Pasar dunia sistem manajemen dokumen elektronik. Analisis keadaan pasar EDMS dunia saat ini - NT1300: Sistem manajemen dokumen elektronik - Informatika Bisnis

Perkembangan peradaban manusia dibarengi dengan peningkatan volume informasi yang diciptakan, diproses dan disimpan secara menakjubkan. Misalnya, menurut majalah ASAP, sekitar 6 miliar dokumen baru muncul di dunia setiap tahun. Menurut Delphi Consulting Group, saat ini di Amerika Serikat saja, lebih dari 1 miliar halaman dokumen dibuat setiap hari, dan lebih dari 1,3 triliun disimpan di arsip. berbagai dokumen.

Perlu dicatat bahwa arus informasi perusahaan sangat beragam dalam sumber dan bentuk penyajiannya. Namun, mereka dapat diklasifikasikan secara kondisional menurut bentuk penyimpanannya: menjadi dokumen elektronik dan kertas. Diperkirakan saat ini hanya sekitar 30% dari semua informasi perusahaan yang disimpan dalam bentuk elektronik (baik terstruktur ”dalam database, maupun tidak terstruktur). Informasi lainnya (sekitar 70%) disimpan di atas kertas, sehingga sulit untuk menemukannya. Meskipun demikian, rasio ini secara bertahap berubah mendukung bentuk penyimpanan elektronik (khususnya melalui pengembangan sistem pengarsipan elektronik). Menurut Delphi Consulting Group, volume informasi teks elektronik perusahaan berlipat ganda setiap 3 tahun. Menurut ramalan majalah yang sama ASAP, pada tahun 2004 hanya sekitar 30% informasi perusahaan yang akan tetap dalam bentuk kertas, dan 70% informasi akan disimpan dalam bentuk elektronik. Tentunya kecil kemungkinannya bahwa suatu saat semua dokumen hanya akan menjadi elektronik, tetapi tidak diragukan lagi bahwa penyimpanan dokumen dalam bentuk elektronik di masa depan akan berlaku.

Angka dan data yang mengesankan ini hanya menunjukkan bahwa untuk perusahaan atau organisasi mana pun, masalah pengoptimalan alur kerja dan kontrol atas pemrosesan informasi adalah kunci penting. Pernyataan ini dapat dikonfirmasi dengan data berikut. Menurut Layanan Bisnis Siemens, seorang manajer menghabiskan hingga 80% waktu kerjanya untuk bekerja dengan informasi, hingga 30% waktu kerja karyawan dihabiskan untuk membuat, mencari, menyetujui, dan mengirim dokumen, setiap dokumen internal disalin, rata-rata, hingga 20 kali dan hingga 15 kali. % dokumen perusahaan hilang secara tidak dapat diperbaiki (sementara, menurut majalah ASAP, rata-rata karyawan menghabiskan setiap tahun hingga 150 jam waktu kerjanya untuk mencari informasi yang hilang). Ada juga perkiraan bahwa bekerja dengan dokumen menyumbang hingga 40% dari sumber daya tenaga kerja dan hingga 15% dari pendapatan perusahaan.

Karena itulah manajemen perusahaan dan organisasi yang efisien paling tidak semua tergantung pada solusi yang tepat dari masalah pembentukan dokumen elektronik yang cepat dan berkualitas tinggi, kontrol pelaksanaannya, serta pengaturan penyimpanan, pencarian, dan penggunaannya yang bijaksana. Kebutuhan akan pengelolaan dokumen elektronik yang efektif mengarah pada penciptaan sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS), yang ditujukan untuk artikel ini. Tujuan utama dari artikel ini adalah untuk menyajikan kepada pembaca Info Jet retrospektif dari keadaan pasar EDMS dunia saat ini, prospek perkembangannya, serta sejumlah besar contoh aplikasi EDMS di dunia. Anda dapat berkenalan lebih detail dengan semua masalah yang terkait dengan EDMS menggunakan sejumlah besar sumber daya Web khusus (baik yang berbahasa Rusia dan Inggris), misalnya, www.document.ru, www.docflow.ru, situs pengembang EDMS, dll. ...

Konsep dasar sistem manajemen dokumen elektronik

Tujuan dari EDMS

Menurut analis industri, manajemen dokumen elektronik meliputi: pembuatan dokumen, pemrosesannya, transmisi, penyimpanan, keluaran informasi yang beredar dalam suatu organisasi atau perusahaan, berdasarkan penggunaan jaringan komputer. Secara umum, sudah menjadi kebiasaan untuk memahami manajemen dokumen elektronik sebagai organisasi perpindahan dokumen antara departemen perusahaan atau organisasi, kelompok pengguna atau pengguna individu. Pada saat yang sama, perpindahan dokumen tidak berarti pergerakan fisik mereka, tetapi transfer hak untuk menggunakannya dengan pemberitahuan dari pengguna tertentu dan kontrol atas pelaksanaannya.

IDC mendefinisikan konsep EDMS sebagai berikut (artinya Sistem Manajemen Dokumen Elektronik EDMS ”): “EDMS menyediakan proses pembuatan, kontrol akses, dan distribusi dokumen dalam jumlah besar di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam organisasi. Seringkali dokumen ini disimpan dalam repositori khusus atau dalam hierarki sistem file. Jenis file yang umumnya didukung oleh ERMS meliputi: dokumen teks, gambar, spreadsheet, data audio, data video, dan dokumen Web. Kemampuan umum EDMS meliputi: pembuatan dokumen, kontrol akses, konversi data, dan keamanan data ”.

Tujuan utama dari EDMS ”adalah organisasi penyimpanan dokumen elektronik, serta bekerja dengannya (khususnya, pencarian mereka berdasarkan atribut dan konten). EDMS harus secara otomatis melacak perubahan dalam dokumen, tenggat waktu untuk pelaksanaan dokumen, pergerakan dokumen, dan juga mengontrol semua versi dan subversinya. EDMS terintegrasi harus mencakup seluruh siklus pekerjaan kantor perusahaan atau organisasi ”mulai dari menetapkan tugas untuk membuat dokumen hingga menuliskannya ke arsip, menyediakan penyimpanan dokumen terpusat dalam format apa pun, termasuk dokumen komposit yang kompleks. EDMS harus menggabungkan aliran dokumen yang berbeda dari perusahaan yang secara geografis jauh ke dalam satu sistem. Mereka harus menyediakan manajemen dokumen yang fleksibel baik dengan mendefinisikan rute lalu lintas secara kaku dan dengan dokumen rute bebas. Dalam EDMS, pembatasan yang ketat atas akses pengguna ke berbagai dokumen harus diterapkan, tergantung pada kompetensi mereka, posisi yang dipegang dan kewenangan yang diberikan kepada mereka. Selain itu, EDMS harus disesuaikan dengan struktur organisasi dan staf yang ada dan sistem manajemen kantor perusahaan, serta terintegrasi dengan sistem perusahaan yang ada.

Pengguna utama EDMS adalah organisasi pemerintah besar, perusahaan, bank, perusahaan industri besar, dan semua struktur lainnya, yang aktivitasnya disertai dengan sejumlah besar dokumen yang dibuat, diproses, dan disimpan.

Properti dasar EDMS

Keterbukaan

Semua EDMS dibangun secara modular, dan API-nya terbuka. Ini memungkinkan Anda untuk menambahkan fungsi baru ke EDMS atau menyempurnakan yang sudah ada. Saat ini, pengembangan aplikasi yang terintegrasi dengan EDMS telah menjadi jenis bisnis tersendiri dalam industri produksi perangkat lunak industri, dan banyak pihak ketiga yang siap menawarkan jasanya di segmen pasar ini. Kemungkinan penambahan yang relatif sederhana ke EDMS banyak modul dari pihak ketiga secara signifikan memperluas fungsinya. Misalnya, untuk EDMS, modul telah dikembangkan untuk memasukkan dokumen dari pemindai, komunikasi dengan email, dengan program penerusan faks, dll.

Integrasi tingkat tinggi dengan perangkat lunak aplikasi

Fitur utama EDMS adalah integrasi tingkat tinggi dengan berbagai aplikasi perangkat lunak melalui penggunaan teknologi OLE Automation, DDE, ActiveX, ODMA, MAPI dan lain-lain. Dan secara langsung saat bekerja dengan dokumen tidak perlu menggunakan utilitas EDMS. Pengguna hanya berurusan dengan program aplikasi biasa: pada saat instalasi bagian klien dari EDMS, program aplikasi dilengkapi dengan fungsi baru dan item menu. Misalnya, pengguna pengolah kata MS Word, membuka file, segera melihat perpustakaan dan folder dengan dokumen EDMS (dari mana dia memilih dokumen yang dia butuhkan). Saat menyimpan, dokumen secara otomatis ditempatkan di database EDMS. Hal yang sama berlaku untuk program kantor dan khusus lainnya.

Perlu juga dicatat bahwa di sebagian besar EDMS umum, integrasi dengan sistem ERP paling terkenal diterapkan (khususnya, dengan SAP R / 3, Aplikasi Oracle, dll.). Ini adalah kemampuan untuk berintegrasi dengan berbagai aplikasi yang merupakan salah satu fitur karakteristik EDMS. Berkat dia, EDMS dapat berfungsi sebagai penghubung antara berbagai aplikasi perusahaan, sehingga menjadi dasar untuk mengatur pekerjaan kantor di suatu perusahaan. Beberapa analis industri bahkan percaya bahwa EDMS dapat menjadi dasar dari sistem informasi perusahaan dari suatu perusahaan atau organisasi (ada pendapat lain).

