Contoh peraturan perekrutan personel dalam suatu organisasi. Personil yang berkualifikasi, atau kami mengembangkan peraturan rekrutmen
Slogan yang populer di masa Soviet: “Personil memutuskan segalanya!” tidak hanya tidak ketinggalan jaman, namun menjadi lebih relevan. Saat ini, menarik spesialis yang berkualifikasi adalah tugas utama bagi perusahaan mana pun tempat penciptaan atau transformasinya dimulai. Tujuan utama dari fungsi SDM ini adalah dengan cepat, efisien dan dengan biaya minimal memilih spesialis yang dibutuhkan perusahaan.
Di masa lalu, tugas manajer sumber daya manusia adalah memilih orang-orang dengan kualifikasi yang sesuai untuk jenis pekerjaan tertentu, namun perubahan yang cepat saat ini memerlukan fleksibilitas yang lebih besar dalam kriteria seleksi, sehingga memaksa pertimbangan yang lebih luas mengenai kecocokan orang-pekerjaan. Sekarang, ketika menilai orang, perlu untuk mempertimbangkan tidak hanya keterampilan yang mereka miliki dalam melakukan kegiatan tertentu, tetapi juga potensi mereka, kepatuhan terhadap persyaratan pekerjaan di masa depan - lingkungan “sosial” dan “fisik” (khususnya, teknologi), budaya perusahaan, kemampuan untuk berinteraksi dengan banyak orang, kemauan untuk maju dalam organisasi, dll.
Kami tidak membagi karyawan menjadi “buruk” dan “baik”. Dari sudut pandang pemberi kerja, akan lebih efektif jika berbicara tentang spesialis yang “cocok” dan “tidak cocok” - dengan mempertimbangkan waktu spesifik, tahap pengembangan organisasi, dan kebutuhan bisnis. Oleh karena itu, kriteria seleksi yang menentukan bagi kami adalah kepatuhan kandidat terhadap budaya perusahaan perusahaan. Sulit untuk dipraktikkan karena budaya perusahaan tidak berwujud.
Meskipun terdapat kesulitan, sebagian besar persyaratan, tradisi dan kebiasaan perusahaan yang membentuk budaya perusahaan harus dijelaskan - disajikan dalam bentuk Kode resmi, atau setidaknya Aturan Perilaku dan persyaratan perusahaan untuk karyawan (ini dapat digunakan selama wawancara saat merekrut personel). Ciri-ciri utama budaya perusahaan harus diidentifikasi, dicatat, dan berdasarkan hal tersebut, daftar persyaratan bagi pelamar (dievaluasi dan diukur) harus dibentuk. Untuk memilih kandidat yang sesuai dengan semangat perusahaan, manajer SDM sendiri harus memiliki pemahaman yang jelas tentang aturan-aturan yang dijalankan perusahaan dan mampu menyampaikannya kepada calon karyawan.
Cukup sulit untuk memilih spesialis di suatu perusahaan di mana, pertama-tama, perlu mempertimbangkan persyaratan khusus negara untuk kualifikasi dan perlindungan tenaga kerja. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk menentukannya standar rekrutmen terpadu, memungkinkan untuk secara ketat mematuhi undang-undang Ukraina saat ini dan norma-norma yang diadopsi oleh perusahaan, serta untuk berkembang peraturan rekrutmen.
Kehadiran standar memungkinkan Anda untuk:
memberikan kesempatan yang sama kepada seluruh karyawan perusahaan untuk pertumbuhan profesional dan karier, serta untuk mewujudkan potensi pribadi;
memastikan distribusi beban yang efektif dan penggunaan personel yang bekerja secara rasional;
memastikan pemilihan karyawan yang efektif dengan kualifikasi dan keterampilan profesional yang dibutuhkan.
Peraturan (sistem tindakan yang berurutan) mengatur proses bisnis pemilihan personel di perusahaan: menentukan siapa melakukan apa dan dalam jangka waktu berapa; apa yang menjadi tanggung jawab manajer, dan apa yang menjadi tanggung jawab layanan SDM. Ketika lowongan terbuka di unit struktural, manajernya tahu di mana dia harus melamar dan apa yang diminta darinya.
Di perusahaan besar, hanya perlu menggunakan peraturan yang disepakati dan disetujui oleh manajemen, namun di perusahaan kecil proses ini dapat disederhanakan dengan menggabungkan atau memperpendek prosedur individual. Hal ini dapat diterima jika pekerjaan masing-masing departemen dibangun atas dasar kepercayaan, keputusan disepakati tanpa konflik, dan perjanjian lisan dilaksanakan tanpa ragu.
Peraturan seleksi personel harus menjamin profesionalisme perekrut dan keterbukaan kriteria seleksi; urutan prosedur; tidak adanya diskriminasi berdasarkan ras, jenis kelamin, usia, agama dan karakteristik lain yang tidak berkaitan dengan kualitas bisnis karyawan.
Seorang perekrut harus mampu:
dengan kompeten menerima perintah dari kepala departemen, menilai siapa sebenarnya yang dia butuhkan;
memastikan masuknya kandidat;
pilih di antara mereka yang paling cocok untuk bekerja di tempat kerja tertentu.
Proses pencarian dan seleksi personel terdiri dari beberapa tahapan sesuai dengan persyaratan peraturan, meliputi kegiatan sebagai berikut:
Menentukan kebutuhan akan suatu lowongan.
Memulai proses pencarian dan seleksi, menentukan persyaratan dasar calon.
Memilih metode pencarian (internal dan/atau eksternal).
Pembentukan database resume/lamaran.
Seleksi utama berdasarkan resume/formulir lamaran.
Melakukan wawancara.
Penilaian kandidat.
Pengambilan keputusan.
Tawaran pekerjaan.
1. Penentuan kebutuhan. Jika seseorang yang menjalankan fungsi tertentu telah keluar dari perusahaan, dan fungsi tersebut saat ini tidak diperlukan, maka lowongan tersebut tidak dibuka. Kami dapat menghapus posisi ini dari daftar kepegawaian sama sekali atau membiarkannya tidak terisi untuk jangka waktu tertentu.
Kekosongan terjadi jika:
posisi tersebut diperkenalkan kembali ke dalam tabel kepegawaian (dengan mempertimbangkan kebutuhan produksi);
jabatan itu sudah ada sebelumnya, tetapi sekarang tidak diduduki, dan ruang lingkup pekerjaan yang dimaksudkan dibagikan kepada pegawai lain atau tidak dilaksanakan karena alasan obyektif.
2. Inisiasi proses pencarian dan seleksi, penentuan kebutuhan dasar. Keputusan tentang perlunya pemilihan karyawan baru dibuat oleh manajer lini bersama dengan kepala departemen SDM. Manajer lini mengklarifikasi persyaratan calon untuk posisi yang kosong, mengisi dan mendukung lamaran rekrutmen (Lampiran 1). Selain manajer lini, permohonan ini didukung oleh kepala departemen SDM dan direktur umum perusahaan.
Tentu saja, mengisi lamaran secara formal (menyebutkan persyaratan tingkat pendidikan dan pengalaman kerja) tidak terlalu sulit, namun akibatnya dalam kasus ini bisa menjadi bencana. Oleh karena itu, tanggung jawab spesialis seleksi personel termasuk membantu kepala departemen dalam merumuskan persyaratan kandidat dengan benar, melakukan pemesanan secara cermat, dan menavigasi realitas pasar tenaga kerja regional.
|
Seringkali, seorang manajer menandatangani lamaran dengan persyaratan yang sama sekali tidak sesuai, percaya bahwa karyawan baru tersebut akan mampu melakukan tugas apa pun dan akan menjadi “orang Swedia, penuai, dan pemain pipa”. Misalkan seorang manajer menunjukkan dalam persyaratan posisi sekretaris bahwa ia harus dapat bekerja di program akuntansi 1C. Di perusahaan kecil, sekretaris sering kali mengisi faktur, membantu akuntan, tetapi hanya ada sedikit spesialis seperti itu. Biasanya, akuntan tidak menjadi sekretaris, sehingga perekrut dalam kasus ini akan benar-benar mencari “jarum di tumpukan jerami”. Selain itu, kandidat yang diinginkan mungkin tidak ada di pasar tenaga kerja sama sekali. Dalam hal ini, lebih mudah untuk menemukan sekretaris yang cerdas dan melatihnya untuk bekerja di program 1C. Pendekatan kreatif seperti inilah yang kami harapkan dari perekrut kami. |
Manajer akan merumuskan persyaratan jabatan dengan cepat dan benar jika Anda menawarkan kepadanya daftar kompetensi yang sesuai dengan jabatan tersebut. Dengan demikian, seluruh peserta proses seleksi personel, bahkan sebelum pencarian calon dimulai, akan memahami dengan jelas siapa sebenarnya yang harus dicari, apa kualitas profesional dan pribadi seseorang yang akan kita evaluasi. (Daftar yang dipilih dengan benar akan membantu dalam pemilihan personel dan di masa depan selama sertifikasi.)
