Как оформить отказ от участия в тендере. Отказ от участия в тендере
В создании этой статьи участвовала наша опытная команда редакторов и исследователей, которые проверили ее на точность и полноту.
Количество источников, использованных в этой статье: . Вы найдете их список внизу страницы.
Вы недавно получили приглашение на вечеринку, на которую не хотите идти? Поверьте, ваши чувства знакомы многим! В большинстве случаев можно отказаться от приглашения и при этом сохранить хорошие дружеские отношения с организатором мероприятия. Однако иногда отказ от приглашения может стать причиной недопонимания между вами. Тем не менее, если вы сделаете это как можно быстрее и в вежливой форме, то сможете избежать недопонимания, независимо от того, на какое мероприятие вас пригласили - на прогулку с друзьями или на официальную встречу.
Шаги
Отказ от приглашения на официальное мероприятие
-
Сообщите о своем ответе в правильной форме. Если вы получили приглашение по электронной почте, можно отправить свой ответ также по электронной почте или личным сообщением в социальной сети. Если вы получили приглашение на неофициальное мероприятие в письменной форме, отправьте организатору мероприятия открытку со своим ответом. Кроме того, можно позвонить или отправить сообщение, если в приглашении указан номер телефона организатора мероприятия.
Сообщите о своем отказе как можно быстрее. Если в приглашении указано, что вам необходимо дать ответ об участии в мероприятии, сделайте это как можно скорее. Если получив приглашение, вы понимаете, что не сможете присутствовать на мероприятии, сразу сообщите об этом организатору. Если в приглашении не указано, что необходимо дать ответ о вашем участии в мероприятии, сообщите организатору о том, что вы не будете присутствовать, выбрав наиболее подходящий способ.
Напишите свой ответ в письменной форме. Поблагодарите организатора мероприятия за приглашение. Выразите сожаление, что не сможете присутствовать, а также пожелайте успехов в проведении мероприятия. Скажите о том, что вы с удовольствием проведете время вместе в следующий раз. Не меняйте свой ответ! Придерживайтесь своего первоначального решения.
Изложите честно причину вашего отказа. Если по какой-то причине вы не можете присутствовать на мероприятии, скажите об этом организатору. Если вы не хотите говорить о причине отказа от приглашения, просто вежливо откажитесь, не вдаваясь в подробности.
Отправьте подарок и записку со словами поздравления, если это уместно. Если мероприятие организовывается по поводу дня рождения, окончания учебного заведения, свадьбы или рождения ребенка, отправьте небольшой подарок со словами поздравления после того, как вы выразите сожаление о том, что не сможете присутствовать на мероприятии.
Отказ от приглашения на неофициальное мероприятие
В ст. 43 44-ФЗ установлено право Поставщика (подрядчика, исполнителя) изменить или отозвать заявку до окончания срока подачи. При этом требуется направить организаторам процедуры правильно составленное сообщение. Подчеркнем, что такое сообщение должно быть получено до завершения приема предложений. Разберемся, как оформить отзыв для разных процедур, а также изучим образец письма об отказе участия в тендере.
Отзыв заявки в электронном аукционе
Поскольку электронные аукционы проходят при посредничестве электронной площадки (ЭТП), то, чтобы реализовать право отозвать предложение, нужно направить уведомление оператору (ч.14 ст. 66 44-ФЗ). Как правило, сделать это можно на площадке в один клик, нажав на кнопку «Отозвать». Обратим внимание, что это необходимо сделать до окончания приема предложений.
Если по итогам аукциона ценовое предложение занимает ниже третьего места, и это зафиксировано в протоколе подведения итогов, участник имеет право отказаться от дальнейшего участия в тендере и отозвать предложение. В этом случае после публикации протокола уведомление также направляется оператору площадки нажатием кнопки «Отозвать».
В соответствии с полученной от информацией, оператор площадки снимает блокировку с перечисленных участником денег в течение одного рабочего дня с даты поступления уведомления об отзыве.
