Efisiensi pengelolaan suatu lembaga pendidikan. Meningkatkan efisiensi manajemen pendidikan prasekolah Setiap organisasi adalah suatu kompleks kompleks yang terdiri dari beberapa objek yang memiliki proses yang dikelola dan bagian kontrolnya sendiri
Martynova Oksana Aleksandrovna- dosen senior di departemen disiplin kemanusiaan umum dan sosial ekonomi, cabang Universitas Negeri Tyumen. (Noyabrsk)
Anotasi: Artikel ini membahas berbagai pendekatan terhadap konsep “manajemen”, termasuk analisis literatur asing, serta maksud, fungsi, tugas manajemen, dan ciri-ciri pengelolaan proses pendidikan.
Kata kunci: Manajemen, maksud, fungsi, tugas, ciri-ciri pengelolaan proses pendidikan.
Sistem pendidikan di berbagai negara berkontribusi terhadap pelaksanaan tugas pokok pembangunan budaya dan sosial ekonomi masyarakat, karena universitas mempersiapkan seseorang untuk bekerja aktif di berbagai bidang kehidupan budaya, ekonomi dan politik masyarakat. Yang cukup penting adalah kemampuan lembaga pendidikan untuk merespons kebutuhan masyarakat secara fleksibel dan tepat waktu, dengan tetap mempertahankan akumulasi pengalaman positif. Lulusan suatu perguruan tinggi yang akan hidup dan bekerja di milenium kita, dalam masyarakat pasca industri, harus memiliki ciri-ciri kepribadian tertentu, yaitu:
- beradaptasi dengan situasi kehidupan yang terus berubah, memperoleh pengetahuan, mampu terampil menerapkannya dalam praktik, memecahkan berbagai persoalan dan permasalahan;
- mampu berpikir kritis, melihat apa yang muncul dan secara mandiri menemukan cara rasional untuk mengatasinya dengan menggunakan teknologi modern; mampu menghasilkan ide-ide baru dan berpikir kreatif;
- bekerja dengan informasi, mampu memilih fakta-fakta yang diperlukan untuk mempelajari masalah-masalah tertentu, menganalisisnya, mengajukan hipotesis untuk memecahkan masalah, membuat generalisasi yang diperlukan, menetapkan pola, menarik kesimpulan dan, atas dasar itu, mengidentifikasi dan memecahkan masalah baru. ;
- keterampilan komunikasi dan kontak dalam berbagai kelompok masyarakat, kemampuan bekerja sama di berbagai bidang dan mencegah situasi konflik;
- kemandirian dalam pengembangan tingkat moralitas, kecerdasan dan budaya sendiri.
Untuk mencapai tujuan proses pendidikan dan pembentukan kualitas kepribadian yang diperlukan untuk keberhasilan kegiatannya dalam kehidupan masyarakat, perlu mempelajari masalah pengelolaan proses pendidikan, mengidentifikasi kekhususannya, pertama-tama terkait dengan klarifikasi konsep kunci “manajemen”, serta ciri-ciri penggunaan kontekstual istilah ini.
Menganalisis literatur asing tentang masalah dan ciri-ciri manajemen, kita dapat menyimpulkan bahwa para peneliti dalam situasi yang sama menggunakan istilah "manajemen" dan istilah "manajemen", memberikan muatan semantik yang hampir sama ke dalamnya (M. Albert, M. Meskon , F. Khedouri, W. Siegert, L. Lang, M. Woodcock, D. Francis, dll.). Fakta ini memungkinkan kita untuk berbicara tentang kesamaan tertentu dari konsep-konsep ini dan menjelaskan legitimasi analisis setara mereka.
Pendekatan yang dikembangkan dalam kerangka teori manajemen klasik menawarkan definisi “manajemen” yang berbeda. Dengan demikian, M. Albert, M. Meskon, F. Khedouri mengartikan manajemen sebagai “proses perencanaan, pengorganisasian, motivasi, pengendalian, yang diperlukan untuk merumuskan dan mencapai tujuan organisasi”. Yang juga menarik adalah pandangan P. Drucker, yang memandang manajemen sebagai jenis kegiatan khusus yang mengubah kelompok yang tidak terorganisir menjadi kelompok yang efektif, fokus, dan produktif.” Menurutnya, manajemen merupakan unsur pendorong perubahan sosial dan contoh perubahan sosial yang signifikan.
W. Siegert, L. Lang, yang bekerja dengan konsep “manajemen”, memasukkan di dalamnya metode dan taktik pengelolaan suatu perusahaan dan organisasi, “pemerintahan mandiri” dan “pengaturan mandiri”, serta bekerja dengan tujuan. Pada akhirnya, mereka sampai pada kesimpulan bahwa manajemen adalah “pengarahan manusia dan penggunaan sarana sehingga memungkinkan penyelesaian tugas yang diberikan dengan cara yang manusiawi, ekonomis dan rasional.”
Menurut definisi M. Woodcock dan D. Francis, manajemen adalah salah satu bidang aktivitas manusia yang paling kompleks, di mana hubungan yang dipersonalisasi antara orang-orang yang disatukan oleh proses kerja diwujudkan.
E.P. Berkaki kurus, V.G. Shipunov, E.N. Kishkel memahami manajemen sebagai pengaruh yang bertujuan pada sekelompok orang untuk mengatur dan mengoordinasikan aktivitas dalam sistem dinamis yang kompleks.
Definisi manajemen yang paling mapan dalam pendekatan domestik diberikan oleh VG Afanasyev, yang memahami manajemen sebagai pengaruh orang-orang yang sadar dan terarah terhadap sistem sosial secara keseluruhan atau pada hubungan individualnya, yang dilakukan atas dasar pengetahuan dan penggunaan tujuan. pola dan tren demi kepentingan fungsi dan perkembangannya yang efektif. Posisi ilmuwan ini dianut oleh LI Umansky, dengan memperhatikan sifat pengaruh yang bertujuan dan sistematis terhadap tim, berdasarkan penggunaan secara sadar hukum objektif masyarakat, alam, dan pengelolaan itu sendiri untuk mengatur dan memastikan proses sosial. tenaga kerja.
Jadi, sebagian besar peneliti dalam definisi manajemen sepakat bahwa manajemen bertujuan untuk mencapai tujuan: pengorganisasian, pengaturan dan memastikan proses sosial kerja, dampak yang ditargetkan pada sistem sosial secara keseluruhan atau pada hubungan individualnya; secara fungsional dimaksudkan untuk menjamin: perumusan dan pencapaian tujuan organisasi, arah tindakan sekelompok orang yang bekerja sama menuju tujuan bersama, dampak subjek pengelolaan terhadap objeknya; mungkin memiliki objek: individu, kelompok individu, seluruh organisasi, proses; syarat keberhasilan pelaksanaan jenis kegiatan ini adalah penggunaan secara sadar hukum-hukum objektif alam dan masyarakat, serta hukum-hukum pengelolaan.
Jadi, setelah menganalisis pendekatan-pendekatan ini, kami akan menarik kesimpulan penting dalam memahami manajemen. Manajemen adalah suatu proses yang dicirikan oleh poin-poin mendasar seperti: fokus; dinamisme; konsistensi pengaruh subjek pengelolaan terhadap objeknya; memastikan berfungsinya dan berkembangnya objek pengelolaan secara efektif.
Mari kita simpulkan bahwa tujuan utama manajemen adalah penggunaan tenaga, waktu, uang, dan sumber daya manusia secara efektif dan sistematis untuk mencapai hasil yang optimal. Oleh karena itu, arah utama manajemen harus diakui sebagai tujuan – hasil.
Secara fungsional, manajemen bertujuan untuk menjamin perumusan dan pencapaian tujuan organisasi, mengarahkan tindakan sekelompok orang menuju tujuan bersama, dan dampak subjek manajemen terhadap objeknya.
Manajemen adalah pelaksanaan beberapa fungsi yang saling terkait: perencanaan, pengorganisasian, motivasi dan pengendalian karyawan.
Tujuan dari proses pembelajaran di suatu lembaga pendidikan adalah untuk mempersiapkan seorang spesialis dengan kualifikasi yang dibutuhkan, di satu sisi ditentukan oleh standar pendidikan negara, dan di sisi lain oleh persyaratan pasar tenaga kerja. Sarana untuk mencapai tujuan tersebut dapat berupa: “kepatuhan terhadap jadwal”, “produksi bahan ajar yang diperlukan”, “menjamin kualifikasi guru”, “jumlah siswa yang tidak lulus” dan masih banyak lagi yang merupakan sarana untuk mencapai tujuan tersebut. sasaran.
Pencapaian tujuan pembelajaran dicapai melalui manajemen operasional proses pendidikan, dengan memperhatikan munculnya ide-ide baru, inovasi ilmiah, bentuk-bentuk modern pengorganisasian proses pendidikan, meluasnya penggunaan teknologi informasi dalam teknologi pendidikan, pendekatan sistematis untuk menilai kualitas pendidikan dan pemantauan terus-menerus.
Tugas proses manajemen adalah mencapai tujuan dengan kualitas proses yang terjadi dalam sistem. Teknologi informasi membuka peluang baru yang mendasar dalam pengorganisasian dan pengelolaan proses pendidikan, khususnya integrasi berbagai sistem yang digunakan di lembaga pendidikan (sistem manajemen proses pendidikan - sistem pendukung keputusan (DSS), sistem e-learning, sistem psikodiagnostik , dll.).
Jadi, mari kita soroti ciri-ciri pengelolaan proses pendidikan:
- pengelolaan ditentukan sebelumnya oleh tatanan sosial;
- proses manajemen mempunyai karakter pendidikan yang menonjol;
- manajemen dicirikan oleh keserbagunaan dan kompleksitas tujuannya;
- kontrol terdiri dari utas paralel;
- pengelolaan dilakukan pada berbagai tingkatan, beberapa di antaranya adalah: administrasi, guru, siswa.
Oleh karena itu, dalam konteks informatisasi pendidikan, perlu ditonjolkan peluang peningkatan efisiensi proses pendidikan universitas secara keseluruhan melalui integrasi sistem pelatihan dengan sistem manajemen.
Dengan mempertimbangkan semua hal di atas, kita dapat menyimpulkan bahwa pengelolaan proses pendidikan menjamin, di satu sisi, terpeliharanya integritasnya dan kemungkinan mempengaruhi komponen-komponen penyusunnya, dan di sisi lain, berfungsinya secara efektif, indikatornya. diantaranya adalah tercapainya tujuan proses pendidikan. Dengan demikian, pengelolaan proses pendidikan adalah suatu proses yang terarah dan terorganisir secara sistematis untuk mempengaruhi komponen strukturalnya dan hubungan di antara mereka, memastikan integritasnya dan pelaksanaan fungsi yang efektif, dan pengembangannya yang optimal.
Bibliografi:
1. Afanasyev V.G. Manusia dalam pengelolaan masyarakat. M., 1977.382 hal.
2. Woodcock M., Francis D. Manajer yang dibebaskan. Untuk seorang manajer - latihan: trans. dari bahasa Inggris M.: Delo LTD, 1994.320 hal.
3. Siegert W., Lang L. Memimpin tanpa konflik. M.: Ekonomi, 1990. Hal.25
4. Mangustov I.S., Umansky L.I. Penyelenggara dan kegiatan organisasi. L.: Universitas Negeri Leningrad, 1975.312 hal.
5. Meskon M., Albert M., Khedouri F. Dasar-dasar manajemen. M., 1997.704 hal.
6. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Dasar-dasar kegiatan manajemen. M., 1996.271 hal.
PERKENALAN
BAB 1. ORGANISASI DAN TEKNOLOGI DUKUNGAN DOKUMENTASI MANAJEMEN
1 Konsep dasar dan terminologi pendukung dokumentasi manajemen
2 Teknologi khas untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen
3 Teknologi pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen di sekolah linguistik “Sukses” di KSOU SPO KhPK
4 Kemungkinan penggunaan teknologi komputer modern dalam pekerjaan kantor
BAB 2. MENGGUNAKAN MS OUTLOOK UNTUK MENGORGANISASI PROSES OFFICE DAN ALIRAN DOKUMEN
1 Sarana modern untuk mengatur pekerjaan kantor dan aliran dokumen
2 Implementasi alur dokumen sekolah linguistik “Sukses”, sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK, di lingkungan MS Outlook
2.1 Fitur sistem Microsoft Outlook
2.2 Memecahkan masalah akuntansi dan pengendalian pelaksanaan dokumen di lingkungan MS Outlook
KESIMPULAN
BIBLIOGRAFI
PERKENALAN
Memperbaiki manajemen produksi dan sistem ekonomi, meningkatkan tingkat organisasi dan efisiensi kerja manajerial saat ini sangat bergantung pada seberapa rasional pekerjaan kantor diatur dalam institusi dan perusahaan. Mengelola suatu perusahaan pasti memerlukan pembuatan berbagai jenis dokumen manajemen, yang tanpanya tidak mungkin menyelesaikan masalah perencanaan, pembiayaan, peminjaman, akuntansi dan pelaporan, manajemen operasional, kepegawaian perusahaan, dll.
Subyek utama kerja pegawai manajemen adalah informasi, dan proses manajemen itu sendiri dalam pengertian teknologi dapat direpresentasikan sebagai proses sirkulasi informasi. Pembawa informasi utama dalam aparatur negara modern adalah dokumen. Pelaksanaan fungsi suatu badan pengelola dikaitkan dengan penyiapan, penerimaan, dan penyerahan berbagai dokumen. Akibatnya, efektivitas kegiatan manajemen mereka terkait dengan masalah pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen. Kecepatan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan solusi bergantung pada kejelasan dan efisiensi pemrosesan dan pergerakan dokumen. Pemrosesan dokumen yang terlambat, terutama dokumen keuangan, dapat menimbulkan konsekuensi ekonomi yang negatif. Oleh karena itu, perhatian besar selalu diberikan pada organisasi rasional aliran dokumen, kecepatan dan keakuratan pemrosesan dan transfer dokumen untuk dieksekusi.
Namun, metode klasik “kertas” dalam pekerjaan kantor dan alur dokumen kini menjadi tidak relevan. Persaingan menuntut tuntutan yang tinggi. Setiap permintaan dari klien potensial harus segera dipenuhi, setiap keputusan manajemen yang dibuat harus dilaksanakan tepat waktu, dan pemrosesan serta perpindahan dokumen kertas, pada umumnya, jauh lebih lambat daripada dokumen elektronik. Oleh karena itu, masalah penerapan sistem otomasi untuk pembuatan, penyimpanan, dan perpindahan dokumen di banyak organisasi menjadi sangat akut.
Dengan demikian, relevansi topik tesis ini ditentukan oleh kebutuhan untuk meningkatkan pekerjaan kantor untuk memecahkan masalah manajemen secara efektif.
Saat ini, sistem manual dalam menangani dokumen di mana-mana digantikan oleh pekerjaan kantor paling rasional di komputer, yang tentu saja didasarkan pada teknologi sistem manajemen dokumen.
Memang sulit membayangkan dunia teknologi informasi modern tanpa penggunaan sistem manajemen dokumen. Hampir semua sistem, pada tingkat tertentu, terkait dengan fungsi penyimpanan dan pemrosesan informasi jangka panjang. Padahal, informasi menjadi faktor penentu efektivitas suatu bidang kegiatan. Arus informasi telah meningkat dan persyaratan untuk kecepatan pemrosesan data telah meningkat, dan sekarang sebagian besar operasi tidak dapat dilakukan secara manual; hal ini memerlukan penggunaan teknologi komputer yang paling menjanjikan. Setiap keputusan administratif memerlukan penilaian yang jelas dan akurat terhadap situasi saat ini dan kemungkinan prospek perubahannya. Dan jika sebelumnya beberapa lusin faktor yang dapat dihitung secara manual terlibat dalam menilai situasi, sekarang ada ratusan dan ratusan ribu faktor seperti itu, dan situasinya berubah bukan dalam satu tahun, tetapi dalam beberapa menit, dan kepemilikan atas solusi yang digunakan memerlukan kepemilikan yang lebih besar, karena reaksinya tidak dan keputusan yang buruk menjadi lebih serius, lebih cepat, dan lebih kuat dari sebelumnya. Dan, tentu saja, tidak mungkin dilakukan tanpa model informasi untuk produksi sistem manajemen dokumen.
Penggunaan teknologi komputer modern dan teknologi sistem manajemen dokumen dalam pekerjaan kantor organisasi saat ini memungkinkan:
mendaftarkan dokumen di berbagai tempat kerja menggunakan teknologi jaringan lokal dan distribusi sistem aliran dokumen;
mengatur integrasi informasi tentang dokumen (baik internal maupun yang diterima) dari divisi struktural yang berbeda ke dalam sistem aliran dokumen organisasi yang terpadu;
mengatur informasi dan pekerjaan referensi berdasarkan kemungkinan luas pencarian informasi dalam sistem aliran dokumen;
mengatur kontrol atas pelaksanaan dan pergerakan dokumen.
Membuat sistem aliran dokumen untuk organisasi secara keseluruhan memiliki kelebihan dibandingkan dengan metode pencatatan kertas tradisional.
Tujuan dari pekerjaan ini adalah untuk mengatur sistem informasi “Dokumen Organisasi” di lingkungan MS Outlook untuk meningkatkan efisiensi dukungan dokumentasi.
Objek penelitiannya adalah sekolah linguistik “Sukses” di KGOU SPO KhPK.
Subyek penelitiannya adalah alur dokumen sekolah linguistik “Sukses”.
Dalam pekerjaan ini, tugasnya adalah menciptakan sistem yang dapat meningkatkan dukungan dokumentasi dalam waktu sesingkat mungkin dan dengan pengeluaran minimal sumber daya finansial dan manusia untuk perangkat lunak dan perangkat keras. Tujuan penelitian berikut juga ditetapkan:
Pelajari literatur teoritis umum dan khusus tentang topik penelitian.
Bahan pelajaran di bidang studi.
Analisislah karya sekolah linguistik “Sukses” dalam pencatatan.
Menerapkan alur dokumen sekolah linguistik “Sukses”, sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK, di lingkungan MS Outlook.
Struktur tesis ditentukan oleh maksud, tujuan, logika penelitian, dan mengasumsikan adanya pendahuluan, dua bab yang terdiri dari 4 paragraf di setiap bab, kesimpulan, dan daftar referensi.
Bab pertama dikhususkan untuk isu-isu teoritis pekerjaan kantor. Di sini diberikan konsep dasar dan terminologi dukungan dokumentasi, teknologi khas untuk bekerja dengan dokumen diberikan, termasuk analisis bekerja dengan dokumen di sekolah linguistik “Sukses”, dan kemampuan teknologi komputer modern dalam pekerjaan kantor juga disajikan.
Bab kedua dikhususkan untuk implementasi teknologi MS Outlook di sekolah linguistik Success. Ini menjelaskan tahapan utama pengorganisasian aliran dokumen di lingkungan MS Outlook, dan mengungkapkan fitur-fitur sistem.
Kesimpulan - hasil pekerjaan yang dilakukan dirangkum, prospek pengembangan sistem informasi ditentukan.
Daftar literatur yang digunakan mencakup 26 sumber.
BAB 1. ORGANISASI DAN TEKNOLOGI DUKUNGAN DOKUMENTASI MANAJEMEN
.1 Konsep dasar dan terminologi pendukung dokumentasi manajemen
Landasan suatu disiplin ilmu terdiri dari konsep-konsep dan gagasan-gagasan tentang hal-hal yang umum, yang paling hakiki, dan yang khusus dalam fenomena dan objek yang dipelajari. Disiplin yang mempelajari pola pembentukan dan fungsi sistem dokumentasi manajemen disebut manajemen dokumen. Terminologi manajemen dokumen mencakup istilah dukungan dokumentasi manajemen (DMS), yang menunjukkan segala sesuatu yang berhubungan dengan proses pembuatan dokumen, pemrosesan, pengambilan, penyimpanan, dan penggunaannya. Secara tradisional, bidang kegiatan yang berhubungan dengan pengolahan dokumen disebut pekerjaan kantor. Istilah “pekerjaan kantor” muncul di Rusia, menurut kamus bahasa Rusia, pada paruh kedua abad ke-15. dan terbentuk dari gabungan kata “proses perkara”. Maknanya menjadi jelas jika kita ingat bahwa istilah “kasus” pada mulanya berarti suatu permasalahan (peradilan atau administratif) yang diputuskan oleh suatu badan pengatur. Oleh karena itu, pekerjaan kantor terutama disebabkan oleh pertimbangan dan penyelesaian kasus (masalah). Istilah “kasus” dalam arti “kumpulan dokumen” yang berkaitan dengan suatu masalah mulai digunakan kemudian.
Standar terminologi mendefinisikan pekerjaan kantor sebagai cabang kegiatan yang menjamin dokumentasi dan pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen resmi. Istilah "pekerjaan kantor" menurut GOST R 51141-98 identik dengan istilah "manajemen dokumentasi", yang mulai beredar ilmiah lebih dari 10 tahun yang lalu sehubungan dengan perubahan dasar organisasi dan teknis pekerjaan kantor dan pendekatan metodologis terhadap peningkatannya berkat penerapan aktif di bidang pekerjaan dengan dokumen teknologi komputer dan munculnya teknologi informasi baru untuk membuat, mengumpulkan, mengolah, mengumpulkan, menyimpan, mencari dan menggunakan informasi. Istilah “dukungan dokumentasi manajemen” menekankan komponen informasi dan teknologi dalam organisasi modern pekerjaan kantor dan dibentuk dengan analogi dengan istilah-istilah seperti “perangkat lunak”, “dukungan informasi”, “dukungan linguistik”, dll.
Penyimpanan catatan (DOW) pertama-tama melibatkan pembuatan dokumen, atau dokumentasi, yang berarti pencatatan informasi pada berbagai media sesuai dengan aturan yang telah ditetapkan. Dokumentasi adalah proses pencatatan informasi yang diatur di atas kertas atau media lain, untuk memastikan kekuatan hukumnya. Pendokumentasian selalu dilakukan menurut aturan-aturan tertentu yang ditetapkan oleh peraturan hukum atau dikembangkan oleh tradisi.
Dokumentasi dapat dilakukan dalam bahasa alami dan bahasa buatan dengan menggunakan media baru. Saat mendokumentasikan dalam bahasa alami, dokumen teks dibuat - dokumen yang berisi informasi ucapan yang direkam oleh semua jenis tulisan atau sistem rekaman suara apa pun. Dokumen teks yang dibuat dengan menggunakan huruf adalah dokumen tradisional di atas kertas atau videogram dari suatu dokumen - gambar dokumen di layar monitor.
Saat mendokumentasikan dalam bahasa buatan, dokumen dibuat pada media mesin - dokumen yang dibuat menggunakan media dan metode perekaman yang menjamin pemrosesan informasi oleh komputer elektronik (komputer).
Saat membuat dokumen, alat dokumentasi penting - alat yang digunakan manusia untuk membuat dokumen:
alat sederhana (pena, pensil, dll);
mekanik dan elektromekanis (mesin tik, tape recorder,
perekam suara, peralatan foto, film dan video, dll.);
sarana otomasi - peralatan komputer.
Tergantung pada alat dokumentasi yang digunakan, metode dokumentasi berbeda (dokumentasi teks, film, fotografi, dokumentasi suara, dokumentasi elektronik) dan jenis dokumen yang dibuat.
Bila menggunakan alat sederhana, dokumen tulisan tangan (dokumen teks yang informasinya dicatat dalam jenis tulisan apa pun), dokumen bergambar (berisi informasi yang diungkapkan melalui gambar suatu objek) dan dokumen grafik (di mana gambar suatu objek diperoleh melalui garis , guratan, cahaya dan bayangan) tercipta. . Bila menggunakan peralatan fotografi maka dibuatlah dokumen fotografi, bila menggunakan alat perekam suara - dokumen phono (atau suara), bila menggunakan peralatan film atau video - dokumen film, dengan menggunakan peralatan komputer - dokumen tertulis di atas kertas dan videogram, serta dokumen di komputer media.
Hasil dokumentasi adalah suatu dokumen – informasi yang dicatat pada media nyata dengan rincian yang memungkinkan untuk diidentifikasi. Media adalah objek material yang digunakan untuk mengamankan dan menyimpan informasi ucapan, audio, atau visual di dalamnya, termasuk dalam bentuk yang diubah. Saat ini, pembawa informasi dokumen yang paling umum adalah kertas; Bersamaan dengan itu, media baru juga banyak digunakan – media magnetis, yang memungkinkan penggunaan teknologi komputer untuk dokumentasi.
Dokumentasi mengandaikan kepatuhan terhadap aturan yang ditetapkan untuk mencatat informasi, yang memberikan kekuatan hukum pada dokumen yang dibuat. Kekuatan hukum adalah properti dari suatu dokumen resmi yang diberikan kepadanya oleh undang-undang yang berlaku, kompetensi badan yang menerbitkannya, dan prosedur yang ditetapkan untuk pelaksanaannya.
Kekuatan hukum dokumen tersebut dijamin oleh yang ditetapkan. untuk setiap jenis dokumen, sekumpulan rincian - elemen wajib pendaftaran dokumen (nama penulis dokumen, penerima, tanda tangan, tanggal, nomor dokumen, stempel persetujuan, stempel, dll.). Persyaratan modern untuk persiapan dokumen ditetapkan dalam standar negara bagian, khususnya, aturan untuk menyusun dokumen organisasi dan administrasi ditetapkan dalam GOST R 6.30-2003 “Sistem dokumentasi terpadu. Sistem terpadu dokumentasi organisasi dan administrasi. Persyaratan dokumen." Standar negara tidak hanya menetapkan komposisi rincian (total ada 30), tetapi juga zona dan urutan penempatannya pada dokumen (lihat Lampiran No. 1). Seperangkat rincian suatu dokumen tertulis resmi, yang disusun dalam urutan tertentu, membentuk bentuk dokumen. Bentuknya juga diatur oleh standar negara, oleh karena itu, untuk menyusun dokumen dengan benar, Anda tidak hanya perlu mengetahui rincian dokumen, tetapi juga urutan lokasinya pada dokumen. Adanya formulir yang ditetapkan oleh standar negara menjamin kesatuan pendokumentasian dan keseragaman pendokumentasian baik dalam satu lembaga maupun di seluruh tanah air.
