Расходы на участие в зарубежной выставке. Советы специалистов
Участие в зарубежных выставках является непременной составной частью инструментария международного маркетинга любой компании. Такие выставки служат достижению самых разнообразных предпринимательских целей.
Едва ли какой-нибудь другой из инструментов маркетинга обладает присущей им способностью представить во всей полноте предприятие и его продукцию, одновременно предоставляя возможность личного контакта с клиентами. Личные доверительные отношения между деловыми партнерами становятся сегодня самым весомым фактором для принятия решений, близость к покупателю как стратегический фактор успеха -- ключевой позицией и в международной, и во внутренней конкуренции. Зарубежные выставки могут к тому же дать множество необходимых отправных точек для осуществления предпринимательской политики. Для того чтобы участвовать в международных выставках с максимальным эффектом, необходимо выполнять достаточно очевидные приемы и правила.
Уникальность участия в зарубежной выставке как элемента маркетинговой политики компании состоит в том, что оно позволяет вести свою игру на чужой территории. Вы привозите свою экспозицию, но не разыскиваете клиента по местам его «дислокации» -- ваши потенциальные потребители сами приходят на выставку и посещают ваш стенд, хотя уговорить их стать вашими клиентами совсем не просто. Но именно в этом и заключается искусство успешного участия в выставке.
На выставке, как нигде, можно «обкатать» новую идею или новую продукцию. Образец, еще не запущенный в производство, по вызванному им интересу составит ваше представление о его рыночном потенциале. При этом не потребуется нанимать команду специалистов, чтобы спрогнозировать его покупательную способность.
Успех выставки для ее участника не имеет ничего общего с количеством посетителей выставки: этот показатель характеризует скорее успех организаторов.
Примерно 50% успеха зависит от правильной подготовки к выставке, а 25% - от грамотной послевыставочной проработки обозначившихся во время мероприятия возможностей.
Многие участники выставок жалуются, что отдача от мероприятия даже не компенсирует затраты на его проведение. Практика показывает, что это в немалой степени объясняется недооценкой многих факторов и ошибочными представлениями, которые питают участники на предварительной стадии.
Выставки -- не инструмент маркетинга, а его самая сложная форма. Хорошо подготовленный экспонент должен располагать всем арсеналом необходимых инструментов: почтовыми рассылками, маркетингом в СМИ, торговой рекламой, связями с общественностью и многими другими. Чем полнее этот арсенал, тем выше потенциал отдачи.
Самые большие затраты в бюджете, как правило, приходятся на выставочное оборудование, хотя наибольшей отдачи все ждут от выставочной рекламы и других инструментов маркетинга.
Успех не всегда зависит от величины и размеров экспозиции. Порой посетителю не хватает духа обойти огромный стенд супергиганта, зато он с удовольствием посещает два-три небольших стенда.
Ежегодно во всем мире проводится множество выставок, и очень трудно решить, в какой из них участвовать. Некоторым отраслям промышленности в ряде выставок участвовать просто необходимо. Весьма трудно составить себе представление о выставке, ни разу ее не посетив, и поэтому необходимо использовать каждую возможность для посещения различных выставок -- как в своей стране, так и за рубежом.
Желательно знать действительные масштабы выставки, число участников, тип посетителей. Необходимо сравнить эту выставку с другими, сходными по тематике и направлению, которые проводятся в вашей стране и за рубежом. Решая вопрос об участии в выставке, нужно посоветоваться с отделом реализации, у которого могут быть свои соображения.
Многие компании при выборе выставки совершают одну и ту же ошибку -- решение участвовать в ней принимается только потому, что там будут и другие. Дальновидные компании всегда сначала проводят тщательные исследования, прежде чем потратить время и деньги на участие в конкретной выставке. Они выдвигают ряд критериев успеха выставки в свете общих планов компании, которые также используются при оценке уже проведенных выставок. Времена и тенденции меняются. Выставка, принесшая удачу компании пять лет назад, на этот раз может оказаться неудачной и бесперспективной.
