Šta je u imenu? Zanimanje "sekretar" Sekretar pomoćnik srodnih zanimanja.

Sadržaj rada. Sekretar-referent - službenik zadužen za dokumentaciju i tekuće poslove pojedinca ili ustanove, konsultant za određena pitanja. Obavlja tehničke funkcije i organizacione poslove u ime rukovodioca. Primena racionalnih metoda rada sa posetiocima i dokumentima doprinosi uspešnom i brzom rešavanju osnovnih zadataka organizacije. Pomoćnik sekretara uspostavlja veze između rukovodioca i zaposlenih, delegira zadatke izvođačima i prati njihovu realizaciju. Učestvuje u pripremi i servisiranju raznih sastanaka, sesija, konferencija. Organizuje i reguliše prijem posetilaca. Poznavajući dobro strukturu institucije i funkcije odgovornih službenika, on „filtrira“ apele rukovodiocu, upućujući ih službenicima nadležnim za ovu materiju. Obavlja telefonske razgovore.

Radi sa dokumentacijom - analizira pisma i dokumente, sistematizuje ih po važnosti. Priprema informativne poruke i sažetke o zadatim pitanjima. Izrađuje nacrte naloga, odgovore na pisma i zahtjeve. Vodi stenografske zapise sastanaka, vodi zapisnike, kartoteku adresa organizacija i lica sa kojima se vodi prepiska ili pregovori.

Aktivno koristi tehnička sredstva u svom radu - računare, kancelarijsku opremu, komunikacije, audio zapise itd.

Uslovi rada. U različitim institucijama rad sekretara-pomoćnika može imati svoje specifičnosti. Posao može biti neredovan i uključivati ​​poslovna putovanja. Može biti potrebno specijalizovano znanje u određenoj oblasti (npr. poznavanje procesa, tehničko znanje, itd.).

Rad sekretara-pomoćnika odvija se u veoma bogatom informaciono-komunikacionom okruženju. Tokom dana mora doći u kontakt sa velikim brojem ljudi, pri čemu prati i reguliše različite tokove informacija. Pomoćnik sekretara mora biti fleksibilan i dobro se prilagoditi promjenjivim uvjetima.

Područja upotrebe. Sekretari-pomoćnici rade u svim manje-više velikim organizacijama i institucijama koje primaju posjetioce i imaju tok dokumenata.

Dominantan profesionalni fokus je na radu sa ljudima i dokumentima.

Profesionalni tip ličnosti - društveni, istraživački, konvencionalni.

Dominantna interesovanja su ruski jezik i književnost (besprekorno poznavanje pravopisa, interpunkcije, stilistike); psihologiji komunikacije, etici; na kancelarijski rad, stenografiju, kucanje; za rad sa tehničkim sredstvima.

Povezana interesovanja - estetika, pravo, ekonomija, strani jezici, posebna znanja.

Potrebne osobine: sposobnost druženja sa ljudima, društvenost, dobra volja, emocionalna stabilnost, samokontrola; poslovne kvalitete: odgovornost, organiziranost, dobra radna memorija, sposobnost koncentracije i raspodjele pažnje, dobra koordinacija ruku i očiju. Pomoćnik sekretara mora imati visoku opštu kulturu i pravilno govoriti. Poznavanje stranog jezika je poželjno (u nekim slučajevima neophodno).

Neprihvatljivo: nepristojnost, grubost, razdražljivost, sklonost čestim promjenama raspoloženja.

Medicinska ograničenja. Aktivnost je kontraindikovana osobama koje boluju od kardiovaskularnih bolesti, bolesti unutrašnjih organa (jetra, štitna žlezda i dr.), psihičkih oboljenja, poremećaja nervnog sistema koji se manifestuju razdražljivošću; kao i osobe sa govornim manama i očiglednim fizičkim nedostacima.

Povezane profesije: administrator, pomoćnik, sekretar, rukovodilac kancelarije, referent, nalogodavac, matičar, sekretar suda, pomoćnik upravnika.

Profesija sekretara-pomoćnika je tražena na tržištu rada Sankt Peterburga i Lenjingradske regije.

Izgledi za profesionalni razvoj - usavršavanje, nastavak školovanja na fakultetima i tehničkim školama na specijalnosti „Kancelarija i arhivska nauka“, „Državna i opštinska uprava“, nastavak školovanja u visokoškolskim ustanovama na specijalnosti „Upravljanje dokumentima i dokumentovana podrška menadžmentu“ ”, “Upravljanje organizacijom, upravljanje kadrovima”, “Odnosi s javnošću”, “Državna i opštinska uprava”. Administrativni rast.