Отзыв заявки в запросе котировок
Поставщик имеет право изменить или отозвать предложение лишь в случае, когда заказчик внёс изменения в извещение о проведении запроса котировок (ч. 1 ст. 77 44-ФЗ). Для этого участнику необходимо уведомить организатора торгов.
Вместе с тем, если заказчик не внес изменения в документацию, а вежливый отказ от участия в тендере все же нужно организовать, то реализовать это несложно. В Законе о контрактной системе установлен запрет на подачу одним участником двух и более заявок. Таким образом, если участник подаст второе предложение от своего имени, в таком случае, на основании п. 4 ст. 78 44-ФЗ, все документы будут возвращены без рассмотрения.
Отзыв заявки в конкурсных процедурах
В открытом конкурсе возможность изменить или отозвать свои заявки сохраняется до вскрытия конвертов или открытия доступа к ним в ЕИС (п. 3 ст. 52 44-ФЗ).
Уведомление об отзыве можно направить в той же форме, в которой заказчику были направлены документы для участия: в бумажном виде или как электронный файл. В первом случае разумнее избежать доставки корреспонденции почтой, поскольку сроки доставки могут выйти за пределы даты, установленной заказчиком для подачи. Лучше направить уведомление с курьером и уложиться в срок до завершения подачи. Курьер сможет также получить от заказчика регистрацию отказа участия в тендере.
В случае своевременного отказа от участия в тендере (до срока завершения подачи), деньги, перечисленные в качестве обеспечения, возвращаются на счёт участника в течение пяти рабочих дней.
Порядок составления уведомления
Письмо «Отказ от участия в тендере» не имеет обязательной формы, которая установлена законодательно. Вы можете составить его в свободнй форме, при этом рекомендовано использовать официальный бланк организации. Также следует включить в текст отказа такую информацию:
- дату и время подачи заявки;
- его регистрационный номер;
- идентификационные данные участника;
- сведения о подписавшем лице;
- причины отказа.
Одна из самых распространенных трудностей — необходимость отказывать людям. И хотя на работе часто возникают ситуации, в которых в силу своих профессиональных обязанностей вы просто не сможете сказать «нет», изо дня в день будут складываться и другие обстоятельства, предоставляющие вам определенную свободу выбора. Как воспользоваться своим правом сказать «нет» и правильно сформулировать отказ?
Рассуждайте следующим образом: не сказав «нет» в нужный момент, вы поставите потребности другого человека выше своих собственных. Вы действительно этого хотите? На работе бывает очень много ситуаций, когда ваши потребности не менее важны, а в некоторых обстоятельствах даже важнее потребностей коллег. Вспомните, как часто коллеги отказывали вам. И вы спокойно и без раздражения принимали этот ответ. Так зачем же переживать из-за того, что кто-то расстроится, если вы поведете себя аналогичным образом?
Настоящая проблема заключается в том, что постоянное «да» легко входит в привычку, а изменить закрепившуюся модель поведения действительно сложно. Вспомните своих коллег. Вы можете предположить, чего ожидать от каждого из них? Вероятно, да. Аналогично ваши коллеги, привыкнув к вашей безотказности, скорее всего, станут обращаться к вам с таким количеством просьб, что вы просто не сможете их выполнить. Таким образом, привычка постоянно соглашаться на просьбы по работе приведет вас к перегруженности, ведь вы взваливаете на себя больше, чем можете сделать или чем действительно должны делать. Это ведет к стрессу, расстройству, неприязни, конфликтам и ошибкам, и со временем ситуация лишь усугубляется.
Итак, умение отказывать, когда вы считаете нужным, — важный навык, которым необходимо овладеть. У вас наверняка будут ситуации, когда вы захотите помочь кому-нибудь, даже если это вам неудобно. Помните: означает уважение к вашим потребностям и правам в той же мере, как к правам других, а также согласие, когда нужно, пойти на компромисс.