Fitur penyimpanan dokumen

EDMS beroperasi terutama berdasarkan arsitektur terdistribusi dan menggunakan berbagai kombinasi teknologi untuk mengumpulkan, mengindeks, menyimpan, mencari, dan melihat dokumen elektronik. Di sebagian besar EDMS, sistem penyimpanan dokumen hierarki diterapkan (berdasarkan prinsip "kabinet / rak / folder"). Setiap dokumen ditempatkan dalam folder, yang, pada gilirannya, di rak, dll. Jumlah level bersarang saat menyimpan dokumen tidak dibatasi. Satu dan dokumen yang sama dapat menjadi bagian dari beberapa folder dan rak karena penggunaan mekanisme tautan (dokumen asli dalam hal ini tetap tidak berubah dan disimpan di tempat yang ditentukan oleh administrator ERMS). Di sejumlah EDMS, kemampuan penyimpanan yang lebih kuat diimplementasikan dengan mengatur tautan antar dokumen (tautan ini dapat dibuat dan diedit secara grafis).

Setiap dokumen di EDMS memiliki sekumpulan atribut tertentu (misalnya, namanya, penulis dokumen, waktu pembuatannya, dll.). Kumpulan atribut dapat berubah dari satu jenis dokumen ke jenis lainnya (dalam satu jenis dokumen, tetap tidak berubah). Di EDMS, atribut dokumen disimpan dalam database relasional. Untuk setiap jenis dokumen, menggunakan alat visual, template kartu dibuat, di mana nama-nama atribut dokumen disajikan dalam bentuk grafik yang jelas. Ketika dokumen dimasukkan ke dalam EDMS, templat yang diperlukan diambil dan kartu diisi (nilai atribut dimasukkan). Setelah diisi, kartu tersebut dikaitkan dengan dokumen itu sendiri.

Dalam banyak kasus, bagian server EDMS terdiri dari komponen logis berikut (yang dapat ditempatkan di satu atau di beberapa server):

• Penyimpanan atribut dokumen (kartu);
• Penyimpanan dokumen;
• Layanan pengindeksan teks lengkap.

Penyimpanan dokumen biasanya mengacu pada penyimpanan konten dokumen. Penyimpanan atribut dan penyimpanan dokumen sering disebut secara kolektif sebagai arsip dokumen. Untuk menyimpan atribut di sebagian besar EDMS, Oracle, Sybase, MS SQL Server dan Informix DBMS digunakan, yang menyediakan pencarian dokumen berdasarkan atribut.

Untuk menyimpan isi dokumen secara langsung di sebagian besar server file EDMS digunakan MS Windows NT, Novell NetWare, UNIX, dll. Dalam hal ini, kombinasi heterogen dari lingkungan jaringan juga dapat diterapkan. Misalnya, database dengan atribut dokumen dapat berjalan di bawah UNIX pada jaringan TCP / IP, dan dokumen dapat disimpan di bawah Novell NetWare melalui jaringan IPX / SPX. Perlu dicatat bahwa keuntungan besar dari EDMS adalah penyimpanan dokumen dalam format aslinya dan pengenalan otomatis dari banyak format file.

Baru-baru ini, penyimpanan dokumen bersama dengan atribut dalam database menjadi semakin populer. Pendekatan ini memiliki kelebihan dan kekurangan. Keuntungannya adalah peningkatan yang signifikan dalam keamanan akses ke dokumen, dan kerugian utamanya adalah "efisiensi rendah dalam bekerja dengan dokumen dengan sejumlah besar informasi yang disimpan. Pendekatan ini juga membutuhkan penggunaan server yang kuat dengan sejumlah besar RAM dan hard drive. Selain itu, jika terjadi kegagalan database, akan sangat sulit untuk memulihkan dokumen yang disimpan di dalamnya. Juga perlu untuk terikat secara ketat pada DBMS tertentu.

Fitur perutean dokumen

Modul EDMS yang bertanggung jawab untuk aliran dokumen biasanya disebut modul routing dokumen. Secara umum, konsep perutean dokumen "bebas" dan "kaku" digunakan. Dengan perutean "gratis", setiap pengguna yang berpartisipasi dalam alur kerja dapat, atas kebijakannya sendiri, mengubah rute yang ada untuk bagian dokumen (atau menetapkan rute baru). Dalam kasus perutean "sulit", rute untuk melewati dokumen diatur secara ketat, dan pengguna tidak berhak mengubahnya. Namun, dengan perutean "keras", operasi logis dapat diproses ketika rute berubah ketika beberapa kondisi yang telah ditentukan terpenuhi (misalnya, mengirim dokumen ke manajemen ketika pengguna tertentu melebihi otoritas resminya). Di sebagian besar EDMS, modul perutean disertakan dalam set pengiriman, di beberapa EDMS harus dibeli secara terpisah. Modul perutean berfitur lengkap dikembangkan dan disediakan oleh pihak ketiga.

Kontrol akses

EDMS menerapkan cara yang dapat diandalkan untuk menggambarkan kekuasaan dan kendali atas akses ke dokumen. Dalam kebanyakan kasus, dengan bantuan mereka, jenis akses berikut ditentukan (kumpulan daya yang ditetapkan bergantung pada EDMS tertentu):

• Kontrol penuh atas dokumen;
• Hak untuk mengedit tetapi tidak menghancurkan dokumen;
• Hak untuk membuat versi baru dari sebuah dokumen, tetapi tidak dapat mengeditnya;
• Hak untuk membuat anotasi dokumen, tetapi tidak mengeditnya atau membuat versi baru;
• Hak untuk membaca dokumen, tetapi tidak mengeditnya;
• Hak untuk mengakses kartu, tetapi bukan isi dokumen;
• Kurangnya hak akses ke dokumen (saat bekerja dengan EDMS, setiap tindakan pengguna dicatat, dan dengan demikian seluruh riwayat pekerjaannya dengan dokumen dapat dengan mudah dipantau).

Melacak versi dan subversi dokumen

Ketika beberapa pengguna bekerja dengan dokumen pada saat yang sama (terutama ketika perlu dikoordinasikan dalam berbagai contoh), fungsi EDMS yang sangat nyaman adalah penggunaan versi dan subversi dokumen. Misalkan kontraktor membuat versi pertama dokumen dan mengirimkannya ke pengguna berikutnya untuk ditinjau. Pengguna kedua memodifikasi dokumen dan membuat versi baru berdasarkan dokumen tersebut. Kemudian dia meneruskan versinya dari dokumen tersebut ke contoh berikutnya ke pengguna ketiga, yang membuat versi ketiga. Setelah waktu tertentu, setelah membaca komentar dan koreksi, pelaksana pertama dokumen memutuskan untuk mengubah versi asli dan, atas dasar, membuat subversi dari versi pertama dokumen. Keuntungan dari EDMS adalah kemampuan untuk secara otomatis melacak versi dan subversi dari dokumen yang diterapkan di dalamnya (pengguna selalu dapat menentukan versi / subversi mana dari sebuah dokumen yang paling relevan dalam hal urutan atau waktu pembuatannya).

Ketersediaan utilitas untuk melihat dokumen dengan format berbeda

Mayoritas EDMS menyertakan utilitas untuk melihat dokumen (yang disebut "pemirsa") yang memahami banyak lusinan format file. Dengan bantuan mereka, sangat mudah untuk bekerja, khususnya, dengan file grafik (misalnya, dengan file gambar dalam sistem CAD). Selain rangkaian utilitas tampilan dasar (termasuk dalam setiap EDMS), utilitas tambahan dapat dibeli dari pihak ketiga yang terintegrasi dengan baik dengan EDMS.

Menganotasi dokumen

Saat mengatur kerja kelompok pada dokumen, kemampuan untuk membuat anotasi biasanya sangat berguna. Karena dalam beberapa kasus, pengguna tidak diberi hak untuk membuat perubahan apa pun pada dokumen dalam proses persetujuannya, mereka dapat menggunakan kesempatan untuk membuat anotasi. Di sebagian besar EDMS, anotasi diimplementasikan dengan menyertakan atribut untuk anotasi di kartu dokumen dan memberi pengguna hak untuk mengedit bidang kartu tersebut. Tetapi solusi seperti itu tidak selalu dapat diterima (terutama saat membuat anotasi dokumen grafis). Dalam hal ini, di beberapa EDMS ada yang disebut fungsi "pensil merah", yang dengannya Anda dapat secara grafis menunjukkan kekurangan pada gambar itu sendiri. Alat perangkat lunak yang menerapkan fungsi "pensil merah" ditawarkan secara luas oleh pihak ketiga.

Dukungan untuk berbagai program klien

Klien dari sebagian besar EDMS dapat berupa PC dengan MS Windows, Windows NT. Beberapa EDMS juga menggunakan platform UNIX dan Macintosh. Selain itu, semua EDMS modern memungkinkan Anda untuk bekerja dengan dokumen melalui navigator Web standar. Karena browser Web dapat digunakan pada berbagai platform klien, hal ini mempermudah pemecahan masalah dalam memastikan pengoperasian EDMS di lingkungan jaringan yang heterogen. Saat menggunakan teknologi Internet, EDMS memiliki satu lagi komponen server, yang bertanggung jawab untuk mengakses dokumen melalui navigator Web.

Klasifikasi umum EDMS

Konsep ECM

Masalah klasifikasi EDMS agak rumit karena perkembangan pesat pasar untuk sistem ini. Apalagi sejak 2001, konsep "Manajemen Konten Perusahaan (ECM)", bukan manajemen dokumen elektronik (menurut Forrester TechRankings). Istilah ECM muncul dengan tangan ringan dari asosiasi perdagangan AIIM Internasional dan mencakup semua sistem manajemen informasi perusahaan.

Pada saat yang sama, jika Forrester Research mendefinisikan ECM sebagai pendekatan terintegrasi untuk dokumen dan manajemen konten webkemudian, untuk konsultasi Doculabs, ECM Enterprise Content Management adalah "kategori yang menggabungkan kemampuan sistem manajemen dokumen perusahaan dan sistem manajemen konten dengan kemampuan untuk mengelola seluruh siklus hidup konten perusahaan (dengan pertumbuhan jenis yang berkelanjutan)."