3. Memilih arah (eksternal/internal) dan metode pencarian. Saat ini Anda dapat menemukan pelamar untuk hampir semua pekerjaan, tapi bagaimana cara menemukan karyawan yang baik? Jika suatu perusahaan mempekerjakan seorang spesialis seleksi kandidat dengan pengalaman praktis yang luas, maka ia membuat keputusan pada tingkat “kompetensi bawah sadar”.
Metode pencarian kandidat apa yang efektif dan dalam situasi apa? Tidak ada rekomendasi yang seragam di sini dan, mungkin, tidak mungkin ada. Pilihan metode bergantung pada banyak faktor, yang terpenting meliputi:
Sifat lowongan dan persyaratan calon.
Ciri-ciri perilaku calon potensial di wilayah tempat pencarian dilakukan. (Di kawasan industri, di mana banyak lowongan terbuka karena peningkatan aktivitas ekonomi, para kandidat merasa lebih percaya diri dan mengajukan tuntutan yang lebih besar terhadap paket kompensasi; pada saat yang sama, di wilayah dengan pasar tenaga kerja yang “sempit”, para kandidat jauh lebih percaya diri. setia kepada calon majikan.
Istilah pencarian.
Ketersediaan sumber daya keuangan untuk membayar layanan agen perekrutan dan media.
Ketersediaan spesialis untuk mencari kandidat.
Peluang untuk menjaga kerahasiaan selama perekrutan.
Kami menggunakan metode pencarian yang berbeda, termasuk:
menyampaikan pengumuman lowongan ke media cetak;
Kami memasang iklan di gedung, halte transportasi, dll.;
kami menarik pelajar dan mahasiswa dari lembaga pendidikan;
menganalisis database;
Kami melibatkan agen perekrutan;
kami melibatkan cabang regional dari layanan ketenagakerjaan negara;
Kami memposting pengumuman lowongan di situs web khusus di Internet;
Kami menggunakan bantuan karyawan perusahaan dan teman-teman.
Hal utama adalah jangan membatasi diri Anda pada satu metode, bahkan metode yang paling populer sekalipun.
4. Pembentukan database resume/lamaran. Kekurangan kandidat terbesar terjadi pada lowongan pekerjaan kerah biru, namun bukan rahasia lagi bahwa generasi muda saat ini tidak menunjukkan minat terhadap pekerjaan tersebut. Bahkan lulusan SMK tidak selalu masuk kerja di bagian produksi, hanya sebagian kecil saja yang bertahan lama di sana.
Pencarian pekerja secara besar-besaran cukup sulit untuk diatur, karena pada dasarnya kategori pekerja ini tidak tahu cara menulis resume dan tidak menggunakan Internet. Selain itu, mereka biasanya tidak mencari pekerjaan sendiri, hanya mengandalkan rekomendasi dari teman dan kerabat. Untuk menarik orang-orang seperti itu, kami menggunakan metode lama yang sudah terbukti: kami memasang iklan di tempat ramai, mencetaknya di koran lokal. Seringkali metode yang paling menguntungkan untuk menarik kandidat adalah dengan memasang iklan, karena tindakan tersebut memiliki referensi geografis yang jelas, dan biaya pelaksanaannya relatif kecil.
Dalam banyak kasus, kami hanya dapat mengizinkan seorang spesialis untuk bekerja secara mandiri yang telah menjalani pelatihan yang sesuai di perusahaan dan lulus ujian untuk hak bekerja dalam kondisi berbahaya (bahkan jika ia memiliki sertifikat pelatihan dalam profesi yang relevan). Anda sering kali harus mencari spesialis seperti itu di perusahaan terkait.
Kami juga bekerja sama erat dengan sekolah kejuruan yang melatih pekerja di profil yang relevan - kami menerima siswa untuk praktik pra-sarjana sebagai peserta magang. Dalam satu setengah hingga dua bulan, manajer memiliki kesempatan untuk melihat lebih dekat, menilai potensi mereka, sehingga kami menerima peserta pelatihan yang sudah terbukti setelah lulus kuliah tanpa melalui wawancara atau masa percobaan.
Perusahaan kami mengalami kesulitan yang lebih besar dengan keterlibatan pekerja teknik dan teknis. Untuk bekerja di pembangkit listrik, seorang mandor harus memiliki kelompok izin kelima, namun lulusan universitas tidak memiliki kelompok izin sama sekali. Oleh karena itu, kita harus menerima spesialis muda untuk pekerjaan kerah biru dan melatih mereka, mulai dari kelompok penerimaan ketiga. Di masa depan, spesialis seperti itu sangat berharga, karena ia mendapat kesempatan untuk melalui semua tahapan (mulai dari posisi tukang listrik) dan mengenal perusahaan, seperti yang mereka katakan, “dari dalam”. Untuk mencari dan melatih spesialis tersebut, kami bekerja sama dengan departemen teknik elektro Universitas Teknik Nasional Donetsk. Kami menerima magang bagi pelajar, maupun siswa sekolah kejuruan, dan kemudian mempekerjakan mereka yang telah membuktikan diri tanpa melalui wawancara atau masa percobaan.
Selain itu, saat mencari kandidat, kami menggunakan database mantan karyawan perusahaan yang mengundurkan diri atas kemauannya sendiri, yang biasanya kami dekati dengan tawaran untuk memimpin arah baru atau proyek baru yang menarik. Kandidat seperti itu sudah mengetahui struktur perusahaan dan proses bisnis utama; terlebih lagi, tingkat loyalitasnya terhadap organisasi biasanya lebih tinggi.
Setiap spesialis berpartisipasi dalam konferensi dan seminar profesional, menghadiri pertemuan di mana ia bertemu rekan kerja. Hasilnya, ia mengembangkan jaringan kontak bisnisnya sendiri, yang dapat ia gunakan saat memecahkan masalah produksi yang kompleks. Setiap kepala departemen di buku catatan atau pemegang kartu namanya memiliki banyak nomor telepon rekan-rekan yang dikenalnya dengan baik, yang dapat digunakan saat mencari kandidat.
Untuk setiap lowongan yang dibuka, kami memasang iklan terlebih dahulu kompetisi internal: perekrut memberi tahu karyawan perusahaan melalui email tentang kompetisi untuk mengisi lowongan, dan juga memposting informasi tentang hal ini di papan buletin di semua departemen.
Karyawan perusahaan yang tertarik untuk berpartisipasi dalam kompetisi memberi tahu atasan langsung mereka dan kemudian menghubungi spesialis seleksi personel. Ini adalah persyaratan umum untuk semua lowongan, kecuali dalam situasi ketika ada kandidat yang siap untuk posisi yang bertanggung jawab dari cadangan personel yang memenuhi semua persyaratan untuk posisi ini. Jika seorang cadangan belum menyelesaikan pelatihan yang diperlukan dan tidak memenuhi semua persyaratan, maka ia mengikuti kompetisi calon internal secara umum.
Dalam hal calon internal yang direkrut tidak mencukupi atau hasil wawancara terhadap calon internal negatif, dilakukan pengumuman. kompetisi eksternal. Jika karena alasan tertentu suatu lowongan hanya dapat diisi oleh kandidat eksternal, perekrut tidak boleh memberi tahu karyawan internal tentang lowongan yang terbuka tersebut. Sesuai ketentuan, seleksi personel eksternal dilakukan dalam empat tahap:
Tahap I
penetapan metode pencarian dan seleksi personel;
kumpulan resume;
melakukan seleksi awal calon berdasarkan resume.
Tahap II
kompilasi Daftar panjang(daftar utama) calon;
Melakukan wawancara terhadap kandidat oleh perekrut;
kompilasi daftar pendek(daftar akhir) kandidat yang direkomendasikan untuk wawancara dengan manajer.
Tahap III
Melakukan wawancara calon dengan manajer lini, kepala departemen manajemen personalia, dan, jika perlu, dengan direktur fungsional atau direktur umum perusahaan;
mengisi formulir khusus berdasarkan hasil wawancara (wajib);
pengambilan keputusan kolegial terhadap seorang calon.
Tahap IV
penerbitan surat keterangan kerja;
pemeriksaan data keamanan;
pendaftaran untuk bekerja.
