Форма акта приема-передачи документов
Нет необходимости говорить о том, какую роль играет документооборот в работе каждого предприятия или организации. Любая организация во время своей деятельности создает огромное количество документов, которые используются как внутри нее, так и передаются сторонним агентам.
Документы создаются в различной форме (бумажной или электронной), но всегда факт их передачи от одной инстанции к другой фиксируется.
Так как в этом процессе участвуют две стороны (передающая документацию и принимающая ее), то такое действие называется приемом-передачей. Передачи осуществляется в форме акта приема-передачи документов. Для образца акта приема-передачи документов не существует законодательно закрепленного бланка или стандарта. Его оформляют в произвольной форме, но к его содержанию предъявляются определенные требования.
Требования к акту приема-передачи документов
Акт должен содержать ясную и недвусмысленную трактовку того, что передается, в каком виде (оригинал, копия, электронная версия), а также перечень лиц, участвующих при приеме-передаче. Стандартное содержание акта следующее:
- полное наименование передающей и принимающей стороны;
- должности и фамилии лиц, участвующих в приеме-передаче;
- дату и место передачи (или место составления акта);
- подробный перечень передаваемой документации с указанием объема (количество страниц) и экземпляров;
- подписи представителей передающей и принимающей сторон;
- оттиски печатей сторон.
Ниже приводится образец акта передачи документов, составленный между двумя юридическими лицами.
«Утверждаю» «Утверждаю»
Директор ООО «Синие зори» Директор ЗАО «Электрон»
Федоров В.В. ___________ Терехов И.И.
25 февраля 2017 года 25 февраля 2017 года
приема-передачи
образцов рекламных буклетов
Мы, нижеподписавшиеся представители ООО «Синие зори», в лице руководителя сектора рекламы Томина Сергея Ивановича и художника Страхова Владимира Петровича передаем, а представитель ЗАО «Электрон», в лице коммерческого директора Павлова Ивана Алексеевича принимает образцы рекламных буклетов, выполненные согласно договору №32 от 23 января 2017 года.
Читайте также: Образец справки о зарплате в свободной форме
Настоящий акт составлен в двух экземплярах, по одному для каждой из сторон.
Приложение:
— рекламный буклет на электродвигатели на 12 стр. – 2 экз.;
— рекламный буклет на центробежные насосы на 8 стр. – 2 экз.
От ООО «Синие зори» От ЗАО «Электрон»
Томин С.И. ___________ Павлов И.А.
Страхов В.П.
Если количество документации большое, то ее список составляется в виде описи на отдельных листах в качестве приложения к акту. При этом в самом акте дается ссылка на опись и указывается количество страниц (документов) в описи. Опись документов для передачи другой организации (образец):
Приложение к акту приема-передачи
Между ООО «Техрезерв» и ООО «Верила»
от 20 февраля 2017 года
передаваемых документов.
- Устав ООО «Техрезерв» 14 стр. 1 экз. копия
- Годовой отчет за 2016 год 24 стр. 1 экз. копия
- Справка от Гостехнадзора 1 стр. 1 экз. оригинал
От ООО «Техрезерв» От ООО «Верила»
Иванов В.А. __________ Артемов А.И.
Часто возникает необходимость составления акта приема-передачи между физическими лицами внутри организации. Это происходит всегда, например, при вступлении в должность нового директора, главного бухгалтера или материально ответственного лица. Эти процедуры достаточно сложны. Смысл составления подобных актов заключается в разграничении ответственности нового и старого работника. Такие документы играют важную роль при возникновении судебных разбирательств. Здесь невозможно привести конкретных форм, но важным является закрепление результатов передачи дел, приказом по предприятию (организации).
Часто в деятельности производственных предприятий возникает необходимость в приеме (передаче) технической документации. Иногда такая передача предусмотрена договором со сторонней организацией, которая создает (разрабатывает) такие документы. Объем передаваемой документации обычно очень велик и составляет сотни и тысячи страниц и чертежей, а также включает в себя научно-технические отчеты. Так как такие работы выполняются по договору, то актом приема-передачи является акт завершения работ. Ниже приведен акт приема-передачи технической документации, которая разработана по договору.