Dalam masyarakat, dokumen adalah pembawa utama informasi manajerial, ilmiah, teknis, statistik, dan informasi penting lainnya secara sosial. Dokumen merupakan pembawa informasi primer, di dalamnya informasi pertama kali dicatat. Properti ini memungkinkan kita untuk membedakan dokumen dari sumber informasi lain - buku, surat kabar, majalah, dll., yang berisi informasi sekunder yang telah diproses.
Setiap dokumen yang dibuat di masyarakat merupakan elemen dari sistem tingkat yang lebih tinggi dan termasuk dalam sistem dokumentasi terkait sebagai elemennya. Sistem dokumentasi dipahami sebagai sekumpulan dokumen yang saling berhubungan berdasarkan asal usulnya, tujuan, jenis, ruang lingkup kegiatan, dan persyaratan yang seragam untuk pelaksanaannya. Sebagaimana huruf-huruf dalam suatu bahasa membentuk alfabet, demikian pula jenis dan jenis dokumen tertentu membentuk suatu sistem dokumentasi. Sampai saat ini, dalam ilmu dokumen belum ada klasifikasi sistem dokumentasi, jenis dan ragam dokumen yang konsisten, tetapi digunakan pembagian dokumen ke dalam sistem dokumentasi yang ditetapkan secara empiris. Penugasan dokumen ke suatu sistem tertentu diawali dengan pembagian seluruh dokumen menjadi dokumen resmi dan dokumen asal pribadi. Yang terakhir ini mencakup dokumen yang dibuat oleh seseorang di luar lingkup kegiatan resminya atau pelaksanaan tugas publik; Ini adalah sistem dokumentasi terkecil dari segi jenis dan ragamnya; mencakup korespondensi pribadi, kenangan (memoar), dan buku harian.
Dokumen resmi, tergantung pada bidang aktivitas manusia yang mereka layani, dibagi menjadi manajerial, ilmiah, teknis (desain), teknologi, produksi, dll. Dokumen manajemenlah yang memastikan pengendalian objek baik dalam negara maupun dalam organisasi individu. Dokumen-dokumen ini diwakili oleh sistem yang kompleks, yang utamanya adalah:
dokumentasi organisasi dan hukum;
dokumentasi perencanaan;
dokumentasi administratif;
informasi dan referensi dan referensi dan dokumentasi analitis;
dokumentasi pelaporan;
dokumentasi kontrak;
dokumentasi kepegawaian (personil);
dokumentasi dukungan keuangan (akuntansi dan pelaporan);
dokumentasi logistik;
Dokumentasi dokumentasi dan dukungan informasi kegiatan lembaga;
dokumentasi yang mencerminkan kegiatan utama suatu lembaga, organisasi atau perusahaan (di perusahaan manufaktur ini adalah dokumentasi produksi, di institusi medis - sistem dokumentasi medis, di universitas - sistem dokumentasi pendidikan tinggi, dll.).
Dokumen-dokumen yang membentuk satu sistem dokumentasi dicirikan oleh kesatuan tujuan dan secara kolektif menyediakan dokumentasi fungsi atau jenis kegiatan manajemen tertentu.
Dukungan dokumentasi dokumen tidak hanya melibatkan pembuatan dokumen, tetapi juga organisasi kerja dengannya. Organisasi kerja dengan dokumen adalah organisasi aliran dokumen suatu institusi, penyimpanan dokumen dan penggunaannya dalam kegiatan saat ini. Alur dokumen suatu organisasi adalah seperangkat prosedur yang saling terkait yang menjamin pergerakan dokumen dalam suatu institusi dari saat pembuatan atau penerimaannya hingga selesainya pelaksanaan atau pengiriman. Untuk tujuan pengorganisasian aliran dokumen yang rasional, semua dokumen dibagi menjadi aliran dokumen: dokumen terdaftar dan tidak terdaftar, dokumen masuk, keluar dan internal, dokumen yang masuk atau dikirim ke organisasi yang lebih tinggi, dokumen yang dikirim atau diterima dari organisasi bawahan, dll. aliran dipahami sebagai sekumpulan dokumen, memenuhi tujuan tertentu dalam proses aliran dokumen..
Ciri khas aliran dokumen adalah volumenya. Volume aliran dokumen mengacu pada jumlah dokumen yang diterima oleh suatu organisasi dan dibuat olehnya selama jangka waktu tertentu (biasanya satu tahun). Volume aliran dokumen merupakan indikator penting yang digunakan sebagai kriteria dalam memilih bentuk organisasi pekerjaan kantor, mengatur sistem pencarian informasi dokumen suatu lembaga, menetapkan struktur layanan pekerjaan kantor, kepegawaiannya, dll. fungsi terpenting dalam mengatur pekerjaan dengan dokumen adalah akuntansi dokumen, yang dijamin dengan pendaftarannya - pencatatan data akuntansi tentang dokumen dalam bentuk yang ditetapkan, pencatatan fakta pembuatan dokumen, pengiriman atau penerimaannya. Selain itu, pendaftaran memungkinkan Anda memantau pelaksanaan dokumen, serta mencari dokumen atas permintaan departemen dan karyawan institusi.
Selain pengorganisasian alur dokumen, konsep “organisasi kerja dengan dokumen” juga mencakup penyimpanan dokumen dan penggunaannya dalam kegiatan lembaga. Sistem penyimpanan dokumen adalah seperangkat sarana, metode dan teknik untuk mencatat dan mensistematisasikan dokumen untuk tujuan pencarian dan penggunaannya dalam kegiatan lembaga saat ini. Untuk sistem penyimpanan dokumen, konsep yang paling signifikan adalah konsep “nomenklatur kasus” dan “kasus”. Nomenklatur perkara adalah suatu daftar sistematis judul-judul perkara yang dibentuk dalam pekerjaan kantor suatu lembaga, disusun dalam urutan tertentu yang menunjukkan jangka waktu penyimpanannya, dan perkara adalah kumpulan dokumen-dokumen yang berkaitan dengan suatu persoalan atau bidang kegiatan dan ditempatkan. dalam sampul terpisah.
Istilah-istilah yang dibahas dalam bagian ini menjadi dasarnya
sistem terminologi untuk dukungan dokumentasi manajemen (pekerjaan kantor).
1.2 Teknologi khas untuk mengatur pekerjaan dengan dokumen
Dukungan informasi dan dokumentasi, sebagai fungsi layanan manajemen yang paling penting, memerlukan pengorganisasian yang cermat dan bijaksana. Fungsi ini dilaksanakan baik oleh unit struktural khusus (administrasi, departemen umum, sekretariat, kantor) pada lembaga besar, atau oleh sekretaris yang aparatur administrasinya tidak besar.
Dokumen adalah basis informasi dari kegiatan suatu organisasi, karena di dalamnya lebih dari 80% sumber daya informasinya terkonsentrasi. Kecepatan memperoleh informasi yang diperlukan untuk mengembangkan solusi bergantung pada kejelasan dan efisiensi pemrosesan dan pergerakan dokumen. Pemrosesan dokumen yang terlambat, terutama dokumen keuangan, dapat menimbulkan konsekuensi ekonomi yang negatif. Oleh karena itu, perhatian besar selalu diberikan pada organisasi rasional aliran dokumen, kecepatan dan keakuratan pemrosesan dan transfer dokumen untuk dieksekusi.
Semua dokumentasi institusi dibagi menjadi tiga aliran dokumen:
dokumen masuk (incoming);
dokumen keluar (terkirim);
dokumen internal.
Masing-masing aliran dokumen memiliki karakteristik tersendiri dalam komposisi, kuantitas, pengolahan dan pergerakannya.
Jumlah dokumen dari seluruh aliran per tahun akan menjadi volume aliran dokumen institusi. Besarnya alur dokumen diperlukan untuk menghitung jumlah staf kantor yang dibutuhkan, untuk menghitung efektivitas penggunaan mekanisasi dan otomasi perkantoran. Secara umum menunjukkan beban kerja seluruh aparatur manajemen, karena seluruh pegawainya harus mengurus dokumen.
Dalam rantai teknologi pemrosesan dan perpindahan dokumen, tahapan berikut dapat dibedakan:
penerimaan dan pemrosesan utama dokumen;
peninjauan awal dan pendistribusian dokumen;
Registrasi;
kontrol atas eksekusi;
pekerjaan informasi dan referensi;
pelaksanaan dokumen dan pengiriman.
Penerimaan dan pemrosesan utama dokumen. Pengoperasiannya sebagian besar bersifat teknis. Hal ini dilakukan secara terpusat oleh sekretaris-referen, dan di lembaga-lembaga besar - melalui ekspedisi atau oleh pegawai yang ditunjuk secara khusus (forwarder). Dokumen dapat diterima melalui pos, diantar melalui kurir atau pengunjung, diterima melalui teletype, fax, atau email.
Setelah menerima dokumen, pertama-tama, kebenaran pengirimannya diperiksa. Korespondensi yang diterima secara keliru dikembalikan ke pengirim atau diteruskan ke penerima. Setelah amplop dibuka, diperiksa kebenaran isi dan keutuhannya, yaitu. ketersediaan semua halaman dokumen dan semua lampiran. Untuk faks, jumlah halaman yang diterima, kesesuaiannya dengan nomor yang tertera pada lembar pertama faks, dan keterbacaannya juga diperiksa. Jika pesan faks diterima tidak lengkap atau kualitas halaman individual buruk, pengirim akan diberitahu.
Jika dokumen diterima melalui pos, semua amplop dibuka, kecuali yang bertanda “pribadi”. Setelah dibuka, amplop dimusnahkan, kecuali surat dari warga negara, karena alamat pengirim hanya dapat dicantumkan pada amplop. Amplop dari dokumen yang diterima sudah lewat waktu juga disimpan. Dalam hal ini stempel pada amplop dapat menjadi bukti hari penerimaan dokumen tersebut. Selain itu, ketika menerima dokumen keuangan yang sudah lewat jatuh tempo melalui pos, Anda harus membuat tindakan pada hari penerimaan dokumen tersebut, yang ditandatangani oleh dua karyawan organisasi (perusahaan) dan seorang pekerja pos.
Semua dokumen yang masuk harus ditandai dengan tanda yang menunjukkan bahwa dokumen tersebut telah diterima oleh organisasi. Terdiri dari tanggal penerimaan dan nomor seri. Selain itu, dapat dicantumkan nama singkatan lembaga penerima. Nomor urut akuntansi dokumen terakhir yang diterima pada tahun berjalan menunjukkan jumlah total dokumen yang diterima.
Kesalahan umum yang dilakukan saat memproses dokumen masuk adalah menandai tanda terima hanya pada dokumen yang harus didaftarkan lebih lanjut. Dokumen-dokumen yang tersisa (surat iklan dan informasi, undangan dan banyak lainnya) masih belum ditemukan, meskipun waktu penerimaannya dihabiskan untuk membuka amplop, membiasakan diri dengan isinya, menentukan karyawan mana yang mungkin memerlukan informasi yang diterima, dan mentransfer dokumen ke karyawan ini. Dalam hal ini, arus dokumen yang masuk diindikasikan berkurang secara signifikan, dan waktu pemrosesan surat-menyurat yang tidak terhitung tidak dapat dihitung.
Tanda resi biasanya dibubuhkan dalam bentuk stempel dengan tangan atau dengan stempel elektrik.
Dokumen yang diterima melalui fax sudah mempunyai tanggal penerimaan. Mengingat faks biasanya dicetak pada kertas peka cahaya, teksnya cepat memudar, maka dokumen penting dibuat fotokopi.
Baru-baru ini, telah muncul mesin faks yang memungkinkan Anda menerima dokumen pada kertas biasa dan, oleh karena itu, tidak perlu disalin. Demikian pula, masalahnya diselesaikan dengan menerima pesan faks pada komputer yang dilengkapi modem faks, dan kemudian, jika perlu, mencetak faks pada printer biasa. Pemrosesan awal dokumen diakhiri dengan pemilahan menjadi terdaftar dan tidak terdaftar. Dokumen yang tidak terdaftar segera disortir berdasarkan pelaksana atau departemen untuk dikirim. Organisasi harus memiliki daftar dokumen yang tidak perlu didaftarkan. Biasanya ditempatkan sebagai lampiran petunjuk pengelolaan kantor.
Distribusi dokumen yang diterima. Pertimbangan awal dan pendistribusian dokumen menentukan keterusterangan pergerakannya dan, dengan demikian, kecepatan penyerahan dokumen kepada pelaksana tertentu, yaitu waktu penyelesaian masalah. Biasanya dalam suatu perusahaan pekerjaan ini dilakukan oleh seorang sekretaris-referent.
Untuk meninjau dan mendistribusikan dokumen secara kompeten terlebih dahulu, Anda harus memiliki pengetahuan yang baik tentang fungsi unit struktural dan pembagian tanggung jawab antar pelaku. Lembaga harus memiliki pengklasifikasi permasalahan kegiatan yang menunjukkan pelaksana setiap permasalahan. Tugas asisten sekretaris pada tahap ini adalah membebaskan manajer dari aliran dokumen yang berlebihan dan pertimbangan masalah-masalah sekunder.
Manajer harus menerima dokumen yang berkaitan dengan kegiatan lembaga secara keseluruhan, tentang masalah mendasar atau berisi informasi baru, dokumen administrasi organisasi yang lebih tinggi. Dokumen lainnya harus ditransfer langsung ke kontraktor spesialis.
Pemrosesan, peninjauan, dan pemindahan dokumen kepada pelaku dilakukan pada hari penerimaannya.
Jika suatu dokumen dimaksudkan untuk dieksekusi oleh beberapa divisi struktural atau orang, maka salinannya dibuat atau urutan pelaksanaannya ditetapkan.
Pendaftaran dokumen. Pendaftaran dokumen adalah tahap paling penting dalam bekerja dengan dokumen dan didefinisikan sebagai "catatan data akuntansi tentang suatu dokumen dalam bentuk yang ditentukan, mencatat fakta pembuatan, pengiriman atau penerimaannya."
Berdasarkan pengertiannya, pendaftaran pertama-tama memberikan kekuatan hukum pada suatu dokumen, karena mencatat fakta pembuatan atau penerimaannya. Sampai akta itu didaftarkan, belum mendapat nomornya, belum diresmikan, seolah-olah belum ada. Misalnya, pesanan, resolusi, dll. Apabila dokumen yang diterima tidak didaftarkan, maka lembaga tidak bertanggung jawab, karena fakta penerimaannya belum dapat dipastikan.
Pendaftaran memiliki tiga tujuan: pencatatan dokumen, pemantauan pelaksanaannya dan pekerjaan referensi pada dokumen.
Semua dokumen yang memerlukan akuntansi khusus, pelaksanaan dan penggunaan untuk tujuan referensi, terlepas dari metode penerimaannya, harus didaftarkan. Proses registrasi sendiri merupakan penghilangan indikator (detail) dari suatu dokumen untuk membuat database dokumen institusi.
Dokumen didaftarkan satu kali. Di lembaga atau perusahaan kecil, semua dokumen didaftarkan secara terpusat oleh seorang sekretaris. Dalam suatu lembaga yang mempunyai departemen, pencatatan dokumen internal dilakukan secara desentralisasi ke dalam kelompok-kelompok: di departemen akuntansi, departemen personalia, dan kantor. Dalam hal ini dokumen internal harus didaftarkan pada hari penandatanganan atau persetujuan, masuk pada hari penerimaan, keluar pada hari pengiriman.
Sebagai aturan, informasi berikut ditulis dari dokumen selama proses pendaftaran:
tanggal penerimaan;
nomor masuk (indeks);
tanggal dokumen;
judul (tentang apa dokumen itu);
resolusi; jangka waktu pelaksanaan;
pemain (yang bekerja dengannya);
kemajuan pelaksanaan (semua transfer dokumen dicatat dan bagaimana pelaksanaannya);
Nomor kasus (tempat dokumen ditempatkan setelah eksekusi).
Saat mendaftarkan jenis dokumen tertentu, misalnya permintaan warga, dokumen internal dan keluar, informasi yang dimasukkan ke dalam formulir pendaftaran diubah dan ditambah sebagian. Misalnya, saat mendaftarkan permintaan warga, alamatnya dicatat.
Lembaga berhak, dengan memperhatikan kekhususannya, untuk melengkapi informasi tentang dokumen masuk yang didaftarkan. Misalnya, jumlah lembar, keberadaan aplikasi, dll sering diperhitungkan.
Formulir pendaftaran tipikal dapat terdiri dari dua jenis: jurnal dan kartu.
Sistem registrasi jurnal diperlukan hanya ketika pencatatan dokumen diutamakan dan mencegah klaim dari warga dan situasi konflik. Misalnya saat menerbitkan dokumen pendidikan, buku kerja, pass. Biasanya, ini adalah dokumen yang indeks registrasinya terdiri dari nomor seri.
Anda dapat keluar dari sistem jurnal jika jumlah dokumen yang diterima sangat sedikit.
Dalam kasus lain, bentuk pendaftaran ini sudah ketinggalan zaman, karena menyulitkan pemantauan pelaksanaan dokumen dan pekerjaan referensi pada dokumen tersebut.
Sistem kartu untuk registrasi dokumen lebih nyaman. Bentuk kartu (RKK - kartu registrasi dan kendali) dan letak rincian di dalamnya dapat ditentukan di lembaga itu sendiri dan dicatat dalam instruksi kerja kantor.
Setelah menggambar bentuk kartu ini dalam format A5 atau A6, disalin ke mesin fotokopi, pilih kertas yang cukup tebal. Untuk berbagai kelompok dokumen yang akan didaftarkan, Anda dapat menggunakan kartu dengan warna berbeda, garis warna di sepanjang margin atas atau secara diagonal.
Untuk memelihara sistem registrasi kartu dalam mode manual, Anda harus memiliki sirkulasi kartu selama satu tahun dan setidaknya dua kotak arsip kartu untuk menyimpan kartu: dalam arsip kartu kendali waktu dan arsip kartu referensi.
Jumlah salinan kartu registrasi yang harus diisi (biasa disebut kartu registrasi dan kendali - RCC) ditentukan oleh institusi. Biasanya, setidaknya dua kartu tersebut diisi.
Kartu dokumen dapat diisi terlebih dahulu secara tidak lengkap, sebelum dokumen diserahkan kepada pengelola, yaitu. tanpa resolusi, batas waktu dan pelaksana. Setelah dokumen diperiksa oleh pengelola, kartu diisi, mis. informasi ini dimasukkan ke dalamnya.
Dengan interaksi yang jelas antara asisten sekretaris dan manajer, jika manajer melihat korespondensi yang diterima di pagi hari, Anda dapat memberikan dokumen terlebih dahulu kepada manajer untuk ditinjau, dan kemudian, setelah mendapat izin, mengisi formulir pendaftaran secara lengkap.
Setelah mengisi kartu, salah satunya ditempatkan di file kartu tenggat waktu, yang lain di file informasi dan referensi, dan dokumen tersebut diserahkan kepada kontraktor untuk dikerjakan.
Kontrol atas pelaksanaan dokumen. Memantau pelaksanaan tugas yang diberikan merupakan salah satu fungsi manajemen. Dalam pengendalian, kita dapat membedakan pengendalian terhadap substansi permasalahan dan pengendalian terhadap tenggat waktu penyelesaian tugas. Pengendalian terhadap hakikat pelaksanaan perintah atau penyelesaian suatu masalah dilakukan oleh pimpinan (lembaga atau departemen) atau orang yang diberi wewenang khusus. Kontrol atas manfaat adalah penilaian terhadap seberapa benar, berhasil, dan tuntas suatu masalah telah diselesaikan. Pengendalian batas waktu pelaksanaan dokumen dilakukan oleh sekretaris atau dinas penunjang dokumentasi pimpinan. Pengendalian jangka dapat dibagi menjadi saat ini dan preventif.
Melakukan pengendalian memerlukan pengetahuan tentang metode, teknik sederhana dan ketersediaan sarana teknis.
Mengingat masih rendahnya disiplin kinerja di dalam negeri, maka seluruh dokumen yang memerlukan pelaksanaan dan tanggapan harus terkendali.
Batas waktu pelaksanaan dokumen dapat ditentukan oleh undang-undang. Misalnya untuk memenuhi permintaan warga. Dalam dokumen yang diterima dari organisasi yang lebih tinggi dan berisi instruksi apa pun, biasanya batas waktu ditentukan dalam dokumen itu sendiri. Dalam dokumen administrasi dan keputusan badan kolegial, batas waktu untuk setiap item ditunjukkan. Pada dokumen yang ditinjau oleh manajer, batas waktu pelaksanaannya tercantum dalam keputusan. Untuk menyelesaikan masalah yang berulang secara berkala, lembaga harus menetapkan dan mencerminkan dalam instruksi tenggat waktu standar untuk pelaksanaan dokumen tersebut.
Lampiran “Sistem Manajemen Dokumentasi Negara” berisi daftar tenggat waktu khas untuk pelaksanaan dokumen, yang harus digunakan ketika menyusun instruksi untuk dokumen lembaga tertentu.
Untuk dokumen yang memuat tugas kompleks, dapat ditetapkan tenggat waktu yang panjang (beberapa bulan, enam bulan, satu tahun). Dalam hal ini, perlu membagi tugas menjadi beberapa tahap dan memantau penyelesaian tugas langkah demi langkah.
Bentuk pengendalian dipilih berdasarkan kemampuan lembaga. Ini bisa berupa file kartu waktu manual.
File kartu waktu. Untuk kontrol manual, digunakan kartu registrasi dan lemari arsip dengan 32 pembagi yang dapat dipindahkan (kardus atau plastik). Tiga puluh satu pemisah adalah angka dalam satu bulan (31 hari). Di belakang pemisah ke-32, kartu ditempatkan pada dokumen yang tanggal jatuh temponya jatuh pada bulan berikutnya. Pada hari-hari terakhir suatu bulan (2-3 hari sebelumnya), kartu-kartu ini akan disusun sesuai dengan tanggal bulan baru. Kartu dengan tenggat waktu yang lewat jatuh tempo ditempatkan di depan pemisah pertama. Mereka berdiri di sini sampai batas waktu baru yang diperpanjang ditentukan.
Setelah mendaftarkan dokumen-dokumen secara lengkap, sekretaris menyusun kartu-kartu itu menurut batas waktunya, yaitu meletakkan setiap kartu pada tanggal pelaksanaan dokumen itu. Semua item dokumen administrasi ditulis pada kartu tersendiri. Instruksi lisan dari manajemen juga dapat dituliskan pada kartu dalam bentuk apapun.
Dengan demikian, sekretaris dapat dengan mudah mengetahui dari kartu batas waktu apa yang harus diselesaikan pada hari apa.
Salah satu tugas utama sekretaris pada awal hari kerja adalah mengeluarkan kartu untuk semua tugas hari ini dari indeks kartu tenggat waktu dan memeriksa apakah tugas tersebut akan selesai hari ini. Ini bisa berupa survei pribadi, survei telepon, dll. Jika penyelesaian suatu tugas terganggu dan perlu dilakukan penundaan tenggat waktu, hal ini dilaporkan kepada manajer. Batas waktu pelaksanaan hanya dapat diubah oleh orang yang telah menetapkannya sebelumnya.
Selain pengendalian saat ini, sekretaris juga harus melakukan pengendalian preventif. Untuk melakukan ini, dia akan mengambil kartu untuk tugas yang habis masa berlakunya dalam 3 hari, dan memperingatkan setiap pemain tentang hal ini. Pemantauan harian (saat ini dan preventif) menciptakan suasana kerja yang normal di kantor. Karyawan terbiasa dengan kenyataan bahwa setiap tugas harus diselesaikan tepat waktu.
Pemeriksaan pelaksanaan yang sistematis, dilakukan dengan terampil dan benar oleh sekretaris, yang dengan bijaksana mengingatkan bahwa dokumen diperlukan tepat waktu, bahwa kemakmuran perusahaan bergantung pada penyelesaian masalah yang tepat waktu, dll., terus-menerus menekankan perlunya hal ini. karyawan dan pekerjaannya. Selain itu, file kartu waktu membantu ketika merencanakan hari kerja seorang manajer, karena file tersebut mencerminkan semua aktivitas dan tugas pada tanggal tertentu.
Ketika dokumen dieksekusi, tanda eksekusi dibuat di bagian belakang kartu, yang menunjukkan bagaimana masalah diselesaikan, nomor berapa dan kapan dokumen dikirim. Dokumen tersebut dianggap selesai ketika tugas-tugas yang ditetapkan dalam dokumen atau ditentukan dalam resolusi telah diselesaikan sepenuhnya. Jika dalam proses penyelesaian suatu masalah, dokumen tersebut dipindahkan dari satu pelaksana ke pelaksana lainnya, semua itu juga dicatat di bagian belakang kartu. Setelah dokumen dikeluarkan dari kendali, kartu kendali dikeluarkan dari file kartu batas waktu dan disusun kembali menjadi kartu referensi. Pemantauan tenggat waktu harus dilakukan di setiap unit struktural.
Secara berkala (di lembaga-lembaga besar setiap bulan), laporan analitis disusun, yang menunjukkan berapa banyak dokumen yang diambil untuk dikendalikan, berapa banyak yang tidak diselesaikan tepat waktu, dan di antaranya karena alasan baik dan buruk.
Pekerjaan informasi dan referensi. Salah satu tujuan utama pendaftaran adalah untuk membuat bank data tentang dokumen-dokumen lembaga. Sekretaris-referensi (di lembaga besar, layanan dukungan informasi dan dokumentasi manajemen) berdasarkan bank data ini berkewajiban menjawab dua jenis pertanyaan dalam beberapa menit:
dari siapa, di mana, pada tahap pekerjaan apa dokumen tersebut berada dan - di dokumen mana Anda dapat menemukan informasi tentang masalah tertentu.
Kepemilikan seluruh sumber informasi dan dokumenter merupakan tugas terpenting sekretaris (layanan lembaga pendidikan prasekolah). Dan pertama-tama, untuk melaksanakan tugas khusus ini, semua data tentang dokumen dicatat dalam formulir pendaftaran.
File kartu referensi dibuat dari kartu registrasi. Untuk indeks kartu, Anda memerlukan kotak panjang atau beberapa kotak, karena kartu, tidak seperti indeks kartu kendali berbasis waktu, akan terakumulasi sepanjang tahun.
Pemisah dalam file referensi adalah nama bagian struktural (jika ada) atau bidang kegiatan di lembaga. Dalam bagian ini, akan lebih mudah untuk menempatkan kartu menurut abjad berdasarkan koresponden atau masalah aktivitas (produk, produk, dll.). File terpisah disimpan untuk permintaan warga (saran, permohonan, keluhan). Sebaiknya juga memiliki lemari arsip terpisah untuk dokumen legislatif, peraturan dan administratif, yang disusun berdasarkan tematik.