Sekretar je proaktivan kancelarijski radnik kome je poveren širok spektar obaveza: odgovaranje na telefonske pozive, evidentiranje korespondencije, organizovanje sastanaka, vođenje kancelarijskih poslova, kao i izvršavanje svih instrukcija rukovodioca i donošenje samostalnih odluka iz njegove nadležnosti.

Svrha rada sekretara je da obezbijedi efikasno upravljanje i administrativne aktivnosti preduzeća.

Koncept "tajnice" krije ljude različitih profesija:

• Sekretar recepcije– prima i distribuira telefonske pozive, dočekuje posjetitelje i izvršava manje upute za menadžera. Za poziciju nije potrebno posebno obrazovanje. Ponekad je takav zaposlenik zadužen za kupovinu vode ili kancelarijskog materijala. Što se tiče prestiža, ovo mjesto je na najnižem nivou ljestvice karijere.
• Sekretar-pomoćnik- Ovo je prilično odgovorna pozicija i po mnogo čemu je slična poslu kancelarijskog menadžera. Potrebno je pripremiti dizajnerska rješenja, urediti dokumente i sastaviti tekstove za govor šefa na raznim događajima. Kontrolu nad radom ostalih zaposlenih ima i pomoćnik sekretara. Zvanje se može steći nakon studiranja u specijalizovanoj školi, centru za obuku ili nakon završetka srednje specijalizovane obrazovne ustanove.
• Pomoćnik menadžera - obavljanje funkcije asistenta smatra se časnim. Službenik ne samo da mora uspostaviti odnos povjerenja sa menadžerom, već i imati otpornost na stres i samopouzdanje. Specijalista ovog nivoa treba da rešava organizacione i administrativne probleme i organizuje rad osoblja.

Pored gore navedenih glavnih oblasti rada sekretarice, postoje i dodatni nazivi ove profesije koji imaju neke karakteristike.

• dakle, tehnički sekretar morate biti u mogućnosti da kucate 145 znakova u minuti bez gledanja u tastaturu, koristeći svih deset prstiju odjednom. Takva osoba mora svoj posao sa kancelarijskom opremom i uključiti se u telefonski servis dovesti do automatizacije.
• Za sekretar-prevodilac Za učešće u pregovorima sa stranim poslovnim partnerima, pored osnovnih funkcija, važno je i profesionalno poznavanje stranog jezika.
• Glavni službenik obuhvata sistematizaciju dokumentacije ustanove, kao i rad sa arhivom, evidentiranje korespondencije i obradu faktura.
• Administrativna i ekonomska pitanja padaju na pleća sekretarica kancelarije. Pored vođenja poslovne korespondencije, potrebno je rezervisati karte i hotele, upoznati goste i partnere, te izvršavati naloge menadžera.
• Pozicija sa malo neobičnim specifičnostima rada za ovu profesiju - sudski službenik. Mjesto rada takvog specijaliste je sud. Zaposleni provjerava dolazak pozvanih lica na ročište, vodi zapisnik sa ročišta, štampa sudske akte i izvršava sve upute sudije.

Istorija profesije sekretara

Ako podignemo zavjesu povijesti i krenemo u potragu za odgovorom na pitanje: odakle dolazi profesija „tajnika“, onda će nas, najvjerovatnije, put odvesti do činovnika i kroničara. Ti ljudi su se bavili prepiskom, vodili evidenciju o kraljevim naredbama i dekretima i bilježili događaje hronološkim redom.

Bilo je teško i državnicima i političarima da se snađu bez pomoćnika . U Rusiji je sekretarsko mjesto uveo Petar I 1720. godine, postavljajući visoke zahtjeve za profesiju. Posao sekretarice povjeren je ljudima koji poznaju zakone, obrazuju i vladaju svim finoćama struke.

Od 1840. godine, rukovodioci mnogih preduzeća počeli su da postavljaju ličnog sekretara za svog pomoćnika. Međutim, na ovu poziciju nisu angažovani ljudi bez posebnih vještina. Tako su se počeli otvarati kursevi za sekretarice. Zanimljivo je da su se prvi put pojavili u Harkovu, a u SAD tek jedanaest godina kasnije.

Naučno-tehnološki napredak se brzo razvijao: karbonske kopije i pisaće mašine su prošlost, koje današnjem radnom mestu obezbeđuju moderne kompjutere, faksove i drugu kancelarijsku opremu.

Profesionalni praznik “sekretara” obično se slavi posljednje srijede u cijeloj sedmici aprila.

