Efikasnost upravljanja obrazovnom institucijom. Povećanje efikasnosti upravljanja predškolskim obrazovanjem Svaka organizacija je složen kompleks koji se sastoji od nekoliko objekata koji imaju svoje upravljane procese i kontrolne dijelove.
Martynova Oksana Aleksandrovna- viši predavač na katedri za opšte humanitarne i društveno-ekonomske discipline, ogranak Tjumenskog državnog univerziteta. (Noyabrsk)
Napomena: U članku se razmatraju različiti pristupi konceptu „menadžmenta“, uključujući analizu strane literature, kao i ciljevi, funkcije, zadaci menadžmenta i karakteristike upravljanja obrazovnim procesom.
Ključne riječi: Upravljanje, svrha, funkcije, zadaci, karakteristike upravljanja obrazovnim procesom.
Obrazovni sistemi u različitim zemljama doprinose realizaciji osnovnih zadataka kulturnog i socio-ekonomskog razvoja društva, budući da univerzitet priprema osobu za aktivan rad u različitim sferama kulturnog, ekonomskog i političkog života društva. Od velikog značaja je sposobnost obrazovne ustanove da fleksibilno i pravovremeno odgovori na potrebe društva, a da pritom zadrži nagomilano pozitivno iskustvo. Diplomac visokoškolske ustanove koji će živjeti i raditi u našem milenijumu, u postindustrijskom društvu, mora imati određene kvalitete ličnosti, i to:
- prilagođavaju se životnim situacijama koje se stalno menjaju, stiču znanja, umeju da ih vešto primenjuju u praksi, rešavajući različite probleme i probleme;
- biti u stanju da kritički razmišlja, vidi šta se javlja i samostalno pronalazi racionalne načine za njihovo prevazilaženje, koristeći savremene tehnologije; biti u stanju generirati nove ideje i kreativno razmišljati;
- raditi sa informacijama, umeti da izabere činjenice potrebne za proučavanje određenih problema, analizira ih, postavi hipoteze za rešavanje problema, napravi potrebne generalizacije, uspostavi obrasce, izvuče zaključke i na osnovu njih identifikuje i rešava nove probleme ;
- komunikacijske vještine i kontakt u različitim grupama društva, sposobnost zajedničkog rada u različitim oblastima i prevencije konfliktnih situacija;
- samostalnost u razvoju vlastitog morala, inteligencije i kulturnog nivoa.
Za postizanje ciljeva obrazovnog procesa i formiranje kvaliteta ličnosti neophodnih za njegovo uspješno djelovanje u životu društva, potrebno je proučiti problem upravljanja obrazovnim procesom, identificirajući njegove specifičnosti, povezane, prije svega, s razjašnjavanjem ključni koncept „menadžmenta“, kao i karakteristike kontekstualne upotrebe ovog pojma .
Analizirajući stranu literaturu o problemima i karakteristikama menadžmenta, možemo zaključiti da istraživači u istim situacijama koriste i pojam „menadžment“ i pojam „menadžment“, ulažući u njih gotovo identično semantičko opterećenje (M. Albert, M. Meskon , F. Khedouri, W. Siegert, L. Lang, M. Woodcock, D. Francis, itd.). Ova činjenica nam omogućava da govorimo o određenoj sličnosti ovih koncepata i objašnjava legitimnost njihove ekvivalentne analize.
Pristupi koji su se razvili u okviru klasične teorije menadžmenta nude različite definicije „menadžmenta“. Tako M. Albert, M. Meskon, F. Khedouri tumače menadžment kao „proces planiranja, organizovanja, motivacije, kontrole, neophodan da bi se formulisali i postigli ciljevi organizacije“. Zanimljivo je i gledište P. Druckera, koji na menadžment gleda kao na posebnu vrstu aktivnosti koja neorganiziranu gomilu pretvara u efikasnu, fokusiranu i produktivnu grupu.” Po njegovom mišljenju, menadžment kao takav je stimulativni element društvenih promjena i primjer značajnih društvenih promjena.
W. Siegert, L. Lang, radeći sa konceptom „menadžmenta“, uključuju metode i taktike upravljanja preduzećem i organizacijom, „samoupravu“ i „samoregulaciju“, kao i rad sa ciljevima. U konačnici dolaze do zaključka da je menadžment „usmjeravanje ljudi i upotreba sredstava kako bi se omogućilo izvršavanje postavljenih zadataka na human, ekonomičan i racionalan način“.
Prema definiciji M. Woodcocka i D. Francisa, menadžment je jedno od najsloženijih područja ljudske djelatnosti, gdje se manifestiraju personalizirani odnosi između ljudi ujedinjenih procesom rada.
E.P. Tankih nogu, V.G. Shipunov, E.N. Kishkel shvata menadžment kao svrsishodan uticaj na timove ljudi da organizuju i koordiniraju aktivnosti u složenim dinamičkim sistemima.
Najusklađeniju definiciju menadžmenta u domaćim pristupima daje V.G. Afanasjev, koji menadžment shvata kao svestan, svrsishodan uticaj ljudi na društveni sistem u celini ili na njegove pojedinačne veze, koji se vrši na osnovu znanja i upotrebe objektivnih obrasci i trendovi u interesu njenog efikasnog funkcionisanja i razvoja. Ovu poziciju naučnika dijeli i L. I. Umansky, ističući svrsishodnu, sistematičnu prirodu utjecaja na tim, zasnovanu na svjesnoj upotrebi objektivnih zakona društva, prirode i samog upravljanja kako bi se regulirao i osigurao društveni proces rad.
Dakle, većina istraživača u definiciji menadžmenta se slaže da je ono usmjereno na postizanje ciljeva: organizovanje, regulisanje i osiguranje društvenog procesa rada, ciljani uticaji na društveni sistem u cjelini ili na njegove pojedinačne karike; u funkcionalnom smislu, ima za cilj da obezbedi: formulisanje i postizanje ciljeva organizacije, usmeravanje delovanja grupe ljudi koji sarađuju ka zajedničkim ciljevima, uticaj subjekta upravljanja na njegov objekat; može imati za svoje objekte: pojedince, grupe pojedinaca, čitave organizacije, procese; Uslov za uspešno sprovođenje ove vrste delatnosti je svesno korišćenje objektivnih zakona prirode i društva, kao i zakona upravljanja.
Dakle, nakon analize navedenih pristupa, izvući ćemo važan zaključak u razumijevanju menadžmenta. Menadžment je proces koji karakteriziraju fundamentalne tačke kao što su: fokus; dinamizam; doslednost u uticaju subjekta upravljanja na njegov objekat; osiguranje efikasnog funkcionisanja i razvoja objekta upravljanja.
Zaključimo da je osnovni cilj menadžmenta efikasno i sistematično korišćenje truda, vremena, novca i ljudskih resursa u cilju postizanja optimalnog rezultata. Stoga, glavni pravac upravljanja treba prepoznati kao cilj – rezultat.
U funkcionalnom smislu, menadžment je usmjeren na osiguravanje formuliranja i postizanja ciljeva organizacije, usmjeravanje djelovanja grupe ljudi ka zajedničkim ciljevima i utjecaj subjekta upravljanja na njegov objekt.
Menadžment je implementacija nekoliko međusobno povezanih funkcija: planiranje, organizacija, motivacija zaposlenih i kontrola.
Cilj procesa učenja u obrazovnoj ustanovi je priprema specijaliste sa potrebnim kvalifikacijama koje su, s jedne strane, utvrđene državnim obrazovnim standardom, as druge strane zahtjevima tržišta rada. Sredstva za postizanje ovog cilja mogu biti: “usklađenost sa rasporedom”, “izrada potrebnih nastavnih materijala”, “obezbeđivanje kvalifikacija nastavnika”, “broj neuspešnih učenika” i mnoga druga – to su sredstva za postizanje gol.
Ostvarivanje ciljeva učenja ostvaruje se operativnim upravljanjem obrazovnim procesom, uzimajući u obzir pojavu novih ideja, naučnih inovacija, savremene oblike organizacije obrazovnog procesa, široku upotrebu informacionih tehnologija u obrazovnim tehnologijama, sistematski pristup ocjenjivanju kvaliteta. obrazovanja i njegovo stalno praćenje.
Zadatak procesa upravljanja je postizanje cilja uz odgovarajući kvalitet procesa koji se odvijaju u sistemu. Informacione tehnologije otvaraju fundamentalno nove mogućnosti u organizaciji i upravljanju obrazovnim procesom, a posebno integraciju različitih sistema koji se koriste u obrazovnim institucijama (sistemi upravljanja obrazovnim procesom - sistem za podršku odlučivanju (DSS), sistemi e-učenja, psihodijagnostički sistemi). , itd.).
Dakle, istaknimo karakteristike upravljanja obrazovnim procesom:
- upravljanje je unaprijed određeno društvenim poretkom;
- proces upravljanja ima izražen edukativni karakter;
- menadžment karakteriše svestranost i složenost njegovih ciljeva;
- kontrola se sastoji od paralelnih niti;
- upravljanje se vrši na različitim nivoima, od kojih su neki: uprava, nastavnik, učenik.
Stoga je u kontekstu informatizacije obrazovanja potrebno istaći mogućnosti za povećanje efikasnosti obrazovnog procesa univerziteta u cjelini integracijom sistema obuke sa sistemima upravljanja.
Uzimajući u obzir sve navedeno, možemo zaključiti da upravljanje obrazovnim procesom osigurava, s jedne strane, očuvanje njegovog integriteta i mogućnost uticaja na sastavne komponente, as druge strane efikasno funkcionisanje, indikator od kojih je ostvarenje ciljeva obrazovnog procesa. Dakle, upravljanje obrazovnim procesom je svrsishodan, sistematski organizovan proces uticaja na njegove strukturne komponente i veze među njima, obezbeđujući njihov integritet i efektivno sprovođenje funkcija, njegov optimalan razvoj.
Bibliografija:
1. Afanasjev V.G. Čovjek u upravljanju društvom. M., 1977. 382 str.
2. Woodcock M., Francis D. Oslobođeni menadžer. Za menadžera - praksa: trans. sa engleskog M.: Delo DOO, 1994. 320 str.
3. Siegert W., Lang L. Olovo bez sukoba. M.: Ekonomija, 1990. P.25
4. Mangustov I.S., Umansky L.I. Organizator i organizacione aktivnosti. L.: Lenjingradski državni univerzitet, 1975. 312 str.
5. Meskon M., Albert M., Khedouri F. Osnove menadžmenta. M., 1997. 704 str.
6. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Osnove menadžmenta. M., 1996. 271 str.
UVOD
POGLAVLJE 1. ORGANIZACIJA I TEHNOLOGIJE DOKUMENTACIJSKE PODRŠKE MENADŽMENTA
1 Osnovni koncepti i terminologija dokumentacione podrške menadžmentu
2 Tipične tehnologije za organizovanje rada sa dokumentima
3 Tehnologija za organizovanje rada sa dokumentima u lingvističkoj školi „Uspeh” pri KSOU SPO KhPK
4 Mogućnosti korišćenja savremenih računarskih tehnologija u kancelarijskom radu
POGLAVLJE 2. KORIŠĆENJE MS OUTLOOK-a ZA ORGANIZOVANJE UREDSKIH PROCESA I TOKA DOKUMENTA
1 Savremeni način organizovanja kancelarijskog rada i toka dokumenata
2 Implementacija toka dokumenata lingvističke škole „Uspeh“, kao strukturne jedinice KGOU SPO KhPK, u okruženju MS Outlook
2.1 Karakteristike sistema Microsoft Outlook
2.2 Rješavanje problema računovodstva i kontrole izvršenja dokumenata u MS Outlook okruženju
ZAKLJUČAK
BIBLIOGRAFIJA
UVOD
Unapređenje upravljanja proizvodno-ekonomskim sistemima, povećanje nivoa organizacije i efikasnosti menadžerskog rada danas u velikoj meri zavisi od toga koliko je racionalno organizovan kancelarijski rad u institucijama i preduzećima. Upravljanje preduzećem neminovno zahteva izradu mnogih vrsta upravljačkih dokumenata, bez kojih je nemoguće rešiti probleme planiranja, finansiranja, kreditiranja, računovodstva i izveštavanja, operativnog upravljanja, kadrovskog popunjavanja delatnosti preduzeća itd.
Glavni predmet rada rukovodećih službenika je informacija, a sam proces upravljanja u tehnološkom smislu se može predstaviti kao proces kruženja informacija. Glavni nosilac informacija u savremenom državnom aparatu je dokument. Realizacija funkcija bilo kog organa upravljanja povezana je sa pripremom, prijemom i podnošenjem različitih dokumenata. Shodno tome, efikasnost njihovih upravljačkih aktivnosti povezana je sa pitanjima organizacije rada sa dokumentima. Brzina dobijanja informacija neophodnih za razvoj rešenja zavisi od jasnoće i efikasnosti obrade i kretanja dokumenata. Kasna obrada dokumenata, posebno finansijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Stoga se velika pažnja uvijek poklanja racionalnoj organizaciji toka dokumenata, brzini i tačnosti obrade i predaje dokumenata na izvršenje.
Međutim, klasične, “papirne” metode kancelarijskog rada i toka dokumenata sada postaju nevažne. Konkurencija postavlja visoke zahtjeve. Svaki zahtjev potencijalnog klijenta mora se u najkraćem roku udovoljiti, svaka donesena upravljačka odluka mora biti implementirana na vrijeme, a obrada i kretanje papirnog dokumenta je, po pravilu, mnogo sporije od elektronskog dokumenta. Stoga je pitanje uvođenja sistema automatizacije za kreiranje, skladištenje i kretanje dokumenata u mnogim organizacijama vrlo akutno.
Dakle, relevantnost teme ovog diplomskog rada određena je potrebom unapređenja kancelarijskog rada radi efikasnog rješavanja upravljačkih problema.
Danas je ručni sistem rada sa dokumentima posvuda zamijenjen najracionalnijim kancelarijskim radom na računaru, čija je osnova, naravno, tehnologija sistema za upravljanje dokumentima.
Zaista, teško je zamisliti savremeni svijet informacionih tehnologija bez upotrebe sistema za upravljanje dokumentima. Gotovo svi sistemi su, u jednom ili drugom stepenu, povezani sa funkcijama dugotrajnog skladištenja i obrade informacija. U stvari, informacija postaje faktor koji određuje efikasnost bilo koje oblasti aktivnosti. Povećani su tokovi informacija i povećani zahtjevi za brzinom obrade podataka, a sada se većina operacija ne može izvoditi ručno, zahtijevaju korištenje najperspektivnijih kompjuterskih tehnologija. Svaka administrativna odluka zahtijeva jasnu i tačnu procjenu postojećeg stanja i mogućih izgleda za njegovu promjenu. I ako je ranije u procjenu situacije bilo uključeno nekoliko desetina faktora koji su se mogli ručno izračunati, sada postoje stotine i stotine hiljada takvih faktora, a situacija se ne mijenja u roku od godinu dana, već za nekoliko minuta, a vlasništvo nad Korištena rješenja zahtijevaju veće vlasništvo, jer reakcija nije i loše odluke su ozbiljnije, brže i moćnije nego prije. I, naravno, nemoguće je bez informacionog modela za proizvodnju sistema za upravljanje dokumentima.
Upotreba savremenih računarskih tehnologija i tehnologija sistema upravljanja dokumentima u kancelarijskom radu organizacije danas omogućava:
registrirati dokumente na različitim radnim mjestima koristeći lokalne mrežne tehnologije i distribuciju sistema toka dokumenata;
organizovati integraciju informacija o dokumentima (internim i primljenim) različitih strukturnih podjela u jedinstveni sistem toka dokumenata organizacija;
organizovati informacioni i referentni rad na osnovu širokih mogućnosti traženja informacija u sistemu toka dokumenata;
organizuje kontrolu izvršenja i kretanja dokumenata.
Kreiranje sistema toka dokumenata za organizaciju kao celinu ima svoje pozitivne karakteristike u poređenju sa tradicionalnim papirnim metodama vođenja evidencije.
Svrha ovog rada je organizovanje informacionog sistema “Organizacioni dokumenti” u okruženju MS Outlook radi poboljšanja efikasnosti dokumentacione podrške.
Predmet studije je lingvistička škola „Uspeh“ pri KGOU SPO KhPK.
Predmet studije je tok dokumenata lingvističke škole „Uspeh”.
U ovom radu, zadatak je bio kreirati sistem koji bi mogao poboljšati dokumentaciju u najkraćem mogućem roku i uz minimalni utrošak finansijskih i ljudskih resursa na softver i hardver. Postavljeni su i sljedeći ciljevi istraživanja:
Proučiti opću teorijsku i stručnu literaturu na temu istraživanja.
Studijski materijali iz predmetne oblasti.
Analizirati rad lingvističke škole “Uspjeh” u vođenju evidencije.
Implementirati tok dokumenata lingvističke škole „Uspjeh“, kao strukturne jedinice KGOU SPO KhPK, u okruženju MS Outlook.
Struktura diplomskog rada određena je svrhom, ciljevima, logikom istraživanja, a pretpostavlja prisustvo uvoda, dva poglavlja koja se sastoje od po 4 pasusa u svakom poglavlju, zaključka i liste literature.
Prvo poglavlje posvećeno je teorijskim pitanjima kancelarijskog rada. Ovdje su dati osnovni pojmovi i terminologija dokumentacijske podrške, date su tipične tehnologije za rad sa dokumentima, uključujući analizu rada sa dokumentima u lingvističkoj školi „Uspjeh“, a prikazane su i mogućnosti savremenih računarskih tehnologija u kancelarijskom radu.
Drugo poglavlje posvećeno je implementaciji MS Outlook tehnologije u lingvističkoj školi Success. Opisuje glavne faze organizovanja toka dokumenata u okruženju MS Outlook i otkriva karakteristike sistema.
Zaključak - sumiraju se rezultati obavljenog posla, utvrđuju se izgledi za razvoj informacionog sistema.
Spisak korišćene literature obuhvata 26 izvora.
POGLAVLJE 1. ORGANIZACIJA I TEHNOLOGIJE DOKUMENTACIJSKE PODRŠKE MENADŽMENTA
.1 Osnovni koncepti i terminologija dokumentacione podrške menadžmentu
Osnovu svake naučne discipline čine pojmovi i ideje o opštem, najbitnijem i posebnom u pojavama i predmetima koji se proučavaju. Disciplina koja proučava obrasce formiranja i funkcionisanja sistema upravljačke dokumentacije naziva se upravljanje dokumentima. Terminologija upravljanja dokumentima uključuje termine za dokumentaciju potpore upravljanja (DMS), označavajući sve što je povezano sa procesima kreiranja dokumenata, njihove obrade, preuzimanja, skladištenja i upotrebe. Tradicionalno, područje aktivnosti povezano s obradom dokumenata naziva se kancelarijski rad. Termin "kancelarijski rad" nastao je u Rusiji, prema rječnicima ruskog jezika, u drugoj polovini 15. vijeka. i formira se od kombinacije riječi “postupak u predmetu”. Njegovo značenje postaje jasno ako se ima u vidu da je termin „slučaj“ prvobitno označavao pitanje (sudsko ili administrativno) o kojem odlučuje upravni organ. Shodno tome, kancelarijski rad je bio, prije svega, razmatranje i rješavanje predmeta (pitanja). Termin “slučaj” u značenju “zbirka dokumenata” koji se odnosi na bilo koje pitanje počeo se koristiti kasnije.
Terminološki standard definiše kancelarijski rad kao granu delatnosti koja obezbeđuje dokumentaciju i organizaciju rada sa službenim dokumentima. Izraz "kancelarijski rad" u skladu sa GOST R 51141-98 je sinonim za termin "dokumentaciona podrška menadžmentu", koji je ušao u naučnu cirkulaciju pre više od 10 godina u vezi sa promenom organizacione i tehničke osnove kancelarijskog rada i metodološki pristupi njegovom unapređenju zahvaljujući aktivnoj implementaciji u oblasti rada sa dokumentima računarske tehnologije i pojavi novih informacionih tehnologija za kreiranje, prikupljanje, obradu, akumuliranje, skladištenje, pretraživanje i korišćenje informacija. Termin „dokumentaciona podrška menadžmentu” naglašava informatičku i tehnološku komponentu u savremenoj organizaciji kancelarijskog rada i formira se po analogiji sa terminima kao što su „softver”, „informaciona podrška”, „jezička podrška” itd.
Vođenje evidencije (DOW) podrazumijeva, prije svega, kreiranje dokumenata, odnosno dokumentacije, što znači evidentiranje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima. Dokumentacija je uređen proces snimanja informacija na papir ili drugi medij, čime se osigurava njena pravna snaga. Dokumentacija se uvijek obavlja po određenim pravilima utvrđenim zakonskim propisima ili razvijenim tradicijom.
Dokumentacija se može izvoditi na prirodnom jeziku i na umjetnim jezicima koristeći nove medije. Kada se dokumentuje na prirodnom jeziku, kreiraju se tekstualni dokumenti - dokumenti koji sadrže govorne informacije snimljene bilo kojom vrstom pisanja ili bilo kojim sistemom za snimanje zvuka. Tekstualni dokument kreiran pomoću slova je tradicionalni dokument na papiru ili videogram dokumenta - slika dokumenta na ekranu monitora.
Prilikom dokumentiranja na umjetnim jezicima, dokumenti se kreiraju na mašinskom mediju - dokumentima nastalim korištenjem medija i metoda snimanja koje osiguravaju obradu informacija elektronskim računarom (računarom).
Prilikom kreiranja dokumenata važni su alati za dokumentaciju - alati koje ljudi koriste za kreiranje dokumenata:
jednostavni alati (olovke, olovke, itd.);
mehanički i elektromehanički (pisaće mašine, kasetofoni,
diktafoni, foto, filmska i video oprema itd.);
sredstva automatizacije - računarska oprema.
Ovisno o korištenim dokumentacijskim alatima, razlikuju se metode dokumentiranja (tekstualna dokumentacija, film, fotografija, zvučna dokumentacija, elektronska dokumentacija) i vrste dokumenata koji se kreiraju.
Pri korištenju jednostavnih alata koriste se rukom pisani dokumenti (tekstualni dokumenti čije su informacije zabilježene bilo kojom vrstom pisanja), slikovni dokumenti (koji sadrže informacije izražene kroz sliku objekta) i grafički dokumenti (u kojima se slika objekta dobija kroz linije , potezi, svjetlo i sjena). Pri korišćenju fotografske opreme kreiraju se fotografski dokumenti, kada se koristi oprema za snimanje zvuka - fono (ili zvučni) dokumenti, kada se koristi filmska ili video oprema - filmski dokumenti, korišćenje računarske opreme - pisani dokumenti na papiru i videogrami, kao i dokumenti na mašini medija.
Rezultat dokumentacije je dokument – informacija snimljena na materijalnom mediju sa detaljima koji omogućavaju njegovu identifikaciju. Medijum je materijalni objekat koji se koristi za obezbeđivanje i skladištenje govornih, audio ili vizuelnih informacija na njemu, uključujući i u transformisanom obliku. Trenutno, najčešći nosilac informacija o dokumentima je papir; Uz to, široko se koriste i novi mediji - magnetni, koji omogućavaju korištenje kompjuterske tehnologije za dokumentaciju.
Dokumentacija pretpostavlja poštivanje utvrđenih pravila za evidentiranje informacija, čime se kreiranim dokumentima daje pravna snaga. Pravna snaga je svojstvo službene isprave koja mu je data važećim zakonodavstvom, nadležnošću organa koji ga je izdao i utvrđenim postupkom za njegovo izvršenje.
Pravnu snagu isprave obezbjeđuje utvrđen. za svaku vrstu dokumenta skup detalja - obavezni elementi registracije dokumenta (ime autora dokumenta, adresat, potpis, datum, broj dokumenta, pečat odobrenja, pečat itd.). Savremeni zahtjevi za pripremu dokumenata utvrđeni su državnim standardima, a posebno su pravila za izradu organizacionih i administrativnih dokumenata utvrđena u GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za dokumentaciju." Državni standard utvrđuje ne samo sastav detalja (ukupno ih je 30), već i zone i redoslijed njihovog postavljanja na dokument (vidi Dodatak br. 1). Skup detalja službenog pisanog dokumenta, raspoređenih u određenom redoslijedu, čini formu dokumenta. Obrazac je također reguliran državnim standardom, stoga, da biste ispravno sastavili dokument, morate znati ne samo detalje dokumenta, već i redoslijed njihove lokacije na dokumentu. Prisustvo obrasca utvrđenog državnim standardom osigurava jedinstvo dokumentacije i ujednačenost dokumentacije kako unutar jedne institucije tako iu cijeloj zemlji.