Dari perspektif analis industri, konsep ECM menawarkan banyak keuntungan bisnis. Sistem ECM yang mengintegrasikan semua teknologi berorientasi konten dan proses dalam suatu perusahaan menyediakan infrastruktur umum untuk mengelola alur kerjanya, meminimalkan kebutuhan untuk menyebarkan dan mendukung berbagai teknologi untuk mengimplementasikan berbagai fungsi bisnis. Inti dari pendekatan ini (juga disebut infrastruktur) adalah bahwa konten perusahaan tidak boleh hanya dimiliki oleh satu aplikasi atau sistem. Ini harus tersedia untuk banyak aplikasi dan didistribusikan secara bebas di antara mereka. Properti penting dari infrastruktur ECM (termasuk aplikasi yang sesuai dari sebagian besar vendor industri) adalah miliknya kemerdekaan dari satu toko konten universal... Infrastruktur ECM mengintegrasikan banyak repositori data khusus (atau warisan) (bahkan dari vendor yang bersaing), termasuk namun tidak terbatas pada repositori dokumen produk elektronik, email, repositori konten Web, sistem file, dan bahkan DBMS. Lewat sini, Infrastruktur ECM menyediakan lapisan integrasi (atau virtualisasi) umum untuk setiap repositori data (memungkinkan Anda untuk menanyakannya dari mana saja di seluruh perusahaan), sehingga meminimalkan kebutuhan untuk mengintegrasikan sistem manajemen dokumen elektronik dan sistem manajemen konten dari beberapa vendor. Selain itu, dengan bantuan infrastruktur ECM, layanan manajemen konten perusahaan tersebut diimplementasikan sebagai personalisasi, kontrol akses, manajemen otoritas pengguna, dll. (Yang menyederhanakan administrasi dan pemeliharaan sistem ECM).

Kemampuan sistem ECM dapat dibagi menjadi beberapa kategori utama:

Fitur manajemen konten umum, yang dipahami sebagai kemampuan untuk mengelola berbagai objek elektronik (gambar, dokumen kantor, grafik, gambar, konten Web, email, video, audio dan multimedia). Sistem ECM menyediakan repositori untuk semua jenis objek elektronik ini dengan berbagai layanan perpustakaan (profil konten, fungsi check-in / check-out, kontrol versi, riwayat revisi, keamanan akses dokumen, dll.), Serta kemampuan untuk mengelola data benda sepanjang siklus hidup mereka.

Fungsi kontrol proses, yang dipahami sebagai kemampuan untuk mengotomatiskan dan mengelola proses bisnis dan alur kerja.

Integrasi dengan sistem ECM lain, menyiratkan kemampuan untuk mengintegrasikan sistem ECM dengan sistem ERP eksternal, aplikasi kantor, repositori konten, dan EDMS lainnya. Integrasi dapat dilakukan menggunakan berbagai pendekatan, termasuk penggunaan antarmuka berorientasi objek (seperti EJB), konektor, API, teknologi integrasi aplikasi perusahaan EAI (Integrasi Aplikasi Perusahaan) dan sebagainya.

Perlu dicatat bahwa ECM sampai sekarang hanya ada sebagai sebuah konsep, dan Infrastruktur ECM hari ini berat hanya melihat prospek perkembangan pasar EDMS... Misalnya, beberapa vendor industri banyak berbicara tentang manajemen konten, tetapi sistem mereka hanya berfokus pada pengelolaan konten Web atau dokumen kantor. Selain itu, mereka tidak memiliki visi yang jelas tentang cara membuat infrastruktur ECM terbuka yang mengintegrasikan repositori khusus di seluruh perusahaan. Menurut analis di Doculabs (yang meneliti solusi dari pengembang EDMS terkemuka), meskipun vendor menyadari pentingnya konsep ECM, mereka masih jauh dari menerapkannya secara penuh dalam sistem mereka.

Klasifikasi EDS

Menurut analis IDC, saat ini terdapat beberapa jenis utama EDMS (sementara beberapa EDMS dapat secara bersamaan dimiliki oleh beberapa jenis, karena mereka memiliki fungsi yang sesuai untuk mereka):

EDM berfokus pada proses bisnis (business-process EDM). Mereka adalah inti dari konsep ECM. Sistem jenis ini (EDMS) dirancang untuk aplikasi vertikal dan horizontal tertentu (terkadang juga memiliki aplikasi industri). Sistem EDMS menyediakan siklus hidup penuh untuk bekerja dengan dokumen, termasuk bekerja dengan gambar, manajemen catatan dan alur kerja, manajemen konten, dll. Sistem EDMS menyediakan penyimpanan dan pengambilan dokumen 2-D dalam format asli (gambar, file CAD, spreadsheet dll.) dengan kemampuan untuk mengelompokkannya ke dalam folder. Beberapa analis industri percaya bahwa (bergantung pada skema pengindeksan dan aplikasi yang digunakan) pendekatan berorientasi dokumen ini dapat menyediakan hingga 80% fungsionalitas sistem PDM di sejumlah sistem EDMS dengan biaya implementasi yang lebih rendah. Pengembang paling terkenal dari sistem EDMS adalah Documentum (sistem Documentum), FileNet (sistem Panagon dan Watermark), Hummingbird (sistem DOCS PC) dan lainnya. Vendor yang lebih berhasil dalam pengelolaan konten daripada perusahaan lain (misalnya, perusahaan Documentum dan FileNet) telah fokus aktivitasnya dalam implementasi fungsi-fungsi seperti di EDMS seperti manajemen template, manajemen presentasi dinamis dan penerbitan konten Web. Perlu dicatat bahwa meskipun hampir semua sistem EDMS menyediakan tingkat implementasi yang baik dari repositori dan layanan perpustakaan untuk mengelola konten elektronik (misalnya, gambar dan dokumen kantor), masing-masing paling kuat di bidangnya sendiri. Misalnya, dalam sistem dari perusahaan Open Text dan iManage, manajemen dokumen kantor paling berkembang dengan baik. Sebaliknya, sistem dari Tower Technology, FileNet, IBM, dan Identitech sangat kuat dalam mengelola image produk bervolume tinggi.

Enterprise EDM (EDM yang berpusat pada perusahaan). Sistem jenis ini menyediakan infrastruktur perusahaan (tersedia untuk semua pengguna korporat) untuk membuat dokumen, berkolaborasi di dalamnya, dan menerbitkannya. Fungsi dasar EDMS perusahaan mirip dengan EDMS yang berfokus pada proses bisnis. Sebagai aturan, EDMS perusahaan tidak difokuskan pada penggunaan hanya dalam industri tertentu atau pada pemecahan masalah yang sempit. Mereka diimplementasikan sebagai teknologi di seluruh perusahaan. Pengembangan dan promosi EDMS perusahaan dilakukan oleh Lotus (sistem Domino.Doc), Novell (Novell GroupWise), Open Text (sistem LiveLink), Keyfile, Oracle (sistem Konteks), iManage, dll. Misalnya, sistem Open Text Livelink menyediakan pekerjaan kolektif pada dokumen proyek untuk pengguna eksternal dan internal, diskusi online, perencanaan terdistribusi dan perutean dokumen, dll.

Sistem manajemen konten. Sistem jenis ini menyediakan pembuatan konten, akses dan pengelolaan konten, pengiriman konten (hingga ke tingkat bagian dokumen dan objek untuk digunakan kembali dan kompilasi selanjutnya). Ketersediaan informasi tidak dalam bentuk dokumen, tetapi dalam bentuk objek yang lebih kecil memudahkan pertukaran informasi antar aplikasi. Manajemen konten web memerlukan kemampuan untuk mengelola berbagai objek konten yang dapat disertakan dalam presentasi Web (misalnya, halaman HTML dan grafik Web). Selain itu, manajemen konten Web memerlukan kemampuan untuk membuat template presentasi yang dapat digunakan untuk menyajikan konten dinamis dan mempersonalisasikannya (berdasarkan preferensi pengguna, profil mereka, dll.). Sistem manajemen konten dari Adobe, Excalibur, BroadVision, Documentum, Stellent, Microsoft, Divine, Vignette, dan lain-lain terkenal di pasar dunia. Level manajemen konten Web tertentu juga ditawarkan oleh FileNet, Tower, dan Identitech. Pada gilirannya, IBM memberikan kemampuan manajemen konten Web melalui kemitraan dari Interwoven dan Open Market, dan Tower telah mengintegrasikan perangkat lunak manajemen dokumen elektronik dengan solusi manajemen konten Web Stellent. ...

Portal sistem manajemen informasi. Sistem tersebut menyediakan agregasi informasi, manajemen informasi, dan pengiriman melalui Internet / intranet / ekstranet. Dengan bantuan mereka, dimungkinkan untuk mengumpulkan (dan menerapkan) pengalaman dalam lingkungan perusahaan terdistribusi berdasarkan penggunaan aturan bisnis, konteks dan metadata. Portal juga menyediakan akses browser Web standar ke berbagai aplikasi e-commerce (biasanya melalui antarmuka sistem ERP). Contoh portal adalah Excalibur, Oracle Context, PC DOCS / Fulcrum, Verity, Lotus (Domino / Notes, K-Station).

Sistem pengelolaan citra / citra (imaging system). Dengan bantuan mereka, informasi yang dipindai dari pembawa kertas diubah menjadi bentuk elektronik (biasanya dalam format TIFF). Teknologi ini merupakan inti dari terjemahan ke dalam bentuk informasi elektronik dari semua dokumen kertas dan mikrofilm lawas. Fungsi dasar dari sistem pemrosesan gambar standar meliputi: pemindaian, penyimpanan, sejumlah kemampuan pencarian gambar, dan banyak lagi.

Sistem manajemen alur kerja. Sistem jenis ini dirancang untuk menyediakan perutean alur kerja jenis apa pun (definisi jalur perutean file) dalam proses bisnis terstruktur dan tidak terstruktur perusahaan. Mereka digunakan untuk meningkatkan efisiensi dan pengendalian proses bisnis perusahaan. Sistem manajemen alur kerja biasanya dibeli sebagai bagian dari solusi (misalnya, sistem EDMS atau sistem PDM). Di sini kami dapat menyebutkan pengembang seperti Lotus (sistem Alur Kerja Domino / Notes dan Domino), Jetform, FileNet, Teknologi Tindakan, Staffware, dll. Tingkat manajemen alur kerja yang baik juga disediakan dalam solusi mereka oleh FileNet, IBM (melalui integrasi dengan perangkat lunak MQ Series Workflow), Identitech, Tower (melalui integrasi dengan perangkat lunak Plexus dan Staffware), Gauss (melalui integrasi dengan perangkat lunak Staffware), dll.

