Berupa dokumen contoh elektronik. Dokumen sumber

Saat ini, arus dokumen elektronik dengan berani menerobos kehidupan kita, saat ini hampir semua perusahaan menggunakan dokumen elektronik, menggunakan e-mail, deklarasi elektronik, terutama karena untuk perpajakan deklarasi PPN wajib ditetapkan oleh undang-undang. Seseorang pindah dan menggunakan sistem manajemen dokumen elektronik dalam kehidupan sehari-hari mereka dan menerjemahkan semua pelaporan dan dokumen utama ke dalam bentuk elektronik.

Konsep manajemen dokumen elektronik dan keunggulan manajemen dokumen elektronik

Manajemen dokumen elektronik adalah cara bekerja dengan dokumen. Fitur pengelolaan dokumen elektronik adalah dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik. Dokumen semacam itu, yang ditandatangani dengan EDS, nilainya sama dengan dokumen kertas.

Manajemen dokumen elektronik memiliki pro dan kontra.

Meja
Pro dan kontra dari manajemen dokumen elektronik

Keuntungan dari manajemen dokumen elektronik	Kekurangan manajemen dokumen elektronik
Kemampuan untuk menemukan dokumen dengan cepat; Adanya struktur aliran dokumen yang terpusat; Penyimpanan dokumen secara sistematis dalam arsip elektronik; Kesederhanaan dalam pendaftaran dan persetujuan dokumen; Kemampuan untuk menandatangani dan mengirim dokumen melalui saluran komunikasi elektronik, yang menghemat waktu; Kemampuan menyusun dokumen serupa; Audit elektronik	Kebutuhan untuk membeli tanda tangan digital elektronik; Ketidakmungkinan penggunaan jika rekanan tidak menggunakan manajemen dokumen elektronik; Biaya tambahan untuk pengelolaan dokumen elektronik; Kurangnya format alur dokumen yang terpadu; Ketidakpercayaan sebagian pengguna terhadap dokumen elektronik

Pada saat yang sama, peredaran dokumen elektronik semakin berkembang. Dan ada prasyarat untuk ini.

Pertama, pengelolaan dokumen elektronik diatur dalam peraturan perpajakan. Misalnya, saat menyampaikan laporan premi asuransi atau pajak penghasilan pribadi, harus disampaikan secara elektronik jika perusahaan mempekerjakan lebih dari 25 orang. Untuk menyampaikan laporan dalam bentuk elektronik, perlu disampaikan pernyataan dalam bentuk elektronik. Selain itu penjelasannya, jika laporan disampaikan dalam bentuk elektronik maka pada tahun 2017 juga perlu diberikan dalam bentuk dokumen elektronik.

Kedua, manajemen dokumen elektronik diadopsi dalam akuntansi. Menurut UU No. 402-FZ "Tentang Akuntansi", dokumen akuntansi utama dibuat di atas kertas dan (atau) dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik.
Ketiga, pada tahun 2017, peredaran dokumen elektronik akan mengalami perkembangan yang lebih besar dalam proses hukum. Dengan demikian, banyak yang terbiasa dengan fakta bahwa keputusan pengadilan dipublikasikan secara elektronik di Internet. Menurut Pasal 4 Kode Prosedur Arbitrase Federasi Rusia, pernyataan klaim, pernyataan, keluhan, presentasi dan dokumen lainnya dapat diajukan ke pengadilan di atas kertas atau dalam bentuk elektronik, termasuk dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dengan cara yang ditentukan oleh undang-undang Federasi Rusia, dengan mengisi formulir yang dipasang di situs resmi pengadilan di jaringan informasi dan telekomunikasi "Internet". Ketentuan serupa ditetapkan di bagian prosedur sipil.

Keempat, teknologi elektronik telah menjadi bagian dari kehidupan kita dalam hal penggunaan pengelolaan dokumen elektronik dalam dokumen tender dan lelang elektronik. Menurut pasal Undang-undang Federal 05.04.2013 No. 44-FZ (direvisi dari 03.07.2016) "Tentang sistem kontrak di bidang pengadaan barang, pekerjaan, jasa untuk memenuhi kebutuhan negara bagian dan kota", lelang dalam bentuk elektronik (lelang elektronik) berarti lelang , di mana informasi tentang pengadaan dikomunikasikan oleh pelanggan kepada jumlah orang yang tidak terbatas dengan menempatkan dalam sistem informasi terpadu pemberitahuan lelang dan dokumentasi seperti itu, persyaratan seragam dan persyaratan tambahan diberlakukan pada peserta pengadaan, penyelenggaraan lelang tersebut disediakan di situs elektronik oleh operatornya.

Alasan kelima terkait dengan kenyataan bahwa saat ini banyak perusahaan beroperasi di daerah yang berbeda, dengan kota yang berbeda, oleh karena itu, untuk menyelenggarakan bisnis yang efektif, diperlukan percepatan alur kerja dan penyederhanaan hubungan antarpihak. Dalam hal ini, secara intuitif, banyak perusahaan yang memperkenalkan manajemen dokumen elektronik.

Bagaimana cara memperkenalkan manajemen dokumen elektronik?

Pada tahap pertama, perlu dibuat keputusan mendasar tentang pengenalan manajemen dokumen elektronik. Keputusan seperti itu diformalkan dengan perintah untuk perusahaan. Beberapa perusahaan mengembangkan tindakan lokal khusus yang mengatur alur kerja dan persetujuan dokumen di dalam perusahaan, fitur tersebut meliputi persetujuan dokumen antar departemen, menempatkan di bawah kendali, penandatanganan oleh manajemen dan penyimpanan dokumen arsip.

Pada tahap kedua, Anda perlu memilih tanda tangan mana yang akan digunakan perusahaan saat menyiapkan dokumen.

Tanda tangan elektronik sederhana adalah tanda tangan elektronik yang, melalui penggunaan kode, kata sandi, atau cara lain, menegaskan fakta pembentukan tanda tangan elektronik oleh orang tertentu.

Tanda tangan elektronik tidak berkualifikasi adalah tanda tangan elektronik yang:

1. diperoleh sebagai hasil dari transformasi kriptografi informasi menggunakan kunci tanda tangan elektronik;
2. memungkinkan Anda untuk mengidentifikasi orang yang menandatangani dokumen elektronik;
3. memungkinkan Anda mendeteksi fakta membuat perubahan pada dokumen elektronik setelah saat penandatanganannya;
4. dibuat dengan menggunakan alat tanda tangan elektronik.

