Секретарь по учебной части. Должностная инструкция

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

Секретаря учебной части

(диспетчера)

1. 1. Общие положения

1.1. Настоящая инструкция составлена в соответствии с Приказом Минздравсоцразвития РФ от26 августа2010г. № 761н. "Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования".

1.2. Секретарь учебной части (диспетчер) относится к учебно-вспомогательному персоналу.

1.3. Настоящая должностная инструкция определяет должностные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части (диспетчера).

1.4. На должность секретаря учебной части (диспетчера) назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

1.5. Секретарь учебной части (диспетчер) назначается и освобождается от должности приказом директора техникума.

1.6. Секретарь учебной части (диспетчер) должен знать:

Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность;

Положения и инструкции по ведению делопроизводства;

Структуру техникума, его кадрового состава;

Правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером;

Правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами;

Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов;

правила деловой переписки;

Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов;

Основы этики и эстетики;

Правила делового общения;

Правила внутреннего трудового распорядка;

Правила по охране труда и пожарной безопасности.

1.7. Секретарь ученой части (диспетчер) в своей работе руководствуется:

Уставом, приказами и указаниями директора техникума;

Основными нормативно-методическими документами, регламентирующими правила составления и оформления документов и организацию работы с ними;

Инструкцией по делопроизводству;

Правилами внутреннего трудового распорядка техникума;

Настоящей должностной инструкцией.

1.8. На время отсутствия (болезнь, отпуск, пр.) секретаря учебной части - его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора техникума.

2.Функции

2.1.Оформление расписания учебных занятий и замен учебных занятий

2.2.Оформление графика учебного процесса и журналов учебных групп.

2.3. Оформление форм №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

2.4.Участие в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

2.5.Участие в работе приемной комиссии техникума.

2.6.Ведение табеля учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

3.Должностные обязанности

Секретарь учебной части исполняет следующие обязанности:

3.1.Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме.

3.2. Оформляет расписание учебных занятий и замен учебных занятий.

3.3. Оформляет график учебного процесса, расписание консультаций.

3.4. Участвует в подготовки и оформлении журналов учебных групп.

3.5. Оформляет формы №2,№3 по вычитки часов преподавателями.

3.6. Участвует в организации промежуточной и государственной итоговой аттестации обучающихся техникума.

3.7. Участвует в работе приемной комиссии техникума.

3.8. Ведет табель учета рабочего времени преподавателей, учителей техникума.

3.9. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

3.10. Обрабатывает и оформляет служебную документацию в архив.

3.11. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, отделом кадров, бухгалтерской службой техникума.

3.12. Исполняет другие поручения руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью.

1. 4. Права

Секретарь учебной части имеет право:

4.1.Получать от специалистов структурных подразделений техникума информацию, необходимую для осуществления своей деятельности.

4.2.Представлять на рассмотрение непосредственного руководства предложения по вопросам делопроизводства техникума и учебной части.

4.3.Требовать от руководителей оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей.

5. Ответственность

Секретарь учебной части несет ответственность:

5.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.

5.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

5.4. За нарушение требования федерального закона «О персональных данных» и иных нормативных правовых актов Российской Федерации, а так же внутренних нормативных актов техникума, регламентирующих вопросы защиты интересов субъектов персональных данных, порядка обработки и защиты персональных данных - в пределах, установленных действующим законодательством Российской Федерации.
5.5. За неисполнение или ненадлежащее исполнение своих функций и обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, приказов, распоряжений, поручений руководства техникума, не вошедшие в настоящую должностную инструкцию, но возникшие в связи с производственной необходимостью и иные правонарушения - в соответствии с действующим законодательством РФ: замечание, выговор, увольнение.

6.Взаимодействия

Секретарь учебной части:

6.1. Работает по графику, составленному исходя из 40-часовой рабочей недели и утвержденному директором техникума.

6.2. Самостоятельно планирует свою работу на каждый учебный год и полугодие. План работы согласует с руководителем структурного подразделения ДОУ, который утверждает директор техникума не позднее пяти дней с начала планируемого периода.

6.3. Получает от руководителя структурного подразделения ДОУ техникума информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.

