Адаптация специалиста по продажам в новой организации. План адаптации персонала: все самое необходимое

90% увольняющихся принимают решение об увольнении в первую неделю своей работы! Как вы думаете, почему это происходит?

Причина лежит на поверхности – во многих компаниях отсутствует грамотная стратегия адаптации новых сотрудников. Все понимают, что адаптация вновь прибывших необходима, но как сделать обучение эффективным, чтобы сотрудник быстрее влился в коллектив и освоился на новом месте? При этом не обжечься самим, сделав неправильный выбор?

Существуют 3 основных ошибки в адаптации сотрудников отдела продаж, которые могут привести к увольнению:

Ошибка № 1

Стереотип «медовый месяц»

Представьте, что вы нанимаете в отдел продаж нового сотрудника. Он вас устраивает по всем параметрам: понимает вас с полуслова, очень быстро всему обучается, подает большие надежды… Вы думаете, наконец-то нашелся грамотный профессиональный сотрудник! Он же, в свою очередь, видит для себя большую перспективу развития в вашей компании и тоже всем доволен.

Проходит месяц (2-3 месяца или полгода). Ваше мнение о человеке кардинально меняется, и вы думаете: «Как можно было нанять такого бестолкового человека?!»

Важно понимать, что оценка нового сотрудника не заканчивается после того, как подписано заявление о принятии на работу. Нужно учитывать не только то, может ли сотрудник заучить и повторить корпоративные стандарты продаж, но и то, сможет ли он применять эти знания?

Есть возможность – наймите двоих сотрудников, чтобы через некоторое время, если один из них уволится по собственной причине или не устроит вас, вам не пришлось тратить еще 2-3 месяца на поиск нового подходящего человека.

Ошибка № 2

Учим продавать, а не культуре компании

Есть такое выражение: мы нанимаем за профессиональные качества, а увольняем за личные. Когда сотрудник приходит в компанию, он не только учится выполнять хорошо свою работу, потому что на самом деле – это не все, что от него требуется, а точнее, не самое главное. Прежде всего процесс адаптации – это попытка нового сотрудника приспособиться к новым условиям, к среде.

В каждой компании есть свои правила, гласные и негласные. Насколько серьезно принято относиться к поручениям руководства, кто в коллективе имеет больший приоритет и к кому нужно прислушиваться… Сотрудник либо приспосабливается к внутренним условиям, либо нет, тогда выполнять свою работу полноценно и качественно он не сможет.

Ошибка № 3

Отсутствие параметров оценки сотрудника

Третья ошибка заключается в отсутствии ясной системы оценки сотрудника после его обучения. Обязательно нужно по завершении обучения проводить экзамен, о котором надо предупредить сотрудника заранее.

Суть экзамена сводится к тому, чтобы не только оценить, способен ли сотрудник справиться с заданиями, но, прежде всего, чтобы выявить пробелы, положительные и отрицательные стороны. Важно определить для себя, возможно ли восполнить эти пробелы силами компании (или стороннего специалиста) или сотрудник вам совсем не подходит.

Если вам удастся избежать этих трех ошибок, то вы значительно сократите сроки адаптации и вам будет легче определять, какими качествами и профессиональными навыками должен обладать человек, чтобы успешно работать в вашей компании.

Эта статья расскажет, зачем составлять вау‑письмо и welcome-book для нового сотрудника, объяснит, каким образом оценить, насколько новичок прижился в компании, подскажет, как игра в «песочницу» поможет облегчить адаптацию новых менеджеров по продажам.

«Я не прижился в компании и коллективе» - такую причину называют 28% уволившихся работников 1 . Сотрудники не приживаются, так как не понимают, кто и за что в офисе отвечает, как подружиться с коллегами, есть ли возможности для карьерного роста. Если не помочь новичку адаптироваться, вы потеряете его на испытательном сроке или в первые три месяца работы. Таким образом, силы и средства на обучение будут потрачены зря.

1 Исследование кадрового агентства «КАУС» среди 2 тыс. респондентов (2016 год). - Ред.

Лучшая статья месяца

Если вы будете делать все самостоятельно, сотрудники не научатся работать. Подчиненные не сразу справятся с задачами, которые вы делегируете, но без делегирования вы обречены на цейтнот.

Мы опубликовали в статье алгоритм делегирования, который поможет освободиться от рутины и перестать работать круглосуточно. Вы узнаете, кому можно и нельзя поручить работу, как правильно дать задание, чтобы его выполнили, и как контролировать персонал.