На этом этапе поможет изучение материалов, предоставленных фирмой, организующей зарубежные выставки (разделы выставки, состав участников, предполагаемые мероприятия и т. д.). Выставочная фирма сможет подсказать прогнозируемую численность и профиль ожидаемой аудитории, а также ответить на все дополнительные вопросы. Изучить время проведения (оно не должно совпасть с праздником или крупным событием) и другие подобные позиции.
Стоимость экспозиции обычно оценивается в долларах или евро за квадратный метр. Сюда входят стоимость оборудования стенда, стоимость аренды, страховки, перевозки и зарплата работников стендов. Стоимость сооружения стенда может колебаться в значительных пределах, хотя престижные экспозиции требуют, как правило, лучшего оформления, а чисто торговые могут быть проще или размещены в витринах или на стендах, предлагаемых устроителями выставки. Обычно подрядчик сооружает стенд с таким расчетом, чтобы он прослужил до конца выставки, а затем разбирает его и забирает себе все, что еще может пойти в дело (это не относится к моделям, фотографиям, слайдам и т.д., которые можно использовать и в дальнейшем). Это, безусловно, самый простой способ сооружения стендов, но непрофессионалы часто возражают против него. Самая распространенная идея заключается в том, чтобы создать стенд, который можно использовать неоднократно. Это имело бы смысл, если бы все стенды были одной формы и размера.
Сегодня в выставочном деле используются специальные выставочные элементы и конструкции, производимые многими фирмами и позволяющие быстро и надежно собрать стенды любой конфигурации и назначения. Выставочные элементы и конструкции (включая электрооборудование, подиумы, витрины и т.д.) легко разбираются и собираются, транспортируются и используются многократно.
Существуют специальные фирмы, включая многие выставочные центры, которые имеют в своей собственности необходимое выставочное оборудование, позволяющее им монтировать стенды на заказ по проектам, разработанным организаторами выставок или экспонентами.
Приняв решение, следует подумать о форме экспозиции. Успешными бывают, как правило, экспозиции, где выставлены объемные экспонаты, которые можно рассмотреть со всех сторон. Фотографии, диаграммы, иллюстрации и текстовый материал можно эффективно использовать в поддержку объемного основного экспоната, но сами по себе они не имеют необходимой притягательной силы.
Сегодня, наряду с известными техническими средствами -- мультфильмы, звуковые записи, телефоны, по которым можно прослушать пояснения на нескольких языках, -- широко используются видеотехника и возможности виртуальной реальности для показа реальных возможностей техники, товаров и услуг, технологий и ноу-хау, производимых или предлагаемых экспонентом. Все более и более на выставках начинается использование всемирной сети Интернет. Кроме того, современные выставочные конструкции позволяют, по желанию экспонента, придавать стенду необходимую привлекательность и «индивидуальность». Грамотное использование существующего выставочного оборудования дает возможность придавать каждому стенду на выставке особые индивидуальные черты и, в то же время, создавать единый выставочный архитектурный ансамбль без излишеств.
Нужно заказывать выставочные услуги только у специализированной или у рекламной фирмы, имеющей в своем составе выставочное подразделение. Сотрудничество с выставочной фирмой дает такие преимущества, как снижение затрат при более высоком качестве, исполнение всего спектра выставочных услуг в срок.
Поэтому при реализации выставочного бюджета логично подходить к подбору выставочной фирмы, которая в первую очередь осваивает его главные составляющие: затраты на аренду выставочной площади и строительство стенда. А если фирма выполняет сервис полного цикла -- предоставляет выставочные площади, строит стенд, бронирует гостиницу, принимает стендистов, оформляет визы, организует презентации, делает полиграфические работы и сувениры, то это является дополнительным преимуществом.