Dokumenti su u društvu glavni nosioci upravljačkih, naučnih, tehničkih, statističkih i drugih društveno značajnih informacija. Dokumenti su nosioci primarnih informacija, u njima se prvi put bilježe informacije. Ovo svojstvo nam omogućava da razlikujemo dokumente od drugih izvora informacija - knjiga, novina, časopisa, itd., koji sadrže obrađene, sekundarne informacije.
Svaki dokument kreiran u društvu je element sistema višeg nivoa i uključen je u odgovarajući dokumentacioni sistem kao njegov element. Dokumentacioni sistem se podrazumeva kao skup dokumenata međusobno povezanih na osnovu njihovog porekla, namene, vrste, obima delatnosti i jedinstvenih zahteva za njihovo izvršenje. Kao što slova jednog jezika čine abecedu, tako pojedinačne vrste i vrste dokumenata čine dokumentacioni sistem. Do sada u nauci o dokumentima ne postoji konzistentna klasifikacija dokumentacionih sistema, vrsta i vrsta dokumenata, već se koristi empirijski utvrđena podela dokumenata na dokumentacione sisteme. Dodjela dokumenata određenom sistemu počinje podjelom svih dokumenata na službena i dokumenta ličnog porijekla. Ovo poslednje uključuje dokumente koje je stvorilo lice van delokruga svojih službenih aktivnosti ili obavljanja javnih dužnosti; Ovo je najmanji dokumentacioni sistem po vrstama i vrstama; obuhvata ličnu prepisku, uspomene (memoare) i dnevnike.
Službeni dokumenti, u zavisnosti od sfere ljudske djelatnosti kojima služe, dijele se na upravljačke, naučne, tehničke (projektantske), tehnološke, proizvodne itd. Upravo su upravljački dokumenti koji osiguravaju upravljivost objekata kako u državi tako iu pojedinoj organizaciji. Ovi dokumenti su predstavljeni kompleksom sistema, od kojih su glavni:
organizaciona i pravna dokumentacija;
planska dokumentacija;
administrativna dokumentacija;
informacijsku i referentnu i referentnu i analitičku dokumentaciju;
izvještajna dokumentacija;
ugovorna dokumentacija;
dokumentacija o kadrovima;
dokumentacija za finansijsku podršku (računovodstvo i izvještavanje);
dokumentacija o logistici;
Dokumentacija o dokumentaciji i informatičkoj podršci za rad ustanove;
dokumentacija koja odražava glavne aktivnosti institucije, organizacije ili preduzeća (u proizvodnom preduzeću to je proizvodna dokumentacija, u medicinskoj ustanovi - sistem medicinske dokumentacije, na univerzitetu - dokumentacioni sistem visokog obrazovanja, itd.).
Dokumente koji čine jedan dokumentacioni sistem karakteriše jedinstvo namene i zajedno obezbeđuju dokumentaciju određene funkcije upravljanja ili vrste delatnosti.
Dokumentaciona podrška dokumentima ne uključuje samo izradu dokumenata, već i organizaciju rada sa njima. Organizacija rada sa dokumentima je organizacija toka dokumenata u ustanovi, čuvanje dokumenata i njihovo korišćenje u tekućim aktivnostima. Tok dokumenata organizacije je skup međusobno povezanih procedura koje osiguravaju kretanje dokumenata u instituciji od trenutka njihovog nastanka ili prijema do završetka izvršenja ili otpreme. U cilju racionalne organizacije toka dokumenata, sva dokumenta se dele na tokove dokumenata: registrovana i neregistrovana dokumenta, ulazna, odlazna i interna dokumenta, dokumenta koja pristižu ili šalju višim organizacijama, dokumenta koja se šalju ili pristižu od podređenih organizacija itd. tok se shvata kao skup dokumenata koji ispunjavaju određenu svrhu u procesu toka dokumenata.
Karakteristika toka dokumenata je njegova zapremina. Obim toka dokumenata odnosi se na broj dokumenata koje je organizacija primila i kreirala tokom određenog vremenskog perioda (obično godinu dana). Obim toka dokumenata je važan pokazatelj koji se koristi kao kriterijum pri izboru organizacionog oblika kancelarijskog rada, organizovanju sistema za pretraživanje informacija o dokumentima institucije, utvrđivanju strukture službe kancelarijskog rada, njenom kadrovskom popunjenju itd. Najvažnija funkcija u organizovanju rada sa dokumentima je knjigovodstvo dokumenata, koje se obezbeđuje njihovom registracijom - evidentiranje knjigovodstvenih podataka o dokumentu u utvrđenom obliku, evidentiranje činjenice nastanka dokumenta, njegovog slanja ili prijema. Osim toga, registracija vam omogućava praćenje izvršenja dokumenata, kao i traženje dokumenata na zahtjev odjela i zaposlenika institucije.
Uz organizaciju toka dokumenata, koncept „organizacije rada sa dokumentima“ uključuje čuvanje dokumenata i njihovu upotrebu u aktivnostima institucije. Sistem za čuvanje dokumenata je skup sredstava, metoda i tehnika za evidentiranje i sistematizaciju dokumenata u svrhu njihovog pronalaženja i korišćenja u tekućim aktivnostima ustanove. Za sistem skladištenja dokumenata najznačajniji koncepti su koncepti „nomenklature predmeta” i „predmeta”. Nomenklatura predmeta je sistematski spisak naslova predmeta koji se formira u kancelarijskom radu ustanove, poređanih u određenom redosledu koji označava rokove njihovog čuvanja, a predmet je zbirka dokumenata vezanih za jedno pitanje ili oblast delovanja i smeštena. u posebnoj korici.
Termini o kojima se govori u ovom odeljku čine osnovu
terminološki sistemi za dokumentaciju podrške menadžmentu (kancelarijski rad).
1.2 Tipične tehnologije za organizovanje rada sa dokumentima
Informaciono-dokumentaciona podrška, kao najvažnija uslužna funkcija menadžmenta, zahteva pažljivu, promišljenu organizaciju. Ovu funkciju obavljaju ili posebne strukturne jedinice (uprave, opšta odeljenja, sekretarijati, uredi) u velikim ustanovama ili sekretari kod kojih administrativni aparat nije veliki.
Dokumenti su informacijska osnova aktivnosti organizacije, jer je u njima koncentrisano više od 80% njenih informacijskih resursa. Brzina dobijanja informacija neophodnih za razvoj rešenja zavisi od jasnoće i efikasnosti obrade i kretanja dokumenata. Kasna obrada dokumenata, posebno finansijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica. Stoga se velika pažnja uvijek poklanja racionalnoj organizaciji toka dokumenata, brzini i tačnosti obrade i predaje dokumenata na izvršenje.
Sva dokumentacija institucije podijeljena je u tri toka dokumenata:
ulazni (ulazni) dokumenti;
odlazni (poslani) dokumenti;
interna dokumenta.
Svaki od tokova dokumenata ima svoje karakteristike u sastavu, količini, obradi i kretanju.
Broj dokumenata iz svih tokova godišnje će biti obim toka dokumenata institucije. Količina toka dokumenata potrebna je za izračunavanje potrebnog broja kancelarijskog osoblja, za izračunavanje efikasnosti upotrebe mehanizacije i automatizacije ureda. Uopšteno govoreći, pokazuje opterećenost cjelokupnog upravljačkog aparata, budući da svi njegovi zaposlenici moraju da se bave dokumentacijom.
U tehnološkom lancu obrade i kretanja dokumenata mogu se izdvojiti sljedeće faze:
prijem i primarna obrada dokumenata;
preliminarni pregled i distribucija dokumenata;
registracija;
kontrola izvršenja;
informativni i referentni rad;
izvršenje dokumenata i otprema.
Prijem i primarna obrada dokumenata. Operacija je uglavnom tehnička. Centralno ga sprovodi sekretar-referent, au velikim ustanovama - ekspedicije ili posebno određen službenik (špediter). Dokumenti se mogu primiti poštom, dostaviti kurirskom službom ili posjetiocem, primiti teletipom, faksom ili e-poštom.
Po prijemu dokumenata, prije svega, provjerava se ispravnost njihove dostave. Pogrešno primljena korespondencija se vraća pošiljaocu ili prosljeđuje primaocu. Nakon otvaranja koverti, provjerava se ispravnost sadržaja i integritet, tj. dostupnost svih stranica dokumenta i svih priloga. Za faksiranje se također provjerava ukupan broj primljenih stranica, njihovo podudaranje s brojem naznačenim na prvom listu faksa i njihova čitljivost. Ako je faks poruka primljena nepotpuno ili je kvalitet pojedinačnih stranica loš, pošiljalac će biti obaviješten.
Ako se dokumenti primaju poštom, otvaraju se sve koverte, osim onih sa oznakom „lično“. Jednom otvorene koverte se uništavaju, izuzev pisama fizičkih lica, jer se povratna adresa može naznačiti samo na koverti. Čuvaju se i koverte sa već primljenim dokumentima sa zakašnjenjem. U tom slučaju, pečat na koverti može poslužiti kao dokaz o danu prijema dokumenta. Osim toga, prilikom prijema dospjele finansijske isprave poštom, morate sastaviti akt na dan prijema dokumenta, koji potpisuju dva zaposlenika organizacije (kompanije) i poštanski radnik.
Svi pristigli dokumenti moraju biti označeni oznakom koja označava da je dokument primljen od strane organizacije. Sastoji se od datuma prijema i serijskog broja. Osim toga, može navesti skraćeni naziv institucije primaoca. Knjigovodstveni redni broj posljednjeg dokumenta primljenog u tekućoj godini pokazuje ukupan broj primljenih dokumenata.
Tipična greška prilikom obrade ulaznih dokumenata je označavanje prijema samo na dokumentima koji podliježu daljoj registraciji. Preostali dokumenti (reklamna i informativna pisma, pozivi i mnoga druga) ostaju nerazjašnjeni, iako je po njihovom prijemu vrijeme utrošeno na otvaranje koverte, upoznavanje sa sadržajem, utvrđivanje kome zaposleniku mogu biti potrebne primljene informacije i prosljeđivanje dokumenta na ovaj zaposlenik. U ovom slučaju se ukazuje da je dolazni tok dokumenata značajno smanjen, a vrijeme za obradu neobračunate korespondencije ne može se izračunati.
Oznaka prijema se obično stavlja u obliku pečata ručno ili električnim pečatom.
Dokument primljen faksom već ima datum prijema. S obzirom da se faks najčešće štampa na papiru osetljivom na svetlost, na kome tekst brzo bledi, prave se fotokopije važnih dokumenata.
Nedavno su se pojavili faks uređaji koji vam omogućavaju primanje dokumenta na običnom papiru i stoga ih nije potrebno kopirati. Slično, problem se rješava primanjem faks poruka na računar opremljen faks modemom, a zatim, ako je potrebno, štampanjem faksova na običnom štampaču. Početna obrada dokumenata završava se razvrstavanjem na registrovane i neregistrovane. Neregistrovani dokumenti se odmah sortiraju po izvršiocu ili odeljenju za isporuku. Organizacija mora imati spisak dokumenata koji ne podliježu registraciji. Obično se stavlja kao dodatak uputstvima za upravljanje uredom.
Distribucija primljenih dokumenata. Prethodno razmatranje i distribucija dokumenata određuje direktnost njihovog kretanja i, shodno tome, brzinu dostave dokumenta određenom izvršiocu, odnosno, zapravo, vrijeme za rješavanje pitanja. Obično u kompaniji ovaj posao obavlja sekretar-referent.
Da biste unaprijed kompetentno pregledali i distribuirali dokumente, potrebno je dobro poznavati funkcije strukturnih jedinica i raspodjelu odgovornosti između izvršilaca. Institucija mora imati klasifikator pitanja djelatnosti sa naznakom izvršilaca za svako pitanje. Zadatak pomoćnika sekretara u ovoj fazi je da oslobodi rukovodioca od prekomjernog protoka dokumenata i razmatranja sporednih pitanja.
Rukovodilac treba da dobije dokumente koji se odnose na aktivnosti institucije u cjelini, o osnovnim pitanjima ili sadrže nove informacije, administrativna dokumenta viših organizacija. Preostali dokumenti se moraju prenijeti direktno stručnim izvođačima.
Obrada, pregled i predaja dokumenata izvođačima vrši se na dan prijema.
Ako je dokument namijenjen za izvršenje od strane više strukturnih odjela ili lica, onda se od njega izrađuje kopija ili se utvrđuje redoslijed izvršenja.
Registracija dokumenata. Registracija dokumenata je najvažnija faza rada sa dokumentima i definiše se kao „evidencija knjigovodstvenih podataka o dokumentu u propisanom obliku, evidentiranje činjenice njegovog nastanka, slanja ili prijema“.
Kao što slijedi iz definicije, registracija prije svega daje pravnu snagu dokumentu, budući da bilježi činjenicu njegovog nastanka ili prijema. Dok dokument nije registrovan, nije dobio svoj broj, nije formalizovan, kao da još ne postoji. Na primjer, red, rezolucija itd. Ako primljeni dokument nije registrovan, institucija nije odgovorna za njega, jer činjenica prijema nije potvrđena.
Registracija ima tri svrhe: evidentiranje dokumenata, praćenje njihovog izvršenja i referentni rad na dokumentima.
Registraciji podliježu svi dokumenti koji zahtijevaju posebno obračunavanje, izvršenje i korištenje u referentne svrhe, bez obzira na način prijema. Sam proces registracije je uklanjanje indikatora (detalja) iz dokumenta kako bi se stvorila baza podataka o dokumentima institucije.
Dokumenti se registruju jednom. U maloj instituciji ili preduzeću sve dokumente centralno registruje sekretar. U ustanovi koja ima odjele, registracija internih dokumenata se vrši decentralizirano u grupe: u računovodstvu, kadrovskoj službi i kancelariji. U tom slučaju interni dokumenti moraju biti registrovani na dan potpisivanja ili odobrenja, pristigli na dan prijema, odlazni na dan slanja.
U pravilu se sljedeće informacije ispisuju iz dokumenta tokom procesa registracije:
datum prijema;
dolazni broj (indeks);
datum dokumenta;
naslov (o čemu je dokument);
rezolucija; period izvršenja;
izvođač (koji radi sa njim);
tok izvršenja (svi prenosi dokumenata se evidentiraju i kako su izvršeni);
Broj predmeta (gde se dokument stavlja nakon izvršenja).
Prilikom registracije određenih vrsta dokumenata, na primjer, zahtjeva građana, internih i izlaznih dokumenata, podaci koji se unose u registracione formulare se djelimično mijenjaju i dopunjuju. Na primjer, prilikom registracije zahtjeva građana, evidentira se njihova adresa.
Institucija ima pravo, uzimajući u obzir svoje specifičnosti, dopuniti podatke o registrovanom ulaznom dokumentu. Na primjer, često se uzima u obzir broj listova, prisustvo aplikacija itd.
Tipični obrasci za registraciju mogu biti dvije vrste: dnevnik i kartica.
Sistem registracije dnevnika je potreban samo kada je evidentiranje dokumenata na prvom mjestu i onemogućava potraživanja građana i konfliktne situacije. Na primjer, prilikom izdavanja dokumenata o obrazovanju, radnih knjižica, propusnica. To su, po pravilu, dokumenti čiji se registarski indeks sastoji od serijskog broja.
Možete napustiti sistem dnevnika u slučaju kada je primljen vrlo mali broj dokumenata.
U svim ostalim slučajevima ovaj oblik registracije je zastario, jer otežava praćenje izvršenja dokumenata i referentni rad na njima.
Kartični sistem za registraciju dokumenata je praktičniji. Obrazac kartice (RKK - registracijska i kontrolna kartica) i lokacija podataka u njoj može se odrediti u samoj ustanovi i evidentirati u uredskom uputstvu za rad.
Nakon što nacrtate ovaj oblik kartice na formatu A5 ili A6, kopirate ga na fotokopirni stroj, birajući prilično debeli papir. Za različite grupe dokumenata koje treba registrovati, možete koristiti kartice različitih boja, trake u boji duž gornje margine ili dijagonalno.
Da biste održavali sistem registracije kartice u ručnom načinu rada, morate imati cirkulaciju kartica za godinu dana i najmanje dvije kutije za kartice za pohranjivanje kartica: u kartoteci kontrole vremena i referentnoj kartoteci.
Broj kopija registracionih kartica koje treba popuniti (obično se zovu registracijske i kontrolne kartice - RCC) određuje institucija. U pravilu se popunjavaju najmanje dvije takve kartice.
Kartica dokumenta se u početku može popuniti nepotpuno, pre nego što se dokument prenese menadžeru, tj. bez rješenja, roka i izvršitelja. Nakon što je dokument pregledan od strane menadžera, kartica se popunjava, tj. ove informacije se unose u njega.
Uz jasnu interakciju između sekretara-pomoćnika i menadžera, ako menadžer ujutro pogleda primljenu korespondenciju, prvo možete dati dokumente menadžeru na pregled, a zatim, nakon njegovog rješenja, u potpunosti ispuniti obrazac za registraciju.
Nakon popunjavanja kartice, jedan od njih se stavlja u kartoteku rokova, drugi u informativno-referentni fajl i dokument se predaje izvođaču na rad sa njim.
Kontrola izvršenja dokumenata. Praćenje izvršenja dodijeljenog zadatka je jedna od funkcija upravljanja. U kontroli razlikujemo kontrolu nad suštinom pitanja i kontrolu rokova za izvršenje zadatka. Kontrolu suštine izvršenja naloga ili rješavanja pitanja vrši rukovodilac (ustanove ili odjeljenja) ili posebno ovlaštena lica. Kontrola merituma je procjena koliko je ispravno, uspješno i potpuno riješeno pitanje. Kontrolu rokova izvršenja dokumenata vrši sekretar ili služba za podršku dokumentaciji uprave. Kontrola vremena se može podijeliti na tekuću i preventivnu.
Sprovođenje kontrole zahtijeva poznavanje jednostavnih metoda, tehnika i dostupnost tehničkih sredstava.
S obzirom na još uvijek nisku disciplinu rada u zemlji, sva dokumenta koja zahtijevaju izvršenje i odgovor moraju biti stavljena pod kontrolu.
Rokovi za izvršenje dokumenata mogu se odrediti zakonom. Na primjer, ispuniti zahtjeve građana. U dokumentima dobijenim od viših organizacija i koji sadrže instrukcije, obično je rok naznačen u samim dokumentima. U upravnim aktima i odlukama kolegijalnih organa rok je naznačen za svaku stavku. Na dokumente koje pregleda upravnik, rok za njihovo izvršenje je sadržan u odluci. Da bi riješila periodično ponavljajuća pitanja, institucija mora uspostaviti i odraziti u uputstvima standardne rokove za izvršenje takvih dokumenata.
Dodatak „Sistemu upravljanja državnom dokumentacijom“ sadrži listu tipičnih rokova za izvršenje dokumenata, koje treba koristiti pri izradi uputstva za papirologiju određene institucije.
Za dokumente koji sadrže složen zadatak mogu se postaviti dugi rokovi (nekoliko mjeseci, šest mjeseci, godina). U tom slučaju potrebno je podijeliti zadatak u faze i pratiti izvršenje zadatka korak po korak.
Oblik kontrole se bira na osnovu mogućnosti institucije. Ovo bi mogao biti fajl ručne vremenske kartice.
Fajl vremenske kartice. Za ručnu kontrolu koriste se registracijske kartice i kartoteka sa 32 pomična (kartonska ili plastična) pregrada. Trideset i jedan separator su brojevi mjeseca (31 dan). Iza 32. separatora, kartice se stavljaju na dokumente čiji rok dospijeća pada u narednih mjesec dana. Zadnjih dana u mjesecu (2-3 dana unaprijed) ove kartice će biti raspoređene prema datumima novog mjeseca. Kartice sa kašnjenjem rokova stavljaju se ispred prvog separatora. Oni stoje ovdje dok se ne odredi novi, produženi rok.
Nakon upisa dokumenata u potpunosti, sekretar sređuje kartice prema rokovima, odnosno stavlja svaku karticu na datum kada se dokument mora izvršiti. Sve stavke administrativnih dokumenata ispisuju se na posebnim karticama. Usmene instrukcije rukovodstva također mogu biti zapisane na kartici u bilo kojem obliku.
Na taj način sekretar može lako da sazna iz kartice rokova šta treba da završi kog dana.
Jedna od glavnih dužnosti sekretara na početku radnog dana je da iz kartoteke roka izbaci kartice za sve zadatke tekućeg dana i provjeri da li će danas biti završeni. To može biti lična anketa, telefonska anketa itd. Ako je završetak nekog zadatka poremećen i potrebno je odgađanje roka, o tome se prijavljuje menadžer. Rok za izvršenje može promijeniti samo lice koje ga je prethodno odredilo.
Pored tekuće kontrole, sekretar mora vršiti i preventivnu kontrolu. Da bi to učinio, on će uzeti kartice za zadatke koji ističu za 3 dana, i upozoriti svakog izvođača na to. Svakodnevno praćenje (aktuelno i preventivno) stvara normalnu radnu atmosferu u kancelariji. Zaposleni su navikli da svaki zadatak mora biti obavljen na vrijeme.
Sistematska provera izvršenja, vešto i korektno sprovedena od strane sekretara, koji taktično podseća da je dokument potreban na vreme, da od pravovremenog rešavanja pitanja zavisi prosperitet kompanije itd., stalno naglašava potrebu za tim. zaposlenog i njegovog rada. Osim toga, kartoteka vremena pomaže pri planiranju radnog dana menadžera, jer odražava sve aktivnosti i zadatke za određeni datum.
Kada se dokument izvrši, na poleđini kartice se stavlja oznaka o izvršenju, koja označava kako je problem riješen, koji broj i kada je dokument poslat. Dokument se smatra izvršenim kada su zadaci postavljeni u dokumentu ili navedeni u rezoluciji u potpunosti izvršeni. Ako je u procesu rješavanja problema dokument prebačen sa jednog izvršitelja na drugog, sve se to evidentira i na poleđini kartice. Nakon što se dokument ukloni iz kontrole, kontrolna kartica se uklanja iz datoteke vremenske kartice i preuređuje u referentnu karticu. Praćenje rokova treba vršiti u svakoj strukturnoj jedinici.
Periodično (u velikim institucijama na mjesečnom nivou) se sastavljaju analitički izvještaji u kojima se navodi koliko je dokumenata uzeto na kontrolu, koliko nije završeno na vrijeme, od čega iz dobrih i loših razloga.
Informativni i referentni rad. Jedna od glavnih svrha registracije je stvaranje banke podataka o dokumentima institucije. Sekretar-referent (u velikoj instituciji, služba za podršku informacijama i dokumentaciji) na osnovu ove banke podataka dužan je da u roku od nekoliko minuta odgovori na pitanja dva tipa:
od koga, gdje, u kojoj fazi rada se nalazi neki dokument i - u kojim dokumentima možete pronaći informacije o određenom pitanju.
Vlasništvo nad cjelokupnim informativno-dokumentarnim resursima najvažniji je zadatak sekretara (službe predškolske vaspitne ustanove). I prije svega, za obavljanje ovog konkretnog zadatka, svi podaci o dokumentima se evidentiraju u obrascima za registraciju.
Referentni fajl kartice je napravljen od registracijskih kartica. Za kartoteku potrebna vam je duga kutija ili nekoliko kutija, jer će se kartice, za razliku od vremenskog kontrolnog kartoteka, akumulirati tijekom cijele godine.
Razdjelnici u referentnoj datoteci bit će nazivi strukturnih odjela (ako ih ima) ili područja aktivnosti u instituciji. Unutar ovih odjeljaka najpogodnije je postaviti kartice po abecednom redu prema dopisnicima ili pitanjima aktivnosti (proizvodi, proizvodi, itd.). Za zahtjeve građana (prijedlozi, prijave, žalbe) vodi se poseban dosije. Takođe je dobro imati poseban kabinet za zakonodavne, regulatorne i administrativne dokumente, koji je organizovan po tematskoj osnovi.
Prilikom registracije, kao što je već navedeno, potrebno je sastaviti dvije kartice: jedna se stavlja u kartoteku kontrole vremena, a druga u referentni fajl. Ovo se mora učiniti jer zahtjev za dokumentom može doći kada je još u toku i neće biti moguće brzo provjeriti dosije o rokovima. Takav zahtjev se može ispuniti samo u roku od potrebna 3 minuta korištenjem referentne kartice. Shodno tome, dok je dokument u funkciji, postoje dvije kartice za njega - u dosijeu roka i referentnim karticama.
