Методические рекомендации по проведению хронометражных работ в организациях. Образец заполнения хронометража рабочего времени

Как максимально оптимизировать использование рабочей силы трудящихся, задействованных в производстве? Нужно правильно провести хронометраж их работы.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему - обращайтесь к консультанту:

ЗАЯВКИ И ЗВОНКИ ПРИНИМАЮТСЯ КРУГЛОСУТОЧНО и БЕЗ ВЫХОДНЫХ ДНЕЙ .

Это быстро и БЕСПЛАТНО !

Проанализировав фотографию рабочего дня, составленную поименно, можно добиться успехов благодаря повышению производительности труда.

Порядок успешной работы, целью которой является оптимизация трудовых затрат и времени, заинтересует каждого читателя данной статьи.

Что это такое?

В процессе выполнения рабочих обязанностей каждый сотрудник выполняет ряд действий. На предприятиях периодически изучают, сколько в среднем затрачивается минут для совершения каждой отдельной операции работником.

Этот процесс называют хронометражем рабочего времени.

После описания поминутной фотографии операционных движений во время ручного или машинного труда анализируют все данные для улучшения производительности и более эффективного использования рабочей силы.

Благодаря такой кропотливой работе хронометраж помогает оптимизировать затраты физических сил людей, задействованных в компании.

Во время исследований трудового процесса работника изучают следующее:

• какие применяются условия труда;
• используемые технологии;
• профессионализм и наличие квалификации у трудящегося;
• организацию и обслуживание его рабочего места;
• психофизиологические способности человека;
• иные характеристики сотрудника, помогающие ему в работе.

Выделяют 3 вида исследований для описания хроники рабочего времени:

• Непрерывное наблюдение. Он заключается в проведении замеров времени каждой части из общего процесса, которая циклически повторяется при последовательном выполнении до конечного этапа.
• Цикловой хронометраж. Он объединяет в отдельные группы для удобства при дальнейшем изучении циклически повторяющиеся быстрые действия;
• Выборочные моменты. Такие исследования проводят только для строго определенной операции.

Выбирая методику и обрабатывая созданное описание, прежде всего, ориентируются на поставленную цель проведения хронологических исследований.

Цель составления

Для чего же нужно периодически подробно изучать, как работает сотрудник на производстве?

Ответ здесь не может быть неоднозначным, поскольку причин для анализа довольно много.

Цели проведения исследований трудового процесса сотрудников могут быть самыми разными:

• уточнение подробной структуры операции;
• сколько всего времени тратиться на обработку предмета труда;
• для рационализации используемых методик на производстве;
• обнаружения причин невыполнения установленных норм;
• выявление нерациональных потерь времени;
• анализ ненужных затрат труда, которые затягивают рабочий процесс;
• получение данных о негативных факторах, влияющих на продление цикла;
• для разработки нормативов по планированию и использованию рабочего времени;
• анализ и оценка качества рассчитанных и утвержденных норм;
• для решения других задач производства.

Главная цель среди всех этих моментов одна: утвердить такие нормы времени для выполнения производственных циклов, которые позволят реально быстро повысить производительность труда при минимуме негативных факторов.

Использование фотографии трудовой деятельности работников позволяет решить две наиболее важные задачи:

• Определить, какие затраты времени фактически используются на выполнение элементов операций.
• Установить подробную временную структуру производственных процессов на протяжении рабочей смены.

Грамотный анализ полученных результатов позволит на любом предприятии разработать оптимальные нормативы и выбрать наиболее рациональные методы труда.

Преимущества и недостатки

Подробный анализ действий работников во время трудовых процессов имеет ряд преимуществ:

• повышается личная производительность каждого сотрудника без лишних усилий и затрат;
• проведение хронометража позволяет выявить неэффективные моменты в работе трудящихся, которые можно в дальнейшем устранить;
• благодаря анализу есть возможность установить лучшие нормы времени на выполнение операций.

Однако при всех положительных моментах у хронометража есть свои минусы:

• Для выполнения стенографических записей нужно иметь достаточную усидчивость и терпеливость. Однако такими качествами обладает далеко не каждый сотрудник.
• Создание фотографии рабочего дня должно проводиться без переговоров с исполнителем задания и другими людьми, т. к. это отвлекает исполнителя от наблюдения, что в реальности для человека очень сложно.
• Нельзя поручить сотруднику выполнение описание его собственных действий в рабочую смену, поскольку будет погрешность в измерениях за счет того, что он затратит некоторое время на внесение данных в хронокарту.

Есть и еще один недостаток, который касается денежных затрат. При найме исполнителя со стороны для выполнения обязанностей стенографиста, ему придется платить .

Как провести хронометраж рабочего времени?

Есть определенный порядок, который регулирует отношения работодателя, исполнителя работ и исследуемого сотрудника.

Он включает такие позиции:

• До начала исследований нужно оповестить задействованных работников о сроках и правилах их исполнения.
• Выбрать способ проведения замеров и описания хроники во время рабочей смены.
• Снабдить стенографиста соответствующими временными механизмами, листами хронометража.

Все эти мероприятия нужно провести на подготовительном этапе перед проведением хронометража.

Кто должен проводить?

Для назначения сотрудника, ответственного за наблюдением за рабочими процессами, нужно ориентироваться на такие его качества:

• наличие определенной квалификации для того, чтобы он мог суметь разбить на части и подробно описать весь цикл действий работника;
• опытность и владение техникой исследований во время хронометража;
• может выделить негативные моменты или наоборот, оценить степень их эффективности.

Место расположения наблюдателя должно быть оборудовано так, чтобы он мог все видеть и в тоже время минимально оказывать влияние исследуемого трудящегося.

Стенографист не должен мешать процессу работы. Если это невозможно выполнить, то его действия должны быть сведены к минимальным помехам в работе наблюдаемого при наблюдении за его действиями.