Действуйте постепенно и не пытайтесь выполнить все сразу. Пробуйте один новый навык и оттачивайте его, пока не добьетесь результата. Будьте готовы к тому, что не все получится сразу. Вы хотите овладеть новыми навыками, а в процессе обучения чему-то новому всегда бывают как взлеты, так и падения.
Многие не любят говорить «нет», считая, что существует единственный способ это сделать — прямой отказ. Такое «нет» может показаться грубым и агрессивным. А это обычно не то впечатление, которое хочется произвести на работе. Вы стремитесь установить хорошие отношения с коллегами, но вам неизбежно придется отказывать кому-то ради самого себя — своего здоровья и благополучия. Значит, вы должны уметь сказать «нет», но так, чтобы продемонстрировать уважение к потребностям другого человека. Есть разные способы отказывать, которые зависят от ситуации. Вот три основных варианта.
Прямой отказ — самый бескомпромиссный способ, и он редко подходит для использования на работе. К нему чаще всего прибегают, когда нарушаются чьи-то права. В таких случаях вы можете громко и твердо добавить: «Вы что, не слышите, я сказал нет».
Просьба предоставить дополнительную информацию или обещание «как-нибудь в другой раз» — возможность для обсуждения, при том, что отказ остается в числе возможных вариантов.
Вдумчивое «нет» — самый деликатный способ, поскольку вы показываете, что выслушали собеседника.
Далее я подробно объясню, что представляет собой каждый из этих вариантов, однако выбор будет зависеть от ситуации, вашего отношения к ней и того, кто обращается с просьбой, ведь это может быть ваш наставник, непосредственный руководитель, коллега или член команды, которому вы действительно хотите помочь.
Не старайтесь радикально и одномоментно менять свою манеру поведения. Это особенно касается отказов, поскольку вы можете шокировать коллег, не ожидающих, что леопард вдруг изменит свою окраску. Гораздо лучше начать с малого, упорно тренироваться и меняться постепенно.
9 способов сказать «нет»
| Не торопитесь с ответом | Прежде чем ответить на чью-то просьбу, выдержите небольшую паузу. Вы можете попросить собеседника повторить ее еще раз, чтобы у вас было несколько секунд на обдумывание. Или скажите: «Дайте мне подумать...», сверьтесь со своим календарем или планом работы, чтобы это дало вам время подготовиться и сказать «нет» |
| Не извиняйтесь слишком много | Извиняйтесь лишь тогда, когда вы действительно считаете это нужным и уместным. У многих уже вошло в привычку слишком часто повторять слово «извините». Начинайте предложения с фраз: «К сожалению...» или «Боюсь, что...», но только когда это необходимо |
| Будьте лаконичны | Избегайте длинных, многословных объяснений, почему вы не можете что-то сделать. Простой фразы «Сегодня не получится» будет вполне достаточно. Полезными могут оказаться следующие обороты — конечно, когда их произносят с дружеским участием, теплотой и искренним сожалением: «Мне очень жаль, но я не могу это сделать». «К сожалению, у меня просто нет на это времени». «Извините, сегодня не получится». (Иногда «извините» вполне уместно.) |
| «Зеркальте» поведение собеседника | В этом случае вы зеркально отражаете, о чем и как вас попросили, но все равно завершаете фразу отказом. Говорите в дружеской манере и с сожалением, смотрите собеседнику в глаза. Вы: «У меня нет времени после обеда, чтобы помочь тебе с отчетами». Коллега: «Но я хотел начать заниматься этим сегодня». Вы: «Я понимаю, что ты хотел приступить к этому, но сегодня после обеда у меня не получится». Коллега: «Но мне нужно закончить все на этой неделе». Вы: «Я понимаю, что тебе нужно закончить на этой неделе, но помочь тебе сегодня после обеда я не смогу» |