Решение вопроса о подготовке рекламного материала и о том, раздавать ли его бесплатно всем посетителям или только избранным, зависит от типа выставки. Часто для свободного распространения издается небольшой проспект, а для специального -- более детальная брошюра. Рекомендуется подготавливать рекламный материал под каждую конкретную выставку. Весь рекламный материал должен содержать логотип выставки. Если выставка проводится за рубежом, то очень важно указать на печатной продукции страну издания, а в некоторых странах приходится платить налог на ввоз литературы, даже если удается доказать, что она будет распространяться бесплатно. Могут возникнуть и проблемы с языком. Особое внимание следует обращать на точность переводов на иностранные языки.
Организаторы выставки, как правило, приглашают представителей прессы в день открытия или накануне, и поэтому крайне важно быть готовыми к приему корреспондентов у вашего стенда. Желательно также за несколько дней до открытия провести отдельную пресс-конференцию, на которой вы сможете дать информацию о вашей экспозиции. Иногда экспозицию, подготовленную для престижной зарубежной выставки, представляют перед отправкой за рубеж местной прессе.
На большинстве выставок работает пресс-центр, где участники могут распространять пресс-релизы и рекламные материалы. В этом случае следует постоянно следить за наличием материалов и по необходимости их пополнять.
Руководство экспозицией должен осуществлять один человек, имеющий надежного заместителя. Им может быть организатор выставки, поскольку он знаком со всеми деталями.
Какая польза от участия в международных выставках?
Участие в выставках требует серьезной самоотдачи: это касается планирования бюджета, кадровых, информационных и других ресурсов.
Тем не менее, столь ответственные и хлопотные мероприятия оправдывают себя, способствуя укреплению бренда, расширению его влияния, увеличению клиентской базы и росту продаж. Занимая все более уверенные позиции на рынке товаров и услуг, имеет смысл принять участие в выставках различного уровня: поначалу регионального, затем – федерального, и в итоге – международного.
На сегодняшний день вопрос о том, стоит или не стоит участвовать в выставках, уже не ставится. Но пока еще не все компании могут позволить себе решиться на международный уровень мероприятий.
Что дает международная выставка
Выставка международного статуса позволяет расширить влияние компании, найти зарубежных инвесторов, партнеров, клиентов. Успешное выступление на таком мероприятии может принести гораздо большие преимуществ, чем несколько лет плодотворной работы.
Запад или Восток: в каком направлении двигаться
При выборе мероприятия встает резонный вопрос: куда стоит направить свои силы и где искать поддержки? Российский и европейские рынки активно взаимодействуют: страны Евросоюза обретают все более тесные экономические связи с Россией.
Перспективным направлением является Восток – это Китай, Индия, Турция и другие государства. Экономическое сотрудничество с этими странами также стремительно нарастает.
В меньшей степени российские бизнесмены имеют контакты с Австралией и странами американского континента. Это определяется, прежде всего, значительной территориальной удаленностью, ведь транспортные и другие расходы в этом случае будут очень существенными.
Затраты на международную выставку
Затраты на участие в международной выставке ощутимы для любой компании, даже самой крупной и уверенно стоящей на ногах. Потому такое важное мероприятие обычно планируют заранее, выделяя под это существенную часть годового бюджета. И дело здесь не только в территориальной удаленности места проведения выставки.
Международное мероприятие потребует более мощного юридического сопровождения, .
Строительство стендов и оформление экспозиции также имеет немало дополнительных сложностей, связанных с транспортировкой, монтажом и демонтажом оборудования. Конечно, легче доставить относительно небольшой стенд и взять с собой минимум экспозиционного материала. Некоторые компании именно так и поступают – берут на выставку только самое необходимое. Другие же экспоненты, напротив, стремятся произвести впечатление масштабностью и привлекательностью экспозиции, потому оплачивают доставку громоздких конструкций, что обходится недешево. В этом они видят особую закономерность – чем выше статус мероприятия, тем больше и заметнее должен быть стенд и его наполнение. И с этим трудно поспорить, поскольку в условиях жесткой конкуренции именно способна выделить компанию, привлечь внимание посетителей.
