Cara membentuk masalah pribadi. Pekerjaan pribadi karyawan - cara memimpin, sampel

Semua orang tahu mengatakan bahwa frame memutuskan segalanya. Sumber daya personel adalah bagian terpenting dari organisasi mana pun, jadi ini penting adalah ketersediaan dan kepenuhan dari basis informasi tentang setiap karyawan. Layanan personel membentuk informasi ini dalam bentuk koleksi dokumen khusus - masalah pribadi.

Sejak peraturan legislatif khusus, yang menyebabkan prosedur untuk pembentukan dan penyimpanan kasus-kasus pribadi, tidak ada kebingungan dan perbedaan dalam hal ini. Kami akan mencoba mengklarifikasi bidang dokumentasi personel ini.

Apa itu masalah pribadi

Istilah "masalah pribadi" di kantor pekerjaan dibuat untuk memanggil dokumen yang dikumpulkan di bawah satu sampul, menemani seseorang dalam kegiatan kerja dan / atau pelatihannya dan yang paling memantulkan sepenuhnya. Dokumen-dokumen ini terakumulasi selama seluruh periode kerja karyawan (atau pembelajaran).

Bisnis pribadi adalah bagian dari dokumentasi untuk personel organisasi.

Apakah saya harus melakukan urusan pribadi

Sebagian besar wirausahawan menganggap personal dalam komponen wajib dokumentasi personel. Namun, hukum menunjukkan bahwa ini benar hanya dalam kaitannya dengan pegawai negeri.

Urusan pribadi untuk pejabat pemerintah

Informasi tentang karyawan negara bagian dan kota harus dipertanyakan dalam bentuk yang ditetapkan (Keputusan Presiden 30 Mei 2005 No. 609). Urusan pribadi karyawan tersebut dirancang untuk mencerminkan semua rekam jejak mereka sehingga dapat dengan jelas untuk melihat bagaimana data pribadi mereka berubah.

Jika karyawan bergerak dari satu struktur ke struktur lainnya, masalah pribadinya harus mengikutinya.

Di tempat kerja baru, akan lebih mudah bagi kesan orang baru, serta mendapatkan informasi tambahan tentang sumber-sumber pendapatan, koneksi, lingkaran komunikasi profesional, serta informasi lain yang memfasilitasi kontrol.

Undang-Undang Federal N 79-FZ "pada layanan sipil negara bagian dari Federasi Rusia" tertanggal 27 Juli 2004 di Bagian 3 Pasal 42 mengungkapkan prosedur untuk semua tindakan dengan urusan pribadi dari kategori karyawan ini.

Urusan pribadi

Baik dalam kode tenaga kerja, atau dalam tindakan peraturan lain dari Federasi Rusia tidak mengandung persyaratan wajib untuk melakukan dokumentasi personel semata-mata dengan bantuan kasus-kasus pribadi yang matang untuk setiap karyawan. Oleh karena itu, pendaftaran data personel tersebut sama sekali tidak wajib atau bahkan direkomendasikan.

PENTING! Hukum Federasi Rusia untuk entitas hukum atau pengusaha individu tidak diizinkan untuk melakukan urusan pribadi pada karyawan mereka.

Jika manajemen organisasi atau IP memutuskan untuk memperkenalkan kewajiban untuk mengisi kasus-kasus pribadi, ia harus dikonsolidasikan dalam kebijakan akuntansi, meresepkan prosedur dalam peraturan internal. Sebagai aturan, petugas tidak "menciptakan sepeda", tetapi menikmati peraturan yang dikembangkan untuk pegawai negeri.

Pro dari perbuatan pribadi untuk wirausahawan

Terlepas dari kenyataan bahwa tidak ada persyaratan menentukan dan tidak membatasi komposisi kasus pribadi dan prosedur untuk perilakunya, praktik lokakarya kantor ini menunjukkan kenyamanan yang tidak diragukan untuk kepala bentuk penyimpanan informasi pribadi ini. Karena alasan inilah prevalensi luas dari kasus-kasus pribadi dalam layanan personel telah membentuk mitos tentang komitmen mereka.

Efek positif dari pengenalan akuntansi pribadi frame jelas:

• akuntansi tepat waktu dari semua dokumentasi karyawan;
• pelacakan speaker karir;
• akuntansi data kemungkinan mengandalkan manfaat;
• penilaian prospek pertumbuhan profesional;
• pelestarian dan pemesanan dokumentasi pribadi;
• akses operasional ke seluruh populasi informasi personel.

Siapa urusan pribadi Anda

Pasti Anda dapat menjawab pertanyaan ini hanya dalam kaitannya dengan pegawai negeri: sama sekali, karena membutuhkan hukum.

Karena wirausahawan pribadi tidak diperlukan untuk pengusaha swasta, mereka sendiri dapat memutuskan karyawan mana untuk melakukan dokumentasi ini, dan yang dapat dilakukan tanpa catatan personel terperinci. Bagian dari eksekutif yang mempraktikkan sistem ini lebih memilih untuk melakukan akun pribadi tentang semua staf untuk mensistematisasikan data untuk setiap karyawan. Tetapi beberapa, untuk menghemat waktu, mengatur urusan pribadi hanya pada beberapa kategori karyawan.

Untuk karyawan dari posisi apa biasanya diberikan urusan pribadi:

• pedoman Tautan;
• wakil kepala level yang berbeda;
• spesialis utama;
• karyawan yang membawa tanggung jawab material;
• cadangan personel, dll.

UNTUK INFORMASI ANDA! Pada karyawan tersebut, disarankan untuk membuat masalah pribadi, terlepas dari bentuk dan waktu pekerjaannya - paruh waktu atau pada pekerjaan utama, itu berhasil, sesuai dengan kontrak kerja yang mendesak atau secara berkelanjutan.

Lebih jarang dipastikan dengan posisi personal yang tidak ada pendidikan, kualifikasi atau persyaratan khusus lainnya, seperti pembersih, arloji, wiper, dll.

Tanggal membuat kasus pribadi

Sebagai aturan, untuk pertama kalinya sebuah kasus pribadi dimulai pada karyawan setelah menandatangani pesanan tentang pekerjaannya dan keabsakannya dengan perintah ini.

Bisnis pribadi diisi ulang dengan dokumentasi, diperbarui sepanjang karya karyawan pada majikan ini. Tidak seperti urusan pribadi dalam layanan publik, pengusaha swasta tidak diterima untuk mengkhianati urusan pribadi saat mengubah tempat kerja. Relevansi kasus pribadi berlangsung sebelum transfer ke arsip karena pemecatan karyawan.

Fitur pembentukan kasus pribadi

Desain kasus pribadi yang benar secara signifikan memfasilitasi pekerjaan dengan dokumentasi personel. Praktek telah mengembangkan sejumlah rekomendasi untuk pembentukan file pribadi yang efektif:

1. Dokumen dikumpulkan di bawah penutup, paling sering itu adalah folder, cukup hanya file atau folder. Untuk setiap karyawan, mereka harus terpisah.

Ingat! Arsip mengambil urusan pribadi hanya di folder kardus. Folder dan file untuk tujuan ini tidak dapat diterima, mereka hanya dapat untuk penggunaan internal.

2. Tidak praktis untuk membentuk kasus lebih tebal 4 cm.
3. Dokumen untuk penyimpanan konstan tidak boleh dicampur dengan dokumen sementara.
4. Dalam masalah pribadi dapat menjadi dokumen asli dan salinannya yang bersertifikat.
5. Dokumen penting penyimpanan permanen untuk penyebab pribadi lebih disukai untuk diganti dengan salinan.
6. Sebagai bagian dari satu kasus pribadi, itu tidak biasa untuk menyimpan beberapa salinan dokumen yang sama.
7. Jika dokumen menyediakan aplikasi, mereka harus disimpan bersama dengan kertas yang sesuai.
8. Dokumen dalam kasus ini harus ditemukan dalam prinsip kronologis, yaitu, seperti yang terjadi.

Dokumen apa yang termasuk dalam kebijakan tersebut

Komposisi urusan pribadi, serta prosedur untuk formasi, untuk kewirausahaan swasta tidak diabadikan pada tingkat legislatif, tetapi harus terdaftar dengan benar dalam tindakan lokal Perusahaan.

