Contoh pengisian lembar waktu baru. Memelihara lembar waktu karyawan

Ketentuan

Buka dalam format Word

1. Ketentuan Umum

1.1. Peraturan ini diperkenalkan untuk mensistematisasikan proses pengumpulan dan pemrosesan informasi tentang waktu kerja yang dihabiskan oleh karyawan perusahaan.

1.2. Untuk memelihara lembar waktu kerja di divisi-divisi perusahaan, atas perintah direktur, orang-orang yang bertanggung jawab ditunjuk dari antara karyawan divisi-divisi tersebut.

1.3. Tanggung jawab pekerjaan karyawan yang bertanggung jawab atas pencatatan waktu meliputi fungsi-fungsi berikut: memantau waktu aktual yang dihabiskan oleh karyawan departemen di tempat kerja dan memelihara catatan waktu dengan tanggung jawab untuk mencerminkan dengan benar waktu kerja karyawan dalam lembar waktu dan penyerahan waktu yang tepat waktu. lembar untuk perhitungan.

1.4. Untuk melaksanakan tugasnya, karyawan yang bertanggung jawab atas ketepatan waktu:

1.4.1. menyimpan catatan staf departemen;

1.4.2. berdasarkan dokumen (perintah kepegawaian dan masalah umum), melakukan perubahan daftar yang berkaitan dengan perekrutan, pemberhentian, relokasi, perubahan jadwal kerja, nilai, pemberian liburan, dll;

1.4.3. memantau ketepatan waktu pelaporan masuk kerja dan pulang kerja, kehadiran pegawai di tempat kerja, memberitahukan kepada kepala departemen tentang ketidakhadiran, keterlambatan, keberangkatan prematur dan sebab-sebabnya;

1.4.4. mengontrol ketepatan waktu penyerahan dan pelaksanaan yang benar dari dokumen yang menegaskan hak karyawan untuk mangkir dari tempat kerja: surat keterangan tidak mampu bekerja sementara, surat keterangan merawat pasien, surat pemberhentian yang ditandatangani oleh kepala dan lain-lain;

1.4.5. menyiapkan daftar karyawan untuk mengeluarkan perintah bekerja pada akhir pekan dan hari libur non-kerja.

1.5. Jika pegawai yang ditunjuk tidak mungkin untuk sementara waktu melaksanakan tugas pemeliharaan lembar waktu, kepala unit, atas perintahnya untuk periode ini, menunjuk pelaksana yang bertanggung jawab dan memberitahukan Departemen Manajemen Personalia dan Rezim.

1.6. Semua karyawan yang tugasnya bertanggung jawab untuk memelihara catatan waktu wajib membiasakan diri dengan Peraturan ini setelah ditandatangani.

2. Definisi

Mengisi lembar waktu kerja dengan benar

Pekerja kategori A mempunyai hak untuk bebas keluar (masuk) ke luar perusahaan pada jam kerja. Daftar jabatan yang termasuk dalam kategori A ditentukan oleh Lampiran 1 Peraturan ini (dikembangkan oleh Departemen Manajemen Personalia dan Rezim dan disetujui oleh direktur perusahaan dengan persetujuan Dewan Direksi).

2.2. Pekerja kategori B– pekerja yang berhak meninggalkan wilayah perusahaan pada suatu shift kerja hanya dengan memberikan dokumen pendukung (surat pemberhentian, surat panggilan, surat pernyataan yang ditandatangani oleh pimpinan, dan lain-lain).

Permohonan cuti administratif dan pemberhentian karyawan disetujui oleh kepala departemen, bengkel, dan layanan.

2.3. Daftar ketidakhadiran– dokumen yang mencerminkan nama belakang, nama depan, patronimik karyawan, posisinya, divisi, afiliasi dengan LLC, tanggal, saat ini (dari ___ hingga ___) dan total waktu (dalam jam), alasan ketidakhadiran di tempat kerja. Informasi pribadi tentang karyawan tersebut, serta tanggal dan waktu ketidakhadiran karyawan tersebut, dicatat oleh staf keamanan di pos pemeriksaan. Setiap bulan, informasi dari log diperiksa oleh karyawan departemen yang bertanggung jawab atas pencatatan waktu, yang memeriksa data dari log dengan dokumen yang tersedia dan, jika perlu, mencari tahu alasan sebenarnya ketidakhadiran karyawan di tempat kerja. Jika dokumen pendukung tidak diberikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, alasan ketidakhadiran dianggap sebagai keberangkatan yang tidak sah dari tempat kerja (keterlambatan - pada awal shift). Jika seorang karyawan telah absen lebih dari 4 jam berturut-turut, dan dokumen yang menegaskan haknya untuk absen tidak diberikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, maka karyawan tersebut akan diberikan ketidakhadiran dan tidak dibayar untuk hari kerja. Ketidakhadiran didokumentasikan sesuai dengan prosedur yang ditetapkan oleh undang-undang ketenagakerjaan. Aturan untuk menyimpan catatan karyawan yang tidak hadir dikembangkan oleh Departemen Sumber Daya Manusia bersama dengan layanan keamanan dan disetujui oleh direktur perusahaan.

3. Aturan pengisian absensi

3.1. Lembar waktu disimpan dalam versi elektronik dan kertas.

3.2. Versi elektronik dari timesheet dimasukkan ke dalam database 1C oleh karyawan yang bertanggung jawab atas timesheet, dengan mempertimbangkan persyaratan berikut:

3.2.1. Dalam lembar waktu, data dimasukkan berdasarkan hari.

3.2.2. Semua jenis waktu kerja (total jam kerja, jam kerja malam, jam lembur) ditunjukkan dalam satu lembar waktu untuk setiap departemen.

3.2.3. Nama departemen pada lembar waktu ditunjukkan pada kolom “komentar”.

3.2.4. Kolom “tanggal” pada lembar waktu menunjukkan hari terakhir bulan laporan.

3.2.5. Lembar waktu yang dimasukkan ke dalam database elektronik 1C diproses langsung oleh pegawai yang memasukkan data.

3.3. Selain itu, pegawai yang bertanggung jawab atas timesheet mengisi timesheet dalam format Excel sesuai Lampiran 2 dan mencetaknya di atas kertas. Lembar waktu yang ditandatangani ditransfer ke departemen akuntansi untuk disimpan.

3.4. Lembar waktu berisi tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab memeliharanya (di pojok kiri bawah), visa atasan langsung karyawan tersebut (di pojok kanan bawah) dan visa kepala Departemen terkait, dinas, bengkel (di bawah tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab memelihara lembar waktu). Tanda tangan pegawai yang bertanggung jawab dan visa pimpinan memuat: jabatan, nama lengkap, tanda tangan, tanggal penandatanganan, nomor telepon dan email penandatangan.

3.5.1. Data tentang karyawan dimasukkan ke dalam lembar waktu sesuai dengan penerapan tabel kepegawaian departemen.

3.5.2. Jika tempat kerja karyawan yang sebenarnya berada di departemen lain, pencatatan dalam lembar waktu dibuat oleh orang yang bertanggung jawab untuk memelihara lembar waktu departemen di mana karyawan tersebut berada, tetapi atas rekomendasi manajer yang berada di bawah bawahan langsungnya. dia bekerja. Dalam hal ini, atasan langsung, dengan tanda tangannya (di bawah tanda tangan penanggung jawab pemeliharaan lembar waktu dengan transkrip dan tanggal), menyatakan bahwa lembar waktu telah diisi dengan benar untuk bawahannya. Misalnya:

— tempat kerja inspektur kendali mutu adalah Bengkel No. 1. Lembar waktu pelaksanaannya dibuat oleh pencatat waktu DCC atas rekomendasi mandor shift tempat inspektur tersebut bekerja. Master menandatangani lembar waktu di bawah tanda tangan pencatat waktu DCC.

— tempat kerja sebenarnya dari petugas kebersihan departemen rumah tangga adalah gudang persediaan. Rapor diserahkan oleh bagian perekonomian dengan persetujuan kepala gudang pengambilan.

3.5.3. Jika seorang karyawan dipindahkan (dipindahkan) ke departemen lain selama satu bulan kalender (lebih lambat dari hari pertama), lembar waktu terpisah untuk jam kerja dikeluarkan untuknya, yang diajukan bersamaan dengan permohonan mutasi. Lembar waktu menunjukkan jam kerja sampai dengan dan termasuk hari kerja terakhir di departemen ini, dan sejak tanggal pemindahan (relokasi) diberi tanda “X”. Karyawan ini tidak dimasukkan dalam rapor akhir bulan itu untuk departemen. Di unit baru, rapor dikeluarkan sejak hari transfer sebenarnya, tetapi setelah perintah dikeluarkan. Pada hari-hari sebelumnya, tanda “X” dimasukkan.

3.5.4. Dalam hal pemecatan, rapor terpisah diserahkan kepada karyawan, bersamaan dengan permohonan pemecatan (dengan memo - dalam hal pemecatan atas inisiatif majikan). Jam kerja sampai dengan dan termasuk hari kerja terakhir dimasukkan pada lembar waktu, dan tanda “X” dimasukkan setelah hari pemberhentian. Karyawan ini tidak dimasukkan dalam rapor akhir bulan itu untuk departemen.

3.5.5. Karyawan yang sedang cuti sebagai orang tua untuk mengasuh anak di bawah usia 1,5 atau 3 tahun tidak termasuk dalam absensi.

3.5.6. Daftar pegawai disusun menurut abjad (sesuai huruf pertama nama belakang).

3.5.7. Di sudut kanan atas lembar waktu, standar waktu kerja bulanan ditunjukkan sesuai dengan kalender produksi.

3.5.8. Penomoran urut pada kolom 1 dilakukan sesuai dengan tarif pegawai yang tercantum dalam absensi (dan bukan berdasarkan nama belakang). Jika seorang karyawan di departemen tertentu bekerja dengan tarif yang berbeda, ia diberi nomor seri sebanyak jumlah tarif yang ia tempati.

3.5.9. Pada kolom 2, angka Arab (1, 2, 3) menunjukkan kelompok disabilitas pekerja. Untuk pekerja sehat, tanda hubung ditunjukkan.

3.5.10. Nama belakang, nama depan, patronimik dituliskan secara lengkap pada kolom 3. Pada saat yang sama, ejaan nama belakang, nama depan, dan patronimik diperiksa dengan cermat jika ada perbedaan antara nama karyawan yang diterima dan dokumennya. Jika terjadi perubahan nama belakang, nama depan, patronimik, data baru dimasukkan ke dalam lembar waktu hanya setelah departemen SDM mengeluarkan perintah yang sesuai untuk personel perusahaan.

3.5.11. Kolom 4 (jabatan) menunjukkan jabatan pegawai sesuai dengan tabel kepegawaian. Kolom yang sama menunjukkan jumlah taruhan (1, 0,5, 0,25, dst.).