Pada saat pendaftaran, sebagaimana telah disebutkan di atas, perlu dibuat dua kartu: satu ditempatkan di file kartu kendali waktu, yang lain di file referensi. Hal ini terpaksa dilakukan karena bisa saja permintaan dokumen datang saat masih dalam proses dan tidak bisa cepat mengecek batas waktu berkas. Permintaan tersebut hanya dapat diselesaikan dalam waktu 3 menit yang diperlukan dengan menggunakan kartu referensi. Oleh karena itu, ketika suatu dokumen sedang beroperasi, ada dua kartu untuk itu - dalam tenggat waktu dan file kartu referensi.
Setelah pelaksanaan dokumen, kartu dari indeks kartu batas waktu, karena lebih lengkap dan memiliki semua tanda penyelesaian masalah yang diangkat dalam dokumen, disusun ulang menjadi indeks kartu referensi, dan kartu serupa dari kartu referensi. indeks dihapus dan dimusnahkan atau digunakan untuk membuat file referensi tambahan untuk pencarian dokumen menggunakan mesin pencari lain (misalnya, jika indeks kartu utama dibuat berdasarkan tematik, maka pada kartu tambahan dapat disusun menurut abjad menurut koresponden ).
Dalam pekerjaan operasional terdapat indeks kartu untuk tahun ini dan tahun lalu. Total umur simpan kartu adalah 3 tahun. Dalam lemari arsip dokumen legislatif, peraturan dan administrasi, kartu-kartu tersebut tetap ada sampai dokumen tersebut diganti dengan yang baru.
Kemampuan layanan informasi dan referensi telah diperluas secara signifikan dengan diperkenalkannya sistem registrasi otomatis.
Mengirim dokumen. Pengolahan dan pengiriman dokumen keluar, serta penerimaan dan pengolahan dokumen masuk dilakukan secara terpusat baik oleh sekretaris maupun dalam ekspedisi (forwarder).
Setelah menerima dokumen untuk dikirim, pertama-tama periksa kebenarannya:
adanya tanda tangan;
adanya tanggal (jika tidak ada pada dokumen yang dikirim, diberi stempel);
adanya gelar;
adanya tanda tentang pelaku;
kebenaran pengalamatan;
jika dokumen tersebut ditujukan untuk koresponden sementara, adanya alamat;
kehadiran semua halaman dalam dokumen dan semua lampiran yang ditentukan.
Elemen desain ini diperlukan saat mengirim dokumen baik melalui surat atau faks. Jika format dokumen salah atau tidak disajikan secara lengkap, dokumen tersebut dikembalikan ke kontraktor untuk direvisi.
Saat mengirim dokumen melalui surat, dokumen itu dikonversi. Dokumen yang dikirim ke alamat yang sama ditempatkan bersama dalam satu amplop. Amplop diberi alamat dan ditandai. Untuk koresponden tetap, amplop disiapkan terlebih dahulu. Semua pemrosesan dokumen yang dimaksudkan untuk pemrosesan pos dilakukan sesuai dengan persyaratan peraturan pos.
Namun, dalam beberapa tahun terakhir, dengan berkembangnya pengiriman dokumen melalui saluran komunikasi telepon (faks, email), jumlah surat menyurat yang dikirim melalui pos tradisional terus berkurang.
Mengirimkan dokumen menggunakan email secara signifikan mengurangi waktu yang diperlukan untuk mentransfer informasi dan meningkatkan keandalan pengiriman.
Pada saat yang sama, kita tidak boleh lupa bahwa mengirimkan dokumen melalui email menimbulkan masalah dalam memverifikasi keaslian tanda tangan (otorisasi dokumen), yaitu menggunakan program “tanda tangan elektronik” khusus dan membuat perjanjian otorisasi khusus. dengan masing-masing koresponden.
1.3 Teknologi pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen di sekolah linguistik “Sukses” di KSOU SPO KhPK
Di sekolah linguistik “Sukses”, pencatatan dipercayakan kepada kepala. sekolah linguistik (sebagai unit struktural). Ia bekerja langsung dengan semua jenis dokumen (masuk, keluar, internal kecuali akuntansi) dan memastikan pemrosesan dan akuntansinya.
Prosedur untuk bekerja dengan dokumen, serta persiapan dan pelaksanaannya, dijelaskan secara cukup rinci dalam dokumen peraturan dan metodologi. Untuk sekolah linguistik “Sukses”, sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK, terdapat ketentuan umum yang dikembangkan berdasarkan Hukum Federasi Rusia “Tentang Pendidikan” dan piagam perguruan tinggi.
Peraturan ini mengatur kegiatan “Sekolah Linguistik “Sukses”” sebagai unit struktural BPK. Sekolah linguistik dasar normatif adalah Undang-undang Federasi Rusia “Tentang Pendidikan” tanggal 10 Juni 1992. 3266-1 (versi undang-undang Federal), peraturan standar tentang lembaga pendidikan pendidikan kejuruan menengah, disetujui oleh Keputusan Pemerintah Federasi Rusia tanggal 3 Maret 2001 No. 160, peraturan lain yang mendefinisikan kegiatan pendidikan lembaga. Dalam kegiatannya, sekolah linguistik berpedoman pada undang-undang Federasi Rusia, keputusan dan perintah Pemerintah Federasi Rusia, keputusan Kementerian Pendidikan Wilayah Khabarovsk, Piagam CPC, dan Peraturan ini. Sekolah linguistik memberikan layanan pendidikan tambahan dalam pengajaran bahasa asing kepada anak-anak usia prasekolah dan sekolah, siswa, dan pelajar lembaga pendidikan. Sekolah linguistik menerapkan program kreatif yang intensif dan orisinal serta metode pengajaran bahasa asing yang modern.
Maksud dan tujuannya adalah untuk menciptakan kondisi yang menguntungkan bagi perkembangan individu secara menyeluruh, termasuk dengan memenuhi kebutuhan siswa dalam pendidikan mandiri dan memperoleh pendidikan tambahan di bidang bahasa asing. Studi mendalam tentang bahasa asing, sejarah dan sastra negara-negara bahasa yang dipelajari, budaya dan studi regional. Mengajar bahasa asing dengan metode kreatif dan intensif, persiapan masuk ke Susa dan universitas. Penyelenggaraan program pertukaran dengan sekolah asing, magang bagi siswa dan guru sekolah, partisipasi dalam kompetisi dan olimpiade Internasional. Penyelenggaraan kerjasama dengan lembaga dan yayasan pendidikan luar negeri. Menyelenggarakan seminar untuk guru bahasa asing.
Semua kegiatan sekolah dilaksanakan sesuai dengan program yang dikembangkan yang disetujui oleh Kementerian Pendidikan Wilayah Khabarovsk, berdasarkan pilihan sarana, metode dan bentuk pendidikan yang masuk akal secara pedagogis, dengan mempertimbangkan minat, kecenderungan, dan karakteristik usia siswa di a dasar berbayar. Sekolah mempraktikkan pembelajaran kelompok. Kapasitas rombongan 10-12 orang. Jadwal kelas: 2-3 kali seminggu (4-6 jam akademik), yang meliputi latihan pidato lisan dan tulisan, mendengarkan, membaca sastra asing dan spesialisasi tambahan. kursus komunikasi, bisnis, bekerja dengan pers, drama, dll. Pembayaran per bulan sesuai kontrak, tergantung intensitas kelas. Pembayaran dapat berubah sepanjang tahun karena inflasi. Semua guru sekolah memiliki pendidikan pedagogi yang lebih tinggi, pengalaman mengajar bahasa asing, dan bekerja berdasarkan perjanjian kerja (kontrak). Lamanya tahun ajaran, triwulan, minggu dan lamanya liburan ditentukan atas perintah kepala sekolah pada awal tahun ajaran atau semester. Siswa mengikuti tes 2 kali setahun untuk menguji penguasaan materi pendidikan, memiliki kesempatan untuk berpartisipasi dalam kehidupan budaya sekolah, merayakan hari libur, dan mengerjakan proyek individu.
Sekolah tersebut berlokasi di gedung pendidikan KhPK di Krasnorechenskaya 114A dan menggunakan hak milik perguruan tinggi dengan hak pengelolaan operasional. Sumber pendanaan sekolah adalah:
dana anggaran dan ekstra-anggaran;
kontribusi gratis dan amal;
sumber lain sesuai dengan undang-undang Federasi Rusia.
Dana yang diterima dari warga untuk biaya sekolah disalurkan ke rekening khusus COD dan disalurkan sesuai kesepakatan antara direktur perguruan tinggi dan kepala sekolah. Pengendalian atas kegiatan keuangan dan ekonomi sekolah dilakukan oleh direktur KhPK.
Sekolah tersebut dikelola oleh seorang direktur yang ditunjuk oleh direktur KhPK berdasarkan kontrak kerja. Kepala sekolah memilih personel dan merencanakan strategi pengembangan sekolah. Guru sekolah melakukan kegiatan organisasi dan pendidikan sesuai dengan piagam BPK dan peraturan ini, memastikan tingkat profesional yang diperlukan dalam kegiatan mereka.
Sekolah ditata ulang atau dilikuidasi berdasarkan keputusan Dewan Lembaga Pendidikan KPK atas perintah direktur apabila terjadi pelanggaran terhadap ketentuan ini atau piagam KPK.
Dokumen utama organisasi adalah lisensi (1) dengan daftar program pendidikan profesional, yang menurutnya lembaga pendidikan negara pendidikan kejuruan menengah "Khabarovsk Pedagogical College" memiliki hak untuk melakukan kegiatan pendidikan (2), serta aturan untuk penyediaan layanan berbayar dari Sekolah Pedagogis Khabarovsk, juga berdasarkan ketentuan umum .
Aturan penyelenggaraan layanan pendidikan berbayar COD.
Ketentuan umum:
Aturan-aturan ini dikembangkan sesuai dengan Hukum Federasi Rusia. “Tentang Pendidikan” sebagaimana diubah dengan Undang-Undang Federal 13 Januari 1996 No. 12-F3 (Pasal 45); Model peraturan tentang lembaga pendidikan pendidikan menengah kejuruan; Hukum Wilayah Khabarovsk “Tentang prosedur untuk memperkenalkan layanan berbayar oleh otoritas negara bagian dan pemerintahan sendiri lokal, organisasi negara bagian dan kota” tertanggal 31 Oktober 1996 No. 73; Keputusan kepala administrasi Wilayah Khabarovsk “Atas persetujuan Peraturan tentang prosedur untuk memperkenalkan layanan berbayar oleh otoritas negara bagian dan pemerintah daerah, organisasi negara bagian dan kota” tertanggal 01.09.97 No.383; Piagam Perguruan Tinggi; peraturan lain dari Federasi Rusia
Aturan tersebut menentukan tata cara, jenis layanan pendidikan berbayar, syarat dan tata cara pemberiannya, serta tanggung jawab siswa.
Layanan pendidikan tambahan berbayar disediakan untuk memenuhi kebutuhan pendidikan siswa dan meningkatkan kualitas proses pendidikan.
Kemungkinan penyediaan layanan jenis ini disediakan oleh Piagam Perguruan Tinggi dan dilakukan dengan mengorbankan dana ekstra-anggaran dari sponsor, organisasi, individu, termasuk. orang tua.
Aturan tersebut bersifat wajib bagi seluruh pegawai dan mahasiswa KhPK.
Jenis layanan pendidikan berbayar (3).
Ketentuan penyediaan layanan pendidikan berbayar:
Perguruan tinggi menyediakan layanan pendidikan berbayar kepada penduduk dengan izin untuk melaksanakan kegiatan pendidikan yang relevan.
Pelayanan pendidikan tidak dapat diberikan sebagai imbalan dan dalam rangka kegiatan pendidikan dasar yang dibiayai dari anggaran.
Pendapatan dari kegiatan tertentu perguruan tinggi diinvestasikan kembali di lembaga pendidikan ini atas kebijakannya sendiri, termasuk untuk meningkatkan biaya upah pegawai perguruan tinggi. Kegiatan ini tidak dianggap sebagai wirausaha.
Alur dokumen utama terdiri dari perintah berdasarkan kesimpulan perjanjian “untuk penyediaan layanan pendidikan berbayar” (4). Perintah tersebut mengatur:
komposisi kelompok belajar;
Staf pengajar;
Jadwal sekolah;
pembayaran untuk kelas;
dan sebagainya. masalah organisasi (liburan, dll).
Ada juga buku catatan untuk mencatat kehadiran dan kinerja akademik, yang melaluinya proses pendidikan dipantau, dan lembar waktu untuk guru, yang digunakan untuk membayar karyawan.
Rapor dan pesanan dikirimkan ke departemen akuntansi, yang pada gilirannya mengontrol pekerjaan sekolah dan membayar staf sekolah.
1.4 Kemungkinan penggunaan teknologi komputer modern dalam pekerjaan kantor
Ketika orang berbicara tentang otomatisasi pekerjaan kantor atau aliran dokumen, yang mereka maksud biasanya adalah teknologi informasi apa pun yang terkait dengan pemrosesan dokumen - mulai dari penggunaan pengolah kata hingga sistem manajemen alur kerja dan manajemen basis data. Di institusi modern, alat teknologi utama untuk bekerja dengan dokumen adalah komputer yang dipasang di tempat kerja para pelaku dan terhubung ke jaringan. Jika jaringan komputer mencakup setidaknya semua tempat kerja staf administrasi di divisi struktural organisasi, maka jaringan tersebut dapat digunakan untuk memindahkan dokumen dan memantau kemajuan proses administrasi secara terpusat - hingga pekerjaan para pelaku. pada dokumen di tempat kerja mereka.
Pada sekolah linguistik “Sukses” di KGOU SPO KhPK, jaringan komputer tidak mencakup seluruh tempat kerja staf kantor, sehingga sulit untuk melacak pergerakan dokumen dan memantau pelaksanaannya. Pada dasarnya, semua dokumen disiapkan menggunakan editor teks dan grafis, yang kemampuannya dibahas di bawah ini, dan kemudian ditransfer ke pelaku dalam bentuk cetak. Oleh karena itu, pemantauan pelaksanaannya menjadi cukup sulit. Untuk menyederhanakan tugas kontrol, kami telah mengembangkan sistem registrasi otomatis dan kontrol eksekusi dokumen berdasarkan program Outlook. Keuntungan mengembangkan sistem informasi kami khususnya di Outlook juga dibahas secara rinci di bawah ini. Pengenalan sistem registrasi dokumen yang terkomputerisasi memastikan pengumpulan dan penyimpanan data komprehensif tentang semua dokumen organisasi, memungkinkan pengendalian dan pelaksanaan pekerjaan informasi dan referensi yang efektif. Bekerja dengan dokumen di Microsoft Word
Pekerjaan kantor modern ditandai dengan diperkenalkannya teknologi komputer ke dalam proses pengerjaan dokumen. Perkembangan teknologi dan teknologi informasi baru memungkinkan penggunaan berbagai editor teks untuk menyelesaikan salah satu tugas utama pekerjaan kantor - membuat dokumen. Lingkungan ini memungkinkan untuk mengedit dokumen dengan cepat, menggunakan formulir (templat) yang sudah jadi saat menyusun tipe dokumen dasar, banyak replikasi dokumen yang dibuat, dan banyak lagi.
Produk perangkat lunak utama yang digunakan untuk mengatasi masalah ini adalah Microsoft Word, Lexicon untuk Windows, WordPerfect untuk Windows. Tampaknya paling optimal bekerja di Microsoft Word.
Editor teks Word adalah lingkungan perangkat lunak universal untuk bekerja dengan dokumen teks, yang dirancang untuk menyederhanakan pekerjaan dengan berbagai jenis dokumen. Ini memberikan berbagai peluang, baik saat menyiapkan teks maupun saat memanipulasi dokumen teks jadi yang disimpan di berbagai media. Teks baru dapat dibentuk dari penggalan teks yang sudah jadi; Anda dapat menyematkan berbagai objek yang dibuat di aplikasi lain ke dalam teks; dokumen teks dapat ditransmisikan melalui jalur komunikasi jaringan komputer lokal dan global.
Untuk editor Word, dapat diperhatikan fitur-fitur berikut yang biasanya melekat pada pengolah kata lainnya:
penggunaan berbagai font dan gayanya;
penggunaan karakter dari alfabet bahasa berbeda dalam satu dokumen (Sirilik, Latin, Yunani, Arab, Ibrani, dll.);
pengeditan teks dan pemeriksaan ejaan (ejaan dan tata bahasa);
pemisahan dokumen otomatis menjadi beberapa halaman, pengenalan judul halaman (header dan footer), catatan kaki;
alat grafik bisnis bawaan (memungkinkan Anda memasukkan diagram, gambar, diagram ke dalam teks);
berbagai alat untuk memformat teks yang sudah jadi (perataan, kolom, penomoran);
memelihara daftar isi bertingkat;
mencari dan mengganti fragmen teks;
bekerja dengan beberapa dokumen secara bersamaan, termasuk dokumen dari lingkungan berbeda (teks, spreadsheet, grafik, database).
Selain itu, editor Word memiliki beragam pilihan alat otomatisasi yang menyederhanakan tugas-tugas umum:
bekerja dengan rangkaian simbol makro;
koreksi otomatis kesalahan ketik saat Anda mengetik;
pemformatan teks otomatis saat Anda mengetik (format otomatis);
saran otomatis versi lengkap tanggal, serta kata atau frasa dari daftar TeksOtomatis setelah memasukkan beberapa huruf pertama (pelengkapan otomatis);
analisis otomatis suatu dokumen untuk menyoroti ketentuan-ketentuan utamanya, yang menjadi dasar penyusunan abstrak;
kemampuan untuk menciptakan gaya;
pemberian saran dan informasi referensi secara otomatis yang mungkin diperlukan saat menyelesaikan tugas (asisten);
hadirnya wizard untuk surat, kalender, agenda, resume, amplop, fax yang memudahkan pekerjaan pembuatan dokumen.
Fungsi MSWord yang tercantum sangat menyederhanakan pekerjaan staf kantor saat membuat dan mengedit dokumen teks.
Bekerja dengan dokumen di MS EXCEL
Dukungan informasi untuk kegiatan manajemen mencakup teknologi untuk menyiapkan dan memproses berbagai jenis dokumen, di mana tempat penting ditempati oleh informasi dalam bentuk numerik (keuangan, akuntansi, perencanaan dan analitis, dll), yang disusun dalam berbagai macam bentuk. tabel, formulir pernyataan, formulir, daftar. Dalam kasus seperti itu, penggunaan spreadsheet Excel sangat berguna, yang dengannya Anda dapat: bekerja dengan tabel dan melakukan perhitungan, termasuk perhitungan yang sangat rumit; membuat grafik berdasarkan data yang terdapat dalam tabel; membuat database dan memprosesnya.
Banyak publikasi yang dikhususkan untuk menjelaskan kemampuan MS Excel. Di sini kami hanya akan memberikan beberapa rekomendasi yang mungkin berguna saat membuat dokumen dan mengerjakannya di MS Excel.
Saat membuat dokumen apa pun di MS Excel, terlepas dari versi program yang digunakan, disarankan untuk memulai dengan deskripsi properti umum menggunakan perintah File, Properti, Mengisi kolom, Judul, Subjek, Penulis, Kata Kunci, yang menghemat waktu saat mencari dokumen yang dikembangkan.
Penyajian data secara tabel. Properti utama lembar kerja spreadsheet Excel adalah kemampuan untuk menyimpan berbagai jenis data di sel yang berdekatan: teks, angka, atau rumus. Yang harus Anda lakukan adalah mengaktifkan sel dan mengetik apa yang Anda perlukan pada keyboard. Jenis data yang dimasukkan ditentukan secara otomatis dan dimaksudkan bukan untuk menyimpan data numerik dan non-numerik, tetapi untuk melakukan semua jenis operasi dengan data ini. Rumus adalah inti dari Excel. Mereka dapat dibangun dengan berbagai cara.
Presentasi grafis dari data statistik. Dalam dokumentasi, bersama dengan tabel, diagram banyak digunakan. Mereka adalah sarana yang mudah untuk menyajikan data secara visual dan berhasil melengkapi tabel atau bahkan menggantikannya, membantu menganalisis dan membandingkan data serta memfasilitasi persepsi dan interpretasinya.
Excel memiliki dua cara berbeda untuk membuat bagan, berdasarkan cara penyimpanannya di memori komputer Anda: bagan tersemat dan bagan mandiri. Bagan tersemat adalah grafik yang ditumpangkan pada halaman kerja dan disimpan dalam file yang sama (menempati sebagian dari spreadsheet). Diagram individual adalah objek grafik independen (menempati seluruh layar).
Untuk membuat bagan apa pun, Anda perlu menentukan data, yang kemudian akan disajikan secara grafis. Cara termudah untuk membuat bagan tersemat adalah dengan menggunakan Chart Wizard. Setelah mengklik tombol Chart Wizard, sebuah kotak dialog muncul di layar, di mana setelah menentukan semua data, kita mendapatkan grafik yang sudah jadi.
Bekerja dengan templat pengguna. Untuk menghemat waktu yang dihabiskan dalam pembuatan dokumen, disarankan untuk menganalisis isi dokumen secara sistematis dan mengembangkan bentuk standarnya. Dasar pembuatan dokumen standar adalah template. Menjalankan perintah File, Baru di Microsoft Excel meminta Anda memilih salah satu templat untuk membuat dokumen baru.
Header dan footer di Excel. Untuk menyederhanakan pekerjaan dengan dokumen cetak, disarankan untuk menggunakan header dan footer. Header atau footer adalah bidang di mana Anda bisa memasukkan materi referensi atau penjelasan, seperti nama file, nama lembar kerja, nomor halaman, tanggal dan waktu saat ini, nama departemen, dan informasi layanan lainnya. Informasi yang dimasukkan di header dan footer pada satu halaman saja akan muncul di header dan footer semua halaman. Header dan footer terletak di bagian atas atau bawah halaman. Di Excel, Anda bisa menggunakan format header dan footer bawaan atau membuatnya sendiri. Sebelum mencetak, Anda dapat mengatur lokasinya relatif terhadap tepi halaman.
Contoh penggunaan editor teks dan grafis yang dipertimbangkan terutama digunakan sebagai sarana pembuatan dokumen. Namun sangat sulit, dengan aliran dokumen yang besar dalam suatu organisasi, untuk mencari informasi yang diperlukan dan menelusuri hubungan dokumen yang dibuat dengan dokumen lain yang terkait dengannya. Oleh karena itu, saat ini, untuk mendukung informasi institusi modern, sistem manajemen basis data (DBMS) semakin banyak digunakan.ACCESS, sebagai sarana untuk membuat dan mengoperasikan database
Saat ini, beberapa sistem manajemen basis data perkantoran (DBMS) yang paling populer digunakan untuk membuat basis data di organisasi kecil, namun yang paling luas karena berbagai alasan adalah Access DBMS dari Microsoft (atau MS Access). Tergantung pada kemampuan komputer tertentu dan versi sistem operasi yang diinstal (Windows 98, Me, 2000, XP), versi DBMS yang berbeda digunakan (Access 97, 2000, XP).
Access sepenuhnya mengimplementasikan manajemen basis data relasional. Sistem memelihara kunci primer dan asing serta menegakkan integritas data di tingkat kernel (yang mencegah operasi pembaruan atau penghapusan yang tidak konsisten). Selain itu, tabel di Access dilengkapi dengan alat validasi data yang mencegah input yang salah terlepas dari cara inputnya, dan setiap bidang tabel memiliki format dan deskripsi standarnya sendiri, yang sangat menyederhanakan entri data. Karakteristik mendasar dari setiap DBMS adalah jenis data yang dapat disimpan dan diproses. Access DBMS memungkinkan Anda menggunakan tipe data berikut dalam rekaman:
Counter: Nilai field ini diatur secara otomatis ketika record baru ditambahkan ke database. Nilai-nilai dalam bidang ini tidak tersedia untuk pengguna dan tidak dapat diperbarui: jika ada catatan yang dihapus, penghitung melanjutkan penomoran yang ada.
Teks: bidang ini dapat berisi hingga 255 karakter teks bebas. Jika panjang bidang tidak ditentukan, maka panjang defaultnya adalah 50 karakter: bidang tersebut dapat berisi kumpulan karakter arbitrer hingga panjang 64K.
Numerik: berisi bilangan bulat dan/atau pecahan dan menempati satu hingga delapan byte, bergantung pada jenis (ukuran) angka tersebut.
Tanggal/Waktu: Berisi tanggal dalam berbagai format (misalnya, format pendek - 31/12/04, format panjang - 31/12/04 23:59:59, dll.).
Moneter: Bidang ini menentukan jumlah uang hingga 15 bilangan bulat dan 4 tempat desimal (biasanya hanya dua tempat desimal yang ditampilkan).
Boolean: Bidang ini berisi nilai Boolean YA atau TIDAK.
Objek OLE: Bidang ini menyimpan objek yang telah ditransfer dari aplikasi lain (gambar, tabel).
Jika pemrosesan khusus tidak menghasilkan nilai apa pun di kolom, sistem memberikan dukungan penuh untuk nilai kosong.
Pemrosesan data relasional di Access, karena arsitektur sistem yang fleksibel, dapat memenuhi segala kebutuhan. Pada saat yang sama, Access dapat digunakan sebagai DBMS yang berdiri sendiri dalam mode server file atau sebagai komponen klien produk seperti SQL Server. Di samping itu. Access mendukung protokol ODBC (Open Database Connectivity), yang memungkinkan Anda menyambung ke database dalam berbagai format, seperti SQL Server, Oracle, Sybase, dan bahkan DB/2 untuk komputer mainframe IBM.
Access mendukung pemrosesan transaksi dengan jaminan integritas. Selain itu, keamanan tingkat pengguna disediakan, yang memungkinkan Anda mengontrol akses ke data untuk pengguna individu dan seluruh grup.
