Как вычисляется среднесписочная численность работников. Расчет среднесписочной численности для отчетности

Среднесписочная численность (ССЧ) персонала - расчетная величина за определяемый период для налогового и статистического учета. Законодательство РФ обязывает ИП и руководителей компаний к ежегодной подаче данных в налоговые органы. Обязательство зафиксировано в ст. 5 п. 7 Закона №268-ФЗ от 30.12.2006 года.

Учетные показатели числа сотрудников требуются при оформлении:

• подтверждения правомерности льгот при налогоисчислении организации (используется труд людей с ограниченными возможностями);
• отображения основных коэффициентов деятельности предприятия;
• (штат, начисление заработной платы);
• фиксирования обязательных взносов (пенсионный, социального страхования, другие фонды).

Сведения о ССЧ работников предоставляют в различные инстанции и требуют тщательных вычислений.

Расчет среднесписочной численности работников

Ежегодные данные о среднестатистическом числе персонала предоставляют не позднее 20 января отчетного года (за 2018-й 20-го января 2019 г.). Возможно изменение дат, когда компанию зарегистрировали недавно или провели реорганизацию. Полное описание сроков подачи и корректировки указаны в ст. 80 п. 5 НК РФ.

Подсчет ССЧ не представляет сложности. Происходит годовое суммирование ежемесячной списочной штатной численности и делится на 12.

Расчет производят по формуле:

ССЧ (месяц) = Σ ССЧ (день)/ К (день)

Σ ССЧ (день) - сумма среднестатистической численности персонала за все календарные дни отчетного месяца;

К (день) - количество дней в учетном месяце.

Выводится ежегодная формула расчета ССЧ:

ССЧ (год) = Σ ССЧ (месяц)/12

Σ ССЧ (месяц) - суммарный ежемесячный объем ССЧ за прошедший год.

Формула квартального расчета выглядит так:

ССЧ (кварт.) = Σ ССЧ (месс. кварт.)/3,

Σ ССЧ (месс. кварт.) - суммарное среднесписочное число работников за квартал.

Все расчеты самостоятельно проводит руководитель или бухгалтер компании, а результат представляется ФНС (форма КНД1110018).

При расчете обязательно учитывают, что число персонала в выходной или праздничный период приравнивается к показателю предыдущего дня (независимо от количества последующих выходных).

Вычисления за месяц производят с учетом следующих сотрудников:

• фактически присутствующие на рабочем месте и тех, что не работали из-за ;
• отсутствующие по делам предприятия (командировки или др.) с сохранением оплаты труда;
• отсутствующие на основании предъявленного (весь период);
• прогульщики;
• персонал, что работает на предприятии неполное рабочее время или работа которого оплачивается в размере ½ ставки;
• ССЧ сотрудников за месяц вычисляют с учетом всех отсутствовавших без сохранения з/п и по согласию администрации;
• участники забастовок разного характера;
• совмещающие работу и личное образование сотрудники (в специализированных учреждениях);
• часть штата, отсутствие которой обусловливается отпускным периодом в соответствии с заключенным трудовым соглашением;
• находящиеся во внеурочное время отгулах;
• вахтовые смены трудящихся.

Трудящийся часть установленного рабочего времени персонал учитывается прямо пропорционально сумме отработанных часов.

Расчет трудящихся менее установленных рабочих часов работников

Порядок учета отличается от общепринятого и проходит в два этапа:

1. 1. Расчет общего количества человек/день происходит путем деления общей суммы человек/час за месяц на установленное определенное время труда отдельного предприятия - 8 часов:

К (чел. дн.) = Σ К (чел. ч.)/ Т (раб.)

• К (чел. дн.) - итоговый показатель отработанных сотрудником человеко-дней;
• Σ К (чел. ч.) - суммарный месячный объем человек/час;
• Т (раб.) - нормированные трудовые часы;

1. Вычисляют средний месячный коэффициент сотрудников с частичной занятостью в переводе на полную. Делят количество человек/день на количество трудовых дней за отчетный период:

ССЧ (неполн.) = К (чел. дн.)/ К (раб. дн.)