Nakon izvršenja dokumenta, kartica iz kartoteke roka, kao potpunija i koja ima sve oznake o rješavanju pitanja postavljenog u dokumentu, preuređuje se u referentnu kartoteku, a slična kartica iz referentne kartice. indeks se uklanja i uništava ili se koristi za kreiranje dodatne referentne datoteke za pretraživanje dokumenata koristeći drugu tražilicu (na primjer, ako je glavni kartotečni indeks izgrađen na tematskoj osnovi, tada ih u dodatnim karticama mogu poredati po abecednom redu dopisnici ).
U operativnom radu postoje kartoteke za tekuću i prošlu godinu. Ukupan rok trajanja kartica je 3 godine. U kartoteci zakonodavnih, regulatornih i administrativnih dokumenata kartice ostaju do zamjene dokumenata novima.
Mogućnosti informaciono-referentnih usluga značajno su proširene uvođenjem automatizovanog sistema registracije.
Slanje dokumenata. Obradu i slanje odlaznih dokumenata, kao i prijem i obradu pristiglih, vrši centralno ili sekretar ili u ekspediciji (špediter).
Nakon što ste primili dokument za slanje, prije svega provjerite njegovu ispravnost:
prisustvo potpisa;
prisustvo datuma (ako ga nema na dokumentu koji se šalje, stavlja se pečat);
prisustvo naslova;
prisustvo oznake o izvođaču;
ispravnost adresiranja;
ako je dokument namijenjen privremenom dopisniku, prisustvo adrese;
prisustvo svih stranica u dokumentu i svih navedenih priloga.
Ovi elementi dizajna su potrebni kada se dokument šalje poštom ili faksom. Ako je dokument pogrešno formatiran ili nije predstavljen u cijelosti, vraća se izvođaču na doradu.
Prilikom slanja dokumenta poštom, on se konvertuje. Dokumenti koji se šalju na istu adresu stavljaju se zajedno u jednu kovertu. Koverte su adresirane i označene. Za redovne dopisnike koverte se pripremaju unaprijed. Sva obrada dokumenata namijenjenih za poštansku obradu vrši se strogo u skladu sa zahtjevima poštanskih pravila.
Međutim, posljednjih godina, s razvojem prijenosa dokumenata putem telefonskih komunikacijskih kanala (fax, e-mail), količina korespondencije poslane tradicionalnom poštom se konstantno smanjuje.
Prijenos dokumenata putem e-pošte značajno smanjuje vrijeme potrebno za prijenos informacija i povećava pouzdanost isporuke.
Istovremeno, ne treba zaboraviti da slanje dokumenata putem e-pošte predstavlja problem provjere autentičnosti potpisa (autorizacija dokumenta), odnosno korištenje posebnog programa za „elektronski potpis“ i zaključivanje posebnog ugovora o autorizaciji. sa svakim dopisnikom.
1.3 Tehnologija za organizovanje rada sa dokumentima u lingvističkoj školi „Uspeh” pri KSOU SPO KhPK
U lingvističkoj školi “Uspjeh” vođenje evidencije povjereno je rukovodiocu. lingvistička škola (kao strukturna jedinica). Direktno radi sa svim vrstama dokumenata (ulazni, odlazni, interni osim računovodstvenih) i osigurava njihovu obradu i računovodstvo.
Procedura rada sa dokumentima, kao i njihova priprema i izvođenje, dovoljno je detaljno opisana u regulatornim i metodološkim dokumentima. Za lingvističku školu „Uspeh“, kao strukturnu jedinicu KGOU SPO KhPK, postoji opšta odredba razvijena na osnovu Zakona Ruske Federacije „O obrazovanju“ i statuta koledža.
Ovim pravilnikom reguliše se rad „Lingvističke škole „Uspeh”” kao strukturne jedinice KPK. Normativna osnovna lingvistička škola je Zakon Ruske Federacije „O obrazovanju“ od 10. juna 1992. godine. br. 3266-1 (verzije saveznih zakona), standardni propisi o obrazovnoj ustanovi srednjeg stručnog obrazovanja, odobreni Uredbom Vlade Ruske Federacije od 3. marta 2001. br. institucija. U svojim aktivnostima lingvistička škola se rukovodi zakonodavstvom Ruske Federacije, uredbama i naredbama Vlade Ruske Federacije, odlukama Ministarstva obrazovanja Habarovskog kraja, Poveljom CPC-a i ovim pravilnikom. Lingvistička škola pruža dodatne obrazovne usluge u nastavi stranih jezika djeci predškolskog i školskog uzrasta, učenicima i studentima obrazovnih ustanova. Lingvistička škola sprovodi intenzivne, originalne kreativne programe i savremene metode nastave stranih jezika.
Ciljevi i zadaci su stvaranje povoljnih uslova za sveobuhvatan razvoj pojedinca, uključujući i zadovoljavanje potreba učenika u samoobrazovanju i dodatnom obrazovanju iz oblasti stranog jezika. Dubinski studij stranih jezika, istorije i književnosti zemalja jezika koji se izučava, kulture i regionalnih studija. Nastava stranih jezika kreativnim i intenzivnim metodama, priprema za upis u Suzu i fakultete. Organizacija programa razmjene sa inostranim školama, prakse za učenike i nastavnike, učešće na međunarodnim takmičenjima i olimpijadama. Organizacija saradnje sa inostranim obrazovnim institucijama i fondacijama. Vođenje seminara za nastavnike stranih jezika.
Sve aktivnosti škole provode se u skladu sa razvijenim programima koje je odobrilo Ministarstvo obrazovanja Habarovskog teritorija, na pedagoški ispravnom izboru sredstava, metoda i oblika obrazovanja, uzimajući u obzir interese, sklonosti i starosne karakteristike učenika. na plaćenoj osnovi. U školi se praktikuje grupno učenje. Kapacitet grupe je 10-12 osoba. Raspored nastave: 2-3 puta sedmično (4-6 akademskih sati), što uključuje uvježbavanje usmenog i pismenog govora, slušanje, čitanje strane literature i dodatne specijalnosti. kursevi komunikacije, biznisa, rada sa štampom, drame itd. Plaćanje mjesečno prema ugovoru u zavisnosti od intenziteta nastave. Plaćanje se može mijenjati tokom cijele godine zbog inflacije. Svi nastavnici škole imaju visoko pedagoško obrazovanje, iskustvo u nastavi stranih jezika i rade po ugovoru o radu. Trajanje školske godine, tromjesečja, sedmice i trajanje odmora utvrđuje se naredbom direktora škole na početku školske godine ili po polugodištu. Učenici polažu testove 2 puta godišnje kako bi provjerili savladanost nastavnog materijala, imaju priliku da učestvuju u kulturnom životu škole, proslavljaju praznike i rade na individualnim projektima.
Škola se nalazi u obrazovnoj zgradi KhPK u ulici Krasnorechenskaya 114A i koristi imovinu koledža sa pravom operativnog upravljanja. Izvori finansiranja škole su:
budžetski i vanbudžetski fondovi;
besplatni i dobrotvorni prilozi;
drugi izvori u skladu sa zakonodavstvom Ruske Federacije.
Sredstva dobijena od građana za školarinu upućuju se na poseban račun COD-a i raspoređuju u skladu sa dogovorom između direktora fakulteta i direktora škole. Kontrolu nad finansijskim i ekonomskim aktivnostima škole vrši direktor KhPK.
Školom upravlja direktor kojeg imenuje direktor KhPK pod uslovima ugovora o radu. Direktor škole bira kadrove i planira strategiju razvoja škole. Nastavnici škole sprovode organizacione i obrazovne aktivnosti u skladu sa poveljom ZKP-a i ovim propisima, obezbeđujući neophodan stručni nivo svog rada.
Škola se reorganizuje ili likvidira na osnovu odluke Saveta obrazovne ustanove KPK po nalogu direktora u slučaju kršenja ove odredbe ili statuta KPK.
Glavni dokument organizacije je licenca (1) sa listom stručnih obrazovnih programa, prema kojoj Državna obrazovna ustanova srednjeg stručnog obrazovanja "Habarovsk pedagoški koledž" ima pravo da obavlja obrazovne aktivnosti (2), kao i pravila za pružanje plaćenih usluga Habarovskog pedagoškog koledža, također zasnovana na općim odredbama.
Pravila za pružanje plaćenih obrazovnih usluga COD.
Opće odredbe:
Ova pravila su razvijena u skladu sa Zakonom Ruske Federacije. “O obrazovanju” sa izmjenama i dopunama Saveznog zakona od 13. januara 1996. br. 12-F3 (član 45); Model pravilnika o obrazovnim ustanovama srednjeg stručnog obrazovanja; Zakon Habarovske teritorije „O postupku uvođenja plaćenih usluga od strane državnih organa i lokalnih samouprava, državnih i opštinskih organizacija“ od 31. oktobra 1996. br. 73; Rezolucija načelnika administracije teritorije Habarovsk „O odobravanju Pravilnika o postupku uvođenja plaćenih usluga od strane državnih organa i lokalnih samouprava, državnih i opštinskih organizacija“ od 01.09.97. br. 383; College Charter; drugi regulatorni akti Ruske Federacije
Pravilima se utvrđuju postupak, vrste plaćenih obrazovnih usluga, uslovi i postupak za njihovo pružanje, te odgovornosti učenika.
Plaćene dodatne obrazovne usluge pružaju se kako bi se zadovoljile obrazovne potrebe učenika i poboljšao kvalitet obrazovnog procesa.
Mogućnost pružanja usluga ove vrste predviđena je Statutom Fakulteta i ostvaruje se na teret vanbudžetskih sredstava sponzora, organizacija, pojedinaca, uklj. roditelji.
Pravila su obavezna za sve zaposlene i studente KhPK.
Vrste plaćenih obrazovnih usluga (3).
Uslovi za pružanje plaćenih obrazovnih usluga:
Visoka škola pruža plaćene obrazovne usluge stanovništvu koje ima dozvolu za obavljanje relevantnih obrazovnih aktivnosti.
Obrazovne usluge se ne mogu pružati zauzvrat iu okviru osnovnih obrazovnih aktivnosti koje se finansiraju iz budžeta.
Prihod od navedenih aktivnosti koledža reinvestira se u ovu obrazovnu ustanovu po sopstvenom nahođenju, uključujući i povećanje troškova zarada zaposlenih na fakultetu. Ova aktivnost se ne smatra preduzetničkom.
Glavni tok dokumenata čine nalozi na osnovu zaključivanja ugovora „za pružanje plaćenih obrazovnih usluga“ (4). Naredbama se reguliše:
sastav studijskih grupa;
Nastavno osoblje;
školski raspored;
plaćanje časova;
i sl. organizaciona pitanja (odmori, itd.).
Postoji i dnevnik za evidentiranje pohađanja nastave i uspjeha, preko kojeg se prati rad nastavnog procesa, te satnica za nastavnika, prema kojoj se vrše isplate zaposlenima.
Izveštaji i nalozi se prosleđuju računovodstvu, koje zauzvrat kontroliše rad škole i plaća školsko osoblje.
1.4 Mogućnosti korišćenja savremenih računarskih tehnologija u kancelarijskom radu
Kada ljudi govore o automatizaciji kancelarijskog rada ili toka dokumenata, obično se misli na bilo koju informatičku tehnologiju koja se odnosi na obradu dokumenata – od upotrebe programera za obradu teksta do sistema upravljanja tokovima rada i upravljanja bazom podataka. U modernoj instituciji, glavni tehnološki alati za rad sa dokumentima su računari instalirani na radnim stanicama izvođača i povezani na mrežu. Ako računarska mreža pokriva barem sva radna mjesta službeničkog osoblja u strukturnim odjelima organizacije, tada postaje moguće koristiti mrežu za premještanje dokumenata i centralno praćenje tijeka službeničkog procesa - sve do rada izvođača. na dokumentima na svojim radnim mjestima.
U lingvističkoj školi „Uspeh“ pri KGOU SPO KhPK, računarska mreža ne pokriva sva radna mesta kancelarijskog osoblja, tako da je teško pratiti kretanje dokumenata i pratiti njihovo izvršenje. U osnovi, svi dokumenti se pripremaju pomoću tekstualnih i grafičkih uređivača, čije su mogućnosti razmotrene u nastavku, a zatim se u štampanom obliku prenose izvođačima. Stoga praćenje njihove implementacije postaje prilično teško. Da bismo pojednostavili zadatak kontrole, razvili smo sistem za automatizovanu registraciju i kontrolu izvršenja dokumenata baziran na programu Outlook. Prednosti razvoja našeg informacionog sistema posebno u Outlook-u su takođe detaljno razmotrene u nastavku. Uvođenje kompjuterizovanog sistema registracije dokumenata obezbeđuje prikupljanje i čuvanje sveobuhvatnih podataka o svim dokumentima organizacije, omogućava efikasnu kontrolu i vođenje informacionog i referentnog rada. Rad sa dokumentima u programu Microsoft Word
Savremeni kancelarijski rad karakteriše uvođenje računarske tehnologije u proces rada sa dokumentima. Razvoj tehnologije i novih informacionih tehnologija omogućava korištenje različitih uređivača teksta za rješavanje jednog od glavnih zadataka uredskog rada - kreiranja dokumenata. Ovo okruženje omogućava brzo uređivanje dokumenata, korištenje gotovih obrazaca (šablona) pri sastavljanju osnovnih tipova dokumenata, višestruku replikaciju kreiranih dokumenata i još mnogo toga.
Glavni softverski proizvodi koji se koriste za rješavanje ovog problema su Microsoft Word, Lexicon za Windows, WordPerfect za Windows. Čini se da je najoptimalnije raditi u Microsoft Wordu.
Word uređivač teksta je univerzalno softversko okruženje za rad sa tekstualnim dokumentima, dizajnirano da pojednostavi rad sa različitim vrstama dokumenata. Pruža razne mogućnosti, kako prilikom pripreme tekstova, tako i prilikom manipulacije gotovim tekstualnim dokumentima pohranjenim na različitim medijima. Novi tekstovi se mogu formirati od fragmenata gotovih tekstova; Možete ugraditi razne objekte kreirane u drugim aplikacijama u tekstove; tekstualni dokumenti se mogu prenositi preko komunikacionih linija lokalnih i globalnih računarskih mreža.
Za Word uređivač mogu se uočiti sljedeće karakteristike, koje su obično svojstvene drugim procesorima teksta:
korištenje raznih fontova i njihovih stilova;
korištenje u jednom dokumentu znakova iz alfabeta različitih jezika (ćirilica, latinica, grčki, arapski, hebrejski itd.);
uređivanje teksta i provjera pravopisa (pravopis i gramatika);
automatsko razdvajanje dokumenta na stranice, uvođenje naslova stranica (zaglavlja i podnožja), fusnota;
ugrađeni alati za poslovnu grafiku (omogućavaju vam da uključite dijagrame, crteže, dijagrame u tekst);
razni alati za formatiranje gotovog teksta (poravnanje, kolone, numeriranje);
održavanje tabele sadržaja na više nivoa;
pretražiti i zamijeniti fragment teksta;
rad sa više dokumenata istovremeno, uključujući dokumente iz različitih okruženja (tekst, tabele, grafike, baze podataka).
Osim toga, Word editor ima širok izbor alata za automatizaciju koji pojednostavljuju uobičajene zadatke:
rad sa makrosekvencijama simbola;
automatski ispravljajte greške u kucanju dok kucate;
automatsko oblikovanje teksta dok kucate (autoformat);
automatski prijedlog pune verzije datuma, kao i riječi ili fraza sa liste AutoText nakon unosa prvih nekoliko slova (autocompletion);
automatska analiza dokumenta kako bi se istakle njegove ključne odredbe, na osnovu kojih se sastavlja sažetak;
sposobnost kreiranja stilova;
automatsko pružanje savjeta i referentnih informacija koje mogu biti potrebne prilikom izvršavanja zadatka (pomoćnik);
prisustvo čarobnjaka za pisma, kalendare, dnevni red, biografije, koverte, faksove koji olakšavaju rad na kreiranju dokumenata.
Navedene MSWord funkcije uvelike pojednostavljuju rad kancelarijskog osoblja prilikom kreiranja i uređivanja tekstualnih dokumenata.
Rad sa dokumentima u MS EXCEL-u
Informaciona podrška upravljačkim aktivnostima obuhvata tehnologije za pripremu i obradu različitih vrsta dokumenata, u kojima značajno mjesto zauzimaju informacije u numeričkom obliku (finansijske, računovodstvene, plansko-analitičke i dr.), sastavljene u obliku različitih vrsta dokumenata. tabele, obrasci izjava, obrasci, liste. U takvim slučajevima veoma je korisna upotreba Excel tabela sa kojima možete: raditi sa tabelama i izvoditi proračune, uključujući i one veoma složene; graditi grafikone na osnovu podataka sadržanih u tabelama; kreirati baze podataka i obraditi ih.
Brojne publikacije posvećene su opisivanju mogućnosti MS Excel-a. Ovdje ćemo dati samo nekoliko preporuka koje mogu biti korisne prilikom kreiranja dokumenata i rada s njima u MS Excel-u.
Prilikom kreiranja bilo kog dokumenta u MS Excel-u, bez obzira na verziju ovog programa, preporučljivo je započeti sa opisom opštih svojstava koristeći naredbu Datoteka, Svojstva, Popunjavanje polja, Naslov, Predmet, Autor, Ključne riječi, čime se štedi vrijeme prilikom traženja razvijenih dokumenata.
Tabelarni prikaz podataka. Glavno svojstvo radnog lista u Excelu je mogućnost pohranjivanja podataka različitih tipova u susjedne ćelije: teksta, brojeva ili formula. Sve što treba da uradite je da aktivirate ćeliju i na tastaturi ukucate ono što vam treba. Vrsta unesenih podataka se određuje automatski i nije namjenjena toliko za pohranjivanje numeričkih i nenumeričkih podataka, već za obavljanje svih vrsta operacija s tim podacima. Formule su suština Excel-a. Mogu se graditi na različite načine.
Grafički prikaz statističkih podataka. U dokumentaciji, uz tabele, dijagrami se široko koriste. Oni su zgodno sredstvo za vizuelno predstavljanje podataka i uspešno dopunjuju tabele ili ih čak zamenjuju, pomažući u analizi i upoređivanju podataka i olakšavajući njihovu percepciju i interpretaciju.
Excel ima dva različita načina za kreiranje grafikona, na osnovu načina na koji su pohranjeni u memoriji vašeg računara: ugrađeni grafikoni i samostalni grafikoni. Ugrađeni grafikoni su grafikoni postavljeni na radnu stranicu i sačuvani u istoj datoteci (zauzimaju dio tabele). Pojedinačni dijagrami su nezavisni grafički objekti (zauzimaju cijeli ekran).
Da biste napravili bilo koji grafikon, potrebno je navesti podatke koji će se zatim grafički prikazati. Najlakši način za kreiranje ugrađenog grafikona je korištenje Čarobnjaka za grafikone. Nakon klika na dugme Čarobnjak za grafikone, na ekranu se pojavljuje dijaloški okvir u kojem nakon navođenja svih podataka dobijamo gotov grafikon.
Rad sa korisničkim šablonima. Da biste uštedjeli vrijeme utrošeno na izradu dokumenata, preporučljivo je sistematski analizirati sadržaj dokumenata i razvijati njihove standardne obrasce. Osnova za kreiranje standardnog dokumenta je šablon. Izvršavanje naredbe File, New u Microsoft Excel-u traži od vas da odaberete jedan od predložaka za kreiranje novog dokumenta.
Zaglavlja i podnožja u Excel-u. Kako bi se pojednostavio rad sa štampanim dokumentima, preporučljivo je koristiti zaglavlja i podnožja. Zaglavlje ili podnožje je polje u koje možete unijeti referentni ili objašnjavajući materijal, kao što su naziv datoteke, naziv radnog lista, broj stranice, trenutni datum i vrijeme, naziv odjela i druge informacije o usluzi. Informacije unesene u zaglavlje i podnožje samo jedne stranice pojavljuju se u zaglavlju i podnožju svih stranica. Zaglavlja i podnožja nalaze se na vrhu ili dnu stranice. U Excelu možete koristiti ugrađene formate zaglavlja i podnožja ili kreirati vlastite. Prije štampanja možete postaviti njihovu lokaciju u odnosu na ivicu stranice.
Razmatrani primjeri upotrebe tekstualnih i grafičkih uređivača uglavnom se koriste kao sredstvo za kreiranje dokumenata. Ali vrlo je teško, uz veliki protok dokumenata u organizaciji, tražiti potrebne informacije i pratiti odnos kreiranog dokumenta sa drugim dokumentima koji se odnose na njega. Stoga se u današnje vrijeme za informatičku podršku savremenih institucija sve više koriste sistemi za upravljanje bazama podataka (DBMS).ACCESS, kao sredstvo kreiranja i rada baze podataka
Trenutno se nekoliko najpopularnijih sistema za upravljanje kancelarijskim bazama podataka (DBMS) koristi za kreiranje baza podataka u malim organizacijama, ali najrasprostranjeniji iz mnogo razloga je Access DBMS iz Microsofta (ili MS Access). U zavisnosti od mogućnosti određenog računara i verzije instaliranog operativnog sistema (Windows 98, Me, 2000, XP), koriste se različite verzije DBMS-a (Access 97, 2000, XP).
Access u potpunosti implementira upravljanje relacionim bazama podataka. Sistem održava primarne i strane ključeve i sprovodi integritet podataka na nivou kernela (što sprečava nedosledne operacije ažuriranja ili brisanja). Osim toga, tabele u Accessu su opremljene alatima za provjeru valjanosti podataka koji sprječavaju netačan unos bez obzira na to kako se unose, a svako polje tablice ima svoj format i standardne opise, što uvelike pojednostavljuje unos podataka. Osnovne karakteristike svakog DBMS-a su tipovi podataka koje može pohraniti i obraditi. Access DBMS vam omogućava da koristite sljedeće tipove podataka u zapisima:
Brojač: Vrijednost ovog polja se automatski postavlja kada se u bazu podataka doda novi zapis. Vrijednosti u ovim poljima nisu dostupne korisniku i ne mogu se ažurirati: ako se neki zapisi izbrišu, brojač nastavlja postojeće numeriranje.
Tekst: ovo polje može sadržavati do 255 karaktera slobodnog teksta. Ako dužina polja nije navedena, onda je zadana dužina 50 znakova: takvo polje može sadržavati proizvoljan skup znakova dužine do 64K.
Numerički: sadrži cijele brojeve i/ili razlomke i zauzima od jednog do osam bajtova, ovisno o vrsti (veličini) broja.
Datum/Vrijeme: Sadrži datum u različitim formatima (na primjer, kratki format - 12/31/04, dug format - 12/31/04 23:59:59, itd.).
Monetary: Ovo polje specificira novčani iznos na 15 cijelih i 4 decimale (obično se prikazuju samo dvije decimale).
Boolean: Ova polja sadrže Boolean vrijednosti DA ili NE.
OLE objekat: Ova polja pohranjuju objekte koji su prebačeni iz drugih aplikacija (slike, tabele).
Ako posebna obrada ne rezultira nijednom vrijednosti u poljima, sistem pruža punu podršku za prazne vrijednosti.
Relaciona obrada podataka u Accessu, zbog fleksibilne arhitekture sistema, može zadovoljiti sve potrebe. Istovremeno, Access se može koristiti kao samostalni DBMS u režimu servera datoteka ili kao klijentska komponenta proizvoda kao što je SQL Server. Osim toga. Access podržava ODBC (Open Database Connectivity) protokol, koji vam omogućava da se povežete na baze podataka u mnogo različitih formata, kao što su SQL Server, Oracle, Sybase, pa čak i DB/2 za IBM mainframe računare.
Access podržava obradu transakcija uz osiguranje integriteta. Dodatno, obezbeđena je sigurnost na nivou korisnika, što vam omogućava da kontrolišete pristup podacima za pojedinačne korisnike i čitave grupe.
Microsoftov sistem pomoći je i dalje najbolji u industriji, kako za nove tako i za iskusne korisnike. Access pruža kontekstualnu pomoć kojoj možete pristupiti samo klikom
Čarobnjak može pretvoriti sate rada u minute. Majstori postavljaju sugestivna pitanja u vezi sa sadržajem, stilom i formatom kreiranog objekta; oni tada automatski grade željeni objekat. Access uključuje gotovo stotinu čarobnjaka koji vam pomažu da dizajnirate baze podataka, aplikacije, tabele, obrasce, izvještaje, grafikone, oznake, kontrole i svojstva. Možete čak i prilagoditi čarobnjake za rješavanje različitih problema. Omogućava vam uvoz i izvoz datoteka mnogih dobro poznatih formata, uključujući dBASE, FoxPro, Excel, SQL Server, Oracle, Btrieve, mnoge ASCII tekstualne formate (uključujući one s fiksnom dužinom linije ili određeni graničnik), kao i podaci u HTML formatu. Kao rezultat uvoza, kreira se Access tabela; Izvozom Access tabele kreira se datoteka u navedenom formatu.