Мы разработали нестандартный план адаптации менеджеров по продажам (образец документа 1) , чтобы сразу заинтересовать и мотивировать их. Раньше новый работник адаптировался в компании в среднем за три-четыре месяца - мы сократили этот срок до полутора месяцев. Расскажу, как быстро ввести новичков в курс дела и что это даст вашей фирме.

Шаг 1. Удивите новичка необычным первым днем

Поручите отделу кадров, непосредственным руководителям и коллегам заранее подготовиться к выходу нового сотрудника. Так вы уменьшите страхи и мотивируете новичка до начала работы. Мы готовимся по плану адаптации менеджеров по продажам и используем четыре основных инструмента.

Организуйте тестовый день. Предложите новичку провести тестовый день. Человек увидит атмосферу в компании, поймет сложность задач, познакомится с коллективом. Вы оцените профессиональный уровень сотрудника и сделаете собственные выводы. Мы на тестовый день выделяем кандидату рабочее место, компьютер и даем несложное задание. Устраиваем обед с руководителем, чтобы новичок смог задать интересующие вопросы и ближе познакомиться с потенциальным начальником.

Если тестовый день прошел успешно, отправляем сотруднику официальное приглашение на работу и определяем первый рабочий день, с которого начинается испытательный срок.

Отправьте вау-письмо. Чтобы настроить новичка на работу, поручите за день до выхода выслать ему на почту приветственное письмо. Мы прикладываем к посланию обращение коллег и их фотографии, ссылки на страницы компании в социальных сетях и список документов для трудоустройства. В сообщении описываем первый рабочий день сотрудника. Новичок чувствует интерес к себе, поэтому неуверенность и страхи пропадают.

Сориентируйте сотрудника в компании. Мы готовимся к выходу новичка так. Работника встречает доска с написанным на ней мелом приветствием, например: «Вася, добро пожаловать!». Наставник знакомит сотрудника с офисом, рассказывает, что где находится, отправляет на почту welcome-book. Welcome-book - это электронный путеводитель по компании с полезной информацией о фирме, офисе и коллегах. Из письма новичок узнает, как зовут сослуживцев и в каких должностях они работают, по каким вопросам к ним можно обращаться, где находится аптечка, кухня и пр.

Вручите пакет новичка. Вечером первого дня коллектив собирается вместе и выдает сотруднику пакет новичка: фирменный ежедневник, ручку, карандаш, обложку для пропуска, буклет с описанием ценностей компании, кружку и открытку, подписанную руководителем.

l>

Шаг 2. Расскажите новичку о работе каждого отдела

Адаптация новичка длится две недели. Занятия идут четыре дня по два часа. Обучают новых сотрудников руководители всех отделов - восемь-девять человек. В переговорной собираются все новички и выступает спикер с презентацией. Спикер рассказывает о функционале и бизнес-процессах своего отдела, объясняет, как он устроен, с какими продуктами и клиентами ведется работа, советует, по каким вопросам можно обращаться к сотрудникам отдела. Так новички подробно узнают особенности работы в компании.

С помощью обучения мы погружаем новых работников в каждое направление деятельности организации. Важно, чтобы любой сотрудник мог доходчиво объяснить любому клиенту, где он работает и чем сильна его компания.

Шаг 3. Составьте адаптационный обзор

Чтобы узнать, сработал ли план адаптации, составьте для менеджеров по продажам адаптационный обзор. Мы поручаем новому сотруднику и руководителю за две недели до конца испытательного срока заполнить специальную форму (образец документа 2). По семибалльной шкале новичок и руководитель оценивают, каждый со своей стороны, как сотрудник понял цели и задачи компании, насколько удовлетворен отношениями в коллективе и оплатой труда, каков потенциал работника и пр.



На итоги испытательного срока эта оценка прямо не влияет. Если сотрудник получает ниже пяти баллов по какому‑то пункту, мы общаемся с новичком и его руководителем, чтобы выяснить и устранить причину низкой оценки. Например, даем дополнительные задания, чтобы работник лучше понял бизнес-процессы компании, организовываем встречи новичка с коллегами и пр.

Шаг 4. Превратите испытательный срок в удовольствие для новичка

Развлекательные механики и поддержка коллег помогут новичку легче адаптироваться в компании. Человек, который с интересом и радостью приходит на работу, будет трудиться более эффективно. Мы внедряем три основных инструмента.