В то же время ему нужно обеспечить возможность хорошего обзора всего производственного цикла.

Методика и правила

Во время составления фотографии рабочих процессов нужно придерживаться некоторых требований и правил:

• Чтобы погрешность в ходе измерений была сведена к минимуму нужно избегать разговоров с работниками и особенно с тем, кто подвергается исследованиям.
• Необходимо выполнять условия, прописанные в .
• Наблюдатель должен придерживаться утвержденного регламента предприятия о своевременном информировании администрации предприятия и других подразделений об исполнении стенографических исследований у них хроники рабочих процессов.
• Нельзя начинать проведение хронометража над работником, не уведомив его об этом предварительно.
• Испытуемый должен заранее знать, с какой целью проводится исследование.
• Заполняемая форма бланка хронометража относиться к разряду отчетной документации, поэтому в нем не может быть допущено ошибок и исправлений. Изначально создается черновой вариант рукописным способом, а затем записи переносят в лист с помощью технических устройств.
• В процессе проведения измерений рабочих циклов нужно неукоснительно соблюдать правила по технике безопасности.

Обратите внимание! Во время разработки плана мероприятий для стенографиста и работника нужно учитывать человеческий фактор, т.к. человек не может работать, как робот. Он отдыхает, если устал, или отлучается по другим личным нуждам.

Эти факторы влияют на погрешность в хронометраже рабочего времени.

Например, фрезеровщик во время проведения сложной обработки деталей на станке должен отдыхать не менее 5 мин после каждого рабочего часа.

Существенное влияние на замеры влияют опыт и квалификация трудящихся.

Чтобы получить среднее значение для исследования отбирают нескольких тружеников. Если проводится хронометраж работы для токарей, слесарей или других ремонтников, то нужно учитывать, что чем выше их разряд, тем быстрее выполняется работа.

Подготовка

Обязательно перед исследованиями проводят предварительную подготовку.

Она включает в себя несколько этапов:

• Производится выбор объекта для составления хронометража в зависимости от поставленной цели: при уточнении или оценки норм исследование проводят среди разных членов бригады; для разработки нормативов изучают рабочую деятельность типичных исполнителей в процессе определенной работы, подходящих по своим психофизиологическим качествам и квалификации; при рассмотрении передового опыта выбирают наиболее успешных сотрудников, использующих эффективные методики для выполнения задач производства.
• Ответственный за хронометраж сотрудник вначале проводит ознакомление с операцией.
• Разделяют границы элементов операции, которые называют фиксажными точками. Их устанавливают при каком-то резко выраженном эффекте (звуковом или визуальном) в тот момент, когда происходит начало и окончание периода одного из элементов операции. Например, вспышка во время сварки металла или звук при разрезании трубы из-за прикосновения режущего диска болгарки. Потом наблюдатель в эти позиции будет заносить данные с описанием всех подробностей на листе хронокарты.
• Определяется нужное количество замеров при исследовании за время наблюдения. Например, как указано в таблице 1, расположенной ниже.
• Проводится беседа со всеми работниками для разъяснения им цели исследовательских изысканий. При этом объясняется порядок проведения хронометража. Непосредственно перед началом исследований проводится проверка на соответствие нормальных условий труда в выбранных рабочих местах.

Таблица 1. Количество замеров для хронометражных наблюдений

Документальное оформление

Проведение хронометражного наблюдения выполняется с помощью секундомера или хронометра.

Замеры времени производятся до тех пор, пока их число не достигнет ранее установленного количеств для конкретного элемента операции, указанного на этапе подготовки. Все записи о полученных результатах фиксируются в наблюдательном листе.

Во время исследования наблюдатель следит за порядком выполнения отдельных элементов операции.

Следует подробно помечать, какие отклонения им были увидены при замере времени. Это нужно для того, чтобы исключить такие дефектные замеры из дальнейших расчетов

Карта (образец)

Все данные, полученные во время исследований временных интервалов, затраченных на проведение конкретных элементов операций, вносятся в специальную хронокарту.

Заполнение ее начинают с лицевой стороны во время подготовительного этапа.

На титульном листе вносят следующие записи:

• название и другие данные об изучаемой операции;
• описывают характеристику оборудования;
• наличие инструмента;
• свойства материала;
• сведения о подразделении внутри организации;
• данные о сотруднике.

До проведения хронометража обязательно проводят разграничение операции на разного рода периоды или элементы. Расчленение зависит от вида производства, цели исследования, системности повторяющихся действий, а также доступности и возможности осуществлять измерения по каждой из процедур.

Типовой образец хронокарты:

Примерный образец приказа

Для проведения исследований по затратам рабочего времени руководителем издается специальный приказ об информировании о мероприятии выбранных сотрудников.

Пример такого документа о назначении ответственных лиц:

Приводим пример по заполнению документа по проведенным исследованиям хронометража рабочего дня у главного бухгалтера.

Пример заполнения хронокарты для главного бухгалтера:

Результаты и их интерпретация

Каждое предприятие, как вновь созданное, так и давно работающее в условиях конкурирующих фирм, стремится эффективно использовать производственные ресурсы , добиться наибольшей производительности труда, рентабельности компании.

Только строгий учет расходуемых средств, анализ проводимых действий каждого, занятого в выполнении своих профессиональных обязанностей сотрудника, позволит достигнуть благоприятной результативности . Этим занимается отдельная группа служащих, работающая в подразделении по организации труда и зарплаты. Они исследуют рациональное использование времени рабочим на определенную операцию с помощью хронометража.

Специалисты добиваются разрешения задач:

• выявляют факт продуктивной функциональности работников;
• расход времени на выполнение определенного задания на протяжении смены.

Зачастую одни специалисты проводят анализ работы других и дают заключение на функционирующие циклы организации, выявляют недостатки для их устранения.