Sistem bantuan Microsoft masih yang terbaik di industri, baik untuk pengguna baru maupun berpengalaman. Access memberikan bantuan peka konteks yang dapat Anda akses hanya dengan mengklik
Wizard dapat mengubah jam kerja menjadi menit. Master mengajukan pertanyaan-pertanyaan yang mengarahkan mengenai konten, gaya dan format objek yang dibuat; mereka kemudian secara otomatis membangun objek yang diinginkan. Access mencakup hampir seratus panduan yang membantu Anda mendesain database, aplikasi, tabel, formulir, laporan, bagan, label, kontrol, dan properti. Anda bahkan dapat menyesuaikan wizard untuk memecahkan berbagai masalah. Memungkinkan Anda mengimpor dan mengekspor file dalam banyak format terkenal, termasuk dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, banyak format teks ASCII (termasuk yang memiliki panjang garis tetap atau pembatas tertentu), dan juga data dalam format HTML. Sebagai hasil impor, tabel Access dibuat; Mengekspor tabel Access akan membuat file dalam format yang ditentukan.
Menautkan (sebelumnya disebut gabung) berarti Anda bisa menggunakan data eksternal tanpa membuat tabel Access. Anda dapat menjalin hubungan serupa dengan data dBASE, FoxPro, Excel, ASCII, dan SQL. Fitur yang sangat canggih adalah menautkan tabel Access ke tabel eksternalnya lalu membagikannya - ini berlaku untuk tabel Access, dBASE, FoxPro, dan SQL Server.
Jendela perancang formulir dan laporan memiliki antarmuka yang sama dan memberikan banyak pilihan kepada pengguna. Formulir atau laporan dirancang sesuai dengan prinsip WYSIWYG (What You See Is What You Get). Dengan menambahkan elemen kontrol lain, pengguna melihat bagaimana formulir yang dibuat berubah.
Anda bisa menyertakan kotak teks, tombol radio, kotak centang, garis, dan persegi panjang dalam formulir dan laporan, dan Anda bisa mendesainnya dengan warna dan bayangan. Selain itu, Anda dapat menyertakan keseluruhan gambar, diagram, subformulir, dan sublaporan. Pada saat yang sama, semua parameter penyajian data tetap sepenuhnya berada di bawah kendali pengguna.
Formulir dapat mencakup banyak halaman, dan laporan dapat memiliki banyak tingkat pengelompokan dan ringkasan data.
Formulir dan laporan dapat dilihat dalam mode pratinjau, memberikan pandangan sekilas dengan mengubah zoom. Dalam mode desain, Anda dapat melihat laporan dengan data dummy sehingga Anda tidak perlu menunggu file nyata berukuran besar diproses.
Pembuat Laporan adalah alat yang sangat ampuh yang memungkinkan hingga sepuluh tingkat pengelompokan dan penyortiran. Berkat itu, dimungkinkan untuk membuat laporan yang menunjukkan persentase dan total, yang dapat diperoleh hanya dalam dua kali lintasan.
Salah satu fitur Access yang paling canggih juga merupakan fitur terpentingnya. Hubungan memungkinkan Anda menghubungkan tabel secara grafis. Anda bahkan dapat menautkan tabel yang mewakili tipe file berbeda (misalnya, tabel Access dan tabel dBASE). Setelah tautan seperti itu, tabel muncul secara keseluruhan, dan sekarang Anda dapat membuat kueri terkait dengan data apa pun di dalamnya. Anda dapat memilih bidang tertentu, menentukan urutan, membuat ekspresi terhitung, dan memasukkan kriteria untuk memilih rekaman yang diinginkan. Anda bisa menampilkan hasil kueri sebagai tabel, formulir, atau laporan. Pengguna tidak perlu menyiapkan koneksi terlebih dahulu; sebagai gantinya, cukup masukkan pembuat kueri (misalnya, saat Anda ingin membuat laporan tertentu).
Kueri juga digunakan dalam kasus lain. Anda dapat membuat kueri yang menghitung total, menampilkan tabel yang dikelompokkan, dan membuat tabel baru. Kueri tersebut bahkan dapat digunakan untuk memperbarui data dalam tabel, menghapus catatan, dan menambahkan satu tabel ke tabel lainnya.
Access menggunakan aplikasi grafis yang sama seperti Microsoft Word, Excel, PowerPoint, dan Project. Ini memungkinkan Anda membuat ratusan jenis grafik dan bagan, menyesuaikannya berdasarkan kebutuhan spesifik Anda. Anda dapat membuat grafik batang, grafik batang, diagram lingkaran, diagram permukaan, dan diagram lainnya dalam 2D dan 3D. Secara opsional, mereka dapat disertai dengan teks, didekorasi dengan warna dan pola berbeda. Nilai dapat ditampilkan dalam kolom atau potongan diagram lingkaran. Anda dapat memutar gambar diagram sehingga dapat direproduksi dari sudut pandang mana pun yang nyaman. Semua ini disediakan oleh program Access Graph.
Menggunakan DDE (Pertukaran Data Dinamis) dan OLE (Penautan dan Penyematan Objek), Anda bisa menambahkan semua jenis objek baru ke formulir dan laporan Access. Objek tersebut dapat berupa suara, gambar, diagram, bahkan klip video. Anda dapat menyematkan objek OLE (seperti bitmap) atau dokumen pengolah kata (Word atau WordPerfect), atau menautkan ke lembar bentang Excel. Dengan menghubungkan objek-objek ini ke database mereka, pengguna dapat membuat formulir dan laporan dinamis, dan menggunakan informasi yang sama dalam aplikasi Windows yang berbeda.
Access kini menyediakan semua fitur yang memungkinkan aplikasi terhubung ke Internet/intranet. Dengan satu klik Anda dapat menyimpan tabel, kueri, formulir, dan laporan dalam format HTML. Wizard yang sesuai memungkinkan bahkan seorang pemula untuk mentransfer kode HTML dari suatu objek ke halaman Web, membuatnya tersedia untuk digunakan oleh siapa saja yang menjelajahi Internet. Hyperlink memungkinkan Anda mengakses data di halaman Web langsung dari formulir Access. Berisi lebih dari seratus fungsi (program kecil bawaan yang mengembalikan nilai saat dijalankan) yang melakukan berbagai macam tugas. Terdapat fungsi untuk memanipulasi database, string, angka dalam format tanggal dan waktu, matematika, bisnis dan keuangan. Mereka dapat digunakan untuk membuat ekspresi terhitung dalam formulir, laporan, dan kueri.
Untuk non-pemrogram (atau pengguna tingkat lanjut yang tidak ingin membuat kode), Access menyediakan makro. Mereka memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan tugas-tugas tertentu. Sekitar lima puluh makro memungkinkan untuk memanipulasi data, membuat menu dan kotak dialog, membuka formulir dan laporan, dengan kata lain, mengotomatiskan pelaksanaan hampir semua tugas. Dengan menggunakan makro, Anda dapat menyelesaikan sekitar 90% dari semua tugas pemrosesan data.Ini adalah lingkungan pengembangan aplikasi yang serius dengan bahasa pemrograman berfitur lengkap. Visual Basic for Applications - VBA (sebelumnya dikenal sebagai Access Basic) mengimplementasikan pendekatan pemrograman berorientasi objek dan memungkinkan pemrogram melakukan hampir semua hal yang dapat dibayangkan. Ini adalah bahasa pemrograman terstruktur yang kuat.
Lingkungan pengembangan berfitur lengkap mendukung banyak fitur modern yang canggih: mode multi-jendela untuk pengeditan dan debugging, pemeriksaan sintaksis otomatis, breakpoint, eksekusi langkah demi langkah, dan bahkan bantuan sintaksis yang menampilkan saran perintah di layar.
Dalam bisnis atau kehidupan pribadi, Anda sering kali harus bekerja dengan data dari berbagai sumber, yang masing-masing dikaitkan dengan jenis aktivitas tertentu. Mengkoordinasikan semua data ini memerlukan pengetahuan khusus dan keterampilan organisasi. Microsoft Access menggabungkan informasi dari berbagai sumber ke dalam satu database relasional. Formulir, kueri, dan laporan yang Anda buat memungkinkan Anda memperbarui data dengan cepat dan efisien, mendapatkan jawaban atas pertanyaan, mencari data yang Anda perlukan, menganalisis data, dan mencetak laporan.
Dalam database, informasi dari masing-masing sumber disimpan dalam tabel terpisah. Saat bekerja dengan data dari beberapa tabel, hubungan antar tabel dibuat.
Kueri dibuat untuk mencari dan memilih data yang memenuhi kondisi tertentu. Kueri juga memungkinkan Anda memperbarui atau menghapus beberapa catatan sekaligus, dan melakukan penghitungan bawaan atau khusus.
Formulir digunakan untuk melihat, memasukkan atau mengubah data secara langsung di tabel. Formulir memungkinkan Anda memilih data dari satu atau beberapa tabel dan menampilkannya di layar menggunakan tata letak standar atau kustom.
Anda menggunakan laporan untuk menganalisis data atau mencetaknya dengan cara tertentu; misalnya, Anda dapat membuat dan mencetak laporan yang mengelompokkan data dan menghitung total.
Untuk melakukan operasi tertentu secara otomatis, makro digunakan, yang berisi sekumpulan satu atau lebih perintah makro, seperti membuka formulir atau mencetak laporan. Makro dapat berguna untuk mengotomatiskan tugas-tugas yang sering dilakukan. Misalnya, saat pengguna mengklik tombol, Anda bisa menjalankan makro yang mencetak laporan.
Terkadang perlu membuat prosedur Anda sendiri yang harus diluncurkan dari jendela mana pun di database atau prosedur yang dirancang untuk menangani peristiwa tertentu. Sekumpulan prosedur dalam bahasa Visual Basic, yang dirangkai menjadi satu unit program, disebut modul. Ada dua jenis modul utama: modul kelas dan modul standar. Modul kelas adalah modul formulir dan modul laporan yang terkait dengan formulir atau laporan tertentu. Mereka sering kali berisi prosedur untuk menangani kejadian (seperti penekanan tombol) dan dibuat secara otomatis saat Anda membuat prosedur kejadian pertama. Modul standar berisi prosedur umum yang tidak terkait dengan objek apa pun, serta prosedur yang sering digunakan yang dapat dijalankan dari jendela database mana pun.
BAB 2. MENGGUNAKAN MS OUTLOOK UNTUK MENGORGANISASI PROSES OFFICE DAN ALIRAN DOKUMEN
.1 Sarana modern untuk mengatur pekerjaan kantor dan aliran dokumen
Persyaratan untuk pekerjaan kantor modern dan aliran dokumen. Setiap dokumen harus mencapai tujuannya dengan cepat (jika tidak, dokumen tersebut tidak ada artinya). Dalam banyak kasus, tugas pengiriman dokumen dipercayakan kepada lembaga pemerintah yang penting - kantor pos. Namun yang juga dituntut dari dokumen tersebut adalah dokumen tersebut akan selalu berguna dan dapat ditemukan dengan cepat pada waktu yang tepat.
Saat bekerja dengan dokumen, Anda harus mengikuti aturan tertentu. Tentu saja, aturan-aturan tersebut tidak rumit, tetapi kita harus sepakat bahwa aturan-aturan tersebut harus ada dan harus dipatuhi. Tidak ada yang akan membantah tesis ini, tetapi sayangnya, dalam praktik organisasi mana pun terdapat cukup banyak contoh kegagalan untuk mematuhi persyaratan dasar pekerjaan kantor yang mengganggu (dan mahal).
Tidak boleh diharapkan bahwa semua karyawan akan selalu sangat disiplin dan menjadi pedoman dalam pengelolaan kantor. Namun karyawan yang cerdas harus selalu tahu di mana mendapatkan jawaban atas pertanyaannya.
Pengalaman menunjukkan bahwa bahkan di kantor kecil pun, aturan kerja kantor harus tertulis. Faktanya, jika Anda menuntut ketertiban dalam urusan dari bawahan dan mengharapkan ketertiban seperti itu, maka Anda tidak boleh mengandalkan ingatan kolektif karyawan Anda. Lebih baik menghabiskan dua jam sekali untuk menyusun seperangkat aturan umum daripada terus-menerus kecewa dengan kurangnya dokumen yang diperlukan dan “kebodohan” karyawan.
Dasar-dasar pekerjaan kantor. Apa yang harus tercermin dalam aturan internal pekerjaan kantor? Tidak mungkin untuk menyediakan semuanya dan tidak perlu mengupayakannya, namun disarankan untuk menetapkan persyaratan standar tertentu dalam aturan ini.
Pertama-tama, daftar urusan perusahaan atau divisi itu sendiri, sebutan dan namanya.
Penting untuk menunjukkan siapa yang secara pribadi bertanggung jawab atas setiap file dan di mana file-file ini harus disimpan. Untuk menghindari kesalahpahaman, daftar pejabat yang harus mendukung dokumen setiap kasus harus ditetapkan.
Harus ditetapkan di komputer mana dan di folder mana file dokumen setiap kasus harus disimpan, dan siapa yang dapat memiliki akses ke file setiap kasus.
Urutan pengerjaan suatu dokumen tidak selalu perlu diatur, namun praktik yang baik mengharuskan adanya alokasi folder yang telah disepakati sebelumnya di setiap komputer untuk mengerjakan dokumen terkini. Ini akan sangat berguna ketika Anda perlu segera menemukan file tanpa pemiliknya. Harus dinyatakan secara khusus bahwa setelah dokumen disetujui, versinya harus dihapus untuk menghindari kesalahpahaman, dan file dokumen harus dipindahkan dari folder dokumen saat ini ke folder yang ditentukan untuknya.
Jangka waktu penyimpanan dokumen dan file terkait juga harus ditentukan.
Dianjurkan untuk menentukan terlebih dahulu prosedur untuk menghapus sementara dokumen dari file (misalnya, praktik yang baik mengharuskan bahwa alih-alih dokumen yang disita, selembar kertas harus dimasukkan ke dalam file yang menunjukkan siapa, kapan dan mengapa menghapus dokumen dari file mengajukan).
Prosedur untuk mendaftarkan dokumen dan sifat wajib dari prosedur ini harus ditentukan. Biasanya dokumen didaftarkan dengan membentuk nomor dokumen dari nomor perkara dan nomor pendaftaran itu sendiri, dengan tidak melupakan tanggal pendaftaran.
Salinan dokumen yang disimpan dalam arsip, biasanya, harus memiliki tanda tangan pengembang dan semua visa yang diperlukan.
Prosedur dan waktu pendistribusian dokumen internal, termasuk keputusan operasional (keputusan dan perintah manajer, risalah rapat operasional, dll.) harus ditentukan secara spesifik. Ini harus menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas hal ini.
Direkomendasikan agar aturan pekerjaan kantor menetapkan daftar tindakan yang harus didokumentasikan dengan menggunakan tindakan yang sudah ditetapkan - ketelitian semacam ini tidak akan mengasingkan manajer yang teliti. Akan berguna untuk melampirkan contoh desain dokumen standar ke aturan pekerjaan kantor dan, seiring bertambahnya pengalaman, bahkan menunjukkan nama dan lokasi file templat dokumen standar yang sesuai pada disk komputer - ini akan menghemat waktu, mendisiplinkan staf, dan berkontribusi pada pembentukan gaya korporat dalam bekerja dengan dokumen.
Pekerjaan kantor dan aliran dokumen menggunakan sistem komunikasi elektronik. Pengiriman dokumen biasanya dipercayakan melalui pos. Namun perkembangan teknologi komputer selama beberapa dekade terakhir telah menyebabkan fakta bahwa kantor pos di semua negara kehilangan monopoli dalam mengirimkan informasi. Modifikasi kecil pada komputer mana pun dapat menjadikannya alat komunikasi yang hebat.
Buku ini tidak menjelaskan seluk-beluk komunikasi elektronik - ini adalah karya para profesional, dan lusinan perusahaan menawarkan layanan kompeten mereka di bidang ini. Penting bagi Anda dan saya untuk memahami peluang apa saja yang tersembunyi dalam sistem komunikasi elektronik.
Ada dua jenis perangkat komunikasi elektronik yang berbeda secara mendasar. Meskipun perbedaan di antara keduanya mungkin sama sekali tidak terlihat oleh pengguna, ada baiknya untuk mengetahuinya.
Kelompok pertama dirancang untuk mendukung jaringan komputer lokal, yang jaraknya bisa dari meter hingga kilometer. Selain itu, setiap komputer di jaringan lokal harus dilengkapi dengan perangkat elektronik khusus - yang disebut kartu jaringan. Selain itu, semua komputer yang termasuk dalam jaringan lokal harus terhubung satu sama lain dengan kabel khusus, dan beberapa peralatan tambahan juga diperlukan. Komposisinya sangat bergantung pada panjang jaringan lokal.
Kelompok perangkat kedua tidak memerlukan pemasangan jaringan kabel khusus, pada awalnya difokuskan pada penggunaan saluran komunikasi telepon standar. Untuk menggunakan teknologi ini, komputer harus dilengkapi dengan perangkat khusus - modem, dan dengan bantuan perangkat ini harus terhubung ke saluran komunikasi telepon. Saat menggunakan modem, jarak antara komputer dan lokasinya tidak lagi menjadi masalah - Anda hanya memerlukan akses ke saluran komunikasi telepon. Jaringan komputer dunia Internet didasarkan pada prinsip ini. Namun, perlu dipahami bahwa perangkat lunak yang dikembangkan untuk Internet juga dapat bekerja dengan sukses di jaringan lokal komputer di mata. Di negara-negara dengan komunikasi elektronik paling maju, tanda tangan digital sudah banyak digunakan di banyak bidang aktivitas dan bahkan, misalnya, dalam sistem manajemen produksi perusahaan, sistem desain berbantuan komputer, dan sektor perbankan. Tanda tangan elektronik telah menjadi faktor penting dalam kehidupan bisnis sehingga Amerika Serikat telah mengesahkan undang-undang tentang prosedur penggunaannya, dan, dalam kondisi tertentu, tanda tangan tersebut disamakan dengan tanda tangan tradisional (namun, undang-undang Amerika masih tetap ada. sejumlah kecil prosedur hukum dimana tanda tangan digital tidak berlaku). Mungkin, penerapan undang-undang serupa di Rusia hanya tinggal menunggu waktu.
Sistem manajemen dokumen perusahaan. Dokumen apa pun dapat disajikan sebagai file. Dan memanipulasi file, memprosesnya, dan mengirimkannya adalah hal terbaik yang dapat dilakukan komputer. Oleh karena itu, logika peristiwa, persaingan, dan kejeniusan manusia dengan cepat memastikan bahwa sebuah dokumen kini dapat dibuat, disepakati, ditandatangani, dikirim, dan dibaca tanpa mencetaknya di atas kertas. Karena komputer tidak melupakan apa pun, tidak kehilangan apa pun, dan tidak membingungkan apa pun, serta biaya penyimpanan informasi di dalamnya berkurang dengan cepat, mempercayakan semua dokumen perusahaan ke komputer sepenuhnya terbukti efektif.
Keseluruhan pencapaian teknologi informasi telah menyebabkan munculnya sistem manajemen dokumen perusahaan. Untuk menciptakan sistem seperti itu, karyawan perusahaan perlu memiliki akses terhadap komputer yang dilengkapi dengan alat komunikasi elektronik dan perangkat lunak khusus. Sistem manajemen dokumen perusahaan memungkinkan Anda melakukan segala sesuatu yang dilakukan dengan dokumen tersebut di sistem manajemen kantor dan manajemen dokumen mana pun. Pada saat yang sama, sistem manajemen dokumen perusahaan memberikan kemampuan fundamental baru yang hanya tersedia untuk komputer. Ini berarti bahwa dalam sistem seperti itu, komputer menggabungkan semua kualitas terbaiknya untuk kepentingan tujuan tersebut.
Misalnya, dalam sistem manajemen dokumen seperti itu, Anda dapat membubuhkan tanda tangan elektronik pada suatu dokumen, membatasi akses ke dokumen tersebut, mengirimkannya ke karyawan tertentu dalam urutan tertentu, kapan saja menentukan di mana dan pada tahap pemrosesan dokumen apa. , dan melihat catatan karyawan yang memproses dokumen terkait dengannya.
Sistem manajemen dokumen perusahaan mampu memahami proses pengolahan dokumen yang diterapkan dengan benar di perusahaan. Mereka memungkinkan untuk menggambarkan dokumen standar (masuk atau keluar), rincian karakteristiknya, prosedur pemrosesannya dan hak-hak peserta dalam proses tersebut. Setelah itu, otomatis prosesnya akan terjaga dengan ketat dan akurat. Dokumen tersebut akan dipindahkan secara berurutan dari satu pejabat ke pejabat lainnya sesuai dengan teknologi yang diterima untuk memproses dokumen dari jenis yang sesuai. Setiap karyawan akan menerima pemberitahuan tepat waktu tentang penerimaan dokumen yang dikirimkan kepadanya, dan dia tidak perlu pergi ke mana pun untuk mendapatkannya. Dokumen tersebut akan diterima bersama dengan komentar yang diperlukan dari karyawan dan indikasi seberapa mendesak dokumen ini perlu diproses. Sistem manajemen dokumen perusahaan sangat memudahkan pengumpulan data umum, yang memerlukan pemrosesan banyak dokumen yang berkaitan dengan periode waktu berbeda dan bidang aktivitas berbeda.
Selain itu, dokumen dalam sistem seperti itu tidak hanya menjadi dokumen itu sendiri, tabel, diagram, tetapi juga gambar apa pun (statis atau dinamis), rekaman suara, dan secara umum segala sesuatu yang dapat diproses oleh komputer. Contoh gambar statis dapat berupa, misalnya, gambar dengan kompleksitas apa pun atau model elektronik suatu unit, produk, atau struktur. Gambar dinamis dapat berupa presentasi iklan sederhana atau bahkan video nyata. Ingatlah bahwa sistem aliran dokumen perusahaan tidak peka terhadap jarak dan memungkinkan, dalam satu sistem, menurut aturan yang seragam, untuk bekerja di semua cabang perusahaan (termasuk, misalnya, cabang Australia dan Magadan) seolah-olah semua orang berada di sana. duduk di kamar yang bersebelahan. Dalam hal ini, pekerjaan akan dilakukan secara real time, yaitu hitungan menit sudah cukup untuk mengirim dokumen sejauh ribuan kilometer.
Tentu saja, sistem manajemen dokumen perusahaan bukanlah suatu kesenangan yang murah. Namun berapa biaya dokumen yang hilang atau salah diproses dalam kehidupan nyata, berapa biaya informasi yang tepat waktu dan akurat? Terkadang ini adalah masalah kelangsungan hidup perusahaan. Selain itu, jangan lupa bahwa pengurangan biaya pemrosesan data komputer dan penyimpanan informasi dalam memori komputer adalah salah satu proses positif paling dinamis dalam sejarah umat manusia.
Ada beberapa jenis perangkat lunak sistem manajemen dokumen perusahaan yang patut diperhatikan, namun salah satu pemimpin yang tak terbantahkan di pasar ini adalah sistem Lotus Notes dan berbagai sistem dan produk perangkat lunak yang dibangun berdasarkan solusi khasnya. Inilah tepatnya rangkaian sistem dan solusi perangkat lunak, yang kemampuannya harus dipahami dengan partisipasi dealer dan pakar, dengan mempertimbangkan permintaan perusahaan tertentu. Penting untuk disadari bahwa teknologi Lotus Notes saat ini mencakup alat untuk mengembangkan aplikasi (program) untuk lingkungan komputasi terdistribusi (multi-komputer), serta produk perangkat lunak siap pakai untuk mengelola aliran dokumen perusahaan. Contoh (bukan satu-satunya) produk perangkat lunak yang dibangun berdasarkan teknologi Lotus Notes dan memberikan dukungan untuk aliran dokumen perusahaan adalah sistem Domino.Doc..Doc memiliki kemampuan yang sangat luas untuk membuat dan mengelola dokumen dalam lingkungan komputasi terdistribusi, menyediakan karakteristik keandalan solusi industri modern dan mencakup fungsi-fungsi berikut:
pengembangan dokumen menggunakan perangkat lunak Windows apa pun;
dukungan untuk kerja kolektif pada dokumen;
pendaftaran dokumen masuk dan keluar;
dukungan berupa dokumen segala data yang dapat disimpan dalam bentuk elektronik;
menyimpan versi dokumen;
alat pencarian teks dan pengambilan dokumen skala penuh; О pembuatan dokumen standar;
dukungan untuk keamanan industri dan enkripsi dokumen;
memastikan identifikasi pengguna dan kelompok kerja pengguna sesuai dengan struktur hierarki organisasi;
dukungan untuk bekerja dengan pengguna seluler dan terputus (misalnya, dengan tenaga penjualan keliling yang memiliki komputer laptop dan menghubungkannya secara berkala ke jaringan).
Tentu saja, sistem perangkat lunak yang sedemikian kompleks memerlukan konfigurasi yang memenuhi syarat dan dukungan dari para spesialis, namun efisiensi dan fleksibilitasnya yang tinggi akan memberikan solusi terhadap banyak masalah yang merupakan kunci dari pekerjaan produktif. Bagi mereka yang ingin sukses dalam bisnis modern, penting untuk memahami bahwa dalam lingkungan yang bergerak cepat, tidak ada solusi yang akan bertahan lama. Alat untuk menyiapkan sistem manajemen dokumen perusahaan (dan, tentu saja, Domino.Doc) memungkinkan Anda dengan cepat memastikan setiap manuver perusahaan baik dalam strukturnya maupun secara spesifik layanan yang diberikan, dengan keyakinan bahwa informasi rahasia akan tetap dirahasiakan , dan informasi yang akurat dan lengkap akan tetap akurat dan lengkap.
Sebagai penutup uraian singkat tentang sistem manajemen dokumen perusahaan, perlu dicatat bahwa produk dan solusi perangkat lunak baru dengan cepat bermunculan di pasar ini, dan jika Anda tertarik, pastikan untuk membiasakan diri dengan seluruh rangkaian produk dan layanan perangkat lunak di pasar. sebelum mengambil keputusan.
2.2 Implementasi alur dokumen sekolah linguistik “Sukses”, sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK, di lingkungan MS Outlook
.2.1 Fitur sistem Microsoft Outlook
Seiring dengan program presentasi Power Point, manajer komunikasi Outlook masih terdaftar sebagai pihak luar dalam paket MS Office. Pengguna rumahan segera mencoretnya dari daftar program yang diinstal selama instalasi "office". Dan di antara karyawan perusahaan dan perusahaan, hanya sedikit yang dapat memanfaatkan sepenuhnya kemampuan paket unggulan ini.