• ССЧ (неполн.) - СЧ работающих в частичном объеме за отчетный период;
• К (чел. дн.) - показатель, полученный в предыдущих расчетах;
• К (раб. дн.) - сумма рабочих дней (по календарю) за учетный срок.

• Персонал с частичной занятостью на основании существующего законодательства РФ (инвалиды) указывается в расчетах среднестатистического числа как цельная единица;
• Ведущие деятельность на предприятии часть нормированного рабочего периода по указу руководства работники вносятся в расчеты как цельная единица.

В ССЧ не учитывают персонал следующих категорий:

1. Рабочая деятельность обусловливается гражданско-правовым соглашением.
2. Сфера юридической защиты.
3. Военнообязанные.
4. Владельцы предприятия, коим не начисляется зарплата.
5. Не подписавшие трудовое соглашение члены кооператива.
6. Переведенные в иную организацию без сохранения зарплаты.
7. Персонал, наем которого произвели на основании спецдоговора с госслужбами.
8. Направленные фирмой для получения или повышения степени образования с последующей выплатой стипендии.
9. Совмещающие деятельность в нескольких организациях.

Все это учитывается перед вычислением ССЧ работников за год.

Ответственность за несвоевременную подачу данных по ССЧ

Формулы выведения среднестатистического числа не сложные, но учитывают все нюансы.

Отчетность по ССЧ передают в налоговую инстанцию по месту регистрации ИП или предприятия до 20 января текущего года.

Непредставление или несвоевременная подача необходимой документации карается штрафом в размере от 200 р.

Сведения о среднесписочной численности сотрудников подаются ИП и ООО в самом начале года – в срок до 20 января. Сам отчет представляет информацию о численности работников за прошедший год, например за 2018 год по состоянию на 01.01.2019 г. Организации сдают отчет в любом случае, у ООО как минимум есть директор. А вот ИП составляют отчет, если в предшествующем году привлекали какой-либо персонал к работе.

Оформить все отчеты по сотрудникам и рассчитать все взносы поможет автоматический онлайн-сервис .

Зачем вообще ее считать? Среднесписочная численность работников – один из критериев возможности применения специальных режимов уплаты налога, а также других льгот при расчетах с государственным бюджетом. От этой цифры зависит еще один момент: как будет сдаваться отчетность в налоговую и фонды – в бумажном виде или исключительно в электронном. Наконец, это, по своей сути, статистический показатель, характеризующий в масштабе страны уровень занятости населения. Скачать бланк вы можете .

Какими формулами пользоваться

Значение среднеспис. числ-ти работников по итогам года вычисляется согласно Указаниям, которые разработаны и утверждены Росстатом (Приказ № 772 от 22.11.2017 г, в ред. от 29.12.2018 г). Опираться следует именно на этот документ.

Расчет производится по формуле:

СЧ (год) = [СЧ (январь) + СЧ (февраль) + ….. + СЧ (декабрь)] : 12

• СЧ (год) – среднеспис. числ-ть работников за год;
• СЧ (январь, …..) – среднеспис. числ-ть работников по месяцам;
• 12 – число месяцев в году.

Сразу сделаем замечание по поводу ситуации, когда компания работала только часть года. В этом случае формула используется точно такая же: складывается СЧ за месяцы работы (по остальным месяцам, когда компания не работала, она будет нулевой) и делится на 12.

Именно показатель СЧ (год) и проставляют в сведения о среднесписочной численности работников, составляемые по форме КНД 1110018.

СЧ за каждый месяц складывается из двух цифр: СЧ работников, которые отработали полные дни (СЧ полный день), и СЧ работников, работавших неполные дни (СЧ неполный день).

Соответственно, СЧ по каждому месяцу считаем по формуле:

СЧ (месяц) = СЧ полный день + СЧ неполный день

СЧ полный день = [Ч на 1 число + Ч на 2 число + …. + Ч на последнее число] : КД месяц

• Ч на 1 число, ….. – списочная числ-ть работников на каждое число месяца,
• КД месяц – число календарных дней.

Выходит, что среднесписочная числ-ть сотрудников вычисляется на основе списочной числ-ти персонала компании. Об этом понятии также стоит сказать отдельно.