Prednosti i nedostaci

Profesija nesumnjivo ima prednost u:

• mogućnost u nekim slučajevima kombinovanja studija i rada;
• nedostatak fizičke aktivnosti;
• udobni radni uslovi u toploj prostoriji;
• korisne komunikacijske vještine i stjecanje profitabilnih veza;
• Fotokopir aparat uvijek možete koristiti u lične svrhe.

Nedostaci:

• potreba je stalno na vidiku šefa;
• svaki dan morate izgledati besprijekorno, jer se ugled kompanije često procjenjuje po izgledu njenih zaposlenika;
• ujednačenost i rutina rada (u malim ustanovama);
• u nekim kompanijama je teško realizovati se;
• nepravilan raspored rada.

Uslovi za zvanje sekretara

Kandidat za ovu profesiju mora prije svega:

• imaju srednje ili visoko obrazovanje;
• posjedovati lični računar i biti sposoban za rad sa softverskim paketom Microsoft Office;
• poznaju osnove kancelarijskog rada;
• posjeduju osnovna znanja iz oblasti djelatnosti sekretara;
• poznaju standardne kancelarijske procedure;
• ako je potrebno, govori engleski.

Odgovornosti sekretara

Menadžeri malih firmi žele sekretaricu:

• pregledana prepiska;
• sortirana i evidentirana dolazna i odlazna pošta;
• odgovarao na telefonske pozive;
• osigurao funkcionisanje ureda (naručivanje vode);
• komunicirao sa klijentima;
• nadgledao izvršavanje raznih zadataka.

U renomiranijim kompanijama, odgovornosti sekretara mogu biti mnogo šire. Od službenika se traži da:

• organizovati prijem ili sastanak;
• planirati radno vrijeme menadžera;
• kupovina kancelarijskog materijala i drugih stvari;
• rezervišite hotelske ili avionske karte za svog šefa ili zaposlene;
• vodi zapisnik sa sastanka;
• pripremiti pregovore sa poslovnim partnerima.

Sekretarica je obavezna da obavlja kancelarijske poslove.

Odgovornost sekretara

U nekim firmama pozicija sekretara ne mora biti odgovorna ni za šta, u drugim je opterećena materijalnom i disciplinskom odgovornošću, pored opterećenja radnih obaveza.

Ako sekretar izgubi neku važnu dokumentaciju, administrativno neće odgovarati specijalista, već pravno lice, tj. kompanija.

Sekretar može biti materijalno odgovorno lice i prati raspoloživost osnovnih materijalnih sredstava koja se nalaze u kancelariji pod njegovom kontrolom: nameštaja, kancelarijske opreme i dr.

Ovlašćenja sekretara

Rukovodilac je dužan dati sve potrebne podatke kako bi se sekretarica mogla nositi sa zadatkom. Ovo se odnosi i na povjerljive podatke.

Sekretar može sa menadžerom razgovarati o pitanjima o njegovoj viziji, kako može unaprijediti svoj rad i rad organizacije.

On ima pravo:

• zatražiti od zaposlenih u preduzeću potrebnu dokumentaciju za usklađivanje sa tačkama opisa njihovog posla;
• zahtijevati od rukovodioca da preduzme mjere za osiguranje sigurnosti dokumentacije i materijalnih sredstava;
• rješavaju proizvodna pitanja iz svoje nadležnosti.

Karakteristike profesije

Položaj sekretarice je privilegija za žene. Njihove vođe žele da ih vide kao svoje pomoćnike. To se objašnjava sposobnošću žena da pokažu fleksibilnost, spriječe agresiju šefa i shvate njegovo raspoloženje i karakterne osobine. Sajamska polovina će moći da učini poslovni ured udobnim i impresionira partnere.

Međutim, čovjek se može prijaviti za mjesto pomoćnika menadžera tako što će se zaposliti u velikoj kompaniji.

Profesionalne vještine i sposobnosti sekretara

Za posao sekretarice važno je:

• biti u skladu sa imenom sa ličnim računarom;
• imati kulturu komunikacije;
• biti u stanju pronaći pristup posjetiocima;
• pokazati tačnost i tačnost.

Neke kompanije kao sekretaricu vide osobu sa znanjem stranih jezika.

Lične kvalitete sekretara

Ako pitate čelnike različitih preduzeća kojim karakternim osobinama treba da ima njihov lični sekretar, onda možemo pretpostaviti da će njihov odgovor biti nedvosmislen:

• komunikacijske vještine i odgovornost,
• tačnost i organizovanost,
• tolerancija i otpornost na stres.

Osim toga, primjećuju prezentabilan izgled, lijep govor i dobro pamćenje.

Nakon komunikacije sa sekretarom kompanije, posjetitelj bi trebao biti siguran da će mu pomoći da riješi svoj problem.