Povezivanje (ranije nazvano pridruživanje) znači da možete koristiti vanjske podatke bez kreiranja Access tablice. Možete uspostaviti slične odnose sa dBASE, FoxPro, Excel, ASCII i SQL podacima. Veoma moćna karakteristika je povezivanje Access tabela sa njihovim eksternim tabelama i njihovo deljenje - ovo se odnosi na Access, dBASE, FoxPro i SQL Server tabele.
Prozori dizajnera obrazaca i izvještaja imaju isto sučelje i pružaju korisniku mnogo opcija. Obrazac ili izvještaj je dizajniran prema WYSIWYG principu (ono što vidite, to i dobijete). Dodavanjem drugog kontrolnog elementa korisnik vidi kako se kreirani obrazac mijenja.
Možete uključiti tekstualne okvire, radio dugmad, potvrdne okvire, linije i pravokutnike u obrasce i izvještaje, a možete ih dizajnirati bojom i sjenom. Štaviše, možete uključiti cijele slike, dijagrame, podobrasce i podizvještaje. Istovremeno, svi parametri prezentacije podataka ostaju potpuno pod kontrolom korisnika.
Obrasci mogu obuhvatiti mnogo stranica, a izvještaji mogu imati mnogo nivoa grupisanja i sumiranja podataka.
Obrasci i izvještaji se mogu pregledati u načinu pregleda, pružajući pogled iz ptičje perspektive promjenom zuma. U modu dizajna, možete vidjeti izvještaj sa lažnim podacima tako da ne morate čekati da se obradi velika stvarna datoteka.
Report Builder je veoma moćan alat koji omogućava do deset nivoa grupisanja i sortiranja. Zahvaljujući njemu moguće je kreirati izvještaje sa procentima i ukupnim iznosima, koji se mogu dobiti u samo dva prolaza.
Jedna od najmoćnijih funkcija Accessa je i njegova najvažnija. Relacije vam omogućavaju grafičko povezivanje tablica. Možete čak i povezati tabele koje predstavljaju različite tipove datoteka (na primjer, Access tablicu i dBASE tablicu). Nakon takve veze, tabele se pojavljuju kao jedna cjelina i sada možete graditi upite u odnosu na bilo koji podatak u njima. Možete odabrati određena polja, definirati redoslijed sortiranja, kreirati izračunate izraze i unijeti kriterije za odabir željenih zapisa. Rezultate upita možete prikazati kao tabelu, obrazac ili izvještaj. Od korisnika se ne traži da unaprijed postavlja veze; umjesto toga, jednostavno unesite alat za pravljenje upita (na primjer, kada želite da napravite određeni izvještaj).
Upiti se koriste i u drugim slučajevima. Možete kreirati upite koji izračunavaju ukupne iznose, prikazuju grupisane tabele i prave nove tabele. Upit se čak može koristiti za ažuriranje podataka u tabelama, brisanje zapisa i dodavanje jedne tabele drugoj.
Access koristi istu grafičku aplikaciju kao Microsoft Word, Excel, PowerPoint i Project. Omogućava vam da kreirate stotine tipova grafikona i grafikona, prilagođavajući ih na osnovu vaših specifičnih potreba. Možete kreirati trakaste grafikone, trakaste grafikone, tortne grafikone, površinske grafikone i druge grafikone u 2D i 3D. Mogu biti po želji popraćeni tekstom, ukrašeni u različitim bojama i šarama. Vrijednosti se mogu prikazati u stupcima ili dijelovima tortnih grafikona. Možete rotirati slike dijagrama tako da se reproduciraju iz bilo kojeg prikladnog ugla gledanja. Sve to omogućava program Access Graph.
Koristeći DDE (Dynamic Data Exchange) i OLE (Object Linking and Embedding), možete dodati sve vrste novih objekata u Access obrasce i izvještaje. Takvi objekti mogu biti zvuk, slike, dijagrami, pa čak i video snimci. Možete ugraditi OLE objekte (kao što su bitmape) ili dokumente za obradu teksta (Word ili WordPerfect) ili povezati s Excel tabelama. Povezivanjem ovih objekata sa svojom bazom podataka, korisnik može kreirati dinamičke obrasce i izvještaje, te koristiti iste informacije u različitim Windows aplikacijama.
Access sada pruža sve funkcije koje omogućavaju aplikaciji da se poveže na Internet/intranet. Jednim klikom možete spremiti tabele, upite, obrasce i izvještaje u HTML formatu. Odgovarajući čarobnjak omogućava čak i početnicima da prenesu HTML kodove sa objekta na web stranicu, čineći ih dostupnim za upotrebu svima koji surfuju internetom. Hiperveze vam omogućavaju da pristupite podacima na web stranici direktno iz Access formulara.Sadrži preko stotinu funkcija (malih ugrađenih programa koji vraćaju vrijednost kada se izvrše) koje obavljaju širok spektar zadataka. Postoje funkcije za manipulaciju bazama podataka, stringovima, brojevima u formatu datuma i vremena, matematičke, poslovne i finansijske. Mogu se koristiti za kreiranje izračunatih izraza u obrascima, izvještajima i upitima.
Za one koji ne programiraju (ili napredne korisnike koji jednostavno ne žele kodirati), Access nudi makroe. Omogućuju vam automatizaciju određenih zadataka. Pedesetak makroa omogućava manipulisanje podacima, kreiranje menija i dijaloških okvira, otvaranje obrazaca i izveštaja, jednom rečju, automatizuje izvršavanje gotovo svakog zadatka. Koristeći makroe, možete riješiti oko 90% svih zadataka obrade podataka.Ovo je ozbiljno okruženje za razvoj aplikacija sa potpuno funkcionalnim programskim jezikom. Visual Basic za aplikacije – VBA (ranije poznat kao Access Basic) implementira objektno orijentisani pristup programiranju i omogućava programeru da radi skoro sve što se može zamisliti. To je moćan strukturirani programski jezik.
Potpuno opremljeno razvojno okruženje podržava mnoge moćne moderne funkcije: režim sa više prozora za uređivanje i otklanjanje grešaka, automatsku proveru sintakse, tačke prekida, izvršavanje korak po korak, pa čak i pomoć u sintaksi koja prikazuje predloge komandi na ekranu.
U poslovnom ili privatnom životu često morate raditi s podacima iz različitih izvora, od kojih je svaki povezan s određenom vrstom aktivnosti. Koordinacija svih ovih podataka zahtijeva specifična znanja i organizacijske vještine. Microsoft Access kombinuje informacije iz različitih izvora u jednu relacionu bazu podataka. Obrasci, upiti i izvještaji koje kreirate omogućavaju vam da brzo i efikasno ažurirate podatke, dobijete odgovore na pitanja, tražite podatke koji su vam potrebni, analizirate podatke i odštampate izvještaje.
U bazi podataka, informacije iz svakog izvora se pohranjuju u posebnu tabelu. Kada radite sa podacima iz više tabela, između tabela se uspostavljaju odnosi.
Kreira se upit za pretraživanje i odabir podataka koji ispunjavaju određene uvjete. Upiti vam takođe omogućavaju da ažurirate ili izbrišete više zapisa odjednom i izvršite ugrađene ili posebne proračune.
Obrasci se koriste za pregled, unos ili promjenu podataka direktno u tabeli. Obrazac vam omogućava da odaberete podatke iz jedne ili više tabela i prikažete ih na ekranu koristeći standardni ili prilagođeni izgled.
Izvještaj koristite za analizu podataka ili za ispis na određeni način; na primjer, možete kreirati i odštampati izvještaj koji grupiše podatke i izračunava ukupne vrijednosti.
Za automatsko izvođenje određenih operacija koriste se makroi koji sadrže skup jedne ili više makro naredbi, kao što su otvaranje obrazaca ili štampanje izvještaja. Makroi mogu biti korisni za automatizaciju zadataka koji se često obavljaju. Na primjer, kada korisnik klikne na dugme, možete pokrenuti makro koji ispisuje izvještaj.
Ponekad je potrebno kreirati vlastitu proceduru koju treba pokrenuti iz bilo kojeg prozora u bazi podataka ili proceduru dizajniranu za rukovanje određenim događajem. Skup takvih procedura u jeziku Visual Basic, sastavljenih u jednu programsku jedinicu, naziva se modul. Postoje dvije glavne vrste modula: moduli klase i standardni moduli. Moduli klase su moduli obrazaca i moduli izvještaja povezani sa određenim obrascem ili izvještajem. Često sadrže procedure za rukovanje događajima (kao što je pritisak na taster) i kreiraju se automatski kada kreirate prvu proceduru događaja. Standardni moduli sadrže uobičajene procedure koje nisu povezane ni sa jednim objektom, kao i često korištene procedure koje se mogu pokrenuti iz bilo kojeg prozora baze podataka.
POGLAVLJE 2. KORIŠĆENJE MS OUTLOOK-a ZA ORGANIZOVANJE UREDSKIH PROCESA I TOKA DOKUMENTA
.1 Savremena sredstva za organizaciju kancelarijskog rada i toka dokumenata
Zahtjevi za savremeni kancelarijski rad i protok dokumenata. Svaki dokument mora brzo stići na odredište (inače jednostavno nema smisla). U mnogim slučajevima, zadatak dostave dokumenata je dodijeljen važnoj vladinoj agenciji - pošti. Međutim, ono što se takođe traži od dokumenta je da će uvijek biti koristan i da se može brzo pronaći u pravo vrijeme.
Kada radite s dokumentom, morate se pridržavati određenih pravila. Naravno, takva pravila ne mogu biti složena, ali se mora složiti da takva pravila moraju postojati i da ih se treba pridržavati. Sa ovom tezom niko neće raspravljati, ali nažalost, u praksi bilo koje organizacije ima dovoljno dosadnih (i skupih) primjera nepoštovanja osnovnih zahtjeva kancelarijskog rada.
Ne treba očekivati da će svi zaposleni uvijek biti izuzetno disciplinovani i da će biti hodajući priručnici za kancelarijsko upravljanje. Ali pametan zaposlenik uvek treba da zna gde da dobije odgovore na svoja pitanja.
Iskustvo je pokazalo da se i u maloj kancelariji moraju napisati pravila kancelarijskog rada. Zapravo, ako zahtijevate red u poslovima od podređenih i očekujete takav red, onda se ne biste trebali oslanjati na kolektivno pamćenje svojih zaposlenika. Bolje je jednom potrošiti dva sata na sastavljanje skupa općih pravila nego stalno biti uznemiren nedostatkom potrebnih dokumenata i "gluposti" zaposlenih.
Osnove kancelarijskog rada. Šta treba da se ogleda u internim pravilima kancelarijskog rada? Nemoguće je sve predvideti i tome se ne treba težiti, ali je preporučljivo da se u ovim pravilima propisuju određeni standardni zahtevi.
Prije svega, popis poslova same kompanije ili odjeljenja, njihove oznake i nazivi.
Potrebno je naznačiti ko je lično odgovoran za svaki od fajlova i gdje se ti fajlovi trebaju čuvati. Kako bi se izbjegli nesporazumi, potrebno je uspostaviti neophodnu listu službenika koji moraju ovjeriti dokumente svakog slučaja.
Trebalo bi utvrditi na kojim računarima iu kojim folderima treba da se čuvaju dokumenti svakog predmeta i ko može imati pristup fajlovima svakog predmeta.
Redosled rada na dokumentu ne mora uvek biti regulisan, ali dobra praksa zahteva da se na svakom računaru dodeli unapred dogovoreni folder za rad na tekućim dokumentima. Ovo će biti vrlo korisno kada trebate hitno pronaći datoteku u odsustvu njenog vlasnika. Posebno treba navesti da nakon odobrenja dokumenta njegove verzije treba obrisati kako ne bi došlo do nesporazuma, a datoteku dokumenta premjestiti iz mape trenutnih dokumenata u mapu koja je za to određena.
Period skladištenja za dokumente i povezane datoteke također treba navesti.
Preporučljivo je unaprijed odrediti postupak privremenog uklanjanja dokumenata iz dosijea (na primjer, dobra praksa zahtijeva da se umjesto oduzetog dokumenta u dosije mora ubaciti list papira sa naznakom ko je, kada i zašto izuzeo dokument iz dosijea). fajl).
Potrebno je precizirati proceduru registracije dokumenata i obaveznu prirodu ovog postupka. Obično se dokumenti registruju formiranjem broja dokumenta od broja predmeta i samog registarskog broja, ne zaboravljajući datum registracije.
Kopija dokumenta koji se čuva u dosijeu, po pravilu, mora imati potpis programera i sve potrebne vize.
Posebno treba precizirati proceduru i vrijeme interne distribucije dokumenata, uključujući operativne odluke (odluke i naredbe rukovodilaca, zapisnike sa operativnih sastanaka, itd.). Trebalo bi naznačiti ko je odgovoran za ovo.
Preporučuje se da se u pravilima kancelarijskog rada predvidi spisak radnji koje moraju biti dokumentovane aktima utvrđene forme - pedantnost ove vrste neće otuđiti savjesne rukovodioce. Korisno je priložiti uzorke dizajna standardnih dokumenata pravilima kancelarijskog rada i, kako steknete iskustvo, čak i naznačiti nazive i lokacije odgovarajućih standardnih predložaka dokumenata na diskovima računara - to će uštedjeti vrijeme, disciplinirati osoblje i doprinose formiranju korporativnog stila za rad s dokumentima.
Kancelarijski rad i tok dokumenata korišćenjem elektronskih komunikacionih sistema. Slanje dokumenata se najčešće povjerava mailu. Ali razvoj kompjuterske tehnologije u proteklim decenijama doveo je do toga da je pošta svih zemalja izgubila monopol na slanje informacija. Manja modifikacija svakog računara može ga učiniti moćnim komunikacijskim alatom.
Ova knjiga ne opisuje zamršenosti elektronskih komunikacija - to je posao profesionalaca, a desetine kompanija nude svoje kompetentne usluge u ovoj oblasti. Važno je da vi i ja shvatimo koje mogućnosti se kriju u elektronskim komunikacijskim sistemima.
Postoje dva fundamentalno različita tipa elektronskih komunikacijskih uređaja. Iako razlika između njih može biti potpuno nevidljiva korisniku, korisno je znati o njima.
Prva grupa je dizajnirana da podrži lokalne mreže računara, među kojima razmak može biti od metara do kilometara. U tom slučaju svaki od računara u lokalnoj mreži mora biti opremljen posebnim elektronskim uređajem - takozvanom mrežnom karticom. Osim toga, svi računari uključeni u lokalnu mrežu moraju biti međusobno povezani posebnim kablom, a bit će potrebna i dodatna oprema. Njegov sastav u velikoj mjeri ovisi o dužini lokalne mreže.
Druga grupa uređaja ne zahtijeva instalaciju posebnih kablovskih mreža, već je u početku usmjerena na korištenje standardnih telefonskih komunikacijskih kanala. Za korištenje ove tehnologije računalo mora biti opremljeno posebnim uređajem - modemom i uz pomoć ovog uređaja mora biti povezano na telefonske komunikacijske kanale. Kada koristite modeme, udaljenost između računara i njihova lokacija više nisu bitni – potreban vam je samo pristup telefonskim komunikacijskim kanalima. Na ovom principu se zasniva svjetska kompjuterska mreža Internet. Međutim, potrebno je razumjeti da softver razvijen za Internet također može uspješno raditi na lokalnim mrežama računala unutar oka. U zemljama sa najrazvijenijim elektronskim komunikacijama, digitalni potpisi se već široko koriste u mnogim oblastima delatnosti, pa čak i, na primer, u korporativnim sistemima upravljanja proizvodnjom, kompjuterskim sistemima projektovanja i bankarskom sektoru. Elektronski potpis je postao toliko važan faktor u poslovnom životu da su Sjedinjene Američke Države već usvojile zakon o postupku njegove upotrebe i, pod određenim uslovima, jednak je tradicionalnom potpisu (međutim, u američkom zakonodavstvu postoji mali broj pravnih postupaka na koje se digitalni potpis ne primjenjuje će). Vjerovatno je usvajanje sličnog zakona u Rusiji samo pitanje vremena.
Sistemi upravljanja korporativnim dokumentima. Svaki dokument se može predstaviti kao fajl. A manipulacija datotekama, njihova obrada i slanje je upravo ono što kompjuteri najbolje rade. Stoga su logika događaja, konkurencija i ljudska genijalnost brzo osigurali da se dokument sada može generirati, dogovoriti, potpisati, poslati i pročitati bez štampanja na papiru. Budući da računar ništa ne zaboravlja, ništa ne gubi i ništa ne zbunjuje, a troškovi pohranjivanja informacija u njega brzo opadaju, pokazalo se učinkovitim potpuno povjeravanje svih dokumenata kompanije kompjuterima.
Zbir svih dostignuća informacionih tehnologija doveo je do pojave korporativnih sistema za upravljanje dokumentima. Za kreiranje ovakvog sistema neophodno je da zaposleni u kompaniji imaju pristup računarima opremljenim elektronskim komunikacionim alatima i posebnim softverom. Korporativni sistem upravljanja dokumentima vam omogućava da sa dokumentima radite sve što se sa njima radi u bilo kom sistemu za upravljanje kancelarijama i dokumentima. Istovremeno, korporativni sistem upravljanja dokumentima pruža fundamentalno nove mogućnosti dostupne samo računarima. To znači da unutar takvog sistema računari kombinuju sve svoje najbolje kvalitete za dobrobit cilja.
Na primjer, u takvom sistemu za upravljanje dokumentima možete staviti elektronski potpis na dokument, ograničiti pristup dokumentu, poslati ga određenim zaposlenima određenim redoslijedom, u bilo kojem trenutku odrediti gdje i u kojoj fazi obrade se neki dokument nalazi. , i pregledati bilješke zaposlenih koji su obrađivali dokument povezan s njim.
Sistem upravljanja korporativnim dokumentima je sposoban da razume procese obrade dokumenata koji se pravilno primenjuju u kompaniji. Oni vam omogućavaju da opišete standardni dokument (ulazni ili odlazni), njegove karakteristične detalje, proceduru njegove obrade i prava učesnika u takvom procesu. Nakon toga, proces će se automatski održavati striktno i precizno. Dokument će se uzastopno prenositi od jednog službenika do drugog u skladu sa prihvaćenom tehnologijom obrade dokumenta odgovarajuće vrste. Svaki zaposleni će dobiti blagovremeno obavještenje o prijemu dokumenta koji mu je poslat i neće morati nigdje ići po njega. Dokument će stići zajedno sa potrebnim komentarima zaposlenih i naznakom koliko hitno treba obraditi ovaj dokument. Sistem upravljanja korporativnim dokumentima u velikoj meri olakšava prikupljanje generalizovanih podataka, što zahteva obradu velikog broja dokumenata koji se odnose na različite vremenske periode i različite oblasti delatnosti.
Štaviše, dokument u takvim sistemima postaje ne samo sam dokument, tabela, dijagram, već i svaka slika (statička ili dinamička), zvučni zapis i općenito sve što kompjuter može obraditi. Primjer statične slike može biti, na primjer, crtež bilo koje složenosti ili elektronski model jedinice, proizvoda ili strukture. Dinamična slika može biti jednostavna reklamna prezentacija ili čak pravi video. Podsjetimo da je korporativni sistem toka dokumenata neosjetljiv na udaljenosti i omogućava, u okviru jedinstvenog sistema, prema jedinstvenim pravilima, da radi u svim ograncima kompanije (uključujući, na primjer, australijsku i magadansku) kao da su svi sjedi u susjednim prostorijama. U ovom slučaju posao će se obavljati u realnom vremenu, odnosno nekoliko minuta je dovoljno da se dokument pošalje na hiljade kilometara.
Naravno, sistem upravljanja korporativnim dokumentima nije jeftino zadovoljstvo. Ali koliko može koštati izgubljen ili pogrešno obrađen dokument u stvarnom životu, koliko pravovremene i tačne informacije? Ponekad je u pitanju opstanak kompanije. Osim toga, ne zaboravimo da je smanjenje troškova kompjuterske obrade podataka i pohranjivanja informacija u memoriju računala jedan od najdinamičnijih pozitivnih procesa u povijesti čovječanstva.
Postoji nekoliko vrsta softvera za korporativno upravljanje dokumentima vrijednih pažnje, ali jedan od neprikosnovenih lidera na ovom tržištu je Lotus Notes sistem i širok spektar sistema i softverskih proizvoda izgrađenih na njegovim karakterističnim rješenjima. Upravo je to raspon softverskih sistema i rješenja čije će se mogućnosti morati razumjeti uz učešće trgovaca i stručnjaka, uzimajući u obzir zahtjeve određene kompanije. Važno je shvatiti da Lotus Notes tehnologije trenutno uključuju i alate za razvoj aplikacija (programa) za distribuirana (multi-računarska) računarska okruženja, kao i gotove softverske proizvode za upravljanje tokovom korporativnih dokumenata. Primjer (ne jedini) softverskog proizvoda izgrađenog na Lotus Notes tehnologijama i koji pruža podršku za korporativni protok dokumenata je Domino.Doc sistem..Doc ima vrlo široke mogućnosti za kreiranje i upravljanje dokumentima u distribuiranom računarskom okruženju, pružajući pouzdanost karakteristika modernih industrijskih rješenja koja uključuje sljedeće funkcije:
razvoj dokumenata pomoću bilo kojeg Windows softvera;
podrška kolektivnom radu na dokumentima;
registracija ulaznih i odlaznih dokumenata;
podrška u obliku dokumenata svih podataka koji se mogu pohraniti u elektronskom obliku;
čuvanje verzija dokumenta;
alati za pretraživanje teksta i pronalaženje dokumenata u punom obimu; O kreiranje standardnih dokumenata;
podrška za industrijsku sigurnost i šifriranje dokumenata;
osiguranje identifikacije korisnika i radnih grupa korisnika u skladu sa hijerarhijskom strukturom organizacije;
podrška za rad sa mobilnim i isključenim korisnicima (na primjer, s prodavačima koji putuju koji imaju laptop računare i povremeno ih povezuju na mrežu).
Naravno, ovako složen softverski sistem zahtijeva kvalifikovanu konfiguraciju i podršku stručnjaka, ali njegova visoka efikasnost i fleksibilnost će pružiti rješenje za mnoge probleme koji su ključni za produktivan rad. Za one koji pokušavaju da uspiju u modernom poslovanju, važno je da shvate da u brzom okruženju nijedno rješenje neće dugo biti dobro. Alati za postavljanje korporativnih sistema upravljanja dokumentima (i, naravno, Domino.Doc) omogućavaju vam da brzo osigurate sve manevre kompanije kako u njenoj strukturi tako iu specifičnostima usluga koje pruža, uz povjerenje da će povjerljive informacije ostati povjerljive , a tačne i potpune informacije će ostati tačne i potpune.
Završavajući kratak opis korporativnih sistema za upravljanje dokumentima, treba napomenuti da se novi softverski proizvodi i rješenja brzo pojavljuju na ovom tržištu, a ako ste zainteresovani, svakako se upoznajte sa cjelokupnim asortimanom softverskih proizvoda i usluga na tržištu. prije donošenja odluke.
2.2 Implementacija toka dokumenata lingvističke škole „Uspeh“, kao strukturne jedinice KGOU SPO KhPK, u okruženju MS Outlook
.2.1 Karakteristike sistema Microsoft Outlook
Uz Power Point prezentacijski program, Outlook menadžer komunikacija i dalje je naveden kao autsajder u MS Office paketu. Kućni korisnici ga gotovo odmah precrtavaju sa liste instaliranih programa tokom instalacije “office”. A među zaposlenima u kompanijama i preduzećima malo je onih koji mogu u potpunosti iskoristiti mogućnosti ovog odličnog paketa.
Znatan dio odgovornosti za ovu nesretnu činjenicu leži na plećima samih programera - Outlook je do izlaska najnovije verzije ostao jedan od najglomaznijih i najnezgodnijih MS Office modula, a divlji broj grešaka u lokaliziranoj verziji značajno je kvarilo raspoloženje domaćim korisnicima. I to je bilo utoliko dosadnije jer je, prema riječima kreatora, trebao postati centar uredskog paketa i svakodnevni alat za svakog korisnika. Danas za to postoje svi razlozi - greške su ispravljene, a rad s programom postao je mnogo praktičniji nego prije.