Необходимость проведения и цели составления

Основной целью руководителя компании в проведении хронометражного учета рабочих процедур является повышение эффективности производственных процессов, экономичного задействования кадров .

С помощью специализированного источника специалисты фиксируют сведения широкого спектра, позволяющие регулировать производственные функции. Для этого компетентный сотрудник проводит фиксацию действий, совершаемых работником на определенном участке, описывает их содержание, продолжительность.

В период проведения закрепляют за рабочим конкретное задание, в течение которого:

• изучают временные затраты;
• замеряют продолжительность выполненного действия;
• определяют, на что потрачено время;
• выявляют период, не занятый делом, увеличивающий время на производство;
• отыскивают полезный временной резерв.

Получив информацию, работодатель сможет оценить :

• степень загруженности аппаратуры;
• реализацию управленческого решения на отдельном участке, скорректирует надобность дополнительной механизации;
• выполнение работы как отдельным человеком, так и бригадой в процентном отношении;
• количество бесполезно потраченного времени.

Хронометражем выполняют инвентаризацию рабочего временного пространства, выявляют количественные производственные и управленческие показатели.

После выбора цели, с которой проводится наблюдение за циклической, подготовительной, работой, определяются с назначением выполнения мероприятий:

• узнают, сколько длятся те или иные оперативные действия, учитывая приёмы и движения;
• рассчитывают применение норм;
• выявляют возможность использования передового метода и обучение всех сотрудников.

Отсюда делают выводы , какой способ анализа лучше применить, при объектном наблюдении:

• с индивидуальным хронометражем исследуют расход времени на действия отдельного человека, этот способ позволяет оценить мастерство исполнителя и максимально детализировать работу;
• с помощью группового исследования выявляется результат по выполнению одной объёмной операции, рационально распределяют расстановку задействованных сил.

Получить эффективные значения проведенной работы можно с помощью двух независимых хронометражистов, чтобы при завершении исследования сверить замеры. Практики советуют выбрать наиболее приемлемый для текущего момента, применяемый на производствах хронометражный вид:

• сплошной замер для изучения всех производственных операций;
• выборочное исследование используют для определенного элемента;
• циклическим измерением выявляют затраты времени на отдельные приёмы, длящиеся до 4 секунд, их группируют, вновь замеряют, чтобы определить продолжительность каждой группировки.

Способы помогают определить руководителю подразделения расход времени на изготовление продукции ручным трудом, подготовку и заключительную часть этого производства, затраты на рабочем месте.

Осуществление хронометражных работ происходит с помощью цифровых или комбинированных записей . Наблюдения, проводимые, чтобы определить лучшие или лишние движения работника, выполняют фотосъёмками, графическим фиксированием, применяют секундомеры.

Специалист следит за действиями сотрудника и стрелкой прибора, заносит показания в хронокарту.

Перед операцией наблюдатель знакомится с ней, описывает поэтапное выполнение, заполняет лицевую часть формы по:

• данным исполнителя;
• проводимым действиям;
• используемой аппаратуре;
• данным инструментов и материалов;
• состоянию места и предприятия.

Подготовительный этап и последующая работа состоит из разделения наблюдения на следующие детали :

• знакомство с исследуемым предметом;
• выявление моментов фиксирования;
• определение элементов рабочих процессов;
• обеспечение условиями для проведения выбранного вида наблюдений;
• записи в карту.

Для выполнения последовательных действий необходимо совместить определенные требования с правилами :

• действующий специалист должен обладать достаточной квалификацией, он сможет разделить, подробно описать процесс, провести оценку;
• расположиться так, чтобы содействовать выполнению работы, не мешая работнику, иметь удобный доступ, визуальное представление о процедуре;
• исключить посторонние разговоры.

Наблюдательные действия не проводятся тайно , о хронометраже заранее предупреждают персонал, когда и для чего он будет выполняться. Обязательно обеспечение на рабочих местах абсолютной безопасности вне зависимости от их специализации.

Чтобы приготовить приемлемую форму для записей, от наблюдателя требуется определиться в следующих моментах :

• какой объём работ подлежит непосредственному хронометражу;
• выбрать измерительную единицу, в размерах которой отражают определенную деятельность за временной отрезок.

К примеру, выбран объект служащего офиса, значит, в карте указывают:

• работу специалиста с помощью компьютерной программы;
• телефонные разговоры;
• электронные сообщения;
• вызов на совещание или планерку;
• отдых в обеденное время.

Во время наблюдения фиксируют каждую мелочь вплоть до личного переодевания сотрудника и ожидания компьютерной перезагрузки.

Если проверка длительности действий происходит относительно технологического процесса, тогда замеряют время на:

• погрузку-разгрузку товарной продукции;
• сборку деталей;
• качественную сверку;
• выпуск готового товара.

Единицу, с которой предстоит вести подсчеты наблюдений, специалист выбирает наиболее удобную для данного случая:

• минуты;
• секунды;
• часы;
• недели.

Выбор зависит от цели проведенного мероприятия, чего желает достичь руководство: эффективного управления или производительности.

Осуществление сбора данных

Выполнить свою наблюдательную задачу хронометражист может ручным или автоматическим способом, заполнив наиболее приемлемую форму. Наблюдатель использует прибор, следит за действиями рабочего, проводит замеры и вносит данные в таблицу.

Применение метода и дополнительных устройств зависят от объекта , который подвергается проверке. Если руководство пытается узнать скорость работы профильных специалистов, используют автоматизированную фиксацию времени. Параллельная программа осуществит эти действия и выдаст данные о частоте обращений к программному обеспечению.

Что такое автоматический хронометраж рабочего времени, можно узнать из данного видео.

Интерпретация результатов

Передача допустимого смысла собранной информации на хронокарту осуществляется через:

• визуализацию рабочих функций;
• сравнительный анализ фактических движений;
• зависимость показателей, отражающих действия работника и полученный результат в виде товарной продукции.