Sebagian besar tanggung jawab atas fakta malang ini terletak di pundak pengembang itu sendiri - hingga rilis versi terbaru, Outlook tetap menjadi salah satu modul MS Office yang paling rumit dan merepotkan, dan jumlah kesalahan yang banyak dalam versi lokal secara signifikan merusak mood pengguna domestik. Dan itu menjadi lebih menjengkelkan karena, menurut penciptanya, itu seharusnya menjadi pusat dari rangkaian kantor dan alat sehari-hari bagi setiap pengguna. Saat ini ada banyak alasan untuk ini - kesalahan telah diperbaiki, dan bekerja dengan program ini menjadi jauh lebih nyaman dari sebelumnya.
Buku alamat. Hubungi manajer. Jika Outlook adalah “jantungnya” dari MS Office, maka jantung dari Outlook itu sendiri, tidak diragukan lagi, adalah pengelola kontak. Lagi pula, data dari buku alamat tidak hanya akan digunakan oleh dirinya sendiri, tetapi juga oleh semua program keluarga MS Office. Berbeda dengan buku alamat Outlook Express yang sederhana, manajer kontak memungkinkan Anda membuat seluruh dokumen tentang semua kolega dan kenalan Anda. Selain informasi bisnis murni, buku alamat menyediakan kolom khusus untuk nama istri Anda, ulang tahun, ulang tahun pernikahan kolega atau teman Anda. Untuk saat ini, jangan pikirkan mengapa program perlu menanyakan detail pribadi seperti itu - cukup isi formulir buku alamat. Kita akan lihat nanti seberapa lengkap Outlook menggunakan semua informasi yang Anda masukkan.
Manajer kontak memungkinkan Anda tidak hanya membuat entri terpisah untuk setiap penerima, tetapi juga menggabungkannya ke dalam grup, membuat apa yang disebut "Daftar Distribusi" - fitur ini akan berguna ketika Anda perlu mengirim pesan atau file yang sama ke semua karyawan departemen mana pun di kantor Anda.
Surel. Di Windows, seperti yang kita ketahui, email dikelola oleh anggota termuda keluarga Outlook - Outlook Express. Dan dia melakukan pekerjaan ini hampir lebih baik daripada “kakak laki-lakinya”. Ia bekerja lebih tepat dengan pengkodean bahasa Rusia yang berbeda dari pengkodean Windows standar, dan tidak hanya dapat menerima pesan elektronik pribadi, tetapi juga pesan dari grup berita...
Namun intinya di sini bukanlah Outlook Express baik dan Outlook buruk: hanya saja kedua program ini memiliki “bidang aktivitas” yang sedikit berbeda. Berfokus pada bekerja di lingkungan jaringan perusahaan, Outlook memungkinkan Anda mengirim pesan atau file tidak hanya ke alamat Internet, tetapi juga ke kolega di jaringan lokal.
Anda dapat membuat pesan tidak hanya di editor bawaan program, seperti yang terjadi di Outlook Express: sekarang paket MS Office apa pun dapat menjadi "meja" Anda. Setelah membuat tabel di Excel atau dokumen teks di Word, Anda dapat mengirimkannya ke penerima yang diinginkan menggunakan menu “File/Kirim” tanpa keluar dari program.
Sebagai rangkaian untuk penggunaan bisnis, Outlook memiliki metode yang sangat canggih untuk melindungi pesan keluar menggunakan sistem enkripsi bawaan dan tanda tangan elektronik individual. Bagi pengguna rumahan, semua tingkat perlindungan ini sering kali tampak berlebihan, namun yakinlah bahwa saat mengirim data rahasia, tindakan pencegahan ekstra tidak ada salahnya. Ia memiliki Outlook dan sistem filter untuk membersihkan surat dari semua jenis "sampah elektronik" - iklan komersial, yang dituangkan ke dalam setiap kotak surat dalam jumlah besar tanpa persetujuan pemiliknya.
Mesin fax. Versi pertama Outlook menyertakan program MS Fax sebagai klien faks, yang tidak mungkin digunakan tanpa air mata. Saat membuat Outlook 2000, pengembangnya memutuskan untuk memperbaiki kelalaian ini dengan mengganti produk berpemilik dengan versi paket Symantec Fax yang terpotong.
Anda dapat membuat pesan faks langsung dari shell Outlook, tetapi akan lebih mudah melakukannya dari paket MS Office lainnya - Word atau Excel - menggunakan menu "File / Kirim" yang sudah dikenal. Wizard Pesan Faks akan memungkinkan Anda menambahkan header yang indah dan informatif ke dokumen Anda, dan semua informasi yang diperlukan untuk pengiriman, termasuk nomor faks, akan diambil dari buku alamat. Selain mengirim, Outlook dapat dikonfigurasi untuk menerima faks, baik secara manual maupun otomatis. Salah satu dari sedikit kelemahan Outlook Fax Wizard adalah ketidakmampuan untuk mengirim surat terjadwal secara mandiri ke sejumlah besar pengguna: untuk melakukan ini, Anda harus menginstal versi tambahan Symantec WinFax Pro yang berfitur lengkap.
Konferensi video. Jika komputer penerima Anda dilengkapi dengan setidaknya kamera Web yang paling sederhana, Anda dapat mengatur "konferensi video" secara real time kapan saja menggunakan program Net Meeting yang diinstal pada komputer Anda. Dan tentu saja Anda dapat menghubungi rekanan Anda di masa depan pada “kencan” virtual menggunakan Outlook. Satu-satunya hal yang disayangkan adalah bahwa dalam praktik bisnis rumah tangga, konferensi video di dalam kantor masih relatif jarang, dan atasan lebih memilih untuk memberikan instruksi yang berharga kepada bawahannya, boleh dikatakan, dalam mode nyata.
Kalender bukan hanya kalender, tetapi juga buku harian terperinci dengan kemampuan membuat jadwal per jam setidaknya satu tahun penuh sebelumnya. Pada saat yang sama, semua acara dan pertemuan yang direncanakan untuk setiap hari dapat dibagi ke dalam kategori, dan kemudian jadwal masing-masing acara dapat ditampilkan di layar secara terpisah. Anda akan mendapatkan kalender terpisah untuk “pertemuan bisnis”, “pertemuan”, “makan siang”, dan “pertemuan perencanaan”... dan bahkan mungkin “kencan cinta”. Tentu saja, tidak ada kategori seperti itu, tetapi tidak ada yang menghalangi pengguna untuk membuatnya sendiri.
Selain acara satu kali, Anda juga dapat merencanakan acara berulang. Kalender yang dihasilkan dapat ditampilkan dalam beberapa mode: acara untuk hari ini, untuk minggu ini, untuk bulan tersebut.
Tugas. Selain kalender, Outlook memiliki alat perencanaan bawaan lainnya - daftar tugas. Di dalamnya Anda tidak hanya dapat menjelaskan secara rinci apa yang perlu dilakukan dan kapan, tetapi juga menunjukkan berapa lama Anda berencana untuk bertemu, apa ruang lingkup pekerjaannya, berapa biaya untuk menyelesaikannya, dll.
Detail kecil namun penting lainnya: Outlook dapat mencatat penerimaan pesanan dan beberapa jenis dokumen elektronik lainnya dalam folder khusus yang disebut “Diary”.
2.2.2 Memecahkan masalah akuntansi dan memantau pelaksanaan dokumen di lingkungan MS Outlook
1. Luncurkan Outlook dengan mengklik tombol pada panel Microsoft Office atau menggunakan tombol “Start”:
Mulai - Program - Microsoft Outlook
Mari temukan grup folder kerja di jendela program.
Merekam informasi tentang orang-orang di folder Kontak. Folder Kontak diatur seperti database. Di dalamnya kita dapat menyimpan berbagai macam informasi: alamat email, alamat pos, beberapa nomor telepon dan beberapa informasi pribadi yang berkaitan dengan contact person, misalnya ulang tahun dan hari jadi suatu acara. Saat Anda memasukkan nama atau alamat kontak, Outlook memisahkan informasi menjadi beberapa komponen dan menempatkannya di bidang terpisah. Kami dapat mengurutkan, mengelompokkan, dan memfilter kontak berdasarkan bagian mana pun dari nama atau alamat. Cukup klik tombol atau pilih perintah menu untuk mengirim undangan rapat, email, atau tugas ke kontak tersebut. Saat menyimpan informasi tentang contact person ke file, nama file dapat berupa: nama depan, nama belakang, nama organisasi, nama panggilan contact person, atau kata lain yang akan membantu Anda menemukan kontak ini dengan cepat, misalnya, “katering .” Anda dapat memasukkan hingga tiga alamat untuk setiap kontak person. Salah satunya dapat ditetapkan sebagai surat, setelah itu dapat dicetak pada label pos, amplop dan digunakan untuk membuat surat ke banyak penerima.
Saat Anda membuat kontak di kalender, pesan tentang acara yang terkait dengan kontak tersebut, misalnya ulang tahun orang tersebut, secara otomatis muncul di halaman terkait.
Teknologi kerja
Mari buka folder "Kontak".
Mari buat kontak baru. Untuk melakukan ini, klik tombol “Buat” pada toolbar. Jendela kontak akan terbuka
Masukkan informasi kontak di bidang yang tersedia pada tab “Umum”. Beberapa bidang memiliki tombol yang memungkinkan Anda memasukkan informasi dengan lebih akurat. Misalnya, klik tombol “Nama Lengkap”. Jendela entri nama tambahan akan terbuka. Mari isi kolom yang terkait dengan nama kontak.
Tab “Tindakan” selanjutnya akan mencerminkan semua tindakan yang terkait dengan kontak ini: panggilan telepon, mengirim pesan, dan lainnya.
Informasi tentang setiap kontak disimpan dalam kartu terpisah. Mari kita tutup jendela kontak dan lihat bagaimana informasi di folder Kontak disajikan.
Kami akan membuat beberapa kontak dari berbagai organisasi yang menjalin hubungan bisnis dengan perusahaan kami.
8. Mari buat beberapa kontak dengan karyawan dari perusahaan yang sama. Untuk ini:
Klik dua kali pada kontak yang ada;
pilih perintah dari menu “Tindakan” - “Buat kontak di perusahaan yang sama”; sebuah jendela akan terbuka di mana beberapa bidang yang terkait dengan alamat dan nomor telepon perusahaan sudah diisi;
Kami akan memasukkan informasi yang hilang dan juga mengubah informasi yang ada, jika diperlukan.
Kami akan menambahkan informasi tentang karyawan perusahaan kami, dan, yang terpenting, informasi tentang direktur, ke dalam folder “Kontak”.
Mari kita ubah tampilan informasi kontak saat ini di folder menggunakan perintah "Tampilan" - "Tampilan Saat Ini" dan pilih tampilan dari daftar yang diusulkan:
Kartu alamat
Kartu alamat terperinci
Daftar telepon
Berdasarkan organisasi atau lainnya.
Panggilan telepon. Akuntansi untuk percakapan telepon bisnis sangat penting. Sebelumnya, ketika pekerjaan terorganisir dengan baik, buku pesan telepon khusus digunakan, yang mencerminkan informasi: kepada siapa atau dari siapa panggilan itu dilakukan, tanggal, waktu, teks pesan, siapa yang menerima (dikirim). Di Outlook, Anda dapat secara otomatis membuat rekaman percakapan telepon Anda.
Jika Anda memiliki modem, Outlook dapat menghubungi nomor telepon kontak. Pada saat yang sama, Outlook dapat mencatat waktu percakapan, yang dimasukkan ke dalam Diary. Anda juga dapat menambahkan catatan tentang percakapan di sana.
Teknologi kerja
Mari buka folder "Kontak". Mari pilih orang yang dapat dihubungi untuk dihubungi.
Pada toolbar, perluas daftar dengan mengklik tombol “Panggil Otomatis” atau pilih perintah “Panggil Kontak” dari menu “Tindakan”. Pilih salah satu nomor kontak dari daftar. Jendela Panggilan Baru akan terbuka.
Centang kotak “Buat entri buku harian setiap kali Anda menelepon.”
Klik pada tombol "Panggil". Jika Anda memiliki modem, nomor telepon akan segera mulai melakukan panggilan dan jendela “Panggilan Telepon” akan terbuka pada saat yang bersamaan. Saat modem membuat sambungan, Anda dapat mengangkat handset dan menutup jendela “Panggilan baru”.
Sangat penting untuk menunjukkan parameter ketersediaan jika kita bekerja dalam kelompok dan mengkomunikasikan rencana kita kepada peserta lain melalui jaringan. Pilihan pekerjaan kami akan membantu mereka merencanakan jam kerja mereka.
Di jendela “Panggilan Telepon”, kami akan membuat catatan tentang topik pembicaraan dan menjelaskan isi percakapan secara lebih rinci. Dengan kualifikasi yang baik, sekretaris dapat berbicara dan merekam pembicaraan secara bersamaan.
Tutup jendela setelah merekam informasi panggilan di dalamnya. Untuk pertanyaan program “Simpan perubahan yang dilakukan?” jawab ya. Setelah ini, informasi tentang panggilan telepon akan disimpan di kartu kontak dan di “Diary”.
Menggabungkan folder Kontak dengan dokumen Word. Saat mengirim surat, kita harus menuliskan alamat penerima di amplop, begitu pula alamat pengirimnya. Pekerjaan ini dapat dilakukan secara otomatis menggunakan informasi dari folder Kontak Anda. Untuk melakukan ini, gunakan mode “Gabung” di lingkungan perangkat lunak Word.
Teknologi kerja
Mari buka dokumen Word baru.
Mari jalankan perintah "Layanan" - "Amplop dan Stiker". Jendela Amplop dan Label terbuka.
Ayo buka tab "Amplop". Kita akan melihat kolom untuk memasukkan alamat penerima dan alamat pengirim. Di atas setiap bidang terdapat ikon Buku Alamat.
Di bidang penerima, klik tombol buku alamat. Di jendela yang terbuka, pilih penerima.
Di bidang alamat pengirim, klik tombol buku alamat. Di jendela yang terbuka, pilih nama direktur atau karyawan lain di perusahaan Anda atas nama siapa surat itu dikirim. Nonaktifkan kotak centang “Jangan cetak”.
Untuk memilih ukuran amplop, klik tombol “Opsi”. Pilih ukuran amplop yang diinginkan dari daftar.
Untuk melihat tulisan pada amplop, klik tombol “Tambah” di jendela “Amplop dan Stiker”.
Folder yang terbuka saat Outlook dimulai. Saat Outlook dimulai, salah satu folder, misalnya Inbox, yang berisi informasi tentang email masuk, otomatis terbuka. Namun, pengguna dapat secara mandiri menentukan folder yang akan dibuka saat program dimulai, misalnya Outlook hari ini.
Teknologi kerja
Mari luncurkan Outlook.
Mari buka tab "Lanjutan" dan klik tombol "Opsi lanjutan".
Di jendela yang terbuka, perluas daftar folder “Buka” dan pilih folder “Outlook Hari Ini”, yang akan terbuka saat Outlook dimulai.
Mari selesaikan pekerjaan dengan program ini.
Mari kita buka kembali programnya dan pastikan folder yang Anda tentukan terbuka saat startup.
Konfigurasi pengguna. Lingkungan perangkat lunak Outlook memungkinkan Anda mengatur pekerjaan pribadi setiap karyawan dan kerja kelompok. Kerja kelompok menyiratkan kemampuan untuk bekerja dengan dokumen yang sama.
Untuk mengatur kerja kelompok di antara karyawan, perusahaan perlu memiliki jaringan yang terorganisir dan aturan umum untuk menangani dan mengirim file melalui jaringan dari satu karyawan ke karyawan lainnya ditetapkan. Masalah-masalah ini ditangani oleh karyawan khusus - administrator jaringan, yang akan memberikan instruksi kepada Anda di tempat kerja tertentu.
Lingkungan perangkat lunak Outlook menawarkan tiga mode bekerja dengan email:
Hanya internet;
perusahaan atau untuk kelompok kerja;
tidak ada email.
Di bagian ini, kita akan melihat kemampuan untuk bekerja secara offline, serta kemampuan dasar kerja kelompok menggunakan email perusahaan atau Internet.
Sebelum mulai bekerja di lingkungan Outlook, kita harus mengidentifikasi diri kita sebagai pengguna program ini di komputer ini. Hal ini dilakukan dengan membuat akun pengguna Internet. Entri ini selanjutnya akan mendefinisikan Anda secara default sebagai orang yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan semua tugas dan tugas di lingkungan Outlook.
Teknologi kerja
Di menu “Alat”, pilih “Opsi”.
Mari kita pergi ke tab "Pengiriman Surat".
Klik tombol "Ubah konfigurasi layanan email".
Mari kita pastikan komputer kita disetel ke mode email “Internet Saja”. Klik tombol "Batal".
Di menu “Layanan”, pilih “Akun”.
Di kotak dialog Akun Online, pilih tab Email.
pandangan teknologi komputer pekerjaan kantor
7. Mari kita lihat akun yang tersedia dan klik tombol “Tambah”. Wizard Koneksi Internet akan dimulai. Selanjutnya, ikuti langkah-langkah “Wizard”:
masukkan nama, misalnya Anna Ilyina atau nama Anda;
tunjukkan alamat email Anda, misalnya [dilindungi email] atau alamat Anda;
tunjukkan server untuk pesan masuk: mail.ru atau server Anda;
tunjukkan server untuk pesan keluar: mail.ru atau server Anda sendiri;
tunjukkan akun (Anda dapat meninggalkan akun yang disarankan oleh "Master") dan, jika perlu, kata sandi;
atur sakelar “Metode koneksi Internet” secara manual;
selesaikan "Wizard" dengan mengklik tombol "Selesai"; Kotak dialog "Akun Online" akan muncul lagi di layar, dan akun yang dibuat akan muncul di dalamnya.
Pilih akun yang Anda buat. Klik pada tombol "Properti". Mari kita tinjau dan, jika perlu, ubah properti akun.
Klik tombol "Tetapkan sebagai default". Sekarang kami telah mengidentifikasi Anna Ilyina (atau diri kami sendiri) sebagai pengguna program.
Mari kita tutup kotak dialog.
Pekerjaan perencanaan waktu kerja. Kegiatan seorang sekretaris sangat beragam. Termasuk menyiapkan dokumen, melakukan panggilan telepon, mengatur resepsi pengunjung, dan masih banyak lagi. Aktivitas yang berkaitan dengan penyelesaian masalah terkini ini tidak terlihat oleh orang yang belum tahu. Namun, efisiensi suatu perusahaan bergantung pada seberapa sukses dan cepat hal itu dilaksanakan.
Di lingkungan Outlook, semua aktivitas dibagi ke dalam grup berikut, yang sudah Anda ketahui: janji temu, rapat, acara, tugas, dan panggilan telepon.
Rapat. Rapat adalah suatu peristiwa yang melibatkan satu atau dua orang. Waktu pertemuan disepakati di antara mereka dan dicatat dalam kalender. Rapat tidak memerlukan keterlibatan sumber daya: ruangan khusus, waktu persiapan, biaya material. Suatu pertemuan dapat disebut laporan harian kepada manajer, panggilan telepon, atau penyambutan pengunjung. Hal yang penting adalah, sebagai aturan, ini hanyalah masalah kecil dalam hal waktu persiapan; direncanakan untuk waktu tertentu dan bersifat satu arah (dilakukan sendiri oleh sekretaris) atau dua arah (percakapan antara dua orang).
Teknologi kerja
Mari kita klik pada garis waktu “Momen”, yang terletak tidak lebih awal dari setengah jam dari waktu saat ini;
Tuliskan topik rapat dan tekan “Enter”.
Rapat akan ditandai dengan ikon peringatan khusus. Program ini secara otomatis akan membunyikan sinyal suara 15 menit sebelum rapat dimulai, memperingatkan Anda bahwa rapat sudah dekat.
Mari kita tunggu sinyal suara.
Mari kita ubah durasi rapat:
arahkan penunjuk tetikus ke batas atas atau bawah entri rapat (penunjuk tetikus akan berubah bentuk);
menangkap dan memindahkan batas pertemuan.
Kami akan mengadakan beberapa pertemuan lagi dengan topik berbeda dalam beberapa hari mendatang.
Ubah pengaturan rapat. Saat Anda menjadwalkan rapat, Anda dapat mengaitkannya dengan kontak. Kemudian informasi tentang hal itu akan dicatat dalam informasi kontak. Dengan menggunakan informasi ini, Anda selalu dapat mengingat kapan dan pertemuan apa yang diadakan dengan kontak tersebut, dan untuk apa pertemuan tersebut dilakukan. Saat menjadwalkan pertemuan, kita dapat menentukan parameter ketersediaan.
Teknologi kerja
Buka jendela opsi rapat dengan mengklik dua kali pada topik atau baris kosong di buku harian.
Mari kita lihat tab Rapat.
Mari lakukan hal berikut:
mengubah topik pertemuan;
menunjukkan tempat pertemuan;
nonaktifkan bendera notifikasi;
Mari kita tetapkan parameter pekerjaan: sibuk, senggang, dipertanyakan, tidak bekerja.
Mari kaitkan pertemuan dengan kontak. Untuk melakukan ini, klik tombol "Kontak" di bagian bawah kotak dialog dan di daftar kontak yang terbuka, pilih nama kontak yang dijadwalkan untuk mengadakan pertemuan.
Catatan dan lampiran. Biasanya beberapa masalah bisnis dibahas dalam pertemuan tersebut. Kita bisa membuat catatan di jendela rapat, catatan masalah apa saja yang ingin dibahas, saran topik yang dibicarakan, dan lain-lain. Jika Anda menyiapkan dokumen untuk rapat, Anda bisa menyisipkannya langsung ke jendela rapat atau menautkannya ke jendela tersebut.
Teknologi kerja
Mari kita buka jendela rapat
Pada kolom teks catatan rapat, tulislah teks berikut: “Diskusikan waktu pelaksanaan pekerjaan, jumlah peserta dan rentang pertanyaan mereka.”
Mari lampirkan file yang dibuat dan disimpan di komputer ke rapat:
Klik tombol “Tambah file” (atau menu Sisipkan - File);
Di jendela ikhtisar, temukan file yang diinginkan dan klik tombol “Sisipkan” (ikon file akan muncul di jendela).
Kami juga dapat menempelkan konten file:
pilih “Objek” dari menu “Sisipkan”;
di kotak dialog, pilih sakelar “Buat dari file”;
Klik tombol “Jelajahi” dan pilih nama file di kotak dialog;
tutup kotak dialog dengan mengklik tombol “OK” dan pastikan konten file muncul di kolom catatan.
Menjadwalkan pertemuan berulang. Pekerjaan seorang sekretaris melibatkan pertemuan yang diulang secara berkala. Misalnya laporan kepada direktur dibuat pada setiap awal hari kerja, dokumen ditandatangani pada akhir hari kerja, diadakan rapat seminggu sekali mengenai perencanaan pekerjaan yang akan datang dan laporan “Pekerjaan yang telah selesai”. Semua jenis rapat ini dapat ditandai sebagai rapat berulang di kalender Anda. Dalam hal ini, mereka akan secara otomatis dicatat pada hari yang dijadwalkan.
Teknologi kerja
Mari kita buat beberapa pertemuan di kalender, yang kemudian akan diberi atribut pengulangan (Tabel 1).
Tabel 1 - Peristiwa yang berulang
|
Hari di minggu ini |
"Tanda pengulangan" |
||
|
Senin |
Lihat email |
sehari-hari |
|
|
Senin |
Laporkan kepada direktur |
sehari-hari |
|
|
Senin |
Penandatanganan dokumen |
sehari-hari |
|
|
Senin |
Rapat perencanaan |
setiap minggu |
|
|
Penerimaan untuk urusan pribadi |
setiap minggu |
||
|
Hasil pekerjaan |
setiap minggu |
Mari kita atur tanda pengulangan untuk rapat:
klik dua kali untuk membuka jendela rapat;
Pada toolbar, klik tombol “Pengulangan”;
di kotak dialog “Ulangi rapat”, atur parameter pengulangan yang diperlukan;
Mari kita tutup jendela rapat dan temukan tanggal lain di kalender di mana rapat berulang akan direkam secara otomatis.
Merencanakan pertemuan dan acara. Pertemuan tersebut melibatkan mengundang beberapa peserta. Outlook memungkinkan Anda memilih peserta dari folder Kontak dan secara otomatis mengirimi mereka undangan. Jenis pekerjaan ini berhubungan langsung dengan kemungkinan kerja kelompok secara online. Suatu peristiwa adalah peristiwa sepanjang hari.
Teknologi kerja
Mari kita buka pertemuan “Perencana” yang berulang.
Klik pada tab "Tersedia untuk Anggota". Saat Anda mengklik tab ini, janji temu secara otomatis diubah menjadi rapat.
Untuk memilih peserta dan mengirimi mereka undangan, klik tombol “Lainnya”. Buku alamat akan terbuka.
Mari kita pilih peserta rapat.
Dalam daftar yang dihasilkan, klik ikon kirim undangan di samping setiap peserta dan pilih undangan “kirim” atau “jangan kirim”.
Saat membuat folder “Kontak”, semua tanggal lahir dan hari jadi secara otomatis dicatat dalam buku harian pada hari yang bersangkutan sebagai acara. Entri di hari yang tepat seperti itu akan mengingatkan kita akan perlunya mengucapkan selamat kepada pasangan kita, yang merupakan tanda kesopanan dalam komunikasi bisnis. Peristiwa tersebut ditunjukkan pada bagian judul lembar buku harian. Mari kita lihat buku harian itu dan pastikan entri yang sesuai dibuat pada hari ulang tahun karyawan dan mitra Anda.
Mari kita buat acara sepanjang hari “Seminar Manajer”:
klik dua kali untuk membuka rapat baru;
centang kotak “Sepanjang hari”;
mari kita atur parameter rapat lainnya: topik, tempat, tanggal, waktu, peserta.
Buat tugas. "Bilah Tugas" terletak di jendela folder "Kalender". Sebuah tugas, tidak seperti rapat, tidak memiliki tanggal dan waktu penyelesaian yang spesifik. Ini hanya memiliki tanggal mulai dan tanggal penyelesaian tertentu. Tugas disimpan dalam folder terpisah dengan nama yang sama. "Bilah Tugas" di kalender dikaitkan dengan folder "Tugas". Anda dapat mengatur parameter tugas berikut:
tunjukkan topik tugas;
menetapkan tanggal mulai dan tenggat waktu;
kami akan melacak tahapan penyelesaian: belum dimulai, sedang berlangsung, selesai, ditunda, tertunda;
menunjukkan persentase penyelesaian tugas;
menugaskan tugas kepada pemain lain dan mengontrol pelaksanaannya;
mengasosiasikan tugas dengan kontak;
lampirkan file atau tulis catatan;
Mari kita ubah tampilan informasi tugas di jendela.