3.5.12. Kolom 6 menunjukkan KTU (tingkat partisipasi tenaga kerja) yang ditetapkan oleh pengelola sesuai dengan peraturan yang berlaku di perusahaan.

3.5.13. Kemunculan (tidak muncul) ditunjukkan pada kolom 7-22. Di kolom 7-22 ada 4 baris - dua untuk setiap setengah bulan. Baris pertama dan ketiga digunakan untuk menandai simbol (kode) biaya waktu kerja, dan baris kedua dan keempat digunakan untuk mencatat durasi waktu bekerja atau tidak bekerja (dalam jam, akurat hingga sepersepuluh jam) menurut kode biaya waktu kerja yang sesuai untuk setiap tanggal.

3.5.14. Kolom 23 dan 24 masing-masing menunjukkan jumlah hari dan jam kerja karyawan pada paruh pertama dan kedua bulan tersebut. Untuk melakukan ini, dua baris disorot di kolom yang ditunjukkan. Baris paling atas menunjukkan jumlah hari (kolom 23) dan jam kerja (kolom 24) yang dikerjakan oleh karyawan dari tanggal 1 sampai dengan tanggal 15 setiap bulannya. Intinya menunjukkan jumlah hari dan jam kerja karyawan dari tanggal 16 hingga hari terakhir bulan itu inklusif.

3.5.15. Kolom 25 menunjukkan jumlah hari (shift) kerja karyawan selama sebulan. Jumlah hari yang dimasukkan pada kolom 25 harus sama dengan jumlah nilai baris atas dan bawah kolom 23.

3.5.16. Kolom 26 menunjukkan jumlah jam kerja karyawan selama sebulan. Jumlah jam pada kolom 26 harus sama dengan jumlah nilai pada baris atas dan bawah kolom 24.

3.5.17. Kolom 27 dan 28 menunjukkan jam lembur yang dilakukan pekerja, masing-masing dibayar dengan tarif satu setengah dan dua kali lipat. Jika seorang karyawan tidak bekerja sesuai standar waktu kerja bulanan tanpa alasan yang baik, jam lembur tidak diberikan kepadanya.

3.5.18. Kolom 29 menunjukkan jumlah jam kerja pegawai pada malam hari. Sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia, waktu malam dianggap sebagai waktu kerja dari pukul 2200 hingga 600.

3.5.19. Kolom 30 menunjukkan jumlah jam kerja per bulan pegawai pada akhir pekan dan hari libur tidak bekerja sesuai perintah direktur.

3.5.20. Kolom 31 menunjukkan jumlah shift malam yang dikerjakan karyawan selama sebulan.

3.5.21. Kolom 32-40 menunjukkan jumlah hari tidak masuk kerja menurut jenisnya.

3.5.22. Kolom 41 menunjukkan jumlah hari ketidakhadiran pegawai. Nilai kolom 41 harus sama dengan jumlah nilai kolom 32-40.

3.5.23. Jam kerja bagi pegawai yang gajinya ditetapkan ditetapkan secara ketat sesuai dengan jadwal kerja (8 jam, 4, 2, 24, 12, 1,5, dst). Karyawan yang memiliki tarif per jam diberikan waktu kerja sebenarnya, akurat hingga sepersepuluh jam.

3.5.24. Pada hari-hari menjelang hari libur, durasi shift kerja bagi karyawan tetap dikurangi 1 jam. Bagi pegawai yang hari kerjanya dipersingkat (7 jam per shift atau kurang), durasi shift pada hari sebelum hari libur tidak dikurangi. Bagi pegawai yang mempunyai hari kerja lebih pendek lebih dari tujuh jam, maka lama kerja shift pada hari sebelum hari libur dikurangi menjadi 7 jam.

3.5.25. Jika pada hari sebelum hari libur perlu bekerja shift kerja penuh (8 jam), dikeluarkan perintah untuk menyelenggarakan kerja lembur. Dalam hal ini pegawai ditandai pada lembar waktu dengan jam kerja sesuai pesanan. Perintah pengorganisasian kerja selama lembur disiapkan oleh departemen organisasi dan remunerasi atas instruksi direktur perusahaan dan dikirim ke departemen terkait selambat-lambatnya satu hari kerja sebelum shift yang ditentukan dalam pesanan.

3.5.26. Jika perlu untuk mengatur pekerjaan pada hari libur atau hari libur non-kerja, perintah yang sesuai dikeluarkan. Waktu bekerja pada hari libur atau hari libur non-kerja ditunjukkan pada lembar waktu sesuai dengan pesanan. Perintah pengorganisasian kerja pada akhir pekan (hari libur non-kerja) disiapkan oleh departemen organisasi dan remunerasi atas instruksi direktur perusahaan.

3.5.27. Pekerjaan pada hari libur (liburan non-kerja) dilakukan sesuai dengan peraturan tentang remunerasi karyawan XXXXX LLC dengan tarif dua kali lipat. Atas permintaan pegawai yang bekerja pada hari libur atau hari libur tidak bekerja, ia dapat diberikan satu hari istirahat lagi. Dalam hal ini, pekerjaan pada hari non-kerja dibayar dalam jumlah tunggal, dan hari istirahat tidak dikenakan pembayaran.

3.5.28. Jika hari libur dan akhir pekan bertepatan, hari libur dipindahkan ke hari kerja berikutnya setelah hari libur sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia.

3.5.29. Keterlibatan karyawan dalam kerja lembur, serta bekerja pada hari libur (liburan non-kerja) hanya diperbolehkan dengan persetujuan tertulis dari karyawan dalam kasus-kasus yang ditentukan oleh Kode Perburuhan Federasi Rusia, dan diformalkan berdasarkan perintah. Pekerjaan yang tidak diselesaikan dengan benar tidak dicantumkan dalam lembar waktu dan tidak dikenakan pembayaran.

3.5.30. Jangka waktu pelaporan untuk dicatat dalam lembar waktu kerja adalah satu bulan kalender (termasuk hari pertama sampai hari terakhir).

3.5.31. Jika seorang pekerja menjalankan fungsi ketenagakerjaan di wilayah perusahaan (terlepas dari lokasi produksinya), jumlah jam kerja sesuai dengan Peraturan ini dimasukkan dalam lembar waktu untuk setiap hari kerja.

3.5.32. Apabila pekerja tidak berada di wilayah tempat produksi perusahaan, atau tidak menjalankan fungsi ketenagakerjaan, maka surat keterangan penggunaan waktu dimasukkan dalam lembar waktu sesuai dengan Lampiran 3.

3.5.33. Jika beberapa jenis waktu digunakan dalam satu hari (misalnya 6 jam kerja dan 2 jam waktu menganggur), lembar waktu disimpan untuk satu karyawan dalam dua baris.

3.5.34. Liburan (tahunan dan administratif), cuti sakit diberikan untuk semua hari kalender, termasuk akhir pekan (kecuali hari libur).

3.6. Gaji karyawan dihitung oleh departemen akuntansi perusahaan berdasarkan lembar waktu yang dimasukkan ke dalam database elektronik 1C oleh karyawan departemen yang bertanggung jawab atas lembar waktu.

3.7. Data jam kerja yang dimasukkan ke dalam database elektronik 1C harus sesuai dengan data timesheet yang diisi sesuai Lampiran 2.

3.8. Koreksi atau catatan tambahan tidak diperkenankan pada rapor.

4. Tata cara pembuatan dan penyerahan timesheet

4.1. Setidaknya seminggu sekali, pegawai yang bertanggung jawab atas ketepatan waktu mengumpulkan data penggunaan waktu kerja untuk departemennya

4.2. Ketika pekerja keluar pada shift kerja, dinas keamanan mencatat waktu keluar dan kembali. Apabila pekerja tidak berangkat karena alasan pekerjaan (tidak ada pemecatan, dan pekerja tidak termasuk kategori A), maka waktu ketidakhadiran dipotong dari sisa jam kerja.

4.3. Semua kedatangan terlambat dan keberangkatan awal dari pekerjaan dicatat oleh dinas keamanan dan dipotong dari saldo waktu kerja. Pengecualian diberikan bagi pegawai yang masuk kerja terlambat atau pulang lebih awal karena pemberhentian, serta pegawai yang termasuk golongan A.

4.4. Pengecualian, bagi pekerja perseorangan yang datang bekerja dengan angkutan umum komuter atau antar kota, atas permintaan pekerja dan permohonan atasan langsung, waktu mulai shift kerja dapat digeser. Dalam hal ini lamaran pegawai yang disahkan oleh pimpinan unit terkait (Departemen, pelayanan, bengkel), dikirim ke Wakil Kepala Departemen Manajemen Personalia, Rezim dan Pengendalian Internal, dan salinannya dikirimkan ke bagian keamanan. melayani.

4.5. Data kasus keterlambatan, keberangkatan kerja yang tidak sah dikirimkan oleh dinas keamanan kepada Wakil Kepala Departemen Manajemen Personalia, Rezim dan Pengendalian Internal selambat-lambatnya pada tanggal 1 setiap bulan setelah bulan pelaporan. Wakil Kepala Departemen Manajemen Personalia, Rezim dan Pengendalian Internal membuat catatan analitis tentang pelanggaran rezim kerja dan istirahat oleh karyawan dan, pada hari kelima setiap bulan setelah bulan pelaporan, mengirimkannya ke kepala departemen terkait. departemen, bengkel, dan layanan.

4.6. Data penggunaan waktu kerja dimasukkan oleh pegawai departemen yang bertanggung jawab atas pencatatan waktu ke dalam database elektronik 1C sebelum pukul 17.00 pada hari ketiga bulan berikutnya setelah bulan pelaporan.

4.7. Pegawai departemen yang bertanggung jawab atas lembar waktu, sebelum pukul 17.00 pada hari pertama bulan berikutnya setelah bulan laporan, mengisi formulir lembar waktu sesuai Lampiran 2, mencetaknya dan setelah diperiksa dan ditandatangani oleh pejabat terkait, dipindahkan. untuk disimpan ke bagian akuntansi.

Bagaimana cara mengisi lembar waktu?
Lembar waktu tidak hanya mencerminkan jumlah jam kerja setiap karyawan, tetapi juga memungkinkan Anda mencatat informasi tentang kehadiran dan ketidakhadiran kerja setiap hari. Ada karyawan yang jatuh sakit, ada yang mangkir karena alasan yang tidak diketahui, dan ada pula yang berlibur. Mari kita lihat cara menandai semua kasus ini dengan benar di rapor.

Semua organisasi diwajibkan untuk memelihara lembar waktu. Dokumen ini diperlukan untuk:

menyusun laporan statistik tentang ketenagakerjaan untuk otoritas statistik.