Dokumen yang biasanya termasuk dalam kasus pribadi dapat dibagi menjadi beberapa kelompok:

1. Dokumentasi utama saat menerima pekerjaan. Itulah dokumen-dokumen yang diberikan karyawan dengan pekerjaan, dan mereka yang diisi dan diisi ulang secara langsung saat merancang. Bisa jadi:
   • ringkasan;
   • dokumen tentang pendidikan dan kualifikasi;
   • salinan sertifikasi dokumen (paspor, hnil, kode identifikasi, jika ada);
   • rekomendasi atau ulasan dari majikan sebelumnya (jika perlu);
   • dokumen atau salinan pendaftaran militer (jika ada);
   • sertifikat tidak adanya catatan kriminal (diperlukan selama penerimaan ke posisi tertentu);
   • data pemeriksaan medis;
   • diisi kuesioner (jika disediakan);
   • pernyataan ketenagakerjaan;
   • salinan pesanan penerimaan;
   • kontrak kerja tahanan, dll.
2. Makalah yang muncul dalam proses pekerjaan di posisi ini. Mereka dapat mencerminkan pencapaian profesional karyawan atau dinamika sosialnya. Mereka dapat dikaitkan dengan mereka:
   • berbagai sertifikat kualifikasi;
   • surat izin Mengemudi;
   • sertifikat pernikahan atau perceraian jika peristiwa ini berlangsung selama pekerjaan;
   • sertifikat kelahiran anak-anak (alasan yang sama);
   • uraian Tugas;
   • tahanan tahanan (jika dilakukan);
   • salinan Perjanjian Tanggung Jawab Material (jika posisinya menyediakan);
   • bertindak tentang lewat sertifikasi;
   • pemeriksaan medis ini;
   • dokumen tentang pembentukan proses atau kecacatan (jika itu terjadi selama operasi);
   • salinan pesanan tentang perubahan internal dalam posisi (terjemahan, peningkatan, penurunan, dll.);
   • data penalti disiplin dan promosi kerja;
   • pernyataan liburan;
   • laporan, penjelasan, catatan layanan, dll.
3. Dokumen yang mencakup hubungan kerja dengan majikan ini. Sebelum kasus dihentikan, itu harus lengkap. Dokumen terakhir dalam folder kasus pribadi dapat:
   • aplikasi untuk pemecatan;
   • salinan pesanan pemecatan;
   • dokumen tentang pemecatan karena terjemahan eksternal;
   • sertifikat kematian karyawan.

Cara membuat masalah pribadi

Dokumentasi bisnis harus dilakukan sesuai dengan persyaratan yang berlaku umum, bahkan jika mereka tidak diabadikan oleh hukum, itu meningkatkan efisiensinya. Tanggung jawab ini dipercayakan dengan tindakan peraturan internal pada karyawan tertentu, paling sering mewakili layanan personel perusahaan. Tanggung jawabnya make up:

• lembaga utama urusan pribadi;
• memperkenalkan catatan dan dokumen baru untuk itu;
• penyitaan dokumen penyimpanan sementara dengan kedaluwarsa atau sudah tidak valid;
• jika Anda perlu menetapkan salinan;
• tanda-tanda internal dokumen yang termasuk dalam kasus ini;
• verifikasi yang direncanakan tentang status kasus pribadi;
• keprakusan tahunan karyawan dengan masalah pribadi di bawah lukisannya;
• penyimpanan kasus;
• diposting oleh urusan yang tidak relevan di arsip.

PENTING! Seorang karyawan yang memimpin urusan pribadi harus memiliki akses ke data pribadi dari karyawan.

Tutupi kasus pribadi

Kasus pribadi adalah kombinasi dari sejumlah besar dokumen yang menentukan kewajiban cara apa pun yang mudah ditemukan informasi yang diperlukan. Adalah adat untuk mensistematisasikan informasi dari kasus pribadi pada halaman judul (penutup). Lebih mudah menggunakan persyaratan untuk desain sampul, yang tetap tidak berubah dari 17 Juli 1972 (GOST17914-72):

• dari atas adalah tempat untuk cap arsip masa depan;
• di atas pusat ada nama organisasi yang lengkap dan disingkat;
• berikut ini adalah unit struktural (Anda harus meninggalkan beberapa baris untuk mencerminkan informasi tentang kemungkinan perubahan departemen);
• jumlah kasus (menurut nomenklatur yang diadopsi di perusahaan);
• nama keluarga, nama depan dan patronimik karyawan yang memulai kasus ini;
• pojok kanan bawah membawa informasi tentang waktu kasus ini: tanggal penemuan, yaitu hari penerimaan untuk bekerja, dan tanggal penutupan (urutan pemecatan);
• di sini jumlah lembaran ditulis dalam kasus pada saat Otici;
• umur simpan.

Inventaris bisnis pribadi

Semua dokumen yang jatuh di folder itu harus diberi nomor dan ditingkatkan, serta menempati tempat mereka dalam daftar dokumen.

Itu bisa terletak di sisi dalam folder penutup kardus atau terlambat untuk yang terakhir.

Dari atas, selembar yang dimaksudkan untuk tujuan ini ditulis dengan nama ("Inventarisasi Dokumen Pribadi"), diikuti oleh nama karyawan dalam kasus nominatif. Inventaris nyaman untuk mempertahankan tabel berikut.

Setelah meja, jumlah dokumen dan bagian dari lembaran ditulis dengan kata-kata dan angka. Pada akhirnya, tanggal desain dan tanda tangan artis dengan decoding ditetapkan.

Mempertahankan kasus pribadi

Prosedur untuk melakukan dokumentasi personel harus dirinci dalam posisi yang relevan yang diadopsi pada perusahaan. Ini dapat menyediakan sejumlah prosedur akuntansi:

1. Mendaftar. Dalam organisasi besar, majalah atau buku khusus mulai bertanggung jawab atas file pribadi. Setiap hal baru dibawa ke dalam jumlah tertentu (Cipher), urutan angka yang sama ditempelkan pada folder itu sendiri. Juga di majalah dapat berisi informasi pribadi tersebut:
   • NAMA LENGKAP;
   • tempat tanggal;
   • tanggal Penutupan;
   • tanggal transmisi ke arsip.
2. Pengaturan. Perlu jika karyawan memiliki perubahan signifikan dalam data pribadi dalam proses ketenagakerjaan: tempat tinggal telah berubah, status sosial sebagai hasil pernikahan atau perceraian, ubah nama keluarga, dll. Perubahan dilakukan berdasarkan aplikasi dari bukti dokumenter yang relevan (salinan akta nikah, sejak lahir, dll.). Hanya karyawan yang bertanggung jawab yang ditunjuk oleh pesanan khusus, atau yang lain, secara resmi berwenang untuk menggantikannya dengan diperkenalkannya perubahan.

CATATAN! Jika kesalahan diperbaiki, ketidakakuratan atau konsekuensi dari perubahan, itu harus dilakukan dengan analogi dengan buku tenaga kerja: untuk melintasi yang salah dengan satu fitur, untuk menulis opsi yang benar di atas, dan meletakkan tanda pada bidang-bidang tentang loyalitas koreksi dan tanggal.

3. Penyimpanan. Karena data pribadi mengacu pada informasi rahasia, folder perlu disimpan, menghilangkan akses ke orang yang tidak sah. Biasanya, kabinet yang aman atau dikunci digunakan untuk tujuan ini. Hanya kasus karyawan nyata yang harus disimpan. Setelah pemecatan, kasus ini tetap ada beberapa waktu di majikan (ia membangun dirinya sendiri; pada layanan sipil, jika tidak ditransfer ke tubuh lain, itu adalah 10 tahun).
4. Transfer ke arsip. Kasus karyawan yang kurang beruntung harus ditutup dan setelah berakhirnya tabungan domestik ditransmisikan ke penyimpanan arsip. Anda perlu mengisi untuk transmisi sheet-Assander.di mana informasi akhir tentang status kasus pribadi dimasukkan. Lembar ini diberi makan di ujung folder. Sejak transfer kasus ke arsip, itu akan disimpan di sana selama 75 tahun, jika itu milik karyawan yang biasa, dan terus-menerus - jika pedoman.

Siapa yang bisa memberikan masalah pribadi

Tidak seperti buku tenaga kerja, urusan pribadi tidak dikembalikan pada pemecatan dan tidak dikeluarkan untuk pekerja sama sekali. Karyawan hanya dapat menggulirnya setahun dan menaruh tanda tangan mereka bahwa semuanya tercermin di dalamnya dengan benar.

Pada permintaan khusus, hanya perwakilan dari lembaga penegak hukum atau badan kontrol negara yang dapat menerima.

Apa yang disebut bisnis pribadi karyawan adalah seperangkat dokumen yang mengkarakterisasi hubungan pekerjaannya dengan majikan, proses kerja dan aspek serupa lainnya. Menurut persyaratan yang diambil, urusan pribadi karyawan mulai dilakukan tidak lebih dari seminggu setelah kedatangan seseorang. Prosedur ini diatur oleh perundang-undangan Federasi Rusia. Sesuai dengan Undang-Undang Peraturan, yaitu dengan dekrit Presiden Federasi Rusia tahun 2005, kebutuhan untuk memimpin urusan pribadi dieja untuk semua lembaga tingkat federal dan kota sehubungan dengan karyawan mereka. Tidak adanya kasus-kasus pribadi tersebut merupakan pelanggaran yang dapat terlibat dalam langkah-langkah disipliner terhadap kepala. Adapun semua jenis institusi lain, termasuk perusahaan komersial, aturan untuk mereka agak berbeda. Legislasi tidak berarti bahwa dokumentasi mereka harus disusun dalam bentuk urusan pribadi, sehingga merupakan titik yang lebih besar oleh pilihan manajemen manajemen.

Fitur dokumen

Namun, sebagai penelitian menunjukkan, metode ini adalah salah satu yang paling umum, menempati, mungkin, bahkan pertama. Intinya adalah memiliki sejumlah keuntungan, karena menyediakan akses mudah dan langsung ke dokumentasi, karena segala sesuatu yang berkaitan dengan satu karyawan tertentu terletak di satu tempat. Pemimpin semua akan menjadi akses instan ke makalah yang tepat, jika mereka berminum dengan beberapa jenis tujuan. Karena itu, jika permintaan dibuat, Anda dapat dengan mudah menemukan semua yang Anda butuhkan.