Tanda tangan elektronik yang memenuhi syarat adalah tanda tangan elektronik yang memenuhi semua karakteristik tanda tangan elektronik yang tidak memenuhi syarat dan karakteristik tambahan berikut:

1. kunci verifikasi tanda tangan elektronik ditentukan dalam sertifikat yang memenuhi syarat;
2. untuk membuat dan memverifikasi tanda tangan elektronik, alat tanda tangan elektronik digunakan yang memiliki konfirmasi kepatuhan dengan persyaratan (Pasal 5 Undang-Undang Federal tertanggal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana telah diubah pada 30.12.2015) "Pada tanda tangan elektronik." Namun, dalam banyak kasus, dokumen diperlukan untuk untuk tujuan keamanan, ini adalah tanda tangan yang memenuhi syarat.

Tahap ketiga akan menjadi pilihan pusat sertifikasi khusus. Untuk memilih perusahaan yang mengkhususkan diri dalam manajemen dokumen elektronik, penting untuk mengevaluasi kenyamanan bekerja dengan perusahaan tertentu. Penting untuk menentukan biaya layanan yang diberikan, kemungkinan fungsi tambahan, serta layanan untuk pengelolaan dokumen elektronik, juga penting untuk menetapkan tanggung jawab apa yang dipikul oleh perusahaan pusat sertifikasi jika terjadi kegagalan teknis dan masalah dalam pengelolaan dokumen.

Pada tahap keempat, perlu disediakan dokumen untuk membuat kesepakatan.

Tahap kelima adalah penyelesaian kesepakatan dengan pusat sertifikasi. Menurut Pasal 2 dari Undang-Undang Federal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana telah diubah pada 30.12.2015) "Pada Tanda Tangan Elektronik", pusat sertifikasi adalah badan hukum, pengusaha perorangan, atau badan negara bagian atau badan pemerintah lokal yang menjalankan fungsi membuat dan menerbitkan sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik, serta fungsi lainnya.

Tahap keenam adalah pengenalan manajemen dokumen elektronik di perusahaan, organisasi pertukaran dokumen elektronik tertentu. Faktur dibuat dalam bentuk elektronik dengan kesepakatan bersama para pihak yang bertransaksi dan jika mereka memiliki sarana dan kemampuan teknis yang kompatibel untuk menerima dan memproses faktur ini sesuai dengan format yang disetujui.

Apa isi perjanjian dengan pusat sertifikasi?

Saat membuat kontrak dengan pusat sertifikasi, perlu memperhatikan status hukum dari pusat sertifikasi. Akreditasi pusat sertifikasi dilakukan dengan syarat, khususnya memenuhi persyaratan ketersediaan jaminan finansial atas kewajiban kerugian yang ditimbulkan kepada pihak ketiga karena kepercayaan mereka terhadap informasi yang ditentukan dalam sertifikat kunci verifikasi tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh pusat sertifikasi tersebut, atau informasi yang terdapat dalam daftar sertifikat. dikelola oleh pusat sertifikasi dalam jumlah setidaknya 1,5 juta rubel.

Saat membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi, penting untuk memperhatikan subjek perjanjian. Menurut pasal 432 KUH Perdata Federasi Rusia, ini adalah ketentuan yang wajib untuk kontrak jenis ini. Kontrak dianggap selesai jika antara para pihak, dalam bentuk yang disyaratkan dalam kasus yang sesuai, tercapai kesepakatan pada semua persyaratan penting kontrak. Artinya, penting untuk menguraikan subjek kontrak dengan paling jelas.

Subjek perjanjian mengikuti hukum "Pada tanda tangan elektronik".

Pusat Verifikasi:

1. membuat sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik dan menerbitkan sertifikat tersebut;
2. menetapkan masa berlaku sertifikat kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik;
3. membatalkan sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik yang dikeluarkan oleh otoritas sertifikasi ini;
4. menerbitkan alat tanda tangan elektronik atas permintaan pemohon;
5. memelihara register sertifikat kunci untuk verifikasi tanda tangan elektronik yang dikeluarkan dan dibatalkan oleh pusat sertifikasi ini;
6. menetapkan prosedur untuk memelihara register sertifikat;
7. menghasilkan kunci tanda tangan elektronik dan kunci verifikasi tanda tangan elektronik atas permintaan pemohon;
8. memeriksa keunikan kunci untuk memverifikasi tanda tangan elektronik di registri sertifikat;
9. memeriksa tanda tangan elektronik atas permintaan dari peserta dalam interaksi elektronik;
10. melakukan kegiatan lain yang berkaitan dengan penggunaan tanda tangan elektronik.

Tanggung jawab pusat sertifikasi datang dalam kasus-kasus berikut:

1. tidak terpenuhinya atau tidak terpenuhinya kewajiban yang timbul dari kontrak untuk penyediaan layanan oleh pusat sertifikasi;
2. non-pemenuhan atau pemenuhan tugas yang tidak tepat (klausul 3 dari pasal 13 Undang-undang Federal tanggal 06.04.2011 No. 63-FZ (sebagaimana telah diubah pada 30.12.2015) "Pada tanda tangan elektronik").

Asuransi dapat diberikan sebagai ketentuan tambahan dari perjanjian dengan pusat sertifikasi.

Bagaimana cara mengatur aliran dokumen elektronik di dalam perusahaan?

Di dalam perusahaan, manajemen dokumen elektronik harus diatur seperti jarum jam. Bagaimanapun, penting bahwa manajemen dokumen elektronik melibatkan pemindaian dokumen, penandatanganan dengan tanda tangan digital elektronik. Ini berarti bahwa diperlukan seorang spesialis yang bertanggung jawab atas salinan pindaian elektronik, dan perangkat lunak khusus harus dipasang di tempat kerja manajer yang memungkinkan mereka menandatangani dokumen.

Penyusunan, pelaksanaan dan persetujuan draft dokumen elektronik dilakukan sesuai dengan aturan umum pekerjaan kantor yang ditetapkan untuk dokumen sejenis di atas kertas. Dokumen elektronik harus memiliki semua persyaratan yang ditetapkan untuk dokumen serupa di atas kertas, dengan pengecualian cetakan segel, karena segel bukan persyaratan wajib. Di dalam perusahaan, metode konfirmasi tindakan dengan dokumen elektronik dapat digunakan, di mana tanda tangan digital elektronik tidak digunakan. Misalnya, tanpa tanda tangan digital elektronik, dokumen dapat diserahkan untuk dikontrol.