Komite Statistik Negara Rusia telah menyetujui dua formulir terpadu untuk lembar waktu - T-12 dan T-13*. Bentuknya berbeda karena T-12 merupakan pilihan universal, dan T-13 dilakukan jika organisasi memiliki sistem otomatis untuk memantau kehadiran dan ketidakhadiran di tempat kerja (pintu putar). Dalam hal ini, data dimasukkan ke dalam formulir melalui komputer. Paling sering, tentu saja, mereka menggunakan formulir T-12, karena sistem akses tidak dipasang di semua organisasi.

Rapor dibuat dalam satu rangkap. Pada akhir bulan, rapor yang sudah diisi harus ditandatangani oleh kepala divisi struktural dan pegawai HR. Dokumen tersebut kemudian dikirim ke departemen akuntansi untuk penghitungan gaji.

Siapa yang menyimpan absensi

Sebelumnya, banyak organisasi memiliki posisi khusus - pencatat waktu. Sekarang para manajer menganggap tidak masuk akal untuk mempertahankan unit kepegawaian terpisah hanya untuk mencatat keluar dan tidaknya pekerjaan. Paling sering, tanggung jawab untuk menjaga lembar waktu diberikan kepada spesialis sumber daya manusia, akuntan atau kepala unit struktural di samping fungsi utamanya. Ingatlah bahwa tanggung jawab ini harus diabadikan dalam kontrak kerja dan uraian tugas karyawan atau diberikan kepadanya atas perintah direktur organisasi.

Bagaimana mencerminkan penggunaan waktu kerja dalam lembar waktu

Formulir T-12 dan T-13 praktis tidak berbeda komposisi detailnya, oleh karena itu kami akan mempertimbangkan pengisian absensi menggunakan contoh salah satu formulir - T-12. Atau lebih tepatnya, bagian pertamanya, yang disebut “akuntansi penggunaan waktu kerja”. Contoh pengisian absensi diberikan pada halaman ....

Lembar waktu disimpan selama satu bulan, dan pada akhir periode ini dirangkum jumlah jam kerja setiap karyawan.

Bentuk absensi: aturan dan sanksi

Hasil sementara juga dicatat (untuk paruh pertama dan kedua setiap bulan). Kehadiran dan ketidakhadiran kerja dicatat dengan metode registrasi berkelanjutan. Ini berarti bahwa untuk setiap hari dalam sebulan, beberapa sebutan dimasukkan ke dalam sel yang sesuai - kehadiran atau ketidakhadiran karena alasan tertentu (atau karena keadaan yang tidak jelas). Namun, dimungkinkan juga untuk tidak menandai kehadiran, tetapi hanya mencatat penyimpangan dari jadwal kerja (ketidakhadiran, keterlambatan, dll.). Jika tidak ada penyimpangan selama bulan tersebut, maka rapor hanya akan mencerminkan data akhir hasil pekerjaan paruh pertama dan kedua bulan itu serta hasil keseluruhan, dan sel lainnya akan tetap kosong.

Sekarang mari kita lihat bagaimana cara memasukkan sebutan di rapor.

Pada kolom 4 dan 6 formulir T-12 terdapat dua baris. Baris paling atas berisi surat penunjukan jenis waktu kerja yang dihabiskan pada setiap hari dalam sebulan (penampilan, liburan, perjalanan bisnis, cuti sakit, dll). Jumlah jamnya dicatat di bagian bawah. Sebutan surat diberikan pada halaman judul formulir T-12. Misalnya, jika seorang karyawan masuk kerja pada tanggal 13 Juni dan hadir penuh waktu, maka pada rapor bulan Juni di sel bernomor 13 di seberang nama belakang karyawan tersebut kita akan mencantumkan “I” dan 8 jam kerja. Jika dia sedang dalam perjalanan bisnis hari itu, maka perlu memberi tanda “K”. Namun dia tidak memiliki jam kerja di organisasi Anda pada hari itu, jadi kami memberi nilai nol pada intinya. Akhir pekan dan hari libur juga mempunyai sebutan tersendiri. Baris atas ditandai dengan "dalam" dan baris bawah dengan angka nol.

Ingat: untuk meletakkan kode ini atau itu, Anda harus punya alasan yang kuat. Misalnya, Anda dapat menandai cuti sakit di rapor Anda hanya jika Anda mengetahui secara pasti bahwa karyawan tersebut memiliki surat keterangan tidak mampu bekerja sementara. Tabel di halaman ... berisi daftar dokumen untuk semua kasus ketidakhadiran dan penyimpangan dari jadwal kerja yang telah ditetapkan. Jika Anda tidak memiliki dokumen yang mengkonfirmasi alasan ketidakhadiran karyawan tersebut, maka Anda hanya dapat mencatat dalam rapor ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui (“NN”).

Simbol waktu bekerja dan tidak bekerja yang disajikan pada halaman judul formulir T-12 juga digunakan dalam formulir T-13

Bagaimana meringkas

Pada akhir bulan, Anda perlu menghitung jumlah hari dan jam kerja. Pada saat yang sama, akhir pekan, ketidakhadiran, ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui, hari sakit, perjalanan bisnis tidak termasuk dalam perhitungan hari kerja - secara umum, semua hari ketika karyawan tidak masuk kerja. Untuk menghitung jumlah jam kerja, Anda cukup menjumlahkan angka pada baris kedua kolom 4 dan 6, lalu masukkan hasilnya pada kolom 5 (untuk paruh pertama bulan), kolom 7 (untuk paruh kedua). bulan ini) dan kolom 8-13 (untuk bulan secara keseluruhan) .

Secara terpisah, Anda perlu menghitung jumlah hari ketidakhadiran dan memasukkan informasi tentangnya di kolom 14-16. Kolom 15 berisi kode angka alasan ketidakhadiran (kode ini diberikan pada halaman judul formulir, beserta sebutan hurufnya). Misalnya kode liburan biasa adalah 09, dan ketidakhadiran karena alasan yang tidak diketahui adalah 30. Dan terakhir, perlu ditentukan jumlah hari libur setiap karyawan pada bulan tersebut dan dimasukkan pada kolom 17.

Simbol di lembar waktu

Materi diposting di situs HRM.RU

10 Teratas: Sistem Waktu dan Kehadiran

Sistem pelacakan waktu untuk bisnis menengah dan besar. Pemantauan otomatis waktu kerja di depan komputer, merekam rapat dan panggilan. Membagi program dan lokasi tempat karyawan bekerja menjadi produktif dan tidak produktif.

Pelacak Waktu Yaware

Layanan untuk pemantauan kinerja karyawan yang efektif. Pengendalian kedatangan terlambat, keberangkatan awal, dan ketidakhadiran karyawan dari pekerjaan. Ada aplikasi mobile untuk melacak karyawan lapangan.

Dokter Waktu

Program pelacakan waktu online. Melacak pekerjaan staf, tetapi juga memberikan rincian berapa banyak waktu yang dihabiskan untuk proyek (atau klien) tertentu. Adanya pengambilan screenshot untuk memantau pekerjaan karyawan.

Program ini mengumpulkan informasi tentang program apa yang digunakan karyawan tersebut dan berapa banyak waktu yang dia habiskan di berbagai situs. Laporan dihasilkan di mana manajer dapat melihat kinerja bawahan dan departemen baik menurut jadwal waktu kerja karyawan maupun untuk seluruh periode tanpa memperhitungkan jadwal. Keylogger mencegat semua penekanan tombol karyawan di komputer kerja mereka.

Solusi manajemen SDM. Memungkinkan Anda tidak hanya memantau aktivitas karyawan Anda di komputer, tetapi juga mengukur produktivitas mereka. Melacak jam kerja, menjalankan aplikasi, dan situs web yang dikunjungi. Tangkapan layar. Analisis teks yang diketik. Pemberitahuan otomatis tentang pelanggaran disiplin kerja. Berbagai macam laporan untuk departemen dan untuk setiap karyawan.

Sistem pelacakan waktu untuk perusahaan non-komputer. Memungkinkan Anda melacak jam kerja dengan mudah menggunakan terminal biometrik atau tablet Android, yang dapat dipasang di pintu masuk.

Jadwal saya

Pelayanan perencanaan jadwal kerja personalia. Akuntansi keterlambatan, cuti, cuti sakit, liburan. Buat jadwal kerja dengan satu klik. Pelacakan waktu kerja tanpa peralatan. Indikator Kinerja Utama

Aplikasi cloud untuk pelacakan waktu. Ini terdiri dari beberapa aplikasi yang dapat digunakan secara mandiri (atau dalam tim) dalam antarmuka online, di tablet atau ponsel.

Kakak laki-laki

Sistem pelacakan waktu. Memungkinkan Anda menandai waktu yang dihabiskan di tempat kerja, istirahat makan siang, dan waktu senggang; memonitor lalu lintas Internet, menghasilkan laporan tentang penggunaan waktu kerja.

Pelacakan waktu dan sistem kontrol akses menggunakan biometrik dan terminal perangkat keras

Layanan untuk mencatat dan memantau jam kerja penjual dan karyawan secara otomatis melalui pengenalan wajah. Memungkinkan Anda mencatat kedatangan dan keberangkatan, mengontrol kehadiran karyawan di tempat kerja, memberi tahu manajemen tentang masalah disiplin. Menghasilkan lembar waktu dengan laporan rinci kunjungan dan jam kerja.

OfficeMETRIK

Perangkat lunak pelacakan waktu karyawan kantor. Mencatat awal dan akhir hari kerja, istirahat makan siang, jeda, istirahat merokok. Memperhitungkan pengoperasian program dan kunjungan situs web. Semua statistik yang dikumpulkan oleh program ini disajikan dalam bentuk laporan visual.

Fitur mengisi lembar waktu

Perangkat lunak pelacakan waktu pribadi gratis

Solusi cloud untuk memantau pekerjaan karyawan di PC. Melacak berbagai aktivitas: menggunakan aplikasi, menjelajahi web, korespondensi di Skype, email. Memungkinkan Anda memantau desktop karyawan secara real time

1. Konsep dan isi lembar waktu

Setiap organisasi di Federasi Rusia harus menyimpan catatan jam kerja.

Tata cara penyusunan lembar waktu kerja

Dalam organisasi dan perusahaan besar, unit struktural khusus (grup, biro, sektor, dll.) untuk mengatur waktu dibuat. Dalam organisasi kecil, posisi terpisah dapat diperkenalkan - pencatat waktu. Di kantor-kantor di mana penggunaan karyawan tersebut untuk mencatat jam kerja tidak rasional, fungsi ini dipercayakan kepada pejabat yang berwenang (ditunjuk atas perintah manajer). Seringkali, pelacakan waktu menjadi tanggung jawab sekretaris.