Какие могут возникнуть сложности
Для участия в международных выставках неизбежно потребуется оформление виз, прохождение таможни, перелет и доставка экспонатов. Кроме того, необходимо заблаговременно решить все организационные, юридические и финансовые вопросы с организаторами мероприятия. Потому компаниям-экспонентам необходимо иметь собственных юристов и менеджеров для подготовки к мероприятию, либо обратиться за помощью к специальным службам.
Важно наладить работающий коммуникационный канал, который позволит обеспечить мобильную и on-line связь между стендистами и представителями компании-экспонента.
Определенную проблему представляет языковой барьер. Чтобы успешно преодолеть его, стоит обратиться к услугам профессиональных переводчиков. С их помощью необходимо перевести на иностранный язык все промо-материалы и документы. Обычно переводы делают на английский, поскольку он является языком международного общения. Кроме того, материалы переводят на язык того государства, в котором проходит выставка. Участие переводчиков требуется не только на этапе подготовки мероприятия, но и в период его проведения. Переводчики непременно должны входить в штат стендистов. Важно подобрать персонал, который не только владеет иностранным языком, но и понимает специфику работы на стенде, а также может представить экспонента в выгодном свете. Помимо знания разговорного языка, необходимо понимание и уважение традиций той страны, с представителями которой планируется диалог.
Еще на этапе подготовки выставки следует обратить внимание на правила и регламенты работы, которые касаются иностранных граждан. Они могут иметь отличия от условий, распространяющихся на представителей своих государств.
Могут возникнуть и еще менее предсказуемые моменты: например, иное напряжение в электросети, что приведет к нестабильной работе техники. Стоит выяснить и правила , чтобы исключить недоразумения организационного порядка. Особое внимание следует уделить поведению в чрезвычайных ситуациях – правила по этой части в разных государствах также имеют отличия.
Таким образом, участие в международных выставках таит целый ряд трудностей для экспонентов. И это не только территориальная удаленность и языковой барьер, но и иной порядок проведения мероприятий, а также различия менталитета. Однако при планомерной, целенаправленной и профессиональной подготовке все эти и другие сложности вполне преодолимы. Тем более что резонанс и выгода от такого рода мероприятий покрывает все издержки и компенсируется многочисленными дивидендами.
Отправить свою хорошую работу в базу знаний просто. Используйте форму, расположенную ниже
Студенты, аспиранты, молодые ученые, использующие базу знаний в своей учебе и работе, будут вам очень благодарны.
Подобные документы
Выставочные мероприятия, их классификация и значение для туристского и гостиничного бизнеса. Процесс участия туристического предприятия в выставке, особенности подготовки к ней, рекомендации по проведению и размещению рекламы, оценка ее эффективности.
курсовая работа , добавлен 13.11.2009
Структурирование современного спорта, его профессионализация и коммерциализация, прогнозирование развития и организация целевой подготовки спортсменов. Правовое решение финансового обеспечения участия спортсмена-любителя в международных соревнованиях.
статья , добавлен 18.03.2010
Международные туристические выставки, продвижение национального туристского продукта. Процесс участия фирмы в работе выставки в городе-курорте Геленджике. Работа персонала фирмы по оформлению выставочного стенда. Анализ затрат на оформление выставки.
контрольная работа , добавлен 11.08.2009
Значение международных выставочных мероприятий для продвижения национального туристского продукта на внешнем туристском рынке. Рассмотрение крупнейших мировых общих туристических и гостиничных выставок, передовой опыт организации туризма и его рекламы.
доклад , добавлен 08.02.2010
Организация международного туризма в Республике Казахстан (РК). Национальные туристские ярмарки. Формы участия туристских предприятий РК в международных туристских ярмарках. Специальные нормативные документы, регулирующие туристскую деятельность.
реферат , добавлен 24.11.2010
курсовая работа , добавлен 24.11.2013
Географическое положение, политическое устройство и народонаселение Чехии. Природно-рекреационные и экономические условия развития туризма. Индустрия спорта, здравоохранения, образования. Музеи, галереи, выставочные залы и культовые памятники страны.