Более эффективным будет хронометраж из собранных значений двумя специалистами, это позволяет добыть более точную информацию . На её основе проводят перемещение кадров, издают методики с рекомендациями.

Примеры на практике

По заполненной таблице можно сделать вывод о способностях одного из рабочих, выполняющего резку металлических заготовок.

Выполненная работа	Длительность операций по датам								Средняя сумма
Итого	180	180	195	197	186	189	207	199	191,62
	1.02	2.02	3.02	4.02	5.02	6.02	7.02	8.02
1. Получил наряд	30	25	20	35	28	23	25	33	27,37
2. Принес в цех материал	20	22	23	24	21	28	30	25	24,12
3. Подготовил рабочий участок	15	16	18	17	13	20	22	21	17,75
4. Наладил оборудование для резки	20	25	30	25	28	33	40	25	28,25
5. Сделал разметку	35	30	40	35	38	30	36	39	35,37
6. Разрезал по чертежам детали	60	62	64	61	58	55	54	56	58,75

Выполнение работы одного образца происходило в секундах, при режиме производства со скользящим графиком.

Для определения часов нужно:

191,62 / 60 / 60 = 0,053 чел/час

Так как неделя работы состоит из 8 дней, продолжительность каждой смены по нормативу 5 часов, отсюда следует:

5 / 0,053 = 94 шт

Работник за неделю сможет нарезать в среднем 94 детали . Чтобы с точностью рассчитать производительность токарной, слесарной или ремонтной бригады, нужно сделать наблюдение нескольких человек различной подготовленности и профессионализма, учесть выход на перекур, обед и другие отлучки, так как человек не может 5 часов находиться за станком.

Проведение наблюдений на определенном производственном участке происходит по распоряжению руководителя в приказном порядке. С приказом кадры знакомят всех участников и заинтересованных лиц.

В нём оглашается решение руководства относительно:

• подразделения, в котором будут происходить замеры;
• создания комиссии, ответственной за наблюдения;
• сроков выполнения мероприятий;
• назначения наблюдателей, кто ответит за исполнение распоряжения.

Когда наступит время выполнения приказа, исполнители выходят на объект и проводят все положенные по требованиям мероприятия, данные заносят в хронокарту.

Преимущества и недостатки

Плюсом наблюдений и фиксации рабочих процессов, выявление слабых мест, тормозящих рост производительности – все это говорит о пользе выполнения хронометражных работ.

Но не у всех предприятий они прижились, люди отвыкли вручную заполнять документацию. С достоверностью тоже не все гладко в этой области, никто не отменил пока человеческий фактор и мирные договоренности, которые негативно влияют на факты.

Если руководитель грамотно управляет своим персоналом, значит, увеличить фиктивную работоспособность сотрудников не получиться, и он выяснит реальную картину состояния своего предприятия.

Видео о том, как провести хронометраж, представлено ниже.

О тайм менеджменте написано множество: и книги, и статьи, и разнообразные рекомендации с подробными методиками. Школы тайм менеджмента опять же понаоткрывали, тренинги, семинары и мастер классы гуру управления временем… Но на практике, зачастую, затрачиваемые на тайм менеджмент усилия, не окупаются реальным повышением эффективности организации рабочего времени, превращаясь скорее в ещё один загадочный ритуал, вроде пятничных отчётов или пения корпоративного гимна по утрам.

Почему так происходит? Отчего разумная, на первый взгляд, идея о чётком планировании рабочего времени и эффективной его организации оборачивается потерей времени и скрытым сопротивлением сотрудников? Что же происходит не так?

К примеру, после окончания Второй мировой войны при восстановлении промышленности Японии американские специалисты столкнулись с неожиданной проблемой: привычные, хорошо работавшие в Америке методики обеспечения высокого качества продукции почему-то в Японии не давали результата.

Методики были переработаны, организованы знаменитые японские кружки качества, сделавшие надпись «произведено в Японии» международным знаком качества. Но когда в 80-е американская промышленность попыталась реэкспортировать «технологии качества» из Японии — проблема повторилась: то, что прекрасно работало в Японии, отказывалось работать в США.

И это не курьёзное исключение. Практически любой перенос управленческих техник без учёта культурных особенностей почти наверное окажется неудачным. Итальянцы не смогут работать по американским стандартам, латиноамериканцы — по азиатским, а то, «что русскому хорошо — немцу смерть».

Но для начала хорошо бы разобраться, а что же такое тайм менеджмент.

Так что же такое тайм менеджмент?

По странному стереотипу на практике под тайм менеджментом понимают лишь небольшую и далеко не основную его часть, а именно: хронометраж времени и строгое планирование.

Хронометраж — занятие довольно утомительное, отвлекающее от работы, и нужное, по большому счёту, лишь для анализа стартовых условий перехода к управлению временем, недели на две — три, да и то, в основном, для неспособных самостоятельно проанализировать свою деятельность.

Строгое планирование хорошо подходит для западной культурной традиции, так называемой моноактивной культуры: задачи решаются последовательно, в единицу времени — одна задача. Но крайне сложно приживается в полиактивных культурах, к коим относимся мы, россияне. В результате очень скоро затраты, к примеру, на поддержание плана актуальным становятся сопоставимыми с затратами на основную деятельность и начинают больше мешать, чем помогать.

Основная идея тайм менеджмента

Так в чём же основная идея управления рабочим временем? Всё просто: управление рабочим временем — это организация рабочего времени таким образом, чтобы эффективность его использования повышалась. Существуют общие принципы, или этапы, через которые осуществляется управление временем:

• Постановка цели. Определение и формулирование цели (целей).
• Планирование и расстановка приоритетов. Разработка плана достижения поставленных целей и выделение приоритетных (первостепенных) задач для выполнения.
• Реализация — конкретные шаги и действия в соответствии с намеченным планом и порядком достижения цели.
• Контроль достижения цели и выполнения планов.