Klasifikasi EDMS yang ditawarkan oleh IDC dapat ditambah lihat juga sistem manajemen arsip elektronik perusahaan... Segmen pasar perangkat lunak manajemen arsip perusahaan berusia sekitar 5 tahun. Catatan perusahaan ditetapkan dalam waktu dan tidak dapat diubah. Mereka adalah bukti transaksi bisnis, berbagai hak dan kewajiban, dll. Pengguna korporat harus menentukan sendiri konten apa yang perlu dijadikan catatan perusahaan (keputusan seperti itu memerlukan penilaian atas kebutuhan bisnis mereka di masa depan). Solusi perusahaan yang membutuhkan pelestarian konten mencakup sistem bisnis utama, termasuk ERP dan sistem akuntansi, sistem pos (misalnya MS Exchange), sistem manajemen pelaporan dan keluaran, sistem e-niaga, perangkat lunak kolaborasi (sistem manajemen proyek). , konferensi online, dll.). Contoh sistem manajemen arsip termasuk perangkat lunak Menangkap dari Tower Software, iRIMS dari OpenText dan Terutama dari TrueArc.

Banyak fungsi penting untuk mengelola catatan di ERMS yang sebelumnya tidak tersedia (misalnya, fungsi klasifikasi). Metode untuk menghapus catatan dan indeks secara fisik di akhir siklus hidupnya (jika perlu) juga tidak diterapkan. Menurut Gartner Group, pengguna perusahaan perlu menambahkan kemampuan manajemen arsip ke situs Web mereka. Sejumlah pengembang sistem manajemen konten Web telah memperluas fungsionalitas mereka dengan catatan situs Web untuk mendukung catatan situs Web. Pekerjaan ke arah ini menjadi sangat terlihat pada tahun 2002. Sebagai contoh, Stellent mengintegrasikan perangkat lunak manajemen kontennya dengan sistem manajemen catatan Terkemuka dari TrueArc (perlu dicatat bahwa integrasi perangkat lunak manajemen catatan dengan EDMS sangat sulit, karena itu perlu untuk memecahkan masalah duplikasi fungsi dan repositori). Dengan integrasi ini, menjadi mungkin untuk mengambil "snapshot" dari situs Web dan mengelolanya seperti catatan. Fitur menarik seperti perekaman layar yang ditemukan selama transaksi online juga diterapkan (misalnya, dalam perangkat lunak WebCapture dari Tower Technology). Open Text telah mengakuisisi Perangkat Lunak PS (pengembang sistem manajemen catatan) dan mengintegrasikan perangkat lunak iRIMS sebagai modul ke dalam perangkat lunak LiveLink. Documentum, IBM dan Interwoven (di antara vendor perangkat lunak manajemen konten lainnya) melengkapi perangkat lunak manajemen konten mereka dengan fungsionalitas sistem manajemen catatan.

Banyak pengguna perusahaan ingin mengumpulkan data dari berbagai aplikasi yang berjalan di lingkungan yang heterogen dan membuat laporan secara elektronik. Peluang seperti itu sangat diperlukan bagi perusahaan yang menggunakan sistem ERP (di mana banyak informasi selalu dikumpulkan dan disimpan, tetapi tidak selalu ada kemampuan untuk menghasilkan semua laporan yang diperlukan secara fleksibel).

Itulah mengapa disebut sistem manajemen keluaran (OMS), tujuan utamanya adalah untuk menghasilkan dokumen keluaran. Dalam beberapa sistem OMS, kemampuan pengarsipan dan penyimpanan jangka panjang laporan dan dokumen keluaran juga diterapkan. Karenanya, banyak sistem OMS yang diklasifikasikan oleh Gartner Group sebagai sistem pengarsipan dan pengambilan dokumen terintegrasi (IDARS)... Namun, alasan utama popularitas sistem OMS masih ceruk pasar yang mereka tempati, ”pembuatan dokumen dan laporan dalam sistem informasi perusahaan dan organisasi, dibangun menggunakan sistem ERP. Menurut analis Gartner Group, salah satu kelemahan sistem ERP modern justru manajemen yang buruk dari pembuatan dokumen keluaran (pengembang sistem ERP lebih fokus pada peningkatan fungsionalitas modul kunci dari perangkat lunak mereka daripada pada masalah "sekunder" untuk memastikan pembuatan laporan keluaran yang tidak memiliki, menurut mereka, prospek pasarnya bagus). Kurangnya sistem ERP merupakan faktor utama dalam kemunculan dan perkembangan pesat pasar OMS. Sejumlah sistem OMS hanya bertanggung jawab untuk distribusi dan pengiriman dokumen keluaran (secara elektronik ”dalam format HTML, XML dan PDF). Seringkali sistem OMS terintegrasi dengan paket perangkat lunak pemindaian dokumen dan gambar. Fitur yang berguna dari beberapa sistem OMS adalah interaksi dengan sistem korporat lama.

Anda juga bisa mencatat modul manajemen dokumen elektronik khusustertanam dalam sistem ERP (SAP R / 3, Baan, dll.). Namun, kemampuan modul ini agak terbatas, karena hampir tidak mungkin untuk membuat sistem ERP yang universal dan berfungsi penuh.

Manfaat menggunakan EDMS

Menurut Forrester Research, 38% dari perusahaan Fortune 500 percaya bahwa memperoleh EDMS modern sangat penting untuk keberhasilan bisnis mereka. Sesuai dengan pendapat para analis industri (cukup banyak pendapat yang berbeda pada poin tertentu satu sama lain), manfaat bagi pengguna korporat saat menerapkan EDMS cukup beragam. Misalnya, menurut Layanan Bisnis Siemens, saat menggunakan EDMS:

• Produktivitas tenaga kerja meningkat 20-25%;
• Biaya pengarsipan dokumen elektronik lebih rendah 80% dibandingkan dengan biaya penyimpanan arsip kertas.

Juga diterima secara umum bahwa manfaat taktis dan strategis diperoleh dengan penerapan EDMS. Manfaat taktis ditentukan oleh pengurangan biaya dalam pelaksanaan EDMS yang terkait dengan: membebaskan ruang fisik untuk menyimpan dokumen; mengurangi biaya penyalinan dan pengiriman dokumen dalam bentuk kertas; pengurangan biaya personel dan peralatan, dll. strategis termasuk manfaat yang terkait dengan peningkatan efisiensi perusahaan atau organisasi. Manfaat tersebut antara lain:

• Munculnya kemungkinan kerja kolektif di

Situasi politik dengan penerapan sanksi dan perkembangan makroekonomi yang tidak stabil di daerah memperlambat pertumbuhan pesat dalam pengembangan sistem pengelolaan dokumen elektronik yang diamati pada tahun-tahun terakhir. Data analitis di pasar perangkat lunak yang tersedia memungkinkan untuk mengidentifikasi pesaing utama EDMS / ESM dan menunjukkan dinamika positif yang stabil dalam penerapan sistem manajemen dokumen elektronik di semua bidang ekonomi. Sistem ECM dipahami sebagai pengelolaan konten informasi perusahaan - ini adalah pengelolaan dokumen elektronik dan jenis dokumentasi lainnya (kamus, buku referensi, dokumen peraturan, dll.), Serta penyimpanan, pemrosesan, pengirimannya ke seluruh perusahaan. Perusahaan beralih ke penskalaan dan perluasan fungsionalitas, menyesuaikan sistem untuk kebutuhan spesifik. EDMS yang dapat disesuaikan sesuai kebutuhan konsumen memungkinkan Anda menambahkan fungsionalitas atau menonaktifkan fungsionalitas yang tidak diklaim, memberikan fleksibilitas dan mobilitas. Perlambatan dalam pengembangan sistem EDMS / ECM dikaitkan dengan substitusi impor perangkat lunak (SW). Produsen perangkat lunak dalam negeri berkewajiban untuk memastikan tingkat kepatuhan perangkat lunak dengan persyaratan internasional dari spesifikasi Eropa MOREG-2. Situasi ekonomi saat ini memaksa pengembang perangkat lunak untuk menemukan peluang baru untuk menghemat biaya dan meningkatkan efisiensi kerja.

Stabilitas penerapan sistem manajemen dokumen elektronik dipastikan oleh kebutuhan akan berfungsinya sistem di industri seperti keuangan, perdagangan, energi, teknik mesin, telekomunikasi, administrasi negara bagian dan kota, interaksi antar departemen, dan pemerintah. Perkembangan pasar Rusia untuk sistem manajemen dokumen elektronik tidak kalah dengan tren umum dalam pengembangan pasar EDMS / ESM global. Pasar global untuk sistem ECM tumbuh 8,6% menjadi $ 5,1 miliar, dan pertumbuhan yang sebanding diperkirakan pada akhir 2017. Pasar yang tumbuh paling cepat untuk sistem ECM ada di Eropa Timur, Timur Tengah dan Afrika, sementara Eropa Barat mengalami penurunan permintaan yang moderat. Menurut perusahaan internasional IDC, pasar dunia sistem ECM pada akhir tahun 2013 adalah $ 5,8 miliar, meningkat 8,7%, sedangkan di Barat

Di Eropa, pertumbuhan diamati hanya sebesar 2-3%. Menurut penelitian Forrest Wave 2013, pemasok sistem ECM yang paling diminati adalah IBM, OpenText, ECM, HP, Oracle. Perkiraan pertumbuhan pasar sistem ECM dunia diharapkan pada tahun 2017. Dinamika pasar sistem EDMS / ECM Rusia, menurut penelitian Tadviser, menunjukkan peningkatan, yaitu 20-35% dibandingkan tahun sebelumnya. Pemasok sistem EDMS / ECM yang diminta di pasar Rusia adalah: Logika bisnis; DocVision; EOS; Directrum; 1C dan lainnya. Menurut tinjauan analitik perusahaan TAdviser, pasar sistem manajemen dokumen elektronik pada 2013. menunjukkan lonjakan permintaan dan tumbuh sebesar 20% dalam jumlah total, mencapai 30,72 miliar rubel. Pada 2017, dalam persentase, akan tumbuh 1,7%. Data untuk analisis statistik dari biaya penerapan sistem manajemen dokumen elektronik disediakan oleh integrator terkemuka: 1C, Business Logic, Croc. Proyek terbesar untuk implementasi sistem manajemen dokumen elektronik di sektor publik disajikan pada Tabel 5. Jumlah stasiun kerja otomatis (AWS) selama implementasi sistem manajemen dokumen elektronik penting untuk menilai skala proyek. menunjukkan cakupan jumlah pengguna dalam sistem. Tabel 8 menunjukkan wilayah Federasi Rusia dalam urutan menurun dari jumlah pengguna, sejak jumlah AWP memungkinkan untuk menilai signifikansi dan skala implementasi proyek sistem manajemen dokumen elektronik di sektor publik.