Adresar. Kontakt menadžer. Ako je Outlook „srce“ MS Officea, onda je srce samog Outlooka, bez sumnje, menadžer kontakata. Na kraju krajeva, podatke iz adresara će koristiti ne samo on, već i svi programi iz MS Office porodice. Za razliku od jednostavnog Outlook Express adresara, menadžer kontakata vam omogućava da kreirate čitav dosije o svim vašim kolegama i poznanicima. Pored čisto poslovnih informacija, adresar sadrži posebna polja za ime vaše supruge, rođendan, godišnjicu braka vašeg kolege ili prijatelja. Za sada nemojte razmišljati o tome zašto se program trebao raspitati o takvim ličnim podacima - samo popunite formular u adresaru. Kasnije ćemo vidjeti koliko u potpunosti Outlook koristi sve informacije koje unesete.
Upravitelj kontakata vam omogućava ne samo da kreirate zasebne unose za svakog primaoca, već i da ih kombinujete u grupe, kreirajući takozvane „liste distribucije“ - ova funkcija će vam dobro doći kada trebate poslati istu poruku ili datoteku svima zaposlenika bilo kojeg odjela u vašoj kancelariji.
Email. U Windows-u, kao što znamo, e-poštom upravlja najmlađi član Outlook porodice - Outlook Express. I ovaj posao radi gotovo bolje od svog “velikog brata”. Ispravnije radi sa kodiranjem na ruskom jeziku koji se razlikuje od standardnog Windows kodiranja i može primati ne samo lične elektronske poruke, već i poruke iz novinskih grupa...
Ali poenta ovdje nije u tome da je Outlook Express dobar, a Outlook loš: samo ova dva programa imaju malo različita "područja aktivnosti". Fokusiran na rad u korporativnom mrežnom okruženju, Outlook vam omogućava da pošaljete poruku ili datoteku ne samo na internet adresu, već i kolegi na lokalnoj mreži.
Poruke možete kreirati ne samo u uređivaču ugrađenom u program, kao što je to bio slučaj u Outlook Expressu: sada svaki MS Office paket može postati vaš "stol". Nakon što ste kreirali tabelu u Excel-u ili tekstualni dokument u Wordu, možete je poslati željenom primaocu pomoću menija „Datoteka/Pošalji“ bez napuštanja programa.
Kao paket za poslovnu upotrebu, Outlook ima veoma napredne metode zaštite odlaznih poruka pomoću ugrađenih sistema šifrovanja i pojedinačnih elektronskih potpisa. Za kućnog korisnika svi ovi stupnjevi zaštite često izgledaju pretjerani, ali budite sigurni da pri slanju povjerljivih podataka dodatna mjera opreza neće naškoditi. Ima Outlook i sistem filtera za čišćenje pošte od svih vrsta „elektronskog smeća“ – komercijalnog oglašavanja, koje se bez pristanka vlasnika u izobilju sipa u svako poštansko sanduče.
Faks uređaj. Prve verzije Outlooka uključivale su program MS Fax kao klijent za faks, s kojim je jednostavno bilo nemoguće raditi bez suza. Prilikom kreiranja Outlook 2000, njegovi programeri su odlučili da isprave ovaj propust zamjenom vlasničkog proizvoda skraćenom verzijom Symantec Fax paketa.
Možete kreirati faks poruku direktno iz Outlook ljuske, ali je mnogo zgodnije to učiniti iz drugih MS Office paketa - Word ili Excel - koristeći već poznati meni "File / Send". Fax Message Wizard će vam omogućiti da svom dokumentu dodate lijepo i informativno zaglavlje, a sve potrebne informacije za slanje, uključujući i broj faksa, biće preuzete iz adresara. Osim slanja, Outlook se može konfigurirati za primanje faksova, i ručno i automatski. Jedan od rijetkih nedostataka Outlook Fax Wizard-a je nemogućnost slanja samostalno zakazanih e-mailova velikom broju korisnika: da biste to učinili, morat ćete instalirati dodatnu verziju Symantec WinFax Pro s punim mogućnostima.
Video konferencije. Ako je računar vašeg primaoca opremljen barem najjednostavnijom web kamerom, možete organizirati „video konferenciju“ u realnom vremenu u bilo koje vrijeme koristeći program Net Meeting instaliran na vašem računaru. I možete, naravno, pozvati svog budućeg kolegu na virtuelni "sastanak" koristeći Outlook. Šteta je samo što su u praksi domaćeg poslovanja još uvijek relativno rijetke video konferencije unutar ureda, a šefovi radije daju vrijedne instrukcije svojim podređenima, da tako kažem, u realnom modu.
Kalendar nije samo kalendar, već i detaljan dnevnik sa mogućnošću kreiranja satnog rasporeda za najmanje cijelu godinu unaprijed. Istovremeno, svi događaji i sastanci planirani za svaki dan mogu se podijeliti u kategorije, a zatim se raspored za svaki od njih može posebno prikazati na ekranu. Na kraju ćete dobiti poseban kalendar za “poslovne sastanke”, “sastanke”, “ručkove” i “planiranje sastanaka”... a možda čak i “ljubavne sastanke”. Naravno, ne postoji takva kategorija, ali ništa neće spriječiti korisnika da je sam kreira.
Osim jednokratnih događaja, možete planirati i one koji se ponavljaju. Rezultirajući kalendar se može prikazati u nekoliko načina: događaji za tekući dan, za sedmicu, za mjesec.
Zadaci. Osim kalendara, Outlook ima još jedan ugrađeni alat za planiranje - listu zadataka. U njemu ne samo da možete detaljno opisati šta tačno treba da se uradi i kada, već i naznačite koliko dugo planirate da se sastanete, koji je obim posla, koliko će koštati završetak, itd.
Još jedan mali, ali važan detalj: Outlook može snimiti prijem narudžbi i nekih drugih vrsta elektronskih dokumenata u posebnu fasciklu pod nazivom “Dnevnik”.
2.2.2 Rješavanje problema računovodstva i praćenja izvršenja dokumenata u MS Outlook okruženju
1. Pokrenite Outlook klikom na dugme na Microsoft Office panelu ili pomoću dugmeta „Start“:
Start - Programi - Microsoft Outlook
Pronađimo grupe radnih foldera u prozoru programa.
Snimanje informacija o ljudima u folderu Kontakti. Fascikla Contacts je organizirana kao baza podataka. U njemu možemo pohraniti širok raspon informacija: e-mail adresu, poštansku adresu, nekoliko telefonskih brojeva i neke lične podatke vezane za kontakt osobu, na primjer, rođendan i godišnjicu nekog događaja. Kada unesete ime ili adresu kontakta, Outlook razdvaja informacije na komponente i stavlja ih u zasebna polja. Kontakte možemo sortirati, grupirati i filtrirati prema bilo kojem dijelu imena ili adrese. Jednostavno kliknite na dugme ili izaberite komandu menija da tom kontaktu pošaljete pozivnicu za sastanak, e-poštu ili zadatak. Kada spremate podatke o kontakt osobi u datoteku, naziv datoteke može biti: ime, prezime, naziv organizacije, nadimak kontakt osobe ili bilo koja druga riječ koja će vam pomoći da brzo pronađete ovaj kontakt, na primjer, „ugostitelj .” Možete unijeti do tri adrese za svaku kontakt osobu. Jedna od njih se može odrediti kao poštanska, nakon čega se može štampati na poštanskim etiketama, kovertama i koristiti za kreiranje pisama za više primalaca.
Kada kreirate kontakte u svom kalendaru, poruka o događaju povezanom sa kontaktom, kao što je rođendan osobe, automatski se pojavljuje na odgovarajućim stranicama.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Kontakti".
Kreirajmo novi kontakt. Da biste to učinili, kliknite na dugme „Kreiraj“ na traci sa alatkama. Otvoriće se prozor za kontakt
Unesite podatke za kontakt u polja navedena na kartici „Općenito“. Neka polja imaju dugmad koja vam omogućavaju da preciznije unesete informacije. Na primjer, kliknite na dugme "Puno ime". Otvoriće se dodatni prozor za unos imena. Hajde da popunimo polja povezana sa imenom kontakta.
Kartica “Radnje” će naknadno odražavati sve radnje povezane s ovim kontaktom: telefonske pozive, slanje poruka i druge.
Informacije o svakom kontaktu se čuvaju na posebnoj kartici. Zatvorimo prozor kontakta i vidimo kako su predstavljene informacije u folderu Kontakti.
Ostvarićemo više kontakata iz različitih organizacija sa kojima naša kompanija održava poslovne odnose.
8. Kreirajmo nekoliko kontakata sa zaposlenima iz iste kompanije. Za ovo:
Dvaput kliknite na postojeći kontakt;
izaberite komandu iz menija „Radnje“ - „Kreirajte kontakt u istoj kompaniji“; otvoriće se prozor u kojem će već biti popunjena neka polja koja se odnose na adresu i brojeve telefona preduzeća;
Unećemo informacije koje nedostaju i promeniti postojeće podatke, ako je potrebno.
U fasciklu „Kontakti“ dodaćemo podatke o zaposlenima u našoj kompaniji, a pre svega podatke o direktoru.
Promijenimo trenutni prikaz informacija o kontaktima u folderu koristeći naredbu "Prikaz" - "Trenutni prikaz" i odabirom prikaza sa predložene liste:
Adresne kartice
Detaljne adresne kartice
Lista telefona
Organizacijom ili drugima.
Telefonski poziv. Računovodstvo poslovnih telefonskih razgovora je veoma važno. Ranije, kada je rad bio dobro organizovan, koristila se posebna knjiga telefonskih poruka u kojoj su se nalazile informacije: kome ili od koga je poziv upućen, datum, vrijeme, tekst poruke, ko je primio (prenio). U programu Outlook možete automatski kreirati zapis svojih telefonskih razgovora.
Ako imate modem, Outlook može birati telefonske brojeve kontakata. Istovremeno, Outlook može snimiti vrijeme razgovora koje se unosi u Dnevnik. Tu također možete dodati bilješke o razgovoru.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Kontakti". Odaberimo osobu za kontakt za poziv.
Na traci sa alatkama proširite listu klikom na dugme „Auto-dial” ili izaberite komandu „Pozovi kontakt” iz menija „Radnje”. Izaberite jedan od brojeva za kontakt sa liste. Otvoriće se prozor Novi poziv.
Označite okvir "Kreirajte unos u dnevnik svaki put kada zovete."
Kliknite na dugme "Pozovi". Ako imate modem, telefonski broj će odmah početi birati i istovremeno će se otvoriti prozor “Telefonski poziv”. Kada modem uspostavi vezu, možete podići slušalicu i zatvoriti prozor “Novi poziv”.
Posebno je važno naznačiti parametre dostupnosti ako radimo u grupi i komuniciramo svoje planove drugim učesnicima preko mreže. Naše mogućnosti zapošljavanja će im pomoći da planiraju svoje radno vrijeme.
U prozoru “Telefonski poziv” napravićemo bilješku o temi razgovora i detaljnije opisati sadržaj razgovora. Uz dobre kvalifikacije, sekretar može istovremeno govoriti i snimati razgovor.
Zatvorite prozor nakon što u njega snimite informacije o pozivu. Na pitanje programa "Sačuvati napravljene promjene?" odgovori da. Nakon toga, podaci o telefonskom pozivu će biti sačuvani u kontakt kartici iu „Dnevniku“.
Spajanje fascikle Kontakti sa Word dokumentima. Prilikom slanja pisama na kovertama moramo napisati adrese primaoca, kao i povratnu adresu. Ovaj posao se može obaviti automatski koristeći informacije iz vašeg foldera Kontakti. Da biste to učinili, koristite način „Spajanje“ u softverskom okruženju Word.
Tehnologija rada
Otvorimo novi Word dokument.
Izvršimo naredbu “Usluga” - “Koverte i naljepnice”. Otvara se prozor Koverte i naljepnice.
Idemo na karticu "Koverte". Vidjet ćemo polja za unošenje adrese primaoca i povratne adrese. Iznad svakog polja nalazi se ikona adresara.
U polju za primaoca kliknite na dugme adresar. U prozoru koji se otvori odaberite primaoca.
U polju za povratnu adresu kliknite na dugme adresar. U prozoru koji se otvori odaberite ime direktora ili drugog zaposlenika vaše kompanije u ime kojeg se pismo šalje. Onemogućite potvrdni okvir „Ne štampaj“.
Da biste odabrali veličinu koverte, kliknite na dugme „Opcije“. Odaberite željenu veličinu koverte sa liste.
Da vidite natpis na koverti, kliknite na dugme „Dodaj“ u prozoru „Koverte i nalepnice“.
Fascikla koja se otvara kada se Outlook pokrene. Kada se Outlook pokrene, automatski se otvara jedan od foldera, na primjer Inbox, koji sadrži informacije o dolaznoj e-pošti. Međutim, korisnik može samostalno odrediti mapu koja će se otvoriti kada se program pokrene, na primjer Outlook danas.
Tehnologija rada
Pokrenimo Outlook.
Idemo na karticu "Napredno" i kliknite na dugme "Napredne opcije".
U prozoru koji se otvori proširite listu fascikli „Otvori“ i izaberite fasciklu „Outlook Today“, koja će se otvoriti kada se Outlook pokrene.
Završimo rad sa programom.
Ponovo otvorimo program i uvjerimo se da se fascikla koju ste naveli otvorila pri pokretanju.
Korisnička konfiguracija. Softversko okruženje Outlook vam omogućava da organizujete i lični rad svakog zaposlenog i grupni rad. Grupni rad podrazumijeva sposobnost rada sa istim dokumentima.
Za organizovanje grupnog rada među zaposlenima potrebno je da preduzeće ima organizovanu mrežu i da se utvrde opšta pravila za adresiranje i slanje fajlova preko mreže od jednog zaposlenog do drugog. Ovim pitanjima se bavi poseban zaposlenik - mrežni administrator, koji će vas uputiti na određeno radno mjesto.
Softversko okruženje Outlook nudi tri načina rada sa poštom:
Internet only;
korporativni ili za radne grupe;
nema emaila.
U ovom odeljku ćemo pogledati mogućnost rada van mreže, kao i osnovne mogućnosti grupnog rada koristeći korporativnu e-poštu ili internet.
Prije nego počnemo raditi u Outlook okruženju, moramo se identificirati kao korisnik ovog programa na ovom računaru. To se radi kreiranjem korisničkog računa na Internetu. Ovaj unos će vas naknadno definirati kao zadanu odgovornost za dovršavanje svih zadataka i zadataka u Outlook okruženju.
Tehnologija rada
U meniju „Alati“ izaberite „Opcije“.
Idemo na karticu "Dostava pošte".
Kliknite na dugme „Promeni konfiguraciju usluga pošte“.
Uvjerimo se da je naš računar postavljen na režim pošte "Samo Internet". Kliknite na dugme “Otkaži”.
U meniju „Usluga“ izaberite „Računi“.
U dijaloškom okviru Online Accounts odaberite karticu Mail.
kancelarijski rad izgled kompjuterske tehnologije
7. Pogledajmo dostupne račune i kliknite na dugme "Dodaj". Čarobnjak za internetsku vezu će početi. Zatim slijedite korake "Čarobnjaka":
unesite ime, na primjer, Anna Ilyina ili svoje ime;
navedite svoju email adresu, na primjer [email protected] ili vašu adresu;
označite server za dolazne poruke: mail.ru ili vaš server;
označite server za odlazne poruke: mail.ru ili vlastiti server;
navedite račun (možete ostaviti onaj koji je predložio "Master") i, ako je potrebno, lozinku;
ručno podesite prekidač „Način internetske veze“;
dovršite “Čarobnjak” klikom na dugme “Završi”; Na ekranu će se ponovo pojaviti dijaloški okvir "Online Accounts" iu njemu će se pojaviti kreirani nalog.
Odaberite račun koji ste napravili. Kliknite na dugme “Svojstva”. Pogledajmo i, ako je potrebno, promijenimo svojstva računa.
Kliknite na dugme „Postavi kao podrazumevano“. Sada smo identifikovali Annu Ilyinu (ili sebe) kao korisnika programa.
Zatvorimo dijaloški okvir.
Rad na planiranju radnog vremena. Aktivnosti sekretara su veoma raznolike. To uključuje pripremu dokumenata, telefoniranje, organiziranje prijema posjetitelja i još mnogo toga. Ova aktivnost koja se odnosi na rješavanje tekućih pitanja je nevidljiva za neupućenu osobu. Međutim, efikasnost preduzeća zavisi od toga koliko se uspešno i brzo sprovodi.
U okruženju Outlook, sve aktivnosti su podijeljene u sljedeće grupe za koje već znate: sastanci, sastanci, događaji, zadaci i telefonski pozivi.
Sastanci. Sastanak je događaj koji uključuje jednu ili dvije osobe. Vrijeme sastanka je dogovoreno između njih i rezervirano u kalendaru. Sastanak ne zahtijeva uključivanje resursa: posebne prostorije, vrijeme pripreme, materijalni troškovi. Sastanak se može nazvati dnevnim izvještajem menadžeru, telefonskim pozivom ili prijemom posjetitelja. Važno je da je to po pravilu mala stvar u smislu vremena pripreme; planirano je na određeno vrijeme i jednosmjerno (izvodi ga lično sekretar) ili dvosmjerno (razgovor dvoje ljudi).
Tehnologija rada
Kliknite na vremensku liniju "Trenutak", koja se nalazi ne ranije od pola sata od trenutnog vremena;
Zapišite temu sastanka i pritisnite “Enter”.
Sastanak će biti označen posebnom ikonom upozorenja. Program će se automatski oglasiti zvučnim signalom 15 minuta prije početka sastanka, upozoravajući vas da se sastanak približava.
Sačekajmo zvučni signal.
Promijenimo trajanje sastanka:
zadržite pokazivač miša preko gornje ili donje granice unosa sastanka (pokazivač miša će promijeniti oblik);
uhvatiti i pomjeriti granicu sastanka.
Oformićemo još nekoliko sastanaka sa različitim temama za naredne dane.
Promijenite postavke sastanka. Kada zakažete sastanak, možete ga povezati s kontaktom. Tada će informacije o tome biti zabilježene u kontakt informacijama. Koristeći ove informacije, uvijek se možete sjetiti kada i koji sastanci su se održavali sa kontaktom i čemu su bili posvećeni. Prilikom zakazivanja sastanka možemo odrediti parametre dostupnosti.
Tehnologija rada
Otvorite prozor sa opcijama sastanka dvostrukim klikom na temu ili na prazan red u dnevniku.
Pogledajmo karticu Sastanak.
Uradimo sljedeće:
promijeniti temu sastanka;
naznačiti mjesto sastanka;
onemogućite oznaku obavještenja;
Postavimo parametre zapošljavanja: zauzeto, slobodno, upitno, bez posla.
Povežimo sastanak sa kontaktom. Da biste to učinili, kliknite na dugme „Kontakti“ na dnu dijalog box-a i na listi kontakata koja se otvori izaberite ime kontakt osobe sa kojom je zakazan sastanak.
Bilješke i prilozi. Obično se tokom sastanka razgovara o nekim poslovnim pitanjima. Možemo praviti bilješke u prozoru sastanka, bilješke o tome o kojim pitanjima se očekuje da će se raspravljati, sugestije o temama o kojima se raspravlja, itd. Ako pripremate dokument za sastanak, možete ga ili umetnuti direktno u prozor sastanka ili ga povezati s njim.
Tehnologija rada
Otvorimo prozor sastanka
U tekstualno polje za bilješke za sastanak napišite sljedeći tekst: „Razgovarajte o vremenu rada, broju učesnika i rasponu njihovih pitanja.“
Priložimo fajl kreiran i sačuvan na računaru na sastanak:
Kliknite na dugme “Dodaj datoteku” (ili meni Insert - File);
U prozoru za pregled pronađite željenu datoteku i kliknite na dugme „Ubaci“ (ikona datoteke će se pojaviti u prozoru).
Također možemo zalijepiti sadržaj datoteke:
odaberite “Objekat” iz “Insert” menija;
u dijaloškom okviru odaberite prekidač “Kreiraj iz datoteke”;
Kliknite na dugme “Browse” i izaberite ime datoteke u dijaloškom okviru;
zatvorite dijaloške okvire klikom na dugme “OK” i uverite se da se sadržaj datoteke pojavljuje u polju za beleške.
Zakazivanje ponavljajućih sastanaka. Posao sekretara uključuje sastanke koji se periodično ponavljaju. Na primjer, na početku svakog radnog dana se pravi izvještaj direktoru, na kraju radnog dana potpisuju dokumenti, jednom sedmično se održavaju sastanci o planiranju predstojećeg posla i izvještaj „O obavljenom poslu“. Sve ove vrste sastanaka mogu biti označene kao ponavljajuće u vašem kalendaru. U tom slučaju, oni će se automatski snimati na zakazane dane.
Tehnologija rada
Kreirajmo nekoliko sastanaka u kalendaru, kojima će se zatim dodijeliti atribut ponavljanja (Tabela 1).
Tabela 1 – Ponavljajući događaji
|
Dan u tjednu |
"znak ponavljanja" |
||
|
ponedjeljak |
Pogledaj poštu |
dnevno |
|
|
ponedjeljak |
Izvještaj direktora |
dnevno |
|
|
ponedjeljak |
Potpisivanje dokumenata |
dnevno |
|
|
ponedjeljak |
Planiranje sastanka |
svake sedmice |
|
|
Prijem za lične stvari |
svake sedmice |
||
|
Rezultati rada |
svake sedmice |
Postavimo zastavicu ponavljanja za sastanak:
dvaput kliknite da otvorite prozor sastanka;
Na traci sa alatkama kliknite na dugme „Ponavljanje“;
u dijaloškom okviru “Ponovi sastanak” podesite potrebne parametre ponavljanja;
Zatvorimo prozor sastanka i pronađemo druge datume u kalendaru za koje će se ponavljajući sastanak automatski snimati.
Planiranje sastanaka i događaja. Sastanak uključuje pozivanje nekoliko učesnika. Outlook vam omogućava da odaberete učesnike iz fascikle Kontakti i automatski im pošaljete pozivnice. Ova vrsta rada je direktno povezana sa mogućnošću grupnog rada na mreži. Događaj je cjelodnevni događaj.
Tehnologija rada
Otvorimo ponavljajući sastanak "Planera".
Kliknite na karticu "Dostupno članovima". Kada kliknete na ovu karticu, obaveza se automatski pretvara u sastanak.
Da odaberete učesnike i pošaljete im pozivnice, kliknite na dugme „Ostali“. Otvoriće se adresar.
Odaberimo učesnike sastanka.
Na generiranoj listi kliknite na ikonu za slanje pozivnice pored svakog učesnika i odaberite „pošalji“ ili „ne šalji“ pozivnice.
Prilikom kreiranja foldera „Kontakti“, svi datumi rođenja i godišnjice se automatski bilježe u dnevnik odgovarajućih dana kao događaji. Takav unos na pravi dan podsjetiće nas na potrebu da čestitamo partneru, što je znak ljubaznosti u poslovnoj komunikaciji. Događaj je naznačen u naslovnom dijelu dnevnika. Pogledajmo dnevnik i uvjerimo se da je odgovarajući unos napravljen na rođendane vaših zaposlenika i partnera.
Kreirajmo cjelodnevni događaj “Seminar za menadžere”:
dvaput kliknite da otvorite novi sastanak;
označite polje za potvrdu “Cijeli dan”;
postavimo preostale parametre sastanka: temu, mjesto, datum, vrijeme, učesnici.
Kreirajte zadatak. „Traka zadataka“ se nalazi u prozoru foldera „Kalendar“. Zadatak, za razliku od sastanka, nema određeni datum i vrijeme za završetak. Ima samo određeni datum početka i datum završetka. Zadaci se čuvaju u posebnoj fascikli sa istim imenom. "Traka zadataka" u kalendaru je povezana sa folderom "Zadaci". Možete postaviti sljedeće parametre zadatka:
naznačiti temu zadatka;
odrediti datum početka i krajnji rok;
pratićemo faze završetka: nije započeto, u toku, završeno, odloženo, na čekanju;
naznačiti procenat izvršenja zadatka;
dodijeliti zadatak drugom izvođaču i kontrolirati izvršenje;
povezati zadatak sa kontaktom;
priložite datoteku ili zapišite bilješke;
Promijenimo prikaz informacija o zadatku u prozoru.
Mnoge od ovih opcija su slične opcijama za sastanke.
Tehnologija rada
Pogledajmo prikaz informacija o zadacima u folderu Kalendar i folderu Zadaci. Oni su uglavnom isti.
Idemo u folder "Zadaci".