| Техника заезженной пластинки | Очень важно настаивать на своем отрицательном решении, так как обычно собеседник старается заставить вас изменить его. Особенно хорошо это удается детям! Полезным приемом в данном случае для вас может оказаться техника заезженной пластинки: просто мягко повторяйте свой отказ, как бы собеседник ни пытался на вас давить |
| Объясните причину отказа | В этом случае вы кратко объясняете истинную причину вашего «нет». Делайте это, только если хотите или если это необходимо. Вы не обязаны объяснять свои действия всем, кто что-то у вас просит. «Я не могу сегодня помочь вам с отчетом, потому что после обеда у меня деловая встреча». «У меня нет времени на это, потому что я буду занят с посетителями» |
| Предложите выполнить просьбу в другой раз | В этом случае вы говорите «нет» сейчас, но, возможно, соглашаетесь выполнить просьбу позднее. На английском языке этот прием называется rain check — то есть корешок билета, дающий болельщику право прийти на бейсбольный матч, перенесенный по случаю дождя. «Я не могу помочь тебе сегодня, потому что я весь день на встречах, но, возможно, у меня найдется свободное время завтра». |
| Попросите дополнительную информацию | Это не окончательный отказ, в данном случае возможны обсуждение, компромисс или отказ в дальнейшем. «Насколько подробным должен быть отчет?» «Вы можете начать без меня?» |
| Попросите время на принятие решения | Никогда не бойтесь просить время, чтобы все обдумать. «Мне нужно свериться со своим рабочим расписанием, после этого я вам отвечу». «Я не могу ответить сейчас. Я перезвоню позже» |
Не всегда приятно отвечать отказом, тем не менее, во многих ситуациях это необходимо делать. Например, это может быть отказ в продолжении сотрудничества, отказ от предложенной вакансии, от какой-либо услуги или предложения. Отказывать нужно вежливо, корректно, так, чтобы не обидеть партнера, ведь, возможно, вам еще придется сотрудничать в будущем. Сегодня мы дадим несколько советов о том, как правильно написать отказ. Вы увидите, что писать такое письмо совсем несложно, просто нужно следовать некоторым рекомендациям.
Случай отказа - это абсолютно нормальная ситуация в бизнесе или в иных сферах жизни. Нужно уметь работать с подобной ситуацией. Главное при составлении письма-отказа - это проявить деликатность, корректность. Обычно отказ бывает выражен в нескольких формах: игнорирование, обвинение или корректный отказ. Мы будем учиться составлять третий вариант отказа.
- Составьте черновик письма, продумайте все, что вы хотите сказать по смыслу. После этого можно будет заняться оформлением.
- В левом верхнем углу запишите адресата - компанию или частное лицо. Сведения о вас должны быть расположены в правом верхнем углу.
- Письмо-отказ должно быть адресовано персонально. Вы можете написать нейтральное обращение, например: "Уважаемый Петр Иванович!" или "Здравствуйте, уважаемый г-н Петренко!". Не допускаются фамильярные обращения, типа "дорогой" и т. д.
- В письме должна обязательно содержаться благодарность за предложение, отклик и т. д. Например: "Благодарим Вас за предложение" или "Спасибо, что прислали Ваше резюме".
- Кратко изложите предложение адресата, от которого вы отказываетесь. Ссылка на предложение даст понять, что вы тщательно ознакомились с информацией, что она важна для вас.
- Старайтесь, чтобы в письме содержались какие-либо положительные оценки вашего оппонента. Например: "Нас заинтересовало ваше предложение...", "Вы предложили отличное решение, но.." и так далее в зависимости от ситуации.
- Далее перечислите причины отказа. Делать это нужно твердо, логично, но не категорично и резко. "К сожалению, в данный момент мы не можем принять ваше предложение, потому что.."; "Несмотря на все достоинства вашего проекта, мы вынуждены отказать, так как...".
