Банковское обозрение. Бэк-офис - что это? Что представляет собой работа в бэк-офисе банка? Бэк-офис

Что такое Бэк-Офис

Бэк-офис – это термин, относящийся к той части бизнес операций, которые направлены на решение задач необходимых для нормального функционирования компании. Данное определение происходит от традиции размещать технические и другие не связанные с публичной деятельностью отделы в задней части бизнес объекта.

Что такое бэк-офис, простыми словами.

Простыми словами – бэк-офис, это сотрудники компании которые не взаимодействуют с публикой. Они обеспечивают всю техническую деятельность компании, которая обычно скрыта от глаз. В качестве примера можно привести такие отделы как бухгалтерия, IT – отдел, складские рабочие и так далее.

Основные составляющие бизнеса.

Традиционно, практически любой бизнес состоит из нескольких областей, которые формируют целостную и рабочую структуру компании. Каждая из областей в строгом порядке выполняет свои задачи по обеспечению работы других отделов.

Архитектура компании:

• Фронт-офис;
• Мидл-офис;
• Бэк-офис.

А теперь рассмотрим каждый сектор более подробно.

Фронт-офис – это область компании, которая отвечает за прямое взаимодействие клиентов с продавцами. Сюда можно включить: продавцов, менеджеров по продажам, консультантов, инвестиционных брокеров, трейдеров и так далее. В общем, к данной категории можно причислить тех сотрудников, которые непосредственно приносят доход компании, так сказать, делают живые деньги. Помимо конкретных специальностей, фронт-офисом принято называть витрину коммерческого сайта, в частности интернет магазина.

Мидл-офис – это сфера деятельности, в которой работает административный и управленческий персонал. Сюда можно отнести аналитические отделы, отделы по управлению финансами, маркетологов и так далее.

Бэк-офис – это область, которая напрямую не приносит дохода в бизнес, а обеспечивает жизненно важную поддержку и администрирование. К таким можно отнести: отдел кадров, бухгалтерию, логистику, технический персонал, почтовый и складской отделы, IT – отдел. По аналогии с фронт-офисом, внутреннюю административную часть сайта, к которой нет доступа у простых пользователей, принято называть бэк-офисом. Иногда встречаются варианты употребления термина бэк-офис в качестве определения личного кабинета в том или ином интернет проекте.

В чем разница между фронт-офисом и бек-офисом?

Прочитав выше приведенные короткие определения данных сфер занятости, можно сделать вывод, что основное отличие заключается в публичном взаимодействии с клиентами. Следует отметить, что не существует существенной разницы в заработных платах между этими нишами. В данном вопросе существенную роль играет конкретная профессия и возложенные на человека обязанности.

Что такое бэк офис: происхождение и пояснение термина + 3 причины, зачем он нужен вашей фирме + примеры задач бэк офиса в 3 направлениях бизнеса + 2 вида компьютерных программ back-office + 3 проблемы, которые они решают.

Много иностранных слов в русском языке стали определением какой-то сферы деятельности. В начале 2000-х годов в бизнес-индустрии появилось такое понятие, как бэк офис.

С годами термин начали применять в сфере продаж, в финансовых учреждениях, а также на рынке ценных бумаг.

Что такое бэк офис и какую роль он отыгрывает в современном бизнесе , вы узнаете из этой статьи.

1. Пояснение термина «бэк офис»

Данное выражение пришло в русский язык с английского – «back-office» (что дословно можно перевести как «назад-офис»). На сегодняшней день его значение немного расплывчатое, из-за того, что подразделения бэк офис имеют многие сферы деятельности, которые кардинально отличаются между собой.

Бэк офис – это отдел в компании, задачей которого является оформление, регистрация, учет операций, связанных с финансами фирмы.

Вместе с этим существует и другой, не менее важный отдел, который называется фронт-офис. Что это? Задачей фронт-офиса является заключение сделок и привлечение новых партнеров, клиентов, которые влияют на финансовое положение и развитие фирмы.

В бек-офис входят такие отделы:

• бухгалтерия,
• отдел кадров,
• администрация фирмы,
• служба поддержки, аналитики,
• статистика и т.д.

По сути, он занимается всеми административными вопросами.

Фронт-офис, в свою очередь, это штат менеджеров, которые со своей стороны привлекают в компанию новых партнеров.

2. Как появилось такое понятие, как бэк офис?

История создания такого популярного термина в бизнесе ведет свое начало от обычной строительной планировки.

Все здания крупных компаний строились по одному плану…

На первом месте был фронт-офис – лицевая сторона здания. Он был нужен для того, чтобы клиент или посетитель смог без проблем найти нужный отдел или конкретного сотрудника. Данное помещение имело дорогой ремонт, ведь – это «лицо» фирмы. Сотрудники должны быть всегда хорошо одеты, вежливо вести себя с клиентами и т.д.