Da biste kreirali zadatak, kliknite na liniju s oznakom "Klik" - "dodaj element" - "Zadatak". Na ovaj način možemo podesiti temu, “Rok” i neke druge parametre “Zadatka”. Zapišite „Nalog za odobravanje rasporeda godišnjih odmora” i naznačite rok u padajućem „Kalendaru”, a zatim pritisnite „Enter”.
Da biste unijeli detaljne informacije o zadatku, dvaput kliknite da biste otvorili prozor parametara zadatka.
Unesite datum početka, status i postotak izvršenja zadatka. Postavite zastavicu upozorenja.
Priložit ćemo ga zadatku “File with order”.
Kreirajmo još nekoliko zadataka za sljedećih 5 dana:
prikupljati informacije o odmorima;
izradićemo plan seminara;
sastaviti listu učesnika seminara;
Učesnicima seminara ćemo slati telefonske poruke.
Dodjeljivanje zadatka drugoj osobi i praćenje njegovog izvršenja. Sekretar ne samo da samostalno obavlja poslove direktora, već može, po njegovom nalogu, dodijeliti zadatak drugom zaposleniku i pratiti izvršenje.
Softversko okruženje Outlook vam omogućava da dodelite zadatak bilo kome iz fascikle Kontakti. Kada se zadatak dodijeli, on se automatski šalje preko mreže do zaposlenika, koji postaje vlasnik zadatka. Dodijeljeni zadatak se pohranjuje u fasciklu sekretara, koji na taj način ima mogućnost da prati tok njegove realizacije.
Tehnologija rada
Otvorimo prozor zadatka „Šaljite telefonske poruke učesnicima seminara“.
Na traci sa alatkama kliknite na dugme „Dodeli zadatak“. Pojavit će se red “To...”.
Kliknite na dugme „Za...“. Otvara se prozor primaoca naloga.
Odaberite željeni kontakt klikom i prenesite ga na listu primalaca poruka klikom na dugme „Za...“.
Zatvorimo prozor i uvjerimo se da je odabrani kontakt naznačen u redu "Za...".
Zatvorimo prozor zadatka. Outlook će odmah početi prosljeđivati zadatak. Nakon što smo nekom drugom dodijelili zadatak, prestajemo biti njegov vlasnik, odnosno ne možemo mijenjati njegove parametre. Sve što treba da uradimo je da pratimo završetak zadatka.
Pogledajmo u folder "Zadaci" da vidimo kako se promijenila ikona "Zadaci". Nova ikona znači da je zadatak dodijeljen nekom drugom. Zadatke u folderu grupišu oni koji su odgovorni za njihovo izvršenje.
Kreirajmo još nekoliko zadataka i dodijelimo ih različitim osobama iz mape Kontakti.
Promijenite prikaz detalja zadatka. Informacije o zadatku su predstavljene u obliku tabele. Naslovi kolona ukazuju na parametre zadatka koji se prikazuju. Softversko okruženje vam omogućava da promijenite prezentaciju informacija o zadatku. Da biste to učinili, koristite stavku “Trenutni prikaz” iz menija “Pregled”. Ako iz nekog razloga nismo zadovoljni pogledima koje nudi program, možemo sami postaviti bilo koji broj kolona u tabeli, metode grupisanja i sortiranja zadataka.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Zadaci".
U meniju „Pregled“ izaberite „Trenutni prikaz“, a iz dodatnog menija jednu od vrsta prikaza.
Pogledajmo kako se promijenila reprezentacija zadataka.
Koristimo druge vrste reprezentacije.
Kliknite desnim tasterom miša na naslovnu traku.
U kontekstualnom meniju izaberite „Promeni trenutni prikaz“. Otvara se prozor View Details.
Pogledajmo sadržaj dugmadi. Promjena prikaza pomoću dijaloških okvira s gumbima.
Kreirajte bilješku. Bilješka je mala bilješka za pamćenje. Tekst bilješke može biti vrlo raznolik: misao koju ne želite zaboraviti; podsećanje sebe ili drugog zaposlenog na nešto; svježi vic koji povremeno možete ispričati svom partneru; citat i još mnogo toga. U nekompjuteriziranoj kancelariji ponekad možete vidjeti takvu sliku. Svugdje - na stolu, na telefonu, na zidu, na staklu prozora, na instrumentu za pisanje - nalaze se mali komadići papira na kojima su postavljene neke bilješke. Ovo su bilješke. Slažete se da takva kancelarija može nekom autsajderu dati predstavu o tome koliko su zaposleni zaposleni, međutim, izgleda vrlo nemarno.
Bilješke u softverskom okruženju Outlook su elektronički analog papirne bilježnice sa listovima za otkidanje. Bilješke se koriste za bilježenje pitanja, podsjetnika i mnogih drugih stvari koje bi inače bile zapisane u papirnatu notes. Bilješke su također odličan način za pohranjivanje informacija koje će vam kasnije možda trebati, kao što su upute ili tekst koji možete zalijepiti u druge stavke ili dokumente. Softversko okruženje Outlook ima posebnu fasciklu u kojoj možete kreirati i sačuvati belešku i koristiti je ako je potrebno. Pored ovih osnovnih funkcija, možete:
povežite bilješku sa kontaktom;
poslati poštom;
tip;
promijenite prikaz bilješke.
Kao što vidite, možete izvoditi radnje s napomenom slične akcijama s drugim elementima.
Možete raditi sa napomenama otvorenim na ekranu. Promjene unesene u bilješku se automatski spremaju. Tada će naš ekran biti ispunjen bilješkama.
Tehnologija rada
Otvorite folder Notes.
Kliknite na dugme "Kreiraj". Otvoriće se žuti prozor za beleške.
Zapišite tekst napomene u prozorčić.
Zatvori bilješku. Pojaviće se kao ikona na radnom polju foldera.
Povežite bilješku s kontaktom:
dvaput kliknite na ikonu da otvorite bilješku;
otvorite meni skrivenih bilješki;
odaberite stavku "Kontakti";
U listi kontakata koja se otvori izaberite željenu osobu.
Kada povežete bilješku s kontaktom, informacije o tome se odražavaju na kartici Radnje kontakta. Otvorimo karticu osobe s kojom ste povezali bilješku u folderu "Kontakti".
Idemo na karticu "Radnje" i, između ostalih radnji, pronađimo spomen bilješke.
Hajde da istražimo druge opcije u meniju za beleške. Između ostalih naći ćemo i komandu “Naprijed”. Kada izvršite naredbu, otvara se standardni prozor e-poruke. U nastavku ćemo se upoznati s pravilima prosljeđivanja poruka.
Obračun obavljenog posla. Dnevnik je dokument koji sadrži dnevni popis izvršenih zadataka i događaja koji su se dogodili u životu određene osobe. Dnevnici su se vodili u daleka „predkompjuterska“ vremena kako bi se mogao rekonstruisati tok događaja.
U raznovrsnom poslovanju sekretara potrebno je organizovati i evidenciju obavljenog posla. U tu svrhu postoji poseban folder „Dnevnik“ u softverskom okruženju. Linkovi na sve fajlove sa kojima se radilo automatski se registruju u ovoj fascikli; događaji navedeni u folderima „Kalendar“, „Zadaci“, „Napomene“; "Učinjeni telefonski pozivi."
Neke informacije o obavljenom poslu mogu se ručno zabilježiti u dnevnik. Mapa „Dnevnik“ prikazuje raspored rada sa dokumentima. Za svaki element se kreira zapis koji odražava datum, vrijeme početka rada i vrijeme provedeno u radu sa elementom. Možete dvaput kliknuti da otvorite element.
Pregledajte i konfigurirajte Dnevnik. Neke stavke mogu biti automatski unesene u dnevnik. To su poruke, zahtjevi za sastanke, odgovori na zahtjeve za sastanke, otkazivanja sastanaka, zadaci, odgovori na zadatke, telefonski pozivi. U dnevnik se mogu automatski unositi dokumenti kreirani u sljedećim programima: Microsoft Access, Microsoft Excel, Microsoft Office Binder, Microsoft PowerPoint, Microsoft Word i drugi programi kompatibilni sa Microsoft Officeom. Možemo navesti kontakte za koje treba upisati u dnevnik.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Dnevnik". Dok smo radili u Outlook okruženju, neki unosi o našem radu su se već pojavili u folderu. Zapisi u Dnevniku su grupisani po vrsti.
Pogledajmo grupe zapisa. Za pregled zapisa istog tipa kliknite na dugme (+). Da biste zatvorili grupu, kliknite na dugme sa znakom (-).
Da biste odredili tipove unosa, fajlova i kontakata za koje informacije treba da budu sačuvane u dnevniku, u meniju „Alati“ izaberite „Opcije“.
Na kartici "Postavke" kliknite na dugme "Parametri" za dnevnik.
U prozoru „Opcije dnevnika“ označite polja pored tipova stavki, kontakata i datoteka koje treba uzeti u obzir u dnevniku.
Ručno snimanje događaja u Dnevnik.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Dnevnik".
Na traci sa alatkama kliknite na dugme „Kreiraj“. Otvoriće se prozor “Kreiraj” “Unos u dnevnik” (bez naslova).
U polje “Subject” unesite opis.
U listi „Vrsta“ izaberite vrstu unosa za unos u dnevnik.
Po potrebi ćemo postaviti i druge parametre.
Prosljeđivanje poruka putem e-pošte. Ovih dana, e-pošta je uobičajeno sredstvo komunikacije kao i telefon i obična pošta. Štaviše, e-pošta je još poželjnija iz sljedećih razloga:
poruka se šalje direktno sa radnog mesta;
poruke vrlo brzo stižu do primaoca;
nije potreban potrošni materijal (papir, koverte, mastilo);
možete poslati pismo na više adresa odjednom;
Kao rezultat svega navedenog, značajno se štedi vrijeme.
U modernom poslovnom uredu e-pošta je sastavni atribut, a sposobnost korištenja je najvažnija profesionalna vještina sekretarice i svakog drugog zaposlenika.
Informacije koje se šalju putem e-pošte nazivaju se e-mail poruka. Poruke poslane e-poštom podijeljene su u četiri grupe:
Inbox - oni primljeni e-poštom;
Odlazni - oni koje treba poslati;
Nacrti - poruke u pripremi;
Poslano.
U glavnom oknu programa Outlook postoje fascikle koje odgovaraju ovim grupama poruka. Zgodno ih je organizirati u posebnu grupu foldera "Mail". Da bismo koristili Outlook za slanje i primanje pošte preko Interneta, potreban nam je nalog. Gore smo razgovarali o proceduri za kreiranje naloga.
Kreirajte i pošaljite poruku. Softversko okruženje Outlook ima standardni prozor za poruke u kojem, kao na koverti, moramo naznačiti kome je upućena, kao i temu i sadržaj. Osim toga, poruci možemo priložiti unaprijed pripremljenu datoteku ili umetnuti sliku. Ako Outlook nije podešen da odmah šalje e-poštu, sve kreirane poruke će biti sačuvane u folderu Odlazno.
U Outlooku možete postaviti način slanja poruka: odmah ili komandom.
Tehnologija rada
Postavimo način slanja poruka:
u meniju „Alati“ izaberite „Opcije“;
u prozoru "Opcije" idite na karticu "Dostava pošte";
Označite ili onemogućite polje za potvrdu Pošalji poruke odmah.
Otvorite fasciklu „Outbox“ i kliknite na dugme „Kreiraj“. Otvoriće se okvir za poruku. Ovaj prozor vam omogućava da prenesete informacije u običnom tekstu, kao i da priložite datoteke pismu:
U prozoru poruke kliknite na dugme „Za...“ i izaberite jednog ili više primalaca sa liste kontakata. Također možemo odabrati kome ćemo poslati kopiju (dugme Cc) i slijepu kopiju (dugme Bcc).
U polje “Subject” unesite kratak naslov poruke.
U radno polje unesite tekst poruke.
Da biste kreirali prilog, izaberite „Datoteka“ iz menija „Umetanje“.
U prozoru za pregled dvaput kliknite na prethodno kreiranu i sačuvanu datoteku. Prilog se pojavljuje kao ikona datoteke sa svojim imenom na dnu prozora poruke.
Da biste poslali poruku, kliknite na dugme „Pošalji“ na traci sa alatkama. Poruka će biti odmah poslata ili smeštena u folder Slanje, u zavisnosti od izabranog režima.
Ako nemamo režim za trenutno slanje poruka, moramo koristiti komandu „Pošalji“ iz menija „Alati“. Nakon prosljeđivanja poruke, e-pošta će automatski biti premještena iz foldera Outbox u folder Poslate stavke.
Možete kombinovati radnje slanja i primanja poruka. Da biste to uradili, izaberite komandu „Send/Receive” u meniju „Alati”. U padajućoj listi odaberite stavku za račun (ako ih ima nekoliko) za koji želimo izvršiti radnje. Nakon toga, računar će se povezati na mail server i poruke će biti poslane. Ako mail server ima dolazne poruke na vaš račun, one će biti proslijeđene na naš računar.
Kreirajmo novu poruku na temu „Koordinacija datuma isporuke opreme“ i adresiramo je na kontakt.
Ako nismo završili sa sastavljanjem poruke ili ne planiramo da je pošaljemo uskoro, sačuvaćemo je u folderu "Nacrti". Da biste to uradili, izaberite komandu „Sačuvaj“ iz menija „Datoteka“.
Možemo poslati poruku na adresu koja nije zabilježena u folderu Kontakti. Da biste to učinili, u liniji „Za...“ izričito upišite adresu e-pošte.
Pregledajte foldere pošte i poruke. Kako se fascikle pošte pune, možemo vidjeti broj pored naziva mape na Outlook panelu. Ovaj broj pokazuje koliko je stavki (poruka) u folderu. Možemo otvoriti folder, pogledati listu poruka u njemu, otvoriti bilo koju poruku i premjestiti je u drugi folder. Priloge priložene porukama možete posebno čuvati u drugim folderima na vašem računaru. Neophodno je s vremena na vrijeme obrisati nepotrebne poruke iz foldera.
Tehnologija rada
Pogledajmo mape pošte u Outlook panelu i odredimo, bez otvaranja mapa, koliko se stavki nalazi u njima.
Da biste primali dolazne poruke sa servera, izaberite komandu „Pošalji/primi“ iz menija „Alati“.
Ako nismo u mogućnosti da radimo sa e-poštom na našem nalogu, kopiraćemo nekoliko poruka iz foldera „Odlazno” u folder „Primljeno”. Da biste to učinili, zgrabite naslov poruke i premjestite ga na ikonu Inbox na Outlook panelu.
Otvorimo folder "Inbox".
Fascikla je podijeljena na dva dijela. Na vrhu se nalazi lista poruka po redosljedu kada su primljene, te neke informacije: od koga, predmet, datum i vrijeme prijema. Za pregled poruke kliknite na nju. Tekst poruke će se pojaviti na dnu. Ako se pored poruke nalazi ikona spajalice, poruka sadrži prilog.
Otvorimo poruku sa prilogom. Sačuvajmo prilog zasebno kao fajl:
dvaput kliknite na liniju poruke da otvorite prozor poruke;
u prozoru za pregled izaberite fasciklu u koju želimo da sačuvamo datoteku, unesite naziv datoteke ili ostavite ono što je navedeno, a zatim kliknite na dugme „Sačuvaj“.
Izbrišemo poruku iz foldera. Da biste to učinili, zgrabite poruku i premjestite je na ikonu foldera Izbrisane stavke.
Kada se u folderu Izbrisane stavke nakupi puno stavki, možemo ga isprazniti, odnosno trajno izbrisati stavke. Da biste to učinili, kliknite desnom tipkom miša na ikonu mape “Izbrisane stavke” i odaberite naredbu “Isprazni izbrisane stavke” iz kontekstnog izbornika.
Korištenje potpisa i posjetnice. U poslovnoj korespondenciji, standardne fraze se često koriste za početak i završetak pisma. Takve fraze u Outlook okruženju nazivaju se potpisom, iako u stvarnom životu potpis nazivamo imenom pošiljaoca naznačeno na kraju pisma. Ovdje je koncept potpisa nešto širi. Potpis može biti bilo koja fraza pogodna u kontekstu date poruke, koja je unaprijed sastavljena i sačuvana pod određenim imenom. Možemo kreirati nekoliko potpisa za različite prilike i ubaciti ih u poruku.
Osim potpisa, ova aplikacija koristi koncept elektronske vizitke sa podacima o sebi, koje možemo priložiti poruci. Primalac naše poruke može koristiti ovu vizitkartu za kreiranje kartice sa podacima o nama u folderu Kontakti. Elektronska vizit karta se generira na osnovu unosa iz naše mape „Kontakti“ i zapravo je analog kontakt kartice sa svim informacijama koje sadrži. Stoga, ako želimo partneru poslati ne sve, već samo dio informacija, potrebno je napraviti duplikat kontakt kartice sa odabranim podacima:
kreiranje i umetanje potpisa u poruke;
priložite vizit kartu poruci;
kreirajte kontakt na osnovu poslate vizit karte.
Tehnologija rada
Otvorimo folder "Odlazno".
Da biste kreirali jedan ili više potpisa, izaberite komandu „Opcije“ iz menija „Alati“.
Idemo na karticu "Poruka". Kliknite na dugme "Odaberi potpis".
U prozoru "Odaberi potpis" koji se otvori kliknite na dugme "Kreiraj". Čarobnjak za kreiranje potpisa će početi.
Unesite naziv za potpis, na primjer, „Srećno sa vizitkartom“ i odaberite radio dugme „Počni s praznim uzorkom“. Kliknite na dugme „Dalje“.
U prozoru „Promjena potpisa“ unesite tekst.
Priložite vizitkartu uz potpis:
Kliknite na dugme “Kreiraj vizit kartu sa liste kontakata...”;
izaberite ime kontakta na listi koja se otvori;
Kliknite na dugme “Gotovo”.
Kreirajmo novu poruku.
U meniju „Insert“ izaberite „Potpis“. Izaberite potpis sa padajuće liste.
Primimo nove poruke koristeći komandu Pošalji/Primi.
Otvorite poruku sa prilogom vizitkarte.
Kliknite na ikonu “Spajke” i otvorite elektronsku vizit kartu koju ste nam poslali. Izgleda kao kontakt kartica.
Dodajmo novi kontakt u naš folder. Da biste to učinili, kliknite na dugme "Sačuvaj i zatvori". Informacije će automatski biti sačuvane u vašem folderu Kontakti. Ovu karticu kasnije možete dopuniti novim ili izmijenjenim podacima o vašem partneru.
Otvorimo folder "Kontakti" i uvjerimo se da se tamo pojavio novi unos kontakta.
Formatiranje poruke. Do sada smo kreirali poruke napisane u običnom tekstu. Mnoge e-poruke, kratke i poslovne, ne zahtijevaju dodatno oblikovanje i stoga su napisane jednostavnim, neformatiranim tekstom. Osim toga, takve poruke zauzimaju malo memorije i zahtijevaju manje vremena za prijenos.
Međutim, ponekad postoji potreba za slanjem svjetlije i šarenije poruke. Obično je to povezano s nekom vrstom proslave. Za ove slučajeve, Outlook softversko okruženje pruža napredne opcije za formatiranje teksta, kao i umetanje slika, odnosno korišćenje Microsoft Outlook RTF ili HTML formata za pripremu poruka. Kada koristite jedan od ovih formata prilikom sastavljanja poruke, panel se pojavljuje slično panelu za oblikovanje u Wordu. Svrha dugmadi za formatiranje je navedena u opisima alata.
Tehnologija rada
Da biste umetnuli sliku u poruku, pripremite je unapred i sačuvajte u gif formatu u nekom folderu. U meniju „Insert“ izaberite „Crtež“.
U prozoru koji se otvori kliknite na dugme „Pregledaj“ i u prozoru za pregled izaberite datoteku sa slikom i kliknite na dugme „Otvori“. Ime će se pojaviti u prozoru za umetanje slike.
Zatvorite prozor klikom na dugme „Insert“. Slika će se pojaviti u okviru za poruke.
Hajde da pošaljemo poruku.
Slanje odgovora na poruku. Za svaku osobu koja šalje poštu veoma je važno da zna da li je njena poruka primljena. Outlook nudi mogućnost automatskog slanja obavijesti – kratkih poruka pošiljaocu kada je poruka primljena. Da biste to učinili, morate postaviti parametre za praćenje pošte.
Pored obavještenja, mnoge poruke zahtijevaju odgovor. Prilikom slanja odgovora možemo priložiti originalnu poruku ili njen dio kako bi primalac odmah shvatio na koju poruku je došao odgovor.
Tehnologija rada
Otvorite komandu „Opcije“ u meniju „Alati“.
Na kartici Postavke kliknite na dugme Opcije pošte.
U prozoru “Opcije e-pošte” koji se otvori, naći ćemo polje u kojem je naznačeno da “kada odgovarate na poruku, uključite i pomaknite tekst originalne poruke”. Ovo polje ima padajuću listu drugih opcija. Ipak, bolje je ostaviti ono što program nudi.
Kliknite na dugme „Opcije praćenja“.
Označite kutije i zamijenite ih. Ove postavke će nam omogućiti da automatski kontrolišemo slanje obavještenja o primljenim porukama. Takvo obaveštenje će naznačiti datum i vreme kada je poruka primljena. Također ćemo moći znati kada je naša poruka primljena.
Uvjerimo se da nakon postavljanja navedenih parametara, Outlook softversko okruženje počinje automatski slati obavještenja o prijemu poruke.
Da biste poslali odgovor na poruku u svom prijemnom sandučetu, izaberite red naslova poruke.
Na traci sa alatkama kliknite na dugme „Odgovori“. Otvoriće se prozor nove poruke u kojem će u redu „Za...“ biti naznačena adresa pošiljaoca, u polje poruke će biti umetnut tekst originalne poruke, a u polju za temu: RE:
Unesite tekst odgovora i izbrišite dio ili cijelu originalnu poruku.
Poslat ćemo odgovor.
Organiziranje rada s dokumentima ključna je tehnologija upravljanja u svakoj instituciji: od ureda malog poduzeća do federalnog odjela ili velike korporacije. Naravno, efikasno upravljanje zahteva neku vrstu sistema upravljanja dokumentima. Što je širi obim i obim aktivnosti organizacije, to je važnija i nezavisnija uloga samog sistema upravljanja kancelarijama.
Donedavno, upravljanje dokumentima se postizalo prvenstveno premeštanjem papirnih dokumenata i održavanjem više papirnih dnevnika i ormara za dosije. Upotreba novih informacionih tehnologija u oblasti predškolskih obrazovnih ustanova omogućava da se kancelarijski rad ne tretira kao krut i konzervativan mehanizam, već kao efikasan i fleksibilan alat za implementaciju raznih vrsta inovacija u ovoj oblasti. Trenutno je razvoj informacionih tehnologija doveo do pojave metoda i alata koji pružaju integrisana rješenja za automatizaciju ureda, omogućavajući automatizaciju ručnih operacija i traženja dokumenata, te kontrolu izvršavanja naloga vezanih za dokumente.
Informacioni sistem „Dokumenti organizacije” implementiran je kako bi se povećala efikasnost lingvističke škole „Uspeh”, kao strukturne jedinice KGOU SPO KhPK.
U toku rada riješeni su sljedeći zadaci:
proučavana je opšta teorijska, specijalna literatura na temu istraživanja i materijali iz predmetne oblasti;
upoznavanje i proučavanje strukture organizacije, dokumenata i toka dokumenata;
tok dokumenata lingvističke škole „Uspjeh“ implementiran je kao strukturna jedinica KGOU SPO KhPK na bazi softverske aplikacije MS Outlook, što je omogućilo postizanje maksimalnih rezultata u obradi i evidentiranju dokumenata uz minimalne troškove softvera i hardvera.
Implementacija diplomskog projekta omogućila je integraciju svih dokumenata organizacije u okruženje MS Outlook, što je omogućilo:
optimalno organizirati dokumente radi lakšeg korištenja;
istaknuti glavne događaje i podsjećati ih na vrijeme (u toku obrazovnog procesa);
Potpuno automatizirajte uredski rad organizacije.
Time se povećava brzina i pouzdanost rješavanja kancelarijskih poslova unutar date organizacije. Prednost sistema je njegova fleksibilnost, tj. mogućnost prilagođavanja bilo kojoj organizaciji, uključujući sve informacije na karticama „Kontakti“ koje su od interesa za samu organizaciju, kao i mogućnost rada sa drugim MS Office aplikacijama.
Upotreba računarskih tehnologija i tehnologija za automatizaciju ureda je obećavajuće područje i omogućava organizaciju rada sa protokom dokumenata institucija na savremenom nivou.