Используйте «пазл ценностей». Мы планируем после каждого этапа обучения выдавать новичку наклейку для ноутбука или блокнота. На наклейке - название одной из пяти ценностей компании: предположим, «нацеленность на результат». Сотрудник, который соберет все пять стикеров, получит подарок от компании: флешку, кружку, футболку и другие презенты с логотипом фирмы. Это поможет быстрее понять и усвоить корпоративную культуру.

Проведите «завтрак с коллегой». Мы организуем завтраки или обеды новичков с другими сотрудниками, чтобы помочь им влиться в коллектив и подружиться с коллегами. На корпоративном портале составляем график, в который работники вносят свои предложения: куда и когда сходить вместе на перекус. Встреча согласовывается в календаре и проходит в назначенное время.

Поиграйте в «песочницу». Мы вспомнили принцип:малыши лучше узнают друг друга и заводят приятелей в песочнице. Решили внедрить этот принцип в собственный план адаптации менеджеров до конца года.

После испытательного срока мы будем выдавать новому работнику лист с фотографиями пяти коллег и незаполненными графами «Кто это» и «За что он отвечает». Задача новичка - найти сослуживцев в офисе, познакомиться, сделать совместное селфи и выложить заполненный лист вместе с фото на портале компании. За выполненное задание вручим новичку небольшой корпоративный презент.

Результат

Мы ввели программу адаптации новичков два года назад. За этот период сотрудники в два раза быстрее стали достигать поставленных целей после испытательного срока. Испытательный срок сократился вдвое.

Хмелинин Михаил

Практически через одного, собственники говорят о том, что у них сильная текучка продающих кадров. И не удается сформировать нормальный работоспособный отдел продаж. Одной из причин как раз-таки является

отсутствие адаптации менеджеров по продажам.

Зачем мне вводить им какую-то адаптацию? Пусть продают, и все, отвечает владелец оптовой компании. Почему же тогда адаптация крайне важна?

Вы сами когда-нибудь были новичком? Помните свои ощущения?

Простой пример новичка. Вы часто можете увидеть, как по дорогам по-тихоньку ездят ученики с буквой "У" на крыше. Они не так расторопны и внимательны, и делают ошибки. Есть водители, которые им сигналят, подрезают, вообщем поступают не очень хорошо. В то время, когда сами когда-то были такими же неопытными учениками.

В любой сфере, ученику всегда не просто. А особенно, если это активные продажи или холодные звонки, например.

Работа с клиентами показала, что лучше всего набирать в отдел продаж не готовых менеджеров со стажем, а новичков, у которых есть навык дисциплины и желание идти вперед. Я не согласен с тем мнением, что у человека должна быть обязательно "особая жилка" или талант продавать. Да, такие люди есть, и их можно найти. Но проще и быстрее всего, обучить тех, кто имеет навык отвечать за свои слова и стойко держать удары судьбы. Навыку продаж можно научить, это не волшебство какое-то, я просто конкретные приемы.

Что же происходит, когда приходит новый менеджер?

Его сразу бросают в пекло после не продолжительной вводной инструкции.

При этом нет никакого плана ввода в строй нового продавца. Он не знает, как ему действовать сейчас, чему учиться потом. У него нет под рукой не одной шпаргалки или инструкции что и как конкретно ему делать. С ним никто не занимается и не корректирует его ошибки, не дает ему обратную связь.

Никто при этом не заниматся его обучением. И никто не проводит финального теста после периода адаптации, как человек усвоил свои обязанности и стал применять их на практике.

Получается ситуация, когда новичок предоставлен сам себе. Когда человек предоставлен сам себе, и ему не дают обратную связь, чтобы исправить ошибки, не оказывают никакой моральной поддержки, в результате многие сливаются и уходят.

А уходят потому, что у них просто нет продаж в этот период или очень мало. Отстутствие результата, как вы понимаете, очень сильно подкашивает энтузиазм к активным действиям.

Из-за отсутствия системы адаптации и обучения, много кандидатов, которые могли показывать хорошие результаты в продажах, уходят. А ведь вы потратили свои деньги на их привлечение, собеседование, рабочее место.

Отсюда следует вывод, что лучше прописать заранее на бумаге план ввода встрой нового менеджера по продажам:

Что он должен изучить. Какие документы. Это могут быть нужные книги по теме, сценарии общения с клиентами, видеоинструкции и так далее.

В какие сроки начинающий продавец должен проходить каждый пункт плана.

Кто именно контролирует выполнение новичком плана ввода в строй.

Обязательно проводить с ним мини-тренинги с разбором ситуаций.