Вторая часть здания имела название бэк офис . На этой территории происходила вся производственная и административная работа. Так как посетители здесь никогда не бывали, то ремонт, освещение, интерьер был не презентабельным.

Если в фронт-офисе сотрудники уделяли большое внимание внешнему виду, то в бэке главную роль играли профессиональные качества кадров компании.

Разграничение по планировке здания стало мировым термином для двух подразделений любой компании. Фронт-офис – это яркая картинка, которая привлекает клиентов. Бэк офис – это отдел развития компании, который следит за всеми процессами.

3. Зачем бэк офис необходим вашей компании?

Директора начинающих компаний сталкиваются с вопросом, нужно ли им вообще такое подразделение.

Его создание в новой фирме или даже в уже давно существующей важно по 3 основным причинам:

Репутация фирмы.

На сегодняшний день в любой сфере деятельности существует большая конкуренция. Работники back-office ежедневно поддерживают репутацию фирмы своими действиями.

Например, специалисты отдела аналитики и статистики ежедневно делают свои просчеты с целью улучшения деятельности организации.

Административный отдел компании постоянно следит за тем, чтобы все делали свою работу качественно и по возможности максимально быстро.

Увеличение прибыли.

Конечно, привлекают новых клиентов работники фронт-офиса, но без бухгалтерской поддержки любые операции с деньгами могут увеличить доход или наоборот снизить его.

Более того, именно в отделе back-office сотрудники разрабатывают новые планы развития, которые в дальнейшем могут увеличить прибыль в разы.

Ответственность за риски в новых сделках.

Работа менеджеров фронт-офиса основывается на поиске крупного заказчика. В то же время, без просчетов всей выгоды и возможных рисков от сделки работников бэк офиса, контракт не будет заключен.

Данный этап самый ответственный, ведь от него зависит, получит компания прибыль или убыток.

4. Задачи бэк офиса в 3 разных сферах деятельности

Хотя трактовка термина одинаковая для любых отраслей бизнеса, на практике в разных сферах деятельности работники выполняют задачи, которые отличаются.

3 примера, за что именно отвечает бэк офис в разных сферах:

В финансовом учреждении данное подразделение – это операционно-учетный отдел, который отвечает за работу всей организации. Большое внимание специалисты уделяют кредитным операциям, .

Также на их плечах лежит ответственность за совершение сделок, связанных с ценными бумагами, работа бухгалтерии, контроль за активами и пассивами банка.

Торговля и сбыт.

В сфере торговли и сбыта подразделение отвечает и контролирует все финансовые операции, приход товара, его сбыт, реализация, перемещение, списание остатков, возврат брака, оценку и изучение торгового рынка, приобретения оборудования, помещений для реализации продукта и т.д.

Для работников в сфере общественного питания вся работа отдела связана с текущими операциями. Back-office берет на себя ответственность за составление финансового отчета, ведение учета за продукцией, контроль над качеством и приготовлением блюд для клиентов, набор персонала.

5. Обязанности работника бэк офиса

Специалистов в данном отделе много и перед каждым из них стоит своя задача. Не исключено, что у фирм новичков сотрудников мало, иногда их может быть всего 5-10. Поэтому приходится искать универсального работника, специалиста, который сможет отвечать за несколько процессов сразу.

Если вы находитесь именно в такой ситуации, то должны разбираться, какие обязанности будет обязан исполнять человек из подразделения back-office.

К основным обязанностям специалиста этого подразделения относятся:

1. Оформление и регистрация сделки.
2. Заключение договоров, связанных с закупкой или сбытом товара.
3. Операции по передаче прав собственности от продавца к покупателю.
4. Контроль за финансовыми потоками компании.

Практически вся ответственность за процветание фирмы лежит на плечах у работников бэк офиса. Малейшие ошибки в просчетах финансовых операциях и организационных вопросах могут привести к убыткам или даже .

6. Можно ли заменить отдел бэк офис программой?

На дворе, как ни крути, XXI век – время, когда большинство процессов автоматизировано (или, по крайней мере, стремится к этому). Не обошла эта участь и подраздел бэк офис.

Back-office– это компьютерная программа, которая контролирует и выполняет технологические процессы фирмы, связанные с продажами, финансами, учетом и т.д.

Многие директора приобретают эти программы с целью экономии денег на зарплате работников административного отдела.

Существует 2 вида back-office для ПК:

Вот, к примеру, программа «Компакт», которая предназначена для магазина. В базе данных есть все сведения о работе торговой сети. Для её использования достаточно 2-3 человека, которые только будут контролировать работу и вводить новые данные.

Таким образом, можно намного быстрее решить такие вопросы:

Быстрое обслуживание клиентов и заключение новых сделок.

Программа автоматически производит просчеты, определяет возможные риски, прибыль, убытки и т.д. При этом ошибки быть не может априори, если вести в программу все данные верно.

Автоматический учет и контроль за фирмой.

