagian dan kota”, pendidikan lanjutan di lembaga pendidikan tinggi dalam spesialisasi “Manajemen dokumen dan dukungan dokumentasi manajemen”, “Manajemen organisasi , manajemen personalia”, “ Hubungan Masyarakat", "Administrasi Negara Bagian dan Kota". Pertumbuhan administratif.

Cara memperoleh suatu profesi adalah sekolah kejuruan dan sekolah, kursus.