6.4. Систематически обменивается информацией по вопросам, входящим в свою компетенцию, с заместителями директора техникума и работниками техникума.

6.5. Взаимодействует с сотрудниками учебной частью, отдела кадров, бухгалтерии.

6.6. Соблюдает конфиденциальность.

МОУ «Новоилимская средняя общеобразовательная школа имени Н.И. Черных»

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ

СЕКРЕТАРЯ УЧЕБНОЙ ЧАСТИ

Общие положения
1.1. Секретарь учебной части назначается и освобождается от должности директором Школы. На период отпуска и временного нетрудоспособности секретаря учебной части его обязанности могут быть возложены на библиотекаря, старшего вожатого, лаборанта, секретаря-машинистку. Временное исполнение обязанностей в этих случаях осуществляется на основании приказа директора Школы, изданного с соблюдением требований законодательства о труде.
1.2. Секретарь учебной части должен иметь специальную подготовку и (или) опыт соответствующей работы.
1.3. Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору Школы.
1.4. В своей деятельности секретарь учебной части руководствуется Конституцией Российской Федерации, Законом Российской Федерации «Об образовании», типовым положением «Об общеобразовательном учреждении», указами Президента Российской Федерации, решениями Правительства Российской Федерации и Правительства Москвы и органов управления образованием всех уровней по вопросам образования и воспитания обучающихся; трудовым законодательством; правилами и нормами охраны труда, техники безопасности и противопожарной защиты, положениями и инструкциями по ведению делопроизводства, а также Уставом и локальными правовыми актами Школы (в том числе Правилами внутреннего правового распорядка, приказами и распоряжениями директора, настоящей должностной Инструкцией), трудовым договором (контрактом). Секретарь учебной части соблюдает Конвенцию о правах ребенка.

Функции
Основными направлениями деятельности секретаря учебной части являются:
2.1. Организация делопроизводства.
2.2. Обеспечение ведения документации в соответствии с положениями и инструкциями.

Должностные обязанности
Секретарь учебной части выполняет следующие должностные обязанности:
3.1. Ведет:
-алфавитную книгу;
-книгу приказов на зачисление и выбытие учащихся;
-книгу прибытия и выбытия учащихся;
3.2. Консультирует учащихся, их родителей (законных представителей) и других посетителей о режиме работы Школы и отдельных ее сотрудников.
3.3. Обеспечивает:
-выдачу справок, подтверждающих учебу и работу в Школе;
-прием и выдачу необходимых документов при приеме и выбытие учащихся только родителям (законным представителям) или по их доверенности;
-подготовку материала по военнообязанных;
-сбор денег учащихся на приобретение проездных билетов;
-получение проездных билетов и выдачу их учащимся;
-оформление и сдачу в архив школьной документации, подлежащей длительному хранению.

Права
Секретарь учебной части имеет право:
4.1. Использовать в своей работе прогрессивные формы обработки, учета и ведение документации.
4.2. Давать обязательные распоряжения ученикам во время их нахождения в Школе.
4.3. Представлять к дисциплинарной ответственности обучающихся за проступки, дезорганизующие учебно-воспитательный процесс, в порядке, установленным Правилами о поощрениях и взысканиях.
4.4. Вносить предложения по совершенствованию форм и методов ведения документации
4.5. Повышать свою квалификацию.

Ответственность
5.1. За неисполнение или ненадлежащее исполнение без уважительных причин Устава и Правил внутреннего трудового распорядка Школы, законных распоряжений директора Школы и иных локальных нормативных актов, должностных обязанностей, установленных настоящей Инструкцией, в том числе за не использование предоставленных прав, секретарь учебной части несет дисциплинарную ответственность в порядке, определенном трудовым законодательством. За грубое нарушение трудовых обязанностей в качестве дисциплинарного наказания может быть применено увольнение.
5.2. За применение, в том числе однократное, методов воспитания, связанных с физическим и (или) психическим насилием над личностью обучающегося, секретарь учебной части может быть освобожден от занимаемой должности в соответствии с трудовым законодательством и Законом Российской Федерации «Об образовании». Увольнение за данный проступок не является мерой дисциплинарной ответственности.
5.3. За виновное причинение Школе или участникам образовательного процесса ущерба в связи с исполнением (неисполнением) своих должностных обязанностей секретарь учебной части несет материальную ответственность в порядке и в пределах, установленных трудовым и (или) гражданским законодательством.