А вот каким именно способом происходит планирование или контроль результатов — тут уж процесс творческий, в котором необходимо учитывать конкретные условия и существующие возможности.

Распространённые приёмы тайм менеджмента

Несколько техник, реализующих основные принципы тайм менеджмента, получили наибольшее распространение при постановке управления рабочим временем:

• Техника расстановки приоритетов , использование которой позволяет выделить важные и существенные дела и решить, что делать с остальными.
• Принцип Парето , или Закон Парето, или принцип 20/80 — эмпирическое правило, введённое социологом Вильфредо Парето, в наиболее общем виде формулируется как «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата». В приложении к тайм менеджменту это правило звучит так: 20% дел (и затраченного времени) дают 80% результатов; 80% дел (и затраченного времени) дают 20% результатов. В связи с этим следует вначале выделить те 20% дел, которые дают максимальный результат, и начинать с них.
• Диаграмма Ганта — это один из наиболее удобных и популярных способов графического представления времени выполнения задач. Каждая линия в диаграмме представляет один процесс, наложенный на шкалу времени. Задачи и подзадачи, составляющие план, размещаются по вертикали, по горизонтали задаётся временная шкала. Начало, конец и длина отрезка на шкале времени соответствуют началу, концу и длительности задачи. В результате, для управления временем появляется простой и очень наглядный инструмент, в чём-то ставший даже символом тайм менеджмента
• Хронометраж — метод изучения затрат времени с помощью фиксации и замеров продолжительности выполняемых действий, позволяющий провести «аудит» и «инвентаризацию» времени, выявить «поглотителей времени» и устранить их.

Инструментарий тайм менеджмента

Ну и пару слов о выборе инструмента. Инструмент может быть любым, главное чтоб он был удобным, и позволял сокращать затраты времени на управление, а не увеличивать их. И главное при любом инструменте — это голова руководителя. Никакая техника управления временем не принесёт результата, если нет адекватного руководства, если нет того самого тайм-менеджера, озабоченного рациональным управлением рабочим временем.

Для большей наглядности рассмотрим конкретный пример, как без специальных знаний можно начать управлять временем, используя лишь здравый смысл, имеющееся в наличии программное обеспечение и базовые представления о тайм менеджменте.

Тайм менеджмент на примере

Исходные данные и типовые проблемы управления

Допустим, существует некая рабочая группа, эффективность деятельности которой необходимо повысить.

Фотография рабочего дня или хронометраж: что выбрать?

Группа работает над проектом, где есть ряд перекрывающихся по времени задач, работа над которыми на разных этапах ведётся разными сотрудниками, и периодически возникают вопросы, требующие оперативного вмешательства руководства.

Какие, скорее всего, возникнут проблемы, если всё управление — в голове руководителя?

1. Если сотрудников больше двух, а задач, над которыми ведётся работа — больше трёх, то у руководителя возникнут сложности с картиной происходящего. А уж если одновременно работа ведётся над несколькими проектами, а сотрудников с десяток, то оперативное управление начнёт поглощать существенную часть рабочего времени как руководителя, так и сотрудников. Как итог — простои в ожидании отклика руководства, недогруженность или перегруженность сотрудников; различные планёрки и пятиминутки занимают всё больше времени, а эффективность их всё ниже. В общем, на лицо все признаки неэффективности управления рабочим временем.

2. Сложность расстановки и поддержания актуальности приоритетов. Исполнители при всём желании не видят картину в целом, руководитель под ворохом текучки забывает поддерживать актуальность приоритетов. Классическая проблема тайм менеджмента, когда в условиях нехватки времени из-за ошибок управления рабочим временем и так дефицитные ресурсы тратятся на второстепенные задачи, а общая работа ещё более тормозится.

3. Периодически возникают конфликтные ситуации из-за недопонимания, неправильного понимания или несправедливой оценки деятельности. А значит, рабочее время тратится на неконструктивное выяснение отношений, да и общая негативная атмосфера в коллективе снижает эффективность работы.

4. Многократно приходится проделывать одну и ту же работу. К примеру, один раз для того, чтобы внести изменения в ход работ, второй раз — чтобы разобраться в конфликтной ситуации, третий — для подготовки отчёта по ходу работ и т.д. Раз за разом тайм менеджеру приходится вникать в одну и ту же ситуацию.

5. Сложность формализации процессов. Слишком многое хранится в головах, передаваясь из уст в уста с неизбежными искажениями, задержками и потерями. В результате, резко увеличиваются затраты времени при передаче задачи другому исполнителю, а введение нового сотрудника способно существенно отодвинуть сроки завершения проекта.

6. Анализ хода исполнения проекта в итоге окажется затруднённым и часто необъективным, а значит — растёт вероятность повторных ошибок и превышения сроков проекта, увеличение потерь из-за неэффективного управления, в том числе, и рабочим временем.

И что в итоге? В итоге выполняется большое количество лишней работы, при этом затраты времени на конструктивную деятельность могут быть даже ниже, чем на поддержание рабочего процесса. В таких условиях попытка в лоб, без устранения причин неэффективной траты рабочего времени, внедрить процедуру тайм менеджмента, скорее всего, только усложнит ситуацию. Временные затраты на управление станут ещё больше, а сил на продуктивную деятельность — меньше.

С другой стороны, даже сама попытка выявить и устранить узкие места в управлении даст заметный эффект, усиленный азами тайм менеджмента. В результате, в соответствии с правилом Парето, затратив 20% усилий, общую эффективность можно будет поднять до 80%.