Karijera

Položaj sekretarice obavijen je mitovima o poteškoćama povezanim s napredovanjem na ljestvici karijere. Djelomično je to tačno. Ali to je samo djelimično - sve zavisi od svake osobe lično.

Neki ljudi pokažu svoju najbolju stranu nakon 1-2 godine i samouvjereno idu naprijed ka brojnim perspektivama, dok se drugima pozicija sekretarice ispostavlja kao velika.

Pametni i proaktivni zaposleni mogu pronaći respektabilnije mjesto u istoj kompaniji, postajući, na primjer, pomoćnik menadžera, a zatim menadžer ili čak direktor.

Gdje raditi kao sekretarica

Potrebni sekretari:

• razne organizacije i kompanije;
• sudovi, advokati i notari.

Sekretarica je potrebna kako u velikoj kompaniji tako iu malom preduzeću.

Koliko zarađuje sekretarica?

Nemoguće je navesti bilo kakav fiksni iznos ako govorimo o prosječnoj mjesečnoj plati ljudi na poziciji sekretara.

Državne agencije ne zabavljaju svoje službenike visokim platama i plaćaju im otprilike 300 dolara. Ali, ako idete da radite u velikoj stranoj kompaniji, možete povećati prihod na 1.000 dolara.

Obrazovanje

Prilikom prijavljivanja na konkurs za pomoćnika rukovodioca uzimaju se u obzir osobe sa visokom stručnom spremom ili sertifikatom o završenom specijalizovanom centru za obuku sekretara. Ponekad se obuka može završiti u kompaniji koja pristane da vas zaposli.

Možete raditi kao sekretar bez visokog obrazovanja, ali renomirane kompanije žele u svom timu vidjeti certificirane stručnjake sa poznavanjem kancelarijskog rada, etike poslovne komunikacije, psihologije, stenografije i brzog čitanja, sposobnošću rada u 1C i vještog vođenja ureda oprema.

Alexander Yurievich

Direktor agencije za zapošljavanje

Ako uživate u zakazivanju, upravljanju vremenom i pomaganju drugim ljudima, onda bi karijera sekretarice mogla biti prava za vas.

Potražnja

Plaćivost

Konkurencija

Ulazna barijera

Izgledi

Priča

Profesija “sekretar” pojavila se veoma davno. Prve službe činovnika počeli su koristiti stari rimski patriciji. Zvali su je sekretarice. Čovjekov zadatak je bio:

• Dajte savjet vlasniku.
• Drži u tajnosti sve što zna.

Kasnije su Evropljani cijenili ono što su rimski patriciji smislili i uveli mjesto sekretara.

Za vrijeme Petra I, nakon putovanja ruskog cara u Evropu, odlučeno je da se u Rusiji otvori institut „sekretara“. Činovi sekretara su bili različiti.

Uslovi za prvog ruskog službenika:

Katarina II ozbiljnije je shvatila profesiju sekretara: poboljšala je i pooštrila kriterijume za izbor zaposlenog u ovoj profesiji:

• Ne bi trebalo da bude jedna sekretarica, već nekoliko.
• Bahatost i snalažljivost glavni su zahtjevi za vlasnika ove profesije.

Nakon što su olovke i mastilo nestali u zaboravu, pojavila se pisaća mašina. Sekretarska profesija je poboljšana. Sada su se time počele baviti i žene, ali danas su muške sekretarice rijetkost.

Opis

Sekretarica nije samo zaposlenik kompanije, već i njeno lice. Pažljiv, pametan, privlačan, privlačan - sve ove osobine odnose se na osobu koja radi kao sekretarica.

Dok poslodavac odlučuje o glavnim pitanjima razvoja preduzeća, sekretar je angažovan na poslovima upravljanja i administracije. Uspješan rad kompanije ovisi o profesionalnosti sekretarice.

Koje specijalnosti studirati?

U nekim obrazovnim ustanovama, kada studenti podučavaju njihovu glavnu specijalnost, sprovode dodatne kurseve iz kancelarijskog menadžmenta.

Specijalnosti sa kojima možete postati sekretar:

• Menadžment.
• Poslovanje osiguranja.
• Računovodstvena analiza i revizija.
• Carinski posao.

Gdje studirati

U zavisnosti od stepena obrazovanja za koji ste zainteresovani, zvanje sekretara možete steći u različitim obrazovnim institucijama:

• Srednje specijalno obrazovanje - u tehničkoj školi.
• Srednje stručno – u stručnim školama.
• Visoko obrazovanje - na institutu.

odgovornosti:

• Registracija ulaznih i odlaznih dokumenata.
• Usluživanje menadžera i njegovih posetilaca.
• Izrada plana rada za menadžera.
• Primajte telefonske pozive i mejlove koje prima menadžer.
• Naručivanje svih potrebnih artikala kako bi se osigurao kvalitetan rad poduzeća (kancelarijski materijal i ostalo).