Tabel 8

Proyek implementasi utamaSED di sektor publik

Geografi implementasi proyek sistem EDMS / ESM mencakup relevansi: Moskow, St. Petersburg, Yekaterinburg, Samara, Novosibirsk, berdasarkan distrik - Distrik Federal Pusat, Siberia, Barat Laut, Privolzhsky, Uralsky, Timur Jauh, Selatan, Kaukasia Utara, Krimea ...

EDMS modern, pertama-tama, adalah fungsi baru, proses baru, konsumen baru. Contoh proses khusus berdasarkan sistem Docsvision disajikan pada Tabel 9.

Proses khusus untuk berbagai sektor ekonomi

Tabel 9

Proses khusus	cabang
Kontrol jalannya pelaksanaan program, kontrol jalannya	negara
proyek, pendaftaran permohonan warga, dll.	kontrol
Kuasa manajemen pengacara, penanganan klaim,	negara
manajemen rapat, dll.	kontrol
Manajemen faktur dan catatan pengiriman
Kontrol proses koneksi daya	energetika
Manajemen akun penyimpanan pengguna
Pengelolaan file pribadi pengguna, proses kontrol mata uang, proses penerbitan pinjaman	perbankan
Manajemen dokumentasi desain, proses pembentukan rencana proyek, penyusunan perkiraan	konstruksi

Kelas tugas baru untuk sistem manajemen dokumen elektronik disajikan pada Tabel 7 untuk kelas pengguna baru.

Kelas baru tugas EDMS

Tabel 10

Kelas pengguna baru memiliki kemampuan untuk menganalisis dokumentasi, memiliki akses ke sistem manajemen dokumen elektronik, sambil menggunakan metode akses modern: dari meninjau beragam dokumentasi di portal hingga melihat dokumen secara individu melalui komunikasi online. Kelas pengguna baru meliputi:juru tulis, Manajemen puncak, pemilik proses, rekanan, analis, kelompok kerja, pelaksana akhir. Metode untuk implementasi aliran dokumen modern yang lengkap direduksi menjadi cakupan fungsi baru yang diminta, kelas pengguna baru dan solusi kelas baru dari masalah sistem aliran dokumen elektronik.

Persyaratan utama yang harus dipenuhi oleh sistem manajemen dokumen elektronik:

• Penyimpanan yang aman dan pengambilan dokumentasi yang mudah.
• Dukungan dan implementasi tugas klerikal.
• Kontrol tepat waktu atas eksekusi dokumen dan peruteannya.
• Pembuatan laporan analitis.
• Jaminan keamanan informasi.

EDMS modern juga memiliki fungsi untuk berinteraksi dengan pelanggan, memproses permintaan mereka, dan alat berguna tambahan yang memungkinkan Anda menyelesaikan banyak masalah yang diterapkan.

Jenis sistem manajemen dokumen elektronik

Ada berbagai jenis klasifikasi sistem manajemen dokumen elektronik, tetapi klasifikasi yang paling indikatif adalah pembagian EDMS menurut fungsionalitas judul. Setiap EDMS diposisikan oleh pengembangnya sebagaimana dimaksudkan terutama untuk melakukan jenis tugas tertentu. Ini tidak berarti bahwa itu tidak menyediakan teknologi tambahan yang melekat pada kebanyakan "saudara". Hanya saja seperangkat alat bantu dari setiap sistem pengelolaan dokumen elektronik memiliki kelebihan dan kekurangannya masing-masing. Dalam klasifikasi berdasarkan fungsionalitas judul, kekuatan EDMS diperhitungkan.

Jadi, tampilannya seperti ini:

• EDMS dirancang untuk membuat dan bekerja dengan dokumentasi elektronik, serta analog digital dokumen kertas.
• Sistem akuntansi yang mengotomatiskan pendaftaran acara dan dokumen sepanjang siklus hidupnya (lemari arsip elektronik).
• EDMS, yang tugas utamanya adalah mengotomatiskan pekerjaan dengan repositori besar informasi perusahaan.
• Sistem untuk mengelola arsip elektronik dengan dokumentasi.
• EDMS, yang fungsinya berspesialisasi dalam mengekstraksi informasi yang diperlukan dari arsip dan sumber elektronik lainnya.
• Sistem yang mengelola proses perusahaan, pemrosesan dokumen dan aktivitas organisasi karyawan yang terlibat dalam bekerja dengan dokumen bisnis.
• Informasi EDMS yang mengontrol perangkat untuk penyimpanan data.

Ada juga klasifikasi pendek EDMS menurut negara asalnya, hanya digunakan di Rusia. Menurutnya, sistem manajemen dokumen elektronik di negara kita dibagi menjadi domestik, impor, dan Rusia, yang dikembangkan di platform luar negeri Lotus / Domino. Ulasan kami hanya berisi contoh dua EDMS asing - EMC Documentum dan Lotus Domino.Doc. Semua SED lainnya memiliki "kewarganegaraan" Rusia.

TOP-10 sistem manajemen dokumen elektronik

Kami mengevaluasi sistem manajemen dokumen elektronik, dengan fokus pada perbandingan lima parameter, yang menentukan saat memilih EDMS untuk mengotomatiskan sirkulasi dokumen di suatu perusahaan. Skalanya sepuluh poin.

Sebuah tempat	Program / Layanan	Harga	Mudah untuk dipelajari	Kegunaan	Akuntansi undang-undang Rusia	Teknis dukung	Skor keseluruhan
1	Bisnis	8	8	10	10	10	9,2
2-4	1C: Arsipkan	9	7	10	10	9	9
2-4	PerusahaanMedia	9	9	9	10	8	9
4-6	EMC Documentum	–	9	10	8	8	8,8
4-6	Logika	9	10	9	10	6	8,8
4-6	Efrat	9	10	9	10	6	8,8
7	DIREKTUR	10	8	8	10	7	8,6
8	Lotus Domino.Doc	–	8	8	9	9	8,5
9	OPTIMA-WorkFlow	10	8	8	9	7	8.4
10	LanDocs	8	7	7	10	8	8

Catatan: penilaian akhir sistem dalam tabel tidak berpura-pura menjadi objektivitas seratus persen dan mencerminkan pendapat penulis berdasarkan analisis mendalam tentang topik ini. Tinjauan sistem manajemen dokumen elektronik ini dilakukan hanya di antara produk perangkat lunak berkualitas tinggi yang dapat Anda pilih dengan aman untuk digunakan dalam berbagai jenis bisnis.

BISNIS

Sistem manajemen dokumen elektronik ini adalah pemimpin yang diakui di segmennya di seluruh ruang pasca-Soviet. Di dalamnya, baik perusahaan dan perusahaan besar maupun kecil berhasil melakukan manajemen dokumen dan pekerjaan kantor. Sehubungan dengan sistem ini, maka tepat untuk menerapkan tautologi: "BISNIS" tahu bisnisnya. Memang, perangkat lunak ini sangat ideal untuk otomatisasi dan alur kerja kantor yang mendalam.

pro

• Kemampuan untuk melacak semua tahapan pergerakan dokumen elektronik apa pun.
• Kesederhanaan dan kemudahan dalam membuat proyek dokumentasi.
• Debugging umum dan fungsionalitas sistem.

Minus

• Kelemahan "tegang" termasuk antarmuka yang agak kuno dan kesulitan tertentu dalam penguasaan.

Berapa?

Harga lisensi untuk menggunakan sistem DELO dalam satu tempat kerja (DBMS - Oracle) tergantung pada jumlah total yang direncanakan dari tempat-tempat ini dan bervariasi dari 11.000 rubel (201-500 rubel / m) hingga 13.400 rubel (1-5 rubel / m). Jika organisasi menggunakan DBMS Microsoft SQL Server, maka lisensi untuk satu tempat kerja akan dikenakan biaya masing-masing 7200 hingga 9500 rubel.

Logika

Program "SED Logic" hingga 2012 disebut "Boss-Referent" dan merupakan salah satu sistem manajemen dokumen elektronik Rusia yang paling populer, pesaing serius bagi SED "Delo". Perubahan nama tidak memengaruhi kualitas produk perangkat lunak ini dengan cara apa pun, dan tetap menjadi sistem yang andal dan fungsional untuk mengelola pekerjaan kantor di perusahaan dari semua jenis dan ukuran.

pro

• Kemampuan untuk membangun rute multi-level yang kompleks untuk persetujuan dokumen.
• Tingkat perlindungan data pengguna yang tinggi.
• Kemudahan relatif untuk menguasai komponen utama sistem.
• Proses pemrosesan dokumentasi yang fleksibel dan dapat dimodifikasi.