Когда компания за считанные секунды получает данные о финансовом состоянии и статистику об эффективности работы всех подразделений, это способствует максимальному контролю деятельности фирмы изнутри.

Эта информация нужна, чтобы руководство могло контролировать все процессы, изучать недостатки и вовремя их устранять.

Анализ сотрудничества с клиентами и партнерами.

Мониторинг этой информации поможет усовершенствовать маркетинговую стратегию предприятия.

Из данной статьи вы узнали, что такое бэк офис , а также про существование компьютерных программ, которые могут заменить целый отдел с живыми сотрудниками. Программаускоряет многие организационные процессы.

Обзор работы с таким важным элементом, как

бэк-офис компании, – в следующем видеоролике:

Это, безусловно, большой плюс для работы фирмы, но тогда не будет нужды в некоторых специалистах и придется лишать работы людей. Кроме того, со всей своей точностью машины пока не способны переплюнуть людей по многим параметрам.

Полезная статья? Не пропустите новые!
Введите e-mail и получайте новые статьи на почту

• В каком банке открыть расчетный счет: ТОП-5 учреждений
• Как открыть Макдональдс: преимущества и выгода франшизы
• Является ли ИП юридическим лицом: разъяснение

Бэк-Офис англ.back-office

подразделение банка, брокерской компании, выполняющее операции по оформлению, учету и регистрации сделок с ценными бумагами, расчетам с клиентами; в отличие от фронт-офиса (англ. front-office), где происходит непосредственное заключение сделок.

Словарь бизнес-терминов. Академик.ру . 2001 .

Смотреть что такое "Бэк-Офис" в других словарях:

Операционно учётное подразделение, обеспечивающее работу подразделений, участвующих в управлении активами и пассивами организации, осуществляющей деятельность на финансовых рынках. Задачей бэк офиса является документарное и электронное оформление … Википедия

бэк-офис - Часть фирмы, ответственная за деятельность, касающуюся совершенных сделок. В зависимости от организационной структуры фирмы бэк офис может быть одним департаментом либо состоять из множества структурных подразделений (таких, как: связанные с… … Справочник технического переводчика

бэк-офис - бэк офис, бэк офиса … Слитно. Раздельно. Через дефис.

"БЭК-ОФИС" - 1. банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами; 2. отделы фирмы, собирающие, обрабатывающие и… … Большой бухгалтерский словарь

бэк-офис - вспомогательные финансовые и расчетные службы, поддерживающие жизнедеятельность компании (особ. в банке) … Словарь бизнес-сленга

БЭК-ОФИС - банковское подразделение, отдел компании, выполняющее в операционных залах различные документарные операции по обслуживанию внешнеэкономической деятельности или операции с ценными бумагами … Большой экономический словарь

БЭК-ОФИС - (англ. back office) – термин, используемый для описания внутреннего интерфейса (средств и правил взаимодействия в банковской компьютерной системе) в отделах банка или другого финансово кредитного учреждения, служащие которых не участвуют… … Финансово-кредитный энциклопедический словарь

Бэк-офис - Подразделение брокерской компании, выполняющее конторские операции, поддерживающие, но не включающие в себя торговлю акциями и другими ценными бумагами. Эти операции включают в себя все возможные письменные подтверждения сделок и их ликвидации,… … Инвестиционный словарь

Бэк-офис - – подразделение брокерской компании, обеспечивающее исполнение сделок после их заключения и осуществляющее внутренний учет и контроль операций с ценными бумагами … Рынок ценных бумаг. Словарь основных терминов и понятий

Бэк офис в бизнес архитектуре Совокупность бизнес процессов, процедур, нормативных документов (регламентов), справочников, печатных форм, организационно штатных подразделений, реализующих журнальный (регистровый) учет операций, совершенных… … Википедия

Книги

• Бэк-офис операций с ценными бумагами в банке и инвестиционной компании , Ю. Юфряков. 155 стр. Книга посвящена вопросам создания и организации работы бэк-офиса по ценным бумагам. Основываясь на своем более чем десятилетнем опыте работы в крупнейших российских инвестиционных…

Чтобы ликвидировать информационный между фронт- и бэк-офисом, в 90-х годах прошлого столетия в мировых банках появились мидл-офисы. В России такая организационная структура к настоящему моменту появилась лишь у единиц.

Два-три года назад в большинстве крупных российских банков преобладала упрощенная структура: фронт- и бэк-офис. Но в последнее время все чаще стало слышно загадочное словосочетание «мидл-офис». Загадочное потому, что простой перевод названия не всегда дает полное понимание задач этого подразделения. Сегодня мидл-офисы в ведущих банках мира - это отделы, которые должны осуществлять независимую оценку портфелей банка, следить за соблюдением разнообразных лимитов и готовить ежедневную текущую для риск-менеджеров.