Berbagai pernyataan dan pesanan mengenai penerjemahan ke posisi lain, pengajuan dan dokumen serupa lainnya. Makalah dikhususkan untuk berbagai hadiah dan pulih, yaitu, mengkarakterisasi karya seorang karyawan di perusahaan. Data kertas ditambahkan di seluruh pekerjaan saat Anda menerima pemulihan atau promosi. Sangat penting untuk menyusun kertas-kertas tersebut di lembaga publik, karena mereka secara langsung mempengaruhi orang lebih lanjut. Di perusahaan komersial, mereka kurang umum, tetapi penampilan mereka mungkin. Untuk organisasi negara, dokumen informatif tentang pendapatan, properti, dll., Yang disediakan oleh hukum untuk posisi tertentu relevan.

Komposisi bisnis pribadi karyawan

Berikut ini adalah daftar dokumen yang harus dimasukkan dalam bisnis pribadi karyawan. Komposisi dokumen sangat luas dan mencakup makalah dan referensi yang perlu diterapkan ke folder segera setelah penemuannya, dan mereka yang sudah ada dalam proses kerja.

1. Pernyataan seorang karyawan saat masuk untuk bekerja. Ini adalah dokumen pertama (dan paling penting) yang jatuh ke folder.
2. Kontrak Tenaga Kerja (Dia adalah perjanjian) menyimpulkan antara organisasi dan karyawan. Semua perjanjian tambahan yang ditambahkan ke perjanjian melekat padanya.
3. Untuk akuntansi, personel dilakukan lembar pribadi, yang juga diinvestasikan dalam kasus ini. Dokumen kecil ini memiliki kepentingan tertentu untuk pekerjaan kantor yang tepat, jadi tanpa lokasinya di folder tidak mungkin dilakukan.
4. Kuesioner atau otobiografi. Dokumen ini diperlukan untuk menentukan kekuatan dan kelemahan karyawan potensial ketika menerima pekerjaan. Dilakukan dalam bentuk jawaban untuk pertanyaan pra-panen atau biografi tertulis secara independen.
5. Berbagai dokumen yang mengkonfirmasi pendidikan yang diperoleh. Ini termasuk semua makalah yang relevan: Diploma Pendidikan Tinggi, Sertifikat, Berbagai Diploma dan Sertifikat Tambahan. Salinan disimpan, bukan asli.
6. Kertas mengkonfirmasi persetujuan dalam posisi. Apa yang sebenarnya tergantung pada piagam internal perusahaan dan pada posisi apa karyawan ditempati. Makalah-surat ini dilengkapi dengan karyawan menerima peningkatan atau penurunan.
7. Berbagai surat karakter rekomendasi dan karakteristik dari pekerjaan sebelumnya.
8. Instruksi yang didedikasikan untuk tugas pekerjaan karyawan.
9. Fotokopi dokumen dengan karakter pribadi, seperti paspor, akta nikah, ID militer, dll. Jika perlu, mereka harus diperbarui (misalnya, ketika menerima paspor baru atau registrasi pernikahan).

Dokumen yang ditujukan untuk pemecatan seorang karyawan dari organisasi. Dokumen lain yang disediakan oleh piagam internal perusahaan atau undang-undang untuk pegawai negeri sipil.

Aturan Dasar untuk Menciptakan dan Melakukan Kasus Pribadi

Ada aturan tertentu untuk pembentukan dan pemeliharaan kartu pribadi karyawan yang harus mengikuti semua produsen bisnis. Mereka akan diberikan sebagai rekomendasi spesifik. Perlu untuk membentuk masalah dalam urutan kronologis. Ini berarti bahwa makalah baru ditambahkan ke kasing seperti yang muncul, dan mereka berada dalam urutan tempat mereka diciptakan. Dalam hal karyawan berhenti bekerja karena satu atau lain alasan, ini berarti bahwa hal-hal juga ditutup dan dari waktu ke waktu ditransmisikan ke arsip.

Ada beberapa perbedaan antara dokumen pegawai negeri dan non-negara. Urusan pribadi pegawai negeri harus disimpan dalam layanan personel selama setidaknya 10 tahun, setelah itu mereka jatuh ke arsip. Hal ini disebabkan oleh fakta bahwa folder ini dapat diminta di tempat layanan baru (jika itu berkaitan dengan organisasi negara). Adapun karyawan yang bekerja di bidang komersial, bisnisnya harus ditransfer ke arsip selambat-lambatnya 3 tahun penyimpanan di departemen personel. Perusahaan tidak ditransmisikan ke perusahaan baru.

informasi tambahan

Karena dokumen yang merupakan anggota kasus pribadi sangat penting, diperlukan untuk memimpin inventaris yang disebut, yang memperhitungkan semua makalah yang diinvestasikan.

Pada saat yang sama, inventaris diberi nomor terlepas dari penomoran yang dibuat untuk dokumen lain.

Persediaan seperti itu sangat memfasilitasi pencarian untuk makalah yang tepat di folder. Ketika kasus ini dilakukan untuk mentransfer ke arsip, perlu ditentukan dalam lembar khusus-versuleutor berapa banyak di bagian halaman.

Untuk setiap karyawan, kasus ini harus dimulai secara individu, pembuatan satu kasus tidak diizinkan sekaligus pada beberapa orang. Namun, jika Anda dapat mengelompokkan beberapa kasus di folder bersama, mengatur apa yang disebut pakaian. Dalam hal ini, folder harus dilampirkan pada formulir, yang mencakup nama semua kasus pribadi yang ditempatkan di dalamnya. Ada contoh mengisi dokumen seperti itu yang dapat ditemukan di Internet. Sebagai latihan menunjukkan, jika Anda membentuk hal-hal bersama, dalam satu folder besar, itu tidak terlalu nyaman. Ini akan lebih benar untuk menjadi urutan di mana folder terpisah dibuat untuk setiap karyawan. Dalam hal ini, akan jauh lebih mudah untuk menemukan informasi terpisah untuk setiap karyawan. Harus diingat bahwa urusan pribadi harus disimpan dengan aman. Akses ke informasi ini hanya dapat memiliki lingkaran individu yang terbatas. Jika informasi ini dalam satu derajat atau yang lain akan dipublikasikan tanpa karena alasan itu, ini mungkin memerlukan tanggung jawab administratif.

Penerbitan dokumen hanya diperbolehkan atas permintaan lembaga penegak hukum atau untuk melestarikan kesehatan atau kehidupan karyawan. Kasus-kasus seperti itu agak jarang, manajer dan staf anggota personel perlu dilestarikan dan mencegah pelanggaran hukum, karena isi kasus ini adalah rahasia pribadi. Karyawan Departemen Personel biasanya terlibat dalam pelaksanaan kasus-kasus pribadi, produsen bisnis profesional. Dalam hal perusahaan kecil dan personelnya di dalamnya, tugas ini ditugaskan untuk manajer kantor, jika memiliki keterampilan yang cukup, atau kepala departemen atau seluruh perusahaan. Jika ada kebutuhan untuk meminta beberapa jenis dokumen dari masalah pribadi, maka permintaan khusus ditulis. Itu bisa puas atau dapat ditolak. Jadi, perilaku urusan pekerja pribadi bukanlah tugas yang sederhana seperti yang terlihat pada pandangan pertama. Cara sedemikian rupa untuk mengatur pekerjaan kantor membantu memecahkan masalah akses cepat dan nyaman ke dokumentasi dan penyimpanannya.

Pembentukan urusan karyawan adalah proses yang wajib untuk hampir semua perusahaan. Menurut aturan yang didirikan di Rusia, setiap majikan harus memiliki file yang aneh untuk setiap karyawan. Dokumen ini mampu mengkarakterisasi bawahan dari pekerjaannya. Urusan pribadi ditemukan tidak hanya di tempat kerja, tetapi juga, misalnya, di universitas. Bagaimanapun, dokumen ini penting. Itu harus dibuat dengan benar. Tetapi bagaimana melakukan itu? Dalam kasus mana tidak perlu menyimpan dokumentasi seperti itu? Apa yang bisa saya, dan apa yang tidak bisa dimasukkan ke dalam masalah pribadi? Memahami semua ini tidak sesulit kelihatannya.

Definisi kasus pribadi

Dokter karyawan pribadi adalah jenis dokumen di mana semua dokumentasi kerangka beton relatif disimpan. Ini terdiri dari sampul dan makalah khusus yang terkait dengan bawahan.

Ada jenis dokumentasi yang serupa sejak pekerjaan bingkai. Dan itu harus dipandu sampai pemecatan karyawan. Selanjutnya, kasus ini ditransfer ke arsip untuk penyimpanan. Tidak mungkin untuk menghancurkan dokumen ini untuk waktu tertentu.

Pembentukan kasus jauh dari proses yang paling wajib. Dalam beberapa kasus, dapat dihindari. Tetapi kemudian mengumpulkan informasi tentang ini atau bahwa bawahan akan sangat bermasalah. Biasanya, prosedur ini dilakukan dalam organisasi besar. Seluruh basis dibuat, yang menampilkan informasi untuk setiap bawahan.

Tentu atau opsional?

Sudah dikatakan bahwa urusan karyawan tidak harus. Tetapi pada perusahaan yang menghargai diri sendiri ada dokumentasi serupa. Ketika pembentukan dokumen diperlukan, dan kapan tidak?