Tentu saja, ada pengecualian pada prosedur seleksi umum. Misalnya, jika manajer yang memulai lowongan memberikan pembenaran obyektif yang meyakinkan untuk mempekerjakan seorang kandidat tanpa prosedur seleksi yang kompetitif (misalnya, ia menemukan spesialis yang unik). Situasi ini dimungkinkan dengan persetujuan direktur area (dan persetujuan dengan kepala manajemen personalia), tetapi hanya dalam kasus luar biasa.
5. Seleksi primer berdasarkan resume/kuesioner. Bagaimana cara mengevaluasi dan memilih yang terbaik dari beberapa kandidat? Perusahaan kami terus-menerus memelihara database kandidat, yang berisi informasi dari resume dan formulir lamaran yang telah diisi. Untuk lowongan teknik, lebih baik menerima resume dari pelamar, yang membantu penilaian awal (bahkan sebelum pertemuan pribadi) terhadap kandidat berdasarkan sejumlah parameter formal. Kami mengundang para pencari kerja untuk mengisi kuesioner. Beberapa kandidat diminta untuk mengisi lamaran dan memberikan resume.
Kuesioner membantu kita menghemat waktu saat melakukan wawancara, karena dengan mengisinya, kandidat memperjelas sejumlah detail biografinya. Misalnya: tingkat gaji saat ini dan tingkat yang diharapkan, fungsi yang dilakukan di tempat kerja sebelumnya, prestasi, jumlah bawahan (untuk manajer), rincian kontak orang yang dapat memberikan umpan balik tentang kandidat, dll. Dalam kuesioner, informasi yang diperlukan disusun dengan cara yang familiar bagi perekrut, yang mempercepat pemrosesan data.
Terkadang kami menyertakan elemen tes dalam kuesioner (misalnya, kami menunjukkan beberapa tanda pekerjaan di masa depan yang harus diurutkan oleh kandidat berdasarkan kepentingannya). Selain itu, pengisian kuesioner itu sendiri merupakan tes tes yang memungkinkan Anda dengan cepat menilai literasi umum pelamar, kecepatan proses saraf, dan pemahaman umum.
Meninjau dan menyaring kandidat berdasarkan resume dan formulir lamaran akan menghemat waktu bagi perekrut; ini adalah aktivitas yang jauh lebih murah dibandingkan bertemu langsung dengan kandidat.
Saat meninjau resume, selain data formal (pengalaman kerja yang ada, tingkat pendidikan, dll.), penting untuk memperhatikan seberapa logis resume tersebut dan seberapa profesional formatnya. Kualitas teks memungkinkan Anda menilai secara akurat tingkat kemahiran program Kata(tentu saja, dengan syarat calon menyiapkan dokumennya secara mandiri). Tingkat melek huruf umum sangat penting bagi para manajer dan spesialis. (Meskipun indikator ini harus dinilai untuk posisi apa pun: jika seseorang begitu tidak bertanggung jawab dalam “menjual” keterampilan dan pengalaman profesionalnya kepada perusahaan, lalu siapa yang dapat menjamin bahwa dia akan bertanggung jawab atas pekerjaannya?)
Tentu saja, ada kandidat yang telah mempelajari cara menulis resume dengan ahli, dengan hati-hati mencampurkan informasi yang benar dan tidak benar. Namun ada juga orang yang sama sekali tidak tahu bagaimana cara menampilkan dan “menjual” dirinya. Namun, sebagai aturan, resume apa pun berisi data yang cukup untuk penilaian awal pelamar. Dengan belajar menganalisis informasi yang diberikan pelamar tentang dirinya, Anda dapat menyederhanakan pekerjaan perekrutan Anda secara signifikan.
Selama penilaian dan seleksi kandidat, perekrut SDM menjaga kontak dengan manajer lini - kepala unit struktural di mana calon karyawan akan bekerja. Hal ini penting karena tugas utama selama wawancara adalah menilai kualitas pribadi kandidat.
|
Dalam pekerjaan kami, kami menggunakan sistem yang cukup efektif untuk memproses resume, yang diusulkan oleh Pierre Mornel dalam buku “Technologies for Effective Recruitment.” Dia membagi semua resume menjadi tiga kelompok: grup A- kandidat siapa tentu saja layak mendapat panggilan telepon balasan dari organisasi karena resume atau formulir lamaran mereka cukup menarik. Grup B- resume kandidat yang, Mungkin, juga akan diberikan panggilan balasan, tetapi terakhir. Grup C -lainnya resume dan formulir lamaran yang mengandung kesalahan tata bahasa dan kesalahan ketik. Selain itu, Grup C mencakup resume kandidat yang tidak memenuhi syarat atau kurang siap untuk pekerjaan yang mereka lamar. Kemudian kami menganalisis dengan cermat resume dari grup A. Jika tidak memuat jumlah calon wawancara yang dibutuhkan, Anda dapat melanjutkan ke resume dari grup B. Sebaiknya jangan kembali ke grup C. |
Apa yang kita cari saat menganalisis resume? Pertama, kami dengan cermat memeriksanya dalam urutan kronologis terbalik - mulai dari akhir, “dari bawah ke atas”, yaitu cara pemohon menjalani hidupnya. Kami menggambar rantai peristiwa kehidupan seseorang dan memikirkan mengapa dan bagaimana dia memilih pekerjaan tertentu, apa yang dia pelajari, bagaimana dia “lepas landas” dan “jatuh”... Kami mencoba, berdasarkan informasi yang disajikan, untuk “menarik keluar” dari teks templat informasi yang tidak terlihat, pada pandangan pertama, tetapi sangat penting tentang kepribadian, motif, dan kualitas bisnis pelamar. Dengan menelusuri kehidupan profesional seorang pelamar, seseorang dapat menarik kesimpulan tertentu tentang seberapa sukses orang tersebut.
Perlu juga memperhatikan ada/tidaknya item “prestasi” di resume. Ini merupakan faktor penting ketika memutuskan untuk mempekerjakan seorang kandidat, terutama jika kita berbicara tentang posisi seorang manajer (tugasnya adalah menambah, memperluas, meningkatkan volume, keuntungan, dll). Penting juga untuk diperhatikan apakah seseorang telah menjalani pelatihan tambahan dan jenis pelatihan apa: kursus atau seminar tentang profil kegiatan utamanya atau puluhan pelatihan di berbagai bidang. Kecukupan harga diri seorang kandidat juga ditunjukkan oleh ekspektasi gajinya - jumlah yang meningkat karena kurangnya pengalaman praktis tidak terlihat bagus (dan sebaliknya).
6. Melakukan wawancara. Dianjurkan untuk berbicara dengan kandidat yang dipilih berdasarkan data resume (kuesioner) melalui telepon. Tugas wawancara telepon- mengurangi jumlah orang yang akan diundang ke wawancara langsung.
Apa yang dapat Anda ketahui dari percakapan telepon?
Menilai kesiapan kandidat untuk berganti pekerjaan. Misalnya, seseorang mungkin memutuskan untuk meninggalkan pekerjaan utamanya dengan gegabah - di tengah panasnya konflik. Seringkali, di bawah pengaruh emosi negatif yang kuat, dia segera mulai bereaksi terhadap iklan pekerjaan. Namun saat berbincang di telepon, ternyata sang kandidat puas dengan hampir semua hal di tempat kerjanya saat ini. Jika tawaran baru juga ternyata lebih kompleks (tanggung jawab lebih besar, jarak dari rumah, sistem nilai yang berbeda di perusahaan, dll), maka sering kali orang tersebut langsung menolaknya. Dalam kasus seperti itu, dia tidak membutuhkan pekerjaan baru, melainkan dukungan emosional. Untungnya, kasus seperti ini tidak terjadi setiap hari.
Perjelas harapan kandidat untuk pekerjaan baru.
Perjelas rincian pengalaman dan kualifikasi penting untuk posisi ini yang tidak tercermin secara jelas dalam resume. Oleh karena itu, sebelum memanggil seorang kandidat, sebaiknya Anda menganalisis resume secara detail dan membuat daftar poin-poin yang penting untuk diklarifikasi. Ini juga merupakan ide bagus untuk memperjelas “kesenjangan” dalam riwayat pekerjaan Anda, jika ada.
Berdasarkan hasil percakapan telepon, perekrut harus membuat keputusan akhir: mengundang orang tersebut ke perusahaan untuk wawancara, atau menolak kandidat. Penolakan juga dapat bersifat sementara (misalnya, jika orang tersebut cocok untuk lowongan lain atau harus dikembalikan untuk mempertimbangkan pencalonan ini karena tidak ada lowongan yang lebih baik).
Saat melakukan wawancara telepon, penting agar pelamar mendapatkan kesan yang baik dari percakapan tersebut, keyakinan bahwa dia diperlakukan dengan sangat hati-hati dan penuh hormat. Kualitas komunikasi eksternal adalah iklan tidak langsung sehari-hari perusahaan.