Za koga je pogodan?

Potencijalni sekretar mora imati sljedeće kvalitete:

1. Otpornost na stres. Kandidat za ovu poziciju mora imati samokontrolu i suzdržanost.
2. Želja za sticanjem novih znanja i vještina. Dobra sekretarica mora da zna strani jezik, da zna da vodi poslovnu korespondenciju, da sastavlja i registruje raznu dokumentaciju.
3. Pripremljenost za neredovne rasporede rada i neočekivane nevolje (vanredne situacije).
4. Sposobnost pravilnog i efikasnog planiranja dana. U većini slučajeva, sastavljanje plana rada za rukovodioca je jedan od zadataka sekretara.
5. Komunikacijske vještine. Sekretar mora biti sposoban da vodi ljubazan razgovor i da odgovara svim posjetiocima kompanije.

Plaća

U prosjeku, sekretar prima 25.000 rubalja za svoj rad. Mnogi ljudi počinju da grade svoju "ljestvicu" u karijeri sa ovom profesijom. Oni koji žele da rade kao sekretar bez iskustva mogu očekivati ​​male plate - 10.000 - 15.000 rubalja. Ali istovremeno moraju biti u mogućnosti da slobodno rade na računaru i poznaju osnove kancelarijskog rada.

Službenik sa najmanje godinu dana iskustva ima platu od 20.000 rubalja.

Zaposleni koji govore engleski i imaju iskustva su cijenjeni. Njihove plate mogu biti 25.000 rubalja ili više.

Kako dobiti posao

Prvo, morate poslati svoju biografiju kompaniji u kojoj želite da radite. Nakon toga će vas nazvati i pozvati na razgovor.

1. Kada dobijete pozivnicu, idite ponovo na web stranicu kompanije i proučite sve potrebne informacije:

• Područje djelatnosti.
• Misija kompanije.
• Organizacioni ciljevi.

2. Pročitajte materijale o profesiji sekretara. Često ih tokom intervjua pitaju šta vas je tačno privuklo profesiji koju ste odabrali, šta znači kancelarijski posao, vrste toka dokumenata?

3. Pravila oblačenja prilikom prijave za posao. Na razgovor je najbolje doći u formalnom stilu.

Obično se intervju odvija u formi intervjua (pitanje i odgovor). Anketar će postavljati pitanja, a vi ćete odgovarati.

1. Trebalo bi da se ponašate samopouzdano tokom intervjua.
2. Ne možeš varati. Ako se od vas traži da dobro poznajete kompjuterske programe, a niste baš upoznati s njima, bolje je odmah priznati, ali dodati da ste laki za učenje.
3. Pitat će o nedostacima, reći im, prenijeti ih kao prednosti. Na primjer, volite da pomažete, ponekad zbog toga morate ostati do kasno na poslu, što negativno utiče na vaše porodične odnose.
4. Na pitanje o karakteristikama prethodnog šefa, nemojte spominjati nedostatke. Bolje bi bilo reći da je profesionalac u svojoj oblasti, strog ali pravedan.
5. Tokom intervjua možete pitati o informacijama koje vas zanimaju, a ne samo odgovarati na pitanja.

Pitanja o plaći bit će primjerena ako na web stranici poslodavca nije navedena cijena rada za poziciju za koju ste zainteresovani.

6. Na kraju intervjua od vas će se tražiti da popunite upitnik.

7. Nakon što se intervju završi, od vas će se tražiti da sačekate nekoliko dana. Za to vrijeme služba sigurnosti poslodavca će provjeriti podatke o potencijalnom zaposleniku. Ako je sve u redu, pozvaće te i pozvati da dođeš na posao.

Karijera

Većina ljudi misli da sekretarica nema karijeru. Posao sekretara je raznolik i dolazi na nekoliko nivoa:

• Recepcionar je najniži nivo. Ovaj zaposlenik nije uključen u poslove upravljanja, najčešće je njegova dužnost da savjetuje o telefonskim pozivima i organizuje sastanke sa klijentima.
• Sekretar-pomoćnik je zanimanje nešto višeg ranga. Glavne odgovornosti mogu biti vezane za aktivnosti kancelarijskog menadžera (na primjer, održavanje života preduzeća). Značajnu ulogu ima poznavanje stranog jezika: prevodi, prisustvo na pregovorima sa stranim kolegama kao prevodilac.
• Pomoćnik menadžera (asistent) je najviša stepenica na ljestvici karijere sekretara. Ova pozicija zahtijeva od službenika povjerenje između menadžera, otpornost na stres i samopouzdanje. Radno mjesto uključuje i rješavanje organizacionih i administrativnih problema.