Waktu kerja adalah waktu dimana seorang pegawai, sesuai dengan peraturan ketenagakerjaan internal organisasi dan syarat-syarat kontrak kerja, harus melaksanakan tugas ketenagakerjaannya, serta jangka waktu lain yang sesuai dengan peraturan perundang-undangan dan peraturan perundang-undangan lainnya. tindakan, berhubungan dengan waktu kerja1.

Majikan wajib mencatat waktu sebenarnya bekerja oleh setiap pekerja. Mempertahankan lembar waktu diatur dengan mempertimbangkan kekhususan pekerjaan organisasi.

Akuntansi penggunaan waktu kerja diselenggarakan untuk tujuan:

— memastikan kontrol atas kehadiran pekerja dan karyawan di tempat kerja tepat waktu, mengidentifikasi keterlambatan dan ketidakhadiran;

— memantau keberadaan personel di tempat kerja selama jam kerja, serta keberangkatan dan kedatangan karyawan tepat waktu pada waktu istirahat makan siang;

— mencatat keberangkatan tepat waktu karyawan dari tempat kerja pada akhir hari kerja;

— memperhitungkan waktu kerja sebenarnya, waktu henti, sakit, liburan dan bentuk penggunaan waktu kerja lainnya;

— pendaftaran ketidakhadiran.

Saat memelihara lembar waktu, Anda harus mengikuti aturan berikut:

1) Pencatatan kehadiran dan keberangkatan kerja dilakukan untuk organisasi secara keseluruhan atau tersendiri untuk bagian struktural.

2) Seorang karyawan dimasukkan dalam lembar waktu dan dikeluarkan darinya berdasarkan dokumen catatan personel utama (perintah perekrutan, kontrak kerja).

3) Setiap karyawan diberi nomor personel, yang ditempelkan pada semua dokumen akuntansi ketenagakerjaan dan upah dan disimpan oleh karyawan selama setiap pergerakan dalam organisasi. Jika seorang karyawan diberhentikan, nomor personelnya, sebagai suatu peraturan, tidak diberikan kepada karyawan lain selama tiga tahun2.

Berdasarkan data pencatatan waktu kerja dilakukan perhitungan upah. Informasi yang sama digunakan untuk menyusun formulir pelaporan statistik.

Jam kerja dicatat setiap hari, hasilnya dicatat dalam formulir lembar waktu terpadu yang dikembangkan oleh otoritas statistik. Saat ini, formulir yang disetujui oleh Keputusan Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 No. 1 digunakan.

Kewajiban untuk menyimpan timesheets dapat ditentukan dalam kontrak kerja karyawan, uraian tugas, atau diberikan kepadanya dengan perintah tersendiri untuk kegiatan utamanya. Untuk pelanggaran kewajiban mencatat waktu kerja, pejabat yang bersalah menanggung tanggung jawab administratif yang dikenakan oleh Inspektorat Tenaga Kerja Federal.

Rapor disimpan dalam satu rangkap. Pada akhir bulan dihitung jumlah hari dan jam kerja karyawan. Lembar waktu ditandatangani oleh kepala divisi struktural (dalam organisasi kecil - kepala organisasi) dan karyawan yang bertanggung jawab untuk memelihara lembar waktu. Dokumen yang ditandatangani dikirim ke departemen akuntansi untuk penghitungan gaji.

Timesheet menurut Art. 281 Daftar dokumen manajemen standar yang dihasilkan dalam kegiatan organisasi, yang menunjukkan periode penyimpanan, disetujui. Rosarkhiv 06.10.2000, disimpan selama satu tahun.

Untuk mencatat waktu kerja, digunakan formulir terpadu T-12 “Lembar waktu kerja dan perhitungan upah” dan T-13 “Lembar waktu kerja”3.

2. Mengisi lembar waktu

Mengisi formulir T-12. Untuk mengisi formulir absensi, digunakan surat penunjukan waktu bekerja dan tidak bekerja (lihat Lampiran 1). Sebutan ini terdapat pada halaman judul formulir T-12; juga digunakan saat mengisi formulir T-13.

Penting untuk mengikuti aturan berikut untuk mengisi lembar waktu. Untuk setiap tanda bersyarat (kecuali tanda pada jam kerja normal), diperlukan dokumen yang sesuai. Catatan tentang alasan ketidakhadiran kerja, bekerja paruh waktu atau di luar jam kerja normal atas inisiatif karyawan (atau pemberi kerja), pengurangan jam kerja, dll. dimasukkan ke dalam lembar waktu hanya berdasarkan dokumen yang dibuat dengan benar . Dokumen-dokumen tersebut dapat berupa, misalnya surat keterangan tidak mampu bekerja, surat perintah pemberian cuti, surat perintah perjalanan dinas, dan lain-lain.

Jika karyawan tidak memberikan dokumen yang relevan, kode huruf “NN” dicatat pada rapor - ketidakhadiran karyawan di tempat kerja karena alasan yang tidak diketahui. Selanjutnya, apabila alasan ketidakhadiran telah diketahui, koreksi dapat dilakukan pada lembar waktu. Apabila ternyata terjadi ketidakhadiran yang tercatat (misalnya berdasarkan laporan pimpinan unit struktural), maka rapor tersebut dapat dijadikan sebagai dokumen yang menjadi dasar penerapan tindakan disipliner atau pemberhentian pegawai berdasarkan pasal yang bersangkutan. Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Dalam bentuk timesheet T-12, dua kolom dialokasikan untuk mencerminkan waktu kerja harian yang dihabiskan setiap karyawan - 4 dan 6. Setiap kolom dibagi menjadi dua baris. Baris atas berisi simbol jenis waktu kerja yang dihabiskan, baris bawah menunjukkan jumlah jam dan menit kerja sebenarnya4.

Pada saat pengisian formulir T-12, jumlah hari kerja dimasukkan pada baris atas kolom 5 dan 7, dan jumlah jam kerja setiap pegawai selama periode akuntansi dimasukkan pada baris terbawah; di kolom 5 - untuk paruh pertama bulan itu, di kolom 7 - untuk paruh kedua.

Organisasi mana pun berhak menggunakan salah satu metode pemeliharaan timesheet berikut:

— rapor mencatat kehadiran dan ketidakhadiran kerja;

— hanya penyimpangan yang dicatat dalam rapor (ketidakhadiran, keterlambatan, lembur, dll.).

Bila menggunakan cara kedua, pada rapor kolom 5 dan 7 baris paling atas yang dimasukkan hanya kode lambang ketidakhadiran kerja (liburan, hari cacat sementara, perjalanan dinas, cuti sehubungan dengan pelatihan, waktu pelaksanaan). tugas negara dan publik, dll.), dan baris terbawah kolom ini tetap kosong.

Jika organisasi menggunakan jenis pembayaran yang sama dan rekening yang sesuai untuk semua karyawan, maka ketika menyusun lembar waktu dalam formulir T-12 di Bagian 2, kolom 18 - 22 tidak diisi. Jika jenis pembayaran yang berbeda dan rekening yang sesuai dibuat untuk kategori pegawai yang berbeda, maka absensi diisi pada kolom 18 – 34.

Apabila seorang pegawai pergi berlibur, maka hari libur harus dicantumkan dalam lembar waktu, karena hari libur tidak bekerja yang jatuh pada masa liburan tidak termasuk dalam cuti tahunan dan tidak dibayar5.

Jika seorang karyawan sedang berlibur, maka tidak perlu menandai hari libur, karena sudah termasuk dalam konsep “hari kalender liburan”.

Pemberhentian seorang karyawan dari pekerjaan diperhitungkan dalam kolom yang sesuai pada lembar waktu dengan mencatat waktu tidak masuk kerja atau tidak masuk kerja.

Jika seorang karyawan sedang dalam perjalanan bisnis pada akhir pekan atau hari libur, maka perlu untuk menunjukkan pada lembar waktu fakta bahwa ia tinggal dalam perjalanan bisnis, karena hari-hari tersebut akan dibayarkan kepadanya dengan tarif yang lebih tinggi.

Mengisi formulir T-13. Formulir T-13 “Lembar waktu kerja” biasanya tidak digunakan di organisasi kecil. Formulir ini digunakan untuk mencatat jam kerja jika organisasi memiliki pemrosesan data akuntansi secara otomatis (lihat Lampiran 2).

Formulir raport T-13 yang rinciannya terisi sebagian dapat dibuat dengan menggunakan teknologi komputer. Rincian tersebut meliputi: unit struktural, nama belakang, nama depan, patronimik, profesi (jabatan), nomor personel, yaitu data yang terdapat dalam direktori informasi permanen bersyarat. Dalam hal ini bentuk rapor mengalami perubahan sesuai dengan teknologi pengolahan data yang dianut.

Pada formulir T-13, jam kerja harian dicatat pada kolom 4. Berisi empat baris (dua untuk setiap setengah bulan) dan jumlah kolom yang sesuai dengan bulan (15 dan 16).

Jika organisasi menggunakan satu jenis pembayaran (umum untuk semua karyawan) dan akun terkait, pada formulir T-13, isikan detail “jenis kode pembayaran”, “rekening koresponden” di atas tabel dengan kolom 7 - 9 dan kolom 9, tanpa mengisi kolom 7 dan 9.

Jika suatu organisasi menghitung upah untuk beberapa (dari dua hingga empat) jenis pembayaran dan akun terkait, kolom 7–9 diisi saat mencatat data akuntansi.

Jika jumlah jenis pembayaran dan rekening terkait melebihi empat, formulir T-13 menyediakan blok tambahan dengan nomor kolom yang sama untuk mengisi data jenis pembayaran.

Dua kali sebulan (untuk paruh pertama dan kedua setiap bulan), jumlah total waktu kerja dihitung - hari dan jam kerja. Perhitungannya dilakukan dengan menjumlahkan angka-angka pada baris kedua kolom 4 dan 6 dan memasukkan hasilnya pada kolom 5. Data paruh kedua bulan juga diperoleh dengan menjumlahkan kolom 4 dan 6, namun hasilnya dimasukkan. pada kolom 7. Pada kolom 8 – 13 dimasukkan data pencatatan jam kerja secara keseluruhan per bulan.

Lembar waktu disimpan selama satu tahun di departemen (karyawan) tempat jam kerja dicatat.

Bibliografi

1. Andreeva, V.I. Contoh pengisian lembar waktu / V.I. Andreeva//Direktori Sumber Daya Manusia. – 2006. – No.2. – Hal.72 – 73.