Списочная численность охватывает всех, кто работают у вас по трудовому договору, то есть выполняют работу постоянного или временного характера. Сюда же относятся и сезонные виды работ.

Кто учитывается в списочной числ-ти? Перечень лиц представлен в п. 77 Указаний Росстата, в нем, в том числе, отмечены сотрудники в командировке, надомники и новички на испытательном сроке. Те, кого не надо учитывать при расчетах, перечислены в п. 78-79 этих Указаний. Среди основных категорий, не входящих в списочную числ-ть, отметим внешних совместителей, лиц, с которыми трудовые отношения оформлены гражданско-правовым договором, сотрудниц в декрете / отпуске по уходу за ребенком, сотрудников в учебном отпуске без сохранения зарплаты. Не следует относить в списочную числ-ть и собственников компании, исключение — если они реально работают в компании и получают зарплату.

Теперь расскажем, как считать вторую составляющую – СЧ неполный день. Для расчетов нам нужно знать, сколько всего человеко-дней отработано сотрудниками, работавшими неполные дни. Для этого рассчитывается аналогичный показатель для каждого такого работника по формуле:

ЧАСЫ неполный день: Норматив

• ЧАСЫ неполный день – количество часов, отработанных сотрудников на неполном рабочем дне;
• Норматив — продолжительность рабочего дня (для стандартной рабочей неделе в 40 часов это будет 8 часов).

Затем полученная цифра умножается на число отработанных в конкретном месяце дней.

Теперь, когда по каждому сотруднику, работавшему неполные дни, получены значения отработанных человеко-дней, можно считать СЧ неполный день по формуле:

СЧ неполный день = Общее количество ЧД по сотрудникам на неполном дне: РД месяц

• ЧД – человеко-дни – здесь нам нужна сумма по всем сотрудникам на неполном дне;
• РД месяц – число рабочих дней месяца.

Рассмотрим пример

ООО зарегистрирована 20 октября, в компании действует 40-часовая неделя – 5 дней. Списочная числ-ть сотрудников с 20 октября по ноябрь составляла 12 человек, с 1 ноября на работу были приняты еще 10 новых сотрудников. Сотрудников на неполной рабочем дне не было. С декабря в ООО взяли на работу курьера на неполный день в 5 часов – за декабрь сотрудник отработал 20 дней. Нужно посчитать среднесписочную числ-ть работников за год.

Итак, начнем с работников на полном дне. Их месячная среднеспис. числ-ть по месяцам будет равна:

• 12 человек * 12 дней (КД работы в октябре) : 31 день (число дней в месяце) = 4,65 – в октябре;
• 22 человека * 30 дней (КД работы в ноябре) : 30 дней = 22 – в ноябре;
• 22 человека * 31 день (КД работы в декабре) : 31 день = 22 – в декабре.

Теперь вычислим среднеспис. числ-ть сотрудников на неполном дне. Так курьер работал только в декабре, то:

• 5 человеко-часов (продолжительность дня) * 20 дней: 8 часов (норматив) : 20 дней = 0,63 – в декабре.

• Октябрь 4,65 ;
• Ноябрь 22 ;
• Декабрь 22 + 0,63 = 22,63 .

Для заполнения отчета в налоговую осталось сделать последнее вычисление:

• СЧ (год) = (4,65 + 22 +22,63) : 12 = 4,1 человека.

Как отчитаться в налоговую

Напомним, что подать сведения нужно до 20 января по форме, указанной в Приказе ФНС № ММ-3-25/174@ от 29.03.2007 г. Актуальный бланк формы можно скачать . Документ представляет собой один лист, где сначала указываются реквизиты ООО или ИП, а также налоговая, в которую представляется информация. Показатель среднесписочной численности предварительно округляют до целого значения согласно общим правилам математики, в нашем примере – до 4 человек .

Несвоевременная подача сведений карается штрафом в 200 рублей для самой организации или ИП, в случае ООО штраф может получить еще и ее руководитель, он составляет 300-500 рублей.

В октябре 2015 года Росстатом были утверждены новые указания по заполнению формы, которая позволяла выполнять наблюдение за текучестью кадров на предприятии и использовать эти сведения для заполнения отчетности в ФНС в виде расчета среднесписочной численности работников. Рассмотрим все вопросы, связанные с заполнением расчета за квартал, полугодие, девять месяцев и год, а также на способе расчета необходимых показателей за месяц.