Применение @Управление для эффективного менеджмента

Проиллюстрируем на примере, как подобный эффект можно получить в случае использования азов тайм менеджмента и системы управления заданиями @Управление в качестве инструмента. Итак:

1. Руководитель распределяет задачи по подчинённым, расставляя приоритеты и разделяя их по проектам. А значит, нет необходимости держать всё в голове; модификации выполняются просто и в каждый момент времени есть актуальная версия происходящего.

При необходимости руководитель наглядно видит как ход работ по проекту, так и загруженность конкретного сотрудника. Как итог — существенно экономится время всех сторон, но особенно — руководителя, а эффективность работ при этом повышается.

2. В случае, когда общая картина ясна и наглядна, повышается качество расстановки и изменения приоритетов, а значит — выполняется меньше лишней работы или работы, сделанной не вовремя.

3. Вся история по ходу работ сохраняется автоматически, а значит, разбор и анализ конфликтной ситуации требует минимум времени и является объективным для обеих сторон.

4. Однажды введённая информация может использоваться многократно. К примеру, в одной форме — для определения хода работ по проекту, в другой — для анализа загрузки сотрудников, в третьей — для подготовки отчётности по проекту.

В результате, сокращается время на непроизводительный труд, и больше ресурсов остаётся для самого проекта.

5. Введение простейших регламентов на ввод и представление информации по проекту, а также автоматически накапливаемая системой история по ходу работ позволяют легко переключать сотрудников между задачами, уменьшать или увеличивать количество исполнителей.

В таком разрезе тайм менеджмент будет работать, для этого не надо оканчивать специальные курсы или приглашать консультантов. Немного здравого смысла, чуть-чуть порядка и подходящий инструмент — и управление рабочим временем из академической дисциплины становится повседневной действительностью.

скачать @Управление

Метки: time management, тайм менеджмент, управление временем, диаграмма ганта

Что помогает правильно отслеживать и учитывать рабочее время сотрудника

Хронометражная карта. Форма 5

Утверждена постановлением Минтруда и соцзащиты от 26.11.2004 N 134

Форма 5 ——————————————————————— ¦ Хронометражная карта N ¦ Лист 1 ¦ +————————————————-+—————-+ ¦Организация ¦ +——————————————————————+ ¦ Рабочие ¦ +——————————————————————+ ¦ Фамилия ¦ Профессия ¦Разряд¦ Стаж ¦ % ¦Возраст,¦ Пол ¦ ¦ И.О. ¦ ¦ ¦работы¦выполнения¦ лет ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ норм ¦ ¦ ¦ +————+————+——+——+———-+———+——-+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +————+————+——+——+———-+———+——-+ ¦Наименование операции ¦ +——————————————————————+ ¦Сведения о предмете труда ¦ +——————————————————————+ ¦Оборудование ¦ +——————————————————————+ ¦ Наименование ¦ Технические характеристики ¦ +——————+————————————————+ ¦ ¦ ¦ +——————+————————————————+ ¦ Инструмент ¦ Приспособления ¦ +——————————-+———————————-+ ¦ ¦ ¦ +——————————-+———————————-+ ¦Порядок обслуживания рабочего места ¦ +——————————————————————+ ¦Схема организации рабочего места ¦ +——————————————————————+ ¦Другие сведения ¦ ——————————————————————— ——————————————————————— ¦Хронометражная карта N ¦ Лист 2 ¦ +———————————————————+———+ ¦N ¦Наимено- ¦Фиксаж-¦Индекс¦N замера ¦Фактор ¦ ¦п/п¦вание ¦ные ¦вре- +——T——T——T——-+продолжи-¦ ¦ ¦элемента ¦точки ¦мени ¦1 ¦2 ¦3 ¦4 ¦ 5 ¦6 ¦7 ¦и ¦тель- ¦ ¦ ¦работы ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦т.д.¦ности ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦1 ¦ 2 ¦ 3 ¦ 4 ¦ 5 ¦6 ¦7 ¦8 ¦ 9 ¦10¦11¦ 12 ¦ 13 ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦Т мин ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ сек ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ П ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ —-+———+——-+——+—+—+—+—+—+—+—+—-+———- ——————————————————————— ¦ Хронометражная карта N ¦ Продолжение ¦ ¦ ¦ листа 2 ¦ +—————————————————-+————-+ ¦N ¦Сумма времени ¦Коэффициент устойчивости ¦Средняя ¦ ¦п/п¦замеров, с ¦хроноряда ¦продолжительность, ¦ ¦ ¦ ¦ ¦с ¦ ¦ +—————+—————————+——————-+ ¦ ¦факти- ¦после ¦норма- ¦факти- ¦после ¦факти- ¦после ¦ ¦ ¦ческая ¦улучше-¦тивной ¦ческой ¦улучше- ¦ческая ¦улучше- ¦ ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ния ¦ ¦ния ¦ ¦ ¦ ¦хроно- ¦ ¦ ¦хроно- ¦ ¦хроно- ¦ ¦ ¦ ¦ряда ¦ ¦ ¦ряда ¦ ¦ряда ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ 1 ¦ 14 ¦ 15 ¦ 16 ¦ 17 ¦ 18 ¦ 19 ¦ 20 ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ ¦ +—+——-+——-+———+———+———+———+———+ ¦ Замечания наблюдателя о дефектных замерах ¦ ———————————————————————

Примечание:

Т — текущее время,

П — продолжительность выполнения элемента операции.

Источник страницы с документом: http://belforma.net/бланки/Карта/Хронометражная_карта_Форма_5

Фотография рабочего дня - способ непрерывного наблюдения за рабочим процессом на предприятии для изучения использования всего рабочего времени, а так же измерения затрат времени на протяжении каждой смены.

Образец фотографии рабочего дня

Целью данного наблюдения является повышение производительности труда.

Фотография рабочего дня необходима при решении некоторых задач:

• определение темпов производства продукции в течение 1 производственной смены;
• определение баланса использования времени, затраченного на работу;
• определение возможных причин потерь рабочего времени;
• определение времени, предоставленного для отдыха, времени для обслуживания рабочего места, а так же времени для заключительных работ.