2. Mitrofanova, V.V. Timesheet / V.V. Mitrofanova//Direktori Sumber Daya Manusia. – 2004. – No.11. – Hal.63 – 67.

3. Sankina, L.V. Time sheet / L.V. Sankina // Direktori sekretaris dan manajer kantor. – 2007. – Nomor 8. – Hal.36 – 39.

4. Kode Perburuhan Federasi Rusia. – M.: Prospek, 2008. – 208 hal.

Lampiran 1

Halaman: selanjutnya →

Untuk mencatat dan kehadiran karyawan suatu organisasi atau pengusaha di bagian produksi, lembar waktu kerja dalam formulir T-13 digunakan setiap hari, dan jika mereka tidak hadir, alasannya ditetapkan, yang juga tercermin dalam dokumen. Digunakan oleh karyawan HR atau Accounting berdasarkan data kehadiran karyawan yang disampaikan oleh manajer. Di bawah ini adalah formulir untuk diunduh.

Lembar waktu merupakan salah satu dokumen utama yang menjadi dasar pembentukan upah pekerja, terutama yang dihitung berdasarkan jam kerja sebenarnya. Dokumen tersebut mencatat informasi tentang kehadiran karyawan di bagian produksi, perjalanan bisnis, liburan, cuti sakit, termasuk fakta ketidakhadiran kerja dan ketidakhadiran.

Timesheet yang baik harus dibuat dan diserahkan ke bagian akuntansi 2 kali sebulan, satu untuk paruh pertama bulan untuk menghitung uang muka, dan yang lainnya untuk menghitung bagian utama. Tidak semua orang melakukan hal ini, namun tetap ada kehalusan dalam menghitung uang muka, meskipun bagian gaji dihitung berdasarkan jam kerja sebenarnya.

Templat lembar waktu kerja untuk diunduh di Excel

Mengisi formulir

Lembar waktu dikelola oleh orang yang berwenang dan diserahkan ke departemen akuntansi. Ada dua cara untuk mengisinya:

• Opsi No. 1 – Pernyataan diisi setiap hari, semua kehadiran dan ketidakhadiran karyawan dicatat di dalamnya.
• Opsi No. 2 – Hanya penyimpangan dari norma yang diisi, yaitu. Hanya ketidakhadiran, keterlambatan, dll. yang dicatat.

Tabel kode dasar pengisian formulir lembar waktu kerja

Peristiwa	Kode huruf	Kode digital
Kehadiran karyawan di produksi, hari kerja	SAYA	01
Weekend dan hari libur, kalau jadwalnya 5/2 biasanya hari Sabtu dan Minggu, jadwalnya fleksibel, maka sesuai jadwal	DI DALAM	26
Liburan tahunan yang dibayar	DARI	09
Cuti hamil	R	14
Cuti diberikan kepada karyawan untuk mengasuh anak di bawah usia 3 tahun	pendingin	15
Liburan dengan biaya sendiri, tanpa dibayar	SEBELUM	16
Perjalanan bisnis	KE	06
Ketidakhadiran yang keadaannya belum ditetapkan ditandai sampai klarifikasi.	NN	30
Cuti sakit	B	19

Kode utama untuk upah

• 2000 ditetapkan dalam hal pembayaran gaji dan tunjangan perjalanan.
• 2012 – saat membayar uang liburan.
• 2030 – gaji sakit.

Baca juga:

Formulir UTII-2 diperlukan pada saat mendaftarkan pengusaha perorangan sebagai pembayar UTII, contoh pengisian

Formulir lembar waktu pengisian contoh T-13

Anda tidak akan mengalami kesulitan dalam mengisi lembar waktu; ini sangat sederhana; Anda hanya perlu mengetahui kode dan data karyawan. Hal ini dilakukan seperti pada contoh yang diisi sesuai Opsi No. 1. Opsi No. 2 akan ditulis dengan cara yang sama, hanya kode kehadiran yang tidak dimasukkan, malah akan ada sel kosong, akhir pekan dan penyimpangan. akan diisi, dan juga jumlah waktu kerja.

Pada kolom 1 dimasukkan nomor urut catatan, dan pada kolom 2 - nama lengkap pegawai dan jabatannya.

Pada kolom 3 dimasukkan nomor personel.

Pada kolom 4 diisi data berdasarkan bulan dengan menggunakan kode huruf setiap pegawai. Untuk melakukan ini, kode huruf ditempatkan di sel atas, dan di sel bawah jumlah waktu kerja, dengan jadwal 5/2, ini akan menjadi 8 jam hari kerja. Penghitungannya dilakukan untuk paruh pertama bulan dan untuk paruh kedua, datanya dicatat di Kolom 5, dan yang terakhir di Kolom 6.

Kolom 7-9 diperlukan untuk memasukkan data yang menjadi dasar penghitungan upah dengan benar.

Di kolom 7 kode pembayaran dimasukkan, di kolom 8 - akun akuntansi yang mencerminkan biaya upah, dalam hal ini akun 44 ditunjukkan, tetapi mungkin ada akun lain, tergantung pada sistem alokasi biaya.

Pada kolom 10-13 diisi data absensi pegawai.

Situasi yang tidak biasa mungkin terjadi saat mengisi formulir

Sakit saat berlibur

Apabila seorang pegawai sakit pada masa pembukuan cuti tahunan dan membawa cuti sakit, maka pada rapor (B) perlu dicantumkan hari-hari yang ditentukan sebagai ganti hari libur (OT), dan cuti tersebut diperpanjang selama jangka waktu tersebut. cuti sakit tersebut.

Apabila pegawai tidak kembali dari liburan tetapi jatuh sakit, maka pada hari-hari ketidakhadirannya diberi tanda sementara (NN), dan setelah penyerahan dokumen pendukung berubah menjadi (B).

Pendaftaran hari libur pada saat cuti karyawan

Apabila pekerja mengambil cuti, dan pada periode tersebut terdapat hari libur sesuai dengan kalender produksi, maka perlu dicantumkan (B) pada hari libur tersebut. Misalkan seorang karyawan sedang berlibur pada tanggal 10 Juni sampai dengan 17 Juni, dan tanggal 12 Juni adalah hari libur, maka ganti kode (OT) dengan (B) pada hari tersebut. Hari tersebut tidak termasuk dalam masa liburan berbayar.

Pergi tanpa bayar

Dari formulir akuntansi yang tersedia, perusahaan dapat menggunakan formulir terpadu yang disetujui oleh Resolusi Komite Statistik Negara Rusia tanggal 5 Januari 2004 No.1.

Formulir jadwal akuntansi pada form T-12 (jika akuntansi dilakukan secara manual)

Formulir lembar akuntansi pada formulir T-13 (jika akuntansi dilakukan secara otomatis)

Undang-undang tidak menentukan siapa karyawan perusahaan yang harus bertanggung jawab memantau jam kerja. Oleh karena itu, manajer dapat menunjuk bawahan mana pun yang bertanggung jawab atas pekerjaan ini. Namun biasanya tanggung jawab seperti itu diberikan kepada karyawan departemen personalia dan kepala departemen.

Kartu absensi yang dikompilasi dengan benar memungkinkan Anda menentukan:

• berapa hari dalam sebulan karyawan tersebut bekerja (sedang berlibur, cuti sakit);
• apakah dia mematuhi disiplin kerja (keterlambatan, ketidakhadiran).

Berdasarkan data ini, gaji, berbagai jenis kompensasi dan pembayaran selanjutnya dihitung. Jika dokumen internal menetapkan hukuman atas pelanggaran disiplin kerja yang sering terjadi, mengisi lembar waktu kerja 0504421 dengan benar (contoh pengisian di bawah), T-12 atau T-13 akan membantu Anda mengetahui karyawan mana yang harus dimintai pertanggungjawaban.

Di mana mendapatkan persyaratan untuk desain formulir

Sebelum menunjukkan contoh pengisian lembar waktu (form 0504421 baru), kami akan menjelaskan informasi apa saja yang perlu dimasukkan di sana. Semua sebutan khusus yang diperlukan terdapat pada halaman pertama formulir T-12. Mereka juga relevan untuk T-13, dan formulir 0504421 memiliki sebutan tersendiri.

Perusahaan memutuskan secara independen simbol mana - huruf atau angka - yang akan digunakan. Ini adalah poin yang tidak penting. Namun ada dua cara untuk menulis data dalam lembar waktu:

• kehadiran atau ketidakhadiran dicatat setiap hari - pengisian terus menerus;
• hanya menunjukkan "penyimpangan" - keterlambatan, ketidakhadiran, pekerjaan di akhir pekan, waktu henti. Metode ini juga digunakan untuk pencatatan kumulatif waktu kerja.

Petunjuk langkah demi langkah pengisian rapor T-12

Mari kita asumsikan bahwa dalam suatu organisasi, pencatatan waktu dilakukan secara manual dan terpisah dari akuntansi pembayaran gaji kepada personel. Organisasi kami bersifat komersial, dan manajernya tertarik pada formulir Komite Statistik Negara. Kami akan menunjukkan cara mengisi bagian pertama formulir T-12 terpadu.

Blok 1

Kami mengisi halaman pertama rapor yang berisi informasi umum tentang organisasi itu sendiri, periode pelaporan, serta kode simbol alfabet dan digital.

Langkah 1. Masukkan informasi tentang nama lengkap organisasi.

Langkah 2. Masukkan nama departemen atau divisi organisasi. Jika organisasi tidak memiliki divisi struktural, biarkan kolom tersebut kosong.

Langkah 3. Masukkan kode delapan digit yang sesuai.

Langkah 4. Kami memasukkan informasi tentang periode pembuatan jadwal.

Langkah 5. Tetapkan nomor seri dan tunjukkan tanggal kompilasi.

Blok 2

Kami mengisi halaman kedua (kami menyarankan melakukan ini sesuai dengan). Secara teoritis, halaman ini diisi selama periode pelaporan, namun situasi mungkin timbul secara langsung dalam proses pekerjaan yang tidak sepenuhnya benar untuk segera tercermin dalam bagan.

Misalnya, karyawan K. tidak masuk kerja hari ini dan tidak memberi tahu manajernya tentang ketidakhadirannya. Sebenarnya ia tidak masuk kerja, namun tidak diketahui alasan ketidakhadirannya, dan kode huruf NN harus dicantumkan dalam rapor (tidak hadir karena alasan yang tidak diketahui, sampai keadaannya jelas). Misalkan besok dia akan keluar dan menjelaskan alasan ketidakhadirannya, oleh karena itu akan dilakukan perubahan jadwal, dan kode NN akan diganti dengan yang lain, tergantung alasan ketidakhadirannya.

Atau mungkin saja karyawan tersebut masuk kerja sesaat sebelum menyerahkan jadwal ke bagian akuntansi, sehingga disarankan untuk menyimpan catatan aktual baik dengan pensil atau dalam dokumen terpisah, yang dapat diulang sepuluh kali sebelum pemasukan informasi akhir secara langsung. menjadi T-12.

Langkah 6. Tetapkan nomor seri pertama.

Langkah 7. Tuliskan nama belakang, inisial dan posisi karyawan tertentu.

Langkah 8. Masukkan nomor personel (dapat dilihat pada pesanan pengangkatan atau di kartu pribadi karyawan T-2).