Aturan tentang masalah ini tidak diresepkan oleh hukum tentang masalah ini. Tetapi dalam praktiknya ternyata perusahaan besar membentuk urusan pribadi pada bawahan mereka, dan kecil - tidak. Disarankan untuk membuat masalah ini untuk masalah perusahaan dengan bingkai bertekstur besar.

Seringkali, organisasi tidak berperilaku tidak pada semua bawahan, tetapi hanya pada kategori spesifik pekerja. Paling sering mereka adalah:

• pemimpin;
• wakil pedoman;
• spesialis terkemuka di perusahaan;
• karyawan yang bekerja dengan nilai material (misalnya, kasir);
• orang yang memiliki kemungkinan pertumbuhan karir.

Disarankan untuk tidak malas dan melakukan dokumentasi serupa pada semua bawahan. Proses pembentukan urusan karyawan tidak terlalu sulit diingat. Tidak semua dokumen yang mencerminkan informasi tentang bingkai dapat disimpan di sini. Apa saja fitur proses untuk diingat? Bahkan kelainan sekecil apa pun untuk majikan mungkin tidak berubah menjadi cara terbaik. Oleh karena itu, perlu untuk mempelajari tugas dengan hati-hati.

Penyimpanan

Sudah dikatakan bahwa urusan pribadi bahkan setelah seseorang berhenti, tetap di perusahaan. Mereka tidak dikeluarkan di tangan, tetapi ditempatkan di arsip khusus. Bahkan penyimpanan informasi elektronik tentang bingkai diperbolehkan. Tetapi dalam kasus kertas harus dilakukan.

Ada beberapa aturan yang harus Anda ikuti bos. Penyimpanan kasus adalah proses yang hampir tak terbatas. Tidak mungkin untuk menghancurkan dokumen-dokumen ini selama 75 tahun sejak penghentian kerangka kerja.

Untuk alasan inilah banyak perusahaan berusaha untuk tidak terlalu membosankan untuk mengumpulkan informasi tentang bawahan tertentu. Hanya sejumlah kecil korporasi yang telah ada lebih dari 75 tahun. Seringkali perusahaan terbuka dan tertutup, dan urusan pribadi tetap ada di arsip.

Berbagai aturan muncul untuk menyederhanakan penyimpanan berkas. Sebagian besar menyimpan dokumen-dokumen ini terjadi setelah penyortiran dalam urutan abjad. Selain itu, disarankan untuk membuat arsip berdasarkan tahun. Pendekatan semacam itu akan menyederhanakan pencarian informasi tentang karyawan yang telah dipekerjakan di perusahaan pada waktu tertentu.

Ada fitur lain dalam hal ini. Masalahnya adalah karena beberapa urusan pribadi disimpan terus-menerus di arsip perusahaan. Dan mereka tidak hancur setelah 10 tahun, tidak ada setelah 100. Di bawah aturan ini, dokumen pemimpin organisasi, serta urusan pegawai negeri. Jangan lupa tentang bawahan yang memiliki penghargaan, medali dan berbagai judul.

Mengakses

Momen berikutnya adalah pertanyaan tentang akses ke dokumentasi yang diteliti. Seringkali dalam penyusun staf ada data yang dimaksudkan secara eksklusif untuk majikan. Dan mereka tidak perlu tahu sebagian besar pekerja.

Seringkali, hal-hal dienkripsi, akses ke mereka hanya di kepala perusahaan, serta di personrovik, yang bergerak dalam formasi. Subordinat sederhana tidak diizinkan untuk menonton informasi yang dikumpulkan.

Majikan menjamin karyawan kerahasiaan. Secara umum akses informasi semacam itu tidak dibuat. Atas permintaan salinan dokumentasi, frame disediakan pada hari pemberhentian. Perusahaan bertanggung jawab atas bawahan untuk keselamatan informasi, yang tersedia dalam urusan pribadi.

Itu juga harus diingat sekali dan selamanya - dokumen tidak dikeluarkan bawahan dengan dalih. Karyawan tidak memiliki hak untuk mengambil urusan pribadi, serta menuntut penerbitan mereka. Hanya ketika pemecatan, Anda dapat meminta data dari sini. Majikan memberikan bingkai hanya salinan informasi yang disimpan dalam urusan pribadi. Tidak ada yang lain. Tidak ada subordinat yang memiliki hak untuk merebut dokumentasi ini dengan terjemahan ke perusahaan lain atau dengan penghilangan kerja akhir. Sudah dikatakan - berkas untuk pekerja membuat setiap majikan selama 75 tahun. Periode ini dalam keadaan tertentu dapat ditingkatkan.

Komponen wajib dari kasus pribadi

Sekarang sedikit tentang bagaimana dokumentasi serupa disusun. Bahkan, aturan untuk pembentukan kasus bawahan tidak ditetapkan. Dan pertanyaan ini diselesaikan oleh manajemen perusahaan. Ini menentukan dirinya sendiri, informasi apa yang harus disimpan dan bagaimana mensistematisasikan dokumen bawahan. Ini adalah masalah utama dari seluruh proses formasi.

Namun, terlepas dari pilihan aturan, beberapa data akan disimpan dalam kasus pribadi dengan skenario apa pun. Dokumen seperti apa yang ditemukan dalam semua dokumentasi seperti itu? Saya t:

• kuesioner pemohon;
• pesanan untuk penyediaan ruang;
• deklarasi tentang pemecatan (jika ada);
• perintah tentang pemecatan;
• bertindak tentang penerbitan catatan kerja (sesuai permintaan atau saat menolak bawahan).

Daftar di atas adalah kertas wajib. Tetapi dengan informasi lain mungkin ada masalah tertentu. Lagi pula, tidak semua informasi tentang bawahan dapat dibuat dalam masalah pribadi. Ada beberapa batasan tentang ini. Momen apa yang harus diperhatikan untuk menghindari keluhan tentang pembentukan feed file pribadi yang salah?

Melarang

Bahkan, jika Anda benar-benar memperdalam semua masalah desain dan pembentukan dokumentasi pribadi karyawan, Anda bisa bingung. Karena itu, sebelum Anda memulai arsip, Anda harus ingat hanya beberapa fitur. Atau lebih tepatnya, larangan. Mereka relevan dengan semua perusahaan, terlepas dari aturan yang ditetapkan. Itu tidak mungkin:

1. Simpan dokumen sementara dan konstan di satu tempat. Dalam dokumen pekerja harus terpisah tempat untuk dapat meletakkan kertas, yang hanya sementara di antara penyebab pribadi. Ini juga menyediakan tempat penyimpanan informasi dasar.
2. "Memodifikasi" dokumentasi. Tidak disarankan untuk menyimpan dokumen apa pun dalam urusan karyawan dengan duplikat. Dalam satu folder - satu salinan.
3. Buat terlalu banyak informasi pribadi. Misalnya, tentang keyakinan agama. Informasi semacam itu untuk majikan umumnya dianggap berlebihan. Oleh karena itu, pembentukan kasus memungkinkan menyimpan hanya majikan dokumentasi yang berguna yang mencerminkan kualitas bawahan.

Dan apa yang secara khusus dokumen dapat terkandung dalam dokumen yang sedang dipertimbangkan? Apa, selain makalah yang disebutkan di atas, sedang berlatih dalam urusan pribadi? Untuk mencegah kesalahan, Anda dapat mengikuti papan untuk mengumpulkan informasi untuk karyawan berkas.

Dokumentasi umum

Komposisi kasus pribadi beragam. Sudah dikatakan bahwa perusahaan itu sendiri menetapkan aturan untuk melakukan dokumentasi ini. Oleh karena itu, jelas tidak mungkin untuk dikatakan tentang apa yang dimasukkan dalam arsip. Dokumen yang ditemukan di Wajib sudah terdaftar. Tetapi untuk mencegah kesalahan, ia menemukan daftar sekuritas tertentu yang diizinkan untuk penyimpanan. Apa yang harus dalam kasus pribadi Anda? Jika Anda mengecualikan objek yang sebelumnya terdaftar, akan tetap (dalam bentuk salinan terutama):

• salinan paspor warga negara;
• Subordinasi Snobs (Salin);
• Penginapan (bukan asli);
• iD Militer;
• dokumen tentang pendidikan;
• foto (tidak pribadi, ditujukan untuk kuesioner);
• karakteristik dari tempat kerja sebelumnya (jika ada);
• deskripsi pekerjaan untuk lowongan tertentu;
• autobiografi.

Jangan lupa bahwa pemberi kerja yang bertanggung jawab untuk mematuhi proses kerja, serta untuk memastikan keamanannya sendiri merupakan beragam tindakan. Misalnya, dokumentasi serupa penolakan tanda tangan juga harus disimpan dalam urusan pribadi. Hasil karya sertifikasi dan perintah lain yang mempengaruhi pekerjaan bingkai ini atau itu adalah beberapa item yang diizinkan untuk masuk dalam dokumen.

Poin penting lainnya adalah penyimpanan apa yang disebut spesies penyebab pribadi. Dokumen yang mampu membawa banyak masalah kepada majikan. Seharusnya harus dalam setiap kasus pribadi. Jika tidak, Anda dapat menuduh kepemimpinan dalam kenyataan bahwa beberapa makalah terpasang secara ilegal. Personal inventaris adalah dokumen khusus yang mencantumkan semua dokumentasi yang dilampirkan ke folder. Diposting di awal dokumen. Tanpa inventaris, majikan mungkin memiliki masalah. Seorang karyawan dapat disalahkan atas tenaga kerja atau pencurian dokumen tertentu.