Jika penilaian kandidat terhadap kriteria utama memenuhi persyaratan perusahaan, ia menjalani wawancara tatap muka:
dengan spesialis SDM - untuk menentukan kesesuaian kualitas pribadi kandidat dengan profil kompetensi;
dengan kepala departemen dan orang yang bertanggung jawab lainnya - untuk menentukan kepatuhan terhadap persyaratan kualitas profesional perusahaan, serta menilai potensi pengembangan profesional lebih lanjut.
Saat merekrut untuk posisi manajerial dan posisi individu spesialis utama, kegiatan tambahan harus dilakukan: wawancara dengan direktur area dan direktur umum, dan, jika perlu, pengujian.
Ada anggapan bahwa tujuan wawancara hanya untuk memutuskan apakah kandidat tersebut cocok bekerja di perusahaan tersebut atau tidak. Namun, seorang manajer yang kompeten, ketika melakukan wawancara, menyelesaikan beberapa tugas yang sangat penting: mencoba memotivasi kandidat yang menarik untuk bekerja di perusahaan atau meninggalkan kesan positif tentang organisasi pada seseorang yang kurang cocok, berusaha untuk menilai dengan paling akurat. karakteristik pribadi individu, keterampilan, potensi, pengalaman dan nilai-nilai kandidat.
Untuk beberapa posisi, sebaiknya wawancara dengan pelamar dilakukan oleh manajer lini langsung di tempat kerja. Namun lebih sering, wawancara pendahuluan dengan calon karyawan dilakukan oleh spesialis seleksi, yang tugasnya mengidentifikasi keterbatasan/ketidakpatuhan kandidat terhadap persyaratan posisi yang kosong. Wawancara semacam itu tidak memakan banyak waktu, tetapi memungkinkan untuk menyingkirkan pekerja yang tidak cocok:
tidak tertarik, tidak termotivasi;
mereka yang tidak puas dengan kondisi yang ditawarkan oleh organisasi;
mereka yang memberikan kesan yang tidak baik (tingkat budaya rendah, pakaian tidak terawat, penyimpangan perilaku yang jelas, dll).
Untuk melakukan wawancara secara efektif, perekrut harus mempersiapkannya dengan cermat:
soroti poin-poin penting dari wawancara yang akan datang;
merumuskan dengan jelas apa sebenarnya yang perlu diketahui untuk secara meyakinkan menyajikan kandidat terpilih kepada calon manajer (untuk melakukan ini, Anda harus membandingkan lamaran dengan resume);
menguraikan pertanyaan untuk menilai kualifikasi (dapat menjadi standar untuk semua kandidat untuk satu lamaran).
Selain itu, ia harus berusaha menggunakan seluruh alat dan teknik wawancara:
pertanyaan: terbuka, tertutup, alternatif, berulang, klarifikasi, klarifikasi berurutan (rantai pertanyaan di mana setiap pertanyaan berikutnya biasanya dikaitkan dengan jawaban dari pertanyaan sebelumnya);
permintaan untuk memberikan contoh dari pengalaman pribadi;
analisis dan analisis situasi tertentu;
permainan peran;
tes dan tugas profesional yang dimasukkan dalam wawancara;
tugas tertulis;
provokasi;
mengundang kandidat untuk mengajukan pertanyaan balasan, dll.
Standarisasi wawancara (penyusunan pertanyaan yang jelas, menawarkan pertanyaan yang sama kepada semua pelamar untuk lowongan yang sama dalam urutan yang sama) memastikan kondisi yang sama bagi pelamar dan seleksi yang lebih obyektif. Saat melakukan wawancara, pastikan untuk mencatat pengamatan dan kesan terhadap kandidat.
Jika seseorang memberikan kesan yang baik, dia ditawari untuk melalui tahap perekrutan berikutnya - wawancara dengan atasan langsungnya atau pengujian (jika perlu untuk posisi ini). Tugas utama atasan langsung adalah menilai tingkat kualifikasi pelamar, pengalaman profesional dan (kurang-lebih) kompatibilitas psikologis dengan tim. Atasan langsung harus mengkomunikasikan penilaian tingkat profesionalisme kandidat kepada perekrut dalam waktu tiga hari.
Saat mewawancarai seorang kandidat, manajer biasanya membatasi dirinya pada pertanyaan: “Apakah Anda tahu bagaimana melakukan ini dan itu?” Namun jawaban lisan yang singkat tidak cukup menilai pengetahuan dan keterampilan kandidat yang sebenarnya. Jika seseorang dipekerjakan hanya berdasarkan persyaratan formal, mereka sering kali tidak dapat segera mulai bekerja (mereka menyebutkan kurangnya pengetahuan, mereka meminta pelatihan tambahan). Meminta kandidat untuk mengikuti tes profesional yang telah disiapkan sebelumnya (atau serangkaian tugas tes) selama wawancara akan membantu memilih karyawan yang paling siap dan berpengalaman.
7. Penilaian kandidat. Agar tidak salah dalam memilih, penting untuk mengevaluasi kandidat dengan benar. Penilaian harus menyangkut berbagai bidang kehidupan dan aktivitas seorang spesialis - baik profesional maupun pribadi, itulah yang sedang kita bicarakan studi komprehensif. Anda tidak dapat mengambil keputusan untuk mempekerjakan seseorang hanya berdasarkan penilaian terhadap keterampilan atau kompetensi profesionalnya. Yang tidak kalah pentingnya adalah mempelajari karakteristik pribadi, karena jika sistem nilai individu seseorang tidak sesuai dengan nilai-nilai organisasi, atau rencananya dalam waktu dekat tidak memungkinkan dia untuk mengandalkan pekerjaan jangka panjang di perusahaan. , maka baik tingkat kualifikasi maupun pengalaman kerja tidak dapat menjadi kriteria penentu ketika mengambil keputusan tentang perekrutan.
Semua pendekatan penilaian memiliki kelemahan yang sama - subjektivitas: keputusan sangat bergantung pada orang yang menggunakan metode tersebut (atau terlibat sebagai ahli). Keandalan penilaian dapat dipastikan jika persyaratan tertentu untuk teknologi penilaian dipenuhi. Personil harus dinilai:
secara obyektif- terlepas dari pendapat pribadi siapa pun;
andal- jika memungkinkan, terlepas dari pengaruh faktor situasional (suasana hati, cuaca, keberhasilan dan kegagalan di masa lalu - mungkin acak);
andal- tingkat kemahiran keterampilan yang sebenarnya harus dinilai - seberapa berhasil seseorang mengatasi pekerjaannya;
prognosis- penilaian harus memberikan data tentang jenis kegiatan apa yang dimiliki seseorang dan tingkat keterampilan apa yang berpotensi ia capai;
secara komprehensif- tidak hanya individu yang harus dinilai, tetapi juga koneksi dan hubungan dalam organisasi, serta peluang yang diperoleh organisasi secara keseluruhan berkat karyawannya;
membuka- proses penilaian dan kriteria penilaian harus dapat dipahami dan dapat diakses oleh seluruh karyawan: tidak hanya oleh kalangan sempit spesialis (evaluator dan pengamat), tetapi juga oleh mereka yang dinilai;
secara sistematis- melakukan kegiatan penilaian harus diintegrasikan secara organik ke dalam keseluruhan sistem kerja personel dalam organisasi sedemikian rupa untuk berkontribusi pada pengembangan dan peningkatannya.
Pilihan metode penilaian sebagian besar merupakan tugas ekonomi. Karena selalu ada batasan finansial dan waktu dalam menilai setiap kandidat, hampir tidak mungkin untuk mempelajari seseorang secara menyeluruh (yang akan meminimalkan risiko kesalahan saat mempekerjakan seorang karyawan). Oleh karena itu, sebaiknya pilih metode yang ekonomis dan efektif yang memberikan solusi terhadap permasalahan yang diperlukan dan paling sering digunakan.
8. Pengambilan keputusan. Langkah wajib berikutnya adalah pengambilan keputusan kolegial, yang akhirnya disetujui oleh Direktur Jenderal. Direktur berhak menolak penerimaan seorang kandidat jika ada alasan yang sah yang diketahui. Jika terjadi penolakan untuk mempekerjakan posisi tersebut, perekrut yang bertanggung jawab memberi tahu kandidat tentang hal ini. Jika spesialis ini layak mendapat perhatian, pencalonannya dapat dipertimbangkan untuk pekerjaan di lowongan lain yang dapat diterima (keputusan tersebut harus disepakati dengan kandidat). Waktu pemberian umpan balik kepada seorang kandidat bergantung pada jumlah pelamar untuk suatu lowongan tertentu dan pentingnya lowongan itu sendiri. Sebagai aturan, persyaratannya disepakati secara individual dengan masing-masing kandidat setelah wawancara selesai.