Izgledi

Kao što je gore opisano, sekretarica nije ćorsokak profesija. Ovi kancelarijski radnici imaju mnogo čemu da teže. Ako se pozicija poveća, tada će vas plata zadovoljiti svojim rastom. Jedini uslov za napredovanje u većini organizacija je fakultetska diploma.

Potrudite se da ostvarite svoje životne ciljeve i vaša karijera sekretarice će krenuti.

24. april je Međunarodni dan sekretara. Ovaj praznik je prvi put proslavljen u Sjedinjenim Državama 1952. godine zahvaljujući naporima njujorškog publiciste Harryja Klemfussa. U široj verziji, ovo je praznik za sve administrativne radnike - kancelarijske menadžere, stenografe, izvršne pomoćnike itd. Prema statistikama, sekretarice su među pet najtraženijih i najpopularnijih profesija na svijetu.

Sekretarice se popularno zovu „filteri“, što odražava suštinu njihovog posla. Klasične dužnosti sekretarice su primanje poziva, sastajanje sa posetiocima, rad sa dokumentima, kuvanje čaja i kafe. U zavisnosti od toga čija je sekretarica, filtrira i redistribuira odgovarajući tok (ljudi, pisma, pozivi itd.).

Vrste sekretarica

Sekretar je uvijek pomoćnik ureda, odjela ili šefa. Stoga postoji mnogo različitih tipova sekretara u zavisnosti od obima njihovih aktivnosti. Često su funkcije različitih sekretarica toliko pomiješane da je teško identificirati vrstu kojoj određeni zaposlenik pripada. Ali, zapravo, postoje dva glavna pravca ovog rada: sekretarica na recepciji i pomoćna sekretarica. Ostalo su samo njihovi derivati.

Sekretar recepcije (recepcija) je administrativni službenik kancelarije. Sastaje se sa posetiocima, nudi im čaj/kafu (ako je to uobičajeno u kompaniji), odgovoran je za pozive primljene na opšti telefon organizacije, radi sa kuririma i distribuira prepisku. Sada su neke od funkcija sekretarice na telefonu preuzeli roboti za javljanje, koji birajući iz menija telefona poziv klijenta usmjeravaju na odgovarajućeg stručnjaka. Recepcionar je osoba koja vas prva dočeka kada uđete u kancelariju. U nekim kompanijama, recepcionar može imati dodatne obaveze u vidu obezbjeđivanja funkcionisanja kancelarije (naručivanje vode, kancelarijskog materijala), naručivanje karata i izdavanje viza za zaposlene.

Sekretar-pomoćnik je sekretarica direktora. U posljednje vrijeme, na tržištu rada, ova pozicija se češće naziva “izvršni asistent” ili “izvršni asistent”. Ako sekretar na recepciji obavlja administrativne poslove za cijelu kancelariju, tada pomoćnik sekretara pomaže samo svom rukovodiocu. Njegove obaveze uključuju sastajanje sa posjetiocima u recepciji šefa, pripremanje čaja i kafe, rad s korespondencijom i odgovaranje na pozive. Pomoćnik sekretara je vlasnik šefovog rasporeda. U zavisnosti od veličine i strukture organizacije, dužnosti sekretarice mogu varirati od jednostavnog filtera na ulazu u recepciju do personalnog asistenta menadžera. U svakom slučaju, nivo odgovornosti pomoćnika sekretara je mnogo veći od odgovornosti recepcionera. Takođe, zbog prirode svog posla, recenzent često posjeduje povjerljive informacije. Ponekad se pomoćnik menadžera bavi i stvarima u vezi sa porodicom i ličnim odnosima šefa.

Specifičnosti profesije

Uobičajeno je da se profesija sekretarice povezuje sa onima koji vas dočekaju sa osmehom. Zaista, ogromnu većinu ove pozicije zauzimaju žene, zbog njihove sposobnosti da izdrže monoton posao, da budu ljubazne i uslužne. Osim toga, posao sekretarice je uvijek igra po strani, što je za većinu muškaraca neprihvatljivo. Osoba mora shvatiti da će uvijek biti u sjeni, a lovorike će pripasti vođi. Međutim, menadžeri sve više žele da vide muškarce kao lične asistente koji mogu postati odlični poslovni partneri i pouzdane kolege.