Pembentukan kasus pribadi - prosesnya tidak begitu sulit jika disiapkan dengan benar. Majikan harus hanya membuat semua informasi penting tentang kegiatan karyawan. Tetapi informasi pribadi tentang bingkai dilarang. Contoh dengan agama telah diberikan. Komposisi keluarga dan kekhasan gaya hidup bawahan juga tabu.

Tetapi beberapa pencapaian karyawan harus dibuat dalam urusan pribadi. Ini bukan komponen wajib, tetapi diinginkan untuk tidak mengabaikannya. Apalagi ketika datang ke bingkai yang benar-benar berbakat. Diizinkan untuk membuat informasi tentang penghargaan, peringkat, gram, medali, diploma.

Tidak terlalu banyak

Dokumen dalam kasus pribadi Anda dapat berbeda, dapat dimengerti. Daftar yang tepat diatur oleh setiap perusahaan atas kebijaksanaan kepala. Tetapi daftar kertas yang paling umum telah terdaftar. Saat membentuk dan melakukan dokumen harus diingat sekitar satu aturan kecil. Ini adalah titik wajib yang pelanggarannya tidak diizinkan. Mempertahankan kasus pribadi - pelajarannya bertanggung jawab. Ini membutuhkan perawatan khusus.

Ini tentang ukuran personal. Menurut aturan yang ditetapkan, dapat dikatakan bahwa ketebalan folder yang dialokasikan di bawah dokumen satu atau bingkai lain tidak boleh melebihi 4 sentimeter. Jika volume pembatasan yang lebih mapan, lebih baik membuat hal baru. Dan entah bagaimana menandainya dengan kedok berkelanjutan yang sudah ada dokumentasi.

Dalam praktiknya, segalanya sangat jarang, yang dalam ketebalan mencapai lebih dari 4 sentimeter. Oleh karena itu, Anda harus mengingat aturan yang ditetapkan dan jangan khawatir tentang non-pemenuhannya. Jika ada banyak dokumentasi pada bingkai, pemeriksaan khusus dibuat. Menurut hasilnya, majikan memutuskan pada bagian dokumen menjadi beberapa bagian.

Persyaratan Utama

Prosedur untuk pembentukan kasus sederhana. Sudah cukup untuk menentukan dokumentasi mana yang dapat disimpan di sini. Selanjutnya, Anda harus mengingat keterbatasan yang sebelumnya berkurang. Dan kemudian kasusnya sudah dibuat. Tahap pertama adalah pembuatan sampulnya. Cukup untuk membeli folder khusus dengan judul "case". Mereka biasanya menyimpan semua dokumen dari bingkai tertentu.

Selanjutnya di halaman judul (dalam hal ini, pada penutup folder) adalah informasi pribadi tertulis tentang bingkai. Yaitu - f.i.o. Di bagian bawah, tanggal dimulainya dokumentasi wajib. Apa yang harus dalam kasus pribadi Anda?

Inventaris diterapkan sebagai halaman pertama. Anda dapat mengabaikannya, tetapi tidak disarankan untuk melakukannya. Makalah ini sangat memfasilitasi kehidupan dan menghilangkan beberapa tanggung jawab dari majikan untuk keselamatan informasi yang ditempatkan dalam dokumen - apa yang tidak ditentukan dalam inventaris tidak disimpan dalam masalah pribadi.

Setelah itu, folder menampung berbagai dokumen yang berhubungan langsung dengan bawahan. Ini adalah bagaimana komposisi kasus pribadi terbentuk. Dianjurkan untuk menempatkan salinan atau aslinya dokumentasi ketika mereka diterima - pertama-tama kuesioner pemohon, maka permintaan untuk pekerjaan, pesanan majikan untuk satu posisi dan sebagainya. Kasus ini berakhir dengan urutan pemecatan dan tindakan yang ditandatangani untuk mendapatkan catatan kerja.

Itu tidak semua. Proses pembentukan kasus adalah pekerjaan yang memakan waktu, meskipun relatif sederhana. Ada sedikit batasan lain yang mampu membawa ketidaknyamanan bagi majikan. Personil, yang membuat informasi dalam pengajuan pribadi berkas, harus mengikuti jumlah lembaran di folder. Mereka seharusnya tidak lebih dari 250 buah. Setelah melebihi bagian kedua dari kasus pribadi untuk satu atau karyawan lain.

Majalah

Sekarang jelas bagaimana pembentukan karyawan di perusahaan adalah. Ini tidak berakhir dalam proses ini. Jika perusahaan memutuskan untuk melakukan dokumentasi seperti itu, ia harus memiliki jurnal pribadi khusus

Komponen ini mewakili daftar semua dokumen yang tersedia untuk karyawan. Ini menerbitkan jumlah kasus, data subordinat kuesioner (pribadi), tanggal pembentukan "folder pribadi" tertentu.

Tidak ada majalah sampel tunggal. Majikan memiliki hak penuh untuk membuat arsip data serupa dengan kebijaksanaannya. Baru-baru ini, bentuk yang sangat umum adalah majalah elektronik. Ide yang bagus bagi mereka yang tidak ingin melakukannya dengan serat kertas. Yang utama adalah mengisi bidang jurnal yang sesuai secara tepat waktu. Kemudian Anda dapat menemukan informasi tentang setiap karyawan tanpa masalah khusus.

Kesimpulan

Mulai sekarang, jelas bagaimana pembentukan kasus pribadi. Ini adalah proses yang sangat sederhana, tetapi rumit, prosedur untuk implementasi yang tidak diabadikan oleh perundang-undangan Federasi Rusia. Pengusaha secara independen membangun dokumen yang akan disimpan dalam urusan pribadi. Anda juga dapat memilih.

Disarankan untuk tidak menerapkan dokumen asli ke urusan pribadi - hanya salinan dalam satu contoh. Staf staf harus diperlakukan dengan perhatian khusus - kebocoran informasi yang tercantum dalam dokumentasi semacam ini dapat membawa ke kepala masalah. Lagi pula, ketika mengumpulkan data pada bawahan, seperti yang telah disebutkan, majikan berjanji untuk memastikan kerahasiaan informasi yang lengkap. Aturan ini berlaku untuk waktu persalinan, dan untuk seluruh periode penyimpanan dokumentasi setelah bingkai dipecat. Itu saja. Informasi utama mengenai pembentukan bingkai telah dipelajari sepenuhnya. Fitur dan komposisi proses ini harus dikenali oleh masing-masing perusahaan. Beberapa berusaha untuk tidak melakukan ini sama sekali. Pendaftaran kasus (pribadi) tidak wajib, tetapi sangat berguna untuk pekerjaan majikan.

Masalah pribadi tidak begitu banyak dari semua orangberapa masing-masing departemen personel.

L.S.Sukhorukov

Bisnis pribadi - satu set dokumen di mana informasi paling lengkap tentang karyawan dan aktivitas kerjanya<1> . Pertimbangkan fitur-fitur yang terkait dengan pembentukan dan manajemen bisnis pribadi karyawan.

Siapa dan siapa yang melakukan urusan pribadi

Legislasi menetapkan daftar orang-orang di mana urusan pribadi sedang berlangsung di organisasi. Ini, khususnya, milik<2> :

- pegawai negri Sipil;

- ilmuwan;

- Pemimpin;

- Spesialis.

Untuk menentukan apakah posisi karyawan mengacu pada kategori manajer atau spesialis, dan oleh karena itu, apakah perlu untuk membuat masalah pribadi pada karyawan ini, perlu untuk merujuk pada rilis buku referensi kerja yang memenuhi syarat ( EKD), yang berisi posisi ini<3> .

Contoh
Kepala Akuntan Organisasi mengacu pada kategori manajer, dan seorang akuntan untuk kategori spesialis. Urusan pribadi muncul pada pekerja ini. Pada gilirannya, kasir dan subjek merujuk pada kategori karyawan lain yang memenuhi fungsi-fungsi pertunjukan (diatur, karya yang berulang secara berkala) di bawah kendali kepala, spesialis. Mereka tidak membutuhkan urusan pribadi pada mereka<4> .

Dalam kasus yang ditentukan oleh hukum, urusan pribadi dilakukan pada pekerja lain yang tidak tercantum di atas.<5> .

Urusan pribadi dilakukan hanya pada karyawan organisasi, terlepas dari jenis kontrak kerja dengan mereka yang disimpulkan<6> . Tidak ada pengecualian untuk pekerja sementara dan musiman.

Ini juga tidak penting, seorang karyawan bekerja di organisasi di tempat kerja atau paruh waktu utama.

Pada catatan
Jika seorang karyawan adalah Partler internal, satu kasus pribadi harus dituju untuknya, karena undang-undang tidak menyediakan untuk pemeliharaan dua atau lebih kasus per karyawan.

Bisnis pribadi dilakukan oleh seluruh periode waktu, di mana karyawan bekerja di organisasi, dan diselesaikan oleh pemecatannya<7> .

Catatan!
Bagi mereka yang berada di mana kontrak hukum perdata disimpulkan (misalnya, kontrak, ketentuan layanan kompensasi), urusan pribadi dalam organisasi tidak dilakukan.