- Чтобы грамотно написать отказ, нужно написать о будущих перспективах сотрудничества или альтернативных вариантах: " Мы надеемся, что в будущем сможем сотрудничать с вами" и т. д.
- Обязательно проверьте ошибки с помощью специальной программы проверки орфографии, приложите необходимые документы, если это нужно.
- Иногда при составлении письма-отказа может понадобиться помощь квалифицированного юриста. Например, если вы хотите отказаться от услуг нанятого вами риэлтора или вернуть товар ненадлежащего качества и т. д.
На нашем портале вы найдете еще несколько интересных статей, которые касаются темы отказов и правильного оформления писем.
Письма-отказы - это неотъемлемая часть деловой переписки, хотя и не самая приятная. Тем не менее, так или иначе, но в деловой переписке мы постоянно встречаемся с ситуациями, когда необходимо сказать «нет». Причины отказа бывают различные: они могут быть как объективными, так и субъективными.
Сложности с подготовкой писем-отказов возникают когда:
- нужно отказывать «интересному» адресату по ряду объективных причин;
- неприятно отвечать отказом;
- важно сохранить расположение и лояльность адресата.
Как же написать письмо-отказ вежливо и корректно, чтобы не мучали угрызения совести, а адресат не вычеркнул вас из своей памяти навсегда?
Во-первых, займите позицию, отказывая кому-то, что «нет» - это лишь часть конструктивного диалога деловых людей. Каждый участник этого диалога преследует свои цели и интересы, которые, по ряду причин, могут не всегда совпадать. Таким образом, отказ - это обычная практика делового мира, с которой нужно научиться работать грамотно.
Во-вторых, отказывайте грамотно. Грамотный отказ - это корректный отказ. Покажите, что Вы уважаете и с пониманием относитесь к позиции адресата, но, как говорится, своя рубаха ближе к телу.
В этой статье вы узнаете 9 секретов, как написать корректный отказ.
Итак, манера письма-отказа - уклончивая, чтобы не обидеть адресата. Сначала Вы аргументируете отказ, чтобы читающий понял ход Ваших мыслей, а в конце сообщаете о принятом решении.
Но давайте по порядку. Чтобы отказ для адресата звучал максимально корректно следует придерживаться такой схемы написания отказа:
1. Начните письмо с персонального обращения к адресату.
«Здравствуйте, уважаемый Иван Степанович!»
«Уважаемая Мария Сергеевна!»
2. Поблагодарите адресата за отклик на Ваше предложение:
«Мы признательны за возможность, которую Вы изыскали, предоставив нам деловое предложение!»
«Спасибо, что откликнулись на наше предложение»
«Благодарим за присланное в наш адрес резюме»
3. Задайте контекст. Это должен быть нейтральный комментарий, в котором следует проинформировать о теме письма. В этой части не должно быть и намека на окончательный ответ.
«Сообщаем Вам о решении экспертной комиссии по поводу Вашей заявки на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения…»
Благодарность и контекст письма можно объединить в один блок:
«Благодарим Вас за присланную заявку на предоставление гранта для организации центра удаленного Интернет-обучения и сообщаем о решении экспертной комиссии…»
4. Покажите адресату, что Вы прочли то, на что отказываете. В письме-отказе должны звучать узнаваемые адресатом факты и слова. Нет ничего обиднее, чем типовой отказ всем участникам рассылки. Многие прекращают откликаться на предложения, когда чувствуют, что их проект (резюме, предложение) даже не открывали. Даже если это рассылка, следите за словами, а то рискуете потерять потенциальных партнеров.
«Мы внимательно изучили информацию о Вашем профессиональном опыте и знаниях».
«Мы внимательно изучили Ваш проект по…».
«Комиссия внимательно изучила представленные Вами данные и результаты опросов».
5. Выразите понимание и сочувствие.
«Мы понимаем, как важно для Вас участие в данном проекте».