Minus

• Diferensiasi hak akses yang tidak nyaman jika terjadi pergantian staf yang serius.
• Bukan pekerjaan dukungan teknis yang paling teliti.
• Antarmuka kuno.

Berapa?

Biaya satu lisensi untuk menggunakan program ini tergantung pada jumlah karyawan yang terhubung dengannya. Jika jumlahnya tidak melebihi 49 orang, maka harganya akan menjadi 5.900 untuk setiap pekerjaan; dari 50 hingga 199 pekerja yang terhubung - 5.200 rubel; dan jika ada lebih dari 200 pekerjaan, maka harga satu lisensi akan menjadi minimum - 4900 rubel.

Efrat

Sistem manajemen dokumen elektronik ini telah dikembangkan sesuai dengan persyaratan standar mutu ISO 9000 dan GOST Rusia di bidang pekerjaan kantor. “EVFRAT” berbeda dari “kolega di toko” dengan adanya banyak pengembangan perangkat lunak uniknya sendiri yang tidak dapat ditemukan dalam EDMS yang bersaing. Secara teknologi murni, sistem ini adalah salah satu yang paling "canggih" di pasar EDMS Rusia modern.

pro

• Set pengiriman sistem ini mencakup DBMS "Nika" yang tertanam, yang secara otomatis membebaskan organisasi pengguna dari pembelian perangkat lunak tambahan.
• Antarmuka yang ramah dengan desain yang menyenangkan dan berkesan.
• Mekanisme peran bawaan untuk mengelola hak akses.

Minus

• Kecepatan cukup lambat, terutama pada komputer yang lemah.
• Gangguan berkala dan dukungan teknis yang lamban.

Berapa?

Lisensi standar dengan pemasangan sistem pada server organisasi sendiri dikenai biaya dari 5200 hingga 7300 rubel per tempat kerja, lebih banyak pengguna - harga lebih rendah. Namun, ada juga opsi untuk menempatkan komponen server pada peralatan pabrikan. Dalam hal ini, sistem biaya berlangganan diterapkan - empat tarif, seharga 10.000 hingga 95.000 rubel per bulan.

1C: Arsipkan

Ini adalah salah satu perangkat lunak manajemen dokumen terbaik dan tentunya paling serbaguna untuk suatu perusahaan. "1C: Archive" menyediakan penyimpanan dokumen bisnis yang andal dan, yang paling penting, terpusat dalam berbagai format, dengan akses ke sana untuk personel yang berwenang yang dapat mengedit file.

pro

• Algoritme yang di-debug untuk menemukan data yang diperlukan dengan cepat.
• Kemampuan untuk menyimpan dokumen jenis apa pun - dari teks dan grafik hingga file audio dan video.
• Skalabilitas terluas yang memungkinkan Anda berhasil menggunakan perangkat lunak ini baik di perusahaan besar maupun kecil.
• Keunggulan utama 1C: Archive, yang membedakan program ini dari pesaingnya, adalah kombinasi optimal dari harga produk dan kapabilitas fungsinya.
• Dukungan untuk integrasi dengan aplikasi eksternal.

Minus

• Mengkonsumsi banyak sumber daya sistem.
• Peningkatan kompleksitas pembelajaran, bahkan untuk pengguna berpengalaman.

Berapa?

Harga "perakitan" program ini bervariasi dari 12.000 hingga 57.000 rubel, dan jumlah pertama harus dibayar secara eksklusif untuk peningkatan versi 1C: Arsip sebelumnya.

DIREKTUR

EDMS DIRECTUM yang sederhana dan fungsional akan menjadi solusi yang sangat baik untuk usaha kecil dan menengah. Berkat sistem ini, manajemen dokumen elektronik dapat berhasil digabungkan dengan alur kerja kertas tradisional, sehingga nanti "tanpa kesulitan" sepenuhnya mentransfer organisasi untuk bekerja di DIRECTUM. Teknologi Alur Kerja tingkat lanjut menyediakan otomatisasi alur kerja kantor yang efisien.

pro

• Ketersediaan perangkat lunak khusus yang mempermudah pencarian dan identifikasi dokumentasi.
• Banyak peluang untuk modifikasi diri pada sistem untuk tugas-tugas tertentu.
• Kemungkinan integrasi yang diperluas dengan program lain.

Minus

• Sistem ini difokuskan pada manajemen perusahaan - lebih sulit bagi pegawai biasa untuk bekerja di dalamnya.
• Kebijakan penetapan harga yang agak membingungkan dan tidak transparan.

Berapa?

Lisensi untuk menggunakan EDMS ini dibeli secara terpisah dan sebagai bagian dari penawaran paket. CAL dasar termurah berharga 7.800 rubel. Biaya paket lisensi mulai dari 148.200 rubel (dasar untuk 20 karyawan) dan naik menjadi 2.010.000 rubel (untuk 200 karyawan).

OPTIMA-WorkFlow

Sistem pengelolaan dokumen elektronik ini merupakan petani menengah yang kuat di segmennya. Itu dalam perkembangan konstan dan sejauh ini tidak dapat bersaing secara setara dengan mastodon yang diakui pasar. Namun, OPTIMA-WorkFlow memiliki sejumlah "trik rahasia" - teknologi unik yang membedakannya dari latar belakang umum.

pro

• Pelaksanaan fungsi input serial dari jenis dokumen yang sama dan informasi pendaftarannya.
• Memindai dengan program antivirus.
• Pengindeksan opsional untuk dokumen biasa dan terenkripsi.
• Antarmuka pengguna multibahasa.

Minus

• Kekurangan dari fungsionalitas tipikal yang secara permanen dihilangkan oleh pembaruan yang akan datang.

Berapa?

Solusi khas berdasarkan platform ini berharga dari 55.000 hingga 75.000 rubel.

EMC Documentum

Platform untuk mengotomatiskan proses alur kerja ini dikembangkan oleh pemimpin dunia dalam industri TI, EMC. Fungsionalitas yang kuat ditambah dengan penyesuaian fleksibel dari masing-masing alat menjadikan EMC Documentum EDMS asing terbaik yang tersedia di pasar Rusia.

pro

• Tingkat kemudahan pengelolaan dokumen desain yang tinggi.
• Penerapan mekanisme check-in / check-out yang memungkinkan Anda mengelola distribusi hak akses.
• Adanya fungsi yang memungkinkan Anda menerapkan prosedur persetujuan di beberapa tingkatan.
• Dukungan untuk pemindaian dan perangkat pengenalan dokumen.

Minus

• Bekerja hanya dengan browser Internet Explorer.
• Kurangnya dokumentasi teknis dan praktis yang tersedia untuk umum pada sistem.
• Sering "rem" dan lambat saat beban sistem tinggi.

Berapa?

Tidak ada harga tetap untuk menggunakan platform ini. Biaya implementasinya dibahas secara individual dengan setiap pelanggan.

LanDocs

Dikembangkan pada tahun 1997 oleh perusahaan domestik "LANIT", platform untuk mengotomatiskan pengelolaan dokumen ini tetap diminati oleh banyak perusahaan dan institusi hingga hari ini. LanDocs memungkinkan Anda membangun pekerjaan kantor dan lingkungan alur kerja yang nyaman, menyediakan semua kategori pengguna dengan seperangkat alat yang diperlukan untuk mengelolanya.

pro

• Ketersediaan alat perlindungan kriptografi terintegrasi.
• Kemampuan untuk menyertakan karyawan dari cabang jarak jauh dalam proses alur kerja.
• Ketersediaan fungsi pemindaian batch dokumen kertas.

Minus

• Ini adalah masalah kinerja yang cukup umum.
• Peluang lemah untuk memperluas fungsionalitas.
• Kesulitan dalam menguasai sistem dari awal.

Berapa?

Harga lisensi server berkisar antara 30.000 hingga 216.000 rubel. Lisensi pengguna dapat dibeli dengan harga mulai dari 5.600 hingga 8.400 rubel.

PerusahaanMedia

CompanyMedia adalah serangkaian solusi perangkat lunak yang dirancang untuk mengotomatiskan proses bisnis, alur kerja, dan pekerjaan kantor. EDMS ini berbeda dari pesaing dalam hal fleksibilitas pengaturan yang tak tertandingi dan adanya modul independen yang dapat dipasang secara terpisah.

pro

• Kemungkinan pengoperasian sistem yang berhasil di perusahaan dengan struktur perusahaan yang kompleks dan struktur teritorial.
• Keandalan sistem yang belum pernah terjadi sebelumnya, yang memungkinkannya berfungsi secara aktif sepanjang waktu, 365 hari setahun.
• Dukungan otomatis untuk bekerja dengan beberapa jenis tempat kerja.
• Diferensiasi hak akses, sesuai dengan struktur hierarki organisasi.

Minus

• Antarmuka web memiliki dukungan terbatas untuk beberapa browser, khususnya FireFox.
• Fokus sistem ini terutama pada bisnis menengah dan besar.

Berapa?

Harga akhir perangkat lunak ini terdiri dari banyak komponen, termasuk pelatihan staf, pemasangan modul tambahan, dan pengalihan hak untuk menggunakan sistem. Batas atas dari jumlah total adalah 99.000 rubel. Modul tematik termurah akan menelan biaya 4000 rubel.

Lotus Domino.Doc

EDMS ini adalah aplikasi untuk platform Notes / Domino yang terkenal, yang memiliki sistem keamanan data tingkat tinggi. Juga Lotus Domino.Doc memiliki arsip elektronik canggih yang memungkinkan Anda menerapkan penyimpanan besar dokumen perusahaan.

pro

• Ketersediaan sistem replikasi unik yang dirancang untuk mengatasi masalah manajemen aliran dokumen secara komprehensif dalam lingkungan terdistribusi.
• Kemampuan untuk mencari dokumen di bagian terpisah dari penyimpanan informasi.
• Direktori LDAP berskala ke tingkat perusahaan.

Minus

• Kerugian dari sistem ini terutama berasal dari asalnya yang barat - ada pertanyaan tertentu tentang antarmuka dan penerapan beberapa fungsi.

Berapa?