Sekretarica je lice ureda, a mnoge kompanije žele da ovo lice bude lijepo. Stoga su eksterni podaci i mladost bitne karakteristike za rad. Dešava se da dame uglednih godina, poznate po svojim poslovnim kvalitetima, rade kao sekretarice. Ali to su posebni slučajevi, tipični uglavnom za menadžera i sekretaricu koji već dugo rade zajedno. Posao takođe zahteva društvenost, otvorenost, druželjubivost, delikatnost i kulturu komunikacije. Sekretar se mora ponašati tako da klijent ima osjećaj da će kompanija učiniti sve da riješi njegov problem. Po profesiji, sekretar komunicira sa raznim ljudima i mora ostati pristojan u svakoj situaciji. Ako ste stidljivi, teško uspostavljate kontakt, smiješite se strancima, onda ovaj posao definitivno nije za vas. Između ostalog, sekretarica mora imati samokontrolu i emocionalnu stabilnost, te sposobnost da ostane smirena i pribrana. Od poslovnih kvaliteta važni su organizovanost, pažnja, disciplina, dobro pamćenje i sluh, jasna dikcija, pismenost, a ponekad i poznavanje stranih jezika.

Kada se spremate, budite spremni na dugo radno vrijeme i česte prekovremene. Ako ste sekretarica u kancelariji (recepcioner), onda dolazite prvi i zadnji koji odlazi. Ako ste izvršni pomoćnik, vaš raspored u potpunosti ovisi o rasporedu vašeg šefa, koji često prelazi uobičajeni radni dan.

Sekretar za obrazovanje

Da biste radili kao sekretarica, u većini slučajeva ne morate imati visoko obrazovanje, dovoljno je završiti specijalističke kurseve. Mnogi poslodavci nude obuku na licu mjesta. Ali fakultetska diploma će vam dati dobru prednost kada se prijavite za posao. Takođe je dobro ako razumete oblast u kojoj kompanija posluje.

Sekretar mora biti siguran u korišćenju računara i kancelarijske opreme, biti sposoban da radi sa dokumentima i da vodi zapisnike sa sastanaka. Među potrebnim karakteristikama su i pismenost, dobra usmena i pismena komunikacija, poznavanje bontona i visok opšti kulturni nivo.

Gdje raditi

Svaka kompanija ima sekretaricu u ovom ili onom obliku. Tržište rada u ovom pravcu je prepuno ponuda. Pripremite se na činjenicu da će u malim firmama funkcije sekretarice biti pomiješane sa nekim drugim poslovima, a sve te aktivnosti ćete morati kombinirati. U velikim organizacijama, po pravilu, dužnosti sekretara su prilično jasno navedene.

Plata sekretara

Budući da tajnički posao ne zahtijeva posebna znanja i vještine, ne možete računati na visoku platu. Prosječna plata recepcionera u Moskvi je 29.000 rubalja, u regionu - 24.000 rubalja. Pomoćnik sekretara ima veći stepen odgovornosti i, shodno tome, prima više. Prosječna cifra za Moskvu je 37.000 rubalja, za moskovsku regiju – 31.000 rubalja. Za poređenje, na primjer, u Samari 21.000 rubalja (recepcionar) i 20.000 rubalja (referenca), u Jekaterinburgu 19.000 i 22.000 rubalja, respektivno.

Karijera sekretara

Nema mnogo izgleda u karijeri sekretarice. Možete se razvijati duž linija koje odgovaraju dvije vrste ovih radnika. Recepcionar može napredovati do kancelarijskog menadžera, proširujući svoje administrativne funkcije u kancelariji. Pomoćnik sekretara može postati lični asistent menadžera. Dešava se da pomoćnik menadžera ima određene ambicije i želi da zauzme mjesto svog šefa. Kako god bilo, ne bi trebalo da pričate o svojim planovima i da svima jasno kažete da nećete dugo ostati ovde. Ako ne možete prihvatiti činjenicu da vaša ličnost ostaje u sjeni, bolje je da se ne bavite sekretarskim poslom, već potražite nešto što vam se sviđa.

Karijera sekretara obično nije cilj za profesionalni razvoj osobe i služi kao privremena pozicija u određenoj oblasti ili kompaniji. Na ovaj ili onaj način, sekretar mora da se udubi u nijanse aktivnosti kompanije, pa odaberite oblasti za koje ćete biti zainteresovani.

Kao rezultat sekretarskog rada, možete steći i vještine i znanja iz oblasti rada kompanije. Ovo može biti dobar početak za karijeru specijaliste ili menadžera, jer sekretar, kao niko drugi, odlično poznaje celokupno unutrašnje poslovanje svoje kompanije.