Langkah 9. Kami memasukkan informasi yang relevan ke dalam kolom kehadiran dan ketidakhadiran berdasarkan hari dalam sebulan, dan informasi ini tercermin dalam dua kolom:

• di kolom atas kode yang sesuai ditunjukkan (abjad atau numerik, tergantung apa yang Anda suka);
• Durasi ditunjukkan di kolom bawah.

Contoh tersebut menunjukkan prosedur untuk memelihara lembar waktu suatu organisasi selama periode lima hari. Bagaimana cara mengisi absensi dengan jadwal kerja enam hari yang benar? Semuanya sama, tapi hanya ada satu hari libur, bukan dua hari.

Langkah 10. Untuk setiap kolom, kami menghitung berapa hari dan jam kerja di paruh pertama bulan tersebut.

Langkah 11. Kami menghitung berapa banyak pekerjaan yang dilakukan pada paruh kedua bulan itu.

Langkah 12. Kita hitung berapa hari dan jam kerja total dalam sebulan.

Langkah 13. Masukkan jumlah hari ketidakhadiran atau ketidakhadiran, termasuk pengelompokannya pada kolom yang sesuai. Jika tidak ada hari seperti itu, kami meninggalkan sel kosong.

Langkah 14. Masukkan jumlah akhir pekan dan hari libur.

Langkah 15. Kami memeriksa kepatuhan angka yang diterima dengan kalender produksi. Jika ada yang tidak sesuai, kami mencari kesalahannya atau bersiap menjelaskan alasannya kepada manajemen.

Langkah 16. Kita tandatangani sendiri, dengan pimpinan unit struktural (bila ada), dengan pegawai HR (jika pegawai HR dan yang bertanggung jawab mengisi jadwal adalah orang yang sama, kita tandatangani keduanya) dan ambillah ke bagian akuntansi, dimana berdasarkan data jadwal, karyawan akan .

Contoh jadwal akuntansi yang telah selesai

Petunjuk pengisian formulir T-13

Terdapat beberapa perbedaan antara rapor T-12 dan T-13, namun secara umum sama dan diisi sesuai kaidah umum. T-12 diperbolehkan disimpan hanya untuk mencatat jam kerja, tanpa bagian 2 “Perhitungan dengan personel untuk upah”. Jika suatu perusahaan menggunakan Formulir T-13, maka harus diisi secara lengkap, termasuk baris tambahan untuk penggajian.

Apa yang harus ditulis di bagian ini? Untuk memeliharanya, Anda memerlukan daftar kode digital untuk jenis remunerasi yang disetujui oleh Perintah Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 10 September 2015 No. -7-11/ Besar karena mencakup semua kemungkinan jenis pendapatan warga negara. Namun untuk lembar akuntansi Anda hanya memerlukan beberapa kode saja, dan disajikan dalam tabel.

Pemeliharaan Formulir T-13 serupa dengan tata cara pembuatan isian pada T-12. Pertama, isi header formulir, lalu masukkan informasi tentang karyawan, tunjukkan data jam kerja dan hari libur dalam sebulan. Artinya, 15 langkah pertama dari instruksi harus diulang. Untuk ketidakhadiran selama periode pelaporan, entri tambahan dibuat di kolom 10-13, yang menunjukkan data umum.

Kolom 7-9 diberikan untuk menunjukkan:

• kode jenis pembayaran (pendapatan);
• akun koresponden;
• hari jatuh tempo pembayaran.

Ketika semua informasi yang diperlukan telah ditunjukkan, kami menandatangani dokumen (langkah terakhir).

Contoh formulir T-13 yang sudah diisi

Contoh menunjukkan bahwa untuk setiap karyawan Anda dapat menentukan 8 jenis kode pembayaran yang berbeda sekaligus. Untuk melakukan ini, kolom 7-9 diulang.

Sedangkan untuk akun terkait, hanya dapat ditunjukkan satu kali - di atas kolom 7-9, jika sama untuk semua orang. Namun jika selalu dimasukkan pada kolom 8, mereka juga tidak akan menganggapnya sebagai kesalahan.

Cara memantau jam kerja BUMN

Program apa yang digunakan untuk menyimpan timesheets?

Untuk mengisi lembar waktu secara otomatis, Anda harus membeli sebuah program (tetapi Anda masih harus memasukkan informasi ke dalamnya secara manual), atau menginstal seperangkat perangkat lunak dan perangkat keras yang secara otomatis akan mengumpulkan, menyimpan, dan memproses informasi tentang keberadaan pekerja di lokasi. , jam kedatangan dan keberangkatan, masa kerja dan istirahat karyawan, dll.

Sistem seperti itu memiliki fungsi untuk menganalisis informasi yang diterimanya, dan oleh karena itu sangat nyaman dan menghemat banyak waktu bagi petugas personalia dan akuntan. Pengusaha juga senang, karena setiap saat mereka dapat melihat di mana karyawan Petrov berada, apa yang dia lakukan, kapan dia pergi kemarin, dll. Namun, selain semua kelebihannya, sistem ini memiliki satu kelemahan signifikan - penerapan program semacam itu adalah sangat mahal.

Ekspresikan pendapat Anda tentang artikel tersebut atau ajukan pertanyaan kepada para ahli untuk mendapatkan jawabannya

Jam kerja dicatat menggunakan timesheet. Dengan menggunakan dokumen ini, Anda dapat menentukan jumlah jam kerja, standar waktu kerja, dan mengisi dokumentasi akuntansi. Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia mewajibkan pengusaha untuk membuat dokumen semacam itu untuk setiap karyawan dan mengisinya saat mereka bekerja. Terdapat petunjuk pengisian dan contoh rapor tahun 2019.

Bentuk dan tujuan dokumen akuntansi sesuai dengan Kode Perburuhan Federasi Rusia

Lembar waktu diperlukan untuk mencatat jam kerja karyawan. Ada dua bentuk dokumen akuntansi terpadu: T12 dan T13. Dimungkinkan juga untuk mengembangkan formulir Anda sendiri di dalam perusahaan. Ini adalah dasar penggajian.

Mereka digunakan untuk mencatat waktu benar-benar bekerja dan (atau) tidak bekerja oleh setiap karyawan organisasi, untuk memantau kepatuhan karyawan terhadap jam kerja yang ditetapkan, untuk memperoleh data waktu kerja, untuk menghitung upah, dan juga untuk menyusun pelaporan statistik. pada tenaga kerja.

Fungsi utama rapor:

1. Pencatatan harian waktu kerja. Memantau kepatuhan terhadap persyaratan undang-undang ketenagakerjaan saat ini.
2. Mencatat data waktu kerja setiap pekerja.

Sesuai dengan jumlah jam kerja, upah dihitung dan laporan dibuat untuk departemen statistik.

Denda: siapa yang bertanggung jawab?

Karena tidak adanya dokumen ini, perusahaan dapat dikenakan tanggung jawab administratif. Dalam situasi seperti itu, pejabat yang bertanggung jawab menghadapi pemecatan.

Jika perusahaan tidak mengalokasikan waktu untuk mengisi lembar waktu, inspektorat ketenagakerjaan akan mengenakan denda 10.000 rubel. Jika lembar waktu sudah lengkap, kesalahan mungkin diperhitungkan. Dokumen yang salah harus diperbaiki.

Untuk pelanggaran peraturan pengisian, denda hingga 50.000 rubel dikenakan. Hukuman administratif juga dimungkinkan. Tindakan ini memaksa perusahaan untuk tetap menganggur hingga 90 hari.

Tata cara pengisian lembar waktu

Ada tidaknya setiap pegawai tetap di tempat kerja dicatat dengan menggunakan metode registrasi berkelanjutan. Pendekatan ini digunakan jika jumlah jam kerja berbeda pada hari yang berbeda.

Jika jumlah hari kerja tidak berubah, maka digunakan cara kedua. Dengan menggunakan pendekatan ini, Anda dapat mencatat penyimpangan: ketidakhadiran, lembur, keterlambatan.

Judul Halaman

Informasi tersebut dimasukkan secara otomatis asalkan lembar waktu diisi menggunakan program khusus pada PC.

Simbol waktu bekerja dan tidak bekerja yang tertera pada halaman judul Formulir N T-12 juga digunakan pada saat pengisian lembar waktu pada Formulir N T-13.

Resolusi Komite Statistik Negara Federasi Rusia tanggal 5 Januari 2004 No.1

Ada daftar simbol di halaman judul. Ini adalah kode yang diterima secara umum yang digunakan saat mengisi semua formulir absensi.

Contoh yang benar: cara membuat dokumen

Dokumen akuntansi yang dimaksud dibuat dalam satu rangkap. Digunakan untuk menjalankan usaha, termasuk pengusaha perorangan.

Pada akhir bulan, rapor ditandatangani oleh manajer di semua tingkatan (kepala dan kepala departemen atau sektor), serta pejabat personalia yang bertanggung jawab. Setelah pendaftaran, lembar waktu dikirim ke departemen akuntansi.

Penyusunan dan pelaksanaan laporan dalam struktur anggaran

Perusahaan/instansi negara menggunakan formulir 0504421. Ini adalah dokumen yang mencatat penyimpangan penggunaan jam kerja. Dibentuk dua hari sebelum dimulainya periode akuntansi. Segala penyimpangan pada akhir bulan harus dijumlahkan dan ditransfer ke bagian akuntansi.

Cara mengisi formulir elektronik

Lembar waktu dapat dikompilasi dalam antarmuka program khusus. Pilihan paling sederhana adalah spreadsheet Excel. Ada juga solusi terintegrasi berdasarkan sistem informasi perusahaan.

Laporan terisi secara otomatis berdasarkan data pekerjaan. Bentuk rapor ini lebih mudah untuk disesuaikan.

Video: Cara mengisi lembar waktu

Mengisi dokumen untuk pembayaran borongan seorang karyawan: instruksi

Sistem kerja borongan melibatkan penghitungan upah tergantung pada volume pekerjaan yang dilakukan. Untuk tujuan ini, lembar waktu dan catatan produksi disimpan untuk setiap karyawan.

Fitur akuntansi untuk pembayaran borongan:

1. Tenaga kerja dapat diukur dalam hitungan jam. Misalnya pekerjaan guru, dosen, supir, dan lain-lain. Dalam keadaan seperti itu, waktu kerja tertera di rapor.
2. Dalam kasus lain, tanda “I” atau “01” diberi. Baris terakhir dokumen itu kosong.
3. Liburan dibayar secara terpisah. Besarnya pembayaran dijelaskan dalam kesepakatan bersama.

Penguraian simbol dan kode: "malam", keluar alih-alih waktu istirahat, dll.

Kode yang ditetapkan oleh Komite Statistik Negara Federasi Rusia dalam bentuk T12 digunakan. Penguraiannya dijelaskan pada halaman judul sampel.