BIBLIOGRAFIJA
1. Andreeva V.I. Kancelarijski rad: Zahtjevi za tok dokumenata kompanije. - 3. izd., prerađeno i dopunjeno. - M., 1996.
2. Andreeva V.I. Vođenje evidencije u kadrovskoj službi: Praktični vodič sa uzorcima dokumenata, 3. izdanje, prerađeno. i dodatne - M.: Poslovna škola "Intel-Sintez", 2000.
Andreeva V.I. Kancelarijski rad: Praktični vodič sa uzorcima dokumenata. 6. izdanje, rev. I dodatni - M.: Poslovna škola "Intel-Sintez", 1999.
Andreeva V.I. Uzorci dokumenata o kancelarijskom radu. - M.: Intel-Sintez Business School, 1998.
Andreyanova V.V. Kako organizovati kancelarijski rad u preduzeću. - M.: INFRA-M, 1998.
Vasiliev D.V. Kancelarijski rad na računaru. - M.: Strix, PRIOR, 1999.
Vasilyeva I.N. Osnove kancelarijskog rada i personalnog menadžmenta: udžbenik za studente. - M.: Finansije i statistika, 1999.
GOST R 51141-98. Vođenje evidencije i arhiviranje. Termini i definicije - M.: IPC Standards Publishing House, 1998.
Davidova E.N., Rybakov A.E. Kancelarijski rad: Edukativni i praktični vodič. - M.: TetraSystems, 1999.
Elizavetina T. Kancelarijski rad na računaru.-3. izd. - Sankt Peterburg: Peter, 2004, 304 str.
Računarstvo: Udžbenik / Ed. prof. N.V. Makarova. 4. revizija ed. - M.: Finansije i statistika, 2001.
Informatika: Radionica o računarskoj tehnologiji / Ed. prof. N.F. Makarova. 4. revizija Ed. - M.: Finansije i statistika, 2001.
Kirsanova M.V., Aksenov Yu.M. Kurs kancelarijskog menadžmenta: Dokumentaciona podrška menadžmentu: Udžbenik. 3. izdanje, rev. I dodatni - M.: INFRA-M, Novosibirsk: Sibirski sporazum, 2000.
Klimenko S.V., Krohin I.V., Kushch V.M., Lagutin Yu.L. Elektronski dokumenti o korporativnim mrežama: drugi Gutenbergov dolazak. - M.: Eko-trendovi, 1999.
Koltunova M.V. Poslovno pismo: Šta pisac treba da zna. akademik adv. domaćinstva pod vladom Ruske Federacije. - M.: Delo, 1999.
Računar za menadžera / Ed. V.V. Komyagina. - M.: Trijumf, 1988.
Upravljanje kompjuterskim zapisima: Kurs obuke / Ed. N. Makarova i dr., Sankt Peterburg: Peter, 2004. - 416 str.
Kudryaev V.A. i dr.Organizacija rada sa dokumentima: Udžbenik. - M.: INFRA-M, 1999.
Kuznjecov S.L. Kancelarijski rad na računaru. - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 1999.
Kuznjecov S.L. Kompjuterizacija kancelarijskog rada. - M.: AD „Poslovna škola „Intel-Sintez“, 1999.
Kuperstein V.I. Savremene informacione tehnologije u kancelarijskom radu i menadžmentu. Sankt Peterburg, BHV, 1999.
Kuperstein V.I. MS Office i projekt u menadžmentu i uredskom radu.-2. izd., revidirano. i dodatne - Sankt Peterburg: BHV-Peterburg, 2001. - 400 str.
Leontjev V.P. Najnovija Enciklopedija personalnog računara 2003. - M.: OLMA-PRESS, 2003. - 920 str.
Makarova N.V., Nikolajčuk G.S., Titova Yu.F. Rad na računaru u kancelariji: kurs obuke. - Sankt Peterburg: Peter, 2004.-411 str.
Moder J., Phillips S. Metoda mrežnog planiranja u organizaciji rada. - M.: Energija, 1966.
Osnovne odredbe za razvoj i primjenu sistema planiranja i upravljanja mrežom. - M.: Ekonomija, 1967.
U uslovima kada je stari sistem upravljanja, zasnovan na centralizovanoj i strogoj državnoj regulaciji, u velikoj meri nestao, javlja se potreba za izgradnjom novog sistema čiji se pojedini elementi, naravno, već pojavljuju i funkcionišu, ali sam sistem kao integralna struktura još ne postoji.
Jedan od elemenata upravljanja obrazovanjem, odnosno subjekti obrazovne politike, razmatrali smo u prethodnom poglavlju. Provedena administrativna reforma u zemlji promijenila je organizacionu strukturu upravljanja, ali se teško može govoriti o kvalitativnom poboljšanju upravljanja. Želja da se izbjegne dupliranje funkcija različitih tijela dovela je do komplikacija u koordinaciji između ovih tijela, a proces donošenja odluka na različitim nivoima je također postao složeniji. Pokušaj uvođenja upravljanja zasnovanog na rezultatima treba se smatrati pozitivnim elementom reformi koje su u toku. Međutim, postoje i druge tehnologije i modeli upravljanja obrazovnim sistemom, čija upotreba može značajno poboljšati kvalitet funkcionisanja ovog sistema i osigurati njegov progresivan razvoj. Prije nego što pređemo na razmatranje drugih predloženih načina za poboljšanje efikasnosti upravljanja obrazovnim sistemom, ističemo osnovne principe upravljanja obrazovanjem u savremenim uslovima, na osnovu kojih treba graditi državnu politiku u ovoj oblasti.
Najvažnija karakteristika menadžmenta obrazovanja u savremenim uslovima jeste da se obrazovni problemi moraju rešavati ne samo na nivou samog obrazovnog sistema. Rješavanje ovih problema postaje sastavni dio nacionalne politike. Odnosno, upravljanje obrazovanjem treba da sprovode ne samo specijalizovana ministarstva obrazovanja, već i da bude komponenta velikih vladinih programa koji pokrivaju sve sfere javnog života. Provođenje jedinstvene državne politike u obrazovnom sistemu važan je zadatak upravljanja obrazovanjem kako u Rusiji tako iu mnogim drugim zemljama. Samo visoki prioritet obrazovanja u državnoj politici može osigurati neophodan nivo upravljanja obrazovnim sektorom u savremenom svijetu. Istovremeno, prioritet obrazovanja treba ne samo proklamovati, već i dosljedno provoditi u političkoj praksi.
Globalna priroda obrazovnog sistema u nastajanju zahteva efikasno upravljanje njegovim razvojnim procesima na međudržavnom i međunarodnom nivou. Pritom, nisu potrebni samo međunarodni kontakti prosvjetnih ministarstava, već realizacija velikih međudržavnih, globalnih programa u oblasti uspostavljanja novog obrazovnog sistema.
Bitne karakteristike upravljanja novim obrazovnim sistemom određene su činjenicom da on ima složenu strukturu. Glavni podsistemi savremenog obrazovnog sistema su:
- Š teorijsko-metodološki podsistem, koji je sistem metodika obrazovnog procesa, teorija učenja, metoda nastave akademskih disciplina;
- Š pedagoški podsistem, koji je sistem didaktičkih škola i teorija obrazovnog procesa, osnovni principi pedagogije;
- Š tehnološki, koji predstavlja skup tehnologija za upravljanje obrazovnim sistemom;
- Š organizaciono, tj. skup organizacionih tehnika primenljivih u upravljanju savremenim obrazovanjem;
- Š ekonomski, tj. složen sistem ekonomske podrške za efikasno upravljanje modernim obrazovnim sistemom, uključujući finansiranje iz federalnog budžeta, budžeta federalnih subjekata i lokalnih budžeta, samofinansiranje itd.
Svi su oni u složenoj interakciji jedni s drugima i sa drugim sferama javnog života (vidi sliku 4).
Dakle, najvažniji princip upravljanja obrazovanjem na svim nivoima: međudržavnom, nacionalnom, regionalnom, opštinskom, kao i nivou obrazovne ustanove, treba da bude princip konzistentnosti.
Fig.4. Opća struktura savremenog obrazovnog sistema
Obrazovni menadžment u savremenim uslovima fokusiran je uglavnom na rešavanje problema:
organizovanje takvog pristupa obrazovanju koji bi zadovoljio obrazovne potrebe ljudi u 21. veku (obrazovanje treba da postane dostupno od ranog detinjstva tokom celog života čoveka);
osiguranje jednakog pristupa obrazovanju za sve ljude na svim nivoima obrazovanja;
unapređenje kvaliteta obrazovanja i postizanje njegove relevantnosti, odnosno zadovoljavanje potreba društva;
naglo povećanje efikasnosti i produktivnosti obrazovnog sistema.
Svi ovi problemi moraju se rješavati u kontekstu povećanja broja studenata uz gotovo univerzalno smanjenje državnih sredstava po studentu. Složenost problema, u kombinaciji sa smanjenjem državnog finansiranja, zahtijeva preispitivanje uloga i funkcija države, preduzeća, obrazovnih institucija, porodica i samih učenika u finansiranju i organizaciji obrazovanja.
Kao takve ćemo razmotriti sljedeće tehnologije:
- 2. uvođenje državnog i javnog upravljanja;
- 3. širenje partnerstva između privrede i vlade;
- 4. razvoj principa autonomije obrazovnih institucija;
- 5. razvoj infrastrukture za informatizaciju obrazovanja;
- 6. primjena novih mehanizama za finansiranje obrazovanja.
- 1. provođenje reinženjeringa obrazovnih aktivnosti;
Osnovna razlika između modernog obrazovnog sistema i tradicionalnog leži u specifičnostima njegovog tehnološkog podsistema. Ovaj tehnološki element je izuzetno nerazvijen u klasičnom obrazovanju, koje se uglavnom oslanja na nastavu licem u lice i štampane materijale. Savremeno obrazovanje koristi bogat arsenal novih informacionih tehnologija.
Vrlo česta zabluda među stručnjacima iz oblasti obrazovanja je ideja da je upotreba računara i telekomunikacija, novih tehničkih sredstava u obrazovnom procesu jedino što je potrebno za modernizaciju obrazovanja. Sa ove tačke gledišta, dovoljno je u učionice postaviti računare, telefone, video kamere, satelitske antene i drugu opremu, naučiti nastavnike kako da ih koriste, a glavni problemi obrazovanja vezani za kvalitet, masovnost i efikasnost će biti riješeno. Odnosno, u skladu sa ovim stavom, upotreba novih informacionih tehnologija (NIT) u obrazovnom procesu dovodi do radikalnih promjena samo u jednom podsistemu obrazovanja – tehnološkom, dok se ostali njegovi podsistemi ne mijenjaju bitnije.
Međutim, primena novih informacionih tehnologija vodi rešavanju akutnih problema savremenog obrazovanja samo kada razvoj tehnološkog podsistema obrazovanja prati korenite promene u svim ostalim podsistemima: pedagoškom, organizacionom, ekonomskom - pa čak značajno utiče i na teorijske i metodološke osnove obrazovnog sistema. Dakle, nove tehnologije mogu biti efikasne u obrazovanju samo kada se ne uklapaju u postojeći obrazovni sistem, već su uključene kao element u novi obrazovni sistem.
Naravno, na početku razvoja računarske tehnologije neki nastavnici su počeli da ih koriste u svom radu u okviru starog obrazovnog sistema. Međutim, snažan tehnološki napredak čini takav rad neučinkovitim i jednostavno nemogućim.
Razvoj informacionih tehnologija podrazumijeva formiranje fundamentalno novog obrazovnog sistema, koji može osigurati pružanje visokokvalitetnih obrazovnih usluga milionima ljudi uz smanjenje jediničnih troškova obrazovanja. Nije nastavnik taj koji koristi nova tehnička sredstva u starom obrazovnom sistemu, odnosno starim pedagoškim metodama, ekonomskim mehanizmima i organizacijom rada, već nastavnik koji djeluje u novom obrazovnom sistemu koji osigurava uspješno funkcionisanje obrazovanja u savremenom svijetu. .
Stoga bi korištenje BIT-a u obrazovanju trebalo posmatrati kao stratešku odluku usmjerenu na formiranje i razvoj novog obrazovnog sistema. Istovremeno, u oblasti obrazovanja, kao i u mnogim drugim oblastima djelovanja, posljednjih godina posebno su aktualni ne tehnički, već organizacijski, društveni i ekonomski problemi korištenja novih informacionih tehnologija. Tehnička rješenja se standardizuju, odnos cijene i performansi informacionih sistema se stalno smanjuje, ali upotreba novih tehnologija ne dovodi uvijek do povećanja produktivnosti i operativne efikasnosti.
Moderna informatička kultura podrazumijeva fokusiranje ne na tehnička pitanja prilikom implementacije BIT-a, već na ona organizaciona, društvena i ekonomska. Trenutno je riječ o restrukturiranju i reinženjeringu cjelokupnog obrazovnog procesa, a ne o privatnim tehničkim rješenjima.
Dakle, sistematski pristup upravljanju savremenim obrazovanjem uključuje aktivnosti reinženjeringa u oblasti obrazovanja. Njegov cilj je radikalno unapređenje cjelokupnog obrazovnog sistema, njegova radikalna transformacija zasnovana na korištenju naučnih i tehnoloških informacija, što dovodi do povećanja kvaliteta i efikasnosti obrazovanja.
Neophodno je istaknuti uslove koji pogoduju reinženjeringu Melyukhin I.S. Informaciona tehnologija i poslovanje. M.: "Garant-Park", 1997, str. 31., koji se čine relevantnim za oblast obrazovanja. Takvi uslovi uključuju sljedeće:
- 1. uspjeh reinženjeringa značajno zavisi od posvećenosti čelnika obrazovne organizacije idejama ove strategije; projekti reinženjeringa moraju se izvoditi pod kontrolom prvog rukovodioca;
- 2. zaposleni koji razvijaju projekat reinženjeringa i prate njegovu realizaciju moraju imati potrebna ovlaštenja i biti sposobni da stvore atmosferu saradnje u obrazovnoj organizaciji;
- 3. vjerovatnije je da će projekti usmjereni na rast i proširenje obrazovnih aktivnosti uspjeti nego na smanjenje i smanjenje troškova, jer se ljudi obično okupljaju oko velikih inicijativa s entuzijazmom;
- 4. uspjeh reinženjeringa zavisi i od toga u kojoj mjeri menadžeri i obični zaposlenici organizacije razumiju kako postići strateške ciljeve;
- 5. Projekat reinženjeringa treba da ima svoj budžet, posebno ako se planira intenzivna upotreba novih informacionih tehnologija.
Dakle, efektivna upotreba savremenih kompjuterskih i telekomunikacionih tehnologija u obrazovanju zahteva reinženjering obrazovnih aktivnosti, značajne promene ne samo u tehnološkom podsistemu obrazovnog sistema, već iu svim njegovim drugim glavnim podsistemima – pedagoškom, organizacionom, ekonomskom, teorijskom i metodološkom. . Svaki od ovih podsistema, zauzvrat, predstavlja integralni sistem koji se sastoji od mnogo elemenata. Istovremeno, svi podsistemi novog obrazovnog sistema su usko povezani i međuzavisni. Sve što se dešava u jednom podsistemu utiče na sve ostale komponente holističkog obrazovnog sistema u nastajanju.
Ovakvo sistematsko sagledavanje procesa formiranja i razvoja obrazovnog sistema zasnovanog na naučnim i tehnološkim informacijama trebalo bi da postane osnova upravljanja obrazovanjem u savremenom svetu, jer je samo sistematskim pristupom upravljanju obrazovanjem moguće povećati njegovu efikasnost.
Drugi pravac za unapređenje upravljanja obrazovnim sistemom je implementacija državno-javno menadžment, uključivanje različitih društvenih institucija, uglavnom preduzeća i porodica, u rješavanje obrazovnih problema, kao i preispitivanje uloge obrazovnih institucija i samih učenika u organizaciji i održavanju obrazovnog procesa.
Uloga učenika u organizaciji svog obrazovanja postaje sve značajnija, budući da se savremeni obrazovni proces sve više pretvara u proces samoučenja, kada učenik sam bira svoj obrazovni put u detaljnom okruženju učenja; na visokim nivoima obrazovanja, učenik učestvuje u plaćanju procesa učenja.
Uloga porodice u organizovanju i finansiranju obrazovanja njenih članova je osnažena utoliko što porodica učestvuje u plaćanju školovanja, često u izboru obrazovne ustanove, čime u izvesnoj meri utiče na sadržaj obrazovanja; U obrazovanju na daljinu zasnovanom na telekomunikacijama, porodica aktivno doprinosi stvaranju okruženja za učenje.
Uloga preduzeća u upravljanju obrazovnim sektorom sada je određena činjenicom da finansiraju obrazovanje kroz sistem oporezivanja; direktno učestvuju u finansiranju obrazovnih institucija, uglavnom na višim nivoima obrazovanja; preuzimaju obrazovne funkcije, razvijajući na njihovoj osnovi sistem kontinuiranog obrazovanja (posljednjih godina često na bazi otvorenog fleksibilnog učenja na daljinu uz korištenje savremenih kompjuterskih i telekomunikacionih tehnologija).
U aprilu ove godine, predsjednik Ruske Federacije se sastao sa predstavnicima poslovne zajednice, čime je još jednom naglašena potreba i mogućnost partnerstva privrede i države u oblasti obrazovanja. Neusklađenost sadržaja i strukture obrazovanja sa zahtjevima tržišta rada jedan je od glavnih problema kako savremenog obrazovanja tako i savremenog poslovanja i ovaj problem se mora rješavati zajednički. Prvo, da bi se tržište rada obezbijedilo potrebnim kadrovima, potrebno je kreirati sistem predviđanja tržišta rada. Danas je, zapravo, jedini izvor informacija za obrazovanje o potrebama privrede za određenim kadrovima godišnja prognoza društveno-ekonomskog razvoja zemlje. Očigledno to nije dovoljno. Drugo, najvažniji zadatak sa kojim se danas susreću sve države jeste da osiguraju dostupnost obrazovanju, posebno visokom stručnom obrazovanju. I u tom pravcu neophodno je aktivno učešće privrede, posebno u razvoju oblasti obrazovnih kredita, što je pomenuto i na sastanku predsednika sa poslovnom elitom.
Aktivno učešće privrede u razvoju obrazovne sfere moguće je samo ako ekstenzije autonomija obrazovni ustanove. Donedavno su vladine obrazovne vlasti u mnogim zemljama direktno nadzirale rad javnih obrazovnih institucija. U Rusiji, u uslovima komandno-administrativnog sistema, takvo direktno rukovodstvo imalo je oblik distributivnog, direktivnog, birokratskog upravljanja obrazovanjem. Međutim, u savremenim uslovima ovakav sistem upravljanja obrazovanjem se pokazuje neefikasnim i sa ekonomskog i sa pedagoškog stanovišta. Država se suočava sa potrebom da preispita svoju ulogu u oblasti obrazovanja.
Ako su ranije obrazovne ustanove bile u potpunosti administrativno podređene državnim organima upravljanja obrazovanjem i zapravo su bile, takoreći, podjele ovih tijela, onda u novom obrazovnom sistemu država promovira razvoj autonomije obrazovnih ustanova, njihovu administrativnu samostalnost. Državne obrazovne vlasti zadržavaju funkcije izrade strategije razvoja obrazovnog sistema i regulisanja procesa implementacije ove strategije. U odnosu na obrazovne institucije, država se aktivno transformiše iz direktnog menadžera u korisnika i potrošača obrazovnih usluga.
Državne obrazovne vlasti sve više nastupaju kao kupci usluga obrazovnih ustanova, a funkcije ovih tijela sve više se kreću iz sfere proizvodnje obrazovnih usluga u oblast zaštite interesa korisnika usluga obrazovnih ustanova. U novom obrazovnom sistemu osnov odnosa obrazovne vlasti i obrazovnih institucija je sistem zaključivanja ugovora o ispunjavanju naloga za obuku od strane obrazovnih ustanova. Za efikasno funkcionisanje ovog sistema, država promoviše razvoj punokrvne tržišne situacije u oblasti obrazovanja, konkurenciju kako na strani proizvođača tako i na strani potrošača obrazovnih usluga. Princip razvoja konkurentnog obrazovnog okruženja i stvaranja zasićenog tržišta obrazovnih usluga je najvažniji princip upravljanja modernim obrazovanjem. Implementacija ovog principa podrazumijeva razvoj novih ekonomskih mehanizama u oblasti obrazovanja.
Razvoj kompjuter I telekomunikacije tehnologije jedan je od vodećih faktora u formiranju novog obrazovnog sistema. Njihovo stalno usavršavanje neviđenim tempom posljednjih decenija stimuliše i ubrzava inovacije u oblasti obrazovanja.
Međutim, vrlo često se nove informacione tehnologije uvode u obrazovni proces uglavnom slučajno, jednostavno zato što nastavnici imaju pristup nekim od ovih tehnologija. Tako u literaturi o obrazovanju na daljinu dominiraju jednostavni deskriptivni izvještaji o upotrebi jedne ili čak više telekomunikacijskih tehnologija u obrazovnom procesu, iz čega proizilazi da su autori ovih izvještaja bili privučeni i iznenađeni samom mogućnošću korištenja savremene tehnologije u oblasti obrazovanja. Glavni zaključak koji često donose je da se moderne telekomunikacije mogu koristiti u obrazovnom procesu. Međutim, takav zaključak je obično nov samo za autore ovih izvještaja, a ne za teoriju i praksu modernog obrazovanja. Iz ovih izvještaja također proizilazi da se nove tehnologije često koriste u obrazovanju bez ikakve analize efikasnosti njihove upotrebe. Bitna je činjenica korištenja ovih tehnologija, a ne njene posljedice.
Iskustvo razvoja obrazovanja zasnovanog na BIT-u pokazuje da nasumična upotreba tehnologije u obrazovnom procesu ne može biti dovoljno efikasna. Proces integracije računarskih i komunikacionih tehnologija u obrazovni proces treba da se zasniva na razvoju i primeni principa efikasnog upravljanja razvojem tehnološke osnove obrazovnog sistema.
U obrazovanju nije važna sama informaciona tehnologija, ma koliko ona bila moderna i sofisticirana, već u kojoj meri njena upotreba služi postizanju obrazovnih ciljeva. Dakle, upotreba informacionih tehnologija podrazumeva, pre svega, rešavanje problema adekvatnog izbora tehnologija.
Ovaj izbor se vrši regulisanjem veza između informacionih tehnologija i procesa učenja, odnosno prvenstveno između tehnološkog i pedagoškog podsistema obrazovnog sistema. Pri tome je važno i koja će od tehnologija, pod uslovom da se ostvare ciljevi učenja, zahtijevati manje finansijskih troškova, koja se od njih bolje uklapa u organizacionu strukturu obrazovnog procesa. Drugim riječima, izbor tehnologije podrazumijeva regulisanje veza između svih glavnih podsistema obrazovnog sistema i stoga se ne pojavljuje kao tehnološki zadatak, već kao problem upravljanja obrazovanjem.
Rješavanje problema izbora tehnologija u obrazovne svrhe podrazumijeva poređenje efektivnosti ulaganja u različite tehnološke opcije za obrazovni proces.
Treba napomenuti da su u oblasti obrazovanja na daljinu poređenja njegove efikasnosti sa tradicionalnim počela pre više od pola veka u vezi sa razvojem prvog oblika obrazovanja na daljinu - korespondencije, kada dolazi do komunikacije između nastavnika i učenika. uglavnom ne “licem u lice”, već posredno putem pisanog materijala, često poslanog poštom. Razvoj novih oblika obrazovanja na daljinu kao što su otvoreno i teleobrazovanje, u kojima se moderne telekomunikacije koriste za interakciju između nastavnika i učenika, ponekad je praćen poređenjem efikasnosti obrazovanja na daljinu i tradicionalnog obrazovanja. Najčešće se u ovakvim poređenjima rezultat obrazovanja i njegov kvalitet mjere kroz ispitne ocjene.
Tradicionalno, poređenja efikasnosti tradicionalnog obrazovanja (zasnovanog na komunikaciji licem u lice između učenika i nastavnika) i obrazovanja zasnovanog na kompjuterskim i telekomunikacionim tehnologijama često se manje-više jasno zasnivaju na pretpostavci da je sama činjenica ograničenog direktnog kontakta između nastavnika i učenika, posredovanje ovih interakcija tehničkim sredstvima neminovno dovodi do pogoršanja kvaliteta obrazovanja.