Perusahaan kami telah mengembangkan yang khusus formulir pencatatan hasil wawancara (lampiran 2). Ini menampilkan informasi umum tentang lowongan ini dan memberikan peringkat kandidat (dalam skala lima poin).
Kesalahan perekrutan (terutama di tingkat eksekutif) sangat merugikan perusahaan, sehingga karyawan departemen keamanan harus memeriksa data pelamar. Mereka berhak menolak calon dengan menjelaskan alasan keputusan tersebut kepada kepala departemen SDM atau direktur umum.
Jika memungkinkan, kami juga memeriksa referensi dari tempat kerja sebelumnya (prosedur ini sekarang kami masukkan ke dalam sistem). Saya ingin menekankan bahwa hal ini dilakukan dengan sangat hati-hati, dengan memperhatikan prinsip “tidak membahayakan”: kami tidak mengumpulkan informasi tentang seseorang tanpa sepengetahuannya, kami tidak menghubungi tempat kerjanya (jika dia sedang bekerja) tanpa pertama-tama mengoordinasikan tindakan tersebut dengannya.
9. Tawaran pekerjaan. Anda tidak dapat menempatkan seluruh tanggung jawab pada perekrut saja. Keputusan mengundang seseorang ke tim atau tidak dibuat bersama. Jika keputusan positif diambil oleh semua pihak yang berkepentingan, a Konfirmasi pekerjaan (Lampiran 3).
Kepala departemen SDM menyepakati tingkat remunerasi, waktu pelaporan kerja, serta poin-poin utama terkait pelaksanaan tugas pekerjaan. Dia juga memberi tahu pelamar tentang keputusan akhir - dia menyuarakan tawaran untuk pergi bekerja.
Kepala departemen SDM bertanggung jawab atas penyelesaian akhir dengan agen perekrutan (jika kandidat ditemukan melalui agen tersebut) dan mengontrol waktu masa percobaan karyawan yang baru direkrut.
Peraturan seleksi personel dengan jelas menggambarkan proses rekrutmen dan menggambarkan tanggung jawab karyawan departemen SDM dan manajer lini atas kualitas rekrutmen.
Petugas Perekrutan bertanggung jawab untuk:
menyelenggarakan proses pencarian dan seleksi sesuai dengan persyaratan yang ditentukan dalam lamaran;
memilih metode pencarian dan perekrutan personel yang paling efektif;
penentuan kemampuan dan karakteristik pribadi calon (termasuk ciri-ciri motivasi, dll).
Manajer lini bertanggung jawab untuk:
rumusan persyaratan yang jelas dan kompeten bagi calon suatu jabatan yang lowong;
penilaian keterampilan profesional dan kualitas kandidat yang diperlukan untuk melaksanakan tugas pekerjaan (penilaian dilakukan selama wawancara);
penyediaan umpan balik yang tepat waktu pada kandidat yang diajukan.
Peraturan tersebut memungkinkan untuk mempelajari setiap pelamar secara sistematis, secara konsisten melaksanakan semua kegiatan yang diperlukan, mengatur interaksi antara manajer SDM dan kepala divisi struktural, dan dengan jelas mendistribusikan bidang tanggung jawab mereka. Keterbukaan seluruh prosedur memungkinkan kami untuk melibatkan semua pihak yang berkepentingan dalam proses perekrutan dan membuat keputusan yang seimbang dan terinformasi terhadap setiap kandidat.
Kerugian dari penerapan peraturan ini termasuk waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan semua tindakan prosedural. Seringkali, karena kesibukannya, kepala suatu departemen terlambat menyampaikan uraian tentang persyaratan lowongan tersebut, sedangkan persyaratan itu sendiri seringkali dipahami secara berbeda oleh manajer SDM dan manajer, sehingga menimbulkan situasi konflik. Koordinasi lamaran dengan direktur area fungsional dan konfirmasi oleh manajer pertama seringkali memakan waktu beberapa hari, sehingga memperlambat proses seleksi dan penerimaan.
Pekerja terbaik perlu dicari dengan sabar, diasuh dengan penuh perhatian, dibantu ketika mereka membutuhkan dukungan, didorong ketika mereka mencapai kesuksesan. Mereka yang menunjukkan hasil luar biasa dan berdedikasi pada perusahaannya harus dipromosikan ke posisi yang lebih tinggi!
Ketika berbicara tentang yang terbaik, biasanya yang mereka maksud adalah manajer puncak yang dibayar tinggi, yang mereka coba pikat dari satu perusahaan ke perusahaan lain, tetapi karyawan biasa juga harus menjadi yang terbaik - hanya pendekatan ini yang dapat memastikan kesuksesan bisnis dalam jangka panjang. Selain itu, untuk “menarik yang terbaik”, perusahaan harus menentukan karyawan mana yang akan menjadi “yang terbaik”, serta di mana menemukan mereka, bagaimana cara menarik dan mempertahankan mereka.
Pengaturan proses seleksi dimaksudkan untuk membantu pemberi kerja menemukan orang-orang yang akan berhasil bekerja di perusahaan untuk waktu yang lama, untuk memastikan kepatuhan yang maksimal antara persyaratan Dan proposal dari perusahaan dan peluang Dan harapan calon.
Artikel disediakan untuk portal kami
staf editorial majalah tersebut
Kami akan memberi tahu Anda bagaimana mengembangkan Peraturan tentang Rekrutmen Personil dan poin-poin apa saja yang harus dimasukkan dalam Peraturan tersebut. Kami akan menunjukkan kepada Anda contoh cara memformat bagian dokumen, memberikan contoh, dan berbagi layanan yang berguna.
Dari artikel tersebut Anda akan belajar:
Materi terkait:
Tugas apa yang diselesaikan oleh Peraturan Seleksi Personil?
Untuk memformalkan proses perekrutan karyawan baru menjadi staf perusahaan dan untuk menghilangkan penyebab kesalahpahaman antara departemen SDM dan manajer lini yang memesan personel baru, sedang dikembangkan Peraturan Rekrutmen (Regulasi).
Agar Peraturan ini dapat berfungsi, ia harus:
- mematuhi proses bisnis yang ada dan prinsip-prinsip perusahaan yang ditetapkan di perusahaan;
- menetapkan aturan pemilihan personel;
- menentukan tingkat keterlibatan dalam proses seleksi spesialis dari departemen selain departemen SDM.
Peraturan tentang seleksi personel di suatu perusahaan membantu menghilangkan penyebab tuduhan kelambanan yang sering terdengar terhadap departemen SDM oleh manajemen. Peraturan tersebut memungkinkan Anda untuk memformalkan persyaratan seleksi dan menghilangkan ketegangan antara manajemen perusahaan dan departemen SDM.
Fragmen Peraturan Seleksi Personil
Unduh dokumen lengkapnya
Peraturan tersebut merupakan dokumen peraturan lokal perusahaan, oleh karena itu seluruh karyawan harus mengikuti peraturannya, termasuk manajer yang mengirimkan permintaan pemilihan karyawan baru. Dengan bantuannya, Anda dapat mengetahui alasan kesalahpahaman antara manajer lini dan manajer SDM dan menghilangkannya jika Anda menuliskan dalam tindakan tingkat tanggung jawab untuk setiap posisi. Hal ini akan membuat perselisihan lebih lanjut menjadi sia-sia.
Bagaimana Peraturan Seleksi Personil mengatur tahapan rekrutmen dalam praktiknya
Seringkali ada kasus ketika manajer lini tidak dapat merumuskan kebutuhan personelnya dengan cukup akurat dan memberikan data yang tidak relevan. Oleh karena itu, kebutuhan personel harus ditentukan oleh karyawan departemen SDM bersama dengan manajer lini.
Proses pencarian personel harus terdiri dari tiga tahap berturut-turut, yang tercermin dalam Peraturan:
- menyusun rencana pengembangan (meningkatkan produksi, meningkatkan penjualan);
- menentukan perkiraan jumlah pekerja yang dibutuhkan;
- meneruskan permintaan Anda ke perekrut.
Pendekatan ini akan memungkinkan manajer lini untuk menyesuaikan perhitungan mereka, dan juga akan memungkinkan karyawan departemen SDM memahami fungsi apa yang akan dilakukan oleh personel baru. Di masa depan, informasi ini akan membantu memilih kandidat yang paling sesuai.
Posisi apa dan berapa banyak karyawan yang harus dipekerjakan?