курсовая работа , добавлен 07.12.2013
Принципы активности участия молодежи в туризме. Предоставление льгот при совершении путешествий, приобретение международных студенческих и молодежных карт ISIC и Go25. Развитие федеральной целевой программы "Молодежь России" и проблемы туризма.
Выставка обычно рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое обычно в одном и том же месте, в рамках которого значительное число фирм (экспонентов) различных стран с помощью образцов (экспонатов) демонстрируют новые товары, идеи или услуги одной или нескольких отраслей для информирования потенциальных потребителей о своей фирме и ее продукции в целях содействия продажам. Международная ярмарка (торговая ярмарка или ярмарка-выставка) рассматривается как кратковременное мероприятие, периодически проводимое, как правило, в одном и том же месте, в целях привлечения значительного числа фирм (экспонентов) разных стран одной или нескольких отраслей, представляющих образцы своих товаров (экспонатов) для их демонстрации, ознакомления и заключения торговых сделок.
Основной задачей выставки является демонстрация достижений в одной или нескольких областях человеческой деятельности.
Вместе с тем можно привести множество примеров, когда выставка проводится как престижное мероприятие, по своим целям ничем не отличающееся от ярмарки. Поэтому обычно делают акцент не на различии международных выставок и ярмарок, а на тех общих возможностях, которые предоставляются фирме благодаря ее участию в их работе. Здесь имеется в виду наличие определенных возможностей, которые предоставляются на международных ярмарках и выставках эффективно решать маркетинговые проблемы, стоящие перед фирмой, и прежде всего проблемы, относящиеся к обоснованию эффективной товарной и ценовой политики, политики распределения и продвижения на внешних рынках. Данные задачи можно успешно решать, если тщательно обосновать необходимость участия в тех или иных ярмарках и выставках, на должном уровне организовать подготовку и участие в их работе, а также эффективно использовать результаты, полученные во время ярмарок и выставок.
Основными целями участия в ярмарках и выставках могут быть:
создание высокого имиджа товара;
активизация использования отдельных инструментов политики продвижения;
создание высокого имиджа фирмы.
Каждая фирма может участвовать в работе выбранной международной ярмарки или выставки либо в качестве самостоятельного экспонента, либо в рамках создаваемого несколькими фирмами совместного стенда или экспозиции.
При самостоятельном участии фирмы в работе международной ярмарки или выставки она создает собственный стенд, обеспечивает на должном уровне его работу и несет полную ответственность за конечные результаты участия в работе данной ярмарки или выставки. В этом случае фирма, как правило, берет на себя все расходы за подготовку и участие в работе выставки или ярмарки. Частично или полностью указанные расходы могут быть компенсированы государством. Участие в работе международной ярмарки или выставки имеет непосредственное отношение к созданию и поддержанию имиджа государства.
Безусловно, самостоятельное участие фирмы в работе международной ярмарки или выставки является более эффективным. Во время работы международной ярмарки или выставки экспонент реализует все имеющиеся у него возможности для достижения ранее сформулированных им целей. Для этого он прежде всего использует имеющийся у него стенд, а также осуществляет действия и мероприятия, выходящие за пределы стенда и необходимые для обеспечения эффективного участия в данной ярмарке или выставке.
После завершения работы каждой международной ярмарки или выставки следует подвести итоги участия фирмы в ее работе. Прежде всего необходимо ознакомить работников фирмы с первыми результатами участия в ярмарке или выставке. В частности, необходимо проинформировать о:
количестве посетивших ярмарку или выставку и происшедших изменениях по сравнению с предыдущими годами;
приемлемости местоположения стенда;
обоснованности архитектурных решений по стенду;
правильности выбора экспонатов;
затраченных средствах на подготовку и участие в ярмарке или выставке;
проведенных маркетинговых исследованиях;
контактах с посетителями ярмарки или выставки;
работе со средствами массовой информации;
сообщениях в средствах массовой информации об участии фирмы в работе ярмарки или выставки и др.