Jika Anda ingin mengatur aliran dokumen dengan rekanan Anda, maka Anda harus memasukkan ketentuan yang relevan dalam kontrak dengan rekanan.

Dokumen dibuat dan ditandatangani secara elektronik. Sarana tanda tangan digital elektronik yang digunakan harus disertifikasi sesuai dengan prosedur yang ditetapkan.

Cara termudah adalah mengatur aliran dokumen elektronik dengan otoritas, misalnya dengan layanan pajak. untuk ini, Anda juga perlu mendapatkan tanda tangan elektronik dan membuat perjanjian dengan pusat sertifikasi. Paling sering, wajib pajak menyerahkan deklarasi, penjelasan, faktur kepada otoritas pajak. Sebagai "masukan", dokumen tersebut dibuat oleh otoritas pajak sesuai dengan Pesanan Layanan Pajak Federal Rusia tertanggal 15 April 2015 No. ММВ-7-2 / [email dilindungi] "Atas persetujuan Prosedur untuk mengirim dokumen yang digunakan oleh otoritas pajak dalam menjalankan kekuasaan mereka dalam hubungan yang diatur oleh undang-undang tentang pajak dan biaya, dalam bentuk elektronik melalui saluran telekomunikasi dan atas pengakuan sebagai tidak valid dari ketentuan tertentu dari urutan Layanan Pajak Federal tanggal 17 Februari 2011 No. ММВ-7 -2 / [email dilindungi]».

Dokumen-dokumen tersebut meliputi:

1. persyaratan penyampaian penjelasan;
2. pemberitahuan dari perusahaan asing yang dikendalikan;
3. pemberitahuan pemanggilan wajib pajak (wajib pajak, agen pajak);
4. pemberitahuan pajak;
5. keputusan untuk menangguhkan transaksi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
6. keputusan untuk membatalkan penangguhan transaksi pada rekening wajib pajak (pembayar biaya, agen pajak) di bank dan transfer uang elektroniknya;
7. keputusan untuk melakukan pemeriksaan pajak di tempat;
8. dokumen lainnya.

Jadi, jika kita berbicara tentang dokumen elektronik internal perusahaan, maka peredarannya akan diatur oleh undang-undang lokal internal, jika kita berbicara tentang hubungan dengan rekanan, maka hubungan seperti itu diatur oleh para pihak, dan jika arus dokumen diatur dengan otoritas, maka otoritas akan bertindak sesuai dengan prosedur elektronik. alur kerja yang diadopsi untuk perusahaan tertentu.

Bagaimana mengatur penyimpanan dokumen elektronik?

Tindakan normatif utama yang mengatur penyimpanan dokumen elektronik adalah Aturan untuk mengatur penyimpanan, akuisisi, akuntansi dan penggunaan dokumen dari dana arsip Federasi Rusia dan dokumen arsip lainnya di badan pemerintah, otoritas lokal dan organisasi (disetujui oleh Perintah Kementerian Kebudayaan Federasi Rusia No. 526, selanjutnya disebut Aturan). Untuk pertama kalinya, dokumen ini menetapkan aturan penyimpanan dokumen elektronik.

Bagaimana cara menyimpan dokumen?

Pertama-tama, perlu menyiapkan daftar kasus untuk organisasi tertentu. Nomenklatur kasus akan berbeda tergantung pada perusahaan dan bidang kegiatan.

Nomenklatur kasus digunakan untuk mengelompokkan dokumen yang dieksekusi ke dalam kasus, mensistematisasi dan mencatat kasus, menentukan waktu penyimpanannya dan mencari dokumen. Nomenklatur kasus adalah dasar untuk mengumpulkan inventaris kasus penyimpanan permanen dan sementara (lebih dari 10 tahun), serta untuk akuntansi kasus penyimpanan sementara (hingga 10 tahun inklusif).

Kedua, perlu untuk membentuk kasus. Untuk itu perlu dilakukan penelitian terhadap nilai dokumen yang akan disimpan dalam bentuk elektronik. Ingatlah bahwa ada periode penyimpanan standar untuk masing-masing dokumen. Misalnya, dokumen akuntansi disimpan selama 5 tahun, dan dokumen pajak - selama 4 tahun.

Ketiga, perlu untuk memeriksa bahwa data disimpan secara elektronik dalam nomenklatur kasus. Misalnya, “Jadwal waktu dan kehadiran. Dokumen elektronik ".

Keempat, Anda perlu mengarsipkan dokumen.

Sebelum Anda dapat menyimpan file elektronik, Anda perlu:
- bongkar dari sistem elektronik (jika dokumen dibuat dalam produk perangkat lunak khusus);
- melindungi dari kemungkinan perubahan dengan menyimpan dalam format yang sesuai;
- menulis ke media.

Format yang diterima secara umum untuk menyimpan dan mengarsipkan dokumen elektronik adalah PDF / A. Ini harus dibedakan dari PDF biasa, dengan setiap pembaruan yang ada peluang baru untuk bekerja dengan file. PDF / A adalah untuk sesuatu yang lain: ini adalah format untuk penyimpanan arsip dokumen elektronik jangka panjang.

Langkah kelima adalah kompilasi persediaan. Inventaris mencakup semua file elektronik yang telah dibuat sehubungan dengan dokumen elektronik. Namun, alih-alih jumlah lembar, yang ditunjukkan saat membentuk kasus di atas kertas, volume dokumen elektronik yang ditunjukkan.

Format inventaris mungkin terlihat seperti ini:

Posisi kepala unit struktural
	Tanda tangan	Decoding
Tanggal penandatanganan
SEPAKAT Judul pekerjaan kepala lembaga pendidikan prasekolah
	Tanda tangan	Decoding
Tanggal penandatanganan
Manajer arsip (penanggung jawab arsip)
	Tanda tangan	Decoding
Tanggal penandatanganan

Secara umum, jauh lebih nyaman untuk menyimpan dokumen dalam bentuk elektronik, karena tidak perlu lagi mencari dokumen kertas di seluruh ruangan di masa mendatang saat mencari dokumen. Juga lebih mudah untuk memberikan dokumen dalam bentuk elektronik atas permintaan pajak, Dana Pensiun, dan pengawas lainnya.