Biaya lisensi pengguna dan server dihitung secara individual di situs web platform.

Akhirnya

Meringkas baris tertentu dalam tinjauan, saya ingin mencatat nuansa penting: pengenalan sistem manajemen dokumen elektronik dalam bisnis Anda sama sekali tidak menjamin peningkatan instan dalam profitabilitasnya, dan, dalam beberapa kasus, dapat merugikan. Jika organisasi Anda berfungsi dengan sukses dan menghasilkan keuntungan, bekerja tanpa EDMS, pikirkan ribuan kali sebelum memutuskan untuk menerapkannya. Tidak perlu mengejar "mode progresif" dan menginstal sistem ini tanpa kebutuhan serius untuk itu. Namun, dengan ekspansi bisnis dan beban kerja karyawan yang tinggi, sistem manajemen dokumen elektronik dapat menjadi semacam garis hidup yang akan membantu perusahaan untuk keluar dari pusaran dokumen.

Pembaca yang terhormat! Karena fakta bahwa saat mengumpulkan bahan untuk penelitian ini, fungsionalitas sistem MOTIV yang disajikan dalam tinjauan dinilai salah, editor, atas kebijaksanaan mereka, menyesuaikan diagram agar lebih akurat mencerminkan fungsionalitas produk ini. Diagram yang dikoreksi menunjukkan fungsionalitas sistem MOTIV versi 1.1, yang ada pada saat pemilihan peserta tes (Maret 2010). Ada kemungkinan bahwa beberapa parameter sistem lain juga diperkirakan salah.

Kami juga mengingatkan Anda bahwa saat ini materinya sudah sangat usang dan tidak dapat digunakan sebagai dasar untuk menilai fungsionalitas versi modern dari sistem ini atau hubungan di antara mereka.

Dalam organisasi modern, sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) menjadi elemen yang sangat diperlukan dari infrastruktur TI. Dengan bantuan mereka, perusahaan komersial dan perusahaan industri meningkatkan efisiensi kegiatan mereka, dan di lembaga negara, berdasarkan teknologi manajemen dokumen elektronik, masalah manajemen internal, interaksi antardepartemen dan interaksi dengan penduduk diselesaikan. Singkatan yang diterima secara umum adalah SED, meskipun SAD (sistem otomasi kantor), SEDO (sistem manajemen dokumen elektronik) dan SADO (sistem otomasi aliran dokumen) juga digunakan bersamanya.

Sistem manajemen dokumen elektronik (EDMS) adalah sistem organisasi dan teknis yang menyediakan proses pembuatan, kontrol akses dan distribusi dokumen elektronik di jaringan komputer, serta memberikan kontrol atas aliran dokumen dalam suatu organisasi.

Awalnya, sistem kelas ini dianggap hanya sebagai alat untuk mengotomatiskan pekerjaan kantor klasik, tetapi seiring waktu sistem mulai mencakup tugas yang lebih luas. Saat ini, pengembang EDMS mengarahkan produk mereka untuk bekerja tidak hanya dengan korespondensi dan ORD (dokumen organisasi dan administrasi), tetapi juga dengan berbagai dokumen internal (kontrak, peraturan, referensi dan dokumentasi proyek, dokumen tentang aktivitas personel, dll.). EDMS juga digunakan untuk memecahkan masalah terapan di mana komponen penting bekerja dengan dokumen elektronik: mengelola interaksi pelanggan, memproses permintaan warga, mengotomatiskan pekerjaan departemen layanan, mengatur alur kerja proyek, dll. Faktanya, sistem informasi apa pun yang menyediakan pekerjaan dengan dokumen elektronik.

Pasar EDMS dalam beberapa tahun terakhir telah menjadi salah satu segmen industri TI dalam negeri yang berkembang paling dinamis. Pada tahun 2009, menurut IDC, dengan latar belakang penurunan hampir 50% dalam total pasar perangkat lunak di Rusia, segmen ini menunjukkan ketahanan yang tinggi. Menurut data tahun 2009, penurunannya tidak lebih dari 20-25%. Secara numerik, volume pasar EDMS saat ini, menurut CNews Analytics, sekitar 220-250 juta dolar.

Konsumen teknologi manajemen dokumen elektronik adalah organisasi dengan skala dan spesifikasi yang berbeda. Secara tradisional, sektor publik tetap menjadi konsumen utama EDMS. Menurut para ahli, sekitar 30% proyek pengenalan teknologi manajemen dokumen elektronik dilakukan oleh lembaga pemerintah. Pada saat yang sama, penting bahwa kepentingan negara yang menjadi dasar kestabilan pasar EDMS, yang, bahkan selama krisis, mendapat dorongan yang signifikan untuk pembangunan. Pengelolaan dokumen elektronik disebut sebagai elemen kunci dari konsep “electronic government”, yang pelaksanaannya harus berkontribusi pada penghapusan hambatan birokrasi dalam interaksi negara, kependudukan dan bisnis, serta mengurangi korupsi. Sebagai ciri dari pelaksanaan proyek di otoritas publik dan lembaga negara besar, perlu diperhatikan peningkatan persyaratan untuk keamanan informasi. Kita berbicara tentang konstruksi (pengembangan) berdasarkan produk perangkat lunak yang direplikasi dari sistem manajemen dokumen elektronik yang aman.

Tentang pengembang EDMS

Memilih solusi dari kelas EDMS, pelanggan mempertimbangkan berbagai opsi: solusi kotak, solusi berdasarkan platform atau pengembangan khusus. Pengembang Rusia terutama menawarkan solusi yang sudah jadi, sementara pengembang Barat bertindak sebagai pemasok platform atas dasar solusi desain dan pengembangan khusus yang diterapkan. Menurut statistik, dalam struktur pasar, pangsa pengembang Rusia adalah sekitar 95% dari total jumlah proyek untuk pelaksanaan EDMS. Salah satu penjelasannya adalah bahwa di Rusia kekhususan bekerja dengan dokumen masih kuat, berdasarkan tradisi manajemen domestik.

Perlu dicatat bahwa sejumlah pemasok mulai menyediakan EDMS kepada pelanggan dalam mode SaaS (Software as a Service), tetapi sejauh ini pendekatan ini, karena sejumlah alasan (kepercayaan pada penyedia, kualitas dan keandalan saluran komunikasi), lebih dipandang sebagai bentuk pengenalan dengan kemampuan sistem, dan bukan sebagai pendekatan nyata untuk otomatisasi alur kerja.

Salah satu tren yang muncul adalah penggunaan sistem ECM (Enterprise content management) untuk bekerja dengan dokumen.

Berdasarkan bahan ensiklopedia gratis (Wikipedia):
Manajemen konten perusahaan (ECM) - manajemen sumber daya informasi perusahaan atau manajemen informasi perusahaan.

Dalam kerangka konsep ECM, alur kerja dianggap sebagai salah satu tugas untuk memastikan pekerjaan dengan informasi perusahaan. Pendekatan ini terutama didukung oleh pengembang Barat. Dan meskipun di Rusia permintaan untuk teknologi semacam itu masih dalam tahap pembentukan, banyak EDMS domestik telah menerapkan berbagai komponen ECM: manajemen dokumen, manajemen gambar dokumen, penyimpanan dokumen jangka panjang, manajemen alur kerja, kerja kolektif dengan dokumen. Pada dasarnya, teknologi ECM berbeda dari EDMS dengan penjabaran yang lebih dalam dari masalah konten web dan manajemen konten multimedia.

Inisiatif pemerintah seputar "Dokumen Elektronik"

Pada tahun 2009-2010, beberapa inisiatif pemerintah global mulai dilaksanakan di Rusia terkait penyelenggaraan interaksi elektronik resmi antara negara, penduduk dan dunia usaha, yang bertujuan untuk meningkatkan tingkat penetrasi teknologi informasi ke dalam berbagai aspek kehidupan bernegara dan masyarakat. Ini termasuk persetujuan daftar layanan publik yang diberikan kepada penduduk melalui Internet, dan persetujuan ketentuan sistem manajemen dokumen antardepartemen, yang merupakan langkah penting pertama menuju penerapan konsep "pemerintahan elektronik".

Penting untuk diperhatikan bahwa persoalan dasar hukum sebuah dokumen elektronik masih terbuka. Saat ini, kegiatan peserta dalam pengelolaan dokumen elektronik diatur oleh undang-undang dan peraturan tentang penggunaan tanda tangan digital elektronik (EDS), GOST dan instruksi untuk pekerjaan kantor dan pengarsipan, undang-undang dan peraturan tentang teknologi informasi. Ternyata aturan dan tata cara pengerjaan dokumen sudah ditentukan di tingkat negara bagian, ada persyaratan keamanan untuk sistem informasi, namun status hukum dokumen elektronik belum ditentukan dalam peraturan perundang-undangan.

Standar EDMS

Saat ini, aktivitas pengembang EDMS praktis tidak diatur. Mengembangkan produk perangkat lunak dan melaksanakan proyek implementasi, pengembang dan pemasok, pada tingkat tertentu, dipandu oleh dokumen peraturan dan hukum berikut:

• GOST R 51141-98. Pekerjaan kantor dan pengarsipan. Istilah dan definisi (disetujui oleh Resolusi Standar Negara Federasi Rusia 27 Februari 1998 No. 28);
• Undang-undang Federal 10 Januari 2002 No. 1-FZ "Tentang Tanda Tangan Digital Elektronik" (sebagaimana telah diubah pada tanggal 8 November 2007);
• GOST R 6.30-2003. Sistem terpadu dari dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen (disetujui oleh resolusi Standar Negara Federasi Rusia 3 Maret 2003 N 65-st);
• Resolusi Pemerintah Federasi Rusia tanggal 22 September 2009 No. 754 "Pada persetujuan Peraturan tentang sistem manajemen dokumen elektronik antar departemen";
• Undang-undang Federal 27 Juli 2006 No. 149-FZ "Tentang Informasi, Teknologi Informasi dan Perlindungan Informasi".