• Saya adalah pekerjaan harian;
• B - bekerja pada hari libur dan akhir pekan;
• N - shift malam;
• PB - kehadiran di tempat kerja pada hari libur;
• C - kerja lembur;
• B - hari cacat sementara (cuti sakit);
• K - hari dalam perjalanan bisnis;
• OT - hari liburan yang direncanakan;
• OZ - liburan dengan biaya sendiri;
• U - cuti belajar di lembaga pendidikan;
• NN atau ZO - tidak masuk kerja karena alasan yang tidak diketahui;
• PR - ketidakhadiran. Jangan bingung dengan waktu istirahat, yang dapat disetujui secara resmi oleh manajemen.

Jika perlu, bila kode di atas tidak cukup, diperbolehkan untuk mengembangkan sebutan tambahan di perusahaan.

Kesalahan mendasar

Rapor harus diisi dengan memperhatikan persyaratan hukum. Kesalahan dan ketidakakuratan tidak termasuk. Kesalahan yang paling umum adalah:

1. Posisi karyawan tidak ditentukan. Tidak cukup hanya mencantumkan nama lengkap, Anda harus memasukkan nama jabatan Anda di perusahaan pada kolom tersebut.
2. Akhir pekan atau hari libur salah ditetapkan sebagai hari kerja.
3. Panjang hari sebelum hari libur salah. Jam kerja seperti itu biasanya dipersingkat. Penting untuk menandai jam 7, bukan jam 8.

Bagaimana seharusnya kombinasi posisi diperhitungkan?

Melacak waktu kerja karyawan paruh waktu memiliki beberapa kekhasan. Waktu kerja sebenarnya dicatat. Lama kerja per hari dicatat pada lembar waktu T12 pada baris di bawah, pada kolom 4 dan 6, atau pada T13 pada baris ke-2 dan ke-4. Dalam hal pekerjaan paruh waktu internal, waktu kerja dicerminkan secara terpisah untuk setiap posisi yang dipegang oleh karyawan.

Formulir standar pengisian rapor kerja bagi pelaku bisnis

Waktu kerja para pelancong bisnis dicatat dalam formulir T12. Kolom tersebut ditandai dengan huruf “K” atau angka “06”. Hanya hari yang dicatat, jam tidak ditentukan.

Aturan penggunaan formulir laporan berbeda-beda

Berdasarkan Seni. 7 dan 9, perusahaan yang melakukan kegiatan komersial dapat mengembangkan bentuk pencatatan jam kerja tambahan yang lebih sesuai dengan spesifikasi perusahaan. Organisasi anggaran lebih memilih bentuk timesheet berikut:

1. Lembar penghitungan upah (F No. 0504421).
2. Akuntansi dimaksudkan untuk pemrosesan informasi otomatis selanjutnya (F No. 0301008).

Formulir T12 dan T13 memiliki rincian yang sama sesuai dengan petunjuk pembuatan lembar waktu.

Bagaimana laporan harus disusun: peraturan

Dokumen diisi sebagai berikut:

1. Di bagian atas, isikan nama perusahaan atau lembaga, serta departemen atau sektornya (bila perlu).
2. Tanggal pasti persiapan dokumen dan nomornya diisi.
3. Data seluruh hari dalam periode ini dimasukkan pada kolom “Periode pelaporan”.
4. Bagian 1 berisi nomor seri.
5. Kolom 2 dan 3 diisi dengan informasi tentang pegawai tetap berdasarkan kartu pribadinya.
6. Pada kolom 4 dan 6 dimasukkan kode-kode yang sesuai dengan pengeluaran waktu kerja untuk setiap hari kerja pada periode akuntansi.
7. Kolom 5 dan 7 dimaksudkan untuk memperoleh hasil antara selama setengah bulan: sel di atas diisi dengan jumlah hari kerja sebenarnya, di bawah - jam kerja. Hal ini memungkinkan dilakukannya analisis awal.
8. Kolom 8 sampai 17 diisi setelah bulan.
9. Jumlah hari dan jam kerja dimasukkan pada kolom 14 dan 16.
10. Alasan kemungkinan kegagalan untuk muncul ditunjukkan dengan kode yang sesuai di kolom 15.
11. Kolom 17 digunakan untuk mencerminkan jumlah hari tidak bekerja (akhir pekan dan hari libur).
12. Kolom berikut (bagian kedua timesheet) dari kolom 1 sampai 55 diisi oleh akuntan.

Tanggung jawab untuk memelihara dan menyetujui

Karena kurangnya persyaratan yang jelas mengenai ketepatan waktu, perusahaan menetapkan prosedurnya sendiri untuk memelihara dokumentasi personel. Pengambilan keputusan dipengaruhi oleh berbagai faktor: keuangan, personel dan kemampuan organisasi perusahaan.

Menurut persyaratan Bagian 4 Pasal 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia, pemeliharaan lembar waktu adalah tanggung jawab pemberi kerja. Artinya manajemen berhak menunjuk pegawai tertentu untuk memelihara bentuk akuntansi ini.

Tanggung jawab ditetapkan dalam uraian tugas atau kontrak kerja berdasarkan perintah yang dikeluarkan oleh manajer. Tindakan tersebut diatur dalam Pasal 8, 57, 91 Kode Perburuhan Federasi Rusia.

Jika jumlah staf dalam suatu organisasi adalah dari 1 sampai 5 orang, tidak disediakan posisi tersendiri untuk menjaga lembar waktu. Tidak selalu disarankan untuk mempercayakan tugas pencatat waktu kepada salah satu karyawan. Hal ini memerlukan pelatihan lanjutan dan biaya tambahan. Biasanya, di perusahaan kecil, manajernya sendiri yang menyimpan lembar waktu. Jika suatu organisasi memiliki lebih dari 30 orang, waktu kerja dicatat oleh karyawan HR yang terpisah. Terkadang menggabungkan tanggung jawab diperbolehkan.

Tanggung jawab ketepatan waktu terkadang diberikan kepada seorang akuntan atau sekretaris.

Bagaimana melacak waktu

Di perusahaan dengan jumlah staf yang banyak, opsi akuntansi berikut digunakan:

1. Tabulasi terpusat. Perusahaan ini mempunyai beberapa karyawan pencatat waktu, yang tanggung jawab utamanya adalah mencatat catatan waktu kerja setiap karyawan.
2. Terdesentralisasi. Dalam hal ini, setiap divisi perusahaan memiliki pencatat waktunya masing-masing. Kepala unit struktural dapat menandatangani rapor. Hak ini dilaksanakan dengan kuasa dari manajer atau disetujui dengan perintah yang sesuai.

Kekhususan pekerjaan perusahaan seringkali tidak memungkinkan pengalihan hak tanda tangan dari manajer utama kepada kepala unit struktural. Hal ini memicu pelanggaran undang-undang ketenagakerjaan, yang dapat dideteksi selama inspeksi oleh pihak berwenang.

Rekomendasi: Sebelum mendelegasikan wewenang, Anda harus memastikan bahwa dokumen konstituen perusahaan tidak melarang pengalihan tersebut. Jika ada pembatasan, hak untuk menandatangani akan tetap berada pada pimpinan perusahaan induk.

Akuntansi “Perjalanan”: bagaimana memperhitungkan jam kerja jika seorang karyawan sedang dalam perjalanan bisnis

Tidak mungkin memantau pekerjaan seorang karyawan yang berlokasi di kota lain. Undang-undang ketenagakerjaan tidak memberlakukan persyaratan yang jelas untuk pelacakan waktu. Dalam kasus seperti itu, disarankan agar karyawan itu sendiri yang mencatat waktu kerjanya.

Menyusun dokumen akuntansi merupakan tanggung jawab tambahan yang harus dicatat dalam uraian tugas. Pembayaran tambahan diperlukan untuk menyelesaikan tugas ini.

Aspek moral harus berperan di sini. Karyawan harus jujur ​​dan tidak boleh menambah jam kerja. Pemimpin akan dapat menentukan seberapa jujurnya dia. Hasil kerja karyawan dan tingkat efektivitasnya dinilai.

Berapa lama suatu dokumen dapat disimpan, termasuk. di perusahaan berbahaya

Berdasarkan pasal 281 Daftar dokumen kegiatan perusahaan, lembar waktu harus disimpan paling sedikit satu tahun.

Di sisi lain, dokumen ini menjadi dasar penilaian pajak. "Surat-surat" tersebut disimpan hingga empat tahun sesuai dengan kode (klausul 8, klausa 1, pasal 23 Kode Pajak Federasi Rusia).

Selain itu, lembar waktu merupakan dokumen utama pengupahan. Artinya, harus disimpan setidaknya selama lima tahun (Pasal 17 Undang-Undang Federal “Tentang Akuntansi”). Dengan demikian, rapor disimpan minimal 5 tahun.

Apabila seorang pekerja bekerja dalam kondisi merugikan/berbahaya, ia menerima tunjangan pada saat menghitung pensiunnya. Kerja keras di suatu perusahaan kemungkinan besar mempunyai konsekuensi negatif bagi kesehatan dan kehidupan manusia. Dengan demikian, dalam kondisi seperti itu rapor disimpan selama 75 tahun.

Lembar waktu berisi informasi dasar yang digunakan untuk menghitung dan menghitung upah. Setiap kolom yang memuat lambang ini atau itu harus mempunyai bukti surat (surat perintah, surat keterangan cacat sementara, berbagai surat keterangan, pemberitahuan, surat keterangan). Untuk menghindari kesalahan dalam pengisian, penanggung jawab pemeliharaan dokumen akuntansi harus sangat berhati-hati dan memiliki pengetahuan khusus. Manajemen absensi yang tepat memastikan bahwa karyawan dibayar dengan benar. Hal ini tidak termasuk perselisihan perburuhan dan denda.

Di organisasi mana pun, wajib untuk menyimpan lembar waktu. Aturan untuk desain dokumen ini, tujuannya dan contoh siap pakai yang dapat digunakan sebagai sampel - semua ini dibahas di bawah.

Anda dapat mengunduh contoh formulir di akhir artikel.

Durasi shift yang direncanakan dan jumlah hari kerja dalam sebulan hampir selalu berbeda dengan jam dan hari kerja sebenarnya. Untuk mencatat fakta, lembar waktu disimpan: memungkinkan Anda mengumpulkan semua informasi tentang jam kerja yang sebenarnya dilakukan.