Dalam beberapa kasus, dokumen harus dihancurkan. Misalnya, memo disimpan untuk waktu yang lama, periode penyimpanan telah kedaluwarsa dan perlu dihancurkan. Dalam hal ini dilakukan pemeriksaan terhadap nilai dokumen. Pemeriksaan semacam itu bisa dilakukan oleh komisi khusus. Berdasarkan hasil pemeriksaan, dibuat undang-undang tentang alokasi dokumen untuk pemusnahan. Bentuk perbuatan tersebut dikembangkan oleh perusahaan secara mandiri. Dan atas dasar tindakan tersebut, disk atau media lain dihancurkan begitu saja.

Sebagai kesimpulan, perlu dicatat bahwa, tentu saja, masa depan adalah milik dokumen elektronik. Namun, penting untuk mengatur aliran dokumen elektronik dengan benar. Banyak perusahaan dihadapkan pada masalah pengorganisasian aliran dokumen yang tidak tepat, ketika hanya satu tempat kerja di satu departemen atau bahkan satu departemen yang terhubung ke aliran dokumen elektronik, ketika lebih dari separuh dokumen masih dalam bentuk kertas. Oleh karena itu, semua pertanyaan tentang manajemen dokumen elektronik harus diselesaikan "di darat" pada tahap penerapan sistem.

Nama dokumen:
Nomor dokumen:	606
Tipe dokumen:
Tubuh tuan rumah:	Pemerintahan RF
Status:	Akting
Dipublikasikan:
Tanggal adopsi:	29 Juni 2016
Tanggal berlaku:	12 Juli 2016
Tanggal Revisi:	20 november 2018

Tentang tata cara pengiriman, penggunaan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang dikuatkan, dan tentang penggunaan ...

PEMERINTAH FEDERASI RUSIA

RESOLUSI

Tentang prosedur pengiriman, penggunaan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita-pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang dikuatkan, dan tentang penggunaan sistem informasi negara federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" untuk mengajukan aplikasi, penjelasan, penarikan kembali dan keluhan

Dokumen dengan perubahan yang dilakukan:
(Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 07.12.2017, N 0001201712070005);
(Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 23.11.2018, N 0001201811230008).
____________________________________________________________________

Sesuai dengan "Prosedur Penegakan Hukum" Federal, Pemerintah Federasi Rusia

memutuskan:

1. Menyetujui Aturan terlampir untuk pengiriman, penggunaan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang dikuatkan, sesuai dengan itu orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan dianggap diberitahukan.

2. Federal Bailiff Service dan Kementerian Pengembangan Digital, Komunikasi, dan Media Massa Federasi Rusia akan menyediakan orang-orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum melalui sistem informasi negara federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" setelah melewati prosedur pendaftaran dalam sistem informasi negara federal "Sistem identifikasi dan otentikasi terpadu dalam infrastruktur yang menyediakan interaksi teknologi informasi dari sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dalam bentuk elektronik":
(Paragraf sebagaimana telah diubah dengan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 20 November 2018 N 1391, mulai berlaku pada tanggal 1 Desember 2018.

kemungkinan pengiriman dokumen elektronik berupa petisi, penjelasan, tantangan dan pengaduan sesuai dengan;

akses ke informasi (termasuk konten, tanggal dan waktu posting) tentang pemberitahuan, petisi, penjelasan, keberatan, keluhan, serta tentang banding yang diatur oleh Aturan yang disetujui oleh resolusi ini;

kemampuan untuk menyalin (menyimpan) informasi yang ditentukan ke media yang dapat dilepas dalam format yang dapat dibaca mesin.

Perdana Menteri
Federasi Rusia
D. Medvedev

Ketentuan pengiriman, penggunaan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang disempurnakan, yang dianggap oleh orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum telah diberitahukan.

1. Pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang diperkuat dan memenuhi syarat, diatur dalam paragraf 4 dari bagian 2 pasal 29 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan" (selanjutnya disebut sebagai pemberitahuan), dapat dikirim ke orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum hanya jika kepatuhan dengan kondisi berikut:

a) orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum telah terdaftar di sistem informasi negara bagian federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" (selanjutnya disebut sebagai portal tunggal) menggunakan sistem informasi negara bagian federal "Sistem identifikasi dan autentikasi terpadu dalam infrastruktur yang menyediakan informasi -Interaksi teknologi sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dalam bentuk elektronik "(selanjutnya - sistem identifikasi dan otentikasi terpadu);

b) orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum yang diterapkan ke operator portal tunggal dengan pernyataan tentang kemungkinan mengiriminya pemberitahuan penting secara hukum dalam bentuk elektronik dari otoritas negara.

2. Federal Bailiff Service memastikan penempatan pemberitahuan, yang isinya sesuai dengan persyaratan Pasal 25 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan", di satu portal di akun pribadi orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum (selanjutnya - akun pribadi).

3. Pemberitahuan akan dianggap telah dikirim dari saat orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum memasuki akun pribadi menggunakan sistem identifikasi dan otentikasi terpadu. Pemberitahuan fakta pengiriman dikirim ke Federal Bailiff Service untuk juru sita untuk membuat keputusan tentang proses penegakan hukum.

4. Seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum memiliki hak untuk mengajukan permohonan kepada operator portal tunggal dengan aplikasi untuk berhenti mengiriminya pemberitahuan penting secara hukum dalam bentuk elektronik dari otoritas negara.

Tanggal ketika operator portal terpadu berhenti memberikan pemberitahuan tentang fakta pengiriman yang diatur dalam klausul 3 Aturan ini, tanggal menempatkan aplikasi tersebut di akun pribadi atau mengirimkannya ke operator portal terpadu dengan surat terdaftar.

Orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum memiliki hak untuk mendaftar kembali ke operator portal tunggal dengan pernyataan yang diatur dalam sub-paragraf "b" dari paragraf 1 Aturan ini.

5. Seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum dapat menggunakan akun pribadi untuk mengirim, sebagai tanggapan atas pemberitahuan yang diterima, petisi, penjelasan, penolakan, dan pengaduan dalam bentuk dokumen elektronik sesuai dengan Pasal 50 Undang-Undang Federal "Tentang Proses Penegakan". Penyerahan dokumen ini dilakukan melalui infrastruktur yang memastikan informasi dan interaksi teknologi dari sistem informasi yang digunakan untuk menyediakan layanan negara bagian dan kota dan menjalankan fungsi negara bagian dan kota dalam bentuk elektronik (selanjutnya disebut sebagai infrastruktur interaksi). Tidak adanya kemungkinan ini pada saat mengirimkan dokumen elektronik yang sesuai karena kesalahan teknis dalam infrastruktur interaksi dapat menjadi dasar untuk pemulihan dan perpanjangan tenggat waktu sesuai dengan prosedur yang ditetapkan sesuai dengan dan 20 Undang-Undang Federal "Pada Proses Penegakan".