В России до последнего времени функции мидл-офиса были «размазаны» между сотрудниками фронт- и бэк-офисов. «У нас «мидлы» в банках начали появляться с переходом от формальных структур риск-менеджмента, созданных с целью выполнения требований органов надзора, к централизованным структурам, осуществляющим управление рисками в соответствии с мировыми стандартами, - рассказывает Семен Алперин, заместитель начальника управления лимитов и позиций Пром-связьбанка.

Частое несоответствие выполняемых обязанностей стандартным «бэк-офисным» и «фронт-офисным» порождало многочисленные конфликты на тему: «я , и должен торговать, а не «тикеты» заводить в систему» или «бэк-офис «процессит» готовые сделки, а не заводит их сам себе в систему». Разногласия подобного рода и породили логичное и неизбежное появление нового подразделения - мидл-офиса.

Сегодня в российских банках мидл-офис чаще всего выполняет две функции: контроль операций коммерческого кредитования и контроль операций на финансовых рынках. От бэк-офиса «мидл» отличается обобщенностью данных и более масштабным видением картины по структуре пассивов и активов банка.

Свою роль в организации мидл-офисов в некоторых российских банках сыграло увеличение оборотов на финансовых рынках и опыт, полученный банкирами в результате первых серьезных банковских кризисов, особенно в результате событий 1998 года. Понесенные убытки и банкротства ряда банков заставили задуматься об управлении рисками и о внедрении в организационную структуру такого подразделения, как риск-менеджмент, к которому раньше отношение было достаточно прохладным. Во многих банках риск-аналитики отсутствовали в принципе. С появлением в банках подразделений, отвечающих за анализ и прогноз, возникла необходимость контроля установленных риск-менеджментом ограничений на величины кредитных и рыночных рисков.

«В ряде банков было принято решение выделить контрольные функции в отдельную структуру, так как risk management (RM) все же аналитическое подразделение, - рассказывает «БО» Игорь Шиянов, начальник отдела контроля лимитов и позиций Альфа-Банка. - В результате и возник мидл-офис, отвечающий за контроль исполнения трейдерами распоряжений риск-менеджмента, а также за формирование позиционной отчетности. Мы можем говорить, что RM осуществляет управление рисками силами мидл-офиса. Учитывая, что мидл-офис в идеале должен контролировать лимиты на всех рынках, на которых присутствует , то в данном подразделении в оперативном режиме стала аккумулироваться сводная о всех позициях банка, а также о текущем финансовом результате, которая в итоге стала полезной не только для риск-менеджмента, но и для топ-менеджеров банка».

Название подразделения - middle office - вполне отражает его суть: это уже не фронт-офис, но еще не бэк-офис или бухгалтерия. Он как раз посередине, как и следует из названия. Например, трейдер (фронт-офис) заключает сделку на покупку ценных бумаг, мидл-офис должен завести ее в систему, бэк-офис оплатить, бухгалтерия - сделать бухгалтерскую отчетность. Или другой вариант: фронт-офис договорился о выдаче займа клиенту, бэк-офис переводит деньги, а основание для перевода - договор и все сопроводительные документы - готовит мидл-офис.

«Большинство продвинутых банков и компаний создали свои мидл-офисы на основе западного опыта, - считает Ирина Федорова, начальник операционного управления «Ренессанс Управление инвестициями». - И в том, и в другом случае это подразделение, выполняющее вспомогательную функцию по оформлению сделок. При «структурных» сделках мидл-офис принимает участие в ее разработке, правильном оформлении и последующем контроле, а если проводятся стандартные сделки, «мидл» выписывает «тикеты», заводит сделки в систему и контролирует последующее исполнение».

Встречаются в еще не до конца сформировавшейся российской практике и другие подходы к функционалу мидл-офиса. Поскольку это подразделение в структуре банков встречается редко, его определение остается размытым. Помимо непосредственно контролирующих функций «мидлу» зачастую поручают разнообразные непрофильные задачи: от функций sales до подразделения, отвечающего за или разработку регламентной базы.

А может, не стоит его выделять?

Мировая практика, накладываясь на российскую действительность, часто вызывает вопросы и сомнения. Вот и касательно мидл-офисов значительная часть банковского сообщества задумалась: а стоит ли выделять эту составляющую в совершенно отдельную структуру?

Обосновать необходимость этого выделения можно на конкретном примере инвестиционного банка: фронт-офис заключает сделки, его специалисты работают с такими понятиями, как «позиция», «ценная бумага», «текущий финансовый результат». Бэк-офис работает с понятиями «сделка», «подтверждение», «оформление», « ». При этом фронт-офис, то есть трейдеров, мало интересуют лимиты. Если они и просчитывают какие-то риски, то делают это только для себя, считают свой потенциальный . Трейдеры никак не согласовывают сделки друг с другом, и если по отдельности у каждого трейдера портфель может быть вполне диверсифицированным, то когда рассматривается портфель банка в совокупности, может получиться, что вместе трейдеры скупили кучу акций Газпрома.