«Мы разделяем Вашу заинтересованность результатами…»
«Члены комиссии разделяют Вашу озабоченность тем, что…»
6. Сделайте комплимент адресату, отметьте достоинства предложения, что Вам понравилось - это позволит адресату сохранить лицо.
«Организация дистанционного обучения позволила бы заметно улучшить ситуацию».
«Увлеченность и быстрая обучаемость – очень ценные качества для сотрудника».
«Ваш опыт и знания заслуживают внимания».
7. А теперь самое время сказать «…, но…». Аргументируйте свой отказ, ссылаясь на объективные обстоятельства. Изложите причины в позитивной или нейтральной форме. Объяснение не должно выглядеть как извинение. Постарайтесь подобрать наиболее убедительные для получателя аргументы.
«Однако в настоящее время из-за отсутствия технической инфраструктуры доступ к Интернет в регионах имеют менее 1% жителей. В планы государственных структур входит статья для выделения средств на развитие инфраструктуры только в следующем году».
«Однако в данный момент нам требуется квалифицированный и опытный специалист по ремонту автомобилей данной марки. Расширение штата дирекция компании планирует только в следующем году».
8. Отказывайте красиво : «… ты для меня слишком хорош».
«В отсутствии технической возможности выхода в Интернет выделение гранта для организации дистанционного обучения представляется несколько преждевременным - запуск проекта без необходимой технической базы мог бы только дискредитировать хорошую идею »
«Открытие вакансии помощника нам видится на данный момент нецелесообразным из-за отсутствия квалифицированного мастера, который мог бы передавать знания коллегам».
Письмо-отказ должно содержать четкую формулировку отказа + четкое объяснение причин, по которым принято решение отказать:
«К сожалению, в данный момент позитивное решение принято нами в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач».
9. Предложите альтернативу адресату. Отнеситесь к нему с пониманием. Оставьте адресату надежду на будущее сотрудничество, ведь он потенциально может представлять для Вас интерес в будущем.
«Мы сожалеем, что на данном этапе не смогли содействовать реализации Ваших планов в регионах. Возможно, в следующем году ситуация с обеспечением Интернет будет более благоприятна, и тогда эти планы будут реализованы, - предлагаем Вам направить их на рассмотрение в … .
«Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий».
«В случае если обстоятельства в ближайшее время изменятся, мы охотно вернемся к рассмотрению Вашей заявки».
Многие специалисты кадровой службы не отвечают на высланные резюме, ссылаясь на нехватку времени. Тем не менее, это не очень вежливо, ведь люди, отправившие резюме, ждут результатов, надеются и хотят знать о судьбе вакансии, которая им приглянулась. Как вариант, используют универсальное письмо-отказ.
Предлагаем рассмотреть универсальное письмо-отказ на резюме:
«Мы тщательно ознакомились с Вашим резюме, но вынуждены отказать. Ваша кандидатура не отвечает некоторым требованиям, которые предъявляются к претендентам на данную вакансию. Благодарим Вас за внимание к нашей компании и желаем удачи».
Предлагаем это же универсальное письмо трансформировать, используя 9 секретов:
«Добрый день, Сергей!
Благодарим за присланное резюме и сообщаем результаты конкурса на вакантную должность Х в ХХХ компании. Кадровая служба компании тщательно изучила Ваше резюме. Мы понимаем, как важно для Вас выиграть конкурс и получить эту вакансию. Действительно, Ваши опыт и знания заслуживают внимания. К сожалению, в данный момент позитивное решение принято в пользу другого кандидата, чей профессиональный опыт более соответствует объему и сложности решаемых в данной должности задач. Мы готовы рассматривать Вашу кандидатуру при открытии новых вакансий.
С уважением,…»
Письма-отказы, написанные с использованием предложенных девяти секретов, помогут автору (компании-отправителю) создать имидж грамотного, корректного, цивилизованного делового собеседника.