Formasi dan Pemeliharaan Kasus Pribadi Melakukan Layanan Personil Organisasi (Spesialis Personil)<8> . Dengan ketidakhadirannya, karyawan yang dipercayakan dengan kepala organisasi.

Pada saat yang sama, memantau kebenaran eksekusi kasus pribadi dipercayakan secara pribadi di kepala organisasi.<9> .

Komposisi dokumen dalam pembentukan kasus pribadi

Kasus pribadi dibentuk setelah kesimpulan dari kontrak kerja dan publikasi dokumen administrasi tentang pekerjaan atau janji temu (misalnya, pesanan, pesanan)<10> . Dokumen dalam pembentukan kasus pribadi dimasukkan ke dalamnya dalam urutan yang ketat <11> (Lihat Tabel 1).

Pada catatan
Beberapa dokumen dimasukkan dalam individu dalam aslinya, dan bagiannya adalah salinan atau ekstrak.

Tabel 1

Dokumen termasuk dalam masalah pribadi dalam formasi

Untuk semua pekerja<*>	Catatan
1) Inventarisasi dokumen pribadi internal pada formulir yang disetujui<12>	Dikompilasi setelah membuat kasus pribadi. Berisi informasi tentang nama-nama dokumen yang termasuk dalam kasus ini, indeks dan tanggal mereka. Seprai diberi nomor terpisah dari lembar pribadi. Ini mencerminkan dimasukkannya dokumen baru dalam masalah pribadi. Informasi tentang penarikan dokumen atau mengganti skrip ke salinan dibuat di hitungan "Catatan" Obia<13>
2) Penambahan akun pribadi untuk mengacu pada formulir yang disetujui<14>	Mencerminkan data tentang pekerjaan dan perubahan informasi akuntansi tentang karyawan setelah mengisi akun pribadi akuntansi personel<15>
3) Pelajaran Akuntansi Bingkai Pribadi<16>	Mengisi seseorang yang datang bekerja, secara pribadi dalam satu salinan berdasarkan paspor, tiket militer, catatan ketenagakerjaan, dokumen pendidikan dan dokumen pribadi lainnya sesuai dengan persyaratan yang ditetapkan. Butir dan koreksi tidak diizinkan. Seorang pekerja layanan personel (spesialis personel) memeriksa kelengkapan dan kebenaran pengisian dengan rekonsiliasi kepatuhan dengan entri yang dicatat dalam dokumen. Foto karyawan yang diterima melewati lembar. Dia menandatangani lembar dan menunjukkan tanggal pengisian. Setelah mengisi, setiap perubahan dan penambahan tidak dapat ditambahkan ke lembar.<17>
4) Autobiografi	Dikompilasi oleh karyawan secara independen dalam bentuk sewenang-wenang pada selembar kertas A4. Itu harus berisi tanda tangan kompiler dan tanggal masuk, dan juga mencerminkan informasi berikut.<18> : tanggal dan Tempat Lahir; pendidikan yang dipelajari (di mana, kapan dan di mana lembaga pendidikan yang dia pelajari); aktivitas buruh; profesi; pekerjaan publik, partisipasi dalam tubuh terpilih; sikap terhadap dinas militer dan peringkat militer; kehadiran pemerintah dan penghargaan dan promosi lainnya; informasi tentang status perkawinan, bersama-sama menampung kerabat (ayah, ibu, anak)
5) Salinan dokumen tentang pendidikan, pelatihan lanjutan, pelatihan ulang	Ayo dengan cara yang ditentukan<19>
6) Aplikasi untuk pekerjaan	Ini disusun pada lembar standar format kertas A4 atau formulir layar yang menunjukkan<20> : tanggal kompilasi
7) Salin (ekstrak) dari pesanan (pesanan, keputusan, keputusan) tentang pekerjaan (janji temu)
Untuk kategori individu pekerja<**>	Catatan
deklarasi pendapatan dan properti	Mewakili orang yang memasuki layanan sipil<21>
kewajiban seorang pejabat negara, seseorang yang mengajukan pada pekerjaan pasca pejabat publik, untuk mematuhi batasan<22>	Kewajiban menetapkan kewajiban orang-orang ini untuk mematuhi sejumlah pembatasan yang ditetapkan oleh ART. 17-20 dari hukum n 305-s
kontrak	Kontrak harus dimasukkan dalam kasus pribadi pegawai negeri. Dengan keputusan layanan personalia (spesialis dalam personel), organisasi segala bentuk kepemilikan pekerja pribadi dalam kategori apa pun kontrak tenaga kerja dapat dimasukkan (kontrak) dengan karyawan<23>
bantuan-daftar	Ini disusun ke arah badan dokumen substrast untuk menunjuk kategori pekerja tertentu, mewakili mereka untuk memberi penghargaan. Terutama untuk dimasukkan dalam kasus pribadi, tidak perlu membuatnya
profil	Ini dapat diisi untuk mencerminkan kasus pribadi informasi tambahan tentang karyawan sesuai dengan persyaratan untuk penyelesaian daftar akuntansi personel. Selain tanda tangan karyawan, personel Layanan Personil (Spesialis Personil) juga diinstal<24>
salin (Ekstrak) Protokol dari Rapat Dewan Akademik	Bagi para ilmuwan dan guru dari lembaga pendidikan tinggi yang telah melewati seleksi kompetitif untuk posisi kosong
salin (ekstrak) dari protokol dari koleksi umum kelompok persalinan	Untuk manajer yang dipilih ke posisi kolektif tenaga kerja
salin (ekstrak) keputusan pendiri pada pengangkatan kepala organisasi	Pemilik properti organisasi atau badan yang berwenang berhak untuk membangun dokumen konstituen dari organisasi prosedur yang mendahului kesimpulan kontrak kerja dengan kepala organisasi, misalnya kompetisi<25>
perjanjian Tanggung Jawab Material	Untuk orang yang bertanggung jawab secara finansial
arah untuk bekerja	Layanan Ketenagakerjaan untuk para profesional muda setelah lulus dari lembaga pendidikan umum, serta pada Armor untuk personel militer, diberhentikan dari angkatan bersenjata Republik Belarus, dll.

Catatan!
Urusan pribadi disimpan dalam layanan personel secara terpisah dari kasus lain dengan salah satu cara berikut.<26> :
- dalam urutan angka;
- Dalam urutan alfabet.

Urusan pribadi

Majikan memimpin masalah pribadi kepada karyawan selama seluruh periode pekerjaannya dalam organisasi. Dengan demikian, pemeliharaan kasus pribadi melibatkan:

— membuat catatan. Misalnya, dalam inventaris dalam dokumen kasus pribadi, sebuah entri dibuat pada dimasukkannya salinan pesanan terjemahan karyawan;

— mengubah komposisi dokumen bisnis pribadi. Misalnya, beberapa dokumen ditarik dari urusan pribadi atau penggantian asli dengan salinan.<27> ;

— dimasukkan dalam kasus dokumen pribadiKualitas bisnis, sosio-politik, ilmiah dan pribadi karyawan<28> (Lihat Tabel 2).

Catatan!
Dokumen dimasukkan dalam urutan kronologis<29> .

Meja 2

Dokumen termasuk dalam proses melakukan kasus pribadi

Nama dokumen	Catatan
karakteristik.	Dokumen resmi yang berisi informasi tentang tenaga kerja, publik atau kegiatan karyawan lainnya. Itu disusun pada lembar kertas A4 standar atau bentuk umum dalam bentuk sewenang-wenang yang menunjukkan<30> : judul jenis dokumen (karakteristik); Pho ditandai; teks, menunjukkan tahun kelahiran, pendidikan, divisi, pengalaman kerja dalam organisasi ini dan dalam posisi ini, kualitas bisnis dan moral, menilai kegiatan tenaga kerja, meningkatkan kualitas profesional, ketersediaan promosi, penghargaan pemerintah, serta ditargetkan. Spesifikasi. Dua jenis karakteristik dibedakan: intern - Mendaftar oleh kepala unit struktural di mana karyawan bekerja, menunjukkan tanggal; luar - Mendaftar oleh kepala organisasi, menunjukkan tanggal dan ditugaskan pada meterai majikan. Majikan dapat, ketika mengambil pekerjaan sebagai karyawan, tanyakan karakteristiknya dari tempat kerja sebelumnya. Karakteristik harus dikirim ke dalam 2 hari kalender sejak tanggal penerimaan permintaan.<31>
penerimaan Lembar<32>	Diisi dalam hasil sertifikasi karyawan
daftar makalah dan penemuan ilmiah	Termasuk dalam masalah pribadi jika tersedia
pernyataan karyawan tentang menerjemahkan, pemecatan, dokumen lain yang berfungsi sebagai dasar untuk terjemahan, pemberhentian karyawan	Disusun pada lembar standar format kertas A4 atau formulir layar yang menunjukkan<33> : penerima (pernyataan ditangani); nama jenis dokumen (aplikasi); tanggal kompilasi. Dokumen-dokumen ini termasuk, misalnya, laporan medis, memorandum
salinan (ekstrak) dari pesanan (pesanan, keputusan, keputusan) tentang menerjemahkan, membubuhkan, memberikan, mengubah nama, penugasan kelas, kategori kualifikasi, pelepasan, judul, dll.	Untuk memberikan salinan dokumen kekuatan hukum, itu harus disertifikasi dalam cara yang ditentukan.
dokumen-dokumen lain yang ditetapkan oleh undang-undang Republik Belarus	Misalnya, ketika mengevaluasi kepatuhan dengan kepala organisasi kriteria tertentu, seperti menyediakan produksi dan teknologi, performa dan disiplin kerja. Penilaian seperti itu disusun didokumentasikan dan dilakukan dalam sertifikasi manajer organisasi atau ketika memanjang atau menyimpulkan kontrak dengan mereka untuk masa jabatan baru<34>

Pada catatan
Pada tahap melakukan kasus pribadi<35> :
- Semua dokumennya dikumpulkan dalam folder terpisah;
- Masalah pribadi tidak terjalin dan tidak diberi makan.