Фотографии рабочего дня зависят от цели их проведения и поэтому могут быть различных видов: индивидуальна, бригадная, маршрутная и др.

Предприятие самостоятельно разрабатывает форму данного документа. Она предполагает заполнение всех реквизитов, которые являются необходимыми при дальнейшем анализе. К ним относится:

• дата данного наблюдения;
• наименование подразделения;
• номер документа;
• информация о сотруднике (фамилия, имя и отчество, специальность, профессия, наименование выполняемой им работы на предприятии);
• характеристика рабочего места;
• наименование конкретной работы, ее код, текущее время (в часах, минутах), продолжительность работы (в минутах);
• время, затраченное на подготовительные и заключительные работы;
• время, затраченное на обслуживание рабочего места;
• оперативное время;
• время, отведенное на перерывы в работе (регламентированные и нерегламентированные);
• фамилия, имя и отчество руководителя подразделения, а так же его подпись;
• подпись исполнителя.

Этапы проведения фотографии рабочего дня:

1. Процесс подготовки.
2. Процесс проведения наблюдения. На данном этапе необходимо записывать все действия (последовательные) рабочих, а так же затраты рабочего времени на изготовление единицы продукции.
3. Анализ полученных результатов.
4. Разработка мероприятий, нацеленных на ликвидацию потерь рабочего времени. Для этого целесообразно рассчитать коэффициенты рабочего времени.

Фотография рабочего дня дает возможность провести анализ использования рабочего времени, выявить устаревшие или же ошибочные нормы, определить объем производимой продукции в час, а так же за рабочую смену в целом.

Хронометраж рабочего времени – это повышение личной эффективности руководителя и сотрудников, система управления временем и его распределение в течение рабочего дня.

Наверное, многим руководителям знакома ситуация, когда коллектив активно работает, а результатов их работы почему-то не видно. Причин, конечно же, много. Однако, в первую очередь, стоит оценить, насколько эффективно каждый сотрудник в Москве или любом другом городе делает свою работу. В этом случае необходимо провести хронометраж рабочего времени. Такой пример исследования не только дает понять, как и куда используют сотрудники свое рабочее время, но указывает на причины их неэффективной работы.

Хронометраж рабочего дня: сущность понятия

Документальное оформление тренинга сотрудников - это хронометраж рабочего дня. Для получения истинных результатов исследования, фиксацию событий необходимо производить не менее одной-двух недель.На основе полученных данных необходимо:1. осуществить полный анализ информации;2. выявить, какие операции окружающих сотрудников занимают много времени, но не дают никакого эффекта;3.

Хронометраж рабочего времени и как его использовать?

разработать нововведения;4. внедрить желаемые изменения.

В большинстве случаев, хронометраж используется как важный инструмент, для выявления того, почему при интенсивной работе нет ожидаемых результатов. Хронометраж рабочего времени помогает определить есть ли эффект работы коллектива и какой он.

Как необходимо вести хронометраж

Как вести хронометраж рабочего времени каждый для себя решает сам, главное, чтобы фиксировались абсолютно все занятия достоверно и правдиво. Для фиксации занятий можно использовать классический вариант журнала в бумажном виде, либо вести свои наблюдения и фиксировать все в электронной таблице на компьютере.Если речь идет о бумажном бланке, то обязательными пунктами для фиксации будут следующие показатели:1. время, когда сотрудник приступил к работе;2. время, когда сотрудник окончил свою работу;3. название и суть работы, которую он выполнял за определенное время.

Почему бумажный вариант хронометража сегодня используется редко

Классическая бумажная форма ведения хронометража рабочего времени имеет существенные недостатки:1. Во-первых, процесс записи трудоемкий и требует затрат времени. В классическом понимании этого процесса участвуют три постоянных показателя: бумага, ручка и таймер.2. Во-вторых, имеется влияние на целостную работу компании. Если поручить коллеге самостоятельно сделать хронометраж своего рабочего дня, то он будет больше отвлекаться на записи, чем на работу. Если выделить отдельного для этого занятия сотрудника, то возможно по причине отсутствия компетенции в том или ином вопросе, он может дать неправильную оценку работы своего подопечного.3. В-третьих - массовая компьютеризация труда. Рядовой офисный сотрудник целый день проводит за компьютером, поэтому очень трудно оценить, насколько эффективно он работает с той или иной задачей.Как видите, минусов от такой работы больше, чем плюсов.

Как провести хронометраж рабочего времени среди офисных сотрудников

В эпоху массового использования компьютеров, как для личного пользования и когда идет рабочий процесс, целесообразно проводить автоматизированный хронометраж с помощью сервиса учета рабочего времени Yaware.Online.Почему такая система эффективна для анализа современного офиса:1. точные записи всего того, чем занимался сотрудник на рабочем компьютере (буквально до 1 минуты);2. фиксация момента того, когда сотрудник переключается на другое дело. Этот результат помогает оценить умение сотрудника сосредотачиваться на одном деле. Ведь для того, чтобы вернуться к предыдущей задаче, после паузы понадобится не менее 15 минут рабочего времени; хронометраж ведется круглые сутки;3. удобный интерфейс программы позволяет вести фиксацию всех показателей в фоновом режиме, что не будет отвлекать сотрудников от выполнения их обычной работы. Уже по истечении первых двух недель наблюдения, можно будет увидеть эффективность каждого из сотрудников компании.

Помимо вышеперечисленных методов анализа затрат рабочего времени, можно использовать еще один подход - хронометраж и фотография рабочего дня. Возможно, многие воспринимают эти два схожих понятия как синонимы, но на самом деле между ним есть существенные различия.