Взаимоотношения. Связи по должности
Секретарь учебной части:
6.1. Работает в режиме ненормированного рабочего дня исходя из 36-часовой рабочей недели по графику, утвержденному директором Школы.
6.2. Получает от директора Школы информацию нормативно-правового и организационно-методического характера, знакомится под расписку с соответствующими документами.
6.3. Исполняет обязанности учителей, секретаря-машинистки в период их временного отсутствия (отпуск, болезнь и т.д.). Исполнение обязанностей осуществляется в соответствии с законодательством о труде и Уставом Школы на основании приказа директора.

Ознакомлена:

Дата___________Подпись__________Расшифровка______________

УТВЕРЖДАЮ: Директор ГАОУ МО СПО АПК __________________/Гришина Л.В. Должностная инструкция секретаря учебной части Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с Приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 26.08.2010 г. № 761н «Об утверждении единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих», с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации, на основании Устава учреждения и локальных нормативных актов I. Общие положения 1.1. Секретарь учебной части относится к категории учебно-вспомогательного персонала. 1.2. На должность секретаря учебной части назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требований к стажц работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявлений требований к стажу работы. 1.3. Назначение на должность секретаря учебной части и освобождение от нее производится приказом директора учреждения. 1.4. Секретарь учебной части должен знать: Законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность Положения и инструкции по ведению делопроизводства Структуру образовательного учреждения, его кадрового состава Правила эксплуатации оргтехники, пользования приёмно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером Правила работы с текстовыми редакторами, электронными таблицами, электронной почтой и браузерами, базами данных Технологию создания, обработки, передачи и хранения документов Правила деловой переписки Государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации Правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов Основы этики и эстетики, правила делового общения Правила внутреннего распорядка учреждения Правила по охране труда и пожарной безопасности 1.5. . Секретарь учебной части подчиняется непосредственно директору, заместителю директора учреждения. Работает в тесном контакте с педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. 1.6. Во время отсутствия секретаря учебной части (командировка, отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за качественное и своевременное исполнение возложенных на него обязанностей. 2. . Должностные обязанности Секретарь учебной части 2.1. Принимает поступающую в учебную часть корреспонденцию, передаёт её в соответствии с указаниями руководителя в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо для подготовки ответов 2.2. Ведёт делопроизводство,в пределах своей компетенции, в том числе в электронной форме. 2.3. Подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся. 2.4.Формирует личные дела принятых на обучение, вносит в них изменения. 2.5. Ведёт учёт личного состава обучающихся, выдаёт необходимые справки, ученические билеты. 2.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел в архив на долгосрочное хранение. 2.7. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. 2.8. По поручению директора, его заместителя - составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. - готовит проекты статистических отчётов о движении контингента, об использовании бланков документов строгой отчётности - оформляет заявки на бланочную продукцию 2.9. Ведёт - поимённую книгу обучающихся, - книгу учёта выдачи документов об образовании (дипломов, свидетельств) - книгу учёта выдачи справок - книгу приказов об отчислении и зачислении - книгу приказов по учебной части 2.10. Предоставляет запрашиваемую информацию об обучающихся в военный комиссариат, учреждения здравоохранения, Пенсионный фонд, автоколонна, Центр занятости населения. Своевременно информирует военкомат об отчисленных и зачисленных юношах призывного возраста. Содействует вручению повесток. 2.11.Составляет ежедневные заявки на питание обучающихся. Контролирует деятельность мастеров производственного обучения по вопросу своевременного оформления заявок на питание. 2.12. Обеспечивает правильное оформление и хранение - протоколов квалификационных, экзаменационных комиссий -сводных ведомостей успеваемости обучающихся - журналов учёта теоретического и производственного обучения выпущенных групп - личных дел обучающихся 2.13.Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности. 2.14. Обеспечивает приём, хранение и выдачу бланков строгой отчётности. 2.15.Обеспечивает функционирование архива учебной части. 2.16.Содействует проведению профориентационной работы по набору обучающихся, информирует о правилах приёма, условиях приёма и обучения, перечне комплектуемых профессий родителей и абитуриентов. 3. Права. Секретарь учебной части имеет право: 3.1. Вносить на рассмотрение директора предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы, замечания по деятельности отдельных работников учреждения. 3.2. Участвовать в обсуждении вопросов, касающихся исполняемых им обязанностей. 3.3. Осуществлять взаимодействие с сотрудниками всех структурных подразделений учреждения. 3.4. Запрашивать лично или по поручению директора учреждения от руководителей структурных подразделений и отдельных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения своих должностных обязанностей. 3.6. Требовать от администрации учреждения оказания содействия в исполнении своих должностных обязанностей и прав. 4. Ответственность. Секретарь учебной части несёт ответственность: 4.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации. 4.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации. 4.4. За нарушение Устава учреждения. 4.5. За совершение действий, противоречащих морально-этическим нормам профессионального взаимодействия участников образовательного процесса. 4.6. За нарушение правил охраны труда и техники безопасности. . С инструкцией ознакомлен "____" _____________ 20__г.