Сложить эти портфели и посмотреть на концентрацию тех или иных акций или облигаций и посчитать лимиты на весь должен именно мидл-офис. Причем делать это нужно в текущем режиме. Тот же бэк-офис не интересует, почему куплены по определенной котировке, он занимается только оформлением сделок. Вот и получается, что между трейдером, думающим о собственной выгоде, и бэк-офисом, который думает только об оформлении, должен быть мидл-офис, который будет координировать их деятельность.

Мидл-офис необходим как организационная составляющая, независимая структура, которая не имеет никакого отношения к бизнесу и не заинтересована в финансовом результате. Это выделенная, обособленная «холодная голова», которая осуществляет текущий внутренний контроль.

При этом независимая - не значит оторванная от других. Как раз наоборот, именно мидл-офис является связующим звеном, его важной функцией является оптимизация взаимодействия между подразделениями банка, общение со всеми подразделениями. Особенно это важно при проведении сложных «структурных» сделок. Мидл-офису делегируются функции текущего мониторинга и контроля, в какой-то степени получается, что мидл-офис вынужден упорядочивать деятельность банка.

Наличие большого штата сотрудников банка иногда приводит в затруднение трейдеров, они не знают, к какому сотруднику «бэка», депозитария, бухгалтерии обращаться при наличии вопросов. Поэтому для экономии времени любые вопросы по своим операциям трейдеры предпочитают решать, обращаясь к сотруднику мидл-офиса. Существует связь и в обратную сторону. Это накладывает определенные обязательства к квалификации сотрудников «мидла», которые должны решать разноплановые задачи.

Мидл-офис нужен только крупным банкам

Необходимость организации мидл-офиса есть далеко не у всех банков. В российской практике мидл-офис в основном встречается в банках с участием иностранного капитала, где руководство осуществляют западные менеджеры, либо в банках, широко использующих западный опыт. Практически всегда мидл-офис присутствует в структуре инвестиционных компаний. В мелких банках эта функция распределяется между фронт- и бэк-офисом, но средним и тем более крупным нужен обязательно.

«Чаще других создают такие структуры инвестиционные и универсальные банки, - отмечает Игорь Шиянов (Альфа-Банк). - Наличие мидл-офиса в банке, работающем в основном в сегменте кредитования, является экзотикой. Я думаю, в России количество банков, имеющих в своей структуре мидл-офисные подразделения, не превышает 5%».

Если говорить о масштабе бизнеса, то мидл-офис нужен в основном только крупным банкам, банкам с сильной инвестиционной составляющей или банкам с большими оборотами на финансовых рынках. В этом случае выделение в отдельное подразделение сотрудников, отвечающих за контроль лимитов, целесообразно. К тому же только крупный банк может себе позволить операционные расходы на содержание дополнительного персонала и приобретение специального программного обеспечения. Мидл-офис обычно появляется на этапе роста или расширения бизнеса компании. И если банку небезразлично качество обслуживания клиентов и у него есть желание избежать путаницы в работе фронт- и бэк-офиса, то мидл-офис становится необходимым звеном. Некоторые эксперты считают, что мидл-офис - это must have для первой двадцатки российских банков, а в остальных случаях назвать эту структуру распространенной или необходимой нельзя. У небольшого банка, который проводит в неделю две сделки с векселями, четыре с акциями и пять с облигациями и выдает несколько кредитов, обработать небольшой объем данных способен сотрудник другой специальности: бэк-офиса или риск-менеджмента. Они вполне могут справиться со всеми задачами, еще останется время на оформление сделок.

Каждый банкир желает знать, где сидит мидл-офис

«При наличии хорошей IT-системы расположение мидл-офиса вообще не имеет никакого значения, поскольку это позволяет обеспечить полноценную связь между фронт- и бэк-офисом, - говорит Семен Алперин (Промсвязьбанк). - Но на практике чаще всего мидл-офис располагается рядом с бэк-офисом. Организационно мидл-офис является частью операционного департамента либо департамента по управлению рисками. В Промсвязьбанке он входит в блок «Финансы и риски», то есть относится к риск-менеджменту».

Пока что однозначного подхода к вопросу, к какому подразделению относить мидл-офис, не сложилось, все зависит от преимущественного характера его деятельности. Если мидл-офис физически не «сидит» на территории фронт-офиса, то клиенты, как правило, посещать его не должны. Иногда сотрудники «мидла» непосредственно общаются с клиентами, но это скорее исключение, нежели правило. Несмотря на то что функционал «мидла» не предусматривает непосредственного общения с людьми, это не исключает взаимодействия с контрагентами с использованием разнообразных средств связи.

Но если отдельное помещение мидл-офису практически не нужно, то технологии и оснащение у него очень специфичны и самостоятельны. Вследствие специфики своей работы сотрудники мидл-офиса должны обладать доступом самого высокого уровня к информационным системам банка, позволяющим им получать любую информацию о сделках, подлежащих контролю, базе контрагентов, котировках и т.д. При нормальной организации технологического процесса контроль осуществляется автоматически, и сотрудник мидл-офиса вмешивается в процесс авторизации сделок в исключительных случаях.