Dokumen tidak termasuk dalam masalah pribadi

Legislasi menyediakan daftar dokumen yang tidak perlu dimasukkan dalam masalah pribadi. Ini termasuk<36> :

- Salinan masalah liburan, memaksakan hukuman disipliner.

Catatan!
Ketika pemecatan sebagai ukuran pemulihan disipliner, pesanan pemecatan karyawan dimasukkan dalam masalah pribadi;

- Sertifikat tempat tinggal, komposisi keluarga, ukuran gaji;

- Dokumen lain yang memiliki umur simpan hingga 10 tahun inklusif (misalnya, kesimpulan medis).

Pada catatan
Umur simpan dokumen tercantum dalam daftar dokumen standar Yayasan Arsip Nasional Republik Belarus, yang dihasilkan selama kegiatan badan negara, organisasi lain dan pengusaha, disetujui. Dengan keputusan Kementerian Hakim tanggal 24.05.2012 N 140 (selanjutnya - daftar).

Juga dalam daftar dokumen yang termasuk dalam bisnis pribadi, tidak termasuk dokumen tentang akuntansi militer karyawan.<37> .

Tutupi kasus pribadi

Semua dokumen pribadi ditempatkan dalam sampul terpisah (folder). Itu harus dibingkai sesuai dengan persyaratan undang-undang<38> .

Di sampul kasus pribadi ditunjukkan<39> :

— header bisnis pribadi (Nama keluarga, nama, patronimik karyawan dalam kasus nominatif).

Catatan!
Jika nama karyawan setelah pelaksanaan kasus pribadi telah berubah, nama keluarga lama sedang dalam tanda kurung, dan yang baru ditulis di atasnya<40> ;

— indeks Pendaftaran Kasus sesuai dengan majalah (buku) akuntansi urusan pribadi.

Selain kasus yang ditentukan, kasus pribadi harus berisi detail berikut.<41> :

— nama resmi penuh dari organisasi yang lebih tinggi (jika tersedia), organisasi dan divisi struktural. Jika suatu organisasi atau organisasi unggul memiliki nama disingkat formal, ditunjukkan setelah nama lengkap dalam tanda kurung;

— "Mulai" dan "berakhir" - Angka-angka Arab menunjukkan tanggal awal dan tanggal akhir kasus pribadi, misalnya 01/09/2017;

— jumlah lembaran kasus - Dihiasi setelah pemecatan karyawan dengan eksekusi penuh kasus pribadi<42> ;

— istilah penyimpanan.

Semua prasasti pada sampul kasus pribadi harus dilakukan dengan jelas tinta tahan cahaya, tinta atau pegangan ballpoint. Juga, sampul ini dapat dikeluarkan pada lembar terpisah menggunakan alat teknis dengan reproduksi semua detail cakupan pribadi yang diinstal (misalnya, untuk mengetikkan komputer dan mencetak dengan printer). Dalam hal ini, lembaran yang diproduksi terpaku untuk menutupi<43> .

Akuntansi dan Penggunaan Kasus Pribadi

Akuntansi

Semua urusan pribadi tunduk pada akuntansi yang ketat<44> . Untuk melakukan ini, organisasi harus mencakup akuntansi majalah (buku) dari urusan pribadi pada bentuk yang disetujui<45> . Ini menunjukkan:

- Indeks pendaftaran pelanggan (angka);

- Judul bisnis pribadi (nama lengkap);

- Tanggal pendaftaran (tanggal pembentukan kasus pribadi);

- Tanggal penghapusan dari catatan (tanggal transfer kasus pribadi ke arsip).

Contoh majalah (Buku) Akuntansi Kasus Pribadi

Majalah (Buku) Akuntansi Kasus Pribadi

Majalah Tersimpan (Buku) Akuntansi untuk Kasus Pribadi 75 tahun<46> . Periode penyimpanan mulai mengalir mulai 1 Januari tahun setelah tahun akhir pekerjaan kantornya<47> .

Menggunakan

Urusan pribadi dapat dikeluarkan untuk penggunaan sementara dengan izin kepala organisasi<48> :

- Karyawan organisasi, sebagai suatu peraturan, berdasarkan aplikasi yang menunjukkan penyebab dan periode penerbitan;

- Organisasi pihak ketiga.

Pada catatan
Izin kepala organisasi untuk penerbitan dikeluarkan oleh resolusi pada pernyataan karyawan atau surat organisasi.

Pada saat yang sama, penerbitan kasus pribadi ke dalam penggunaan sementara adalah hak, dan bukan tanggung jawab majikan. Pengecualiannya adalah kasus yang ditetapkan secara langsung oleh hukum. Misalnya, urusan pribadi dan dokumen yang termasuk dalamnya dikeluarkan atas dasar keputusan badan investigasi.

Saat mengeluarkan kasus pribadi untuk penggunaan sementara terlarang <49> :

- untuk menghasilkan koreksi apa pun;

- Ekstrak dokumen individual darinya;

- Sertakan dokumen baru.

Pada catatan
Untuk memeriksa komposisi dan keadaan kasus pribadi, pada saat penerbitannya disarankan untuk membuat fotokopi semua dokumen termasuk dalamnya, termasuk inventaris batin.

Untuk mengontrol pengembalian waktu yang tepat waktu penggunaan sementara kasus pribadi yang digunakan kontrol kartuformulir yang disetujui<50> . Tanda-tanda berikut dibuat di dalamnya:

- nomor pribadi;

- Nama Lengkap, yang dilakukan oleh masalah pribadi;

- tanggal pengeluaran;

- Penerima;

- Tanda terima untuk menerima (tanda tangan penerima ditempelkan);

- Penerima telepon;

- tanggal pengembalian.

Contoh kartu cek

Kontrol kartu

Bisnis pribadi n 54

Nama keluarga zoltitaya.

Nama Natalia.

Patronymic sigismundovna.

Penanda bisnis pribadi

Kartu kontrol diisi dan disusun untuk setiap kasus pribadi yang dikeluarkan dan ditempatkan di tempatnya. Ketika mengembalikan kasus pribadi dalam kartu cek, tanggal pengembalian ditunjukkan, itu ditarik, dan kasus pribadi ditempatkan di tempatnya.

Halo! Dalam artikel ini, kita akan menceritakan hal seperti itu sebagai masalah pribadi karyawan.

Hari ini Anda akan belajar:

1. Apa yang disebut masalah pribadi dan dalam kasus apa itu sepadan;
2. Dokumen apa yang harus terkandung di dalamnya;
3. Berapa banyak dan bagaimana menjaga hal-hal.

Tidak semua kategori pengusaha berkewajiban melakukan urusan pribadi karyawan mereka. Tetapi untuk efektivitas manajemen tim, untuk membentuknya sesuai. Cara melakukannya dengan benar, diskusikan hari ini.

Bisnis pribadi: apa itu dan mengapa memimpin

Pertama-tama, ini adalah seperangkat dokumentasi yang mencirikan kegiatan seorang karyawan di tempat kerja tertentu. Kasus ini dianggap ditugaskan sejak dokumen pertama muncul di dalamnya. Kepemimpinan biasanya berurusan dengan departemen personel, lebih jarang diperhitungkan.

Seringkali kasus pribadi menempatkan satu tingkat dengan catatan ketenagakerjaan, meskipun itu salah. Dalam catatan ketenagakerjaan, tidak ada informasi, selain masa lalu dan tempat kerja saat ini, tidak terkandung, tidak seperti dokumen.

Komposisi kasus pribadi berubah dan dilengkapi dengan seseorang melakukan karirnya.

Kepada siapa untuk merancang

Dalam wajib, urusan pribadi menguntungkan mereka yang sibuk dalam layanan sipil. Ini membutuhkan perundang-undangan Federasi Rusia. Pengusaha dapat mengatur masalah ini dengan tindakan regulasi lokal. Ini berarti bahwa staf personel dapat membuat urusan pribadi hanya pada pekerja utama.

Grup ini meliputi:

• Mengatur komposisi dan orang yang menggantikannya;
• Spesialis besar;
• Orang yang bertanggung jawab atas properti dan nilai;
• Karyawan dengan prospek bergerak melalui tangga karier.

Tetapi masih akan sepadan untuk memulai file seperti itu pada semua karyawan, karena mereka mencerminkan informasi tentang karyawan, yang mungkin diperlukan setiap saat.

Yang memiliki tiket masuk ke kasing

Membuat informasi dan memberikan kasus pada arsip hanya ditunjuk oleh urutan kepala bingkai atau akuntan. Jika ada kebocoran informasi rahasia dari kasus ini, semua tanggung jawab untuk itu akan jatuh tepat pada orang ini.