Saat melaksanakan proyek untuk implementasi EDMS, dalam kasus bekerja dengan data pribadi, perlu dipandu oleh persyaratan Undang-undang Federal 27 Juli 2006 N 152-FZ "Tentang Data Pribadi" dan 27 Desember 2009 N 363-FZ "Tentang Amandemen Artikel 19 dan 25 dari Undang-undang Federal "Tentang Data Pribadi".

Karena GOST bersifat rekomendatif, para pengembang memasukkan fleksibilitas maksimum dalam solusi mereka, sehingga berdasarkan sistem dimungkinkan, tergantung pada pelanggan, untuk mengimplementasikan berbagai skema untuk bekerja dengan dokumen. Seringkali, arsitektur dan logika sistem harus memberikan pendekatan yang berbeda dan, terkadang, berlawanan dengan otomatisasi dokumen. Kurangnya standar yang diterima secara umum merupakan masalah tidak hanya bagi pengembang, tetapi juga bagi pelanggan, karena pilihan persyaratan untuk EDMS menjadi terlalu subjektif. Perusahaan sering tidak dapat fokus bahkan pada praktik industri (pendekatan ini telah terbukti dengan baik ketika memilih pemasok sistem TI dari kelas ERP, CRM, HRM, dll.). Aturan dan regulasi untuk bekerja dengan dokumen mungkin berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lainnya, tidak hanya dalam industri yang sama, tetapi bahkan dalam grup perusahaan yang sama. Beberapa contoh sederhana: apakah perusahaan bekerja sesuai dengan GOST atau tidak? Seberapa jelas bekerja dengan dokumen sesuai dengan GOST? Apakah manajemen puncak siap untuk bekerja dalam sistem atau akankah asisten dan sekretaris bekerja untuk manajemen puncak? Apakah perusahaan menggunakan salah satu praktik manajemen Barat? Alat otomatisasi apa yang digunakan karyawan dalam pekerjaan mereka? Dan meskipun secara umum kompleks tugas manajemen dokumen elektronik cukup jelas, metode penerapannya sangat bervariasi. Ternyata salah satu persyaratan utama bagi pengembang EDMS modern adalah menawarkan solusi yang memadai dalam harga, kualitas, dan waktu implementasi, terlepas dari spesifikasi pekerjaan pelanggan (dengan kata lain, memenuhi semua spesifikasi).

Kemampuan teknis sistem manajemen dokumen elektronik modern

Tinjauan tersebut mempertimbangkan sembilan EDMS paling umum di Rusia: Directum (Directum), DocsVision (DocsVision), Globus Professional (Prominfosystems), PayDox (Paybot), 1C: Alur dokumen (1C), Boss-referent (BOSS - Referent, IT Group), BISNIS (EOS), EVFRAT (Teknologi Kognitif), MOTIV (Motif). Kami sengaja tidak menyertakan di dalamnya solusi pengembang Rusia berdasarkan platform Documentum (EMC Documentum), karena dalam hal ini kami tidak dapat berbicara tentang fungsionalitas dan kemampuan replikasi tertentu. Untuk mempersiapkan review, informasi dari open source digunakan: materi informasi dan versi demo produk software. Tampilan yang disajikan pada EDMS merupakan upaya untuk menilai kemampuan dan kesiapan produk perangkat lunak untuk memecahkan masalah mendesak dalam mengatur pengelolaan dokumen elektronik di suatu perusahaan.

Kriteria yang disorot dalam tinjauan akan membantu Anda menganalisis kemungkinan solusi yang dipertimbangkan dari sudut pandang implementasi teknis tugas-tugas EDMS tertentu. Semua kemungkinan dibagi menjadi tujuh sirkuit fungsional:

• pendaftaran dan pemasukan dokumen;
• bekerja dengan dokumen;
• manajemen dan kontrol alur kerja;
• pencarian dan analisis informasi;
• informasi keamanan;
• dukungan untuk alur kerja kertas;
• alat kustomisasi standar.

Karakteristik umum sistem disajikan dalam tabel terpisah.

Tinjauan tersebut memberikan sejumlah kriteria jelas yang melekat pada semua sistem yang dipertimbangkan (dan semua sistem kelas EDMS, pada prinsipnya), dan kriteria yang memungkinkan untuk membedakan solusi satu sama lain. Secara umum, kemampuan fungsional sistem sama, dan hanya spesifikasi rinci dari beberapa tugas dasar aliran dokumen dan fitur implementasinya yang memungkinkan kami membandingkan berbagai solusi. Perlu dicatat bahwa ada praktik implementasi yang cukup besar untuk semua sistem yang disajikan dalam tinjauan. Sistem ini digunakan oleh ratusan organisasi untuk mengotomatiskan alur kerja mereka. Selain solusi ini, ada lebih dari 50 produk perangkat lunak di pasaran yang tidak banyak digunakan.

Jika kita menganalisis versi baru dari sistem yang menempati posisi terdepan di pasar, maka perlu dicatat bahwa selama tiga tahun terakhir pengembangannya terutama ditujukan untuk meningkatkan kemampuan layanan, karena kapabilitas dasar dalam satu bentuk atau lainnya telah diterapkan sebelumnya. Jika kita berbicara tentang kemampuan teknis baru, kita dapat mencatat potensi pengembangan EDMS ke arah pengelolaan berbagai jenis konten (multimedia), penggunaan teknologi pemrosesan otomatis, dan penguraian konten dokumen. Namun sejauh ini fungsi seperti itu tidak wajib untuk EDMS, dan yang terpenting, permintaan untuk itu di Rusia belum sepenuhnya terbentuk.

Saat membandingkan fungsionalitas EDMS, digunakan sebutan berikut:

• "+" - peluang telah diterapkan;
• "+/−" - peluang tersedia dalam fungsi terbatas atau perangkat lunak tambahan diperlukan;
• "-" - peluang belum diterapkan.

Tabel 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Angka: 1. Karakteristik umum EDMS paling populer

Tabel 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Angka: 2. Pendaftaran dan pemasukan dokumen

Tabel 3. Bekerja dengan dokumen

Angka: 3. Bekerja dengan dokumen

Tabel 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Angka: 4. Manajemen dan kontrol alur kerja

Tabel 5. Pencarian dan analisis informasi

Angka: 5. Pencarian dan analisis informasi

Tabel 6. Keamanan informasi

Angka: 6. Keamanan informasi

Tabel 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Angka: 7. Dukungan untuk alur kerja kertas

Tabel 8. Alat konfigurasi standar

Angka: 8. Alat kustomisasi standar

Tabel 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Angka: 9. Penilaian akhir dari fungsionalitas ERMS

Untuk penilaian yang komprehensif, kami akan mempertimbangkan EDMS yang disajikan sesuai dengan rasio harga / fungsionalitas yang jelas bagi semua orang. Kami tidak mempertimbangkan kriteria penting ketiga - "Periode implementasi", karena ini sangat bergantung tidak hanya pada alat penyesuaian yang disediakan oleh sistem, tetapi juga pada kualifikasi dan motivasi tim proyek. Di bawah ini adalah posisi sistem dalam hal "harga / fungsionalitas optimal" untuk proyek kecil (untuk 20 pengguna) dan untuk proyek yang cukup besar (untuk 100 pengguna).

Diagram 1. EDMS "Harga / fungsi optimal" (20 pengguna)

Angka: 10. "Harga / fungsionalitas optimal" EDMS (20 pengguna)

Diagram 2. EDMS "Harga / fungsionalitas optimal" (100 pengguna)

Angka: 11. EDMS "Harga / fungsionalitas optimal" (100 pengguna)

Diagram ini dibuat berdasarkan prinsip "kuadran ajaib Gartner", di mana sistem yang terletak di kuadran I memiliki rasio optimal sesuai dengan kriteria "harga / fungsionalitas optimal". Pada diagram kuadran II dan IV, ada sistem yang tidak memiliki indikator harga dan fungsionalitas yang seimbang.

Kriteria yang dipilih untuk studi ini memungkinkan kami untuk mengevaluasi berbagai EDMS dari sudut pandang kesiapan mereka untuk memecahkan masalah nyata dalam manajemen dokumen elektronik di perusahaan modern. Kelompok pemimpin, baik dalam kasus proyek kecil (Diagram 1) dan proyek besar (Diagram 2), termasuk sistem Directum, DocsVision, MOTIV dan EVFRAT. Sistem lainnya terletak di kuadran II dan IV. Satu-satunya pengecualian adalah sistem DELO, yang juga termasuk dalam kuadran I diagram untuk SED untuk 20 pengguna. Hasil yang diperoleh oleh EDMS Globus Professional, PayDox, 1C: Manajemen Dokumen, Referensi Bos, BISNIS, menunjukkan bahwa sistem ini tidak menawarkan pendekatan terintegrasi untuk mengotomatiskan pekerjaan dengan dokumen, tetapi merupakan proposal khusus yang difokuskan pada penyelesaian hanya kelas tertentu dari masalah manajemen dokumen elektronik. Tidak adanya sistem di kuadran III dijelaskan oleh fakta bahwa tinjauan tersebut dianggap sebagai EDMS paling umum di Rusia, dan tidak semua sistem saat ini ditawarkan kepada pelanggan.

Kami berharap gambaran umum ini bermanfaat bagi Anda saat memilih sistem. Saya ingin mencatat bahwa dengan memperkenalkan EDMS hari ini, organisasi tidak hanya meningkatkan efisiensi kegiatannya, tetapi juga, yang sangat penting, mendapatkan pengalaman dan praktik yang berharga dalam kondisi baru - dalam kondisi peredaran dokumen elektronik.

P. S. Untuk persiapan tinjauan, hanya materi yang tersedia untuk umum dari situs resmi produsen EDMS yang digunakan. Setelah artikel dipublikasikan, ternyata karena deskripsi produk yang tidak lengkap oleh perusahaan Sistem Informasi Industri, informasi tentang solusinya tidak akurat. Kami akan mempelajari masalah ini secara mendetail dan menjelaskan hasilnya di artikel berikutnya.