Поэтому мидл-офису необходим специализированный софт, позволяющий охватывать все рынки, на которых работает банк. Это связано с тем, что часто фронт- и бэк-офисные системы не позволяют получать всю необходимую информацию в достаточном объеме и требуемом формате. При этом система в архитектуре должна занимать промежуточное положение между фронт- и бэк-офисным программным обеспечением и не позволять не прошедшим контроль лимитов сделкам попадать в бэк-офис для дальнейшего процессинга.

Интересна точка зрения некоторых экспертов, считающих, что само наименование «мидл-офис» могло появиться именно у разработчиков IT-решений для риск-менеджмента. Именно они могли поделить решения на три уровня: отнести к решениям для фронт-офиса технологии для проведения сделок, для мидл-офиса - по контролю лимитов и рисков и для бэк-офиса - по оформлению сделок. Согласно гипотезе, такое деление было естественным и потому легко прижилось.

Цезари банковского мира

В своей работе сотрудники мидл-офиса всегда находятся где-то посредине, на пересечении некоего «конфликта интересов» фронт- и бэк-офиса. «Задачи, которые приходится решать сотрудникам «мидла», - найти компромисс и приемлемое решение для «фронта», «бэка» и клиента одновременно, - раскрывает специфику работы Ирина Федорова («Ренессанс Управление инвестициями»). - При этом соблюдаются интересы компании и законодательства. Так что если сотрудник фронт-офиса умеет торговать в системе РТС, а сотрудник бэк-офиса может быть узким специалистом в конкретной области, например, умеет переводить ценные бумаги в депозитарии, то сотрудник «мидла» должен быть более универсальным. Ему необходимо хотя бы в общих чертах знать весь цикл прохождения той или иной операции, от момента ее заключения до расчета налогов от полученной прибыли. В противном случае эффективно координировать процесс он не сможет».

Помимо этого для выполнения контрольных функций сотрудник мидл-офиса должен достаточно подробно разбираться в особенностях работы фронт-офиса, чтобы говорить на одном языке с трейдерами. Безусловно, он обязан разбираться в алгоритмах расчета позиций, которые в разных типах сделок определяются по-разному. Одновременно с этим специалист должен хотя бы в минимальном объеме понимать специфику работы бэк-офиса и депозитария, так как вопросы по сделкам могут возникать и от представителей этих подразделений банка. При отсутствии в банке совершенной IT-системы, позволяющей формировать как детальные, так и консолидированные отчеты, к сотруднику предъявляются дополнительные требования по работе с большими массивами данных. Часто в мидл-офисах работают бывшие аналитики и трейдеры.

«Для сотрудника мидл-офиса важны и личные качества: выдержка, сосредоточенность, коммуникативность, - продолжает список требований Алексей Кузьмин, руководитель мидл-офиса ИК «ФИНАМ». - В течение дня приходится достаточно много общаться с клиентами, причем в достаточно напряженном режиме. Например, если речь идет о принудительном закрытии позиции, когда на брокерском счету не хватает средств».

Так как сотрудники мидл-офиса работают с разнообразными автоматическими информационными системами, то они должны знать не только банковские продукты, но и разбираться в программировании, знать язык SQL, уметь работать с базами данных.

При определенной организации мидл-офису требуются не только универсальные всезнающие сотрудники, но и простые «трудяги». К примеру, в одном из российских мидл-офисов работают сотрудники, выполняющие функции trader assistant. Трейдеры дают им информацию о сделках, которые они проводят во внешних системах, и ассистенты заносят сделки со всеми параметрами в учетную систему банка, где, в свою очередь, проводится контроль лимитов. Это довольно механическая работа, но она тоже может относиться к мидл-офису.

Сергей Рыбин ,
заместитель председателя правления банка «Стройкредит»:

Мидл-офис поддерживает нестандартные услуги

По мере расширения продуктовой линейки все больше кредитных организаций создают полноценные мидл-офисы. Потребность в них испытывают в первую очередь банки, активно предлагающие услуги, не являющиеся полностью стандартизированными. Продвижение таких продуктов предполагает активное взаимодействие с клиентом для точного определения его потребностей и анализа кредитоспособности. В некоторых случаях возникает необходимость предоставления дополнительных документов и отчетности. Успешно решать такие задачи и должны сотрудники мидл-офисов. Зачастую они также отвечают за анализ рисков. В банке «Стройкредит» основными направлениями деятельности мидл-офиса являются активная работа с клиентами, привлеченными фронт-офисом, сопровождение сделок и анализ рисков.