Banyak dari opsi ini serupa dengan opsi rapat.
Teknologi kerja
Mari kita lihat penyajian informasi tentang tugas di folder Kalender dan di folder Tugas. Sebagian besarnya sama.
Ayo buka folder "Tugas".
Untuk membuat tugas, klik pada baris berlabel “Klik” - “tambahkan elemen” - “Tugas”. Dengan cara ini kita dapat mengatur topik, “Tanggal Jatuh Tempo” dan beberapa parameter “Tugas” lainnya. Tuliskan “Pesanan untuk persetujuan jadwal liburan” dan tunjukkan tanggal jatuh tempo di drop-down “Kalender”, lalu tekan “Enter”.
Untuk memasukkan informasi rinci tentang tugas, klik dua kali untuk membuka jendela parameter tugas.
Mari masukkan tanggal mulai, status, dan persentase penyelesaian tugas. Setel bendera peringatan.
Kami akan melampirkannya ke tugas "File dengan pesanan".
Mari buat beberapa tugas lagi untuk 5 hari ke depan:
mengumpulkan informasi tentang liburan;
kami akan menyusun rencana seminar;
menyusun daftar peserta seminar;
Kami akan mengirimkan pesan telepon kepada peserta seminar.
Menugaskan tugas kepada orang lain dan memantau pelaksanaannya. Sekretaris tidak hanya secara mandiri melaksanakan tugas direktur, tetapi juga dapat, atas arahannya, menugaskan tugas tersebut kepada karyawan lain dan memantau pelaksanaannya.
Lingkungan perangkat lunak Outlook memungkinkan Anda menetapkan tugas kepada siapa pun dari folder Kontak. Ketika suatu tugas diberikan, tugas tersebut secara otomatis dikirim melalui jaringan ke karyawan, yang menjadi pemilik tugas tersebut. Tugas yang diberikan disimpan dalam folder sekretaris, sehingga mempunyai kesempatan untuk memantau kemajuan pelaksanaannya.
Teknologi kerja
Mari kita buka jendela tugas “Kirim pesan telepon ke peserta seminar.”
Pada toolbar, klik tombol “Tetapkan tugas”. Baris “Kepada…” akan muncul.
Klik tombol “Kepada…”. Jendela penerima pesanan akan terbuka.
Pilih kontak yang diinginkan dengan mengklik dan mentransfernya ke daftar penerima pesan dengan mengklik tombol “Kepada…”.
Mari kita tutup jendela dan pastikan bahwa kontak yang dipilih ditunjukkan di baris "Kepada...".
Mari kita tutup jendela tugas. Outlook akan segera mulai meneruskan tugas tersebut. Setelah kita menugaskan suatu tugas kepada orang lain, kita tidak lagi menjadi pemiliknya, yaitu kita tidak dapat mengubah parameternya. Yang harus kita lakukan hanyalah memantau penyelesaian tugas.
Mari kita lihat di folder “Tugas” untuk melihat bagaimana ikon “Tugas” berubah. Ikon baru berarti tugas telah diberikan kepada orang lain. Tugas dalam folder dikelompokkan berdasarkan mereka yang bertanggung jawab untuk menyelesaikannya.
Mari buat beberapa tugas lagi dan tetapkan tugas tersebut ke orang yang berbeda dari folder Kontak.
Ubah tampilan detail tugas. Informasi tugas disajikan dalam bentuk tabel. Judul kolom menunjukkan parameter tugas yang ditampilkan. Lingkungan perangkat lunak memungkinkan Anda mengubah penyajian informasi tugas. Untuk melakukan ini, gunakan item “Tampilan Saat Ini” dari menu “Tampilan”. Jika karena alasan tertentu kami tidak puas dengan tampilan yang ditawarkan oleh program, kami dapat mengatur sendiri sejumlah kolom dalam tabel, metode pengelompokan, dan tugas pengurutan.
Teknologi kerja
Mari kita buka folder "Tugas".
Di menu “Tampilan”, pilih “Tampilan Saat Ini” dan dari menu tambahan salah satu jenis tampilan.
Mari kita lihat bagaimana representasi tugas berubah.
Mari kita gunakan jenis representasi lainnya.
Mari klik kanan pada bilah judul.
Di menu konteks, pilih “Ubah tampilan saat ini”. Jendela Lihat Detail terbuka.
Mari kita lihat isi tombolnya. Mengubah tampilan menggunakan kotak dialog tombol.
Buat catatan. Catatan adalah catatan kecil untuk kenang-kenangan. Teks catatannya bisa sangat beragam: sebuah pemikiran yang tidak ingin Anda lupakan; mengingatkan diri sendiri atau karyawan lain tentang sesuatu; lelucon segar yang kadang-kadang bisa Anda ceritakan kepada pasangan Anda; kutipan dan banyak lagi. Di kantor yang tidak terkomputerisasi terkadang Anda dapat melihat gambar seperti itu. Di mana-mana – di meja, di telepon, di dinding, di kaca jendela, di alat tulis – ada potongan kertas kecil dengan beberapa catatan yang ditempel. Ini adalah catatan. Setuju bahwa kantor seperti itu dapat memberikan gambaran kepada orang luar tentang betapa sibuknya karyawannya, namun terlihat sangat ceroboh.
Catatan di lingkungan perangkat lunak Outlook adalah analog elektronik dari buku catatan kertas dengan lembaran sobek. Catatan digunakan untuk mencatat pertanyaan, pengingat, dan banyak hal lain yang biasanya ditulis pada kertas catatan. Catatan juga merupakan cara terbaik untuk menyimpan informasi yang mungkin Anda perlukan nanti, seperti petunjuk arah atau teks yang dapat Anda tempelkan ke item atau dokumen lain. Lingkungan perangkat lunak Outlook memiliki folder khusus tempat Anda dapat membuat dan menyimpan catatan dan menggunakannya jika diperlukan. Selain fitur dasar ini, Anda dapat:
tautkan catatan ke kontak;
kirim melalui surat;
jenis;
mengubah tampilan catatan.
Seperti yang Anda lihat, Anda dapat melakukan tindakan dengan catatan yang mirip dengan tindakan dengan elemen lainnya.
Anda dapat bekerja dengan catatan yang terbuka di layar. Perubahan yang dilakukan pada catatan disimpan secara otomatis. Kemudian layar kita akan dipenuhi dengan catatan.
Teknologi kerja
Buka folder Catatan.
Klik tombol "Buat". Jendela catatan kuning akan terbuka.
Tuliskan teks catatan di jendela.
Tutup catatan itu. Ini akan muncul sebagai ikon di bidang kerja folder.
Kaitkan catatan dengan kontak:
klik dua kali pada ikon untuk membuka catatan;
buka menu catatan tersembunyi;
pilih item “Kontak”;
Di daftar kontak yang terbuka, pilih orang yang diinginkan.
Saat Anda menautkan catatan ke kontak, informasi tentang hal ini tercermin di tab Tindakan Kontak. Mari kita buka kartu orang yang Anda tautkan catatannya di folder “Kontak”.
Mari buka tab "Tindakan" dan, di antara tindakan lainnya, temukan penyebutan catatan tersebut.
Mari jelajahi opsi lain di menu catatan. Antara lain kita akan menemukan perintah “Forward”. Saat Anda menjalankan perintah, jendela pesan email standar akan terbuka. Kami akan membiasakan diri dengan aturan untuk meneruskan pesan di bawah ini.
Akuntansi untuk pekerjaan yang telah selesai. Buku harian adalah dokumen yang berisi daftar harian tugas dan peristiwa yang telah diselesaikan yang terjadi dalam kehidupan seseorang tertentu. Buku harian disimpan pada masa “pra-komputer” agar dapat merekonstruksi jalannya peristiwa.
Dalam berbagai pekerjaan seorang sekretaris, perlu juga disusun pencatatan pekerjaan yang dilakukan. Untuk tujuan ini, ada folder “Diary” khusus di lingkungan perangkat lunak. Tautan ke semua file yang telah dikerjakan secara otomatis terdaftar di folder ini; acara yang disebutkan dalam folder “Kalender”, “Tugas”, “Catatan”; "Panggilan telepon telah dilakukan."
Beberapa informasi tentang pekerjaan yang dilakukan dapat dicatat dalam buku harian secara manual. Folder “Diary” menampilkan jadwal untuk bekerja dengan dokumen. Untuk setiap elemen, catatan dibuat yang mencerminkan tanggal, waktu mulai pekerjaan, dan waktu yang dihabiskan untuk bekerja dengan elemen tersebut. Anda dapat mengklik dua kali untuk membuka elemen.
Lihat dan konfigurasikan Diary. Beberapa item mungkin secara otomatis dimasukkan ke dalam buku harian. Ini adalah pesan, permintaan rapat, tanggapan terhadap permintaan rapat, pembatalan rapat, tugas, tanggapan terhadap tugas, panggilan telepon. Dokumen yang dibuat dalam program berikut dapat secara otomatis dimasukkan ke dalam buku harian: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word dan program lain yang kompatibel dengan Microsoft Office. Kami dapat menunjukkan kontak yang harus dimasukkan dalam buku harian.
Teknologi kerja
Mari kita buka folder "Diary". Saat kami bekerja di lingkungan Outlook, beberapa entri tentang pekerjaan kami telah muncul di folder. Entri dalam Buku Harian dikelompokkan berdasarkan jenisnya.
Mari kita lihat kelompok rekamannya. Untuk melihat rekaman dengan tipe yang sama, klik tombol (+). Untuk menutup grup, klik tombol bertanda (-).
Untuk menentukan jenis entri, file, dan kontak yang informasinya harus disimpan dalam buku harian, di menu “Alat”, pilih “Opsi”.
Pada tab “Pengaturan”, klik tombol “Parameter” untuk buku harian.
Di jendela “Opsi Buku Harian”, centang kotak di sebelah jenis item, kontak, dan file yang harus diperhitungkan dalam buku harian.
Merekam suatu peristiwa secara manual di Diary.
Teknologi kerja
Mari kita buka folder "Diary".
Pada toolbar, klik tombol "Buat". Jendela “Buat” “Entri Buku Harian” (Tanpa Judul) akan terbuka.
Di bidang “Subjek”, masukkan deskripsi.
Dalam daftar “Jenis”, pilih jenis entri yang akan dimasukkan ke dalam buku harian.
Kami akan mengatur parameter lain jika perlu.
Meneruskan pesan melalui email. Saat ini, email adalah alat komunikasi yang umum seperti telepon dan surat biasa. Selain itu, email lebih disukai karena alasan berikut:
pesan dikirim langsung dari tempat kerja;
pesan sampai ke penerima dengan sangat cepat;
tidak diperlukan bahan habis pakai (kertas, amplop, tinta);
anda dapat mengirim surat ke beberapa alamat sekaligus;
Berkat semua hal di atas, waktu dapat dihemat secara signifikan.
Di kantor bisnis modern, email merupakan atribut integral, dan kemampuan untuk menggunakannya adalah keterampilan profesional paling penting dari seorang sekretaris dan karyawan lainnya.
Informasi yang dikirim melalui email disebut Pesan Email. Pesan yang dikirim melalui email dibagi menjadi empat kelompok:
Kotak Masuk - yang diterima melalui email;
Keluar - yang perlu dikirim;
Draf - pesan dalam persiapan;
Terkirim.
Di panel utama Outlook, terdapat folder yang terkait dengan grup pesan ini. Lebih mudah untuk mengaturnya ke dalam grup folder "Mail" yang terpisah. Untuk menggunakan Outlook untuk mengirim dan menerima email melalui Internet, kita memerlukan akun. Tata cara membuat akun telah kita bahas di atas.
Buat dan kirim pesan. Lingkungan perangkat lunak Outlook memiliki jendela pesan standar di mana, seperti pada amplop, kita harus menunjukkan kepada siapa pesan tersebut ditujukan, serta subjek dan isinya. Selain itu, kita dapat melampirkan file yang sudah disiapkan sebelumnya ke pesan atau menyisipkan gambar. Jika Outlook tidak diatur untuk segera mengirim email, semua pesan yang dibuat akan disimpan di folder Kotak Keluar.
Di Outlook, Anda dapat mengatur mode pengiriman pesan: segera atau dengan perintah.
Teknologi kerja
Mari atur mode pengiriman pesan:
di menu “Alat”, pilih “Opsi”;
di jendela “Opsi”, buka tab “Pengiriman Surat”;
Pilih atau nonaktifkan kotak centang Kirim pesan segera.
Buka folder “Kotak Keluar” dan klik tombol “Buat”. Kotak pesan akan terbuka. Jendela ini memungkinkan Anda mengirimkan informasi dalam teks biasa, serta melampirkan file ke surat:
Di jendela pesan, klik tombol “Kepada…” dan pilih satu atau lebih penerima dari daftar kontak. Kita juga dapat memilih kepada siapa salinan akan dikirim (tombol Cc) dan salinan karbon buta (tombol Bcc).
Di bidang “Subjek”, masukkan judul singkat pesan.
Di bidang kerja, masukkan teks pesan.
Untuk membuat lampiran, pilih “File” dari menu “Sisipkan”.
Di jendela ikhtisar, klik dua kali pada file yang dibuat dan disimpan sebelumnya. Lampiran muncul sebagai ikon file dengan namanya di bagian bawah jendela pesan.
Untuk mengirim pesan, klik tombol “Kirim” pada toolbar. Pesan akan segera dikirim atau ditempatkan di folder Kotak Keluar, tergantung mode yang dipilih.
Jika kita tidak memiliki mode untuk mengirim pesan dengan segera, kita harus menggunakan perintah “Kirim” dari menu “Alat”. Setelah pesan diteruskan, email akan otomatis dipindahkan dari folder Kotak Keluar ke folder Item Terkirim.
Anda dapat menggabungkan tindakan mengirim dan menerima pesan. Untuk melakukan ini, pilih perintah “Kirim/Terima” di menu “Alat”. Di daftar drop-down, pilih item untuk akun (jika ada beberapa) yang ingin kita lakukan tindakannya. Setelah ini, komputer akan terhubung ke server email dan pesan akan dikirim. Jika server email memiliki pesan masuk ke akun Anda, pesan tersebut akan diteruskan ke komputer kami.
Mari buat pesan baru dengan topik “Koordinasi tanggal pengiriman peralatan” dan tujukan ke kontak.
Jika kami belum selesai menulis pesan atau tidak berencana mengirimkannya dalam waktu dekat, kami akan menyimpannya di folder "Draf". Untuk melakukan ini, pilih perintah “Simpan” dari menu “File”.
Kami mungkin mengirim pesan ke alamat yang tidak tercatat di folder Kontak. Untuk melakukan ini, di baris “Kepada…”, tuliskan alamat email secara eksplisit.
Lihat folder email dan pesan. Saat folder email terisi, kita dapat melihat nomor di sebelah nama folder di panel Outlook. Angka ini menunjukkan berapa banyak item (pesan) yang ada di dalam folder. Kita bisa membuka sebuah folder, melihat daftar pesan yang ada di dalamnya, membuka pesan apa saja, dan memindahkannya ke folder lain. Anda dapat menyimpan lampiran yang dilampirkan pada pesan secara terpisah di folder lain di komputer Anda. Penting untuk menghapus pesan yang tidak perlu dari folder dari waktu ke waktu.
Teknologi kerja
Mari kita lihat folder email di panel Outlook dan tentukan, tanpa membuka folder, berapa banyak item yang ada di dalamnya.
Untuk menerima pesan masuk dari server, pilih perintah “Kirim/Terima” dari menu “Alat”.
Jika kami tidak dapat bekerja dengan email di akun kami, kami akan menyalin beberapa pesan dari folder “Kotak Keluar” ke folder “Kotak Masuk”. Untuk melakukannya, ambil judul pesan dan pindahkan ke ikon Kotak Masuk di panel Outlook.
Mari kita buka folder "Kotak Masuk".
Foldernya terbagi menjadi dua bagian. Di bagian atas terdapat daftar pesan sesuai urutan penerimaannya, dan beberapa informasi: dari siapa, subjek, tanggal dan waktu penerimaan. Untuk melihat pesan tersebut, klik pesan tersebut. Teks pesan akan muncul di bagian bawah. Jika ada ikon penjepit kertas di samping pesan, berarti pesan tersebut berisi lampiran.
Mari kita buka pesan dengan lampiran. Mari simpan lampiran secara terpisah sebagai file:
klik dua kali pada baris pesan untuk membuka jendela pesan;
di jendela ikhtisar, pilih folder tempat kita ingin menyimpan file, masukkan nama file atau biarkan yang ditentukan, lalu klik tombol “Simpan”.
Mari kita hapus pesan dari folder tersebut. Untuk melakukan ini, ambil pesan dan pindahkan ke ikon folder Item Terhapus.
Ketika banyak item yang menumpuk di folder Deleted Items, kita dapat mengosongkan folder tersebut, yaitu menghapus item secara permanen. Untuk melakukan ini, klik kanan pada ikon folder “Item Terhapus” dan pilih perintah “Kosongkan Item Terhapus” dari menu konteks.
Menggunakan tanda tangan dan kartu nama. Dalam korespondensi bisnis, frasa standar sering digunakan untuk memulai dan mengakhiri surat. Frasa seperti itu di lingkungan Outlook disebut tanda tangan, meskipun dalam kehidupan nyata kita menyebut tanda tangan itu dengan nama pengirim yang tertera di akhir surat. Di sini konsep tanda tangan agak lebih luas. Tanda tangan dapat berupa frasa apa pun yang sesuai dengan konteks pesan tertentu, yang disusun terlebih dahulu dan disimpan dengan nama tertentu. Kita dapat membuat beberapa tanda tangan untuk berbagai kesempatan dan memasukkannya ke dalam pesan.
Selain tanda tangan, aplikasi ini menggunakan konsep kartu nama elektronik yang berisi informasi tentang diri kita, yang dapat kita lampirkan pada sebuah pesan. Penerima pesan kami dapat menggunakan kartu nama ini untuk membuat kartu berisi informasi tentang kami di folder Kontak. Kartu nama elektronik dibuat berdasarkan entri dari folder “Kontak” kami dan, pada kenyataannya, merupakan analog dari kartu kontak dengan semua informasi yang dikandungnya. Oleh karena itu, jika kita ingin mengirimkan tidak semua, tetapi hanya sebagian informasi ke partner, kita perlu membuat duplikat kartu kontak dengan data yang dipilih:
membuat dan memasukkan tanda tangan ke dalam pesan;
lampirkan kartu nama ke pesan;
buat kontak berdasarkan kartu nama yang dikirim.
Teknologi kerja
Mari kita buka folder "Kotak Keluar".
Untuk membuat satu atau lebih tanda tangan, pilih perintah “Opsi” dari menu “Alat”.
Ayo buka tab "Pesan". Klik tombol "Pilih Tanda Tangan".
Di jendela “Pilih Tanda Tangan” yang terbuka, klik tombol “Buat”. Wizard Pembuatan Tanda Tangan akan dimulai.
Masukkan nama untuk tanda tangan, misalnya, “Semoga berhasil dengan kartu nama Anda” dan pilih tombol radio “Mulai dengan sampel kosong”. Klik pada tombol "Berikutnya".
Di jendela “Ubah Tanda Tangan”, masukkan teks.
Lampirkan kartu nama ke tanda tangan:
Klik pada tombol “Buat kartu nama dari daftar kontak Anda…”;
pilih nama kontak dalam daftar yang terbuka;
Klik tombol "Selesai".
Mari buat pesan baru.
Di menu “Sisipkan”, pilih “Tanda Tangan”. Pilih tanda tangan dari daftar drop-down.
Mari menerima pesan baru menggunakan perintah Kirim/Terima.
Buka pesan dengan lampiran kartu nama.
Klik ikon “Klip Kertas” dan buka kartu nama elektronik yang dikirimkan kepada kami. Sepertinya kartu kontak.
Mari tambahkan kontak baru ke folder kita. Untuk melakukan ini, klik tombol “Simpan dan Tutup”. Informasi tersebut secara otomatis akan disimpan di folder Kontak Anda. Anda nantinya dapat melengkapi kartu ini dengan informasi baru atau yang diubah tentang pasangan Anda.
Mari buka folder “Kontak” dan pastikan entri kontak baru telah muncul di sana.
Memformat pesan. Sejauh ini kami telah membuat pesan yang ditulis dalam teks biasa. Banyak pesan email, pendek dan lugas, tidak memerlukan pemformatan tambahan dan oleh karena itu ditulis dalam teks sederhana dan tidak diformat. Selain itu, pesan seperti itu hanya memakan sedikit memori dan memerlukan lebih sedikit waktu untuk mengirimkannya.
Namun, terkadang ada kebutuhan untuk mengirimkan pesan yang lebih cerah dan berwarna. Biasanya hal ini dikaitkan dengan semacam perayaan. Untuk kasus ini, lingkungan perangkat lunak Outlook menyediakan opsi lanjutan untuk memformat teks, serta menyisipkan gambar, yaitu penggunaan format Microsoft Outlook RTF atau HTML untuk menyiapkan pesan. Saat Anda menggunakan salah satu format ini saat menulis pesan, sebuah panel akan muncul mirip dengan panel pemformatan di Word. Tujuan dari tombol pemformatan ditunjukkan dalam keterangan alat.
Teknologi kerja
Untuk menyisipkan gambar ke dalam pesan, persiapkan terlebih dahulu dan simpan dalam format gif di beberapa folder. Di menu “Sisipkan”, pilih “Gambar”.
Di jendela yang terbuka, klik tombol "Jelajahi" dan di jendela tinjauan, pilih file gambar dan klik tombol "Buka". Nama tersebut akan muncul di jendela sisipkan gambar.
Tutup jendela dengan mengklik tombol "Sisipkan". Gambar akan muncul di kotak pesan.
Ayo kirim pesan.
Mengirim balasan ke pesan. Sangat penting bagi setiap orang yang mengirim surat untuk mengetahui apakah pesannya telah diterima. Outlook menawarkan kemampuan untuk mengirim pemberitahuan – pesan singkat secara otomatis kepada pengirim ketika pesan telah diterima. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengatur parameter pelacakan email.
Selain pemberitahuan, banyak pesan yang memerlukan tanggapan. Saat mengirim balasan, kita dapat melampirkan pesan asli atau sebagian darinya sehingga penerima segera memahami pesan balasan yang datang.
Teknologi kerja
Buka perintah "Opsi" di menu "Alat".
Pada tab Pengaturan, klik tombol Opsi Email.
Di jendela "Opsi Email" yang terbuka, kita akan menemukan bidang yang menyatakan bahwa "saat membalas pesan, hidupkan dan geser teks pesan asli". Bidang ini memiliki daftar drop-down opsi lain. Namun, lebih baik tinggalkan apa yang ditawarkan program tersebut.
Klik tombol "Opsi Pelacakan".
Centang kotaknya dan alihkan. Pengaturan ini memungkinkan kami mengontrol pengiriman notifikasi ke pesan yang diterima secara otomatis. Pemberitahuan tersebut akan menunjukkan tanggal dan waktu pesan diterima. Kami juga akan dapat mengetahui kapan pesan kami diterima.
Mari kita pastikan bahwa setelah mengatur parameter yang ditentukan, lingkungan perangkat lunak Outlook mulai mengirimkan pemberitahuan secara otomatis tentang penerimaan pesan.
Untuk mengirim balasan pesan di Kotak Masuk Anda, pilih baris judul pesan.
Pada toolbar, klik tombol “Balas”. Jendela pesan baru akan terbuka, di mana alamat pengirim akan ditunjukkan di baris "Kepada...", teks pesan asli akan dimasukkan ke dalam bidang pesan, dan yang berikut ini akan ditunjukkan di baris Subjek: ULANG:
Masukkan teks tanggapan dan hapus sebagian atau seluruh pesan asli.
Kami akan mengirimkan tanggapan.
Pengorganisasian pekerjaan dengan dokumen adalah teknologi manajemen utama di institusi mana pun: dari kantor perusahaan kecil hingga departemen federal atau perusahaan besar. Tentu saja, manajemen yang efektif memerlukan semacam sistem manajemen dokumen. Semakin luas cakupan dan skala kegiatan suatu organisasi, semakin penting dan independen peran sistem manajemen perkantoran itu sendiri.
Sampai saat ini, pengelolaan dokumen dilakukan terutama dengan memindahkan dokumen kertas dan memelihara banyak catatan kertas dan lemari arsip. Pemanfaatan teknologi informasi baru di bidang lembaga pendidikan prasekolah memungkinkan kita memperlakukan pekerjaan kantor bukan sebagai mekanisme yang kaku dan konservatif, tetapi sebagai alat yang efektif dan fleksibel untuk menerapkan berbagai macam inovasi di bidang ini. Saat ini perkembangan teknologi informasi telah menyebabkan munculnya metode dan alat yang memberikan solusi terintegrasi untuk otomatisasi kantor, memungkinkan untuk mengotomatisasi operasi manual dan pencarian dokumen, serta mengontrol pelaksanaan perintah terkait dokumen.
Sistem informasi “Dokumen Organisasi” diterapkan untuk meningkatkan efisiensi sekolah linguistik “Sukses”, sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK.
Selama bekerja, tugas-tugas berikut diselesaikan:
teori umum, literatur khusus tentang topik penelitian dan materi bidang studi dipelajari;
sosialisasi dan kajian struktur organisasi, dokumen dan alur dokumen;
alur dokumen sekolah linguistik “Sukses” diimplementasikan sebagai unit struktural KGOU SPO KhPK berdasarkan aplikasi perangkat lunak MS Outlook, yang memungkinkan tercapainya hasil maksimal dalam pemrosesan dan pencatatan dokumen dengan biaya minimal untuk perangkat lunak dan perangkat keras.
Implementasi proyek diploma memungkinkan untuk mengintegrasikan semua dokumen organisasi ke dalam lingkungan MS Outlook, yang memungkinkan:
mengatur dokumen secara optimal untuk kemudahan penggunaan;
sorot peristiwa-peristiwa utama dan ingatkan mereka pada waktu yang tepat (selama proses pendidikan);
Mengotomatiskan sepenuhnya pekerjaan kantor organisasi.