Tahapan seleksi dalam Peraturan Kepegawaian
Peraturan tersebut harus memuat klausul yang mewajibkan perekrut dan manajer lini untuk bekerja sama secara erat, karena permohonan seleksi karyawan baru mungkin tidak akurat. Pada gilirannya, hal ini akan menimbulkan masalah baru - perekrut akan salah menilai pengalaman dan keterampilan kandidat. Untuk itu, manajer SDM harus dapat mengklarifikasi informasi yang terdapat dalam lamaran setiap saat dengan manajer yang mengajukan lamaran.
Peraturan seleksi harus memuat klausul yang mewajibkan manajer untuk secara akurat menggambarkan preferensi karyawan baru: tingkat pendidikan, keterampilan profesional, kualitas pribadi. Jika Anda tidak menuliskan persyaratan tersebut di dalamnya, Anda dapat mencatatnya dalam uraian tugas atau kontrak kerja.
Contoh surat lamaran rekrutmen
Unduh contoh aplikasi
Sumber pencarian apa yang harus disertakan dalam Peraturan Perekrutan?
Pernyataan pemilihan harus berisi informasi tentang jenis pencarian. Setiap jenis harus menyediakan metode khusus untuk memilih kandidat.
- Perekrutan massal. Perekrut dapat secara mandiri dan murah merekrut sejumlah besar karyawan berkualifikasi rendah dalam waktu singkat;
- Pencarian eksekutif. Untuk mencari spesialis dengan keterampilan unik, perwakilan dari spesialisasi langka, atau perwakilan tingkat manajemen, perusahaan dapat menggunakan perekrutnya sendiri atau menggunakan layanan agen perekrutan;
- Perburuan Kepala. Untuk memikat manajer puncak tertentu dari perusahaan lain, yang terbaik adalah menggunakan layanan spesialis dari agen perekrutan yang memiliki reputasi baik. Keputusan untuk melaksanakan proyek ini hanya dapat diambil oleh direktur SDM yang telah mengoordinasikan tindakannya dengan pimpinan perusahaan.
Gunakan dalam pemilihan asisten-chatbot
Peraturan tersebut juga harus menentukan metode dan sumber personel, yang dipandang negatif oleh manajemen perusahaan. Diantaranya: pelamar atas rekomendasi karyawan, kerabatnya, karyawan yang memutuskan kembali ke perusahaan setelah pemecatan, mantan karyawan perusahaan pesaing.
Fragmen Peraturan Rekrutmen, yang merinci sumber pencarian personel
Unduh dokumen lengkapnya
Poin penting lainnya dalam Peraturan Rekrutmen
1. Mengembangkan aturan wawancara dan memasukkannya ke dalam peraturan seleksi personel. Reputasi perusahaan di pasar tenaga kerja, serta tingkat kualitas pribadi dan profesional pekerja yang direkrut, bergantung pada bagaimana manajer perekrutan berinteraksi dengan pelamar. Peraturan seleksi harus memuat tata cara wawancara, algoritma tindakan selama wawancara, metode seleksi, jenis wawancara apa yang dianjurkan untuk digunakan dalam mengevaluasi calon setiap kelompok jabatan. Di sini Anda juga perlu menunjukkan jumlah maksimum wawancara dengan satu kandidat, durasinya, rincian pengorganisasian pertemuan antara pelamar dan kepala departemen pelanggan, dan waktu menerima tanggapan dari manajer.
Aturan wawancara: penggalan Peraturan
Unduh sampel lengkapnya
2. Tunjukkan pejabat mana yang harus menyetujui keputusan mempekerjakan pelamar. Peraturan tersebut harus merinci jabatan-jabatan yang bertanggung jawab mengambil keputusan tentang penerimaan pekerja dari berbagai kategori menjadi staf perusahaan. Ini bisa berupa direktur SDM, manajemen senior, manajer lini, dan mungkin keamanan.
Unduh contoh Peraturan secara lengkap
Buat formulir evaluasi, yang mencantumkan persyaratan pribadi dan profesional untuk kandidat dan 2 kolom untuk menilai pelamar - dari perekrut dan penanggung jawab (pelanggan). Peraturan juga harus mengatur suatu kondisi di mana penanggung jawab harus menunjukkan alasan penolakan kepada calon.
Unduh sampelnya
3. Bagaimana cara memberi tahu pelamar apakah dia sudah diterima atau belum. Tawaran atau penolakan pekerjaan harus distandarisasi dan dirumuskan terlebih dahulu. Untuk melakukan ini, Anda perlu mengembangkan contoh surat di mana tawaran dibuat kepada pelamar dan di mana dia ditolak pekerjaan. Sampel yang dihasilkan juga termasuk dalam peraturan seleksi personel dan wajib digunakan (Manajer SDM hanya dapat menggunakan formulir yang disetujui). Hal ini akan memastikan bahwa perekrut akan mengirimkan undangan dan penolakan yang kompeten dan memenuhi persyaratan etika dan bahasa Rusia.
Contoh surat penolakan kepada calon
Bagaimana menggunakan Peraturan Rekrutmen untuk menyederhanakan pekerjaan perekrut
Peraturan Perekrutan harus mencakup ketentuan yang mewajibkan perekrut untuk menggunakan satu sistem otomatis (dipilih oleh manajemen). Program-program ini dirancang untuk mengotomatiskan proses penilaian kandidat. Dengan bantuan sistem otomatis, manajer akan dapat merencanakan pekerjaan rekrutmen dengan lebih baik dan menghindari kesalahan yang timbul dari aktivitas departemen SDM yang tidak konsisten.
Gunakan dalam pekerjaan Anda: penulis iklan pekerjaan
Dengan bantuan program seleksi personel otomatis, pergerakan resume yang masuk dipantau, wawancara yang dilakukan dicatat, tawaran pekerjaan, penolakan dari layanan SDM dan tawaran yang ditolak oleh pelamar dicatat.
"Pelayanan SDM dan manajemen personalia perusahaan", 2010, N 11
Kualitas sumber daya manusia suatu perusahaan sangat bergantung pada kualitas seleksi personel, sehingga proses pengisian lowongan yang muncul di perusahaan harus terstruktur dan setransparan mungkin. Peraturan tentang seleksi personel memungkinkan kita untuk mengatasi masalah ini.
Agar proses pengisian lowongan yang muncul di perusahaan dapat berjalan efektif, perlu dibangun sistem seleksi personel yang jelas. “Batu bata” pertama yang mendasarinya adalah Peraturan tentang seleksi personel.
Peraturan tersebut dikembangkan terutama dengan tujuan mengatur dan menciptakan teknologi yang “transparan” dalam merekrut personel bagi perusahaan.
Saat mengembangkan Peraturan, penting untuk diingat bahwa proses rekrutmen tidak hanya melibatkan manajer yang bertanggung jawab atas rekrutmen, tetapi juga manajer lini di departemen mana karyawan tersebut dipilih. Perselisihan utama di antara mereka biasanya muncul mengenai waktu pengisian lowongan, karena cukup sering terjadi kasus ketika seorang karyawan baru dibutuhkan “kemarin”.
Peraturan seleksi personel memungkinkan Anda untuk mengamankan area tanggung jawab manajer SDM dan manajer lini dalam proses pengisian lowongan dan pemilihan kandidat (lihat tabel).
Struktur Peraturan Rekrutmen
| Bab | Isi |
| Biasa saja ketentuan | Bagian ini mendefinisikan - tujuan dokumen; - tujuan utama (misalnya, menarik spesialis berkualifikasi tinggi); - tugas (misalnya, mengembangkan kriteria seleksi calon) yang diputuskan pada saat proses seleksi |
| Keterangan teknologi pilihan personel di perusahaan | Bagian ini menjelaskan prosedur pengisian lowongan - dari Permintaan perekrutan ke layanan personalia karyawan sebelum membuat keputusan perekrutan. Diindikasikan tahapan, prosedur yang digunakan dan kerangka waktu. Misalnya, nilai kebutuhan personel (penerimaan lamaran) -> pengembangan kumpulan persyaratan calon suatu jabatan -> memposting pengumuman lowongan -> seleksi utama -> wawancara dengan manajer perekrutan -> wawancara dengan manajer lini -> keputusan perekrutan |
| Tanggung jawab ketika berorganisasi dan melakukan pilihan personil | Bagian ini menunjukkan bidang tanggung jawab mengatur dan melaksanakan seleksi. Seleksi personel paling sering dilakukan melalui interaksi antara manajer SDM dan karyawan dinas keamanan, psikolog, kepala struktural departemen yang tertarik untuk mengisi spesifik Lowongan. Masing-masing dari mereka bertanggung jawab untuk tahap tertentu mengerjakan seleksi pegawai sesuai kompetensinya. Kontrol umum dan tanggung jawab atas kepatuhan tata cara penggeledahan dan seleksi yang diatur dalam Peraturan menjadi tanggungan Direktur SDM |
Peraturan tersebut disiapkan oleh departemen SDM perusahaan. Namun, kepala divisi struktural lainnya juga dapat dilibatkan dalam pengembangan dokumen, misalnya departemen hukum (untuk mempertimbangkan semua persyaratan undang-undang ketenagakerjaan selama pengembangan Peraturan), manajemen keuangan (untuk mengontrol anggaran yang dialokasikan untuk seleksi pegawai baru).