Максим Марков ,
начальник управления финансовых институтов банка «Глобэкс»:

Мидл-офис - это бухгалтерия казначейства

По сути, мидл-офис представляет собой бухгалтерию казначейства. Как известно, одной из основных задач казначейства в любом банке является поддержание ликвидности и платежеспособности банка, в том числе за счет проведения различных операций в разных секторах финансового рынка. В связи с этим одной из основных задач мидл-офиса является ведение платежной позиции банка в различной временной перспективе, основываясь на информации от подразделений банка: клиентского, кредитного, расчетного и других, в том числе от самого казначейства. На основе этой информации мидл-офис составляет платежный план банка. С помощью него казначейство банка осуществляет управление его ликвидностью: либо размещает избытки ликвидности на финансовых рынках, либо, наоборот, подкрепляет ликвидность банка за счет использования различных финансовых инструментов. Кроме того, мидл-офис осуществляет учет и контроль операций самого казначейства в целях соблюдения им лимита открытых валютных позиций и управления рисков по открытым позициям.

Валерий Наумов ,
заместитель председателя правления банка «Союз»:

Мидл-офис - это полное сопровождение сделок

В недавнем прошлом четкого определения функций мидл-офиса не было. И роль его выполняли управления или отделы сопровождения кредитования. При небольшом объеме сделок такая модель «мидла» возможна и сейчас, когда одно подразделение оформляет, выдает и обслуживает кредит. Но в условиях развития бизнеса банки стремятся разделять функции «фронта», «мидла» и «бэка». В нашем банке мидл-офис - подразделение, отвечающее за кредитные розничные сделки в части контроля рисков по ним на этапе выдачи кредита и дальнейшего сопровождения сделки до полного погашения. «Мидл» обеспечивает обратную связь по сделкам в банке и, по сути, является инструментом повышения управляемости банка. Сотрудники «мидла» помимо выполняемых функций должны знать основы юридических аспектов и бухучета кредитных операций.

Алексей Кузьмин ,
руководитель мидл-офиса ИК «ФИНАМ»:

Мидл-офис в инвестиционной компании

Традиционно функциональное назначение мидл-офиса инвестиционной компании - осуществление брокерских и дилерских операций на биржевом и внебиржевом рынках ценных бумаг. Трейдеры компании «ФИНАМ» работают на всех российских биржевых площадках: РТС, ММВБ, МФБ, бирже «Санкт-Петербург». Мидл-офис принимает и выставляет заявки клиентов на покупку и продажу ценных бумаг, осуществляет контроль позиций клиентов, в том числе контроль уровня маржи на момент закрытия торговой сессии и размеров задолженности клиента перед брокером. Сотрудники мидл-офиса осуществляют контроль возникающих при совершении сделок рисков и обеспечивают информационное взаимодействие со всеми клиентами, в интересах которых совершаются сделки. В мидл-офисе создана система управления рисками, которая позволяет зарабатывать на любых движениях фондового рынка, в том числе и во время его падения.

В российском обиходе появилось новое англоязычное слово "бэк-офис". Что это такое? Какие функции выполняет? В каких компаниях существует? Попытаем разобраться более подробно.

Бэк-офис. Что это такое?

Данные подразделения существуют во многих организациях. Бэк-офис – это отдел или департамент компании, имеющий определенные функции. Речь идет о рутинных, административных и обслуживающих. Традиционно в функции входят также информационные технологии (администрирование и служба поддержки), отдел кадров и бухгалтерия.

В некоторых организациях отдельно прописаны дополнительные направления работы, которые должен выполнять бэк-офис. Что это? Нередко сотрудники данного отдела занимаются статистическим и аналитическим учетом продаж, закупками, складскими остатками и ведением архива.

Если же этот бэк-офис - подразделение банка, то в функции включено выполнение клиринговых операций, текущего расчетно-кассового обслуживания и прочее.

История появления бэк-офиса

На начальных этапах развития бизнеса схема застройки помещения любой компании была особенной. Передний план занимал так называемый фронт-офис. Это делалось для того, чтобы у клиентов была возможность быстро и легко найти нужного работника. Естественно, руководство вкладывало в это помещение значительные средства, делая дорогой ремонт, уборку и обстановку. Фронт-офис должен был производить наилучшее впечатление, поскольку это - "лицо" любой компании.

Сотрудники его должны также соответствовать по стилю одежды и поведения. Это публичная сторона любой компании.

На втором плане традиционно располагался бэк-офис. Это такое место, в котором осуществлялось само производство, находилась система административных помещений, различных отделов, складов и прочее.

Поэтому данные территории традиционно были грязноватые, мрачные и не очень ухоженные. За презентабельностью данных помещений не очень следили, так как клиенты в них никогда не появлялись. Естественно, к внешнему виду сотрудников не предъявляется специальных требований. В большей степени уделялось внимание профессиональным умениям и навыкам.

Данное разграничение офиса на два крупных подразделения, которые выполняют разные функции, хорошо себя зарекомендовало и существует до настоящего времени.