Единый квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (ЕКС), 2019
Раздел «Квалификационные характеристики должностей работников образования»
Раздел утвержден Приказом Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 N 761н

Секретарь учебной части

Должностные обязанности. Принимает поступающую в образовательное учреждение корреспонденцию, передает ее в соответствии с указаниями руководителя образовательного учреждения в структурные подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе работы либо подготовки ответов. Ведет делопроизводство, в том числе и в электронной форме; подготавливает проекты приказов и распоряжений по движению контингента обучающихся, оформляет личные дела принятых на обучение, ведет алфавитную книгу обучающихся и учет часов учебной работы работников образовательного учреждения, обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив. Выполняет различные операции с применением компьютерной техники по программам, предназначенным для сбора, обработки и представления информации. Следит за своевременным рассмотрением и подготовкой документов, распоряжений, поступивших на исполнение, структурными подразделениями образовательных учреждений и конкретными исполнителями. По поручению директора (его заместителя) составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам обращений. Осуществляет контроль за исполнением работниками образовательного учреждения изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков исполнения указаний и поручений руководителя образовательного учреждения, взятых на контроль. Работает в тесном контакте с руководителем образовательного учреждения (его заместителями), педагогическими работниками, руководителями структурных подразделений. Выполняет правила по охране труда и пожарной безопасности.

Должен знать: законы и иные нормативные правовые акты, регламентирующие образовательную деятельность; положения и инструкции по ведению делопроизводства; структуру образовательного учреждения, его кадрового состава; правила эксплуатации оргтехники; правила пользования приемно-переговорными устройствами, факсом, множительным устройством, сканером, компьютером; правила работы с текстовыми редакторами и электронными таблицами, базами данных, электронной почтой, браузерами; технологию создания, обработки, передачи и хранения документов; правила деловой переписки; государственные стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации; правила печатания деловых писем с использованием типовых образцов; основы этики и эстетики; правила делового общения; правила внутреннего трудового распорядка образовательного учреждения; правила по охране труда и пожарной безопасности.

Требования квалификации. Среднее профессиональное образование в области делопроизводства без предъявления требования к стажу работы или среднее (полное) общее образование и профессиональная подготовка в области делопроизводства без предъявления требований к стажу работы.