Važno je naglasiti da iskustvo razvoja obrazovanja zasnovanog na BIT-u navodi na zaključak da su takve pretpostavke nepravedne. Dakle, dugoročna poređenja rezultata tradicionalnog obrazovanja i obrazovanja na daljinu mnoge istraživače navode na zaključak da sama sredstva komunikacije, one informacione tehnologije koje se koriste za povezivanje nastavnika i učenika, nemaju značajan uticaj na ishode učenja. Ove nalaze, iz 248 istraživačkih izvještaja i članaka, sastavio je i predstavio Thomas Russell u svom najnovijem radu, Fenomen bez značajne razlike. Russell T.L. Fenomen “bez značajne razlike” kako je navedeno u 248 istraživačkih izvještaja, sažetaka i radova. Državni univerzitet Sjeverne Karoline, 1997.
Prije svega, pri odabiru tehnologije potrebno je poći od ideje da nastava u tradicionalnoj učionici danas nije nužno najbolji način za izvođenje kurseva. Nedostatak direktnog, „licem u lice“ kontakta između nastavnika i učenika sam po sebi ne utiče negativno na ishod učenja. Upotreba novih komunikacionih tehnologija za komunikaciju u toku obrazovnog procesa, kao takva, ne znači smanjenje kvaliteta obrazovanja.
Štaviše, obrazovanje, u kojem se interakcija nastavnika i učenika u velikoj mjeri zasniva na savremenim kompjuterskim i telekomunikacionim tehnologijama, u principu može biti efikasnije od tradicionalnog obrazovanja.
Uopšteno govoreći, ishod učenja i njegov kvalitet nisu određeni tipom tehnologije koja se koristi za održavanje kurseva obuke. Nisu bitne same tehnologije, već koliko je kvalitetno razvijen i izveden kurs obuke i koliko je adekvatno organizovan obrazovni proces. Kvalitet nastavne aktivnosti određuje rezultat obrazovanja, a ne sama vrsta komunikacione tehnologije.
Stoga, glavno pitanje pri izboru informaciono-komunikacionih tehnologija nije koja od njih očigledno vodi do najboljeg rezultata obrazovnog procesa, već kako optimalno osmisliti i organizovati ovaj proces, kako obezbediti adekvatne veze između njegovih elemenata i komponenti.
Implementacija svih navedenih oblasti za povećanje efikasnosti upravljanja obrazovnim sistemom je nemoguća bez implementacija novo alata finansiranje obrazovni sfere. Sadašnja procijenjena procedura budžetskog finansiranja obrazovnih ustanova u velikoj mjeri ograničava mogućnosti i podsticaje za poboljšanje kvaliteta usluga i efikasnosti njihovog pružanja. Finansiranje obrazovnog sistema treba da se zasniva na principu „upravljanja zasnovanog na rezultatima“. Neophodno je da svaki program razvoja obrazovne djelatnosti koji se finansira iz budžetskih sredstava sadrži jasnu listu indikatora uspješnosti. Upotreba indikativnog upravljanja na osnovu rezultata poboljšaće efikasnost trošenja budžetskih sredstava. Složenost sistema, njegova multifunkcionalna, višenamjenska priroda čine korištenje jednog ili malog broja instrumenata budžetskog finansiranja neefikasnim i zahtijevaju korištenje različitih finansijskih instrumenata koji se koriste u jednom sistemu iu optimalnoj kombinaciji. Među ovim alatima treba izdvojiti normativno finansiranje po glavi stanovnika, koje nam omogućava da osiguramo transparentnost u raspodjeli budžetskih sredstava i vežemo iznos finansiranja direktno za potrošača obrazovne usluge po principu „novac prati učenika“.
Problemi prelaska na normativno finansiranje po glavi stanovnika u velikoj su mjeri povezani sa nedostatkom potrebnog zakonskog okvira i prihvaćenih metoda za izračunavanje standarda za nivoe obrazovanja, vrste i vrste obrazovnih institucija.
Izrada relevantnih regulatornih pravnih akata i njihovo usvajanje, kao i tekuća reforma budžetskog sektora trebalo bi da pomognu u rješavanju ovog pitanja. Uvođenje u savremenim uslovima mehanizma finansiranja po glavi stanovnika omogućiće povećanje efikasnosti korišćenja ukupnih resursa obrazovnih institucija i obrazovnog sistema u cjelini.
Prilikom prelaska na dvostepeni sistem visokog stručnog obrazovanja preporučljivo je uvesti diferencijaciju u standard budžetskog finansiranja. Na prvom stepenu visokog obrazovanja – diploma – diferencijacija standarda treba da se desi na osnovu rezultata Jedinstvenog državnog ispita – to je uvođenje sistema finansiranja koji se zasniva na korišćenju državnih registrovanih finansijskih obaveza (GIFO). Na nivou master studija treba napraviti diferencijaciju standarda budžetskog finansiranja prema oblastima obuke, uzimajući u obzir regionalne specifičnosti. Treba postaviti više standarde za obuku u oblastima koje imaju objektivno veće troškove obuke. Obrazovni krediti bi također trebali postati češći u master programima.
Drugi instrument budžetskog finansiranja trebalo bi da bude finansiranje obrazovnog sistema zasnovanog na srednjoročnim programima. U okviru ovakvih programa prije svega treba finansirati stvaranje modernih obrazovnih infrastruktura, u okviru kojih je potrebno stvoriti resursne centre za kolektivno korištenje.
Posebna oblast finansiranja treba da bude finansiranje naučno-istraživačkog rada u visokom obrazovanju, koje je diktirano zadacima integracije nauke i obrazovanja. Posebno je potrebno obezbijediti preraspodjelu sredstava u korist finansiranja naučnoistraživačkog rada na bespovratnoj osnovi, te razviti konkurentne metode finansiranja istraživačkog rada.
Sumirajući analizu glavnih načina za poboljšanje efikasnosti upravljanja obrazovnim sistemom, napominjemo da ova lista nije konačna, ali postavlja određenu logiku za potragu za novim metodama i tehnologijama za poboljšanje upravljanja obrazovanjem. Prvo, potrebno je optimizirati organizacionu strukturu upravljanja obrazovanjem. Drugo, potrebno je zapamtiti da je samo obrazovanje, kao objekat uticaja, sistem koji se sastoji od međusobno povezanih elemenata, te je unapređenju obrazovanja potrebno pristupiti sistemski, ravnomjerno utječući na svaki element ovog sistema. Treće, aktuelno je pitanje subjekata menadžmenta obrazovanja, te je u tom smislu potrebno razvijati državni i javni menadžment i uključiti poslovne strukture u rješavanje nastalih problema. Četvrto, ne smije se dozvoliti da obrazovna sfera zaostaje za drugim sferama javnog života: ekonomskom, političkom, kulturnom. U savremenim uslovima, zadatak stvaranja infrastrukture za informatizaciju obrazovanja u Ruskoj Federaciji postaje najvažniji. Konačno, osnova za realizaciju navedenih pravaca je promjena u sistemu finansiranja obrazovnog sektora, pri čemu bi trebalo da se pojavljuju sve nove metode kako za raspodjelu budžetskih sredstava tako i za privlačenje sredstava iz vanbudžetskih izvora finansiranja (za na primjer, stvaranje posebnih fondova na univerzitetima – „zadužbina“).
1Zadatak menadžmenta je stvaranje atmosfere povjerenja, iniciranje, prepoznavanje i podsticanje doprinosa zaposlenih zajedničkoj stvari, te podržavanje otvorenih i poštenih odnosa u kompaniji. Takva atmosfera maksimizira razvoj kreativnog potencijala zaposlenih i efikasno rješavanje problema kvaliteta. Menadžment mora stalno da vodi računa o obuci osoblja, kao i da obezbedi neophodne resurse za postizanje kvalitetnih ciljeva.
Menadžment
menadžment škole
1. Konarzhevsky Yu.A. Menadžment i upravljanje unutar škole. – M.: Centar „Pedagoška pretraga”, 2000. – 224 str.
2. Pimenovsky V.Ya. Zahtjevi za osobnost nastavnika u visokotehnološkom društvu // Pedagogija. 1997. – br. 5. – str. 97–103.
3. Pugačev V.P. Testovi, poslovne igre, obuka za upravljanje kadrovima. – M.: Aspect Press, 2001.
4. Oderyshev B.S., Frolova O.I. Razvoj ličnih kvaliteta lidera kao sredstvo povećanja efektivnosti upravljanja nastavnim osobljem. – Sankt Peterburg, 2007. – 29 str.
5. Shipunov V.G., Kishkel E.N. Osnove aktivnosti menadžmenta: upravljanje kadrovima, upravljačke aktivnosti, upravljanje preduzećem. – M.: Viša škola, 1999. – 304 str.
Kao što znate, obrazovanje je osnova od koje počinje socijalizacija osobe, počinje njegov samostalan život u društvu. Možda od obrazovanja zavisi dalja sudbina pojedinca, njegovo mesto u životu države, njegovi prioriteti i unutrašnja pravila. U tom smislu, primarni zadatak države je da obezbijedi najbolji kvalitet obrazovanja. Ne treba štedjeti novac ili vrijeme da poboljšate njen kvalitet, jer je to posao za budućnost. Blagostanje jedne zemlje direktno je povezano s tim koliko su njeni stanovnici obrazovani i vješti.
Rješavanje problema upravljanja obrazovnom ustanovom sve više dobija na težini u vezi sa humanizacijom i demokratizacijom, sve većom ulogom i značajem zaštite ljudskih prava i sloboda, razvojem tržišnih odnosa, formiranjem novih društvenih struktura i oblika upravljanja. Stoga, da bi efikasno uticao na aktivnosti podređenih, savremenom lideru je potrebno duboko razumevanje psiholoških osnova menadžmenta. Iako su ovi mehanizmi još uvijek slabo shvaćeni, postojeći rezultati naučnih istraživanja mogu značajno proširiti sposobnost menadžera da stvori uslove koji podstiču formiranje interesa među članovima tima za produktivan rad organizacije.
Proces upravljanja uvijek se odvija tamo gdje se sprovode zajedničke aktivnosti ljudi za postizanje određenih rezultata. Budući da je škola društvena organizacija i da je sistem zajedničkih aktivnosti ljudi (nastavnika, učenika, roditelja), preporučljivo je govoriti o upravljanju njom. Trenutno se koncept menadžmenta iz oblasti poslovanja sve više širi na različite oblasti ljudske delatnosti, uključujući i obrazovanje. Međutim, koncept menadžmenta je uži od koncepta menadžmenta, budući da se menadžment uglavnom tiče različitih aspekata aktivnosti menadžera, dok koncept menadžmenta pokriva čitavo područje ljudskih odnosa u sistemima „menadžer-izvršni“. Tako je teorija školskog menadžmenta, posebno nastavnog osoblja, značajno dopunjena teorijom unutarškolskog menadžmenta.
Teorija menadžmenta je atraktivna, prije svega, zbog svoje lične orijentacije, kada se aktivnosti menadžera (menadžera) grade na osnovu istinskog poštovanja, povjerenja u svoje zaposlenike i stvaranja situacija uspjeha za njih. Upravo ovaj aspekt menadžmenta značajno nadopunjuje teoriju unutarškolskog menadžmenta.
Kada se dalje govori o upravljanju nastavnim osobljem, imaćemo u vidu sistem upravljanja, odnosno primeniti sistemski pristup u teorijskom razumevanju upravljačkih aktivnosti. Pod sistemom upravljanja podrazumijevamo skup koordinisanih, međusobno povezanih aktivnosti usmjerenih na postizanje značajnog cilja organizacije. U takve aktivnosti ubrajamo funkcije upravljanja, implementaciju principa i primjenu efektivnih metoda upravljanja.
Uvođenje i djelovanje sistema upravljanja aktivnostima obrazovnih ustanova usmjerenih na kvalitet obrazovanja pomoći će da se obezbijedi konkurentnost obrazovnog sistema u cjelini, a posebno poveća konkurentnost pojedinih obrazovnih institucija. Učinkovitost aktivnosti upravljanja u velikoj mjeri je određena time kako rukovodioci škola ovladaju metodologijom pedagoške analize, koliko duboko mogu proučavati utvrđene činjenice i identificirati najkarakterističnije zavisnosti. Neblagovremena ili nestručna analiza u radu direktora škole dovodi, u fazi razvoja ciljeva i formiranja zadataka, do nedorečenosti, nedorečenosti, a ponekad i do neutemeljenosti donesenih odluka. Nepoznavanje pravog stanja u nastavnom ili studentskom timu stvara poteškoće u uspostavljanju ispravnog sistema odnosa u procesu regulisanja i prilagođavanja pedagoškog procesa.
Proces upravljanja bilo kojim pedagoškim sistemom uključuje postavljanje ciljeva (postavljanje ciljeva) i planiranje (donošenje odluka). Unapređenje postavljanja ciljeva i planiranja rukovodećeg rada diktira potreba za stalnim razvojem i kretanjem pedagoškog sistema. Ljudska organizaciona aktivnost je po svojoj prirodi praktična aktivnost, zasnovana na operativnoj upotrebi psihološko-pedagoških znanja u konkretnim situacijama. Konstantna interakcija sa kolegama i studentima daje organizacijskim aktivnostima određeni fokus usmjeren na ličnost.
U strukturi organizacione aktivnosti menadžera važno mjesto zauzima motivacija predstojeće aktivnosti, upućivanje, razvijanje povjerenja u potrebu izvršenja ovog zadatka, osiguranje jedinstva djelovanja nastavnog i studentskog tima, pružanje direktne pomoći u realizaciji ovog zadatka. proces obavljanja posla, te izbor najadekvatnijih oblika stimulativne aktivnosti. Organizaciona aktivnost menadžera uključuje i takvu neophodnu radnju kao što je procena napretka i rezultata određenog slučaja.
Svi lični kvaliteti lidera se manifestuju u njegovom stilu upravljanja. Stil upravljanja je određeni sistem metoda, metoda i oblika upravljačkih aktivnosti koje preferira menadžer. Izbor određenog stila rukovođenja određen je mnogim objektivnim i subjektivnim faktorima koji međusobno djeluju. U objektivne faktore spadaju sadržaj aktivnosti koja se obavlja, stepen težine zadataka koji se rešavaju, složenost uslova u kojima se njihovo rešavanje sprovodi, hijerarhijska struktura rukovođenja i podređenosti, društveno-politička situacija, socio-psihološka klima u timu itd. Subjektivni faktori su tipološka svojstva nervnog sistema (temperament), karakterna svojstva, orijentacija, ljudske sposobnosti, uobičajeni načini delovanja, komunikacije, odlučivanja, znanja, iskustva, uverenja. Jedan od pokazatelja organizacijske kulture lidera je njegova sposobnost da racionalno upravlja svojim vremenom i vremenom svojih podređenih.
Važno je imati na umu da direktor škole, pored administrativnih funkcija, obavlja i pedagoške aktivnosti, ostajući nastavnik bilo kojeg predmeta. Glavno vrijeme direktora zauzimaju administrativni poslovi, ali njegove nastavne aktivnosti treba da budu primjer svim ostalim nastavnicima, samo u ovom slučaju direktor može biti nastavnik svojim nastavnicima. Ova okolnost zahtijeva značajno ulaganje vremena u pripremu za nastavu i čitanje nove psihološke i pedagoške literature. Sposobnost pametnog korišćenja vremena je osnova za naučnu organizaciju rada nastavnika i direktora škola. Ovo je još važnije imati na umu s obzirom na stvarnu preopterećenost i nastavnika i školske uprave.
Danas je nemoguće da jedan lider rješava sve upravljačke zadatke, pa postoji potreba za izgradnjom organizacione strukture obrazovne ustanove. Utvrđivanjem organizacione strukture subjekt upravljanja reguliše ovlašćenja i odgovornosti učesnika u zajedničkim aktivnostima, kao i pravila njihovog međusobnog delovanja po vertikali i horizontali.
Efikasnost procesa upravljanja, raspoloženje ljudi u organizaciji i odnosi među zaposlenima zavise od mnogih faktora: neposrednih uslova rada, profesionalnosti osoblja, nivoa menadžmenta itd. A jedna od prvih uloga među tim faktorima je igra ličnost menadžera.
U najopštijem obliku možemo odrediti uslove koje ispunjava lider bilo kojeg menadžerskog ranga u različitim društvenim organizacijama.
Ovi zahtjevi su određeni kroz profesionalno značajne kvalitete, pod kojima podrazumijevamo individualne kvalitete subjekta djelatnosti koji utiču na djelotvornost djelatnosti i uspješnost njenog razvoja. Odgovor na pitanje o kvalitetima koje lider treba da ima doživeo je značajnu evoluciju tokom razvoja teorije menadžmenta.
Dakle, efikasnost svake organizacije, pa tako i srednje škole, zavisi od stila upravljanja timom. Stil upravljanja otkriva lične kvalitete lidera. Stoga, kada se povećava efikasnost jedne institucije, potrebno je obratiti se na ličnost lidera. Razvijanjem i unapređenjem ličnih kvaliteta lidera i promenom stila rukovođenja moguće je povećati efikasnost obrazovne institucije.
Bibliografska veza
Azhibekov K.Zh., Zhetpisbaeva G.O., Ermakhanova Sh.N., Togatay M.M., Asylbaeva Zh.U., Ermakhanov M.N. NAČINI POVEĆANJA UČINKOVITOSTI UPRAVLJANJA NASTAVNIM OSOBLJEM // International Journal of Applied and Fundamental Research. – 2016. – br. 7-5. – str. 876-878;URL: https://applied-research.ru/ru/article/view?id=9978 (datum pristupa: 15.01.2020.). Predstavljamo Vam časopise koje izdaje izdavačka kuća "Akademija prirodnih nauka"
Za efikasno funkcionisanje obrazovne ustanove važne su sve komponente spoljašnjeg i unutrašnjeg okruženja. Efikasnost obrazovne ustanove zavisi od mehanizma i kvaliteta povratnih informacija.
Menadžment se odnosi na aktivnosti koje imaju za cilj donošenje odluka, organizovanje, kontrolu, regulisanje upravljanog objekta u skladu sa zadatim ciljem, analizu i sumiranje rezultata na osnovu pouzdanih informacija. Pod upravljanjem škole podrazumeva se uticaj lidera na učesnike u obrazovnom procesu u cilju postizanja planiranog rezultata. Predmet upravljanja u ovom slučaju su obrazovni procesi i programski, metodološki, kadrovski, materijalno-tehnički i regulatorni uslovi koji ih podržavaju, a cilj je efektivno korišćenje potencijala koji postoje u obrazovnom sistemu i povećanje njegove efektivnosti. Efikasnost upravljanja obrazovnom institucijom u velikoj mjeri je određena prisustvom sistematskog pristupa upravljanju svim njenim dijelovima. Veoma je važno moći sagledati izglede za razvoj obrazovne ustanove i graditi programske aktivnosti zasnovane na kreativnom potencijalu nastavnog osoblja.
Efikasnost upravljanja obrazovnom ustanovom rezultat je ostvarivanja ciljeva aktivnosti upravljanja, a efektivnost upravljanja obrazovnom ustanovom rezultat je ostvarivanja ciljeva obrazovne ustanove. Ako se željena svojstva rezultata postižu brzo i uz uštedu sredstava, legitimno je govoriti o efikasnom upravljanju školom.
Efikasnost sistema upravljanja, a samim tim i život škole u cjelini zavisi od toga koliko su u potpunosti, svrsishodno, realno i konkretno funkcionalne i radne obaveze raspoređene između rukovodilaca škola. Dakle, tehnologija upravljanja je naučno utemeljena, svrsishodna interakcija rukovodilaca škola sa drugim subjektima obrazovnog procesa, usmjerena na postizanje planiranog rezultata. Efikasnost upravljačkih aktivnosti u velikoj meri zavisi od sposobnosti uprave obrazovne ustanove da upravlja obrazovnim procesom zasnovanim na tehnološkom pristupu. Upravljačke aktivnosti se mogu predstaviti u obliku tehnološkog lanca (slika 6).
Slika 6? Tehnološki lanac aktivnosti upravljanja
Praksa menadžmenta potvrđuje da je motivacija za uspjeh u bilo kojoj inovativnoj aktivnosti moguća samo kroz uspjeh postignuća u rješavanju prethodnih problema.
Stoga je uspješno upravljanje upravljanje svrsishodnim kretanjem školskog tima od rješavanja jednostavnih, operativnih i pristupačnijih zadataka ka rješavanju složenijih, strateških ciljeva i zadataka.
Procjena djelotvornosti uspješnog menadžmenta izuzetno je važan i istovremeno nedovoljno razvijen i kontroverzan problem.
S jedne strane, moguće je procijeniti efikasnost upravljanja na osnovu pokazatelja samog menadžmenta, odnosno na osnovu procjena kvaliteta pedagoške analize, planiranja, organizacije, kontrole i regulacije, bez obzira na krajnje rezultate škole kao sistema ili pojedinačni podsistemi.
S druge strane, menadžment nije sam sebi cilj, a njegovu efektivnost treba ocjenjivati dinamikom pedagoških procesa u školi i kako tekuće transformacije utiču na razvoj ličnosti svakog učenika koji se u njoj obučava i odgaja.
Povećanje efikasnosti upravljanja školom mora početi stvaranjem ili transformacijom sistema informacione podrške. Rukovodioci škola moraju imati obaveznu količinu informacija o stanju i razvoju onih procesa u podsistemima za koje su odgovorni i na koje su pozvani da izvrše upravljački uticaj.
Planiranje je najvažnije sredstvo povećanja efikasnosti obrazovnog procesa. Planiranje je proces određivanja glavnih aktivnosti sa jasnim naznakom konkretnih izvođača i rokova za interakciju uprave škole, nastavnika, učenika i njihovih roditelja tokom obrazovnog procesa. Suština planiranja je da opravda ciljeve i metode njihovog postizanja na osnovu identifikovanja detaljnog skupa radova, određivanja najefikasnijih oblika i metoda kontrole.
Glavni pravci za povećanje efektivnosti realizacije organizacionih i izvršnih funkcija uključuju implementaciju personalno orijentisanog pristupa organizovanju aktivnosti; naučno i praktično utemeljena raspodjela funkcionalnih nadležnosti u aparatima organa upravljanja od strane rukovodilaca škola i članova nastavnog osoblja; racionalna organizacija rada; formiranje relativno autonomnih sistema unutarškolskog upravljanja. Efikasnost korišćenja organizacionih oblika upravljanja školom je, pre svega, određena njihovom pripremljenošću i usmerenošću. Nastavničko vijeće, sastanak sa direktorom ili operativni oblici organizovanja rukovodećih poslova postižu svoj cilj uz obostrani interes, razumijevanje potrebe i značaja posla koji se obavlja.
Efikasnost organizacione regulative meri se koliko je racionalno moguće organizovati procese kojima se uz njenu pomoć može upravljati.
Kontrola je jedno od sredstava povećanja efikasnosti, jer se kao rezultat kontrole uočavaju ne samo nedostaci, već i pozitivna iskustva, koja kasnije postaju rasprostranjena u aktivnostima cijele organizacije.
Efikasnost karakteriše stepen uspešnosti funkcionisanja pedagoškog sistema u postizanju cilja. Budući da ciljevi mogu biti različiti (didaktički, obrazovni, obrazovni, menadžerski), postoje odgovarajuće komponente pedagoške efektivnosti, koje su, pak, funkcije dvije varijable - troškova (rad, vrijeme, materijalni resursi) učesnika obrazovnog procesa. proces i rezultati nastavne aktivnosti ogledaju se u određenim pokazateljima koji karakterišu stanje objekta pedagoške aktivnosti.
Rezultati pedagoške aktivnosti ogledaju se u određenim pokazateljima koji karakterišu stanje objekta pedagoške aktivnosti.
Da bi efikasno upravljali školom, lideri treba da znaju koji su kriterijumi za njen uspeh ili, obrnuto, šta uzrokuje probleme, i da prate dinamiku prema tim kriterijumima, analizirajući rezultate i prilagođavajući stil upravljanja. Ispravan izbor kriterijuma učinka je najvažniji uslov, jer pogrešno odabrani indikatori ne omogućavaju postizanje rezultata definisanih ciljem.
Kompleks kriterijuma obuhvata četiri grupe kriterijuma, specificiranih po njihovim najvažnijim indikatorima i indikatorima (obilježjima) (slika 7).
Slika 7 – Kompleks kriterijuma.
Procjena efektivnosti upravljanja prema odabranim indikatorima vrši se na osnovu poređenja procijenjenog parametra sa određenim standardom (standardom).
Dakle, ispitivanjem efikasnosti upravljanja obrazovnom ustanovom i isticanjem skupa kriterijuma, navedenih u najvažnijim indikatorima, pokazalo se da sve funkcije upravljanja utiču na efektivnost upravljanja. Kontrola je jedno od sredstava povećanja efikasnosti. Razmotrimo sada strukturu kontrole unutar škole.