Участие в работе каждой конкретной международной ярмарки или выставки не всегда позволяет достичь сформулированных целей. То, что результаты участия в ярмарке или выставке оказались хуже предполагаемых, является следствием целого ряда причин:
неконкретно сформулированные цели участия фирмы в работе ярмарки или выставки;
некачественно представленная и оформленная экспозиция фирмы;
неосведомленность потенциальных посетителей ярмарки или выставки об участии фирмы в ее работе;
неподготовленность персонала фирмы;
использование не в полной мере возможностей проведения маркетинговых исследований существующих проблем продвижения товара;
не вполне обоснованно проведенный анализ участия фирмы в работе каждой конкретной ярмарки или выставки.
Из перечисленных выше причин неудач видно, что успех фирмы в работе международной ярмарки или выставки зависит не только от работников, непосредственно участвующих в их работе, но и от работы фирмы в целом и ее высшего руководства.
Компания ВТВ уже немало лет оказывает услуги по организации участия в международных выставках. С нашей помощью персонал вашей компании сможет принять участие в мероприятиях, которые проводятся в различных странах мира. Мы являемся эффективным помощником в развитии международных связей и налаживании отношений с новыми партнерами.
Участие компании в международной выставке – это один из способов рассказать о себе миру, представить собственную продукцию, найти выгодных поставщиков материалов. На таких выставках обмениваются опытом, представляют инновационные технологии. Ведение бизнеса – сложный многогранный процесс, и мы вам предлагаем воспользоваться одним из наиболее эффективных инструментов для его развития.
Выбирайте комплексные услуги по организации участия в выставках
Специалисты компании ВТВ готовы предложить комплексные услуги, которые включают в себя:
· готовность подобрать международные выставки в соответствии с профилем специализации компании заказчика,
· подачу заявки на участие и согласование с организаторами всех вопросов,
· оформление виз и других документов,
· бронирование билетов на удобное время и нужные даты,
· бронирование номеров в отелях,
· организацию трансфера, питания, экскурсионных программ и пр.
Обратившись в компанию ВТВ, вы сможете не сомневаться, что все будет организовано наилучшим образом. Вы можете и самостоятельно заниматься организационными вопросами, но поверьте, на это уйдет достаточно много времени. Мы же предлагаем не отвлекаться от профессиональной деятельности и поручить их опытным специалистам компании, которые уже много лет работают в данной сфере.
Мы сможем эффективно решить любые задачи
Наши специалисты тесно сотрудничают с перевозчиками и отелями. Это позволяет им обеспечивать по-настоящему выгодные цены их услуг. Мы заботимся, чтобы нашим клиентам в поездках было максимально комфортно, и продумываем все до мелочей. Мы прекрасно знаем, где комфортнее будет поселиться, сможем организовать любой необходимый трансфер. Питание мы предложим в соответствии с предпочтениями заказчиков.
Важным фактором, который специалистами нашей компании обязательно учитывается в работе, является бюджет, отведенный заказчиком на участие в выставке международного масштаба. Наши сотрудники не просто помогут принять участие в интересующем мероприятии, но и создадут условия для экономии денежных средств.
Профессиональная помощь – гарантия комфорта в любой стране
Для участия в международной выставке, которая планируется в определенной стране, вам просто необходимо обратиться к сотрудникам компании ВТВ. Мы уже много лет организовываем подобные участия и сумели накопить значительный опыт, позволяющий не упустить ни одного нюанса. Наши заказчики чувствуют себя за рубежом комфортно, что позволяет эффективно работать и решить в рамках выставки все поставленные задачи.
Любая поездка на выставку требует немалой подготовки. Только опытные специалисты смогут ее произвести на высшем уровне. С помощью компании ВТВ вы сможете посетить любую выставку, чувствовать себя комфортно и не отвлекаться ни на что от непосредственной профессиональной деятельности. Всем клиентам мы гарантируем персональный подход и комплексный учет их интересов. Обращайтесь к опытным профессионалам, если заинтересованы в комплексной поддержке и отсутствии форс-мажорных обстоятельств!