Tujuan dari dokumen ini ada dua:

1. Dapatkan informasi tentang seluruh periode waktu bekerja.
2. Dapatkan data ketidakhadiran untuk periode yang sama.

Informasi tersebut akan berguna, pertama-tama, bagi seorang akuntan. Beberapa inspektur juga memerlukan informasi - deskripsi terkait diberikan dalam tabel.

akuntan	perhitungan semua pembayaran yang perlu ditransfer ke karyawan: gaji, uang liburan, tunjangan perjalanan, dll.
perwakilan dari Layanan Pajak Federal	pemeriksa tertarik pada kebenaran perhitungan pembayaran dan pajak atas mereka: sering kali perusahaan diperiksa untuk melihat apakah basis pajak telah diremehkan
pegawai FSS	waktu kerja merupakan kepentingan dana sehubungan dengan penghitungan tunjangan sosial (misalnya, penitipan anak)
pengawas ketenagakerjaan	pengawas tertarik pada apakah hak-hak pekerja telah dilanggar
Perwakilan Rosstat	Karyawan Rosstat mengumpulkan data statistik - misalnya, menggunakan informasi dari rapor, mereka menyusunnya

Formulir: formulir dan sampel

Setiap perusahaan berhak menggunakan sampelnya sendiri atau mencatat jam kerja menggunakan formulir khusus T-12. Anda dapat mengambil bentuknya sebagai dasar (diberikan di bawah) dan menyesuaikannya dengan kebutuhan perusahaan.

Dokumen ini terdiri dari 3 bagian utama:

1. Halaman judul berisi sistem kode terpadu yang digunakan untuk menunjukkan, misalnya, hari libur tambahan (untuk lembur), cuti sakit, waktu henti karena kesalahan majikan, dll. Setiap keadaan memiliki kode alfabet dan numerik.
2. Bagian kedua (tabel) adalah pencatatan jam kerja yang sebenarnya. Dilakukan setiap hari (termasuk akhir pekan dan hari libur).
3. Dan bagian ketiga juga disajikan dalam bentuk tabel. Ini memberikan informasi tentang pembayaran gaji (jumlah, jam dan hari, tarif).

Seperti inilah bentuk formulir T-12 yang kosong.

Selain bentuk T-12, ada juga T-13. Bagian terakhir (ketiga) tidak ada di dalamnya - yaitu, dokumen ini adalah lembar waktu sederhana untuk mencatat jam kerja, tanpa perhitungan gaji. Contoh lengkap dokumen ditunjukkan di bawah ini.

Prosedur

Dokumen tersebut dikelola oleh karyawan yang ditunjuk secara khusus: mereka mencatat jam kerja setiap hari. Biasanya, orang yang bertanggung jawab atas pendaftaran yang benar adalah direktur unit struktural (misalnya, departemen penjualan). Wakilnya juga dapat berbagi tanggung jawab. Jika perusahaannya cukup besar, mereka memperkenalkan posisi khusus pencatat waktu, yang mencatat semua informasi.

Bagaimanapun, orang yang bertanggung jawab selalu ditunjuk oleh manajer, yang tentangnya perintah terkait dikeluarkan (contoh gratis) - misalnya, dokumen yang diberikan di bawah ini.

CATATAN. Semua orang yang bertanggung jawab harus membaca teks perintah dan menandatangani serta memberi tanggal.

Secara umum urutannya seperti ini:

1. Orang yang bertanggung jawab mencatat informasi untuk setiap hari.
2. Setelah selesai (setelah satu bulan), dokumen tersebut dikirim ke departemen HR.
3. Setelah departemen HR, dia masuk ke departemen akuntansi.
4. Tanda tangan terakhir tetap pada kepala unit struktural.

CATATAN. Ketika dokumen telah dilengkapi dan ditandatangani oleh semua orang yang bertanggung jawab, dokumen tersebut diarsipkan dan dikirim ke arsip untuk disimpan. Umur simpan minimum adalah 5 tahun. Tetapi jika pekerjaan di suatu perusahaan dilakukan dalam kondisi berbahaya dan berbahaya, waktu penyimpanan meningkat secara signifikan - setidaknya 75 tahun.

Cara mengisi lembar waktu: petunjuk langkah demi langkah

Saat mengisi, sistem notasi terpadu digunakan. Lembar waktu mencatat waktu kerja sesuai dengan aturan “satu posisi ditugaskan untuk satu posisi.” Hanya karyawan yang memiliki kontrak kerja yang diperhitungkan, termasuk pekerja paruh waktu internal - bagi mereka, khususnya, informasi harus dimasukkan dua kali.

Data untuk karyawan berikut tidak diperhitungkan:

• pekerja secara tidak resmi;
• pekerja paruh waktu eksternal;
• bekerja berdasarkan kontrak sipil.

Prosedur pengisian memerlukan desain halaman judul dan bagian tabel yang sebenarnya dengan benar.

Judul Halaman

Informasi berikut dicatat di sini:

1. Nama perusahaan (versi pendek diperbolehkan, misalnya, Alpha LLC).
2. Kode OKUD dan OKPO.
3. Nomor – perusahaan memilih sistem penomorannya sendiri. Misalnya, opsi yang umum adalah menetapkan nomor secara berurutan sepanjang tahun kalender.
4. Periode pelaporan – yaitu bulan dengan tanggal mulai dan berakhirnya pemeliharaan dokumen.
5. Yang kami maksud dengan tanggal kompilasi adalah hari terakhir setelah itu harus ditandatangani oleh seluruh karyawan yang bertanggung jawab. Kemudian dokumen tersebut masuk ke penyimpanan arsip.

Bagian tabel

Di sini Anda perlu mengisi semua bidang:

Informasi untuk perhitungan gaji

Jika formulir T-12 dipertahankan, maka bagian ini juga diisi. Di sini informasi dicatat terutama tentang 2 bentuk pembayaran:

1. Gaji sebenarnya (ditunjukkan dengan kode 4 digit 2000).
2. Pembayaran hari libur (ditunjukkan dengan kode 2012).

Semua jumlah didebit dari apa yang disebut rekening koresponden - jumlahnya akan sama, apa pun jenis pembayarannya.

Seperti biasa, jam kerja dicatat berdasarkan jumlah hari dan jam.

Di akhir dokumen, semua karyawan yang berwenang menandatangani:

• orang yang memelihara dokumen (jika ada)
• perwakilan SDM;
• kepala Departemen.

Instruksi video untuk pendaftaran

Komentar video tentang pengisian:

Lembar tambahan

Ada beberapa kasus ketika lembar waktu saja tidak cukup, karena akuntansi melibatkan pencatatan informasi tambahan. Maka Anda harus membuat lembar lain:

1. Jika seorang karyawan berhenti di pertengahan bulan atau di awal bulan. Dalam hal ini, semua hari dan jam kerja sebenarnya dicatat pada lembar tambahan. Dan pada formulir tersebut mereka mencatat “Diberhentikan” tepat pada tanggal terjadinya pemecatan. Kemudian dokumen tersebut diserahkan bersama dengan lembar tambahan.
2. Ini juga akan diperlukan ketika karyawan tersebut tidak bekerja, tetapi tidak melakukan kontak dan tidak memberitahukan alasan ketidakhadirannya. Apabila ia tidak pernah hadir (atau tidak mengambil dokumen yang membuktikan keabsahan alasannya), dan telah tiba waktunya untuk menyerahkan dokumen tersebut, maka dimasukkan kode 30 (huruf sebutan “NN”).

Dalam kasus seperti itu, lebih baik membuat semua tanda dengan pensil. Apabila di kemudian hari ternyata pegawai tersebut misalnya mendapat cuti sakit, maka ia harus memberi tanda pada kode 19 (huruf “B”).

Akuntansi yang diringkas: fitur perhitungan

Jika jumlah jam normal (8 jam per hari dan 40 jam per minggu) tidak dapat dipertahankan, maka jumlah total waktu kerja sebenarnya ditentukan sebagai jumlah sederhana. Prosedur ini ada di perusahaan yang:

• bekerja sepanjang waktu, secara bergiliran;
• gunakan jadwal yang fleksibel;
• mengatur pekerjaan bergilir.

Kemudian konsep utamanya menjadi periode akuntansi. – bulan kalender, kuartal pertama atau setahun penuh. Interval spesifik dipilih tergantung pada karakteristik perusahaan. Misalnya, jika pekerjaan diharapkan dalam kondisi berbahaya dan merugikan, maka jangka waktu 1 kuartal diambil sebagai dasarnya.

Jika untuk jangka waktu tertentu karyawan tidak melakukan pekerjaan karena alasan yang sah, maka waktu tersebut tidak diperhitungkan (yaitu dikecualikan sepenuhnya).

Situasi non-standar: apa yang harus dilakukan

Dalam kebanyakan kasus, pembuatan dokumen cukup sederhana, karena akuntansi didasarkan pada distribusi waktu kerja yang merata dan merata untuk setiap karyawan. Namun seringkali perintah ini dilanggar karena keadaan tertentu, misalnya:

1. Jika seorang rekan kerja meminta cuti dan manajer tidak berkeberatan, maka yang dicatat hanya jam kerja sebenarnya (dalam bilangan bulat). Ketidakhadiran ditunjukkan dengan tanda “I” atau dua angka “01”.
2. Jika dia sakit, maka mereka memberi tanda “B”, dan membiarkan kolom di bagian bawah kosong. Tentu saja, cuti sakit merupakan syarat wajib untuk mendapatkan tanda tersebut.
3. Jika direncanakan, dan karyawan mengambilnya dengan persetujuan, sesuai dengan prosedur yang berlaku, mereka membubuhkan sebutan “NV” (dalam versi digital, kode “28”). Ada kalanya alasan sebenarnya ketidakhadiran untuk sementara tidak diketahui. Kemudian Anda dapat memasukkan “NN”, tetapi jika situasinya menjadi jelas, penunjukan yang sesuai dipilih, dan “NN” dicoret.
4. Jika rekan kerja melakukan perjalanan bisnis, tandai “K”. Ketika dia resmi kembali dan memulai tugasnya yang biasa, mereka membubuhkan huruf “I”.

Bagaimana melakukan perubahan

Pencatatan waktu kerja melibatkan pencatatan informasi yang dapat berubah sepanjang hari atau minggu, oleh karena itu lembar waktu memberikan kemungkinan untuk melakukan perubahan. Penyesuaian harus dilakukan untuk mencerminkan situasi faktual, yang kebenarannya terdokumentasi.

Ada 2 cara untuk melakukan koreksi:

1. Mungkin saja ada ketidakakuratan, tetapi dokumen tersebut dilengkapi dengan apa yang disebut formulir koreksi. Kedua makalah tersebut diserahkan untuk verifikasi bersama.
2. Dokumen asli telah diperbaiki, tetapi tidak ada formulir tambahan yang dibuat. Maka Anda perlu hati-hati mencoret semua data yang salah. Ini dilakukan dengan menggunakan garis horizontal. Jika informasi yang salah terdapat pada kolom yang berdekatan, satu baris akan dicoret.

Dalam hal ini, entri yang sesuai harus dibuat yang menjelaskan situasinya secara rinci, misalnya.