Отличия хронометража и фотографии рабочего дня:

1. для проведения хронометража используется самостоятельно выбранный промежуток времени, т. е. хронометраж рабочего времени, к примеру, суток, недели, месяца. Фотография рабочего времени - это более официальное мероприятие, так как в качестве организаторами зачастую выступает работодатель, а не вы сами;2. при хронометраже вы имеете возможность самостоятельно выбрать вариант учета данных (бумажный или автоматизированный) и метод анализа полученных данных. Фотография предусматривает заранее оговоренные варианты в форме таблицы, протоколов или форм. Таким образом, весь процесс регламентирован процедурами, которые утверждены ответственными лицами. Как видите, на самом деле, хронометраж и фотография рабочего дня - это два абсолютно разных процесса.Для корректной организации, весь период исследования подразделяет на ряд этапов:1. Подготовительный этап: изучение технических условий проведения, определение сроков исследования, определение объекта и очередности «фотографирования».2. Этап фотографирования: приказом оформляется дата начала процедуры, уведомляется персонал и проводится инструктаж.3. Этап анализа полученных данных: выявление самых затратных операций, самых длительных промежутков бездействия или простоя работы, определения тех действий, которые сейчас в дефиците.4. Этап оптимизации предполагает разработку путей решения, направленных на устранение выявленных в процессе исследования дефектов в использовании рабочего времени.

Нормирование труда — это вид деятельности по управлению производством. Оно направлено на определение необходимых затрат времени для достижения определенных результатов труда. На основании полученных данных рассчитывается размер зарплаты трудящихся (оклада и доплат, надбавок стимулирующего характера), а также стоимость услуг, оказываемых организацией.

Нормирование труда является важным элементом системы управления персоналом организации. С его помощью возможно установить необходимость:

• повышения эффективности использования трудового потенциала работников;
• оптимизации их численного состава;
• иных возможных изменений, учитывая специфику конкретной организации, а также ситуацию на рынке.

Кто такой хронометражист

Трудовую деятельность любого специалиста, особенно если это производственный процесс, можно разделить на операции и элементы. Цель привлечения в организацию хронометражиста — разработать нормативы основного и дополнительного времени, проверить обоснованность норм выработки, определить и впоследствии закрепить наиболее рациональный режим работы для данного подразделения организации.

Этот работник должен обладать определенными навыками и знаниями, в частности, знать, как изучать трудовой процесс, какие именно хронометражные наблюдения подойдут в данном случае, порядок их проведения, уметь обработать и проанализировать результаты своей работы. Уметь пользоваться приборами для фиксации затрат рабочего времени. Понимать основы физиологии и психологии труда, разбираться в организации труда.

Как следует из названия, в обязанности этого работника входят хронометражные наблюдения выполнения отдельных элементов операций технологического процесса. Измеряя, обрабатывая и анализируя трудовой процесс, хронометражист получает данные, которые ложатся в основу нормирования отдельных операций.

Результатом работы хронометражиста является аналитический отчет по результатам наблюдений. На его основе отбираются наиболее рациональные элементы операций для включения их в нормативы времени, можно проследить, где происходят потери рабочего времени, установить причины их возникновения и дать заключение о необходимых затратах времени, а также предложить мероприятия по устранению потерь рабочего времени.

Осовремененной сутью этой должности является так называемая фотография рабочего дня, когда сами работники в течение определенного времени ведут временной учет операций по своей работе. Потом все это анализируется, и делаются выводы относительно затрат на ту или иную операцию трудового процесса.

Как определить нормы труда

Нормы труда определяются с помощью хронометража. Перечислим основные процедуры в организации хронометража рабочего времени:

• готовится форма документа, в которую будут вноситься результаты хронометража. Для конкретной должности или трудовой функции может составляться определенная форма;
• организуется сбор данных. Его проводит наблюдатель, который следит за выполняемой работой сотрудника и вносит информацию о его трудовой деятельности в подготовленную форму;
• проводится систематизация данных, которые были получены в процессе проведения хронометража.

Рабочий процесс анализируют на основе стандарта выполняемой работы. Выбираются оптимальные варианты технологии работы, организации рабочего места, позволяющие получить наилучшие результаты труда. Также пересматривается режим работы и отдыха трудящихся.

По окончании процедуры работодатель устанавливает необходимые нормы труда для нормальной работы организации.

Как создать фотографию рабочего дня

Работодатель может разработать свои правила и порядок определения нормирования труда. Одним из вариантов определения норм труда является фотография рабочего места.

Она представляет собой систему изучения затрат рабочего времени, которое требуется работнику для выполнения определенного объема работ. При этом на практике выделяют различные виды «фотографирования»: индивидуальную (т. е. одного работника), групповую (группы работников), самофотографию.

Образец групповой фотографии рабочего дня

В случае составления самофотографии эта работа проводится самим сотрудником. В течение всего трудового дня он должен вносить в отдельный документ информацию о видах работ, на которые было потрачено его рабочее время (обязательно указывается временной отрезок). Также вписываются данные о затратах времени на личные нужды и о потерях рабочего времени (например, проблемы с оборудованием или связанные с ожиданием клиентов). После этого проводится анализ полученных результатов (с помощью составления графиков и подсчетов). Форму документа, в который будут заноситься результаты наблюдения, работодатель может разработать самостоятельно.

Бланк индивидуальной фотографии рабочего времени

Фотография рабочего времени позволяет руководителю установить, сколько фактически работникам необходимо времени для выполнения определенной задачи, рационально ли они используют свое рабочее время.

Подобный инструмент выявит непродуктивные затраты рабочего времени и наладит тайм-менеджмент.

Порядок проведения фотографии рабочего времени должен быть закреплен в локальном нормативном акте организации (например, в инструкции). Ее следует утвердить приказом и ознакомить с документом всех работников под личную подпись. В инструкции нужно указать, что фотография производится только по специальному указанию руководителя.