					УТВЕРЖДАЮ
(наименование предприятия, организации, учреждения)					(руководитель предприятия, организации, учреждения)
ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ
00.00.0000		№ 00			(подпись)		(Ф.И.О.)
Структурное подразделение:	Образовательное учреждение
Должность:	Секретарь учебной части
					00.00.0000

1. Общие положения
1. Настоящая должностная инструкция определяет функциональные обязанности, права и ответственность секретаря учебной части.
2. Секретарь учебной части относится к категории технических исполнителей.
3. Секретарь учебной части назначается на должность и освобождается от должности в установленном действующим трудовым законодательством порядке приказом руководителя образовательного учреждения.
4. Взаимоотношения по должности:

1.4.1	Прямое подчинение	Руководителю образовательного учреждения
1.4.2.	Дополнительное подчинение	Заместителю руководителя
1.4.3	Отдает распоряжения	‑‑‑
1.4.4	Работника замещает	Лицо, назначенное в установленном порядке
1.4.5	Работник замещает	‑‑‑

1. Квалификационные требования секретаря учебной части:

	образование	высшее профессиональное образование
	опыт работы	От 2 лет
	знания	Положения и инструкции по ведению делопроизводства. Руководящий состав учреждения и его подразделений. Правила эксплуатации диктофонов, магнитофонов. Правила пользования приемно-переговорными устройствами. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации. Правила внутреннего распорядка. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
	навыки	работы по специальности
	дополнительные требования	‑‑‑

1. Документы, регламентирующие деятельность секретаря учебной части

3.1 Внешние документы:

Законодательные и нормативные акты, касающиеся выполняемой работы.

3.2 Внутренние документы:

Устав образовательного учреждения, Приказы и распоряжения директора образовательного учреждения; Положение о учебной части, Должностная инструкция секретаря учебной части, Правила внутреннего трудового распорядка.

1. Должностные обязанности секретаря учебной части

Секретарь учебной части:

4.1. Оформляет личные дела принятых на обучение и протоколы приемной комиссии учреждения.

4.2. Оформляет книжки успеваемости, студенческие билеты обучающихся.

4.3. Ведет книги выдачи дипломов и дубликатов дипломов и удостоверений, алфавитную книгу обучающихся, учет часов учебной работы преподавателей и посещаемости занятий обучающимися.

4.4. Готовит журналы учебных занятий, приказы и распоряжения по движению контингента обучающихся.

4.5. Оформляет заявки на учетно-отчетную документацию.

4.6. Обрабатывает и оформляет сдачу личных дел обучающихся в архив.

4.7. Работает в тесном контакте с преподавателями, заведующими отделениями, бухгалтерской службой образовательного учреждения.

1. Права секретаря учебной части

Секретарь учебной части вправе:

5.1. Знакомиться с проектами решений руководства учреждения, касающихся его деятельности.

5.2. По вопросам, находящимся в его компетенции вносить на рассмотрение руководства учреждения предложения по улучшению деятельности учреждения и совершенствованию методов работы; замечания по деятельности работников учреждения; варианты устранения имеющихся в деятельности учреждения недостатков.

5.3. Запрашивать лично или по поручению руководства учреждения от структурных подразделений и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

5.4. Привлекать специалистов всех (отдельных) структурных подразделений к решению задач, возложенных на него (если это предусмотрено положениями о структурных подразделениях, если нет - то с разрешения руководителя учреждения).

5.5. Требовать от руководства учреждения оказания содействия в исполнении им его должностных обязанностей и прав.

1. Ответственность секретаря учебной части

Секретарь учебной части несет ответственность:

6.1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией - в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Украины.

6.2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности - в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Украины.

6.3. За причинение материального ущерба - в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Украины.

1. Условия работы секретаря учебной части

7.1. Режим работы секретаря учебной части определяется в соответствии с Правилами внутреннего трудового распорядка, установленными на предприятии.

1. Условия оплаты труда

Условия оплаты труда секретаря учебной части определяются в соответствии с Положением об оплате труда персонала.

1. Заключительные положения
1. Настоящая Должностная инструкция составлена в двух экземплярах, один из которых хранится у Образовательного учреждения, другой — у работника.
2. Задачи, Обязанности, Права и Ответственность могут быть уточнены в соответствии с изменением Структуры, Задач и Функций структурного подразделения и рабочего места.
3. Изменения и дополнения в настоящую Должностную инструкцию вносятся приказом генерального директора образовательного учреждения.

Руководитель структурного подразделения
		(подпись)	(фамилия, инициалы)
СОГЛАСОВАНО:
Начальник юридического отдела
(подпись)	(фамилия, инициалы)
00.00.0000
С инструкцией ознакомлен:
		(подпись)	(фамилия, инициалы)