Peraturan seleksi personel ditandatangani oleh kepala departemen SDM dan disetujui oleh pimpinan pertama perusahaan. Peraturan tersebut dapat memuat visa persetujuan dari pimpinan unit struktural yang ikut serta dalam pembahasan dokumen pada tahap pengembangan dan pembahasannya. Kepala departemen SDM memantau pelaksanaan prosedur yang ditetapkan oleh Peraturan.
Peraturan tersebut harus menggambarkan dengan jelas proses bisnis perekrutan personel perusahaan dan memberikan jawaban atas pertanyaan-pertanyaan berikut:
Bagaimana cara perekrutan personel untuk perusahaan?
Siapa yang melakukan pencarian dan seleksi personel?
Siapa saja yang mengikuti proses seleksi dan pada tahap apa?
Peraturan mungkin juga memuat bagian lain. Misalnya, salah satu sumber terpenting pengisian lowongan yang muncul dalam suatu perusahaan adalah personel yang sudah bekerja di organisasi tersebut. Oleh karena itu, Peraturan tersebut dapat memuat bagian tentang tata cara pelaksanaan prosedur rekrutmen internal. Bagian independen dari Peraturan ini juga dapat mencakup penjelasan tentang proses penganggaran biaya perekrutan.
Peraturan tersebut dapat memuat lampiran – formulir dokumen: permohonan seleksi personel, kuesioner pelamar, formulir penilaian hasil wawancara, dll.
Peraturan tentang seleksi personel merupakan dokumen penting yang mendasari sistem manajemen personalia yang efektif (lihat contoh). Prosedur terstruktur untuk mengisi lowongan menghindari banyak kesalahan dan menjadi penghalang bagi perwakilan kelompok risiko, kandidat yang tidak kompeten dan tidak termotivasi dalam perjalanan ke organisasi.
Peraturan pengisian jabatan yang lowong
- Menarik kandidat untuk posisi yang kosong dimulai dengan menilai kebutuhan karyawan. Pembukaan suatu jabatan yang lowong disepakati dengan pimpinan unit struktural tempat lowongan tersebut dibuka.
- Setelah keputusan diambil untuk membuka suatu jabatan yang kosong, maka dikembangkanlah persyaratan bagi calon untuk jabatan yang kosong itu. Kepala unit struktural mengajukan lamaran ke layanan personalia, yang mencerminkan persyaratan penting yang harus dipenuhi oleh kandidat untuk lowongan yang diumumkan (tanggung jawab pekerjaan, keterampilan profesional, pendidikan, dll.).
- Berdasarkan permohonan, bagian SDM bersama pimpinan unit struktural terkait membentuk persyaratan calon, menentukan kemungkinan dan cara paling efektif untuk mencari calon.
- Seleksi calon melalui beberapa tahapan: seleksi utama - wawancara dengan pegawai bagian personalia - wawancara dengan kepala departemen - keputusan perekrutan.
- Seleksi utama. Akibat penggunaan sumber pencarian eksternal dan internal, bagian personalia menerima resume calon yang menjadi sumber utama pengambilan keputusan mengenai tata cara seleksi calon untuk suatu jabatan yang lowong.
- Selama wawancara awal, motivasi kandidat, orientasi psikologis dan sosial diklarifikasi. Kemampuan kandidat untuk melakukan tugas pekerjaan, potensi profesional, dan kemampuan beradaptasi dengan organisasi dinilai. Bersama dengan dinas keamanan, bagian personalia memeriksa informasi tentang tempat kerja sebelumnya, rekomendasi dan informasi yang diberikan oleh kandidat dalam resume.
- Resume calon yang memenuhi persyaratan jabatan yang lowong dikirimkan oleh departemen SDM kepada kepala unit struktural. Kepala unit struktural, dalam waktu seminggu setelah penyampaian materi tentang calon, melakukan wawancara dengan mereka, yang pertama-tama mengklarifikasi pengetahuan profesional, keterampilan dan kemampuan calon. Pada saat yang sama, kepala melakukan penilaian kemungkinan adaptasi kandidat di unit. Berdasarkan hasil wawancara, kepala unit struktural memilih pelamar yang paling tepat.
- Kandidat yang mendapat penilaian positif dari pimpinan unit struktural diundang untuk wawancara dengan Direktur SDM yang mengambil keputusan perekrutan.
G.Pogodina
Direktur SDM
Perusahaan Iveco di Rusia
Dari cara sebuah perusahaan beroperasi di pasar tenaga kerja dan memilih personelnya, Anda dapat mengetahui banyak hal tentangnya. Tergantung pada bagaimana prosedur seleksi personel diatur, penilaian dibuat mengenai tingkat perkembangan perusahaan secara keseluruhan. Oleh karena itu, prosedur seleksi harus diatur dan diatur secara jelas dan kompeten, yaitu perusahaan perlu membuat dan melaksanakan peraturan mengenai prosedur seleksi personel.
Apa itu peraturan? Peraturannya adalah:
- seperangkat peraturan tetap atau sementara yang mengatur organisasi internal dan prosedur kerja;
- tindakan hukum pengaturan yang menetapkan persyaratan wajib untuk penerapan dan pelaksanaan;
- sebuah dokumen yang mencantumkan dan menjelaskan secara berurutan tahapan-tahapan yang harus dilalui oleh seorang pelaku atau sekelompok pelaku untuk menyelesaikan suatu proses bisnis dalam jangka waktu yang ditentukan secara ketat.
Parameter utama yang ditentukan dalam peraturan tentang prosedur seleksi personel:
- skema pemilihan langkah demi langkah dengan semua langkah yang diperlukan untuk prosedur tersebut;
- tenggat waktu seleksi;
- pejabat yang bertanggung jawab atas pelaksanaan kegiatan;
- dokumen untuk setiap acara untuk pencarian/pemilihan personel untuk posisi yang kosong.
Peraturan internal perusahaan tentang prosedur seleksi personel dikembangkan berdasarkan analisis situasi personel saat ini di perusahaan (bagaimana skema kerja dengan personel, seberapa efektif kerjanya, apa aturan internal perusahaan dan persyaratan bagi karyawan, bagaimana interaksi antar karyawan dalam perusahaan itu berlangsung, dan sebagainya).
Selain itu, ketika menyusun peraturan, semua keinginan manajemen perusahaan dan manajer lini diperhitungkan.
Kegiatan utama yang tunduk pada peraturan:
- persetujuan lowongan terbuka (keputusan tentang kelayakan pembukaannya);
- pembentukan dan persetujuan permohonan seleksi personel;
- penetapan persyaratan dasar calon;
- interaksi antar karyawan dalam organisasi dan dengan keterlibatan sumber eksternal selama pencarian dan seleksi kandidat (pemilihan metode dan tempat pencarian, pembentukan database resume dan profil pelamar);
- melakukan wawancara, wawancara dan persetujuan;
- pengujian untuk berbagai posisi (atas permintaan manajemen);
- penilaian kandidat;
- mekanisme pengambilan keputusan atas persetujuan pegawai baru dan tawaran pekerjaan.
- semua karyawan mempunyai kesempatan yang sama untuk pertumbuhan profesional dan karir serta realisasi potensi pribadi;
- penggunaan karyawan yang bekerja secara rasional dan distribusi beban kerja yang efektif;
- pemilihan karyawan yang efektif dengan kualifikasi dan keterampilan profesional yang diperlukan.
Prosedur seleksi personel harus menjamin:
- profesionalisme yang tinggi dari spesialis rekrutmen;
- urutan prosedur;
- keterbukaan kriteria seleksi;
- tidak adanya diskriminasi berdasarkan jenis kelamin, usia, ras dan karakteristik lain yang tidak berkaitan dengan kualitas bisnis karyawan.
Peraturan seleksi personel merupakan sistem integral dari prosedur siklus penuh untuk memperkenalkan karyawan baru ke dalam “organisme” perusahaan saat ini. Agar pengenalan berhasil, uraian tugas yang sesuai harus dikembangkan untuk semua orang yang terlibat dalam seleksi dan paket dokumen “personil” yang diperlukan.