Особенности составления списка численности работников

Прежде всего следует отметить, что средняя численность работников определяется помесячно, и каждый сотрудник выступает в роли целой единицы. В списочную численность должны также включаться и наемные работники, с которыми у работодателя заключен трудовой договор.

Не имеет значения, какой тип работы выполняют данные лица: постоянную, временную, сезонную. Даже если человек справился с поставленной задачей за один день и получил заработную плату, то он учитывается как отдельная единица и отражается в отчете:

Существует специальный перечень работников, которые обязательно должны быть учтены при составлении отчетности:

• те, кто фактически осуществляет трудовую деятельность на предприятии или отсутствует по причине простоя;
• находящиеся в командировке;
• отсутствующие по причине временной нетрудоспособности;
• выполняющие государственные или общественные поручения и по этой причине отсутствующие на рабочем месте;
• работающие неполный день или неделю, а также на неполную ставку;
• состоящих на испытательном сроке;
• работающих на дому;
• проходящие дополнительное обучение;
• студенты, проходящие производственную практику или находящиеся в учебном отпуске;
• находящиеся в ежегодном отпуске, по беременности и родам, на выходном или в отгуле;
• принимающие участие в забастовках;
• иностранные граждане, трудоустроенные в организации;
• находящиеся под следствием;
• внутренние совместители учитываются как один человек.

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Кроме данного перечня, существует список, согласно которому, работники не могут быть включены при расчете средней численности:

• внешние совместители;
• лица, выполняющие работу по договору ГПХ;
• работающие по спец. договорам;
• поступившие на работу в другую фирму по переводу;
• сотрудники, имеющие с работодателем ученический договор на проф. обучение;
• подавшие заявление на увольнение и прекратившие выполнять свои обязанности ранее утвержденного срока;
• собственники компании, не получающие зарплату;
• члены кооператива, не состоящие в трудовых отношениях с компанией;
• адвокаты;
• военнослужащие.

Используя эти два списка, ответственное лицо определяет списочную численность работников помесячно, а затем выполняет для отчетности расчет среднесписочной численности.

Порядок и формула расчета среднесписочной численности

Для расчета среднесписочной численности работников, необходимо, прежде всего, исключить их общего перечня следующие лица:

• женщин, находящихся в отпуске декретном;
• работников в отпусках по причине усыновления новорожденного из род.дома;
• работников, пребывающих в отпуске по уходу за ребенком до 1,5-3 лет;
• сотрудников, находящихся на обучении без сохранения зарплаты.

При выполнении расчета необходимо учесть следующее:

• определить общее число человеко-дней, которые отработал каждый сотрудник, делением общего числа человеко-часов в отчетном периоде на продолжительность рабочего дня. К примеру, по 40-часовой рабочей неделе, где работник трудится всего пять дней, один человеко-час составляет 8 часов;
• вычислить среднюю численность работников, занятых неполный день, делением отработанных человеко-дней на число рабочих дней, при этом дни болезни, отпуска или неявок условно включаются в расчет:

Расчет среднесписочной численности за полугодие, девять месяцев и год, производится путем суммирования всех показателей, полученных за месяцы отчетного периода и делением общей суммы на количество месяцев:

Пример расчета среднесписочной численности за квартал

Приведем пример расчета среднесписочной численности сотрудников предприятия за 1 квартал. Для этого составим небольшую таблицу:

Месяц	Число дней в месяце	Количество сотрудников	Порядок расчета	Среднесписочный показатель
Январь	31	120	120	3,9
Февраль	29	117	117	4,03
Март	31	123	123	3,9
Итоги за квартал	91	360	360/91	3,9

Из таблицы видим, что среднесписочная численность за один день составила 3,9 человека. Теперь, чтобы получить средний показатель за 1 квартал 2017 года, достаточно умножить полученный результат на среднее число дней в месяце 29,4. В результате мы получим показатель в 114,6. Округляем, и получается среднесписочная численность человек в компании за первый квартал, равна 115 единицам.