Sehingga meningkatkan kecepatan dan keandalan penyelesaian masalah pekerjaan kantor dalam organisasi tertentu. Keuntungan dari sistem ini adalah fleksibilitasnya, yaitu. kemampuan untuk menyesuaikannya untuk organisasi mana pun, termasuk informasi apa pun di kartu “Kontak” yang menarik bagi organisasi itu sendiri, serta kemampuan untuk bekerja dengan aplikasi MS Office lainnya.
Penggunaan teknologi komputer dan teknologi otomasi kantor merupakan bidang yang menjanjikan dan memungkinkan pengorganisasian pekerjaan dengan aliran dokumen institusi pada tingkat modern.
BIBLIOGRAFI
1. Andreeva V.I. Pekerjaan kantor: Persyaratan alur dokumen perusahaan. - Edisi ke-3, direvisi dan ditambah. - M., 1996.
2. Andreeva V.I. Pencatatan dalam layanan personalia: Panduan praktis dengan contoh dokumen Edisi ke-3, direvisi. dan tambahan - M.: Business School "Intel-Sintez", 2000.
Andreeva V.I. Pekerjaan kantor: Panduan praktis dengan contoh dokumen. edisi ke-6, putaran. Dan tambahan - M.: Sekolah Bisnis "Intel-Sintez", 1999.
Andreeva V.I. Contoh dokumen pekerjaan kantor. - M.: Sekolah Bisnis Intel-Sintez, 1998.
Andreyanova V.V. Bagaimana mengatur pekerjaan kantor di suatu perusahaan. - M.: INFRA-M, 1998.
Vasiliev D.V. Pekerjaan kantor di komputer. - M.: Strix, SEBELUMNYA, 1999.
Vasilyeva I.N. Dasar-dasar pekerjaan kantor dan manajemen pribadi: Buku teks untuk mahasiswa. - M.: Keuangan dan Statistik, 1999.
Gost R 51141-98. Pencatatan dan pengarsipan. Istilah dan definisi - M.: IPC Standards Publishing House, 1998.
Davydova E.N., Rybakov A.E. Pekerjaan kantor: Panduan pendidikan dan praktis. - M.: TetraSystems, 1999.
Elizavetina T. Office bekerja di komputer.-3rd ed. - SPb.: Peter, 2004, 304 hal.
Ilmu Komputer: Buku Ajar / Ed. Prof. N.V. Makarova. revisi ke-4 ed. - M.: Keuangan dan Statistik, 2001.
Informatika : Workshop Teknologi Komputer / Ed. Prof. N.F. Makarova. revisi ke-4 Ed. - M.: Keuangan dan Statistik, 2001.
Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kursus manajemen kantor: Dukungan dokumentasi untuk manajemen: Buku teks. edisi ke-3, putaran. Dan tambahan - M.: INFRA-M, Novosibirsk: Perjanjian Siberia, 2000.
Klimenko S.V., Krokhin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Dokumen elektronik di jaringan perusahaan: kedatangan kedua Guttenberg. - M.: Eco-Trends, 1999.
Koltunova M.V. Surat bisnis: Apa yang perlu diketahui penulis. Akademisi kata keterangan rumah tangga di bawah pemerintahan Federasi Rusia. - M.: Delo, 1999.
Komputer untuk manajer / Ed. V.V. Komyagina. - M.: Kemenangan, 1988.
Manajemen arsip komputer: Kursus pelatihan / Ed. N. Makarova dan lain-lain St.Petersburg: Peter, 2004. - 416 hal.
Kudryaev V.A. dan lain-lain Organisasi kerja dengan dokumen: Buku teks. - M.: INFRA-M, 1999.
Kuznetsov S.L. Pekerjaan kantor di komputer. - M.: JSC “Sekolah Bisnis “Intel-Sintez”, 1999.
Kuznetsov S.L. Komputerisasi pekerjaan kantor. - M.: JSC “Sekolah Bisnis “Intel-Sintez”, 1999.
Kuperstein V.I. Teknologi informasi modern dalam pekerjaan kantor dan manajemen. Sankt Peterburg, BHV, 1999.
Kuperstein V.I. MS Office dan Proyek dalam manajemen dan pekerjaan kantor.-Edisi ke-2nd, direvisi. dan tambahan - SPb.: BHV-Petersburg, 2001. - 400 hal.
Leontiev V.P. Ensiklopedia Personal Computer Terbaru 2003. - M.: OLMA-PRESS, 2003. - 920 hal.
Makarova N.V., Nikolaychuk G.S., Titova Yu.F. Pekerjaan kantor komputer: kursus pelatihan. - SPb.: Peter, 2004.-411 hal.
Moder J., Phillips S. Metode perencanaan jaringan dalam pengorganisasian pekerjaan. - M.: Energi, 1966.
Ketentuan dasar pengembangan dan penerapan sistem perencanaan dan manajemen jaringan. - M.: Ekonomi, 1967.
Dalam kondisi dimana sistem pengelolaan lama yang berdasarkan peraturan negara yang terpusat dan ketat sudah sebagian besar hilang, maka perlu dibangun suatu sistem baru yang unsur-unsurnya tentu saja sudah muncul dan berfungsi, tetapi sistem itu sendiri sebagai sebuah sistem. struktur integral belum ada.
Salah satu unsur manajemen pendidikan, yaitu pokok bahasan kebijakan pendidikan, telah kita bahas pada bab sebelumnya. Reformasi administrasi yang dilakukan di dalam negeri telah mengubah struktur organisasi manajemen, namun hampir tidak mungkin membicarakan perbaikan kualitatif dalam manajemen. Keinginan untuk menghindari duplikasi fungsi berbagai badan telah menyebabkan rumitnya koordinasi antar badan-badan tersebut, dan proses pengambilan keputusan di berbagai tingkatan juga menjadi lebih kompleks. Upaya untuk memperkenalkan manajemen berbasis hasil harus dianggap sebagai elemen positif dari reformasi yang sedang berlangsung. Namun, terdapat teknologi dan model lain untuk mengelola sistem pendidikan, yang penggunaannya dapat secara signifikan meningkatkan kualitas fungsi sistem ini dan memastikan perkembangan progresifnya. Sebelum beralih ke pertimbangan cara-cara lain yang diusulkan untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sistem pendidikan, kami perhatikan prinsip-prinsip dasar manajemen pendidikan dalam kondisi modern, yang menjadi dasar kebijakan negara di bidang ini harus dibangun.
Ciri terpenting manajemen pendidikan dalam kondisi modern adalah permasalahan pendidikan harus diselesaikan tidak hanya pada tingkat sistem pendidikan itu sendiri. Penyelesaian permasalahan ini menjadi salah satu komponen kebijakan nasional. Artinya, pengelolaan pendidikan hendaknya dilaksanakan tidak hanya oleh kementerian pendidikan khusus, tetapi juga menjadi bagian dari program besar pemerintah yang mencakup seluruh bidang kehidupan masyarakat. Menjalankan kebijakan negara terpadu dalam sistem pendidikan merupakan tugas penting manajemen pendidikan baik di Rusia maupun di banyak negara lain. Hanya prioritas tinggi pendidikan dalam kebijakan negara yang dapat menjamin tingkat pengelolaan sektor pendidikan yang diperlukan di dunia modern. Pada saat yang sama, prioritas pendidikan tidak hanya harus dicanangkan, tetapi juga diterapkan secara konsisten dalam praktik politik.
Sifat global dari sistem pendidikan yang sedang berkembang memerlukan pengelolaan yang efektif dari proses pembangunannya di tingkat antar negara bagian dan internasional. Pada saat yang sama, yang dibutuhkan bukan hanya kontak internasional antar kementerian pendidikan, tetapi juga implementasi program-program global antar negara bagian yang besar di bidang pembentukan sistem pendidikan baru.
Ciri-ciri penting pengelolaan sistem pendidikan baru ditentukan oleh fakta bahwa sistem tersebut memiliki struktur yang kompleks. Subsistem utama dari sistem pendidikan modern adalah:
- Subsistem teori-metodologi, yaitu sistem metodologi proses pendidikan, teori pembelajaran, metode pengajaran disiplin ilmu;
- subsistem pedagogi, yaitu sistem sekolah didaktik dan teori proses pendidikan, prinsip dasar pedagogi;
- Ш teknologi, yaitu seperangkat teknologi untuk mengelola sistem pendidikan;
- Ш organisasi, mis. seperangkat teknik organisasi yang dapat diterapkan dalam pengelolaan pendidikan modern;
- Ш ekonomi, yaitu sistem dukungan ekonomi yang kompleks untuk pengelolaan yang efektif dari sistem pendidikan modern, termasuk pendanaan dari anggaran federal, anggaran mata pelajaran federal dan anggaran lokal, pembiayaan sendiri, dll.
Semuanya berada dalam interaksi yang kompleks satu sama lain dan dengan bidang kehidupan publik lainnya (lihat Gambar 4).
Oleh karena itu, prinsip terpenting dalam pengelolaan pendidikan di semua tingkatan: antar negara bagian, nasional, regional, kota, serta tingkat suatu lembaga pendidikan, harus menjadi prinsip konsistensi.
Gambar.4. Struktur umum sistem pendidikan modern
Manajemen pendidikan dalam kondisi modern difokuskan terutama pada pemecahan masalah:
mengatur akses terhadap pendidikan yang dapat memenuhi kebutuhan pendidikan masyarakat di abad ke-21 (pendidikan harus dapat diakses sejak usia dini sepanjang hidup seseorang);
memastikan akses yang sama terhadap pendidikan bagi semua orang di semua tingkat pendidikan;
meningkatkan mutu pendidikan dan mencapai relevansinya, yaitu memenuhi kebutuhan masyarakat;
peningkatan tajam dalam efisiensi dan produktivitas sistem pendidikan.
Semua masalah ini harus diselesaikan dalam konteks peningkatan jumlah siswa dengan pengurangan dana pemerintah yang dialokasikan per siswa yang hampir terjadi secara universal. Kompleksitas permasalahan, ditambah dengan berkurangnya pendanaan pemerintah, memerlukan pertimbangan ulang terhadap peran dan fungsi negara, perusahaan, lembaga pendidikan, keluarga, dan siswa itu sendiri dalam pembiayaan dan penyelenggaraan pendidikan.
Kami akan mempertimbangkan teknologi berikut:
- 2. pengenalan manajemen negara dan publik;
- 3. memperluas kemitraan antara dunia usaha dan pemerintah;
- 4. pengembangan prinsip otonomi lembaga pendidikan;
- 5. pembangunan infrastruktur informatisasi pendidikan;
- 6. penerapan mekanisme baru pembiayaan pendidikan.
- 1. melaksanakan rekayasa ulang kegiatan pendidikan;
Perbedaan mendasar antara sistem pendidikan modern dan tradisional terletak pada kekhususan subsistem teknologinya. Elemen teknologi ini sangat kurang berkembang dalam pendidikan klasik, yang sebagian besar bergantung pada pengajaran tatap muka dan materi cetak. Pendidikan modern menggunakan banyak sekali teknologi informasi baru.
Kesalahpahaman yang sangat umum di kalangan spesialis di bidang pendidikan adalah gagasan bahwa penggunaan komputer dan telekomunikasi, sarana teknis baru dalam proses pendidikan adalah satu-satunya hal yang diperlukan untuk memodernisasi pendidikan. Dari sudut pandang ini, cukup memasang komputer, telepon, kamera video, parabola dan peralatan lainnya di kelas, mengajari guru cara menggunakannya, dan masalah utama pendidikan terkait kualitas, skala massa, dan efisiensinya adalah terselesaikan. Artinya, sesuai dengan posisi tersebut, pemanfaatan teknologi informasi baru (NIT) dalam proses pendidikan menyebabkan perubahan radikal hanya pada satu subsistem pendidikan yaitu subsistem teknologi, sedangkan subsistem lainnya tidak mengalami perubahan yang signifikan.
Namun, penggunaan teknologi informasi baru hanya mengarah pada solusi masalah akut pendidikan modern ketika pengembangan subsistem teknologi pendidikan disertai dengan perubahan radikal di semua subsistem lainnya: pedagogis, organisasi, ekonomi - dan bahkan secara signifikan mempengaruhi teori. dan landasan metodologis sistem pendidikan. Dengan demikian, teknologi baru hanya bisa efektif dalam pendidikan jika tidak sesuai dengan sistem pendidikan yang ada, namun dimasukkan sebagai elemen dalam sistem pendidikan baru.
Tentu saja, pada awal perkembangan teknologi komputer, beberapa guru mulai menggunakannya dalam pekerjaannya dalam kerangka sistem pendidikan lama. Namun, kemajuan teknologi yang pesat membuat pekerjaan seperti itu menjadi tidak efektif dan tidak mungkin dilakukan.
Perkembangan teknologi informasi memerlukan pembentukan sistem pendidikan baru yang fundamental, yang dapat menjamin penyediaan layanan pendidikan berkualitas tinggi kepada jutaan orang sekaligus mengurangi biaya satuan pendidikan. Bukan seorang guru yang menggunakan sarana teknis baru dalam sistem pendidikan lama, yaitu dengan metode pedagogi lama, mekanisme ekonomi dan organisasi buruh, melainkan seorang guru yang beroperasi dalam sistem pendidikan baru yang menjamin keberhasilan berfungsinya pendidikan di dunia modern. .
Oleh karena itu, penggunaan BIT dalam pendidikan harus dianggap sebagai keputusan strategis yang berfokus pada pembentukan dan pengembangan sistem pendidikan baru. Pada saat yang sama, di bidang pendidikan, seperti di banyak bidang kegiatan lainnya, dalam beberapa tahun terakhir, bukan masalah teknis, tetapi masalah organisasi, sosial dan ekonomi dalam penggunaan teknologi informasi baru menjadi sangat relevan. Solusi teknis sedang distandarisasi, rasio harga-kinerja sistem informasi terus menurun, namun penggunaan teknologi baru tidak selalu mengarah pada peningkatan produktivitas dan efisiensi operasional.
Budaya teknologi informasi modern tidak melibatkan fokus pada masalah teknis ketika menerapkan BIT, tetapi pada masalah organisasi, sosial dan ekonomi. Saat ini, kita berbicara tentang restrukturisasi dan rekayasa ulang seluruh proses pendidikan, dan bukan tentang solusi teknis swasta.
Jadi, pendekatan sistematis dalam pengelolaan pendidikan modern melibatkan kegiatan rekayasa ulang di bidang pendidikan. Tujuannya adalah perbaikan radikal seluruh sistem pendidikan, transformasi radikal berdasarkan penggunaan informasi ilmu pengetahuan dan teknologi, yang mengarah pada peningkatan kualitas dan efisiensi pendidikan.
Penting untuk menyoroti kondisi yang kondusif untuk rekayasa ulang Melyukhin I.S. Teknologi informasi dan bisnis. M.: "Garant-Park", 1997, hal. 31., yang tampaknya relevan dengan bidang pendidikan. Kondisi tersebut antara lain sebagai berikut:
- 1. keberhasilan rekayasa ulang sangat bergantung pada komitmen para pemimpin organisasi pendidikan terhadap gagasan strategi ini; proyek rekayasa ulang harus dilakukan di bawah kendali manajer pertama;
- 2. pegawai yang mengembangkan proyek rekayasa ulang dan memantau pelaksanaannya harus diberkahi dengan wewenang yang diperlukan dan mampu menciptakan suasana kerjasama dalam organisasi pendidikan;
- 3. proyek-proyek yang berfokus pada pertumbuhan dan perluasan kegiatan pendidikan lebih mungkin berhasil dibandingkan pada pengurangan dan pengurangan biaya, karena masyarakat biasanya menggalang inisiatif besar dengan antusias;
- 4. keberhasilan rekayasa ulang juga bergantung pada sejauh mana para manajer dan karyawan biasa organisasi memahami bagaimana mencapai tujuan strategis;
- 5. Proyek rekayasa ulang harus memiliki anggaran sendiri, terutama jika direncanakan untuk menggunakan teknologi informasi baru secara intensif.
Dengan demikian, penggunaan teknologi komputer dan telekomunikasi modern secara efektif dalam pendidikan memerlukan rekayasa ulang kegiatan pendidikan, perubahan signifikan tidak hanya pada subsistem teknologi sistem pendidikan, tetapi juga pada semua subsistem utama lainnya - pedagogi, organisasi, ekonomi, teoretis dan metodologis. . Masing-masing subsistem ini, pada gilirannya, mewakili suatu sistem integral yang terdiri dari banyak elemen. Pada saat yang sama, semua subsistem dari sistem pendidikan baru saling berhubungan erat dan saling bergantung. Segala sesuatu yang terjadi dalam satu subsistem mempengaruhi semua komponen lain dari sistem pendidikan holistik yang sedang berkembang.
Pandangan sistematis tentang proses pembentukan dan pengembangan sistem pendidikan berbasis informasi ilmu pengetahuan dan teknologi harus menjadi dasar manajemen pendidikan di dunia modern, karena hanya dengan pendekatan sistematis manajemen pendidikan dapat meningkatkan efektivitasnya.
Arah kedua perbaikan manajemen sistem pendidikan adalah penerapan negara-publik pengelolaan, melibatkan berbagai lembaga sosial, terutama perusahaan dan keluarga, dalam menyelesaikan masalah pendidikan, serta mempertimbangkan kembali peran lembaga pendidikan dan peserta didik itu sendiri dalam menyelenggarakan dan memelihara proses pendidikan.
Peran siswa dalam penyelenggaraan pendidikannya menjadi semakin signifikan, karena proses pendidikan modern semakin berubah menjadi proses belajar mandiri, ketika siswa sendiri yang memilih jalur pendidikannya dalam lingkungan belajar yang terperinci; pada tingkat pendidikan tinggi, siswa ikut serta dalam membiayai proses pembelajaran.
Peran keluarga dalam mengatur dan membiayai pendidikan anggotanya diperkuat sejauh keluarga berpartisipasi dalam membiayai pendidikan, seringkali dalam memilih lembaga pendidikan, sehingga sampai batas tertentu mempengaruhi isi pendidikan; Dalam pendidikan jarak jauh berbasis telekomunikasi, keluarga berkontribusi aktif dalam penciptaan lingkungan belajar.
Peran perusahaan dalam pengelolaan sektor pendidikan kini ditentukan oleh fakta bahwa perusahaan membiayai pendidikan melalui sistem perpajakan; berpartisipasi langsung dalam pembiayaan lembaga pendidikan, terutama pada jenjang pendidikan tinggi; mengambil fungsi pendidikan, mengembangkan sistem pendidikan berkelanjutan atas dasar mereka (dalam beberapa tahun terakhir, seringkali berdasarkan pembelajaran jarak jauh terbuka dan fleksibel menggunakan teknologi komputer dan telekomunikasi modern).
Pada bulan April tahun ini, Presiden Federasi Rusia bertemu dengan perwakilan komunitas bisnis, yang sekali lagi menekankan perlunya dan kemungkinan kemitraan antara bisnis dan negara di bidang pendidikan. Inkonsistensi isi dan struktur pendidikan dengan kebutuhan pasar tenaga kerja merupakan salah satu masalah utama pendidikan modern dan bisnis modern, dan masalah ini harus diselesaikan bersama. Pertama, untuk menyediakan personel yang diperlukan bagi pasar tenaga kerja, perlu dibuat sistem peramalan pasar tenaga kerja. Faktanya, saat ini, satu-satunya sumber informasi untuk pendidikan tentang kebutuhan perekonomian akan personel tertentu adalah perkiraan tahunan pembangunan sosio-ekonomi negara tersebut. Jelas ini tidak cukup. Kedua, tugas terpenting yang dihadapi semua negara saat ini adalah memastikan aksesibilitas terhadap pendidikan, khususnya pendidikan profesional yang lebih tinggi. Dan ke arah itu, diperlukan peran aktif dunia usaha, khususnya dalam pengembangan bidang pinjaman pendidikan, seperti yang juga disampaikan dalam pertemuan Presiden dengan para elite dunia usaha.
Partisipasi aktif dunia usaha dalam pengembangan bidang pendidikan hanya mungkin terjadi jika ekstensi otonomi mendidik perusahaan. Sampai saat ini, otoritas pendidikan pemerintah di banyak negara secara langsung mengawasi pekerjaan lembaga-lembaga pendidikan negeri. Di Rusia, dalam kondisi sistem komando-administrasi, kepemimpinan langsung tersebut berbentuk manajemen pendidikan yang distributif, direktif, dan birokratis. Namun dalam kondisi modern, sistem manajemen pendidikan seperti itu ternyata tidak efektif baik dari sudut pandang ekonomi maupun pedagogi. Negara menghadapi kebutuhan untuk mempertimbangkan kembali perannya dalam bidang pendidikan.
Jika lembaga-lembaga pendidikan sebelumnya secara administratif sepenuhnya berada di bawah badan-badan pengelola pendidikan negara dan pada kenyataannya seolah-olah merupakan bagian dari badan-badan ini, maka dalam sistem pendidikan baru negara mendorong pengembangan otonomi lembaga-lembaga pendidikan, kemandirian administratifnya. Otoritas pendidikan negara mempunyai fungsi mengembangkan strategi untuk pengembangan sistem pendidikan dan mengatur proses penerapan strategi ini. Terkait lembaga pendidikan, negara sedang aktif bertransformasi dari pengelola langsung menjadi pelanggan dan konsumen jasa pendidikan.
Otoritas pendidikan negara semakin berperan sebagai pembeli jasa lembaga pendidikan, fungsi badan-badan tersebut semakin berpindah dari bidang produksi jasa pendidikan ke bidang melindungi kepentingan konsumen jasa lembaga pendidikan. Dalam sistem pendidikan baru, dasar hubungan antara otoritas pendidikan dan lembaga pendidikan adalah sistem pembuatan kontrak untuk pemenuhan perintah pelatihan oleh lembaga pendidikan. Agar sistem ini berfungsi secara efektif, negara mendorong berkembangnya situasi pasar yang menyeluruh di bidang pendidikan, persaingan baik di pihak produsen maupun di pihak konsumen jasa pendidikan. Prinsip mengembangkan lingkungan pendidikan yang kompetitif dan menciptakan pasar layanan pendidikan yang jenuh merupakan prinsip terpenting dalam mengelola pendidikan modern. Penerapan prinsip ini melibatkan pengembangan mekanisme ekonomi baru di bidang pendidikan.
Perkembangan komputer Dan telekomunikasi teknologi merupakan salah satu faktor utama dalam pembentukan sistem pendidikan baru. Peningkatan terus-menerus pada kecepatan yang belum pernah terjadi sebelumnya dalam beberapa dekade terakhir merangsang dan mempercepat inovasi di bidang pendidikan.
Namun, sering kali teknologi informasi baru diperkenalkan ke dalam proses pendidikan secara tidak sengaja, hanya karena guru memiliki akses terhadap beberapa teknologi tersebut. Dengan demikian, literatur tentang pendidikan jarak jauh didominasi oleh laporan deskriptif sederhana tentang penggunaan satu atau bahkan sejumlah teknologi telekomunikasi dalam proses pendidikan, sehingga penulis laporan ini tertarik dan terkejut dengan kemungkinan penggunaan tersebut. teknologi modern di bidang pendidikan. Kesimpulan utama yang sering mereka ambil adalah bahwa telekomunikasi modern dapat digunakan dalam proses pendidikan. Namun, kesimpulan seperti itu biasanya baru bagi penulis laporan ini, dan bukan bagi teori dan praktik pendidikan modern. Laporan-laporan ini juga menunjukkan bahwa teknologi baru sering kali digunakan dalam pendidikan tanpa analisis efektivitas penggunaannya. Yang penting adalah fakta penggunaan teknologi ini, dan bukan konsekuensinya.
Pengalaman mengembangkan pendidikan berbasis BIT menunjukkan bahwa penggunaan teknologi secara acak dalam proses pendidikan tidak cukup efektif. Proses integrasi teknologi komputer dan komunikasi ke dalam proses pendidikan harus didasarkan pada pengembangan dan penerapan prinsip-prinsip manajemen yang efektif dari pengembangan basis teknologi sistem pendidikan.
Dalam pendidikan, yang penting bukanlah teknologi informasi itu sendiri, betapapun modern dan canggihnya teknologi tersebut, namun sejauh mana penggunaannya dapat membantu pencapaian tujuan pendidikan. Oleh karena itu, penggunaan teknologi informasi terutama melibatkan pemecahan masalah pilihan teknologi yang memadai.
Pilihan ini dibuat dengan mengatur hubungan antara teknologi informasi dan proses pembelajaran, terutama antara subsistem teknologi dan pedagogi dari sistem pendidikan. Pada saat yang sama, penting juga teknologi mana, asalkan tujuan pembelajaran tercapai, yang memerlukan biaya keuangan lebih sedikit, teknologi mana yang lebih sesuai dengan struktur organisasi proses pendidikan. Dengan kata lain, pilihan teknologi melibatkan pengaturan hubungan antara semua subsistem utama sistem pendidikan dan, dengan demikian, muncul bukan sebagai tugas teknologi, namun sebagai masalah manajemen pendidikan.
Pemecahan masalah pemilihan teknologi untuk tujuan pendidikan melibatkan perbandingan efektivitas investasi dalam berbagai pilihan teknologi untuk proses pendidikan.
Perlu dicatat bahwa di bidang pendidikan jarak jauh, perbandingan efektivitasnya dengan pendidikan tradisional dimulai lebih dari setengah abad yang lalu sehubungan dengan perkembangan bentuk pendidikan jarak jauh yang pertama - korespondensi, ketika komunikasi antara guru dan siswa terjadi. terutama tidak “tatap muka”, tetapi secara tidak langsung melalui materi tertulis, sering kali dikirim melalui pos. Perkembangan bentuk-bentuk baru pendidikan jarak jauh seperti pendidikan terbuka dan pendidikan jarak jauh, di mana telekomunikasi modern digunakan untuk interaksi antara guru dan siswa, terkadang disertai dengan perbandingan efektivitas pendidikan jarak jauh dan pendidikan tradisional. Seringkali, dalam perbandingan seperti itu, hasil pendidikan dan kualitasnya diukur melalui nilai ujian.
Secara tradisional, perbandingan efektivitas pendidikan tradisional (berdasarkan komunikasi tatap muka antara siswa dan guru) dan pendidikan berbasis teknologi komputer dan telekomunikasi seringkali lebih atau kurang jelas didasarkan pada asumsi bahwa fakta terbatasnya kontak langsung antara guru dan siswa, mediasi interaksi ini dengan menggunakan cara-cara teknis mau tidak mau menyebabkan kemerosotan mutu pendidikan.