6. Untuk menentukan kemungkinan pengiriman pemberitahuan kepada seseorang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum, Federal Bailiff Service meminta informasi dari operator portal tunggal tentang kemungkinan pengiriman pemberitahuan yang signifikan secara hukum dalam bentuk elektronik kepada orang tertentu dari otoritas negara.

7. Jika orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum adalah otoritas negara, badan pemerintahan sendiri lokal, badan hukum lain atau pengusaha perorangan dan orang yang ditentukan memiliki kemampuan teknis untuk berinteraksi dengan Federal Bailiff Service melalui infrastruktur interaksi, maka pemberitahuan dapat dikirim ke orang tersebut melalui infrastruktur interaksi.

8. Pemberitahuan juga dapat dikirim ke orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum melalui surat tercatat yang dikirim dalam bentuk dokumen elektronik sesuai dengan aturan untuk penyediaan layanan pos. Dalam hal ini, orang yang berpartisipasi dalam proses penegakan hukum akan dianggap diberitahukan sejak saat pengiriman kiriman tercatat kepadanya.
(Item tersebut juga disertakan mulai 15 Desember 2017 berdasarkan Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 5 Desember 2017 N 1473)

Revisi dokumen dengan mempertimbangkan
perubahan dan penambahan disiapkan
JSC "Codex"

Tentang prosedur pengiriman, penggunaan jaringan informasi dan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita-pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang dikuatkan, dan tentang penggunaan sistem informasi negara federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" untuk mengajukan permohonan, penjelasan, penarikan kembali dan keluhan (sebagaimana diubah pada 20 November 2018)

Nama dokumen:	Tentang prosedur pengiriman, penggunaan informasi dan jaringan telekomunikasi, pemberitahuan dalam bentuk dokumen elektronik yang ditandatangani oleh juru sita-pelaksana dengan tanda tangan elektronik yang dikuatkan, dan tentang penggunaan sistem informasi negara federal "Portal terpadu layanan negara bagian dan kota (fungsi)" untuk mengajukan aplikasi, penjelasan, tantangan dan keluhan (sebagaimana diubah pada 20 November 2018)
Nomor dokumen:	606
Tipe dokumen:	Resolusi Pemerintah RF
Tubuh tuan rumah:	Pemerintahan RF
Status:	Akting
Dipublikasikan:	Portal Internet resmi untuk informasi hukum www.pravo.gov.ru, 04.07.2016, N 0001201607040054 Legislasi Terkumpul Federasi Rusia, N 28, 11.07.2016, Pasal 4732
Tanggal adopsi:	29 Juni 2016
Tanggal berlaku:	12 Juli 2016
Tanggal Revisi:	20 november 2018

Pertanyaan 5. Klasifikasi dokumen

Klasifikasi dokumen- pendistribusian dokumen ke dalam kelompok (jenis) berdasarkan tanda isi, bentuk persiapan, dll. untuk mengatur dan meningkatkan efisiensi kerja dengannya.

Klasifikasi memungkinkan Anda untuk mengembangkan metode tertentu untuk bekerja dengan setiap kelompok dokumen, memperbaikinya dalam instruksi, mengatur dokumen dalam pekerjaan kantor. 2. Secara konvensional, dokumen dapat dibagi menjadi beberapa kelompok berikut: melalui dokumentasi: tulisan tangan; elektronik;

Grafis;

film, foto, soundtrack;

berdasarkan area penggunaan: organisasi dan administrasi; keuangan dan akuntansi; ilmiah dan teknis; menurut pekerjaan; pelaporan dan statistik;

di tempat kompilasi:

Masuk (diterima oleh organisasi);

Keluar (dikirim dari organisasi);

Internal (dikompilasi dan digunakan dalam organisasi itu sendiri);

dengan cap pembatasan akses:

terbuka (tidak diklasifikasikan);

dengan cap pembatasan akses. Dokumen dapat memiliki perangko berikut:

"Untuk penggunaan resmi" (informasi resmi yang ditujukan hanya untuk karyawan dari organisasi atau industri tertentu); "Rahasia", "Sangat rahasia", "Penting khusus" (informasi yang berisi rahasia negara); "Rahasia" (informasi, yang aksesnya dibatasi oleh undang-undang Federasi Rusia);

"Rahasia komersial" (informasi yang memiliki nilai komersial karena tidak diketahui oleh pihak ketiga, yang tidak memiliki akses gratis atas dasar hukum dan yang karenanya pemilik informasi tersebut telah memperkenalkan rezim perlindungan);

berdasarkan asal:

pejabat (layanan) (mempengaruhi kepentingan organisasi, dibuat oleh badan hukum atau individu, dibuat dengan cara yang ditentukan); pribadi (berkaitan dengan kepentingan orang tertentu dan bersifat nominal);

pada th signifikansi yang konyol:

asli atau asli (salinan pertama atau tunggal dari dokumen resmi, ditandatangani secara pribadi oleh penulis);

salinan (dokumen yang sepenuhnya mereproduksi informasi dari dokumen asli dan semua fitur eksternal atau sebagian darinya yang tidak memiliki kekuatan hukum);

salinan resmi (salinan dokumen yang, sesuai dengan prosedur yang ditetapkan, rincian yang diperlukan diletakkan, memberi mereka kekuatan hukum);

duplikat (duplikat dokumen asli yang memiliki kekuatan hukum);

dengan presentasi:

individu (konten yang disajikan dalam bentuk bebas);

stensil (bila struktur, bagian dokumen, frasa standar disiapkan sebelumnya, dan bagian lainnya diisi saat menyusun, misalnya, sertifikat dari tempat kerja);

tipikal (dibuat untuk mendokumentasikan situasi standar, misalnya, perjalanan bisnis, dan digunakan di semua organisasi);

dengan umur simpan:

penyimpanan permanen;

penyimpanan jangka panjang (lebih dari 10 tahun); penyimpanan sementara (hingga 10 tahun).

1 . Dokumen elektronik- dokumen di mana informasi disajikan dalam bentuk elektronik, dengan persyaratan yang diperlukan agar pengakuannya valid.