Sadržaj rada. Sekretar-referent - službenik zadužen za dokumentaciju i tekuće poslove pojedinca ili ustanove, konsultant za određena pitanja. Obavlja tehničke funkcije i organizacione poslove u ime rukovodioca. Primena racionalnih metoda rada sa posetiocima i dokumentima doprinosi uspešnom i brzom rešavanju osnovnih zadataka organizacije. Pomoćnik sekretara uspostavlja veze između rukovodioca i zaposlenih, delegira zadatke izvođačima i prati njihovu realizaciju. Učestvuje u pripremi i servisiranju raznih sastanaka, sesija, konferencija. Organizuje i reguliše prijem posetilaca. Poznavajući dobro strukturu institucije i funkcije odgovornih službenika, on „filtrira“ apele rukovodiocu, upućujući ih službenicima nadležnim za ovu materiju. Obavlja telefonske razgovore.

Radi sa dokumentacijom - analizira pisma i dokumente, sistematizuje ih po važnosti. Priprema informativne poruke i sažetke o zadatim pitanjima. Izrađuje nacrte naloga, odgovore na pisma i zahtjeve. Vodi stenografske zapise sastanaka, vodi zapisnike, kartoteku adresa organizacija i lica sa kojima se vodi prepiska ili pregovori.

Aktivno koristi tehnička sredstva u svom radu - računare, kancelarijsku opremu, komunikacije, audio zapise itd.

Uslovi rada. U različitim institucijama rad sekretara-pomoćnika može imati svoje specifičnosti. Posao može biti neredovan i uključivati ​​poslovna putovanja. Može biti potrebno specijalizovano znanje u određenoj oblasti (npr. poznavanje procesa, tehničko znanje, itd.).

Rad sekretara-pomoćnika odvija se u veoma bogatom informaciono-komunikacionom okruženju. Tokom dana mora doći u kontakt sa velikim brojem ljudi, pri čemu prati i reguliše različite tokove informacija. Pomoćnik sekretara mora biti fleksibilan i dobro se prilagoditi promjenjivim uvjetima.

Područja upotrebe. Sekretari-pomoćnici rade u svim manje-više velikim organizacijama i institucijama koje primaju posjetioce i imaju tok dokumenata.

Dominantna profesionalna orijentacija– za rad sa ljudima i dokumentima.

Profesionalni tip ličnosti– društveni, istraživački, konvencionalni.

Dominantni interesi– ruskom jeziku i književnosti (besprekorno poznavanje pravopisa, interpunkcije, stilistike); psihologiji komunikacije, etici; na kancelarijski rad, stenografiju, kucanje; za rad sa tehničkim sredstvima.

Povezana interesovanja– na estetiku, pravo, ekonomiju, strane jezike, posebna znanja.

Potrebne kvalitete: sposobnost druženja sa ljudima, društvenost, dobra volja, emocionalna stabilnost, samokontrola; poslovne kvalitete: odgovornost, organiziranost, dobra radna memorija, sposobnost koncentracije i raspodjele pažnje, dobra koordinacija ruku i očiju. Pomoćnik sekretara mora imati visoku opštu kulturu i pravilno govoriti. Poznavanje stranog jezika je poželjno (u nekim slučajevima neophodno).

Neprihvatljivo: nepristojnost, grubost, razdražljivost, sklonost čestim promjenama raspoloženja.

Medicinska ograničenja. Aktivnost je kontraindikovana osobama koje boluju od kardiovaskularnih bolesti, bolesti unutrašnjih organa (jetra, štitna žlezda i dr.), psihičkih oboljenja, poremećaja nervnog sistema koji se manifestuju razdražljivošću; kao i osobe sa govornim manama i očiglednim fizičkim nedostacima.

Srodne profesije: administrator, pomoćnik, sekretar, šef kancelarije, referent, nalogodavac, matičar, sekretar suda, pomoćnik upravnika.

Profesija sekretara-pomoćnika je tražena na tržištu rada Sankt Peterburga i Lenjingradske regije.

Izgledi za profesionalni razvoj– usavršavanje, nastavak školovanja na fakultetima i tehničkim školama na specijalnosti „Upravljanje kancelarijama i arhiviranje“, „Državni i opštinski menadžment“, nastavak školovanja u visokoškolskim ustanovama na specijalnostima „Upravljanje dokumentima i dokumentovana podrška menadžmentu“, „Organizacioni menadžment , upravljanje kadrovima”, “Odnosi s javnošću”, “Državna i opštinska uprava”. Administrativni rast.

Načini za sticanje profesije su stručni liceji i škole, kursevi.