Penting untuk ditekankan bahwa pengalaman mengembangkan pendidikan berbasis BIT mengarah pada kesimpulan bahwa asumsi tersebut tidak adil. Dengan demikian, perbandingan jangka panjang antara hasil pendidikan tradisional dan jarak jauh mengarahkan banyak peneliti pada kesimpulan bahwa alat komunikasi itu sendiri, teknologi informasi yang digunakan untuk menghubungkan guru dan siswa, tidak memiliki dampak yang signifikan terhadap hasil pembelajaran. Temuan tersebut, dari 248 laporan penelitian dan artikel, disusun dan dipaparkan oleh Thomas Russell dalam karya terbarunya, The No Significant Difference Phenomenon. Russell T.L. Fenomena “Tidak Ada Perbedaan Signifikan” seperti yang dilaporkan dalam 248 Laporan Penelitian, Ringkasan, dan Makalah. Universitas Negeri Carolina Utara, 1997..
Pertama-tama, ketika memilih suatu teknologi, kita perlu berangkat dari gagasan bahwa mengajar di ruang kelas tradisional saat ini belum tentu merupakan cara terbaik untuk menyampaikan kursus. Kurangnya kontak langsung “tatap muka” antara guru dan siswa tidak serta merta berdampak negatif terhadap hasil pembelajaran. Penggunaan teknologi komunikasi baru dalam proses pendidikan tidak berarti penurunan kualitas pendidikan.
Selain itu, pendidikan, di mana interaksi antara guru dan siswa sebagian besar didasarkan pada teknologi komputer dan telekomunikasi modern, pada prinsipnya dapat lebih efektif daripada pendidikan tradisional.
Secara umum, hasil pembelajaran dan kualitasnya tidak ditentukan oleh jenis teknologi yang digunakan untuk menyelenggarakan kursus pelatihan. Yang penting bukanlah teknologi itu sendiri, namun seberapa baik pelatihan dikembangkan dan dilaksanakan, dan seberapa baik proses pendidikan diselenggarakan. Kualitas kegiatan pengajaran menentukan hasil pendidikan, dan bukan jenis teknologi komunikasi itu sendiri.
Oleh karena itu, pertanyaan utama dalam memilih teknologi informasi dan komunikasi bukanlah teknologi mana yang secara nyata memberikan hasil terbaik dari proses pendidikan, tetapi bagaimana merancang dan mengatur proses tersebut secara optimal, bagaimana memastikan keterkaitan yang memadai antara elemen dan komponennya.
Penerapan semua bidang yang disebutkan di atas untuk meningkatkan efisiensi pengelolaan sistem pendidikan tidak mungkin dilakukan tanpanya penerapan baru peralatan pembiayaan mendidik bola. Perkiraan prosedur pembiayaan anggaran lembaga pendidikan saat ini sangat membatasi peluang dan insentif untuk meningkatkan kualitas layanan dan efisiensi penyediaannya. Pembiayaan sistem pendidikan harus didasarkan pada prinsip “manajemen berbasis hasil”. Setiap program pengembangan kegiatan pendidikan yang dibiayai dari dana anggaran perlu memuat daftar indikator kinerja yang jelas. Penggunaan manajemen indikatif berdasarkan hasil akan meningkatkan efisiensi penggunaan dana anggaran. Kompleksitas sistem, sifatnya yang multifungsi, multiguna membuat penggunaan satu atau beberapa instrumen pembiayaan anggaran menjadi tidak efektif dan mengharuskan penggunaan berbagai instrumen keuangan yang digunakan dalam satu sistem dan kombinasi yang optimal. Di antara alat-alat ini, kita harus menyoroti pembiayaan normatif per kapita, yang memungkinkan kita memastikan transparansi dalam distribusi dana anggaran dan mengikat jumlah dana langsung ke konsumen layanan pendidikan berdasarkan prinsip “uang mengikuti siswa.”
Masalah transisi ke pembiayaan per kapita normatif sebagian besar terkait dengan kurangnya kerangka legislatif yang diperlukan dan metode yang diterima untuk menghitung standar tingkat pendidikan, jenis dan jenis lembaga pendidikan.
Pengembangan peraturan perundang-undangan yang relevan dan penerapannya, serta reformasi sektor anggaran yang sedang berlangsung akan membantu menyelesaikan masalah ini. Pengenalan mekanisme pembiayaan per kapita dalam kondisi modern akan meningkatkan efisiensi penggunaan total sumber daya lembaga pendidikan dan sistem pendidikan secara keseluruhan.
Ketika beralih ke sistem pendidikan profesional tinggi dua tingkat, disarankan untuk memperkenalkan diferensiasi dalam standar pembiayaan anggaran. Pada pendidikan tinggi tingkat pertama - gelar sarjana - pembedaan standar harus dilakukan berdasarkan hasil Unified State Examination - ini adalah pengenalan sistem pembiayaan yang didasarkan pada penggunaan kewajiban keuangan terdaftar negara (GIFO). Pada jenjang magister, pembedaan standar pendanaan anggaran harus dilakukan menurut bidang pelatihan, dengan memperhatikan kekhususan daerah. Standar yang lebih tinggi harus ditetapkan untuk pelatihan di bidang yang secara obyektif memiliki biaya pelatihan lebih tinggi. Pinjaman pendidikan juga harus menjadi lebih umum dalam program magister.
Instrumen pembiayaan anggaran lainnya adalah pembiayaan sistem pendidikan berdasarkan program jangka menengah. Dalam kerangka program-program tersebut, pembangunan infrastruktur pendidikan modern pertama-tama harus dibiayai, di mana perlu diciptakan pusat sumber daya untuk penggunaan kolektif.
Bidang pembiayaan khusus harus berupa pembiayaan penelitian ilmiah di pendidikan tinggi, yang ditentukan oleh tugas mengintegrasikan ilmu pengetahuan dan pendidikan. Secara khusus, perlu untuk memastikan redistribusi dana untuk membiayai penelitian ilmiah berdasarkan hibah, dan untuk mengembangkan metode kompetitif dalam membiayai pekerjaan penelitian.
Meringkas analisis cara-cara utama untuk meningkatkan efisiensi manajemen sistem pendidikan, kami mencatat bahwa daftar ini tidak lengkap, namun memberikan logika tertentu untuk mencari metode dan teknologi baru untuk meningkatkan manajemen pendidikan. Pertama, perlu dilakukan optimalisasi struktur organisasi manajemen pendidikan. Kedua, perlu diingat bahwa pendidikan itu sendiri sebagai objek pengaruh merupakan suatu sistem yang terdiri dari unsur-unsur yang saling berhubungan, dan peningkatan pendidikan perlu didekati secara sistematis, mempengaruhi setiap unsur sistem tersebut secara merata. Ketiga, persoalan mata pelajaran manajemen pendidikan adalah relevan, dan dalam kaitan itu perlu dikembangkan manajemen negara dan publik serta melibatkan struktur dunia usaha dalam menyelesaikan permasalahan yang muncul. Keempat, bidang pendidikan tidak boleh tertinggal dari bidang kehidupan masyarakat lainnya: ekonomi, politik, budaya. Dalam kondisi modern, tugas menciptakan infrastruktur informatisasi pendidikan di Federasi Rusia menjadi yang terpenting. Terakhir, dasar pelaksanaan arahan di atas adalah perubahan sistem pembiayaan sektor pendidikan, harus semakin banyak bermunculan metode-metode baru baik untuk penyaluran dana anggaran maupun untuk menarik dana dari sumber pembiayaan di luar anggaran (untuk misalnya, pembentukan dana khusus di universitas - “dana abadi”).
1Tugas manajemen adalah menciptakan suasana kepercayaan, memprakarsai, mengakui dan mendorong kontribusi karyawan terhadap tujuan bersama, dan mendukung hubungan yang terbuka dan jujur dalam perusahaan. Suasana seperti itu memaksimalkan pengembangan potensi kreatif karyawan dan solusi efektif terhadap masalah kualitas. Manajemen harus terus-menerus menjaga pelatihan staf, serta menyediakan sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan mutu.
Pengelolaan
manajemen sekolah
1. Konarzhevsky Yu.A. Manajemen dan manajemen intra sekolah. – M.: Pusat “Pencarian Pedagogis”, 2000. – 224 hal.
2. Pimenovsky V.Ya. Persyaratan kepribadian guru dalam masyarakat teknologi tinggi // Pedagogi. 1997. – Nomor 5. – Hal.97–103.
3. Pugachev V.P. Tes, permainan bisnis, pelatihan manajemen personalia. – M.: Aspek Pers, 2001.
4. Oderyshev B.S., Frolova O.I. Pengembangan kualitas pribadi pemimpin sebagai sarana peningkatan efektivitas pengelolaan staf pengajar. – Sankt Peterburg, 2007. – 29 hal.
5. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Dasar-dasar kegiatan manajemen: manajemen personalia, kegiatan manajemen, manajemen perusahaan. – M.: Sekolah Tinggi, 1999. – 304 hal.
Sebagaimana diketahui, pendidikan merupakan landasan dimulainya sosialisasi seseorang, dimulainya kehidupan mandiri dalam masyarakat. Mungkin nasib masa depan seseorang, tempatnya dalam kehidupan bernegara, prioritas dan aturan internalnya bergantung pada pendidikan. Dalam kaitan ini, tugas utama negara adalah menyelenggarakan pendidikan yang bermutu. Anda tidak boleh menyisihkan uang atau waktu untuk meningkatkan kualitasnya, karena ini adalah pekerjaan untuk masa depan. Kesejahteraan suatu negara berhubungan langsung dengan tingkat pendidikan dan keterampilan penduduknya.
Pemecahan masalah pengelolaan lembaga pendidikan semakin mendapat bobot sehubungan dengan humanisasi dan demokratisasi, meningkatnya peran dan pentingnya perlindungan hak asasi manusia dan kebebasan, perkembangan hubungan pasar, pembentukan struktur sosial baru dan bentuk-bentuk manajemen. Oleh karena itu, agar dapat mempengaruhi aktivitas bawahan secara efektif, seorang pemimpin modern memerlukan pemahaman yang mendalam tentang landasan psikologis manajemen. Meskipun mekanisme ini masih kurang dipahami, hasil penelitian ilmiah yang ada dapat secara signifikan memperluas kemampuan manajer untuk menciptakan kondisi yang mendorong terbentuknya minat di antara anggota tim terhadap pekerjaan produktif organisasi.
Proses pengelolaan selalu berlangsung dimana kegiatan-kegiatan umum orang dilakukan untuk mencapai hasil-hasil tertentu. Karena sekolah adalah organisasi sosial dan merupakan suatu sistem kegiatan bersama orang-orang (guru, siswa, orang tua), maka disarankan untuk membicarakan pengelolaannya. Saat ini konsep manajemen dari bidang bisnis semakin merambah ke berbagai bidang aktivitas manusia, termasuk pendidikan. Namun konsep manajemen lebih sempit daripada konsep manajemen, karena manajemen terutama menyangkut berbagai aspek aktivitas manajer, sedangkan konsep manajemen mencakup seluruh bidang hubungan manusia dalam sistem “manajer-eksekutif”. Dengan demikian, teori manajemen sekolah, khususnya staf pengajar, sangat dilengkapi dengan teori manajemen intrasekolah.
Teori manajemen menarik, pertama-tama, karena orientasi pribadinya, ketika aktivitas seorang manajer (manajer) dibangun atas dasar rasa hormat yang tulus, kepercayaan terhadap karyawannya, dan menciptakan situasi sukses bagi mereka. Aspek manajemen inilah yang secara signifikan melengkapi teori manajemen intrasekolah.
Berbicara lebih jauh tentang manajemen tenaga pengajar, yang dimaksud dengan sistem manajemen, yaitu menerapkan pendekatan sistematis terhadap pemahaman teoritis kegiatan manajemen. Yang kami maksud dengan sistem manajemen adalah serangkaian kegiatan yang terkoordinasi dan saling berhubungan yang bertujuan untuk mencapai tujuan penting organisasi. Kegiatan tersebut mencakup fungsi manajemen, penerapan prinsip-prinsip dan penerapan metode manajemen yang efektif.
Pengenalan dan pengoperasian sistem manajemen kegiatan lembaga pendidikan yang berfokus pada mutu pendidikan akan membantu menjamin daya saing sistem pendidikan secara keseluruhan dan meningkatkan daya saing masing-masing lembaga pendidikan pada khususnya. Efektivitas kegiatan manajemen sangat ditentukan oleh bagaimana pemimpin sekolah menguasai metodologi analisis pedagogis, seberapa dalam mereka dapat mempelajari fakta-fakta yang ada, dan mengidentifikasi ketergantungan yang paling khas. Analisis yang tidak tepat waktu atau tidak profesional dalam kegiatan direktur sekolah menyebabkan, pada tahap pengembangan tujuan dan pembentukan tugas, ketidakjelasan, ketidakjelasan, dan kadang-kadang keputusan yang diambil tidak berdasar. Ketidaktahuan akan keadaan sebenarnya dalam tim pengajar atau siswa menimbulkan kesulitan dalam membangun sistem hubungan yang benar dalam proses pengaturan dan penyesuaian proses pedagogi.
Proses pengelolaan sistem pedagogis apapun melibatkan penetapan tujuan (goal setting) dan perencanaan (decision sampling). Meningkatkan penetapan tujuan dan perencanaan pekerjaan manajemen ditentukan oleh kebutuhan akan pengembangan dan pergerakan sistem pedagogis yang konstan. Berdasarkan sifatnya, aktivitas organisasi manusia adalah aktivitas praktis yang didasarkan pada penggunaan operasional pengetahuan psikologis dan pedagogis dalam situasi tertentu. Interaksi yang terus-menerus dengan kolega dan siswa memberikan aktivitas organisasi fokus yang berorientasi pada kepribadian tertentu.
Dalam struktur kegiatan organisasi manajer, tempat penting ditempati dengan memotivasi kegiatan yang akan datang, menginstruksikan, mengembangkan keyakinan akan perlunya melaksanakan tugas ini, memastikan kesatuan tindakan tim pengajar dan siswa, memberikan bantuan langsung dalam proses melakukan pekerjaan, dan memilih bentuk aktivitas stimulasi yang paling memadai. Aktivitas organisasi seorang manajer juga mencakup tindakan yang diperlukan seperti menilai kemajuan dan hasil dari suatu kasus tertentu.
Semua kualitas pribadi seorang pemimpin diwujudkan dalam gaya manajemennya. Gaya manajemen adalah suatu sistem cara, metode dan bentuk kegiatan manajemen tertentu yang disukai oleh manajer. Pilihan gaya kepemimpinan tertentu ditentukan oleh banyak faktor obyektif dan subyektif yang saling berinteraksi. Faktor obyektif antara lain seperti isi kegiatan yang dilakukan, tingkat kesulitan tugas yang diselesaikan, kompleksitas kondisi di mana penyelesaiannya dilakukan, struktur hierarki kepemimpinan dan subordinasi, situasi sosial politik, iklim sosio-psikologis dalam tim, dll. Faktor subjektif meliputi sifat tipologis sistem saraf (temperamen), sifat karakter, orientasi, kemampuan manusia, kebiasaan aktivitas, komunikasi, pengambilan keputusan, pengetahuan, pengalaman, kepercayaan. Salah satu indikator budaya organisasi seorang pemimpin adalah kemampuannya mengatur waktu dan bawahannya secara rasional.
Penting untuk diingat bahwa direktur sekolah, selain fungsi administratif, juga menjalankan kegiatan pedagogis, tetap menjadi guru mata pelajaran apa pun. Waktu utama direktur disibukkan dengan pekerjaan administrasi, namun kegiatan mengajarnya harus menjadi contoh bagi semua guru lainnya, hanya dalam hal ini direktur dapat menjadi guru dari gurunya. Keadaan ini memerlukan investasi waktu yang signifikan dalam mempersiapkan pelajaran dan membaca literatur psikologis dan pedagogis baru. Kemampuan menggunakan waktu secara bijak menjadi landasan organisasi kerja ilmiah bagi guru dan kepala sekolah. Hal ini menjadi lebih penting untuk diingat mengingat banyaknya guru dan administrasi sekolah yang kelebihan beban.
Saat ini tidak mungkin seorang pemimpin dapat menyelesaikan seluruh tugas manajemen, sehingga perlu dibangun struktur organisasi suatu lembaga pendidikan. Dengan menentukan struktur organisasi, subjek kepengurusan mengatur wewenang dan tanggung jawab para peserta kegiatan bersama, serta aturan interaksinya secara vertikal dan horizontal.
Efektivitas proses manajemen, suasana hati orang-orang dalam organisasi, dan hubungan antar karyawan bergantung pada banyak faktor: kondisi kerja langsung, profesionalisme personel, tingkat manajemen, dll. Dan salah satu peran pertama di antara faktor-faktor ini adalah dimainkan oleh kepribadian manajer.
Dalam bentuk yang paling umum, kita dapat menentukan persyaratan yang harus dipenuhi oleh seorang pemimpin dari semua tingkatan manajerial di berbagai organisasi sosial.
Persyaratan ini ditentukan melalui kualitas-kualitas penting secara profesional, yang kami maksud adalah kualitas-kualitas individu dari subjek kegiatan yang mempengaruhi efektivitas kegiatan dan keberhasilan pengembangannya. Jawaban atas pertanyaan tentang kualitas yang seharusnya dimiliki seorang pemimpin telah mengalami evolusi yang signifikan seiring dengan perkembangan teori manajemen.
Jadi, efektivitas organisasi mana pun, termasuk sekolah menengah, bergantung pada gaya manajemen tim. Gaya manajemen mengungkapkan kualitas pribadi pemimpin. Oleh karena itu, dalam meningkatkan efisiensi suatu lembaga perlu memperhatikan kepribadian pemimpinnya. Dengan mengembangkan dan meningkatkan kualitas pribadi pemimpin serta mengubah gaya kepemimpinan, efisiensi suatu lembaga pendidikan dapat ditingkatkan.
Tautan bibliografi
Azhibekov K.Zh., Zhetpisbaeva G.O., Ermakhanova Sh.N., Togatay M.M., Asylbaeva Zh.U., Ermakhanov M.N. CARA MENINGKATKAN EFEKTIFITAS MANAJEMEN STAF PENGAJAR // International Journal of Applied and Fundamental Research. – 2016. – No.7-5. – hal.876-878;URL: https://applied-research.ru/ru/article/view?id=9978 (tanggal akses: 15/01/2020). Kami menyampaikan kepada Anda majalah-majalah yang diterbitkan oleh penerbit "Academy of Natural Sciences"
Agar suatu lembaga pendidikan dapat berfungsi secara efektif, seluruh komponen lingkungan eksternal dan internal sangatlah penting. Efektivitas suatu lembaga pendidikan tergantung pada mekanisme dan kualitas umpan baliknya.
Manajemen mengacu pada kegiatan yang bertujuan untuk mengambil keputusan, mengorganisasikan, mengendalikan, mengatur suatu objek yang dikelola sesuai dengan tujuan tertentu, menganalisis dan menyimpulkan hasil berdasarkan informasi yang dapat dipercaya. Manajemen sekolah berarti pengaruh pemimpin terhadap peserta proses pendidikan untuk mencapai hasil yang direncanakan. Objek manajemen dalam hal ini adalah proses pendidikan dan kondisi program, metodologi, personel, material, teknis, dan peraturan yang mendukungnya, dan tujuannya adalah pemanfaatan potensi yang tersedia dalam sistem pendidikan secara efektif dan meningkatkan efektivitasnya. Efektivitas pengelolaan suatu lembaga pendidikan sangat ditentukan oleh adanya pendekatan sistematis dalam mengelola seluruh bagiannya. Sangat penting untuk dapat melihat prospek perkembangan suatu lembaga pendidikan dan membangun program kegiatan berdasarkan potensi kreatif tenaga pengajar.
Efektivitas pengelolaan lembaga pendidikan merupakan hasil tercapainya tujuan kegiatan pengelolaan, dan efektifitas pengelolaan lembaga pendidikan merupakan hasil tercapainya tujuan lembaga pendidikan. Jika sifat hasil yang diinginkan dapat dicapai dengan cepat dan dengan penghematan sumber daya, maka sah-sah saja membicarakan manajemen sekolah yang efektif.
Efektivitas sistem manajemen, dan akibatnya, kehidupan sekolah secara keseluruhan, bergantung pada seberapa lengkap, bijaksana, realistis dan spesifik tanggung jawab fungsional dan pekerjaan didistribusikan di antara para pemimpin sekolah. Jadi, teknologi manajemen adalah interaksi pemimpin sekolah yang berlandaskan ilmu pengetahuan dan terarah dengan mata pelajaran lain dari proses pendidikan, yang berfokus pada pencapaian hasil yang direncanakan. Efektivitas kegiatan pengelolaan sangat bergantung pada kemampuan penyelenggara suatu lembaga pendidikan dalam mengelola proses pendidikan berdasarkan pendekatan teknologi. Kegiatan pengelolaan dapat disajikan dalam bentuk rantai teknologi (Gambar 6).
Gambar 6? Rantai teknologi kegiatan manajemen
Praktik manajemen menegaskan bahwa motivasi keberhasilan dalam setiap kegiatan inovatif hanya mungkin terjadi melalui keberhasilan pencapaian dalam memecahkan masalah-masalah sebelumnya.
Oleh karena itu, manajemen yang sukses adalah pengelolaan pergerakan tim sekolah yang terarah dari penyelesaian tugas-tugas yang sederhana, operasional dan dapat diakses ke penyelesaian tujuan dan sasaran yang lebih kompleks dan strategis.
Menilai efektivitas pengelolaan yang sukses merupakan masalah yang sangat penting dan sekaligus terbelakang dan kontroversial.
Di satu sisi, efektivitas manajemen dapat dinilai berdasarkan indikator-indikator manajemen itu sendiri, yaitu berdasarkan penilaian kualitas analisis pedagogi, perencanaan, pengorganisasian, pengendalian dan pengaturan, terlepas dari hasil akhir sekolah sebagai suatu sistem atau subsistem individu.
Di samping itu, manajemen bukanlah tujuan itu sendiri, dan efektivitasnya harus dinilai dari dinamika proses pedagogis di sekolah dan bagaimana transformasi yang terjadi mempengaruhi perkembangan kepribadian setiap siswa yang dilatih dan dibesarkan di dalamnya.
Peningkatan efisiensi manajemen sekolah harus dimulai dengan penciptaan atau transformasi sistem pendukung informasi. Pemimpin sekolah harus memiliki sejumlah informasi wajib tentang keadaan dan perkembangan proses-proses dalam subsistem yang menjadi tanggung jawab mereka dan di mana mereka diminta untuk memberikan pengaruh manajerial.
Perencanaan merupakan sarana terpenting untuk meningkatkan efisiensi proses pendidikan. Perencanaan adalah proses penentuan kegiatan pokok dengan indikasi yang jelas mengenai pelaku tertentu dan waktu interaksi antara manajemen sekolah, guru, siswa dan orang tua selama proses pendidikan. Inti dari perencanaan adalah untuk membenarkan tujuan dan metode pencapaiannya berdasarkan identifikasi serangkaian pekerjaan yang rinci, penentuan bentuk dan metode pengendalian yang paling efektif.
Arahan utama peningkatan efektivitas pelaksanaan fungsi organisasi dan eksekutif antara lain penerapan pendekatan yang berorientasi pada manusia dalam pengorganisasian kegiatan; pembagian tanggung jawab fungsional dalam aparatur badan pimpinan oleh pimpinan sekolah dan anggota staf pengajar yang dibuktikan secara ilmiah dan praktis; organisasi kerja yang rasional; pembentukan sistem manajemen intrasekolah yang relatif otonom. Efektivitas penggunaan bentuk organisasi manajemen sekolah terutama ditentukan oleh kesiapan dan fokusnya. Dewan guru, rapat dengan direktur, atau bentuk operasional pengorganisasian kegiatan manajemen mencapai tujuannya asalkan ada kepentingan bersama, pemahaman tentang perlunya pekerjaan yang dilakukan dan signifikansinya.
Efektivitas regulasi organisasi diukur dari seberapa rasional pengorganisasian proses yang akan dikelola dengan bantuannya.
Pengendalian merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi, karena sebagai hasil pengendalian tidak hanya teridentifikasi kekurangannya, tetapi juga pengalaman positif, yang kemudian tersebar luas dalam aktivitas seluruh organisasi.
Efisiensi mencirikan tingkat keberhasilan berfungsinya sistem pedagogi dalam mencapai tujuan. Karena tujuannya bisa berbeda (didaktik, pendidikan, pendidikan, manajerial), terdapat komponen efektivitas pedagogis yang sesuai, yang, pada gilirannya, merupakan fungsi dari dua variabel - biaya (tenaga kerja, waktu, sumber daya material) peserta dalam pendidikan. proses dan hasil kegiatan mengajar tercermin dalam indikator-indikator tertentu yang mencirikan keadaan objek kegiatan pedagogi.
Hasil kegiatan pedagogi tercermin dalam indikator-indikator tertentu yang mencirikan keadaan objek kegiatan pedagogi.
Untuk mengelola sekolah secara efektif, para pemimpin perlu mengetahui apa saja kriteria keberhasilannya atau, sebaliknya, apa yang menyebabkan masalah, dan memantau dinamika berdasarkan kriteria tersebut, menganalisis hasil dan menyesuaikan gaya manajemen. Pilihan kriteria kinerja yang tepat adalah persyaratan yang paling penting, karena indikator yang dipilih secara salah tidak memungkinkan tercapainya hasil yang ditentukan oleh tujuan.
Kompleks kriteria mencakup empat kelompok kriteria, yang ditentukan dalam indikator dan indikator (fitur) terpentingnya (Gambar 7).
Gambar 7 – Kompleks kriteria.
Penilaian efektivitas pengelolaan menurut indikator yang dipilih dilakukan atas dasar perbandingan parameter yang dinilai dengan standar (standar) tertentu.
Dengan demikian, setelah mengkaji efektivitas manajemen suatu lembaga pendidikan dan menyoroti serangkaian kriteria yang ditentukan dalam indikator terpenting, terlihat bahwa semua fungsi manajemen mempengaruhi efektivitas manajemen. Pengendalian merupakan salah satu cara untuk meningkatkan efisiensi. Sekarang mari kita perhatikan struktur pengendalian intra-sekolah.