Dokumen elektronik harus sesuai dengan yang berikut persyaratan:

dibuat, diproses, disimpan, dikirim dan diterima menggunakan perangkat lunak dan perangkat keras;

untuk ditampilkan (direproduksi) dalam bentuk yang dapat dipahami oleh persepsi.

Dokumen elektronikmungkin direproduksi dalam bentuk dan bentuk, bisa dimengerti: di layar tampilan; di kertas;

objek material lain yang dapat dipisahkan dari media mesin dalam bentuk yang dapat diakses untuk inspeksi visual. Saat menggunakan dokumen elektronik, Anda tidak diwajibkan untuk memberikan salinannya di atas kertas, kecuali untuk kasus yang diatur oleh undang-undang peraturan Federasi Rusia atau dengan persetujuan para pihak. Manfaatpenggunaan dokumen elektronik:

kumpulan dokumen komputer diminimalkan dengan menggunakan sampel siap pakai yang terdapat dalam memori PC; pemrosesan dokumen elektronik oleh komputer (misalnya, pesanan barang) jauh lebih cepat daripada pemrosesan dokumen kertas;

pengumpulan, sistematisasi, dan pencarian dokumen atau informasi apa pun dari dokumen dipercepat dan disederhanakan; menggunakan email, dokumen dengan cepat ditransfer ke jarak manapun; penyimpanan dokumen elektronik memungkinkan Anda untuk menyimpan sejumlah besar informasi pada media kecil dan oleh karena itu tidak memerlukan area yang luas untuk arsip; volume operasi teknis rutin dengan dokumen berkurang, waktu dibebaskan untuk menyelesaikan tugas manajemen yang berarti;

berkurangnya jumlah dokumen yang hilang yang lokasinya tidak diketahui;

informasi yang diterima dapat digunakan untuk menyiapkan dokumen lain (laporan, ringkasan, tinjauan, dll.), sehingga meningkatkan efisiensi dan kualitas dokumen yang sedang disiapkan.

Persetujuan draft dokumen elektronikmemiliki berikut ini keuntungan:

membaca dokumen di layar PC tanpa mengeluarkannya ke kertas; koreksi dilakukan pada draf dokumen;

Kerugiannyadokumen elektronik dapat dikaitkan: kerapuhan penyimpanan dibandingkan dengan dokumen kertas;

kebutuhan sarana teknis untuk membaca; kemungkinan membuat perubahan yang tidak sah (jika tidak ada tanda tangan digital elektronik (EDS) atau alat perlindungan lainnya).

3. Pengelolaan dokumen elektronik- proses perpindahan, pemrosesan, penyimpanan, dan pertukaran dokumen elektronik. Peserta dalam pertukaran dokumen elektronik - individu dan badan hukum, badan pemerintah Federasi Rusia, badan pemerintah daerah yang berpartisipasi dalam pertukaran dokumen elektronik.

Pengirim dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik, yang membuat dokumen elektronik, menandatanganinya dengan EDS miliknya dan mengirimkannya ke alamat penerima secara langsung atau melalui perantara informasi.

Penerima dokumen elektronik- peserta pertukaran dokumen elektronik, yang alamatnya diterima dokumen elektronik tersebut.

Perantara dalam pertukaran dokumen elektronik (perantara informasi)- badan hukum atau pengusaha perseorangan yang melakukan jasa terkait dengan pertukaran dokumen elektronik antara pengirim dan penerima dokumen elektronik.

Saat bertukar dokumen elektronik, alat keamanan informasi harus digunakan sesuai dengan persyaratan peraturan perundang-undangan Federasi Rusia.

Dokumen elektronik harus diverifikasi untuk memastikan keasliannya melalui verifikasi EDS. Konfirmasi keaslian dokumen elektronik dilakukan oleh penerima dokumen elektronik dengan menggunakan alat verifikasi EDS yang disediakan oleh pengirim atau distributor alat verifikasi EDS. Keaslian dokumen elektronikini dianggap dikonfirmasi jika, sebagai hasil dari pemenuhan oleh penerima dokumen elektronik dari prosedur yang disediakan melalui verifikasi tanda tangan digital, ketetapan dari semua rinciannya ditetapkan. Manajemen dokumen elektronikdiatur oleh regulasi:

negara;

intersektoral;

khusus industri;

lokal (perusahaan).

Regulasi hukumdi bidang peredaran dokumen elektronik diarahkan:

melaksanakan kebijakan negara terpadu di bidang peredaran dokumen elektronik;

memastikan keamanan dan perlindungan informasi selama pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, transmisi, dan penerimaannya;

memastikan hak dan kepentingan sah pengguna dokumen elektronik;

dukungan hukum untuk teknologi pembuatan, pemrosesan, penyimpanan, transmisi, dan penerimaan dokumen elektronik. Bekerja dengan dokumen elektronik yang dikirim melalui email dilakukan demikian pula bekerja dengan dokumen kertas. Oleh karena itu, disebut juga manajemen dokumen elektronik pekerjaan kantor otomatis.Setiap pelanggan di email diberikan kotak surat individu, yang diberi kode pengguna, dan pertukaran pesan elektronik dilakukan melalui kotak surat ini.

Pengirim dokumen elektronik membuat file pesan, menentukan namanya, tanggal, waktu pengiriman, dan memulai program pengiriman email.

Dokumen elektronik dikirim ke penerima sesuai dengan instruksi untuk milis.

Penerima menerima dokumen pada layar PC, yang, jika perlu, dapat ditransfer ke kertas. Menggunakan PC, dokumen elektronik didaftarkan.

Manajer, setelah menerima dokumen elektronik, memberikan resolusi padanya, dan dokumen tersebut dikirim ke PC ke pelaku (pelaku) melalui jaringan internal.

Proses Eksekusi Dokumen Elektronik serupapelaksanaan dokumen kertas. Peredaran dokumen elektronik terus berkembang, terutama sehubungan dengan perkembangan perdagangan internet. Jangka waktu penyimpanan dokumen elektronik sama,seperti pada kertas (misalnya, pemberitahuan bank dan persyaratan transfer - 5 tahun). Menyimpan file selama jangka waktu tersebut dapat mengakibatkan hilangnya file, oleh karena itu disarankan untuk membuat arsip khusus dokumen elektronik pada CD-ROM.