По итогам ввода в строй провести аттестацию. Менеджер при этом должен обязательно знать, что его ждет проверка по итогам обучения.

Экземпляр плана должен находиться у менеджера, чтобы в нем проставлялись росписи и даты по мере выполнения заданий. Он должен видеть динамику своего роста.

Обязательно нужно объяснять, зачем все это ему нужно и к чему это приведет. Продавцы с головой очень хорошо мотивируются и не денежными видами мотивации, доказано на практике. Но это уже отдельная история.

А вывод такой:

Если не полениться и внедрить систему адаптации менеджеров по продажам в своем бизнесе, текучка кадров сократится, а качество работы менедежеров станет на порядок лучше.

Вы решили нанять нового сотрудника в отдел продаж. Какие ваши действия? Большинство собственников и РОП-ов просто бросают новичка на амбразуры неприступных клиентов, снарядив его презентацией компании и КП. Мы убеждены, что процесс адаптации менеджера по продажам имеет критическое значение. Никто не хочет тратить свое время и деньги на то, чтобы новый боец отдела продаж «не прижился», «перегорел», или просто «не смог».

Мы подготовили небольшой чек лист основных материалов, которые помогу вам организовать работу новичка более эффективно. Итак, поехали.

Материалы для адаптации менеджера по продажам

Список материалов, которые помогут вашему новоиспеченному бойцу максимально быстро вклиниться в рабочий процесс и начать закрывать первые сделки.

• Презентация компании, продуктов и услуг. Презентации вашей компании, брошюры и буклеты о продукции, конечно, помогут войти в курс дела, но их всё же недостаточно.
• Шаблоны писем. У вас есть шаблоны продающих писем? Вы собираете статистику о том, какое письмо эффективней «заходит» и приносит больше положительных откликов у потенциальных клиентов? Отлично! Передайте это новому менеджеру в отделе продаж, это здорово сэкономит время на адаптацию.
• Шаблоны документации. Речь идет о всей рабочей документации ведению сделки: договоры, примеры счетов, приложений, дополнительных соглашений. Передайте всё одним комплектом.
• Записи лучших звонков. Очень важно снарядить новенького лучшими звонками, в которых клиенты принимали решение о покупке. Прослушивая звонки лучших менеджеров, новичок поймет, как ему действовать в телефонных переговорах с клиентом, какой стиль общения и аргументации ему лучше подходит. Если у вас еще нет коллекции лучших звонков, время её начать собирать.
• Перечень выгод. Важный момент, о котором многие забывают. Сформируйте список ключевых выгод для каждой группы целевой аудитории вашей продукции и услуг. Сюда должно входить также сравнение с конкурентами по сильным и слабым сторонам. 99% компании, с которыми нам посчастливилось сотрудничать, не имеют такого документа.
• Скрипты разговоров. Новичок должен понимать, как общаться с клиентом. Передайте ему скрипты разговоров для освоения. Сюда должны входить:
  • скрипт отработки входящего звонка;
  • скрипт звонка по заявке с сайта;
  • скрипт отработки возражений, вопросов, страхов;
  • скрипт «дожима» клиента в разных ситуациях сделки;
  • скрипт работы с негативом;
  • скрипт холодного звонка;
  • скрипт работы с «думающими»;
  • и так далее.

Мы рады шаблонами скриптов из своей коллекции.

• FAQ по продукции, терминам, понятиям. У каждого бизнеса есть специфика. Понятия, термины, сокращения и аббревиатуры. Менеджер должен изучить все непонятные для него речевые обороты, чтобы быть подкованным в переговорах.
• Книги по продажам. Вы же собираете коллекцию лучших книг по продажам, которые должен прочесть каждый менеджер отдела продаж? Если нет - советуем сделать это. Книга - прекрасный инструмент обучения и повышения навыков менеджера.
• Видео по продажам. Сюда относятся как обучающие ролики от вашего РОП-а, так и видео о продукции, компании, успешных проектах, записи вебинаров и так далее.
• База клиентов. Конечно, новичок должен получить свои первые контакты для отработки. Затем, когда ваш волк продаж попробует первую кровь, его можно пускать на холодные звонки. Вначале же пути делать это очень рискованно, так как нет опыта, знаний, тонкого понимания рынка и болей клиента.

Один из вариантов программы, по которой проводится адаптация новых менеджеров по продажам .

ПЕРВАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

1 - й рабочий день

1. Идеологический семинар. Рассказывается миссия компании, история создания, обозначаются долгосрочные и краткосрочные цели компании.
2. Знакомство с коллегами, с которыми будут непосредственно осуществляться контакты, и с ключевыми лицами компании.
3. Лекция о коммерческой работе: обязанности менеджера, отчетные документы, работа с базой. Определение, в чьем непосредственном подчинении находится новый сотрудник.
4. Формирование папок с документами для менеджеров - со всей документацией.
5. Изучение информации о продукте. Выдать весь раздаточный материал по продукции.

Постановка цели: изучить весь раздаточный материал в течение недели

2 - й рабочий день

1. Участие в ежедневной планерке. Определение этого действия как нормы.
2. Тренинг холодного звонка (внутрикорпоративный), выдача каждому на руки технологии холодного звонка.
3. Самостоятельная работа по изучению раздаточного материала. В ответах на вопросы стажеров могут принимать участие опытные коммерсанты (менеджеры по продажам) и руководители продаж (если они есть).

3 - й рабочий день

1. Реальные звонки клиентам с участием бизнес-тренера и опытных коммерсантов (если они есть).
2. Самостоятельное изучение раздаточного материала.
3. Первые встречи у клиентов в качестве пассивных наблюдателей.

4 - й рабочий день

1. Встречи под присмотром бизнес-тренера и опытных коммерсантов. Осуществление обратной связи.
2. Индивидуальная работа по звонкам и по подготовке к встрече с новичками. Осуществление обратной связи.

5 - й рабочий день

1. Тренинг по продукту (обратная связь по изученному раздаточному материалу). Выявление слабых мест в знании продукта у каждого индивидуально и постановка цели: восполнить пробелы.
2. Самостоятельные холодные звонки.
3. Самостоятельные встречи.

ВТОРАЯ РАБОЧАЯ НЕДЕЛЯ

6-й рабочий день

1. Профессиональный тренинг «Активные продажи», 1-я часть.

Разделы тренинга: Подготовка. Установление контакта. Выявление потребностей. Презентация.

7 - й рабочий день .

1. Профессиональный тренинг «Активные продажи», 2-я часть.

8 - й рабочий день .

1. Самостоятельные звонки клиентам.
2. Обсуждение возникших трудностей с бизнес-тренером и руководителями продаж.

9-й рабочий день

1. Самостоятельные холодные звонки.
2. Самостоятельные первые встречи.
3. Присутствие на «дожимах» с бизнес-тренером и руководителями продаж.

10-й рабочий день

1. Индивидуальная работа бизнес-тренера и руководителей продаж со своими подопечными: оттачивание мастерства телефонных звонков, навыков презентации, преодоления возражений и т.д.
2. Самостоятельные звонки и встречи.

К концу первых двух недель работы менеджер обязан :

1. быть конгруэнтным сотрудником и знать миссию компании;
2. владеть полностью знанием продукта и ведением документации менеджера;
3. легко использовать технологию холодного звонка;
4. уметь качественно осуществлять подготовку к встрече;
5. быть способным установить контакт с клиентом и выявить его потребности;
6. уметь хорошо и качественно осуществлять презентацию товаров и услуг;
7. легко применять отстройки от возражений и конкурентов.

Наличие вышеперечисленных знаний и навыков проверяют бизнес-тренер и руководители продаж.

При выявлении пробелов ставится цель устранить их и дается бойцу определенное время (в зависимости от сложности проблемы), чтобы недостаток устранить. Впоследствии нужно обязательно проконтролировать этот процесс и дать обратную связь по результатам.

В дальнейшие две недели:

1. Под присмотром бизнес-тренера и руководителей продаж постоянно оттачиваются навыки каждого этапа продаж. Они минимум раз в неделю контролируют встречи каждого из новичков (лично участвуя в их проведении) и дают обратную связь новичкам. Выявив слабые места, проводят тренинг для всей команды на устранение недостатков.
2. Раз в неделю в строго отведенный день проводятся различные тренинги, посвященные наиболее актуальным проблемам менеджеров по продажам, где происходит обмен опытом и решаются накопившиеся проблемы.
3. Каждый менеджер по продажам самостоятельно ведет свою коммерческую работу. Плюс систематически участвует в «дожимах» опытных коммерсантов, чтобы перенять у них опыт.
4. С каждым менеджером руководитель продаж проводит индивидуальную беседу и намечает дальнейшее индивидуальное развитие каждого сотрудника. Рассматриваются возможные перспективы карьерного роста.