Untuk menghindari situasi yang tidak menyenangkan seperti itu, urusan pribadi lebih baik untuk disimpan di ruangan yang ditunjuk secara khusus, atau di brankas dan lemari logam, di mana akses pihak ketiga tidak dapat diperoleh.

Selain itu, orang yang bertanggung jawab setidaknya 1 kali dalam 12 bulan harus memperkenalkan setiap karyawan dengan masalah pribadinya.

Urusan untuk lembaga penegak hukum

Jika perlu dan jika ada permintaan kertas yang sesuai dari urusan pribadi, karyawan dapat disediakan oleh petugas penegak hukum.

Pendaftaran bisnis pribadi

Lihatlah video pendek tentang bagaimana membuat masalah pribadi karyawan dan akan menjadi segalanya yang jelas:

Sebelum berbicara tentang perilaku kasus pribadi, kita akan membahas lebih lanjut tentang cara membuatnya dengan benar. Pembentukan kasus dimulai dari tanggal penerimaan seseorang untuk bekerja dan melanjutkan sampai itu. Untuk setiap bisnis, lebih baik untuk mengambil folder terpisah, atau setidaknya file.

Ketika karyawan departemen personel membentuk masalah pribadi, ia harus ingat itu:

• Dokumen asli lebih baik digantikan oleh fotokopi, untuk menghindari situasi ketika aslinya dari dokumen penting hilang (tidak ada kasus ketika dokumen dokumen diploma hilang, dan tidak mudah untuk memulihkannya);
• Dalam hal ada satu contoh dari setiap dokumen;
• Dokumentasi penyimpanan sementara dan permanen - tidak disimpan bersama;
• Lebih baik sehingga satu hal tidak melebihi 4 cm. Tebal;
• Aplikasi lebih tersimpan di satu tempat dengan dokumentasi.

Semua urusan pribadi harus dikeluarkan secara merata, serta untuk menjaga jurnal perbuatan pribadi, untuk menghindari hilangnya dokumentasi penting.

Jadi, sampel eksekusi kasus pribadi:

• Sampul kasus pribadi berisi nama dan inisial karyawan, tanggal ketika dimulai;
• Jika folder individual untuk menyimpan kasus, tidak, maka dalam satu folder, lebih baik untuk memiliki urutan abjad;
• Jumlah halaman tidak boleh melebihi 250 pcs;
• Setiap folder ditempelkan oleh nomor akun kasus.

Apa yang harus dalam kasus pribadi karyawan

Komposisi urusan pribadi tidak diatur pada tingkat tindakan regulasi. Ini hanya disetujui untuk negara. para karyawan. Setiap organisasi dapat memanfaatkan daftar yang disetujui dan memutuskan dokumentasi mana yang akan dimasukkan dalam urusan karyawan mereka, dan apa no.

Daftarnya adalah:

• Fotokopi paspor (paling sering halaman pertama, status perkawinan dan tempat pendaftaran);
• Fotokopi diploma, dokumen tentang pelatihan lanjutan dan sebagainya;
• Redusi xerocopy;
• Jika karyawan dibiakkan militer - salinan dokumen yang mengkonfirmasi ini;
• Fotokopi;
• Dokumentasi tentang berlalunya profresi dan pemeriksaan medis (jika disediakan oleh kegiatan Perusahaan);
• Sertifikat bahwa warga negara memiliki catatan kriminal, atau tidak adanya seperti itu (jika disediakan oleh hukum);
• Aplikasi untuk pekerjaan yang ditulis oleh karyawan secara pribadi;
• Autobiografi;
• Contoh;
• Fotokopi buku kerja;
• Bahan pada sertifikasi (jika dilakukan);
• Foto-foto karyawan yang secara berkala diperbarui;
• Inventaris bisnis pribadi.

Daftar ini dapat berubah, dilengkapi, tergantung pada aktivitas apa yang dipimpin perusahaan dan kebijakan personel apa yang dilakukan.

Selain itu, semua dokumen perlu berada dalam kasus kronologi: Hal-hal pertama diinvestasikan selama penerimaan seseorang untuk bekerja, maka mereka yang muncul selama kegiatannya.

Dilarang hukum untuk memasukkan informasi tentang kehidupan pribadi karyawan, tentang pandangannya tentang politik dan agama, jika ia tidak memberikan persetujuan tertulis.

Sampel dan Kosong dokumen untuk urusan pribadi

• Pribadi
• Keterlibatan pribadi internal
• Daftar Judul / Penutup Pribadi

Sampel mengisi inventaris dalam untuk bisnis pribadi dan daun zeewer.

Prosedur untuk melakukan bisnis

Proses ini meliputi:

• Membuat entri di bagian yang relevan;
• Prosedur untuk memilih dokumentasi yang telah menjadi tidak relevan atau tidak diperlukan lagi;
• Verifikasi dokumen pribadi keselamatan dokumentasi;
• Sebagai bagian dari kasus pribadi.

Jika karyawan mengubah data pribadi, mereka biasanya melaporkannya ke layanan personel. Ini lebih baik, tentu saja, untuk melakukannya secara tertulis. Setelah petugas personel berkontribusi pada kasus entri yang sesuai, dokumen otentik kembali ke karyawan. Jika perlu, Anda perlu menghapus salinan dari dokumen dan menginvestasikannya dalam bisnis.

Semua catatan dimasukkan hanya berdasarkan skrip dokumentasi atau pada salinan yang disertifikasi oleh notaris. Catatan dibuat dengan tinta hitam, biru atau ungu, rapi, mencegah noda dan koreksi. Jika perlu, catatan ditugaskan menggunakan organisasi organisasi dan tanda tangan departemen personel.

Semua lembar yang tercantum dalam nomor kasus. Dan penomoran tercermin dalam inventaris internal. IPIS seperti itu membuat dokumen-dokumen yang disimpan lebih dari 10 tahun.

Jika kasus ini sedang mempersiapkan untuk menyerah pada arsip, semua lembar inventaris internal juga diberi nomor, hanya secara terpisah dari lembaran kasing.

Log Pendaftaran: Cara Memimpin

Perlu untuk memperhitungkan urusan pribadi, menuju karyawan. Formulir standarnya tidak disetujui, yang berarti Anda dapat mengambil sampelnya dari Internet atau membeli di toko. Konten dari setiap grafik dapat diubah tergantung pada organisasi.

Log meliputi: jumlah urusan, tanggal awal, nama keluarga dan inisial karyawan dan informasi lainnya. Ketika kasus pribadi ditutup, dalam jurnal membuat tanda tentang hal itu: Masukkan tanggal dan buat alasan mengapa kasusnya ditutup.

Informasi tambahan biasanya dibuat di kolom "Lainnya" atau "Catatan".

Kasus pribadi elektronik.

Sekarang banyak perusahaan Rusia telah menerapkan atau mulai menerapkan otomatisasi. Sulit untuk memanggil konsekuensi dari mode, lebih tepatnya. Karyawan urusan pribadi semakin memimpin dan disimpan dalam basis data komputer. Dokumen bentuk kertas digunakan, tetapi sebagian besar sebagai reasuransi.

Apakah untuk menjaga masalah pribadi dalam bentuk elektronik terutama nyaman. Karyawan personel tidak perlu menelan debu, mengalihkan hal-hal, untuk menemukan yang benar. Oleh karena itu, salah satu keuntungan tanpa syarat dari urusan elektronik adalah kesempatan untuk menemukan semuanya dengan cepat, tanpa biaya tambahan waktu dan kekuatan.

Perlu dicatat bahwa tidak semua dokumentasi dapat dilakukan dalam bentuk elektronik, catatan ketenagakerjaan, misalnya, tidak mungkin.

Jika dokumen harus berisi tanda tangan pribadi karyawan, itu juga harus di kertas.

Bagaimana hubungannya dengan urusan karyawan yang diberhentikan

Ketika seseorang pergi, itu ditutup, itu dihapus dari folder dan jahitan. Pada saat yang sama, lembaran kapal dirancang. Ini termasuk data tentang berapa banyak lembar yang dijahit dan diberi nomor. Juga dalam lembar ini menunjukkan apakah ada dokumen yang rusak jika yang baru diinvestasikan.

Lembar kapal terpaku untuk menutupi kasing dari dalam. Seorang pekerja layanan personel menempatkan tanda tangannya di lembar ini.

Di arsip, personel karyawan disimpan selama 75 tahun, bagi eksekutif periode ini biasanya meningkat. Tetapi pada saat yang sama, jika seorang karyawan pada hari kerja terakhir meminta untuk memberikan salinan dokumen yang diperlukan ke tangannya, adalah mungkin untuk melakukan ini, dalam hal ini, kasus ini tidak harus dilakukan, dan arsip akan membongkar.

Kesimpulan

Jika Anda, maka urusan pribadi pada karyawan kami tidak dapat memimpin. Meskipun lebih baik melakukan itu, karena berdasarkan pengalaman praktis, menjadi jelas bahwa, berkat kasus pribadi, Anda dapat memperoleh informasi yang diperlukan secara instan tentang karyawan.

Untuk memimpin atau tidak urusan pribadi pada karyawan, wirausahawan memutuskan sendiri, tetapi tidak diragukan lagi kehadiran mereka adalah nilai tambah yang signifikan bagi perusahaan mana pun.