Kapan penyimpanan dokumen elektronik di arsip elektronik harus dipastikan:

perlindungan dokumen elektronik dari akses dan distorsi yang tidak sah;

kemampuan untuk memberi pihak yang berkepentingan akses ke dokumen elektronik yang disimpan dengan cara yang ditentukan oleh peraturan perundang-undangan;

kemampuan untuk mengkonfirmasi keaslian dokumen elektronik selama seluruh periode penyimpanannya;

kemampuan untuk menyajikan dokumen elektronik yang disimpan sebagai salinan di atas kertas.

Ke depan, pengembangan pengelolaan dokumen elektronik difokuskan pada penggunaan dokumen elektronik secara maksimal, yang berimplikasi pada perubahan tradisi domestik yang ada dalam pekerjaan kantor dan penolakan secara bertahap terhadap pembawa informasi kertas.

Tidak selalu mudah untuk menghubungkan pekerjaan kantor tradisional dengan manajemen dokumen elektronik. Dalam artikel ini, Anda akan menemukan jawaban atas lima pertanyaan terpopuler tentang dokumen elektronik. Kami akan memberi tahu Anda apa itu dokumen elektronik, kapan dapat dan harus ditransfer ke kertas, bagaimana membuat pertukaran dokumen elektronik signifikan secara hukum, bagaimana menerbitkan dokumen elektronik sebagai lampiran surat kertas, dan bagaimana menyimpan dokumen elektronik.

PERTANYAAN 1: APA ITU DOKUMEN ELEKTRONIK?

Sebuah dokumen elektronik menghabiskan seluruh siklus hidupnya - dari penciptaan hingga penghancuran - dalam bentuk elektronik. Dokumen elektronik yang dicetak - seperti dokumen kertas pindaian - hanyalah salinan dari aslinya.

Dalam beberapa tahun terakhir, teori dan praktik pekerjaan kantor telah berusaha untuk "berteman" dengan dokumen elektronik dan kertas untuk mengimbangi dengan cepat meninggalkan ruang online aliran dokumen dan pada saat yang sama mempertahankan signifikansi hukumnya. Misalnya, ada beberapa varian email, yang salah satunya adalah dokumen elektronik asli:

• surat yang ditandatangani dengan tanda tangan elektronik adalah dokumen elektronik asli;
• pesan yang dikirim melalui e-mail bukanlah dokumen, tetapi bisa saja, asalkan peserta komunikasi telah menyetujui hal ini;
• salinan pindaian surat di atas kertas bukanlah dokumen elektronik, tetapi jika pengirim dan penerima telah sepakat bahwa penukaran salinan tersebut mengikat secara hukum, maka salinan yang dikirim melalui email dapat disamakan dengan email. Kami akan membicarakan lebih banyak tentang ini dalam jawaban atas pertanyaan ketiga.

PERTANYAAN 2: MEDIA APA YANG BEKERJA DENGAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik baik online maupun di atas kertas. Tentu saja, lebih mudah dan cepat untuk bertukar dokumen elektronik menggunakan email atau sistem manajemen dokumen elektronik (selanjutnya - EDMS), tetapi hal ini tidak selalu memungkinkan. Hasilnya adalah salinan kertas dokumen elektronik.

Anda dapat mencetak email untuk mengerjakannya, tetapi jangan lupa: jika Anda bertukar surat dengan penerima di platform elektronik, maka tanggapan atas surat ini harus elektronik. Selain itu: seorang warga negara dapat meminta untuk mengirimkan tanggapan atas permohonannya melalui email.

Aturan internal organisasi dapat menetapkan bahwa dokumen tertentu hanya ada dalam bentuk elektronik. Biasanya, memo adalah yang pertama muncul di ruang online. Karyawan menukarnya di EDMS, layanan cloud atau melalui email.

Namun, ada norma yang mengatur pencetakan dokumen elektronik untuk ditempatkan di file di atas kertas.

PERTANYAAN 3: BAGAIMANA MENJAGA ALIRAN DOKUMEN YANG SIGNIFIKAN SECARA HUKUM DENGAN MENGGUNAKAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Dokumen elektronik ditandatangani dengan tanda tangan digital elektronik (selanjutnya disebut EDS). Selain itu, hanya EDS berkualitas yang diperkuat, yang terdaftar di pusat sertifikasi yang diakreditasi oleh Kementerian Telekomunikasi dan Komunikasi Massa Rusia, yang merupakan analog mutlak dari yang ditulis tangan. Ini dapat digunakan saat berkomunikasi dengan lembaga pemerintah. Organisasi dapat berkomunikasi satu sama lain menggunakan dokumen yang ditandatangani oleh semua jenis EDS: ditingkatkan kualitasnya, tidak terampil atau sederhana. Jenis tanda tangan digital yang akan digunakan harus ditentukan dalam perjanjian.

Bagian dari perjanjian penggunaan tanda tangan elektronik oleh para pihak diberikan dalam Contoh 1.

Jika diinginkan, para pihak dapat menetapkan dalam perjanjian bahwa pesan di klien surat dan pengirim pesan, pesan sms mengikat secara hukum.

PERTANYAAN 4: BAGAIMANA MENEMPATKAN DOKUMEN ELEKTRONIK KE SURAT KERTAS?

Paket dokumen dikirim dari organisasi dengan surat pengantar. Dokumen elektronik tidak terkecuali. Tetapi terkadang Anda perlu mengirim surat lamaran dengan beberapa kertas dan beberapa lampiran elektronik. Dalam hal ini, Anda harus menyiapkan aplikasi elektronik terlebih dahulu: bakar ke CD atau kartu flash. Kemudian tulis surat lamaran. Terakhir, masukkan sisipan ke dalam amplop dengan disk atau flash drive.

Persyaratan utama surat lamaran adalah variabel 19 "Catatan aplikasi".

Berikut adalah contoh surat pengantar (Contoh 2) dan sampul disk (Contoh 3).

PERTANYAAN 5: BAGAIMANA MENYIMPAN DOKUMEN ELEKTRONIK?

Prinsip utama penyimpanan dokumen elektronik adalah tidak ada diskriminasi oleh mediumnya! Aturan pengarsipan sama untuk file kertas dan elektronik. Namun, ada beberapa kekhasan dalam menyimpan dokumen elektronik. Mereka ditentukan dalam Aturan untuk mengatur penyimpanan, akuisisi, akuntansi, dan penggunaan dokumen dari Dana Arsip Federasi Rusia dan dokumen lain di badan pemerintah, pemerintah daerah, dan organisasi (selanjutnya - Aturan 2015).