Сотрудники фронт-офиса создают красивую "картинку" для компании. В то же время именно благодаря персоналу back-office происходит развитие и процветание компании. Почему? Давайте рассмотрим.

Значимость и важность бэк-офиса для развития компании

Практика показывает то, насколько велика роль данного подразделения для организации.

Во-первых, бэк-офис помогает поддерживать репутацию компании в ситуации жесткой конкуренции. Естественно, если сотрудники хорошо и четко выполняют свои обязанности. Ведь для любого клиента основным критерием хорошей компании является качественно оказанная услуга. Благодаря сотрудникам back-office совершается полный цикл той или иной операции.

Во-вторых, управление рисками также осуществляет бэк-офис. Что это приносит компании? Именно сотрудники данного отдела составляют отчеты, подбирают данные, факторы и делают расчеты, на основании которых принимаются управленческие решения. Поэтому правильность и точность их очень важна для будущего компании. Сотрудники же выполняют крайне ответственную работу, снижая значительно риски.

В-третьих, служба бэк-офис занимается также разработкой новых методов экономии и рационализаторских предложений. Естественно, напрямую сотрудники финансовые средства для компании не зарабатывают. Но они могут косвенно влиять на этот процесс.

Бэк-офис в банке

Является операционно-учетным подразделением. Благодаря его работе, обеспечивается деятельность основных отделов.

Бэк-офис занимается учетом и регистрацией сделок с ценными бумагами, управлением пассивами и активами, а также расчетами с клиентами. Но это только вершина айсберга.

Бэк-офис выполняет операции по оформлению кредита. Помимо этого, сотрудники нередко занимаются открытием счетов, осуществлением бухгалтерских операций и управлениями рисками.

Бэк-офис. Документарное оформление и сопровождение сделки на рынке ценных бумаг

В банках бэк-офис нередко состоит из нескольких подразделений. Особенно, если организация совершает большое количество сделок на рынке ценных бумаг. В обязанности сотрудников входит электронное и документарное оформление, их сопровождение. Остановимся на этом более подробно.

Во-первых, работник back-office осуществляет ведение журнала регистрации сделок, оформляет договор купли-продажи ценных бумаг определенного эмитента.

Далее происходит процесс перерегистрации ценных бумаг. Речь идет о передаче прав собственности. Для "запуска" данного процесса сотруднику бэк-офиса необходимо оформить передаточное распоряжение и узаконить текущую сделку.

После того как осуществлена перерегистрация и подтверждающий документ получен, работник контролирует процесс окончательного расчета.

На сотрудника бэк-офиса накладывается очень большая ответственность. При наличии малейшей неточности в процессе оформления документов сделка признается недействительной. В результате пострадает клиент, а компания получит серьезные убытки.

Помимо этого, бэк-офис занимается аналитическими (внутренними) сделками между подразделениями в организации в системе перераспределения финансов.

Для сферы торговли в последние годы нередко используют разнообразные программы автоматизации back-office.

Бэк-офис в сфере розничной торговли

При организации бизнеса перед руководителем стоит много проблем. Необходимо обеспечить торговый зал товаром, автоматизировать складской учет на предприятии, управлять ценообразованием, взаимодействовать с поставщиками и филиалами.

Для того чтобы решить эти и многие другие задачи, как было отмечено, имеются специальные программы для бэк-офиса.

В системе розничной торговли сотрудники такого подразделения помогут контролировать приход и отпуск товаров, списывать и перемещать, переоценивать, осуществлять возвраты, кассовые и банковские операции, работать с торговым оборудованием.

Программный пакет может иметь разную комплектацию: непродовольственная розница, магазин у дома, мини-маркет или супермаркет. В настоящее время существует выбор.

Бэк-офис в сетевой торговле

Основными направлениями работы в сетевой торговле являются:

• внесение изменений и дополнений в большую номенклатуру товаров;
• обмен данными между отделениями;
• ведение централизованного учета;
• получение оперативных сводок о функционировании филиалов и др.

Для облегчения работы и обеспечения взаимодействия офиса с сетью торговых точек, нередко используют автоматизированный вариант back-office. Данные программы позволяют организации более эффективно и быстро работать.

Бэк-офис в предприятиях общественного питания

В работе у сотрудников back-office предприятия общественного питания в основном текущие операции. В них традиционно входят следующие:

• совершение рутинных обязательных операций;
• ведение товарного и складского учета;
• процесс контроля над производством блюд;
• сбор и анализ данных;
• составление отчетов.

В зависимости от того, каков объем и оборот организации, бэк-офис в торговле насчитывает обычно от трех до тринадцати-пятнадцати человек.

В настоящее время, как было отмечено, существуют автоматизированные системы, позволяющие облегчить осуществление операций, которые должны выполнять сотрудники. Это, естественно, положительный момент для руководителя организации. Но не всегда для работников. Практика показывает, что приобретение автоматизированных систем, выполняющих большую часть работы back-office, приводит к сокращению штата.