Jika perusahaan Anda tertarik untuk membuat peraturan untuk prosedur seleksi personel, tetapi tidak tahu bagaimana melakukannya, hubungi layanan personalia kami dan spesialis kami akan dengan senang hati membantu Anda dalam hal ini.
POSISI
tentang pemilihan personel
1. KETENTUAN UMUM
1.1. Pekerjaan rekrutmen dilakukan oleh ____________ (khususnya oleh siapa) bersama-sama dengan kepala divisi struktural.
1.2 Peraturan ini dikembangkan dengan tujuan menciptakan pendekatan terpadu dalam pemilihan personel dan mendefinisikan:
tata cara pembukaan (penutupan) unit kepegawaian;
Prosedur seleksi personel;
Tanggung jawab pejabat memastikan pemilihan personel yang efektif.
1.3.Pemilihan personel dilakukan berdasarkan tabel kepegawaian.
1.4 Kebutuhan perubahan tabel kepegawaian dan pembukaan unit staf baru ditentukan oleh kepala unit struktural.
1.5. Pegawai perusahaan mendapat prioritas dalam pengisian lowongan apabila memenuhi persyaratan calon lowongan tersebut.
1.6.Semua kandidat lowongan menjalani wawancara pendahuluan di bidang rekrutmen dan personalia.
2. TATA CARA PEMBUKAAN (TUTUP) UNIT STAF
2.1.Pada pembukaan jabatan staf, kepala unit struktural mempersiapkan:
Memo dalam bentuk (Lampiran 1) dikirimkan kepada Direktur Eksekutif, dikoordinasikan dengan kepala akuntan, direktur keuangan atau penggantinya;
Formulir permohonan seleksi personel (Lampiran 2), yang diserahkan kepada penanggung jawab seleksi personel.
2.2.Pada saat penutupan jabatan staf, kepala unit struktural membuat memo kepada Direktur Eksekutif dalam bentuk (Lampiran 1), mengoordinasikannya dengan kepala departemen, kepala akuntan, direktur keuangan atau penggantinya.
2.4. Memo yang ditandatangani tentang pembukaan (penutupan) unit staf diserahkan kepada penanggung jawab pekerjaan dengan personel, yang:
Melakukan perubahan pada tabel kepegawaian;
Menyetujui perubahan staf.
3. TATA CARA PEREKRUTAN STAF
3.1. Rekrutmen personel dilakukan oleh sektor untuk seleksi dan bekerja dengan personel berdasarkan:
Formulir permohonan seleksi personel dari kepala divisi struktural;
Daftar posisi kosong, yang disiapkan setiap minggu oleh orang yang bertanggung jawab untuk bekerja dengan personel.
3.2. Rekrutmen personel untuk posisi manajemen (kepala departemen, wakil kepala departemen) dilakukan dengan skema sebagai berikut:
3.2.1. Kandidat untuk posisi:
Melakukan wawancara dengan spesialis sektor dalam perekrutan dan bekerja dengan personel;
Mengisi formulir “Kuesioner Kandidat” sesuai Lampiran 3;
Lulus pengujian menurut blok metode khusus, berdasarkan hasil yang diperolehnya kesimpulan berikut: “Hasil pengujian tinggi (sedang, rendah).”
3.2.2 Jika hasil tes tinggi (rata-rata), spesialis sektor rekrutmen dan pekerjaan dengan personel menyiapkan testimoni untuk kandidat berdasarkan hasil tes dan menyerahkan paket dokumen (kuesioner kandidat, karakterisasi) kepada Wakil Presiden bagi Personil atau orang yang menggantikannya.
3.2.3 Wakil Presiden Bidang Sumber Daya Manusia melakukan wawancara dengan calon dan jika hasilnya positif, memberinya tugas untuk mengembangkan konsep pengembangan departemen struktural ini, mengundangnya ke rapat Direksi , dan mentransfer Kuesioner kandidat ke Departemen Keamanan untuk verifikasi.
3.2.4 Keputusan untuk mengisi posisi manajerial yang kosong diambil oleh Direksi.
3.2.5 Wakil Presiden Bidang Sumber Daya Manusia membuat catatan di Formulir Lamaran calon karyawan dan menyerahkan formulir lamaran tersebut ke departemen SDM.
3.3. Perekrutan personel untuk posisi manajemen dalam departemen (kepala departemen, kepala sektor, direktur toko) dan spesialis departemen dilakukan sesuai dengan skema berikut:
3.3.1. Kandidat untuk posisi:
Melakukan wawancara dengan spesialis sektor dalam perekrutan dan bekerja dengan personel;
Mengisi “Formulir Lamaran Kandidat” sesuai Lampiran 3.
3.3.2. Spesialis sektor dalam perekrutan dan bekerja dengan personel:
Menyerahkan kuesioner calon suatu jabatan yang lowong kepada kepala departemen atau orang yang kepadanya wewenang pengambilan keputusan mengenai personel pada suatu unit struktural tertentu dilimpahkan, yang memilih 2-3 orang dari usulan calon lowongan tersebut;
Mengundang kandidat terpilih untuk lowongan untuk menjalani pengujian;
Mengirimkan profil mereka ke Departemen Keamanan untuk verifikasi;
Menyiapkan ciri-ciri calon berdasarkan hasil tes dan menyampaikannya kepada pimpinan departemen atau pihak yang berkepentingan.
3.3.3. Keputusan untuk mengisi posisi manajer yang kosong dalam suatu departemen atau spesialis di suatu departemen dibuat oleh kepala departemen (atau orang yang diberi wewenang untuk mengambil keputusan tentang personel di unit struktural tertentu. didelegasikan), yang catatannya dibuat dalam “Formulir Lamaran Kandidat”.
3.4. Perekrutan personel untuk posisi kerja (penjual, pemuat, petugas kebersihan, pembersih, pengemudi, tukang las listrik dan gas, dll.) dilakukan dengan skema sebagai berikut:
3.4.1 Kandidat untuk posisi tersebut menjalani wawancara dengan spesialis di sektor tersebut untuk seleksi dan bekerja dengan personel.
3.4.2 Seorang spesialis di bidang rekrutmen dan pekerjaan dengan personel memberikan rujukan untuk bekerja sesuai dengan Lampiran 4.
3.4.3 Keputusan untuk mengisi posisi yang kosong dibuat oleh kepala departemen (direktur toko), yang tentangnya ia membuat catatan yang sesuai dalam arahannya.
3.5. Apabila diambil keputusan untuk menangguhkan sementara atau membatalkan suatu lowongan yang dibuka berdasarkan Kuesioner Lamaran, pimpinan unit struktural wajib menyampaikan informasi tersebut kepada bidang rekrutmen dan manajemen personalia dalam waktu satu hari dalam bentuk Lampiran 5.
3.6. Permohonan seleksi personel dianggap selesai hanya jika posisi ini tidak ada dalam informasi mingguan departemen SDM tentang lowongan yang tersedia.
4. TANGGUNG JAWAB PEJABAT MEMASTIKAN PEREKRUTAN STAF YANG EFEKTIF
4.1.Wakil Presiden Bidang Sumber Daya Manusia:
Bekerja dengan kandidat untuk posisi kepemimpinan;
Kepemilikan komputer pribadi
Tingkat kemahiran PC: __ pemrogram, __pengguna, __operator; Pengalaman PC__
Harap tunjukkan produk perangkat lunak tertentu: ____________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
bahasa asing, tingkat kemahiran: tertulis/lisan, lancar/lancar, tetapi ada kesalahan/dengan kamus
Hobi, minat:__________________________________________________
Kebiasaan buruk:_____________________________________________________________
Karakteristik pribadi (pengetahuan dan keterampilan dasar, karakter terkuat):_________________________________________________________________
Tunjukkan perusahaan, industri, wilayah di mana Anda memiliki hubungan bisnis, kontak:__________________________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
informasi tambahan
Kualitas yang Anda hargai pada orang lain: ______________________________________________
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Bagaimana tepatnya Anda dapat membantu perusahaan kami dengan mengambil posisi ini?___
________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Lampiran 4
ARAH KERJA
Bagian SDM mengirimkan ______________________________________________
Bertempat tinggal di ________________________________
Telepon __________________
Menurut lamaran Anda untuk lowongan berdasarkan profesi:
________________________________________________________________________________________________________________________________________
Departemen: ________________________________________________
NAMA LENGKAP. Pengelola ___________________________________________________
Telepon__________Alamat_________________________________
LAPORAN KEPUTUSAN
1.Gr.__________________________________________________________________________
Pekerjakan dari “____”____________200_ berdasarkan profesi______
2. Usulan pencalonan ditolak. Motif penolakan
________________________________________________________________________________
Tanda tangan pengelola _________/______/
Tanggal "____"_________________2002
Catatan:________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