Dokumen elektronik, sebelum dikirim untuk penyimpanan, dibongkar dari program tempat dokumen itu dibuat dan disimpan dalam format yang tidak dapat dimodifikasi: Aturan 2015 merekomendasikan PDF / A, tetapi organisasi harus membeli perangkat lunak untuk bekerja dengannya. Format optimal untuk menyimpan dokumen elektronik yang cocok untuk banyak organisasi adalah PDF.

File elektronik dicatat pada pembawa elektronik terpisah. Pilihan terbaik adalah CD sekali tulis. Aturan 2015 mengharuskan Anda untuk merekam file elektronik di dua disk: satu salinan adalah copy pekerjaan, yang kedua adalah yang utama. Ini hanya berlaku untuk kasus periode penyimpanan permanen dan jangka panjang (lebih dari 10 tahun). Jika file tersebut memiliki masa penyimpanan selama lima tahun, maka file tersebut tidak dapat ditransfer ke arsip, cukup dengan menyimpannya dalam format yang tidak dapat diubah. Jika kasus seperti itu masih perlu dipindahkan ke penyimpanan, maka itu akan cukup untuk menuliskannya ke satu disk.

Untuk setiap kasus, penutup dibuat (Contoh 4).

File elektronik pada disk dipindahkan ke arsip sesuai dengan prosedur yang diterapkan di organisasi.

RINGKASAN

1. Dokumen elektronik dari penciptaan hingga penghancuran ada dalam bentuk elektronik.
2. Anda dapat bekerja dengan dokumen elektronik di media apa pun.
3. Organisasi menetapkan aturan untuk pertukaran dokumen elektronik dalam kesepakatan di antara mereka sendiri.
4. Dokumen elektronik dapat dilampirkan pada surat kertas. Aplikasi dibuat sesuai dengan GOST R 7.0.97. Sistem standar informasi, perpustakaan dan penerbitan. Dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan untuk dokumen.
5. Dokumen elektronik ditransfer ke arsip organisasi pada CD-ROM, dirancang sesuai dengan Aturan 2015.

Dalam praktiknya, penandatanganan dokumen dengan tanda tangan elektronik sudah mapan dalam peredaran. Namun dalam hal ini, pertanyaan yang terus muncul adalah apakah sebuah tanda tangan elektronik setara dengan tanda tangan. Kami menjawabnya berdasarkan norma undang-undang saat ini tentang tanda tangan digital.

Apa kata hukum

Kondisi utama untuk mengenali dokumen elektronik sebagai dokumen kertas yang dijabarkan dalam Art. 6 Undang-undang Federal 06.04.2011 No. 63-FZ "Tentang Tanda Tangan Elektronik" (selanjutnya - Undang-Undang No. 63-FZ).

Pendekatan hukum penggunaan tanda tangan elektronik dalam dokumen elektronik adalah sebagai berikut.

Situasi	Keputusan
berkualitas tanda tangan elektronik	Ini diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan. Ini dapat digunakan dalam hubungan hukum apa pun sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia. Pengecualian: jika undang-undang federal atau tindakan hukum regulasi diadopsi sesuai dengan mereka, tentukan persyaratan untuk kebutuhan menyusun dokumen khusus di kertas.
Informasi dalam bentuk elektronik ditandatangani polostanda tangan elektronik atau tidak memenuhi syarat tanda tangan elektronik	Ini diakui sebagai dokumen elektronik yang setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangan tulisan tangan, dalam kasus yang ditetapkan oleh: hukum federal; tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka; kesepakatan antara peserta interaksi elektronik (misalnya, dalam kaitannya dengan akuntansi primer). tidak memenuhi syarat EDS, setara dengan dokumen di atas kertas, ditandatangani dengan diri sendiri, harus mengatur prosedur untuk memverifikasi tanda tangan elektronik. Tindakan hukum normatif dan perjanjian antara peserta dalam interaksi elektronik menetapkan kasus pengakuan dokumen elektronik ditandatangani polos EDS, setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani sendiri, harus memenuhi persyaratan Seni. 9 UU No. 63-FZ.

Ada apa dengan segelnya

Kadang-kadang, sesuai dengan undang-undang federal, peraturan yang diadopsi sesuai dengan mereka, atau kebiasaan bisnis, dokumen harus disertifikasi dengan segel. Kemudian dokumen elektronik yang ditandatangani dengan EDS yang disempurnakan dan diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tangannya sendiri diakui setara dengan dokumen kertas yang ditandatangani dengan tanda tangannya sendiri dan disertifikasi oleh meterai.

Selain itu, undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka atau kesepakatan antara peserta dalam interaksi elektronik mungkin mengatur tambahan persyaratan untuk dokumen elektronik agar diakui setara dengan kertas, segel bersertifikat. Sistem tanda tangan elektronik dokumen yang beroperasi di perusahaan harus mempertimbangkan prinsip ini.

Jika beberapa penandatangan

Kadang-kadang undang-undang federal, tindakan hukum pengaturan yang diadopsi sesuai dengan mereka, menetapkan bahwa dokumen harus ditandatangani oleh beberapa orang.

Artinya, dokumen elektronik tersebut harus ditandatangani oleh orang (pejabat resmi dari badan / organisasi) yang memproduksi dokumen ini, menggunakan jenis tanda tangan yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen elektronik yang diproduksi dengan tanda tangan elektronik.

Inilah salah satu syarat pengakuan dokumen elektronik.

Jika paket dokumen

Menurut undang-undang, beberapa dokumen elektronik terkait (paket dokumen elektronik) dapat ditandatangani dengan satu tanda tangan elektronik.

Kemudian setiap dokumen elektronik yang termasuk dalam paket ini dianggap ditandatangani dengan tanda tangan elektronik dari jenis paket itu sendiri yang ditandatangani.

Pengecualian dibuat jika yang menandatanganinya memasukkan dokumen elektronik dalam paket dokumen elektronik:

• dibuat oleh orang lain (badan, organisasi);
• ditandatangani oleh mereka dengan jenis tanda tangan elektronik yang ditetapkan oleh undang-undang Federasi Rusia untuk menandatangani dokumen tersebut.

Dalam kasus ini, dokumen elektronik yang disertakan dalam paket dianggap sebagai orang yang ditandatangani, mulanya yang membuat dokumen elektronik semacam itu, menurut jenis EDS yang dengannya dokumen ini ditandatangani saat dibuat. Dalam hal ini, tidak masalah jenis tanda tangan elektronik yang digunakan untuk menandatangani paket dokumen elektronik.